INSTRUKCJA. SIMPLE.ERP Praca Bieżąca

Transkrypt

1 INSTRUKCJA SIMPLE.ERP Praca Bieżąca

2 SPIS TREŚCI 1. Ogólne zasady pracy z dokumentami Edycja dokumentu Status dokumentu Edytowanie dokumentu Lista dokumentów Podpowiedź produktu Typy dokumentów Precyzja ceny w dokumentach OT Korekta kursu Lista korekt Powiązania dokumentów Definiowanie obiektów Rodzaje obiektów Metody wyceny towarów w magazynach. Logika metod i sposób ich implementacji w ERP(OT) Produkty Rejestr produktów Cechy dodatkowe i parametry segregacji partii Charakterystyka partiowania i cech partii towarów w różnych punktach obrotu Kod kreskowy jako parametr segregacji partii magazynowych Kontrahenci dostawcy Kontrahenci odbiorcy Kontrahenci banki Struktura organizacyjna Cechy dodatkowe obiektów Metody dostaw produktów i warunki płatności Stany towarów Obiekty uzupełniające Kalkulacja cen nabycia Obsługa zamówień od odbiorców Wystawianie dokumentu zamówienia Kopiowanie zamówienia / aneks do zamówienia Przygotowanie realizacji zamówienia Realizacja zamówienia Zamówienie zwykłe realizowane przez DWZ Zamówienie abonamentowe realizowane przez DWZ Zamówienie zwykłe realizowane przez DSP Zamówienie abonamentowe realizowane przez DSP Rozliczanie ręczne Zaliczki Generowanie zapotrzebowań z zamówień odbiorców Zgłaszanie potrzeb do bilansowania INSTRUKCJA Praca Bieżąca 1 SIMPLE.ERP

3 4.9. Zmiana daty / ilości Prowizje dla sprzedawców od przyjętych zamówień Obsługa faktur zaliczkowych Obsługa faktur wewnętrznych Przebieg inwentaryzacji w SIMPLE.ERP Plan zakupów, obsługa zamówień publicznych i umów z dostawcą Obsługa bonusów Proces Handlowy Analizator danych Bonusy od dostawców Edycja bonusu Przeglądanie bonusów Sposób wyznaczania ceny rzeczywistej Minimalna cena sprzedaży Wyznaczanie ceny minimalnej dla partii Wyznaczanie ceny minimalnej dla pozycji dokumentu Wyliczanie ceny minimalnej INSTRUKCJA Praca Bieżąca 2 SIMPLE.ERP

4 1. Ogólne zasady pracy z dokumentami 1.1. Edycja dokumentu W celu przyspieszenia działania systemu podczas edycji dokumentów wprowadzono mechanizm parametrów skrótu. Po wyciągnięciu akcji edycji dokumentu na pulpit użytkownika, można dla tak zapisanej akcji (ikony) określić parametry uruchomienia. Z reguły są to następujące parametry: typ dokumentu, stanowisko dostaw (sprzedaży), magazyn, oddział. Uruchomienie akcji z ustawionym parametrami powoduje, że dla nowego dokumentu wartości tych pól są naczytywane z domyślnie ustawionych wartości parametrów, co skraca czas edycji dokumentu. Edycja dokumentu pozwala na obsługę tylko jednego dokumentu. Większa liczba dokumentów jest dostępna z listy dokumentów. Okno każdego z dokumentów zawiera trzy zasadnicze sekcje: Nagłówek dokumentu składający się zwykle z kilku zakładek (Dane podstawowe, Dane walutowe, Adnotacje) oraz innych grupujących tematycznie podstawowe dane o dokumencie. Lista pozycji dokumentu opisująca podstawowe ich własności. Opis pozycji zawierający zwykle takie zakładki jak: Dane podstawowe pozycji, Adnotacje dla pozycji, Parametry segregacji partii. Rys. 1.1 Przykładowe okno dokumentu Zakładka Nagłówek dokumentu zawiera następujące pola: Typ dokumentu określa pewne cechy wspólne dokumentów zdefiniowanych na bazie jednego typu. Wybór typu powoduje nadanie pewnym polom niemodyfikowalnych wartości oraz wypełnienie innych domyślnymi wartościami INSTRUKCJA Praca Bieżąca 3 SIMPLE.ERP

5 przyspieszając edycję dokumentu. Nowy typ dokumentu można wprowadzić korzystając z funkcji kopiowania typu. Identyfikator dokumentu tworzony jest automatycznie według zdefiniowanego przez użytkownika schematu zwanego kształtem indeksu. Zależnie od rodzaju dokumentu postać indeksu może zawierać takie elementy jak rok i miesiąc wystawienia dokumentu, identyfikator magazynu, stanowiska dostaw, stanowiska wystawiania faktur, komórki, sprzedawcy, część edytowalną, itp., Data dokumentu data wystawienia dokumentu. Data dokumentu musi należeć do otwartego okresu rozliczeniowego punktu obrotu towarowego umieszczonego w nagłówku. Jeżeli okres rozliczeniowy wyznaczony przez datę związany z tym punktem będzie zamknięty do dokument nie zostanie zapisany, Data rejestracji data zarejestrowania dokumentu w systemie Inne dane charakterystyczne dla różnych typów dokumentów, takie jak magazyn, stanowisko dostaw, stanowisko wystawiania faktur itp. Rys. 1.2 Przykładowy dokument zakładka dane walutowe Dane walutowe Zakładka Dane walutowe zawiera zwykle następujące pola: Tabela Kursowa określa według jakiego kursu obliczana jest zależność pomiędzy walutą dokumentu a walutą bazową, Kurs pomiędzy walutą bazową a walutą dokumentu. Zakładka danych walutowych jest niedostępna w przypadku, gdy dokument wystawiony jest w walucie bazowej, lub w ogóle nie występuje, jeżeli dla danego rodzaju dokumentu nie jest przewidziana walutowość. Adnotacje Zakładka Adnotacje. Rys. 1.3 Przykładowy dokument zakładka adnotacje INSTRUKCJA Praca Bieżąca 4 SIMPLE.ERP

6 Zakładka ta umożliwia użytkownikowi zapisanie dla dokumentu uwag w formie dowolnego tekstu. Załączniki Zakładka ta obsługuje dołączanie załączników do dokumentów. Załączniki mogą być w dowolnych formatach. Dołączanie polega na wybraniu menu pod prawym klawiszem myszy, wybraniu opcji Nowy oraz wybraniu z dysku odpowiedniego pliku. W dokumencie zapisywany jest link do wybranego pliku. Lista pozycji dokumentu Lista pozycji dokumentu Zakładka zawiera następujące dane: Towar, którego dotyczy pozycja dokumentu, Cena towaru, Ilość towaru, Jednostka, Wartość pozycji, Razem suma wartości pozycji dokumentu (nieedytowalna). Zależnie od rodzaju dokumentu cena i ilość dotyczą zakupu, sprzedaży, przesunięcia itp. Dane podstawowe pozycji Zakładka Dane podstawowe pozycji zawiera rozwinięcie informacji o pozycjach dokumentu: Powtórzone z listy pozycji pola towar, ilość, cena, Jednostka miary określa miano ilości towaru, Inne pola charakterystyczne dla danego rodzaju dokumentu takie jak Magazyn, Kategoria obrotu itp. Adnotacje dla pozycji Zakładka Adnotacje dla pozycji umożliwia użytkownikowi zapisanie dla każdej pozycji uwag w formie dowolnego tekstu. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 5 SIMPLE.ERP

7 Parametry segregacji partii Zakładka Parametry segregacji partii zawiera listę zdefiniowanych parametrów wyróżniających dany towar. Lista parametrów zawiera dwie kolumny nazwę cechy (nieedytowalną) oraz jej wartość. Zależnie od typu cechy, jej wartość może być wybierana z listy, zawierać dowolny tekst, l lub informacje wpisywane według określonego formatu np. datę. Parametry segregacji opisują cechy towarów, które mogą się różnić zależnie od partii magazynowej, np. kolor, data ważności, kategoria jakości. Nazwy cech definiowane są podczas edycji towaru, natomiast ich wartości wprowadzane są w momencie przyjmowania towaru do firmy. Skok do pozycji w dokumencie Dla ułatwienia dotarcia do określonej pozycji w dokumencie udostępniony został dodatkowy serwis wywoływany z dokumentu ikonką z paska. Z serwisu tego można skorzystać w każdym rodzaju dokumentu OTV. Szczególne znaczenie będzie on miał w przypadku dokumentów wielopozycyjnych, jak bilans otwarcia w magazynie, inwentaryzacja czy przecena. Szczegóły dotyczące dokumentów z obszaru magazynowego znajdują w instrukcji Obrót Towarowy Status dokumentu Stworzenie dokumentu, dodanie wszystkich pozycji, uruchomienie opisanych w nim operacji może być rozciągnięte w czasie. Status określa zaawansowanie przetwarzania dokumentu. Zwykle dokument może mieć jeden z trzech statusów: INSTRUKCJA Praca Bieżąca 6 SIMPLE.ERP

8 Dokument w trybie edycji ma status Roboczy. Wszelkie zmiany stanów towarów są zapisane jedynie w dokumencie. Zatwierdzanie dokumentu Zatwierdzenie powoduje wykonanie operacji magazynowych charakterystycznych dla danego rodzaju dokumentu: przyjęcie na stan, zdjęcie ze stanu, itp. dla wszystkich pozycji dokumentu. Dokument zatwierdza się wybierając z menu opcję Dokument-Zatwierdź lub odpowiednią ikonę z paska narzędzi. Ograniczenia w zatwierdzaniu W każdym dokumencie występują punkty obrotu towarowego, np. magazyny, stanowiska dostaw, stanowiska wystawiania faktur itp., dla których definiuje się okresy rozliczeniowe. Dokumentu nie można zatwierdzić, jeżeli chociaż dla jednego punktu obrotu okres rozliczeniowy jest już zamknięty Edytowanie dokumentu Nagłówek dokumentu jest jego wyróżnikiem. Edytowanie nowego dokumentu należy rozpocząć od wypełnienia wszystkich wymaganych pól znajdujących się na zakładkach sekcji nagłówka. W większości przypadków wprowadzenie pozycji dokumentu będzie niemożliwe do momentu skonfigurowania nagłówka. W nagłówku znajdują się informacje mające wpływ na pewne cechy wszystkich pozycji. W związku z tym w większości przypadków po zapisaniu dokumentu niektóre pola nagłówka stają się nieaktywne i nie można ich edytować. Zapis dokumentu można wymusić z menu lub następuje on automatycznie w trakcie dodawania drugiej pozycji. Po dodaniu nowej pozycji należy wypełnić wszystkie wymagane pola na liście pozycji oraz zakładkach dotyczących pozycji. Dodanie kolejnego wiersza jest niemożliwe do czasu poprawnego skonfigurowania edytowanej pozycji. Ograniczenia w edycji dokumentów Możliwość edycji dokumentu determinuje jego status. Roboczy nie wprowadza żadnych ograniczeń na edytowanie poza ogólnymi zasadami charakterystycznymi dla danego rodzaju dokumentu. Dokument można usunąć. Zadysponowany oprócz ogólniejszych zasad dopuszczalności edycji niemożliwa jest zmiana ilości zadysponowanego towaru. Istnieje oczywiście możliwość oddysponowania wybranego towaru, zmiana jego ilości i ponowna dyspozycja. Zatwierdzony, całkowicie uniemożliwia edytowanie dokumentu. Nie można również usunąć takiego dokumentu. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 7 SIMPLE.ERP

9 Innym przypadkiem wprowadzającym ograniczenia edycji dokumentów jest równoczesne edytowanie tego samego dokumentu przez dwóch lub więcej użytkowników systemu. Pierwszy użytkownik otwiera dokument w trybie edycji, każdy następny otrzymuje tylko możliwość przeglądania. W takim przypadku wszystkie pola są nieaktywne, a w tytule okna znajduje się napis DOKUMENT ZABLOKOWANY Lista dokumentów System umożliwia szybkie przeglądanie nagłówków zdefiniowanych dokumentów z dodatkową możliwością edycji wybranego dokumentu. Służy do tego lista dokumentów. Okno listy dokumentów składa się z trzech części: filtru określającego dobór dokumentów do wyświetlenia, listy nagłówków zawierającej podstawowe informacje o dokumentach, rozwinięcia informacji o dokumencie. System umożliwia szybkie przeglądanie nagłówków zdefiniowanych dokumentów z dodatkową możliwością edycji wybranego dokumentu. Służy do tego lista dokumentów. Rys. 1.4 Przykładowa lista dokumentów Edycja dokumentu Dwuklik w wiersz zawierający wybrany dokument powoduje otworzenie okna edycji tego dokumentu. Ponadto obsługa listy dokumentów jest wyposażona w szereg dodatkowych możliwości ukrytych pod standardowymi przyciskami. Na listach niektórych rodzajów dokumentów mogą się pojawić dodatkowe przyciski o specjalnym przeznaczeniu. Nowy Użycie tego przycisku umożliwia przejście do edycji nowego dokumentu. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 8 SIMPLE.ERP

10 Odświeżanie listy Użycie tego przycisku powoduje odświeżenie danych wyświetlanych na liście dokumentów. Po zmianie w filtrach do naczytywania listy wskazane jest użycie tego przycisku. Zatwierdzanie Użycie tego przycisku dla wybranego dokumentów lub grupy zaznaczonych dokumentów na liście powoduje uruchomienie operacji zatwierdzania dokumentów. Oczywiście wybrane dokumenty muszą mieć odpowiedni status. Powiązania dokumentu Użycie tego przycisku dla wybranego dokumentu powoduje podniesienie formatki, na której prezentowane są alokacje tego dokumentu. Alokacja dokumentu pokazuje powiązania dokumentu z innymi dokumentami zapisanymi w bazie danych systemu. W szczegółowy sposób można obejrzeć powiązania pomiędzy pozycjami dokumentów zapisanych w alokacji. Podgląd alokacji wywołany z listy dokumentów nie zawiera odniesienie do konkretnej pozycji pokazuje wszystkie powiązane dokumenty. Z kolei podgląd alokacji z otwartego dokumentu pokazuje wszystkie dokumenty powiązane z bieżącą pozycją dokumentu. Są to ustawienia jedynie domyślne można je zmienić. Edycja skryptów Użycie tego przycisku umożliwia przejście do edycji skryptów związanych z danym rodzajem dokumentów. Skrypt Użycie tego przycisku powoduje uruchomienie skryptu przypisanego do zdarzenia funkcja użytkownika. Następny Użycie tego przycisku powoduje przejście kursora do następnego dokumentu wyświetlonego na liście dokumentów. Ostatni Użycie tego przycisku powoduje przejście kursora do ostatniego dokumentu wyświetlonego na liście dokumentów. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 9 SIMPLE.ERP

11 Poprzedni Użycie tego przycisku powoduje przejście kursora do poprzedniego dokumentu wyświetlonego na liście dokumentów. Pierwszy Użycie tego przycisku powoduje przejście kursora do pierwszego dokumentu wyświetlonego na liście dokumentów. Dekretacja Użycie tego przycisku dla wybranego dokumentu lub grupy zaznaczonych dokumentów na liście, powoduje uruchomienie operacji dekretowania dokumentów. Dekretowanie dokumentów jest dozwolone tylko dla dokumentów, które mają status zatwierdzony. Anulowanie dekretacji Użycie tego przycisku dla wybranego dokumentu lub grupy zaznaczonych dokumentów na liście, powoduje uruchomienie operacji anulowania dekretu dla dokumentów. Anulowanie dekretu jest możliwe tylko dla dokumentów, które mają dekrety. Podgląd dekretu Użycie tego przycisku dla wybranego dokumentu powoduje podniesienie formatki, na której prezentowany jest dekret tego dokumentu. Korekta dokumentu Użycie tego przycisku dla wybranego dokumentu powoduje uruchomienia operacji wystawienia korekty do tego dokumentu. Lista korekt Pod tym przyciskiem dostępna jest ewentualna lista wszystkich korekt wraz z pierwotnym dokumentem. Ułatwia to śledzenie powiązań pomiędzy tymi dokumentami Zmień listę widocznych kolumn Użycie tej ikonki pozwala użytkownikowi zdefiniować listę kolumn, które chce widzieć na liście dokumentów. Taką zdefiniowaną listę kolumn można zapisać jako parametr skrótu dla list dokumentów. Można zdefiniować i zapisać kilka list kolumn. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 10 SIMPLE.ERP

12 Zapisz widoczną listę kolumn Użycie tego przycisku pozwala na zapisanie wybranej listy kolumn. Odczytaj widoczną listę kolumn Użycie tej ikony pozwala na wybór i odczytanie dowolnej listy kolumn, które są zdefiniowane na danej liście. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 11 SIMPLE.ERP

13 Przywraca ustawienia początkowe\ Użycie tego przycisku przywraca ustawienia początkowe (systemowe) na liście kolumn. Szczegóły dotyczące list dla poszczególnych dokumentów są w rozdziałach instrukcji Obrót towarowy Podpowiedź produktu Specjalnie do współpracy z dokumentami stworzona została rozbudowana podpowiedź produktów. Zależnie od warunków uruchomienia i potrzeb, użytkownik może uzyskać szeroki zakres informacji o produkcie: od najprostszych nazwy parametrów segregacji partii dla produktu w danym punkcie obrotu towarowego, po bardziej wyczerpujące ilości towarów w konkretnej partii magazynowej. Okno podpowiedzi produktu otworzy się po kliknięciu myszką w podpowiedź produktu znajdującą się na oknie edycji dokumentu. Jeśli okno przypniemy pinezką, to będzie aktywne także po wyborze produktu. Główne okno podpowiedzi Lista produktów, które zostaną wyświetlone na oknie jest uzależniona od kontekstu (dokumentu) uruchomienia podpowiedzi. Jednym z argumentów wywołania podpowiedzi jest identyfikator punktu obrotu towarowego (nie wyświetlany na podpowiedzi) pobierany z dokumentu. Podpowiedź będzie zawierała wyłącznie produkty dostępne (zarejestrowane) w tym punkcie. Główne okno zawiera następujące elementy w nagłówku: Magazyn identyfikator magazynu (punktu obrotu towarowego), do którego podpowiadany jest produkt, Kategoria obrotu, do której należą podpowiadane towary, Wyłączyć stany zerowe flaga, której ustawienie powoduje, że z podpowiedzi znikają produkty o zerowym stanie, Stany w magazynie flaga, której ustawienie powoduje, że z podpowiedzi znikają produkty, dla których w danym magazynie nie było dotąd transakcji magazynowych, Towar flaga, której włączenie powoduje, że na podpowiedzi pojawiają się produkty rodzaju towar, INSTRUKCJA Praca Bieżąca 12 SIMPLE.ERP

14 Komplet flaga, której ustawienie powoduje, że na podpowiedzi pojawiają się produkty będące kompletami, jeżeli dokument nie obsługuje kompletów to flaga ta jest niedostępna do edycji, Środki trwałe flaga, której ustawienie powoduje, że na podpowiedzi pozostają tylko te produkty, które posiadają taką flagę, Usługa flaga, której ustawienie powoduje, że na podpowiedzi pojawiają się produkty rodzaju usługa, jeżeli dokument nie obsługuje takich produktów to flaga ta jest niedostępna do edycji, Opakowania flaga, której ustawienie powoduje, że na podpowiedzi pozostają tylko te produkty, które posiadają taka flagę, Filtrowanie wyświetlana flaga informująca, czy zostały ustawione dodatkowe filtry na podpowiedzi, Szukaj - dla identyfikatora i nazwy, puste pola do wpisywania znaków z identyfikatora lub nazwy produktu, pozwalają na szybkie pozycjonowanie się na pierwszym produkcie spełniającym kryteria szukania. Klasa z lewej strony, rozwinięcie wszystkich klas produktów, z zaznaczeniem do której należą podpowiadane. Rys. 1.5 Podpowiedź produktu okno główne Lista produktów w układzie lista -szczegóły zawierająca informacje o produktach. Kliknięcie w tytuł kolumny listy powoduje sortowanie produktów wg tej kolumny. Lewy przycisk myszy rosnąco, prawy malejąco. W podpowiedzi produktu można wybrać identyfikator, wg którego poszukujemy produkt. Wybór identyfikatora jest wywoływany prawym klawiszem myszy. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 13 SIMPLE.ERP

15 Oprócz dodatkowych identyfikatorów z podstawowej definicji produktu, jak główny identyfikator, symbol handlowy i techniczny, Polska Norma, można korzystać z identyfikatora, którym posługuje się kontrahent. Rodzaj kontrahenta (dostawca czy odbiorca) zależy oczywiście od rodzaju dokumentu i występującego na nim kontrahenta, a dane produktu wg kontrahenta są pobierany z danych produktu odpowiednio u dostawcy i odbiorcy. Pinezka służy do przybicia podpowiedzi na pulpicie użytkownika, wtedy podpowiedź jest dostępna nawet po wyjściu z dokumentu. Przycisk umożliwiający przejście do definicji produktu. Dwuklik na produkcie lub naciśnięcie klawisza Enter powoduje powrót z podpowiedzi. Podobnie działa naciśnięcie przycisku wybierz w dolnym, prawym rogu formatki podpowiedzi. W ten sposób do dokumentu jest przekazywany identyfikator jednego produktu, nazwy parametrów segregacji partii i jednostka miary dla produktu zależnie od dokumentu: Dokument dostawy, zapotrzebowania, zamówienia dla dostawców jednostka zakupowa, Dokument magazynowy jednostka magazynowa, Dokument przychodu wewnętrznego, rozchodu wewnętrznego jednostka techniczna, Dokument sprzedaży, wydania zewnętrznego, zamówienia od odbiorców jednostka handlowa, Inwentaryzacja jednostka bazowa.oprócz wybrania jednego produktu podpowiedź umożliwia wybranie wielu produktów. W tym celu należy zaznaczyć flagę z prawej strony formatki przy danym produkcie. Zaznaczenie więcej niż jednego produktu i naciśnięcie przycisku wybierz powoduje przeniesienie do dokumentu zaznaczonych produktów i jednoczesne utworzenie w dokumencie tylu pozycji, ile produktów zostało zaznaczonych. Każdy wybrany w ten sposób produkt przenosi się do pozycji dokumentu z ilością zero. Jeśli chcemy wybrać produkt z podaniem jego ilości należy tę ilość wpisać do kolumny ilość wybrana. Wpisanie ilości jest jednoznaczne z zaznaczeniem produktu. Przy wybieraniu produktów na podpowiedzi możliwe jest posługiwanie się klawiszami, a nie wyłącznie myszką. Znaczenie klawiszy jest następujące: INSTRUKCJA Praca Bieżąca 14 SIMPLE.ERP

16 Spacja zaznaczenie produktu do wybrania, Up strzałka w górę przejście do poprzedniej pozycji podpowiedzi, Dn strzałka w dół przejście do następnej pozycji, Enter wybranie zaznaczonych pozycji i przepisanie do dokumentu Ctrl Dn wejście w podpowiedź partii dla produktu, Shift Dn umożliwia zaznaczenie więcej niż jednej pozycji, Esc wyjście z formatki. Dla dokumentów operujących na konkretnych partiach kliknięcie na przycisku znajdującym się w kolumnie stan powoduje wyświetlenie dodatkowych informacji o partiach produktu. Rys. 1.6 Parametry partii Okno zawiera listę produktów pogrupowanych według wartości parametrów. Każda pozycja zawiera wartości parametrów (tutaj kolor), ilość produktów (bez podziału na partie fizyczne) o takiej wartości parametru oraz jednostkę miary. W zaznaczonym przykładzie mamy 4 litry produktu w kolorze niebieskim. Wybór pozycji z listy i powrót z podpowiedzi spowoduje zapisanie w dokumencie dodatkowo wartości parametrów segregacji. Pole Ilość wybrana powinno zawierać ilość produktów jaka ma być zwrócona z podpowiedzi. Jeżeli te informacje nie są wystarczające, użytkownik może dowiedzieć się o ilości produktów w poszczególnych (fizycznych) partiach magazynowych. W tym celu należy kliknąć przycisk znajdujący po prawej stronie wybranej pozycji. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 15 SIMPLE.ERP

17 Rys. 1.7 Lista partii magazynowych Okno zawiera identyfikatory partii magazynowych danego produktu, ilość w partii oraz inne informacje charakterystyczne dla partii magazynowej (ceny). Powrót na tym etapie, zwróci do dokumentu dodatkowo identyfikator partii magazynowej oraz wybraną ilość produktu w partii. Ustawienie znacznika z prawej strony pozwala wybrać całą ilość dostępną w partii. Użycie tego przycisku w górnym menu narzędziowym umożliwia wejście do formatki z dodatkowymi filtrami dla podpowiedzi produktu. Rys. 1.8 Filtr podpowiedzi produktu Jeżeli ustawimy dodatkowy filtr np. na symbol handlowy to naciśnięcie przycisku Ok powoduje automatyczne odświeżenie listy podpowiadanych produktów, na liście pojawią się tylko te produkty, które spełniają warunki filtrowania. Ponadto na głównym okienku podpowiedzi zostanie ustawiona flaga filtrowanie. Skasowanie filtrów następuje przez wejście do pola w którym filtr był ustawiony i użycie w nim klawisza Del. Jeżeli wszystkie filtry zostaną skasowane to flaga filtrowanie zostanie usunięta. Na podpowiedzi produktów kolorem czarnym są wyświetlane towary, niebieskim komplety, a zielonym usługi. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 16 SIMPLE.ERP

18 1.6. Typy dokumentów Typy dokumentów określają właściwości i zachowanie oraz podstawowe parametry tworzonych na ich podstawie dokumentów. Dzięki temu dokumenty oparte na jednym typie mają taki sam format kształtu indeksu, typ dokumentu będącego następnikiem, walutę, itp. Dla każdego z omówionych poniżej rodzajów dokumentów należy wprowadzić przynajmniej jeden typ. Jeśli typy dokumentów są standardowe można korzystać z kreatora wdrożeniowego i ewentualnie zmodyfikować ich definicje. Definicje te dostępne są po wybraniu z menu Obrót towarowy-obiekty uzupełniające-typy dokumentów. Podczas wprowadzania nowego typu można także skorzystać z funkcji kopiowania typu (ikona ) Wszystkie dokumenty edytowane bądź generowane w systemie mają określony typ. Cechy opisujące typ dokumentu są dziedziczone przez dokument. Cechy te mogą mieć charakter danej domyślnej/edytowalnej dla dokumentu np. identyfikator magazynu, metoda dostawy i wtedy może ona być w dokumencie zmieniona. Może mieć charakter danej stałej dla dokumentu i wtedy nie może być w dokumencie zmieniona. Mogą być również cechy które wpływają na wygląd dokumentu i sposób jego edycji np. maska dla identyfikatora dokumentu, cecha walutowości. Maska identyfikatora Maska identyfikatora dokumentu jest bardzo ważną i użyteczną cechą definiowaną w typie dokumentu. Jest to format generowania bądź edycji identyfikatora dokumentu. Każdy dokument w systemie jest identyfikowany unikalnym identyfikatorem, którego struktura i format jest definiowany przez użytkownika. Wprowadzenie obiektu Maska dokumentu pozwala na zautomatyzowanie tworzenia identyfikatorów i zapewnienie spełnienia ściśle określonych prawem, reguł tworzenia identyfikatorów dla pewnych dokumentów np. faktury. W najprostszym przypadku identyfikator może być jednym edytowalnym ciągiem znaków. W bardziej skomplikowanym może być tworzony automatycznie i zawierać np. Symbol faktury FV, identyfikator magazynu, rok, miesiąc, licznik dokumentów. Licznik może być ciągły i chronologiczny, zmieniać się na przełomie miesiąca bądź roku, itp. Waluta dokumentu W typie dokumentu deklaruje się walutowość dokumentu. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 17 SIMPLE.ERP

