Raport z badania Deloitte oraz KDF Dialog Grudzień Usprawnianie procesów finansowoksięgowych. kosztów w firmach Badanie

Transkrypt

1 Raport z badania Deloitte oraz KDF Dialog Grudzień 2010 Usprawnianie procesów finansowoksięgowych i zmniejszanie ich kosztów w firmach Badanie

2 Spis treści Wprowadzenie 3 Streszczenie 4 Czasochłonne wymogi dokumentacyjne 5 Stosowane i pożądane usprawnienia w działach finansowo-księgowych 9 Obawy przed wdrożeniem systemu IT do automatycznego wyliczania podatków 11 Cel i metodologia badania 13 Kontakt 14

3 Wprowadzenie Szanowni Państwo, Z przyjemnością oddajemy w Państwa ręce raport pt. Usprawnianie procesów finansowo-księgowych i zmniejszanie ich kosztów w firmach, przygotowany na podstawie sondy internetowej przez zespół Tax Management Consulting Deloitte oraz Klub Dyrektora Finansowego Dialog. Celem badania było zebranie i zaprezentowanie opinii osób zarządzających departamentami finansowymi w polskich firmach na temat automatyzacji procesów księgowych oraz związanych z nią korzyści i trudności. Sonda została przeprowadzona w grudniu 2010 r. drogą internetowej ankiety wśród 136 osób reprezentujących działy finansowo-księgowe. Wyniki zaprezentowano w formie wykresów pokazujących ilość odpowiedzi respondentów oddanych na konkretne zamknięte pytania z możliwością wyboru dwóch opcji. Rezultaty zostały w treści raportu skomentowane przez ekspertów Deloitte zajmujących się profesjonalnie zagadnieniem automatyzacji procesów księgowych. Naszym zdaniem optymalne funkcjonowanie działów finansowo-księgowych nie tylko pozytywnie wpływa na wynik finansowy firmy, ale też zapewnia minimalizację ryzyk w działalności podmiotów gospodarczych. Optymalizacja kosztowa funkcjonowania, jaką daje automatyzacja, pozwala nie tylko wzmocnić pozycję konkurencyjną firmy, ale też w czasach niepewności gospodarczej daje możliwość lepszego alokowania oszczędności pieniężnych a także lepszego wykorzystania nadwyżki czasu, np. poświęcając go na działania o charakterze bardziej planistycznym i koncepcyjnym niż jedynie operacyjnym. Chcieliśmy niniejszą sondą potwierdzić zbieżność naszego myślenia i postrzegania procesów w firmach z właścicielami i jednocześnie adresatami tych procesów. Mamy nadzieję, że wyniki tego badania będą służyły działom finansowo-księgowym we wdrażaniu narzędzi automatyzacji procesów wewnętrznych wiodących do zarządzania finansami w sposób wykorzystujący najnowsze zdobycze informatyki. Dziękujemy serdecznie wszystkim respondentom badania sondażowego. Przekazane nam Państwa opinie są niezwykle cennym źródłem informacji. Z poważaniem, Krzysztof Moczulski Partner w zespole Tax Management Consulting Deloitte Polska Ernest Frankowski Menedżer w zespole Tax Management Consulting Deloitte Polska Usprawnianie procesów finansowo-księgowych i zmniejszanie ich kosztów w firmach Badanie 3

