PL-Warszawa: Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 2012/S

Transkrypt

1 1/8 Niniejsze ogłoszenie w witrynie TED: PL-Warszawa: Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 2012/S Instytut Badań Edukacyjnych, ul. Górczewska 8, attn: Katarzyna Kozielewska, POLSKA Warszawa. Tel zamowienia@ibe.edu.pl. Fax (, , 2012/S ) Przedmiot zamówienia: CPV: , , , , , , , , , , , , , , , Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów. Usługi hotelarskie. Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków. Zamiast: II.1.5) Krótki opis zamówienia lub zakupu(ów): Przedmiotem zamówienia jest organizacja międzynarodowej konferencji naukowej pt. SLI Specyficzne zaburzenie językowe diagnoza, prognoza, interwencja [ SLI Specific Language Impairment diagnosis, prognosis, intervention ]organizowanej w ramach projektu pt. Badanie jakości i efektywności edukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego przez Instytut Badań Edukacyjnych. Celem projektu realizowanego przez Instytut jest wzmocnienie zdolności systemu edukacji w zakresie badań edukacyjnych oraz zwiększenie możliwości wykorzystywania badań naukowych w polityce i praktyce edukacyjnej oraz zarządzaniu oświatą. 1. Cele Konferencji Cele szczegółowe konferencji to: Zaprezentowanie najbardziej aktualnego stanu wiedzy na temat SLI, Dotarcie z informacją na temat SLI do środowisk polskich badaczy i praktyków oraz stworzenie możliwości wymiany informacji na temat SLI, rozwiązań dotyczących diagnostyki, interwencji terapeutycznej i edukacji, Zainteresowanie problematyką SLI przedstawicieli resortów edukacji, zdrowia, pracy i polityki społecznej, Wspieranie badań tego zaburzenia, wymiana doświadczeń specjalistów z wielu krajów i zacieśnianie współpracy międzynarodowej w tym obszarze, Zachęcenie grup docelowych do korzystania z badań edukacyjnych do poprawy efektywności nauki i nauczania, a także w podejmowaniu decyzji edukacyjnych, Stworzenie wizerunku Instytutu Badań Edukacyjnych jako eksperta w dziedzinie prowadzenia i popularyzacji badań i ich standardów w obszarze szeroko rozumianej edukacji. 2. Grupa docelowa konferencji: Odbiorcy rezultatów projektu to szeroko rozumiane środowiska naukowe. Głównym adresatem konferencji będą: 1. polscy badacze i praktycy (logopedzi, psychologowie, językoznawcy, lekarze pediatrzy i neurolodzy, pedagogowie,nauczyciele szkół i przedszkoli), 2. zagraniczni eksperci z krajów, które skutecznie rozwiązują problemy dzieci z SLI, 1/8

2 2/8 3. zagraniczni badacze i praktycy zainteresowani m.in. skorzystaniem z naszych doświadczeń, 4. przedstawiciele rządu RP, w tym resortów: edukacji, zdrowia oraz pracy i polityki społecznej, 5. dyrektorzy szkół i przedszkoli, 6. rodzice, 7. media, 8. opinia publiczna. 3. Ramowy program konferencji Czwartek :00-9:00 Rejestracja 9:00 10:00 Oficjalne otwarcie konferencji 10:00 13:00 Sesja poranna 10:00 11:15 Wykład wprowadzający 1 11:15 12:30 Wykład wprowadzający 2 12:30 14:30 Obiad 14:30 19:00 Sesja popołudniowa 14:30 15:30 Wykład 1 15:30 16:30 Wykład 2 16:30 17:00 Przerwa kawowa 17:00 18:00 Wykład 3 (telekonferencja) 18:00 21:00 Powitanie gości, poczęstunek Piątek :00-8:30 Kawa, herbata 8:30 13:00 Sesja poranna 8:30 9:30 Wykład 4 9:30 10:30 Wykład 5 10:30 11:00 Przerwa kawowa 11:00 12:00 Wykład 6 12:00 13:00 Wykład 7 13:00 14:30 Obiad 14:30 19:00 Sesja popołudniowa 14:30 15:30 Wykład 8 15:30 16:30 Wykład 9 16:30 17:00 Przerwa kawowa 17:00 18:00 Sesja plakatowa 18:00 19:00 Wykład 10 (telekonferencja) Sobota :00-8:30 Kawa, herbata 8:30 10:30 Sesja poranna 8:30 9:30 Wykład 11 9:30 10:30 Wykład 12 10:30 11:00 Przerwa kawowa 11: Wykład 13 12:00 13:00 Wykład 14 albo warsztaty 13:00 14:30 Obiad 14:30 19:00 Sesja popołudniowa 2/8

