Komunikacja społeczna

Transkrypt

1 Załącznik nr 8 Komunikacja społeczna Wykonawca ma obowiązek prowadzić działania informacyjne i promocyjne skierowane do opinii publicznej w trakcie realizacji zadania/przedsięwzięcia inwestycyjnego, do czasu jego zakończenia. Wykonawca otrzymuje od Zamawiającego rekomendowaną Zawartość Programu Komunikacji Społecznej (PKS) oraz przykładowy Zestaw narzędzi oraz form działań w obszarze komunikacji społecznej (Załącznik nr 10A). Zamawiający ma prawo uzupełnić załączone wytyczne w przypadku zaistnienia szczególnych warunków dotyczących sytuacji politycznej, społecznej czy ekonomicznej związanych z realizowaną inwestycją. Wykonawca jest zobowiązany dostosować PKS wraz z zaproponowanym zestawem narzędzi do charakteru realizowanej inwestycji (stacyjna lub sieciowa, nowa lub modernizacja) oraz do przeprowadzonej analizy dotyczącej otoczenia przedmiotowej inwestycji. Zasady przygotowania i prowadzenia komunikacji społecznej dla inwestycji: 1) W ciągu 60 dni od dnia podpisania Umowy Wykonawca przedstawi uzgodniony z Zamawiającym i Inżynierem Kontraktu Program Komunikacji Społecznej (zwany dalej PKS), który będzie realizowany w trakcie przygotowania i realizacji inwestycji. a. Zakres PKS powinien być dostosowany do zakresu inwestycji, jej specyfiki, regionu, na którym będzie realizowana i wszystkich innych uwarunkowań, jakie powinny być brane pod uwagę. b. PKS powinien zawierać aktualną analizę otoczenia inwestycji, identyfikację szans i zagrożeń jej realizacji, analizę grup interesariuszy oraz mapę konfliktów. Rekomendowana zawartość Programu Komunikacji Społecznej (PKS) stanowi Część 2 niniejszego materiału. c. PKS powinien być opracowany w podziale na etapy realizacji inwestycji wraz z podaniem kosztów poszczególnych działań w tym zakresie (zgodnie z załączoną tabelą). 2) Wykonawca jest odpowiedzialny za realizację uzgodnionego i zaakceptowanego przez Zamawiającego PKS. 3) Wykonawca w trakcie realizacji PKS może dokonywać w nim zmian po ich uzgodnieniu z Inżynierem Kontraktu i Zamawiającym. 4) W trakcie realizacji PKS Wykonawca stosuje narzędzia komunikacji społecznej, w sposób zgodny z załączonym przykładowym katalogiem narzędzi oraz form działań w obszarze komunikacji społecznej, stanowiącego Cześć 3 niniejszego materiału. Wykonawca może stosować również inne narzędzia komunikacji społecznej niż wymienione w ww. katalogu pod warunkiem, że zostały one przedstawione i opisane w uzgodnionym PKS. 1

2 5) W przypadku wystąpienia protestów (konfliktów społecznych) Wykonawca stosuje się do zapisów p. 12 Części 3. 6) Do realizacji działań w zakresie komunikacji społecznej Wykonawca zatrudni zespół specjalistów/firmę gwarantujących przeprowadzenie skutecznych działań w tym zakresie w ramach prowadzonej inwestycji. a. Za dobór specjalistów i realizowane przez nich zadania w zakresie komunikacji społecznej odpowiada Wykonawca. b. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu szczegółową informację na temat specjalistów/zespołu, który będzie prowadził działania w zakresie komunikacji społecznej ze szczegółowym uwzględnieniem doświadczeń w zakresie realizacji podobnych projektów komunikacyjnych. c. W uzasadnionym przypadku Zamawiający/Inżynier Kontraktu ma prawo do wnioskowania do Wykonawcy o zmianę lub uzupełnienie w/w zespołu. 7) W celu nadzoru nad realizowanymi działaniami komunikacyjnymi, akceptacji i odbioru raportów miesięcznych i innych prac komunikacji społecznej oraz do zarządzania ewentualnymi sytuacjami kryzysowymi, Zamawiający powoła do Zespół ds. Komunikacji Społecznej dla inwestycji Budowa stacji 400/110kV Pelplin. Wykonawca wskaże swoich przedstawicieli do uczestnictwa w pracach w/w Zespołu. 