dokumentacja ewidencja rozliczanie księgowanie orzecznictwo przykłady

Transkrypt

1 BIBLIOTEKA Koszty podatkowe w praktyce dokumentacja ewidencja rozliczanie księgowanie orzecznictwo przykłady Marek Kutarba

2 Autor Marek Kutarba Redaktor prowadzący Renata Krasowska-Kłos Projekt graficzny Kinga Pisarczyk Korekta Barbara Redzyńska Skład i łamanie Joanna Archacka Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o. Wydanie I/2012, kwiecień 2012 r. ISBN Adres redakcji: Warszawa, ul. Okopowa 58/ Biuro Obsługi Klienta: Marki, ul. Okólna 40 tel , , bok@infor.pl Druk: TED Drukarnia

3 Spis treści Wstęp...7 Rozdział 1. Definicja kosztów...9 Rozdział 2. Ewidencjonowanie kosztów dla celów podatkowych...27 Dokumentowanie kosztów w księdze podatkowej...27 Dokumentowanie kosztów działalności w mieszkaniu Księgowanie kosztów w księdze podatkowej Ewidencja wynagrodzeń Ewidencja wydatków samochodowych Rozliczanie kosztów w czasie...33 Księgowanie kosztów pośrednich...35 Moment otrzymania towarów...36 Koszty w dacie ich poniesienia...37 Księgowanie kosztów usług ciągłych...37 Koszty wytworzenia...38 Straty w środkach obrotowych...39 Korekta błędnych zapisów w księdze podatkowej Wydatki na zaniechaną inwestycję Koszty z nierzetelnych dokumentów...41 Dekretacja dowodów księgowych za pomocą programu komputerowego...42 Zakup produktów rolnych od rolnika...43 Dokumentowanie zakupu towarów handlowych od osób fizycznych...45 Dokumentowanie wydatków pracowników...47 Moment poniesienia kosztu z tytułu zakupu gruntu Rozdział 3. Koszty zatrudnienia i świadczenia pracownicze oraz na rzecz udziałowców i członków zarządu Obowiązki pracownika jako płatnika Koszty wynagrodzeń...51 Składki na ubezpieczenia społeczne...54 Zaliczka na PIT i składka zdrowotna...57 Szkolenia i dokształcanie pracownika Pracownicze programy emerytalne...61 Wypłacone pracownikowi odszkodowanie Koszty dla twórców przy pracy etatowej Zadośćuczynienie za wypadek przy pracy Wydatki na imprezę integracyjną Odszkodowanie za rozwiązanie umowy o pracę...67 Wynagrodzenie i składki ZUS małżonka wspólnika Mieszkanie wynajęte dla pracowników Koszty pracownika za część miesiąca Dowóz pracowników do pracy Kupno wody i dystrybutora...70 Wydatki na ubezpieczenie grupowe...70 Wydatki na mieszkanie dla prezesa...72 Szczepionkę można uwzględnić w rozliczeniach z fiskusem...73 Wydatki na rzecz rad nadzorczych...74 Bilety lotnicze dla członka rady nadzorczej...76 Odpisy na rachunek funduszu socjalnego...77 Nagrody dla pracowników...78 Zakup aktywacji karty do telefonu komórkowego...79

