ZAPYTANIE OFERTOWE. Wyższa Szkoła Pedagogiczna im. Janusza Korczaka w Warszawie

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Wyższa Szkoła Pedagogiczna im. Janusza Korczaka w Warszawie Postępowanie w formie zapytania ofertowego na świadczenie kompleksowych usług promocyjno-upowszechniających projektu Kadry dojrzałe do zmian współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet I. Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2. Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej kody CPV: , , , , , , , , Termin składania ofert: do dnia 7 lutego 2014 roku Oferty należy wysyłać na adres j.kolasinski@wpskorczak.eu lub w formie tradycyjnej dostarczyć do siedziby WSP im. Janusza Korczaka w Warszawie, ul. Pandy 13, Warszawa

2 Specyfikacja zamówienia 1. Zamawiający: Wyższa Szkoła Pedagogiczna im. Janusza Korczaka w Warszawie, ul. Pandy 13, Warszawa. 2. Forma postępowania: Zapytanie ofertowe. 3. Opis przedmiotu zamówienia: 3.1 Kompleksowa realizacja zamówienia w postaci publikacji i dostarczenia 6 numerów kwartalnika poświęconego kontraktacji usług na polskim rynku pracy oraz polityki społecznej w formie elektronicznej i drukowanej wraz z przeniesieniem na Zamawiającego majątkowych praw autorskich do wszystkich utworzonych elementów, takich jak: projekty graficzne, zdjęcia, teksty, grafiki itd. Zamówienie obejmuje wykonanie wszystkich niezbędnych prac mających na celu publikację wysokiej jakości kwartalników, w tym m.in. tworzenie i redakcję tekstów, korektę tekstów, zakup licencji do odpowiednich, dostosowanych do treści artykułów zdjęć, wykonanie spójnych projektów graficznych kwartalników nawiązujących do kolorystyki projektu Kadry Dojrzałe do Zmian, cykliczny druk kwartalników, zamieszczanie ich na płytach CD oraz ich planowe dostarczenie do 1600 odbiorców projektu. Specyfikacja techniczna: Liczba kwartalników: 6 Format: 165mmx 230mmLiczba stron: 16 Nakład: 600 egz. każdego numeru kwartalnika Druk całości: dwustronny, full kolor, lakier dyspersyjny Okładka Papier: kreda Gramatura: 20 g 230 g Strony wewnętrzne Papier: kreda mat. Gramatura: 130 g (+/- 15g) Wersja elektroniczna: każdy numer kwartalnika na 1000 płytach cd Teksty do każdego z wydań, będą zawierać m.in.: - od 3 do 6 aktualności dotyczących realizacji projektu oraz wydarzeń

3 związanych z tematyką projektu Kadry Dojrzałe do Zmian (sekcja Zaproszenia, Wydarzenia, Komunikaty). - wywiad z ciekawą osobą na tematy związane z rynkiem pracy w Polsce/sytuacją zawodową osób do 25 roku życia i po 50 roku życia, oceną sytuacji przyszłych emerytów itd. - wywiad z uczestnikiem projektu - fotorelację z wydarzeń realizowanych w ramach projektu - sondy wśród ciekawych osób dotyczących ważnych w danym czasie zagadnień (jedno pytanie, na które odpowiadają krótko osoby reprezentujące różne podejścia) - przegląd nowości w zakresie bezpłatnych możliwości pozyskania finansowania przez ostatecznych beneficjentów projektu, lokalnych przedsiębiorców, nowych programach szkoleniowych + króciutkie wywiady z przedstawicielami instytucji, które wdrażają dany program pomocy lub szkoleń. Liczba licencji do zdjęć: od 10 do 15 dla każdego numeru kwartalnika. Wykonawca zakupi licencje uprawniające Zamawiającego do jednokrotnego wykorzystania od 10 do 15 różnych zdjęć ilustrujących tematykę danego artykułu w każdym jednym numerze czasopisma. Zdjęcia wybrane przez Wykonawcę do każdego numeru kwartalnika będą przedstawiane Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji. W niektórych przypadkach, Zamawiający będzie dostarczał Wykonawcy zdjęcia dokumentujące wydarzenia i działania prowadzone w projekcie. Całość projektu graficznego danego wydania i tekstów utworzonych dla każdego numeru kwartalnika będzie zatwierdzana przez Zamawiającego. 3.2 Kompleksowa realizacja zamówienia w postaci opracowania koncepcji, przygotowania scenariuszy, udźwiękowienia, produkcji dwóch spotów telewizyjnych oraz dwóch spotów radiowych wraz z przeniesieniem na Zamawiającego majątkowych praw autorskich do wszystkich utworzonych dzieł oraz ich poszczególnych elementów. W ramach realizacji tej części Zamówienia, Wykonawca wykupi również czas antenowy w mediach regionalnych lub/i ogólnopolskich w celu zapewnienia emisji spotów w radiu i telewizji. Zamówienie obejmuje wykonanie wszystkich niezbędnych prac mających na celu kompleksowe wykonanie i emisję spotów radiowych oraz spotów telewizyjnych Specyfikacja techniczna: Spoty radiowe Czas trwania: 30 sek. Liczba spotów: 2

