Jednolity rzeczowy wykaz akt Zakładu Narodowego im. Ossolioskich we Wrocławiu. Wrocław 2009

Transkrypt

1 Jednolity rzeczowy wykaz akt Zakładu Narodowego im. Ossolioskich we Wrocławiu Wrocław 2009

2 Sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji 1. Symbolem A oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne. 2. Symbolem B oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że: symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania i uzyskaniu zgody właściwego terytorialnie Archiwum Paostwowego, podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia i zamknięcia teczek spraw, symbolem oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę za zgodą i wiedzą osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe i w trybie uzgodnionym z Archiwum Paostwowym, symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treśd i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza Archiwum Paostwowe, które może dokonad zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązad się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. 3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Archiwum Paostwowe może dokonad zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w pkt. 2, uznając ją za materiały archiwalne. 4. Wykaz akt zawiera rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentacji ze względu na okres jej przechowywania w komórce merytorycznej i innych komórkach. Komórka merytoryczna to taka komórka, która zgodnie z Regulaminem Funkcjonowania Zakładu Narodowego im. Ossolioskich prowadzi całośd sprawy i gromadzi kompletną dokumentację danej sprawy. Inne komórki to takie komórki, które prowadzą tylko częśd sprawy i gromadzą fragmenty dokumentacji dotyczącej danej sprawy lub dokumentację powtarzalną. 2

3 0 ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne 01 Organizacja Zakładu 02 Akty normatywne Jednolity rzeczowy wykaz akt Zakładu Narodowego im. Ossolioskich we Wrocławiu Tytuły klas I i II rzędu 03 Planowanie i sprawozdawczośd. Statystyka 04 Informatyka 05 Obsługa prawna. Skargi i wnioski 06 Uroczystości. Promocja Zakładu 07 Współpraca 08 Kontrola 1 KADRY 10 Ogólne zasady pracy i płac 11 Zatrudnienie 12 Ewidencja osobowa 13 Bezpieczeostwo i higiena pracy 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 15 Dyscyplina pracy 16 Sprawy socjalno-bytowe 3

4 17 Ubezpieczenia osobowe 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi 21 Inwestycje i remonty kapitalne 22 Administracja nieruchomości 23 Gospodarka materiałowa 24 Transport i łącznośd 25 Ochrona Zakładu (mienia) 26 Zamówienia publiczne 3 EKONOMIKA 30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe 31 Finanse, księgowośd 32 Księgowośd finansowa 33 Rachuba płac 34 Księgowośd materiałowa 35 Fundusze specjalne 36 Inwentaryzacja 4 DZIAŁALNOŚD BIBLIOTECZNA 40 Regulacje prawne 4

5 41 Kształtowanie zasobu bibliotecznego 42 Ewidencja zasobu bibliotecznego 43 Udostępnianie zasobu bibliotecznego 44 Zbiory mikroformowe i cyfrowe 45 Informacje o zbiorach bibliotecznych 5 DZIAŁALNOŚD MUZEALNA 50 Regulacje prawne 51 Kształtowanie zbiorów muzealnych 52 Ewidencja zbiorów muzealnych 53 Udostępnianie zbiorów muzealnych 54 Informacje o zbiorach muzealnych 55 Przechowywanie zbiorów muzealnych 6 DZIAŁALNOŚD WYSTAWIENNICZA I EDUKACYJNA 60 Wystawy 61 Działalnośd edukacyjna 7 DZIAŁALNOŚD REPROGRAFICZNA I KONSERWATORSKO-INTROLIGATORSKA 70 Reprografia 71 Konserwacja zbiorów 5

6 Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne Kategoria archiwalna W kom. W innych merytorycznej kom. Uwagi ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne Dla każdego organu prowadzi się odrębną teczkę Regulamin Rady Kuratorów, skład, programy posiedzeo, 000 Rada Kuratorów A 001 Rada Naukowa A 002 Kolegium Zakładu A 003 Komisje materiały na posiedzenia, protokoły z posiedzeo, wnioski, uchwały, postanowienia, listy obecności; karty głosowao kat. B3 Regulamin Rady Naukowej, skład, programy posiedzeo, materiały na posiedzenia, protokoły z posiedzeo, wnioski, uchwały, postanowienia, listy obecności; karty głosowao kat. B3 Skład, programy posiedzeo, materiały na posiedzenia, protokoły z posiedzeo, wnioski, uchwały, postanowienia, listy obecności 6

