KWESTIONARIUSZ. Ministerstwo Finansów. Departament Kontroli Celno Akcyzowej i Kontroli Gier. Izba Celna w Szczecinie

Transkrypt

1 KWESTIONARIUSZ Ministerstwo Finansów Departament Kontroli Celno Akcyzowej i Kontroli Gier

2 Spis treści Wstęp... 4 Wymagania... 5 Instalacja Ekran użytkownika i nawigacja Początek Wybór rodzaju zezwolenia Nawigacja panel zakładek Pola odpowiedzi Ukrywanie sekcji i pytań Odpowiedzi -rodzaje pól Warunki Podgląd i wydruk Zapis Wysłanie kwestionariusza

3 Spis ilustracji Rysunek 1. Instalacja... 6 Rysunek 2. Tworzenie skrótu na pulpicie... 6 Rysunek 3. Ekran użytkownika... 7 Rysunek 4. Nowy kwestionariusz... 9 Rysunek 5. Wybór rodzaju zezwolenia... 9 Rysunek 6. Nawigacja Rysunek 7. Nawigacja Rysunek 8. Nawigacja Rysunek 9. Nawigacja Rysunek 10. Nawigacja Rysunek 11. Panel odpowiedzi Rysunek 12. Pola odpowiedzi Rysunek 13. Ukryta sekcja Rysunek 14. Przerwa w numeracji pytań Rysunek 15. Pole tekstowe Rysunek 16. Pole wyboru Rysunek 17.Odpowiedzi TAK/NIE Rysunek 18. Pole wielokrotnego wyboru Rysunek 19. Pole typu tabela Rysunek 20. Lista warunków Rysunek 21. Ponowne sprawdzanie warunków Rysunek 22. Wybór sekcji do wydruku Rysunek 23. Podgląd kwestionariusza Rysunek 24. Pogrubienie tekstu odpowiedzi Rysunek 25. Zapis Rysunek 26. Ścieżka zapisu pliku Rysunek 27. Otwierania zapisanego kwestionariusza Rysunek 28. internetowa Rysunek 29. Logowanie do PDR Rysunek 30. Komunikat

4 Wstęp Program Kwestionariusz pozwala na stworzenie Kwestionariusza postępowania audytowego zgodnego ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 marca 2010 r. w sprawie sposobu dokumentowania czynności audytowych oraz wzorów dokumentów stosowanych w postępowaniu audytowym (Dz. U. z 2013r., poz. 150). Program został opracowany w celu usprawnienia procesu wypełniania Kwestionariusza postępowania audytowego przez przedsiębiorców oraz umożliwienia przekazania go w formie elektronicznej do organów Służby Celnej. Aplikacja udostępniana jest nieodpłatnie podmiotom, wnioskującym o status AEO lub pozwolenie na stosowanie procedur uproszczonych. Wspierając rozwój działalności gospodarczej - Służba Celna opracowała narzędzie, którego celem jest usprawnienie i przyspieszenie dokonania samooceny przez przedsiębiorcę wnioskującego o świadectwo AEO lub pozwolenia na stosowanie procedur uproszczonych. Poprzez wprowadzone funkcjonalności narzędzie to winno ułatwić przedsiębiorcy wypełnienie kwestionariusza postępowania audytowego. Przedsiębiorcy wyświetlają się tylko i wyłącznie pytania z obszaru właściwego do wnioskowanego rodzaju zezwolenia. Narzędzie umożliwia zapisywanie wprowadzanych danych, dokonywanych zmian, szybką korektę ewentualnych błędów, pomyłek, edycję każdej zmiany zapisu przed złożeniem formalnym kwestionariusza postępowania audytowego w organie Służby Celnej. Kwestionariusz postępowania audytowego może zostać złożony przez przedsiębiorcę przez Internet bez konieczności wizyty w organie Służby Celnej. W tym celu należy zalogować się na stronie wykorzystując nazwę użytkownika i hasło do systemu PDR oraz przesłać plik XML z kwestionariuszem do odpowiedniej Izby Celnej. 4

5 Wymagania 1. System operacyjny Windows XP lub wyższy. 2. Zainstalowany pakiet.net Framework w wersji Zalecana ilość pamięci operacyjnej 512 MB 4. Ilość wolnego miejsca na dysku 100 MB. 5

6 Instalacja. Aby uniknąć kłopotów wynikających z polityki bezpieczeństwa firmy w zakresie dodawania oprogramowania, instalacja polega jedynie na rozpakowaniu plików do odpowiedniego folderu. W tym celu należy uruchomić plik Kwestionariusz_inst.exe, a następnie w oknie wybrać folder do którego zostaną rozpakowane pliki. Rysunek 1. Instalacja Po rozpakowaniu plików, można dodać skrót do programu na pulpit użytkownika. W tym celu należy otworzyć folder do którego zostały rozpakowane pliki, znaleźć program Kwestionariusz.exe, kliknąć na nim prawym przyciskiem myszki i wybrać polecenie Wyślij do a następnie Pulpit (utwórz skrót). Rysunek 2. Tworzenie skrótu na pulpicie 6