4 Udźwiękowienie: tak zakup lub opracowanie ścieżki dźwiękowej Koncepcja: celem spotu jest reklama projektu Kadry dojrzałe do zmian W spocie powinna się również znaleźć informacja o tym, że Wyższa Szkoła Pedagogiczna im. Janusza Korczaka realizuje wraz z liderem projektu i partnerami projekt Kadry dojrzałe do zmian współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Wykonawca przedstawia Zamawiającemu do wyboru dwie pisemne, wyczerpujące koncepcje każdego spotu do wyboru. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia wszystkich poprawek Zamawiającego na każdym etapie tworzenia przedmiotu zamówienia. Spot radiowy ma spełniać standardy techniczne określone przez rozgłośnie radiowe, co pozwoli na jego emisję w ramach bloków reklamowych. Dodatkowo wykonawca zobowiązany jest dostarczyć zamawiającemu na płycie CD spot radiowy w formacie mp3. Emisja: Zakup emisji 30 sek. spotów radiowych w ogólnopolskiej stacji radiowej w ramach następujących kampanii: 1) Spot 1: 10 emisji na przestrzeni dwóch tygodni; jeden spot dziennie. Termin emisji: wrzesień/październik 2014 r. (orientacyjnie) 2) Spot 2: 10 emisji na przestrzeni dwóch tygodni; jeden spot dziennie. Termin emisji: luty/marzec 2015 r. (orientacyjnie) Po zakończeniu emisji spotów, Zamawiający otrzyma raport dotyczący zrealizowanej emisji i wykonania usługi na danym etapie. Spoty telewizyjne Czas trwania: 15 sek. Liczba spotów: 2 Zakup/opracowanie ścieżki dźwiękowej: tak. Koncepcja: celem spotu jest reklama projektu Kadry dojrzałe do zmian. W spocie zostanie wyemitowana plansza prezentująca informację, że Wyższa Szkoła Pedagogiczna im. Janusza Korczaka realizuje wraz z liderem projektu i partnerami projekt Kadry dojrzałe do zmian współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego oraz zestawienie logotypów: Zamawiającego, lidera i partnerów, PO KL, UE/EFS. Wykonawca przedstawia Zamawiającemu do wyboru dwie pisemne, wyczerpujące koncepcje każdego spotu do wyboru. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia wszystkich poprawek Zamawiającego na każdym etapie tworzenia przedmiotu zamówienia. Spoty telewizyjne będą spełniać standardy techniczne określone przez stacje

5 telewizyjne o zasięgu regionalnym i/lub ogólnokrajowym, co pozwoli na jego emisję w ramach bloków reklamowych. Dodatkowo wykonawca zobowiązany jest dostarczyć zamawiającemu na płycie CD spot telewizyjny na płycie CD w rozdzielczości i formacie pozwalającym na wielkoformatową emisję oraz w rozdzielczości i formacie odpowiednim do zamieszczenia w Internecie. Emisja: Zakup emisji 15 sek. spotów telewizyjnych w stacji telewizyjnej regionalnej i/lub ogólnokrajowej w ramach następujących kampanii: 1) Spot 1: 10 emisji na przestrzeni dwóch tygodni; jeden spot dziennie. Termin emisji: wrzesień/październik 2014 r. (orientacyjnie). Termin kampanii telewizyjnej będzie pokrywał się w jak największym stopniu z terminem kampanii prowadzonej w radiu. 2) Spot 2: 10 emisji na przestrzeni dwóch tygodni; jeden spot dziennie. Termin emisji: luty/marzec 2015 r. (orientacyjnie). Termin kampanii telewizyjnej będzie pokrywał się w jak największym stopniu z terminem kampanii prowadzonej w radiu. Po zakończeniu danej części kampanii, Zamawiający otrzyma raport dotyczący zrealizowanej emisji i wykonania usługi na danym etapie. 3.3 Zapewnienie i rezerwacja noclegów dla osób zatrudnionych w projekcie i gości (w sumie maksymalnie 4 osoby i po 1 noclegu dla każdej osoby podczas jednego spotkania wyjazdowego) w związku z pracami prowadzonymi w zakresie następujących zadań: organizacja i prowadzenie spotkań w ramach konwentu dyrektorów powiatowych urzędów pracy prowadzenie spotkań indywidualnych w powiatowych urzędach pracy w ramach projektu organizacja spotkań grupowych z potencjalnymi użytkownikami na poziomie regionów organizacja spotkań nieformalnych z władzami i parlamentarzystami. Wykonawca zapewnia Zamawiającemu noclegi w obiektach hotelowych na terenie całej Polski, spełniających następujące wymagania: posiadających co najmniej 3 gwiazdki lub tożsamym z tym standardem ulokowanych w centrum danej miejscowości, w miarę możliwości blisko dworca PKP lub PKS w danej miejscowości w skład usługi wchodzi również zapewnienie śniadania w ramach pobytu hotelowego Wykonawca rezerwuje dla Zamawiającego pokoje jednoosobowe (1 osoba 1 pokój) Wykonawca będzie w miarę posiadanych możliwości uwzględniał życzenia Zamawiającego odnośnie rezerwacji hotelowych. Wykonawca przedstawia cenę brutto dla jednej doby hotelowej, która będzie stałą jednostką, na podstawie której będą kalkulowane koszty wykonania usługi w ramach

