Instrukcja użytkownika Systemu SJO

Transkrypt

1 System powstał w ramach projektu Transition Facility 2006/ System zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego sprawozdawczość jednostek organizacyjnych

2 Spis treści 1. WPROWADZENIE DO PROGRAMU Wstęp Wytyczne dla użytkownika w zakresie bezpiecznej eksploatacji systemu SJO BeSTi@ Słownik pojęć Budowa okna programu Lewy panel moduły Prawy panel jednostki Okno środkowe obszar roboczy Pasek narzędzi Obsługa list tabel Zmiana kolejności kolumn Sortowanie Grupowanie Pasek nawigacyjny Menu kontekstowe Wprowadzanie danych w oparciu o słowniki Podgląd wydruku Eksportowanie dowolnego podglądu wydruku do popularnych formatów Weryfikacja poprawności danych (sprawozdań i planów finansowych) Statusy dokumentów: Błędy i ostrzeżenia MODUŁ ADMINISTRACJA Klasyfikacja Reguły kontrolne Układy dokumentów planistycznych MODUŁ UCHWAŁY Funkcje modułu Uchwały Zasady pracy w ramach modułu Otwarcie roku budżetowego Układ dokumentów planistycznych Plan finansowy jednostki Wprowadzenie planu finansowego jednostki Wprowadzenie załącznika do planu finansowego jednostki Załącznik Tekst w planie finansowym Wprowadzanie zmian w planie finansowym Importowanie i eksportowanie danych planistycznych MODUŁ SPRAWOZDANIA Funkcje modułu Sprawozdania Zasady pracy w ramach modułu Dodawanie okresów sprawozdawczych SJO BeSTi@ Strona 2 z 103

3 4.4. Sprawozdania miesięczne Sporządzenie sprawozdania miesięcznego Sprawozdania kwartalne Sporządzenie sprawozdania kwartalnego Sprawozdania Rb-27ZZ, Rb 50 i Rb-ZN Bilanse Sporządzenie bilansu Uszczegóławianie wierszy bilansu (rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki) Podpisywanie sprawozdań podpisem elektronicznym Podpisywanie pojedynczego sprawozdania Podpisywanie grupy sprawozdań Przeglądanie podpisów elektronicznych Przekazywanie sprawozdań do JST Sprawdzanie zawartości pliku XML Korygowanie sprawozdań i bilansów Korekta sprawozdania o statusie odwracalnym Korekta sprawozdania o statusie Zatwierdzone Sytuacje wyjątkowe Usuwanie pojedynczego sprawozdania Uzupełnienie listy sprawozdań Usuwanie okresów sprawozdawczych MODUŁ RAPORTY Funkcje modułu Raporty Zasady pracy w ramach modułu Operacje na raportach Operacje na grupach raportów Operacje na pojedynczym raporcie Generowanie raportu WSPÓŁPRACA Z SYSTEMEM BESTI@ ORAZ INNYMI SYSTEMAMI KONSPEKTY Sprawozdania i bilanse Jak dodać nowy okres sprawozdawczy? Jak otworzyć sprawozdanie do edycji? Jak ręcznie wprowadzić dane do sprawozdań? Jak zaimportować dane do sprawozdań z pliku XML? Jak zweryfikować sprawozdanie? Jak ustawić status Zatwierdzone w sprawozdaniu? Jak przekazać wszystkie dane sprawozdawcze do JST? Jak przekazać wybrane dane sprawozdawcze do JST? Jak sporządzić korektę sprawozdania (bilansu)? W jaki sposób można sprawdzić różnice pomiędzy korektą sprawozdania a jego wersją poprzednią? W jaki sposób można uzupełnić listę sprawozdań? Jak dodać sprawozdanie Rb-27ZZ, Rb-50 lub Rb-ZN? Jak wprowadzić bilans jednostkowy? SJO BeSTi@ Strona 3 z 103

4 Jak wprowadzić Rachunek zysków i strat? Jak wprowadzić Zestawienie zmian w funduszu? Jak usunąć sprawozdanie/bilans? Jak usunąć okres sprawozdawczy? Plany Finansowe Jak dodać nowy rok budżetowy? Jak zaimportować nowy układ dokumentów planistycznych? Jak dodać nowy Plan finansowy? Jak wprowadzić dane do załączników do planu finansowego? Jak zaimportować plan finansowy? Jak przekazać dane planistyczne jednostki organizacyjnej do macierzystej JST? Słowniki Jak zaktualizować słownik klasyfikacji budżetowej? Jak zaktualizować słownik reguł kontrolnych? Jak dodać nową jednostkę organizacyjną? SJO BeSTi@ Strona 4 z 103

5 1. Wprowadzenie do programu 1.1. Wstęp Program SJO służy do poprawy zarządzania finansami jednostki samorządu terytorialnego na poziomie jej jednostek organizacyjnych. Ma na celu wspomożenie służb finansowych JST i JO JST w realizacji zadań w zakresie: planowania budżetu począwszy od etapu przygotowania projektu budżetu, poprzez wszystkie jego zmiany, sporządzania sprawozdań jednostkowych w miesięcznych i kwartalnych okresach sprawozdawczych, sporządzania bilansów jednostkowych jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, łącznego bilansu obejmującego dane wynikające z bilansów samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, bilansów z wykonania budżetu JST oraz bilansu skonsolidowanego, wymiany danych między jednostkami organizacyjnymi a jednostką samorządu terytorialnego Wytyczne dla użytkownika w zakresie bezpiecznej eksploatacji systemu SJO BeSTi@ W punkcie tym zostały zawarte najważniejsze wytyczne zasady, które powinny być przestrzegane przez pracowników jednostki organizacyjnej eksploatujących system SJO BeSTi@, dotyczące bezpieczeństwa systemu SJO BeSTi@. Całość wytycznych dotyczących bezpieczeństwa systemu stanowi załącznik do Instrukcji Administratora pn. Wytyczne do polityki bezpieczeństwa systemu informatycznego jednostek eksploatujących system SJO BeSTi@. 1. Za bezpieczeństwo systemu SJO BeSTi@ powinna odpowiadać osoba posiadająca odpowiednią wiedzę z zakresu bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz funkcjonalności dotyczącej zarządzania użytkownikami w systemie SJO BeSti@. W dalszej części dokumentu osoba ta będzie nazywana Administratorem 2. Pracownik jednostki organizacyjnej przed rozpoczęciem pracy z systemem musi poprosić Administratora systemu o założenie indywidualnego konta w systemie oraz nadanie uprawnień zgodnych z wykonywanymi zadaniami. 3. Administrator musi przekazać pracownikowi unikalny login oraz tymczasowe hasło, które pracownik samodzielnie zmieni po pierwszym zalogowaniu do systemu. 4. Login i hasło użytkownika systemu - to dane poufne, które nie powinny być SJO BeSTi@ Strona 5 z 103

6 przekazywane innym osobom. 5. Zaleca się, aby hasło składało się z minimum 8 znaków, w tym małych i wielkich liter, cyfr, oraz znaków specjalnych. 6. Hasła powinny być okresowo zmieniane przez Użytkownika, nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, o ile nie istnieje mechanizm okresowej zmiany hasła w systemie. 7. W przypadku zakończenia zatrudnienia pracownik jednostki organizacyjnej ma obowiązek zgłoszenia tego faktu Administratorowi. 8. W przypadku gdy użytkownik nie potrzebuje dostępu do systemu SJO BeSTi@ (np. po zmianie stanowiska lub zakresu obowiązków) ma obowiązek zgłoszenia tego faktu Administratorowi. 9. Przed przekazaniem sprawozdań do JST użytkownik (posiadający odpowiednie uprawnienia) musi nadać sprawozdaniom status Zatwierdzone. 10. Zaleca się aby jednostka organizacyjna była wyposażona w infrastrukturę klucza publicznego, a użytkownik (posiadający odpowiednie uprawnienia) podpisywał sprawozdania, znajdujące się na liście sprawozdań w danym okresie sprawozdawczym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym Słownik pojęć System BeSTi@ informatyczny system zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego zrealizowany w kontrakcie w ramach projektu Phare 2002/ Zarządzanie finansami publicznymi używany w jednostkach samorządu terytorialnego. System SJO BeSTi@ informatyczny system zarządzania budżetami jednostek samorządu terytorialnego sprawozdawczość jednostek organizacyjnych, służący do wymiany danych pomiędzy JO JST a systemem BeSTi@ używanym w JST. Słownik klasyfikacji budżetowej słownik zgodny z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). Reguła kontrolna algorytm służący do weryfikacji danych planistycznych i sprawozdawczych. Kreator funkcja automatyzująca pewne czasochłonne operacje np. umożliwiająca pobieranie danych z innych dokumentów, uzupełnianie listy sprawozdań. Dokument planistyczny plan finansowy jednostki budżetowej Znacznik sprawozdania unikatowy ciąg znaków tworzony na podstawie danych zawartych w sprawozdaniu, służący do weryfikacji czy wersja papierowa jest zgodna z wersja elektroniczną Okres sprawozdawczy okres czasu, który obejmuje sprawozdanie np. kwartał, miesiąc SJO BeSTi@ Strona 6 z 103

7 1.4. Budowa okna programu Aplikacja jest zbudowana z wykorzystaniem przyjaznego dla użytkownika interfejsu (rys. 1), który jest analogiczny do modułu Sprawozdania systemu BeSTi@. Obsługa odbywa się w obrębie trzech okien. Głównym obszarem roboczym, w którym przebiega praca z programem, jest okno środkowe. Jest ono bezpośrednio zależne od okna modułów znajdującego się z lewej strony, które uruchamia poszczególne moduły programu. Prawe okno pozwala wskazać jednostki, dla których są przeprowadzane operacje. W górnej części okna znajduje się pasek narzędzi, którego zawartość zmienia się dynamicznie, w zależności od wykonywanych działań. Wszystkie elementy interfejsu zostały opisane w kolejnych podrozdziałach instrukcji. Menu górne Górny pasek narzędzi Lewy panel - moduły Okno środkowe Obszar roboczy Prawy panel - jednostki Rysunek 1. Główne okno programu Lewy panel moduły Poszczególne moduły programu uruchamiane są w lewym panelu. Dostępność modułów jest uzależniona od uprawnień, jakie posiada użytkownik w systemie SJO BeSTi@. Po kliknięciu na jednym z pasków modułów, w górnej części panelu pojawi się lista funkcji danego modułu w układzie drzewa nawigacyjnego (rys. 2). SJO BeSTi@ Strona 7 z 103

8 Rysunek 2. Lewy panel - okno modułów Każdemu modułowi programu przypisane jest osobne drzewo nawigacyjne. Na przykład po uruchomieniu modułu Sprawozdania, w górnej części okna zostanie wyświetlone drzewo, które składa się z gałęzi Wszystko, w której znajdują się poszczególne lata sprawozdawcze. Drzewo jest hierarchiczną listą, która może być wyświetlana w formie szczegółowej albo zwiniętej. Do rozwijania i zwijania kategorii używa się odpowiednio znaków + i - na gałęziach drzewa. Przykładowo, po rozwinięciu na drzewie nawigacyjnym Sprawozdania gałęzi Wszystko, a następnie roku budżetowego 2009 wyświetli się lista poszczególnych okresów sprawozdawczych miesięcznych i kwartalnych (rys. 3). Rysunek 3. Drzewo nawigacyjne w module Sprawozdania SJO BeSTi@ Strona 8 z 103

9 Po kliknięciu na jakąkolwiek z najniższych hierarchicznie kategorii drzewa, w środkowym oknie programu zostanie wyświetlona lista wszystkich dokumentów przynależących do tej kategorii. Na przykład po rozwinięciu list Wszystko, 2009 i I kwartał, a następnie kliknięciu na kategorię Sprawozdania jednostkowe, w oknie środkowym wyświetli się lista wszystkich sprawozdań jednostkowych dla danego typu jednostki organizacyjnej i dla danego okresu sprawozdawczego. Poruszając się w obrębie drzewa można korzystać z funkcji dostępnych w menu kontekstowym. Menu zostanie wyświetlone po kliknięciu prawym klawiszem myszy na gałęzi drzewa. Funkcje z menu kontekstowego są dostępne również bezpośrednio pod samym drzewem nawigacyjnym Prawy panel jednostki Z prawej strony ekranu znajduje się Okno kontekstowe (rys. 4), które jest podzielone na dwie części. Część dolna to Lista jednostek, która zawiera listę zdefiniowanych w systemie jednostek, do których zalogowany użytkownik ma przydzielone prawa dostępu. Zawartość listy można grupować i sortować tak, jak wszystkie listy w programie (zob. podrozdział Obsługa list tabel). Część górna Opcje dodatkowe oferuje dodatkowe możliwości działania na Liście jednostek. Górne okienko da się zwijać i rozwijać poprzez kliknięcie myszką na belce z nazwą, dzięki czemu można zyskać przestrzeń roboczą dla znajdującej się niżej Listy jednostek. SJO BeSTi@ Strona 9 z 103

10 Rysunek 4. Okno kontekstowe w prawej części programu Okno środkowe obszar roboczy Środkowe okno programu stanowi główny obszar roboczy, w którym odbywa się wprowadzanie informacji. Zawartość okna zmienia się w zależności od wybranego modułu i kategorii w lewym panelu. Obszar roboczy wyświetla listy dokumentów, jak i formularze do wprowadzania danych, załączników planów finansowych, sprawozdań czy bilansów. Okno środkowe służy również do reprezentowania danych w postaci raportów. Może posiadać zakładki i sekcje, pomiędzy którymi przełącza się widoki danych (rys. 5). Rysunek 5. Formularz sprawozdania podzielony na cztery sekcje i posiadający dwie zakładki Powiększanie przestrzeni roboczej Standardowy formularz podzielony jest na kilka sekcji. Kliknięcie lewym klawiszem myszy na pasku z nazwą sekcji spowoduje jej rozwinięcie lub zwinięcie, dzięki czemu można zyskać przestrzeń do pracy w innych sekcjach. Obszar roboczy można także poszerzyć zamykając lewy panel za pomocą klawisza F3 i prawy panel za pomocą klawisza F4 (albo przycisków z paska narzędzi, znajdujących się nad lewym oknem - rys. 6). Do tego samego celu służy ikona pinezki w prawym górnym narożniku panelu. Ukryte panele można z powrotem odkryć klawiszem F3 lub F4 lub klikając SJO BeSTi@ Strona 10 z 103