3 3/8 14:30 15:30 Sesja plakatowa 15:30 16:00 Przerwa kawowa 16:00 19:00 Dyskusja panelowa 20:00 Uroczysta kolacja Niedziela :00-8:30 Kawa, herbata 8:30 12:30 Sesja poranna 8:30 10:00 Warsztaty cz. 1 10:30 11:00 Przerwa kawowa 11:00 12:30 Warsztaty cz. 2 12:30 13:30 Obiad 13:30 17:00 Sesja popołudniowa 13:30 14:30 Warsztaty cz. 3: lub sesja plakatowa 14:30 15:00 Przerwa kawowa 15:00 16:30 Warsztaty, cz. 4: 16:30 17:00 Zamknięcie konferencji Ramowy program konferencji może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. 4. Oczekiwania wobec Wykonawcy Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji organizacji przedsięwzięcia zgodnie z poniższymi wytycznymi i wymaganiami Zamawiającego w terminie 2 tygodni od podpisania umowy. Wykonawca będzie zobowiązany do: 1. Zapewnienia organizacji konferencji w dniach 5-8 lipca 2012 r. w centrum Warszawy (dzielnica Śródmieście) z min. 2 moderatorami i 30 prelegentami, w hotelu lub obiekcie o standardzie minimum pięciogwiazdkowym, posiadającym zaplecze konferencyjne oraz noclegowo-restauracyjne, położonym w centrum Warszawy. 2. Zapewnienia sali konferencyjnej z wyposażeniem każdego dnia, dostosowanej do liczby uczestników: 5-8 lipca do 500 osób, z możliwością aranżacji sali na 300 osób. 3. Zapewnienie organizacji min. dwóch telekonferencji we wskazanych terminach (5-8 lipca 2012). 4. Zapewnienia w sąsiedztwie sali konferencyjnej osobnej sali o optymalnej powierzchni przeznaczonej na prezentację posterów naukowych. 5. Zapewnienia w tym samym obiekcie min. 4 dodatkowych osobnych pokojów (2 o powierzchni ok. 50 i 2 ok. 25 metrów kwadratowych) i wyposażenia do wykorzystania podczas trwania konferencji, 6. Zapewnienia w sąsiedztwie sali konferencyjnej powierzchni i zorganizowanie 6 stoisk informacyjnych. 7. Zapewnienia osobnej powierzchni w tym samym obiekcie oraz usług cateringu i wyżywienia podczas każdego dnia dla uczestników (w tym ciągłe przerwy kawowe i obiady każdego dnia oraz dla wszystkich gości jedną kolację w formie stołu szwedzkiego dla maksymalnie 100 os., jedną uroczystą kolację dla maksymalnie 100 osób). 8. Zapewnienia maksymalnie 250 noclegów ze śniadaniami dla uczestników konferencji w hotelach minimum trzygwiazdkowych na terenie Warszawy w dniach 5-8 lipca 2012 r. 9. Zapewnienia maksymalnie 50 noclegów ze śniadaniami dla uczestników konferencji z 8 na 9 lipca 2012 r. w hotelach minimum trzygwiazdkowych na terenie Warszawy. 10. Zapewnienia noclegów ze śniadaniami dla maksymalnie 50 osób w dniach 4-9 lipca 2012 r. w pokojach jednoosobowych w tym samym hotelu pięciogwiazdkowym, w którym odbywa się konferencja oraz ok. 10 pokoi dwuosobowych. 11. Zorganizowania i przeprowadzenia internetowej elektronicznej rekrutacji za pośrednictwem strony internetowej konferencji oraz rejestracji noclegów w hotelach i elektronicznych potwierdzeń udziału uczestników. 3/8