7 Skład, protokoły posiedzeo, referaty, opracowania, 0030 Komisje stałe A sprawozdania, wnioski i postulaty; dla każdej komisji zakłada się odrębną teczkę 0031 Komisje doraźne A Jak w klasie Zjazdy, konferencje itp Zjazdy, konferencje własne A Programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał 0041 Udział w obcych zjazdach, konferencjach A Własne referaty, wystąpienia, opracowania; inne kat. B5 005 Narady pracownicze A Protokoły, sprawozdania, wnioski 006 Obsługa organizacyjno-administracyjna organów Korespondencja operatywna, zawiadomienia, kolegialnych zaproszenia itp. 01 Organizacja Zakładu 010 Podstawy prawne działalności Zakładu A Przepisy ogólnopaostwowe resortowe dotyczące bezpośrednio powstania, przekształceo i likwidacji własnej jednostki 011 Organizacja władz nadrzędnych i współdziałających jednostek B10 7

8 012 Organizacja własnej jednostki A Statut, schemat organizacyjny, regulamin funkcjonowania, rejestracja własnej jednostki (REGON, NIP, KRS), wnioski o utworzenie, przekształcenie, zniesienie komórek organizacyjnych itp. 013 Pełnomocnictwa i upoważnienia pracowników do Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia B10 załatwiania spraw pełnomocnictwa lub upoważnienia 014 Biurowośd 0140 Przepisy kancelaryjne A Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcje obiegu wybranych rodzajów dokumentacji 0141 Ewidencja pieczęci i pieczątek A Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentów B5 Dzienniki korespondencyjne, rozdzielniki 015 Kancelaria obrony cywilnej 0150 Przepisy prawne A Własne; zewnętrzne kat. B Środki ewidencji kancelarii obrony cywilnej B10 - Dziennik korespondencyjny dokumentów oznaczonych klauzulami niejawności, Dziennik ewidencji wytworzonych dokumentów oznaczonych klauzulami niejawności, Rejestr teczek zawierających dokumentację niejawną 016 Zasób archiwalny 0160 Instrukcja organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego ZNiO A 8

9 0161 Ewidencja zasobu archiwalnego A 0162 Udostępnianie zasobu archiwalnego B Korespondencja związana z działaniem archiwum B5 02 Akty normatywne 020 Zbiór akt normatywnych władz nadrzędnych B Zbiór akt normatywnych własnej jednostki 0210 Zarządzenia A 0211 Pisma okólne A 03 Planowanie i sprawozdawczośd. Statystyka Przekazywanie akt do archiwum zakładowego spisy zdawczo-odbiorcze, wykaz spisów zdawczoodbiorczych; brakowanie akt protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy akt przeznaczonych na makulaturę lub zniszczenie; spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Paostwowego Udostępnianie na miejscu w archiwum, wypożyczanie karty udostępniania oraz korespondencja dotycząca wypożyczeo W tym korespondencja dot. przepisów kancelaryjnoarchiwalnych Czas przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia akt normatywnych Komplet podpisanych zarządzeo, okólników itp., jeden egzemplarz wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się w odpowiedniej klasie rzeczowej 9

10 030 Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości 0300 Wytyczne i wskaźniki władz nadrzędnych B Wytyczne i wskaźniki własnej jednostki A 031 Prognozowanie i planowanie perspektywiczne A 032 Plany Dla każdego rodzaju planów zakłada się osobne teczki 0320 Plany roczne Zakładu A W tym plany finansowe 0321 Plany roczne działalności komórek organizacyjnych A 0322 Plany okresowe B5 W przypadku braku opracowao rocznych lub pełniejszych informacji w opracowaniach okresowych kat. A 0323 Materiały pomocnicze do sporządzenia planu rocznego i okresowego B5 033 Sprawozdania Dla każdego rodzaju sprawozdao zakłada się osobne teczki 0330 Sprawozdania roczne Zakładu A W tym sprawozdanie finansowe 0331 Sprawozdania roczne z działalności komórek organizacyjnych A 10

