O Z A CENTRALNA BAZA DANYCH OPRACOWANYCH ZESPOŁÓW ARCHIWALNYCH

Transkrypt

1 Janusz Gzyl, Zdzisław G. Kowalski O Z A CENTRALNA BAZA DANYCH OPRACOWANYCH ZESPOŁÓW ARCHIWALNYCH Centralna Baza Danych Opracowanych Zespołów Archiwalnych OZA to aplikacja, która stanowi podstawowy poziom informacyjny komputerowego Systemu Informacyjno-Wyszukiwawczego ARCHIWUM w Centralnym Archiwum Wojskowym. Dotychczasowy sposób udostępniania przez archiwa posiadanej informacji o swoich zasobach inwentarze, katalogi, skorowidze, indeksy, repetytoria itp. 1 wyczerpał swoje możliwości, a jego zastosowanie w elektronicznych systemach przetwarzania informacji, wydaje się niewykonalne lub co najmniej niezmiernie trudne i wysoce nieefektywne. Potwierdza to pierwsza ogólnopolska baza danych SEZAM Skomputeryzowana Ewidencja Zasobów Archiwalnych, opracowana przez Centralny Ośrodek Informacji Archiwalnej przy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych 2. Jednak z uwagi na przestarzałe narzędzie programowe FoxPro dla Windows, brak wielodostępu oraz wycinkowego potraktowania opisu zespołu skupieniu się jedynie na danych ewidencyjnych przy zupełnym pominięciu treści stricte informacyjnych baza ta powinna być traktowana jedynie jako wstępne studium dla zaprojektowania aplikacji dla zespołu archiwalnego z prawdziwego zdarzenia. 1 Wszystkie te pomoce wyższego rzędu i tak nie stanowią... harmonijnie zbudowanego systemu, lecz ukształtowaną historycznie strukturę umownie tylko usystematyzowaną. B. R y s z e w s k i, Problemy komputeryzacji archiwów, Toruń 1994, s Skomputeryzowana Ewidencja Zasobów Archiwalnych (SEZAM), wersja 1.3. Instrukcja wprowadzania i wyszukiwania danych, Warszawa 1996, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych.

2 Współczesna rewolucja informatyczna zmienia także sposób udostępniania i upowszechniania źródeł. Podejmowane są już w Polsce próby publikacji materiałów archiwalnych na płytach CD 3, a w najbliższym czasie należy się spodziewać możliwości powszechnego dostępu tak do informacji jak i samych archiwaliów poprzez sieć Internet. Dlatego należy stwierdzić, że jednym z ważniejszych zadań przed jakim stoi współczesna archiwistyka jest opracowanie dostosowanego do pracy w elektronicznych systemach przetwarzania i przekazywania informacji światowego standardu opisu archiwaliów oraz kompatybilnych z nim standardów narodowych 4. Opracowanie takiego standardu w Polsce jest tym bardziej konieczne z uwagi na to, że jakakolwiek próba przystosowania do skomputeryzowanych systemów archiwalnych, obecnie funkcjonujących w archiwistyce polskiej przestarzałych form opisu archiwalnego karty zespołu i karty inwentarzowej jednostki archiwalnej, podstawowych i najważniejszych elementów całego archiwalnego systemu informacyjnego musi zakończyć się niepowodzeniem. Wyjściem na przeciw tym problemom jest Format Opisu Archiwaliów Polskich FOPAR opracowany przez prof. Bohdana Ryszewskiego. Zaleca on m.in. wyodrębnienie w tym standardzie zgodnych z rzeczywistą strukturą zasobu archiwalnego dziewięciu poziomów informacyjnych w systemie informacji archiwalnej 5 : 1. Archiwum najwyższy poziom, podający przede wszystkim dane wyodrębniające, identyfikujące archiwum, poprzez takie obligatoryjne pola jak nazwa, adres, dane o zawartości i rozmiarach zasobu, o archiwalnych pomocach informacyjnych odnoszących się do całego zasobu lub istotnych jego części. 3 Pierwszą tego typu jaskółką w Polsce są. Teki Dworzaczka. Materiały historyczno-genealogiczne do dziejów szlachty wielkopolskiej XV XX w., opr. A. B i e n i a s z e w s k i i R.T. P r i n k e, pod red. J. W i s ł o c k i e g o, Kurnik Szerzej o tej próbie patrz recenzję K. W n ę k a. Roczniki Historyczne, 1996, nr 62, s a o innych tego typu publikacjach I. S k i e r s k a, Źródła historyczne na płytach Kompaktowych, Kwartalnik Historyczny, 1997, nr 3, s Problematyce tej był poświęcony Międzynarodowy Kongres Archiwistów w Montrealu w 1993 roku. Zobacz materiały II MKA opublikowane w specjalnym numerze Archivum za rok 1994, prace: R.J. C o x, Standardizing archival practices: atool for the information age, s ; L. A u e r, Standardizing archival terminology, s i inni. 5 B. R y s z e w s k i, op. cit., s

