KONTROLA ZARZ DCZA JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH I JEJ WYMAGANIA

Transkrypt

1 Janusz Czauderna 1 z 22 KONTROLA Nowe obowizki i wymagania ZARZDCZA W JEDNOSTKACH SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH I JEJ WYMAGANIA Janusz Czauderna janusz@czauderna.pl tel Uyte w nowej ustawie o finansach publicznych pojcie kontroli zarzdczej odpowiada nowoczesnemu rozumieniu kontroli wewntrznej. KONTROLA ZARZDCZA Kontrol zarzdcz w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogó dziaa podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zada w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczdny i terminowy. Art.68 (ust. 1,2)

2 Janusz Czauderna 2 z 22 RÓNICE POMIDZY KONTROLA FINANSOW A KONTROL ZARZDCZ W USTAWACH Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r Art.47 ust.1 : Kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów zwizanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem rodków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r Art.68 ust.1 : Kontrol zarzdcz w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogó dziaa podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zada w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczdny i terminowy. RÓNICE POMIDZY KONTROLA FINANSOW A KONTROL ZARZDCZ W USTAWACH Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r Art.. 47 ust.2 : Kontrola finansowa obejmuje: 1) Przeprowadzenie wstpnej oceny celowoci zacigania zobowiza finansowych i dokonywania wydatków; 2) Badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczcym procesów pobierania i gromadzenia rodków publicznych, zacigania zobowiza finansowych i dokonywania wydatków ze rodków publicznych, udzielania zamówie publicznych oraz zwrotu rodków publicznych; 3) Prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczcych procesów, o których mowa w pkt.2. RÓNICE POMIDZY KONTROLA FINANSOW A KONTROL ZARZDCZ W USTAWACH Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r Art.68 ust.2: Celem kontroli zarzdczej jest zapewnienie w szczególnoci: 1) Zgodnoci dziaalnoci z przepisami prawa oraz procedurami wewntrznymi; 2) Skutecznoci i efektywnoci dziaania; 3) Wiarygodnoci sprawozda; 4) Ochrony zasobów; 5) Przestrzegania i promowania zasad etycznego postpowania; 6) Efektywnoci i skutecznoci przepywu informacji; 7) Zarzdzania ryzykiem.

3 Janusz Czauderna 3 z 22 RÓNICE POMIDZY KONTROLA FINANSOW A KONTROL ZARZDCZ W USTAWACH Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r Art.47 ust.3: Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej biorc pod uwag standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, oraz zapewnia ich przestrzeganie Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r Art.69 ust.1: Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarzdczej naley do obowizków: 1) Ministra w kierowanych przez niego dziaach administracji rzdowej, 2) Wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczcego zarzdu jednostki samorzdu terytorialnego, 3) Kierownika jednostki. Kontrola wewntrzna (ang. internal control ) jest narzdziem zarzdzania wykorzystywanym do uzyskania racjonalnej pewnoci, e cele zarzdzania zostay signite. ( definicja INTOSAI - Midzynarodowa Organizacja Najwyszych Organów Kontroli ) Kontrola finansowa jest elementem kontroli wewntrznej. Organizacja kontroli zarzdczej

4 Janusz Czauderna 4 z 22 MODEL ZARZDZANIA BEZPIECZESTWEM SYSTEMEM INFORMACJI 10 Odpowiedzialno W ustawie z dnia 17 grudnia 2004 r o odpowiedzialnoci za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 14, poz.114 z pón. zm. ) w kilku miejscach stwierdza si,e naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dopuszczenie przez kierownika jednostki do okrelonych narusze wskutek zaniedbania lub niewypenienia obowizków w zakresie kontroli zarzdczej Art.68 Celem kontroli zarzdczej jest zapewnienie w szczególno lnoci: 1) zgodnoci dziaalnoci z przepisami prawa oraz procedurami wewntrznymi; 2) skutecznoci i efektywnoci dziaania; 3) wiarygodnoci sprawozda; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postpowania; 6) efektywnoci i skutecznoci przepywu informacji; 7) zarzdzania ryzykiem. 12