11 na przyciski z paska narzędzi. Schowany panel odsłania się w momencie najechania kursorem myszy na lewą krawędź okna, gdzie znajdują się ikony modułów systemu. Powoduje to chwilowe wysunięcie się okna. Aby zatrzymać okno na stałe, należy kliknąć na ikonkę pinezki w narożniku okna Pasek narzędzi Rysunek 6. Przycisk pokaż/ukryj lewy i prawy panel Nad lewym oknem programu (oknem modułów) oraz nad oknem środkowym (oknem roboczym) położone są dwa paski narzędzi (rys. 7 i rys. 8). Rysunek 7. Pasek narzędzi nad lewym oknem programu Pierwszy pasek zawiera funkcje wspólne dla wszystkich modułów programu. Dostępne są na nim następujące przyciski: Schowaj/odkryj panel modułów pozwala ukryć lewy panel programu. Po ukryciu Okno modułów będzie widoczne w postaci zakładek i ikonek położonych przy lewej krawędzi ekranu. Ten sam efekt można uzyskać naciskając klawisz F3. Schowaj/odkryj okno kontekstowe pozwala ukryć prawy panel programu. Po ukryciu Okno kontekstowe będzie widoczne w postaci zakładek i ikonek położonych przy prawej krawędzi ekranu. Ten sam efekt można uzyskać naciskając klawisz F4. Zakończ kończy pracę z programem. Nad oraz na dole środkowego okna programu (np. w module Uchwały) dostępny jest drugi pasek narzędzi, zawierający najbardziej przydatne funkcje do pracy w poszczególnych modułach (rys. 8). Zwykle dostępne są funkcje Nowy, Otwórz i Usuń. W zależności od wybranego modułu, na pasku narzędzi mogą pojawiać się dodatkowe opcje, które zostały opisane w poszczególnych podrozdziałach instrukcji. Funkcje z paska narzędzi są dostępne również w menu Plik. Rysunek 8. Przykładowy pasek narzędzi nad i pod oknem środkowym 1.5. Obsługa list tabel Dane w programie są prezentowane w oknie środkowym w układzie tabeli. Wszystkie listy danych posiadają opisane poniżej funkcje, które usprawniają pracę z dużą ilością informacji. SJO BeSTi@ Strona 11 z 103

12 Część z tych funkcji jest dostępna bezpośrednio na liście, a część z poziomu menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy Zmiana kolejności kolumn Aby zmienić kolejność kolumn, należy kliknąć nagłówek kolumny i trzymając wciśnięty lewy przycisk myszki przeciągnąć kolumnę w lewo albo w prawo (rys. 9). Kolejność kolumn zostanie zapamiętana i odtworzona podczas kolejnego uruchomienia Sortowanie Rysunek 9. Zmienianie kolejności kolumn na liście Pojedyncze kliknięcie lewym przyciskiem myszy w nagłówek kolumny spowoduje posortowanie listy względem tej kolumny. Po pierwszym kliknięciu lista będzie posortowana rosnąco, po drugim malejąco. Istnieje możliwość posortowania listy względem kilku kolumn. W tym celu należy posortować każdą z wybranych kolumn trzymając wciśnięty klawisz Shift Grupowanie Cała lista może zostać ułożona według zawartości jednej kolumny. Aby pogrupować dane na liście, należy kliknąć i przytrzymać lewy przycisk myszy na wybranym nagłówku kolumny, a następnie przeciągnąć go na pole grupowania oznaczone napisem Upuść nagłówek kolumny aby pogrupować (rys. 10). Wówczas na pasku grupowania pojawi się nazwa grupy (będąca jednocześnie nazwą kolumny wg której grupujemy dane), a cała lista zostanie pogrupowana wedle zawartości tej kolumny. W obrębie jednej grupy znajdą się elementy, które w danej kolumnie mają dokładnie te same wartości. Istnieje możliwość pogrupowania listy względem kilku kolumn. Aby to zrobić, należy przeciągnąć kolejne nagłówki kolumn na pasek grupowania. Aby cofnąć grupowanie danych, trzeba powtórzyć czynności grupowania w odwrotnym porządku: należy kliknąć i przytrzymać lewy przycisk myszy na polu grupowania, a następnie przeciągnąć nagłówek kolumny z powrotem na listę. Każda grupa oznaczona jest wierszem ze znakiem plus / minus, którego kliknięcie powoduje odpowiednio rozwinięcie albo zwinięcie danej grupy. Zwinięcie i rozwinięcie wszystkich SJO BeSTi@ Strona 12 z 103

13 grup jest możliwe również poprzez menu kontekstowe pod prawym przyciskiem myszy. W celu zwinięcia wszystkich grup należy wybrać w menu kontekstowym pozycję Zwiń wszystkie grupy, a dla ich rozwinięcia Rozwiń wszystkie grupy. Rysunek 10. Grupowanie danych na liście według kolumn Rok i Sprawozdanie Pasek nawigacyjny W dolnej części niektórych list znajduje się pasek nawigacyjny (rys. 11). Posiada on funkcje, które pozwalają przemieszczać się między kolejnymi pozycjami na liście, jak i przechodzić do pierwszej lub ostatniej pozycji. Ponadto pokazuje informację o ilości rekordów (wierszy) listy Menu kontekstowe Rysunek 11. Pasek nawigatora listy Menu kontekstowe jest dostępne po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w obszarze listy (rys. 12). W zależności od modułu programu i listy w danym oknie, menu zawiera różny zestaw elementów. SJO BeSTi@ Strona 13 z 103

14 Rysunek 12. Menu kontekstowe pod prawym przyciskiem myszy W menu kontekstowym mogą pojawić się funkcje dodatkowe, które są związane z czynnościami dostępnymi na danym etapie pracy. Standardowe menu kontekstowe posiada opcje takie, jak: Szukaj, Pokaż kolumny, Podgląd wydruku, Eksport do Excela, Szybkie filtrowanie, Zwiń i Rozwiń wszystkie grupy. Funkcje te zostały opisane w poniżej. Szukaj Opcja otwiera okno wyszukiwania elementu na liście (rys. 13). Po wpisaniu w nim ciągu znaków i wskazaniu kolumn, w których ma odbyć się przeszukiwanie, należy kliknąć przycisk Znajdź następny. Rysunek 13. Okno przeszukiwania treści SJO BeSTi@ Strona 14 z 103

15 Pokaż kolumny Opcja otwiera okno konfiguracji widoku kolumn (rys. 14). Można w nim wybrać kolumny danych, które mają być widoczne na liście, bądź też odznaczyć kolumny wówczas nie będą one widoczne na liście. Po wskazaniu kolumn należy zapisać zmiany przyciskiem OK. Podgląd wydruku Rysunek 14. Okno wyboru widoku kolumn Opcja pozwala zapoznać się z listą danych w prostym układzie do wydruku, jak i uruchomić sam proces drukowania danych (rys. 15). Dane na podglądzie wydruku będą prezentowane w takim układzie, w jakim są widoczne na liście. Zostaną zatem uwzględnione wszystkie operacje grupowania, filtrowania, sortowania i konfigurowania widoku danych, zastosowane wcześniej przez użytkownika. Okno podglądu wydruku posiada pasek narzędzi, na którym dostępne są opcje drukowania i powiększania widoku. Rysunek 15. Okno podglądu wydruku SJO BeSTi@ Strona 15 z 103

16 Eksport do Excela Opcja zapisuje dane w formacie CSV (arkusz kalkulacyjny), gdzie mogą podlegać dalszej obróbce. Po wybraniu tej opcji należy podać nazwę i katalog docelowego pliku. Następnie plik można otworzyć za pomocą programów typu Calc z pakietu Open Office lub Microsoft Excel i dowolnie przetwarzać zawarte w nim dane. Szybkie filtrowanie Opcja otwiera dodatkowy pasek przeszukiwania, który pozwala na szybkie filtrowanie danych w oparciu o wpisane słowo kluczowe (rys. 16). Po wpisaniu wyrazu i wciśnięciu klawisza Enter, na liście pozostaną tylko te pozycje, które pasują do zadanego słowa-klucza. Dane można filtrować równocześnie w kilku kolumnach. Aby cofnąć filtrowanie i powrócić do widoku pełnej listy, należy odznaczyć opcję Szybkie filtrowanie w menu kontekstowym. Zwiń / Rozwiń wszystkie grupy Rysunek 16. Filtrowanie w kolumnie Sprawozdanie dla słowa kluczowego Rb-27s Ta opcja menu kontekstowego zwija lub rozwija grupowania utworzone na liście. Opcja jest dostępna, jeśli wcześniej zostało ustawione grupowanie według kolumny (zob. podpunkt Grupowanie) Wprowadzanie danych w oparciu o słowniki Wprowadzanie danych do niektórych formularzy odbywa się albo poprzez ręczne uzupełnianie kolejnych komórek albo poprzez wybór ze słownika. Słowniki stanowią element modułu Administracja (patrz rozdział 2 Moduł Administracja). Operowanie na zesłownikowanych danych polega na kliknięciu myszką na komórce wiersza, rozwinięciu listy i wybraniu jednej z pozycji. Tą czynność należy przeprowadzać kolejno w kolumnach Dział, Rozdział, Paragraf, Finansowanie itd. (rys. 17). SJO BeSTi@ Strona 16 z 103

17 Rysunek 17. Wprowadzanie danych do tabeli poprzez wybór z listy Po wprowadzeniu danych do pojedynczego wiersza listy można przejść do uzupełniania kolejnych wierszy. Przemieszczanie się pomiędzy kolumnami jest możliwe przy zastosowaniu myszki bądź klawiszy Tab i Enter. Przejście do kolejnego wiersza następuje po wypełnieniu ostatniej kolumny poprzedzającego wiersza. Sumy kwot podanych w kolumnie Wartości są automatycznie podliczane w wierszu Suma Podgląd wydruku Program posiada dwie opcje podglądu wydruku. Pierwsza opcja generuje proste zestawienia list danych i jest dostępna w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy (zob. podrozdział Menu kontekstowe). Drugie narzędzie to zaawansowany kreator, który pozwala zapoznać się z dokumentem i jego załącznikami w układzie do wydruku, jak i eksportować dane w formatach graficznych i tekstowych. Kreator ten jest dostępny w module Raporty oraz na niektórych paskach narzędzi nad listami danych (np. w module Sprawozdania po otwarciu danego Sprawozdania). Przycisk Podgląd wydruku posiada rozwijalne menu z listą dokumentów. Można na niej wskazać dokument, który ma zostać wydrukowany (rys. 18). Dokument może zostać przedstawiony samodzielnie, jak i w układzie porównawczym. SJO BeSTi@ Strona 17 z 103

18 Rysunek 18. Włączanie podglądu wydruku dla wybranego dokumentu Okno podglądu wydruku zawiera szereg dodatkowych opcji, pozwalających m.in. na szczegółowe ustawienie parametrów drukowania, przegląd układu danych czy eksport dokumentu do pliku w różnych formatach. W pasku narzędzi tego okna (rys. 19) znajdują się kolejno przyciski: Drukuj dokument (Print document) uruchamia proces drukowania, Eksport dokumentu (Export document) pozwala zapisać przedstawione dane w formacie: o tekstu (PDF, TXT, RTF, HTML, DOC), o arkusza kalkulacyjnego (xls, CSV), o pliku graficznego (gif, jpeg, tiff, png), Pokaż zawartość (Show content) otwiera dodatkowy panel nawigacyjny, przydatny przy podglądzie dużych raportów, Znajdź następny (Find text) otwiera okienko przeszukiwania raportu, Odśwież raport (Refresh report) przelicza na nowo zestawienia danych, Rączka (Pan mode) narzędzie przesuwania zawartości okna za pomocą kursora myszy, Tryby powiększenia cztery ikony pozwalające skalować dokument na różne sposoby: poprzez dynamicznie skalowanie (dynamic zoom mode), powiększanie (zoom in mode), pomniejszanie (zoom out mode) oraz powiększanie wskazanego wycinka obrazu(zoom to rectangle), Dopasuj stronę trzy ikony pozwalające dopasować podgląd do całości strony (fit to whole page) albo szerokości ekranu (fit to page width), jak i ustawić podgląd w wielkości 100% (actual size). Tryb podglądu strony dwie ikony ustawiające widok raportu w układzie pojedynczych kartek (single page mode) lub w układzie ciągłym (continued page mode), Idź do sześć przycisków nawigacyjnych pozwalających przemieszczać się po raporcie - idź do pierwszej strony (go to first page), idź do poprzedniej strony (go to previous page), idź do następnej strony (go to next page), idź do ostatniej strony (go to last page), pokaż poprzedni (move backwards), pokaż następny (move forward). Rysunek 19. Przyciski nad oknem podglądu wydruku SJO BeSTi@ Strona 18 z 103

19 W przypadku niektórych raportów użytkownik ma możliwość zdefiniowania Tytułu oraz nagłówka wydruku. W celu przywołania ostatnio wpisywanego tekstu można użyć klawiszy CTRL+ (strzałka w górę) Eksportowanie dowolnego podglądu wydruku do popularnych formatów Każdy Podgląd wydruku można zapisać do pliku w jednym z następujących formatów: tekstu (PDF, TXT, RTF, HTML, DOC), arkusza kalkulacyjnego (xls, CSV), pliku graficznego (gif, jpeg, tiff, png), Aby wyeksportować Podgląd wydruku do pliku należy wybrać z paska narzędzi okna podglądu wydruku przycisk Export Document (rys. 20). Rysunek 20. Przycisk Export Document W kolejnym kroku należy wskazać miejsce na dysku, w którym ma zostać zapisany plik. Dodatkowo w wierszu Zapisz jako typ należy wskazać w jakim formacie ma zostać zapisany podgląd raportu. Ponadto, w wierszu Nazwa pliku należy wprowadzić nazwę, pod którą zostanie zapisany plik (rys. 21). SJO BeSTi@ Strona 19 z 103

20 Rysunek 21. Okno eksportu Podglądu wydruku do pliku 1.7. Weryfikacja poprawności danych (sprawozdań i planów finansowych) Wprowadzanie danych do planów finansowych i sprawozdań odbywa się z zachowaniem reguł (merytorycznych i rachunkowych), weryfikujących poprawność dokumentów. Reguły te można przeglądać w module administracyjnym (Administracja / Reguły kontrolne). Do weryfikacji danych służy przycisk Weryfikuj, który znajduje się na górnym pasku narzędzi. Po jego kliknięciu pojawi się pasek postępu weryfikacji, a w dolnej części środkowego ekranu rozwinie się sekcja Błędy i ostrzeżenia. Jeśli program napotka na błędy, wtedy wyświetli je w tej sekcji Statusy dokumentów: Okno właściwości dokumentu posiada sekcję Status (rys. 22). Status określa stan, w jakim znajduje się dany dokument (np. Zatwierdzone). W module Uchwały i Sprawozdania dostępne są następujące statusy: Robocze to podstawowy status dokumentu; umożliwia on edycję danych w dokumencie, SJO BeSTi@ Strona 20 z 103

21 Zaakceptowane dokument z tym statusem nie podlega dalszej edycji, zatem użytkownik nie może nanieść do niego żadnych zmian; status ten użytkownik może cofnąć poprzez odznaczenie pola w kolumnie Ustawiony, Zatwierdzone taki status otrzymuje dokument po weryfikacji dokumentu Błędy i ostrzeżenia Rysunek 22. Sekcja statusów w module Sprawozdania Jeśli podczas weryfikacji program znajdzie błędy, wtedy rozwinie się sekcja Błędy i ostrzeżenia (rys. 23). Poprawność danych jest weryfikowana w oparciu o reguły kontrolne wyznaczone przez (opisane w module administracyjnym). Rysunek 23. Sekcja Błędy i ostrzeżenia Przy każdym błędzie będzie widoczny jego krótki opis i kategoria (błąd merytoryczny lub rachunkowy). Dodatkowo przy źle wypełnionych polach pojawi się ikona informacyjna. Po najechaniu na nią wskaźnikiem myszy, pojawi się podpowiedź z informacją o błędzie (rys. 24). SJO BeSTi@ Strona 21 z 103