8) Wykonawca jest zobowiązany do przedstawiania, raz w miesiącu, raportu z działań komunikacji społecznej prowadzonych w ramach PKS. Załącznik do raportu miesięcznego będzie stanowił raport z monitoringu prasy i publikacji poświęconych inwestycji. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania przedstawienia przez Wykonawcę raportów z działań komunikacji społecznej częściej niż to wynika ze zdania poprzedniego. 9) W ciągu 30 dni po zakończeniu realizacji inwestycji, Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia do akceptacji Zamawiającego Raportu Końcowego z realizacji PKS, w którym m.in. określa stopień realizacji celów komunikacji, co zrobiono, a czego nie udało się osiągnąć, jakie podjęto kroki, aby uniknąć lub rozwiązać konflikty społeczne oraz rekomendacje w zakresie komunikacji dla kolejnych inwestycji. Raport Końcowy będzie stanowił podstawę do odbioru prac w tym zakresie. Warunkiem przedstawienia do akceptacji Zamawiającego Raportu Końcowego jest pozytywna opinia Inżyniera Kontraktu. 10) Wytyczne w zakresie akceptacji raportów miesięcznych, Raportu Końcowego i odbioru prac komunikacji społecznej zostaną przekazane Wykonawcy w terminie 20 dni od dnia przekazania Zamawiającemu uzgodnionego PKS. 2

3 Załącznik nr 8A Rekomendowana Wykonawcy zawartość Programu Komunikacji Społecznej (PKS) oraz przykładowy Zestaw narzędzi oraz form działań w obszarze komunikacji społecznej.. ZAWARTOŚĆ PROGRAMU KOMUNIKACJI SPOŁECZNEJ (PKS) Poniższy zakres jest propozycją, którą na potrzeby przygotowania PKS można modyfikować w zależności od uwarunkowań prowadzenia komunikacji społecznej. 1. Określenie celu komunikacji społecznej oraz działań informacyjno edukacyjno -promocyjnych. 2. Wyznaczenie oraz analiza otoczenia inwestycji, grup i jednostek docelowych w zakresie: i) środowiska wewnętrznego, ii) otoczenia zewnętrznego, iii) otoczenia społecznego, iv) instytucji, organizacji, jednostek oraz innych podmiotów o znaczeniu priorytetowym. 3. Analiza SWOT. 4. Określenie grup społecznych zainteresowanych realizacją inwestycji w podziale na: i) beneficjentów projektu, ii) interesariuszy (w podziale na usatysfakcjonowanych i uznających się za potencjalnie poszkodowanych), iii) interwenientów (osoby/grupy/instytucje, mogą podjąć interwencję w celu zmiany projektu, niedopuszczenia do jego realizacji lub jego obrony) 5. Zdefiniowanie mapy konfliktów w odniesieniu w/w grup społecznych. Określając interesy poszkodowanych i interwenientów należy: i) określić umiejscowienie terytorialne tych interesów względem planowanej lokalizacji inwestycji; ii) określić warunki, które jeśli zostaną spełnione, zostaną uznane za spełnienie ich aspiracji; iii) określić ich siłę oddziaływania na poszczególnych etapach procedury przygotowania i realizacji inwestycji; iv) określić profile społeczne grup, np. Ile czasu odbiorcy poświęcą na zapoznanie się z informacją? Jakie czynności zawodowe, sposoby spędzania wolnego czasu, czy zajęcia domowe mogą być okazją do dotarcia do danej grupy z informacją? Jakich dalszych działań odbiorcy mogą się spodziewać? v) zidentyfikować lokalnych liderów opinii publicznej i zebrać ( nawet w planie) informacje ułatwiające nawiązanie z nimi współpracy. vi) Zaprognozować scenariusze zarządzania możliwymi konfliktami, np.: Negocjacje Mediacje Facylitacje Instytucjonalizacja konfliktu Rada konsultacyjna, inne? 3

