Podręcznik użytkownika. Moduł Cenniki i Pakiety. Dotyczy wersji:

Transkrypt

1 Podręcznik użytkownika Moduł Cenniki i Pakiety Dotyczy wersji:

2 Spis treści 1. Moduł Cenniki... i pakiety Okno główne modułu... Cenniki i pakiety Zarządzanie typami... kosztów Tworzenie i edycja typów kosztów Wyszukiwanie typów kosztów Zarządzanie świadczeniami Definiowanie świadczeń... 9 Edycja i podgląd świadczeń Wyszukiwanie świadczeń Grupy... świadczeń 13 Świadczenia na skierowaniach Zarządzanie pakietami Definiowanie szablonów pakietów Edycja i podgląd szablonów pakietów Zarządzanie kontrahentami Zarządzanie oddziałami Kontrahenci typu NFZ Podgląd i edycja kontrahentów Salda... kontrahentów (zaliczki) Zarządzanie cennikami Tworzenie cenników Edycja cenników Zatwierdzanie cennika Zarządzanie kontraktami Tworzenie kontraktów Zatwierdzanie kontraktu Edycja i podgląd kontraktu Okresy rozliczeniowe kontraktu Raporty okresów rozliczeniowych Zarządzanie promocjami Dodanie promocji Zatwierdzanie promocji Edycja i podgląd promocji Okresy rozliczeniowe promocji Raporty okresów rozliczeniowych Rabaty Limity Rozliczenia Abonamenty pacjentów Rozliczanie abonamentów pacjenta Seria rozliczeń i Edycja abonamentu pacjenta Podgląd Rozliczenia Okresów rozliczeniowych kontrahentów Magazyn leków Produkty Dostawy Rezerwacje

3 2. Masowe... zmiany w cennikach (import/eksport świadczeń) 72 3

4 1 Moduł Cenniki i pakiety Dostęp do modułu Cenniki i pakiety jest możliwy po zalogowaniu się do systemu oraz po przydzieleniu zalogowanemu użytkownikowi odpowiednich uprawnień do uruchomienia i wykorzystania modułu Cenniki i pakiety. W momencie spełnienia tych warunków, kliknięcie w głównym oknie systemu przycisku Cenniki i pakiety przenosi użytkownika do tego modułu. Poniższy rysunek przedstawia przycisk logowania do modułu Cenniki i pakiety. Rysunek 1. Przycisk logow ania do m odułu Cenniki i pakiety 1.1 Okno główne modułu Cenniki i pakiety Najważniejszymi elementami okna głównego modułu Cenniki i pakiety są: menu górne (umożliwiające zarządzanie pakietami); kryteria wyszukiwania; lista cenników, kontraktów, promocji, abonamentów pacjenta; menu dolne wraz z przyciskami umożliwiającymi działania na elementach listy. Moduł Cenniki i pakiety umożliwia: tworzenie, edycję i podgląd szablonów pakietów; tworzenie, edycję i podgląd cenników; tworzenie, edycję, podgląd i rozliczanie kontraktów; tworzenie, edycję i podgląd promocji; definiowanie, edycję i podgląd rabatów oraz limitów świadczeń; rozliczanie, edycja i podgląd abonamentów pacjenta; definiowanie, edycję i podgląd kontrahentów; zatwierdzanie cenników, kontraktów i promocji; zarządzanie listami pacjentów; zarządzanie rabatami oraz limitami rozliczanie abonamentów 4

5 zarządzanie magazynem leków, wyświetlenie Statystyk umowy dla wybranego kontraktu NFZ. Poniższy rysunek przedstawia okno główne modułu Cenniki i pakiety. Rysunek 2. Okno główne modułu Cenniki i pakiety 1.2 Zarządzanie typami kosztów W celu zdefiniowania typów kosztów należy kliknąć przycisk Typy kosztów znajdujący się w górnym menu. Spowoduje to wyświetlenie okna Typy kosztów. 5

6 Rysunek 3. Typy kosztów. Moduł Cenniki i Pakiety Możliwe jest zdefiniowanie czterech typów kosztów: Amortyzacja, Materiały, Ogólne, Zewnętrzne Tworzenie i edycja typów kosztów W celu dodania nowego typu kosztu należy kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się w dolnym menu. Spowoduje to wyświetlenie okna Szczegóły typu kosztu. 6

7 Rysunek 4. Szczegóły typu kosztu. Moduł Cenniki i Pakiety. W celu poprawnego zdefiniowania typu kosztu konieczne jest wypełnienie pól Nazwa i Jednostka miary. W dalszej kolejności należy ustalić okres obowiązywania kosztu oraz kwotę kosztu domyślnego. Istnieje możliwość zdefiniowania różnych kosztów dla różnych przychodni znajdujących się w centrum. W tym celu należy kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się w dolnym menu formatki Szczegóły typu kosztu. Wyświetlona zostanie formatka Koszty w lokalizacji. Rysunek 5. Koszty w lokalizacji. Moduł Cenniki i Pakiety Możliwe będzie wybranie przychodni z listy rozwijanej oraz zdefiniowanie okresu obowiązywania i kwoty kosztu. Po uzupełnieniu danych należy kliknąć przycisk OK. Kliknięcie Anuluj przerywa pracę bez zapisywania zmian. 7

8 W każdej lokalizacji (przychodni), w której zdefiniowano osobne wartości kosztu będą one miały pierwszeństwo obowiązywania nad wartościami zdefiniowanymi dla całego ZOZ-u. Te z kolei będą odnosić się do wszystkich pozostałych lokalizacji (przychodni), wchodzących w skład centrum, nieposiadających własnych kosztów. Dodane koszty w lokalizacjach można edytować klikając dwukrotnie na wybranej pozycji lub zaznaczając ją pojedynczym kliknięciem, a następnie klikając przycisk Edytuj. Kliknięcie przycisku Podgląd wyświetli formatkę Koszty w lokalizacji bez możliwości edycji. W celu usunięcia definicji kosztu w lokalizacji należy zaznaczyć wybraną pozycję pojedynczym kliknięciem, a następnie kliknąć przycisk Usuń znajdujący się w dolnym menu. W rezultacie koszty dla danej lokalizacji będą naliczane zgodnie z ustawieniami domyślnymi. Możliwe jest ustawienie statusu aktywności definiowanego typu kosztu przez zaznaczenie lub odznaczenie pola Aktywność. Typy nieaktywne nie będą możliwe do wykorzystania w innych miejscach aplikacji. Po wypełnieniu wszystkich pożądanych informacji odnoszących się do definiowanego typu kosztu należy kliknąć przycisk Zapisz znajdujący się w dolnym menu. Kliknięcie Anuluj przerywa pracę bez zapisywania zmian. W celu edycji istniejących typów kosztów należy kliknąć dwukrotnie na wybranej pozycji lub zaznaczyć ją pojedynczym kliknięciem, a następnie kliknąć przycisk Edytuj znajdujący się w dolnym menu okna Typy kosztów. Kliknięciu przycisku Podgląd spowoduje wyświetlenie szczegółów typu kosztu bez możliwości edycji Wyszukiwanie typów kosztów Zdefiniowane typy kosztów można przeszukiwać za pomocą wyszukiwarki znajdującej się w górnej części tabeli zawierającej typy kosztów. Możliwe jest wyszukiwanie po dowolnej kolumnie. Dodatkowo, po rozwinięciu panelu Kryteria wyszukiwania, możliwe jest wyszukiwanie po dacie obowiązywania kosztu oraz jego aktywności. 8

9 1.3 Zarządzanie świadczeniami Definiowanie świadczeń W celu dodania nowego świadczenia należy wykorzystać przycisk Słownik świadczeń -> Szablony Świadczeń znajdujący się w menu w lewym górnym rogu ekranu. Poniższy rysunek przedstawia okno Świadczenia. Rysunek 6. Św iadczenia. Moduł Cenniki i pakiety Okno składa się z wyszukiwarki umieszczonej w części górnej, listy dostępnych w systemie świadczeń oraz przycisków umożliwiających działania na świadczeniach. Świadczenia zostają dodane za pomocą kliknięcia przycisku Dodaj znajdującego się w dolnym menu okna Świadczenia. Poniższy rysunek przedstawia okno definiowania nowego świadczenia. 9

10 Rysunek 7. Dodawanie świadczenia, Szczegóły świadczenia. Moduł Cenniki i Pakiety Aby zdefiniować świadczenie należy koniecznie określić jego nazwę, nazwę WWW, jednostkę miary, maksymalny rabat [%] oraz czas trwania. Wypełnienie pól: Kod, Opis, PKWiU, Stawka VAT, Identyfikator księgowy oraz Zalecenia dla pacjenta nie jest wymagane. Zaznaczenie pola Użyj nazwy fiskalnej aktywuje pole tekstowe, które pozwala na zdefiniowanie nazwy fiskalnej dla tworzonego świadczenia. Pole aktywność pozwala określić, czy świadczenie będzie dostępne do wykorzystania w pakietach, cennikach i promocjach (więcej w rozdziale 1.4). W dalszej kolejności możliwe jest przypisanie do świadczenia kosztów. W tym celu należy przejść na zakładkę Koszty, a następnie kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się w dolnym menu. Spowoduje to wyświetlenie formatki Typy kosztów. O ile istnieją zdefiniowane typy, będzie istniała możliwość ich wyboru podwójnym kliknięciem na wybranej pozycji lub zaznaczenie i kliknięcie przycisku OK. Wyświetlona zostanie formatka Szczegóły typu kosztu z możliwością edycji wyłącznie jednego (dodatkowego w stosunku do definiowania typu) pola Krotność. Wartość ta określa ile razy dany typ kosztu ma być uwzględniany w świadczeniu. Po wprowadzeniu krotności należy kliknąć przycisk Zapisz. Koszt zostanie dodany do świadczenia. Możliwe jest również dodanie nowych typów kosztów z poziomu formatki tworzenia świadczenia, o ile takie nie zostały wcześniej zdefiniowane. W tym celu należy kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się w dolnym menu zakładki Koszty. Definiowanie kosztu przebiega w sposób analogiczny z opisanym w rozdziale