19 Każdy dokument danego typu dla którego określono cechę walutowości będzie dokumentem wielowalutowym tzn. można będzie dla niego wybrać dowolną walutę. W typie dokumentu określa się jedynie walutę domyślną i typ oraz rodzaj kursu. Typ dokumentów związanych Typ dokumentu decyduje o typie transakcji generowanych automatycznie. Każdy dokument zmieniający stan magazynowy generuje automatycznie uniwersalną systemową transakcję magazynową. Zatwierdzenie tej transakcji powoduje zmiany stanów magazynowych. Transakcje te mają swoje typy co daje możliwość różnej ich interpretacji w innych obiektach np. dekretach księgowych. Z powyższego powodu dla typu dokumentu należy określić jaki typ transakcji magazynowej powinien zostać wygenerowany w fazie zatwierdzania dokumentu. Z pewnych dokumentów można generować inne i wtedy w typie tego dokumentu należy określić typ dokumentu generowanego. Dobrym przykładem jest tu Typ dokumentu sprzedaży/faktury, w którym podaje się typ dokumentu WZ jaki może być generowany. Innym przykładem jest Typ zamówień odbiorców w którym określa się typ dokumentu sprzedaży generowany z zamówienia. Rys. 1.9 Edycja typów dokumentów sprzedaży INSTRUKCJA Praca Bieżąca 18 SIMPLE.ERP

20 Szczegóły dotyczące typów poszczególnych dokumentów opisane są w rozdziałach instrukcji Obrót towarowy Precyzja ceny w dokumentach OT Precyzja ceny w dokumentach OT jest zwykle zgodna z precyzją waluty wprowadzoną do definicji waluty. Jednakże w pewnych specyficznych sytuacjach jak np. fakturowanie dostaw energii, istnieje potrzeba zwiększenia tej precyzji. Należy zaznaczyć, że zwiększona precyzja dotyczy tylko ceny, czyli kwot przypadających na jednostkę miary. Wszelkie inne kwoty są zaokrąglane do precyzji waluty. Jeśli precyzja ceny ma być inna dla dokumentów w obszarze zakupów i inna w obszarze sprzedaży, to należy wpisać bezpośrednio do tabeli sys_precyzja_ceny dane: waluta_id (zgodne z definicją waluty w tabeli waluta ), obszar_id (dla zakupów obszar_id =3, dla sprzedaży obszar_id = 6), oraz precyzję ceny np. 4, co będzie oznaczało dokładność do 4 miejsc dziesiętnych). Przez dokumenty obszaru zakupów rozumiemy: zamówienie do dostawcy, umowę z dostawcą, dostawę do magazynu i dokument zakupu (fakturę). Przez dokumenty obszaru sprzedaży rozumiemy: zamówienie odbiorcy, dokument wydania zewnętrznego, dokument sprzedaży (fakturę) Jeśli precyzja ma być jednakowa dla dokumentów z obszaru zakupów i sprzedaży, ale inna od podstawowej precyzji danej waluty, to wystarczy wpisać bezpośrednio do tabeli waluta odpowiednią precyzję ceny dla poszczególnych walut, a w szczególności PLN. We wszelkich cennikach ceny są wprowadzane zawsze z dokładnością do 4 miejsc dziesiętnych 1.8. Korekta kursu Korekta kursu walutowego dla faktur zakupu i sprzedaży jest obsługiwana odrębną akcją. Wynika to z odmiennego sposobu generowania należności i zobowiązań z tych dokumentów w stosunku do zwykłych faktur lub ich ilościowych lub wartościowych korekt. W wyniku korekty kursu tworzone są ujemne należności lub zobowiązania z kursem sprzed korekty (storno poprzednich zapisów) oraz tworzone są odpowiednio należności lub zobowiązania z nowym kursem. Korekta kursu jest dokumentem wewnętrznym, zmieniającym jedynie kwoty w PLN Korekta kursuakcja korygowania kursu walutowego jest dostępna z listy dokumentów sprzedaży lub zakupów. Korekta kursu dotyczy wszystkich pozycji dokumentu. Po jej wywołaniu otwierane jest okno z parametrami tworzonej korekty. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 19 SIMPLE.ERP

21 Rys Korekta kursu dla dokumentów sprzedaży Po zaakceptowaniu generowana jest zatwierdzona korekta. Na liście należności (warunki płatności) w tym dokumencie widnieją wszystkie związane z tą fakturą należności, przeliczone kursem sprzed korekty ale z przeciwnym znakiem (storno) oraz te same należności przeliczone wg nowego kursu. Rys Korekta kursu zapis w warunkach płatnościach Korekta faktury zakupu może dotyczyć całego dokumentu albo tylko niektórych jego pozycji. Po jej wywołaniu otwierane jest okno z parametrami tworzonej korekty. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 20 SIMPLE.ERP

22 Rys Korekta kursu dla dokumentów zakupu Przycisk Zaznacz wszystko umożliwia automatyczne zaznaczenie do korygowania wszystkich pozycji dokumentu. Oczywiście, dostępne jest też ręczne zaznaczanie. Po zaakceptowaniu danych generowana jest zatwierdzona korekta. Podobnie, jak w przypadku należności z korekt kursu na fakturach sprzedaży, z tej korekty stornowane są zobowiązania przeliczone wg poprzedniego kursu oraz wprowadzane zobowiązania wg nowego kursu Lista korekt Lista korekt Użycie tego przycisku powoduje podniesienie formatki prezentującej listę korekt wystawionych dla dokumentu i przeniesienie sterowania do tej formatki. Rys Przykładowa lista korekt do dokumentu. Na niebiesko zaznaczony jest dokument korygowany, na czerwono zaznaczone są korekty. Kliknięcie na wybranym dokumencie powoduje podniesienie formatki prezentującej ten dokument. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 21 SIMPLE.ERP

23 1.10. Powiązania dokumentów W tej opcji jest możliwe przeglądanie powiązań pomiędzy dokumentami zapisanymi w bazie danych systemu. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno z listą powiązanych dokumentów lub partii magazynowych. W przypadku dokumentu magazynowego ostatnim poziomem po stronie następników jest partia magazynowa. Wskazanie określonej partii i skorzystanie z przycisku Podpowiedź na pasku narzędziowym umożliwia obejrzenia w tym samym albo nowym oknie wszystkich dokumentów powiązanych z daną partią. Rys Alokacje dokumentów. Dokumenty powiązane z danym dokumentem (na którym użyto przycisku do podglądu alokacji) dzielą się na poprzedniki i następniki. Poprzednik to dokument z którego wygenerowano automatycznie dany dokument. Następnik to dokument który został wygenerowany automatycznie z danego dokumentu. Nagłówek formatki zawiera opis danego dokumentu. Część środkowa zawiera listę poprzedników i następników. Dolna część formatki zawiera opis dokumentu (poprzednika lub następnika) podświetlonego na niebiesko. Dwukliknięcie na wybranym dokumencie (poprzedniku lub następniku) pozwala obejrzeć ten dokument. Kliknięcie na + rozwija strukturę powiązanych dokumentów. Kliknięcie na - zwija strukturę powiązanych dokumentów. Wejście w białe pole Lp pozwala na wybór innej pozycji na podglądanym dokumencie. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 22 SIMPLE.ERP

24 Wywołanie okna Powiązania dokumentów z otwartego dokumentu, gdy zawsze wskazana jest któraś z pozycji, podaje dla danego nr pozycji dokumenty do niej zaalokowane, natomiast wywołanie okna z listy dokumentów pokazuje wszystkie dokumenty powiązane z danym dokumentem, bez względu na pozycje. Ten sposób przeglądania jest jedynie domyślny, zawsze można go zmienić przez wskazanie konkretnej pozycji albo przez usunięcie nr pozycji. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 23 SIMPLE.ERP

25 2. Definiowanie obiektów Rodzaje obiektów Założona funkcjonalność systemu wymagała wyodrębnienia różnych typów obiektów których zdefiniowanie jest niezbędne do osiągnięcia pełnej funkcjonalności. Nie oznacza to jednakże konieczności wprowadzania tych obiektów do bazy jeśli z jakiegoś fragmentu funkcjonalności użytkownik nie ma zamiaru korzystać lub będzie korzystał w przyszłości. Przykładowo jeśli firma nie posiada kontaktów handlowych z firmami zagranicznymi i nie będzie korzystała z walutowości systemu, nie musi wprowadzać walut a zwłaszcza ich kursów. Niektóre dane zwłaszcza te, które wykazują duży stopień niezmienności lub są związane z obowiązującymi przepisami są wprowadzone do bazy na etapie instalacji systemu. Takimi danymi jest np. lista krajów, województw, itp. Pewne obiekty w systemie pełnią kluczową rolę i na ich adekwatnej do ważności obsłudze skupiona została szczególna uwaga. Do obiektów takich zalicza się: produkty i kontrahentów. Uwaga o której mowa wyżej dotyczy głównie atrybutów tych obiektów ale także ich bezpiecznej i szybkiej obsługi bazodanowej. Istotnym i merytorycznie unikalnym obiektem jest rejestr produktów, któremu zostanie poświęcona szczególna uwaga. Zrozumienie bowiem istoty rejestru ma kluczowe znaczenia dla efektywnego korzystania z systemu. Implementacja rejestru została jednak tak zrealizowana aby system mógł być używany tak jakby tego obiektu nie było. Cechy niektórych obiektów wybierane jako atrybuty innych, są zdefiniowane w bazie ale użytkownik nie ma możliwości ich zmiany, związane są one bowiem z aktualnie dostępną funkcjonalnością systemu. Przykładem takiego obiektu są: obszary obrotu. W module Obrót Towarowy można zatem wyróżnić następujące grupy obiektów: Produkty, Rejestr produktów, Kontrahenci Dostawcy, Kontrahenci Odbiorcy, Kontahenci-Banki, Struktura organizacyjna, Typy dokumentów, Cechy dodatkowe obiektów, VAT, Warunki dostaw produktów, Stany towarów, Obiekty uzupełniające. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 24 SIMPLE.ERP

26 2.1. Metody wyceny towarów w magazynach. Logika metod i sposób ich implementacji w ERP(OT) Z merytorycznego i formalnego punktu widzenia metody wyceny wartości towarów w magazynach dla potrzeb wartościowania zapasów i zaliczania do kosztów materiałowych towarów zużytych w produkcji lub odsprzedanych można podzielić na 2 grupy: Wyceniane w cenach rzeczywistych Wyceniane w cenach przybliżonych. Wycena w cenach rzeczywistych polega na dokładnym z punktu widzenia cenowego rozliczaniu zakupionego towaru, w sensie zaliczenia do kosztów materiałów zużytych w produkcji, czy kosztów nabycia odsprzedawanego towaru. Metoda ta wymaga wskazywania konkretnej partii towaru z punktu widzenia ceny. Niezależnie od innych parametrów charakteryzujących partię towaru dostawa z inna ceną zawsze tworzy nowa partię po to aby wybierając partie nawet o tych Samych cechach fizykochemicznych czy handlowych pobrać ją wskazując cenę. W systemie ERP.OT metoda ta ma nazwę: LOT. Metoda LOT obowiązuje zawsze dla partii. Wycena w cenach przybliżonych dopuszcza zaliczanie do kosztów zużytych materiałów czy kosztu nabycia przy odsprzedaży wartości przybliżonej. Jest to zatem metoda uproszczona. Największym uproszczeniem jest przyjęcie dla towaru stałych cen. Jest to metoda wg cen ewidencyjnych STD. W metodzie tej każda dostawa przyjmowana do jest magazynu wg ceny ewidencyjnej, różnica pomiędzy ceną nabycia a cena ewidencyjną księgowana jest na konto odchyleń od cen ewidencyjnych. Wartość tego odchylenia zapisywana jest w pozycji transakcji przychodowej i powinna być księgowana na konto odchyleń. Rozchód odbywa się zawsze po stałej cenie ewidencyjnej. Dla magazynów prowadzonych wg tej metody konieczna jest okresowa przecena. Obecnie metoda ta wychodzi z praktyki z uwagi na zbyt duże uproszczenie niedopuszczalne w wymaganym obecnie rachunku kosztów. Niemniej jednak musi być stosowana dla magazynu wyrobów gotowych w firmach produkcyjnych. Dla takich wyrobów w momencie przyjęcia do magazynu nie znany jest jeszcze koszt jego wytworzenia. Metoda STD ma sens właściwie dla wyceny na poziomie magazynu. Inna metoda uproszczoną jest metoda średniej ważonej WAC. Metoda ta polega na utrzymywaniu średniej ceny towaru aktualizowanej przy każdej dostawie. Rozchód odbywa się zawsze po wyliczonej cenie średniej. Metoda ta sprawia wiele problemów przy korektach dokumentów przychodowych. Konieczna jest bowiem wtedy konieczność przeliczeń cen średnich wstecz i korekta wykonanych rozchodów po korekcie dostawy. Metoda WAC najczęściej ma sens z zakresem obowiązywania na poziomie magazynu (czyli indeksu towaru). Może być jednak stosowana także do wyceny na poziomie partii. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 25 SIMPLE.ERP

27 Kolejnymi metodami uproszczonymi są metody FIFO (cenowy rozchód w kolejności dostaw), LIFO (cenowy rozchód w odwrotnej kolejności od ostatniej dostawy). Mowa jest tu tylko o cenach. Dobór samej partii odbywa się wg kryteriów zupełnie innych. Metoda ta ma sens wtedy gdy przy wycenie na poziomie partii, partie są uzupełnialne lub mamy wycenę na poziomie magazynu. Gdy jest wycena na poziomie partii a partie są nieuzupełnialne to wycena FIFO/LIFO odpowiada wycenie LOT. Dla tej metody ważny jest parametr zakresu obowiązywania metody tj. czy dotyczy magazynu czy partii. Przy wycenie na poziomie magazynu musimy mieć świadomość, że cena zaliczana do kosztów może się brać z partii o zupełnie innych parametrach segregacji niż partia pobrana. W wielu sytuacjach może to mieć głęboki sens, zwłaszcza wtedy gdy partie identyfikowane są np. numerem seryjnym a z uwagi na ich liczność lub niewielka cenę nie decydujemy się na wycenę rzeczywistą. Typowe ustawienie zakresu dla tych metod wyceny jest jej obowiązywanie dla partii. Wartościowa wycena towaru w magazynie W systemie ERP.OT przyjęto zasadę wyceny wartościowej partii towarów w magazynie, w odróżnieniu od większości systemów w których stosuje się wycenę wg ceny nabycia. Metoda wartościowa eliminuje problem zaokrągleń i konieczności generowania dodatkowych transakcji rozchodujących wartość resztkową towarów przy ich zerowym stanie. Zasada polega na tym, że przychód rejestruje wartość pozycji transakcji przychodowej (nie cena*ilosc). Rozchód zaś najpierw wylicza cenę średnią partii cenowej z precyzja 4 miejsca po przecinku, po czym mnoży tę cenę przez wydawaną ilość, zaokrągla tę wartość do precyzji waluty i odejmuje od wartości partii. Powoduje to w miarę równomierne zdejmowanie różnic wynikających z zaokrągleń. Rozchód całkowity z partii cenowej zdejmuje pozostała w partii wartość. Algorytm stosując podobną zasadę działa również dla wyceny WAC z tym, że wartości partii lub towaru w zależności od zakresu obowiązywania cen (dotmag) pobiera z partmag lub towmag Produkty Produkt jest przedmiotem obrotu towarowego. Z punktu widzenia specyficznych cech i odmienności funkcji realizowanych na obiekcie Produkty, podzielone go na 2 kategorie: Towary i Usługi. Najistotniejszą cechą rozróżniającą te kategorie jest atrybut stanów i przechowywania (magazynowania). Przewidziano co prawda możliwość określania dla INSTRUKCJA Praca Bieżąca 26 SIMPLE.ERP

28 Usług stanu w sensie jego wyczerpalności czasowej bądź przestrzennej ale i tak sposób interpretacji tego stanu będzie znacząco różny od stanów towarów. Produkty mogą być grupowane wg drzewiastej struktury cech. Podobnie jak obiekty informatyczne mogą mieć cechy podlegające dziedziczeniu, dynamiczne bądź statyczne. Klasyfikator daje duże możliwości grupowania produktów ułatwiając wyszukiwanie ich w bazie ale również nadawanie cech dotyczących całej grupy. Umożliwia np. określenie dla całej grupy formuły liczenia cen, płatnika itp. Cechy dodatkowe produktów Na dowolnym poziomie klasyfikatora lub inaczej w dowolnej klasie produktów można określić dowolny zestaw dodatkowych cech charakteryzujących produkty tej klasy, są to tzw. Cechy dodatkowe. Ich repertuar definiowany jest w obiekcie Cechy dodatkowe produktów. Cechy te pozwalają na doprecyzowanie opisu produktu wg potrzeb użytkownika. Zdefiniowane cechy ma poziomie klasy mogą być dziedziczone przez podklasy a wartości modyfikowalne bądź nie w produkcie należącym do tej klasy. A zatem zestaw cech definiowany jest na poziomie klasy a wartości definiowane są w edycji produktu. Cechy segregacji partii Innymi definiowalnymi atrybutami produktu są Cechy segregacji partii. Cecha segregacji jest taką cechą produktu która, będzie wyróżniać je z punktu widzenia ich zakupu, magazynowania, sprzedaży itp. grupując je w partie. Partiowaniu podlegają towary. Jeśli jakaś cecha towaru nie będzie wyróżnikiem dzielącym towary na partie powinna być zwykłą cechą dodatkową. Jeśli dzieli - cechą segregacji. W produkcie definiowany jest zestaw cech segregujących towar w partie ale wartości tych cech nadawane są w momencie tworzenia partii towaru. System pozwala na grupowanie towarów w partie dynamiczne. Jeśli jakaś cecha towaru nie będzie wyróżnikiem dzielącym towary na partie powinna być zwykłą cechą dodatkową. Jeśli dzieli - cechą segregacji. W produkcie definiowany jest zestaw cech segregujących towar w partie ale wartości tych cech nadawane są w momencie tworzenia partii towaru. System pozwala na grupowanie towarów w partie dynamiczne. Co to znaczy? Wyjaśnijmy to na przykładzie. Magazynier przechowuje towary podzielone na Kolory, Rozmiary, Klasy jakości. Te 3 cechy są cechami segregacji partii w magazynie. Sprzedawca zaś chce widzieć te towary jedynie wg takich cech jak: Rozmiar i Klasa jakości. Zaglądając zatem do magazynu przy pomocy systemu widział będzie partie zgrupowane wg tych INSTRUKCJA Praca Bieżąca 27 SIMPLE.ERP

29 cech, tzn np. w rozmiarze 27 i klasie I ale bez podziału na kolory. Nie interesuje go bowiem to w jaki sposób magazynier sobie porozkładał towary ale to, jakie cechy interesują jego odbiorców. Jakie cechy segregacji obowiązują w określonym punkcie obrotu definiuje się w rejestrze produktów. Ten z pozoru trudny mechanizm jest tylko opisem faktycznie występującego zjawiska i znakomicie zwiększa elastyczność systemu. Aby uspokoić użytkownika, któremu ten mechanizm nie jest potrzebny wystarczy jak zda sobie sprawę z tego, że jeśli nie określi żadnego parametru segregującego, system to uzna i nie będzie nakładał na niego żadnej dodatkowej pracy Rejestr produktów Rejestr produktów jest wykazem produktów dostępnych w określonym punkcie obrotu. Punkt obrotu to firma, obszar obrotu w firmie, oddział, obszar obrotu w oddziale, miejsce ( punkt dostaw, magazyn, punkt sprzedaż). Ten sam produkt może być widziany w różnych punktach obrotu w różny sposób. W praktyce oznacza to, że patrzymy na niego poprzez pryzmat jego definiowalnych cech segregujących. To czy dany punkt obrotu wymaga rejestru określamy w definicji tego punktu. Produkt aktywny Aktywizacja produktu. Każdy produkt zdefiniowany w systemie otrzymuje status Aktywny. Status ten może zostać zmieniony co powoduje, że produkt nie będzie mógł być używany w systemie. Aktywizacja produktu jest równoznaczna z jego rejestracją na poziomie firmy (najwyższy punkt obrotu). Możliwość do aktywizacji produktu pozwala na opis nowo wprowadzanych do bazy produktów nie gotowych jeszcze do obsługi w całym systemie. Tworzenie rejestru Tworzenie rejestru polega na wskazaniu dla produktu punktu obrotu w jakim ma być zarejestrowany i wybraniu cech segregujących obowiązujących w tym punkcie. Zapis do rejestru może być wykonany z okna edycji produktu przez wykonanie dla wybranego produktu akcji: Rejestracja produktu bądź z okna edycji rejestru. W tym drugim przypadku wybieramy produkt z listy aktywnych w firmie produktów. Aby ułatwić tworzenie rejestru system pozwala na zapis do rejestru całych klas produktów. Wszystkim produktom klasy zostaną w rejestrze nadane takie same zestawy cech segregacji i określone wartości domyślne tych cech. W trybie edycji rejestru pojedynczych produktów można zmieniać jego atrybuty. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 28 SIMPLE.ERP

30 Rejestracja w magazynie Punktem obrotu wymagającym podania dodatkowych cech poza parametrami segregacji jest magazyn. Parametry te dotyczą partii magazynowych i sposobu doboru partii. Definiuje się tu cenę ewidencyjną towaru konieczną w przypadku gdy magazyn prowadzony jest wg cen ewidencyjnych. Określa, czy tworzone partie są uzupełnialne w przypadku gdy istnieją już partie towaru o tych samych parametrach segregacji. Ilości w takich partiach są sumowane. Ponadto, określa się czy miejsca składowania mają być wyróżnialne na liście partii oraz kolejność i sposób ich wyróżniania. Wyróżnialność miejsc składowania oznacza, że na liście partii przy ich doborze oddzielnie będą pokazywane partie z różnych miejsc składowania. Liczebność partii jest w sposób naturalny wyróżnikiem partii i dla liczebności określamy jedynie sposób i kolejność doboru. Określa, czy tworzone partie są uzupełnialne w przypadku gdy istnieją już partie towaru o tych samych parametrach segregacji. Ilości w takich partiach są sumowane. Ponadto, określa się czy miejsca składowania mają być wyróżnialne na liście partii oraz kolejność i sposób ich wyróżniania. Wyróżnialność miejsc składowania oznacza, że na liście partii przy ich doborze oddzielnie będą pokazywane partie z różnych miejsc składowania. Liczebność partii jest w sposób naturalny wyróżnikiem partii i dla liczebności określamy jedynie sposób i kolejność doboru. Rys Rejestr produktów Rejestr towarów magazynowanych można prowadzić na poziomie oddziału. Wszystkie parametry tam zdefiniowane tj. parametry segregacji, partii i sposób doboru partii dotyczą wtedy wszystkich magazynów należących do tego oddziału. W efekcie do każdego INSTRUKCJA Praca Bieżąca 29 SIMPLE.ERP

31 magazynu z takiego rejestru można będzie przyjąć ten sam towar a od decyzji osoby wprowadzającej transakcje bilansu otwarcia lub inny dokument przychodowy zależy wybór magazynu. Rejestr w punkcie sprzedaży Rejestracja produktów w punkcie sprzedaży jest wykazem produktów jakie mogą być w tym punkcie sprzedawane. Rejestr ten pozwala na podział sprzedawanego asortymentu produktów pomiędzy różne punkty sprzedaży. Jeśli punkt sprzedaży nie wymaga rejestracji to wykaz sprzedawanych w nim produktów pobierany jest z najbliższego nad nim punktu obrotu. Może to być obszar obrotu Sprzedaż w oddziale lub sam Oddział i wyżej obszar obrotu Sprzedaż w firmie. Zatem, znowu nie ma konieczności tworzenia oddzielnych rejestrów dla każdego punktu sprzedaży, ale jest taka możliwość. Można wydzielić szczególnie ważny asortyment do sprzedaży w określonym punkcie a całą resztę zarejestrować na poziomie Oddziału lub Firmy. Jakie znaczenie mają parametry segregacji w punkcie sprzedaży? Generalnie służą one wyborowi partii magazynowych wg zadanych cech. Dotyczy to jednak tylko tych parametrów które są w punkcie sprzedaży i w magazynie z którego sprzedajemy dany towar. Pozostałe zaś są cechą dokumentu sprzedaży. Daje to możliwość zapisania dodatkowych cech dla sprzedawanego towaru np. wpisania numeru gwarancji. Rejestr w punkcie zakupu Rejestracja produktów w punkcie zakupu jest wykazem produktów jakie mogą być w tym punkcie przyjmowane do firmy. Rejestr ten pozwala na podział materiałów zakupowych pomiędzy różne punkty zakupu/zaopatrzenia. Jeśli punkt zakupu nie wymaga rejestracji to wykaz materiałów pobierany jest z najbliższego nad nim punktu obrotu. Może to być obszar obrotu Zakupy w oddziale lub sam Oddział i wyżej obszar obrotu Zakupy w firmie. Zatem, znowu nie ma konieczności tworzenia oddzielnych rejestrów dla każdego punktu zakupów, ale jest taka możliwość. Jakie znaczenie mają parametry segregacji w punkcie zakupu? Generalnie służą one nadaniu wartości parametrów segregacji do tworzenia partii magazynowych. Te parametry które nie występują w rejestrze magazynu pozostają zapisane przy dokumencie zakupu/dostawy. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 30 SIMPLE.ERP

32 Daje to możliwość zapisania dodatkowych cech dla kupowanego materiału/towaru np. wpisania klasy jakości, wyników kontroli dostaw i innych danych Cechy dodatkowe i parametry segregacji partii Rozdział ten zawiera opis: Cech dodatkowych dostawców dodatkowe, definiowalne przez użytkownika programu cechy dostawców Służą one do dodatkowego opisu danego dostawcy, Cech dodatkowych odbiorców - dodatkowe, definiowalne przez użytkownika programu cechy odbiorców. Służą one do dodatkowego opisu danego odbiorcy, Cech dodatkowych produktów dodatkowe, definiowalne przez użytkownika programu cechy produktów. Służą one do dodatkowego opisu danego produktu, Parametrów segregacji partii definiowalne przez użytkownika programu cechy poszczególnych partii produktów. Cechy te służą do rozróżnienia różnych partii tego samego produktu. Połączenie to podyktowane jest identycznym zachowaniem się opisywanych obiektów, jak również identyczną ich obsługą. Edycja cech dodatkowych Okno zawiera dwa zasadnicze elementy: listę zdefiniowanych cech umożliwiającą szybką nawigację po zdefiniowanych obiektach oraz dane szczegółowe umożliwiające podgląd i edycję poszczególnych cech. Rys Edycja cech dodatkowych i parametrów segregacji partii INSTRUKCJA Praca Bieżąca 31 SIMPLE.ERP

33 Edycja danych Cechy dodatkowe opisywane są następującymi atrybutami: Cecha identyfikator cechy - unikalny ciąg piętnastu znaków jednoznacznie określający opisywaną cechę. Opis ciąg czterdziestu znaków dodatkowo opisujący daną cechę. Domyślnie wartość domyślna cechy. Typ jeden z trzech typów wartości: Tekst oznacza, że wartością cechy może być dowolny dwudziesto znakowy ciąg znaków. Liczba oznacza, że wartością cechy może być dowolna liczba. Data oznacza, że wartością cechy może być data zgodna z systemowym formatem daty. Zakres jeden z trzech zakresów wartości: Dowolna oznacza, że podczas edycji odbywać będzie się kontrola tylko długości ciągu znaków i typu wartości. Z listy oznacza, że podczas edycji można będzie wybrać tylko wartość z listy. Z przedziału oznacza, że podczas edycji odbywać będzie się dodatkowo kontrola czy wartość mieści się w zadeklarowanym przedziale. Format atrybut ten edytowalny jest tylko dla danych typu tekst i określa format edycji wartości cechy. Lista wartości jest listą dopuszczalnych wartości cechy i możliwa jest jej edycja tylko dla zakresu Z listy. Minimum określa minimalną wartość cechy i jest edytowalna tylko dla zakresu Z przedziału. Maximum - określa maksymalną wartość cechy i jest edytowalna tylko dla zakresu Z przedziału Charakterystyka partiowania i cech partii towarów w różnych punktach obrotu Na wstępie wyjaśnienie dotyczące cech towaru i cech partii. Są to całkowicie odrębne kategorie. Definiowalne cechy towaru bo nich mowa są to dodatkowe atrybuty samego towaru. Jest to jakby dodatkowy opis zapisany w rekordzie opisującym towar, funkcjonalnie odpowiada to nazwie, ciężarowi, itp. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 32 SIMPLE.ERP