4 4/8 12. Zorganizowania kompleksowej wysyłki informacji o konferencji (m.in. w formie maili, zaproszeń pocztą tradycyjną i pocztą kurierską) do ok potencjalnych uczestników na podstawie wytycznych Zamawiającego. 13. Przygotowania projektów materiałów konferencyjnych dla wszystkich uczestników zgodnie z wytycznymi Zamawiającego oraz ich druk i spakowanie. 14. Przygotowania projektów i produkcji roll-up`ów, bannerów konferencyjnych zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. 15. Zapewnienia transportu publikacji i materiałów konferencyjnych. 16. Przygotowania do druku i druku publikacji pokonferencyjnej w polskiej i angielskiej wersji oraz dostarczenie pod wskazany adres. 17. Przetłumaczenia materiałów na stronę internetową konferencji oraz innych materiałów konferencyjnych z języka polskiego na język angielski, a także z języka angielskiego na język polski, prowadzenia i aktualizacji tej strony(przygotowanej wcześniej przez Zamawiającego). 18. Zapewnienia podczas konferencji tłumaczenia symultanicznego z języka angielskiego na polski oraz z języka polskiego na język angielski. 19. Zarejestrowania każdego dnia konferencji w formie audio, zapewnienia relacji fotograficznej z każdego dnia,przygotowanie ok minutowego filmu (audio-video) z konferencji według przygotowanego scenariusza zaakceptowanego przez Zamawiającego. 20. Zorganizowania wycieczki na terenie Warszawy i okolic (do 60 km) jednego dnia konferencji dla ok. 50 osób oraz programu artystycznego dla ok. 50 osób według wytycznych Zamawiającego. 21. Zapewnienia koordynacji obsługi kongresu i obsługi technicznej podczas wszystkich dni konferencji (w tym dyżur ochrony), zapewnienia bezpłatnego parkingu dla ok. 40 pojazdów. 22. Wykonawca będzie zobowiązany do transportu samochodami osobowymi na terenie Warszawy uczestników konferencji wskazanych przez Zamawiającego (ok. 25 osób) z lotniska Warszawa-Okęcie lub Dworca PKP Warszawa Centralna do hoteli wskazanych przez Zamawiającego lub na miejsce konferencji. Wszystkie działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach realizacji przedsięwzięcia będą wymagały konsultacji i zatwierdzenia przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega możliwość zrezygnowania z pewnych działań wymienionych w ogłoszeniu o zamówieniu. 5. Czas trwania konferencji Konferencja będzie zorganizowana w dniach od 5 do 8 lipca 2012 r. 6. Elementy wizualizacji 1. Wykonawca zobowiązany będzie informować, że świadczenie usług objętych umową jest finansowane z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej zgodnie z: 1) Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828 z r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, 2) Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego z r. w zakresie informacji i promocji oraz Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce na lata , określającymi podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych w jej ramach, 3) Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które stanowią załącznik i są integralną częścią Planu komunikacji PO KL, 4) Systemem identyfikacji wizualnej projektu Instytutu Badań Edukacyjnych oraz logotypem konferencji. 2. Wykonawca zobowiązany będzie do umieszczania logo PO KL, UE, projektu oraz konferencji oraz informacji o współfinansowaniu przedmiotu umowy z EFS, w szczególności na materiałach dotyczących realizacji przedmiotu umowy oraz na oficjalnej korespondencji bezpośrednio związanej z realizacją przedmiotu umowy. II.3) Czas trwania zamówienia lub termin realizacji: 4/8

5 5/8 Rozpoczęcie IV.3.4) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: (10:00). Powinno być: II.1.5) Krótki opis zamówienia lub zakupu(ów): Przedmiotem zamówienia jest organizacja międzynarodowej konferencji naukowej pt. SLI specyficzne zaburzenie językowe diagnoza, prognoza, interwencja [ SLI specific language impairment diagnosis, prognosis, intervention ] organizowanej w ramach projektu pt. Badanie jakości i efektywności edukacji oraz instytucjonalizacja zaplecza badawczego współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego przez Instytut Badań Edukacyjnych. Celem projektu realizowanego przez Instytut jest wzmocnienie zdolności systemu edukacji w zakresie badań edukacyjnych oraz zwiększenie możliwości wykorzystywania badań naukowych w polityce i praktyce edukacyjnej oraz zarządzaniu oświatą. 1. Cele Konferencji Cele szczegółowe konferencji to: zaprezentowanie najbardziej aktualnego stanu wiedzy na temat SLI, dotarcie z informacją na temat SLI do środowisk polskich badaczy i praktyków oraz stworzenie możliwości wymiany informacji na temat SLI, rozwiązań dotyczących diagnostyki, interwencji terapeutycznej i edukacji, zainteresowanie problematyką SLI przedstawicieli resortów edukacji, zdrowia, pracy i polityki społecznej, wspieranie badań tego zaburzenia, wymiana doświadczeń specjalistów z wielu krajów i zacieśnianie współpracy międzynarodowej w tym obszarze, zachęcenie grup docelowych do korzystania z badań edukacyjnych do poprawy efektywności nauki i nauczania, a także w podejmowaniu decyzji edukacyjnych, stworzenie wizerunku Instytutu Badań Edukacyjnych jako eksperta w dziedzinie prowadzenia i popularyzacji badań i ich standardów w obszarze szeroko rozumianej edukacji. 2. Grupa docelowa konferencji: Odbiorcy rezultatów projektu to szeroko rozumiane środowiska naukowe. Głównym adresatem konferencji będą: 1. polscy badacze i praktycy (logopedzi, psychologowie, językoznawcy, lekarze pediatrzy i neurolodzy, pedagogowie, nauczyciele szkół i przedszkoli); 2. zagraniczni eksperci z krajów, które skutecznie rozwiązują problemy dzieci z SLI; 3. zagraniczni badacze i praktycy zainteresowani m.in. skorzystaniem z naszych doświadczeń; 4. przedstawiciele rządu RP, w tym resortów: edukacji, zdrowia oraz pracy i polityki społecznej; 5. dyrektorzy szkół i przedszkoli; 6. rodzice; 7. media; 8. opinia publiczna. 3. Ramowy program konferencji Czwartek :00 9:00 rejestracja 9:00 10:00 oficjalne otwarcie konferencji 10:00 13:00 sesja poranna 10:00 11:15 wykład wprowadzający 1 11:15 12:30 wykład wprowadzający 2 12:30 14:30 obiad 14:30 19:00 sesja popołudniowa 5/8