3 2. Archiwum historyczne 6 to poziom odnoszący się do tych części zasobu archiwum, które stanowiły kiedyś zasób odrębnych organizacyjnie archiwów (archiwa miejskie, sądowe, rodowe np. hetmanów, itp.) a obecnie wchodzą w skład zasobu innych archiwów. Taki przypadek nie występuje w CAW, ale miałby miejsce, gdyby archiwum pozyskało np. zasób Polskich Sił Zbrojnych na Zachodzie. 3. Grupy zespołów poziom występujący w archiwistyce lecz niezbyt dokładnie określony, tworzony niekiedy sztucznie, dla ułatwienia ewidencji. W praktyce powinien być to poziom opisujący zespoły powiązane ustrojowo. Na gruncie wojska najlepszym przykładem są choćby zespoły dowództw armii powołanych podczas wojny polsko-sowieckiej 1920 roku, jednym rozkazem organizacyjnym, posiadające jednakową, obligatoryjnie strukturę i działające w oparciu o te same przepisy kompetencyjne. 4. Zespołu archiwalnego główny poziom informacyjny we współczesnej archiwistyce polskiej. Należy jednak przyznać iż w obecnym kształcie opisu przeważa element ewidencyjny nad informacyjnym. Podjęte jeszcze przed wojną próby zmienienia tego stanu rzeczy nie powiodły się 7. W zasobie CAW najczęściej będą to samodzielne jednostki i instytucje wojskowe. 5. Podzespołu to taka część zespołu, która została wytworzona przez jednostkę organizacyjną twórcy zespołu posiadająca większą samodzielność wskutek podwójnego podporządkowania twórcy zespołu i jednostce nadrzędnej (w przypadku akt wojskowych to dokumenty wydziałów, oddziałów i szefów poszczególnych służb) lub serii, która weszła w skład zespołu jako odrębna uformowana już całość w drodze sukcesji (np. po przeformowaniu jednostek lub reorganizacji jednostek i instytucji wojskowych), 6. Serii wydzielone w zespole lub podzespole archiwalia np. referatów w wydziałach, generalia i specjalia itp. 6 Nie należy mylić tej nazwy poziomu informacyjnego, z nazwą typu archiwum. Według jednego z podziałów gdzie za kryterium przyjęto rodzaj wykonywanych zadań archiwum historyczne, to archiwum... gromadzące i przechowujące dawny zasób w ramach pewnych określonych cezur chronologicznych..., H. R o b ó t k a, B. R y s z e w s k i, A. T o m c z a k, Archiwistyka, Warszawa 1989, s W. S u c h o d o l s k i, Projekt przewodnika po polskich archiwach państwowych doby porozbiorowej ( ), Archeion, 1934, t. 12, i Ankieta archiwalna. Objaśnienia ogólne, tamże, s