4 Streszczenie Uwolnić talent i wiedzę dyrektorów finansowych! Patrzę na wyniki tego badania ze smutkiem i goryczą. Czy naprawdę dyrektorzy finansowi powinni mieć tego kalibru zmartwienia, jak te, które wynikają z badania? Znam osobiście dziesiątki dyrektorów finansowych, mniej więcej co dwa tygodnie spotykam kilkudziesięciu na śniadaniach Klubu Dyrektorów Finansowych Dialog w Warszawie, we Wrocławiu, Krakowie, Katowicach... Znam ich sposób wyrażania myśli i wiem, do których polityków czują niechęć. Ale przede wszystkim znam ich intelekt, kompetencje i wolę tworzenia. Większość dyrektorów finansowych to są wspaniali ludzie, wykształceni i ukształtowani do osiągania ambitnych wyników biznesowych i do odważnych marzeń w sferze osobistych celów. A jaka jest proza ich pracy? Na wielkie i ważne rzeczy mają za mało czasu. Bo muszą zajmować się sprawami nie wnoszącymi wartości biznesowej. Muszą, bo inaczej zostaną ukarani. Wydaje mi się, że każde rozwiązanie, które zdejmuje z CFO (i księgowych też) jakieś rutynowe, administracyjne zadanie, i uwalnia ich umysły do ważnych zadań, jest warte propagowania. Mam nadzieję, że ten raport przyczyni się do tego. Iwona D. Bartczak Klub Dyrektorów Finansowych Dialog Na jesieni 2010 roku zrealizowaliśmy wraz z Deloitte cykl spotkań okołopodatkowych. Właściwie najważniejszy wniosek z tych spotkań podobnie jak z badania omawianego w tym raporcie jest następujący. Wybitne umysły tych zdolnych i twórczych ludzi oraz ich sowicie opłacany czas zajmują zmartwienia administracyjne, związane ze źle działającą strukturą informacyjną przedsiębiorstwa, ewentualnie ze źle zaprojektowanymi (lub spontanicznie przebiegającymi), ubogo zinformatyzowanymi procesami, a w drugiej kolejności problemy związane ze źle skonstruowanym, niejasnym, poddającym się różnym interpretacjom prawem. 4

5 Czasochłonne wymogi dokumentacyjne W pierwszym pytaniu naszego sondażu poprosiliśmy respondentów o wskazanie czynności, które są najbardziej czasochłonne w codziennej pracy działów finansowo-księgowych i jednocześnie nie przedstawiają, w ocenie ankietowanych, adekwatnej do tego czasu wartości dla działalności firmy. Uczestnicy badania wskazali na dwa główne obszary w omawianym zakresie, mianowicie pracochłonną obsługę faktur dokumentujących transakcje dokonywane przez przedsiębiorców, jak również konieczność przygotowywania różnorakiej dokumentacji, przede wszystkim dla celów obowiązkowej sprawozdawczości skierowanej do organów państwa. Jeśli chodzi o obsługę faktur VAT, zdecydowanie najwięcej kłopotów sprawia w praktyce wyjaśnianie pojawiających się na nich błędów oraz wynikające z tego korekty (czynność tą wskazało 60 proc. respondentów). Co ciekawe, także samo generowanie bądź księgowanie poprawnych faktur VAT jest zbyt pracochłonne w ocenie ponad 1/3 ankietowanych. Może to być związane z dużą ilością informacji, które należy umieszczać na fakturach w świetle polskich przepisów podatkowych (formalizm ten jest szczególnie widoczny w przypadku faktur korygujących). Większość z tych danych przedsiębiorcy muszą także wprowadzać częstokroć ręcznie do swoich systemów informatycznych, dla celów m.in. sporządzania szczegółowej ewidencji i deklaracji podatkowych. Właśnie czynności związane z raportowaniem dla organów państwa są drugim obszarem najczęściej wskazywanym przez naszych respondentów. W ocenie przedsiębiorców, działy finansowo-księgowe zmuszone są poświęcać zbyt dużo czasu na przygotowywanie różnorakich rejestrów, raportów, zestawień i deklaracji, w szczególności dla celów rozliczeń podatkowych. Częstokroć, aby tego dokonać, trzeba wpierw skonsolidować dane rozsiane po różnych systemach informatycznych firmy, co także zdaniem prawie jednej czwartej badanych sprawia zbyt duży kłopot. Jeśli chodzi o raportowanie podatkowe, lekarstwem na ww. bolączki może być odpowiednie dostosowanie systemu informatycznego do wymogów podatkowych, bądź też wdrożenie zewnętrznej aplikacji, która zautomatyzuje obliczanie podatków, a także generowanie elektronicznej ewidencji i deklaracji podatkowych. Które z tych czynności w dziale finansowo-księgowym pochłaniają dużo czasu, a nie wnoszą wiele wartości dla biznesu? (proszę wskazać 2 zagadnienia) Obsługa faktur z błędami (np. niezgodne z zamówieniem, źle autoryzowane) Analizy biznesowe 1% Przygotowanie innych dokumentów Planowanie na podatkowe, potrzeby optymalizacja organów państwa, podatków Pozyskiwanie ekspertyzy Wprowadzanie od doradców danych podatkowych z poprawnych lub z innych faktur źródeł Przygotowanie Raportowanie deklaracji podatkowych własnej aktywności (wraz działu z wyliczeniem i poszczególnych podatków) księgowych 2% 2% 5% Zbieranie Przygotowanie danych do analiz dokumentów z rozproszonych na potrzeby partnerów systemów firmy informatycznych (np. banku, giełdy) 10% Przygotowanie dokumentów Zbieranie danych na potrzeby do analiz partnerów z rozproszonych firmy systemów (np. banku, informatycznych giełdy) Raportowanie Przygotowanie własnej aktywności deklaracji podatkowych działu i poszczególnych (wraz z wyliczeniem księgowych podatków) 23% 24% Pozyskiwanie ekspertyzy od doradców Wprowadzanie podatkowych danych lub z poprawnych z innych źródeł faktur Przygotowanie innych dokumentów na potrzeby Planowanie organów państwa, podatkowe, kontrolnych, optymalizacja ubezpieczeniowych, podatków itp. 35% 40% Obsługa faktur z błędami (np. niezgodne z zamówieniem, Analizy źle autoryzowane) biznesowe 60% 0% 20% 40% 60% 80% % respondentów Usprawnianie procesów finansowo-księgowych i zmniejszanie ich kosztów w firmach Badanie 5