22 Rysunek 24. Ikonka z podpowiedzią Ikonki błędów i ostrzeżeń: Błąd krytyczny Błąd Ostrzeżenie Rodzaj błędu (krytyczny, błąd, ostrzeżenie) zdefiniowany jest w module Administracja w kategorii Reguły kontrolne w oknie reguły - pole Typ wyniku (rys. 25). Dodatkowo Błąd krytyczny w sekcji Atrybuty ma zaznaczoną opcję Wymagany pozytywny wynik aby zatwierdzić dokument co oznacza, że jeżeli warunek zawarty w regule kontrolnej nie zostanie spełniony to użytkownik nie będzie miał możliwości zatwierdzenia dokumentu (planu finansowego, sprawozdania, bilansu). Rysunek 25. Okno reguły kontrolnej Błąd krytyczny generowany jest np. gdy nie zostało wypełnione pole dotyczące klasyfikacji budżetowej, błąd gdy np. kolumna Plan w sprawozdaniu jest różna od Planu w module Uchwał, ostrzeżenie gdy np. w sprawozdaniu Rb-28S wydatki wykonane są większe od planu (przekroczenie planu). SJO BeSTi@ Strona 22 z 103

23 2. Moduł Administracja 2.1. Klasyfikacja Klasyfikacja stanowi jeden z ważniejszych słowników znajdujących się w programie. Słownik klasyfikacji budżetowej wykorzystywany jest w podczas wprowadzania do systemu danych planistycznych w module Uchwały, a także podczas sporządzania niektórych sprawozdań (w szczególności Rb-27S, Rb-28S i Rb-3x) w module Sprawozdania. Słownik ten obejmuje: Działy, Rozdziały, Paragrafy dochodów, Paragrafy wydatków, Paragrafy przychodów, Paragrafy rozchodów, Finansowanie paragrafów. Słownik klasyfikacji budżetowej zarządzany jest centralnie przez, nie ma możliwości jego edycji na poziomie jednostek organizacyjnych i jednostek samorządu terytorialnego. Każda pozycja słownika opisana jest zakresem dat obowiązywania oraz informacją dotyczącą źródła jej pochodzenia, czyli odpowiedniego rozporządzenia Ministra Finansów. Dodatkowo pozycje słownika paragrafów opisane są informacjami określającymi możliwość ich wykorzystania przez poszczególne typy jednostek organizacyjnych (jednostki budżetowe, zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze) oraz możliwość wykorzystania w sprawozdaniach typu Rb-3x. Aktualizacja słownika klasyfikacji Aktualizacja słownika klasyfikacji budżetowej w systemie SJO BeSTi@ możliwa jest poprzez zaimportowanie pliku XML wygenerowanego w systemie BeSTi@ w macierzystej JST. Aby wczytać plik przygotowany przez macierzystą JST należy w oknie modułu Administracja wybrać kategorię Klasyfikacja a następnie z menu Plik opcję Import z pliku XML (rys. 26). SJO BeSTi@ Strona 23 z 103

24 Rysunek 26. Wybór Importu z pliku XML słownika Klasyfikacji Następnie należy wskazać plik przekazany z JST, aby system mógł zaimportować aktualną listę słownika klasyfikacji budżetowej. Po zakończonej operacji zostanie wyświetlony stosowny komunikat (rys. 27). Rysunek 27. Okno Importu słownika Klasyfikacji 2.2. Reguły kontrolne Reguły kontrolne to zbiór procedur (funkcji, algorytmów) służących do weryfikacji danych planistycznych wprowadzonych w module Uchwały oraz danych sprawozdawczych (w tym także bilansów) wprowadzonych w module Sprawozdania. Reguły można podzielić na rachunkowe i merytoryczne. Efektem działania reguł jest raport błędów, który jest wyświetlany po każdorazowej weryfikacji wprowadzonych danych. SJO BeSTi@ Strona 24 z 103

25 Użytkownicy na poziomie jednostki organizacyjnej mogą jedynie przeglądać poszczególne reguły. Przeglądanie reguł kontrolnych Aby móc przeglądać reguły kontrolne należy w lewym oknie programu wybrać moduł Administracja i zaznaczyć na drzewie kategorię Reguły kontrolne (rys. 28). Rysunek 28. Otwieranie listy reguł kontrolnych W oknie środkowym wyświetlona zostanie lista reguł zaimplementowanych w systemie (rys. 29). SJO BeSTi@ Strona 25 z 103

26 Rysunek 29. Lista reguł kontrolnych Aby przejrzeć szczegółowe informacje o danej regule kontrolnej, należy wybrać na liście żądaną regułę, a następnie kliknąć przycisk Otwórz w dolnej części okna środkowego lub na górnym pasku narzędzi. Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlony formularz zawierający podstawowe dane o regule (rys. 30). Rysunek 30. Formularz reguły kontrolnej Na dane o regule składa się nazwa, kategorie reguły, ramy czasowe jej obowiązywania, zakres obowiązywania (tzn. dokument planistyczny, sprawozdanie, bilans) oraz rodzaj wyniku, jaki ma być zwrócony po jej zadziałaniu (błąd lub ostrzeżenie). W drugiej sekcji okna określone są Atrybuty reguły tzn. informacja o tym, czy dana reguła może być uruchamiana podczas weryfikacji danych w trybie rzeczywistym oraz czy wymagany jest pozytywny wynik działania reguły, aby zatwierdzić dany dokument. W kolejnej sekcji są określone typy jednostek, dla których dana reguła się odnosi. Czwarta sekcja formularza to algorytm reguły, czyli określenie czynności, jakie wykonywane są podczas działania reguły zapisane w języku programowania C#. W ostatniej sekcji formularza jest widoczna podstawa prawna dla danej reguły. Aktualizacja reguł kontrolnych Aktualizacja słownika reguł kontrolnych możliwa jest wyłącznie poprzez zaimportowanie pliku XML przekazanego przez macierzystą JST. Aby zaimportować plik XML należy w lewym oknie systemy wybrać kategorię Reguły kontrolne a następnie z górnego menu Plik opcję Importuj z pliku XML (rys. 31). SJO BeSTi@ Strona 26 z 103

27 Rysunek 31. Import słownika reguł kontrolnych W kolejnym kroku należy wskazać plik zawierający aktualizację reguł kontrolnych. Na zakończenie system wyświetli komunikat z informacją czy import pliku został wykonany prawidłowo. Uwaga: na poziomie jednostki organizacyjnej nie jest możliwa edycja reguł kontrolnych 2.3. Układy dokumentów planistycznych Kategoria ta jest ściśle powiązana z modułem Uchwały. W momencie przekazania przez macierzystą JST pliku zawierającego inicjację nowego roku budżetowego zostaje również przekazany układ dokumentów planistycznych czyli szczegółowość załączników do Planów finansowych jednostki organizacyjnej. Układ załączników w planie finansowym jest definiowany na dany rok budżetowy. Aby przeglądać dane, należy w lewym oknie programu wybrać moduł Administracja i zaznaczyć na drzewie kategorię Układy dokumentów planistycznych (rys. 32). SJO BeSTi@ Strona 27 z 103

28 Rysunek 32. Otwieranie układów dokumentów planistycznych W oknie środkowym wyświetli się lista układów (rys. 33). Rysunek 33. Lista układów dokumentów planistycznych Należy zaznaczyć rok, dla którego chcemy przeglądać układ załączników, a następnie wybrać przycisk Otwórz z górnego paska narzędzi. Wtedy w oknie środkowym pojawi się szczegółowy podgląd. SJO BeSTi@ Strona 28 z 103

29 3. Moduł Uchwały 3.1. Funkcje modułu Uchwały Moduł ten służy do sporządzania planów finansowych jednostek budżetowych. Możliwy jest również import planów finansowych z systemu BeSTi@. Nawigacja w ramach modułu odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych w systemie (zob. rozdział Wprowadzenie do programu). Pierwsze rozpoczęcie pracy w module Uchwały w danym roku budżetowym musi być poprzedzone zdefiniowaniem układu załączników. Szczegółowość załączników przekazywana jest z poziomu macierzystej jednostki samorządu terytorialnego poprzez odpowiedni plik XML przygotowany w systemie BeSTi@. Podgląd szczegółowości załączników jest możliwy jest poprzez menu kontekstowe Podgląd konfiguracji układu dokumentów dostępne z poziomu Plany finansowe lub module Administracja w kategorii Układy dokumentów planistycznych. Program umożliwia wprowadzenie załączników o dochodach i wydatkach tylko i wyłącznie w pełnej szczegółowości. Pełna szczegółowość to rozróżnienie na dział, rozdział i paragraf. Istnieje też możliwość różnego uzupełniania kwot zmian planów finansowych. Na przykład można podać wielkość zmiany (w kolumnie Wartość) albo od razu podać kwotę, jaka powinna być po zmianie planu (w kolumnie Po zmianie). Wtedy program automatycznie wyliczy kwotę zmiany Zasady pracy w ramach modułu W celu uruchomienia modułu należy kliknąć na pasek z napisem Uchwały, znajdujący się w oknie modułów w lewym dolnym narożniku ekranu. Następnie można przystąpić do pracy w zakresie planów finansowych. Wszystkie funkcje dostępne są z poziomu drzewa Uchwały, które znajduje się w górnej części lewego okna. Rozwinięcie drzewa i wybranie danej kategorii skutkuje wyświetleniem Listy dokumentów w środkowym oknie programu. Drzewo Uchwały zawiera kategorię Budżet, w której znajduje się podkategoria Plany finansowe oraz kategorię Słowniki, gdzie znajduje się podkategoria Zadania wydatkowe. Działania na gałęziach drzewa mogą być wykonywane przy wykorzystaniu menu kontekstowego, które jest dostępne pod prawym przyciskiem myszy. Pomocne okażą się także funkcje oznaczone na niebiesko, które znajdują się bezpośrednio pod drzewem. Nad środkowym oknem programu znajduje się pasek narzędzi zawierający najbardziej przydatne opcje (rys. 34). SJO BeSTi@ Strona 29 z 103

30 Podstawowe opcje paska narzędzi to: Rysunek 34. Moduł Uchwały, pasek narzędzi nad oknem środkowym Nowy przycisk posiada menu z opcją wyboru nowego Planu finansowego. Po wskazaniu jednej z pozycji w oknie środkowym pojawi się formularz nowego dokumentu. Otwórz otwiera zaznaczony dokument. Kliknięcie na strzałce z prawej strony przycisku rozwija menu kontekstowe, które umożliwia przejście do jednego z załączników oraz edycję właściwości dokumentu. Usuń kasuje dokument wskazany na liście. Usunięciu nie podlegają dokumenty ze statusem Zatwierdzony. Podgląd wydruku umożliwia prezentację wprowadzonych wartości w układzie do wydruku. Zawartość paska narzędzi zmienia się w zależności od wybranego modułu i wykonywanych operacji. Np. w czasie edycji dokumentu dostępne są następujące przyciski (rys. 35). Opcje te dostępne są również w menu Plik. Zapisz zapisuje wprowadzone zmiany, Zapisz i zamknij zapisuje zmiany i zamyka okno edycji, Zamknij kończy edycję dokumentu bez zapisywania zmian, Podgląd wydruku umożliwia prezentację wprowadzonych wartości w układzie do wydruku, Przejdź do załącznika pozwala przejść do edycji wybranego załącznika. Lista załączników dokumentu pojawi się na rozwijanym menu. Weryfikuj weryfikuje wprowadzone wartości w oparciu o reguły kontrolne, Rysunek 35. Pasek narzędzi nad oknem środkowym podczas edycji dokumentu Podczas pracy z załącznikami, w górnym menu Edycja dostępne są opcje pomocnicze: Pokaż pozycje z poprzednich układów przedstawia wartości z poprzedniej uchwały, Usuń pozycję usuwa zaznaczony wiersz, SJO BeSTi@ Strona 30 z 103

31 Kreatory uzupełnia listę pozycji wartościami pobranymi z innych dokumentów. Po wybraniu tej opcji zostanie przedstawiona lista dokumentów. Należy wybrać na niej jedną z pozycji i kliknąć na przycisk Wybierz. Powtarzaj klasyfikację powtarza klasyfikację budżetową (dział, rozdział paragraf, finansowanie) w kolejno dodawanych wierszach, Zachowanie przy wprowadzaniu istniejącej pozycji określa, jak ma zachować się program w momencie dodawania wiersza o tej samej klasyfikacji budżetowej, jaki już istnieje w bazie. Możliwe są trzy zachowania: o Zastępuj wartości pozwala na zastępowanie istniejącego wiersza nowym, o Dodawaj wartości dodaje do istniejącego wiersza wartości nowo wprowadzone, o Nie pozwalaj na wprowadzenie nie pozwala na dodanie wiersza o tej samej klasyfikacji budżetowej. W oknie edycji załącznika, nad obszarem roboczym znajduje się pasek narzędzi z opcjami (rys. 36): Zapisz zapisuje wprowadzone wartości, Zapisz i zamknij zapisuje wprowadzone wartości i zamyka okno edycji załącznika, Zamknij zamyka okno edycji załącznika bez zapisywania zmian, Podgląd wydruku - umożliwia prezentację wprowadzonych wartości w układzie do wydruku, Usuń pozycję kasuje zawartość zaznaczonego wiersza, Weryfikuj sprawdza wprowadzone wartości w oparciu o reguły kontrolne, Kreatory uzupełnia listę pozycji wartościami pobranymi z innych dokumentów. Po wybraniu tej opcji zostanie przedstawiona lista dokumentów. Należy wybrać na niej jedną z pozycji i kliknąć na przycisk Wybierz. Słowniki pozwala na wprowadzenie / modyfikację zadań wydatkowych. Rysunek 36. Pasek narzędzi w oknie edycji załącznika Po wprowadzeniu wszystkich danych do załącznika, należy je zatwierdzić przyciskiem Zapisz i zamknij, co spowoduje zamknięcie sekcji Pozycje i zapisanie załącznika do bazy. SJO BeSTi@ Strona 31 z 103

32 3.3. Otwarcie roku budżetowego Rok budżetowy otwierany jest poprzez wczytanie do systemu SJO pliku XML przekazanego z macierzystej jednostki samorządu terytorialnego. W pliku tym znajduje się również informacja o szczegółowości załączników do planów finansowych. Aby dodać rok budżetowy należy wybrać z okna modułu kategorię Budżet, a następnie z menu kontekstowego dostępnego pod prawym klawiszem myszy opcję Importuj rok budżetowy z pliku XML (rys. 37). Rysunek 37. Okno Importu roku z pliku XML W kolejnym kroku należy wskazać plik przekazany z macierzystej JST, a następnie system wyświetli komunikat z informacją o zaimportowanych elementach (rys. 38). SJO BeSTi@ Strona 32 z 103