4 6. Określenie, dla poszczególnych grup, narzędzi prowadzenia komunikacji społecznej oraz przekazów stosowanych w komunikacji. 7. Przedstawienie harmonogramu działań (zgodnie z załączonym wzorem) wobec beneficjentów, interesariuszy i interwenientów zidentyfikowanych w otoczeniu inwestycji, 8. Przedstawienie zasad monitoringu i badania skuteczności PKS: i) monitoring informacji o inwestycji, ii) monitoring otoczenia społecznego inwestycji, iii) metody oceny skuteczności PKS. Tabela: Przykładowy harmonogram realizacji Programu Komunikacji Społecznej Harmonogram Realizacji Komunikacji Społecznej Rok Miesiąc Planowane działania PKS 2013 styczeń Luty Marzec Grupy docelowe Narzędzia Koszt 4

5 KATALOG NARZĘDZI ORAZ FORM DZIAŁAŃ W OBSZARZE KOMUNIKACJI SPOŁECZNEJ Zestawienie narzędzi oraz form działań jest propozycją, którą należy modyfikować w zależności od uwarunkowań prowadzenia komunikacji społecznej oraz w zależności od etapu przygotowania bądź realizacji inwestycji. Wykonawca wykorzystując materiały PSE Operator S.A. (mapy, zdjęcia itp.) do przygotowania narzędzi, w odpowiedni sposób je oznaczy i przedstawi do akceptacji zamawiającego. Materiały wskazane w pkt 1.1 nie podlegają kalkulacji ceny w ofercie w zakresie przygotowania tekstu, składu i praw autorskich. Wykonawcy jest jednak zobowiązania do skalkulowania w forcie kosztów druku tych materiałów w ilości, jaką uzna za niezbędną do wykorzystania przy realizowanych działaniach komunikacji społecznej. 1. Foldery i Informatory Zawartość materiałów informacyjnych zależna jest od celu, jakiemu służy ich publikacja. Plakaty i ulotki informacyjne są skutecznym sposobem na zwrócenie uwagi na konkretną sprawę dotyczącą inwestycji. Przykładem może być wydawany okresowo biuletyn, który zawierał będzie informacje o bieżących wydarzeniach w procesie inwestycyjnym czy foldery informacyjne, które są najczęściej stosowanym materiałem informacyjnym Folder o Inwestorze PSE Operator SA oraz informatory o oddziaływaniu pól elektromagnetycznych (w dwu wersjach obszernej i uproszczonej) Folder i informatory PSE Operator S.A. należy stosować w celu przybliżenia specyfiki działania PSE Operator, podkreślenia znaczenia prowadzenia inwestycji sieciowych, oraz przekazania informacji na temat oddziaływania pól elektromagnetycznych na środowisko. Materiał będzie służył jako źródło wiedzy dla uczestników spotkań, konferencji, briefingów etc Za aktualizację kolejnych edycji Informatorów o oddziaływaniu oraz Folderu o PSE Operator odpowiada Inwestor Folder i Informatory powinny być zamieszczone na stronie internetowej realizowanej inwestycji Foldery dedykowane przygotowaniu i realizacji inwestycji powinny zawierać m.in. następujące informacje: wprowadzenie, informacje o znaczeniu planowanej inwestycji w ujęciu lokalnym, regionalnym i krajowym (systemowym), informacje w formie pisemnej i graficznej o planowanej trasie linii/umiejscowieniu stacji oraz trasach alternatywnych, wraz z uzasadnieniem ich wyboru, informacje o przewidywanych do zastosowania technologiach (ze szczególnym uwzględnieniem elementów zwiększających bezpieczeństwo), informacje o wpływie projektowanej linii/stacji na środowisko (pole magnetyczne, elektryczne, hałas) w ujęciu obowiązujących norm krajowych oraz na tle UE, zdjęcia podobnych linii/stacji (jeśli takie występują), informacje o procedurze lokalizacyjnej i roli społeczeństwa na poszczególnych jej etapach, odpowiedzi na pytania pojawiające się najczęściej przy realizacji inwestycji liniowych/stacyjnych, informacje na temat strony internetowej inwestycji. 5