7 Ekran użytkownika i nawigacja 1. Początek Po uruchomieniu aplikacji można zauważyć że ekran programu składa się z trzech głównych części. Rysunek 3. Ekran użytkownika Część oznaczona numerem 1 to menu programu, zawierające następujące funkcje: 1) Menu Plik Nowy tworzy nowy kwestionariusz Otwórz otwiera stworzony wcześniej i zapisany kwestionariusz Zapisz zapisuje aktualnie wypełniany kwestionariusz Zapisz jako umożliwia zapisanie aktualnie wypełnianego kwestionariusza w nowym pliku Zakończ kończy pracę aplikacji 7

8 2) Podejrzyj/Drukuj umożliwia podgląd wypełnianego kwestionariusza w kształcie zgodnym z rozporządzeniem oraz jego wydruk i zapis do pliku. 3) Sprawdź warunki pozwala na sprawdzenie poprawności wypełnienia kwestionariusza 4) Zmiana rodzaju zezwolenia pozwala na zmianę rodzaju zezwolenia w trakcie pracy nad kwestionariuszem 5) Pomoc wyświetla instrukcję programu 6) O programie wyświetla informacje o programie Część ekranu oznaczona numerem 2 (panel nawigacji) służy do nawigacji po kwestionariuszu, a część nr 3 (panel odpowiedzi) zawiera pola, w których należy wpisywać odpowiedzi na pytania zawarte w kwestionariuszu. 2. Wybór rodzaju zezwolenia Program pozwala na stworzenie kwestionariusza postępowania audytowego dla następujących rodzajów zezwoleń: świadectwa AEOC świadectwa AEOS świadectwa AEOF pozwolenia na stosowanie zgłoszenia uproszczonego pozwolenia na stosowanie procedury w miejscu pozwolenia na pojedyncze pozwolenie na stosowanie zgłoszenia uproszczonego pozwolenia na pojedyncze pozwolenie na stosowanie procedury w miejscu Aby utworzyć nowy kwestionariusz należy w menu Plik wybrać pozycję Nowy 8

9 Rysunek 4. Nowy kwestionariusz a następnie wybrać odpowiedni rodzaj świadectwa lub pozwolenia. 3. Nawigacja panel zakładek Rysunek 5. Wybór rodzaju zezwolenia Po utworzeniu nowego kwestionariusza (lub otwarciu już zapisanego), w części nr 2 pojawi się drzewo umożliwiające nawigację po kwestionariuszu. 9

10 Rysunek 6. Nawigacja Kliknięcie na ikonę pozwala na wyświetlenie elementów podrzędnych Rysunek 7. Nawigacja 2 Drzewo elementów zbudowane jest w oparciu o sekcje, podsekcje i pytania z Kwestionariusza. Nazwa wybranej sekcji i podsekcji wyświetlana jest także ponad polami,w których należy wpisywać odpowiedzi na pytania. Wybrany element zaznaczony jest na czerwono Rysunek 8. Nawigacja 3 10

11 Pytania dotyczące jednego zagadnienia w Kwestionariuszu w programie połączone są w grupy. Rysunek 9. Nawigacja 4 Panel odpowiedzi wyświetla wszystkie pytania z wybranej grupy. Pomiędzy pytaniami można przemieszczać się za pomocą klawisza TAB, klikając myszą na odpowiednim polu lub wybierając pytanie z rozwiniętego drzewa. Ponieważ wszystkie pytania mogą nie być widoczne w panelu odpowiedzi, pasek przewijania umożliwia przesunięcie panelu odpowiedzi w górę lub w dół i edycję nie mieszczących się na ekranie pól. Rysunek 10. Nawigacja 5 11

12 4. Pola odpowiedzi Panel odpowiedzi zawiera pola, w których należy udzielić odpowiedzi na pytania z kwestionariusza. W górnej części wyświetlana jest nazwa wybranej sekcji i podsekcji, poniżej typ zezwolenia oraz lokalizacja pliku, który zawiera edytowany kwestionariusz. Poniżej pytania wraz z polami odpowiedzi. Rysunek 11. Panel odpowiedzi Rysunek 12. Pola odpowiedzi Pola odpowiedzi widoczne są dopiero po wybraniu pytania w drzewie. W przypadku wybrania w drzewie tylko sekcji lub podsekcji, pola odpowiedzi nie zostaną wyświetlone, ponieważ każda sekcji i podsekcja może zawierać wiele grup pytań. 12

