KERIO WORKSPACE STARTER EDITION

Transkrypt

1 Co to jest Kerio WorkSpace? WorkSpace jest najnowszym produktem w firmy Kerio Technologies dostępny w sprzedaży od 2011 roku. Wiosną 2012 roku producent udostępnił wersję KERIO WORKSPACE STARTER EDITION oferującą bezpłatnie rozwiązanie z limitem przetrzymywania danych do 10 GB. Kerio WorkSpace (KWS) to produkt, który umożliwia stworzenie własnych przestrzeni w ramach usług typy "cloud". Tworzona i zarządzana przez użytkowników zawartość znajduje się na komputerze/serwerze, na którym program został zainstalowany. Użytkownicy mają możliwość tworzenia dokumentów, przestrzeni i katalogów ze zdalnym dostępem i z opcją udostępniania innym użytkownikom. Kerio WorkSpace jest programem działającym na platformach Windows, Mac, Linux ( Podobnie jak wszystkie produkty w ofercie Kerio, produkt jest bardzo prosty w instalacji i konfiguracji. Panel użytkownika jest dostępny w kilku wersjach narodowych, w tym także po polsku. W naszej instrukcji/przewodniku postaramy się przedstawić najważniejsze funkcje i ustawienia rozwiązania Kerio WorkSpace. Dokument jest dedykowany dla użytkownika Kerio WorkSpace i nie zawiera informacji na temat administracji i zarządzania produktem. Logowanie do Kerio WorkSpace Po zainstalowaniu Kerio WorkSpace uzyskujemy adres do logowania przez przeglądarkę internetową. Jeżeli sami instalujemy program to pierwsze konto admina konfigurujemy w trakcie instalacji. Jeżeli program został zainstalowany przez administratora lub firmę obsługująca, to dane do logowania (adres url, login i hasło) otrzymujemy od właściwej osoby zajmującej się u nas administracja Kerio WorkSpace. Po wpisaniu/wklejeniu adresu URL, przeglądarka musi automatycznie lub manualnie zaakceptować certyfikat SSL, który może być komercyjny lub wygenerowany przez administratora KWS. Po zatwierdzeniu przez przeglądarkę certyfikatu jesteśmy przekierowywani na stronę do logowania. Logujemy się do WorkSpace i otrzymujemy powitalną stronę startową. Na każdej nowej stronie startowej użytkownika dostępna jest pierwsza przestrzeń w której producent umieścił w języku angielskim instrukcje do obsługi workspace. Warto zapoznać się z opisami i ilustracjami znajdującymi się w przestrzeni "Welcome to Kerio Workspace" PR-IT.PL dla Sun Capital sp. z o.o. Strona 1

2 Definicje i słowa W tym miejscu warto zwrócić uwagę na słowa oznaczające obiekty w WorkSpace. Najważniejszymi elementami są: Przestrzeń - tak w produkcie nazywa się rodzaj katalogów, które są rodzajem kontenerów do przetrzymywania i udostępniania innych przestrzeni oraz stron. PR-IT.PL dla Sun Capital sp. z o.o. Strona 2

3 Strona - to obiekt tworzony w przestrzeniach. Strona służy do kreowania widoku dla składników. Są trzy możliwe widoki dla stron (jedna kolumna, dwie i trzy kolumny) PR-IT.PL dla Sun Capital sp. z o.o. Strona 3

4 Składniki - to elementy, które mogą służyć do tworzenia stron. Składniki mogą mieć różne kolory. W grupie składników znajdują się: treści, biblioteka plików, obraz, strona mashup, lista zdarzeń, lista łączy, lista zadań, film Poniżej kilka slajdów związanych z wybranymi składnikami Edycja tekstu PR-IT.PL dla Sun Capital sp. z o.o. Strona 4

5 Bibliotekę z plikami można tworzyć i uzupełniać na kilka sposobów. Poprzez standardowy upload w przeglądarce KWS, poprzez klasyczne drag and drop z naszego komputera do przeglądarki lub folderu synchronizowanego z naszym komputerem. Ciekawym składnikiem jest mashup, który umożliwia wklejanie kodu HTML. PR-IT.PL dla Sun Capital sp. z o.o. Strona 5

6 Jednym ze składników jest lista zadań PR-IT.PL dla Sun Capital sp. z o.o. Strona 6

7 Ustawienia użytkownika Przed rozpoczęciem pracy w KWS należy zapoznać się z ustawianiami i możliwościami edycji naszego konta. W prawym górnym rogu panelu użytkownika widnieje nazwa naszego konta. Kliknięcie go przywołuje menu z czterema opcjami. W ustawieniach znajdziemy możliwość zmiany języka i strefy czasowej. W zakładce powiadomienia mamy możliwość włączenia owych powiadomień, które będą dodawane w elementach oznaczonych jako "ulubione". W zakładce zdjęcie profilu możemy dodać nasz avatar, który będzie wyświetlany przy wszystkich naszych komentarzach. W omawianym górnym menu jest także obiekt "narzędzia pozwalający pobrać Kerio WorkSpace Client - małą i lekką dla systemu aplikację pozwolalającą usprawnić współpracę naszego komputera z KWS. W zależności od tego na jakiej platformie systemowej przyjdzie nam pracować, mamy do dyspozycji klienta na Windows i Mac. PR-IT.PL dla Sun Capital sp. z o.o. Strona 7