11 Kolejną zakładką dostępną z poziomu okna Szczegóły świadczenia jest zakładka Typy świadczeń. Domyślnie dostępne są następujące typy świadczeń: Usługa NFZ, Usługa prywatna. Po wybraniu przycisku Dodaj otwiera się okno Typy świadczeń. Typ świadczenia zostaje powiązany ze świadczeniem w momencie zaznaczenia wybranego typu na liście i kliknięcia przycisku OK. Wybrany typ będzie widoczny na liście. W zakładce Typy zasobów możliwe jest określenie zasobów wymaganych do realizacji danego świadczenia. Po wybraniu przycisku Dodaj z okna można wybrać konkretny typ zasobu: Osoba, Urządzenie lub Stanowisko medyczne, zaznaczając typ pojedynczym kliknięciem, a następnie klikając przycisk OK. Istnieje możliwość utworzenia nowego typu zasobu z poziomu edycji szablonu świadczenia. W tym celu należy wybrać przycisku Dodaj znajdujący się na dole okna Typy zasobów, po którego wybraniu otwiera się okno Typ zasobu. Niezbędne jest określenie rodzaju oraz nazwy zasobu. Typ zasobu zostaje dodany w momencie kliknięcia przycisku Zapisz. W zakładce obiekty powiązane wyszczególnione są cenniki, kontrakty, promocje w których dane świadczenie jest dostępne, wraz z informacjami m.in. o cenie i okresie obowiązywania (dostępności danego świadczenia). Na zakładce powiązane kody badań możliwe jest ustalenie badań laboratoryjnych sprawozdawanych w komunikacie ZBPOZ, które związane są z danym szablonem świadczenia. Istnieje możliwość wybrania wyłącznie jednego badania laboratoryjnego do jednego szablonu. Tak zdefiniowane badania powinny zostać umieszczone w cenniku Badania laboratoryjno/diagnostyczne w POZ. Dopiero wtedy możliwe będzie ich sprawozdanie do NFZ. Czas trwania usługi dla lekarzy zakładka umożliwia ustalenie czasu trwania danej usługi w zależności od lekarza dla każdego lekarza czas trwania danej usługi może być różny. Po wprowadzeniu wszystkich pożądanych informacji o świadczeniu należy kliknąć przycisk Zapisz. Spowoduje to umieszczenie nowego świadczenia na liście dostępnych świadczeń. Kliknięcie Anuluj przerywa pracę bez zapisywania zmian Edycja i podgląd świadczeń W celu edycji istniejących świadczeń należy w głównym oknie modułu Cenniki i pakiety kliknąć przycisk Słownik świadczeń -> Szablony Świadczeń. Otwarte zostanie 11

12 okno Świadczenia. Istnieją dwie możliwości edycji dostępnych świadczeń. Pierwszy to zaznaczenie świadczenia na liście pojedynczym kliknięciem, a następnie wybór przycisku Edytuj znajdującego się w dolnym menu okna Świadczenia. Spowoduje to otwarcie okna Szczegóły świadczenia, w którym można dokonać żądanych zmian. Możliwe jest przechodzenie pomiędzy zakładkami: Dane świadczenia, Koszty, Typy świadczeń, Typy zasobów. Ten sam efekt można uzyskać klikając dwukrotnie w wiersz świadczenia na liście świadczeń okna Świadczenia. Podgląd świadczeń jest możliwy po zaznaczeniu świadczenia pojedynczym kliknięciem i wybranie przycisku Podgląd znajdującego się w dolnym menu okna Świadczenia. W trybie podglądu nie ma możliwości wprowadzania zmian. Rysunek 8. Okno Szczegóły świadczenia w trybie podglądu. Moduł Cenniki i pakiety Wyszukiwanie świadczeń W celu wyszukiwania istniejących świadczeń należy w głównym oknie modułu Cenniki i pakiety kliknąć przycisk Słownik świadczeń -> Szablony Świadczeń. Otwarte zostanie okno Świadczenia. 12

13 Rysunek 9. Wyszukiw anie św iadczeń. Moduł Cenniki i pakiety Świadczenia wyszukiwać można po dowolnej kolumnie tabeli świadczeń poprzez wpisanie odpowiednich fraz w pole wyszukiwania (na rysunku 9 wpisano badanie ). Dodatkowo korzystając z pola Typ świadczenia w panelu Kryteria wyszukiwania możliwe jest precyzyjne wyszukiwanie po typach świadczeń. System wyświetla świadczenia zgodne z wybranym typem oraz wszystkie posiadające typ podrzędny do typu wybranego w filtrze. Kliknięcie w przycisk Wyczyść powoduje usunięcie wpisanych parametrów (odpowiednio w polu Typ świadczenia lub w polu wyszukiwania przy tabeli) Grupy świadczeń W celu wyszukania świadczeń połączonych w grupy należy wybrać Słownik świadczeń-> Grupy świadczeń. Zostanie otwarte okno Grupy świadczeń. 13

14 Rysunek 10. Grupy świadczeń W tym miejscu istnieje również możliwość Dodania nowej grupy świadczeń, Podglądu istniejącej jak również jej Edycja. Dodawanie nowej grupy świadczeń odbywa się poprzez Dodaj. Pojawia się okienko o nazwie Grupa świadczeń. Kolejno należy nadać nazwę oraz dodać odpowiednie świadczenia do listy. Rysunek 11. Tw orzenie grupy św iadczeń 14

15 Dodatkowo w grupie świadczeń istnieje możliwość utworzenia Zestawów świadczeń. Odbywa się to poprzez wybranie świadczeń z listy i kliknięcie w przycisk Przenieś do zestawu. Zestawy mają indywidualnie określany czas trwania, niezależny od sumy czasów trwania poszczególnych świadczeń składowych. Świadczenia można przenosić między istniejącymi zestawami, jak również zestawy można łączyć ze sobą. Rysunek 12. Tw orzenie zestaw ów św iadczeń Świadczenia na skierowaniach Istnieje możliwość powiązania szablonów świadczeń z wybranymi typami skierowań. Umożliwia do odpowiednie, dodatkowe filtrowanie listy usług we wszystkich miejscach systemu, gdzie występuje wyszukiwarka świadczeń, w polu Przeznaczenie. 15

16 Rysunek 13. Grupy świadczeń + W celu powiązania szablonów ze skierowaniami należy w głównym oknie modułu Cenniki i Pakiety wybrać z górnego menu opcję Słownik świadczeń -> Świadczenia na skierowaniach. Następnie korzystając z opcji Dodaj ustalić listę świadczeń do powiązania. Każde świadczenie może być przypisane do skierowania tylko raz. Dostępne są następujące skierowania: skierowanie do laboratorium, skierowanie do pracowni diagnostycznej, skierowanie do gabinetu zabiegowego, skierowanie na zabiegi fizjoterapeutyczne, skierowanie na szczepienie. 1.4 Zarządzanie pakietami Moduł Cenniki i pakiety umożliwia zarządzanie pakietami. 16

17 1.4.1 Definiowanie szablonów pakietów W celu zdefiniowania nowego szablonu pakietu należy w głównym oknie modułu Cenniki i pakiety wybrać z górnego menu przycisk Szablony pakietów. Spowoduje to wyświetlenie okna Szablony pakietów świadczeń. Rysunek 14. Szablony pakietów św iadczeń. Moduł Cenniki i pakiety Następnie należy kliknąć przycisk Dodaj co spowoduje wyświetlenie okna Szczegóły szablonu pakietu świadczeń. W zależności od tego czy przy dodawaniu Szablonu pakietu wybierzemy Pakiet indywidualny czy wieloosobowy tak zostanie ustawione pole Rodzaj. 17

18 Rysunek 15. Szczegóły indyw idualnego szablonu pakietu św iadczeń. Moduł Cenniki i pakiety W celu dodania świadczeń do pakietu należy kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się w dolnym menu. Spowoduje to wyświetlenie okna Świadczenia wraz z listą aktywnych świadczeń. Świadczenia można dodać do pakietu klikając dwukrotnie na wybranej pozycji, bądź zaznaczając ją pojedynczym kliknięciem i klikając przycisk OK. Świadczenie zostanie dodane do pakietu. Istnieje możliwość zaznaczenia kilku świadczeń przy użyciu klawiszy Ctrl lub Shift. 18

19 Rysunek 16. Szczegóły indyw idualnego szablonu pakietu św iadczeń z dodanym i św iadczeniam i. Moduł Cenniki i pakiety Rysunek 17. Szczegóły w ieloosobow ego szablonu pakietu św iadczeń z dodanym i św iadczeniam i. Moduł Cenniki i pakiety 19

20 Przy dodawaniu pakietu Wieloosobowego oprócz określenia Maksymalnego rabatu[%] konieczne jest także określenie maksymalnej liczby osób, które mogą mieć przydzielony ten pakiet jako beneficjenci (wliczając głównego posiadacza pakietu). W tym celu należy uzupełnić pole Max liczba osób w pakiecie odpowiednią wartością. Świadczenia można z szablonu pakietu usunąć zaznaczając je pojedynczym kliknięciem i klikając przycisk Usuń znajdujący się w dolnym menu, jednak każdy pakiet musi zawierać co najmniej jedno świadczenie. Po dodaniu wszystkich pożądanych świadczeń należy kliknąć przycisk Zapisz znajdujący się w dolnym menu. Spowoduje to zapisanie szablonu pakietu. Jeśli zaznaczono pole wyboru Aktywność, pakiet będzie dostępny przy tworzeniu cenników, kontraktów i promocji. Kliknięcie Anuluj w oknie Szczegóły szablonu pakietu świadczeń przerywa pracę bez zapisywania zmian. Rysunek 18. Zakładka Lim ity szablonu pakietu św iadczeń. Moduł Cenniki i pakiety Zarówno dla szablonów indywidualnych i wieloosobowych możliwe jest ustanowienie limitów dostępności danych pakietów. Aby wprowadzić limity należy skorzystać z odpowiedniej zakładki znajdującej się u góry okna, w którym pakiet jest definiowany. Po zaznaczeniu pola Limit kwotowy można ustawić wartość limitu oraz 20