6 6/8 14:30 15:30 wykład 1 15:30 16:30 wykład 2 16:30 17:00 przerwa kawowa 17:00 18:00 wykład 3 (telekonferencja) 18:00 21:00 powitanie gości, poczęstunek Piątek :00 8:30 kawa, herbata 8:30 13:00 sesja poranna 8:30 9:30 wykład 4 9:30 10:30 wykład 5 10:30 11:00 przerwa kawowa 11:00 12:00 wykład 6 12:00 13:00 wykład 7 13:00 14:30 obiad 14:30 19:00 sesja popołudniowa 14:30 15:30 wykład 8 15:30 16:30 wykład 9 16:30 17:00 przerwa kawowa 17:00 18:00 sesja plakatowa 18:00 19:00 wykład 10 (telekonferencja) Sobota :00 8:30 kawa, herbata 8:30 10:30 sesja poranna 8:30 9:30 wykład 11 9:30 10:30 wykład 12 10:30 11:00 przerwa kawowa 11: wykład 13 12:00 13:00 wykład 14 albo warsztaty 13:00 14:30 obiad 14:30 19:00 sesja popołudniowa 14:30 15:30 sesja plakatowa 15:30 16:00 przerwa kawowa 16:00 19:00 dyskusja panelowa 20:00 uroczysta kolacja Niedziela :00 8:30 kawa, herbata 8:30 12:30 sesja poranna 8:30 10:00 warsztaty cz. 1 10:30 11:00 przerwa kawowa 11:00 12:30 warsztaty cz. 2 12:30 13:30 obiad 13:30 17:00 sesja popołudniowa 13:30 14:30 warsztaty cz. 3: lub sesja plakatowa 14:30 15:00 przerwa kawowa 15:00 16:30 warsztaty, cz. 4: 6/8

7 7/8 16:30 17:00 zamknięcie konferencji Ramowy program konferencji może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. 4. Oczekiwania wobec Wykonawcy. Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia koncepcji organizacji przedsięwzięcia zgodnie z poniższymi wytycznymi i wymaganiami Zamawiającego w terminie 2 tygodni od podpisania umowy. Wykonawca będzie zobowiązany do: 1. Zapewnienia organizacji konferencji w dniach 5-8 lipca 2012 r. w centrum Warszawy (dzielnica Śródmieście) z min. 2 moderatorami i 30 prelegentami, w hotelu lub obiekcie o standardzie minimum pięciogwiazdkowym, posiadającym zaplecze konferencyjne oraz noclegowo-restauracyjne, położonym w centrum Warszawy. 2. Zapewnienia sali konferencyjnej z wyposażeniem każdego dnia, dostosowanej do liczby uczestników: 5-8 lipca do 500 osób, z możliwością aranżacji sali na 300 osób. 3. Zapewnienie organizacji min. dwóch telekonferencji we wskazanych terminach (5-8 lipca 2012). 4. Zapewnienia w sąsiedztwie sali konferencyjnej osobnej sali o optymalnej powierzchni przeznaczonej na prezentację posterów naukowych. 5. Zapewnienia w tym samym obiekcie min. 4 dodatkowych osobnych pokojów (2 o powierzchni ok. 50 i 2 ok. 25 metrów kwadratowych) i wyposażenia do wykorzystania podczas trwania konferencji, 6. Zapewnienia w sąsiedztwie sali konferencyjnej powierzchni i zorganizowanie 6 stoisk informacyjnych. 7. Zapewnienia osobnej powierzchni w tym samym obiekcie oraz usług cateringu i wyżywienia podczas każdego dnia konferencji dla uczestników (w tym ciągłe przerwy kawowe i obiady każdego dnia oraz dla wszystkich gości, jedną kolację w formie stołu szwedzkiego dla maksymalnie 100 os., jedną uroczystą kolację dla maksymalnie 100 osób). 8. Zapewnienia noclegów ze śniadaniami dla maksymalnie 50 osób w dniach 4-9 lipca 2012 r. w pokojach jednoosobowych w tym samym hotelu pięciogwiazdkowym, w którym odbywa się konferencja oraz ok. 10 pokoi dwuosobowych w tym samym hotelu pięciogwiazdkowym. 9. Zorganizowania i przeprowadzenia internetowej elektronicznej rekrutacji za pośrednictwem strony internetowej konferencji oraz rejestracji noclegów w hotelach i elektronicznych potwierdzeń udziału uczestników. 10. Zorganizowania kompleksowej wysyłki informacji o konferencji (m.in. w formie maili, zaproszeń pocztą tradycyjną i pocztą kurierską) do ok potencjalnych uczestników na podstawie wytycznych Zamawiającego. 11. Przygotowania projektów materiałów konferencyjnych dla wszystkich uczestników zgodnie z wytycznymi Zamawiającego oraz ich druk i spakowanie. 12. Przygotowania projektów i produkcji roll-up`ów, bannerów konferencyjnych zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. 13. Zapewnienia transportu publikacji i materiałów konferencyjnych. 14. Przygotowania do druku i druku publikacji pokonferencyjnej w polskiej i angielskiej wersji oraz dostarczenie pod wskazane adresy. 15. Przetłumaczenia materiałów na stronę internetową konferencji oraz innych materiałów konferencyjnych z języka polskiego na język angielski, a także z języka angielskiego na język polski, prowadzenia i aktualizacji tej strony (przygotowanej wcześniej przez Zamawiającego). 16. Zapewnienia podczas konferencji tłumaczenia symultanicznego z języka angielskiego na polski oraz z języka polskiego na język angielski. 17. Zarejestrowania każdego dnia konferencji w formie audio, zapewnienia relacji fotograficznej z każdego dnia, przygotowanie ok minutowego filmu (audio-video) z konferencji według przygotowanego scenariusza zaakceptowanego przez Zamawiającego. 18. Zorganizowania wycieczki na terenie Warszawy i okolic (do 60 km) jednego dnia konferencji dla ok. 50 osób oraz programu artystycznego dla ok. 50 osób według wytycznych Zamawiającego. 19. Zapewnienia koordynacji obsługi kongresu i obsługi technicznej podczas wszystkich dni konferencji (w tym dyżur ochrony), zapewnienia bezpłatnego parkingu dla ok. 40 pojazdów. 7/8

8 8/8 20. Wykonawca będzie zobowiązany do transportu samochodami osobowymi na terenie Warszawy uczestników konferencji wskazanych przez Zamawiającego (ok. 25 osób) w obie strony na trasach lotnisko Warszawa-Okęcie hotele wskazane przez Zamawiającego - miejsce konferencji i Dworzec PKP Warszawa Centralna - hotele wskazane przez Zamawiającego - miejsce konferencji. Wszystkie działania podejmowane przez Wykonawcę w ramach realizacji przedsięwzięcia będą wymagały konsultacji i zatwierdzenia przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega możliwość zrezygnowania z pewnych działań wymienionych w ogłoszeniu o zamówieniu. 5. Czas trwania konferencji Konferencja będzie zorganizowana w dniach od 5 do 8 lipca 2012 r. 6. Elementy wizualizacji 1. Wykonawca zobowiązany będzie informować, że świadczenie usług objętych umową jest finansowane z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej zgodnie z: 1) Rozporządzeniem Komisji (WE) nr 1828 z 8 grudnia 2006r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, 2) Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego z 13 sierpnia 2007r. w zakresie informacji i promocji oraz Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce na lata , określającymi podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych w jej ramach, 3) Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które stanowią załącznik i są integralną częścią Planu komunikacji PO KL, 4) Systemem identyfikacji wizualnej projektu Instytutu Badań Edukacyjnych oraz logotypem konferencji. 2. Wykonawca zobowiązany będzie do umieszczania logo PO KL, UE, projektu oraz konferencji oraz informacji o współfinansowaniu przedmiotu umowy z EFS, w szczególności na materiałach dotyczących realizacji przedmiotu umowy oraz na oficjalnej korespondencji bezpośrednio związanej z realizacją przedmiotu umowy. II.3) Czas trwania zamówienia lub termin realizacji Rozpoczęcie IV.3.4) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: (10:00) 8/8