4 7. Klasy (podserie) grupy archiwaliów odpowiadające pozycji planu lub wykazu akt. Akta spraw w układzie tematycznym. 8. Jednostki archiwalnej cząstka zespołu posiadająca własną sygnaturę nadaną podczas opracowywania zespołu w archiwum. 9. Dokumentu zapis bez względu na jego postać, będący świadectwem jakiegoś konkretnego faktu, zjawiska, myśli lub działalności ludzkiej. Jak przyznaje sam prof. Ryszewski, powyższy podział nie wyczerpuje zapewne listy poziomów koniecznych do opisu pewnych specyficznych form archiwalnych 8. Jest on jednak na tyle elastyczny, iż przyjmując ww. podział za podstawowy, można dodawać do niego w miarę potrzeb kolejne podpoziomy. Sam format standard jest także na tyle wszechstronny, iż umożliwia szczegółowy i możliwie głęboki opis zasobu archiwalnego w całej jego złożonej strukturze, a także zapewnia opis wszystkich typów i rodzajów archiwaliów. Co więcej, proponowany przez autora pierwszy etap jego wprowadzania opis zespołu archiwalnego w FOPAR-ze w miejsce obowiązującej dotychczas karty inwentarzowej 9 może odbywać się jako etap przygotowawczy do właściwej informatyzacji nawet bez komputerów. Taki podział informatyczny, byłby więc ze wszech miar pożądany. Niestety z uwagi na obecny stan finansowy, a co za tym idzie możliwości sprzętowe, programowe, kadrowe i szkoleniowe archiwistyki polskiej w tym i wojskowej jednorazowe, natychmiastowe przyjęcie omówionego wyżej podziału w Polsce, jest raczej czysto teoretycznym postulatem, niż mającym szansę urzeczywistnienia w możliwie przewidywalnym terminie realnym rozwiązaniem. Należałoby więc przyjąć pewną hierarchię realizacji tego projektu. Określić niezbędne minimum i kolejne etapy realizacji tak, by z jednej strony zapewnić jak najszerszy i najszybszy dostęp do informacji o materiałach źródłowych, z drugiej wykorzystać w pełni możliwości jakie daje współczesna informatyka. Wydaje się, iż takim niezbędnym minimum są trzy, obecnie funkcjonujące poziomy opisu: poziom archiwum, poziom zespołu i poziom jednostki archiwalnej. 8 B. R y s z e w s k i, Problemy..., s Tamże, s. 39.

5 Najłatwiejszy do realizacji jest pierwszy z ww. poziomów. Według Ryszewskiego niezbędne w nim byłyby pola: poziom opisu; nazwa, kod, adres, typ, władze zwierzchnie, funkcje i organizacja archiwum; lokal gmach; historia archiwum; charakterystyka zasobu; rozmiar zasobu; przewodniki; bibliografia; uwagi; rzeczowe, imienne i geograficzne słowa kluczowe; powiązania z innymi rekordami tego poziomu (tj. opisami innych archiwów, gdzie znajdują się w naszym przypadku wojskowe archiwalia) data wprowadzenia danych i modyfikacji oraz autor opisu. Byłby on swoistą wizytówką każdego archiwum, stanowiłby odpowiednik obecnie funkcjonującego przewodnika po archiwum. By wykluczyć dowolność i znormalizować ten opis, ostateczny kształt tego poziomu winna ustalić kompetentna w tym zakresie Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych 10. Rzetelne opracowanie tego poziomu przez wszystkie archiwa w kraju, byłoby doskonały materiał dla NDAP do prac nad nowym, kompletnym przewodnikiem po archiwach w Polsce. Kolejny szczebel, poziom zespołu archiwalnego, zdaniem prof. Ryszewskiego winien zawierać aż 32 pola: poziom opisu; nazwa i kod archiwum; grupa zespołów archiwalnych, nazwę i kod zespołu archiwalnego, twórcę zespołu archiwalnego (historia, funkcje, miejsce w strukturze ustrojowej, organizacja wewnętrzna i jej zmiany); historia archiwizacji zespołu (historia registratury i zespołu sukcesje zmiany miejsca, opracowania i pomoce, brakowanie, data archiwizacji); system kancelaryjny (organizacja pracy kancelaryjnej twórcy, pomoce kancelaryjne, obieg pism i akt, układ kancelaryjny); miejsce przechowywania zespołu (szczegóły topograficzne); metoda porządkowania (nazwa lub omówienie metody, opis układu: zasady wydzielania serii, ich hierarchia, szeregowanie akt lub klas) pomoce archiwalne (lista i omówienie pomocy: z jakich pól składa się, jak informuje, sposoby wyszukiwania); opis treści zespołu (wykaz serii nazwa, daty, rozmiary, uwagi ewentualna charakterystyka treści ujęta narracyjne); data początkowa i końcowa zespołu; sukcesje (każda sukcesja: sukcesjodawca, data, rozmiar, treść, sygnatury); odstąpienia materiałów archiwalnych (każde odstąpienie: sukcesor, data, rozmiar, treść, sygnatury); formy dyplomatyczne i fizyczne archiwaliów; rozmiary (kolejne akcesje, ich daty, rozmiary w j.a. i m.b.); stan zachowania, język archiwaliów; 10 Tamże, s. 20 i