13 5. Ukrywanie sekcji i pytań Na podstawie wybranego rodzaju zezwolenia, program wyświetla tylko te sekcje kwestionariusza które należy wypełnić. Np. w przypadku wybrania jako rodzaju zezwolenia świadectwa AEOC, nie będzie widoczna zakładka z pytaniami z sekcji 5. Rysunek 13. Ukryta sekcja Podobnie, jeżeli rodzaj zezwolenia nie wymaga udzielenia odpowiedzi na pewne pytania, wystąpi przerwa w numeracji. Rysunek 14. Przerwa w numeracji pytań 13

14 Odpowiedzi -rodzaje pól Program zawiera cztery rodzaje pól umożliwiających odpowiedzi na pytania z kwestionariusza. 1) Pole tekstowe Rysunek 15. Pole tekstowe Do tego pola można wprowadzać (także wklejać ze schowka) tylko tekst. Nie można umieścić obrazków lub tabelek albo załączać innych plików. Jeżeli wprowadzony tekst nie mieści się w polu, można skorzystać z suwaka znajdującego się po prawej stronie pola lub powiększyć pole korzystając z uchwytu znajdującego się na dole 2) Pole wyboru Rysunek 16. Pole wyboru 14

15 Pole wyboru umożliwia wybranie jednej z dwóch odpowiedzi (najczęściej tak/nie). Zgodnie z zaleceniami dotyczącymi wypełniania kwestionariusza, należy zaznaczyć właściwą odpowiedź (w tym przypadku tak/nie) lub wpisać NIE DOTYCZY wraz z krótkim wyjaśnieniem. Do wpisania wyjaśnień służy pole tekstowe bezpośrednio poniżej pola wyboru. Pole wyboru można zaznaczyć klikają na nim lewym przyciskiem myszy lub klawiszem SPACJA. Rysunek 17.Odpowiedzi TAK/NIE Jeżeli chcemy przywrócić pole wyboru do stanu początkowego tak aby żadna odpowiedź nie była zaznaczona, należy kliknąć na polu prawym przyciskiem myszy. 3) Pole wielokrotnego wyboru Pole tego typu umożliwia wybranie kilku odpowiedzi. Zaznaczyć można jedno, kilka lub wszystkie pozycje. Rysunek 18. Pole wielokrotnego wyboru Pod pozycjami odpowiedzi znajduje się pole tekstowe, w którym można wpisać dodatkowe wyjaśnienia (np. Nie dotyczy ). 15

16 4) Tabela Ostatnim rodzajem odpowiedzi jest pole typu tabela. W polu tym wpisujemy dane które potrzebne są do wypełnienia tabel znajdujących się kwestionariuszu. Do komórek tabel można wkleić tylko tekst w odpowiednim formacie. Jeżeli tabelka zawiera pola liczbowe (np. obrót w zł.) to nie można będzie wpisać tam liter. Nie można przekleić całych tabel z innych dokumentów, dane można wklejać tylko do poszczególnych komórek. Po zaznaczeniu komórki tabeli myszką lub klawiaturą, można zacząć jej edycję. Po kliknięciu lub naciśnięciu klawisza Enter, kolor pola zmieni się z niebieskiego na biały, a kursor zacznie mrugać. Należy pamiętać, że jeżeli jakichś znaków nie można wprowadzić do komórki, to wynika to z jej sformatowania (większość tabel pozwala na wprowadzenie tylko cyfr). Do komórek wystarczy wpisać tylko liczby dane zostaną odpowiednio sformatowane (np. dodany zostanie znak oznaczający % lub zł). Rysunek 19. Pole typu tabela Poniżej pokazany został sposób wpisywania danych do jednej z komórek: 1. Zaznaczenie komórki 16

17 2. Wprowadzenie w stan edycji 3. Wprowadzenie odpowiedniej wartości 4. Zakończenie edycji 17

18 Warunki Program Kwestionariusz pozwala na sprawdzenie poprawności wypełnienia kwestionariusza przed przekazanie go organom Służby Celnej. Program sprawdza czy pola wyboru (np. pola typu TAK/NIE) mają zaznaczoną co najmniej jedną odpowiedź. Jeżeli żadna odpowiedź nie jest zaznaczona program sprawdza czy wpisane jest wyjaśnienie w polu wyjaśnień, a jeżeli zaznaczone jest pole TAK program sprawdza czy wpisana jest odpowiedź w polu powiązanym z tym polem. Listę niezaznaczonych pól i nie wpisanych wyjaśnień można zobaczyć w oknie Warunki dostępnym po kliknięciu polecenia Sprawdź warunki w menu. Rysunek 20. Lista warunków Po kliknięciu wybranego elementu z listy, w którym znajduje się informacja na temat problemu, oraz 18