21 częstotliwość z jaką będzie on odnawiany. Pacjent będzie mógł korzystać z wszystkich usług wchodzących w skład pakietu, aż do momentu osiągnięcia zadanego limitu w danym okresie czasu. Zaznaczając opcję Potwierdź realizację świadczenia ustalić można kwotę płatności za usługę, od której pracownik rejestracji zobowiązany będzie potwierdzić możliwość wykonania usługi u kontrahenta finansującego dany pakiet. Przy włączonej opcji Automatyczna kompensacja niewykorzystanych usług co pewien czas usługi dodane do rezerwacji, a niezrealizowane będą wracały do puli limitu. Uwaga! Do poprawnego działania automatycznej kompensacji niewykorzystanych usług konieczne jest włączenie wątku odpowiedzialnego za przetwarzanie limitów w module Administracja parametr SYNCH_TH_LIMITS. Możliwe jest także określenie opóźnienia z jakim usługi w niezrealizowanych rezerwacjach będą kompensowane parametr RESERVATION_REVERT_DELAY. Kompensacja wykonywana jest poprzez usługę Agent. Wybranie opcji Widoczność całkowitej ceny usługi sprawi, iż w module Rejestracja przy wyborze usługi wchodzącej w skład pakietu zostanie wyświetlona jej całkowita cena (suma zapłaty kontrahenta i pacjenta) Edycja i podgląd szablonów pakietów W celu edycji istniejących szablonów pakietów należy kliknąć przycisk Szablony pakietów w głównym oknie modułu Cenniki i pakiety. Wyświetlone zostanie okno Szablony pakietów świadczeń. Pakiety można edytować klikając dwukrotnie wybrany pakiet lub zaznaczając go pojedynczym kliknięciem i klikając przycisk Edytuj znajdujący się w dolnym menu. Pojedyncze zaznaczenie pakietu i kliknięcie przycisku Podgląd spowoduje wyświetlenie szablonu pakietu w trybie podglądu, bez możliwości edycji. 21

22 1.5 Zarządzanie kontrahentami Kontrahenci to podmioty, dla których definiowane są kontrakty oraz promocje. Operacje na kontraktach i promocjach wymagają zdefiniowania kontrahentów. W tym celu należy w głównym oknie modułu Cenniki i pakiety kliknąć przycisk Kontrahenci. Spowoduje to wyświetlenie okna Kontrahenci. Rysunek 19. Kontrahenci. Moduł Cenniki i pakiety Kontrahentów można dodać klikając przycisk Dodaj -> Kontrahent znajdujący się w dolnym menu formatki. Wyświetlone zostanie okno Szczegóły kontrahenta. b Konieczne jest wpisanie wartości w polu Nazwa. Zaznaczenie pola wyboru Określ dane do dokumentów (konieczne jeśli kontrahent ma być powiązany z kontraktami i promocjami), wymusza wypełnienie pól: 22

23 Nazwa kontrahenta, NIP, co najmniej jednego adresu, który należy oznaczyć jako adres główny. Wyłącznie jeden adres może być adresem głównym. Domyślnym państwem jest Polska, można to zmienić wybierając inne za pomocą listy rozwijalnej. Po wypełnieniu wymaganych pól należy kliknąć Zapisz znajdujący się w dolnym menu. Kontrahent zostanie zapisany i wyświetlony na liście kontrahentów. Kliknięcie Anuluj w oknie Szczegóły kontrahenta przerywa pracę bez zapisywania zmian Zarządzanie oddziałami Każdy z istniejących kontrahentów może posiadać dowolną liczbę oddziałów (jednostek zależnych). W celu zdefiniowania oddziałów należy w oknie Kontrahenci zaznaczyć kontrahenta, dla którego ma zostać określony oddział, a następnie kliknąć przycisk Dodaj -> Oddział znajdujący się w dolnym menu. Spowoduje to wyświetlenie okna Szczegóły oddziału kontrahenta identycznego z tym przedstawionym na Rysunek 15. Zasady wypełniania danych są identyczne jak w przypadku definiowania kontrahentów. Po zapisaniu, oddział zostanie wyświetlony na liście kontrahentów pod swoją jednostką nadrzędną. Istnieje możliwość przepinania oddziałów między istniejącymi kontrahentami. Oddziały, widoczne na liście, będą wyróżnione wcięciem. 23

24 Rysunek 21. Kontrahenci z dodanym oddziałem. Moduł Cenniki i pakiety Istnieje możliwość dodania pododdziału do istniejącego już oddziału. Dane wypełnia się w identyczny sposób, jak w powyższych przypadkach Kontrahenci typu NFZ W przypadku poprawnego zaimportowania kontraktu NFZ w module Sprawozdawczość NFZ w module Cenniki i Pakiety automatycznie dodaje się kontrahent NFZ wraz z odpowiednim oddziałem. Rysunek 22. Kontrahent NFZ. Moduł Cenniki i Pakiety Nie ma możliwości dodawania oddziałów dla kontrahenta typu NFZ i jego 24

25 oddziałów ręcznie. Istnieje jedynie możliwość podglądu dla tego typu kontrahenta Podgląd i edycja kontrahentów Utworzonych kontrahentów, jak i ich oddziały można edytować korzystając z przycisku Edytuj znajdującego się w dolnym menu okna Kontrahenci. Można w ten sposób zmienić wszystkie informacje o kontrahencie. Po dokonaniu pożądanych zmian należy kliknąć przycisk Zapisz. Kliknięcie Anuluj przerywa pracę bez zapisywania zmian. Wybranie przycisku Podgląd z dolnego menu okna Kontrahenci spowoduje wyświetlenie danych kontrahenta w trybie podglądu, bez możliwości edycji danych. Rysunek 23. Kontrahenci - podgląd Salda kontrahentów (zaliczki) Każdy kontrahent i oddział istniejący w systemie może posiadać swoje saldo uzupełniane na podstawie wpłaconych zaliczek. Saldo może służyć do prowadzenia rozliczeń z kontrahentami. 25

26 Rysunek 24. Dokum ent z w płatą na konto W celu uzupełnienia salda należy np. na zakładce Dokumenty finansowe, prezentującej kompletny zbiór dokumentów finansowych związanych z kontrahentem, w edycji kontrahenta lub oddziału, wybrać dodanie dokumentu oznaczonego jako wpłacający na wirtualne konto za pośrednictwem którego należy sprzedać pozycję typu Program (odpowiednie pozycje można utworzyć w module Finanse). Saldo Kontrahenta zostanie uzupełnione o wartość wystawionego dokumentu. Rysunek 25. Saldo kontrahenta 26

27 Możliwe jest wykonanie korekty dokonanej wpłaty. W tym celu należy z dokumentem wpłaty powiązać dokument korygujący z wpłatą na wirtualne konto a następnie dokonać korekty wcześniejszej wpłaty.. Dla każdego z wystawionego dokumentu finansowego dla kontrahenta dostępna jest opcja wydruku. Z poziomu zakładki Dokumenty finansowe możliwe jest również wystawienie faktur, paragonów i innych dokumentów finansowych dla kontrahenta. Jeśli użytkownik posiada uprawnienie Rozliczanie przedpłatą zadłużenie możliwe jest wystawienie dokumentów pokwitowania na kwoty przekraczające saldo kontrahenta. 1.6 Zarządzanie cennikami W cennikach zostały zawarte świadczenia oraz pakiety przeznaczone do zakupu przez pacjentów. W celu zarządzania cennikami należy w głównym oknie modułu Cenniki i pakiety kliknąć przycisk Cenniki. Spowoduje to wyświetlenie poniższego okna. Rysunek 26. Cenniki. Moduł Cenniki i pakiety 27

28 1.6.1 Tworzenie cenników W celu dodania nowego cennika należy w wyświetlonym oknie kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się w dolnym menu. Spowoduje to wyświetlenie okna Szczegóły cennika. Rysunek 27. Szczegóły cennika. Moduł Cenniki i pakiety Niezbędne jest określenie: nazwy, okresu obowiązywania od, przynajmniej jednego świadczenia lub pakietu. Data kończąca okres obowiązywania cennika nie jest wymagana dla poprawnego dodania cennika. Opcje Użyj nazwy fiskalnej oraz Użyj skróconej nazwy brane są pod uwagę przy wydruku dokumentów finansowych. Gdy obie opcje są niezaznaczone drukowana jest pełna nazwa świadczenia wraz z nazwą cennika, a jeśli zaznaczone zostanie wydrukowana jedynie fiskalna nazwa świadczenia bez nazwy cennika. Z kolei jeśli zaznaczona zostanie jedynie opcja Użyj skróconej nazwy na wydruku znajdzie się nazwa świadczenia bez nazwy cennika. Natomiast gdy zaznaczono jedynie opcję Użyj nazwy fiskalnej drukowana będzie jedynie nazwa fiskalna bez nazwy cennika, z którego 28

29 świadczenie pochodzi. W dalszej kolejności należy wybrać świadczenia, które mają znaleźć się w danym cenniku. W tym celu należy, przy aktywnej zakładce Świadczenia, kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się w dolnym menu okna Szczegóły cennika. Spowoduje to wyświetlenie okna Świadczenia. Istnieją dwie możliwości wybrania świadczenia do cennika: dwukrotne kliknięcie wybranego świadczenia, bądź zaznaczenie pojedynczym kliknięciem i kliknięcie przycisku OK. Niezależnie od wybranej metody w kolejnym kroku wyświetlone zostanie okno Szczegóły świadczenia. W cenniku mogą zostać umieszczone wyłącznie świadczenia o statusie Aktywne. Można też w oknie Świadczenia zaznaczyć kilka pozycji (przy użyciu klawiszy Ctrl lub Shift). W takim przypadku kliknięcie OK u dołu okna spowoduje dodanie zaznaczonych świadczeń do cennika z ceną i rabatem ustawionymi na 0. Odpowiednie wartości można uzupełnić zaznaczając dane świadczenie i klikając przycisk Edytuj. Rysunek 28. Szczegóły św iadczenia w cenniku. Moduł Cenniki i pakiety Istnieje możliwość zmiany domyślnych informacji o świadczeniu oraz określenie ceny, która ma obowiązywać na dane świadczenie w cenniku, poprzez wpisanie odpowiedniej wartości w pole Zapłata pacjenta brutto. Po uzupełnieniu pożądanych informacji (obowiązkowo należy wypełnić pola Nazwa i Jednostka miary) należy kliknąć przycisk Zapisz. Świadczenie zostanie dodane do cennika. W oknie Szczegóły cennika w zakładce świadczenia widoczna będzie lista dodanych świadczeń. Istnieje możliwość szybkiej edycji parametrów świadczeń wchodzących w skład cennika. W tym celu, przy aktywnej zakładce Świadczenia należy kliknąć ikonę kłódki ( 29

