Potencjał ukryty w zasobach informacyjnych

Transkrypt

1 Potencjał ukryty w zasobach informacyjnych studium przypadku Mariusz Sumiński Warszawa, 16 października 2012

2 Grupa MDDP Kim jesteśmy Liczba konsultantów Jedna z największych polskich firm świadczących kompleksowe usługi doradcze wyspecjalizowanych linii biznesowych 88 Trwała alternatywa w wyborze doradcy dla polskich firm oraz dla międzynarodowych korporacji działających w Polsce Historia

3 Linie biznesowe Grupy MDDP MDDP Business Consultingoferuje szeroki zakres usług od wypracowywania i wdrażania strategii, przez optymalizację procesów, po wsparcie w redukcji kosztów na poziomie operacyjnym. MDDP Business Consulting wspiera klientów w realizacji projektów na poziomie strategicznym i operacyjnym. MDDP Finance & Accounting Solutions to zespół specjalistów z wieloletnim doświadczeniem w międzynarodowych firmach doradczych. MDDP Finance & Accounting Solutions oferuje kompleksowe rozwiązania w dziedzinie zarządzania finansami, polityce rachunkowości oraz wdrażaniu IFRS. MDDP Outsourcing świadczy usługi w zakresie outsourcingu funkcji księgowych oraz obsługi kadrowo-płacowej. Zapewnia klientom kompleksową obsługę wszelkich procesów księgowych. MDDP Doradztwo Podatkowe tworzy zespół ponad 70 ekspertów w zakresie podatku VAT, ceł i akcyzy, podatków dochodowych, cen transferowych, podatków międzynarodowych oraz postępowań podatkowych i sądowych. MDDP Sobońska Olkiewicz i Partnerzy oferuje wszechstronne wsparcie prawne niezbędne do bezpiecznego i efektywnego prowadzenia biznesu. Kancelaria specjalizuje się w prowadzeniu sporów ze Skarbem Państwa o odszkodowania za niezgodne z prawem działanie organów Państwa. MDDP Audyt oferuje badanie i przeglądy sprawozdań finansowych sporządzonych zgodnie z polskimi i międzynarodowymi zasadami rachunkowości i sprawozdawczości finansowej. MDDP Akademia Biznesu oferuje profesjonalne szkolenia i warsztaty z zakresu podatków, finansów, księgowości oraz systemów kontrolingowych zarządzania przedsiębiorstwem. 3

4 Nasza oferta Key Performace Indicators (Balanced Scorecard) Business Process Optimization Planing, Budgetiong & Forecasting Raporting (managerial, statutory, IFRS) Project Management Methodology Project Managers Outsorcing Companies Valuation Due Dilligence Startegy Workshops Organizational Improvements Consolidation of Financial Statements IT Tool Supporting Project Management and Projects Portfolio Management SOX Performance Improvement Solutions Planing, Raporting& Consolidation Project Management Capital Transaction Support IT Supporting Tools 4