5 Janusz Czauderna 5 z 22 Kontrola zarzdcza powinna by adekwatna znaczy zgodna z zasadami okrelonymi w obowizujcych aktach prawnych oraz instrukcjach i regulaminach, dokadnie odpowiadajca zaoonym celom kontroli zarzdczej; Kontrola zarzdcza powinna by skuteczna znaczy, e postpowanie kontrolne zakoczy si powinno wydaniem zalece bd wniosków pokontrolnych. Kontrola zarzdcza musi zabezpiecza jednostk przed wystpieniem lub skutkami okrelonego ryzyka Kontrola zarzdcza powinna by efektywna znaczy, e kontrola ta powinna powodowa osiganie przez jednostk zaoonych celów oraz ogranicza ryzyko w podanym stopniu przy wykorzystaniu najmniejszych moliwych nakadów

6 Janusz Czauderna 6 z 22 Art.69 Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarzdczej naley do obowizków: 1) ministra w kierowanych przez niego dziaach administracji rzdowej,; 2) wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczcego zarzdu jednostki samorzdu terytorialnego; 3) kierownika jednostki. 16 PODMIOTY KONTROLI ZARZDCZEJ Minister - w kierowanych dziaach Wójt (burmistrz, prezydent), starosta, marszaek województwa w jst Kierownik w kierowanej jednostce OBOWIZKI FORMALNE Plan dziaalnoci na nastpny rok Sprawozdanie z wykonania planu dziaalnoci Owiadczenie o stanie kontroli zarzdczej w poprzednim roku Obowizek publikacji powyszych dokumentów w Biuletynie Informacji Publicznej

7 Janusz Czauderna 7 z 22 RÓNICE POMIDZY KONTROLA FINANSOW A KONTROL ZARZDCZ W USTAWACH Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r Brak Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r Art..70 Minister kierujcy dziaem sporzdza, do koca listopada kadego roku, plan dziaalnoci na rok nastpny dla kierowanych przez niego dziaów administracji rzdowej. Plan dziaalnoci zawiera w szczególnoci okrelenie celów w ramach poszczególnych zada budetowych wraz ze wskazaniem podzada sucych osigniciu celów oraz mierniki okrelajce stopie realizacji celu i ich planowane wartoci. Minister kierujcy dziaem sporzdza do koca kwietnia kadego roku sprawozdanie z wykonania planu dziaalnoci oraz skada owiadczenie o stanie kontroli zarzdczej za poprzedni rok w zakresie kierowanych przez niego dziaów administracji rzdowej. Minister kierujcy dziaem moe zobowiza kierownika jednostki w dziale do sporzdzania planu dziaalnoci na rok nastpny dla tej jednostki oraz sporzdzania sprawozdania z wykonania planu dziaalnoci i skadania owiadczenia o stanie kontroli zarzdczej za poprzedni rok w zakresie kierowanej przez niego jednostki. Plan dziaalnoci, sprawozdanie z wykonania planu dziaalnoci oraz owiadczenie o stanie kontroli zarzdczej podlegaj publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. MIDZYNARODOWE STANDARDY WYKORZYSTANE W KONTROLI ZARZDCZEJ Zgodne z art. 69 ust. 3 ustawy wykorzystano: Kontrola wewntrzna - zintegrowana koncepcja ramowa oraz Zarzdzanie ryzykiem w przedsibiorstwie -raporty opracowane przez Komitet Organizacji Sponsorujcych Komisj Treadway - COSO Wytyczne w sprawie standardów kontroli wewntrznej w sektorze publicznym rok INTOSAI : Midzynarodowa Organizacj Najwyszych Organów Kontroli/Audytu Zmienione standardy Kontroli wewntrznej suce skutecznemu zarzdzaniu r,. Komisja Europejska SEC STANDARDY KONTROLI ZARZDCZEJ W Komunikacie standardy zostay przedstawione w piciu grupach : Grupa standardów A - rodowisko wewntrzne Grupa standardów B - cele i zarzdzanie ryzykiem Grupa standardów C-mechanizmy kontroli Grupa standardów D- informacja i komunikacja Grupa standardów E- monitorowanie i ocena