6 technika wykonania archiwaliów i pismo; reprodukcje warunki reprodukowania; bibliografia; warunki udostępniania archiwaliów; uwagi; słowa kluczowe rzeczowe, imienne i geograficzne; powiązania z innymi rekordami tego poziomu; data wprowadzenia danych i modyfikacji; autor zapisu 11. Trzeci poziom, najbardziej pracochłonny, to opis jednostki archiwalnej 12. W naszych rozważaniach poświęconych zespołowi, możemy pominąć szczegółowy wykaz jego pól. Autor FOPAR u przyznaje sam, że stosowanie tak skomplikowanej i rozbudowanej formy opisu, jaką jest FOPAR, może budzić obawy dotyczące pracochłonności. Nasuwa się pytanie, czy w ogóle realne jest stosowanie standardu o tak wielkiej liczbie pól? Przede wszystkim trzeba zwrócić jednak uwagę na to, że w FOPAR-ze występuje raczej zmiana formy opisu, niż jego nadmierna rozbudowa. Większość pól postulowana przez Ryszewskiego zawiera informacje, jakie powinny obligatoryjnie znajdować się w funkcjonującym obecnie Wstępie do inwentarza. Dodatkowe, nieliczne informacje, to niezbędne elementy konieczne ze względu na specyfikę pracy komputerowych, elektronicznych baz danych. Co więcej, w praktyce możliwe jest stosowanie tylko wybranych pól do konkretnego zapotrzebowania. O ostatecznym wyborze decydować będzie kierownictwo danej służby, niekiedy kierownictwo konkretnego archiwum, a nawet sam archiwista 13. Należy zauważyć, iż część pól w trakcie zakładania rekordu np. poziom opisu; nazwa i kod archiwum; grupa zespołów archiwalnych, nazwę i kod zespołu archiwalnego, data modyfikacji będzie zapisywana automatycznie. Istnieje także możliwość by inna część zwłaszcza w warunkach CAW np. system kancelaryjny była zapisywana jednorazowo a następnie powielana także automatycznie. Niektóre pola będą mogły być wypełniane półautomatycznie np. słowa kluczowe rzeczowe, imienne i geograficzne czy formy dyplomatyczne i fizyczne archiwaliów tj. poprzez wybór z wcześniej przygotowanych słowników. Niezbędnym wydaje się po przyjęciu ogólnopolskiego standardu opracowanie metodyki wypełniania zalecanych pól poszczególnych opisów. Krótką charakterystykę takich wskazówek metodycznych, proponowanych przez autorów niniejszej pracy podano poniżej, przy opisie opcji 11 Tamże, s Ryszewski przewiduje dla niego 35 pól. Tamże, s Tamże, s. 59.

7 Nowy zespół. OZA opracowana na podstawie FOPAR u, będzie podstawowym elementem nie tylko podsystemu wspomagania opracowania materiałów archiwalnych, ale także głównym poziomem informatycznym Systemu Informacyjno- Wyszukiwawczego ARCHIWUM CAW. Aplikacja ta jest zgodna z przyjętym w Sztokholmie przez Międzynarodową Radę Archiwów światowym standardem archiwalnym 14. Przy pracach projektowych wykorzystano doświadczenia wynikające z już funkcjonujących w CAW baz danych, szczególnie zaś z Centralnej Bazy Danych Wojskowych Twórców Akt i Akt Merytorycznych z Kolekcji z Archiwów Rosyjskich. Ekran monitora formularz aplikacji podzielony został na cztery części. Dwie zewnętrzne górna, menu główne i dolna, menu komend służą do: a) wybrania trybu pracy w jakim chcemy pracować z aplikacją, b) wyświetlania kolejnych ekranów i poszczególnych pół. Menu główne składa się z dwóch linii: wyboru trybu pracy aplikacji i pomocy, objaśniającej co możemy wykonywać za pomocą poszczególnych opcji (rys. 1). Rys Opcja Zapytanie jedyna dostępna opcja dla postronnych użytkowników aplikacji. Pozwala dokonać sposobu dokonywania selekcji poszukiwanego zespołu. Pierwsza możliwość to dokonywanie wyboru przez Deskryptory imienne, rzeczowe, geograficzne hasła, słowa kluczowe i Kryteria wybór poprzez podanie cząstkowej informacji (rys 2). 14 Norma przyjęta przez Komisję ds. standaryzacji opisów stycznia 1993 roku w Sztokholmie. Międzynarodowy standard opisu archiwalnego, część ogólną, Warszawa 1995, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych.

