Ewidencja czasu pracy zmiany od 1 stycznia jak ją prowadzić? Iwona Wołkiewicz Specjalista w dziedzinie prawa pracy

Transkrypt

1 Ewidencja czasu pracy zmiany od 1 stycznia jak ją prowadzić? Iwona Wołkiewicz Specjalista w dziedzinie prawa pracy

2 Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadza zmiany do: Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych Wprowadza: Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów

3 Których pracowników obowiązuje rozporządzenie a z nim związane zmiany w prowadzeniu Dokumentacji pracowniczej a w tym dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy 1. Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 w całości stosuje się przepisy nowego rozporządzenia w przypadku Dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy przechowujemy przez cały okres zatrudnienia oraz 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy 2. Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 i w dniu wejścia ustawy pozostający w zatrudnieniu do dnia 31 grudnia 2019 dokumentację pracowniczą prowadzą według starych zasad a od 1 stycznia 2019 prowadzą według nowego - w przypadku Dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy do 31 grudnia 2018 prowadziliśmy według starych zasad a dokumenty powstałe po 1 stycznia 2019 prowadzimy według obecnego rozporządzenia i przechowujemy przez cały okres zatrudnienia oraz 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy 3. Pracownicy, którzy w dniu ustawy już nie pracowali dokumentacja zostaje w niezmienionej budowie - w przypadku Dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy przechowujemy przez okres 3 lat od momentu ich wytworzenia

4 Czego, w szczególności dotyczą zmiany: 1. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej a) Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 b) Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018 c) Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 d) Informacja dla pracownika 2. Obowiązki wobec ZUS a) Dokument ZUS OSW b) Dokument ZUS RIA

5 3. Obowiązek wydania pracownikowi /byłemu pracownikowi kopii dokumentacji pracowniczej 4. Możliwość przejścia na inną postać dokumentacji pracowniczej a) Postać papierowa czy elektroniczna b) Obowiązki względem pracownika/byłego pracownika 5. Czym jest dokumentacja pracownicza, podział na Akta osobowe (A,B,C,D) i Dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy 6. Wymagania dotyczące przechowywania i przenoszenia dokumentacji pracowniczej

6 1. Czym jest dokumentacja pracownicza i co wchodzi w jej skład podział wskazany w nowym Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja pracownicza co wchodzi w jej skład? Akta osobowe pracowników Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy - dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego - karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych - karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za użytkowanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację

7 Jak zmieniły się zasady prowadzenia i archiwizacji dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy. Rodzaje dokumentów jakie powinny być prowadzone indywidualnie dla każdego pracownika. Art k.p. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy co wchodzi w ich skład a) Ewidencja czasu pracy b) Wnioski pracownika c) Inne dokumenty d) Zgody pracownika

8 Ewidencja czasu pracy pracownika - jakie informacje powinna zwierać, jak je oznaczać. Ewidencja czasu pracy, zawierająca informację o a) Liczbie przepracowanych godzin pracy oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy w celu ustalenia: - czy został zastosowany odpoczynek dobowy i tygodniowy, - czy nie została złamana doba pracownicza - czy nie doszło do pracy w godzinach nadliczbowych - czy w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym etacie nie powstały godziny pracy ponad wymiar czasu pracy b) Liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej - aby odpowiednio naliczyć dodatek za pracę w porze nocnej, - aby naliczyć wyższy dodatek za godziny nadliczbowe wykonane w godzinach nocnych c) Liczbie godzin nadliczbowych - aby zweryfikować kiedy zostały wykonane godziny nadliczbowe i stosownie naliczyć wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych lub udzielić dnia wolnego lub czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych - aby sprawdzić czy nie został przekroczony limit roczny nadgodzin dla pracownika u pracodawcy

9 d) Dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia - aby zweryfikować czy pracownikowi zagwarantowano przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy - aby zweryfikować czy pracownik miał przynajmniej co czwartą niedzielę wolną od pracy, - aby zweryfikować czy pracownikowi udzielono dnia wolnego za pracę w sobotę, niedzielę, lub święto - aby prawidłowo rozliczyć nieobecności płatne i niepłatne e) Liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, - aby naliczyć wynagrodzenie lub udzielić czasu wolnego za czas pełnienia dyżuru w miejscu pracy, - aby ustalić czy poprzez pełnienie dyżuru domowego lub w miejscu pracy nie został naruszony odpoczynek dobowy i tygodniowy pracownika f) Rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy - w tym urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, 2 dni na opiekę dziecko, zwolnienie lekarskie, urlop macierzyński itp. g) Rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy - zgodnie z Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy h) Wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności - w celu obliczeniu potrącenia za czas pracy niewykonanej i) Czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego

10 Jak oznaczać dane na Ewidencji czasu pracy Dzień Miesiąca Dzień Tygodnia Harmonogram Faktycznie wypracowany czas pracy Dyżur w miejscu pracy Dyżur domowy Godziny pracy w porze nocnej dodatek Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych 50% (dobowe dni robocze) Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych 100% (dobowe pora nocna) Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych 100% (dobowe niedziela/święto) Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych 100% (średniotygodniowe ) Godziny wypracowane ponad wymiar czasu pracy dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy Dodatek za godziny ponad wymiar, zgodnie z zapisem w umowie o pracę pracownika Wyjście prywatne - godziny wyjścia na załatwienie spraw osobistych Godziny odpracowania za udzielenie czasu wolnego na załatwienie spraw osobistych Godziny wolne za pracę w godzinach nadliczbowych na wniosek pracownika 1:1 Godziny wolne za pracę w godzinach nadliczbowych na wskazanie pracodawcy 1,5:1 Godziny karmienie piersią

11 WN wolna niedziela wynikająca z harmonogramu pracownika WŚ wolne święto wynikająca z harmonogramu pracownika W5 dzień wolny wynikający z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy WR dzień wolny wynikający z harmonogramu w związku z równoważeniem godzin DWN dzień wolny za pracę w wolną niedzielę DWŚ dzień wolny za pracę w święto DW5 dzień wolny za pracę w dzień wolny wynikający z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy UW urlop wypoczynkowy UŻ urlop na żądanie OP dzień/ godziny wolnego opieka nad dzieckiem UO dzień wolny w związku ze szczególnymi okolicznościami okolicznościowy CH choroba

12 CHO opieka nad chorym dzieckiem lub członkiem rodziny OP wolne, w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem ZR zasiłek rehabilitacyjny UM urlop macierzyński UR urlop rodzicielski Uwych urlop wychowawczy Uoc urlop ojcowski UB urlop bezpłatny UZ urlop zdrowotny NUP nieobecność usprawiedliwiona płatna zgodnie z Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. NUB nieobecność usprawiedliwiona bezpłatna zgodnie z Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. NN nieobecność nieusprawiedliwiona

13 Jakie dokumenty, wnioski lub zgody pojawią się po raz pierwszy w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Których pracowników będą dotyczyły i w jakich sytuacjach będą wymagane i archiwizowane w dokumentacji pracowniczej Wnioski pracownika dotyczące, udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych wniosek powinien zawierać datę i godziny zwolnienia z pracy oraz datę i godziny odpracowania godzin zwolnienia, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat wniosek z konkretnymi datami w przypadku korzystania przez pracownika z całych dni wolnych lub wniosek z konkretną datą i ilością godzin zwolnienia na opiekę dzieckiem w przypadku wnioskowania o udzielenie zwolnienia w godzinach ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty stosowania systemu skróconego tygodnia pracy na wniosek pracownika skrócenia pracy z pięciu do czterech dni w tygodniu stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta na wniosek pracownika o możliwość pracy w weekendowym systemie czasu pracy stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy wniosek o możliwość pracy w ruchomym czasie pracy stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy

14 dokumenty związane: - ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, - z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, - z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy mogą to być pisemne polecenia pracy w nadgodzinach oraz pisemne polecenia pozostania pracownika w dyżurze domowym lub dyżurze w miejscu pracy zgoda: 1. pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na - wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, - na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, - w porze nocnej, - w systemie przerywanego czasu pracy - delegowanie poza stałe miejsce pracy, 2. pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy,

15 Od czego uzależnić wybór postaci prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Czy lepiej prowadzić ją w papierowej czy elektronicznej wersji Pracodawca może dokonać wyboru w jaki sposób chce przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej dołączając do niej inne dokumenty, które do tej pory przechowywał elektronicznie, opatrzone podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę. w postaci elektronicznej sporządzenie odwzorowania cyfrowego np. scan dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Podjęcie decyzji o zmianie postaci archiwizowania dokumentacji pracowniczej (w tym dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy) Zależy od: Interpretacji obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej w jednej z postaci przez ustawodawcę - czy pracodawca będzie mógł prowadzić Akta osobowe w wersji papierowej, a Dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy tj. ewidencję czasu pracy, ewidencję urlopów wypoczynkowych, ewidencję odzieży i obuwia roboczego, listy wynagrodzeń w postaci elektronicznej czekamy na stanowisko MRPiPS W jaki sposób Pracodawca prowadzi ją na chwilę obecną Czy pracodawca posiada zasoby finansowe, technologiczne, personalne i czasowe, aby przeprowadzić proces przenoszenia dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy z papierowych na elektroniczne, z elektronicznych na papierowe lub z jednego systemu teleinformatycznego na inny system teleinformatyczny