34 Cechy partii są to definiowalne cechy partii towaru w magazynie, na dokumencie. Towar o takim samym indeksie może mieć różne cechy partii w różnych magazynach, w pozycjach różnych dokumentów. Dobór partii a metody wyceny zapasów magazynowych Wycena zapasów towarów w magazynach nie ma nic wspólnego z doborem partii towarów wg ich cech. Rodzaj wyceny ma wpływ na sposób wyliczenia kosztu jednostkowego towaru wydawanego z magazynu. Ma on sens jedynie dla partii uzupełnialnych tj. takich które grupują partie o tych samych cechach segregacji a różnych cenach. Jedynie w przypadku metody LOT (Cen partii) cena staje się parametrem segregacji partii co powoduje, że każda inna cena tworzy nową partię. Dobór partii z magazynu wg żądanej kolejności np. FIFO,LIFO (to nie to samo FIFO, LIFO w metodzie wyceny) lub dowolnej innej ustalonej przez kolejność doboru jest odrębnym problemem którego nie należy łączyć z wyceną zapasów w magazynach. Data partii jest tu jednym z parametrów segregacji. Cechy segregacji partii, cechy pozycji dokumentu Cechy segregacji partii są to cechy partii produktu w magazynie. Cechy produktu występujące w innych punktach obrotu niż magazyn należy traktować jako cechy produktu w pozycji dokumentu wystawianego w punkcie obrotu np. stanowiska dostaw, sprzedaży, itp. Przykładowo wystąpienie cechy produktu tylko w punkcie dostaw oznacza zapisanie jego cechy w dokumencie dostawy i tylko tu. Gdy ta cecha występuje jednocześnie w magazynie do którego przyjmujemy dany towar to jest również zapisywana jako cecha partii tego towaru w magazynie. Reasumując cechy segregacji produktu mogą być cechami segregacji partii tego produktu w magazynach lub dodatkowymi cechami tego produktu w pozycji dokumentu. Atrybuty cech segregacji partii towaru lub pozycji dokumentu Czy występuje - oznacza, że w danym punkcie obrotu ma być uwzględniony. Czy wyróżnialny dla partii magazynowych oznacza, że partie będą prezentowane bądź automatycznie wybierane wg tych parametrów. Parametry nie wyróżnialne w przypadku magazynu muszą być wprowadzone ale maja charakter dodatkowego opisu typu memo i nie są uwzględniane przy doborze czy podpowiedzi. We wszystkich pozostałych punktach obrotu atrybut Czy wyróżnialny należy traktować jako obligatoryjność wprowadzenia wartości ( tu jest zmiana w stosunku do dotychczasowego podejścia). INSTRUKCJA Praca Bieżąca 33 SIMPLE.ERP

35 Interpretacja w dokumentach przychodowych We wszystkich dokumentach przychodowych w których występuje złożenie 2 punktów obrotu np. punktu dostaw i magazynu operator powinien być przymuszony do wprowadzenia parametrów będących sumą parametrów z tych punktów. Wartości wszystkich parametrów punktu obrotu magazyn muszą być wprowadzone niezależnie od ich wyróżnialności. Wartości parametrów z punktu dostaw mogą być wprowadzone wszystkie ale muszą tylko obligatoryjne. Wartości parametrów punktu dostaw pozostają przy dokumencie, wartości parametrów magazynowych zapisywane są przy utworzonej partii ( jeśli były takie same a partie uzupełnialne to procedura Dodaj to partii traktuje je jako wartości do wyszukania odpowiedniej partii ) W przypadku dokumentów magazynowych w których mamy do czynienia tylko z jednym punktem obrotu jakim jest magazyn występują oczywiście tylko parametry partii w magazynie Interpretacja w dokumentach rozchodowych W dokumentach rozchodowych problem jest dużo bardziej złożony. Mamy zestaw parametrów segregacji magazynu rozchodowego oraz parametry pozycji dokumentu w punkcie sprzedaży. Na partie towaru magazynie patrzymy przez filtr jakim są parametry w punkcie sprzedaży. Jeśli w punkcie sprzedaży brak jest parametrów to: Oznacza, że nie interesują nas parametry partii i wybór partii towaru może się odbywać automatycznie. Pozostałe nie są istotne z punktu widzenia doboru. Co z wyborem partii z podpowiedzi? jeśli z podpowiedzi została wybrana partia to jej ID zapisuje się w pozycji dokumentu a do dokumentu wpisujemy informacyjnie wartości parametrów wyróżnialnych. Jeśli w punkcie sprzedaży są parametry to: Wybór partii towaru przez podpowiedź zawsze przepisuje ID partii i przenosi informacyjnie parametry występujące jednocześnie w punkcie sprzedaży (być może i w magazynie). Podpowiedź partii pokazuje partie o cechach które występują jednocześnie w punkcie sprzedaży i magazynie i parametry w magazynie są wyróżnialne. Te parametry które nie są parametrami w magazynie pozostają jedynie w pozycji dokumentu a obowiązek ich wprowadzenia zależy od atrybuty obligatoryjności. Przy wyborze automatycznym tj. takim w którym nie korzystamy z podpowiedzi partii: parametry jednocześnie występujące w punkcie sprzedaży i magazynie i są wyróżnialne w INSTRUKCJA Praca Bieżąca 34 SIMPLE.ERP

36 punkcie sprzedaży muszą zostać wprowadzone i służą do wyboru automatycznego. Jeśli zaś parametry w punkcie sprzedaży są zdefiniowane ale nie wyróżnialne, określono im tylko kolejność doboru to dobieramy partie w kolejności tego doboru Przykład dość typowy- przyjmujemy do magazynu towar w jakiejś kolejności a zdejmujemy w innej. Kolejność doboru przy magazynie ma wtedy sens gdy bezpośrednio z tego magazynu zdejmujemy a nie poprzez np. punkt sprzedaży. W magazynie zdefiniowano następujące parametry: DATA Wyróżnialny, Kolejność doboru: 1 KOLOR Wyróżnialny, Kolejność doboru: 2 W punkcie sprzedaży zdefiniowano te same parametry: DATA - Nie wyróżnialny, Kolejność doboru: 2 KOLOR Nie wyróżnialny, Kolejność doboru: 1 Na fakturze chcemy podawać tylko ID towaru a partie maja schodzić w kolejności: KOLOR, DATA Opisana wcześniej reguła pozwoli na zaaranżowanie takiego działania Kod kreskowy jako parametr segregacji partii magazynowych Wartość kodu kreskowego może służyć w systemie jako kryterium rozróżniania partii magazynowych. W akcji SIMPLE.ERP Obrót towarowy Produkty-rejestracja wśród cech partii występuje edytowalny parametr Wykorzystuje EAN określający, czy wartość kodu kreskowego jest parametrem segregacji partii. Jeśli jest, w magazynie będą występowały partie magazynowe zawierające te same produkty, z których każda będzie zawierała produkty o innym kodzie kreskowym. Konsekwencją tego jest sposób dysponowania pozycji w przypadku dokumentów wydania zewnętrznego i dokumentów sprzedaży. Jeśli parametr Wykorzystuje EAN dla danego produktu jest ustawiony, to w trakcie edycji powyższych dokumentów po odszukaniu danego produktu wyszukiwana jest także partia magazynowa związana z podanym kodem paskowym. Jest ona przenoszona do pozycji dokumentu i ewentualna dyspozycja dotyczy tej konkretnej partii Kontrahenci dostawcy Wyodrębnionym w systemie kontrahentem dostarczającym firmie określone produkty jest Dostawca. Opisany jest w systemie przez cechy niezbędne do realizacji funkcji systemu. Ponieważ, obiektów tych może być w systemie bardzo dużo stworzono mechanizmy ułatwiające operowanie nimi. Najważniejszym z nich jest klasyfikator dostawców INSTRUKCJA Praca Bieżąca 35 SIMPLE.ERP

37 pozwalający na grupowane dostawców wg drzewiastej struktury cech. Podobnie jak obiekty informatyczne mogą mieć cechy podlegające dziedziczeniu dynamicznemu bądź statycznemu. Klasyfikator daje duże możliwości grupowania dostawców ułatwiając wyszukiwanie ich w bazie ale również nadawanie cech dotyczących całej grupy. Cechy klasy dostawców Cechy dowolnej klasy dostawców zostały pogrupowane w zakładki. Wyodrębniono następujące zakładki: Dane podstawowe - zawierające dane identyfikacyjne klasy oraz pewne atrybuty podlegające przenoszeniu w dół aż do konkretnego dostawcy np. identyfikator branżysty, sposób przechowywania historii obrotów itp. Parametry dostawy - zawierające atrybuty związane z dostawą towaru od danego dostawcy takie jak: warunki płatności, metodę dostawy, minimalną wielkość zamówienia itp. Cechy definiowalne zawierające listę zdefiniowanych przez użytkownika cech dostawców i parametry dziedziczenia ich w podklasach. Cechy definiowalne dostawców Na dowolnym poziomie klasyfikatora lub inaczej w dowolnej klasie dostawców można określić dowolny zestaw dodatkowych cech charakteryzujących tą klasę. Ich repertuar definiowany jest w obiekcie Cechy dodatkowe dostawców. Cechy te pozwalają na doprecyzowanie opisu dostawcy wg potrzeb użytkownika. Zdefiniowane cechy ma poziomie klasy mogą być dziedziczone przez podklasy a wartości modyfikowalne bądź nie w opisie dostawcy należącym do tej klasy. A zatem zestaw cech definiowany jest na poziomie klasy a wartości definiowane są w edycji danych dostawcy. Cechy dostawców Na najniższym poziomie drzewa klasyfikacyjnego są dostawcy. Cechy dostawców pogrupowane zostały w następujące zakładki: Dane podstawowe opisujące główne cechy dostawcy takie jak: identyfikator skrócony, nazwę, bank, NIP, atrybut VAT, identyfikator płatnika i inne. Cechą wymagającą wyjaśnienia jest identyfikator odbiorcy. Wymagany jest on wtedy gdy dostawca jest jednocześnie naszym odbiorcą. Adresy zakładka zawiera listę adresów używanych przez dostawcę i szczegóły każdego z nich. Konieczne jest wybranie tu 3 istotnych z punktu widzenia funkcjonalności systemu atrybutów adresów: Podstawowy, Zakupu, Odbioru. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 36 SIMPLE.ERP

38 Atrybuty te mogą być przypisane do jednego adresu, bądź mogą być to 3 różne adresy. Lista używanych przez dostawcę adresów nie jest ograniczona. Dane adresowe opisują dane adresu podstawowego i informacje o kontakcie osobowym z dostawca. Parametry dostawy opisują dane istotne dla dostawy towaru, metodę dostawy, walutę, typ kredytu handlowego, opusty itp. Cechy definiowalne w tym miejscu wprowadzane są wartości danych zdefiniowanych w klasie do której należy dany dostawca. Jeśli cecha ma atrybut cechy wspólnej wartość tej cechy jest niezmienialna. Inne dane w tym miejscu wyświetlane są dane o osobie wprowadzającej, dacie wprowadzenia i zmiany. Wprowadzane zaś o certyfikacji, sposobie przechowywania historii danych oraz parametry osoby wyznaczonej przez dostawcę jako użytkownika zdalnego naszego systemu Kontrahenci odbiorcy Wyodrębnionym w systemie kontrahentem kupującym z firmy określone produkty jest Odbiorca. Opisany jest w systemie przez cechy niezbędne do realizacji funkcji systemu. Ponieważ, obiektów tych może być w systemie bardzo dużo stworzono mechanizmy ułatwiające operowanie nimi. Najważniejszym z nich jest klasyfikator odbiorców pozwalający na grupowane ich wg drzewiastej struktury cech. Podobnie jak obiekty informatyczne mogą mieć cechy podlegające dziedziczeniu dynamicznemu bądź statycznemu. Klasyfikator daje duże możliwości grupowania odbiorców ułatwiając wyszukiwanie ich w bazie ale również nadawanie cech dotyczących całej grupy. Cechy klasy odbiorców Cechy dowolnej klasy odbiorców zostały pogrupowane w zakładki. Wyodrębniono następujące zakładki: Dane podstawowe - zawierające dane identyfikacyjne klasy oraz pewne atrybuty podlegające przenoszeniu w dół aż do konkretnego odbiorcy np. identyfikator sprzedawcy, sposób przechowywania historii obrotów itp. Parametry sprzedaży - zawierające atrybuty związane z dostawą towaru do danego odbiorcy takie jak: warunki płatności, metodę dostawy, rodzaj stosowanego cennika, waluta, opust, typ kredytu handlowego. Parametry sprzedaży - zawierające atrybuty związane z dostawą towaru do danego odbiorcy takie jak: warunki płatności, metodę dostawy, rodzaj stosowanego cennika, waluta, opust, typ kredytu handlowego. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 37 SIMPLE.ERP

39 Cechy definiowalne zawierające listę zdefiniowanych przez użytkownika cech odbiorców i parametry dziedziczenia ich w podklasach. Cechy definiowalne odbiorców Na dowolnym poziomie klasyfikatora lub inaczej w dowolnej klasie odbiorców można określić dowolny zestaw dodatkowych cech charakteryzujących tą klasę. Ich repertuar definiowany jest w obiekcie Cechy dodatkowe odbiorców. Cechy te pozwalają na doprecyzowanie opisu odbiorcy wg potrzeb użytkownika. Zdefiniowane cechy ma poziomie klasy mogą być dziedziczone przez podklasy a wartości modyfikowalne bądź nie w opisie odbiorcy należącym do tej klasy. A zatem zestaw cech definiowany jest na poziomie klasy a wartości definiowane są w edycji danych odbiorcy.. Cechy odbiorców Na najniższym poziomie drzewa klasyfikacyjnego są odbiorcy. Cechy odbiorców pogrupowane zostały w następujące zakładki: Dane podstawowe opisujące główne cechy odbiorcy takie jak: identyfikator skrócony, nazwę, bank, NIP, identyfikator płatnika i inne. Cechą wymagającą wyjaśnienia jest identyfikator dostawcy. Wymagany jest on wtedy gdy odbiorca jest jednocześnie naszym dostawcą. Adresy zakładka zawiera listę adresów używanych przez odbiorcę i szczegóły każdego z nich. Konieczne jest wybranie tu 3 istotnych z punktu widzenia funkcjonalności systemu atrybutów adresów: Podstawowy, Faktury, Wysyłki. Atrybuty te mogą być przypisane do jednego adresu, bądź mogą być to 3 różne adresy. Lista używanych przez odbiorcę adresów nie jest ograniczona. Dane adresowe opisują dane adresu podstawowego i informacje o kontakcie osobowym z odbiorcą. Parametry sprzedaży opisują dane istotne dla dostawy towaru, metodę dostawy, walutę, typ kredytu handlowego, opusty itp. Cechy definiowalne w tym miejscu wprowadzane są wartości danych zdefiniowanych w klasie do której należy dany odbiorca. Jeśli cecha ma atrybut cechy wspólnej wartość tej cechy jest niezmienialna. Inne dane w tym miejscu wyświetlane są dane o osobie wprowadzającej, dacie wprowadzenia i zmiany. Wprowadzane zaś o sposobie przechowywania historii danych oraz parametry osoby wyznaczonej przez odbiorcę jako użytkownika zdalnego naszego systemu. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 38 SIMPLE.ERP

40 2.9. Kontrahenci banki Kontrahentem pośredniczącym w rozrachunkach pieniężnych pomiędzy firmą a dostawcami oraz odbiorcami są banki. W bankach podmioty gospodarcze mają swoje konta pieniężne. Firma wysyła do realizacji swoje przelewy bankowe, otrzymuje jako potwierdzenie operacji finansowych wyciągi bankowe. Z punktu widzenia dostępnych w obecnej wersji systemu funkcji banki w systemie opisane są atrybutami identyfikacyjnymi i adresowymi. Edycja danych opisujących banki realizowana w oknie przedstawionym niżej. Rys Edycja banków Struktura organizacyjna Struktura organizacyjna jest obiektem opisującym sposób zorganizowania firmy. Na firmę możemy patrzeć w przekroju organizacyjnym i funkcjonalnym. Rys Okno edycji Struktury organizacyjnej firmy INSTRUKCJA Praca Bieżąca 39 SIMPLE.ERP

41 W przekroju organizacyjnym widzimy jej strukturę w podziale na oddziały i inne komórki. Oddział jest komórką, której przypisano w systemie specjalną rolę. Może on być rozproszony tj. być oddziałem zamiejscowym z wydzieloną bazą danych. Może mieć własne obszary obrotu, można w nim rejestrować produkty widoczne we wszystkich punktach obrotu oddziału. Oddział jest jednym z punktów obrotu w firmie. Każda komórka ma swój adres i kierownika oraz należy do jednego oddziału. W przekroju funkcjonalnym patrzymy na firmę w aspekcie jej obszarów działalności. W przekroju funkcjonalnym patrzymy na firmę w aspekcie jej obszarów działalności. W systemie został predefiniowany wykaz możliwych do wyboru obszarów obrotu odpowiadających obszarom działalności typowym dla firm zajmujących się obrotem towarowym. Ze zdefiniowanym obszarem obrotu wiąże się określona funkcjonalność systemu. Nowy obszar obrotu będzie wnosił do systemu nowe jego cechy. W omawianym przekroju na poziomie niektórych obszarów obrotu wydzielone zostały klasy miejsc/stanowisk. W obszarze obrotu Magazyny mamy miejsca obrotu zwane magazynami. W obszarze Sprzedaż takimi miejscami są stanowiska sprzedaży. W obszarze Zakupy stanowiska dostaw. Każde z tych miejsc jest punktem obrotu. Warto tu przypomnieć, że dla punktu obrotu możemy tworzyć rejestr produktów. Rys Obszary obrotu w firmie lub oddziale Cechy dodatkowe obiektów W obiektach takich jak: Produkty, Dostawcy, Odbiorcy użytkownik ma możliwość rozszerzenia ich opisu poprzez dodanie cech przez siebie zdefiniowanych. Każda z cech ma swój identyfikator i nazwę pozwalające na jej identyfikacje i przyporządkowanie obiektowi. Charakteryzuje się następującymi atrybutami: wartością domyślną cechy, typem, INSTRUKCJA Praca Bieżąca 40 SIMPLE.ERP

42 zakresem, formatem, ograniczeniami wartości cechy w przypadku zakresu z listy lub przedziału wartości. Cecha może być zatem: tekstem swobodnym, liczbą lub datą. Może nie mieć ograniczeń wartości, mieć określony zakres wartości lub przyjmować wartość z zadanego zbioru ( listy dopuszczalnych wartości). Specjalna cechą przypisywaną produktom są cechy segregacji partii. Sposób ich definiowania jest identyczny jak cech dodatkowych lecz ich znaczenie jest zupełnie inne. Tak jak cecha dodatkowa otrzymuje wartość w definicji produktu, tak cecha segregacji dopiero w momencie przyjęcia produktu do magazynu. Cechy segregacji wyróżniają bowiem partie przyjmowanego produktu (towaru). Te same wartości cech segregacji określają tę samą partię. Tylko od jej parametru uzupełnialności zależy to czy dostarczona partia produktu zostanie połączona z już istniejącą a opisaną tymi samymi parametrami segregacji partią. Cechy dodatkowe produktów Jest to lista dodatkowych zdefiniowanych przez użytkownika cech, które mogą być przypisane produktowi. Zdefiniowana lista cech jest zbiorem, z którego użytkownik korzysta definiując produkt. Cechy dodatkowe dostawców Jest to lista dodatkowych zdefiniowanych przez użytkownika cech, które mogą być przypisane dostawcy. Zdefiniowana lista cech jest zbiorem, z którego użytkownik korzysta opisując dostawcę. Rys Edycja cech dodatkowych dostawców INSTRUKCJA Praca Bieżąca 41 SIMPLE.ERP

43 Cechy dodatkowe odbiorców Jest to lista dodatkowych zdefiniowanych przez użytkownika cech, które mogą być przypisane odbiorcy Zdefiniowana lista cech jest zbiorem z którego użytkownik korzysta opisując odbiorcę. Rys Edycja cech dodatkowych odbiorców Cechy segregacji partii Jest to lista zdefiniowanych przez użytkownika cech, które mogą być parametrami segregacji partii produktów. Zdefiniowana lista cech jest zbiorem z którego użytkownik korzysta definiując parametry segregujące partie produktów w magazynie. Rys Edycja cech segregacji partii produktów INSTRUKCJA Praca Bieżąca 42 SIMPLE.ERP

44 2.12. Metody dostaw produktów i warunki płatności Z własnym odbiorem produktów od dostawcy, bądź z dostarczaniem naszych produktów odbiorcom wiąże się wiele zagadnień. Kto jest dostawcą transportu - nasza firma czy firma transportowa. Jaki jest koszt transportu i jego ubezpieczenia? Od czego zależy koszt transportu i ubezpieczenia. Te i inne atrybuty związane z dostarczaniem produktów zebrane zostały w obiekcie Katalog metod dostawy produktów. Strona finansowa zakupu i sprzedaży definiowana jest w obiekcie Warunki płatności Katalog metod dostaw Zestaw metod dostarczania produktów opisujących dostawcę transportu i jego koszty. Metoda dostawy identyfikowana jest przez 15 znakowy identyfikator i nazwę. Może mieć określony identyfikator dostawcy transportu, jeśli jest to zewnętrzna firma transportowa. Firma ta musi być zdefiniowana jako Dostawca.Dostawca. Metoda dostawy zawiera również znakowy opis opakowania oraz flagi określające czy z metodą dostawy wiąże się opłata transportowa i ubezpieczeniowa a także ma przypisany sposób realizacji umowy (sposób ten może być wykorzystany podczas realizacji umowy z dostawcą). Metoda dostawy zawiera również znakowy opis opakowania oraz flagi określające czy z metodą dostawy wiąże się opłata transportowa i ubezpieczeniowa a także ma przypisany sposób realizacji umowy (sposób ten może być wykorzystany podczas realizacji umowy z dostawcą). Dodatkowo można określić czy opłata transportowa podlega opustowi. Koszt transportu może być wyrażony wagowo lub wartościowo. Oznacza to, że przedziały dla których podaje się koszty określa się jako wagę lub jako wartość dostawy. Koszt ubezpieczenia zawsze zależy do wartości dostawy. Koszty wyrażone są w walucie podanej w definicji metody dostawy. Wagę dostawy określa się w domyślnej jednostce masy zdefiniowanej w parametrach firmy. Metoda dostawy określana jest w typie dokumentu sprzedaży i jest wtedy domyślną metodą dostawy. W edycji dokumentu może być zmieniona ( wybrana inna ), wtedy naczytywane są do dokumentu parametry tej metody. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 43 SIMPLE.ERP

45 Rys Edycja metod dostawy. Warunki płatności Zestaw warunków płatności w dokumentach zakupu/sprzedaży Warunki płatności mają swój identyfikator. Podstawowym wyróżnikiem danego rodzaju warunku płatności jest kwalifikator rozróżniający Zakup i Sprzedaż. Dla każdego warunku płatności można określić procentowy rabat jaki dostajemy lub udzielamy za typ warunku płatności. Przykładowo dla płatności gotówkowej można określić domyślny procentowy rabat. Dla każdego warunku płatności określa się sposób zapłaty. Sposób ten nie musi być jednorodny. Oznacza to, że część zapłaty może być realizowana gotówkowo, część np. przelewem. Dodatkowo dla każdego sposobu zapłaty określa się typ płatności a dla typu Ilość' dodatkową liczbę dni na zrealizowanie zapłaty. Rys Edycja warunków płatności Warunki płatności służą do określenia sposobów regulowania zobowiązań i należności finansowych. Warunki płatności mogą się różnić sposobem zapłaty, typem, może być do nich przypisany rabat (określony stawką procentową). Przypisywane są one do typów dokumentów i przenoszone są na konkretne transakcje, przy czym w każdej transakcji INSTRUKCJA Praca Bieżąca 44 SIMPLE.ERP

46 użytkownik może zmienić domyślne ustawienie na dowolne inne. Należy pamiętać, że jeśli kontrahent ma zdefiniowane specyficzne dla niego warunki płatności, to mają one wyższy priorytet niż te przypisane do typu dokumentu. Przykładowo: jeśli dokument typu FZ faktura zakupowa ma zdefiniowaną domyślną płatność przelewem w ciągu 14 dni, to standardowo taki sposób płatności zostanie przeniesiony do nagłówka faktury. Ale gdy dany zakup będzie realizowany od dostawcy mającego przypisaną płatność przelewem w ciągu 40 dni to właśnie te zasady płatności będą obowiązywały w tym dokumencie zakupu. Na podstawie warunków płatności są wyliczane terminy płatności w dokumentach obrotu z kontrahentami. Każdą płatność można dodatkowo opisać w polu Nazwa sposobu zapłaty. Opis ten przenosi się na dokument (w przypadku sprzedaży), gdzie podlega również edycji Stany towarów Stany towarów w systemie naliczane są w punktach obrotu oraz w zdefiniowanych przez użytkownika zbiorczych punktach ewidencji stanów towarów ( stany wirtualne). W punktach zbiorczych agregowane są stany towarów z wielu punktów elementarnych oraz innych punktów zbiorczych. Obroty w punktach elementarnych mogą wchodzić do określonych punktów zbiorczych z zadanymi przez użytkownika wagami (pole mnożnik), które mogą być dodatnie lub ujemne. Każdy punkt elementarny może być składnikiem wielu punktów zbiorczych, czyli może występować na drzewie punktów obrotu w wielu miejscach. Zastosowana technika rejestracji stanów pozwala na bardzo elastyczne badanie stanów w różnych punktach obrotu i różnych funkcjach systemu. Tworząc stany wirtualne określamy jakie stany elementarne brane są pod uwagę. Przykładowo określamy czy bilansując złożone zamówienia odbiorców bierzemy pod uwagę stany magazynowe plus stany zamówionych u dostawców produktów, czy również uwzględniamy stany z otrzymanych ofert dostawców. Stany te oczywiście umieszczane są na osi czasu i w każdej chwili można zobaczyć ten stan w postaci wydruku lub wykresu graficznego. Edycja stanów towarów Stany towarów można definiować poprzez arytmetykę stanów elementarnych ( suma, różnica ). Stany te są rodzajem stanów wirtualnych ale mogą być używane do bilansowania stanów, wykonania wykresów. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 45 SIMPLE.ERP

47 Rys. Błąd! W dokumencie nie ma tekstu o podanym stylu..25 Definiowanie stanów towarów Prezentacja stanów towarów Wykres stanów zdefiniowanych w systemie dla wybranego towaru. System pokazuje wszystkie stany tego towaru. W poniższym oknie pokazane są 2 stany, pierwszy z nich jest stanem elementarnym, drugi wirtualnym zdefiniowanym przez użytkownika ( QOH). Rys. Błąd! W dokumencie nie ma tekstu o podanym stylu..26 Wykres stanów towaru Obiekty uzupełniające Wiele obiektów i ich funkcji wykorzystywanych jest w innych obiektach i trudno je jednoznacznie przypisać do któregoś z nich. Zebrano je w grupie obiektów uzupełniających. Wspólne ich cechy pozwalają na ich zgrupowanie w następujący sposób: Obiekty związane z wielowalutowością, Obiekty związane z adresowaniem miejsca innych obiektów, Obiekty związane z określeniem cen produktów i opustów dla klientów, Obiekty związane z określeniem jednostek miar, Obiekty związane z okresami rozliczeniowymi. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 46 SIMPLE.ERP

48 Wielowalutowość Cecha systemu pozwalająca na stosowanie obcych walut i przeliczania ich kursów. Realizacja wielowalutowości w systemie wymaga zdefiniowania następujących obiektów: waluty, typy kursów, źródła kursów, tabele kursowe. Waluty Waluta w systemie identyfikowana jest poprzez swój 3 znakowy symbol alfanumeryczny i opcjonalnie symbol numeryczny. Symbol znakowy powinien odpowiadać symbolom walut określonym w odnośnym Zarządzeniu Prezesa NBP. Każda waluta opisana jest dodatkowo przez nazwę, nominał jakim się będziemy posługiwać, nazwą jednostek na jaką się dzieli ( grosze) i precyzją tych jednostek. Kurs waluty w stosunki do innych podawany będzie w odniesieniu do zdefiniowanego dla niej nominału. Rys Edycja walut Typy kursów Typ kursu jest katalogiem stosowanych typów kursu w tabelach kursowych. Przykładowo może to być Kurs średni dzienny, tygodniowy, itp. Jest jedną z cech tabeli kursowej i umożliwia pobranie kursu waluty. Rys Edycja typów kursów walut Źródła kursów Źródło kursu jest cechą pochodzenia kursu, zwykle jest to kurs konkretnego banku. Jest jedną z cech umożliwiająca pobranie kursu waluty z tabeli kursów. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 47 SIMPLE.ERP