11 0332 Sprawozdania okresowe B5 W przypadku braku opracowao rocznych lub pełniejszych informacji w opracowaniach okresowych kat. A W tym sprawozdania merytoryczne poszczególnych Materiały pomocnicze do sporządzenia 0333 B5 pracowników; w przypadku braku sprawozdao rocznych sprawozdania rocznego i okresowego i okresowych kat. A 034 Statystyka 0340 Materiały źródłowe BE5 Ankiety, karty, formularze statystyczne, sprawozdania; okres przechowywania w jednostce własnej liczy się od daty opracowania koocowego, obejmującego całośd danych źródłowych 0341 Statystyczne opracowania cząstkowe B5 W przypadku braku koocowych kat. A 0342 Statystyczne opracowania koocowe A 035 Analizy 0350 Kompleksowe i problemowe A 0351 Wycinkowe A 04 Informatyka 040 Spis systemów i programów A 041 Ogólne schematy systemów i podsystemów A 042 Dostawy, likwidacje i inwentaryzacje sprzętu i oprogramowania B10 11

12 043 Współpraca z innymi instytucjami w zakresie użytkowania oprogramowania B5 05 Obsługa prawna. Skargi i wnioski 050 Przepisy prawne dotyczące obsługi prawnej oraz skarg i wniosków B10 Zewnętrzne; własne kat. A 051 Sprawy cywilne B10 Okres przechowywania liczy się od daty uprawomocnienia się orzeczenia lub umorzenia sprawy 052 Sprawy gospodarcze B3 Jak przy klasie Sprawy karne B5 Jak przy klasie Sprawy sądowo-administracyjne B10 Jak przy klasie Opinie prawne B5-056 Interpretacje przepisów prawnych własnej jednostki A Skargi i wnioski 0570 Ewidencja skarg i wniosków A 0571 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio A 0572 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia wg właściwości B Analizy skarg i wniosków A 06 Uroczystości. Promocja Zakładu 12

13 060 Uroczystości, obchody, spotkania A Porządek uroczystości, listy zaproszonych gości, teksty wystąpieo, zaproszenia, afisze, wycinki prasowe; sprawy organizacyjne kat. B5 061 Udział w obcych uroczystościach krajowych i Poświadczenie własnego uczestnictwa, teksty A zagranicznych wystąpieo, wycinki prasowe, itp. 062 Informacje własne dla prasy, radia i telewizji A 063 Wydawnictwa własne A Materiały powstające w związku z publikowaniem pozycji wydawniczych, tzw. "teki wydawnicze zawierające dokumentację każdego tytułu (książki, czasopisma itp.): karty wydawnicze, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje, projekty graficzne, opinie o wydanym tytule; egzemplarz pozycji wydawniczej; korespondencja kat. B5 064 Publikacje pracowników A 065 Monografie A 066 Promocja, sponsoring A 067 Zbiór wycinków prasowych dot. Zakładu A - Gromadzone w księgach 07 Współpraca 070 Podstawowe zasady A Własne ustalenia współpracy 071 Współpraca krajowa 13

14 Umowy i porozumienia o bezpośredniej współpracy, Z organami administracji rządowej i własne opracowania przygotowane dla tych organów, A samorządowej korespondencja merytoryczna; pozostała korespondencja kat. B5 Z krajowymi instytucjami naukowymi i placówkami oświatowymi A Jak w klasie 0710 Z innymi instytucjami krajowymi, towarzystwami i organizacjami, osobami fizycznymi, firmami A Jak w klasie Z organami związków zawodowych A Jak w klasie Między komórkami organizacyjnymi własnej jednostki B5 072 Współpraca z zagranicą Umowy z: instytucjami naukowymi, szkołami wyższymi, Umowy i porozumienia o bezpośredniej 0720 A innymi instytucjami, towarzystwami i organizacjami, współpracy osobami fizycznymi Wyjazdy pracowników, sprawozdania, materiały z 0721 Realizacja wyjazdów i przyjazdów w ramach wyjazdów, przyjazdy cudzoziemców, programy pobytu A umów i porozumieo o bezpośredniej współpracy delegacji zagranicznych, sprawozdania; obsługa organizacyjna kat Wymiana dokumentacji i informacji A 14