5 Wybrani pracownicy Wiedza biznesowa Profesjonalne doświadczenie w korzystaniu z koncepcji rachunkowości zarządczej Praktyka w optymalizacji procesów kontroli wewnętrznej i podziału obowiązków Praktyczna znajomość regulacji prawnych np. UoR, MSSF, prawo podatkowe Profesjonalne zarządzanie projektem Ugruntowana praktyka w zakresie wiodących metodyk (PMI, Prince 2) Doświadczenie w kierowaniu realizacją projektów Efektywna komunikacja ze wszystkimi uczestnikami projektu Wykorzystanie rozwiązań IT Znajomość wiodących rozwiązań IT (Oracle, SAP, IBM Cognos, Microsoft, Infor) Umiejętność przełożenia wymagań biznesowych na architekturę systemu Zapewnienie zgodności systemu z obecnymi i przyszłymi potrzebami Wojciech Kopcik Biegły rewident KBIR, członek ACCA. Posiada bogate doświadczenie z zakresu finansów i rachunkowości. Doświadczony jako zarządzający zespołami w realizacji projektów związanych z badaniem sprawozdań finansowych, usprawnianiem funkcji księgowych, systemów kontroli wewnętrznej, restrukturyzacją działów księgowych. Szymon Churski Posiada wieloletnie doświadczenia w realizacji wdrożeń systemów klasy ERP, automatyzacji procesów biznesowych czy budowy centrów usług wspólnych. Pomyślnie kierował wdrożeniami systemów SAP R3, Oracle e-business Suite czy JD Edwards. Projektuje i wdraża systemy obiegu dokumentów. Legitymuje się certyfikatami Project Management nadanymi przez PMI oraz APM. Paweł Kubik Biegły rewident kwalifikowany przez ACCA. Posiada bogate doświadczenie w zakresie doradztwa finansowego. Ekspert prawa bilansowego (UoR, MSSF) i podatkowego. Kierował projektami w obszarach rewizji finansowej, raportowania finansowego czy wdrożeń systemów wspierających procesy kontrolingowe. Włodzimierz Makowski Posiada bogate doświadczenie z zakresu doradztwa strategicznego. Specjalizuje się w projektach strategicznych, restrukturyzacjach oraz projektach związanych z poprawą efektywności firm oraz optymalizacji procesów biznesowych (KPI, Balanced Scorecard). Magdalena Michniewicz Członek KIBR i ACCA. Posiada bogate doświadczenie z zakresu finansów i rachunkowości ze szczególnym uwzględnieniem MSSF i konsolidacji finansowej. Kierowała zespołami realizującymi projekty w zakresie audytu finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych. Nadzorowała pomyślne wdrożenia systemu Oracle HFM w dużych grupach kapitałowych. Jarosław Pietrzyk Pracował jako konsultant przy projektach od budowania strategii przez optymalizację procesów biznesowych po wdrażanie systemów wsparcia informatycznego. Od pięciu lat pełni rolę kierownika projektów, głównie w obszarze wdrożeń systemów klasy ERP i Business Intelligence. Mariusz Sumiński Posiada bogate doświadczenie praktyczne w zakresie wykorzystania rozwiązań IT w procesach planowania, budżetowania, raportowania zarządczego, monitorowania efektywności strategicznej czy konsolidacji finansowej. Prowadził i nadzorowałwdrożenia systemów klasy EPM (Oracle Hyperion, SAP BPC). 5

6 Agenda Problem Rozwiązanie Korzyści Podsumowanie 6

7 Good Data Won t Guarantee Good Decisions, Analytic skills are concentrated in too few employees IT needs to spend more time on the I and less on the T. Reliable information exists, but it s hard to locate. Business executives don t manage information as well as they manage talent,capital, and brand. Good Data Won t Guarantee Good Decisions, Harvard Business Review, April

8 Branża reklamy zewnętrznej w Polsce Wartość rynku (w mln PLN) Q Q Q Q Q Q Q Q Q mln 603 mln Liczba nośników reklamy zewnętrznej wg typu Nośniki małego formatu Backlight scroll Backlight 8 x 4 m Backlight 6 x 3 m Citilight Frontlight 12 x 4 m Frontlight 12 x 3 m Frontlight 6 x 3 m Standardowe 12 m²

9 Rola analiz rentowności w modelu biznesowym Relacje z klientami Zarządzanie produktami Identyfikacja kluczowych klientów Optymalizacja strategii cenowych zachowanie długoterminowej rentowności każdego kontrahenta Dywersyfikacja kanałów dystrybucji Wybór lokalizacji zgodny z potrzebami klientów Adekwatność kosztów najmu do potencjału danego nośnika Maksymalizacja utylizacji nośników Doskonałość operacyjna Innowacyjność Minimalizacja kosztów realizacji kampanii (zmiennych) Minimalizacja kosztów eksploatacyjnych (stałych) Efektywne pozyskiwanie nowych klientów Wprowadzanie nowych typów i formatów nośników reklamowych Rozwój usług pakietowych i skojarzonych 9