4 Wydatki na kurs języka angielskiego dla pracowników Wydatki z tytułu zagranicznej podróży służbowej...81 Wydatki na krajowe podróże służbowe pracowników...83 Podróż służbowa kierowcy Kursy walut przy rozliczaniu zagranicznych delegacji Odprawa pośmiertna wypłacona rodzinie zmarłego pracownika...87 Dodatkowe wynagrodzenie roczne...87 Wynajem miejsc parkingowych dla pracowników Wydatki na świadczenia rzeczowe dla pracowników Udział pracowników w zawodach sportowych Świadczenia urlopowe na rzecz pracowników Rozdział 4. Koszty eksploatacji samochodów...95 Rozliczenie na podstawie przebiegu pojazdu...95 Ewidencja przebiegu samochodów testowych...97 Wydatki eksploatacyjne przy autach demonstracyjnych Samochody demonstracyjne używane ponad rok Użytkowanie samochodu pracownika na potrzeby firmy Podstawowe koszty eksploatacji samochodu Bilety parkingowe Zakup biletów parkingowych dla pracowników Opłata za odbiór auta z policyjnego parkingu Zakup opon zimowych do firmowego samochodu Zakup alarmu do samochodu Ubezpieczenie firmowego samochodu Naprawa powypadkowa samochodu Kradzież firmowego samochodu Wynajem samochodu Amortyzacja leasingowanego samochodu Montaż instalacji gazowej w leasingowanym aucie Podatek od środków transportowych Podatek od leasingowanego auta Skrócenie okresu umowy leasingu Wynajem samochodu za granicą dla pracownika Ubezpieczenie opłacone przez współmałżonka Sprzedaż samochodu Opłata rejestracyjna Likwidacja powypadkowa samochodu Podróż zleceniobiorcy własnym samochodem Używanie samochodu przez członka zarządu Dojazdy do miejsca wykonywania działalności Amortyzacja samochodów Moment obniżenia lub podwyższenia stawek amortyzacyjnych dla poszczególnych środków trwałych Ograniczenie wysokości amortyzacji Amortyzacja ekspresowa Zakup nawigacji satelitarnej Rozdział 5. Koszty finansowe, opłaty, podatki, kary i sankcje Odsetki Ubezpieczenia majątkowe Prowizja wstępna od kredytu obrotowego Straty z transakcji walutowych Koszty udzielonych rabatów Różnice kursowe Różnice kursowe przy przewalutowaniu kredytu

5 Dywidenda wypłacona w walucie obcej Sprzedaż własnych walut obcych w kantorze Opóźniona zagraniczna faktura Wierzytelność umorzona w drodze układu Umorzenie wierzytelności w drodze ugody Strata na sprzedaży wierzytelności własnej Odpis aktualizujący wartość nieściągalnej wierzytelności Wierzytelności nieściągalne Podwyższenie kapitału zakładowego Umorzenie udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością Ubezpieczenie prowadzonej budowy Podatek od towarów i usług Podatek od wartości dodanej zapłacony w UE VAT zapłacony poza Unią Europejską VAT zwrócony na konto urzędu skarbowego Podatek od nieruchomości Użytkowanie wieczyste Opłata za odrolnienie gruntu Kwota odstępnego Opłaty po zerwaniu umowy leasingu Opłaty i podatki związane z inwestycją Podatek od gier Kara umowna z tytułu odstąpienia od umowy leasingu Kara za nieterminową usługę Opłaty recyklingowe Podwyższenie kapitału Opłata za interpretację podatkową Wydatki związane z postępowaniem arbitrażowym Wypłata rekompensat za uciążliwości związane z budową budynku Kara umowna za nieterminowe wykonanie usługi Nieterminowe rozliczenie płatności kartą Rekompensaty z tytułu przerw w dostawach Odstąpienie od umowy najmu Kwoty wypłacone z tytułu różnic inwentaryzacyjnych Odszkodowanie wynikające z ugody sądowej Wynagrodzenie za bezumowne korzystanie z nieruchomości Prowizja od kredytu Kredyt zaciągnięty na wypłatę dywidendy Skapitalizowane, ale niezapłacone odsetki od pożyczki Rozdział 6. Organizacja działalności gospodarczej i wydatki na właściciela firmy Wydatki na kurs przygotowujący do świadczenia usług Towary kupione przed uruchomieniem firmy Doradztwo dotyczące pozyskania kapitału Wydatki na kurs językowy będą kosztem Koszty poszukiwania miejsca pod inwestycje Zakup prasy fachowej Zakup porad prawnych Studia osoby prowadzącej działalność gospodarczą Wydatki na zakup okularów korekcyjnych Wydatki związane z nauką wspólników na studiach podyplomowych