33 Rysunek 38. Okno komunikatu 3.4. Układ dokumentów planistycznych Wraz z otwarciem nowego roku budżetowego z pliku przekazanego przez macierzystą JST importowane są informacje o szczegółowości załączników do Planów finansowych. Podgląd szczegółowość załączników jest możliwy poprzez menu kontekstowe Podgląd konfiguracji układu dokumentów (rys. 39) dostępne z poziomu Plany finansowe lub module Administracja w kategorii Układy dokumentów planistycznych. Rysunek 39. Okno menu kontekstowego Program umożliwia wprowadzanie załączników o dochodach i wydatkach w szczegółowości określonej przez macierzystą jednostkę samorządu terytorialnego. SJO BeSTi@ Strona 33 z 103

34 Wybór opcji Podgląd konfiguracji układu dokumentów wyświetli okno, w którym można sprawdzić, jaka jest szczegółowość poszczególnych załączników do Planu finansowego (rys. 40). Rysunek 40. Okno konfiguracji Układu dokumentów Szczegółowość dokumentów określana jest na dany rok budżetowy Plan finansowy jednostki Praca z Planami finansowymi jest możliwa po rozwinięciu gałęzi Budżet, a następnie rozwinięciu roku budżetowego i zaznaczeniu kategorii Plany finansowe Wprowadzenie planu finansowego jednostki Wprowadzenie planu finansowego dla jednostki budżetowej rozpoczyna się od wyboru kategorii Plany finansowe w danym roku budżetowym na drzewie Uchwały. W oknie środkowym wyświetli się sekcja Lista dokumentów z kolumnami opisującymi plany finansowe jednostek. W dolnej części okna znajdują się przyciski: Nowy tworzy nowy plan finansowy (rys. 41), Otwórz otwiera wskazany dokumentu. Kliknięcie na strzałce z prawej strony przycisku rozwija menu, które pozwala na przejście do wybranego załącznika dokumentu. SJO BeSTi@ Strona 34 z 103

35 Usuń usuwa dokument podświetlony na liście o ile pozwala na to status dokumentu, Podgląd wydruku umożliwia prezentację wprowadzonych wartości w układzie do wydruku. Rysunek 41. Menu kontekstowe pod przyciskiem Nowy Po otworzeniu planu finansowego pojawi się okno służące do wprowadzenia szczegółowych informacji (rys. 42). Rysunek 42. Okno Właściwości dokumentu Okno edycji dokumentu jest podzielone na kilka sekcji, które dla większej czytelności można rozwijać i zwijać poprzez kliknięcie lewym klawiszem myszki na belce z nazwą. Okno edycji projektu budżetu składa się z następujących sekcji: Dane podstawowe służy do wprowadzenia podstawowych informacji opisujących dokument, Status pozwala określić status dokumentu. Statusy są wspólne dla wszystkich dokumentów w module Uchwały. Na poziomie jednostki organizacyjnej możliwe jest ustawienie następujących statusów: Roboczy, Zaakceptowany, Zatwierdzony. SJO BeSTi@ Strona 35 z 103

36 Załączniki umożliwia zdefiniowanie załączników, które zostaną dołączone do dokumentu. Na załączniki składają się plany dochodów i wydatków. Szczególny rodzaj załącznika stanowi Tekst (zob. podrozdział Załącznik Tekst). Opis pole pozwala na wpisanie uwag i innych informacji pomocniczych, Błędy i ostrzeżenia wyświetla wynik sprawdzania poprawności danych. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych informacji o dokumencie należy zatwierdzić zmiany przyciskiem Zapisz i zamknij. Wtedy dokument zostanie zapisany do bazy i umieszczony na Liście dokumentów Wprowadzenie załącznika do planu finansowego jednostki Kolejną czynnością po utworzeniu planu finansowego jest wprowadzenie załączników. W tym celu należy zaznaczyć odpowiedni dokument na Liście dokumentów i kliknąć na strzałce znajdującej się na przycisku Otwórz. Spowoduje to wyświetlenie kontekstowego menu, w którym wymienione są załączniki danego dokumentu, zaznaczone podczas edycji dokumentu w sekcji Załączniki (rys. 43). Rysunek 43. Okno Właściwości dokumentu Wybór danego załącznika skutkuje wyświetleniem sekcji Pozycje w oknie środkowym. Szczególny rodzaj załącznika stanowi Tekst, który podlega innym niż niżej wymienione zasadom edycji (zob. podrozdział Załącznik Tekst). Jeżeli żądany załącznik nie widnieje w menu Otwórz, wtedy należy w tym menu wybrać Właściwości dokumentu, następnie w nowo otwartym oknie w sekcji Załączniki zaznaczyć odpowiedni załącznik i kliknąć na przycisk Zapisz i zamknij. Od tego momentu zaznaczony załącznik będzie dostępny do edycji pod menu Otwórz. Po wskazaniu załącznika, w oknie środkowym pojawi się okno wprowadzania jego zawartości (rys. 44). Okno umożliwia wprowadzenie danych do załącznika. Odbywa się to na zasadach ogólnie przyjętych w programie, zob. podrozdział Obsługa list tabel. Przycisk Zapisz i zamknij zapisuje wprowadzone wartości do bazy. SJO BeSTi@ Strona 36 z 103

37 Rysunek 44. Okno wprowadzania danych do planu finansowego Podczas pracy z załącznikami, w górnym menu Edycja dostępne są opcje pomocnicze: Pokaż pozycje z poprzednich układów przedstawia wartości z poprzedniego planu finansowego, Usuń pozycję usuwa zaznaczony wiersz, Kreatory uzupełnia listę pozycji wartościami pobranymi z innych dokumentów. Po wybraniu tej opcji zostanie przedstawiona lista dokumentów. Należy wybrać na niej jedną z pozycji i kliknąć na przycisk Wybierz. Powtarzaj klasyfikację powtarza klasyfikację budżetową (dział, rozdział paragraf, finansowanie) w kolejno dodawanych wierszach, Zachowanie przy wprowadzaniu istniejącej pozycji określa, jak ma zachować się program w momencie dodawania wiersza o tej samej klasyfikacji budżetowej, jaki już istnieje w bazie. Możliwe są trzy zachowania: o Zastępuj wartości pozwala na zastępowanie istniejącego wiersza nowym, o Dodawaj wartości dodaje do istniejącego wiersza wartości nowo wprowadzone, o Nie pozwalaj na wprowadzenie nie pozwala na dodanie wiersza o tej samej klasyfikacji budżetowej. SJO BeSTi@ Strona 37 z 103

38 Rysunek 45. Pasek narzędzi w oknie edycji załącznika W oknie edycji załącznika, nad obszarem roboczym znajduje się pasek narzędzi z opcjami (rys. 45): Zapisz zapisuje wprowadzone wartości, Zapisz i zamknij zapisuje wprowadzone wartości i zamyka okno edycji załącznika, Zamknij zamyka okno edycji załącznika bez zapisywania zmian, Podgląd wydruku - umożliwia prezentację wprowadzonych wartości w układzie do wydruku, Usuń pozycję kasuje zawartość zaznaczonego wiersza, Weryfikuj sprawdza wprowadzone wartości w oparciu o reguły kontrolne, Kreatory uzupełnia listę pozycji wartościami pobranymi z innych dokumentów. Po wybraniu tej opcji zostanie przedstawiona lista dokumentów. Należy wybrać na niej jedną z pozycji i kliknąć na przycisk Wybierz, Słowniki pozwala na wprowadzenie / modyfikację zadań wydatkowych. W dolnej części okna znajduje się opcja Pokaż tylko błędne wiersze. Zaznaczenie tej opcji spowoduje wyświetlenie tylko tych wierszy, które zawierają błędy. Przed użyciem tej opcji należy dokonać weryfikacji dokumentu. Po wprowadzeniu wszystkich danych do załącznika, należy je zatwierdzić przyciskiem Zapisz i zamknij, co spowoduje zamknięcie sekcji Pozycje i zapisanie załącznika do bazy Załącznik Tekst w planie finansowym Dodatkowym elementem, który wzbogaca program, jest możliwość przechowywania nie tylko wybranych danych planistycznych, ale również treści samego planu finansowego. Wprowadzany tekst jest jednym z załączników do dokumentu. Dodawanie załącznika odbywa się poprzez rozwinięcie menu pod przyciskiem Otwórz i wybranie pozycji Tekst (rys. 46). Zatem dodawanie załącznika tekstowego odbywa się w taki sam sposób, jak dodawania zwykłego załącznika. Rysunek 46. Menu pod przyciskiem Otwórz, wybranie załącznika Tekst SJO BeSTi@ Strona 38 z 103

39 Jeżeli załącznik Tekst nie widnieje w menu Otwórz, wtedy należy w tym menu wybrać Właściwości dokumentu, następnie w nowo otwartym oknie w sekcji Załączniki zaznaczyć pole Tekst i kliknąć na przycisk Zapisz i zamknij (rys. 47). Od tego momentu zaznaczony załącznik będzie dostępny do edycji pod menu Otwórz. Rysunek 47. Zaznaczanie załącznika Tekst Po wybraniu załącznika Tekst, w środkowym oknie pojawi się edytor tekstu (rys. 48). Edytor zawiera wszystkie typowe funkcje programu typu Writer (z pakietu Open Office) czy MS Word. Podczas pracy z edytorem można korzystać z dodatkowego menu oraz pasków narzędzi. Po wpisaniu tekstu (treści Plany Finansowe, projektu, zarządzenia, planu finansowego), należy zapisać zmiany klikając na przycisku Zapisz i zamknij w górnej części okna. Rysunek 48. Okno edytora tekstu 3.6. Wprowadzanie zmian w planie finansowym Aby wprowadzić zmiany do planu finansowego z menu kontekstowego pod przyciskiem nowy należy wybrać opcję Zmiana planu finansowego (rys. 49). SJO BeSTi@ Strona 39 z 103

40 Rysunek 49. Menu kontekstowe pod przyciskiem Nowy Po otworzeniu zmiany planu finansowego pojawi się okno służące do wprowadzenia szczegółowych informacji tak jak przy wprowadzaniu Planu finansowego (patrz podrozdział Wprowadzenie planu finansowego jednostki). Następnie należy wybrać załącznik, do którego mają zostać wprowadzone zmiany. Wprowadzanie zmian do planu finansowego może odbywać się na dwa sposoby: 1. poprzez wprowadzenie kwoty zmiany (w kolumnie Wartość), 2. poprzez wprowadzenie kwoty, jaka powinna być po zmianie planu (w kolumnie Po zmianie). Wprowadzając zmiany wg sposobu 1 zmniejszenie planu należy poprzedzić znakiem - przed kwotą zmiany (rys. 50). Rysunek 50. Okno edycji zmiany w planie finansowym W momencie przejścia do kolejnej kolumny (klawiszem ENTER) system przeliczy wartość Po zmianie (rys. 51). Rysunek 51. Okno edycji zmiany w planie finansowym Wprowadzając zmiany wg sposobu 2 po wpisaniu wartości ostatecznej w kolumnie Po zmianie i przechodząc do edycji kolejnego wiersza (klawiszem ENTER) system automatycznie wyliczy kwotę zmiany (rys. 52). SJO BeSTi@ Strona 40 z 103

41 Rysunek 52. Okno edycji zmiany w planie finansowym Jednocześnie w momencie przeliczania kwoty zmiany zostanie wypełniona kolumna Wartość (rys. 53). Rysunek 53. Okno edycji zmiany w planie finansowym 3.7. Importowanie i eksportowanie danych planistycznych Podczas pracy w module Uchwały użytkownik ma możliwość importowania i eksportowania danych w formacie XML. Obie opcje są dostępne w menu Plik (rys. 54). Rysunek 54. Menu kontekstowe Importuj z pliku SJO BeSTi@ Strona 41 z 103

42 Przed wybraniem opcji importu należy przejść do tej kategorii na drzewie nawigacyjnym, do której mają zostać zaimportowane dane. Następnie w menu Plik trzeba wybrać opcję Importuj z pliku i wskazać plik źródłowy. Program zweryfikuje jego poprawność i jeśli nie natrafi na błędy wczyta dane. Eksport polega na zaznaczeniu wybranej pozycji na liście, a następnie wybraniu opcji Eksportuj do pliku (rys. 55). Eksportować można tylko pojedyncze plany finansowe. Rysunek 55. Menu kontekstowe Eksportuj do pliku SJO BeSTi@ Strona 42 z 103

43 4. Moduł Sprawozdania 4.1. Funkcje modułu Sprawozdania Moduł służy do obsługi sprawozdawczości budżetowej i bilansów. Użytkownik ma możliwość zainicjowania miesięcznych i kwartalnych okresów sprawozdawczych; weryfikowania wprowadzonych danych w oparciu o zaimplementowane reguły kontrolne oraz dokonania korekty sprawozdań. Możliwy jest też import sprawozdań z programów zewnętrznych. Nawigacja w ramach modułu odbywa się na zasadach ogólnych przyjętych w systemie (zob. rozdział Wprowadzenie do programu) Zasady pracy w ramach modułu W celu uruchomienia modułu należy kliknąć na pasek z napisem Sprawozdania znajdujący w oknie modułów z lewej strony ekranu. Wówczas w lewym górnym oknie zostanie wyświetlone drzewo nawigacyjne zawierające poszczególne lata, okresy sprawozdawcze i odpowiednie dla danego okresu sprawozdawczego paczki (rys. 56). W zależności od typu jednostki organizacyjnej i okresu sprawozdawczego dostępne są określone sprawozdania, np. dla jednostki budżetowej Rb-27S, Rb-28S, Rb-N, Rb-Z oraz dodatkowo sprawozdania Rb-27ZZ, Rb-50 i Rb-ZN, w IV kwartale Bilanse. Rysunek 56. Drzewo modułu Sprawozdania Aby przystąpić do wprowadzenia danych do poszczególnych sprawozdań, należy wybrać rok oraz okres sprawozdawczy, a następnie określone sprawozdanie. SJO BeSTi@ Strona 43 z 103

44 Ogólne zasady edytowania sprawozdań Aby edytować istniejące sprawozdania, należy uruchomić w lewym oknie moduł Sprawozdania, a następnie na drzewie zaznaczyć odpowiedni okres sprawozdawczy i paczkę sprawozdań (Sprawozdania jednostkowe). W oknie środkowym wyświetli się Lista sprawozdań. Na liście należy zaznaczyć właściwą pozycję i kliknąć przycisk Otwórz. W oknie środkowym pojawi się formularz ze szczegółowymi informacjami o sprawozdaniu (rys. 57). Rysunek 57. Edytowanie sprawozdania W czasie edycji sprawozdania na pasku narzędzi dostępne są następujące przyciski (rys. 58): Zapisz zapisuje wprowadzone pozycje w bazie danych, Zapisz i zamknij zapisuje wprowadzone pozycje w bazie danych i zamyka okno sprawozdania, Zamknij zamyka okno sprawozdania bez zapisania wprowadzonych danych do bazy, Podgląd wydruku prezentuje wprowadzone wartości w układzie do wydruku, Weryfikuj sprawdza wprowadzone wartości w oparciu o reguły kontrolne, przekazane przez, Koryguj pozwala na dokonanie korekty sprawozdania, Kreatory umożliwiają pobranie planu z planów finansowych, SJO BeSTi@ Strona 44 z 103