15 0723 Wspólne przedsięwzięcia A Opracowania, informacje, analizy, korespondencja merytoryczna 08 Kontrola 080 Metodyka kontroli A Zasady i tryb przeprowadzania kontroli wytyczne własnej jednostki; materiały zewnętrzne kat.b Kontrole zewnętrzne własnej jednostki Protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich wykonania; każda kontrola stanowi odrębną sprawę 0810 Kompleksowe A Obejmujące całokształt działalności Zakładu 0811 Problemowe A Dotyczące zagadnieo merytorycznych 0812 Wycinkowe B5 082 Kontrole wewnętrzne własnej jednostki B5 Kompleksowe i problemowe 083 Książka kontroli B5-1 KADRY 10 Ogólne zasady pracy i płac 100 Regulaminy pracy A Wraz z tabelami środków ochronnych 101 Zasady wynagradzania, premiowania i Regulamin wynagradzania, taryfikatory kwalifikacyjne, A nagradzania siatki płac, stawek, dodatki itp. 11 Zatrudnienie 110 Zapotrzebowanie i werbunek pracowników B2 Oferty kandydatów kat. 15

16 Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się 111 Przebieg zatrudnienia B50 do akt osobowych (klasa 120) 112 Rozmieszczenie pracowników B2 Przydział, przeniesienia, zastępstwa 113 Wykazy etatów A Zestawienia ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów 114 Prace zlecone Umowy o prace zlecone z własnymi i obcymi pracownikami, ewidencja prac zleconych 1140 Ze składkami ZUS B Bez składek ZUS B5 115 Inne formy zatrudnienia 1150 Staże B Praktyki B5 116 Awanse, nagrody, odznaczenia, kary 1160 Awanse B50 Wnioski i decyzje w aktach osobowych (klasa 120) 1161 Nagrody B50 Jak przy klasie Odznaczenia paostwowe B50 Ewidencja odznaczeo kat. A; jak przy klasie Odznaczenia własne B50 Jak przy klasie Kary B5 Jak przy klasie Sprawy wojskowe pracowników B5 118 Sprawy sądowe, komornicze B5 12 Ewidencja osobowa 16

17 Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą: podanie o pracę, życiorys, kwestionariusz osobowy, świadectwa z poprzednich miejsc pracy, świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji 120 Akta osobowe BE50 zawodowych, umowę o pracę i jej zmiany, pisma o zasadniczym znaczeniu (np. angaże), odznaczenia, pochwały, rozwiązanie stosunku pracy i świadectwo pracy w Zakładzie 121 Ewidencja akt osobowych B Zaświadczenia w sprawach osobowych 13 Bezpieczeostwo i higiena pracy 130 Regulacje prawne z zakresu bezpieczeostwa i higieny pracy A Ustalenia własne; pozostałe kat.b Rejestr szkoleo instruktażu ogólnego pracowników nowoprzyjętych B5 132 Rejestr szkoleo okresowych pracowników na stanowiskach robotniczych B5 133 Środki ochronne B10 Rozporządzenia dotyczące gospodarowania środkami ochrony indywidualnej 134 Wypadki przy pracy. Choroby zawodowe 17

18 Rejestr wypadków przy pracy, karty statystyczne Wypadki zbiorowe, śmiertelne, kooczące się 1340 A wypadków przy pracy (kopie), protokoły, dokumentacja inwalidztwem powypadkowa; dotyczy wypadków podczas pracy 1341 Inne wypadki B Choroby zawodowe i podejrzenia o choroby zawodowe B Badanie środowiska pracy B40 Karty i rejestry pomiarów z wyników badao środowiska pracy 135 Okresowe badania lekarskie B5 - Rejestr; oryginały zaświadczeo w aktach osobowych Udział w kursach, szkoleniach, studiach Szkolenie i doskonalenie zawodowe 14 B5 podyplomowych itp.; zaświadczenia o ukooczeniu kat. pracowników B50 odkłada się do akt osobowych (klasa 120) 15 Dyscyplina pracy 150 Dowody obecności w pracy B3 - Listy obecności, zeszyty wyjśd służbowych i prywatnych 151 Urlopy Urlopy wypoczynkowe, szkoleniowe, 1510 okolicznościowe, naukowe B3 - Listy i karty urlopowe 1511 Urlopy wychowawcze B50 - Odkłada się do akt osobowych (klasa 120) 1512 Urlopy bezpłatne B50 - Odkłada się do akt osobowych (klasa 120) 152 Ewidencja delegacji służbowych - 16 Sprawy socjalno-bytowe 18