8 Janusz Czauderna 8 z 22 STANDARDY KONTROLI ZARZDCZEJ STANDARDY KONTROLI ZARZDCZEJ Samoocena : co najmniej raz w roku, dokonywana przez osoby zarzdzajce i pracowników jednostki, ujta w ramy procesu odrbnego od biecej dziaalnoci i udokumentowana. STANDARDY KONTROLI ZARZDCZEJ Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarzdczej na podstawie : monitorowania samooceny audytu wewntrznego (obiektywna i niezalena ocena kontroli zarzdczej) kontroli Potwierdzenie uzyskania zapewnienia w formie owiadczenia o stanie kontroli zarzdczej za poprzedni rok

9 Janusz Czauderna 9 z 22 GRUPA STANDARDÓW A RODOWISKO WEWNTRZNE Standardy tej grupy dotycz systemu zarzdzania jednostka i jej organizowania jako caoci- okrelaj wymogi w jakich bdzie funkcjonowa KZ rodowisko to musi by przygotowane organizacyjnie (struktura) oraz mentalnie i merytorycznie (kadra) Standardy te odnosz si do procedur opisanych ( regulaminy, instrukcje, zakresy czynnoci) jak i uznawanych jak etyka pracy, postawa, komunikacja, wiedza, kompetencje. GRUPA STANDARDÓW A -RODOWISKO WEWNTRZNE STANDARD 1 PRZESTRZEGANIE WARTOCI ETYCZNYCH Osoby zarzdzajce i pracownicy winni by wiadomi wartoci etycznych przyjtych w organizacji i ich przestrzega. Osoby zarzdzajce powinny wpiera i promowa przestrzeganie tych zasad Dziaania wspierajce standard: Opracowanie kodeksu etyki zawodowej Szkolenia w zakresie KZ Wprowadzenie zasad przeciwdziaajcym konfliktom interesów ( Instrukcja w sprawie zasad zapewniajcych bezstronno i obiektywizm JST) badania opinii klientów dotyczce poziomu obsugi i poziomu zadowolenia ich z kontaktów z kadr urzdu ( Instrukcja w sprawie oceny pracowników i jednostki przez klientów) GRUPA STANDARDÓW A -RODOWISKO WEWNTRZNE STANDARD 2 KOMPETENCJE ZAWODOWE Naley opracowa i zadba o to aby osoby zarzdzajce i pracownicy posiadali odpowiedni poziom wiedzy, umiejtnoci i dowiadczenia pozwalajcy na skuteczne i efektywne wykonywania powierzonych zada Dziaania wspierajce standard: Realizowa zapisy ustawy o pracownikach samorzdowych z (Dz.U.nr 223poz1458) Posiada opisy i wartociowanie stanowisk pracy co jest podstaw do oceny pracownika i naboru Opracowa zestaw testów kompetencyjnych sucych do weryfikacji minimum kompetencji na dane stanowisko pracy Opracowa harmonogram szkole Opracowa zasady monitoringu efektywnoci szkole opracowa zasady oceny okresowej pracownika Wprowadzi motywacyjny system wynagrodze

10 Janusz Czauderna 10 z 22 GRUPA STANDARDÓW A -RODOWISKO WEWNTRZNE STANDARD 3 STRUKTURA ORGANIZACYJNA Struktura organizacyjna winna by dostosowana do celów i zada jednostki, zakresy zada, uprawnie i odpowiedzialnoci opisany i spójny z opisem odpowiednich stanowisk pracy i przekazany, podpisany przez kadego pracownika Dziaania wspierajce standard: Regulamin organizacyjny jednostki i poszczególnych komórek merytorycznych Zakresy czynnoci Metodologia analizy funkcjonalnoci i efektywnoci struktury organizacyjnej Instrukcja w sprawie oceny pracowników i jednostki przez klientów GRUPA STANDARDÓW A -RODOWISKO WEWNTRZNE STANDARD 4 DELEGOWANIE UPRAWNIE Naley precyzyjnie okreli zakres uprawnie delegowanych poszczególnym osobom zarzdzajcym lub pracownikom odpowiednio do wagi podejmowanych decyzji, take o charakterze biecym. Przejcie delegowanych uprawnie musi by potwierdzone podpisem. Dziaania wspierajce standard: Opracowa system upowanie i penomocnictw, ich rejestracji ( Instrukcja w sprawie zasad wydawania i rejestracji upowanie i penomocnictw) System decyzyjny z wykorzystaniem kontrasygnat przy najwaniejszych decyzjach ( minimum 2 osoby do decyzji) GRUPA STANDARDÓW B CELE I ZARZDZANIE RYZYKIEM Zarzdzanie ryzykiem ma na celu zwikszenie prawdopodobiestwa osignicia celów i realizacji zada. Zarzdzanie ryzykiem i wszystkie elementy tego procesu musza by udokumentowane