45 Podpis elektroniczny umożliwia podpisanie sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Rysunek 58. Pasek narzędzi nad oknem środkowym W czasie wprowadzania danych do sprawozdania w zakładce Pozycje na pasku narzędzi dostępne są następujące przyciski (rys. 59): Zapisz zapisuje wprowadzone pozycje w bazie danych, Zapisz i zamknij zapisuje wprowadzone pozycje w bazie danych i zamyka okno sprawozdania, Zamknij zamyka okno sprawozdania bez zapisania wprowadzonych danych do bazy, Podgląd wydruku prezentuje wprowadzone wartości w układzie do wydruku, Weryfikuj sprawdza wprowadzone wartości w oparciu o reguły kontrolne, przekazane przez, Koryguj pozwala na dokonanie korekty sprawozdania, Kreatory umożliwiają pobranie planu z planów finansowych, Podpis elektroniczny umożliwia podpisanie sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym, Usuń pozycję pozwala na usunięcie wiersza w sprawozdaniu. Ogólne zasady importu danych Rysunek 59. Pasek narzędzi nad oknem środkowym Opcja importu zewnętrznych danych dostępna jest po otwarciu konkretnego sprowadzania w menu Plik (rys. 60). SJO BeSTi@ Strona 45 z 103

46 Rysunek 60. Uruchamianie importu z menu Plik Aby zaimportować dane z plików zewnętrznych, pliki te muszą być zgodne z rozporządzeniem o sprawozdawczości i być w formacie XML. W celu zaimportowania danych należy z menu Plik wybrać podmenu Import z pliku XML, która umożliwia wczytanie danych w formacie XML. W kolejnym kroku należy wskazać na dysku plik XML z danymi, które chcemy wczytać do sprawozdania. Opcja Import z pliku XML dostępna jest również z poziomu okresu sprawozdawczego. Aby zaimportować dane z poziomu okresu sprawozdawczego należy w lewym oknie zaznaczyć dany okres sprawozdawczy np. I Styczeń a następnie z menu Plik wybrać opcję Import z pliku XML. W kolejnym kroku należy wskazać na dysku plik XML z danymi, które chcemy wczytać do sprawozdania. Statusy Sprawozdania (bilanse) zostały wyposażone w mechanizm statusów. System będzie obsługiwał trzy statusy: 1. Roboczy 2. Zaakceptowany 3. Zatwierdzony Przy zapisie danych do bazy system będzie rejestrował, kiedy dany status został zaznaczony oraz przez jakiego użytkownika. Status Roboczy jest statusem domyślnym. Status ten jest nadawany automatycznie w chwili powstania sprawozdania (bilansu). Statusu tego nie będzie można cofnąć. Status roboczy będzie umożliwiał pełną edycję sprawozdania wraz z możliwością usunięcia sprawozdania (bilansu). SJO BeSTi@ Strona 46 z 103

47 Status Zaakceptowany wprowadza sprawozdanie (bilans) w tryb tylko do odczytu co ma zapobiec wprowadzeniu przypadkowych zmian. Status ten zablokuje możliwość usunięcia sprawozdania (bilansu). Nadanie tego statusu wymusi również automatyczną weryfikację sprawozdania (bilansu). Status Zaakceptowany jest statusem odwracalnym, dzięki czemu użytkownik w każdej chwili może powrócić do statusu Roboczy co odblokuje możliwość edycji sprawozdania (bilansu) lub nawet jego usunięcie. Po ustawieniu tego statusu jest możliwość dodania podpisów elektronicznych. Status Zatwierdzony działa analogicznie jak status Zaakceptowany z wyjątkiem tego że nie będzie możliwości jego cofnięcia. Po nadaniu statusu Zatwierdzony jedyną możliwością wprowadzenia poprawki do sprawozdania (bilansu) będzie stworzenie jego korekty. Istnieje możliwość masowej zmiany statusów. W tym celu należy przejść do danej grupy sprawozdań (np. Sprawozdania jednostkowe), ewentualnie zaznaczyć wybrane pozycje, po czym rozwinąć menu Plik, wybrać opcję Zmiana statusów i wybrać opcję (rys. 61): Wszystkie sprawozdania dotyczy wszystkich sprawozdań na liście; Zaznaczone sprawozdania dotyczy tylko zaznaczonych pozycji. Rysunek 61. Masowa zmiana statusu Następnie pojawi się okno wyboru statusów, które zostaną ustanowione po kliknięciu w OK (rys. 62): Rysunek 62. Okno Wybór statusów SJO BeSTi@ Strona 47 z 103

48 Znacznik Każde sprawozdanie (bez względu czy miesięczne czy kwartalne) i bilans jest sygnowane tzw. Znacznikiem. Znacznik jest to unikatowy ciąg znaków tworzony na podstawie danych zawartych w sprawozdaniu. Pojawia się na wydruku sprawozdań i jest też widoczny w oknie z listą sprawozdań w kolumnie Znacznik (rys. 63). Pojawia się on w momencie, kiedy sprawozdaniu lub bilansowi zostanie nadany status Zatwierdzone, natomiast przed nadaniem tego statusu będzie miał wartość Wersja robocza. Rysunek 63. Lista sprawozdań z kolumną Znacznik 4.3. Dodawanie okresów sprawozdawczych W systemie istnieje możliwość dodania (zainicjowania) miesięcznych i kwartalnych okresów sprawozdawczych. Okres sprawozdawczy może zostać dodany tylko przez użytkownika mającego nadane odpowiednie prawa (prawo do dodawania okresu sprawozdawczego). Aby dodać okres sprawozdawczy (miesięczny lub kwartalny), należy kliknąć prawym klawiszem myszy na drzewie na kategorii Wszystko, a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Lista okresów sprawozdawczych (rys. 64). Funkcja ta jest dostępna także w menu w dolnej części okna, bezpośrednio pod drzewem modułu. Rysunek 64. Menu kontekstowe pod prawym przyciskiem myszy. SJO BeSTi@ Strona 48 z 103

49 W oknie środkowym pojawi się lista okresów sprawozdawczych (rys. 65). Rysunek 65. Lista okresów sprawozdawczych Aby wprowadzić nowy okres sprawozdawczy, należy kliknąć na przycisk Nowy na pasku narzędzi albo w dolnej części listy okresów. Wówczas wyświetli się formularz, który pozwoli na wprowadzenie nowego okresu sprawozdawczego (rys. 66). Kolejnym krokiem jest wypełnienie poszczególnych pól podając rok oraz okres sprawozdawczy (np. IV Kwiecień). Rysunek 66. Formularz okresu sprawozdawczego Po wykonaniu wyżej opisanych kroków zostanie wygenerowana lista sprawozdań z danego okresu sprawozdawczego, a na drzewie Sprawozdania pojawi się wybrany rok i okres. Generowanie zestawu sprawozdań dla danego okresu sprawozdawczego odbywa się w SJO BeSTi@ Strona 49 z 103

50 oparciu o wprowadzone do programu jednostki, widoczne na Liście jednostek w prawym oknie programu Sprawozdania miesięczne Sporządzenie sprawozdania miesięcznego Aby rozpocząć pracę ze sprawozdaniami miesięcznymi, należy na drzewie Sprawozdania wybrać rok oraz miesięczny okres sprawozdawczy np. I Styczeń. W oknie środkowym pojawi się lista sprawozdań do wprowadzenia (odpowiednia dla danego typu jednostki organizacyjnej). Dla okresu I Styczeń i jednostki budżetowej będą to Rb-27S oraz Rb-28S (rys. 67). Rysunek 67. Zaznaczanie sprawozdania Aby wprowadzić dane do sprawozdania, należy zaznaczyć na liście sprawozdanie jednostkowe, a następnie kliknąć przycisk Otwórz na pasku narzędzi albo w dolnej części okna środkowego (rys. 68). Program wyświetli formularz zawierający podstawowe dane o sprawozdaniu. SJO BeSTi@ Strona 50 z 103

51 Rysunek 68. Formularz danych sprawozdania sprawozdanie Rb-27s Do wprowadzania wartości sprawozdania służy zakładka Pozycje w górnej części okna środkowego. Po pojawieniu się tabeli należy wprowadzić do formularza wymagane dane (rys. 69). Dane wprowadza się wedle zasad przedstawionych w podrozdziale Obsługa list tabel. Rysunek 69. Formularz wprowadzenia danych do sprawozdania SJO BeSTi@ Strona 51 z 103

52 Po wprowadzeniu wszystkich danych można zweryfikować podane wartości. W tym celu należy kliknąć przycisk Weryfikuj, który znajduje się na pasku narzędzi nad oknem środkowym. Na ekranie pojawi się pasek postępu weryfikacji, a w dolnej części środkowego ekranu rozwinie się okno Błędy i ostrzeżenia (rys. 70). W oknie tym program poinformuje o ewentualnych błędach. Rysunek 70. Sekcja Błędy i ostrzeżenia Jeśli wszystkie wprowadzone dane są poprawne, wtedy w oknie błędów nie pojawi się żaden komunikat. Weryfikacja polega na zastosowaniu odpowiednich reguł kontrolnych (zarówno rachunkowych jak i merytorycznych) do wprowadzonych danych (np. sprawdzeniu czy sprawozdanie bilansuje się, albo czy wprowadzony plan jest zgodny z planem wprowadzonym do odpowiednich załączników w planach finansowych w module Plany Finansowe). Do przeglądania błędnych wierszy służy opcja Wszystkie wiersze znajdująca się w dolnej części okna. Opcja ta pozwala na wyświetlenie wierszy zawierających tylko błędy (zwykłe lub krytyczne), ostrzeżenia. Pozwala również na wyświetlenie wierszy zawierających błędy bądź też powrót do wyświetlania wszystkich wierszy sprawozdania (rys. 71). SJO BeSTi@ Strona 52 z 103

53 Rysunek 71. Wybór opcji Wszystkie wiersze Po zweryfikowaniu poprawności sprawozdań można zapisać je do bazy. W tym celu trzeba kliknąć przycisk Zapisz i zamknij w prawym dolnym rogu środkowego okna. W analogiczny sposób jak podano wyżej wprowadza się dane do wszystkich sprawozdań. Należy pamiętać, że po ostatecznym wprowadzeniu danych do sprawozdania należy zatwierdzić jego status zaznaczając w oknie właściwości sprawozdania w sekcji Status pole Zatwierdzone Sprawozdania kwartalne Sporządzenie sprawozdania kwartalnego Aby rozpocząć prace ze sprawozdaniami kwartalnymi, należy zainicjować odpowiedni kwartał. Dodanie nowego kwartału odbywa się poprzez wybór z menu kontekstowego Listy okresów sprawozdawczych (patrz rozdział 2.3. Dodawanie okresów sprawozdawczych). Aby wprowadzić dane do sprawozdań kwartalnych, trzeba wskazać na drzewie sprawozdań dany rok, a następnie kategorię np. IV Kwartał oraz określoną paczkę sprawozdań. Wówczas w środkowym oknie zostanie wyświetlona lista zawierająca wszystkie wymagane sprawozdania (rys. 72). SJO BeSTi@ Strona 53 z 103

54 Rysunek 72. Lista sprawozdań Kolejną czynnością jest kliknięcie na przycisku Otwórz w górnym pasku narzędzi (lub w dolnej części okna środkowego) i przejście do okna edycji sprawozdania (rys. 73). Rysunek 73. Formularz danych sprawozdania W zakładce Pozycje należy wprowadzić dane do sprawozdania (rys. 74). SJO BeSTi@ Strona 54 z 103

55 Rysunek 74. Formularz wprowadzenia danych do sprawozdania Po wprowadzeniu danych można zweryfikować podane wartości. Służy do tego przycisk Weryfikuj, który znajduje się na górnym pasku narzędzi. Na ekranie pojawi się pasek postępu weryfikacji, a w dolnej części środkowego ekranu rozwinie się okno Błędy i ostrzeżenia. W oknie tym program poinformuje o ewentualnych błędach. Jeśli wszystkie wprowadzone dane są poprawne, wtedy w oknie błędów nie pojawi się żaden komunikat. Weryfikacja polega na zastosowaniu odpowiednich reguł kontrolnych (merytorycznych i rachunkowych) do wprowadzonych danych (np. sprawdzeniu, czy wprowadzony plan jest zgodny z odpowiednimi załącznikami w planach finansowych z modułu Plany Finansowe). Weryfikacja sprawozdań jest także dostępna w tzw. trybie rzeczywistym. Oznacza to, że sprawozdanie jest weryfikowane już w trakcie wprowadzania informacji. Program na bieżąco sprawdza poprawność wprowadzanych przez użytkownika danych. Ten tryb sprawdzania jest dostępny w menu pod przyciskiem Weryfikuj w górnym pasku narzędzi. Po wprowadzeniu odpowiednich danych sprawozdawczych i zweryfikowaniu ich poprawności, można zapisać sprawozdania do bazy. W tym celu trzeba kliknąć przycisk Zapisz i zamknij w prawym dolnym rogu środkowego okna. Na koniec należy zmienić status sprawozdania za Zatwierdzone Sprawozdania Rb-27ZZ, Rb 50 i Rb-ZN Dodatkową możliwością, jaką oferuje program, jest sporządzanie sprawozdań Rb-27ZZ, Rb- 50 i Rb-ZN. Generowanie tych sprawozdań odbywa się tylko raz w roku w momencie SJO BeSTi@ Strona 55 z 103

56 pierwszego ich tworzenia. W następnych okresach kwartalnych danego roku sprawozdania te zostaną wygenerowane automatycznie. Aby dodać sprawozdanie Rb-27ZZ należy wybrać kwartalny okres sprawozdawczy w lewym oknie modułu Sprawozdania, a następnie wybrać kategorię Sprawozdania jednostkowe (rys. 75). Rysunek 75. Wybór kategorii Sprawozdania jednostkowe Następnie należy w górnym pasku narzędzi kliknąć na strzałce znajdującej się na przycisku Nowy i wybrać z menu pozycję Rb-27ZZ (rys. 76). Rysunek 76. Wybór opcji Rb-27ZZ z menu Nowy Po wykonaniu powyższych czynności w środkowym oknie wyświetli się formularz z właściwościami tego sprawozdania. Dodatkowo należy wskazać Jednostkę i Dysponenta przekazanych środków (rys. 77). SJO BeSTi@ Strona 56 z 103

57 Rysunek 77. Wybór Jednostki i Dysponenta Do wprowadzania danych służy zakładka Pozycje. Sposób wprowadzania danych do sprawozdania jest taki sam, jak w przypadku sprawozdań miesięcznych i kwartalnych. Aby dodać sprawozdanie Rb-50 należy wybrać kwartalny okres sprawozdawczy w lewym oknie modułu Sprawozdania, po czym wybrać kategorię Sprawozdania jednostkowe. Następnie w górnym menu kliknąć na strzałce znajdującej się na przycisku Nowy i wybrać Rb-50D lub Rb-50W (rys. 78). Rysunek 78. Wybór opcji Rb-50D lub Rb-50W z menu Nowy Po wykonaniu powyższych czynności w środkowym oknie wyświetli się formularz z właściwościami danego sprawozdania. Dodatkowo należy wskazać Dysponenta środków budżetu przekazującego dotacje, a w przypadku jednostek organizacyjnych miast na prawach powiatu Rodzaj zadania (gminne bądź powiatowe) - rys. 79. Należy pamiętać, aby dla SJO BeSTi@ Strona 57 z 103