30 ) znajdującą się nad tabelą świadczeń, co spowoduje włączenie trybu edycji danych. W tym momencie, poruszając się po poszczególnych komórkach tabeli, można zmieniać ich wartości. Komórki, których wartość została zmieniona oznaczone zostaną ikoną ołówka ( ), dodatkowo dla takiego pola wyświetlany będzie dymek zawierający informację o jego poprzedniej wartości. Identyczna możliwość istnieje również dla listy świadczeń wchodzących w skład pakietu dodanego do cennika. W dalszej kolejności do cennika można przypisać zdefiniowane wcześniej szablony pakietów. W tym celu w formatce Szczegóły cennika należy przejść do zakładki Pakiety i wybrać przycisk Dodaj znajdujący się w dolnym menu. Spowoduje to wyświetlenie okna Szablony pakietów świadczeń. Pakiety można wybierać do cennika klikając dwukrotnie na wybranym pakiecie lub zaznaczając go pojedynczym kliknięciem i klikając OK. W obu przypadkach wyświetlone zostanie okno Szczegóły pakietu. Rysunek 29. Szczegóły pakietu w cenniku. Moduł Cenniki i pakiety Z poziomu wyświetlonego okna można: zmienić świadczenia wchodzące w skład pakietu (lista świadczeń zachowuje się w identyczny sposób, jak miało to miejsce w przypadku zakładki Świadczenia), określić typ płatności - Abonament pacjenta - rozliczany cyklicznie (czytaj więcej 30

31 1.11) lub Płatność jednorazowa, określić okres po którym pakiet wygaśnie (może być różny od czasu obowiązywania cennika), wybrać wysokość Maksymalnego rabatu [%], określić identyfikator księgowy, określić kod PKWiU, określić zapłatę brutto pacjenta. W sytuacji tworzenia cennika dla pakietu rozliczanego w abonamencie, należy określić Częstotliwość płatności. Z kolei w zakładce Limity uzupełnić można informacje dotyczące limitowania dostępności świadczeń wchodzących w skład pakietu. Informacje tam zawarte przenoszone są z szablonu pakietu. Po wypełnieniu wszystkich pożądanych informacji (łącznie z informacją o limitach znajdującą się na drugiej zakładce) należy kliknąć przycisk OK znajdujący się w dolnym menu. Pakiet zostanie dodany do cennika. Świadczenia i pakiety znajdujące się na listach można w dalszym ciągu edytować klikając na nie dwukrotnie, bądź zaznaczając i klikając przycisk Edytuj. Wybrane świadczenia i pakiety można usunąć z cennika zaznaczając je pojedynczym kliknięciem, a następnie wybierając przycisk Usuń (świadczenie lub pakiet zostaną usunięte jedynie z tworzonego cennika, a nie z systemu). Kiedy wszystkie informacje zostaną wypełnione należy kliknąć przycisk Zapisz znajdujący się w dolnym menu okna Szczegóły cennika. Cennik pojawi się na liście cenników w oknie Cenniki oraz w głównym oknie modułu Cenniki i pakiety (o ile wcześniej został oznaczony jako aktywny) ze statusem Proponowany. W celu wyświetlenia cenników oznaczonych przy tworzeniu jako nieaktywne należy je wyszukać stosując odpowiednie parametry. Kliknięcie przycisku Anuluj w oknie Szczegóły cennika przerywa pracę bez zapisywania zmian. 31

32 1.6.2 Edycja cenników W celu edycji istniejących cenników należy w głównym oknie modułu Cenniki i pakiety lub w oknie Cenniki wyszukać odpowiednie cenniki. Istnieją dwie możliwości przejścia do okna edycji. Pierwsza to dwukrotne kliknięcie na wiersz cennika. Druga to zaznaczenie cennika pojedynczym kliknięciem i kliknięcie przycisku Edytuj znajdującego się w dolnym menu. Rysunek. Szczegóły cennika tryb edycji. Moduł Cenniki i pakiety W wyświetlonym oknie Szczegóły cennika można dokonać żądanych zmian cennika, w tym: zmiana świadczeń i pakietów, zmiana nazwy, zmiana opisu, zmiana okresu obowiązywania, zmiana statusu aktywności. Należy zwrócić uwagę na dodatkowe (w stosunku do okna tworzenia cennika) pole 32

33 Wersja. Wszystkie wprowadzone zmiany będą dotyczyły wyłącznie wersji cennika wybranej z listy rozwijanej. Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć przycisk Zapisz znajdujący się w dolnym menu okna Szczegóły cennika. Kliknięcie Anuluj przerywa pracę bez zapisywania zmian. Edycja możliwa jest jedynie w przypadku cenników o statusie Proponowany. Wybranie opcji edytuj w przypadku cennika o statusie Zatwierdzony lub Zastąpiony spowoduje wyświetlenie jego kopii z odpowiednim statusem. W takim wypadku nie jest możliwa edycja zawartości takiego cennika. Większość przycisków w dolnym menu będzie nieaktywna. Rysunek. Szczegóły cennika - tryb podglądu. Moduł Cenniki i pakiety Zatwierdzanie cennika Cennik o statusie Proponowany nie będzie możliwy do wykorzystania przy 33

34 operacjach finansowych np. w module Rejestracja. Aby umożliwić jego wykorzystanie powinien zostać zatwierdzony. W celu zatwierdzenia cennika o statusie Proponowany należy zaznaczyć go pojedynczym kliknięciem myszy, a następnie kliknąć przycisk Zatwierdź znajdujący się w dolnym menu głównego okna modułu Cenniki i pakiety lub w oknie Cenniki. Pojawi się komunikat z prośbą o potwierdzenie decyzji, w którym należy kliknąć przycisk OK. Cennik zostanie zatwierdzony, co automatycznie umożliwi jego wykorzystanie w operacjach finansowych. Dodatkowo na liście pojawi się kopia zatwierdzonego cennika. Status kopii będzie oznaczony jako Proponowany. Kopia posłuży do późniejszej, ewentualnej edycji cennika. Po naciśnięciu znaczka + obok nazwy cennika w głównym oknie oraz w zakładce cenniki możliwe jest sprawdzenie czy dany cennik jest zatwierdzony, przez kogo, kiedy oraz okres obowiązywania. Analogicznie można postąpić w przypadku kontraktu czy promocji. Rysunek 30. Zatw ierdzone cenniki 34

35 1.7 Zarządzanie kontraktami Kontrakty zawierane są z kontrahentami na pakiety, w których skład wchodzą świadczenia. W ramach kontraktu kontrahent oraz pacjent mogą otrzymać korzystne ceny zakupu pakietów. W celu zarządzania kontraktami należy w głównym oknie modułu Cenniki i pakiety wybrać przycisk Kontrakty. Spowoduje to wyświetlenie okna Kontrakty. Rysunek 31. Kontrakty. Moduł Cenniki i pakiety Tworzenie kontraktów W celu utworzenia nowego kontraktu należy na formatce Kontrakty kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się w dolnym menu. Spowoduje to wyświetlenie okna Szczegóły kontraktu. 35

36 Rysunek 32. Szczegóły kontraktu. Moduł Cenniki i pakiety Niezbędne jest określenie: nazwy, okresu obowiązywania od, kontrahenta (musi posiadać określone dane do dokumentów), długość okresu rozliczeniowego (miesiąc, kwartał, półrocze, rok), przynajmniej jednego świadczenia lub pakietu. Data kończąca okres obowiązywania kontraktu nie jest wymagana do poprawnego dodania kontraktu. Istnieje także możliwość dodania danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej za obsługę kontraktu po stronie kontrahenta. Jest to szczególnie istotne, jeśli na świadczenia z pakietu nałożono konieczność wprowadzenia kodu potwierdzającego możliwość wykonania świadczenia. 36

37 Rysunek 33. Zakładka Dane kontaktow e. Moduł Cenniki i Pakiety. Przy rejestrowaniu wizyty (moduł Rejestracja) z takim świadczeniem wyświetlane są dane kontaktowe osoby, od której uzyskać można wymagany kod. Rysunek 34. Św iadczenie potw ierdzane kodem 37

38 Do kontraktów można dodawać pakiety lub pojedyncze świadczenia. W przypadku świadczeń na zakładce Świadczenia należy kliknąć przycisk Dodaj. Spowoduje to otwarcie formatki Świadczenia. Istnieją dwie możliwości wybrania świadczenia do kontraktu: dwukrotne kliknięcie wybranego świadczenia, bądź zaznaczenie pojedynczym kliknięciem i kliknięcie przycisku OK. Niezależnie od wybranej metody w kolejnym kroku wyświetlone zostanie okno Szczegóły świadczenia. W kontrakcie mogą zostać umieszczone wyłącznie świadczenia o statusie Aktywne. Można też w oknie Świadczenia zaznaczyć kilka pozycji (przy użyciu klawiszy Ctrl lub Shift). W taki przypadku kliknięcie OK u dołu okna spowoduje dodanie zaznaczonych świadczeń do kontraktu z ceną i rabatem ustawionymi na 0. Odpowiednie wartości można uzupełnić zaznaczając dane świadczenie i klikając przycisk Edytuj. Rysunek 35. Szczegóły św iadczenia w kontrakcie. Moduł Cenniki i pakiety. Istnieje możliwość zmiany domyślnych informacji o świadczeniu oraz określenie ceny, która ma obowiązywać na dane świadczenie w kontrakcie, poprzez wpisanie odpowiedniej wartości w pole Zapłata pacjenta brutto. Po uzupełnieniu pożądanych informacji (obowiązkowo należy wypełnić pola Nazwa i Jednostka miary) należy kliknąć przycisk Zapisz. Świadczenie zostanie dodane do kontraktu. W oknie Szczegóły kontraktu w zakładce świadczenia widoczna będzie lista dodanych świadczeń. 38

39 Istnieje możliwość szybkiej edycji parametrów świadczeń wchodzących w skład kontraktu. W tym celu, przy aktywnej zakładce Świadczenia należy kliknąć ikonę kłódki ( ) znajdującą się nad tabelą świadczeń, co spowoduje włączenie trybu edycji danych. W tym momencie, poruszając się po poszczególnych komórkach tabeli, można zmieniać ich wartości. Komórki, których wartość została zmieniona oznaczone zostaną ikoną ołówka ( ), dodatkowo dla takiego pola wyświetlany będzie dymek zawierający informację o jego poprzedniej wartości. Identyczna możliwość istnieje również dla listy świadczeń wchodzących w skład pakietu dodanego do cennika. W przypadku dodawania pakietów na zakładce Pakiety należy kliknąć przycisk Dodaj. Spowoduje to wyświetlenie okna Szablony pakietów świadczeń. Z wyświetlonej listy można dodawać pakiety do kontraktu klikając dwukrotnie na wybrany lub zaznaczając go pojedynczym kliknięciem, a następnie klikając przycisk OK. znajdujący się w dolnym menu. Niezależnie od wybranej metody wyświetlone zostanie okno Szczegóły pakietu. Rysunek 36. Szczegóły pakietu w kontrakcie. Moduł Cenniki i pakiety. 39