11 Janusz Czauderna 11 z 22 GRUPA STANDARDÓW B ZARZDZANIE RYZYKIEM STANDARD 5 MISJA Krótki syntetyczny wskazanie celu istnienia jednostki dla jednostki samorzdowej odnosi si do jej roli wobec innych instytucji i klienta urzdu w kontekcie ustalania hierarchii celów, zada oraz efektywnemu zarzdzaniu ryzykiem Dziaania wspierajce standard: Wyznaczenie misji staej gównej dla jednostki ora celów okresowych Scharakteryzowanie jednostki ( Instrukcja w sprawie zasad i trybu wyznaczania celów jednostki, okrelania mierników ich realizacji oraz zasad monitorowania ich osignicia) GRUPA STANDARDÓW B ZARZDZANIE RYZYKIEM STANDARD 6 OKRELENIE CELÓW I ZADA,MONITOROWANIE I OCENA I CH REALIZACJI Cele i zadania naley okrela jasno i w co najmniej rocznej perspektywie rok bazowy plus 2 lata. Ich wykonanie naley monitorowa za pomoc wyznaczonych mierników. W jednostce naley zapewni odpowiedni system monitorowania realizacji celów i zada przez jednostki podlege lub nadzorowane. Zaleca si przeprowadzanie oceny realizacji celów i zada pod wzgldem oszczdnoci, efektywnoci i skutecznoci. Naley okreli cele i zadania, wskaza take jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezporednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji. Dziaania wspierajce standard: Wyznaczenie celów zgodnie z metod SMART jako cele stae i okresowe system planowania celów i mierników, system oceny stopnia osignicia zaoonych mierników, sprawozdawczo z osignicia zaoonych celów ( Instrukcja w sprawie zasad i trybu wyznaczania celów jednostki, okrelania mierników ich realizacji oraz zasad monitorowania ich osignicia ) GRUPA STANDARDÓW B ZARZDZANIE RYZYKIEM STANDARD 7 IDENTYFIKACJA RYZYKA Nie rzadziej ni raz w roku w naley dokona identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zada. W przypadku dziau administracji rzdowej lub jednostki samorzdu terytorialnego naley uwzgldni, e cele i zadania s realizowane take przez jednostki podlege lub nadzorowane. Dziaania wspierajce standard: przyjcie systemu identyfikacji ryzyka (systematyczne narady kierownictwa jednostki, narady kierowników wszystkich jednostek podlegych i nadzorowanych, wydzielenie organizacyjne komórki odpowiadajcej za identyfikacj ryzyka, ) rozwizania pozwalajce na wykorzystywanie sygnaów zewntrznych i zewntrznych do identyfikacji ryzyka (wyniki kontroli, audytów, analizy efektów dziaa w poszczególnych obszarach zada jednostki) mechanizmy dla najwaniejszych obszarów dziaalnoci okrelajce obowizki w zakresie ryzyk PDCA: identyfikuj - wyznacz poziom akceptowalny -analizuj - reaguj - monitoruj; Listy kontrolne przy zadaniach wraliwych jako mechanizm stosowany w odpowiedzi na wysokie ryzyko i przekroczenie jego stanu akceptowalnego (wzorcowe listy kontrolne )

