PRZYGOTOWANIE NAJEMCY DO PODPISANIA UMOWY NAJMU Forum Rynku Nieruchomości Aglomeracji Wrocławskiej. 18 listopada 2015

Transkrypt

1 PRZYGOTOWANIE NAJEMCY DO PODPISANIA UMOWY NAJMU Forum Rynku Nieruchomości Aglomeracji Wrocławskiej 18 listopada 2015

2 1 PROCES NAJMU W PIGUŁCE

3 PROCES NAJMU Strategiczne podejście do procesu gwarantuje osiągniecie założonych celów. To pozwala na zrealizowanie kompleksowych strategii dla nieruchomości i konsekwentne osiąganie celów. OPIEKA PO-PROCESOWA PRACA W NOWYM BIURZE STRATEGIA KRÓTKA LISTA PRZYGOTOWANIE POWIERZCHNI NEGOCJACJE

4 PROCES NAJMU 2. KRÓTKA LISTA Analiza przepływów pieniężnych Rekomendacja Due diligence techniczne Wstępny układ powierzchni 4. PRZYGOTOWANIE POWIERZCHNI Nadzór nad pracami wykończeniowymi powierzchni 6. OPIEKA PO-PROCESOWA Powiadomienia zgodne z zapisami w umowie (wakacje czynszowe, zakończenie umowy, etc.) Renegocjacje lub wsparcie w procesie podnajmu Audyt opłat eksploatacyjnych Mediacje 1. STRATEGIA Przygotowanie strategii ekspansji opartej na kulturze organizacji i ilości pracowników w ciągu njabliższych dwóch lat Zapytania ofertowe i kontroferty od deweloperów 3. NEGOCJACJE Finalne negocjacje warunków finansowych Ostateczny układ powierzchni, kontrola kosztów wykończenia powierzchni i harmonogram prac wykończeniowych Koordynacja procesu prawnego, prowadzenie negocjacji warunków umowy najmu Proces wewnętrzych akceptacji i podpisanie umowy najmu 5. ROZPOCZĘCIE PRACY W NOWYM BIURZE

5 HARMONOGRAM

6 HARMONOGRAM 1. Rozpoczęcie współpracy Analiza potrzeb Analiza kosztów oraz selekcja budynków Doprecyzowanie kwestii najmu oraz kwestii technicznych; krótka lista budynków Finalne warunki i Negocjacje umowy

7 STRATEGIA KROK PO KROKU KROK 1 ROZPOCZĘCIE PROJEKTU Analiza potrzeb DZIAŁANIA I PROCESY Analiza i ocena aktualnej umowy najmu Szczegółowa analiza potrzeb - powierzchniowych, technicznych, finansowych Strategia środowiska pracy Mapping pracowniczy Długa lista budynków Przygotowanie zapytania ofertowego (RFP) Przygotowanie wytycznych do planów aranżacji

8 KRÓTKA LISTA KROK 2 ROZPOZNANIE RYNKU Krótka lista wybranych projektów DZIAŁANIA I PROCESY Analiza odpowiedzi na Zapytania Ofertowe Analiza zebranych planów aranżacji od Wynajmujących; Strategia Środowiska Pracy dla Preferowanego budynku Ocena techniczna aktualnej powierzchni Ocena techniczna budynków na krótkiej liście Wysłanie kontrofert do Zapytań Ofertowych (RFP) Wycena prac aranżacyjnych przez Wynajmującego Wybór opcji preferowanej, opcji zapasowej + rozmowy z obecnym Wynajmującym Podpisanie Listu Intencyjnego (LOI/HoT)

9 2 STRATEGIA MIEJSCA PRACY

10 WPS, PRACA ZADANIOWA ORAZ ELASTYCZNE BIURO DLACZEGO? Świat się zmienia, nasz styl pracy ewoluuje i dlatego miejsce pracy również podlega zmianie. W szczególności, nowe technologie mają olbrzymi wpływ na to, jak pracujemy i jak się porozumiewamy. Informacja i wiedza są dostępne wszędzie i zawsze. Większość biur nie jest dostatecznie wykorzystywanych, brakuje w nich energii i inspiracji. Ludzie mogą i chcą pracować inaczej. Pieniądze również grają rolę. Sztywne koszty związane z nieruchomościami (np. wielkością najmowanej powierzchni biurowej) mogą zostać zmniejszone przy równoczesnej poprawie jakości środowiska pracy. STRATEGIA ŚRODOWISKA PRACY (WPS) JEST NARZĘDZIEM DO IMPLEMENTACJI PRACY ZADANIOWEJ MODELU W FIRMIE, ORAZ PODSTAWĄ DO STWORZENIA NOWEGO / ELASTYCZNEGO BIURA. CZYM JEST PRACA ZADANIOWA? W modelu Pracy Zadaniowej pracownicy oceniani są poprzez wyniki, a obecność w miejscu pracy przestaje być głównym narzędziem kontroli. Praca Zadaniowa zwiększa swobodę pracowników oraz stwarza możliwości pracy niezależnej. Praca Zadaniowa umożliwia lepszą współpracę, interakcję i w efekcie poprawia wydajność. JAK WDROŻYĆ ELASTYCZNE BIURO? Każda firma jest inna i wymaga indywidualnego podejścia tak aby optymalnie zsynchronizować organizację z technologią i jej fizycznym środowiskiem pracy. Każda koncepcja biura jest skrojona na miarę i ma odpowiadać specyficznym procesom biznesowym. Środowisko pracy musi być bezpieczne i wygodne, inspirujące i reprezentacyjne. Duża różnorodność miejsc pracy jest kluczowa dla koncepcji WPS.

