Zapytanie ofertowe nr 1/2013/DP. (dotyczy opracowania systemu identyfikacji wizualnej. dla Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie)

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe nr 1/2013/DP (dotyczy opracowania systemu identyfikacji wizualnej dla Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie) I. ZAMAWIAJĄCY Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie Lublin, ul. Akademicka 13 NIP: , REGON: II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie nie podlega przepisom Prawa zamówień publicznych (art. 4 pkt. 8 Ustawy z 29 kwietnia 2008r.), ze względu na wartość zamówienia szacowaną poniżej 14 tys. EURO. Postępowanie prowadzone jest na zasadach określonych przez Zamawiającego. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na opracowaniu kompleksowego systemu identyfikacji wizualnej Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1) Modyfikacja znaku uczelni w oparciu o wskazówki Zamawiającego zebrane w załączniku nr 1. 2) Modyfikacja znaków siedmiu wydziałów, w taki sposób, aby były spójne z opracowanym znakiem uczelni. 3) Opracowanie pozostałych elementów systemu identyfikacji wizualnej, na który składać się będą: a. Papier firmowy, A4, format pliku Microsoft Word oraz CorelDraw, z rozróżnieniem na ogólny oraz specjalny: rektor, wydział, kanclerz, jednostka administracji, w języku polskim i angielskim, w wersji zadruku pełnokolorowego oraz w wersji monochromatycznej. b. Wizytówki, wersja ogólna oraz specjalna (rektor, dziekan, kanclerz) w języku polskim i angielskim c. Koperty, format C4, C5, C6, DL, format pliku: Microsoft Word; w języku polskim i angielskim, w wersji zadruku pełnokolorowego oraz w wersji monochromatycznej. d. Teczka gratulacyjna, format A4, w wersjach: rektor, wydział, kanclerz, jednostka administracji, w języku polskim i angielskim e. Teczka konferencyjna, format A4, format A4, z rozróżnieniem na ogólną oraz specjalną: rektor, wydział, kanclerz, jednostka administracji, w języku polskim i angielskim f. Notesy konferencyjne, format A4 i B5 1

2 g. Dyplom uznania h. Zaproszenie na inaugurację roku akademickiego i. Folder ogólny: strona pierwsza i kolejne j. Ulotka ogólna, składana, trzyczęściowa k. Ulotka wydziałowa, składana, trzyczęściowa l. Reklama prasowa: wersja pozioma i pionowa m. Plakat, format A4 i B1 n. Billboard o. Roll-up, wymiar: 200 cm x 100 cm, w języku polskim i angielskim p. Baner, w formacie 300 cm x 150 cm q. Ścianka konferencyjna w formacie 180 cm x 220 cm wraz z trybunką r. Gadżety: smycz, kubek, koszulka (t-shirt), zakładka do książki s. Tablica informacyjne: projekt graficzny "nagłówka" wnętrza tablicy informacyjnej t. Tabliczka informacyjna przy drzwiach do poszczególnych jednostek/działów uczelni; z uwzględnieniem miejsca na nazwę jednostki/działu oraz wykaz pracowników i zajmowanych przez nich stanowisk u. Identyfikatory i. projekt graficzny identyfikatora w formacie 90 mm x 55 mm dla pracownika uczelni (z uwzględnieniem miejsca na imię i nazwisko, stanowisko i jednostkę/dział) ii. projekt graficzny identyfikatora w formacie 90 mm x 55 mm i 105 mm x 65 mm dla organizatora imprez i wydarzeń plenerowych (z uwzględnieniem napisu ORGANIZATOR, miejsca na nazwę imprezy oraz imię i nazwisko) v. - projekt graficzny uwzględniający podpis pracownika tzw. stopka. W projekcie należy umieścić odnośniki do portali społecznościowych, na których uczelnia posiada oficjalne konto oraz do strony internetowej w. Wzór newslettera elektronicznego x. Layout prezentacji Power Point (strona pierwsza, środkowa i ostatnia) wersja polska i angielska; format ppt, pptx 4) Opracowanie Księgi Systemu Identyfikacji Wizualnej: zasad użycia godła oraz znaku uczelni i znaków wydziałowych, w której znajdą się w szczególności: a. opis budowy znaku b. kolorystykę znaku: CMYK, Pantone, RGB c. umieszczenie znaków na różnych rodzajach tła: w wersji barwnej, monochromatycznej, achromatycznej, pole ochronne d. skalowanie e. typografia firmowa f. formy uzupełniające (układ pionowy i poziomy znaku, zastosowanie logo/logotypu w języku angielskim, zastosowanie znaku na małych materiałach promocyjnych np. długopis, pendrive), g. wzory pozostałych elementów systemu określonych w punkcie 2.3 5) Dostarczenie systemu w wersji w 3 zestawach, składających się z: a. Księgi Systemu Identyfikacji Wizualnej w wersji drukowanej, 2

3 b. Księgi Systemu Identyfikacji Wizualnej w wersji elektronicznej na płytach CD lub DVD (plik należy zapisać w formacie PDF, plik otwarty z możliwością edycji), c. kompletu elementów systemu identyfikacji wizualnej, wymienionych w punkcie 2.3, zapisanych zgodnie z założeniami określonymi w pkt w wersji elektronicznej na płytach CD lub DVD. 3. Ogólne wytyczne, co do przedmiotu zamówienia: 1) Wykonawca przekaże Zamawiającemu od 2 do 3 koncepcji Systemu Identyfikacji Wizualnej w wersji elektronicznej, w pliku PDF, celem dokonania przez Zamawiającego wyboru jednej z nich. 2) O ile nie zaznaczono w części III inaczej, wykonawca zapisze projekty graficzne wszystkich elementów Systemu Identyfikacji Wizualnej w postaci plików produkcyjnych PDF, CDR (w wersji kompatybilnej z wersją Corel Draw X5 15), EPS z czcionkami zamienionymi na krzywe oraz w otwartych plikach do edycji, z załączonymi czcionkami. W przypadku, gdy dany element wymaga innego zapisu, Wykonawca zapisze go w zaproponowanym przez siebie programie, po wcześniejszym uzyskaniu zgody Zamawiającego. 3) Wykonawca przekaże Zamawiającemu prezentację multimedialną Power Point, zapisaną na płycie CD lub DVD w jednym egzemplarzu, przedstawiającą System Identyfikacji Wizualnej w sposób oryginalny, wzbudzający zainteresowanie odbiorców. Prezentacja stanowić będzie materiał promujący System Identyfikacji Wizualnej. 4) Wykonawca podczas realizacji Zamówienia zobowiązany jest do wyjaśniania wątpliwości dotyczących przedmiotu Zamówienia i zastosowanych rozwiązań, osobom wskazanym przez Zamawiającego, telefonicznie, pisemne lub w przypadku konieczności podczas osobistego spotkania w siedzibie Zamawiającego. W ramach realizacji Zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do utrzymywania stałego kontaktu z Zamawiającym przy wykorzystaniu telefonu, poczty elektronicznej lub faksu. 5) W celu realizacji zamówienia Zamawiający udostępnia obecny znak/godło uczelni w postaci pliku w formacie CorelDraw i JPG. 4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Termin wykonania przedmiotu zamówienia: 8 tygodni od daty zawarcia umowy. V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Ofertę należy przygotować według wymagań określonych w niniejszym dokumencie. 2. Wykonawca określi w ofercie cenę całkowitą oferty brutto PLN dla przedmiotu zamówienia, podając je w zapisie liczbowym i słownie, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej specyfikacji. 3

4 1) Cena podana w ofercie winna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego, w tym: podatek od towarów i usług oraz transport, opakowanie, ubezpieczenie towaru, upusty, rabaty. 3. Cena opisana w punkcie 2 niniejszego ustępu jest ceną ostateczną, jaką zapłaci Zamawiający. 4. Oferta powinna zawierać: 1) wypełniony formularz ofertowy wg Załącznika nr 2 do niniejszego zapytania 2) wykaz zrealizowanych podobnych zamówień wg Załącznika nr 3 do niniejszego zapytania wraz z dokumentami potwierdzającymi ich staranne i terminowe wykonanie 3) portfolio firmy w wersji drukowanej, w którym zawarte są wyłącznie prace związane z projektowaniem identyfikacji wizualnej, w tym prace będące podstawą do uznania warunku posiadania doświadczenia z ustępu VII punkt 1. 4) Do trzech projektów graficznych znaku uczelni (wariant wielobarwny) w wersji papierowej i elektronicznej. Wersję elektroniczną projektu/projektów należy zapisać w pliku PDF na płycie CD lub DVD. Zaproponowany znak będzie w przypadku wyboru oferty podstawą do opracowania systemu identyfikacji wizualnej. 5. Ofertę należy złożyć w zamkniętym opakowaniu (koperta), uniemożliwiającym otwarcie i zapoznanie się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert. 6. Na opakowaniu należy umieścić nazwę Wykonawcy, jego adres i numer telefonu oraz napis: Oferta - Wykonanie Systemu Identyfikacji Wizualnej Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie nie otwierać do dnia r. do godz VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście do siedziby Zamawiającego tj.: Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie, Samodzielne Stanowisko ds. Promocji Uczelni, pokój 209, budynek Agro II ul. Akademicka 13, Lublin do dnia do godziny 10:00 wraz z załączoną kserokopią wypisu z rejestru przedsiębiorców lub zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej. 2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 5. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: 4

5 VII. OCENA OFERT 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunek posiadania doświadczenia. Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawcy wykażą (Załącznik nr 3), iż w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali z należytą starannością i wdrożyli co najmniej dwie usługi (dla różnych podmiotów) w zakresie opracowania systemu identyfikacji wizualnej, poparte odpowiednimi dokumentami (referencje). 2. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 1) Cena, waga 50% Punktacja za kryterium cena zostanie wyliczona według poniższego wzoru. Najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta z najniższą ceną brutto. Cn PC = x 0,50 x 100 Co PC - ilość punktów w ramach kryterium ceny Cn - najniższa cena ofertowa brutto spośród ocenianych ofert Co - cena brutto oferty ocenianej 2) Jakość wykonania projektu graficznego znaku, waga 50% Jeśli Oferent przedstawi więcej niż jeden (ustęp V punkt 4.4) projekt graficzny znaku uczelni, Zamawiający dokona wyboru najlepszego z nich według swojej oceny, a następnie oceni go według poniższych kryteriów. Lp. Opis kryteriów oceny Liczba punktów 1 Funkcja promocyjna i informacyjna, w tym łatwość 0 10 implementacji w różnych materiałach 2 Oryginalność Spójność z wytycznymi przekazanymi w załączniku nr Przyznane punkty zostaną zsumowane. Na podstawie tak otrzymanego wyniku zostanie wyliczona punktacja, poprzez zastosowanie poniższego wzoru: SD PJ = x 0,50 x 100 So PJ - ilość punktów w ramach kryterium jakość wykonania projektu graficznego znaku So - suma punktów oferty ocenianej SD - najwyższa liczba przyznanych punktów za to kryterium z ocenianych ofert Opis poszczególnych kryterium oceny: 5

6 Ad 1. Funkcja promocyjna i informacyjna, w tym łatwość implementacji w różnych materiałach wykorzystywanych przez uczelnię do tych celów: to estetyczny sposób prezentacji elementów graficznych, możliwość ich rozpowszechniania w sposób uporządkowany, uwzględniający charakter instytucji państwowej uczelni. Znak może być stosowany w różnych materiałach: papierowych, elektronicznych. Ad 2. Oryginalność znak jest projektem niepowtarzalnym, nie powiela innych gotowych wzorców. Odróżnia się od znaków konkurencji (np. innych szkół wyższych). Ad 3. Spójność z wytycznymi przekazanymi w załączniku nr 1 zgodność z przekazanymi wytycznymi. 3. Ostateczna ilość punktów będzie liczona według wzoru: S = PC + PJ VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. Zamawiający dokona otwarcia ofert w dniu r., o godzinie 11:00 w siedzibie Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie. 2. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty do dnia r. 3. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem IX. DODATKOWE INFORMACJE 1. Dodatkowych informacji udziela: mgr Agnieszka Wasilak, Specjalista ds. Promocji Uczelni, numer telefonu , adres promocja@up.lublin.pl 2. Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie zastrzega sobie prawo odstąpienia od postępowania ofertowego bez podania uzasadnienia i bez ponoszenia z tego tytułu jakichkolwiek skutków prawnych lub finansowych. X. ZAŁĄCZNIKI Załącznik 1 (Założenia projektowe wraz z aktualnie stosowanym znakiem w formacie CDR i JPG) Załącznik 2 (Wzór formularza ofertowego) Załącznik 3 (Wykaz wykonanych podobnych zamówień) 6