6 informacje na temat współfinansowania inwestycji ze środków Unii Europejskiej- POIiŚ 1.4. Wszystkie informacje w materiałach informacyjnych, zdjęcia, elementy graficzne muszą być przedstawione w sposób bardzo rzetelny, jednoznaczny (np. wysokość słupów musi być podana w skali umożliwiającej ich jednoznaczną identyfikację, co do wymiarów i zajmowanego terenu) Język stosowany w tekście Folderu powinien być zrozumiały przez odbiorców. Folder powinien umożliwić zrozumienie jego treści przez osoby z wykształceniem podstawowym Zawartość oraz treść Folderu podlega zaopiniowaniu przez Inżyniera Kontraktu i Inwestora. Folder należy realizować wg standardu PSE Operator S.A. w zunifikowanym kształcie i szacie graficznej Wykonawca zaproponuje przewidywany nakład w odniesieniu i z podaniem grup docelowych jak społeczność lokalna, pracownicy jednostki samorządu terytorialnego Za opracowanie i wydanie Folderu odpowiedzialny jest Wykonawca. 2. Strona internetowa inwestycji Strona internetowa jest źródłem rzetelnej i wiarygodnej informacji. Prezentuje kształt przedsięwzięcia inwestycyjnego, uciążliwości i zastosowane środki zaradcze. Jest to stałe dostępne miejsce, w którym umieszczane są bieżące dokumenty i inne materiały użyteczne również dla prasy (zdjęcia, wypowiedzi ekspertów, opracowania specjalistyczne lub inne materiały edukacyjne). Dziennikarze mogą kierować tu swoje pytania i szybko uzyskiwać informacje Strona internetowa inwestycji musi podlegać bieżącej aktualizacji Strona internetowa inwestycji powinna zawierać m. in.: podstawowe informacje o obecnym kształcie i stanie pracy Krajowego Systemu Przesyłowego, opis bezpieczeństwa energetycznego kraju i regionu w przypadku zaniechania realizacji inwestycji, jak i w przypadku jej zrealizowania, podstawowe informacje o inwestycji, jej znaczeniu, przewidywanych do zastosowania technologiach, aspektach społecznych i środowiskowych, stanie prawnym oraz wymogach unijnych itp., mapy z przebiegiem planowanej trasy linii/umiejscowieniem stacji oraz trasy alternatywne, wraz z uzasadnieniem ich wyboru, bieżące informacje o spotkaniach informacyjnych i związanych z wprowadzeniem inwestycji do dokumentów planistycznych, oraz obszaru prawa podatkowego związanego z działaniami dotyczącymi pozyskania prawa do terenu na cele budowlane, informacje o działaniach medialnych takich jak, np. konferencje prasowe, wystawy, pokazy związane z inwestycją organizowane przed RPKS/Inwestora, oraz uczestnictwie RPKS/Inwestora w życiu społeczności (święta, programy, akcje społeczne gminne/regionalne itp.), bieżące informacje na temat prac związanych z realizacją zadania inwestycyjnego (np. naniesione w formie graficznej informacje ukazujące zaawansowanie prac budowlanych, tj. aktualna długość wybudowanego odcinka linii, pozostała długość linii do wybudowania itd.), prezentacja rozwiązań przyjętych dla inwestycji, w celu ochrony środowiska dla inwestycji, artykuły, opinie ekspertów, wywiady z władzami (np. burmistrzem, wojewodą itp.), aktualności, harmonogram przedsięwzięcia, galerie zdjęć itd., 6

7 ankietę umożliwiającą bieżące badanie opinii publicznej na temat planowanej do realizacji, a później realizowanej, elektroenergetycznej inwestycji liniowej/stacyjnej, formularz kontaktowy dla internautów, służący do zadawania pytań RPKS/Inwestorowi, najczęściej zadawane pytania wraz z odpowiedziami, repozytorium dokumentów do pobrania (np. Folder dedykowany konkretnej inwestycji, aktualna wersja Folderu i Informatora Ogólnego PSE Operator S.A.: Linie i stacje elektroenergetyczne w środowisku człowieka, raport OOŚ), listy intencyjne informacje na temat współfinansowania inwestycji ze środków unijnych, zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ Za przygotowanie materiałów do zamieszczenia na stronie odpowiedzialny jest Wykonawca. Materiały są konsultowane z Inwestorem Stronę internetową należy realizować wg standardu PSE Operator S.A. w zunifikowanym kształcie i szacie graficznej. 