19 160 Podstawowe zasady i przepisy prawne A Ustalenia własnej jednostki, regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeo Socjalnych 161 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników B3 Ubrania robocze, odzież ochronna 162 Dojazdy do pracy 163 Pożyczki mieszkaniowe B5 W tym pożyczki remontowe; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 164 Zapomogi B5 165 Dopłaty do wczasów pracowniczych B5 17 Ubezpieczenia osobowe 170 Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczeniowe B10 Zewnętrzne 171 Ubezpieczenia społeczne B50 - Deklaracje zgłoszeniowe, deklaracje wyrejestrowujące z ubezpieczenia społecznego (ZUS ZUA, ZUS ZWUA) 172 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 Rejestry wydanych legitymacji ubezpieczeniowych 173 Dowody uprawnienia do zasiłków B5 - Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe 174 Emerytury i renty B2 Wnioski 175 Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia B10 - ubezpieczeniowych umowy 2 ŚRODKI RZECZOWE 19

20 Przepisy wydane przez własną jednostkę w zakresie Podstawowe zasady gospodarowania środkami 20 A zaopatrzenia i gospodarowania środkami rzeczowymi; rzeczowymi przepisy zewnętrzne kat. B10 21 Inwestycje i remonty kapitalne 210 Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontów A Wytyczne własne, analizy potrzeb 211 Projekty inwestycji i remontów 2110 Dokumentacja techniczna obiektów zabytkowych A W tym dokumentacja projektowo-kosztorysowa 2111 Dokumentacja techniczna obiektów typowych BE5 Okres przechowywania liczy się od daty wyłączenia obiektu z eksploatacji 212 Ewidencja inwestycji A 213 Książka obiektu A Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną książkę; dla obiektów typowych kat. BE5 214 Zaopatrzenie inwestycyjne B5 215 Wykonawstwo i odbiór inwestycji B5 Kopie umów, harmonogramy robót, dokumentacja powykonawcza 22 Administracja nieruchomości 220 Nabywanie i zbywanie nieruchomości A - Dokumentacja prawna i techniczna; dla każdej nieruchomości prowadzi się odrębną teczkę 221 Eksploatacja nieruchomości B2 Konserwacja, bieżące remonty, ogrzewanie, oświetlenie, utrzymywanie czystości, wywóz śmieci itp.; umowy kat. B5 20

21 222 Podatki i opłaty publiczne B10 Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych) 223 Udostępnianie nieruchomości 2230 Użytkowanie pokoi gościnnych B5 - Rezerwacje, meldunki 2231 Udostępnianie i wynajem pomieszczeo B5 23 Gospodarka materiałowa 230 Magazynowanie i użytkowanie materiałów. Dowody, kartoteki magazynowe, dostawa do miejsc B5 Eksploatacja urządzeo pracy, eksploatacja, konserwacja, bieżące naprawy 231 Zaopatrzenie 2310 Wyposażenie stanowisk B Zaopatrzenie materiałowe i spożywcze B5 232 Zestawienia środków trwałych 2320 Ewidencja zakupu i wytworzenia środków trwałych B Ewidencja środków trwałych amortyzowanych B5 W tym księga inwentarzowa sprzętu obrony cywilnej 2322 Ewidencja środków trwałych o niskiej wartości B Ewidencja materiałowa B5 233 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) B2 Złom, makulatura i inne odpadki użytkowe 24 Transport i łącznośd 240 Eksploatacja własnych środków transportowych B3 241 Użytkowanie obcych środków transportowych B3 21

22 242 Eksploatacja środków łączności B3 Konserwacja i naprawa telefony, telefaksy itp. 25 Ochrona Zakładu (mienia) 250 Ochrona przeciwpożarowa obiektów 2500 Zasady bezpieczeostwa przeciwpożarowego A Plan zabezpieczeo przeciwpożarowych 2501 Oświadczenia pracowników o odbyciu szkolenia nt. bezpieczeostwa przeciwpożarowego B50 Dołącza się do akt osobowych (klasa 120) 251 Ochrona budynków B5 Grafiki dyżurów, upoważnienia do odbierania kluczy i kodowania, przepustki 252 Ubezpieczenia rzeczowe B10 Od ognia, kradzieży itp.; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 253 Dokumentacja spraw obronnych i obrony cywilnej B5 Plany ochrony Zakładu kat. A 26 Zamówienia publiczne 260 Przepisy prawne dotyczące zamówieo publicznych A Własne; zewnętrzne kat. B Rejestr zamówieo publicznych B5 262 Zamówienia publiczne 2620 Wnioski o wyrażenie zgody na rozpoczęcie Wraz z notatką w sprawie wszczęcia postępowania oraz B5 postępowania szacowania wartości przedmiotu zamówienia 22