19 sekcji,podsekcji i pytania którego on dotyczy. program znajdzie odpowiednie pole i umożliwi jego edycję. Należy zwrócić uwagę, że w powyższym przypadku pole TAK jest polem powiązanym z odpowiedzią. Dlatego po zaznaczeniu odpowiedzi NIE lub wpisaniu tekstu w polu zaznaczonym na zielono, po ponownym sprawdzeniu poprawności pytanie to nie pojawia się na liście problemów. Jednak w przypadku zaznaczenia odpowiedzi TAK i nie wypełnieniu treści odpowiedzi, pytanie to ponownie pojawi się na liście warunków ale z innym opisem. Pole w którym należy podać odpowiedź zaznaczone jest na zielono jest to pole powiązane z odpowiedzią TAK. 19

20 Podczas poprawiania pól odpowiedzi okno Warunki nie zamyka się, co powala na szybkie ponowne sprawdzenie poprawności wypełnienia kwestionariusza za pomocą przycisku Sprawdź warunki. Rysunek 21. Ponowne sprawdzanie warunków Jeżeli kwestionariusz został poprawnie wypełniony, przy wywołaniu okna Warunki wyświetlony zostanie poniższy komunikat. 20

21 Podgląd i wydruk Program Kwestionariusz pozwala na podgląd kwestionariusza w kształcie zgodnym z rozporządzeniem, jego wydruk i zapis. Wydrukować i zobaczyć można cały kwestionariusz jak i jego poszczególne sekcji. Okno podglądu kwestionariusza dostępne jest za pomocą polecenia Podejrzyj/Drukuj. Rysunek 22. Wybór sekcji do wydruku Po kliknięciu przycisku Pokaż program wygeneruje wydruk z zaznaczonych sekcji. Rysunek 23. Podgląd kwestionariusza 21

22 Wygenerowany dokument można zapisać do pliku (np. w formacie PDF) lub wydrukować. Tekst wpisany przez użytkownika jest pogrubiony, dzięki czemu łatwo odróżnić pytania od odpowiedzi. Rysunek 24. Pogrubienie tekstu odpowiedzi 22

23 Zapis Opracowywany kwestionariusz można zapisać na dysku i odtworzyć później bez utraty danych. Podczas zapisu program nie sprawdza, czy wszystkie pola zostały wypełnione. Przy pierwszym zapisie pliku, opcja Zapisz działa tak jak opcja Zapisz jako umożliwia zapis pliku i jego nazwanie. Przy każdym kolejnym zapisie, opcja Zapisz zapisuje zmiany dokonane w pliku, nie zmieniając jego nazwy. Rysunek 25. Zapis Zapis pliku umożliwia również mały przycisk. Po dokonaniu zmiany w jakimkolwiek polu, kliknięcie na niego zapisze aktualnie edytowany plik. Po zapisie przycisk zmienia kolor i staje się nieaktywny. W trakcie opracowywania kwestionariusza, w górnej części ekranu wyświetlany jest rodzaj świadectwa/zezwolenia oraz nazwa pliku w którym kwestionariusz jest przechowywany. Rysunek 26. Ścieżka zapisu pliku Plik kwestionariusza zapisany jest w formacie XML tylko taki plik można przesłać za pomocą Internetu do Izby Celnej. Nie można tą drogą przesłać plików zapisanych w innych formatach, np. Word czy PDF. Nieskończony kwestionariusz można zapisać, a następnie otworzyć do dalszej edycji. Należy w tym celu zapamiętać ścieżkę do pliku XML (powyżej na ilustracji D:\kwestionariusz_AEO.xml ), 23

24 wybrać polecenie Otwórz, i znaleźć plik który będzie edytowany. Rysunek 27. Otwierania zapisanego kwestionariusza W przypadku próby wczytania pliku XML nie zawierającego poprawnego kwestionariusza, program wyświetli poniższy komunikat. 24

25 Wysłanie kwestionariusza Wypełniony kwestionariusz należy przesłać do odpowiedniego organu Służby Celnej. W tym celu należy w przeglądarce internetowej wprowadzić adres Rysunek 28. internetowa i wybrać pozycję menu AKCJE -> Wyślij kwestionariusz W polach Login(PDR) i hasło należy wpisać posiadane login i hasło do systemu PDR, a następnie kliknąć przycisk ZAOGUJ. Rysunek 29. Logowanie do PDR 25

26 Po zalogowaniu należy wybrać Izbę Celną do której przesłany zostanie kwestionariusz, następnie wybrać przedsiębiorcę w imieniu którego podmiot występuje, wskazać zapisany plik XML zawierający Kwestionariusz, a na końcu kliknąć przycisk WYŚLIJ Po pomyślnej wysyłce wyświetlony zostanie poniższy komunikat. Rysunek 30. Komunikat Jeżeli przedsiębiorca nie posiada dostępu do systemu PDR, może przekazać funkcjonariuszowi Służby Celnej wypełniony kwestionariusz na nośniku elektronicznym (np. płyta CD-R). 26