3. Publiczne pokazy/wystawy związane z planowaną do realizacji inwestycją Celem tych działań jest: zwiększenie wiedzy na temat planowanej inwestycji w jej otoczeniu, ukształtowanie przekonania o potrzebie jej realizacji, budowanie pozytywnego nastawienia do inwestycji, zapewnienie przejrzystości procesu inwestycyjnego w oczach społeczeństwa i zainteresowanej społeczności, budowanie wśród zainteresowanych poczucia bycia poinformowanym oraz pozytywnego wizerunku Inwestora Działania te prowadzone są w konwencji drzwi otwartych inwestycji, należy stosować je na etapie planowania i przygotowania inwestycji. Wyjątkiem może być tu pokaz (zorganizowany na życzenie społeczności lokalnej) pomiarów natężenia pola elektrycznego i magnetycznego oraz hałasu w sąsiedztwie pracującej linii napowietrznej zorganizowany w celu unaocznienia typowych wartości wspomnianych wielkości, jakie spotyka się w otoczeniu tego rodzaju obiektów Za działania te odpowiedzialny jest Wykonawca Każdy pokaz/wystawę należy poprzedzić przygotowaniem materiałów w formie elektronicznej i przekazanych odpowiednio wcześniej (najpóźniej na 10 dni roboczych przed pokazem/wystawą) Inżynierowi Kontraktu i Inwestorowi Materiał powinien zawierać następujące elementy: agenda pokazu/wystawy, cel pokazu/wystawy, ogólny opis pokazu/wystawy: data i miejsce, czas trwania pokazu/wystawy, odbiorcy pokazu/wystawy, jak zostaną poinformowani odbiorcy, narzędzia pokazu/wystawy (np. plakaty, makiety projektu, prezentacja multimedialna itd.), opis ewentualnych konkursów z nagrodami dotyczących planowanej inwestycji dla dzieci i młodzieży, opis ewentualnych konkursów z nagrodami dla dorosłych, 7

8 osoba odpowiedzialna za organizację pokazu/wystawy treść pokazu/wystawy: powód zorganizowania pokazu/wystawy, podstawowe informacje o inwestycji, jej znaczeniu, przewidywanych do zastosowania technologiach, aspektach społecznych i środowiskowych, stanie prawnym oraz wymogach unijnych itp., warianty trasy linii/umiejscowienia stacji, analiza porównawcza wszystkich wariantów trasy linii/umiejscowienia stacji, informacje dla społeczeństwa jak mogą aktywnie uczestniczyć w kolejnych etapach procedury administracyjnej Na każdym pokazie/wystawie należy udostępnić materiały informacyjne, tj.: Folder dedykowany inwestycji oraz Informator i Folder ogólny PSE Operator S.A.: Linie i stacje elektroenergetyczne w środowisku człowieka Zawiadomienie uczestników, w tym departamentu odpowiedzialnego za realizację inwestycji, o pokazie/wystawie następuje najpóźniej na 15 dni roboczych przed datą pokazu/wystawy Po każdym pokazie/wystawie należy sporządzić notatkę i przesłać ją do Inwestora. 4. Punkty informacyjne na terenie gminy 4.1. Ustanowiony przez Wykonawcę punkt konsultacyjno-informacyjny w gminie powinien działać według następujących zasad: odwiedzający mogą zapoznać się z inwestycją na podstawie folderów, zdjęć, prezentacji multimedialnych, rozdawane są materiały w formie drukowanej, jak również upowszechniana jest informacja o stronie internetowej inwestycji, odwiedzający będą mogli przeprowadzić nieskrępowane rozmowy, wypełnić ankietę i prosić o wyjaśnienie wątpliwości dotyczących inwestycji, odwiedzający będą mogli wpisać się na listę umożliwiającą otrzymywania regularnie informacji o postępie w realizacji inwestycji. 