8 Po zainstalowaniu programu w systemie, bezpośredni dostęp do niego mamy poprzez skrót utworzony na pulpicie lub bezpośrednio w pasku systemowym aplikacji, bądź w trayu (na Windows). Klient Kerio WorkSpace służy do usprawnienia zarządzania plikami w składniku typu "Biblioteka plików". Program także umożliwia nam pośrednio edycję i synchronizację dokumentów znajdujących się w bibliotekach. Żeby móc korzystać z funkcji "Edytuj na komputerze", musimy odszukać menu dla pojedynczych obiektów w naszej bibliotece z plikami. PR-IT.PL dla Sun Capital sp. z o.o. Strona 8

9 Jak widać na załączonym obrazku, potencjał zarządzania plikiem w bibliotece jest naprawdę spory. Począwszy od zwykłego podglądu internetowego, poprzez bezpośrednie pobranie na komputer, zaktualizowanie wersji pliku, po skomentowanie, edycję, przeniesienie i usunięcie. Bardzo ciekawie działa funkcja "Edytuj na moim komputerze". korzystając z tej opcji otwieramy plik bezpośrednio na naszej stacji/komputerze w programie domyślnie przypisanym do edycji danego typu plików. Po przeprowadzeniu edycji dokumentu zapisujemy zmiany, po czym Kerio WorkSpace Client pyta nas o to czy zaktualizować plik na KWS. W taki właśnie sposób bardzo wygodnie można wspólnie pracować nad jednym dokumentem. Element wytnij to narzędzie do przenoszenia plików pomiędzy przestrzeniami i stronami. Każdy plik można skomentować. Wszystkie komentarze są podpisane i widoczne w ramach przestrzeni na jakiej działamy z danym plikiem. Jeżeli mamy włączoną wcześniej wspomnianą subskrypcję powiadomień i element dodany do ulubionych, będziemy otrzymywali na nasz informacje o nowych wpisach innych użytkowników przestrzeni/strony. Inny rodzaj menu dotyczy istniejącego na stronie składnika. Także w tym przypadku trzeba poszukiwać ukrytego elementu graficznego wyglądającego jak "trybik". PR-IT.PL dla Sun Capital sp. z o.o. Strona 9

10 Element pojawia dopiero w chwili najechania kursorem na właściwą stronę ze składnikiem. Menu będą się od siebie różnić w zależności od tego jak rodzaj składnika obsługuje. Na załączonym obrazku jest przykład menu składnika typu zdjęcie. Najciekawsze funkcje posiada jednak menu dla składnika "Biblioteka plików" PR-IT.PL dla Sun Capital sp. z o.o. Strona 10

11 Bardzo przydatnym elementem menu jest synchronizuj z moim komputerem. Jest to funkcja, która działa na zasadzie "Drop Box". Wskazany w ten sposób zasób w KWS od tej pory będzie synchronizowany z naszym komputerem, katalogi będą dostępne w specjalnie utworzonym folderze oraz przez klienta WorkSpace. Bardzo przydatną funkcją jest możliwość duplikowania, czyli kopiowania całej strony. Funkcja pozwala w prosty sposób klonować obiekty, wielu klientów korzysta z tej funkcji w elementach, które często się powtarzają, np. szablony dla produktów, szablony dokumentów. PR-IT.PL dla Sun Capital sp. z o.o. Strona 11

12 Kerio WorkSpace to program służący do organizowania pracy grupowej. Praca grupowa wymaga udostępniania sobie przestrzeni i stron. Oczywiście nie mogło zabraknąc tej funkcji w KWS. Udostępnianie zademonstruję na kilku obrazkach. PR-IT.PL dla Sun Capital sp. z o.o. Strona 12

13 Na koniec musimy tylko pamiętać żeby uświadomić daną osobę, której udostępniamy zasób. Najlepiej to zrobić poprzez przesłanie adresu URL. Użytkownik, który otrzymuje zaproszenie do przestrzeni lub strony powinien otrzymany adres dodać do ulubionych żeby przy następnym logowaniu do KWS w dalszym widoczny był obiekt w panelu użytkownika. PR-IT.PL dla Sun Capital sp. z o.o. Strona 13

14 Opisane powyżej funkcje to podstawa poruszania się po Kerio WorkSpace, oczywiście w przewodniku tym nie ma opisanych wszystkich funkcji i ustawień programu. Pomimo swojego niepozornego wyglądu KWS to naprawdę potężne i mocno rozbudowane oprogramowanie, które umożliwia nam kreowanie niebywałych stron i przestrzeni. Zachęcamy wszystkich do testowania bezpłatnej wersji produktu. Wszystkich klientów z komercyjną licencją, w przypadku problemów zapraszamy do serwisu pomocy technicznej w firmie Sun Capital ( Na koniec print screen panelu KWS z przeglądarki na ipad. PR-IT.PL dla Sun Capital sp. z o.o. Strona 14

15 Zapraszamy do odwiedzin naszego bloga gdzie można znaleźć aktualne artykuły na temat rozwiązań Kerio w tym także Kerio WorkSpace. PR-IT.PL dla Sun Capital sp. z o.o. Strona 15