Opracowywanie wniosków gwarancyjnych Przykład procedury gwarancyjnej

Transkrypt

1 Przykład procedury gwarancyjnej Gwarancja TruckStore Klient ma awarię pojazdu Przed zatwierdzeniem naprawy niezbędnie konieczne jest przedstawienie kosztorysu z wykazaniem kosztów materiałów i robocizny Przyjęcie zgłoszenia telefonicznego w ośrodku realizacji gwarancji (Hasselt, ) Konieczny kosztorys naprawy z warsztatu, wykonującego naprawę / serwisu Uszkodzenie objęte gwarancją W razie awarii na trasie klient otrzymuje informację o najbliżej położonym, autoryzowanym serwisie, wykonującym naprawę. Jeśli konieczne jest odholowanie, można je zorganizować na zlecenie klienta z gwarancją płatności. Pomoc drogowa na miejscu oraz koszty holowania nie są objęte Gwarancją TruckStore. Naprawa uzgodniona i zatwierdzenie udzielone Proces wystawiania faktury Naprawa pojazdu w kraju zawarcia gwarancji TAK NIE Zatwierdzenie numeru jest dokonywane telefonicznie / faksem / mailem do serwisu na podstawie oferty naprawy ew. faktury serwisu Przykład 1 Naprawa wykonana i faktura, obejmująca koszty materiałów i robocizny plus VAT, wystawiona na klienta Ośrodek realizacji Gwarancji TruckStore w Hasselt, otrzymuje 1 kopię tej faktury z warsztatu, wykonującego naprawę/serwisu Przykład 2 Naprawa jest wykonana i faktura, obejmująca koszty materiałów i robocizny, wystawiona na klienta Warsztat, wykonujący naprawę, wystawia fakturę netto (bez VAT) i deklaruje eksport usługi oraz podaje na fakturze nr VAT UE Ośrodek realizacji Gwarancji TruckStore otrzymuje kopię tej faktury od warsztatu, wykonującego naprawę/serwisu Ośrodek realizacji gwarancji TS Warranty Claim Center w Hasselt, reguluje zatwierdzony zakres kosztów materiałów i robocizny z wyłączeniem podatku VAT. Klient płaci sam kwotę podatku VAT z tej faktury na rzecz warsztatu, wykonującego naprawę/serwisu i dochodzi zwrotu zapłaconego podatku VAT w swoim urzędzie skarbowym Ośrodek realizacji gwarancji TS Warranty Claim Center w Hasselt, reguluje zatwierdzony zakres kosztów materiałów i robocizny z wyłączeniem podatku VAT. Klient powinien zadeklarować tą fakturę z naprawy jako import usługi i w przypadku wykazania podatku VAT, zadeklarować tą kwotę w swoim urzędzie skarbowym (w swoim kraju) i wykazać do wyrównania

2 Wykonujący naprawę serwis powinien przestrzegać poniższych zasad: 1 Z działu dokumentacji Gwarancji TruckStore należy uzyskać numer gwarancji (kombinacja literowo-cyfrowa). Jeśli nie jest to możliwe, poprosić klienta o przekazanie tego numeru. Bez tej informacji nie można wykonać naprawy. 2 Upewnić się, czy pojazd do tej pory był serwisowany zgodnie ze specyfikacjami producenta i czy tym samym spełnione są warunki roszczenia usług z tytułu gwarancji. Jedynym wystarczającym potwierdzeniem wykonanego przeglądu jest szczegółowa faktura z wykazanym podatkiem od towarów i usług (VAT) lub inny porównywalny dokument, zawierający datę wykonania przeglądu i stan licznika przebiegu. Bez tych danych wniosek gwarancyjny nie jest przyjmowany. 3 Należy ustalić dokładną przyczynę awarii, również w sytuacji, gdy klient wyraził zgodę na pokrycie wszystkich kosztów wykonującego naprawę serwisu, a więc również kosztów, które nie wchodzą w skład kosztów naprawy gwarancyjnej. W tym celu należy wykonać odpowiednie do sytuacji demontaże w pojeździe i sporządzić listę potrzebnych części, zawierającą koszty materiałowe i koszty robocizny, naliczone zgodnie z normatywnymi czasami napraw, ustalonymi przez producenta pojazdu. 4 W celu sprawdzenia ważności gwarancji należy skontaktować się z ośrodkiem realizacji Gwarancji TruckStore pod następującymi numerami/ adresami: Tel.: 0032 (0) Faks: 0032 (0) truckstoreclaims@autoprotect.net Należy przy tym podać a) numer gwarancji (kombinacja literowo-cyfrowa) b) stwierdzony stan licznika przebiegu c) dane o dotychczasowym serwisowaniu, o ile są istotne d) szczegóły awarii, łącznie z przyczyną i opisem uszkodzeń e) koszty naprawy w rozbiciu na pozycje materiałowe i robociznę. Ośrodek realizacji Gwarancji TruckStore zastrzega sobie prawo poddania pojazdu niezależnemu badaniu i na podstawie raportu z wynikami tego badania ustali kwotę należną za zaakceptowany wniosek gwarancyjny. Serwis zostanie powiadomiony, czy wniosek jest całkowicie lub częściowo uzasadniony i jednocześnie przekazany zostanie numer zatwierdzenia ustalonej kwoty. Ośrodek realizacji Gwarancji TruckStore nie będzie akceptować wniosków gwarancyjnych bez numeru zatwierdzenia. Bez uzyskania tego numeru nie należy podejmować żadnych napraw. 5 Po uzyskaniu zatwierdzenia naprawy i wykonaniu naprawy w zakresie zgodnym z tym zatwierdzeniem należy wysłać kopię faktury, obejmującą wszystkie zatwierdzone części i koszty robocizny, razem z ewentualnie żądanymi fakturami za poprzednie przeglądy na następujący adres: Faks : 0032 (0)

3 Faktura serwisowa (oryginał) jest wystawiana na Beneficjenta Gwarancji, z adnotacją, że kwota netto faktury (autoryzowana wartość) zostanie uiszczona przez ośrodek realizacji gwarancji TruckStore c/o Fa. Autoprotect. Kwota podatku VAT musi być uiszczona samodzielnie, bezpośrednio przez Beneficjenta Gwarancji. 6 Od właściciela pojazdu należy żądać zapłaty wszystkich kosztów, wykraczających poza kwotę zatwierdzoną przez ośrodek realizacji Gwarancji TruckStore. Przestrzeganie wyżej opisanych zasad redukuje do minimum ryzyko odrzucenia wniosku z powodu niespełniania warunków gwarancji, a wnioski gwarancyjne są z reguły rozpatrywane w terminie do 30 dni.

4 Przydatne numery telefonów/adresy Orodek realizacji Gwarancji truckstoreclaims@autoprotect.net Centrum doradcze Gwarancji TruckStore TruckStore Center w Niemczech 0044 (0) (0) 1279 truckstoreenquiries@autoprotect.net AutoProtect (MBI) Limited Cambridge House Cambridge Road Harlow Essex CM20 2EQ Wielka Brytania Inne europejskie ośrodki truckstoreenquiries@autoprotect.net

5 Gwarancji TruckStore Certyfikat Gwarancji TruckStore _ Numer gwarancji - Registration number Numéro de garantie Número de garantía Numero di garanzia Data początku gwarancji Cover to commence Date départ garantie Fecha comlenzo garantía Data inizio garanzia _ Numer ident. pojazdu Chassis number Numéro de châssie Número de chasis Numero di Identificazione del veicolo Data końca gwarancji Cover to end Date fin de garantie Fecha fin garantía Data fine garanzia _ Typ Model Type Modelo Modello TruckStore Center _ Numer zlecenia File number Numéro de dossier Número expediente Numero di pratica Numer telefonu Phone number Concessionnaría Concesionario - Concessionario Podpis Signature Signature Firma - Firma Prosimy uwzględnić: Przestrzeganie określonych przez producenta pojazdu terminów przeglądów technicznych umożliwia Państwu pełne wykorzystywanie udzielonej przez nas gwarancji na samochód używany. Naprawy mogą być wykonywane wyłącznie w serwisach autoryzowanych do obsługi danego typu pojazdu. Prosimy przedłożyć w serwisie niniejszy certyfikat, wraz z potwierdzeniami poprzednich przeglądów technicznych. Przed wykonaniem naprawy w każdym przypadku konieczne jest uzyskanie zatwierdzenia naprawy przez ośrodek realizacji Gwarancji truckstoreclaims@autoprotect.net Bez uzyskania numeru zatwierdzenia roszczenia z tytułu gwarancji nie mogą być uznawane.