5. Spotkania i debaty publiczne Spotkania konsultacyjne i debaty publiczne powinny być organizowane na każdym etapie realizacji inwestycji, ale najbardziej skuteczne są w ich największa skuteczność jest w początkowej fazie inwestycji. Prowadząc działania informacyjno-konsultacyjne, można również zorganizować debaty w szerszym lub węższym kręgu, z udziałem przedstawicieli samorządu, organizacji pozarządowych (zwłaszcza ekologicznych), mieszkańców i oczywiście mediów. Spotkania mają trzy zasadnicze cele: przedstawienie planowanej inwestycji oraz przekazanie informacji o uwarunkowaniach technicznych, ekonomicznych i środowiskowych proponowanych przebiegów tras, przedstawienie i wyjaśnienie ograniczeń i problemów związanych z przedsięwzięciem a także korzyści wynikających z jego realizacją, poznanie opinii i propozycji, możliwość przedyskutowania proponowanych rozwiązań Spotkania z władzami (administracja państwowa, samorząd, urzędy) Spotkania mają na celu uzyskanie przychylności wobec planowanej inwestycji. Polegają na bieżącym i rzetelnym informowaniu o inwestycji. Powodują włączenie władz gminy w proces komunikacji społecznej. Z punktu widzenia Inwestora służą również dopilnowaniu, aby 8

9 procedura prowadzona przez urząd/samorząd przebiegała poprawnie i zakończyła się wydaniem prawidłowo sporządzonej decyzji Wykonawca informuje Inwestora o planowanym spotkaniu na 7 dni przed planowanym terminem. Wykonawca sporządza notatkę ze spotkania i przesyła do departamentu odpowiedzialnego za realizację inwestycji Rutynowe spotkania robocze poświęcone bieżącym tematom (w tym tzw. załatwianie spraw w urzędzie) nie wymagają informowania i tworzenia notatki Spotkanie z mieszkańcami, organizacjami społecznymi (ekologicznymi) Spotkania mają na celu informowanie mieszkańców o planowanej inwestycji, wysłuchanie uwag, propozycji i udzielenie wyjaśnień, włączenie społeczności lokalnej w proces planowania inwestycji. Pozwalają również na nawiązanie bezpośrednich kontaktów z przedstawicielami zainteresowanych inwestycją organizacji. Jednorazowo w spotkaniu powinno uczestniczyć do 100 osób. Spotkanie powinien prowadzić specjalnie przeszkolony, doświadczony moderator, który nie będzie reprezentował żadnej ze stron i będzie wstanie zapobiec sytuacjom konfliktowym. Miejsce na spotkanie powinno być neutralne i ogólnie dostępne np. szkoła, hotel lub inne miejsce spotkań społeczności lokalnej. Każde spotkanie powinno być odpowiednio przygotowane technicznie należy zapewnić rzutnik, ekran, nagłośnienie jeśli jest to duże spotkanie, identyfikatory, dyktafon. Niezbędne jest również przygotowanie odpowiednich materiałów informacyjnych w zależności od potrzeb (zależy od etapu inwestycji, na którym odbywa się spotkanie) Uczestnikami spotkania są moderator, przedstawiciele Inwestora, przedstawiciele wykonawcy, zaproszeni eksperci zewnętrzni Wykonawca informuje Inwestora o planowanym spotkaniu na 7 dni przed planowanym terminem. Wykonawca sporządza notatkę ze spotkania i przesyła do Inwestora Na każdym spotkaniu/debacie powinny być dostępne materiały informacyjne, tj.: Folder dedykowany inwestycji oraz Informator i Folder ogólny PSE Operator S.A Za organizację wszystkich typów spotkań/debat odpowiedzialny jest Wykonawca. 6. Kontakty ze stowarzyszeniami i organizacjami społecznymi (w tym ekologicznymi) Kontakty te powinny odbywać się na początku procesu inwestycyjnego. Wówczas mogą przynieść bardzo cenne informacje i propozycje dotyczące samej inwestycji, jak i procesu komunikacji społecznej. Ważne jest tu nawiązanie, budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji ze stowarzyszeniami i organizacjami społecznymi Wykonawca jest odpowiedzialny za: zidentyfikowanie zaangażowanych organizacji (w tym przeciwników inwestycji) na obszarze gminy, powiatowym, wojewódzkim, nawiązanie i utrzymywanie kontaktu ze wspomnianymi organizacjami. 