8 Rys. 2 Pozostałe opcje Nowy zespół i Aktualizacja umożliwiające wprowadzanie zmian w bazie danych dostępne są tylko dla operatora. Osoba nieupoważniona nie będzie miała technicznych możliwości na wprowadzenie zmian. Wybranie przez nią opcji przeznaczonych dla operatora systemu spowoduje wyświetlenie komunikatu o braku upoważnienia do zmian. Opcja Słowniki, pozwala operatorowi na dopisywanie i aktualizację deskryptorów (stów kluczowych), a osobie postronnej na wprowadzanie za ich pomocą gotowych informacji do poszczególnych pól. Właściwy opis zespołu składa się z 26 pól, uporządkowanych zgodnie z postulatem Międzynarodowej Rady Archiwów 15 w przypadku naszej bazy w 5 bloków informacyjnych. Formularz zapytania (rys. 3) zawiera zasadnicze informacje o opisywanym zespole: a) numer zespołu w bazie danych, b) kod (pole wypełniane przez program) symbol archiwum, c) poziom symbol poziomu informacyjnego, d) grupę zespołów nazwę grupy, w jakiej znajdują się poszukiwane przez nas akta, np. Okręgi Wojskowe, Dywizje Piechoty, Instytucje Centralne MON, itp. (pole to nie jest obligatoryjne), e) nazwę zespołu wyszukanego np. Dowództwo 1 Warszawskiej Dywizja Piechoty, f) sygnaturę CAW; g) daty skrajne póle to nie jest obligatoryjne. 15 Punkt 1.4, Tamże, s. 8.

9 Rys 3 Wszystkie pola formularza nie muszą być wypełnione. Po wprowadzeniu danych wciskamy klawisz ENTER i otrzymujemy wyspecyfikowaną listę rekordów, które odpowiadają wprowadzonym przez użytkownika kryteriom. Spośród tych rekordów dokonujemy wyboru za pomocą kursora. Wybór zatwierdzamy wciskając klawisz ENTER. Na ekranie pojawia się poniżej uzupełnionego bloku identyfikacyjnego, blok twórcy zespołu dający opis historii twórcy akt i systemu kancelaryjnego. Każde z tych pól, za pomocą menu komend znajdującego się w dolnej części ekranu można rozwinąć tak, że wypełni całą część bloku przeznaczoną na ten blok. Przy nazwie pola, umieszczono pole informujące o ilości wierszy w danym polu (rys.4). Rys. 4

10 Przeglądanie ekranów z kolejnymi blokami oraz wyjście do wyspecyfikowanej uprzednio listy rekordów, możliwe jest poprzez wciskanie kombinacji klawiszy: Ctrl+T twórca; Ctrl+O opis; Ctrl+U udostępnianie; Ctrl+P dane uzupełniające; Ctrl+M powrót do menu; Ctrl+E ekrany (funkcja ta umożliwia przechodzenie w tryb dużego okna); Ctrl+I powrót do listy rekordów odpowiadających kryteriom zadanym przez użytkownika. I tak blok opisu zespołu zawiera informacje o treści i stanie uporządkowania zespołu, zawiera pola: opisu zespołu, sposobu uporządkowania, opis rozmiarów i form fizycznych jakie występują w zespole (rys. 5). Tak jak w poprzednim przypadku, przy każdym z tych pól znajduje się informacja z ilu wierszy składa się dane pole. Każde z tych pól możemy także w miarę potrzeb, rozwijać na całą część danego bloku. Rys. 5 Kolejny blok blok udostępniania, podaje zasady udostępniania, język, formy dyplomatyczne, technikę wykonania i istniejące pomoce archiwalne opisywanego zespołu (rys. 6).