10 Problem STRUKTURA ORGANIZACYJNA SYSTEMY, BAZY, ARKUSZE PODSTAWOWE OBIEKTY ANALIZY Dział Sprzedaży NOŚNIK KONTRAKT Dział Realizacji Kampanii Dział Eksploatacji Przychody przypisane do nośników Przychody wygenerowane przez kampanie Utylizacja nośników Przychód na dzień ekspozycji Dział Administracji!! Koszty utrzymania nośników X Rentowność nośników Dział Księgowości X X Rentowność kampanii Koszty czasu niesprzedanego 10

11 Agenda Problem Rozwiązanie Korzyści Podsumowanie 11

12 Docelowy układ informacji zarządczej Pozycja Kampania Dane źródłowe Nośnik Analiza rentowności Kampania Nośnik Przychody ze sprzedaży Realizacja kampanii reklamowych Obsługa kampanii reklamowych NIE NIE * Czynsze NIE Energia elektryczna (oświetlenie) NIE Eksploatacja i naprawy bieżące NIE NIE * Amortyzacja NIE ** Dział sprzedaży regionalnej NIE NIE Czas ekspozycji plakatów 12

13 Amortyzacja ewidencja a potrzeby zarządcze Ewidencja Prezentacja zarządcza Okres ekonomicznej użyteczności zgodny z wymogami prawa podatkowego Szczegółowa ewidencja dla każdego nośnika w oparciu o koszt historyczny oraz datę przyjęcia do eksploatacji Rozłożenie nakładów inwestycyjnych na cały okres eksploatacji nośnika Uśrednienie kosztów amortyzacji dla poszczególnych typów nośników (alokacja sumy odpisów amortyzacyjnych na nośniki) Dwa identyczne nośniki mogą mieć odmienny koszt amortyzacji! Urealnienie oceny rentowności nośników i kampanii Możliwość uzgodnienia wyników z raportami finansowymi 13

14 Eksploatacja i naprawy bieżące ewidencja a potrzeby zarządcze Ewidencja Prezentacja zarządcza Mocno zagregowane informacje o kosztach z zachowaniem podziału na rodzaj kosztu, kontrahenta oraz typ nośnika Memoriałowa ewidencja kosztów Rozliczanie kosztów w oparciu o model RMK (alokacja na nośniki sumarycznych rocznych kosztów eksploatacji) Koszt przypisywany do kampanii może być różny w zależności od okresu ekspozycji Urealnienie oceny rentowności kampanii Brak dodatkowej informacji na temat szczegółów umowy dla każdego z nośników Równomierny podział kosztów na wszystkie nośniki danego typu Brak informacji pozwalającej na powiązanie kontrahenta z lokalizacją nośnika 14

15 Klasyfikacja kosztów Stałe Zmienne Bezpośrednie ENERGIA ELEKTRYCZNA CZYNSZE KOSZTY REALIZACJI KAMPANII AMORTYZACJA Alokowane KOSZTY EKSPLOATACYJNE KOSZTY DZIAŁU SPRZEDAŻY KOSZTY REALIZACJI KAMPANII 15

16 Zastosowane podejście Kontrakt Bezpośrednie Alokowane Bezpośrednie KOSZTY REALIZACJI KAMPANII ENERGIA ELEKTRYCZNA CZYNSZE Nośnik AMORTYZACJA Alokowane KOSZTY EKSPLOATACYJNE KOSZTY DZIAŁU SPRZEDAŻY KOSZTY REALIZACJI KAMPANII 16

17 Model alokacji kosztów Etap 1: Alokacja kosztów pośrednich na nośniki reklamowe Etap 2: Alokacja kosztów na kampanie reklamowe oraz wyznaczenie kosztów czasu niesprzedanego Bezpośrednie koszty realizacji kampanii Czynsze Energia Czynsze Energia Amortyzacja Koszty eksploatacji Koszty sprzedaży regionalnej Pośrednie koszty realizacji kampanii Amortyzacja Koszty eksploatacji Koszty sprzedaży regionalnej Pośrednie koszty realizacji kampanii Amortyzacja Koszty eksploatacji Koszty sprzedaży regionalnej Pośrednie koszty realizacji kampanii KOSZTY ZBIORCZE KOSZTY NOŚNIKÓW KOSZTY KAMPANII I CZASU NIESPRZEDANEGO 17