49 Rys Edycja źródeł kursów walut Tabele kursowe Tabele kursowe zawierają kursy walut określonego typu i z określonego źródła. Przykładową tabelą jest Tabela kursów średnich NBP. Każda tabela ma w systemie swój znakowy identyfikator, datę i czas ogłoszenia oraz czas obowiązywania. Tabeli można przypisać atrybut modyfikowalności i jej tolerancję. Flaga modyfikowalności jeśli jest zaznaczona, oznacza możliwość edycji kursu waluty pobranego z tabeli. Granice modyfikowalności określone są procentowo w polu Tolerancja. Data końcowa obowiązywania tabeli może pozostać pusta ( ) co oznacza, że tabela jest bezterminowa. Gdy dla danego typu i źródła kursu w określonym dniu, obowiązuje więcej niż jedna tabela wybierana jest ta która najpóźniej została ogłoszona. Każda tabela ma w systemie swój znakowy identyfikator, datę i czas ogłoszenia oraz czas obowiązywania. Tabeli można przypisać atrybut modyfikowalności i jej tolerancję. Flaga modyfikowalności jeśli jest zaznaczona, oznacza możliwość edycji kursu waluty pobranego z tabeli. Granice modyfikowalności określone są procentowo w polu Tolerancja. Data końcowa obowiązywania tabeli może pozostać pusta ( ) co oznacza, że tabela jest bezterminowa. Gdy dla danego typu i źródła kursu w określonym dniu, obowiązuje więcej niż jedna tabela wybierana jest ta która najpóźniej została ogłoszona. Rys Edycja tabel kursowych Obiekty adresowe Obiekty niezbędne do zbudowania adresów firmy, dostawców, odbiorców, punktów obrotu, itp. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 48 SIMPLE.ERP

50 W celu jednoznacznego budowania adresów zdefiniowano następujące obiekty: kraje, województwa, regiony. W przyszłości wprowadzone zostaną powiaty i gminy. Wybór takiego obiektu z listy wcześniej zbudowanej wyeliminuje niejednoznaczności w adresowaniu wynikające ze skrótów i wielkości liter. Kraje Kraj w systemie identyfikowany jest przez 15 znakowy identyfikator oraz nazwę. Dodatkowo dla każdego kraju należy podać kod jego waluty narodowej oraz obowiązujący język urzędowy. Kod waluty posłuży do podpowiedzi waluty dla dokumentów wystawianych odbiorcom z danego kraju, język zaś na wybór wersji językowej dokumentu. W związku z wprowadzeniem waluty EURO dla krajów Europejskiej Unii Monetarnej i Walutowej dla kraju będącego jej członkiem należy ustawić parametr Kraj EURO? Parametr ten będzie miał wpływ na sposób przeliczania kursów walutowych oraz postać dokumentów sprzedaży do tych krajów. Rys Edycja krajów Regiony Regiony identyfikowane są w systemie przez identyfikator i nazwę. Pozwalają na dowolny podział rynku zbytu produktów na regiony niezależne od kraju, województwa, powiatu czy gminy. Odbiorcy naszych produktów przypisuje się region w jakim się znajduje. Dana ta pozwoli na analizę sprzedaży w zdefiniowanym regionie a w przyszłości na zautomatyzowanie prowizyjnego systemu sprzedaży. Rys Edycja regionów INSTRUKCJA Praca Bieżąca 49 SIMPLE.ERP

51 Województwa Definicja województw na jakie jest podzielony kraj, pozwala na jednoznaczne określenie tego elementu adresu i uzyskiwanie zbiorczych danych np. dotyczących obrotów z kontrahentami w zadanym województwie. Rys Lista województw Ceny i opusty Ceny i opusty decydują o wynikowej cenie sprzedaży. W systemie przyjęto następującą regułę dotycząca wyznaczania ceny sprzedaży produktów: Ceny są atrybutem produktu, Opusty są atrybutem odbiorcy/klienta, Dopuszczalny jest opust za formę płatności. W związku z powyższym ceny definiuje się dla produktów. Cena może podlegać rabatowaniu. Czas obowiązywania ceny produktu spowodował pogrupowanie ich w rodzaje cen. Rodzaj ceny jest specyficznym rodzajem cennika np. cennik promocyjny, edukacyjny, standardowy, itp. Rodzaj ceny ma swój identyfikator, nazwę i czas obowiązywania. Ceny w ramach rodzaju można definiować przechodząc z edycji danego produktu do akcji Ceny produktu i wtedy można zbudować całą ich strukturę. W definicji rodzajów cen można natomiast przypisać danemu rodzajowi ceny klasy produktów lub konkretne produkty. Przypisanie to może być również dokonane w edycji produktów. W przypadku gdy dla produktu obowiązuje kilka rodzajów cen wybierana jest ta która najpóźniej zaczyna obowiązywać lub ta którą explicite wskazano w dokumencie sprzedaży. Cena produktu lub klasy produktów może być zdefiniowana zależnie od waluty, jednostki miary, ilości produktu w tej jednostce miary. Może być wyrażona kwotowo lub być wyliczana formułą obliczeniową TCL. Ma określoną precyzje i sposób zaokrąglania. Ponadto, dla każdej ceny określony jest maksymalny procent rabatu jaki może być udzielony. Rodzaj ceny i jej charakterystyka może być zdefiniowana na dowolnym poziomie drzewa klasyfikacyjnego. Możliwe jest przyjęcie rozwiązania w którym na najwyższym poziomie drzewa INSTRUKCJA Praca Bieżąca 50 SIMPLE.ERP

52 klasyfikacyjnego ( dla wszystkich produktów) zdefiniowana jest cena jako cena sprzedaży określona w produkcie. Eliminuje to konieczność budowy cennika, jeśli nie jest to wymagane. Rys Edycja rodzajów cen Rys Definiowanie cen produktów Opusty definiowane są dla klientów/odbiorców. Można je definiować z podpowiedzi opustów w oknie edycji odbiorcy lub z menu systemu przez wykonanie akcji Opusty odbiorców. Opust ma swój identyfikator i nazwę, definiowany jest w określonej walucie, zależy od wartości sprzedaży. Może być określony procentowo, kwotowo bądź poprzez formułę obliczeniową TCL. Rys Definiowanie opustów INSTRUKCJA Praca Bieżąca 51 SIMPLE.ERP

53 Na zakładce Parametry sprzedaży wybranemu odbiorcy ( to samo dotyczy klasy) określa się rodzaj opustu oraz domyślny rodzaj ceny jaki ma być dla niego zastosowany. Warunkiem zastosowania tego rodzaju ceny jest istnienie tej ceny dla produktu. Przykładowo jeśli odbiorca ma zdefiniowany rodzaj ceny Edukacyjna to dla wszystkich produktów dla których przewidziano ceny edukacyjne zostaną one zastosowana. Rys Zakładka parametry sprzedaży Dodatkowym opustem stosowanym w systemie i mającym naturalnie wpływ na ostateczna cenę sprzedaży jest opust za termin płatności. Opust ten definiowany jest w warunkach płatności jako procent opustu. Jednostki miary Wykaz jednostek miar używanych w systemie. Jednostki miary w systemie podzielone są na typy. Typ jednostki miary grupuje jednostki o stałych wewnętrznych przelicznikach niezależnych od obiektu, który ich używa. Jednostki masy mają bowiem miedzy sobą stałe przeliczniki, podobnie jednostki objętości, liczebności, mocy, itp. Przeliczniki pomiędzy jednostkami różnych typów zależą od medium które mierzą. Dlatego przelicznik pomiędzy kg a litrem definiuje się w obiekcie którego one dotyczą np. towarze. Przeliczniki jednostek w ramach typu zawsze odnoszą się do wyróżnionej jednostki zwanej jednostka bazową. Zmiana jednostki bazowej automatycznie przelicza przeliczniki na nową jednostkę bazową. Wszystkie pozostałe jednostki mają zdefiniowany przelicznik na jednostkę bazową. Zmiana jednostki bazowej powoduje automatyczną zmianę wartości przeliczników. Przelicznik jest zawsze mnożnikiem tj. ilość danej jednostki razy przelicznik daje w wyniku ilość w jednostce bazowej. Maksymalna precyzja, z jaką przechowywane są w systemie przeliczniki wynosi 8 cyfr. Oznacza to, że zmiana jednostki bazowej może spowodować niedokładności przy określaniu przeliczników. Przykładowo, jeżeli jednostką bazową jest sztuka, a inną jednostką jest 3-pak równy trzem sztukom, to zmiana jednostki bazowej spowoduje, że przelicznik ze sztuki na 3-pak będzie równy 0, INSTRUKCJA Praca Bieżąca 52 SIMPLE.ERP

54 Rys Edycja typów i jednostek miary w typach Lata obrotowe Definicja roku obrotowego/rozliczeniowego niekoniecznie pokrywającego się z kalendarzowym. Rok obrotowy w systemie definiowany jest przez identyfikator, nr roku, daty początku i końca oraz okresy rozliczeniowe. Standardowo dodawane są 2 okresy rozliczeniowe: początkowy bilans otwarcia BO, końcowy bilans zamknięcia BZ. System automatycznie dla nowego roku obrotowego inicjuje okresy rozliczeniowe. Status okresu zmieniany jest w funkcji zamykanie okresów. Rok obrotowy nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym. Identyfikator okresu rozliczeniowego zapisywany jest w dokumentach, rejestrach VAT, itp. Tylko okres aktywny może być użyty. Rys Edycja lat obrotowych INSTRUKCJA Praca Bieżąca 53 SIMPLE.ERP

55 Parametry obrotu towarowego Parametry obrotu towarowego określają sposób zachowania się systemu. Produkty w systemie mogą widziane w różnych kategoriach obrotu. Pudełko tekturowe może być produktem podstawowym lub opakowaniem. W zależności od tego może być inaczej interpretowany w różnych funkcjach systemu, np. inaczej dekretowany. Kategoria obrotu może być widziana w wybranych obszarach obrotu. Rys Edycja kategorii obrotów w obszarach Dla poszczególnych obszarów obrotu określa się czy mają być dla nich naliczane stany oraz czy ma być tworzony dla tych obszarów rejestr produktów. Rys Wybór obszarów do naliczania stanów i tworzenia rejestrów INSTRUKCJA Praca Bieżąca 54 SIMPLE.ERP

56 3. Kalkulacja cen nabycia Opis działania kalkulacji cen nabycia W dokumencie dostawy dostępna jest opcja kalkulacji cen nabycia. Umożliwia ona wprowadzenie do kosztu nabycia towaru dodatkowych kosztów, na przykład kosztu transportu, ubezpieczenia, opłat celnych. Źródłem tych dodatkowych kosztów mogą być dokumenty SAD zawierające opłaty celne, podatek importowy, akcyzę, czy inne opłaty manipulacyjne oraz dokumenty zakupu zawierające wartość transportu, ubezpieczenia i inne pozycje kosztowe zwiększające cenę nabycia towarów. Kalkulacja ta może być wywołana przyciskiem z poziomu edycji dokumentu dostawy lub jego korekty. Podczas inicjowania danych do kalkulacji otwierane jest okno z wyborem kosztów. Rys Kalkulacja kosztów nabycia INSTRUKCJA Praca Bieżąca 55 SIMPLE.ERP

57 Wyróżnione są następujące typy kosztów: Typy kosztów dodatkowych PK pozycje kosztowe z dokumentu zakupu. Pozycjami kosztowymi mogą być wszystkie pozycje dokumentu zakupu rodzaju usług T transport zapisany w nagłówku dokumentu zakupu U ubezpieczenie zapisane nagłówku dokumentu zakupu S pozycje z dokumentu SAD dotyczące cła, akcyzy, podatku importowego, akcyzy oraz opłat manipulacyjnych. W opisie tych pozycji podano kod taryfy celnej wpisanej do pozycji dokumentu SAD, kod rodzaju opłaty (111 cło, 113, podatek importowy, 811 akcyza, 812 akcyza 2, 815 opłaty manipulacyjne) oraz procent stawki dla poszczególnych opłat. Inne koszty koszty nie zarejestrowane w żadnym z powyższych dokumentów, pozwalające użytkownikowi wprowadzić ręcznie dowolne koszty (np. w sytuacji, gdy w systemie nie jest prowadzona ich ewidencja). Kod taryfy celnej Koszty pochodzące z dokumentów SAD dodawane są domyślnie do wartości towarów, które moją wskazany w definicji produktu sam kod taryfy celnej, jaki występuje w pozycji dokumentu SAD lub dla których nie zdefiniowano tego kodu, natomiast nie wchodzą do wartości towarów o innym kodzie. Dla ułatwienia wyboru właściwych pozycji kosztowych dodane zostały filtry na daty, dostawcę, produkt i opis pozycji a także sortowanie i wyszukiwanie wg wzorca dla poszczególnych kolumn. Pozycje różnych typów kosztów zaznaczone są odmiennymi kolorami. Na liście podana jest kwota kosztu pozostała do rozliczeń (dostępna), to znaczy kwota uwzględniająca korekty dokumentu, z którego pochodzi oraz uwzględniająca kwoty rozliczone w kalkulacjach innych dostaw. Ta sama pozycja kosztowa może być uwzględniona w kalkulacjach wielu dostaw (np. dostawca wystawił jedną fakturę za transport wielu dostaw). Wybór pozycji do kalkulacji aktualnej dostawy można dokonać dwuklikiem lub strzałką na wskazanej pozycji. Dana pozycja jest wówczas przeniesiona do lewego okna. Usunięcie wybranej pozycji również wykonywane jest dwuklikiem lub strzałką na pozycji w lewym oknie, które zawiera wybrane pozycje kosztowe. Po wyborze kosztów dodatkowym można dodatkowych można przejść do właściwego okna z kalkulacją kosztów (opcja: Rozpisywanie). INSTRUKCJA Praca Bieżąca 56 SIMPLE.ERP

58 Rys Kalkulacja kosztów nabycia - kalkulator W górnej części okna znajduje się lista zbiorczych kosztów różnego typu, z możliwością zmiany wartości rozliczanego kosztu. Podany jest identyfikator i data dokumentu, opis tej pozycji, sposób rozrzucania kosztów, kwota pozostała do rozliczenia po uwzględnieniu innych kalkulacji (Pozostało), kwota już rozliczona w aktualnej kalkulacji (Rozliczane). Edytowalne pole Rozlicz służy do zmiany kwoty, która ma zostać rozliczona. Koszty mogą być rozrzucone do pozycji wg rozkładu wartościowego, wagowego lub objętościowego pozycji. W kolejnych wersjach dodane zostaną rozkłady wg wagi i objętości towarów, mające istotne znaczenie przede wszystkim dla właściwego rozrzucenia kosztu transportu. W dolnej części okna znajdują się konkretne pozycje dostawy opisane identyfikatorem i nazwą towaru, z wyróżnioną ceną i wartością zakupu (oznaczone jako pozycje typu KZ - koszt zakupu) oraz z wartościami poszczególnych typów kosztów przypisanych tym pozycjom. Pozycja dostawy może w ogóle nie być brana pod uwagę podczas rozrzucania danego kosztu wtedy należy zdjąć zaznaczenie, że pozycja przyjmuje dodatkowe koszty. Flaga Auto służy do zaznaczenia, czy dana pozycja kosztowa ma być obliczana automatycznie, czy też operator narzuca jej wartość. Jeśli zdjęte jest zaznaczenie tej flagi, to wpisana kwota pomniejsza wartość rozrzucaną do pozostałych pozycji. Domyślnie ta flaga jest zaznaczona. Zapis kalkulacji powoduje jej przeliczenie oraz zapis wynikowego kosztu nabycia i ceny nabycia do dokumentu dostawy. zarówno z okna kalkulacji, jak i z listy dokumentów dostaw dostępny jest przycisk do usunięcia wszystkich składników kalkulacji. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 57 SIMPLE.ERP

59 Korekty kosztów dodatkowych Jeśli koszt dodatkowy, wykorzystany wcześniej w kalkulacji ceny nabycia określonych dostaw, zostaje skorygowany, to podczas zatwierdzania takiej korekty jest komunikat: A informacja zostaje zapisana w historii obiektów z podaniem identyfikatorów tychże dostaw. Na jej podstawie można dokonać ewentualnych korekt wymienionych dostaw. Rys Zapis w historii modyfikacji obiektów Powiązanie kalkulacji cen nabycia z fakturami zakupu Jeśli dokument dostawy powstaje na podstawie faktury zakupu i na tej fakturze podano koszty dodatkowe zwiększające wartość pozycji, zaznaczonych jako przyjmujące te koszty, to dla dokumentu dostawy tworzony jest automatycznie kalkulator cen nabycia. Podobnie, gdy faktura zakupowa generowana jest na podstawie dostaw z włączoną kalkulacją, do tej faktury przenoszona jest cena zakupu z kalkulatora, a nie wynikowa cena nabycia z dokumentu dostawy. Dodanie jeszcze innych kosztów dodatkowych w tej fakturze generuje korektę do dokumentu dostawy z kalkulatorem uwzględniającym te koszty. Jeśli dokumentów dostaw jest kilka, to koszty przenoszone są do każdej z nich proporcjonalnie do jej kosztów zakupu. Podobnie, gdy faktura zakupowa generowana jest na podstawie dostaw z włączoną kalkulacją, do tej faktury przenoszona jest cena zakupu z kalkulatora, a nie wynikowa cena nabycia z dokumentu dostawy. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 58 SIMPLE.ERP

60 Dodanie jeszcze innych kosztów dodatkowych w tej fakturze generuje korektę do dokumentu dostawy z kalkulatorem uwzględniającym te koszty. Jeśli dokumentów dostaw jest kilka, to koszty przenoszone są do każdej z nich proporcjonalnie do jej kosztów zakupu. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 59 SIMPLE.ERP

61 4. Obsługa zamówień od odbiorców Zamówienia składane przez odbiorców odgrywają coraz bardziej znaczącą rolę w funkcjonowaniu większości firm. Mają istotne znaczenie dla właściwego planowania wykorzystania zasobów firmy, a w szczególności bilansowania zasobów materiałowych, kadrowych, dla planowania logistyki, dla planowania przychodów i kosztów, generalnie - służą racjonalizacji działań związanych z obsługą klientów. W SIMPLE.ERP zamówienia mogą stanowić podstawę do planowania i wystawiania wydań z magazynu oraz faktur, mogą pełnić role faktur proforma, ofert. W oparciu o zamówienia wystawiane są faktury zaliczkowe oraz faktury rozliczające zaliczki. Mogą być podstawą dla wyliczenia prowizji sprzedawców od wartości towarów zamówionych Wystawianie dokumentu zamówienia Przed uruchomieniem tej opcji systemu należy odpowiednio zdefiniować typy zamówień. Wprawdzie większość ustawień domyślnych wprowadzonych do definicji typu będzie można zmienić w samym dokumencie, ale konieczność takich modyfikacji niewątpliwie może mieć wpływ na łatwość wystawiania dokumentów i może być źródłem pomyłek operatorów. Rys Typy zamówień odbiorców Jeśli planowane jest wprowadzanie zamówień od odbiorców zagranicznych, należy zdefiniować typ zamówienia z włączoną obsługą walut. Należy wówczas wskazać domyślny typ kursu i jego źródło. Przy tworzeniu nowego zamówienia będzie wyszukana aktualna względem daty dokumentu tabela kursowa zdefiniowana w ramach wskazanego typu kursu i jego źródła. Bardzo istotne dla obsługi zamówień są dane: rodzaj zamówienia i sposób rozliczania. Decydują one nie tylko o trybie rozliczania zamówienia, ale także o tym, jakie dokumenty INSTRUKCJA Praca Bieżąca 60 SIMPLE.ERP

62 będzie można wystawić z tego zamówienia. Szczegółowo na ten temat w części Realizacja zamówienia W polu Stan magazynowy należy wskazać ten stan, wg którego ma być sprawdzana dostępność potwierdzanych ilości towarów lub usług. Pole to nie jest obligatoryjne. Dla ułatwienia wprowadzania dokumentów można założyć na pulpicie operatora wywołanie tej funkcji z parametrami skrótu, którymi są: oddział i typ dokumentu. W oknie do wprowadzania danych nagłówkowych, po wskazaniu odbiorcy, można zapisać identyfikator zamówienia u odbiorcy, na który będzie powoływać się wydruk potwierdzenia tego zamówienia oraz wybrać, jeśli potrzeba, adres odbioru inny niż domyślny (zakładka Dane odbiorcy ). Rys Dane odbiorców zamówienia Na zakładce Właściwości jest możliwość zmiany następujących danych: Transport, ubezpieczenie po zaznaczeniu odpowiednich flag można wprowadzić wartości tych kosztów dodatkowych na zakładce Podsumowanie Cena modyfikowalna w dokumencie sprzedaży domyślnie cena ma być modyfikowalna, ale jest możliwość zablokowania zmiany cen na fakturze wygenerowanej z tego zamówienia Ceny brutto - można wystawić zamówienie w cenach brutto (ceny sprzedaży z definicji produktu lub cenników będą odpowiednio przeliczone), o ile tak jest ustalone z odbiorcą, ale nie ma tego wymogu, jeśli z zamówienia ma powstać paragon fiskalny, bo ceny w tym przypadku będą i tak przeliczone jako brutto. Rodzaj: zwykły albo abonamentowy od tego ustawienia będzie zależało, jakie i w jakim trybie będzie można generować dokumenty WZ i faktury sprzedaży) Sposób rozliczania: przez dokument magazynowy czyli WZ lub dokument sprzedaży czyli fakturę wskazuje, który z tych dokumentów będzie rozliczał zamówienie, pomimo, że może być także wygenerowany drugi z tych dokumentów Nośnik kosztów: zlecenie, komórka, pracownik możliwość wybrania odpowiednich nośników kosztów dla tego zamówienia, szczególnie może być przydatne dla rozliczania zleceń produkcyjnych INSTRUKCJA Praca Bieżąca 61 SIMPLE.ERP

63 Rys Zakładka 'Własności' w zamówieniach Na zakładce Dane podstawowe jest możliwość wskazania domyślnego magazynu dla pozycji typu towar z możliwością zmiany w pozycji. Ewentualne późniejsze dysponowanie stanu dla tego zamówienia będzie sięgało do magazynu wprowadzonego do pozycji. W pozycjach zamówienia można wprowadzić towary, usługi oraz komplety handlowe. Pewną odmianą kompletu jest tzw. agregat. Jest to komplet tworzony ad hoc w dokumencie, a nie wybierany z listy produktów. Aby utworzyć taki agregat, należy podczas dodawania pozycji prawym przyciskiem myszy wybrać agregat, a nie pozycję. Po wprowadzeniu nagłówka agregatu można wprowadzić pozycje wchodzące w jego skład wówczas podczas ich dodawania należy wybrać podpozycje. W pierwszym etapie przygotowania zamówienia należy podać w pozycjach ilość zamówioną przez odbiorcę. Cena zostanie podpowiedziana albo z definicji tego produktu, albo z cennika, jeśli taki obowiązujący cennik dla tego produktu został wprowadzony. Kolejny etap to potwierdzenie przez operatora tego zamówienia. Operator potwierdza zarówno realizowaną ilość, jak i cenę. Jeśli dane te są w większości zgodne z zamówieniem odbiorcy, może skorzystać z masowego potwierdzania pozycji. Do tego służy przycisk na pasku narzędziowym. Po wywołanie tej akcji otwiera się okno z wyborem trybu potwierdzania. Rys Potwierdzanie zamówień Można wybrać potwierdzanie wg ilości zamówionych przez odbiorcę, lub potwierdzenie wg posiadanych stanów. Ta druga możliwość nie ogranicza się jedynie do bilansowania zamówienia z fizycznym stanem pojedynczego magazynu, ale można bilansować potwierdzane ilości ze stanami złożonymi (przykład: sumaryczny stan we wszystkich INSTRUKCJA Praca Bieżąca 62 SIMPLE.ERP

64 magazynach w oddziale) lub z tzw. stanami logicznymi, zdefiniowanymi przez użytkownika (przykład: stan określający planowane ilości dostępne na określony dzień, wynikający z sumarycznych stanów magazynowych w firmie plus ilości zamówione od dostawców minus ilości potwierdzone na innych zamówieniach odbiorców). Należy zaznaczyć, że pozycje, w których operator wcześniej wpisał ręcznie ilość potwierdzoną, będą podczas tej masowej akcji pominięte, a jedynie będzie zaznaczony dla nich fakt potwierdzenia. Po potwierdzeniu zamówienie może być ostatecznie zatwierdzone (przycisk na pasku narzędziowym). Od tego momentu jest dostępny wydruk potwierdzenia zamówienia dla odbiorcy. Jednak nawet po potwierdzeniu warunków umowy przez obie strony, czyli zamawiającego i przyjmującego zamówienie, może wystąpić konieczność wprowadzenia aneksu do tej umowy. Jeśli nie rozpoczęto realizacji zamówienia, to można anulować jego zatwierdzenie (przycisk ), co spowoduje zapis poprzedniego zamówienia do archiwum zamówień i utworzenie na jego podstawie nowego, roboczego dokumentu. Dzięki temu rozwiązaniu można śledzić historię kolejnych wersji tego dokumentu. Rys Archiwowanie zamówień 4.2. Kopiowanie zamówienia / aneks do zamówienia Jeśli realizacja zamówienia została już rozpoczęta (wystawione zostały dokumenty wydania lub faktury), także jest możliwe wystawienie nowego zamówienia na podstawie istniejącego zamówienia, ale z użyciem funkcji Kopiuj ze wskazaniem, że chodzi o aneks do zamówienia. Jest również możliwość zwykłego skopiowania zawartości zamówienia dla jednego odbiorcy do zamówienia dla innego odbiorcy. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 63 SIMPLE.ERP

65 Po wywołaniu tej funkcji dla wskazanego zamówienia otwierane jest okno: Rys Kopia/Aneks zamówienia W przypadku generowania nowego zamówienia na podstawie istniejącego (kopia) można zmienić zarówno typ zamówienia, jak i odbiorcę. Wygenerowany dokument będzie miał status roboczy i nie będzie miał żadnych odniesień do dokumentu źródłowego. W przypadku tworzenia aneksu do istniejącego zamówienia nie można zmienić ani typu zamówienia ani tym bardziej odbiorcy, natomiast jest możliwość wprowadzenia dla tego aneksu własnego identyfikatora (można wyłączyć automatyczną numerację). Domyślnie początek tego identyfikatora budowany jest w oparciu o identyfikator pierwotnego zamówienia. Rys. 4.51Parametry kopii/aneksu Po zaakceptowaniu powyższych parametrów źródłowy dokument zostanie zamknięty bez względu na stan jego realizacji. Pozycje, a także ilości towarów i usług, które zostaną przepisane do aneksu, zależą od ustawienia dwóch parametrów funkcji anektowania: Tylko pozycje niezrealizowane oraz Tylko ilości do realizacji. Jeśli ten drugi parametr ma wartość NIE, to oprócz całkowitych ilości zamówionych zostaną do aneksu także przepisane ilości zrealizowane. Takie rozwiązanie ma szczególne zastosowanie, gdy aneks dotyczy danej niezależnej od stanu realizacji, np. stawki VAT, czy ceny sprzedaży dotyczącej całości kontraktu. W oknie alokacji widoczne będzie powiązanie pomiędzy tymi dokumentami Przygotowanie realizacji zamówienia Zarówno z roboczego jak i zatwierdzonego zamówienia można wykonać dyspozycję stanu magazynowego na potrzeby tego zamówienia. Stan zadysponowany jest wówczas niedostępny dla innych operacji. Dyspozycja wszystkich pozycji towarowych wywoływana jest przyciskiem. Otwierane jest wtedy okno, INSTRUKCJA Praca Bieżąca 64 SIMPLE.ERP