23 2621 Dokumentacja zamówieo publicznych B5 Oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacje warunków zamówienia, protokoły komisji, odwołania, korespondencja, kopie umów; dla każdego zamówienia zakłada się odrębną teczkę 3 EKONOMIKA 30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe 300 System finansowy A Ustalenia własne 301 System księgowości A Ustalenia własne 302 System ewidencji i plan kont A Ustalenia własne 31 Finanse, księgowośd 310 Obrót gotówkowy B5 Raporty kasowe nie stanowiące dowodów księgowych, kopie asygnat i kwitariuszy nie stanowiące dowodów księgowania, dowody wpłaty i wypłaty 311 Finansowanie i kredytowanie 3110 Finansowanie Zakładu B5 - Finansowanie działalności z budżetu paostwa i innych jednostek organizacyjnych 3111 Dofinansowanie z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej B20 Całośd dokumentacji 3112 Zasady kredytowania, współpraca z bankiem B5 312 Zlecenia i umowy z kontrahentami zewnętrznymi B5 Wykonawstwo, usługi, materiały 313 Korespondencja finansowa B5 23

24 32 Księgowośd finansowa 320 Dowody księgowe B5 - Faktury, rachunki, memoriały 321 Dokumentacja księgowa B5 - Księgi, dzienniki, zestawienia obrotów i sald 322 Polecenia księgowania, dokumenty proste B5-323 Dokumentacja podatkowa B5 - Deklaracje CIT, PFRON, PCC 324 Rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami B5-325 Rozliczenia zaliczek B5 - Sumy 326 Windykacja należności B5 - Dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeo i należności 327 Uzgadnianie sald, noty, wezwania do zapłaty B5 - Korespondencja 33 Rachuba płac 330 Dokumentacja płac B5 Materiały źródłowe do obliczenia wysokości płacy (karty pracy, zestawienia godzin nadliczbowych i innych należności pracowniczych, absencja chorobowa) 331 Dokumentacja potrąceo z płac B5 Zajęcia sądowe, podatki, składki związkowe, pożyczki, odszkodowania, kary, zaliczki itp. 332 Deklaracje podatkowe B6 - PIT-y 333 Rozliczenia składek ZUS Raporty imienne o wpływie składek na ubezpieczenie 3330 Deklaracje ZUS B50 - społeczne i zdrowotne, deklaracje zbiorcze 24

25 3331 Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu RP7 B50 - W aktach osobowych (klasa 120) 334 Listy płac B Kartoteki zarobkowe B Karty zasiłkowe B Korespondencja płacowa B5 34 Księgowośd materiałowa B5 Ewidencja wartościowa 35 Fundusze specjalne 350 Zasady gospodarowania funduszami A Ustalenia własne 351 Realizacja funduszy specjalnych B5 Obejmuje zakładowy fundusz nagród 36 Inwentaryzacja 360 Ogólne zasady A Ustalenia własne 361 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne B5 362 Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5 363 Wycena i przecena B10 4 DZIAŁALNOŚD BIBLIOTECZNA 40 Regulacje prawne A Ustalenia własne w zakresie gromadzenia, selekcji i kontroli zbiorów, regulaminy udostępniania, regulaminy działowe 41 Kształtowanie zasobu bibliotecznego 25

26 Kupno, wymiana, dary; w tym księgi akcesji sumarycznej 410 Księgi akcesji A - dla czasopism Zamówienia, oferty wymiany lub sprzedaży, reklamacje, Dokumentacja dotycząca nabytków druków potwierdzenia odbioru, korespondencja dot. nabytków; zwartych dokumentacja potwierdzająca stan prawny kat. A 4110 Zakupy B Wymiana B Dary B5 Dokumentacja dotycząca nabytków bieżących wydawnictw ciągłych B5 Dokumentacja dot. nabytków zbiorów Starodruki, rękopisy, zbiory kartograficzne, dokumenty A specjalnych życia społecznego 414 Rewindykacje A 415 Księgi ubytków A Księgozbiory podręczne B5 42 Ewidencja zasobu bibliotecznego 420 Księgi inwentarzowe A Katalog komputerowy A - Wersja elektroniczna 422 Protokoły z uzgodnienia wartości i ilości Przeliczenia, stan zachowania, informacje o liczbie B10 zinwentaryzowanych pozycji jednostek bibliotecznych 26