7. Współpraca z mediami Dla powodzenia inwestycji ważne jest budowanie dobrych relacji z mediami, zapewnienie im właściwej i rzetelnej informacji o inwestycji oraz budowanie pozytywnego wizerunku Inwestora, w kontekście realizowanego projektu. Za współpracę z mediami w zakresie inwestycji odpowiedzialny jest Wykonawca. Inwestor reprezentowany jest wobec mediów przez Rzecznika Prasowego, który do współpracy angażuje przedstawicieli właściwych departamentów (w tym przede wszystkim departament odpowiedzialny za realizację inwestycji) oraz ekspertów zewnętrznych współpracujących z Inwestorem Konferencje prasowe, briefingi, wywiady dla prasy, audycje telewizyjne Konferencje prasowe organizowane są wówczas, gdy do zakomunikowania są nowe i ważne informacje dotyczące inwestycji. Z zasady, konferencje organizowane 9

10 są bezpośrednio dla mediów o zasięgu ogólnokrajowym. Nie organizuje się ich w przypadku mniejszych inwestycji, wówczas gdy współpracuje się z mediami lokalnymi lub regionalnymi Konferencję prasową organizuje Wykonawca wspólnie z Rzecznikiem Prasowym Inwestora Wykonawca w terminie 10 dni przed planowanym terminem konferencji przedstawia Rzecznikowi Prasowemu do akceptacji plan konferencji, zaproszone media i materiały informacyjne do dystrybucji Rzecznik Prasowy Inwestora w porozumieniu z departamentem odpowiedzialnym za realizację inwestycji - akceptuje (lub odsyła do poprawy) przekazane materiały Po zaakceptowaniu końcowej wersji materiałów Wykonawca realizuje przygotowania do konferencji i ją przeprowadza Briefingi. Briefingi to krótkie spotkania eksperckie Inwestora, Wykonawcy i ekspertów z grupą 2-4 dziennikarzy, służą przekazaniu wiedzy dotyczącej inwestycji, w odniesieniu do konkretnej sytuacji, nowych informacji. Briefing jest okazją do rozmowy z dziennikarzami i wręczenia im nowych materiałów Briefing organizuje Wykonawca, który zaprasza do udziału ekspertów, projektantów oraz dziennikarzy Zakres i plan briefingu Wykonawca przekazuje Rzecznikowi Prasowemu Inwestora na 10 dni przed terminem briefingu Rzecznik Prasowy Inwestora, w porozumieniu z departamentem odpowiedzialnym za realizację inwestycji, akceptuje (lub odsyła do poprawy) przekazane materiały Po zaakceptowaniu końcowej wersji materiałów Wykonawca realizuje przygotowania do briefingu oraz go przeprowadza Wywiady dla prasy i audycje telewizyjne Za wywiady dla prasy i audycje telewizyjne w mediach o zasięgu ogólnokrajowym odpowiada Rzecznik Prasowy Inwestora, który realizuje je wspólnie z Wykonawcą, natomiast za kontakty z mediami regionalnymi Wykonawca w porozumieniu z Inwestorem (Biurem Komunikacji ) Ogłoszenia w prasie Treść ogłoszenia przygotowuje Wykonawca i przekazuje na minimum 10 dni przed jego publikacją Rzecznikowi Prasowemu Inwestora Rzecznik Prasowy Inwestora, w porozumieniu z departamentem odpowiedzialnym za realizację inwestycji, akceptuje (lun odsyła do poprawy) przekazane materiały Po zaakceptowaniu końcowej wersji ogłoszenia Wykonawca realizuje przygotowania do jego publikacji i je publikuje. 8. Monitoring mediów 8.1. Za prowadzenie stałego monitoringu mediów odpowiada Wykonawca. Monitoring dotyczy wszelkich publikacji medialnych poświęconych inwestycji i jest prowadzony na bieżąco Wykonawca, w ramach miesięcznego raportu PKS, przedstawia raport, zawierający informacje z prowadzonego monitoringu. 9. Film informacyjno-edukacyjny 10