12 Janusz Czauderna 12 z 22 GRUPA STANDARDÓW B ZARZDZANIE RYZYKIEM STANDARD 8 ANALIZA RYZYKA Zidentyfikowane ryzyka naley podda analizie majcej na celu okrelenie prawdopodobiestwa wystpienia danego ryzyka i moliwych jego skutków. Naley okreli akceptowany poziom ryzyka (apetyt na ryzyko). Dziaania wspierajce standard: Opracowa metodyk przeprowadzenia analizy i szacowania ryzyk Zrealizowa wdroenie analizy i szacowania ryzyka zgodnie z 10 krokami wg PN EN ISO 27001:2008 GRUPA STANDARDÓW B ZARZDZANIE RYZYKIEM STANDARD 9 REAKCJA NA RYZYKO W stosunku do kadego istotnego ryzyka powinno si okreli rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie si, dziaanie). Naley okreli dziaania, które naley podj w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu. Dziaania wspierajce standard: mechanizmy dla najwaniejszych obszarów dziaalnoci okrelajce obowizki w zakresie ryzyka: identyfikuj - wyznacz poziom akceptowalny - analizuj - reaguj - monitoruj; powizanie audytu z identyfikacj i analiz ryzyka, wprowadzenie zasad okresowej identyfikacji i analizy ryzyka wszystkich elementów kontroli zarzdczej. GRUPA STANDARDÓW C MECHANIZMY KONTROLI Standardy w tym zakresie stanowi zestawienie podstawowych mechanizmów, które mog funkcjonowa w ramach systemu kontroli zarzdczej. Nie tworz one jednak zamknitego katalogu, poniewa system kontroli zarzdczej powinien by elastyczny i dostosowany do specyficznych potrzeb jednostki. Mechanizm kontroli stanowi musi odpowied na konkretne ryzyko. Istotne jest aby koszty wdroenia i stosowania mechanizmów kontroli nie byy wysze ni uzyskane dziki nim korzyci.

13 Janusz Czauderna 13 z 22 GRUPA STANDARDÓW C MECHANIZMY KONTROLI Mechanizmy kontroli a realizacja celu. W jednostce powinny funkcjonowa co najmniej 3 grupy mechanizmów pozwalajcych na zapewnienie realizacji jej celów: mechanizmy stale zwizane z realizacj wicej ni jednej funkcji -dotyczce przede wszystkim rachunkowoci, gospodarki kasowej, sprawozdawczoci gospodarowania mieniem, zamówie publicznych, procedur planowania finansowego, zatrudniania, oceny i wynagradzania pracowników itp. Mechanizmy te funkcjonuj niezalenie od realizacji konkretnych zada dugoterminowych lub okresowych i su prawidowej realizacji wszystkich funkcji i celów. mechanizmy stae zwizane z realizacj konkretnej funkcji - dotyczce jedynie jednej wyznaczonej funkcji lub celu, przy czym funkcjonuj stale, np. mechanizmy obejmujce procesy realizacji dochodów jednostki ze staego róda (dochody z tytuu umów najmu i dzierawy, dochody z opat za zajcie pasa drogowego), mechanizmy suce realizacji programów nauczania w szkoach itp. Mechanizmy te funkcjonuj zalenie od realizacji konkretnych zada dugoterminowych i su ich prawidowej realizacji; mechanizmy okresowe - wprowadzane na czas osignicia zamierzonych celów jednorazowych. Dotycz jedynie jednej wyznaczonej funkcji lub celu, przy czym funkcjonuj okresowo, np. mechanizmy dotyczce realizacji w cigu 3 lat konkretnego zadania inwestycyjnego o zasadniczym dla jednostki charakterze, mechanizmy dotyczce planowanego przeksztacenia formy prawnej jednostki, mechanizmy dotyczce zwikszenia w przecigu 2 lat cigalnoci podatków lokalnych z 60% do 80%. GRUPA STANDARDÓW C MECHANIZMY KONTROLI STANDARD 10 DOKUMENTOWANIE SYSTEMU KONTROLI ZARZDCZEJ Procedury wewntrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty okrelajce zakres obowizków, uprawnie i odpowiedzialnoci pracowników i inne dokumenty wewntrzne stanowi spójn dokumentacj systemu kontroli zarzdczej Dziaania wspierajce standard: rejestr obowizujcych przepisów wewntrznych ( Instrukcja rejestrowania procedur kontroli zarzdczej) bazy danych umoliwiajce pobranie w kadej chwili kadej procedury wewntrznej, SOD lub inne mechanizmy elektroniczne system umoliwiajcy trwae odnotowywanie uwag pracowników dotyczcych procedur - wykorzystywanych przy ich aktualizacjach lub zmianach. GRUPA STANDARDÓW C MECHANIZMY KONTROLI STANDARD 11 NADZÓR Technologie i metodyki nadzoru nad wykonaniem zada w celu ich oszczdnej, efektywnej i skutecznej realizacji. Jasne komunikowanie obowizków, zada i odpowiedzialnoci kademu z pracowników i systematyczn ocen ich pracy w niezbdnym zakresie, zatwierdzanie wyników pracy w decydujcych momentach w celu uzyskania zapewnienia, e przebiega ona zgodnie z zamierzeniami. Dziaania wspierajce standard: system wyrywkowej weryfikacji czynnoci pracowników nadzorowanych, opracowanie zasad i terminów raportowania i sprawozdawczoci o wynikach pracy w kluczowych obszarach jednostki. Monitoring czynnoci i dostpu do informacji (zgodny z wymogami prawa pod ktem art.247 KK)