18 Klucz alokacji czas ekspozycji [dni] Czas Nośnik 1 Nośnik 2 Nośnik 3 Nośnik 4 Nośnik 5 Nośnik 6 Realizacja kampanii (ogólnopolska, regionalna, niskobudżetowa) Nośnik wyłączony ze sprzedaży Nośnik niewykorzystany Nośnik poza ewidencją 18

19 Powiązanie kosztów z rodzajami ekspozycji Pozycja kosztów Kampania ogólnopolska Kampania regionalna Kampania niskobudż. Nośnik niewykorzyst. Nośnik niedostępny Nośnik poza ewidencją KO KR KN NW ND BR Czynsze Energia elektryczna (oświetlenie) Amortyzacja Koszty eksploatacyjne Koszty realizacji kampanii Koszty działu sprzedaży regionalnej 19

20 Etap 1: Alokacja na nośniki (1) Pozycja kosztów Koszt do alokacji Amortyzacja Naprawy bieżące Utrzymanie czystości Dokumentowanie kampanii Czyszczenie tablic 500 Koszty sprzedaży regionaln Liczba dni Miesiąc / Rok KO KR KN NW ND KO KR KN NW ND KO KR KN NW ND Nośnik Nośnik Nośnik SUMA

21 Etap 1: Alokacja na nośniki (2) Pozycja kosztów Koszt do alokacji Konstrukcja klucza Amortyzacja KO+KR+KN+NW+ND Naprawy bieżące Utrzymanie czystości KO+KR+KN+NW KO+KR+KN+NW Dokumentowanie kampanii KO+KR+KN Czyszczenie tablic 500 KO+KR+KN Koszty sprzedaży regionaln KR Liczba dni Miesiąc / Rok KO KR KN NW ND KO KR KN NW ND KO KR KN NW ND Nośnik Nośnik Nośnik SUMA

22 Etap 1: Alokacja na nośniki (3) Pozycja kosztów Koszt do alokacji Konstrukcja klucza Liczba dni N1 N2 N3 Amortyzacja KO+KR+KN+NW+ND Naprawy bieżące KO+KR+KN+NW Utrzymanie czystości KO+KR+KN+NW Dokumentowanie kampanii KO+KR+KN Czyszczenie tablic 500 KO+KR+KN Koszty sprzedaży regionaln KR Liczba dni Miesiąc / Rok KO KR KN NW ND KO KR KN NW ND KO KR KN NW ND Nośnik Nośnik Nośnik SUMA

23 Etap 1: Alokacja na nośniki (4) Pozycja kosztów Koszt do alokacji Konstrukcja klucza Liczba dni Klucz alokacji N1 N2 N3 N1 N2 N3 Amortyzacja KO+KR+KN+NW+ND % 33% 33% Naprawy bieżące KO+KR+KN+NW % 0% 50% Utrzymanie czystości KO+KR+KN+NW % 0% 50% Dokumentowanie kampanii KO+KR+KN % 0% 60% Czyszczenie tablic 500 KO+KR+KN % 0% 60% Koszty sprzedaży regionaln KR % 0% 75% Liczba dni Miesiąc / Rok KO KR KN NW ND KO KR KN NW ND KO KR KN NW ND Nośnik Nośnik Nośnik SUMA

24 Etap 1: Alokacja na nośniki (5) Pozycja kosztów Koszt do alokacji Konstrukcja klucza Liczba dni Klucz alokacji Koszt przypisany N1 N2 N3 N1 N2 N3 N1 N2 N3 Amortyzacja KO+KR+KN+NW+ND % 33% 33% Naprawy bieżące KO+KR+KN+NW % 0% 50% Utrzymanie czystości KO+KR+KN+NW % 0% 50% Dokumentowanie kampanii KO+KR+KN % 0% 60% Czyszczenie tablic 500 KO+KR+KN % 0% 60% Koszty sprzedaży regionaln KR % 0% 75% Liczba dni Miesiąc / Rok KO KR KN NW ND KO KR KN NW ND KO KR KN NW ND Nośnik Nośnik Nośnik SUMA