6 danego zlecenia rezerwacyjnego Zamawiającego. Najpóźniej na 7 dni kalendarzowych przed każdym planowanym wyjazdem, Zamawiający przekazuje Wykonawcy drogą ową dane wyjeżdżających osób, niezbędne do dokonania rezerwacji, informację o liczbie osób, które skorzystają z usługi hotelowej, liczbie noclegów do zarezerwowania oraz terminie realizacji usługi. Wykonawca wystawia Zamawiającemu osobną fakturę po realizacji każdej, poszczególnej rezerwacji. 3.4 Kompleksowe przygotowanie i organizacja dwóch śniadań prasowych/konferencji prasowych poświęconych wybranym zagadnieniom związanych z realizacją projektu Kadry Dojrzałe do Zmian. Cykl śniadań będzie realizowany w Warszawie lub w Opolu w nieodpłatnie użyczanych salach konferencyjnych partnerów projektu. Pierwsze śniadanie/konferencja prasowa odbędzie się w przybliżeniu w II kwartale 2014 roku, a drugie w przybliżeniu w I kwartale 2015 r. Szczegółowe terminy organizacji wydarzeń zostaną ustalone przez Wykonawcę i Zamawiającego po podpisaniu umowy. Liczba osób uczestniczących w każdym ze śniadań: od 10 do max. 15 osób. Zamówienie obejmuje wykonanie wszystkich niezbędnych prac mających na promocję wybranych zagadnień w ramach projektu, m.in.: Opracowanie koncepcji śniadania prasowego Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za realizację tej części zamówienia i poprowadzenie każdego z organizowanych śniadań prasowych Przygotowanie listy kontaktowej wszystkich lokalnych mediów w województwie opolskim (zarówno ogólny kontakt telefoniczny i owy do każdej redakcji, jak i do konkretnego dziennikarza reprezentującego daną redakcję, który odpowiada za tematykę społeczną oraz dział wydarzenia). Przygotowanie i wysyłkę drogą ową zaproszenia dla mediów na tydzień przed terminem wydarzenia Na dzień przed konferencją/śniadaniem wysłanie zaproszenia przypominającego Przygotowanie listy obecności mediów Odpowiednie przygotowanie pomieszczenia śniadania prasowego, pomieszczenia dla cateringu, rozstawienie banerów, przygotowanie projektora, rozstawienie potykaczy, czy też innych form informacji, dzięki którym zaproszeni goście trafią bez trudu do miejsca konferencji prasowej. Przygotowanie pakietów konferencyjnych składających się z: teczki projektu, wydrukowanej informacji prasowej, gadżetów projektu, publikacji/materiałów dostarczonych przez Zamawiającego oraz torby reklamowej projektu. Pakiety zostaną przygotowane, złożone i dostarczone na miejsce śniadania prasowego przez Wykonawcę.