11 Rys. 6 Ostatnim blokiem, jest blok danych uzupełniających zawierający informacje o powiązaniach z innymi rekordami tego poziomu i podający bibliografię poświęconą danemu zespołowi (rys 7). Opcję Zapytanie możemy rozpocząć również od wyszukania interesujących nas zespołów (rekordów) poprzez słowa kluczowe deskryptory. Z chwilą ukazania się pola dialogowego (jak na rysunku nr 8), zapytanie możemy realizować dwoma sposobami: poprzez bezpośrednie wpisanie słowa kluczowego w pole, bądź wybór tego słowa ze słownika.

12 Rys. 7

13 Rys. 8 Wybranie opcji Raport spowoduje edytowanie danych o rekordzie do pliku lub na drukarkę. 2. Opcja Nowy zespół dostępna tylko dla operatora systemu umożliwia dopisywanie nowych rekordów do ww. już pól, zgrupowanych w poszczególne bloki opisywanej bazy danych: Blok identyfikujący. Pole Numer karty (na ekranie w postaci nr_kk) wpisuje automatycznie program. Jest to numer rekordu, zgodny z kolejnością zapisu. Pole Kod wpisywane jw. Proponowany przez autorów kod caw pl. wzorowany jest na internetowych adresach . Pole Poziom wpisywane jw. z oznacza poziom zespołu. Pole Grupa zespołów wpisuje operator z rozwijalnego słownika grup zespołów. Pole Nazwa zespołu pełną nazwę jednostki lub instytucji wpisuje operator, np. Dowództwo 1 Dywizji Piechoty. Pole Sygnatura CAW dziesięcioznakowe pole dla systemu sygnatur

14 przyjętych w CAW 16 wpisuje operator. Pole Daty wpisywane jw. to lata skrajne dokumentów wytworzonych przez danego twórcę. Pole Ilość j.a. ilość jednostek archiwalnych ujętych w danym zespole. Wszystkie ww. pola tego bloku muszą być wypełnione. Blok twórcy. W pole Twórca zespołu wpisujemy takie informacje, jak: nazwa, data powstania (rozkaz), rozkazy wprowadzające przeformowania i ewentualnie zakończenia działalności, komu podlegał, co jemu podlegało, zmiany nazw w trakcie funkcjonowania. W polu System kancelaryjny umieszczamy informacje dotyczące systemu kancelaryjnego jaki był stosowany przez kancelarię danego twórcy zespołu. Z uwagi, iż liczba systemów kancelaryjnych jest niewielka oraz na to, że w Wojsku Polskim obowiązywał już od 1922 roku jednolity system, pole to wypełnia się poprzez wcześniej przygotowany słownik systemów kancelaryjnych 17. Blok opisu zespołu. W polu Opis zespołu podajemy strukturę zespołu, podając ewentualny wykaz serii, ich wielkość oraz krótką charakterystykę zawartości. W polu Metody porządkowania należy wpisać nazwę, lub krótko opisać metodę, opis układu, zasady ewentualnego wydzielania serii, ich hierarchię, szeregowanie akt, posługując się fachową terminologią archiwalną. Pole Selekcja i brakowanie to opis zasad na jakich była oparta selekcja, co, kiedy i w jakiej ilości wybrakowano. Ewentualnie podać numery protokołów brakowania akt. W pole Rozmiary wpisujemy formę fizyczną archiwaliów oraz wielkość w jednostkach archiwalnych (j.a.). Dane dopisywane są ze słownika. Blok udostępniania. 16 Szerzej o tym systemie patrz J. S z o s t a k, T. W a w r z y ń s k i, System sygnatur archiwalnych dla zespołów akt Ludowego Wojska Polskiego z lat , Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej, 1992, nr 15, s O systemach kancelaryjnych w wojsku patrz, L. T e t e r, Biurowość wojskowa w latach , BWSA, 1971, nr 3, s ; J.A. I g i e l s k i, Z problematyki porządkowania akt prowadzonych austriackim systemem kancelaryjnym, BWSA, 1972, nr 4, s