58 każdego dysponenta i rodzaju zadania utworzyć komplet sprawozdań tj. Rb-50D oraz Rb- 50W. Rysunek 79. Wybór Jednostki, Dysponenta i Rodzaju zadania Do wprowadzania danych służy zakładka Pozycje. Sposób wprowadzania danych do sprawozdania jest taki, sam jak w przypadku sprawozdań miesięcznych i kwartalnych. Po wprowadzeniu wszystkich wartości do sprawozdań, należy je zweryfikować, zapisać i zmienić statusy na Zatwierdzone. Aby dodać sprawozdanie Rb-ZN należy wybrać kwartalny okres sprawozdawczy w lewym oknie modułu Sprawozdania, po czym wybrać kategorię Sprawozdania jednostkowe. Następnie w górnym menu kliknąć na strzałce znajdującej się na przycisku Nowy i wybrać Rb-ZN (rys. 80). Rysunek 80. Wybór opcji Rb-ZN z menu Nowy Po wykonaniu powyższych czynności w środkowym oknie wyświetli się formularz z właściwościami danego sprawozdania. Dodatkowo należy wskazać Dysponenta środków budżetu przekazującego dotacje, a w przypadku jednostek organizacyjnych miast na prawach powiatu Rodzaj zadania (gminne bądź powiatowe) - rys. 81. SJO BeSTi@ Strona 58 z 103

59 Rysunek 81. Wybór Jednostki, Dysponenta i Rodzaju zadania Do wprowadzania danych służą zakładki Tytuły dłużne i Należności oraz wybrane aktywa finansowe. Sposób wprowadzania danych do sprawozdania jest taki, sam jak w przypadku sprawozdań miesięcznych i kwartalnych. Po wprowadzeniu wszystkich wartości do sprawozdań, należy je zweryfikować, zapisać i zmienić statusy na Zatwierdzone Bilanse Sporządzenie bilansu Kolejną funkcjonalnością oferowaną przez program jest możliwość wprowadzania bilansu jednostki budżetowej oraz samorządowego zakładu budżetowego a także rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki. Aby rozpocząć prace z bilansami należy wybrać w lewym oknie moduł Sprawozdania następnie rok i IV kwartał oraz kategorię Bilanse jednostkowe (rys. 82). Sposób pracy (wprowadzania danych, postępowania z bilansami) jest analogiczny jak pracy ze sprawozdaniami. Rysunek 82. Wybór kategorii Bilanse jednostkowe Okno Bilansu posiada zakładki Nagłówek, Aktywa, Pasywa i Informacje (rys. 83). Każda z zakładek posiada sekcję Błędy i ostrzeżenia, w której są przedstawione ewentualne błędy. Do SJO BeSTi@ Strona 59 z 103

60 sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych służy przycisk Weryfikuj na pasku narzędzi. Rysunek 83. Okno Bilansu Uszczegóławianie wierszy bilansu (rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki) System SJO BeSTi@ umożliwia użytkownikowi uszczegółowienie wierszy bilansu (rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki). Użytkownik może uszczegółowić tylko wiersze najniższego poziomu. Aby uszczegółowić istniejący wiersz bilansu (rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu) należy uzupełnić odpowiednie kolumny (wyszczególnienie oraz stan na początek i koniec roku) w wierszu znajdującym się bezpośrednio pod nagłówkami kolumn (rys. 84). W kolumnie Dotyczy wiersza należy wskazać, który wiersz będzie uszczegóławiany. Kolumna Symbol zostanie uzupełniona automatycznie. SJO BeSTi@ Strona 60 z 103

61 Rysunek 84. Okno uszczegóławiania wierszy Bilansu 4.7. Podpisywanie sprawozdań podpisem elektronicznym Program SJO umożliwia wykorzystanie podpisu elektronicznego kwalifikowanego (rodzącego skutki prawne). Użytkownik ma możliwość podpisania nie tylko pojedynczych dokumentów, ale także grupy dokumentów sprawozdawczych. Proces podpisywania dokumentów sprawozdawczych odbywa się bezpośrednio z poziomu programu bez konieczności stosowania programów dodatkowych. Aby była możliwość przekazywania sprawozdań wyłącznie w formie elektronicznej sprawozdania muszą zostać podpisane przez upoważnione osoby (kierownika jednostki i głównego księgowego) podpisem elektronicznym. Podpis elektroniczny musi być weryfikowany przy pomocy ważnego certyfikatu kwalifikowanego. Sprawozdania znajdujące się na Liście sprawozdań w danym okresie sprawozdawczym można opatrzyć podpisem elektronicznym. Aby tego dokonać, użytkownik musi posiadać zestaw do bezpiecznego podpisu elektronicznego (karta kryptograficzna oraz czytnik kart). Dodatkowo sprawozdania, które mają zostać podpisane muszą mieć status Zaakceptowane Podpisywanie pojedynczego sprawozdania Proces podpisania sprawozdania podpisem elektronicznym odbywa się poprzez otwarcie danego sprawozdania, przejście do sekcji Podpis elektroniczny i wybranie Podpisz (rys. 85). SJO BeSTi@ Strona 61 z 103

62 Rysunek 85. Okno wyboru Podpisu elektronicznego Przed złożeniem podpisu elektronicznego system wyświetli okno z Oświadczeniami (rys. 123) Rysunek 86. Sekcja Podpis elektroniczny składanie Oświadczeń Złożenie podpisu będzie możliwe dopiero po zaakceptowaniu oświadczeń i kliknięciu przycisku Kontynuuj SJO BeSTi@ Strona 62 z 103

63 W kolejnym kroku wyświetlone zostanie okno Wybór certyfikatu, gdzie użytkownik wybiera dany certyfikat, które znajdują się obecnie w urządzeniu kryptograficznym bądź magazynie systemowym. Po wybraniu właściwego certyfikatu klikamy OK (rys. 86). Rysunek 87. Okno Wybór certyfikatu Począwszy od wersji systemu zostają wprowadzone tzw. role, które mają za zadanie sprawdzić czy osoba składająca podpis jest tożsama z osobą wpisaną w pole stanowiska danej jednostki np. Skarbnik. Kolejny krok to wybór roli osoby podpisującej (po dokonaniu wyboru przycisk OK staje się aktywny), po czym należy zatwierdzić poprzez przycisk OK (rys. 87). Rysunek 88. Okno Wybierz rolę SJO BeSTi@ Strona 63 z 103

64 W następnym kroku należy wprowadzić PIN do certyfikatu (okno wprowadzania kodu PIN może się różnić, w zależności od dostarczonego oprogramowania) i zaakceptować klawiszem OK (rys. 88). Rysunek 89. Okno Wprowadzania kodu PIN W sekcji podpisu zostanie wyświetlona informacja o złożonym podpisie (rys. 89). Rysunek 90. Sekcja Podpis elektronicznego Aby podpisać dane sprawozdanie drugim podpisem elektronicznym należy powtórzyć opisane powyżej czynności Podpisywanie grupy sprawozdań Obok podpisywania pojedynczych sprawozdań w systemie SJO BeSTi@ możliwe jest również podpisywanie grupy sprawozdań. Aby podpisać grupę sprawozdań należy zaznaczyć na Liście sprawozdań sprawozdania, które mają zostać podpisane podpisem elektronicznym, i z górnego menu Plik wybrać opcję Podpis elektroniczny. Następnie należy wybrać jedną dwóch możliwości (rys. 90): Wszystkie sprawozdania podpisane zostaną wszystkie sprawozdania widoczne na Liście sprawozdań, Zaznaczone sprawozdania podpisane zostaną tylko zaznaczone na Liście sprawozdań sprawozdania. SJO BeSTi@ Strona 64 z 103

65 Należy pamiętać, że sprawozdania które mają zostać podpisywane podpisem elektronicznym muszą mieć zaznaczony status Zaakceptowane. Rysunek 91. Okno wyboru Podpisu elektronicznego przy podpisywaniu grupy sprawozdań Po wyborze sprawozdań, które mają zostać podpisane podpisem elektronicznym należy postępować jak w przypadku podpisywania pojedynczego sprawozdania. Po podpisaniu sprawozdań w sekcji Podpis elektroniczny, dla każdej z wybranej pozycji, zostaną wyświetlone informacje dotyczące złożonych podpisów, a informacja, które sprawozdania zostały podpisane podpisem elektronicznym widoczna jest na liście sprawozdań w kolumnie Liczba podpisów (rys. 91). Rysunek 92. Lista sprawozdań sprawdzanie złożonego podpisu SJO BeSTi@ Strona 65 z 103

66 Przeglądanie podpisów elektronicznych System SJO umożliwia również wyświetlenie szczegółów certyfikatu (informacje o właścicielu certyfikatu, urzędzie przyznającym certyfikat i dacie ważności), który został użyty przy składaniu podpisu elektronicznego. Aby wyświetlić szczegóły certyfikatu należy wejść do sprawozdania i w sekcji Podpis elektroniczny zaznaczyć dany certyfikat, a następnie wybrać przycisk Certyfikat (rys. 92). Rysunek 93. Okno Podpisu elektronicznego W nowym oknie użytkownik może odczytać informacje ogólne oraz szczegóły dotyczące wybranego certyfikatu. W przypadku, kiedy po wprowadzeniu dokumentu nie doszło do automatycznej weryfikacji złożonego podpisu, można wymusić proces weryfikacji poprzez przycisk Weryfikuj dostępny w sekcji Podpis elektroniczny (rys. 93). Rysunek 94. Sekcja Podpis elektronicznego przed weryfikacją Po uruchomieniu weryfikacji, po chwili pojawi się komunikat, a wpis ze złożonym podpisem zmieni kolor na zielony (rys. 94). Rysunek 95. Sekcja Podpis elektronicznego po weryfikacji SJO BeSTi@ Strona 66 z 103

67 4.8. Portal do weryfikacji podpisów cyfrowych W celu weryfikacji podpisów cyfrowych dołączonych do pliku XML zawierającego sprawozdanie, należy wejść na portal weryfikujący (rys. 95), do którego odnośnik znajduję się na stronie Rysunek 96. Portal weryfikujący W celu wysłania pliku do weryfikacji trzeba wskazać plik poprzez przycisk Wybierz plik w nowym oknie skazać dany plik, a następnie przesłać do portalu poprzez Wyślij. Po chwili powinien pojawić się wynik weryfikacji (rys. 96). Rysunek 97. Wynik weryfikacji Oprócz informacji ogólnych podpisu elektronicznych, po kliknięciu w Pokaż szczegóły, zostaną wyświetlone parametry szczegółowe podpisu (rys. 97). SJO BeSTi@ Strona 67 z 103

68 Rysunek 98. Szczegóły podpisu Istnieje także możliwość rozdzielenia podpisu i dokumentu podpisywanego, a następnie ich pobranie w formie plików XML spakowanych do pliku archiwum ZIP. W tym celu należy kliknąć w przycisk pobierz, dostępny w szczegółach weryfikacji Przekazywanie sprawozdań do JST Po wprowadzeniu danych do sprawozdań, ich weryfikacji i zatwierdzeniu oraz ewentualnym elektronicznym podpisaniu przez skarbnika/głównego księgowego i kierownika jednostki, można przystąpić do przekazania dokumentów do jednostki samorządu terytorialnego. W tym celu na drzewie Sprawozdań należy kliknąć na dany okres sprawozdawczy lub kategorię Sprawozdania jednostkowe i z menu Plik wybrać Eksport do pliku XML i dalej jedną z dwóch możliwości Wszystkie sprawozdania lub Zaznaczone sprawozdania (rys. 98). Rysunek 99. Okno Eksportu do pliku XML Pierwsza z opcji spowoduje wyeksportowanie do pliku wszystkich sprawozdań znajdujących się w danym okresie sprawozdawczym. Druga z opcji pozwala na eksport wybranych sprawozdań. Wybór kilku sprawozdań z listy odbywa się przy użyciu klawiszy SHIFT lub CTRL zgodnie z konwencją obowiązującą w systemach typu MS Windows. SJO BeSTi@ Strona 68 z 103

69 W kolejnym kroku należy podać nazwę pliku, do którego zostaną zapisane sprawozdania oraz określić miejsce na dysku (katalog), do którego zostanie zapisany plik (rys. 99). Rysunek 100. Okno wyboru katalogu do zapisania pliku XML Tak przygotowany plik można przekazać do jednostki samorządu terytorialnego (np. pocztą elektroniczną) Sprawdzanie zawartości pliku XML Po przygotowaniu pliku ze sprawozdaniami dla macierzystej jednostki samorządu terytorialnego użytkownik ma możliwość sprawdzenia zawartości tego pliku. W celu sprawdzenia zawartości pliku należy na drzewie modułu Sprawozdania wybrać okres sprawozdawczy a następnie z menu Plik wybrać funkcję Sprawdź zawartość pliku XML (rys. 100). SJO BeSTi@ Strona 69 z 103

70 Rysunek 101. Okno Sprawdź zawartość pliku XML W kolejnym kroku należy wskazać plik ze sprawozdaniami. Po wyborze pliku zostanie wyświetlony ekran informujący o okresie sprawozdawczym, jednostce organizacyjnej, która sporządziła sprawozdania oraz lista sprawozdań zawartych w pliku (rys. 101). Rysunek 102. Okno listy sprawozdań zawartych w pliku XML Funkcję tę można wykorzystać również do sprawdzenia pliku XML utworzonego w systemie FK, który ma zostać wczytany do SJO BeSTi@. SJO BeSTi@ Strona 70 z 103

71 4.11. Korygowanie sprawozdań i bilansów Korekta sprawozdania o statusie odwracalnym Aby dokonać korekty sprawozdania (bilansu), które ma status Zaakceptowane należy otworzyć sprawozdanie, a następnie odznaczyć status Zaakceptowane tak, aby możliwa była edycja sprawozdania (rys. 102). Rysunek 103. Okno sekcji Statusy Następnie można przejść do zakładki Pozycje i skorygować wprowadzone do sprawozdania dane. Po dokonanych poprawkach należy zmienić kolejne statusy sprawozdania aż do Zatwierdzone oraz zapisać wprowadzone zmiany do bazy używając przycisku Zapisz i zamknij. Od tej chwili sprawozdanie jest gotowe do przekazania do JST Korekta sprawozdania o statusie Zatwierdzone Po ustawieniu statusu sprawozdania (lub bilansu) na Zatwierdzone i przekazaniu sprawozdań (bilansów) do jednostki samorządu terytorialnego użytkownik ma możliwość dokonania korekty sprawozdania. Korekta sprawozdania jest możliwa w przypadku, gdy sprawozdanie w wersji pierwotnej ma status Zatwierdzone. Aby skorygować sprawozdanie należy je otworzyć, a następnie wybrać opcję Koryguj z górnego paska narzędzi. Wówczas zmieni się wersja sprawozdania z Pierwotnej na Korektę nr 1 (rys. 103). Aby poprawić błędy należy przejść do zakładki Pozycje. SJO BeSTi@ Strona 71 z 103