11 STRATEGIA MIEJSCA PRACY PROCES WDRAŻANIA STRATEGII MIEJSCA PRACY 1. DEFINICJA Zacznij Proces 2. POMIAR Przeprowadź badania 3. ANALIZA Przeanalizuj wyniki 4. ULEPSZENIE Wdrażaj 5. NADZÓR Zarządzaj Procesem Mobilizacja do projektu Badania Wizja vs. Rzeczywistość Implementacja Zarządzanie programem Spotkanie rozpoczynające Audyt Środowiska Pracy Stworzenie Wizji Komunikacja z Decydentami Wywiady Pomiary Grupy Fokusowe Obserwacja Uczestnicząca Studia Wykorzystania Przestrzeni Porównanie w Branży Analiza Stylu Pracy Analiza Demograficzna Planowanie wariantowe Planowanie poziomu obecności Test Fits Projekt Koncepcyjny i Wykonawczy Stworzenie modelu biznesowego Prezentacja dla Zarządu Mapa Drogowa Procesu Wdrażania Rozwiązania szczegółowe Zarządzanie Zmianą Formalny Zestaw Strategii Analizy Post Occupancy Przykłady Zbiór Zasad Operacyjnych Ustawiczne Monitorowanie

12 GŁÓWNE CELE KORZYŚCI Z ZASTOSOWANIA STRATEGII MIEJSCA PRACY Wyzwanie: REDUKCJA WYDATKÓW Rozwiązanie: Wprowadzenie oszczędności poprzez redukcję stałych stanowisk pracy oraz zmian do standardu powierzchni: Około 15% rocznych kosztów operacyjnych związanych z nieruchomościami na przestrzeni 3 lat. HP Wyzwanie: ELASTYCZNOŚĆ Rozwiązanie: Stworzenie elastycznego środowiska pracy, które może być w łatwy sposób rekonfigurowane, tak aby na bieżąco mogło sprostać nowym potrzebom przy minimalnym dodatkowym koszcie. Cisco Wyzwanie: WSPÓŁPRACA Rozwiązanie: Nieformalne kontakty pomiędzy jednostkami zaowocują nowymi pomysłami takimi jak nowe produkty i usługi; spotkania twarzą w twarz są kluczowe. Google

13 GŁÓWNE CELE KORZYŚCI Z ZASTOSOWANIA STRATEGII MIEJSCA PRACY Wyzwanie: PRODUKTYWNOŚĆ Rozwiązanie: Wprowadzenie różnorodnych miejsc pracy, które umożliwiają pracownikom wybór miejsca najbardziej wspierającego ich produktywność. Eneco Wyzwanie: RÓWNOWAGA POMIĘDZY PRACĄ I DOMEM Rozwiązanie: Wprowadzenie udogodnień (pralnia chemiczna, fryzjer, sklepik) które umożliwią pracownikom skorzystanie z usług w ciągu dnia pracy. Yahoo Wyzwanie: ZRÓWNOWAŻONY I TRWAŁY BIZNES Rozwiązanie: Najlepsze pomysły pojawiają się, gdy kontaktują się ludzie o różnych spojrzeniach na świat. Dlatego aby zbliżyć ludzi nasza firma tworzy 2,500 m kw przestrzeni coworkingowej w naszej głównej siedzibie. Zappos

14 EWOLUCJA KONCEPTU BIURA Tradycyjne Wspólne Biurka Praca Zadaniowa

15 TYPOLOGIA STANOWISK PRACY W NOWYM BIURZE Typowe Miejsca Pracy Budka telefoniczna Oddzielone stanowiska Fotele Kanapy Pokoje Cichej Pracy Pokoje Fokusowe / Biura na Dzień Czytelnia