7 Organizacja cateringu na 10 do max. 15 osób: dziennikarzy, pracowników projektu, zaproszonych gości reprezentujących partnerów. Menu śniadania prasowego opartego na tzw. finger food: dobrej jakości kawa, herbata, mleko do kawy, cukier, cytryna dwa rodzaje 100% soków owocowych, trzy rodzaje świeżych croissantów, sześć rodzajów kanapek bankietowych, w tym dwa rodzaje wegetariańskie, słone przekąski typu tartinki czy babeczki, paszteciki/roladki, tartoletki na słodko. Każde z przygotowanych dań musi być świeże i pierwszej jakości. Wykonawca zapewnia kompleksową organizację każdego z tych wydarzeń i zapewnia m.in. obsługę kelnerską przez cały czas trwania wydarzenia, serwis porcelitowy lub porcelanowy w doskonałym stanie, filiżanki, metalowe sztućce, skerting, obrusy, serwetki, podstawową, dyskretną dekorację stołu kwiatami oraz wszelkie inne elementy niezbędne do poprawnego i bezawaryjnego wykonania zlecenia. Przygotowanie i dystrybucję informacji prasowej wśród uczestników śniadania prasowego/konferencji prasowej, jak wśród innych redakcji mediów lokalnych (radio, telewizja, prasa, portale internetowe) prowadzących swoją działalność na terenie woj. opolskiego. Informacja prasowa jest obowiązkowo wysyłana drogą elektroniczną nie później niż do godz. 12 w południe, w dniu śniadania/konferencji prasowej. Zapewnienie serwisu fotograficznego; w tym samym dniu fotograf przesyła Zamawiającemu co najmniej 3 najlepsze zdjęcia z wydarzenia (specyfikacja każdego ze zdjęć: kolorowe, wykonany retusz, 300 dpi, format A4). Wszelkie prawa majątkowe do wykonanych zdjęć są przenoszone na Zamawiającego. w ciągu kolejnych 3 dni Wykonawca przesyła Zamawiającemu wybraną drogą elektroniczną kolejne 12 najlepszych, wyretuszowanych zdjęć dokumentujących wydarzenie. Rozdzielczość każdego ze zdjęć: 300 dpi, format: A4. Wszelkie prawa majątkowe do wykonanych zdjęć są przenoszone na Zamawiającego. 3.5 Kompleksowe przygotowanie i organizacja konferencji podsumowującej realizację projektu Kadry Dojrzałe do Zmian. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja jednodniowej konferencji. Specyfikacja: Lokalizacja i termin: Warszawa, w przybliżeniu I kwartał 2015 roku Czas trwania: w godzinach (+ 2 godziny rano na przygotowanie sali i cateringu oraz dodatkowe 1,5 godziny po zakończeniu na zabranie materiałów). Liczba uczestników: 100 osób

8 Standard jakości obiektu: nie mniej niż trzygwiazdkowy według kategoryzacji obiektów hotelarskich lub tożsamy z tym standardem dla obiektów nie posiadających kategoryzacji. Organizacja konferencji obejmuje: 1) zapewnienie odpowiedniej sali konferencyjnej oraz osobnej przestrzeni na catering, recepcję, szatnię. 2) zapewnienie pełnego wyposażenia sali konferencyjnej i innych pomieszczeń: cateringowego, recepcji, szatni, umożliwiających profesjonalne i bezawaryjne przeprowadzenie konferencji. 3) Zapewnienie usługi cateringowej składającej się z trzech przerw kawowych oraz lunchu w formie bufetu. 4) Organizację recepcji oraz jej obsługę. 5) Organizację szatni i jej obsługę. 6) Produkcja, złożenie i dystrybucja pakietów konferencyjnych w ramach działalności recepcji. 7) Wykonanie reportażu fotograficznego i rejestracji wideo. 8) Oznakowanie miejsca, w którym będzie się odbywać konferencja zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego. 9) Dostarczenie wszystkich materiałów, produktów i urządzeń na miejsce konferencji (m.in. pakiety konferencyjne, potykacze, materiały biurowe itd.). 10) Odesłanie materiałów, produktów i sprzętów z miejsca konferencji do siedziby Zamawiającego. 11) Projekt zaproszeń. 12) Wyznaczenie osoby ze strony Wykonawcy, odpowiedzialnej za przygotowania, organizację i koordynację prac podwykonawców Wykonawcy zarówno w okresie przygotowawczym, jak i obecnej w trakcie organizacji wydarzenia. Ad. 1 Zapewnienie odpowiedniej sali konferencyjnej oraz osobnej przestrzeni na catering, recepcję, szatnię. Warunki jakie powinna spełniać sala konferencyjna: powierzchnia Sali konferencyjnej nie mniejsza niż 150 m2 sala konferencyjna i pomieszczenia na catering, zaplecze dla cateringu, recepcja i szatnia znajdują się w obrębie jednego obiektu odpowiednie oświetlenie sali konferencyjnej: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej

9 łatwy dostęp do źródła prądu ( gniazdka + przedłużacz), możliwość podpięcia się do internetu ekran o wymiarach nie mniejszych niż 1,8 m na 2 m sala posiada system nagłaśniania zapewniony jest dostęp do toalety (bliski, na tym samym piętrze) możliwość swobodnego wietrzenia sali klimatyzacja z możliwością regulacji temperatury zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób nie biorących udziału w szkoleniu) Warunki jakie powinna spełniać przestrzeń na catering: sala lub korytarz, położone w bezpośredniej bliskości sali konferencyjnej, które w komfortowy sposób mogą pomieścić 100 uczestników konferencji i 20 stolików koktajlowych. Recepcja powinna zajmować przestrzeń przed wejściem do sali konferencyjnej. Szatnia zostanie umieszczona przy wejściu do obiektu lub w pobliżu recepcji, w dyskretnym miejscu. Ad 2. Zapewnienie pełnego wyposażenia sali konferencyjnej i innych pomieszczeń: cateringowego, recepcji, szatni, umożliwiających profesjonalne i bezawaryjne przeprowadzenie konferencji. Wyposażenie sali konferencyjnej: krzeseł w ustawieniu kinowym. Krzesła miękkie z oparciami o wysokości przystosowanej do wzrostu dorosłego człowieka - scena/podest - ekran o wymiarach nie mniejszych niż 1,5 m x 2 m - trybunka dla osoby prezentującej - dwa przenośne mikrofony - mały stoliczek na mikrofony - system nagłaśniający - laptop - projektor - dwa roll upy projektu Wyposażenie pomieszczenia cateringowego: - nie mniej niż 20 stolików coctailowych z obrusami i skertingiem - stoły na których zostaną wyłożone dania i napoje - niezbędne wyposażenie do zapewnienia wysokiej jakości, ciepłych posiłków: podgrzewacze, termosy, bemary w ilości niezbędnej do profesjonalnego obsłużenia uczestników konferencji Wyposażenie recepcji: - cztery stoły przykryte obrusami - laptop, drukarka - trzy krzesła,

10 - roll up projektu - przestrzeń na rozstawienie materiałów konferencyjnych - pojemnik na materiały biurowe Wyposażenie szatni: - odpowiednia liczba wieszaków i numerków - stoliczek z obrusem i krzesło Ad. 3 Zapewnienie usługi cateringowej składającej się z dwóch przerw kawowych oraz lunchu w formie bufetu. Usługa cateringowa dla 100 osób realizowana w trakcie konferencji będzie się składać z: obiadu w formie bufetu Przewidywane są do wyboru: - dwa dania ciepłe (jedno mięsne, drugie jarskie) z dodatkami w postaci dwóch rodzajów sałatek, ryżu, ziemniaków, - po 2 przystawki na ciepło i na zimno - desery (3 rodzaje) - owoce - napoje: dobrej jakości kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, 100% soki (dwa rodzaje: pomarańczowy i jabłkowy) dwóch przerw kawowych w formie bufetu, składających się z dobrej jakości kawy, herbaty, croissantów z nadzieniem, wody gazowanej i niegazowanej. Menu należy przedłożyć do akceptacji Zamawiającego. Ponadto obsługa cateringowa będzie obejmować: zapewnienie odpowiedniego sprzętu (stoły bufetowe, grzejniki elektryczne, nakrycie stołów, zastawa porcelitowa lub porcelanowa, sztućce, dekoracja kwiatowa i inne niezbędne elementy) oraz obsługi kelnerskiej zapewniającej sprawną i szybką obsługę gości w trakcie trwania całej konferencji. Termin podania ostatecznej liczby osób korzystających z cateringu zostanie podany trzy dni przed konferencją. Ad. 4 Organizacja recepcji oraz jej obsługa Prowadzenie obsługi recepcyjnej tj. urządzenie recepcji, rozdawanie pakietów konferencyjnych, zbieranie od uczestników podpisów na liście obecności, zakup, przygotowanie i rozdawanie identyfikatorów, stemplowanie delegacji, udzielanie uczestnikom wsparcia informacyjnego. Wykonawca jest zobowiązany oddelegować do tego zadania, co najmniej dwie osoby na cały czas trwania konferencji.

11 Ad. 5 Organizacja szatni oraz jej obsługa Zapewnienie wieszaków ubraniowych z numerkami dla 100 osób i rozstawienie ich w miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego. Obsługa szatni w trakcie konferencji (m.in. wydawanie numerków, wieszanie ubrań, przechowywanie walizek). Ad. 6 Produkcja, złożenie i dystrybucja pakietów konferencyjnych w ramach działalności recepcji. Usługa obejmuje projekt, skład, produkcję i dostarczenie następujących produktów: - roll up: 85 x 200 cm, full kolor, 3 szt. - wysokiej jakości, kremowe lub białe bawełniane torby konferencyjne z długimi uszami, mieszczące materiały formatu A4. Specyfikacja torby: Typ materiału: drelich bawełniany, splot skośny Gramatura: 280 g Uszy torby: 2,5 cm x 63 cm Dno: 10 cm Boki: 10 cm. Boki przeszyte na stebnówce, usztywnione. Kolorowa grafika na obu stronach produktu oraz zestaw logotypów i informacja o współfinansowaniu. Liczba sztuk: 100 szt. - wydrukowaną agendę konferencji i prezentacje prelegentów; każdy dokument powielony do 100 szt. identyfikatory biodegradowalne (100 szt.) razem ze smyczami dla uczestników i obsługi konferencji. Specyfikacja smyczy: Smycz: duplex (poliester + PCV) Rodzaj nadruku: sublimacyjny lub inny odpowiedni dla materiałów wykorzystanych do produkcji smyczy Kolor: full kolor Długość i szerokość: standardowa Nakład: 100 szt. - publikacje dostarczone przez Zamawiającego Materiały (zdjęcia, teksty) do stworzenia materiałów konferencyjnych dostarcza Zamawiający, a wszystkie projekty graficzne materiałów muszą zostać przedstawione Zamawiającemu do akceptacji. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia materiałów na miejsce, w którym będzie się odbywać konferencja. Materiały, które pozostaną po organizacji konferencji, Wykonawca zobowiązany jest przekazać do siedziby Zamawiającego. Ad. 7 Wykonanie reportażu fotograficznego i rejestrację wideo. Obsługa obejmuje:

12 wykonanie reportażu zdjęciowego z przebiegu konferencji (produkt finalny 30 wybranych przez Zamawiającego zdjęć w jakości do druku, min.300 dpi, format A4) wykonanie materiału filmowego z całości imprezy ok. 6-7 min. (montaż według wskazań Zamawiającego; specyfikacja techniczna: film w rozdzielczości full HD i internet HD oraz w formacie mov, w rozdzielczości odpowiedniej do internetu) przekazanie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego majątkowych praw autorskich do wszystkich wykonanych zdjęć i filmu Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia 7 zdjęć spełniających opisane powyżej wymagania po zakończeniu konferencji, w tym samym dniu. Całość 30 zdjęć zgodnych ze specyfikacją techniczną oraz film z konferencji zostaną przesłane na płycie DVD oznaczonej w następujący sposób (okładka i powierzchnia płyty): tytuł konferencji, data, informacja o współfinansowaniu: Konferencja została współfinansowana ze środków Unii Europejskich w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zestawione logotypy: Zamawiającego, lidera projektu i partnerów, PO KL, UE/EFS. Ad. 8 Oznakowanie miejsca, w którym będzie się odbywać konferencja zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego. Do obowiązków Wykonawcy należy ustawienie roll-upów, ustawienie tabliczek kierunkowych, umieszczenie oznakowania na drzwiach salimna podstawie informacji przekazanych przez Zamawiającego. Po zakończeniu konferencji Wykonawca jest zobowiązany do zdjęcia, zdemontowania, spakowania i zabrania materiałów Zamawiającego (roll-upy) z miejsca, w którym będzie odbywać się konferencja i dostarczenie materiałów do siedziby Zamawiającego. Ad. 9 Dostarczenie wszystkich materiałów, produktów i urządzeń na miejsce konferencji (m.in. pakiety konferencyjne, potykacze, materiały biurowe itd.) Wykonawca jest zobowiązany do przesłania/transportu materiałów konferencyjnych (m.in. pakietów konferencyjnych, roll-upów) od podwykonawców lub z siedziby Zamawiającego i dostarczenia ich na miejsce, w którym będzie się odbywać konferencja. Ad. 10 Odesłanie materiałów, produktów i sprzętów z miejsca konferencji do siedziby Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do transportu materiałów konferencyjnych (m.in. pakietów konferencyjnych, roll-upów) z miejsca konferencji do siedziby Zamawiającego. Ad. 11 Projekt zaproszeń Wykonawca na podstawie tekstów dostarczonych przez Zamawiającego przygotuje do wyboru dwa projekty zaproszeń na konferencję. Zdjęcia, grafiki inne niż logotypy

13 dostarcza Wykonawca. Zamawiający wybierze spośród przedstawionych projektów jeden i przekaże Wykonawcy poprawki do uwzględnienia w wybranym projekcie. Ad. 12 Wyznaczenie osoby ze strony Wykonawcy, odpowiedzialnej za przygotowania, organizację i koordynację prac podwykonawców Wykonawcy zarówno w okresie przygotowawczym, jak i obecnej w trakcie organizacji wydarzenia. Wykonawca wyznacza jedną osobę odpowiedzialną za obsługę całości zamówienia. Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie związane z zamówieniem, zgłaszał jej uwagi dotyczące jakości wykonywanej pracy i pracy podwykonawców realizujących zamówienie. Osoba wyznaczona przez Wykonawcę musi znać warunki zawarte w Zapytaniu ofertowym, ofercie i umowie. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu kontakt do osoby oddelegowanej w sprawie kompleksowej organizacji konferencji. 3.8 Produkcja (banerów internetowych - flash) prezentujących projekt Kadry dojrzałe do zmian oraz publikacja ich na odpowiednich stronach internetowych i portalach Usługa obejmuje projekt i produkcję banerów typu flash m.in.: banner, billboard, double billboard, skyscraper, medium/large/vertical rectangle. Każdy z utworzonych banerów będzie posiadał trzy animowane części składowe. Liczba: od 20 do 30 Format: swf Waga: do 50 kb Grafiki: dostarcza Wykonawca, a Zamawiający logotypy Teksty: dostarcza Zamawiający 3.9 Artykuły sponsorowane i ogłoszenia w prasie regionalnej Usługa obejmuje utworzenie, redakcję artykułów, korektę, zamieszczenie/zakup zdjęć, skład, łamanie oraz publikację artykułów sponsorowanych w pełnym kolorze w dziennikach/tygodnikach regionalnych. Artykuły związane będą z promocją projektu Kadry dojrzałe do zmian. Liczba artykułów: 8 w 2014 roku 3 w 2015 roku Format artykułów: pół kolumny Wykonawca ustali z Zamawiającym szczegółowy harmonogram realizacji projektu najpóźniej w terminie 30 dni od dnia podpisania umowy. Zamawiający zgłosi ewentualne uwagi do szczegółowego harmonogramu najpóźniej w terminie 3 dni od dnia otrzymania harmonogramu. W przypadku nieprzewidzianej zmiany w szczegółowym harmonogramie realizowanym przez Wykonawcę, Wykonawca niezwłocznie powiadomi Zamawiającego o zmianie