72 Rysunek 104. Okno Korekty sprawozdania Po dokonanych poprawkach należy zmienić kolejne statusy sprawozdania aż do Zatwierdzone oraz zapisać wprowadzone zmiany do bazy używając przycisku Zapisz i zamknij. Od tej chwili korekta sprawozdania jest gotowa do przekazania do JST. Przekazanie korekty sprawozdania odbywa się tak, jak przekazanie sprawozdań. Korekta bilansu odbywa się w podobny sposób jak opisana powyżej metoda korygowania sprawozdań. W celu wyświetlenia różnic pomiędzy sprawozdaniem Pierwotnym a Korektą należy wybrać z paska narzędzi rozwijalne menu przy przycisku Podgląd wydruku i wybrać opcję Różnice np. Rb-27s (rys. 104). Rysunek 105. Wybór opcji Różnice Wówczas w oknie środkowym zostanie wyświetlony formularz sprawozdania zawierający różnicę pomiędzy wersjami sprawozdań. SJO BeSTi@ Strona 72 z 103

73 4.12. Sytuacje wyjątkowe Usuwanie pojedynczego sprawozdania W celu usunięcia sprawozdania (np. niepotrzebnie utworzonej korekty) należy na liście sprawozdań w oknie środkowym zaznaczyć wiersz z danym sprawozdaniem a następnie z górnego paska narzędzi (lub w dolnej części okna środkowego) wybrać przycisk Usuń (rys. 105). Rysunek 106. Usuwanie sprawozdania W kolejnym kroku zostanie wyświetlone okno komunikatu z prośbą o potwierdzenie zamiaru usunięcia sprawozdania (rys. 106). Rysunek 107. Okno komunikatu Uzupełnienie listy sprawozdań W przypadku, gdy sprawozdanie zostało usunięte z listy sprawozdań lub została dodana do obsługi nowa jednostka (np. rachunek dochodów własnych) należy wygenerować brakujące sprawozdania. SJO BeSTi@ Strona 73 z 103

74 W celu uzupełnienia listy sprawozdań należy w lewym oknie systemu wybrać dany okres sprawozdawczy (np. I kwartał) i z menu kontekstowego (znajdującego się pod prawym klawiszem myszy) wybrać opcję Uzupełnij sprawozdania (rys. 107). Rysunek 108. Menu kontekstowe Uzupełnij sprawozdania Wówczas system rozpocznie proces generowania nagłówków brakujących sprawozdań (rys. 108). Rysunek 109. Generowanie sprawozdań Usuwanie okresów sprawozdawczych Użytkownik, oprócz dodawania okresów sprawozdawczych ma również możliwość ich usuwania. Aby usunąć okres sprawozdawczy należy kliknąć prawym klawiszem myszy na drzewie na kategorii Wszystko, a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Lista okresów sprawozdawczych (rys. 109). Funkcja ta jest dostępna także w menu w dolnej części okna, bezpośrednio pod drzewem modułu. Rysunek 110. Menu kontekstowe pod prawym przyciskiem myszy. W oknie środkowym pojawi się lista okresów sprawozdawczych (rys. 110). SJO BeSTi@ Strona 74 z 103

75 Rysunek 111. Lista okresów sprawozdawczych Aby usunąć istniejący okres sprawozdawczy, należy zaznaczyć na liście okres sprawozdawczy, który ma zostać usunięty, a następnie kliknąć na przycisk Usuń na pasku narzędzi albo w dolnej części listy okresów. Wówczas wyświetli się okno komunikatu (rys. 111) z informacją o utracie wszystkich sprawozdań w tym okresie. Rysunek 112. Okno komunikatu W kolejnym kroku użytkownik musi potwierdzić bądź odrzucić zamiar usunięcia okresu sprawozdawczego wybierając odpowiednio przycisk Tak lub Nie (rys. 112). Rysunek 113. Okno komunikatu SJO BeSTi@ Strona 75 z 103

76 5. Moduł Raporty 5.1. Funkcje modułu Raporty Moduł Raporty służy do prezentowania danych zebranych w systemie SJO BeSTi@ w zdefiniowanym uprzednio układzie graficznym. Pozwala również na samodzielne modyfikacje raportów poprzez zmiany szablonu, jak i tworzenie nowych, wzorcowych układów danych. Raporty mogą być przedstawione w formie tabeli, dokumentu pozwalającego na wstawianie nagłówków czy też grup, kostki OLAP oraz zwykłego dokumentu, w którym znajdą się tylko wybrane informacje. Formę raportu należy dobrać w zależności od typu raportu oraz rodzaju danych, które mają się na nim znaleźć. Raporty można importować i eksportować w postaci pliku o rozszerzeniu RML Zasady pracy w ramach modułu Aby uruchomić moduł, należy kliknąć na pasek Raporty w lewym oknie programu. W górnej części okna wyświetli się układ raportów w postaci drzewa (rys. 113). Rysunek 114. Drzewo Raporty w lewym oknie programu Praca w module przebiega w nieco odmienny sposób, aniżeli w pozostałych modułach programu. Edycja danych odbywa się w graficznym oknie edycji raportu oraz w edytorze danych SQL. Wygenerowane dane są przedstawiane w oknie Raport-prezentacja, skąd SJO BeSTi@ Strona 76 z 103

77 mogą zostać wydrukowane, albo wyeksportowane do pliku tekstowego (TXT, PDF, HTML, RTF), graficznego lub arkusza kalkulacyjnego. Budowa okna prezentacji raportu jest podobna do okna Podgląd wydruku (zob. podrozdział Podgląd wydruku). Raporty systemowe są to inaczej podglądy wydruku i nie mogą być uruchamiane z poziomu modułu Raporty, ponieważ wymagają dodatkowych parametrów, które są pobierane podczas wydruku z poziomu sprawozdań lub planów finansowych Operacje na raportach Na drzewie nawigacyjnym z listą raportów dostępne jest menu kontekstowe, pozwalające na dokonywanie operacji na raportach. Zawartość menu jest różna w zależności od tego, czy menu zostało otwarte po zaznaczeniu całej gałęzi raportów czy pojedynczego raportu Operacje na grupach raportów Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na gałęzi raportu w lewym oknie programu, zostanie wyświetlone menu kontekstowe z dodatkowymi opcjami (rys. 114): Dodaj grupę tworzy na zaznaczonej gałęzi nową gałąź - grupę raportów, Zmień nazwę zmienia nazwę zaznaczonej gałęzi drzewa nawigacyjnego, Usuń grupę usuwa wskazaną gałąź drzewa, Dodaj raport przechodzi do tworzenia nowego raportu za pomocą specjalnego edytora, Wczytaj raport z pliku umożliwia zaimportowanie pliku raportu w formacie RML; jeżeli w grupie istnieje raport o tej samej nazwie, co importowany, to zostanie on nadpisany, Wczytaj raport z pliku jako nowy umożliwia zaimportowanie pliku raportu w formacie RML; niezależnie od tego, czy w grupie istnieje raport o tej samej nazwie, co importowany, utworzony zostanie nowy raport. Rysunek 115. Okno menu kontekstowego grupy raportów SJO BeSTi@ Strona 77 z 103

78 Operacje na pojedynczym raporcie Po kliknięciu prawym klawiszem myszy na raporcie w drzewie w lewym oknie programu, zostanie wyświetlone menu kontekstowe zawierające dodatkowe opcje (rys. 115): Pokaż rozwija menu z wyborem utworzonych wersji raportu; otwiera okno raportu z wygenerowanymi danymi, Edytuj pozwala przejść do edycji bieżącego raportu lub jednej z jego kolejnych wersji; edycja raportu przebiega w sposób analogiczny, jak tworzenie nowego raportu, Edytuj bieżący pozwala przejść do edycji bieżącego raportu; edycja raportu przebiega w sposób analogiczny, jak tworzenie nowego raportu, Usuń usuwa wskazany raport, Usuń wersję usuwa wybraną wersję raportu, Status raportu umożliwia określenie statusu wskazanego raportu, Zapisz do pliku zapisuje raport do wskazanego pliku w formacie RML, Kopiuj raport otwiera okno edytora ze skopiowanymi wartościami ze wskazanego raportu, Uprawnienia otwiera w oknie środkowym listę użytkowników, dla których można zdefiniować osobne uprawnienia do pracy z raportem Rysunek 116. Okno menu kontekstowego pojedynczego raportu SJO BeSTi@ Strona 78 z 103

79 5.4. Generowanie raportu Raporty systemowe są to inaczej podglądy wydruku i nie mogą być uruchamiane z poziomu modułu Raporty, ponieważ wymagają dodatkowych parametrów, które są pobierane podczas wydruku z poziomu sprawozdań lub uchwał. Aby wygenerować raport w oparciu o gotowy szablon raportu, należy kliknąć dwukrotnie myszką na jednym z raportów, znajdujących się na drzewie nawigacyjnym w module Raporty. W oknie środkowym pojawi się formularz wpisywania parametrów, które są pomocne w tworzeniu raportu (rys. 116). Parametrami mogą być daty, rodzaje sprawozdań, szczegółowość, tytuł, opis itd. Rysunek 117. Definiowanie parametrów dla raportu Wykaz sprawozdań Po wpisaniu parametrów do formularza należy kliknąć na przycisk OK, który znajduje się w dolnej części okna. Wtedy program wygeneruje raport w oparciu o wskazany szablon (rys. 117). Wygenerowane dane można następne wydrukować albo wyeksportować do pliku graficznego, tekstowego lub arkusza kalkulacyjnego. Okno podglądu raportu posiada pasek narzędzi z szeregiem dodatkowych opcji, które zostały opisane w podrozdziale Podgląd wydruku. Rysunek 118. Wygenerowany raport Wykaz sprawozdań SJO BeSTi@ Strona 79 z 103

80 6. Współpraca z systemem BeSTi@ oraz innymi systemami System SJO BeSTi@ współpracuje z systemem BeSTi@ (działającym w macierzystej JST) w zakresie wymiany danych dotyczących następujących obszarów: Inicjacja jednostki organizacyjnej system BeSTi@ umożliwia wyeksportowanie do pliku XML informacji dotyczących jednostek organizacyjnych natomiast system SJO BeSTi@ umożliwia import pliku XML. Plik XML z informacją o jednostce organizacyjnej jest niezbędny do rozpoczęcia pracy w systemie SJO BeSTi@. Aktualizacja słownika klasyfikacji budżetowej system BeSTi@ umożliwia wyeksportowanie do pliku XML informacji dotyczących słownika klasyfikacji budżetowej natomiast system SJO BeSTi@ umożliwia import pliku XML. Aktualizacja słownika reguł kontrolnych system BeSTi@ umożliwia wyeksportowanie do pliku XML informacji dotyczących słownika reguł kontrolnych natomiast system SJO BeSTi@ umożliwia import pliku XML. Przekazywanie z SJO BeSTi@ do BeSTi@ sprawozdań jednostkowych system SJO BeSTi@ umożliwia wyeksportowanie sporządzonych sprawozdań jednostkowych do pliku XML, natomiast system BeSTi@ umożliwia import danych sprawozdawczych z pliku XML. Inicjalizacja roku budżetowego wraz z określeniem szczegółowości w załącznikach do planów finansowych system BeSTi@ umożliwia wyeksportowanie do pliku danych niezbędnych do zainicjowania nowego roku budżetowego w systemie SJO BeSTi@ wraz z określeniem szczegółowości załączników do planów finansowych. Dane te eksportowane są do pliku XML. W systemie SJO BeSTi@ istnieje możliwość importu pliku XML. Wczytanie w systemie SJO BeSTi@ pliku z inicjacją roku budżetowego jest warunkiem rozpoczęcia pracy z planami finansowymi. Obustronna wymiana planów finansowych system SJO BeSTi@ umożliwia eksport sporządzonych planów finansowych do pliku XML, które później mogą być zaimportowane do systemu BeSTi@ w macierzystej JST. Dodatkowo do systemu SJO BeSTi@ można zaimportować plany finansowe sporządzone w macierzystej JST w systemie BeSTi@. Kierunek, format i zakres wymiany danych przedstawia poniższa tabela i schemat. SJO BeSTi@ Strona 80 z 103

81 System źródłowy / docelowy i zakres danych Format wejścia SJO BeSTi@ Format wyjścia SJO BeSTi@ BeSTi@ - sprawozdania - plik XML BeSTi@ - plany finansowe plik XML plik XML BeSTi@ - słowniki plik XML - Systemy zewnętrzne sprawozdania plik XML - Rysunek 119. Format i zakres wymiany danych systemu SJO BeSTi@ Sprawozdania, Plany finansowe XML BeSTi@ Słowniki, Plany finansowe SJO BeSTi@ Sprawozdania XML Systemy zewnętrzne XML JST JO Rysunek Kierunek i zakres wymiany danych systemu SJO BeSTi@ System SJO BeSTi@ umożliwia import danych z następujących systemów: Systemy finansowo-księgowe użytkowane w JO, Systemy sprawozdawcze użytkowane w JO, Inne systemy, które będą obsługiwać eksport danych w formacie obsługiwanym przez SJO BeSTi@ udostępnionym przez Wykonawcę. Dane z powyższych systemów będą mogły zostać poprawnie zaimportowane do SJO BeSTi@ pod warunkiem, że systemy te będą poprawnie obsługiwały format wymiany danych udostępniony Beneficjentowi przez Wykonawcę. Format wymiany danych zostanie zatwierdzony oraz następnie opublikowany przez Beneficjenta na stronie BIP. SJO BeSTi@ Strona 81 z 103

82 SJO Strona 82 z 103

83 7. Konspekty 7.1. Sprawozdania i bilanse Jak dodać nowy okres sprawozdawczy? 1. Uruchom moduł Sprawozdania 2. Kliknij w kategorię Wszystko 3. Z menu kontekstowego lub z odnośnika pod drzewem wybierz Lista okresów sprawozdawczych 4. W nowo otwartym oknie z listą okresów sprawozdawczych kliknij przycisk Nowy 5. W następnym nowym oknie wybierz Rok i Okres, który chcesz dodać np i I kwartał 6. Kliknij Zapisz i zamknij 7. System wykona automatyczną kopię bazy danych 8. Utworzony okres sprawozdawczy będzie widoczny na drzewie modułu Sprawozdania i będzie zawierał wykaz sprawozdań do sporządzenia w danym okresie SJO BeSTi@ Strona 83 z 103

84 Jak otworzyć sprawozdanie do edycji? 1. Uruchom moduł Sprawozdania 2. Rozwiń gałąź Wszystko, Rok i Okres 3. Wybierz paczkę Sprawozdania jednostkowe 4. W oknie środkowym wybierz konkretne sprawozdanie (np. Rb-27S) i kliknij Otwórz Jak ręcznie wprowadzić dane do sprawozdań? 1. Otwórz sprawozdanie do edycji 2. W oknie sprawozdania wybierz zakładkę Pozycje 3. Wprowadź dane (wprowadzanie danych odbywa się poprzez wybór pozycji z rozwijalnej listy lub też poprzez wpisanie wielkości ręcznie) 4. Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknij Zapisz i Zamknij 5. Program powróci do Listy sprawozdań Jak zaimportować dane do sprawozdań z pliku XML? 1. Otwórz sprawozdanie do edycji SJO BeSTi@ Strona 84 z 103