27 Związane z procedurą przenoszenia zbiorów między Protokoły przekazania książek do działu lub 423 B10 komórkami organizacyjnymi celem opracowania lub po magazynu opracowaniu Spisy, sygnatury zbiorcze, ewidencja obrotu jednostkami bibliotecznymi, protokoły zmiany kategorii 424 Inne pomoce ewidencyjne B10 druków, wykazy braków, wykazy tematyczne zbiorów, wykazy zbiorów w księgozbiorach podręcznych 425 Dokumentacja skontrum zbiorów bibliotecznych 4250 Materiały robocze B5 Arkusze skontrowe 4251 Protokół poskontrowy A Wraz z wykazem braków bezwzględnych i względnych; Zarządzenie powołujące komisję skontrową, regulamin pracy komisji skontrowej i sprawozdania z przebiegu skontrum w klasie Udostępnianie zasobu bibliotecznego 430 Udostępnianie zbiorów w czytelni głównej i Udostępnianie zbiorów w wypożyczalni tylko dla wypożyczalni pracowników Zakładu 4300 Deklaracje czytelnicze B5 - Wnioski o udostępnienie zbiorów i kartoteki 4301 Deklaracje członków wypożyczalni B Rewersy Rewersy czytelników, twarde zakładki 4303 Dokumentacja udostępnieo cymeliów A 27

28 4304 Protokoły zwrotów książek B5 Wraz z protokołami kontroli poprawności włączeo książek Harmonogramy pracy czytelni i wypożyczalni, Sprawy organizacyjne czytelni, wypożyczalni i 4305 B5 harmonogramy imienne pracy (w tym w soboty i dni katalogu głównego wolne) 431 Wypożyczalnia międzybiblioteczna 4310 Księga podawcza wypożyczalni międzybibliotecznej B Potwierdzenia nadania przesyłek B5 Łącznie z wyceną i stanem zachowania druków, Umowy wypożyczeo zewnętrznych zbiorów 432 A protokołem zdawczo-odbiorczym na podstawie specjalnych upoważnienia, protokołem zwrotu Zeszyty, protokoły wypożyczeo; między komórkami 433 Wypożyczenia wewnętrzne B5 - organizacyjnymi Zakładu 434 Udostępnianie zbiorów w czytelniach działowych B5 - Księgi czytelników, zeszyty wypożyczeo, pisma polecające przy zbiorach specjalnych; rewersy kat. 435 Pomoce ewidencyjne dla udostępniania zasobu A - Katalogi alfabetyczne, rzeczowe, topograficzne; kartkowe i elektroniczne 436 Windykacje B10 W tym protokoły rekompensowania utraty druków wypożyczonych 437 Zgody na publikacje B5 Zdjęd, skanów itp. 28

29 44 Zbiory mikroformowe i cyfrowe 440 Księgi akcesji 4400 Księgi akcesji zbiorów mikroformowych A Księgi akcesji zbiorów cyfrowych A Księgi inwentarzowe 4410 Księgi inwentarzowe zbiorów mikroformowych A Księgi inwentarzowe zbiorów cyfrowych A Dokumentacja nabytków Dokumentacja potwierdzająca stan prawny kat. A 4420 Dokumentacja nabytków zbiorów mikroformowych B Dokumentacja nabytków zbiorów cyfrowych B5 443 Udostępnianie zbiorów B5 Księgi czytelników, księgi ewidencji mikrofilmów wypożyczanych do innych bibliotek i archiwów i sprowadzanych z innych bibliotek i archiwów 45 Informacje o zbiorach bibliotecznych B10 Kwerendy kat. A 5 DZIAŁALNOŚD MUZEALNA 50 Regulacje prawne A Ustalenia własne w zakresie gromadzenia i kontroli zbiorów muzealnych, regulaminy udostępniania, regulaminy działowe 51 Kształtowanie zbiorów muzealnych 510 Księgi akcesji A - Kupno, wymiana, dary 29

30 511 Dokumentacja dotycząca nabytków A 512 Oferty dot. nabytków niezrealizowane B5 513 Rewindykacje 5130 Rewindykacje zbiorów przez ZNiO A 5131 Rewindykacje zbiorów z ZNiO A 514 Księgi ubytków A Dokumentacja dot. ubytków A 516 Ekspertyzy dot. zbiorów A 52 Ewidencja zbiorów muzealnych 520 Księgi inwentarzowe zbiorów A Depozyty 5210 Księgi depozytów A - Dokumentacja dot. depozytów przyjętych przez 5211 ZNiO A 522 Inne pomoce ewidencyjne A 523 Dokumentacja skontrum zbiorów muzealnych 5230 Materiały robocze B5 Oferty, umowy kupna-sprzedaży, umowy darowizny, korespondencja merytoryczna, materiały informacyjne nt. danych zbiorów Ekspertyzy tematyczne dot. autorstwa, materiału, datowania; wycena itp. Spisy, ewidencja obrotu muzealiami, raporty nt. zbiorów, zestawienia 30