66 Rys Dysponowanie towarów w którym można określić zasady dysponowania. W przypadku braku pełnego pokrycia zamówionych ilości w magazynie zaznaczenie flagi Czy dysponować wg posiadanych stanów spowoduje częściową dyspozycję, czyli dyspozycję tylko tej ilości, która jest dostępna. Przy braku tego zaznaczenia towar w ogóle nie będzie zadysponowany (wg zasady: wszystko albo nic). Druga flaga pozwala wybiórczo dysponować te pozycje, których termin odbioru się zbliża. Zdjęcie dyspozycji dla wszystkich pozycji towarowych wywoływane jest przyciskiem. Akcja dysponowania i zdejmowania dyspozycji jest również dostępna na poziomie pojedynczej pozycji. Dyspozycje częściowe są wyróżnione znacznikiem a dyspozycje całkowite znacznikiem. Odrębnym przyciskiem jest wywołany podgląd istniejących dla pozycji dyspozycji. Rys Podgląd dyspozycji System umożliwia stopniowe dysponowanie stanów na potrzeby zamówienia, w miarę uzupełniania zapasów magazynowych. Wszystkie akcje wspomniane powyżej są dostępne także z listy z listy dokumentów masowo dla zaznaczonych dokumentów. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 65 SIMPLE.ERP

67 Rys. 4.54Ikony dla poszczególnych akcji dostępne z listy zamówień Zmień listę widocznych kolumn Potwierdź Zamknij Dysponuj, Oddysponuj Anuluj zatwierdzenie Zrealizuj przez dokument sprzedaży, Zrealizuj przez dokument magazynowy Rozliczanie ręczne zamówienia odbiorcy Kopia/aneks Generowanie zamówień dostawy lub zapotrzebowań Zmniejszenie ilości zamówionej u dostawcy lub na zapotrzebowaniu Bilansowanie potrzeb Faktury zaliczkowe Twórz zlecenie produkcyjne Jak widać na powyższym rysunku, zamówienia mają trojakiego rodzaju opis stanu, w którym się znajdują: na etapie edycji, przygotowania dokumentu można wyróżnić status roboczy (do edycji) i zatwierdzony (brak edycji), stan dokumentu opisuje stan jego realizacji (stopień potwierdzenia, a potem stopień realizacji), a zapewnienie pokrycia w stanach magazynowych określone jest stanem dyspozycji. Te różne opisy a także pozostałe filtry mają za zadanie ułatwić wybór dokumentów m.in. właśnie dla wspomnianych wyżej funkcji masowych. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 66 SIMPLE.ERP

68 Zasadniczym parametrem, który zapewne w większości przypadków będzie decydował o kolejności realizacji zgłoszeń, będzie data planowanego odbioru. Odpowiedni filtr pozwala odnaleźć dokumenty o dacie odbioru zawartej w podanym przedziale dat. Do określenia kolejności, w jakiej mają być realizowane zamówienia może być też pomocny priorytet nadawany poszczególnym kontrahentom (zakładając, że wyróżniamy bardziej lub mniej strategicznych kontrahentów). Jest dostępny filtr na zakres priorytetów. Innym podejściem może być przygotowanie wysyłki pod kątem transportu do określonego regionu czy wg określonej trasy. Wówczas do odfiltrowania właściwych zamówień odbiorców można wykorzystać odpowiednio zakodowany region siedziby odbiorcy. W filtrze wybierającym dokumenty region może być podany wprost lub jako wzorzec, w którym można zawrzeć kod trasy. Rys Filtry na liście zamówień Prócz wyżej wspomnianych filtrów oraz standardowego zestawu filtrów, jakie występują dla wszystkich rodzajów dokumentów w SIMPLE.ERP dostępne są też filtry na dowolne cechy dodatkowe opisujące odbiorcę i produkt występujący w zamówieniach. Umożliwia to odnalezienie dokumentów wg dowolnych przekrojów cech odbiorcy / produktu, przy czym cechy te mogą powielać klasyfikator odbiorców i produktów albo tworzyć zupełnie odrębną klasyfikację. Filtr na cechy dodatkowe można budować w oparciu o operatory logiczne OR i AND, co obrazuje poniższy rysunek: Rys Cechy odbiorców lista zamówień INSTRUKCJA Praca Bieżąca 67 SIMPLE.ERP

69 4.4. Realizacja zamówienia Jak wspomniano poprzednio, tryb realizacji zamówienia zależy od dwóch jego parametrów: rodzaj zamówienia i sposób realizacji. Poniżej opisane są scenariusze obsługi tych dokumentów w zależności od ustawienia tych parametrów Zamówienie zwykłe realizowane przez DWZ Z tego zamówienia mogą być generowane zarówno dokumenty WZ, jak i faktury. Założeniem jest jednak, że najpierw następuje wydanie z magazynu, a dopiero potem wystawiana jest faktura na wydane towary, toteż po zatwierdzeniu zamówienia dostępna jest jedynie akcja generowania WZ (przycisk ). Rys Parametry generacji dokumentów wydania Parametry dla generowania WZ umożliwiają już na tym etapie odfiltrowanie właściwych pozycji. Można pobrać tylko pozycje o planowanej dacie odbioru nie przekraczającej podaną datę, można ograniczyć się tylko do pozycji wcześnie zadysponowanych, można też w trakcie generowania wydania dysponować dostępne stany z dopisaniem pozycji, które nie mają pokrycia w stanach magazynowych albo też z pominięciem takich pozycji. Zatwierdzenie WZ spowoduje zarejestrowanie w zamówieniu ilości wydanej jako ilości zrealizowanej. W kolejnym wygenerowanym wydaniu ilość towaru będzie pomniejszona o tę ilość zrealizowaną. Towary wydawane mogą być częściowo, etapami. Faktura wygenerowana z takiego zamówienia (przycisk ) będzie zawierała jedynie towary wydane poprzedzającymi ją a nie zafakturowanymi dokumentami WZ, a także usługi, jeśli takie występują na zamówieniu. Wprawdzie można taką fakturę utworzyć automatycznie bezpośrednio ze wskazanych dokumentów WZ, ale wariant generowania jej właśnie z zamówienia, jako podstawowego dokumentu obsługującego transakcję z klientem, jest najwłaściwszy. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 68 SIMPLE.ERP

70 Parametry do generowania faktury są następujące: Rys Parametry generowania faktur Następne ewentualne wydania będą uwzględnione na kolejnej wygenerowanej z zamówienia fakturze. Ten tryb pracy zamówień może obsłużyć jedno- lub wieloetapowy cykl realizacji zamówienia (czyli wydania towarów i wystawienie faktury na wydane towary i ewentualne usługi), w którym główną rolę odgrywają towary z magazynu. Będzie on szczególnie przydatny, jeśli w zamówieniu wystąpią tzw. komplety handlowe, zawierające jako podpozycje towary z magazynu. Komplety handlowe tworzone są jedynie na potrzeby sprzedaży nie są ewidencjonowane w magazynie, czyli nie wystąpią w dokumentach wydania. Generowanie faktury z zamówienia, w oparciu o istniejące już wydania umożliwia przenoszenie kompletów na fakturę i ich rozliczanie jako całości Zamówienie abonamentowe realizowane przez DWZ Ten tryb pracy obsługuje takie zamówienie, które jest jednokrotnie fakturowane (powstaje należność na pełną kwotę), natomiast jego realizacja odbywa się cyklicznie, aż do rozliczenia zamówienia (przykład: wykupienie abonamentu na czasopismo opłata jest za całość, towar czyli czasopismo dostarczane jest cyklicznie). Fakturę można wystawić w dowolnym momencie, ale tylko raz. Na fakturze występują wszystkie zamówione pozycji w ilościach potwierdzonych, rozliczanie jednak zamówienia następuje podczas zatwierdzania WZ. Kolejne dokumenty WZ będą wystawiane na ilość pozostałą do realizacji. Parametry generowania tych dokumentów jak wyżej Zamówienie zwykłe realizowane przez DSP Ten typ zamówienia może być realizowany wyłącznie poprzez faktury. Jeśli następują wydania z magazynu, to mogą być generowane z faktury. Ten przypadek dotyczy takich INSTRUKCJA Praca Bieżąca 69 SIMPLE.ERP

71 sytuacji, gdy sprzedawany asortyment nie polega ograniczeniom ze strony zapasów magazynowych, więc wydanie nie musi poprzedzać zafakturowanie. Kolejne faktury będą wystawiane na ilość pozostałą do realizacji. W skrypcie "Przed generacj¹ DSP" jest możliwe ustawienie wszystkich parametrów generacji. Przykładowy kod: p = PB.SetAttribute("GENDSP_TYPDOKSP_ID", 14) p = PB.SetAttribute("GENDSP_MAGAZYN_ID", 4) p = PB.SetAttribute("GENDSP_STWYSTFAKT_ID", 2) p = PB.SetAttribute("GENDSP_DATDOK", cdate(" ")) p = PB.SetAttribute("GENDSP_DATSPRZED", cdate(" ")) p = PB.SetAttribute("GENDSP_DATPOZ_ON", 1) p = PB.SetAttribute("GENDSP_DATPOZ", cdate(" ")) p = PB.SetAttribute("GENDSP_CZY_ZADYSPONOWANE", 1) PB.SetReturnValue(0) Parametry generowania tego dokumentu jak wyżej Zamówienie abonamentowe realizowane przez DSP Jest to jedyny typ zamówienia, który nie zawiera funkcji rozliczania ilości zrealizowanych. Na jego podstawie wystawiana jest tylko faktura, zawsze na pełne ilości potwierdzone. Takie zamówienie może służyć jako wzorzec do wystawiania powtarzalnych faktur. Ponieważ nie podlega ono rozliczaniu, jedynym sposobem jego dezaktywacji jest zamknięcie zgłoszenia. Parametry generowania tego dokumentu jak wyżej Rozliczanie ręczne Obok automatycznego generowania dokumentów realizujących zamówienie dostępne jest też ręczne jego rozliczanie w oparciu o dokumenty wystawione niezależnie od zamówień. Rozliczanie to może mieć tylko miejsce dla pozycji zamówienia nie w pełni zrealizowanych a rozliczać je mogą tylko pozycje faktur (DSP) lub zamówień (DWZ), które nie zostały rozliczone w innym zamówieniu. Funkcja ta umożliwia tworzenie powiązań między dokumentami a także zmianę stanu realizacji zamówienia. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 70 SIMPLE.ERP

72 Rys Ręczne rozliczanie zamówień 4.6. Zaliczki Zamówienie jest w systemie wykorzystywane jako podstawa do wystawiania zaliczek. Zawiera specyfikację towarów i usług, których sprzedaż poprzedza zaliczka. Faktury zaliczkowe można wystawić z dowolnego typu zamówienia. Szczegółowo na temat wystawiania faktur zaliczkowych w rozdziale Obsługa faktur zaliczkowych Generowanie zapotrzebowań z zamówień odbiorców W sytuacji, gdy w zamówieniu odbiorcy są wprowadzone ilości towarów, na które brak jest pokrycia w stanach magazynowych, handlowiec może automatycznie zarejestrować potrzeby na brakujące ilości w zapotrzebowaniach lub bezpośrednio w zamówieniach do dostawców. Podobnie może zamówić wykonanie usług u podwykonawców. Funkcja ta jest wywoływana przyciskiem z paska narzędziowego. Otwierane jest okno: Rys Generowanie zamówień lub zapotrzebowań z zamówień odbiorców INSTRUKCJA Praca Bieżąca 71 SIMPLE.ERP

73 Wybór rodzaju dokumentu, w którym będą zapisane potrzeby wynikające z zamówienia odbiorcy, zależy od uprawnień handlowca i stosowanej praktyki w danej firmie, Jeśli handlowiec ma prawo do wyboru dostawcy, uzgadniania z nim warunków dostawy i wysyłania do niego zamówienia, może skorzystać z opcji rejestrowania potrzeb w istniejących zamówieniach lub utworzyć nowe zamówienie. W przeciwnym przypadku powinien wygenerować zapotrzebowanie, a osoby odpowiedzialne za zaopatrzenie przekształcą to zapotrzebowanie w zamówienie do konkretnego dostawcy. W dokumencie zapotrzebowania wskazuje datę, do której zamówienie powinno być zrealizowane ( datę planowanego odbioru towaru lub usługi przez odbiorcę). Podczas generowania zapotrzebowania musi podać typ tego dokumentu, oraz pozostałe parametry generacji. Może także zmniejszyć ilości w stosunku do ilości brakujących lub wyłączyć pozycję przez skasowanie zaznaczenia pozycji. Po wywołaniu funkcji Generuj zapotrzebowanie inicjowane jest odrębne zapotrzebowanie. W systemie zapisywana jest informacja o ilości zapotrzebowanej zapisanej w zapotrzebowaniu pochodzącej od konkretnego zamówienia odbiorcy. Ilość tę można później zmienić. Po dołączeniu takiego zapotrzebowania do istniejącego zamówienia lub wygenerowaniu nowego zamówienia przez osobę odpowiedzialną za zaopatrzenie, czyli branżystę, tworzone jest bezpośrednie powiązanie pomiędzy zamówieniem do dostawcy a źródłowym zamówieniem odbiorcy. Od tego momentu wszelkie zmiany dotyczące zapotrzebowanej w zamówieniu dostaw ilości powinny być zmieniane w tych powiązaniach (zapotrzebowanie traktowane jest już tylko jako dokument pomocniczy dla utworzenia zamówienia) Jeśli zamówienie odbiorcy ma być uwzględnione bezpośrednio w zamówieniach do dostawców (bez pośrednictwa zapotrzebowania), stosowana jest następująca procedura. W pierwszej kolejności wyszukiwane są już istniejące zamówienia, w których istnieją tzw. nadwyżki ilości. Przez nadwyżkę ilości rozumiana jest ilość, która przekracza sumę ilości zapotrzebowanych z zamówień odbiorców, powiązanych z tym zamówieniem. Nadwyżka ta może występować zarówno w zatwierdzonych zamówieniach (w domyśle są to zamówienia już wysłane do dostawcy), jak i roboczych dokumentach. Informacja o nadwyżkach jest również dostępna bezpośrednio w zamówieniach do dostawców oraz umowach INSTRUKCJA Praca Bieżąca 72 SIMPLE.ERP

74 Rys Nadwyżki w zamówieniach do dostawców Wykorzystywanie nadwyżek nie jest obligatoryjne wystarczy odznaczyć flagę Wykorzystaj nadwyżki w zamówieniach dostaw, by nie były one brane pod uwagę. W drugiej kolejności wykorzystywane są już istniejące robocze, ale nie potwierdzone, zamówienia do dostawcy zawierające dany produkt, czyli tzw. otwarte zamówienia. Jeśli dostawca zostanie zaakceptowany, czyli nie zmieniony w danej pozycji, to brakująca ilość zostanie dodana do już istniejącej ilości w tym zamówieniu. Może być też taka sytuacja, że dana pozycja zamówienia do dostawcy jednocześnie zawiera już nadwyżkę, którą można wykorzystać na część ilości zamówionej przez odbiorcę, a pozostała ilość zostanie dodana do tej samej pozycji. Jeśli nie ma ani nadwyżek ani otwartych zamówień, to jest generowane nowe zamówienie do wskazanego w pozycji dostawcy. Należy zauważyć, że dane dotyczące sposoby realizacji tej funkcji w oknie do generacji zamówień są wyłącznie domyślne. Jeśli do momentu wykonania akcji Generuj zamówienie inny operator zmieni te dane (np. zatwierdzi otwarte zamówienie), to system podczas wykonywania tej akcji przeprowadzi ponowną analizę danych. Obie akcje (generowanie zapotrzebowań i zamówień) są dostępne zarówno dla pojedynczego zamówienia odbiorcy, otwartego lub wskazanego na liście, jak i dla wielu zamówień zaznaczonych na liście. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 73 SIMPLE.ERP

75 Ilości z zamówień odbiorców powiązane z pozycjami zamówień dostaw lub zapotrzebowaniami mogą zostać zmniejszone. Będzie to istotne w przypadku, gdy odbiorca wycofa się z części lub całkowicie ze swego zamówienia, albo zmieni harmonogram odbioru. Akcja zmniejszenia tej ilości powiązanej jest wywoływana przyciskiem narzędziowego. z paska Rys Zmniejszenie ilości zapotrzebowanej pod zamówienia odbiorców Zmniejszenie tej ilości spowoduje albo odpowiednie zmniejszenie ilości, ale tylko w niepotwierdzonych, roboczych zamówieniach, albo powstanie nadwyżki w zamówieniach potwierdzonych lub całkowicie zatwierdzonych. Z kolei jej wyzerowanie spowoduje usunięcia powiązania pomiędzy oboma zamówieniami. Zarówno zamówienie odbiorcy jak i zamówienie do dostawcy może być zamknięte lub aneksowane (w tym przypadku także jest zamykane przed utworzeniem aneksu). Jeśli zamykane jest zamówienie odbiorcy, czyli źródło potrzeby uwzględnionej w zamówieniu dostawy, to jest komunikat, że po jego zamknięciu ilości uwzględnione w zamówieniach dostaw będą traktowane jako nadwyżki. Operator może w takim przypadku skorzystać z funkcji zerującej te ilości, o ile zamówienie dostawy nie jest potwierdzone lub zatwierdzone. Jeśli zamykane jest zamówienie do dostawcy, czyli dokument realizujący potrzeby odbiorców, to jest komunikat, że należy powtórzyć operację generowania zamówień dostaw dla powiązanych z nim zamówień odbiorców. Istniejące powiązanie jest usuwane. Podczas przygotowania roboczego zamówienia do dostawcy, czyli potwierdzania jego pozycji, jest włączona kontrola, czy ilość potwierdzona nie jest mniejsza od sumy ilości INSTRUKCJA Praca Bieżąca 74 SIMPLE.ERP

76 zapotrzebowanej z zamówień odbiorców. Jeśli taka sytuacja ma miejsce, to system zażąda, by wcześniej zmniejszyć odpowiednio ilość pochodzącą z zamówień odbiorców poprzez w/w akcję i zablokuje akcję potwierdzania. Dla poprawy ergonomii korzystania z funkcji do generowania zamówień / zapotrzebowań z zamówień odbiorców do definicji typu zamówień odbiorców zostały dodane ustawienia domyślne jej wykonania (zarówno dla generowania zapotrzebowań, jak i zamówień do dostawców). Rys Definicja typu zamówienia odbiorców Zamówienia do dostawców lub umowy mogą być realizowane przez dokumenty zakupu (faktury) lub dostawy (przyjęcie na magazyn). W przypadku umów wchodzą jeszcze w grę zamówienia cząstkowe, ale one również są realizowane w powyższy sposób. Bez względu na to, który z tych dokumentów będzie pierwotnie wygenerowany z zamówień lub umów, jeśli powstanie dokument dostawy i będzie on skierowany do magazynu, który jest wskazany w powiązanych z tym dokumentem dostawy (poprzez zamówienia dostaw lub umowy) zamówień odbiorców, to podczas jego zatwierdzania jest otwierane okno: Rys Dysponowanie ilości zapotrzebowanej pod zamówienia odbiorców INSTRUKCJA Praca Bieżąca 75 SIMPLE.ERP

77 Operator ma wówczas możliwość decyzji, do których zamówień odbiorców mają być zwrócone ilości zapotrzebowane w postaci dyspozycji stanów magazynowych. Ma to szczególne znaczenie, gdy dostawa nie pokrywa tych potrzeb w pełni i należy dokonać wyboru. Po wywołaniu akcji Dysponuj dostawa jest zatwierdzona, ilości w niej zarejestrowane są wprowadzone na magazyn, ale od razu są dysponowane w zamówieniach odbiorców, do których były zaadresowane. W ten sposób zostaje zamknięty cykl działań służących zapewnieniu realizacji zamówienia odbiorcy Zgłaszanie potrzeb do bilansowania Opisane w rozdziale Zgłaszanie potrzeb z zamówienia od odbiorców 4.9. Zmiana daty / ilości Zmień datę/ilość Ikona Zmień datę/ilość służy modyfikacji jednej lub obu danych w sytuacji, w której planista zablokował zapis pozycji zamówienia odbiorcy do planu - ze względu na nie wykonalność żądanej daty odbioru. Mając podpowiedzianą datę planowaną (akceptowalną) handlowiec może wprowadzić nową wartość uzyskując zniesienie stanu zablokowania i ponowną weryfikację ze strony planisty: INSTRUKCJA Praca Bieżąca 76 SIMPLE.ERP

78 5. Prowizje dla sprzedawców od przyjętych zamówień Jest możliwość włączenia wyliczeń prowizji dla sprzedawcy od wartości prowadzonych przez niego i skierowanych do realizacji (zatwierdzonych) zamówień. W danych sprzedawcy należy podać procent prowizji Rys Definiowanie sprzedawców Informację o wyliczonych prowizjach za podany okres można wywołać z definicji sprzedawcy (przycisk ) lub otrzymać w formie raportu (syntetycznie lub analitycznie). Rys Prowizje dla sprzedawców INSTRUKCJA Praca Bieżąca 77 SIMPLE.ERP

79 6. Obsługa faktur zaliczkowych Faktury zaliczkowe generowane są na podstawie zamówień odbiorców, w których zawarta jest specyfikacja sprzedawanych towarów i usług. Zamówienia w tym wypadku ogrywają rolę umów, wymaganych w przypadkach dokonywania zaliczek czy przedpłat. W systemie wyróżniono faktury zaliczkowe jako odrębny rodzaj dokumentu (obok faktur i paragonów fiskalnych). Rodzaj ten ma zawsze wskazany agregat jako pozycje dokumentu oraz wyznaczanie wartości VAT odbywa się na podstawie kwoty brutto. Rys Definicja typu faktury zaliczkowej Do generowania faktur zaliczkowych służy odrębna akcja dostępna z paska narzędziowego dla zamówienia od odbiorcy, która otwiera okno z parametrami dla utworzenia faktury zaliczkowej. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 78 SIMPLE.ERP

80 Rys Generowanie faktury zaliczkowej Tymi parametrami są: typ faktury sprzedaży (dostępne są tylko typy faktur zaliczkowych) oraz pozycje w poszczególnych stawkach VAT dla wprowadzenia opisów zaliczek oraz kwot brutto zaliczek. Na podstawie tych danych tworzona jest faktura zaliczkowa, której pozycje są pozycjami typu agregat z powyższymi danymi. Dopuszcza się wiele zaliczek dotyczących jednego zamówienia. Rys Faktura zaliczkowa Fakturę zaliczkową można korygować. Wywołanie tej korekty jest takie samo, jak dla zaliczki. Należy wybrać z listy istniejącą dla danego zamówienia zaliczkę i podać kwotę po korekcie. Generowana korekta będzie od razu zatwierdzona. Podczas rozliczania danej zaliczki przez fakturę sprzedaży będzie brany od razu stan po wszystkich ewentualnych korektach. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 79 SIMPLE.ERP

81 Dla faktury zaliczkowej i jej korekty przewidziano odrębne szablony wydruku, uwzględniające aktualne wymogi Ustawy w tej kwestii. Oprócz danych o wpłaconej zaliczce zawiera on także specyfikację sprzedawanych towarów i usług wg źródłowego zamówienia oraz dane o poprzednio wystawionych fakturach zaliczkowych, jeśli takie faktury występują. Faktura zaliczkowa może być zafiskalizowana, podobnie jak paragon fiskalny. Na podstawie zamówienia wystawiana jest też faktura sprzedaży, która rozlicza wcześniej wpłacone zaliczki. W przypadku, gdy zaliczki całkowicie rozliczają sprzedaż, ustawowo nie ma wymogu wystawienia takiego dokumentu, niemniej jednak dla kompletności zestawień sprzedaży w systemie a także ułatwienia zadekretowania sprzedaży, w systemie SIMPLE.ERP jest on zalecany. Zwykła faktura sprzedaży generowana jest z zamówienia wg dotychczasowych reguł czyli zawiera pozycje typu towar, usługa lub komplet, ale dodatkowo jest sprawdzenie, czy zamówienie odwołuje się do faktur zaliczkowych. O stanie rozliczenia informuje dodatkowe okno otwierane na żądanie. Rys Rozliczone zaliczki Jeśli faktura jest jeszcze nie zatwierdzona, kwoty zaliczki przewidziane do rozliczenia mogą zostać zmienione przez operatora. Wówczas w powyższym oknie dostępna jest edycja kwoty do rozliczenia, a także dostępne są przyciski do anulowania ręcznego rozliczania i ponownego naczytania kwoty do rozliczenia. Przed zatwierdzeniem takiej faktury jest INSTRUKCJA Praca Bieżąca 80 SIMPLE.ERP

82 komunikat, że są zaliczki, które zostaną rozliczone, z możliwością kontynuacji lub rezygnacji. Jeśli zatwierdzanie jest kontynuowane, kwota rozliczanej zaliczki w stawce VAT umieszczana jest jako dodatkowa nieedytowalna pozycja na fakturze zwykłej (jest to pozycja typu agregat z flagą zaliczka zawierająca ujemną kwotę zaliczki). Kwota automatycznie rozliczanej zaliczki w danej stawce VAT jest wyznaczana jako suma zaliczek w fakturach zaliczkowych w tej stawce minus suma rozliczonych zaliczek w innych fakturach zwykłych wystawionych poprzednio. Jeśli kwota ta przekracza wartość wystawianej faktury, to jako wartość rozliczanej zaliczki brana jest wartość faktury, jeśli nie, to brana jest wyliczona powyżej kwota tej zaliczki. Jeśli kwota zaliczki wskazana ręcznie do rozliczenia przez daną fakturę dotyczy stawki VAT nie występującej w tej fakturze, zatwierdzenie dokumentu nie będzie możliwe aż do momentu poprawienia danych. W przypadku zaliczek walutowych, w fakturze rozliczającej zaliczkę dodawana jest jeszcze jedna pozycja różnica kursowa dla zbilansowania kwot w PLN w sytuacji, gdy zaliczka i faktura wystawione są wg różnych kursów walutowych. Pozycja ta ma tylko znaczenie księgowe, w związku z czym jest pomijana na wydruku faktury dla odbiorcy, a występuje na wydruku faktury eksportowej na potrzeby księgowości. Przewidziano odrębny szablon wydruku dla faktury rozliczającej zaliczki jak i jej korekty, w której wskazane są wszystkie poprzednio wystawione faktury zaliczkowe. Mechanizm rozliczania zaliczek jest zastosowany również do faktur, które powstały bezpośrednio na podstawie wydań wygenerowanych z zaliczkowanych zamówień. W zmiennych dekretacji dodane zostały zmienne dla zadekretowania kwoty netto i VAT pozycji rozliczających oraz dla zadekretowania różnic kursowch.. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 81 SIMPLE.ERP

83 Rys Definicje zmiennych dla kwot pozycji rozliczających Przykładowe dekrety związane z rozliczeniem zaliczki: Płatność Wn konto bank Ma konto rozrachunkowe z kontrahentem kwota zaliczki Faktura zaliczkowa Wn konto rozrachunkowe z kontrahentem kwota należności z faktury Ma konto rozliczenia zaliczek (np. rozliczenia międzyokresowe przychodów) - kwota netto zaliczki (zmienna Netto_W_N z nagłówka) Ma konto VAT należny - kwota VAT zaliczki (zmienna VAT_W_N z nagłówka) Faktura rozliczająca Wn konto rozrachunkowe z kontrahentem kwota należności z rozliczonej faktury Wn konto rozliczenia zaliczek - kwota netto rozliczonej zaliczki (zmienna Netto_W_P_Zal z pozycji) Ma konto VAT należny kwota VAT rozliczonej faktury (zmienna Netto_W_N z nagłówka) Ma konto sprzedaży - kwota netto sprzedaży (zmienna Netto_W_N z pozycji) Faktura rozliczająca Wn konto rozrachunkowe z kontrahentem kwota należności z rozliczonej faktury Wn konto rozliczenia zaliczek - kwota netto rozliczonej zaliczki (zmienna Netto_W_P_Zal z pozycji) Ma konto VAT należny kwota VAT rozliczonej faktury (zmienna Netto_W_N z nagłówka) Ma konto sprzedaży - kwota netto sprzedaży (zmienna Netto_W_N z pozycji) 7. Obsługa faktur wewnętrznych Faktury wewnętrzne wystawiane są dla celów rozliczenia podatku VAT. Może dotyczyć to następujących przypadków: Nabycie wewnątrzwspólnotowe towarów (dotyczy tylko krajów UE) Import usług (dotyczy krajów UE i poza UE) INSTRUKCJA Praca Bieżąca 82 SIMPLE.ERP