25 Etap 2: Alokacja na kontrakty i niewykorzystane zdolności produkcyjne (1) Energia Czynsze Amortyzacja Naprawy bieżące Utrzymanie czystości Dokumentacja kampanii Czyszczenie tablic Koszty sprzedaży regionalnej Koszt do alokacji Liczba dni Kontrakt Mar Kwi Maj Kontrakt 1 KR 16 Kontrakt 2 KO 10 2 Kontrakt 3 KO 8 Kontrakt 4 KR 5 10 Kontrakt 5 KN 5 5 Kontrakt 6 KO 6 Kontrakt 7 KR 10 Czas niesprzedany NS 10 Czas niedostępny ND 5

26 Etap 2: Alokacja na kontrakty i niewykorzystane zdolności produkcyjne (2) Energia Czynsze Amortyzacja Naprawy bieżące Utrzymanie czystości Dokumentacja kampanii Czyszczenie tablic Koszty sprzedaży regionalnej Koszt do alokacji Liczba dni Kontrakt 2 KO X Kontrakt 3 KO X Kontrakt 4 KR Kontrakt 5 KN X Czas niesprzedany NS X X X Czas niedostępny ND X X X X X Suma Liczba dni Kontrakt Mar Kwi Maj Kontrakt 1 KR 16 Kontrakt 2 KO 10 2 Kontrakt 3 KO 8 Kontrakt 4 KR 5 10 Kontrakt 5 KN 5 5 Kontrakt 6 KO 6 Kontrakt 7 KR 10 Czas niesprzedany NS 10 Czas niedostępny ND 5

27 Etap 2: Alokacja na kontrakty i niewykorzystane zdolności produkcyjne (3) Energia Czynsze Amortyzacja Naprawy bieżące Utrzymanie czystości Dokumentacja kampanii Czyszczenie tablic Koszty sprzedaży regionalnej Koszt do alokacji Liczba dni Kontrakt 2 KO X Kontrakt 3 KO X Kontrakt 4 KR Kontrakt 5 KN X Czas niesprzedany NS X X X Czas niedostępny ND X X X X X Suma Klucz alokacji Kontrakt 2 KO 10% 10% 10% 10% 10% 15% 15% X Kontrakt 3 KO 23% 23% 23% 23% 23% 35% 35% X Kontrakt 4 KR 17% 17% 17% 17% 17% 25% 25% 100% Kontrakt 5 KN 17% 17% 17% 17% 17% 25% 25% X Czas niesprzedany NS 33% 33% 33% 33% 33% X X X Czas niedostępny ND 0% 0% 0% X X X X X

28 Etap 2: Alokacja na kontrakty i niewykorzystane zdolności produkcyjne (4) Energia Czynsze Amortyzacja Naprawy bieżące Utrzymanie czystości Dokumentacja kampanii Czyszczenie tablic Koszty sprzedaży regionalnej Koszt do alokacji Liczba dni Kontrakt 2 KO X Kontrakt 3 KO X Kontrakt 4 KR Kontrakt 5 KN X Czas niesprzedany NS X X X Czas niedostępny ND X X X X X Suma Klucz alokacji Kontrakt 2 KO 10% 10% 10% 10% 10% 15% 15% X Kontrakt 3 KO 23% 23% 23% 23% 23% 35% 35% X Kontrakt 4 KR 17% 17% 17% 17% 17% 25% 25% 100% Kontrakt 5 KN 17% 17% 17% 17% 17% 25% 25% X Czas niesprzedany NS 33% 33% 33% 33% 33% X X X Czas niedostępny ND 0% 0% 0% X X X X X Koszty alokowane Kontrakt 2 KO X Kontrakt 3 KO X Kontrakt 4 KR Kontrakt 5 KN X Czas niesprzedany NS X X X Czas niedostępny ND X X X X X