14 Janusz Czauderna 14 z 22 GRUPA STANDARDÓW C MECHANIZMY KONTROLI STANDARD 12 CIGO DZIAANIA Zapewnienie istnienie mechanizmów sucych utrzymaniu cigoci dziaalnoci jednostki sektora finansów publicznych. Dziaania wspierajce standard: nadzór na kluczowa kadr nadzór nad zasobami informatycznymi, plan bezpieczestwa informatycznego, plan awaryjny na wypadek przerw w dziaaniu systemów informatycznych system przechowywania danych gwarantujcy ich nienaruszalno. procedury osób zastpujcych kadego z pracowników w przypadku jego nieobecnoci ( take do SI) GRUPA STANDARDÓW C MECHANIZMY KONTROLI STANDARD 13 OCHRONA ZASOBÓW Dostp do zasobów jednostki miay wycznie upowanione osoby. Osobom zarzdzajcym i pracownikom naley powierzy odpowiedzialno za zapewnienie ochrony i waciwe wykorzystanie zasobów jednostki. Dziaania wspierajce standard: Waciwe powierzenie odpowiedzialnoci materialnej za przekazane pracownikom skadniki majtkowe, systemy ochrony przeciwpoarowe, systemy zabezpieczenia technicznego pomieszcze instrukcja inwentaryzacyjna Karty uprawnie do SI i do przetwarzania informacji GRUPA STANDARDÓW C MECHANIZMY KONTROLI STANDARD 14 SZCZEGÓOWE MECHANIZMY KONTROLI DOTYCZCE OPERACJI FINANSOWYCH I GOSPODARCZYCH Opisane i sprocedowane mechanizmy kontroli dotyczce operacji finansowych i gospodarczych: rzetelne i pene dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upowanione, podzia kluczowych obowizków dotyczcych zatwierdzania (autoryzacji), realizacji i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych pomidzy rónych pracowników, weryfikacja operacji gospodarczych i finansowych przed i po realizacji. Dziaania wspierajce standard: Standard 14 kontroli zarzdczej odpowiada czterem dotychczas funkcjonujcym standardom kontroli finansowej, okrelonych w Komunikacie Ministra Finansów Nr 13 z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej: 11,12,13,14 instrukcja obiegu i kontroli dokumentów polityka (zasady) rachunkowoci

15 Janusz Czauderna 15 z 22 GRUPA STANDARDÓW C MECHANIZMY KONTROLI STANDARD 15 MECHANIZMY KONTROLI DOTYCZCE SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH Standard wymaga od kierowników jednostek zapewnienia bezpieczestwa posiadanych systemów i danych informatycznych. Dziaania wspierajce standard: Polityka bezpieczestwa systemów teleinformatycznych Plant reagowania kryzysowego i incydentów bezpieczestwa Normy ISO : PN EN ISO 27001; ISO 20000, ISO GRUPA STANDARDÓW D INFORMACJA I KOMUNIKACJA Osoby zarzdzajce oraz pracownicy powinni mie zapewniony dostp do informacji niezbdnych do wykonywania przez nich obowizków. System komunikacji powinien umoliwia przepyw potrzebnych informacji wewntrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym, jak i poziomym. Efektywny system komunikacji powinien zapewni nie tylko przepyw informacji, ale take ich waciwe zrozumienie przez odbiorców. Konieczno wdroenia systemów EOD, komunikacji elektronicznej epuap i platform regionalnych itp GRUPA STANDARDÓW D INFORMACJA I KOMUNIKACJA STANDARD 16 BIECA INFORMACJA Dostarczania i przedstawiana na kadym szczeblu realizacji celów z efektywnych systemów informatycznego nadzory nad dokumentacja i informacj Dziaania wspierajce standard: Systemy elektronicznych obiegów dokumentów Sprawne archiwa zakadowe Elektroniczne systemy dziedzinowe Integracja systemów informatycznych