84 Dostawa towarów, dla której nabywca jest podatnikiem VAT, przekazanie towarów należących do przedsiębiorstwa na cele nie związane z jego prowadzeniem, podobnie nieodpłatne świadczenie usług, zwrot dotacji itp. Dostawa dokonana przez podatnika nie posiadającego siedziby na terytorium kraju. Dla obsługi dwóch pierwszych przypadków należy wprowadzić dwie faktury: fakturę od dostawcy dla celów rozrachunkowych i rejestracji towarów w magazynie oraz fakturę wewnętrzną dla naliczenia VAT należnego. W obu typach faktur powinny być wskazane atrybuty VAT z właściwymi wyróżnikami: dla pierwszego przypadku - Nabycie z kraju UE, dla drugiego przypadku - Import, dla trzeciego przypadku Nabywca podatnikiem. Rys Definiowanie atrybutu VAT W SIMPLE.ERP fakturę wewnętrzną wprowadza się jako dokument zakupu, który w typie ma zaznaczoną flagę Czy naliczać VAT należny. Zaznaczenie tej flagi powoduje, że z tego dokumentu będzie wygenerowany zapis do rejestru sprzedaży (czyli zarejestrowanie VAT należnego). Oprócz tego faktura wewnętrzna powinna także generować zapis do rejestru zakupu (w przeciwieństwie do pierwotnej faktury od dostawcy), czyli w definicji typu tego dokumentu należy zaznaczyć flagę Rejestr VAT. Rys Typy dokumentów zakupu INSTRUKCJA Praca Bieżąca 83 SIMPLE.ERP

85 Faktura wewnętrzna jest wystawiana na dostawcę zagranicznego (w polu identyfikator obcy można powołać się na jego fakturę) i jest w niej wyliczany VAT wg stawek polskich. Dostępny jest dla niej odrębny szablon wydruku. Uwaga: Aby uniknąć podwójnego generowania tych samych danych o towarze do deklaracji Intrastat z faktury od dostawcy i z faktury wewnętrznej, należy w jednych z typów obsługujących te faktury zdjąć flagę Generować dane do Intrastat. Faktura wewnętrzna może być automatycznie wygenerowana z faktury dostawcy (przycisk na pasku narzędziowym aktywny dla zatwierdzonej faktury od dostawcy). Dla obsługi trzeciego przypadku wystawiana jest tylko faktura wewnętrzna. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 84 SIMPLE.ERP

86 8. Przebieg inwentaryzacji w SIMPLE.ERP Podstawą do rozliczenia inwentaryzacji w magazynie są wypełnione przez komisje arkusze spisowe. W SIMPLE.ERP tych arkuszy może być wiele, a tym samym jest umożliwione przeprowadzanie spisu w magazynie przez wiele komisji. Arkusze są dołączane do wspólnego dokumentu inwentaryzacji, który następnie jest przeliczany dla wyznaczenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. Na tym etapie może wystąpić konieczność uzupełnienia danych. Informację o tym znajdzie operator w załączonym raporcie. Po uzupełnieniu danych dokument inwentaryzacji jest zatwierdzany. Wówczas generowane są odpowiedniego typu transakcje magazynowe, które albo są od razu zatwierdzane albo wymagają zatwierdzenia przez operatora (zależy to od ustawienia w dokumencie inwentaryzacji). Dopiero po ostatecznym zatwierdzeniu wszystkich dokumentów uzyskujemy kompletny, czyli ilościowo wartościowy raport z rozliczenia inwentaryzacji w magazynie, z podsumowaniem wartości przed inwentaryzacją, wartościami różnic oraz wartością po inwentaryzacji. W trakcie trwania inwentaryzacji magazyn może być zablokowany, bez możliwości wystawiania dokumentów, albo może funkcjonować bez ograniczeń. W tym drugim przypadku jest wymagana pewna dyscyplina organizacyjna, aby było jednoznaczne, czy ilości zostały spisane przed wprowadzeniem transakcji czy też po wprowadzeniu transakcji w danym dniu. Spis może dotyczyć stanów towarów w magazynie (na poziomie indeksu) albo stanów towarów w poszczególnych partiach magazynowych (na poziomie partii). Ostateczne różnice są zawsze odnoszone do partii, także dla spisu na poziomie indeksu wyliczone różnice muszą ostatecznie być przypisane do partii. Operacja ta jest możliwie zautomatyzowana, jedynie w sytuacjach niejednoznacznych wymagana jest interwencja operatora. Dotyczy to wskazania partii, do której ma być wprowadzona nadwyżka, gdy tych partii jest wiele. Dla niedoborów funkcjonuje automatyczny dobór partii (podobnie jak dla innych rozchodów), dla stanu jednopartiowego wybór dla różnicy jest jednoznaczny, więc obsłużony jest automatycznie. System umożliwia rozliczenie inwentaryzacji wstecz, w sytuacji, gdy spis trwa wiele dni a magazyn musi prowadzić swoją działalność, czyli na bieżąco wystawiać dokumenty. Wówczas zarówno stany spisane jak i stany wg dokumentów w systemie są przeliczane wstecz na dzień inwentaryzacji z uwzględnieniem wystawionych w międzyczasie dokumentów. Przeliczanie stanów odbywa się wg dat dokumentów wprowadzonych przez operatora a nie daty systemowej ich zatwierdzenia. Dla kontroli, czy spis objął wszystkie stany magazynowe, dostępny jest tryb inwentaryzacji generujący automatycznie arkusz zawierający brakujące pozycje. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 85 SIMPLE.ERP

87 Podczas spisu może ujawnić się pozycja nie wprowadzona do tej pory do ewidencji magazynowej. Powinna być ona wprowadzona jako pozycja bilansu otwarcia. Koszt niedoborów wyceniany jest wg zasady wyceny wskazanej dla magazynu (np. FIFO, cena średnioważona itp.), natomiast cena, w jakiej wprowadzana jest do magazynu nadwyżka musi być określona przez operatora, podobnie, jak dla innych przychodów. System podpowiada sposób wyznaczenia tej ceny (cena ostatnia, cena średnia, cena maksymalna), ale operator może tę cenę zmienić w dokumencie magazynowym. Aby dokonać takich zmian należy odznaczyć opcję automatycznego zatwierdzania dokumentów różnic inwentaryzacyjnych. Ostateczny wynik rozliczenia inwentaryzacji jest dostępny w postaci raportu, a obroty magazynowe po zadekretowaniu dokumentów magazynowych są zarejestrowane na kontach księgowych. Czynności wymagane do przeprowadzenia inwentaryzacji w SIMPLE.ERP można podzielić na następujące etapu: 1. Zainicjowanie dokument inwentaryzacji. W tym dokumencie są zawarte podstawowe dane mające wpływ na przebieg inwentaryzacji. Są to: Data inwentaryzacji. Na ten dzień będą przeliczane stany: stany spisane i stany wg systemu. Ich różnica to nadwyżki i niedobory inwentaryzacyjne. Do rozstrzygnięcia dla prowadzących inwentaryzację jest jeszcze, czy transakcje we wskazanym dniu mają być brane pod uwagę w przeliczeniach, czy nie. O tym decyduje Stan na początek / koniec dnia Jest to bardzo ważne ustawienie, jeśli nie stosujemy blokady magazynu a dokumenty są w międzyczasie wystawiane, albo gdy spisujemy teraz, ale rozliczenie inwentaryzacji ma dotyczyć czasu minionego. Przykład: inwentaryzacja ma być rozliczona na dzień , spis trwa cały styczeń, dokumenty są normalnie wystawiane. Trzeba przypilnować, aby dla spisywanej danego dnia, np partii towarów ilość spisana uwzględniała (stan na koniec dnia) lub nie uwzględniała (stan na początek dnia) ilości w dokumentach wystawionych tego dnia. Spis na poziomie indeksu / partii. Jeśli na poziomie indeksów (zalecane ustawienie), to spisujemy stan całego towaru w magazynie. Jeśli na poziomie partii, to spisujemy stan poszczególnych partii (może być istotne w firmach, gdzie rozróżniane są parametry partii). Różnice są wyznaczane na wskazanym poziomie, ale gdy już są wyliczone, to zawsze ich rozliczenie dotyczy partii magazynowych. Rodzaj: z blokadą / bez blokady. Jeśli z blokadą, to magazyn jest zablokowany od razu po zapisie dokumentu. Jeśli bez blokady, to można wystawiać dokumenty do momentu dołączenia pierwszego arkusza (przez wystawianie dokumentu rozumiane jest ich zatwierdzanie; blokada nie dotyczy inicjowania dokumentów roboczych i dyspozycji INSTRUKCJA Praca Bieżąca 86 SIMPLE.ERP

88 stanów). Podobnie, odłączenie ostatniego arkusza odblokowuje magazyn. Może to być istotne, gdy dane są konfliktowe, np. nie mogło być w magazynie podanej ilości, bo potem wydano więcej niż ta ilość. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy np. operator wprowadził błędne daty do dokumentów. Dla rozwiązania konfliktu musi być możliwość wystawienia odpowiednich korekt, czyli odblokowania magazynu. Zasięg: wybrane indeksy / cały magazyn. Jeśli potrzebna kontrola, czy wszystkie stany w magazynie zostały spisane, wybieramy cały magazyn. Wtedy można skorzystać z możliwości wygenerowania arkusza różnicowego, w którym zostaną zapisane brakujące pozycje. Po dołączeniu istniejących arkuszy do dokumentu inwentaryzacji w dokumencie tym wpisane zostają także pozycje nie spisane, czyli nie występujące w tych arkuszach. Zaznaczone one są kursywą. Te pozycje zostaną automatycznie wprowadzone do arkusza różnicowego z domyślnymi ilościami równymi zero. Taki arkusz należy także dołączyć przed przeliczeniem inwentaryzacji. Wycena przychodu. Ceny nadwyżek muszą być wprowadzone do systemu, określa je zwykle księgowość, natomiast system podpowiada ewentualną cenę wg tego ustawienia. Cena ta może być edytowana na dokumencie magazynowym typu nadwyżka (wyjątek to oczywiście magazyny w stałej cenie ewidencyjnej). Data dokumentów magazynowych. Data ta może być inna niż data rozliczenia. Z tą datą różnice inwentaryzacyjne wejdą do obrotów magazynowych. Powyższe dokumenty mogą ale nie muszą być od razu zatwierdzane. Decyduje o tym odrębna flaga. Wśród typów dokumentów, mogących być wynikiem inwentaryzacji, oprócz oczywistych nadwyżek i niedoborów, występują także: przekwalifikowanie dla ewentualnej zmiany parametrów partii oraz BO dla umożliwienia wprowadzenia stanów dotychczas nie zarejestrowanych w systemie. Przekwalifikowanie jest możliwe tylko dla inwentaryzacji na poziomie partii wtedy w arkuszu są dostępne parametry segregacji. Produkty, które nie występowały dotychczas w magazynie należy wprowadzić do arkusza funkcją Dodaj BO ( a nie Dodaj pozycje ). Status takiej pozycji jest Dopisana, w przypadku pozycji o istniejącym już stanie status ten jest Spisana. 2. Pozycje inwentaryzacji pochodzą z arkuszy spisowych. Arkuszy tych może być wiele. Otwarcie arkuszy powiązanych z daną inwentaryzacją dostępne jest poprzez odpowiedni klawisz w dokumencie inwentaryzacji. W nagłówku arkusza można podać domyślną datę spisu, ale i tak istotna dla przeliczeń będzie data zliczenia w pozycji. Wyboru pozycji arkusza najwygodniej jest dokonać korzystając z podpowiedzi produktu. Po zaznaczeniu właściwego magazynu, flagi Stany w magazynie otrzymamy listę towarów w magazynie. Można wyłączyć Stany zerowe, ale nie jest to polecane, bo stany te w rzeczywistości nie muszą być INSTRUKCJA Praca Bieżąca 87 SIMPLE.ERP

89 zerowe. Po zaznaczeniu wszystkich pozycji (można używać opcji multiwyboru przy pomocy klawiszy SHIFT czy CTRL) i ich wybraniu są one przepisywane do arkusza. Pozostaje tylko wprowadzić ilości mając na uwadze, czy stany dotyczą początku czy końca dnia musi być odpowiednia data. Zwykle arkusze są drukowane i służą do wpisywania danych podczas spisu. 3. Kolejną czynnością jest dołączenie arkuszy do inwentaryzacji. System wstępnie sprawdza poprawność danych. Jeśli spis jest na poziomie partii, stany są już przeliczane. 4. Podczas następnej czynności, czyli przeliczenia inwentaryzacji są wyznaczane różnice inwentaryzacyjne. System wylicza na podstawie stanu aktualnego oraz transakcji magazynowych zaistniałych pomiędzy chwilą obecną a datą inwentaryzacji tzw. stan początkowy (stan wynikający z zarejestrowanych w systemie dokumentów taki stan był w dniu inwentaryzacji). Podobnie przeliczane są stany spisane w dniu spisu na stan, jaki byłby po odliczeniu dokumentów wystawionych pomiędzy datą spisu a datą inwentaryzacji. W taki sposób oba stany można porównywać, a nie ma przymusu blokowania magazynów na czas spisu. Sam spis może być kontynuowany przez wiele dni. 5. Jeśli są to niedobory, system automatycznie dysponuje ilości w partiach wg zasady doboru automatycznego. Operator może jednak zmienić partię, z której ma pochodzić rozchód. Zaznaczenie po prawej strony pozycji (flaga) oznacza, że w niej jest wskazana różnica. Rozwinięcie pozycji na partie odbywa się poprzez zdjęcie tej flagi wówczas rozwijane są pozycje. Zaznaczamy pozycję z partią (flaga) i wprowadzamy ilość. Ilość, którą wpisujemy, w dalszym ciągu jest ilością ze spisu we wskazanym w arkuszu dniu, czyli podajemy stany w poszczególnych dniach spisane w dniu zliczenia. Jeśli różnica jest nadwyżką, to w przypadku pojedynczej partii magazynowej stanowiącej cały stan system automatycznie dokłada różnicę do tej partii. Jeśli partii jest więcej, musi to już zrobić operator. Partie są już rozwinięte, więc wystarczy wskazać właściwą partię lub właściwe partie (rozbicie nadwyżek na wiele partii) i wpisać ilości ze spisu dla każdej z nich. 6. Zatwierdzanie inwentaryzacji, jeśli system nie odnajdzie błędu w danych, powoduje zdjęcie blokady z magazynu i wygenerowanie odpowiednich transakcji magazynowych. Jeśli są one nie zatwierdzone, to w tym momencie w raporcie z rozliczenia inwentaryzacji nie jest znany koszt rozchodów. Wartość niedoborów jest wyznaczana dopiero podczas ich zatwierdzania. Podana jest natomiast wartość nadwyżek, ale ta dana też nie jest wiarygodna do momentu zatwierdzenia transakcji operator może jeszcze zmienić cenę nadwyżki. Raport z rozliczenia inwentaryzacji powinien być dostarczony do księgowości dopiero po zatwierdzeniu wszystkich dokumentów. 7. Przyczyny najczęstszych błędów, uniemożliwiających zatwierdzenie inwentaryzacji to: INSTRUKCJA Praca Bieżąca 88 SIMPLE.ERP

90 Istniejące już dyspozycje (z innych dokumentów) stanów, które powinny zostać rozchodowane. Należy wtedy zdjąć tę dyspozycję, aby umożliwić rozchód dla niedoboru. Nielogiczność danych (dotyczy to tylko rozliczenia wstecz), np. nie mógłby zostać wykonany rozchód, który jest w systemie, gdyby stan był taki, jak podany w arkuszu. Uwaga: wszystkie przeliczenia ilości, dla ustalenia chronologii transakcji, uwzględniają datę dokumentu, a nie datę systemową ich zatwierdzania. Data dokumentu jest datą dekretacji obrotów. Należy w takiej sytuacji przeanalizować dokumenty wg dat i w razie potrzeby wykonać odpowiednie korekty. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 89 SIMPLE.ERP

91 9. Plan zakupów, obsługa zamówień publicznych i umów z dostawcą Ogólny opis funkcji System SIMPLE.ERP umożliwia przygotowywanie planu zakupu na podstawie zapotrzebowań składanych przez poszczególne komórki w firmie, przygotowanie danych do ogłoszenia przetargu oraz wygenerowanie i obsługę kontraktu na zakup zamówionych produktów, a także śledzenie i rozliczanie realizacji tych umów. Poniżej omówiono tę funkcjonalność poprzez przedstawienie scenariusza działań z nią związanych. Składanie zapotrzebowań przez komórki określanie potrzeb Poszczególne komórki w firmie składają zapotrzebowania na zakup produktów (towarów, materiałów lub usług). Dokumenty te mogą być wyedytowane ręcznie (należy wybrać rodzaj dokumentu Inicjowany ręcznie ), powstać automatycznie z bilansowania stanów lub na podstawie poprzednich dokumentów poprzez ich skopiowanie (akcja wywołana przyciskiem ). W pozycjach dokumentu zapotrzebowania można wskazać datę, do której oczekiwane jest dostarczenie danego produktu. Data ta może być potem parametrem podczas realizacji tego zapotrzebowania. Rys Zapotrzebowanie dostawy W pozycjach zapotrzebowania widoczny jest kod CPV (podstawowy i rozszerzony), o ile został on wprowadzony w definicji danego produktu. Ma on znaczenie w przypadku obowiązku zgłaszania tej pozycji do przetargu. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 90 SIMPLE.ERP

92 Nośniki kosztów na zapotrzebowaniach Na zakładce Właściwości można edytować tzw nośniki kosztów, czyli : Komórka, Pracownik, Zlecenie. Domyślnie przyjmują one wartości podane w nagłówku. Rys Nośniki kosztów W pewnych sytuacjach już na tym etapie można określić dostawcę. Do tego służy pole dostawca w pozycji dokumentu, przy czym podpowiedź dostawców można ograniczyć poprzez zaznaczenie odpowiedniej flagi tylko do dostawców danego towaru. Dostawców danego towaru można wskazać w opcji Dane produktu u dostawcy. Rys Dane produktu u dostawcy Wybór dostawcy na tym etapie nie jest obligatoryjny. Przygotowane zapotrzebowanie zostaje zatwierdzone. Od tego momentu można włączyć je do planu zakupu lub wygenerować zamówienie do dostawcy, jeśli realizacja ma być od razu. Jeśli jednak okazałoby się, ze dokument jeszcze należy poprawić, a do żadnej realizacji tego dokumentu nie doszło, można anulować to zatwierdzenie (przycisk ). Dokument ma z powrotem status roboczy i podlega modyfikacjom. Jeśli zapotrzebowanie jest już w części zrealizowane, a nie powinno z jakichś powodów być kontynuowane, to można je anulować (przycisk ). Ma wtedy status Odrzucone. Wszelkie zmiany statusu dokumentu są odnotowywane w historii modyfikacji obiektów. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 91 SIMPLE.ERP

93 Utworzenie nowego planu z zapotrzebowań Z zatwierdzonego zapotrzebowania można utworzyć nowy dokument planu zakupu przycisk. Parametry wywołania funkcji: Rys Parametry generacji planu zakupu Do parametrów dodano filtr, umożliwiający przeniesienie do planu tylko tych pozycji, dla których data zapotrzebowania jest mniejsza od podanej. Należy również zdecydować, czy pozycje zapotrzebowania na ten sam produkt mogą być łączone w planie w jedną pozycję, czy mają stanowić odrębne pozycje. W pierwszym przypadku wprawdzie bezpośrednio nie będą w planie widoczne ilości i nośniki kosztów z poszczególnych zapotrzebowań, ale dostęp do tych szczegółowych danych będzie dostępny na żądanie (przycisk przy pozycji: ). Dołączenie zapotrzebowań do istniejącego planu Zatwierdzone zapotrzebowanie można także dołączyć do już istniejącego roboczego planu przycisk. Parametry wywołania funkcji: Znaczenie filtru z datą, jak i flagi dotyczącej łączenia pozycji takie samo, jak w przypadku tworzenia nowego planu. W podglądzie istniejących planów, w zależności od zaznaczonej flagi Robocze, do wyboru widoczne są tylko robocze dokumenty, lub tylko zatwierdzone. Dołączenie zapotrzebowania do zatwierdzonego planu jest jednoznaczne ze skorygowaniem tego planu. Do pozycji planu, do której dołączane jest zapotrzebowanie tworzona jest automatycznie korekta.. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 92 SIMPLE.ERP

94 Log z przebiegu akcji Każdą z tych akcji tworzenia planu z zapotrzebowań dokumentuje okno z tzw logiem, czyli informacją o przebiegu akcji, którą można także wydrukować. Są sytuacje, gdy dołączanie pozycji do planu nie zakończy się sukcesem, np. wtedy, gdy już zostały dołączone do innego planu. Generacja zamówień do dostawców z zapotrzebowań Realizacja zapotrzebowania może polegać nie tylko na umieszczeniu jej w planie zakupu, ale także na bezpośredniej realizacji przez zamówienie do dostawcy, przy czym dopuszcza się aby dana pozycja zapotrzebowania była w części uwzględniona w planie, a w części, na pozostałą ilość, w zamówieniu dostawy. Generację zamówienia poprzedza akcja przygotowywania danych, która polega na zaznaczeniu pozycji zamawianych, ewentualnej modyfikacji ilości zamawianych oraz na wskazaniu dostawców. Ponieważ podobna akcja towarzyszy również realizacji planu zakupu, będzie ona omówiona dla planu zakupu. Kopiowanie planu Nowy plan zakupu może powstać, podobnie jak zapotrzebowania, jako kopia istniejącego dokumentu Plan zakupu Dokument ten jest podobny do dokumentu zapotrzebowania (taka sama zawartość informacyjna). W pozycjach pochodzących z zapotrzebowań pod przyciskiem dostępna lista pozycji ze źródłowych zapotrzebowań. Rys Podgląd pozycji zapotrzebowań tworzących plan zakupu. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 93 SIMPLE.ERP

95 W tym oknie jest możliwa zmiana ilości pochodzących z konkretnego zapotrzebowania (kolumna Ilość ). Ilości te nie mogą przekraczać podanych ilości do realizacji (kolumna do zreal"), które są różnicą pomiędzy ilością a ilością zamówioną w zapotrzebowaniu. Dodatkowo dla danej pozycji planu jest dostępna edycja ilości nie powiązanych z żadnym zapotrzebowaniem (pole Ilość wystawiona ręcznie dodana do tej pozycji ). Oczywiście, pozycje planu mogą również powstawać bez żadnego związku z wcześniejszymi zapotrzebowaniami. Plan zakupu może być dokumentem zawierającym bardzo wiele pozycji. Dla ułatwienia wyszukiwania konkretnych pozycji dostępny jest specjalny serwis skoku do pozycji wywoływany przyciskiem. Nad poszczególnymi kolumnami w pozycjach pojawią się pola do wprowadzania wzorców wyszukiwania. Wprowadzenie wzorca spowoduje szybki skok do pozycji spełniającej warunek. Rys Plan zakupów INSTRUKCJA Praca Bieżąca 94 SIMPLE.ERP

96 Zatwierdzenie planu zakupu powoduje zapisanie w źródłowych pozycjach zapotrzebowań ilości z planu jako ilości zamówionych. Dla zatwierdzonego planu zakupu dostępne jest anulowanie zatwierdzenia lub anulowanie dokumentu z równoległą rejestracją tych zmian w historii modyfikacji obiektów na analogicznych zasadach, jak w zapotrzebowaniach. Korekta planu zakupu W zatwierdzonym planie zakupu można korygować pozycje. Jest to możliwe nawet wówczas, gdy były one w części zrealizowane poprzez umowę z dostawcą lub zamówienie dostawy. Do wywołania tej funkcji służy przycisk Korekcie podlegają ilości, cena, stawka VAT oraz data ważności pozycji. Dane sprzed korekty są zapisywane w systemie (widoczne w górnej części okna korekt) z informacją, kto i kiedy dokonał zmiany. Ilościowe korekty muszą być uzgodnione z ilościami pochodzącymi ze źródłowych zapotrzebowań (dolna część okna). Operator musi zdecydować, których zapotrzebowań i w jakim stopniu ma dotyczyć korekta. W przypadku ujemnej korekty ilości musi być spełniony warunek, że ilość po korekcie nie może być mniejsza od ilości już zrealizowanej. W przypadku korekty ilościowej dodatniej jest kontrola, czy nie została przekroczona ilość zapotrzebowana z poszczególnych zapotrzebowań. Taką korektę można także wykonać, jeśli pojawi się potrzeba dołączenia nowego zapotrzebowania do już istniejącego i zatwierdzonego planu. W takim przypadku należy dołączyć to zapotrzebowanie do planu. Korekta zostanie utworzona automatycznie. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 95 SIMPLE.ERP

97 Ilości zamówione i dostarczone w planie zakupu W dokumencie jest widoczna informacja o ilościach zamówionych oraz ilościach dostarczonych. Ilości zamówione są zapisywane po zatwierdzeniu dokumentu realizującego bezpośrednio plan, a więc przez zamówienie do dostawcy albo umowę. Z kolei informacja o ilościach dostarczonych jest zapisywana podczas zatwierdzania dostawy lub faktury (w zależności od tego, który z tych dokumentów jest wcześniej wprowadzony) realizującej w/w zamówienie lub umowę. Przygotowanie danych do przetargu Jeśli w firmie obowiązują przepisy o zamówieniach publicznych, musi być uzgodnione, które pozycje wymagają ogłoszenia przetargu. Takie pozycje dla celów przetargu są identyfikowane poprzez kod CPV. Kod ten powinien być wprowadzony do definicji produktu. Warunkiem ogłoszenia przetargu jest przekroczenie przez pozycje zgrupowane wg trzech pierwszych znaków kodu CPV pewnej określonej przez ustawę progowej kwoty. Parametry systemu Kwota progowa wyrażona w EURO wraz z podanym kursem względem PLN, a także wskaźnik inflacji i ilość znaczących znaków w kodzie CPV dla grupowania pozycji powinny zostać zapisane i w razie potrzeby aktualizowane w parametrach systemu w repozytorium. Generowanie umowy z dostawcą Po przeprowadzeniu przetargów umowy o dostawy z nich wynikające rejestrowane są w SIMPLE.ERP. Wygenerowanie z planu zakupu umowy poprzedza przygotowanie danych INSTRUKCJA Praca Bieżąca 96 SIMPLE.ERP

98 Rys Przygotowanie danych do realizacji Zanim zostanie wygenerowane zamówienie lub umowa z konkretnym dostawcą, należy zaznaczyć pozycje, które mają być realizowane i wskazać dla pozycji dostawcę. Dla usprawnienia wyszukania pozycji mających podlegać realizacji (plan zakupu to zwykle dokument o dużej ilości pozycji )zostało dodanych szereg filtrów. Wywołane są ikonką Szczególnie przydatne mogą filtry z wykorzystaniem cech dodatkowych: Dostawca wybrany w nagłówku okna może zostać przepisany do zaznaczonych pozycji. Podczas doboru dostawcy w pozycji jest możliwość przełączenia się na podpowiedź wyłącznie dostawców danego towaru (flaga Podpowiedź dostawców towarów. W oknie tym jest dostępna odrębna akcja przepisania podanych w pozycjach dostawców do dokumentu bez konieczności generowania zamówienia czy umowy. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 97 SIMPLE.ERP