6 Ze względu na zbyt duże obciążenie pracami o charakterze formalnotechnicznym, działy finansowe w praktyce nie są w stanie poświęcać procesom strategicznym tak dużo czasu, jak wynikałoby to z hierarchii ich ważności. Okazuje się także, że są czynności, które albo w praktyce nie zajmują zbyt wiele czasu działom finansowoksięgowym, bądź też jeśli już są pracochłonne, to postrzegane są jako wymierna wartość dla firmy. W zgodnej ocenie respondentów, jest to prowadzenie analiz biznesowych oraz planowanie podatkowe, jak również współpraca z zewnętrznymi doradcami. Nie ulega wątpliwości, że działania te należy traktować jako wartościowe dla przedsiębiorców i powinny one stanowić priorytet dla działów finansowo-księgowych. Powstaje jednak uzasadniona obawa, że ze względu na zbyt duże obciążenie wskazanymi wcześniej pracami o charakterze formalno-technicznym, działy finansowe w praktyce nie są w stanie poświęcać procesom strategicznym tak dużo czasu, jak wynikałoby to z hierarchii ich ważności. 6

7 Na co przeznaczyć zaoszczędzony dzięki automatyzacji czas? Jest swoistym paradoksem, że w polskich warunkach systemy IT, które w zamierzeniu mają usprawnić i zautomatyzować działalność firmy, przysparzają księgowości sporo dodatkowej, uciążliwej pracy, koniecznej dla uniknięcia ( systemowych właśnie) ryzyk finansowych czy zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa podatkowego firmy. Istnieje kilka źródeł tego paradoksu, ale głównym winowajcą wydaje się być specyfika polskiego systemu podatkowego: zbyt skomplikowane, zbyt kazuistyczne, nieprzemyślane, wręcz nieżyciowe, a przede wszystkim zbyt często zmieniające się przepisy podatkowe. Uderzają one ze zdwojoną siłą w te firmy, które ze względu na skalę lub profil działalności, nie mogą się obejść bez zaawansowanych rozwiązań informatycznych. Mogliśmy to ostatnio obserwować przy okazji wprowadzania zmian dotyczących wysokości, zakresu i warunków stosowania nowych stawek VAT, które okazały się zmorą dla podatników korzystających z systemów ERP czy też z kas fiskalnych. Jest swoistym paradoksem, że w polskich warunkach systemy IT, które w zamierzeniu mają usprawnić i zautomatyzować działalność firmy, przysparzają księgowości sporo dodatkowej, uciążliwej pracy. Aby umożliwić pracownikom działów finansowoksięgowych realizację powyższych postulatów, niezbędna wydaje się reorganizacja pracy i zmiana priorytetów, w szczególności poprzez zminimalizowanie wyżej wspomnianych obciążeń o charakterze czysto technicznym. W kontekście powyższego, bardzo istotną kwestią postulowaną przez ankietowanych jest konieczność wyraźnego oddzielenia sfery stricte technicznej, doraźnej (obsługa jednostkowych problemów i błędów systemowych) od sfery koncepcyjnej / strategicznej / intelektualnej działalności pionów finansowoksięgowych, oraz odpowiednia ich gradacja, czy wręcz uczynienie tej ostatniej sfery obszarem