16 Janusz Czauderna 16 z 22 GRUPA STANDARDÓW D INFORMACJA I KOMUNIKACJA STANDARD 17 KOMUNIKACJA WEWNTRZNA Osobom zarzdzajcym i pracownikom naley zapewni - w odpowiedniej formie i czasie - waciwe i rzetelne informacje potrzebne do realizacji zada. Naley zapewni efektywne mechanizmy przekazywania wanych informacji w obrbie struktury organizacyjnej jednostki. Dziaania wspierajce standard: instrukcja obiegu i kontroli dokumentów cieki obiegu dokumentów w poszczególnych obszarach dziaalnoci jednostki. GRUPA STANDARDÓW D INFORMACJA I KOMUNIKACJA STANDARD 18 KOMUNIKACJA ZEWNTRZNA Naley zapewni efektywny system wymiany wanych informacji z podmiotami zewntrznymi majcymi wpyw na osiganie celów i realizacj zada. Dziaania wspierajce standard: instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Mechanizmy Biuletynu Informacji Publicznej Mechanizmy komunikacji elektronicznej urzd urzd Nadzorowany dostp do internetu GRUPA STANDARDÓW E MONITOROWANIE I OCENA System kontroli zarzdczej powinien podlega biecemu monitorowaniu i ocenie w celu sprawdzenia skutecznoci systemu kontroli zarzdczej.

17 Janusz Czauderna 17 z 22 GRUPA STANDARDÓW E MONITOROWANIE I OCENA STANDARD 19 MONITOROWANIE SYSTEMU KONTROLI ZARZDCZEJ Naley monitorowa skuteczno poszczególnych elementów systemu kontroli zarzdczej. Zidentyfikowane t drog problemy naley na bieco rozwizywa. Dziaania wspierajce standard: Spotkania referencyjne z pracownikami Karty lub ankiety monitorujce Elektroniczny obieg dokumentów Systemy ISO GRUPA STANDARDÓW E MONITOROWANIE I OCENA STANDARD 20 SAMOOCENA Wymaga si przeprowadzenie co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarzdczej przez osoby zarzdzajce i pracowników jednostki. Samoocena powinna by ujta w ramy procesu odrbnego od biecej dziaalnoci i udokumentowana. Dziaania wspierajce standard: Procedury oceny okresowej pracowników Procedury raportowania stanu osignicia miernika system planowania celów i mierników ( Instrukcja w sprawie zasad i trybu wyznaczania celów jednostki, okrelania mierników ich realizacji oraz zasad monitorowania ich osignicia) listy kontrolne przy realizacji zada wraliwych (listy kontrolne) GRUPA STANDARDÓW E MONITOROWANIE I OCENA STANDARD 21 OCENA SYSTEMU KZ PRZEZ AUDYT WEWNTRZNY W przypadkach i na warunkach okrelonych w ustawie naley prowadzi obiektywn i niezalen ocen systemu kontroli zarzdczej przez audytora wewntrznego. Dziaania wspierajce standard: Audytor zewntrzny Audytor wewntrzny Procedury audytu wewtrzntrznego Plan audytów Naley pamita e zaniechanie prowadzenia audytu wewntrznego w jednostce sektora finansów publicznych do tego zobowizanej wskutek niezatrudniania audytora wewntrznego albo niezawierania umowy z usugodawc jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