99 Wygenerowana umowa jest dokumentem roboczym, podlega jeszcze modyfikacjom. Informacje w niej zawarte są podobne, jak w zamówieniu do dostawcy. W dokumencie tym można także podać informacje o tzw. nośnikach kosztów (komórka, pracownik, zlecenie). Po potwierdzeniu ilości i cen pozycji umowę można zatwierdzić. W zależności od przyjętego sposobu jej realizacji można generować z niej zamówienia cząstkowe do dostawcy lub już bezpośrednio dostawę towarów lub fakturę zakupową od dostawcy. W każdym przypadku realizacja może obejmować tylko część kontraktu. Realizacja umowy Przed generacją dokumentu realizującego umowę (przycisk pozycje i w jakiej ilości mają być uwzględnione. ) należy podać, jakie Rys Przygotowanie danych do realizacji Rozliczanie umowy i planu zakupu - ilości zrealizowane i dostarczone Po zatwierdzeniu któregokolwiek z dokumentów realizujących umowę(zamówienie, dostawa, faktura) w umowie jest aktualizowana ilość zrealizowana, natomiast w przypadku zatwierdzenia dostawy lub faktury, bez względu na to, czy pochodzi bezpośrednio z umowy, czy pośrednio z zamówień cząstkowych, jest aktualizowana ilość dostarczona zarówno w umowie jak i planie. Ilość dostarczona rozliczona widoczna w umowie określa, ile z ilości dostarczonej rozliczono w planie. Kontrola ilości zrealizowanej Ilość, jaka jest realizowana w dokumentach dostawy, zakupu lub zamówieniach cząstkowych może być większa od ilości zamówionych. W zależności od ustawienia flagi w INSTRUKCJA Praca Bieżąca 98 SIMPLE.ERP

100 definicji typu umowy / zamówienia czy kontrolować ilości zrealizowane?, w tym dokumencie są rejestrowane pełne ilości zrealizowane lub ilości zrealizowane nie przekraczające ilości potwierdzonych. W tym drugim przypadku nadwyżkę ilości na dokumentach realizujących względem ilości potwierdzonych na zamówieniu, traktuje się jako niezwiązaną z zamówieniem. Kontrola wartości zrealizowanej Umożliwiono również kontrolę wartości realizowanych umów (włączaną także w definicji typu umowy). Jeśli określona realizacja może spowodować przekroczenie wartości umowy, pojawia się odpowiedni komunikat. Aneks do umowy Zatwierdzoną ale nie zrealizowaną umowę można anulować (przycisk ma ona wtedy status Odrzucona. W takim przypadku także są odpowiednio aktualizowane ilości zrealizowane z planie, z którego umowa powstała. Do umowy, na każdym etapie jej realizacji, można utworzyć aneks (przycisk. Wówczas aneksowana umowa jest zamykana, a na jej podstawie tworzona jest nowa umowa. Rys Kopia/aneks do umowy Aneks może dotyczyć tylko części umowy pozostałej do realizacji (wtedy wybieramy opcje: Tylko pozycje niezrealizowane oraz Tylko ilości do realizacji ), albo może dotyczyć także części już zrealizowanej (np. zmiana stawki VAT albo korekta ceny). W pierwszym przypadku przenoszone są pozycje nie w pełni zrealizowane z ilościami pozostałymi do realizacji. Dla takich pozycji stan realizacji (czyli ilości zrealizowane oraz ilości dostarczone) są zerowe. W drugim przypadku przenoszone są ilości pierwotne, ale łącznie z informacją o istniejącym już stanie realizacji. Identyfikator aneksu może nawiązywać do identyfikatora poprzedniej umowy (poprzez dopisanie do niego dodatkowego znaku). Aneks obsługiwany jest dalej jak zwykła umowa, czyli można kontynuować jego realizacje na pozostałe ilości. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 99 SIMPLE.ERP

101 Rozliczanie ilości dostarczonych Po zarejestrowaniu w planie ilości dostarczonych przez dostawę lub fakturę istnieje jeszcze potrzeba rozliczenia tych ilości z ilościami zapotrzebowanymi w źródłowych zapotrzebowaniach. Zwykle pozycja planu jest suma wielu pozycji zapotrzebowań, więc i ile dostawy nie realizują całkowicie zapotrzebowań, to jest konieczność wskazania, ile należy przekazać komórkom wg ich zapotrzebowań. Do tego służy akcja Rozlicz zapotrzebowania wywoływana z planu przyciskiem Ilości do rozliczenia mogą być rozrzucone ręcznie (zależy od zaznaczenia flagi A w pozycjach zapotrzebowań), albo automatycznie. W tym drugim przypadku mamy dwie możliwości: Dzięki mechanizmowi sortowania pozycji zapotrzebowań można je ustawić w żądanej kolejności i wg niej po kolei rozliczać, lub (druga możliwość) rozliczać proporcjonalnie do ilości pozostałej do rozliczenia. Dla usprawnienia rozliczania dodano możliwość automatycznego przepisania ilości pozostałej jako ilości rozliczanej Powyższa funkcja pozwala nie tylko na rozliczanie na bieżąco ilości dostarczanej, ale także na korygowanie poprzednich rozliczeń (dopuszczone są ujemne ilości) INSTRUKCJA Praca Bieżąca 100 SIMPLE.ERP

102 10. Obsługa bonusów Ogólny opis funkcji Funkcja dotyczy masowego wystawiania faktur korygujących w celu udzielenia bonusu klientom, którzy w określonym okresie przekroczyli progową wartość sprzedaży. Wystawianie tych korekt wywoływane jest z okna podpowiedzi odbiorców z opcji Obsługa handlowa. Do wyboru są dwie możliwości: albo generowane korekty są odrębnymi dokumentami, albo są połączone dokumentem finansowym, spełniającego role nie tylko łącznika, ale i dokumentu generującego jedną sumaryczną należność dla rozliczeń z kontrahentem. Dla takiego dokumentu dostępny jest zbiorczy wydruk faktury korygującej Wywołanie funkcji - przycisk do wywołania akcji obsługi bonusów. Generowanie korekt Po jej wywołaniu pojawia się okno z parametrami wykonania: INSTRUKCJA Praca Bieżąca 101 SIMPLE.ERP

103 Zakres dat okres, z którego będą pobrane faktury dla skorygowania o pobrany procent rabatu Bonus procent udzielanego rabatu Typ faktur korygujących typ dokumentu sprzedaży dla generowanych korekt Typ dokumentu finansowego typ dokumentu finansowego, który będzie łącznikiem dla generowanych korekt. Wybór tego pola aktywny tylko wtedy, gdy typ dokumentu sprzedaży wskazany powyżej nie jest rozrachunkowy. Oddział dana niezbędna dla tworzonego dokumentu finansowego Data faktur korygujących data wystawienie korekt Opis działania funkcji Przed wykonaniem tej funkcji należy zdecydować, czy należności wynikające z udzielenia bonusów mają powstać oddzielnie dla każdej z powstałych korekt, czy też zbiorczo. W pierwszym przypadku należy podać rozrachunkowy (ze wskazanym tytułem rozrachunków) typ dokumentu sprzedaży dla korekt wówczas dane dotyczące dokumentu finansowego są wyszarzone. W drugim przypadku należy podać typ dokumentu sprzedaży bez tytułu rozrachunku wówczas należy wybrać typ dokumentu finansowego z tytułem rozrachunku dotyczącym odbiorcy. Należy także zaznaczyć na liście podpowiedzi tych odbiorców, którym mają być przyznane bonusy. Wywołanie funkcji Generuj bonusy spowoduje wygenerowanie dla wskazanych odbiorców korekt dla wszystkich faktur wystawionych w podanym okresie kolejno, ich automatyczne zatwierdzenie oraz ewentualne wygenerowanie roboczego dokumentu finansowego. Zatwierdzenie tego dokumentu przez operatora wygeneruje należność. Wszystkie etapy powyższej akcji są odnotowane w Historii obiektów, łącznie z zatwierdzaniem pojedynczych korekt. W dokumencie finansowym widoczny jest zakres dat, za który zostały przyznane bonusy (pole Opis ). Dostępny jest także dla niego zbiorczy wydruk korekt zastępujący pojedyncze wydruki pojedynczych źródłowych korekt. Przygotowanie danych Zdefiniowanie typu dokumentu sprzedaży dla obsługi korekt bonusowych. Należy zwrócić uwagę na to, że pojedyncza akcja wytsawienia korekt w ramach przyznanych bonusów może dotyczyć tylko faktur o jednolitym sposobie wyznaczania cen netto lub brutto a także wystawianych w tej samej walucie, jaka jest podana w typie faktury dla obsługi korekt. Jeśli dla wskazanego zakresu dat i kontrahentów są, z punktu widzenia powyższych cech, mieszane faktury, należy tę akcję powtórzyć dla każdego z występujących przypadków. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 102 SIMPLE.ERP

104 Zdefiniowanie typu dokumentu finansowego jeśli wygenerowane korekty mają być połączone oraz jeśli ma powstać tylko jedna należność dla każdego odbiorcy, trzeba zdefiniować właściwy typ dokumentu finansowego. Tytuł rozrachunku wskazany w tym typie musi dotyczyć odbiorcy. Wybór odbiorców podlegających rabatowaniu. Do tego celu został przygotowany raport Raport sprzedaży zbiorczej dostępny z kontekstu podpowiedzi odbiorców w opcji Obsługa handlowa. Należy zwrócić uwagę, że w raporcie tym można wykorzystać filtry odbiorców, co umożliwi właściwy dobór kontrahentów, jeśli, prócz wartości sprzedaży, istnieją jakieś inne kryteria (kryteria te mogą być zapisane właśnie w cechach dodatkowych). Jeśli zaś do podstawy sprzedaży nie mogą być zaliczone wszystkie sprzedane produkty, to można wykorzystać cechy dodatkowe produktów w celu ich odfiltrowania Z kolei jeśli rabatowanie nie będzie dotyczyło wszystkich produktów, które występowały na fakturach, to można te przypadki wykluczeń zapisać (skryptem czy innym narzędziem) do tabeli tmp_gendsp_exclude. Procedura generująca korekty sprawdza, czy produkt występujący w korygowanej pozycji nie występuje w wymienionej tabeli. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 103 SIMPLE.ERP

105 11. Proces Handlowy Podstawowym zadaniem funkcjonalności o nazwie Proces Handlowy jest wspomaganie pracy handlowca poprzez: ułatwienie negocjacji z klientem dzięki szybkiemu i zbiorczemu dostępowi do wszystkich informacji związanych zarówno ze stanem zadłużenia klienta jak i z poprzednio zawartymi transakcjami. możliwość szybkiego zarejestrowania potrzeb zgłaszanych przez klienta, bez konieczności decyzji co do sposobu i terminu ich realizacji dostarczenie mu wszelkich niezbędnych informacji do podjęcia decyzji, jakie produkty, w jakich ilościach, na kiedy i po jakiej cenie może sprzedać danemu odbiorcy umożliwienie tworzenie z jednego miejsca w systemie wszelkich dokumentów obsługujących daną transakcję handlową (zamówienia, wydania magazynowe, faktury), szybki do nich dostęp i śledzenie stanu ich realizacji. umożliwienie generowania zapotrzebowań lub zamówień do dostawców na dostawę towarów lub usług pod potrzeby danej transakcji. Proces Handlowy ma w systemie postać dokumentu, a więc posiada nagłówek identyfikujący daną transakcję oraz pozycje specyfikujące zamawiane produkty. W oknie Procesu Handlowego wyróżnione są trzy zasadnicze obszary, podzielone na zakładki. Górny obszar dotyczy specyfikacji produktów, przy czym w lewym oknie pokazane są produkty już wybrane a w prawym - produkty wybrane wstępnie do akceptacji, nazwane danymi roboczymi. Pod górnym obszarem znajduje się, wyróżniony zielonym kolorem, wiersz zawierający podstawowe informację o wskazanym produkcie, a więc ilość, datę odbioru, stawkę VAT oraz cenę przed i po rabatach Środkowy obszar zawiera zakładki z danymi nagłówkowymi ( Dane procesu handlowego, Dane odbiorcy ), zakładkę do analizy dostępnych ilości produktów ( Dane towaru / usługi ), zakładkę zawierającą dane wspomagające wyznaczenie ceny sprzedaży ( Wyznaczanie ceny ) oraz zakładkę z informacjami o już wygenerowanych dokumentach obsługujących tę transakcję i ich wzajemnych powiązaniach. Dolny obszar zawiera szereg zakładek z informacjami dodatkowym, zarówno dotyczącymi odbiorcy jak i produktów. Zakładki te można zarówno otwierać i zamykać na żądanie, jak i mieć cały czas otwarte. Otwarcie zakładek a także odświeżenie na nich danych, jest wywoływane przyciskami, znajdującymi się w obszarze środkowym przy określonych danych. Zakładkę można zamknąć krzyżykiem na końcu obszaru z zakładkami. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 104 SIMPLE.ERP

106 W obszarze środkowym i dolnym, dla zwiększenia czytelności, aktywne (aktualnie wyświetlane) zakładki oznaczone są lupką, a także zakładki dotyczące odbiorcy zostały oznaczone innym kolorem niż zakładki dotyczące produktu. Jeśli zakładka zawiera listę dokumentów, to dwuklik na wierszu tej listy otwiera wskazany dokument. Typy procesów handlowych Dla rozróżnienia odmiennych rodzajów transakcji sprzedaży, z powodu innej waluty, sposobu identyfikacji czy innych ustawień domyślnych, wprowadzono wyróżnienia typów procesu handlowego. Definicja typu procesu handlowego zawiera: identyfikator typu procesu identyfikator skrócony typu procesu maska identyfikatora służąca do określenia segmentów, z których budowany jest identyfikator procesu INSTRUKCJA Praca Bieżąca 105 SIMPLE.ERP

107 domyślny magazyn dla określenia dostępnych stanów produktów domyślne stanowisko sprzedaży Pozostałe ustawienia domyślne to: domyślne typy dokumentów wydania zewnętrznego, dokumentów sprzedaży (faktur) oraz zamówień od odbiorców, które będą podpowiadane podczas generowania tych dokumentów domyślne typy zapotrzebowań i zamówień do dostawców, które będą podpowiadane podczas generowania tych dokumentów domyślna marża, podpowiadana podczas wyznaczania ceny sprzedaży wg zadanej marży domyślny rodzaj ceny zakupu, względem którego będzie wyznaczana marża dla podanej ceny sprzedaży. Do wyboru jest: cena minimalna, średnia, maksymalna, ostatnia, szacunkowa i cena użytkownika domyślny sposób liczenia marży: względem ceny zakupu lub ceny sprzedaży. Procentowa marża jako różnica ceny sprzedaży i ceny zakupu może być odniesiona albo do ceny zakupu albo do ceny sprzedaży Domyślny sposób wyznaczania ceny sprzedaży. Cena sprzedaży może być automatycznie wyliczana w oparciu o: cennik, zadaną marżę, ostatnią cenę sprzedaży, ostatnią cenę sprzedaży dla danego odbiorcy, cenę kontraktową zapisaną w danych produktu u odbiorcy Domyślna flaga Czy uwzględniać w bilansowaniu potrzeb nadwyżki z zamówień do dostawców. Flaga ta ma zastosowanie podczas generowania zamówień do dostawców na brakujące ilości i decyduje o tym, czy brane będą pod uwagi nadwyżki w już istniejących zamówieniach. Domyślna flaga Automatyczna dyspozycja. Włączenie tej flagi powoduje próbę automatycznej dyspozycji stanu magazynowego podczas akceptacji wybranej roboczej specyfikacji produktów (przesuwania z obszaru danych roboczych do obszaru Towary w procesie ) Parametry skrótu na pulpicie INSTRUKCJA Praca Bieżąca 106 SIMPLE.ERP

108 W celu dalszego sparametryzowania wywołań funkcji Proces Handlowy (zarówno dla listy, jak i pojedynczego dokumenty) zostały udostępnione następujące parametry skrótu na pulpicie Lista procesów handlowych Na liście procesów handlowych można przeglądać istniejące dokumenty korzystając z szeregu filtrów, przedstawionych na rysunku, a także zmieniać status procesu na zamknięty (przycisk na pasku narzędziowym) oraz na anulowany (przycisk na pasku narzędziowym). Na liście, prócz danych nagłówkowych, w szczególności opisu i uwag, widoczne są także pozycje z podstawowymi informacjami. Dane procesu handlowego Zakładka ta zawiera podstawowe dane opisujące i identyfikujące dany proces handlowy. Są to: INSTRUKCJA Praca Bieżąca 107 SIMPLE.ERP

109 Numer (identyfikator) procesu i jego typ. Identyfikator procesu jest tworzony na podstawie maski wskazanej w definicji typu Planowana data transakcji. Data ta będzie domyślną datą odbioru dla wszystkich dodawanych do procesu pozycji z produktami Data rozpoczęcia data zarejestrowania (łącznie z godziną) danego procesu handlowego Operator, który zainicjował dany proces handlowy Odbiorca kontrahent danej transakcji. Może być wybierany z listy (włączona flaga przy tym polu) lub wprowadzany bezpośrednio do nagłówka procesu jako tzw. kontrahent jednorazowy (nie zarejestrowany w bazie odbiorców) Status określa stan aktywności procesu handlowego. Proces aktywny (status Aktywny ) można anulować (status Anulowany ) lub zamknąć (status Zamknięty ). Warunki płatności domyślne warunki płatności dla generowanych dokumentów sprzedaży lub zamówień odbiorców. W nagłówku procesu inicjowane są one warunkami płatności wskazanymi w typie dokumentu sprzedaży podanym w ustawieniach domyślnych typu procesu handlowego Opust za termin płatności procent opustu wynikający z wybranych warunków płatności. Będzie on uwzględniany w wyznaczaniu końcowej ceny sprzedaży Opust klienta procent opustu wynikający z ewentualnego przypisanego w danych klienta opustu wg progów wartości sprzedaży. Opust ten jest wyznaczany na żądanie. Podczas jego wyliczania brane są pod uwagę wszystkie pozycje, nie tylko te aktualnie fakturowane, ponieważ są one traktowane jako jedna transakcja z klientem. Włączenie flagi obok tego pola umożliwia edycję tego opustu. Opust ten będzie uwzględniany w wyznaczaniu końcowej ceny sprzedaży Kategoria obrotu domyślna kategoria obrotu dla nowych pozycji Stanowisko sprzedaży - domyślne stanowisko sprzedaży dla wszystkich generowanych dokumentów (WZ, faktury, zamówienia). Jeśli w parametrach skrótu nie podano innego stanowiska sprzedaży, to inicjalnie pochodzi z definicji typu procesu. Magazyn - domyślny magazyn dla wszystkich pozycji magazynowych wybieranych w procesie handlowym oraz dla generowanych dokumentów (WZ, faktury, zamówienia). Jeśli w parametrach skrótu nie podano innego magazynu, to inicjalnie pochodzi z definicji typu procesu. Waluta, tabela kursowa, kurs walutowy- dane dla transakcji walutowych. Ceny sprzedaży będą wyznaczane w podanej walucie. Opis procesu handlowego krótka notatka dotycząca tego procesu. Będzie ona widoczna jako kolumna podczas przeglądania procesów handlowych na liście. Uwagi - dłuższa notatka, widoczna także na liście, ale już w szczegółach dotyczących bieżącego (wskazanego kursorem) procesu. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 108 SIMPLE.ERP

110 Dane odbiorcy Na tej zakładce dostępna jest edycja danych odbiorcy, jak nazwa, dane adresowe, NIP, a także zbiorcze dane dotyczące wielkości obrotów z tym kontrahentem oraz bilans rozliczeń wraz z pozostałym do wykorzystania limitem kredytu handlowego. Należy podkreślić, że w przypadku transakcji gotówkowej płatnej natychmiastowo limit kredytu nie ma znaczenia. Oprócz tego znajdują się tu przyciski do otwierania zakładek ze szczegółowymi danymi określonymi przy przycisku. Dane te będą wyświetlone w dolnym obszarze okna procesu handlowego na odpowiedniej zakładce. Szczegóły dotyczące wyświetlanych danych są podane poniżej. Dane szczegółowe dotyczące odbiorcy Nierozliczone należności Widoczne są wszystkie nierozliczone należności danego odbiorcy Nierozliczone płatności Widoczne są wszystkie nierozliczone płatności związane z danym odbiorcą, zarówno przez niego wpłacane (płatności obce), jak i wpłacane dla niego (płatności własne), z saldem końcowym INSTRUKCJA Praca Bieżąca 109 SIMPLE.ERP

111 Zamówienia Widoczne są zamówienia danego odbiorcy w ujęciu ogólnym (tylko dane nagłówkowe). Możliwe jest odfiltrowanie zamówień wystawionych po podanej dacie (domyślnie jest to początek danego roku) oraz przez określonego sprzedawcę (domyślnie jest sprzedawca obsługujący dany proces handlowy). Faktury sprzedaży Widoczne są faktury wystawione dla danego odbiorcy. Zastosowane zostały filtry takie same, jak dla zamówień. Sprzedaż wg produktów Przedstawia wartość sprzedaży dla danego odbiorcy pogrupowaną wg sprzedawanego asortymentu. Początkowe uporządkowanie jest wg identyfikatorów produktu, ale zmiana kolejności pozycji wg wartości (kliknięcie w nagłówek kolumny z wartością) udostępni ranking sprzedawanych produktów. Dostępny filtr z datą. Historia obrotów Przedstawia sumaryczne obroty z danym odbiorców wg okresów. Obok tych danych widoczny sposób kumulowania danych ( Historia w układzie ), ustalony dla danego odbiorcy. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 110 SIMPLE.ERP

112 Dane robocze wybór pozycji Wybór i rejestracja produktów pod potrzeby zgłaszane przez odbiorcę jest realizowana w górnym obszarze okna Procesu Handlowego. Obszar ten podzielony jest na dwie części. Z prawej strony znajdują się wstępnie wybrane pozycje robocze ( Dane robocze ), po lewej zaś pozycje już zaakceptowane w procesie handlowym ( Towary w procesie ). Taki rozdział specyfikacji produktów ma na celu umożliwienie handlowcowi wcześniejsze zarejestrowanie potrzeb zgłaszanych przez klienta, ich analizę a następnie zaakceptowanie pozycji przyjętych do realizacji. Dla wskazania, które okno w danym momencie jest aktywne, zastosowano oznaczenie w postaci czerwonego obramowania. Szczegóły dotyczące dialogu w oknie z danymi roboczymi zostały opisane w powyższym rysunku. W ogólności: Wybór produktów odbywa się w oknie z danymi roboczymi Może on odbywać się poprzez wpisanie ręczne identyfikatora produktu lub jego części ( w tym drugim przypadku program podpowie najbliższy spełniający ten warunek produkt, a strzałką w dół można wybierać kolejne produkty), można też korzystać z podpowiedzi produktu, a szczególności z kodu EAN Wybrane robocze pozycje można zaakceptować czyli przenieść jako pozycje procesu handlowego korzystając z przycisku (pozioma strzałka) opisanego na rysunku powyżej, albo klawiszem ENTER. Przed przesunięciem, korzystając z kontekstowego menu pod prawym klawiszem w oknie Dane robocze, można wskazać, do jakiego rodzaju dokumentu (faktura, wydanie, zamówienie) mają być zaadresowane pozycje. Podobnie zadziała otwarcie zakładki lewego okna z INSTRUKCJA Praca Bieżąca 111 SIMPLE.ERP

113 podanym rodzajem dokumentu będzie to informacja, że pozycje dotyczą wskazanego rodzaju dokumentu. Jeśli rodzaj jest nieokreślony, będzie można go sprecyzować później, podczas realizacji już w procesie handlowym. Obie te akcje przesuwania pozycji do procesu handlowego można poprzedzić zaznaczeniem wszystkich pozycji (akcja pod prawym klawiszem menu lub powszechnie stosowane w Windows zaznaczanie z zastosowaniem klawiszy Shift i Ctrl). Wskazane pozycje można również na tym etapie wyboru usunąć. Podczas przenoszenia danych roboczych do procesu handlowego, przy zaznaczonej fladze Autodyspozycja następuje automatyczne dysponowanie stanów magazynowych do ilości dostępnych w tych magazynach. Należy zaznaczyć, że w podpowiedzi produktu na potrzeby procesu handlowego został udostępniony wybór produktu poprzez kod EAN ( w zwykłych dokumentach OT wybór ten jest bezpośrednio w samym dokumencie) W podpowiedzi tej możemy też korzystać z wyboru produktu poprzez identyfikator odbiorcy (patrz Dane produktu u odbiorcy). Zamianę identyfikatora, wg którego jest dokonywany wybór, można uzyskać pod prawym klawiszem myszy. Pojawia się wówczas menu, tak, jak na rysunku powyżej, z którego można wybrać odpowiedni identyfikator produktu. Jeśli z jakichś powodów okno z edytowanym procesem handlowym jest zamykane a pozostają nie przeniesione do tego dokumentu pozycje robocze, system wyświetla komunikat: INSTRUKCJA Praca Bieżąca 112 SIMPLE.ERP

114 Towary w procesie W powyższym rysunku zostały opisane w skrócie szczegóły prezentacji i obsługi pozycji w procesie handlowym. Jak z tego wynika: W kolumnie G (wygenerowane dokumenty) jest znacznik, czy dokument został wygenerowany W kolumnie D (rodzaj Dokumentu) wskazano, do jakiego dokumentu przeznaczona jest pozycja. Znak? oznacza brak określenia tego przeznaczenia. Zastosowano skróty: FA dokumenty sprzedaży, WZ dokument wydania zewnętrznego, ZO zamówienie odbiorcy Kolumna Produkt zawiera identyfikację produktu a przycisk na niej służy zmianie danych wyświetlanych w tej kolumnie. Może to być identyfikator produktu, jego nazwa, nazwa rozszerzona lub połączenie nazwy i nazwy rozszerzonej. Ostatnie kolumny i są jednocześnie przyciskami do wywołania zbiorczej (dla wszystkich pozycji) funkcji dysponowania ilości dostępnej oraz anulowania istniejących dyspozycji. Dysponowanie ilości dostępnej oznacza możliwość dyspozycji częściowych na niepełną ilość. Dyspozycja częściowa zaznaczona jest, dla odróżnienia od pełnej dyspozycji, czerwonym słupkiem Podobne działanie ma zaznaczenie lub odznaczenie flagi występującej w tej kolumnie przy pozycji, z tym, że wtedy ta akcja dotyczy tylko tej konkretnej pozycji Przycisk przy pozycji umożliwia podgląd zadysponowanych partii INSTRUKCJA Praca Bieżąca 113 SIMPLE.ERP

115 W oknie tym jest także możliwość kopiowania istniejących pozycji (ikonka narzędziowym) na pasku Podział pozycji W pewnych sytuacjach może być celowe podzielenie wcześniej wyspecyfikowanych pozycji na kilka. Na przykład: w pierwszym rzędzie ma być wydany lub zafakturowany towar, na który jest pokrycie w stanach magazynowych, a na resztę ilości wystawiane jest zamówienie dostawy; albo podana ilość ma uwzględniać różne parametry segregacji; albo też na życzenie odbiorcy produkt ma być dostarczany partiami w różnych terminach. Oczywiście, ta akcja dotyczy tylko pozycji, na które jeszcze nie wygenerowano dokumentów. Ikonka otwiera okno do podziału pozycji W lewej części tego okna znajdują się dane dla istniejącej pozycji, w prawej części dane dla pozycji tworzonej. Sumaryczna ilość z tych pozycji nie może przekroczyć ilości pierwotnej. Jeśli pozycja jest częściowo już zadysponowana, domyślnie podpowiadany jest podział na część zadysponowaną i część nie zadysponowaną. W ramach tej akcji można także przesuwać widocznymi w oknie strzałkami zadysponowane partie do nowej pozycji. Blok danych Dane dla nowej pozycji pozwala na określenie przeznaczenia oraz daty odbioru innych niż dotychczasowe. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 114 SIMPLE.ERP