16 WPC ZINTEGROWANE PODEJŚCIE Nasz model ANALIZA ILOSCIOWA I JAKOŚCIOWA WYWIADY POMIARY OBECNOŚCI ANALIZA BUDYNKU PUNKT POCZĄTKOWY POZNANIE PROJEKTÓW REFERENCYJNYCH ELASTYCZNOŚĆ GŁÓWNE ZAŁOŻENIA STREFOWANIE ROZMIESZCZENIE DZIAŁÓW MONITOROWANIE KONCEPCJI FEEDBACK DECYDENTÓW BLUEPRINT KONCEPCJA BIURA ZAŁOŻENIA PROGRAMOWE PRZESTRZENNE FUNKCJONALNE SELEKCJA LOKALIZACJI FAZA PROJEKTOWANIA

17 PRZYKŁADY Biuro CBRE w Warszawie

18 PRZYKŁADY Biuro CBRE w Warszawie

19 PRZYSZŁOŚĆ ŚRODOWISKA PRACY Główne Wyzwania Dostawcy Technologii i rozwiązań IT będą musieli nadążać za szybkością zachodzących zmian. W przyszłości miejsce pracy stanie się centrum życia społeczności korporacyjnej. Zdalna praca stwarza potencjał do głębokiej zmiany kulturowej. Zarządzanie poprzez wyniki zastąpi Zarządzanie poprzez obecność i będzie wymagało nowych zachowań zarówno od pracodawców jak i pracobiorców. Aby zwiększyć możliwości współpracy i lepiej wykorzystywać nadarzające się okazje, design stanowiska pracy będzie szedł w parze ze wzmocnieniem roli pracownika i zespołu w firmie. Firmy muszą być gotowe na wyzwania związane z zarządzaniem ludźmi, stylem kierowania, infrastrukturą IT i techniczną oraz zmianą funkcji miejsca pracy umożliwiającą wspieranie zarówno indywidualnej jak i zespołowej pracy.

20 3 O CBRE

21 CBRE W POLSCE #1 biur: Warszawa Kraków Wrocław Gdańsk Poznań pracowników linii usługowych dedykowanych najemcom, deweloperom i inwestorom pod względem udziału w rynku

22 CBRE NASZE USŁUGI Doradztwo inwestycyjne rynki kapitałowe Badania rynku Wyceny nieruchomości Doradztwo deweloperskie Zarządzanie portfelami nieruchomości Doradztwo budowlane Zarządzanie Nieruchomościami Nieruchomości biurowe pośrednictwo w wynajmie Nieruchomości przemysłowe i magazynowe pośrednictwo w wynajmie Nieruchomości handlowe pośrednictwo w wynajmie

23 CBRE UDZIAŁ W RYNKU CBRE 12% 11% 6% 20% 4% 10% 23% 14% Colliers CW DTZ JLL Savills KF Other CBRE jest partnerem godnym zaufania, oferującym obsługę na ponadstandardowym poziomie, fantastycznie się z nimi pracuje przy poszukiwaniu powierzchni biurowej Lech Babula, Software Service Centre Manager, Fineos

24 WE BUILD ON ADVANTAGE PRZEKSZTAŁCAMY NIERUCHOMOŚCI W REALNE KORZYŚCI KORZYŚCI DLA WYNAJMUJĄCYCH Dzięki rozwiązaniom, które umożliwiają pełne biznesowe wykorzystanie nieruchomości, zapewniamy naszym klientom trwałą przewagę konkurencyjną. KORZYŚCI DLA UDZIAŁOWCÓW Dzięki wynikom, które budują długoterminową wartość firmy, dostarczamy naszym udziałowcom korzyści finansowe. KORZYŚCI DLA NAJEMCÓW Dzięki wykorzystaniu naszej wiedzy, doświadczeń i umiejętności oraz działaniom prowadzącym do wzrostu i zwiększenia wartości, zapewniamy naszym klientom nadzwyczajne wyniki. KORZYŚCI DLA PRACOWNIKÓW Dzięki dostępowi do najlepszej platformy w branży oraz miejscu do budowania długotrwałej kariery, zapewniamy naszym najzdolniejszym pracownikom korzyści zawodowe.

25 CBRE BUILT ON ADVANTAGE Założona w 1906 w San Francisco NYSE, S&P mld USD przychodu rocznego największego na rynku pracowników, 440 biur w 60 krajach Obsługuje 85% firm z listy Fortune 500 marka nr 1 przez 13 kolejnych lat (The Lipsey Company) doradcza firma nieruchomościowa (IAOP) firma nieruchomosciowa w zielonych rankingach (Newsweek) firma świadcząca usługi z zakresu nieruchomości przez 4 kolejne lata (Fortune) globalny doradca z zakresu nieruchomości (Euromoney)

26 PAWEŁ BOCZAR SENIOR PROPERTY NEGOTIATOR, OFFICE AGENCY M pawe.boczar@cbre.com Wrocław Globis Powstańców Śląskich 7a