14 terminu publikacji artykułu sponsorowanego. Każdy artykuł wymaga odrębnego opracowania i publikacji. Zamawiający, na trzy tygodnie przed daną publikacją przekaże Wykonawcy brief do danego artykułu sponsorowanego w formacie doc., w tym treść merytoryczną, kontakty do osób, których wypowiedzi powinny znaleźć się w materiale, elementy graficzne dotyczące realizowanego projektu (1-2 zdjęcia i obowiązkowe logotypy i slogany do zamieszczenia w każdym artykule sponsorowanym). Wykonawca w ciągu 7 dni roboczych od otrzymania briefu do danego artykułu sponsorowanego dokona utworzenia artykułu, korekty językowej, składu, łamania, przygotuje tekst zgodnie z parametrami wymaganymi do publikacji oraz prześle gotowy projekt w formacie pdf do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania uwag do projektów artykułów w terminie do 2 dni od ich otrzymania. Do uwag Wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie, a następnie prześle do Zamawiającego poprawione projekty artykułów. Zamawiający zaakceptuje projekty artykułów lub wniesie kolejne uwagi. Po uwzględnieniu wszystkich uwag Zamawiającego, Wykonawca dokona ostatecznej korekty przesłanych artykułów oraz prześle gotowe projekty Zamawiającemu. W przypadku błędów w opublikowanych artykułach (np. niezgodność opublikowanej treści z zaakceptowaną wersją artykułu przez Zamawiającego) Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie do publikacji poprawionej wersji bez dodatkowego wynagrodzenia w terminie uzgodnionym z Zamawiającym Projekt i produkcja materiałów reklamowych i gadżetów upowszechniających projekt oraz ich dostawa. Zamówienie obejmuje wykonanie: Pendrive 8 GB Specyfikacja: Termin realizacji zlecenia: kwiecień 2014 r. Liczba sztuk: 200 szt. w 2014 r. Obudowa pendriva: 2D, wykonana z syntetycznego tworzywa w kształcie bazowego logotypu projektu. Wymiary: w przybliżeniu 60x10x40 mm. Dane techniczne: prędkość zapisu: nie mniej niż 20 mb/s prędkość odczytu: nie mniej niż 32 mb/s współpracuje z systemami: Windows Vista, Windows XP, Windows 7, Windows 8, Linux. interfejs pamięci: USB 2.0 Hi-Speed kompatybilny z USB 1.1,1.0 Hot Plug and Play. bezpieczeństwo: Ultra-Stable oraz U-SAFE

15 4. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: od podpisania umowy z wykonawcą do końca realizacji projektu (planowany termin - koniec marca 2015 r.). 5. Informacja na temat składania ofert częściowych: zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych. 6. Termin składania ofert: Oferty będą przyjmowane drogą elektroniczną na adres j.kolasinski@wspkorczak.eu lub w formie tradycyjnej w siedzibie WSP im. Janusza Korczaka w Warszawie, ul. Pandy 13 do dnia 7 lutego 2014 r. 7. Sposób przygotowania oferty: Oferta powinna zawierać: 1. Proponowaną cenę brutto za całkowitą realizację zamówienia w PLN załącznik nr Portfolio (opisane w punkcie 9 niniejszego zapytania ofertowego pn. Warunki udziału w postępowaniu ). 3. CV ekspertów. 4. Formularz stanowiący załącznik nr 2 do oferty. 5. Oświadczenie o braku powiązań z zamawiającym załącznik nr Zarys szpigla przykładowego numeru kwartalnika 7. Media plan spotów radiowych wraz z parametrami kampanii (GRP) 8. Media plan spotów telewizyjnych wraz z parametrami kampanii (GRP) 8. Zasady udzielenia zamówienia: Zamawiający wybierze Wykonawcę na podstawie ofert złożonych w niniejszym postępowaniu. Oferty będą wybierane według wag opisanych w załączniku nr Warunki uczestnictwa O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: posiadają wiedzę i doświadczenie, tj. w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie należycie wykonali co najmniej 2 usługi, których przedmiotem było przeprowadzenie kampanii informacyjno promocyjnej lub reklamowej w telewizji lub radiu lub prasie o budżecie co najmniej ,00 zł brutto każda, a) posiadają doświadczenie w realizacji projektów informacyjno promocyjnych finansowanych ze środków publicznych, b) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz zespołem zdolnym do wykonania zamówienia. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował następującymi osobami:

16 Ekspertem/ ekspertką ds. publikacji osobą posiadającą minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w nadzorowaniu i koordynowaniu działań związanych z procesem powstawania, składu i druku publikacji. Ekspertem/ ekspertką ds. eventów osobą posiadającą minimum 3- letnie doświadczenie zawodowe w nadzorowaniu i koordynowaniu organizacji wydarzeń (n.p. konferencji, seminariów, śniadań prasowych itp. ) Producentem telewizyjnym osobą posiadającą minimum 3 lata doświadczenia zawodowego w koordynacji produkcji telewizyjnej lub/ i reklamowej. Ekspertem lub ekspertką do spraw polityki społecznej osobą posiadającą co najmniej 3-letnie doświadczenie w realizacji lub koordynacji projektów z zakresu polityki społecznej, a zwłaszcza dotyczących rynku pracy i aktywizacji zawodowej osób z grup defaworyzowanych. Każda z ww. osób może pełnić tylko jedną funkcję przy realizacji kampanii, będącej przedmiotem niniejszego zamówienia. Wszystkie ww. osoby muszą posiadać wykształcenie wyższe. Ocena spełniania ww. warunków zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia nie spełnia. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, że wykonawca spełnia ww. warunki. 11. Kryteria wyboru oferty: Zamawiający wybierze wykonawcę na podstawie ofert złożonych w niniejszym postępowaniu. Oferty będą wybierane według następujących kryteriów: a. Jakość szpigla przykładowego numeru kwartalnika - maksymalnie 30 pkt. - adekwatność zaproponowanej tematyki w stosunku do celów projektu maksymalnie 15 punktów - dostosowanie formy i treści przekazu do grup docelowych projektu maksymalnie 10 punktów - zrozumiałość i przejrzystość maksymalnie 5 punktów b. Zasięg kampanii telewizyjnej maksymalnie 15 pkt. Zamawiający będzie przyznawał punktację poprzez porównanie wskaźników GRP zawartych w ofertach.

17 c. Zasięg kampanii radiowej maksymalnie 15 pkt. Zamawiający będzie przyznawał punktację poprzez porównanie wskaźników GRP zawartych w ofertach. d. Cena maksymalnie 40 pkt. 12. Inne Informacje: Zamawiający ma prawo unieważnić postępowanie bez podania przyczyny. Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy Prawo Zamówień Publicznych. Oferent będzie zobowiązany podpisać oświadczenie, iż nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Wyższą Szkołą Pedagogiczną im. Janusza Korczaka w Warszawie. Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu tylko z wybranymi osobami. 13. Kontakt: Wszelkie zapytania prosimy kierować na adres j.kolasinski@wspkorczak.eu

18 Załącznik nr 1 Cena Zamawiający: Wyższa Szkoła Pedagogiczna im. Janusza Korczaka w Warszawie ul. Pandy 13, Warszawa REGON: NIP: Oferent: Nazwa:. Adres:.. NIP i REGON: Tel:.. . W odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert, składam ofertę na: kompleksowe działania promocyjno-upowszechniające projektu Kadry dojrzałe do zmian Cena brutto za wykonanie :... Słownie:. 1. Oferuję wykonanie zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym.

19 2. Oświadczam, iż zapoznałem/am się z zapytaniem ofertowym oraz przyjmuję zawarte w nim warunki i nie wnoszę do niego żadnych zastrzeżeń. 3. Zobowiązuję się do wykonania zamówienia w terminie określonym w zapytaniu ofertowym. 4. W przypadku przyznania mi zamówienia, zobowiązuję się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 5. Oświadczamy, że jesteśmy związani niniejszą ofertą przez okres 30 dni od daty upływu terminu składania ofert.. (miejscowość i data).. (pieczęć i/lub podpis)

20 Załącznik nr 2 Doświadczenie (dane kontaktowe Wykonawcy) Wyższa Szkoła Pedagogiczna im. Janusza Korczaka w Warszawie ul. Pandy 13, Warszawa REGON: NIP: Wykaz wykonanych prac L.p. Nazwa kampanii/ projektu Opis Zleceniodawca * Wykonawca zobowiązany jest załączyć dokumenty potwierdzające, że ww. prac zostały wykonane należycie.. (miejscowość i data).. (pieczęć i/lub podpis)