11 Nakręcenie filmu z prac przy realizacji inwestycji, ze szczególnym uwzględnieniem pokazania stopnia skomplikowania prowadzenia procesu przygotowania tego rodzaju inwestycji oraz zaprezentowania technologii budowy stanowi materiał, którego celem będzie zapoznanie grup zainteresowanych z technologią robót przy tego typu inwestycjach (film do 10 min, z przekazaniem Inwestorowi praw autorskich, z akceptacją przez Inwestora scenariusza, treści i wizualizacji, w formacie z możliwością odtwarzania w Internecie). 10. Święta, programy, akcje społeczne gminne/regionalne (zwane dalej akcjami gminnymi/regionalnymi) Wykonawca powinien rozpoznać kiedy, gdzie i jakie święta, programy i akcje gminne/regionalne organizowane są na terenie gmin, powiatów, województw, na których planowana jest do realizacji inwestycja. Forma uczestnictwa i zaangażowania się w: programach i akcjach społecznych, w które zaangażowana jest gmina (np. przyjazny urząd, itd.), ważniejszych świętach gminnych, które odbywają się regularnie (np. dożynki, zawody sportowe, itd.), jest dowolna i może odbywać się jako, np.: pomoc przy organizacji, aktywne uczestnictwo poprzez organizację konkursów z nagrodami, pikników, prezentację inwestycji makiety, pokazy multimedialne, warsztaty edukacyjne) Każde uczestnictwo we wspomnianych akcjach należy poprzedzić przygotowaniem materiałów (najpóźniej na 10 dni roboczych przed datą akcji gminnej/regionalnej) Na każdej akcji powinny być dostępne materiały informacyjne, tj.: Folder dedykowany inwestycji oraz Informator i Folder ogólny PSE Operator S.A Wykonawca informuje Inwestora o planowanym wydarzeniu na 7 dni przed planowanym terminem. Wykonawca sporządza notatkę z przeprowadzonych działań i przesyła do departamentu odpowiedzialnego za realizację inwestycji. Po każdej akcji Wykonawca powinien sporządzić notatkę Informacje o zorganizowanych działaniach w ramach akcji gminnej/regionalnej Wykonawca umieszcza w prasie lokalnej/regionalnej. 11. Konsultacje społeczne Podczas realizacji inwestycji niezbędne jest prowadzenie konsultacji społecznych, adekwatnie do jej zakresu zgodnie z wymogami prawa. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia w PKS szczegółowego planu działań konsultacji społecznych. Wykonawca będzie zobowiązany do stosowania ujednoliconego szablonu zaproszeń mieszkańców i prezentacji na spotkania z mieszkańcami i innymi zainteresowanymi stronami procesu. Akceptacja powyższych materiałów będzie realizowana zgodnie z uzgodnionym planem działań w PKS. 12. Działania kryzysowe W celu przeciwdziałania powstaniu konfliktu należy na bieżąco dostosowywać sposób prowadzenia komunikacji do występujących sytuacji oraz zmieniać narzędzia, dopasowując je do dynamiki zmian w stanowiskach uczestników procesu inwestycyjnego Z wystąpieniem konfliktu mamy do czynienia wówczas, gdy pomimo realizacji Programu Komunikacji Społecznej występuje sytuacja, która stwarza zagrożenie realizacji inwestycji, może powodować jej zatrzymanie lub wręcz uniemożliwienie budowy W przypadku wystąpienia konfliktu Wykonawca: identyfikuje faktyczne źródło i przyczyny konfliktu, 11

12 przygotowuje proponowane sposoby działania w warunkach konfliktu i przesyła do zaopiniowania do Inwestora niezwłocznie, lecz nie później niż 5 dni po ujawnieniu się protestów, opracowanie na temat sposobów działania w warunkach konfliktu deleguje swoich przedstawicieli do udziału w pracach Zespołu ds. Komunikacji Społecznej Inwestor zgłasza uwagi do propozycji lub/i je akceptuje Wykonawca uzupełnia Program Komunikacji Społecznej uwzględniając ujawniony konflikt i sposób jego rozwiązania, jak również proponując działania, które pozwolą uniknąć takich sytuacji w przyszłości. Program powinien zawierać zrewidowany sposób prowadzenia działań informacyjnych i stosowania narzędzi komunikowania Uzupełnienie do PKS przesyłane jest do zatwierdzenia do Inwestora, w terminie 15 dni od dnia ujawnienia się konfliktu, do konsultacji i zatwierdzenia. 12