116 Przeznaczenie towarów w procesie handlowym Jak napisano wcześniej, handlowiec nie musi od razu decydować, czy wystawia na wybrane produkty WZ lub fakturę, czy też rejestruje je w zamówieniu (choćby po to, by zapewnić dostawę pod potrzeby tej transakcji lub dla ewidencji zaliczki, która wymaga wprowadzenia wcześniej umowy / zamówienia). Jeśli jednak chce określić, jaki dokument ma powstać z pozycji, może wskazać lub zmienić odpowiednie przeznaczenie pozycji korzystając z menu pod prawym klawiszem myszy - podobnie jak podczas przenoszenia pozycji roboczych. Zarówno to przyporządkowanie rodzajowi dokumentu, jak i informacja, czy taki dokument powstał, jest widoczna na liście pozycji jako odrębna kolumna (objaśnienie w powyższym rysunku). Zakładki z podziałem na różne przeznaczenie pozycji, jak i wyróżnienie kolorami pozycji o różnym przeznaczeniu służą zwiększeniu czytelności danych. Na zakładce Towary w procesie widoczne są wszystkie pozycje, na pozostałych są tylko pozycje o przeznaczeniach zgodnych z nazwą zakładki. Podstawowe dane dotyczące sprzedaży produktu Wyróżnionym fragmentem okna Procesu Handlowego jest wiersz z podstawowymi danymi o wskazanym, bieżącym produkcie. Należy przypomnieć, że wskazany produkt pobierany jest z bieżącej pozycji w oknie zaznaczonym czerwoną ramką takie rozróżnienie jest potrzebne, ponieważ jednocześnie widoczne są dwa okna: z listą produktów roboczych i zapisanych do procesu handlowego. Tymi podstawowymi danym są: ilość i jednostka miary planowana data odbioru stawka VAT cena przed rabatami rabat pozycyjny cena po wszystkich rabatach; oprócz rabatu pozycyjnego uwzględnia także ewentualne opusty handlowe klienta i opusty za termin płatności. Jeśli te ostatnie opusty występują, to oprócz ujawnienia ich na zakładce Dane procesu handlowego, są także widoczne dla każdej pozycji (zaznaczone czerwoną czcionką). Rabaty liczone są w następującej kolejności: rabat pozycyjny, opust handlowy, opust za termin płatności INSTRUKCJA Praca Bieżąca 115 SIMPLE.ERP

117 Bezpośrednia edycja powyższych danych dla produktów jest dostępna w procesie handlowym jedynie w tym wierszu. Dane towaru / usługi Ta zakładka, umieszczona w środkowym obszarze okna Procesu Handlowego, a dotycząca wskazanego na liście produktu (na liście z danymi roboczymi albo z pozycjami procesu w zależności od tego, które z tych okien jest aktywne), udostępnia wszelkie informacje potrzebne do określenie, ile danego produktu można sprzedać i na kiedy ta ilość będzie zapewniona. Dane w niej zawarte podzielne są na trzy bloki: dane dotyczące bezpośrednio wskazanej pozycji dane służące do zbilansowania ilość w pozycji, czyli ilości aktualnie w magazynie lub potencjalnie (zamówione u dostawcy) dostępne dane wspomagające wybór dostawcy brakujących ilości Pierwszy blok zawiera dane: Produkt - identyfikator, nazwa i nazwa rozszerzona produktu Ilość podana w pozycji w tym zadysp. ilość zadysponowana w tej pozycji; ze względu na możliwość częściowej dyspozycji ilość ta może być mniejsza niż całkowita ilość produktu Zamówiono ilość zamówiona w zapotrzebowaniu lub zamówieniu u dostawcy dla realizacji tej pozycji Ilość brakująca = ilość w pozycji ilość zadysponowana ilość zamówionej dostawy Uwagi wywołanie zakładki z edycją uwag do pozycji procesu Parametry segregacji- wywołanie zakładki z edycją parametrów segregacji produktu INSTRUKCJA Praca Bieżąca 116 SIMPLE.ERP

118 Drugi blok zawiera dane: Magazyn magazyn, dla którego bilansowane są ilości dostępne Ilość dostępna stan w wybranym magazynie zmniejszony i wszystkie ilości zadysponowane (także przez bieżącą pozycję). Przycisk przy tej informacji służy do wyświetlenia stanów tego produktu we wszystkich magazynach i wybrania właściwego magazynu. Ilość zadysponowana całkowita ilość zadysponowana z podanego magazynu. Przycisk obok tej danej wywołuje podgląd aktualnych dyspozycji tego produktu na innych dokumentach. Udostępnienie tych danych handlowcowi może być podstawą do podjęcia decyzji, czy nie wykorzystać dla danej transakcji zasobów wcześniej zablokowanych przez innych kontrahentów. Nadwyżka w zamówieniach dostaw włączana na żądanie informacja o ilościach nadwyżek występujących umowach lub zamówieniach do dostawców. Przez nadwyżkę rozumie się ilość przekraczającą potrzeby wygenerowane z zamówień odbiorców. Poszukiwana jest ona we wszystkich roboczych i zatwierdzonych umowach / zamówieniach dostaw. Domyślne ustawienie, czy te nadwyżki mają być wykazywane, pochodzi z definicji typu procesu handlowego. Przycisk przy tej informacji służy do wyświetlenia zamówień zawierających te nadwyżki. Trzeci blok zawiera dane: Dostawca pole do wyboru dostawcy z wyświetleniem jego warunków oferty zapisanych w danych produktu u dostawcy, jak cena, czas realizacji, posiadanie certyfikatu ISO. Produkt u dostawców ułatwienie wyboru dostawcy wyświetlenie listy dostawców danego towaru wraz z ich ofertą (ranking dostawców), z możliwością sortowania po tych elementach oferty, które są w danym momencie najważniejsze (cena, czas realizacji, certyfikacja ISO) Dane szczegółowe dotyczące ilości produktu Ilość zamówiona Zakładka udostępnia podgląd dokumentów realizujących dostawę produktu dla danej pozycji procesu (patrz: Generowanie zapotrzebowań z zamówień odbiorców ). Takimi dokumentami mogą być zarówno zapotrzebowania, jak i zamówienia do konkretnych dostawców. Jeśli z zapotrzebowania branżysta już wygenerował zamówienie dostawy, to wówczas jest już tylko widoczne zamówienie. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 117 SIMPLE.ERP

119 Uwagi Zakładka do edycji uwag dla pozycji procesu Parametry segregacji Zakładka do edycji parametrów segregacji pozycji dla pozycji procesu Magazyn Udostępniony jest podgląd wszystkich stanów, zarówno elementarnych, jak i tzw. logicznych (budowanych na podstawie innych stanów) tego produktu w firmie. Ilość dostępna Na tej zakładce przedstawione są ilości dostępne i zadysponowane produktu we wszystkich magazynach, w których stan tego produktu występuje. Ilość zadysponowana INSTRUKCJA Praca Bieżąca 118 SIMPLE.ERP

120 Zakładka przedstawia wszystkie dokumenty OT, które dysponują dany produkt. Do informacji handlowca, prowadzącego dany proces handlowy, podany jest nie tylko dokument, ale także operator, który go obsługiwał. Ta informacja może być przydatna dla negocjacji, jeśli z jakichś powodów realizacja danego procesu wydaje się ważniejsza niż istniejąca już transakcja dysponująca stan. Nadwyżka w zamówieniach dostaw: Zaznaczenie flagi Nadwyżka w zamówieniach dostaw oraz naciśnięcie przycisku skojarzonego z tą daną otwiera zakładkę, w której domyślnie pokazane są wszystkie zamówienia lub umowy, zawierające ilości nadwyżek w odniesieniu do danej pozycji procesu (tzn. z odpowiednią datą realizacji). Zmiana wartości filtrów obok listy tych dokumentów umożliwia także podgląd innych zamówień. Wyznaczanie ceny sprzedaży Odrębna zakładka łączy funkcje związane z wyznaczaniem cen sprzedaży. Dostępnych jest kilka metod wyznaczania cen sprzedaży: Wg aktualnie obowiązującego cennika. Ta metoda jest wykorzystywana domyślnie na zamówieniach i fakturach. Opiera się na cennikach zdefiniowanych w tzw. rodzajach cen, a jeśli brak takiego cennika, to pobierana jest cena podstawowa z definicji produktu. Wg zadanej marży. Procent marży domyślnie pobrany jest z definicji typu procesu handlowego, ale można go dla każdej pozycji zmienić. Cena sprzedaży jest wyliczona na podstawie wskazanej ceny zakupu powiększonej o procent marży. Ostatnia cena sprzedaży pobierana jest ostatnia cena, po jakiej dany produkt został sprzedany INSTRUKCJA Praca Bieżąca 119 SIMPLE.ERP

121 Z tą daną jest skojarzona jest zakładka, która umożliwia podgląd faktur i cen sprzedaży danego produktu uporządkowanych domyślnie malejąco wg daty dokumentu. Wstępnie odfiltrowane są na danego odbiorcę zdjęcie tej flagi pokaże ceny dla wszystkich odbiorców. Dodatkowymi filtrami są: data początkowa dla tych faktur oraz sprzedawca, który je obsługiwał. Ostatnia cena dla odbiorcy - pobierana jest ostatnia cena, po jakiej dany produkt został sprzedany danemu odbiorcy Cena kontraktowa cena uzgodniona, zapisana w danych produktu u odbiorcy Przycisk Akceptuj cenę zapisuje cenę wyznaczoną wg wskazanej metody do pozycji jako cenę przed rabatem. Jest ona podstawą do wyznaczania ostatecznej ceny uwzględniającej ewentualne rabaty. W każdym jednak wypadku operator może ręcznie zmienić cenę, zarówno przed rabatem jak i po rabacie (w tym drugim przypadku wyliczany jest procent rabatu pozycyjnego i wstecznie cena przed rabatem) Marża dla aktualnej ceny sprzedaży jest wyliczana względem różnie zdefiniowanych cen zakupu: ceny minimalnej, średniej, maksymalnej, ostatniej. Ceny te są wyznaczane w podanym magazynie na podstawie wszystkich partii danego produktu w tym magazynie. Prócz tego marża może odnosić się do ceny szacunkowej, przez którą rozumiemy wstępnie wyznaczoną cenę podczas dysponowania konkretnej partii (należy podkreślić, że jest to cena szacunkowa, ponieważ ostateczny koszt zawsze jest wyznaczany podczas zatwierdzania transakcji magazynowej), a także może odnosić się do dowolnie edytowanej ceny użytkownika. Zaznaczenie, względem której ceny ma być wyznaczana cena sprzedaży, domyślnie pochodzi z definicji typu procesu. Dla każdej z tych powyższych cen jest wyliczony odrębnie procent marży. Marże ujemne wyświetlane są czerwonym kolorem dla zwrócenia uwagi. Sposób liczenia procentowej marży zależy od ustawienia: marża od ceny zakupu lub od ceny sprzedaży, bowiem procentowa marża jako różnica ceny sprzedaży i ceny zakupu może być liczona względem ceny zakupu lub względem ceny sprzedaży. Domyślnie sposób liczenia marży pochodzi z definicji typu procesu handlowego. Dodatkową informacją jest progowa, minimalna marża dopuszczalna wraz z odpowiadającą jej ceną sprzedaży, poniżej której handlowiec nie powinien sprzedać. Minimalna marża dla produktu podawana jest w danych produktu INSTRUKCJA Praca Bieżąca 120 SIMPLE.ERP

122 Podgląd cen zakupu jest objęty odrębnym prawem. Jeśli użytkownik nie ma przyznanego tego prawa, to w oknie nie pojawiają się ceny zakupu. Generowanie dokumentów Akcja generowania określonego rodzaju dokumentu dla wskazanych pozycji jest dostępna wyłącznie z zakładek w górnej części okna Procesu Handlowego, na których odfiltrowano odpowiednio pozycje (zakładki: Sprzedaż, Zamówienie odb., Wydanie ). Akcja ta wywoływana z ikonki umieszczonej na pasku narzędziowym. Otwiera ona okno do podania parametrów generowania odpowiedniego dokumentu. Oprócz standardowych parametrów, jak typ generowanego dokumentu, stanowisko sprzedaży, magazyn, które domyślnie pochodzą z definicji typu procesu handlowego oraz z samego procesu handlowego oraz dat, w oknie tym są także dostępne mechanizmy do przygotowania danych pozycyjnych. Możliwe jest automatyczne zaznaczanie części tylko pozycji w oparciu o takie kryteria jak stan zadysponowania czy planowana data odbioru, jak również ich ręczne zaznaczanie (flaga w kolumnie G ). Stan dyspozycji poszczególnych INSTRUKCJA Praca Bieżąca 121 SIMPLE.ERP

123 pozycji jest wskazany na liście w kolumnie Z. Jeśli są one zadysponowane częściowo, a w generowanym dokumencie powinny zostać uwzględnione tylko ilości zadysponowane, to można włączyć automatyczny podział pozycji wg ilości zadysponowanych (patrz: Podział pozycji). Przycisk Wykonaj służy odpowiedniemu zaznaczeniu pozycji, przycisk Generuj tworzy na podstawie tych danych odpowiedni dokument. Okno do generowania dokumentu wydania jest zbliżone do powyższego okna, widocznego na rysunku, natomiast okno do generowania zamówienia odbiorcy jest wzbogacone o funkcję potwierdzania pozycji i zatwierdzenia całego zamówienia, a także o funkcję automatycznego generowania zapotrzebowania lub zamówienia do dostawcy na ilości brakujące. Ponieważ generowanie zamówień dostaw z zamówień odbiorców dostępne jest wyłącznie z zatwierdzonego dokumentu, zaznaczenie tej opcji musi być poprzedzone zaznaczeniem także flag dla potwierdzenia i zatwierdzenia zamówienia. Po wygenerowaniu zamówienia i jego automatycznym zatwierdzeniu zostanie otwarte okno z parametrami do generacji zapotrzebowania lub zamówienia (patrz: Generowanie zapotrzebowań z zamówień odbiorców ) Wygenerowane dokumenty Wygenerowane w powyżej opisany sposób dokumenty można przeglądać na zakładce w środkowym obszarze okna Procesu Handlowego. Dane pokazywane są w dwojaki sposób: z lewej strony widoczne są poszczególne pozycje procesu z możliwością rozwinięcia (+) dla INSTRUKCJA Praca Bieżąca 122 SIMPLE.ERP

124 nich informacji o wygenerowanych dokumentach, z prawej zaś strony widoczne są wszystkie powiązane z danym procesem dokumenty, bez względu, jakie pozycje zawierają. W obu tych oknach rozwinięcie na określonym poziomie uwidacznia kolejne powiązane dokumenty, wygenerowane z dokumentów z wyższego poziomu. Wcięcia oznaczają kolejne poziomy. W ten sposób można śledzić komplet dokumentów, powiązanych z danym procesem handlowym poprzez dokumenty bezpośrednio z niego wygenerowane. Dwuklik na wskazanym dokumencie otwiera ten dokument. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 123 SIMPLE.ERP

125 12. Analizator danych Opcja służy do przetwarzania danych w celu uzyskania na ich podstawie użytecznych informacji i wniosków. Struktura wielowymiarowa przedstawia wybrane dane(fakty) w funkcji wielu czynników (wymiary). Użytkownik może indywidualnie kreować zakres analizowanych danych i wybrać najbardziej odpowiedni sposób ich prezentacji. W celu uruchomienia analizy danych należy wybrać opcje menu Narzędzia->Analiza danych->konfiguracja. Ta opcja jest wyświetlona na pasku przycisków jako. Wybranie tej opcji powoduje sprawdzenie ilości wierszy dla aktualnego datawindow. Jeżeli są co najmniej dwa zostanie wyświetlone okienko zawierające konfigurację analizy Okienko składa się z dwóch głównych obszarów: listy wszystkich kolumn oraz wybranych kolumn jako wymiary lub fakty. Jak fakt mogą być wybrane jedynie wielkości sumowalne, więc w przypadku wybrania kolumny nie zawierającej liczb będzie wyświetlana ilość różnych wystąpień wartości. Wyboru dokonuje się przez przeciągnięcie i puszczenie myszą. Wybrane ustawienia można zapisać tak aby były widoczne dla wszystkich operatorów lub tylko dla bieżącego operatora. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 124 SIMPLE.ERP

126 Na powyższym przykładzie wybrano wartość zamówień według typów dokumentów w rozbiciu na miesiące wraz z możliwością dalszej analizy według magazynu. Oczywiście nie ma ograniczenia na liczbę analizowanych faktów i wymiarów, jednak wybranie zbyt dużej ilości kolumn będzie skutkowało spowolnieniem przetwarzania. Dla powyższego przykładu kostka może wyglądać na przykład tak: Gdzie każdy wymiar może być użyty do filtrowania lub sortowania. Również można zmieniać hierarchię wymiarów przeciągając myszą INSTRUKCJA Praca Bieżąca 125 SIMPLE.ERP

127 Tak przygotowane dane można zapisywać w formatach html, xls i csv Lu wydrukować bezpośrednio na drukarkę. Można także całą kostkę zapisać do pliku (ustawienia i dane) w celu późniejszej analizy. Jeżeli żadne okienko nie zawiera datawindow z inserującymi nas danymi to można samemu napisać zapytanie w opcji Obiekty uzupełniające wspólne -> Definicja zapytań. Nazwy wymiarów i faktów są wtedy nazwami kolumn Zarówno zapytanie jak zapisana konfiguracja mogą być parametrami skrótu. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 126 SIMPLE.ERP

128 Zapisaną konfigurację można odczytać wywołując akcję menu Narzędzia -> Analiza danych -> odczytaj. Ta opcja jest wyświetlona na pasku przycisków jako. Trzeba jednak pamiętać że w przypadku zapisania konfiguracji okienka wybrana kolumna musi być widoczna. Jeżeli kolumny nie ma na oknie warto użyć opcji Zmień listę kolumn tak aby odpowiednio dobrać wyświetlane informacje. Analiza wielowymiarowa może być zapisana jako HTML, arkusz Excell lub jako plik CSV w tym celu używane są odpowiednie ikonki: Zapisz jako HTML Zapisz jako arkusz Excell Zapisz jako plik CSV Zawijaj teksty opisu wymiarów INSTRUKCJA Praca Bieżąca 127 SIMPLE.ERP

129 13. Bonusy od dostawców. Przy zakupach od stałych dostawców możemy w pewnych przypadkach liczyć na rabaty przyznawane po zamknięciu pewnych okresów może to być np.: rabat za ogólną kwotę zakupów w kwartale, lub roku. W takim przypadku koszt magazynowy nie jest rzeczywistym kosztem zakupu i może być zawyżony, ale to okazuje się dopiero w momencie otrzymania rabatu. Aby wspomóc użytkownika przy ustalaniu orientacyjnej ceny zakupu w celu wyznaczenia ceny minimalnej sprzedaży została wprowadzona funkcjonalność bonusów od dostawców. Bonus taki można zdefiniować w systemie i przypisać do określonego towaru/klasy towarów, dzięki temu możemy wyznaczyć prawdopodobną cenę zakupu od której możemy wyznaczyć cenę minimalną sprzedaży. Ograniczeniem jest to, ze taką cenę można obecnie wyznaczać jedynie towarom dla magazynów prowadzonych w cenach rzeczywistych(lot). Pracę z bonusami od dostawców zaczynamy od zaznaczenia w definicji towaru flagi dotyczącej uzupełniania partii dostawami od innych dostawców. Przy włączonej uzupełnialności partii dostawca nie był do tej pory kryterium branym pod uwagę przy uzupełnianiu partii włączenie tej flagi spowoduje, że w jednej partii nie będziemy mogło być towarów od różnych dostawców lub z dokumentów wewnętrznych. Wyjątkiem są tu dokumenty MM, gdyż dostawca wędruje z partią pomiędzy magazynami. Jeśli do partii zostanie dodany przychód od innego dostawcy lub wewnętrzny informacja o dostawcy partii jest kasowana nie ma możliwości przypisania do takiej partii bonusu od dostawcy. Dlatego jeśli mamy partie uzupełnialne lepiej flagę ustawić tak jak na rysunku. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 128 SIMPLE.ERP

130 13.1. Edycja bonusu. Bonusy definiujemy w oddzielnym oknie Znaczenie pól: Bonus nazwa opisowa Data od do zakres działania bonusu daty początku i końca zawierają się w zakresie partie przyjęte dokumentami, których daty mieszczą się w zakresie podlegają bonusowaniu Aktywny nowe partie przyjmują ten bonus, nieaktywny - istniejące partie mogą go zachować, ale nowe już nie zostaną nim objęte Typ bonusu procentowy - jest to procent odejmowany od ceny zakupu z dokumentu dostawy przy wyznaczaniu rzeczywistej ceny zakupu po bonusach, kwotowy ma charakter informacyjny jest przypisywany do partii towaru, ale nie ma wpływu na rzeczywistą cenę zakupu. Dostawca dostawca, od którego spodziewamy się uzyskać bonus Dotyczy bonus może dotyczyć konkretnego produktu, lub klasy Obowiązuje w podklasach jeśli wybrano bonus dla klasy, to pole oznacza, czy podlegają mu także towary z podklas Klasa klasa, której dotyczy bonus Produkt towar, którego dotyczy bonus Przycisk OK zapisuje zmiany wprowadzone w danych bonusu i wykonuje akcje zaznaczone po lewej. Usuwaj bonus z partii jeśli nie spełnia aktualnych warunków lub w przypadku deaktywacji bonusa akcja powoduje usunięcie bonusu ze wszystkich partii do których był przypisany, oraz przeliczenie ceny rzeczywistej zakupu i ceny minimalnej sprzedaży tych partii( Np.: deaktywujemy bonus, lub zmieniamy daty obowiązywania i nie chcemy, żeby partie spoza zakresu dat miały bonus) INSTRUKCJA Praca Bieżąca 129 SIMPLE.ERP

131 Aktualizuj wartości bonusów przypisanych do partii wartości procentowe bonusu przypisane do partii zostaną zaktualizowane oraz nastąpi przeliczenie ceny rzeczywistej zakupu i ceny minimalnej sprzedaży tych partii. (Np.: zmieniamy procent bonusu) Dodaj bonus do istniejących partii bonus zostanie dodany do partii spełniających warunki, które nie miały go nadanego wcześniej, oraz nastąpi przeliczenie ceny rzeczywistej zakupu i ceny minimalnej sprzedaży tych partii. (Np.: dodajemy nowy bonus z datą obowiązywania obejmującą istniejące partie od dostawcy) Z menu jest dostępna ikona usuwania bonusu bonus można skasować tylko wtedy, gdy nie jest przypięty do żadnej partii Przeglądanie bonusów Bonusy przeglądamy na oknie listy Lista zawiera wszystkie dane o bonusie. + na ikonie klasy oznacza, że bonus dotyczy także towarów z podklas. Zakładka historia pokazuje historie zmian bonusu wraz z akcjami wykonywanymi przy okazji zapisu zmian. Zakładka partie Na tej zakładce można sprawdzić do jakich partii został przypisany bonus. Układ danych jest wielopoziomowy: INSTRUKCJA Praca Bieżąca 130 SIMPLE.ERP

132 1. Dane o towarze 2. Dane o partii magazyn, ceny, ilości 3. Dane o cenach partii partie cenowe są tworzone przy każdym przyjęciu towaru na magazyn i w przypadku uzupełnialności partii fizycznych do jednej partii towaru może być przypisane kilka partii cenowych(z każdej dostawy jedna) 4. Przypisane bonusy - procent, opis, data przypisania Sposób wyznaczania ceny rzeczywistej Jeśli ilość w partii jest niezerowa, to cena rzeczywista jest średnią ważoną z cen partii pomniejszonych o bonus(procenty przypisanych bonusów są sumowane): ) ) Jeśli partia ma zerową ilość, cena jest średnią cen partii pomniejszonych o bonus ) Bonus obecnie wyznacza się wg ceny z partii cenowej co dla partii powstałych w wyniku przesunięcia międzymagazynowego skutkuje wyznaczeniem bonusu na nowo zostanie to zmienione bonus będzie przechodził wg daty partii, którą towar został przyjęty na magazyn od dostawcy. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 131 SIMPLE.ERP

133 13.4. Minimalna cena sprzedaży Definicja sposobu wyznaczania ceny minimalnej została dodana do edycji klasy i towaru na zakładkę inne dane edycja jest dostępna dla użytkowników mających nadane prawo: Produkty edycja modyfikacja parametrów cen min.. Zmień dla danego produktu jeśli nie zaznaczone, naczytywane są wartości z klasy, jeśli zaznaczone można edytować parametry w towarze i to wg nich będą wyznaczane ceny minimalne. Kontrola ceny minimalnej na fakturze i zamówieniu - zaznaczenie powoduje sprawdzanie przed zatwierdzaniem, czy cena sprzedaży po rabacie nie jest niższa niż cena minimalna w takim wypadku zatwierdzić dokument będzie mógł tylko użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 132 SIMPLE.ERP

134 Wyznaczanie minimalnej ceny sprzedaży cena zadana wprost pobiera cenę minimalną wprowadzoną w definicji towaru, wyliczanie ceny minimalnej powoduje wyliczenie jej w partii wg narzutu i ceny rzeczywistej(po uwzględnieniu bonusów), oraz wyliczanie w dokumencie wg narzutu i wybranego kosztu do wyliczeń. Minimalna cena sprzedaży - podana wprost cena minimalna dla ilości 1 w jednostce bazowej. Minimalny narzut procentowy lub kwotowy narzut uwzględniany przy wyliczaniu ceny minimalnej sprzedaży. Koszt do wyliczeń to wartość do której będzie doliczany narzut przy wyznaczaniu minimalnej ceny sprzedaży na dokumencie: średni koszt zakupu w firmie gdy towar ma stany ilościowe jest to średnia cena wyznaczona z wartości i ilości towaru w firmie, jeśli nie ma to jest to średnia cena dostaw w firmie, średni koszt zakupu w magazynie - gdy towar ma zarejestrowane obroty w magazynie jest to średnia cena dostawy w magazynie, jeśli nie ma obrotów w magazynie, to pobierany jest średni koszt zakupu z firmy, koszt zakupu z partii - średnia cena dostawy do partii koszt zakupu z bonusem rzeczywista cena zakupu(uwzględniająca bonusy) Wyznaczanie ceny minimalnej dla partii Cena minimalna dla partii jest wyznaczana na podstawie ceny rzeczywistej i zadanego w towarze narzutu. Jeśli narzut kwotowy: Jeśli narzut procentowy: ) Cenę minimalną można zobaczyć w podpowiedzi partii: INSTRUKCJA Praca Bieżąca 133 SIMPLE.ERP

135 13.6. Wyznaczanie ceny minimalnej dla pozycji dokumentu Wyznaczanie cen minimalnych w pozycji dokumentu jest zależne od ustawienia flagi kontrola ceny minimalnej dla towarów. (flaga Kontrola ceny minimalnej na fakturze i zamówieniu w towarze/klasie musi być także zaznaczona) Jeśli jedna z tych flag nie jest włączona cena minimalna jest podawana jako 0. Jeśli cena minimalna jest zadana wprost jest ona pobierana z definicji towaru Wyliczanie ceny minimalnej Wyznaczenie ceny minimalnej dla pozycji dokumentu sprzedaży zależy od parametrów zdefiniowanych w klasie/towarze oraz od danych zawartych w pozycji dokumentu(magazyn, dyspozycje). Jeśli pozycja jest zadysponowana i koszt do wyliczeń ceny minimalnej to koszt zakupu( z bonusem lub bez): ) W pozostałych przypadkach koszt do wyliczeń jest przeliczany przez narzut Kwotowo Lub procentowo ) INSTRUKCJA Praca Bieżąca 134 SIMPLE.ERP

136 Koszt do wyliczeń jest pobierany w zależności od opcji wybranej w klasie/towarze w następującej kolejności: koszt zakupu z bonusem koszt zakupu średni koszt zakupu w magazynie średni koszt zakupu z firmy, aplikacja zaczyna wyznaczanie ceny od poziomu zadanego w definicji klasy/towaru i jeśli nie będzie w stanie wyliczyć kosztu na danym poziomie to przechodzi do wyliczenia kosztu wg poziomu następnego. Jeśli nie da się wyliczyć kosztu zwracana jest cena minimalna z definicji towaru. Znaleziona cena minimalna jest następnie przeliczana odpowiednio do jednostki w pozycji dokumentu. Cena minimalna w pozycji wyznaczana jest w momencie odświeżania danych w pozycji lub przeliczania dokumentu. W przypadku gdy cena w pozycji jest niższa niż wyznaczona cena minimalna cena na liście pozycji jest podświetlana na czerwono. Aby zatwierdzić taki dokument użytkownik musi mieć przyznane prawo: Dokumenty sprzedaży zatwierdzenie poniżej cen minimalnych. Zatwierdzenie takiego dokumentu z listy jest niemożliwe. Jeśli użytkownik ma prawo do zatwierdzenia poniżej cen minimalnych zostanie wyświetlony komunikat z prośbą o potwierdzenie, że dokument ma być zatwierdzony z cenami poniżej minimalnych. INSTRUKCJA Praca Bieżąca 135 SIMPLE.ERP

137 INSTRUKCJA Praca Bieżąca 136 SIMPLE.ERP