6 Rozdział 7. Wydatki na reklamę, reprezentację i marketing Wydatki na reklamę Wydatki na restaurację Wydatki na imprezę artystyczną Wydatki na organizację imprezy promocyjnej Zakup poczęstunku dla kontrahentów Bezpłatna degustacja win Premie pieniężne Stroje służbowe Prezenty w formie bonu towarowego Sprzedaż premiowa Wydatki na reklamę w ramach sponsoringu Zakup odzieży osobistej Rozdział 8. Zakup składników majątku firmy i wydatki eksploatacyjne Amortyzacja podatkowa Wartości niematerialne i prawne Składniki majątku używane krócej niż rok Ewidencja Jednorazowy odpis w koszty Jednorazowy odpis amortyzacyjny Podstawa dokonywania odpisów Stawki amortyzacji Podstawowe zasady amortyzacji środków trwałych Zasady amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych Firma jednoosobowa prowadzona w mieszkaniu Wydatki na telefon w firmie jednoosobowej Zakup licencji na program komputerowy Wymiana systemu komputerowego Amortyzacja uproszczona mieszkania Przyspieszona amortyzacja nieruchomości Grunt otrzymany w darowiźnie Remont budynku firmowego Wydatki związane z wynajmem niefirmowym VAT a wartość początkowa Odzyskanie długu Wynagrodzenie pośrednika Proporcja rozliczenia między wspólnikami Materiały wniesione aportem Rekompensata z gminy Wypłata dla wspólnika Zakupy finansowane dotacją Wartość darowizny Wydatki na wynajęty pokój Przekazanie mieszkania do używania Bieżące wydatki na obcy lokal Wydatki na lokal nieoddany do użytku nie stanowią kosztu Opłaty powiększają wartość początkową środka trwałego Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wyciąg Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych wyciąg...317

7 WSTĘP Nie ulega wątpliwości, że bez właściwego ustalenia kosztów podatkowych trudno mówić o prawidłowym rozliczeniu się z fiskusem przez podatników opodatkowanych na tzw. zasadach ogólnych, a zatem przez tych wszystkich, którzy podatek opłacają albo według dwustopniowej skali podatkowej, albo według liniowej stawki PIT. Bez dobrej znajomości przepisów i reguł rządzących kosztami nie mogłaby się również prawidłowo rozliczyć żadna firma opodatkowana podatkiem dochodowym od osób prawnych, niezależnie od tego, czy jest nią duży bank, czy mała spółka z o.o. Równocześnie koszty podatkowe to jedno z najważniejszych pól sporów między podatnikami i pracownikami organów podatkowych i organów kontroli skarbowej. Tak jednak musi być, skoro koszty decydują o wysokości podstawy opodatkowania, a w konsekwencji o wysokości płaconego podatku. Z drugiej jednak strony posiadanie dostatecznie dużej wiedzy na temat tego, jak koszty podatkowe (koszty uzyskania przychodów) ustala się w praktyce, pozwala większości tych sporów uniknąć. Stąd nasz pomysł na komentarz, który nie tylko opisuje reguły ustalania najważniejszych kategorii kosztów, ale także prezentuje sposób oceny konkretnych wydatków ponoszonych przez konkretne podmioty i w bardzo konkretnych okolicznościach. Podpatrywanie wyjętych z życia przypadków pozwala na łatwiejsze dokonywanie ocen w sytuacji, gdy podobne kategorie kosztów pojawiają się w ramach prowadzonej przez nas działalności. Ten nacisk na praktyczność zawartych w komentarzu porad ma również i ten wymiar, że liczymy na Państwa współudział w tworzeniu kolejnych jego wydań. Nadsyłane do nas pytania i kolejne przykłady kwalifikacji określonych wydatków do kosztów lub ich wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów zostaną uwzględnione w kolejnym, poszerzonym wydaniu naszej publikacji.