priorytetowym. Respondenci niniejszego badania w drugim pytaniu wskazali jako priorytetowe dla pracy działów finansowoksięgowych kwestie takie, jak skupienie się na koncepcjach dotyczących planowania i optymalizacji podatkowej (54 proc. respondentów), analiz biznesowych (42 proc.), zarządzania ryzykiem (21 proc.), czy też postulat samodzielnego podnoszenia kwalifikacji i uczenia się (33 proc.). Świadczy to o wyraźnej potrzebie posiadania odpowiedniego komfortu pracy i adekwatnej ilości czasu, który można by poświęcić na pracę koncepcyjną o szerokim spektrum zastosowania i strategicznym znaczeniu dla firmy, czy chociażby na analizę niejasnych, skomplikowanych i podlegających częstym zmianom przepisów w zakresie rachunkowości i podatków. Usprawnianie procesów finansowo-księgowych i zmniejszanie ich kosztów w firmach Badanie 7

8 Priorytetowe dla pracy działów finansowo-księgowych jest skupienie się na koncepcjach dotyczących planowania i optymalizacji w miejsce obsługi jednostkowych błędów systemowych. Jednym ze sposobów na ograniczenie eskalacji zjawiska dominacji sfery pracy technicznej nad koncepcyjną w działach księgowych jest odpowiednia konfiguracja i właściwe dostosowanie systemów informatycznych do polskich wymogów prawnych, albo wręcz tworzenie dedykowanych rozwiązań IT do zautomatyzowanej obsługi konkretnych tematów, z którymi obecnie księgowi zmuszeni są radzić sobie w sposób manualny. Do tego potrzebna jest zmiana filozofii działania podmiotów wdrażających oprogramowanie, poprzez (i) zdecydowane zwiększenie zaangażowania praktyków / ekspertów księgowych i podatkowych w procesie tworzenia i dostosowywania rozwiązań IT; (ii) nacisk na zapewnienie maksymalnego dostosowania systemów informatycznych do specyfiki polskich wymogów prawnych w zakresie finansów, księgowości i podatków oraz (iii) uważne słuchanie potrzeb pracowników firmy, którzy na co dzień korzystać będą z danego oprogramowania i oczywiście uwzględnianie racjonalnych pomysłów i postulatów działów księgowych przy wdrażaniu systemów IT. Jakim czynnościom Pani/Pana dział finansowo-księgowy poświęciłby więcej uwagi, gdyby udało się wykluczyć lub zautomatyzować niektóre czynności administracyjne lub nie wnoszące wartości biznesowej? (proszę wskazać 2 zagadnienia) Komunikacja z podmiotami Planowanie zewnętrznymi i optymalizacja (np. bank, organ podatkowa skarbowy) Analizy biznesowe Inne 2% 3% Samodzielne podnoszenie kwalifikacji, uczenie Budżetowanie się Komunikacja z Zarządzanie działami biznesowymi ryzykiem firmy Zarządzanie Zarządzanie płynnoscią płynnością finansową Komunikacja z działami biznesowymi Zarządzanie ryzykiem firmy 13% 16% 18% 21% Samodzielne podnoszenie kwalifikacji, Budżetowanie uczenie się 33% Analizy biznesowe Innymi 42% unikacja z podmiotami zewnetrznymi Planowanie (np. bank, i optymalizacja organ skarbowy) podatkowa 54% 0% 20% 40% 60% % respondentów 8