15 W polu Zasady udostępniania umieszczamy ogólne zasady udostępniania akt w CAW, ewentualnie (w przypadku posiadania mikrofilmów lub innej formy kopii) należy podać ograniczenia w dostępie do konkretnych teczek czy dokumentów. W polu Język należy wpisać języki w jakich są sporządzone archiwalia. W Pole Formy dyplomatyczne wprowadzamy nazwy najważniejszych i najliczniejszych form dyplomatycznych zgodnie z terminologią archiwalną i wojskową jakie wy stępują w zespole. W pole Technika wykonania wpisujemy w jakiej technice wykonano archiwalia. W przypadku kaset i dyskietek, w jakim systemie, lub w jakim edytorze wykonano archiwalia. W pole Pomoce archiwalne należy wpisać istniejące pomoce archiwalne, używając terminologii archiwalnej, podać ich opis. Pierwsze z ww. pól z uwagi iż udostępnianie akt w CAW jest jednolite, wypełniane jest automatycznie a ewentualne odstępstwa, uwzględniane poprzez aktualizację. Dopisania języków, form dyplomatycznych i techniki wykonania, dokonuje się poprzez zaznaczenie odpowiednich deskryptorów ze słownika. Blok danych uzupełniających. W polu Powiązania z innymi rekordami należy wpisać sygnatury tych rekordów, które są prowieniencyjnie, merytorycznie i tematycznie powiązane z opisywanym rekordem w naszym przypadku zespołem. Pole Bibliografia służy do wpisania bibliografii poświęconej danemu zespołowi. W pole Deskryptory będą wpisywane słowa kluczowe (rzeczowe, imienne, geograficzne), które dotyczą treści zespołu. Należy opracować specjalne zasady obowiązujące operatora przy wpisywaniu tych stów kluczowych, by ograniczyć do minimum synonimy i ujednolicić ortografię oraz gramatykę słownika. Na podstawie deskryptorów możliwe będzie dotarcie do poszczególnych zespołów poprzez opcję Zapytanie. Deskryptory dopisywane są do rekordów ze słowników. Dowolnym znakiem z klawiatury zaznaczamy wybrane deskryptory, poczym wciskamy klawisz Esc.

16 3. Opcja Aktualizacji dostępna tylko dla operatora programu. Umożliwia ona wprowadzanie zmian i korekt w rekordach, które zostały uprzednio wprowadzone do bazy danych (rys. 9). Rys. 9 Poprzez wybranie odpowiedniej opcji możemy dokonywać zmian, lub korygować zauważone błędy w poszczególnych polach aplikacji. Zmian możemy dokonywać poprzez wpisywanie z klawiatury bądź wybór ze słownika. 4. Opcja Słowniki z menu OZA służy do zakładania słowników, z których dopisywane są dane wykorzystywane przy wypełnianiu niektórych pól formularzy. Po wybraniu powyższej opcji ukaże się menu jak niżej (rys. 10). Rys. 10 Wybór kolejnych pozycji z edytowanego menu umożliwia przeglądanie wprowadzonych danych, ich aktualizację oraz dopisywanie nowych elementów poszczególnych słowników. Tworzony w Centralnym Archiwum Wojskowym komputerowy System

17 Informacyjno-Wyszukiwawczy ARCHIWUM pracuje w środowisku systemu operacyjnego UNIX działającego w trybie wielodostępu. Zapewnia to możliwość korzystania ze wszystkich baz wchodzących w skład systemu, każdemu użytkownikowi lokalnej sieci, w każdej chwili. Z jednej bazy może korzystać w zależności od oprogramowania i ilości posiadanego sprzętu nie ograniczona w zasadzie ilość osób. Centralna Baza Danych Opracowanych Zespołów Archiwalnych OZA tak jak inne aplikacje ww. systemu, została napisana w języku INFORMIX VE1 Autorem aplikacji od strony merytorycznej był mjr mgr Zdzisław G. Kowalski, od strony programowej mgr Marek Gruchal.