8

9 ROZDZIAŁ 1 Definicja kosztów Pojęcie kosztów uzyskania przychodów reguluje art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307, z późn. zm.). Stanowi on, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tejże ustawy. Identyczną definicję zawiera art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 379, z późn. zm.). Wyłączenia z kosztów zawiera art. 16 tej ustawy. Jak z tego wynika, do tego, by dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione określone warunki. Po pierwsze, koszt musi zostać poniesiony przez podatnika. Po drugie, poniesienie kosztu powinno służyć osiągnięciu przychodu. I po trzecie, koszt nie może zostać wymieniony w przepisie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych enumeratywnie wyliczającym wydatki, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (lista zawiera około 60 wyłączeń odnoszących się do konkretnych wydatków). Jeśli wszystkie trzy warunki zostaną spełnione, podatnik musi jeszcze upewnić się, czy między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem istnieje związek przyczynowo-skutkowy. Dopiero wtedy można mówić o kosztach podatkowych. Jak łatwo zauważyć, kosztami uzyskania przychodów są koszty zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości. Generalną zasadą uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest istnienie pomiędzy nim a spodziewanym przychodem związku przyczynowo-skutkowego tego typu, że jego poniesienie ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów. Oznacza to, że aby określony wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać nie tylko poniesienie tego wydatku, ale także istnienie zależności między tym wydatkiem a możliwością uzyskania przychodu z tego tytułu. W tym celu konieczne jest w szczególności wykazanie przez podatnika, na co dany wydatek został przez niego poniesiony, a w wypadku wydatków na nabycie usług jakie konkretnie świadczenia ze strony swojego kontrahenta podatnik uzyskał za przekazane mu świadczenie pieniężne. Zatem to na podatniku ciąży obowiązek udokumentowania wydatków w sposób, który pozwoli na obiektywne ustalenie przesłanek pozwalających na zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów (kosztów podatkowych).

10 10 Koszty podatkowe w praktyce Przepisy mówią o tym, że wydatek staje się kosztem wówczas, gdy przyczynia się lub może się przyczynić do powstania przychodu. Oznacza to, że jeżeli podatnik poniósł pewne nakłady, spodziewając się w efekcie ich poniesienia określonych wpływów, to nawet gdy te nie zostały później uzyskane, wydatki stanowią koszt podatkowy. Kosztem podatkowym są także te wydatki, które zmierzają do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Przez pojęcie zachować należy rozumieć dochować coś w stanie niezmienionym, nienaruszonym, utrzymać. Natomiast zabezpieczyć oznacza uczynić bezpiecznym, niezagrożonym, dać ochronę. Można więc przyjąć, że koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie, które zostały poniesione, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, które umożliwią dalsze jego funkcjonowanie. Za koszty związane z zabezpieczeniem i zachowaniem źródła przychodów należy więc uznać przede wszystkim koszty prawidłowego funkcjonowania podatnika, prawidłowego prowadzenia działalności gospodarczej, do której zaliczymy koszty, które nie zawsze mogą zostać jednoznacznie uznane za koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, a przynajmniej taki ich cel jest trudny do uchwycenia. Kosztami zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów mogą być np. wydatki na szkolenie pracowników, na windykację należności, na doradztwo prawne i finansowe, odszkodowanie za rozwiązanie niekorzystnej umowy itp. O przydatności oraz racjonalności wydatków decyduje podatnik, uwzględniając także ryzyko gospodarcze swojej działalności (zob.: WSA w Warszawie z 23 lipca 2004 r., sygn. akt III SA 949/03). W wypadku niektórych przychodów uwzględniane są koszty zryczałtowane. Dotyczy to m.in. takich wypadków, jak uzyskiwanie przychodów ze stosunku pracy, praw autorskich, zleceń, umów o dzieło itp. Przy czym mamy tu do czynienia z ryczałtami zarówno kwotowymi (koszt, który można uwzględnić, jest określony jako stała kwota, np zł), jak i procentowymi (koszt jest określony jako pewien procent przychodu, np. 20 proc.). WAŻNE Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.