9 Stosowane i pożądane usprawnienia w działach finansowo-księgowych W kontekście wskazanych dwóch pierwszych pytań ciekawe i dopełniające obrazu rzeczywistości są odpowiedzi na pytanie nr 3, dotyczące stosowanych i oczekiwanych usprawnień w działach finansowo-księgowych. Z odpowiedzi respondentów można przede wszystkim odczytać, że pierwszy etap rewolucji informatycznej w finansach w polskich firmach już się dokonał. Wynika to przede wszystkim stąd, że prawie 2/3 respondentów wskazuje, że stosuje elektroniczne systemy zamówień a ponad 1/3 - systemy mierzenia efektywności pracowników za pomocą KPI. Są to istotne informacje ponieważ wskazują, że respondenci powszechnie stosują systemy finansowe oraz HR-owe, do których podstawowych i zunifikowanych w skali globalnej funkcjonalności należą dwie wspomniane wcześniej. Przyjąć zatem można, że respondenci powszechnie stosują nowoczesne systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwami w obszarach finansów i HR. Kolejny aspekt odpowiedzi respondentów, który zasługuje na szczególną uwagę dotyczy outsourcingu czynności księgowych. Respondenci wskazują, że już wielu z nich (52 proc.) outsourcing niektórych czynności stosuje. Jest to zgodne z ogólnym trendem gospodarczym, w którym wiele operacji niezwiązanych z działalnością podstawową przekazywanych jest podmiotom zewnętrznym. Dotyczy to właśnie przede wszystkim finansów, informatyki oraz HR. Szczególnie interesujące są jednak odpowiedzi wskazujące na zakres zainteresowania poszczególnymi usprawnieniami pracy działów finansowych. Przede wszystkim, ponad 70 proc. wskazań dotyczy potrzeby wsparcia procesów obiegu faktur oraz naliczania podatków. Odpowiednio, tylko nieco mniej niż 30 proc. respondentów rozwiązania w tym zakresie już stosuje. Nie bez przyczyny użyto wcześniej sformułowania pierwszy etap rewolucji informatycznej. Z tej bowiem części ankiety dopełnia się obraz sytuacji, w której respondenci korzystają z dobrych rozwiązań systemowych w zakresie finansów, ale też rozwiązań wspierających głównie procesy ustandaryzowane i znane twórcom tych systemów. Które ze sposobów wymienionych poniżej stosują Państwo obecnie przy usprawnianiu procesów i operacji w dziale finansowoksięgowym, a które są w obszarze Państwa zainteresowań? 80% 70% 65% 64% 70% 71% 60% 50% 48% 52% 40% 35% 36% 30% 30% 29% 20% 10% 0% elektroniczny system zamówień system mierzenia efektywności pracowników za pomocą KPI elektroniczny system obiegu i akceptacji faktur zakupowych automatyzacja naliczania podatków outsourcing niektórych czynności księgowych Zainteresowani Obecnie stosowane Usprawnianie procesów finansowo-księgowych i zmniejszanie ich kosztów w firmach Badanie 9

10 W celu wejścia w kolejny etap informatyzacji działu finansowego, konieczne jest usprawnienie obecnych systemów finansowych albo użycie dodatkowych systemów wyspecjalizowanych. Zagadnienia bardziej szczegółowe i wymagające dostosowania do potrzeb danego użytkownika (procedura elektronicznego obiegu faktur w firmie), czy też do wymagań danego systemu prawnego (automatyzacja naliczania podatków), są często poza zasięgiem tradycyjnych systemów i rozwiązań finansowych. A zatem można postawić diagnozę, że w celu wejścia w kolejny etap informatyzacji działu finansowego, konieczne jest usprawnienie obecnych systemów finansowych albo użycie dodatkowych systemów wyspecjalizowanych, po to, aby osiągnąć cele wskazane przez respondentów w odpowiedzi na nasze pytania nr 1 i 2. Celami tymi są optymalizacja procesów obsługi faktur, naliczania podatków i tworzenia deklaracji z jednej strony i z drugiej, poświęcenie większej ilości czasu takim zagadnieniom, jak podnoszenie kwalifikacji, analizy biznesowe czy wreszcie planowanie podatkowe (które ma znaczenie kolosalne biorąc pod uwagę cechy polskiego systemu podatkowego). 10