16 Jakie wymagania należy spełnić w przypadku prowadzenia, przechowywania i przenoszenia dokumentacji w postaci elektronicznej. Dokonanie odwzorowania cyfrowego Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba opatruje każde odwzorowanie cyfrowe (np. dokumentów z papierowej dokumentacji pracowniczej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowana pieczęcią elektroniczna E-podpis ma moc własnoręcznego podpisu, kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego. Opiera się on na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego E-pieczęć potwierdza autentyczność danych. Kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną jest zaawansowana pieczęć elektroniczna, złożona za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania pieczęci elektronicznej i opierająca się na kwalifikowanym certyfikacie

17 Ogólne wymagania w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej Poufność dostęp do dokumentacji tylko dla osób upoważnionych Integralność niezmienność dokumentu a każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawia stały ślad Kompletność poszczególne dokumenty będą poukładane, ponumerowane, opisane Dostępność prowadzenie dokumentacji na nośniku/papierze, dostępna dla osób upoważnionych, przechowywana w warunkach niegrożących uszkodzeniem

18 Pracodawca ma zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą - W postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą lub dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu odpowiedniej wilgotności, temperatury. - W postaci elektronicznej prowadzona jest w systemie teleinformatycznym zapewniającym: a) zabezpieczenie jej przed utratą, uszkodzeniem, nieuprawnionym dostępem b) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian c) stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionych d) identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie wprowadzanych przez nich zmian e) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych f) możliwość wydania dokumentacji w całości lub części, także przez eksport w postaci elektronicznej g) funkcjonalność wydruku dokumentacji

19 Dokumentację w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną - dostępna jest tylko osobom upoważnionym - jest chroniona przez zniszczeniem - prowadzona jest i przechowywana z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji - Pracodawca dokonuje analizy zagrożeń, opracowuje procedury zabezpieczające dokumentację, stosuje środki bezpieczeństwa adekwatne do zagrożeń - W przypadku, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca sporządza odwzorowanie cyfrowe dokumentu i opatruje go podpisem elektronicznym podpisem pracodawcy (postać papierową pracownik odbiera od pracodawcy w terminie uzgodnionym) - odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością umożliwiające zapoznanie się z dokumentem bez potrzeby weryfikacji wersji papierowej

20 Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi - Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu - Każdy dokument powinien być zapisany w odrębnym pliku dokumenty stanowiące odwzorowanie dokumentacji papierowej w zapisuje się pdf, dokumenty przechowywane w innym formacie niż pdf przechowuje się w formacie w jakim były przechowywane, dane zapisane w innym formacie a przechowywane elektronicznie przechowuje się formacie txt. - Do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw metadanych zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi: identyfikator dokumentu, identyfikator dokumentacji, rodzaj dokumentu, datę powstania dokumentu, datę opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną podpisem elektronicznym, numer pesel pracownika, imię i nazwisko pracownika, nazwę pracodawcy, datę utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów. - Plikowi XML z metadanymi nadaje się taką samą nazwę jaką ma pełna nazwa pliku - Uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczony do przekazania przekazuje się w jednym pliku, zapisanym w jednym z formatów i ostatecznie opatruje się go podpisem elektronicznym lub pieczęcią kwalifikowaną pracodawcy

21 Czy dokument (wykazy z czytników, lista obecności papierowa) wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej? Nie dokument potwierdzający obecność pracownika w pracy nie wchodzi w skład Dokumentacji pracowniczej Ustawodawca wymaga od pracodawcy określenia sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Pracodawca powinien to uregulować w regulaminie pracy lub w Informacji o warunkach zatrudnienia (art k.p.) Sposobem potwierdzania przybycia może być podpis na liście obecności, logowanie na komputerze, czytnik elektroniczny, sms itp. Umieszczenie na liście obecności niektórych informacji może stanowić naruszenie RODO. Takie naruszenie stanowi w szczególności informacja o nieobecności spowodowanej chorobą. Dane dotyczące zdrowia należą bowiem do danych szczególnych kategorii.

22 Lista obecności zgodna z zasadami ochrony danych osobowych Zakres danych osobowych przetwarzanych w ramach listy obecności nie powinien naruszać zasady adekwatności statuowaną przez art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Zakres danych osobowych, jakie ujawniane są na liście obecności musi być adekwatny do celu prowadzenia tej listy, tj. potwierdzenia obecności pracownika w pracy. Ochrona danych osobowych wymusza modyfikację zasad prowadzenia list obecności. Najprostszym sposobem jest wpisywanie na listę informacji o nieobecności pracownika w pracy, bez podania przyczyny nieobecności. Lista obecności nie musi bowiem zawierać informacji o przyczynach nieobecności. Informacja ta powinna zostać potwierdzona odpowiednim zaświadczeniem i odnotowana na indywidualnej dla każdego pracownika ewidencji czasu pracy.

23 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ I ZAPRASZAM DO ZADAWANIA PYTAŃ