85 2. Z górnego menu Plik wybierz opcję Importuj z pliku XML 3. Wskaż na dysku lokalizację pliku XML i kliknij Otwórz 4. Program zaimportuje wszystkie dane z pliku 5. Aby zachować zaimportowane dane kliknij Zapisz i zamknij 6. Program powróci do Listy sprawozdań Jak zweryfikować sprawozdanie? 1. Otwórz sprawozdanie do edycji 2. Z górnego paska narządzi wybierz Weryfikuj 3. W sekcji Błędy i ostrzeżenia wyświetlone zostaną informacje o ewentualnych błędach w sprawozdaniu SJO BeSTi@ Strona 85 z 103

86 4. W zakładce Pozycje błędna pozycja zostanie podświetlona na czerwono 5. W celu wyświetlenia tylko wierszy zawierających błędy wybierz Wszystkie wiersze a następnie Wszystkie błędy Popraw ewentualne błędy i zapisz dane klikając Zapisz i zamknij Jak ustawić status Zatwierdzone w sprawozdaniu? 1. Otwórz sprawozdanie do edycji 2. W sekcji Statusy zaznacz status Zaakceptowane a następnie Zatwierdzone 3. Program wyświetli komunikat o konieczności zweryfikowania sprawozdania 4. System wygeneruje Znacznik sprawozdania 5. Zatwierdź zmiany klikając Zapisz i zamknij 6. Program powróci do Listy sprawozdań Jak przekazać wszystkie dane sprawozdawcze do JST? 1. Uruchom moduł Sprawozdania 2. Rozwiń na drzewie gałąź Wszystko, Rok i Okres SJO BeSTi@ Strona 86 z 103

87 3. Przejdź do kategorii Sprawozdania jednostkowe 4. Z górnego menu Plik wybierz opcję Eksport do pliku XML 5. Wybierz opcję Wszystkie sprawozdania 6. Wskaż miejsce na dysku, w którym zostanie zapisany plik z danymi sprawozdawczymi i kliknij Zapisz 7. System SJO BeSTi@ podpowie nazwę pliku 8. Tak utworzony plik należy przekazać do JST za pomocą np. dyskietki, poczty elektronicznej, płyty CD Jak przekazać wybrane dane sprawozdawcze do JST? 1. Uruchom moduł Sprawozdania 2. Rozwiń na drzewie gałąź Wszystko, Rok i Okres 3. Przejdź do kategorii Sprawozdania jednostkowe SJO BeSTi@ Strona 87 z 103

88 4. W oknie środkowym na Liście sprawozdań zaznacz sprawozdania, które mają być przekazane do JST 5. Z górnego menu Plik wybierz opcję Eksport do pliku XML 6. Wybierz opcję Zaznaczone sprawozdania 7. Wskaż miejsce na dysku, w którym zostanie zapisany plik z danymi sprawozdawczymi i kliknij Zapisz 8. System SJO BeSTi@ podpowie nazwę pliku 9. Tak utworzony plik należy przekazać do JST za pomocą np. dyskietki, poczty elektronicznej, płyty CD Jak sporządzić korektę sprawozdania (bilansu)? 1. Otwórz do edycji sprawozdanie (bilans) przeznaczone do skorygowania Sprawozdanie musi mieć status Zatwierdzone 2. W górnym pasku narzędzi kliknij Koryguj 3. W nowo otwartym oknie w zakładce Nagłówek w polu Wersja pojawi się numer kolejny korekty 4. Przejdź do zakładki Pozycje i skoryguj błędne pozycje SJO BeSTi@ Strona 88 z 103

89 5. Zapisz zmiany klikając Zapisz i zamknij 6. Program powróci do Listy sprawozdań 7. Skorygowane sprawozdanie będzie oznaczone na liście sprawozdań znakiem W jaki sposób można sprawdzić różnice pomiędzy korektą sprawozdania a jego wersją poprzednią? 1. Zaznacz na liście sprawozdań sprawozdanie z korektą (oznaczone z lewej strony znakiem + 2. W górnym pasku narzędzi rozwiń listę przy przycisku Podgląd wydruku a następnie wybierz opcję Różnice Rb-X (gdzie Rb-X oznacza odpowiedni symbol sprawozdania, z zależności od tego jakie sprawozdanie zostało wybrane) 3. System wyświetli raport zawierający różnice pomiędzy wersjami sprawozdania W jaki sposób można uzupełnić listę sprawozdań? 1. Uruchom moduł Sprawozdania 2. Rozwiń gałąź Wszystko i Rok 3. Zaznacz Okres sprawozdawczy, w którym lista sprawozdań jest niekompletna 4. Z menu kontekstowego lub z odnośnika pod oknem modułu wybierz Uzupełnij sprawozdania SJO BeSTi@ Strona 89 z 103

90 5. Program wyświetli pasek postępu generowania listy sprawozdań 6. Brakujące sprawozdania zostaną dodane do Listy sprawozdań Jak dodać sprawozdanie Rb-27ZZ, Rb-50 lub Rb-ZN? 1. Uruchom moduł Sprawozdania 2. Rozwiń gałąź Wszystko, Rok i kwartalny Okres sprawozdawczy 3. Wybierz kategorię Sprawozdania jednostkowe 4. W oknie środkowym wybierz rozwijalną listę przy przycisku Nowy 5. Z listy wybierz sprawozdanie Rb-27ZZ, Rb-50D/W lub Rb-ZN 6. W nowo otwartym oknie w zakładce Nagłówek wybierz Jednostkę i Dysponenta środków 7. Przejdź do zakładki Pozycje i wprowadź dane do sprawozdania 8. Po wprowadzenia wszystkich danych do sprawozdania kliknij Zapisz i zamknij 9. Program powróci do Listy sprawozdań Jak wprowadzić bilans jednostkowy? 1. Uruchom moduł Sprawozdania SJO BeSTi@ Strona 90 z 103

91 2. Rozwiń gałąź Wszystko, Rok i IV Kwartał 3. Wybierz kategorię Bilanse jednostkowe 4. W oknie środkowym z Listy sprawozdań wybierz Bilans jednostkowy (B-Jed) 5. Kliknij Otwórz 6. W nowo otwartym oknie wybierz odpowiednią zakładkę Aktywa, Pasywa, Informacje i wprowadź dane 7. Wprowadzanie danych odbywa się poprzez ręczne wprowadzanie danych 8. Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknij Zapisz i zamknij 9. Program powróci do Listy sprawozdań Jak wprowadzić Rachunek zysków i strat? 1. Uruchom moduł Sprawozdania 2. Rozwiń gałąź Wszystko, Rok i IV Kwartał 3. Wybierz kategorię Bilanse jednostkowe 4. W oknie środkowym z Listy sprawozdań wybierz Rachunek zysków i strat (F-Rzs) 5. Kliknij Otwórz 6. W nowo otwartym oknie wybierz zakładkę Pozycje i wprowadź dane 7. Wprowadzanie danych odbywa się poprzez ręczne wprowadzanie danych 8. Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknij Zapisz i zamknij SJO BeSTi@ Strona 91 z 103

92 9. Program powróci do Listy sprawozdań Jak wprowadzić Zestawienie zmian w funduszu? 1. Uruchom moduł Sprawozdania 2. Rozwiń gałąź Wszystko, Rok i IV Kwartał 3. Wybierz kategorię Bilanse jednostkowe 4. W oknie środkowym z Listy sprawozdań wybierz Zestawienie zmian w funduszu (F-Zzf) 5. Kliknij Otwórz 6. W nowo otwartym oknie wybierz zakładkę Pozycje i wprowadź dane 7. Wprowadzanie danych odbywa się poprzez ręczne wprowadzanie danych 8. Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknij Zapisz i zamknij 9. Program powróci do Listy sprawozdań Jak usunąć sprawozdanie/bilans? 1. Uruchom moduł Sprawozdania 2. Rozwiń gałąź Wszystko, Rok i Kwartał SJO BeSTi@ Strona 92 z 103

93 3. Wybierz kategorię Sprawozdania jednostkowe (Bilanse jednostkowe) 4. W oknie środkowym zaznacz na liście sprawozdanie, które ma zostać usunięte 5. Kliknij Usuń 6. Potwierdź chęć usunięcia sprawozdania klikając Tak Jak usunąć okres sprawozdawczy? 1. Uruchom moduł Sprawozdania 2. Kliknij w kategorię Wszystko 3. Z menu kontekstowego lub z odnośnika pod drzewem wybierz Lista okresów sprawozdawczych SJO BeSTi@ Strona 93 z 103

94 4. W nowo otwartym oknie z listą okresów sprawozdawczych wybierz okres,który chcesz usunąć Uwaga! Usuwać można tylko ostatni okres sprawozdawczy. Nie można usuwać okresów ze środka. Usunięcie okresu sprawozdawczego spowoduje utratę wszystkich sprawozdań w tym okresie (nawet jeżeli były podpisane podpisem elektronicznym) 5. Potwierdź komunikat ostrzegający klikając OK 6. Potwierdź chęć usunięcia okresu sprawozdawczego klikając OK 7.2. Plany Finansowe Jak dodać nowy rok budżetowy? 1. Uruchom moduł Uchwały 2. Wybierz kategorię Budżet SJO BeSTi@ Strona 94 z 103

95 3. Z górnego menu Plik lub z odnośnika pod oknem modułu wybierz opcję Importuj rok z pliku XML Plik XML z nowym rokiem budżetowym przygotowany jest przez macierzystą JST 4. Wskaż miejsce na dysku, gdzie zapisany jest plik XML z nowym rokiem budżetowym i wybierz Otwórz 5. Program wyświetli komunikat z informacją zaimportowanych elementach 6. Zamknij okno importu Uwaga! Wraz z importem roku budżetowego importowany jest również układ dokumentów planistycznych Jak zaimportować nowy układ dokumentów planistycznych? 1. Uruchom moduł Uchwały 2. Wybierz kategorię Budżet 3. Z górnego menu Plik lub z odnośnika pod oknem modułu wybierz opcję Importuj rok budżetowy z pliku XML Plik XML z nowym układem dokumentów planistycznych przygotowany jest przez macierzystą JST SJO BeSTi@ Strona 95 z 103

96 4. Wskaż miejsce na dysku, gdzie zapisany jest plik XML z nowym układem dokumentów planistycznych i wybierz Otwórz 5. Program wyświetli komunikat z informacją zaimportowanych elementach 6. Zamknij okno importu Jak dodać nowy Plan finansowy? 1. Uruchom moduł Uchwały 2. Rozwiń gałąź Budżet i Rok 3. Wybierz kategorię Plany finansowe 4. W oknie środkowym wybierz Nowy a następnie Plan finansowy 5. W nowo otwartym oknie uzupełnij informacje dotyczące Jednostki, Nr dokumentu, daty podjęcia i daty wejścia w życie oraz Organu SJO BeSTi@ Strona 96 z 103

97 6. W sekcji Załączniki zaznacz załączniki, które wystąpią w dokumencie 7. Kliknij Zapisz i zamknij aby zapisać wprowadzone informacje Jak wprowadzić dane do załączników do planu finansowego? 1. Uruchom moduł Uchwały 2. Rozwiń gałąź Budżet i Rok 3. Wybierz kategorię Plany finansowe 4. W oknie środkowym wybierz z Listy planów finansowych konkretny plan finansowy i kliknij Otwórz SJO BeSTi@ Strona 97 z 103

98 5. Z górnego paska narzędzi wybierz Przejdź do załącznika a następnie wybierz załącznik 6. Wprowadź ręcznie dane do załącznika 7. Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknij Zapisz i zamknij 8. Program powróci do okna Planu finansowego Jak zaimportować plan finansowy? 1. Uruchom moduł Uchwały 2. Rozwiń gałąź Budżet i Rok 3. Wybierz kategorię Plany finansowe SJO BeSTi@ Strona 98 z 103

99 4. Z górnego menu Plik wybierz opcję Importuj dokument z pliku XML Plik XML z planem finansowym przygotowany jest przez macierzystą JST 5. Wskaż miejsce na dysku, w którym zapisany jest plik XML z planem finansowym i wybierz Otwórz 6. Program zaimportuje wszystkie dane z pliku 7. Zamknij okno importu danych 8. Program powróci do Listy planów finansowych Jak przekazać dane planistyczne jednostki organizacyjnej do macierzystej JST? 1. Uruchom moduł Uchwały 2. Rozwiń gałąź Budżet i Rok 3. Wybierz kategorię Plany finansowe 4. W oknie środkowym zaznacz na liście planów finansowych plan, który ma być przekazany do macierzystej JST SJO BeSTi@ Strona 99 z 103

100 5. Z górnego menu Plik wybierz opcję Eksportuj dokument do pliku XML 6. Wskaż miejsce na dysku, w którym zostanie zapisany plik z planem finansowym i wybierz Zapisz 7. Zamknij okno eksportu 8. Program powróci do Listy planów finansowych Tak przygotowany plik z planem finansowym należy przekazać do JST za pomocą np. dyskietki, poczty elektronicznej, płyty CD Uwaga! Plany finansowe należy eksportować pojedynczo 7.3. Słowniki Jak zaktualizować słownik klasyfikacji budżetowej? 1. Uruchom moduł Administracja SJO BeSTi@ Strona 100 z 103

101 2. Wybierz gałąź Klasyfikacja 3. Z górnego menu Plik wybierz opcję Importuj z pliku XML Plik XML jest przygotowany przez macierzystą JST 4. Wskaż miejsce na dysku, w którym znajduje się plik XML z aktualizacja słownika klasyfikacji 5. Wybierz Otwórz 6. Program wczyta i zaktualizuje słownik klasyfikacji budżetowej 7. Zamknij okno importu danych Jak zaktualizować słownik reguł kontrolnych? 1. Uruchom moduł Administracja 2. Wybierz gałąź Reguły kontrolne SJO BeSTi@ Strona 101 z 103

102 3. Z górnego menu Plik wybierz opcję Importuj z pliku XML Plik XML jest przygotowany przez macierzystą JST 4. Wskaż miejsce na dysku, w którym znajduje się plik XML z aktualizacja słownika reguł kontrolnych i wybierz Otwórz 5. Program wczyta i zaktualizuje słownik klasyfikacji budżetowej 6. Zamknij okno importu danych Jak dodać nową jednostkę organizacyjną? 1. Uruchom moduł Administracja 2. Wybierz gałąź Jednostki SJO BeSTi@ Strona 102 z 103

103 3. Z górnego menu Plik wybierz opcję Import z pliku XML Plik XML z danymi nowej jednostki organizacyjnej przygotowany jest przez macierzystą JST 4. Wskaz na dysku miejsce, w którym jest zapisany plik XML z nowa jednostką organizacyjną i wybierz Otwórz 5. Program zaimportuje dane dotyczące nowej jednostko organizacyjnej 6. Zamknij okno importu 7. Program powróci do Listy jednostek SJO BeSTi@ Strona 103 z 103