11 Obawy przed wdrożeniem systemu IT do automatycznego wyliczania podatków Biorąc pod uwagę, że respondenci w pytaniu nr 3 wskazali na największe zainteresowanie automatyzacją wyliczenia podatków, warto przeanalizować odpowiedzi dokumentujące postrzeganie ewentualnych zagrożeń związanych z takim wdrożeniem. Przede wszystkim należy podkreślić, że respondenci de facto wskazują jako zagrożenia wszystkie okoliczności, które zazwyczaj przytaczane są przy okazji podejmowania (lub nie) decyzji o wdrożeniu jakiegoś systemu biznesowego. Są to przyczyny od psychologicznych (przyzwyczajenia i niechęć pracowników), przez techniczne (konieczność dostosowania systemu finansowego), prawnych (zastrzeżenia władz skarbowych, błędne obliczenia) aż po ekonomiczno-biznesowe (uzależnienie od dostawcy, brak wpływu na sposób działania programu, koszty). Oczywiście pewne zagrożenia istnieją przy każdym nowo uruchamianym projekcie informatycznym czy finansowym. Zawsze także analizuje się czy nowe rozwiązanie wprowadzi nową jakość i czy aby nie dając nic w zamian nie zniszczy już wypracowanych zasad działania. Jednocześnie, bez dokonywania zmian żaden postęp, także w jakości pracy działu finansowego nie jest możliwy. Dlatego warto krótko przeanalizować każde ze wskazanych przez respondentów zagrożeń. Zastrzeżenia kontroli skarbowej otrzymało 9 proc. Należy przede wszystkim podkreślić, że władze nie ingerują technicznie w sposób w jaki podatnik prowadzi swoje wyliczenia podatkowe. Z tej perspektywy istotna jest tylko finalna prawidłowość oraz zachowywanie reguł prowadzenia ksiąg rachunkowych. Tym samym, żaden urzędnik systemu automatyzującego jako takiego nie zakwestionuje. Może oczywiście ewentualnie mieć zastrzeżenia do samego wyniku obliczeń podatkowych. Warto jednak dodać, że istnieje szereg mechanizmów, które przed błędami (czyli też ewentualnymi negatywnymi reakcjami władz) mogą nas zabezpieczyć. Jest to chociażby prawidłowe zdefiniowanie wymogów wobec systemu oraz ścisłe uczestnictwo w jego testach. Niechęć pracowników otrzymało 10 proc. Zjawisko niechęci użytkowników do nowego rozwiązania technicznego jest bardzo dobrze znane. Do tego stopnia, że firmy konkurujące o wdrożenia dużych rozwiązań informatycznych sponsorom projektu wręcz w swoich materiałach wskazują jak z kryzysem wiary przyszłych użytkowników będą sobie radziły. Faktem jest też jednak, że niechęć użytkowników jest największa w czasie samego wdrożenia, a po uruchomieniu systemu regułą jest to, iż jest on przez użytkowników akceptowany. Jakich negatywnych konsekwencji obawiałby się Pan/Pani, podejmując projekt wdrożenia systemu IT do automatycznego wyliczania podatków? (proszę wskazać 2 zagadnienia) Zastrzeżenia Zastrzeżenia kontroli kontroli skarbowej Niechęć księgowych Niechęć księgowych lub innych lub innych pracowników 9% 10% Nie widzę żadnych Nie widzę negatywnych żadnych negatywnych konsekwencji 14% nieczność zmian Konieczność w stosowanych zmian w stosowanych informatycznych informatycznych systemach systemach księgowych 18% Uzależnienie Uzależnienie od dostawcy od dostawcy systemu systemu do do automatyzacji 22% Brak możliwości Brak dopilnowania możliwości dopilnowania prawidłowego prawidłowego wyliczenia wyliczenia podatków 25% Koszt wdrożenia Koszt nieuzasadniający wdrożenia nieuzasadniający pozyskanych pozyskanych oszczędności 32% Błędne wyliczenia Błędne podatków wyliczenia podatków (błędy ludzkie, (błędy ludzkie, złe dane, złe dane, itd.) itd.) 47% 0% 10% 20% 30% 40% 50% % respondentów Usprawnianie procesów finansowo-księgowych i zmniejszanie ich kosztów w firmach Badanie 11