40 Z poziomu wyświetlonego okna można: zmienić świadczenia wchodzące w skład pakietu, określić typ płatności - Abonament płatnika (rozliczany cyklicznie) lub Płatność jednorazowa, określić okres po którym pakiet wygaśnie, określić identyfikator księgowy oraz kod PKWiU, określić zapłaty brutto pacjenta (pole to staje się aktywne, gdy pakiet jest na czas określony) i płatnika przy ustawieniu pakietu jako abonament zapłata pacjenta jest automatycznie ustawiania na zero, nie ma możliwości zmiany tej wartości, ustawienie rabatów (dostępne tylko wtedy gdy pakiet ustawiono na czas oznaczony). Natomiast w zakładce Limity uzupełnić można informacje dotyczące limitowania dostępności świadczeń wchodzących w skład pakietu. Informacje tam zawarte przenoszone są z szablonu pakietu. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych informacji należy kliknąć przycisk OK znajdujący się w dolnym menu. Pakiet zostanie dodany do kontraktu. Istnieje możliwość szybkiej edycji parametrów świadczeń wchodzących w skład pakietu w kontrakcie. W tym celu, przy aktywnej edycji pakietu należy kliknąć ikonę kłódki ( ) znajdującą się nad tabelą świadczeń, co spowoduje włączenie trybu edycji danych. W tym momencie, poruszając się po poszczególnych komórkach tabeli, można zmieniać ich wartości. Komórki, których wartość została zmieniona oznaczone zostaną ikoną ołówka ( ), dodatkowo dla takiego pola wyświetlany będzie dymek zawierający informację o jego poprzedniej wartości. Po uzupełnieniu wszystkich informacji należy kliknąć przycisk Zapisz znajdujący się w dolnym menu okna Szczegóły kontraktu. Kontrakt zostanie zapisany ze statusem Proponowany. Istnieje możliwość dodania kontraktu z poziomu okna głównego modułu Cenniki i pakiety, poprzez kliknięcie w przycisk Dodaj -> Kontrakt znajdujący się w dolnym menu. 40

41 Rysunek 37. Szczegóły św iadczenia w pakiecie kontraktu. Moduł Cenniki i pakiety W przypadku potrzeby limitowania świadczeń wchodzących w skład pakietu można odpowiednie dane wprowadzić w trzeciej zakładce świadczenia znajdującego się w pakiecie. Jeśli zostanie zaznaczona opcja Potwierdzenie rezerwacji w momencie rezerwacji danego świadczenia (moduł Rejestracja) pojawi się odpowiednia informacja oraz pole wymagające od osoby rejestrującej podania kodu potwierdzającego uzyskanego od wyznaczonego pracownika kontrahenta. Opcja Limit ilościowy pozwala na określenie ilości wykonań danego świadczenia na rzecz jednego pacjenta Zatwierdzanie kontraktu Kontrakt o statusie Proponowany nie będzie możliwy do wykorzystania przy operacjach finansowych w innych modułach. Aby umożliwić jego wykorzystanie powinien zostać zatwierdzony. W celu zatwierdzenia kontraktu o statusie Proponowany należy zaznaczyć go pojedynczym kliknięciem myszy, a następnie kliknąć przycisk Zatwierdź znajdujący się w dolnym menu głównego okna modułu Cenniki i pakiety lub w oknie Kontrakty. Pojawi się komunikat z prośbą o potwierdzenie decyzji, w którym należy kliknąć przycisk OK. Kontrakt zostanie zatwierdzony, co automatycznie umożliwi jego wykorzystanie w operacjach finansowych. Dodatkowo na liście pojawi się kopia zatwierdzonego kontraktu. 41

42 Status kopii będzie oznaczony jako Proponowany. Kopia posłuży do późniejszej, ewentualnej edycji kontraktu. Aby zatwierdzić kontrakt konieczne jest przypisanie do niego co najmniej jednego pakietu lub świadczenia Edycja i podgląd kontraktu W celu edycji istniejących kontraktów należy w głównym oknie modułu Cenniki i pakiety lub w oknie Kontrakty, wyszukać odpowiedni kontrakt. Istnieją dwie możliwości przejścia do okna edycji. Pierwsza to dwukrotne kliknięcie na wiersz kontraktu. Druga to zaznaczenie kontraktu pojedynczym kliknięciem i kliknięcie przycisku Edytuj znajdującego się w dolnym menu. Wyświetlone zostanie okno Szczegóły kontraktu. Należy zwrócić uwagę na dodatkowe (w stosunku do okna tworzenia kontraktu) pole Wersja. Wszystkie wprowadzone zmiany będą dotyczyły wyłącznie wersji kontraktu wybranej z listy rozwijanej. Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć przycisk Zapisz znajdujący się w dolnym menu okna Szczegóły kontraktu. Kliknięcie Anuluj przerywa pracę bez zapisywania zmian. Edycja możliwa jest jedynie w przypadku kontraktów o statusie Proponowany. Wybranie opcji edytuj w przypadku kontraktu o statusie Zatwierdzony lub Zastąpiony spowoduje wyświetlenie jego kopii z odpowiednim statusem. W takim wypadku nie jest możliwa edycja zawartości takiego kontraktu. Większość przycisków w dolnym menu będzie nieaktywna. Wybór opcji przycisku Podgląd w głównym oknie modułu lub w oknie Kontrakty spowoduje wyświetlenie kontraktu w trybie podglądu. Nie będzie możliwe wprowadzanie zmian. 42

43 Rysunek 38. Kontrakt - podgląd Okresy rozliczeniowe kontraktu W przypadku kiedy pakiety lub świadczenia z kontraktu zostały wykorzystane w rozliczeniach z pacjentami lub kontrahentami w zakładce Okresy rozliczeniowe będzie możliwe ich cykliczne rozliczenie. Aby było możliwe rozliczenie okresu muszą być spełnione następujące warunki: okres rozliczeniowy musi być skończony (długość okresu wcześniej zdefiniowana), musi zostać użyte świadczenie lub pakiet z kontraktu. W zakładce są widoczne rozliczone okresy. 43

44 Rysunek. Okres rozliczeniow y kontraktu. Moduł Cenniki i pakiety W zakładce Okresy rozliczeniowe widoczne są następujące dane rozliczonego okresu rozliczeniowego: okres, status, lokalizacja, dokument rozliczający. Po upłynięciu okresu rozliczeniowego możliwe będzie rozliczanie kontraktu za pomocą faktury (brak możliwości rozliczania paragonami). W tym celu należy skorzystać z przycisku Rozlicz (okres rozliczeniowy musi być zamknięty). Spowoduje to wyświetlenie okna Rozliczanie okresu rozliczeniowego, w którym można zdefiniować dokładny okres do rozliczenia. Wymagane jest podanie Daty do, która nie może być późniejsza niż dzień bieżący. Rysunek. Rozliczanie okresu rozliczeniow ego kontraktu. Moduł Cenniki i pakiety 44

45 Następnie zostanie wyświetlone okno podglądu danych faktury. Wybranie przycisku Zapisz spowoduje zapisanie aktualnego stanu pracy nad dokumentem oraz ustawieniu statusu dokumentu jako Niezatwierdzony. Istnieję możliwość edycji takiej faktury. Wybranie przycisku z opcją Zatwierdź skutkuje nadaniu fakturze statusu zatwierdzonej z numerem zgodnym z ustaloną numeracją typu dokumentu (istnieje możliwość jednorazowego nadania początkowego numeru dokumentu finansowego w module Administracja). Faktury zatwierdzonej nie można edytować. Wystawiona faktura będzie dotyczyła powiązanego z kontraktem kontrahenta. Kwota faktury naliczana będzie w oparciu o zapłatę dla płatnika brutto dla przydzielonych pakietów i zrealizowanych świadczeń. Wybranie przycisku Podgląd danych faktury znajdującego się obok przycisku Rozlicz, spowoduje wyświetlenie okna, w którym możliwe jest zweryfikowanie poprawności danych do faktury przed jej wygenerowaniem. W formatce znajdują się informacje do kogo został przypisany pakiet lub przez kogo zostało wykorzystane luźne świadczenie, data wykonania usługi. Rysunek. Podgląd danych do faktury. Cenniki i pakiety Kontrakt. Jeśli po stronie pacjenta dokonano korekty zrealizowanych świadczeń lub pakietu, dla odpowiedniego okresu rozliczeniowego, uaktywni się przycisk Rozlicz korektę umożliwiający wystawienie faktury korygującej dla danego okresu. Zmiana ta będzie widoczna w postaci węzła podpiętego pod rozliczony okres. 45

46 Rysunek. Okres rozliczeniow y kontraktu - korekta. Moduł Cenniki i pakiety Uwaga! Należy pamiętać, iż świadczenia z modułu Rejestracja, dodawane są do okresu rozliczeniowego nie z datą realizacji świadczenia, a datą rezerwacji, z którą jest związany! Raporty okresów rozliczeniowych Dla każdego rozliczonego okresu (w tym okresów korygujących) istnieje możliwość wygenerowania dwóch raportów: Podgląd danych faktury po rozliczeniu okresu dane są pobierane z pozycji dokumentu finansowego z pominięciem pozycji z zapłatą 0 dla kontrahenta. W raporcie generowane są takie informacje jak: Dane pacjenta, Nazwa pakietu/ świadczenia, Zapłata kontrahenta, Zapłata pacjenta, Rabat, Ilość, Cena jednostkowa kontrahenta oraz Cena jednostkowa pacjenta, Raport wykorzystania usług wyświetla usługi zrealizowane w ramach rozliczonego okresu. Wyświetlone są zarówno usługi za 0 złotych dla pacjenta i za 0 złotych za kontrahenta. W raporcie generowane są takie informacje jak: dane pacjenta, Nazwa pakietu/świadczenia, Zapłata kontrahenta, Zapłata pacjenta, Rabat, Ilość, Cena jednostkowa pacjenta oraz Cena jednostkowa kontrahenta. Istnieje możliwość eksportu wygenerowanych raportów do jednego z dostępnych formatów (csv, html, pdf, rtf, txt, xls, xlsx). W tym celu należy skorzystać ze znajdującego się w dolnym menu przycisku Eksportuj, a następnie wybrać jeden z dostępnych formatów. 46