29 Konstrukcja rachunku marż Przychody ze sprzedaży M1: Marża brutto na sprzedaży Koszty bezpośrednie realizacji kampanii M2: Marża po kosztach stałych Czynsze M3: Marża po alokowanych Energia Pozostałe koszty realizacji kampanii M4: Marża operacyjna Koszty eksploatacyjne M5: Marża na pokrycie kosztów ogólnego zarządu i administracji Amortyzacja Koszty sprzedaży regionalnej 29

30 Rozwiązanie techniczne pliki XLS poszczególnych działów reguły alokacyjne system obsługi kampanii relacyjna baza danych MS SQL Server wielowymiarowa baza danych Analysis Services Microsoft Excel system finansowoksięgowy 30

31 Możliwości analizy Kategoria Handlowiec Lokalizacja NOŚNIK KAMPANIA Klient Produkt Przychody przypisane do nośników Przychody wygenerowane przez kampanie Utylizacja nośników Przychód na dzień ekspozycji Koszty utrzymania nośników Rentowność nośników Rentowność kampanii Koszty czasu niesprzedanego 31

32 Agenda Problem Rozwiązanie Korzyści Podsumowanie 32

33 Wartość dodana uzyskanych informacji Poziom strategiczny Kierunki rozwoju działalności Restrukturyzacja (rezygnacja z wybranych produktów) Szczegółowa analiza rentowności własnych produktów oraz klientów Poziom taktyczny Renegocjacja umów z dostawcami Budowa efektywnych relacji z klientami Wprowadzenie KPI oraz celów osobistych Poziom operacyjny Wybór lokalizacji pod nowe nośniki Ustalanie cenników i promocji Praktyczny kalkulator dla działu sprzedaży 33

34 Agenda Problem Rozwiązanie Korzyści Podsumowanie 34

35 Projekty IT a strategia FACTORY STRATEGIC Wpływ na działalność operacyjną SUPPORT TURNAROUND Wpływ na rozwój/zmianę profilu działalności 35 opracowanie własne na podstawie L.Applegate, Corporate Information Strategy and Management: Text and Cases

36 Zarządzanie informacją w firmie jako metafora ustroju politycznego Monarchia Federalizm Feudalizm Jednakowy, centralnie zarządzany źródła i modele danych wykorzystywane przez wszystkich w organizacji Radykalne ograniczenie (eliminacja) pomocniczych systemów i źródeł danych (arkuszy XLS) posiadanych przez jednostki we własnym zakresie Rozbudowany centralny model informacji zarządczej integrujący kluczowe dane ( wspólny parasol ) Standaryzacja metod i narzędzi wykorzystywanych przez poszczególne jednostki Zapewnienie spójności i porównywalności danych - centralna kontrola pojęć i reguł biznesowych Centralne gromadzenie jedynie podstawowe dane finansowe (np. PnL, BS, CF) Pozostałe zasoby informacyjne tworzone i rozwijane w dowolny sposób przez poszczególne jednostki poza kontrolą Centrali 36 opracowanie własne na podstawie T.Davenport, Information Ecology

37 Ogólnoświatowa zdolność do przechowywania i przesyłania informacji Digital Analog STORE INFORMATION 2000 [%] 2007 [%] Przyrost wart. bezwgl. 1,0E+15 Video analog 71% 6% 0,5 99% 97% 75% 6% Other analog 3% 0% 0,6 1% 3% 25% 94% CDs and MiniDiscs 10% 6% 3,4 Server & Mainframe 1% 8% 74,9 Digital tape 8% 11% 7,1 1,0E+14 DVD & Blu-Ray 0% 21% 290,3 PC hard-disk 5% 42% 41,1 Other digital 0% 5% 109,0 Total 5,42 1,0E+13 TRANSFER INFORMATION 2000 [%] 2007 [%] Przyrost wart. bezwgl. Analog 2% 0% 0,7 Internet fixed 51% 97% 54,9 Fixed (voice) phone digital 42% 1% 1,0 Mobile (data) phone digital 0% 1% ,1 1,0E+12 Mobile (voice) phone digital 4% 1% 5, opracowanie własne na podstawie M.Hilbert, P.Lopez, The World s Technological Capacity to Store, Communicate and Compute Information, Science, Feb 2011 TOTAL 29,2

38 Mariusz Sumiński