12 Zmiany w systemie księgowym otrzymało 18 proc. Akurat w przypadku systemów do automatyzacji wyliczeń podatkowych obawa taka nie jest uzasadniona. Rozwiązania podatkowe tego typu działają jak tzw. silnik podatkowy. To jest, cała logika prowadząca do wyliczenia podatku i stworzenia deklaracji jest zamknięta w systemie podatkowym, który z systemu finansowego czerpie jedynie czyste dane księgowe, nie wymagając ich obróbki ani w samym systemie finansowym ani w np. Excelu przez użytkowników. Oczywiście wynika to z tego, że przy takim wdrożeniu konieczne jest zminimalizowanie kosztów, które w praktyce są generowane w sytuacji zmian w dużych systemach czysto finansowych (a więc rozwiązaniem tej sytuacji jest wyeliminowanie konieczności ponoszenia takich kosztów). Uzależnienie od dostawcy otrzymało 22 proc. To zagrożenie rzeczywiście ma duże znaczenie w analizach przedwdrożeniowych. Tym niemniej, ma ono charakter praktyczny przy uruchamianiu dużych systemów np. klasy ERP, które obejmują swoim działaniem całe lub większość przedsiębiorstwa. W przypadku systemów wyspecjalizowanych, takich jak do automatyzacji wyliczeń podatkowych zagrożenie uzależnienia nie jest duże. Po pierwsze system obejmuje tylko pewien wycinek działania firmy, po drugie, ponieważ system nie wymaga zmian w systemach dotychczas stosowanych, każda spółka może w każdej chwili wrócić do poprzednich procedur wyliczenia podatków. Brak kontroli nad procesem wyliczania podatków otrzymało 25 proc. Także w aplikacjach podatkowych stosowany jest mechanizm kontrolowania prac poszczególnych użytkowników przez mechanizmy systemowe oraz przez użytkowników o wyższych uprawnieniach. Ponadto, system taki nie wprowadza zmian do stosowanego systemu finansowego, a więc zawsze istnieje możliwość kontrolnego sprawdzenia wyliczeń za pomocą poprzednio stosowanych procedur. Oczywiście, warto wspomnieć także o roli testów i definiowania wymagań na etapie wdrożenia systemu. Koszt wdrożenia nieadekwatny do uzyskanych oszczędności otrzymało 32 proc. Przede wszystkim należy pamiętać, że system do wyliczeń podatkowych to nie tylko oszczędności czysto podatkowe ale także oszczędności administracyjne i czasu pracy (wskazywane jako ważne przez respondentów w poprzednich pytaniach). Ponadto, ideą takiego systemu jest brak zmian w dotychczas stosowanych systemach, a więc także po stronie kosztowej tego typu rozwiązanie może okazać się interesujące. Błędne wyliczenia podatków (błędy ludzkie, złe dane) otrzymało 47 proc. To zagrożenie okazało się być najpopularniejszym wśród respondentów. W jego kontekście znowu należy podkreślić kolosalną wagę testów i definiowania wymagań na etapie wdrożenia. Inną kwestią jest wymaganie od dostawcy przeprowadzenia szkoleń oraz oczekiwanie wsparcia powdrożeniowego chociażby w postaci popularnego help-desku. Minimalizacją błędów ludzkich z kolei zajmują się mechanizmy kontrolne w systemie oraz mechanizmy kontroli ze strony użytkowników o większych uprawnieniach. Z kolei błędy w danych źródłowych powinny być wychwytywane przez sam system, a jeśli są stałe, powinny być zidentyfikowane na etapie wdrożenia, tak aby dedykowany system podatkowy je na bieżąco korygował. Generalnie zagrożenie błędnych wyliczeń istnieje przy każdej procedurze obliczania podatków (także nieautomatycznej). Jednak zadaniem systemu jest także minimalizowanie ich ilości, a zadaniem osób realizujących wsparcie powdrożeniowe jest korygowanie tych błędów, których sam system nie wychwyci. Na koniec warto także podkreślić, że aż 14 proc. respondentów nie widzi negatywnych konsekwencji automatyzacji wyliczeń podatkowych. To zaskakująco dużo i pozwala optymistycznie patrzeć na rozwój informatyczny działów finansowych w polskich firmach. 12