31 Wraz z wykazem braków bezwzględnych i względnych; Zarządzenie powołujące komisję skontrową, regulamin 5231 Protokół poskontrowy A pracy komisji skontrowej i sprawozdania z przebiegu skontrum w klasie Udostępnianie zbiorów muzealnych 530 Wypożyczenia zewnętrzne 5300 Rejestr umów wypożyczeo zewnętrznych A Umowy wypożyczeo A Łącznie z wyceną i stanem zachowania muzealiów, protokołem zdawczo-odbiorczym na podstawie upoważnienia, protokołem zwrotu; użyczenia krótkoterminowe 5302 Korespondencja w sprawie wypożyczeo B Umowy wypożyczeo długoterminowych (depozyty) A 5304 Dokumentacja dot. wypożyczeo długoterminowych (depozytów) A Protokoły zdawczo-odbiorcze; między komórkami 531 Wypożyczenia wewnętrzne B10 organizacyjnymi Zakładu 532 Udostępnianie zbiorów w czytelniach działowych B5 - Księga czytelników, pisma polecające; rewersy kat. 533 Zgody na publikacje B5 Zdjęd, skanów itp. 54 Informacje o zbiorach muzealnych 31

32 540 Informacje o zbiorach obecnych B Informacje o zbiorach dawnych B10 Zbiory z okresu lwowskiej historii ZNiO 55 Przechowywanie zbiorów muzealnych B10 W tym ewidencja ruchu wewnętrznego obiektów 6 DZIAŁALNOŚD WYSTAWIENNICZA I EDUKACYJNA 60 Wystawy 600 Ewidencja wystaw A Projekty aranżacji, zaproszenia, plakaty, katalogi, 7 kosztorysy, scenariusz wystawy, protokół zdawczoodbiorczy 601 Dokumentacja wystaw A eksponatów, dokumentacja fotograficzna i filmowa wystawy, raport koocowy, wycinki prasowe, korespondencja merytoryczna 602 Sprawy organizacyjne dot. wystaw B5 W tym korespondencja 61 Działalnośd edukacyjna 610 Wykłady multimedialne A Towarzyszące wystawom; korespondencja 611 Sesje popularnonaukowe A merytoryczna, programy sesji 612 Prelekcje, pokazy, odczyty BE5 Ewidencja kat. A 613 Konkursy B5 614 Oprowadzanie wycieczek po Zakładzie B5 Ewidencja wycieczek DZIAŁALNOŚD REPROGRAFICZNA I KONSERWATORSKO-INTROLIGATORSKA 32

33 70 Reprografia 700 Zamówienia 7000 Rejestr zleceo i zamówieo B5 W tym usługi reprograficzne w czytelni głównej 7001 Zlecenia i zamówienia B5 Wewnętrzne, zewnętrzne, anulowane 701 Zeszyty ewidencji przekazywanych zbiorów B10-71 Konserwacja zbiorów 710 Wymagania i plany konserwatorskie A 711 Dokumentacja konserwatorska A Dla muzealiów i starych druków zakłada się odrębną teczkę stan zachowania, dokumentacja fotograficzna, wykonanie prac i ich udokumentowanie 712 Przekazanie zbiorów do oprawy i konserwacji Zlecenia, korespondencja, umowy, protokoły zdawczoodbiorcze, Przekazanie zbiorów do oprawy i konserwacji wewnętrznej zeszyty zwrotów; zamówienia materiałów B10 introligatorskich Przekazanie zbiorów do oprawy i konserwacji zewnętrznej B10 Wykonanie usług konserwatorskich dla zleceniodawców zewnętrznych B Profilaktyka 7130 Ocena stanu zachowania zbiorów B5 Notatki z przeglądów magazynów 7131 Opinie nt. czystości powietrza w magazynach B5 33

34 7132 Pomiary wilgotności i temperatury w magazynach B5 Zeszyty pomiarów 7133 Raporty konserwatorskie dot. poszczególnych obiektów B5 34