47 1.8 Zarządzanie promocjami Promocja może zostać przydzielona kontrahentowi na pojedyncze świadczenia lub świadczenia zawarte w pakietach. W celu zarządzania promocjami należy w głównym oknie modułu Cenniki i pakiety kliknąć przycisk Promocje. Spowoduje wyświetlenie okna Promocje. Rysunek 39. Promocje. Moduł Cenniki i pakiety Dodanie promocji W celu utworzenia nowej promocji należy w oknie Promocje kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się w dolnym menu. Spowoduje to wyświetlenie okna Szczegóły promocji. 47

48 Rysunek 40. Szczegóły prom ocji. Moduł Cenniki i pakiety Niezbędne jest określenie: nazwy, okresu obowiązywania od, kontrahenta (musi posiadać określone dane do dokumentów), długość okresu rozliczeniowego, statusu aktywności, przynajmniej jednego świadczenia lub pakietu. Data kończąca okres obowiązywania promocji nie jest wymagana dla poprawnego dodania promocji. W zakładce Dane kontaktowe umieścić można informacje pozwalające na nawiązanie kontaktu przez pracowników rejestracji z osobą odpowiedzialną za promocję po stronie płatnika. 48

49 Do promocji można dodawać zarówno pojedyncze świadczenia, jak i pakiety. W celu dodania świadczenia należy, przy aktywnej zakładce Świadczenia, kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się w dolnym menu okna Szczegóły promocji. Spowoduje to wyświetlenie okna Świadczenia. Wybrać świadczenia do promocji można poprzez: dwukrotne kliknięcie wybranego świadczenia bądź zaznaczenie pojedynczym kliknięciem i kliknięcie przycisku OK. Niezależnie od wybranej metody w kolejnym kroku wyświetlone zostanie okno Szczegóły świadczenia. W promocji mogą zostać umieszczone wyłącznie świadczenia o statusie Aktywne. Można też w oknie Świadczenia zaznaczyć kilka pozycji (przy użyciu klawiszy Ctrl lub Shift). W taki przypadku kliknięcie OK u dołu okna spowoduje dodanie zaznaczonych świadczeń do promocji z ceną i rabatem ustawionymi na 0. Odpowiednie wartości można uzupełnić zaznaczając dane świadczenie i klikając przycisk Edytuj. Istnieje możliwość szybkiej edycji parametrów świadczeń wchodzących w skład promocji. W tym celu, przy aktywnej zakładce Świadczenia należy kliknąć ikonę kłódki ( ) znajdującą się nad tabelą świadczeń, co spowoduje włączenie trybu edycji danych. W tym momencie, poruszając się po poszczególnych komórkach tabeli, można zmieniać ich wartości. Komórki, których wartość została zmieniona oznaczone zostaną ikoną ołówka ( ), dodatkowo dla takiego pola wyświetlany będzie dymek zawierający informację o jego poprzedniej wartości. Taka sama możliwość istnieje również dla listy świadczeń wchodzących w skład pakietów dodanych do promocji. W celu dodania pakietu do promocji na zakładce Pakiety należy kliknąć przycisk Dodaj. Spowoduje to wyświetlenie okna Szablony pakietów świadczeń. Z wyświetlonej listy można dodawać świadczenia do promocji klikając dwukrotnie na wybrany pakiet lub zaznaczając go pojedynczym kliknięciem, a następnie klikając przycisk OK. znajdujący się w dolnym menu. Niezależnie od wybranej metody wyświetlona zostanie okno Szczegóły Pakietu. 49

50 Rysunek 41. Szczegóły pakietu w prom ocji. Moduł Cenniki i pakiety. Z poziomu wyświetlonego okna można określić: świadczenia wchodzące w skład pakietu, określić typ płatności - Abonament płatnika (rozliczany cyklicznie) lub Płatność jednorazowa, maksymalny rabat [%] (Płatność jednorazowa), Czas obowiązywania (Płatność jednorazowa), kod, identyfikator księgowy oraz kod PKWiU, w przypadku płatności jednorazowej zapłaty brutto pacjenta oraz płatnika lub w przypadku Abonamentu płatnika zapłata brutto płatnika. W zakładce Limity uzupełnić można informacje dotyczące limitowania dostępności świadczeń wchodzących w skład pakietu. Informacje tam zawarte przenoszone są z szablonu pakietu. Po wypełnieniu wszystkich pożądanych informacji należy kliknąć przycisk OK. znajdujący się w dolnym menu. Pakiet zostanie dodany do promocji. Po uzupełnieniu wszystkich informacji należy kliknąć przycisk Zapisz znajdujący się w dolnym menu okna Szczegóły promocji. Promocja zostanie zapisana ze statusem 50

51 Proponowany. Istnieje również możliwość dodania promocji z poziomu okna głównego modułu Cenniki i pakiety, poprzez kliknięcie w przycisk Dodaj -> Promocję znajdujący się w dolnym menu Zatwierdzanie promocji Promocja o statusie Proponowany nie będzie możliwa do wykorzystania przy operacjach finansowych np. w innych modułach. Aby umożliwić jej wykorzystanie powinna zostać zatwierdzona. W celu zatwierdzenia promocji o statusie Proponowany należy zaznaczyć ją pojedynczym kliknięciem myszy, a następnie kliknąć przycisk Zatwierdź znajdujący się w dolnym menu głównego okna modułu Cenniki i pakiety lub w oknie Promocje. Pojawi się komunikat z prośbą o potwierdzenie decyzji, w którym należy kliknąć przycisk OK. Promocja zostanie zatwierdzona, co automatycznie umożliwi jej wykorzystanie w operacjach finansowych. Dodatkowo na liście pojawi się kopia zatwierdzonej promocji. Status kopii będzie oznaczony jako Proponowany. Kopia posłuży do późniejszej, ewentualnej edycji promocji Edycja i podgląd promocji W celu edycji istniejących promocji należy w głównym oknie modułu Cenniki i pakiety lub w oknie Promocje, wyszukać odpowiednie promocje. Istnieją dwie możliwości przejścia do okna edycji. Pierwsza to dwukrotne kliknięcie na wiersz promocji. Druga to zaznaczenie promocji pojedynczym kliknięciem i kliknięcie przycisku edytuj znajdującego się w dolnym menu. Wyświetlone zostanie okno Szczegóły promocji. Należy zwrócić uwagę na dodatkowe (w stosunku do okna tworzenia promocji) pole Wersja. Wszystkie wprowadzone zmiany będą dotyczyły wyłącznie wersji promocji wybranej z listy rozwijanej. Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć przycisk Zapisz znajdujący się w dolnym menu okna Szczegóły promocji. Kliknięcie Anuluj przerywa pracę bez zapisywania zmian. 51

52 Edycja możliwa jest jedynie w przypadku promocji o statusie Proponowany. Zmiana na Zatwierdzony w polu Wersja spowoduje przejście do trybu podglądu. W takim wypadku nie jest możliwa edycja zawartości takiej promocji. Większość przycisków w dolnym menu będzie nieaktywna. Wybór opcji przycisku Podgląd w głównym oknie modułu lub w oknie Promocji spowoduje wyświetlenie promocji w trybie podglądu. Nie będzie możliwe wprowadzanie zmian Okresy rozliczeniowe promocji W przypadku kiedy pakiety lub świadczenia z promocji zostały wykorzystane w rozliczeniach z pacjentami lub kontrahentami w zakładce Okresy rozliczeniowe będzie możliwe ich cykliczne rozliczenie. Aby było możliwe rozliczenie okresu muszą być spełnione następujące warunki: okres rozliczeniowy musi być zamknięty (długość okresu wcześniej zdefiniowana), musi zostać użyte świadczenie lub pakiet z promocji. W zakładce są widoczne rozliczone okresy. Rysunek 42. Okres rozliczeniow y prom ocji. Moduł Cenniki i pakiety 52

53 W zakładce Okresy rozliczeniowe widoczne są następujące dane rozliczonego okresu rozliczeniowego: Okres, Status, Lokalizacja, Dokument rozliczający. Po upłynięciu okresu rozliczeniowego możliwe będzie rozliczanie promocji za pomocą faktury (brak możliwości rozliczania paragonami). W tym celu należy skorzystać z przycisku Rozlicz (okres rozliczeniowy musi być zamknięty). Spowoduje to wyświetlenie okna Rozliczanie okresu rozliczeniowego, w którym można zdefiniować dokładny okres do rozliczenia. Wymagane jest podanie Daty do, która nie może być późniejsza niż dzień bieżący. Rysunek 43. Rozliczanie okresu rozliczeniow ego prom ocji. Moduł Cenniki i pakiety Następnie zostanie wyświetlone okno podglądu danych faktury. Wybranie przycisku Zapisz spowoduje zapisanie aktualnego stanu pracy nad dokumentem oraz ustawienia statusu dokumentu jako Niezatwierdzony. Istnieje możliwość edycji takiej faktury. Wybranie przycisku z opcją Zatwierdź skutkuje nadaniu fakturze statusu Zatwierdzonej z numerem zgodnym z ustaloną numeracją typu dokumentu (istnieje możliwość jednorazowego nadania początkowego numeru dokumentu finansowego w module Administracja). Faktury zatwierdzonej nie można edytować. Wystawiona faktura będzie dotyczyła powiązanego z kontraktem kontrahenta. Kwota faktury naliczana będzie w oparciu o zapłatę dla płatnika brutto dla przydzielonych pakietów i zrealizowanych świadczeń. Wybranie przycisku Podgląd danych faktury znajdującego się obok przycisku Rozlicz, spowoduje wyświetlenie okna, w którym możliwe jest zweryfikowanie 53

54 poprawności danych do faktury przed jej wygenerowaniem. W formatce znajdują się informacje do kogo został przypisany pakiet lub przez kogo zostało wykorzystane luźne świadczenie. Rysunek 44. Podgląd danych do faktury. Cenniki i pakiety Prom ocja Jeżeli po stronie pacjenta dokonano korekty zrealizowanych świadczeń lub pakietu, dla odpowiedniego okresu rozliczeniowego, uaktywni się przycisk Rozlicz korektę umożliwiający wystawianie faktury korygującej dla danego okresu. Zmiana ta będzie widoczna w postaci węzła podpiętego pod rozliczony okres. Rysunek 45. Okres rozliczeniow y prom ocji - korekta. Moduł Cenniki i pakiety 54