13 Cel i metodologia badania Celem sondy było zebranie i zaprezentowanie opinii osób zarządzających departamentami finansowymi w polskich firmach na temat automatyzacji procesów księgowych oraz związanych z nią korzyści i trudności. W tym celu przygotowaliśmy ankietę składającą się z 4 pytań zamkniętych, w przypadku trzech z nich w odpowiedzi można było wskazać dwa zagadnienia. Stąd też wyniki zostały zaprezentowane w formie wykresów słupkowych wskazujących na procentową ilość wskazań respondentów na poszczególne zagadnienia w stosunku do ilości samych respondentów. Sonda skierowana została bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie działów finansowo-księgowych firm. Badanie przeprowadzono w grudniu 2010 r. w formie elektronicznego kwestionariusza. Uzyskaliśmy 136 wypełnionych kwestionariuszy, w których odpowiedzi udzielane były przez osoby pracujące na stanowiskach zarządczych w działach finansowo-księgowych (tj. dyrektorów finansowych - 51 proc., głównych księgowych - 38 proc. oraz członków zarządu - 11 proc.) oraz posiadające wieloletnie praktyczne doświadczenie w sektorze finansów. Usprawnianie procesów finansowo-księgowych i zmniejszanie ich kosztów w firmach Badanie 13

14 Kontakt Ernest Frankowski Menedżer w zespole Tax Management Consulting efrankowski@deloittece.com Tel.: +48 (22) Iwona D. Bartczak Wydawnictwo Business Dialog iwona.bartczak@kdfdialog.pl Tel.: Tomasz Stankiewicz Menedżer w zespole Tax Management Consulting tstankiewicz@deloittece.com Tel.: +48 (22) Igor Roman Starszy Konsultant w zespole Tax Management Consulting iroman@deloittece.com Tel.: +48 (22)

15 Deloitte świadczy usługi audytorskie, konsultingowe, doradztwa podatkowego i finansowego klientom z sektora publicznego oraz prywatnego, działającym w różnych branżach. Dzięki globalnej sieci firm członkowskich obejmującej 140 krajów oferujemy najwyższej klasy umiejętności, doświadczenie i wiedzę w połączeniu ze znajomością lokalnego rynku. Pomagamy klientom odnieść sukces niezależnie od miejsca i branży, w jakiej działają pracowników Deloitte na świecie realizuje misję firmy: stanowić standard najwyższej jakości. Specjalistów Deloitte łączy kultura współpracy oparta na zawodowej rzetelności i uczciwości, maksymalnej wartości dla klientów, lojalnym współdziałaniu i sile, którą czerpią z różnorodności. Deloitte to środowisko sprzyjające ciągłemu pogłębianiu wiedzy, zdobywaniu nowych doświadczeń oraz rozwojowi zawodowemu. Eksperci Deloitte z zaangażowaniem współtworzą społeczną odpowiedzialność biznesu, podejmując inicjatywy na rzecz budowania zaufania publicznego i wspierania lokalnych społeczności. Nazwa Deloitte odnosi się do jednej lub kilku jednostek Deloitte Touche Tohmatsu Limited, prywatnego podmiotu prawa brytyjskiego z ograniczoną odpowiedzialnością i jego firm członkowskich, które stanowią oddzielne i niezależne podmioty prawne. Dokładny opis struktury prawnej Deloitte Touche Tohmatsu Limited oraz jego firm członkowskich można znaleźć na stronie Deloitte Polska. Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited