System wewnętrznej kontroli i zarządzania danymi

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 1/2015 Wójta Gminy Kobylnica z dnia r. System wewnętrznej kontroli i zarządzania danymi w ramach projektu: Termomodernizacja obiektów użyteczności publicznej z terenu powiatu słupskiego dofinansowanego ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w ramach Programu priorytetowego System Zielonych inwestycji (GIS- Green Investment Scheme) Część 1) Zarządzanie energią w budynkach użyteczności publicznej

2 Spis treści I. Wprowadzenie... 3 II. Podstawowe definicje... 4 III. Wykaz osób odpowiedzialnych za monitorowanie i raportowanie... 5 IV. Opis procedury... 6 Załączniki Załączniki 1: Wzór Raportu... 7 Załączniki 2: Wzór notatki służbowej z odczytu stanu liczników... 9 Załączniki 3: Opis obiektu objętego projektem Załączniki 4: Weryfikacja raportu strona 2

3 I. Wprowadzenie Wprowadzenie systemu wewnętrznej kontroli i zarządzania danymi ma na celu usprawnienie procesu monitoringu tj. procesu zbierania, przetwarzania i archiwizowania danych służących do obliczenia wielkości emisji gazów cieplarnianych. Monitoring prowadzony jest w celu zapewnienie zgodności realizacji Przedsięwzięcia z założeniami i celami wcześniej zatwierdzonymi w dokumentach projektowych. Monitorowanie spełnia funkcję wewnętrznej kontroli realizacji zadań. Realizatorzy, pozyskując dane ilościowe i jakościowe oraz gromadząc wymaganą dokumentację, wykorzystują ją następnie na potrzeby weryfikacji zgodności z planem oraz na potrzeby informacyjne dla ewentualnych kontroli zewnętrznych. Wewnętrzne procedury raportowania powinny być spójne z wytycznymi NFOŚiGW, co do raportowania zewnętrznego i pozwalać na czas opracowywać zbiorcze formularze sprawozdawczości zewnętrznej. Kontrola ta obejmuje kontrolę bieżącą, czyli ocenę skuteczności poszczególnych działań oraz sposobu realizacji pracy oraz kontrolę końcową sprawdzenie czy wytyczone cele zostały zrealizowane. Niniejsza procedura monitoringu odnosi się do Przedsięwzięcia realizowanego w ramach projektu współfinansowanego ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w ramach Systemu Zielonych Inwestycji (GIS Green Investment Scheme) część 1) Zarządzanie energią w budynkach użyteczności publicznej. Uwaga: Niniejsza procedura dotyczy obiektów stanowiących własność Gminy Kobylnica Lidera Przedsięwzięcia. strona 3

4 II. Podstawowe definicje Przedsięwzięcie należy przez to rozumieć przedsięwzięcie partnerskie realizowane wspólnie przez Gminę Kobylnica Lidera Przedsięwzięcia, Powiat Słupski i Gminę Słupsk, na które NFOŚIGW udzielił dofinansowania w formie dotacji pn. Termomodernizacja obiektów użyteczności publicznej z terenu powiatu słupskiego obejmujące swoim zakresem termomodernizację: obiektów Gminy Kobylnica tj.: Zespołu Szkół Samorządowych w Sycewicach, Ośrodka Zdrowia w Kobylnicy Szkoły Podstawowej w Słonowicach Ośrodka Zdrowia w Słonowicach Szkoły Podstawowej w Kobylnicy Szkoły Podstawowej w Kończewie Szkoły Podstawowej w Kwakowie Sali gimnastycznej w Kwakowie obiektów Gminy Słupsk tj.: Zespołu Szkół w Redzikowie Gminnego Ośrodka Kultury w Głobinie obiektów Powiatu Słupskiego tj.: Domu Pomocy Społecznej w Lubuczewie Domu Pomocy Społecznej w Machowinku (pralnia) Domu Pomocy Społecznej w Machowinie (budynek biurowy) Domu Pomocy Społecznej w Machowinie (Biały Domek) Młodzieżowego Ośrodka Socjoterapii w Ustce Zespołu Szkół Agrotechnicznych w Słupsku (budynek stary) Zespołu Szkół Agrotechnicznych w Słupsku (budynek nowy) Zespołu Szkół Agrotechnicznych w Słupsku (sala gimnastyczna) Budynku przy ul. Kościuszki 2a w Ustce Raport należy przez to rozumieć Raport z monitorowania wielkości redukcji emisji gazów cieplarnianych osiągniętej w roku n (rok n poszczególne lata trwałości projektu, zgodnie z umową o dofinansowanie Przedsięwzięcia), o którym mowa w pkt 8 ppkt 1. lit. c warunków szczególnych Umowy wzór Raportu stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury; Umowa należy przez to rozumieć umowę Nr 448/2012/Wn-11/OA-TR-ZI/D z dnia 12 czerwca 2012 roku o dofinansowanie Przedsięwzięcia ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w ramach Systemu Zielonych Inwestycji (GIS Green Investment Scheme) część 1) Zarządzanie energią w budynkach użyteczności publicznej. Okres trwałości projektu okres 5 lat od daty zakończenia realizacji przedsięwzięcia, od r. do r. Okres monitorowania okres od r. do roku Beneficjent - Gmina Kobylnica Partner Projektu - Powiat Słupski i Gmina Słupsk Osoby odpowiedzialne za monitorowanie i raportowanie osoby odpowiedzialne za nadzór nad całością procedury monitoringu dla wskaźników realizacji przedsięwzięcia, w tym m.in. za prowadzenie monitorowania, przetwarzania danych i raportowania do Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. strona 4

5 Weryfikator osoba fizyczna lub prawna posiadająca odpowiednie uprawnienia, niebędąca w stosunku zależności wobec Beneficjenta, której zostanie powierzone zadanie sprawdzenia poprawności wartości uzyskanych wskaźników. Dowód wielkości zużycia energii dokumenty potwierdzające wielkość zużycia energii, takie jak: faktury za zakup nośnika energii. notatki służbowe z odczytu stanu liczników, spisów z natury (przykładowy wzór notatki stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury). III. Wykaz osób odpowiedzialnych za monitorowanie i raportowanie 1) Pracownik zatrudniony na stanowisku ds. pozyskiwania dotacji zewnętrznych i koordynacji projektów w Urzędzie Gminy Kobylnica Zakres zadań: coroczne sporządzanie Raportu z monitorowania wielkości redukcji emisji osiągniętej w roku n (rok n poszczególne lata trwałości projektu, zgodnie z umową o dofinansowanie Przedsięwzięcia) dla obiektów Gminy Kobylnica; coroczne sporządzenie jednego zbiorczego Raportu dla całego Przedsięwzięcia uwzględniającego dane z Raportów przekazanych przez Partnerów Projektu; przekazywanie Raportu niezależnemu Weryfikatorowi w celu sprawdzenia poprawności obliczeń; przekazywanie zweryfikowanego Raportu dla KOSZI/NFOŚiGW zgodnie z terminami wskazanymi w umowie; 2) Dyrektor Gminnego Zespołu Ekonomiczno Administracyjno - Gospodarczego Szkół w Kobylnicy Zakres zadań: przygotowanie i wdrożenie procedury wewnętrznego systemu kontroli i zarządzania danymi w odniesieniu do szkół, objętych termomodernizacją w ramach Przedsięwzięcia obejmującej: bieżące uaktualnianie opisu obiektu, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej procedury, w przypadku wprowadzania przez Zarządcę zmian mogących mieć wpływ na zużycie monitorowanych mediów w stosunku do roku poprzedniego; sporządzanie dowodów z każdorazowego odczytu stanu liczników ciepła i energii elektrycznej (w formie notatek służbowych); gromadzenie i przechowywanie faktur za zakup nośników energii (ciepło sieciowe i energia elektryczna) za każdy rok monitorowania; bezzwłoczne reagowanie na wystąpienie sytuacji nietypowych zwłaszcza na stwierdzone nadmierne zużycie mediów; zapewnienie bezpiecznego przechowania dokumentacji monitoringu przez okres trwałości Przedsięwzięcia + 2 lata. przekazywanie informacji niezbędnych do sporządzenia Raportu w tym: kopii faktur i notatek z odczytów liczników pracownikowi odpowiedzialnemu za sporządzenie Raportu w terminie do 10 marca roku następnego po roku n. 3) Pracownik zatrudniony na stanowisko ds. administrowania budynkami i lokalami w Urzędzie Gminy Kobylnica Zakres zadań: nadzór na procesem gromadzenia i przechowywania informacji związanych z monitorowaniem zużycia energii cieplnej przez podmioty użytkujące Ośrodek Zdrowia w Kobylnicy i Ośrodek Zdrowia w Słonowicach, w tym: gromadzenia i przechowywania faktur za zakup nośników energii za każdy rok monitorowania; strona 5

6 sporządzania dowodów z każdorazowego odczytu stanu liczników ciepła, odczytu z natury, obowiązkowo dokumentując stan na dzień 31 grudnia każdego roku okresu monitorowania; bezpiecznego przechowania dokumentacji potwierdzającej wielkość zużycia energii cieplnej przez okres monitorowania Przedsięwzięcia + 2 lata; przekazywania informacji niezbędnych do sporządzenia raportu w tym: kopii faktur i notatek z odczytów liczników z dnia 31 grudnia roku n i roku poprzedzającego rok n w terminie do 10 marca roku następnego po roku n do Urzędu Gminy Kobylnica; bieżące uaktualnianie opisu obiektu, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej procedury, w przypadku wprowadzania przez Zarządcę zmian mogących mieć wpływ na zużycie monitorowanych mediów w stosunku do roku poprzedniego; przekazywanie informacji niezbędnych do sporządzenia Raportu pracownikowi odpowiedzialnemu za sporządzenie Raportu w terminie do 10 marca roku następnego po roku n. IV. Opis procedury monitorowania projektu 1) Czynności w trakcie n-tego roku monitorowania dla użytkowników obiektów: dokonywanie odczytów licznika ciepła i energii elektrycznej wg stanu na koniec każdego miesiąca, przy czym bezwzględnie należy dokonywać odczytów 31 grudnia każdego roku objętego okresem monitorowania; analizowanie zużycia mediów w stosunku do poprzedniego miesiąca i analogicznego miesiąca w poprzednim roku monitorowania, przy czym bezwzględnie należy porównywać zużycie roczne w stosunku do poprzedniego roku monitorowania (w oparciu o arkusze kalkulacyjne); rejestrowanie wszelkich zdarzeń mogących mieć wpływ na zużycie mediów, takich jak: awaria licznika, wymiana licznika, awaria instalacji, data rozpoczęcia i zakończenia ogrzewania, zmiana przeznaczenia obiektu, dokonane remonty i modernizacje instalacji, zmiany mocy zamówionej itp. powielanie i potwierdzanie za zgodność z oryginałem wpływających faktur za dostawę ciepła (wszystkich obiektów) oraz zużycia energii elektrycznej (Szkoły Podstawowej w Słonowicach i Zespołu Szkół Samorządowych w Sycewicach).; bezzwłoczne reagowanie na wystąpienie sytuacji nietypowych zwłaszcza na stwierdzone nadmierne zużycie mediów. 2) Czynności po zakończeniu n-tego roku monitorowania: wyliczenie rocznego zużycia ciepła i energii elektrycznej; sporządzenie Raportu z monitorowania za rok n w terminie do 15 marca roku następnego po roku n; odniesienie wyników osiągniętych wartości emisji w roku n w stosunku do scenariusza odniesienia (Baseline) i w razie wystąpienia konieczności sporządzenie uzasadnienia do nieuzyskania zakładanego efektu; przekazanie Raportu z monitorowania za rok n niezależnemu Weryfikatorowi w celu sprawdzenia poprawności obliczeń (zakres obowiązków Weryfikatora określa załącznik nr 4) w terminie do 15 marca roku następnego po roku n; przekazanie zweryfikowanego Raportu do NFOŚiGW zgodnie z terminem wskazanym w umowie; wyjaśnienia i uzupełnienia do Raportu na wezwanie NFOŚiGW; archiwizacja kopii Raportu i Opinii z Weryfikacji. strona 6

7 Załącznik nr 1 WZÓR RAPORTU Z MONITOROWANIA OSIĄGNIĘTYCH EFEKTÓW W ZAKRESIE REDUKCJI EMISJI GAZÓW CIEPLARNIANYCH 1. Identyfikacja obiektu 1.1 Nazwa właściciela obiektu 1.2 Nazwa prowadzącego instalację 1.3 Numer REGON 1.4 Numer NIP 1.5 Imię i nazwisko osoby do kontaktu 1.6 Adres służbowy osoby do kontaktu 1.7 Numer telefonu i faksu służbowego osoby do kontaktu 1.8 E- mail służbowy osoby do kontaktu 1.9 Rok rozliczeniowy 2. Opis działalności prowadzonej w zmodernizowanym obiekcie opis techniczny. 2.1 Główny rodzaj działalności (ewentualne zmiany w stosunku do roku poprzedniego np. zmiany godz. funkcjonowania, zwiększenie liczby pracowników, otwarcie nowej działalności). 2.2 Czy nastąpiła zamiana wyposażenia technicznego, w lokalnym źródle ciepła. 2.3 Czy zmieniono dostawcę ciepła sieciowego. 3. W ramach raportowania Wnioskodawca wypełnia poniższą tabelę. strona 7

8 Tabela 2. Obliczenia wielkości redukcji emisji osiągniętej Ilość nośnika energii zużytego w ciągu roku, Mg/rok lub Nm3/rok 3) Energia chemiczna zawarta w nośniku energii, GJ/rok 3) Obliczenia wielkości emisji Nośnik energii Zużycie w roku n WARTOŚĆ OPAŁOWA za rok n 4) WSKAŹNIK EMISJI za EMISJA PRZED MODERNIZACJĄ EMISJA w roku n KOŃCOWY EFEKT redukcji emisji w Zużycie w roku n rok n 5) (scenariusz roku n GJ/kg lub GJ/Nm3 kg CO2/GJ bazowy) Mg CO 2/rok Lekki olej opałowy Gaz ziemny - Gaz płynny Węgiel kamienny Węgiel brunatny Biomasa 8) - Nie dotyczy Ciepło sieciowe 6) z ciepłowni węglowej Ciepło sieciowe z ciepłowni gazowej/olejowej Ciepło sieciowe z ciepłowni na biomasę Ciepło sieciowe z elektrociepłowni węglowej, gazowej Nie dotyczy Ciepło sieciowe z elektrociepłowni opartej na energii odnawialnej (biogaz, biomasa) 8) Nie dotyczy Energia elektryczna 2) 7) Inny SUMA % redukcji liczony w stosunku do scenariusza bazowego (Ʃ Kolumna 8 Ʃ kolumna 6 100%) 1) W przypadku zwiększenia ilości/energii chemicznej danego nośnika energii w wyniku przeprowadzenia modernizacji wartość należy poprzedzić znakiem minus. #DZIEL/0! 2) Wartość energii elektrycznej uwzględnia produkcję energii elektrycznej w budynku (zgodnie z metodą zawartą w punkcie 5. Aneksu). 3) Dla paliw zużywanych bezpośrednio w źródle zaopatrującym tylko modernizowany budynek (lokalna kotłownia) można podać zużycie paliwa w scenariuszu bazowym i spodziewane zużycie paliwa po modernizacji wyrażone w Mg lub Nm3 4) Wartość opałowa paliwa stosowana w przypadku podania masy paliwa zużywanego w scenariuszu bazowym i po modernizacji zgodnie z Wartości opałowe (WO) i wskaźniki emisji CO2 (WE) do raportowania w ramach Wspólnotowego Systemu Handlu Uprawnieniami do Emisji, które są do stosowania w danym roku rozliczeniowym, publikowane przez Krajowego Administratora Systemu Handlu Uprawnieniami do Emisji 5) Wskaźniki emisji i wartość opałową należy przyjmować zgodnie z Wartości opałowe (WO) i wskaźniki emisji CO2 (WE) do raportowania w ramach Wspólnotowego Systemu Handlu Uprawnieniami do Emisji, które są do stosowania w danym roku rozliczeniowym, publikowane przez Krajowego Administratora Systemu Handlu Uprawnieniami do Emisji 6) W przypadku zużycia energii pochodzącej z zewnętrznego źródła ciepła (miejska sieć ciepłownicza itp.) należy zastosować tabelę nr 1 z załącznika 5 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 6 listopada 2008 r. w sprawie metodologii obliczania charakterystyki energetycznej budynku i lokalu mieszkalnego lub części budynku stanowiącej samodzielną całość techniczno-użytkową oraz sposobu sporządzania i wzorów świadectw ich charakterystyki energetycznej (Dz. U. nr 201, poz. 1240). Należy ilość energii końcowej pomnożyć przez współczynnik nakładu nieodnawialnej energii pierwotnej dla danego nośnika energii. Tak wyliczoną ilość energii stosuje się do dalszych obliczeń wielkości emisji, stosując wskaźniki jak w przypisie 5) do niniejszej tabeli. 7) Dla energii elektrycznej, metodyka zakłada, że wykazywana w tabeli energia elektryczna, pochodzi z polskiej sieci elektroenergetycznej. Dla tej sieci, wskaźnik emisji obliczany jest przez KOSZI/NFOŚiGW i podawany do stosowania w danym roku. Wskaźnik podawany jest w Mg CO 2/MWh. 8) wielkości dotyczące energii podawane są informacyjnie, wskaźnik emisji zgodnie z założeniami Wspólnotowego Systemu Handlu Uprawnieniami Do Emisji wynosi 0 (zero) Mg CO 2/GJ. 4. Opis danych źródłowych 5. Uwagi do raportu 6. Wykaz załączników do raportu Osoba lub jednostka wykonująca raport i obliczenia:.. (data, podpis i pieczątka) strona 8

9 Załącznik nr 2 Notatka służbowa z odczytu licznika (wzór) Imię i nazwisko sporządzającego notatkę:. Rodzaj i nr licznika:..... Poprzedni stan licznika (wraz z jednostkami miary).. Bieżący stan licznika (wraz z jednostkami miary):... Zużycie w miesiącu/roku... Uwagi: (Podpis, data, pieczątka) strona 9

10 Załącznik nr 3 Opis obiektu objętego projektem l.p. Rodzaj danych Informacje o obiekcie 1 Nazwa i adres obiektu 2 Imię nazwisko osoby odpowiedzialnej za monitorowanie, stanowisko, adres służbowy, telefon służbowy, adres poczty elektronicznej Podstawowe informacje o obiekcie: rok budowy, przeznaczenie, liczba kondygnacji, kubatura, powierzchnia użytkowa, dni i godziny otwarcia. Rodzaj dostarczanych mediów podlegających monitorowaniu i sposób ich dostarczania Zmiany w obiekcie mogące mieć wpływ na zużycie monitorowanych mediów w roku n 6 Inne, jakie: Opracował: (Podpis, data, pieczątka) Zatwierdził: (Podpis, data, pieczątka) strona 10

11 Weryfikacja Raportu Załącznik nr 4 Osoba wyznaczona do monitorowania i raportowania sporządza Raport i poddaje go weryfikacji, przez niezależnego Weryfikatora. Weryfikacja rezultatów monitorowania ma na celu potwierdzenie kompletności dokumentacji i prawidłowości kalkulacji wielkości osiąganej redukcji, ograniczenia lub uniknięcia emisji CO 2 raportowanej przez Beneficjenta w Raporcie z Monitorowania za rok n, sporządzanym zgodnie z wymaganiami Załącznika 3 Instrukcja sporządzenia dokumentacji dotyczącej monitorowania i raportowania. Zgodnie z wymaganiami NFOŚiGW Weryfikator powinien spełniać wymogi określone w Załączniku nr 2 do Regulaminu I Konkursu GIS Zarzadzanie energią Część B metodyka, gdzie pod pojęciem Weryfikatora rozumie się podmioty, które spełniają wymagania Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 17 marca 2009 r. w sprawie szczegółowego sposobu weryfikacji audytu energetycznego i części audytu remontowego oraz szczegółowych warunków, jakie powinny spełniać podmioty, którym Bank Gospodarstwa Krajowego może zlecać wykonanie weryfikacji audytów, a w szczególności: 1) powinny dysponować odpowiednio wykwalifikowaną kadrą, która: a) posiada wyższe wykształcenie techniczne, ekonomiczne lub w dziedzinie nauk ścisłych, b) posiada co najmniej trzyletnią praktykę zawodową oraz doświadczenie i dorobek w zakresie wykonywania, w szczególności, ekspertyz, opinii, opracowań studialnych z dziedziny oszczędności energii oraz kalkulacji kosztów robót budowlanych; 2) nie powinny posiadać powiązań kapitałowych, organizacyjnych lub być związane umowami cywilnoprawnymi z producentami wyrobów budowlanych i z wykonawcami robót budowlanych oraz z ich zrzeszeniami w sposób, który podważałby obiektywność dokonywanej weryfikacji; 3) nie powinny wykonywać audytów energetycznych lub części audytów remontowych wykonywanych dla potrzeb sporządzenia wniosku o dofinansowanie zgodnie z niniejszą metodyką ; 4) nie powinny posiadać powiązań kapitałowych, organizacyjnych lub być związane umowami cywilnoprawnymi z podmiotami wykonującymi audyty energetyczne lub części audytów remontowych wykonywanych dla potrzeb sporządzenia wniosku o dofinansowanie zgodnie z niniejszą metodyką. W ramach weryfikacji, Weryfikator: zapoznaje się ze wszystkimi dokumentami gromadzonymi przez Beneficjenta; sprawdza, czy przedstawiony przez Beneficjenta raport z monitorowania za rok n jest zgodny co do formy i zawartości z wymaganiami Załącznika 3 Instrukcja sporządzenia dokumentacji dotyczącej monitorowania i raportowania; sprawdza, czy raport został sporządzony przez osobę zgłoszoną przez Beneficjenta, jako osobę odpowiedzialne za prowadzenie monitorowania, przetwarzania danych i raportowania; sprawdza kompletność przyjętych przez Beneficjenta danych źródłowych w postaci np. faktur za zakup nośników energii lub zapisów z odczytów stanu liczników; potwierdza poprawne zastosowanie przez Beneficjenta wskaźników emisji i wartości opałowej zgodnie z dokumentem Wartości opałowe (WO) i wskaźniki emisji CO 2 (WE) do raportowania w ramach Wspólnotowego Systemu Handlu Uprawnieniami do Emisji, które są do stosowania w danym roku rozliczeniowym, publikowane przez Krajowego Administratora Systemu Handlu Uprawnieniami do Emisji; potwierdza poprawne zastosowanie przez Beneficjenta wskaźników emisji dla energii elektrycznej, dla polskiej sieci elektroenergetycznej obliczanego i publikowanego przez KOSZI/NFOŚIGW do stosowania w danym roku; w sytuacji gdy, wielkość redukcji, ograniczenia lub uniknięcia emisji CO 2 różni się o więcej niż 30% od wyliczonej zgodnie z Tabelą 1 Załącznika 6. Wzór części ekologiczno-technicznej formularza wniosku o dofinansowanie, w zakresie baseline, oszacowania redukcji, ograniczenia lub uniknięcia emisji, monitorowania i raportowania załączoną do wniosku, Weryfikator sprawdza racjonalność i podstawy uzasadnienia powstałej różnicy przedstawionej przez Beneficjenta; Weryfikator, na podstawie danych źródłowych przedstawionych przez Beneficjenta dokonuje ponownego przeliczenia raportu z monitorowania za weryfikowany rok zgodnie z wymaganiami Załącznika 3 Instrukcja sporządzenia dokumentacji dotyczącej monitorowania i raportowania. strona 11