55 Wszystkie powiązane z kontraktem faktury, w tym korygujące, będą wyświetlone w zakładce Dokumenty finansowe. Uwaga! Należy pamiętać, iż świadczenia z modułu Rejestracja, dodawane są do okresu rozliczeniowego nie z datą realizacji świadczenia, a datą jego rezerwacji! Raporty okresów rozliczeniowych Dla każdego rozliczonego okresu (w tym okresów korygujących) istnieje możliwość wygenerowania dwóch raportów: Podgląd danych do faktury po rozliczeniu okresu dane są pobierane z pozycji dokumentu finansowego z pominięciem pozycji z zapłatą 0 dla kontrahenta. W raporcie generowane są takie informacje jak: Dane pacjenta, Nazwa pakietu/ świadczenia, Zapłata kontrahenta, Zapłata pacjenta, Rabat, Ilość, Cena jednostkowa kontrahenta oraz Cena jednostkowa pacjenta, Raport wykorzystania świadczeń wyświetla usługi zrealizowane w ramach rozliczonego okresu. Wyświetlone są zarówno usługi za 0 złotych dla pacjenta i za 0 złotych za kontrahenta. W raporcie generowane są takie informacje jak: dane pacjenta, Nazwa pakietu/świadczenia, Zapłata kontrahenta, Zapłata pacjenta, Rabat, Ilość, Cena jednostkowa pacjenta oraz Cena jednostkowa kontrahenta. Istnieje możliwość eksportu wygenerowanych raportów do jednego z dostępnych formatów (csv, html, pdf, rtf, txt, xls, xlsx). W tym celu należy skorzystać ze znajdującego się w dolnym menu przycisku Eksportuj, a następnie wybrać jeden z dostępnych formatów. 1.9 Rabaty Po wybraniu elementu z menu Rabaty otwierane jest okno rabaty umożliwiające zdefiniowanie stawek rabatu, które będą mogły zostać wykorzystane przy rozliczaniu pakietów lub świadczeń. Wszystkie zdefiniowane rabaty są wyświetlane w postaci listy wyboru w oknach Szczegóły rozliczenia oraz Szczegóły rozliczenia pakietu, przy rozliczaniu świadczeń i pakietów w module Rejestracja. 55

56 Rysunek 46. Rabaty. Moduł Cenniki i pakiety Aby dodać rabat, należy wybrać przycisk Dodaj po czym otwarte zostanie okno Szczegóły rabatu. Rysunek 47. Szczegóły rabatu. Moduł Cenniki i Pakiety Aby zapisać Szczegóły rabatu należy wypełnić pola: Nazwa to nazwa która będzie wyświetlana w liście wyboru Rabat (%) przy rozliczeniach świadczeń i pakietów, Wartość rabatu to procentowa wartość rabatu który będzie udzielany, Konieczne jest określenie co najmniej jednego pola wyboru określającego czy rabat ma być dostępny dla dodawanego świadczenia czy też pakietu. 56

57 Po zapisie zostaje utworzony rabat który jest wyświetlany jako element listy wyboru przy rozliczaniu świadczeń i pakietów w module Rejestracja. Na liście wyboru zostaje dodatkowo wyświetlony Rabat maksymalny [%], który został określony przy definiowaniu świadczeń i pakietów zawartych np. w Cennikach Limity Wybierając limity z górnego menu głównego okna wyświetlić można wykorzystanie limitów pakietów i świadczeń. Zależnie od wybranego ustawienia w filtrze okna (pole Pokaż wykorzystanie) w tabelce prezentowane są dane dotyczące świadczeń lub pakietów. Domyślnie wyświetlane dane dotyczą wszystkich pacjentów. Można jednak zawęzić wyświetlanie do konkretnego pacjenta wybierając go w polu Pacjent filtru znajdującego się w górnej części okna. Rysunek 48. Wykorzystanie lim itów. Moduł Cenniki i Pakiety 1.11 Rozliczenia 57

58 Abonamenty pacjentów Abonament umożliwia cykliczne rozliczanie pakietów przypisanych do danego pacjenta. W celu zdefiniowania abonamentu, pakiet musi zostać dodany do cennika z typem płatności abonament pacjenta oraz musi zostać zdefiniowana częstotliwość płatności. Na tej podstawie będzie wyliczana należność za pakiet w danym okresie. Aby pacjent mógł korzystać z pakietu, musi zostać zachowana ciągłość rozliczeń. W celu zarządzania abonamentami należy w głównym oknie modułu Cenniki i pakiety wybrać przycisk Rozliczenia-> Abonamenty pacjentów. Spowoduje to wyświetlenie okna Abonamenty pacjentów. Rysunek 49. Abonam enty pacjentów. Moduł Cenniki i pakiety W przypadku kiedy odpowiedni pakiet został przypisany do pacjenta, w głównym oknie pojawi się informacja o otwartym okresie rozliczeniowym. Można zawęzić wyświetlanie do konkretnego pacjenta (wybierając go w polu Pacjent znajdującego się w górnej części okna) oraz do pozycji które są do rozliczenia w ciągu określonej liczby dni 58

59 (Do rozliczenia w ciągu w górnej części okna), a następnie klikając Szukaj. Aby przywrócić wyświetlanie abonamentów dla wszystkich pacjentów do rozliczenia w ciągu 14 dni należy wybrać przycisk Wyczyść. W głównym oknie wyświetlane są następujące informacje: Pacjent dla którego nie został opłacony abonament, Nazwa pakietu który jest do rozliczenia oraz cennik, w którym pakiet się znajduje, Okres ważności okres po którym pakiet wygaśnie, Rozliczony do okres dla którego abonament jest rozliczony (w przeciwieństwie do kontraktu abonament można rozliczać na dowolny okres czasowy), Kwota należności kwota do uregulowania w ciągu określonej liczby dni (filtr Do rozliczenia w ciągu). Na dole formatki widoczna jest Suma wszystkich należności nieuregulowanych, według określonych kryteriów (Do rozliczenia w ciągu oraz Pacjent) lub w przypadku nie określania filtrów dla wszystkich pacjentów do rozliczenia w ciągu 14 dni Rozliczanie abonamentów pacjenta W celu rozliczenia abonamentu pacjenta należy skorzystać z przycisku Rozlicz. Spowoduje to wyświetlenie okna Abonament pacjenta. 59

60 Rysunek 50. Abonam enty pacjentów - Rozliczanie. Moduł Cenniki i pakiety W oknie widoczne są abonamenty rozliczone oraz do rozliczenia w ciągu określonej ilości dni. Możliwe będzie rozliczenie abonamentu za pomocą faktury lub paragonu. W celu dokonania rozliczenia należy wybrać okres abonamentu o statusie nierozliczony (domyślnie zostanie wybrany najstarszy okres), a następnie skorzystać z przycisku Rozlicz. Zostanie wyświetlone okno podglądu danych faktury. Wybranie przycisku Zapisz spowoduje zapisanie aktualnego stanu pracy nad dokumentem oraz ustawieniu statusu dokumentu jako rozliczony niezatwierdzony. Istnieję możliwość edycji takiej faktury. Wybranie przycisku z opcją Zatwierdź skutkuje nadaniu fakturze statusu rozliczonej zatwierdzonej z numerem zgodnym z ustaloną numeracją typu dokumentu (istnieje możliwość jednorazowego nadania początkowego numeru dokumentu finansowego w module Administracja). Faktury zatwierdzonej nie można edytować. Wystawiona faktura będzie dotyczyła powiązanego z pakietem pacjenta. Kwota faktury naliczana będzie w oparciu o zapłatę dla pacjenta brutto dla przydzielonych pakietów. Rozliczone cykle abonamentu można korygować za pomocą odpowiedniego dokumentu stworzonego wcześniej w module Administracja(np. faktura korygująca). W tym celu należy zaznaczyć rozliczony okres, uaktywni się przycisk Koryguj umożliwiający wystawienie faktury lub paragonu korygującego dla danego okresu. 60

61 Rysunek 51. Abonam enty pacjentów - Koryguj. Moduł Cenniki i pakiety Seria rozliczeń System umożliwia rozliczanie większej ilość abonamentów jednocześnie. W tym celu należy zaznaczyć określone abonamenty przy użyciu klawiszy Ctrl lub Shift. Po dokonaniu wyboru typu dokumentu, zostanie wyświetlone okno podglądu danych do każdego dokumentu (dla każdego pacjenta osobny dokument finansowy). Aby rozliczyć większą ilość okresów rozliczeniowych dla jednego abonamentu należy skorzystać z filtra Do rozliczenia w ciągu. Działanie to spowoduje określenie większej ilość cykli, które można rozliczyć jednocześnie za pomocą przycisku Seria rozliczeń. Istnieje możliwosc zastosowania ustawień automatycznych. Dla kontrahentów z przypisanym Terminem płatności oznaczonym w dniach, data płatności wyliczane jest automatycznie. Dla kontrahentów bez przypisanego terminu lub w przypadku odznaczenia pola, umożliwiającego zastosowanie automatycznych ustawień, data płatności podawana jest przez operatora. 61

62 Podgląd i Edycja abonamentu pacjenta Z głównego okna formatki abonamentów pacjentów istnieje możliwość edycji lub podglądu szczegółów pakietu pacjenta. W celu edycji istniejących abonamentów należy w oknie Abonamenty pacjentów, wyszukać odpowiednią pozycję. Istnieją dwie możliwości przejścia do okna edycji. Pierwsza to dwukrotnie kliknięcie na wiersz kontraktu. Druga to zaznaczenie abonamentu pojedynczym kliknięciem i kliknięcie przycisku Edytuj znajdującego się w dolnym menu. Wyświetlone zostanie okno Szczegóły pakietów pacjenta w trybie edycji. Rysunek 52. Abonamenty pacjentów Edycja. Moduł Cenniki i pakiety W formatce widoczne są informacje na temat abonamentu pacjenta. W zakładce Świadczenia w pakiecie widoczne są świadczenia zawarte w pakiecie. W zakładce Dokumenty finansowe widoczne są dokumenty finansowe wygenerowane dla bieżącego abonamentu. W sytuacji gdy dokument nie został zatwierdzony istnieje możliwość jego edycji lub usunięcia. W przypadku dokumentu zatwierdzonego możliwy jest podgląd dokumentu finansowego. W zakładce Dane audytowe widoczne są ostatnie 62

63 zmiany związane z abonamentem pacjenta. W zakładce Historia rozliczeń widoczne są dane związane z okresami rozliczeniowymi abonamentu. W tym miejscu możliwe jest skorygowanie rozliczonej faktury. W celu podglądu istniejącego abonamentu należy w oknie Abonamenty pacjentów, wyszukać odpowiednia pozycję, zaznaczyć ją pojedynczym kliknięciem oraz kliknąć przycisk Edytuj znajdujący się w dolnym menu. Wyświetlone zostanie okno Szczegóły pakietów pacjenta w trybie podglądu. Nie będzie możliwe wprowadzanie zmian Rozliczenia Okresów rozliczeniowych kontrahentów Podczas edycji kontrahenta na zakładce Dokumenty Finansowe istnieje możliwość jego rozliczenia, wymaga to jednak edycji każdego z nich po kolei. Istnieje funkcjonalność umożliwiająca rozliczanie większej ilości kontrahentów jednocześnie. Wybierając z głównego okna modułu Cenniki i pakiety opcję Rozliczenia -> Okresy rozliczeniowe kontrahentów wyświetlone zostanie okno Okresy rozliczeniowe kontrahentów. Rysunek 53. Okresy rozliczeniow e Kontrahentów 63

64 W powyższym oknie można zawęzić wyświetlanie wyników do konkretnego kontrahenta (wybierając go w polu Kontrahent znajdującego się w górnej części okna) lub według okresu rozliczenia, lub jego typu. Aby przywrócić wyświetlanie wszystkich nierozliczonych kontraktów i promocji dla wszystkich kontrahentów należy wybrać przycisk Wyczyść. Na dole okna widoczna jest Suma wszystkich należności nieuregulowanych przez kontrahentów według określonych kryteriów lub w przypadku nie określania filtrów dla wszystkich kontrahentów do bieżącego dnia. W celu masowego rozliczenia należy zaznaczyć określone pozycje przy użyciu klawiszy Ctrl lub Shift. Po dokonaniu wyboru należy za pomocą przycisku Seria rozliczeń wybrać dokument którym ma zostać dokonane rozliczenie. Następnie użytkownik jest pytany Czy na pewno rozliczyć okresy? Operacja jest nieodwracalna. Nie będzie można anulować ani usunąć dokumentów rozliczających. Po naciśnięciu przycisku OK pojawia się okno Seria rozliczeń. Rysunek 54. Seria rozliczeń Po uzupełnieniu poprawnie wszystkich pól rozliczenie może zostać: Zapisane - spowoduje iż zapisany dokument pojawi się w edycji kontrahenta na zakładce Dokumenty Finansowe z statusem Niezatwierdzony. Edytując taki dokument można go Zatwierdzić, Zatwierdzone na zakładce Dokumenty Finansowe u danego kontrahenta pojawi się zatwierdzony dokument finansowy, Zatwierdzone i wydrukowane oprócz zatwierdzenia dokument taki zostanie także od razu wydrukowany, Zamknięte wybranie tej opcji przerywa pracę nie powodując rozliczenia danych kontraktów lub promocji. 64

65 1.12 Magazyn leków Rysunek 55. Cenniki i Pakiety - Magazyn leków Produkty Po wybraniu z listy pozycji o nazwie Produktu nastąpi otwarcie okna z listą leków. 65

66 Rysunek 56. Magazyn leków - produkty Dodawanie nowej pozycji do listy odbywa się poprzez kliknięcie w przycisk Dodaj. Kolejno należy uzupełnić zakładkę Dane produktu. Rysunek 57. Produkty - Dodawanie nowego leku Po wprowadzeniu szczegółów, należy przejść na zakładkę Opakowania i kliknąć w przycisk Dodaj wyświetlą się szczegóły dotyczące opakowania. 66

67 Rysunek 58. Produkty - Dodawanie nowego leku - opakowanie Po wypełnieniu wszystkich pól należy zapisać klikając w przycisk Zapisz. Analogicznie należy postąpić na zakładce Partie. Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych danych należy kliknąć przycisk OK pozycja pojawia się na liście produktów. Rysunek 59. Produkty - Dodawanie nowego leku - Partie W celu wyświetlenia szczegółów produktów należy kliknąć w + przy nazwie 67

68 produktu lub w przycisk Edytuj. Rysunek 60. Produkty - Szczegóły Dostawy Po wybraniu z listy pozycji Dostawy nastąpi otwarcie okna z listą wszystkich dostaw jakie zostały wprowadzone do systemu. Rysunek 61. Magazyn leków -Dostawy 68

69 Dodawanie odbywa się poprzez kliknięcie w przycisk Dodaj. Rysunek 62. Dostawy - dodawanie nowej Pojawi się okno ze szczegółami dostawy które należy wypełnić, a następnie przejść na zakładkę Pozycje i kliknąć w przycisk Dodaj. Nastąpi otwarcie okna o nazwie Pozycje dostawy, kolejno należy wybrać w polu Opakowanie odpowiednią pozycję, uzupełnić szczegóły oraz zapisać wprowadzone informacje. Rysunek 63. Dostawy - uzupełnienie pozycji Na koniec należy kliknąć w przycisk Zapisz nowa dostawa pojawi się na liście dostaw. W celu zobaczenia szczegółów dostawy należy kliknąć w + przy pozycji lub kliknąć w przycisk Edytuj. 69

70 Rysunek 64. Dostawy - szczegóły Przyjmowanie dostawy w systemie działa dwuetapowo. Pierwszym krokiem jest potwierdzenie poprawności dostawy klikając w przycisk Potwierdź poprawność, po wykonaniu tego kroku edycja staje się niemożliwa. Rysunek 65. Dostawy - Potwierdzanie poprawności Ostatecznie dostawę należy przyjąć klikając w przycisk Przyjmij. 70

71 Rysunek 66. Dostawy - Przyjmowanie dostawy Rezerwacje Po wybraniu z rozwijanej listy, pozycji Rezerwacje, nastąpi otwarcie okna z listą wszystkich zarezerwowanych leków. Odpowiednio od statusu realizacji pozycje są aktywne bądź nie. Rysunek 67. Magazyn leków - Rezerwacje W celu dokonania rezerwacja na dany lek / szczepionkę należy zarezerwować termin wizyty z usługą powiązaną z konkretnym lekiem. Aby powiązać usługę z lekiem należy w module Cenniki i Pakiety na zakładce Typy kosztów utworzyć koszt związany z wykonaniem szczepienia, w polu Opakowanie wybrać konkretną pozycję oraz zaznaczyć Obsługę magazynu. 71

72 Rysunek 68. Typy kosztów Opcjonalnie można dodać Przychodnię w której typ kosztu będzie obsługiwany. Całość należy zapisać klikając w przycisk Zapisz. Kolejno należy utworzyć usługę powiązaną z utworzonym typem kosztu. Dodawanie usług zostało opisane w powyższych rozdziałach. Dopuszczalne jest wycofanie rezerwacji na dany lek. Odbywa się to poprzez zaznaczenie pozycji z listy Rezerwacji i kliknięcie w przycisk "Wycofaj." Po wykonaniu tej operacji w kolumnie "Aktywna" powinno zniknąc zaznaczenie dla wybranej pozycji. 2 Masowe zmiany w cennikach (import/eksport świadczeń) System umożliwia eksport oraz import świadczeń z wykorzystaniem plików xls. Funkcjonalność dostępna jest w następujących miejscach: Szablon pakietu, Cennik lista świadczeń., Cennik lista świadczeń w pakiecie, Kontrakt lista świadczeń w pakiecie, 72

73 Promocja lista świadczeń, Promocja lista świadczeń w pakiecie. Eksport/import listy świadczeń możliwy jest wyłącznie w ramach jednego ZOZu i w oparciu o istniejące w systemie szablony świadczeń. W celu importu świadczeń nie dodanych wcześniej do systemu należy skorzystać z poleceń AdminTool. W celu wykonania eksportu listy świadczeń należy kliknąć w przycisk Masowa edycja, a następnie wybrać jedną z dwóch opcji: Eksportuj wszystkie do xls wybór spowoduje wyeksportowanie pełnej listy świadczeń, Eksportuj wybrane do xls eksportuje wyłącznie pozycje zaznaczone na liście. System eksportuje wszystkie możliwe parametry usługi specyficzne dla danego obiektu (np. Cennika, Pakietu Abonamentowego, Pakietu Okresowego) w których skład wchodzi. Eksport następuje każdorazowo do pliku xls o ustalonym formacie. Import usług następuje przez wybranie opcji Importuj xls z przycisku Masowa edycja. Wyświetlone zostanie okno import świadczeń. Rysunek 69. Im port św iadczeń.. Moduł Cenniki i pakiety W oknie Import świadczeń należy wskazać plik do importu oraz wybrać kolumny, Rozdział 2 - Masowe zmiany w cennik ach (import/ek sport świadczeń) 73

74 które mają być objęte importem. Domyślnie wybrane do importu są wszystkie pola. Należy zwrócić uwagę, że kolejność kolumn w pliku xls powinna być zgodna z szablonem patrz rysunek poniżej. Nie ma możliwości dodania własnych kolumn. Rysunek 70. Im port św iadczeń plik xls. Cenniki i pakiety Podczas importu pomijane są te parametry importowanej usługi, które nie są charakterystyczne (nie występują) w danym obiekcie (np. dla Cennika pomijany będzie parametr Zapłata Płatnika Brutto określany dla Usługi w Pakiecie). Możliwy jest import w celu aktualizacji listy usług (nadpisania parametrów usługi wchodzącej w skład obiektu definicją tej samej usługi określoną w pliku xls) lub dodania usługi (wraz z jej parametrami) do obiektu na podstawie usługi określonej w pliku xls. System nie będzie usuwał usług wchodzących w skład danego obiektu, których nie ma w importowanej liście usług w pliku xls. Operacja importu umożliwia wiązanie świadczeń z listy importowanej z pozycjami już istniejącymi, w przypadku gdy istnieje więcej niż jedno świadczenie oparte o ten sam szablon. Rozdział 2 - Masowe zmiany w cennik ach (import/ek sport świadczeń) 74

75 Rysunek 71. Cenniki i pakiety - Wiązanie św iadczeń z istniejącym i pozycjam i W trakcie importu użytkownik informowany jest o jego postępach. W przypadku wystąpienia błędów importu wyświetlona zostanie informacja, o przyczynach wystąpienia błędu, ze wskazaniem pól, w których błąd wystąpił. Rozdział 2 - Masowe zmiany w cennik ach (import/ek sport świadczeń) 75