18 Janusz Czauderna 18 z 22 GRUPA STANDARDÓW E MONITOROWANIE I OCENA STANDARD 22 UZYSKANIE ZAPEWNIENIA O STANIE KONTROLI ZARZDCZEJ ródem do uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarzdczej powinny by wyniki monitorowania, wyniki samooceny systemu oraz wyniki przeprowadzonych kontroli i audytów. Uzyskanie zapewnienia moe przybra form owiadczenia o stanie kontroli zarzdczej. Dziaania wspierajce standard: sprawozdania z funkcjonowania planu dziaalno owiadczenie o stanie kontroli zarzdczej RÓNICE POMIDZY KONTROLA FINANSOW A KONTROL ZARZDCZ W USTAWACH Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r Art..48 ust.1 Audytem wewntrznym jest ogó dziaa obejmujcych niezalene badanie systemów zarzdzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej, w wyniku którego kierownik jednostki uzyskuje obiektywn i niezalen ocen adekwatnoci, efektywnoci i skutecznoci tych systemów. Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r Art..272 Audyt wewntrzny jest dziaalnoci niezalen i obiektywn, której celem jest wspieranie ministra kierujcego dziaem lub kierownika jednostki w realizacji celów i zada przez systematyczn ocen kontroli zarzdczej oraz czynnoci doradcze. Ocena ta dotyczy w szczególnoci adekwatnoci, skutecznoci i efektywnoci kontroli zarzdczej w dziale administracji rzdowej lub jednostce.

19 Janusz Czauderna 19 z 22 Komunikat MF nr 13 z 30 czerwca 2006r.wymaga wdroenia zarzdzania ryzykiem, jako jednego z elementów w standardu kontroli finansów publicznych, powouj ujc c elementy tego procesu: okrelenie celów i monitorowanie realizacji zada, identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, reakcja na ryzyko i dziaania zaradcze. Dziaania te powinny by wbudowane w struktur jednostki, dotyczy biecej dziaalnoci, stanowi cz codziennych zada wykonywanych przez pracowników na wszystkich szczeblach organizacyjnych. Komunikatu MF nr 23 z 16 grudnia 2009r.wymaga wdroenia podobnych elementów procesu: okrelenie celów i zada, monitorowanie i ocena realizacji zada, identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, reakcja na ryzyko, ale w odniesieniu do misji penionej przez jednostk sektora finansów publicznych, tak aby zwikszy prawdopodobiestwo osignicia celów i realizacji zada oraz dostosowa si do wymaga art. 68 i 69 Ustawy o finansach publicznych. Podstawowym wymaganiem jest zapis, e proces zarzdzania ryzykiem powinien by dokumentowany, tak aby w jednostce nadrzdnej lub nadzorujcej zapewni odpowiedni system monitorowania realizacji celów i zda przez jednostki podlege lub nadzorowane Zarzdzanie ryzykiem Skoordynowane dziaania kierowania i kontrolowania organizacji z uwzgldnieniem ryzyka ISO/IEC Guide 73

20 Janusz Czauderna 20 z 22 Cigo dziaania firmy to zdolno firmy (zatwierdzona przez kierownictwo) do przygotowania si i reagowania na incydenty i przerwy, tak, aby kontynuowa dziaanie firmy na zadowalajcym, okrelonym wczeniej poziomie na podstawie BS Ryzyko Kombinacja prawdopodobiestwa wystpienia zdarzenia oraz jego skutków ISO/IEC Guide 73 Ryzyko zawsze wie si: ze zdarzeniem bdcym przyczyn (zagroenie) i z zespoem warunków, w jakich to zagroenie si realizuje (podatno)

21 Janusz Czauderna 21 z 22 Zagroenie przyczyna niepodanego incydentu Podatno sabo, do wykorzystania przez co najmniej jedno zagroenie na podstawie normy ISO/IEC na podstawie normy ISO/IEC Dokumentacja analizy ryzyka i planów postpowania Plan postpowania z ryzykiem Przykad planu postpowania z ryzykiem Zagroenie Zasób Przeciwdziaanie Zabezpieczenie Wymagane zasoby Koszt Wdroenie Saba wydajno Caa sie komputerowa Planowanie wydajnoci A Dodatkowe nakady finanso-we 100 tys. Faza 1: Faza 2: Bd uytkownika Program ksigowy Szkolenia, wsparcie uytkowników (helpdesk) A Szkolenia 2. Dodatkowy personel w HD xxxx Co moe zawiera plan postpowania z ryzykiem: - metody, zasady postpowania z ryzykiem - zakresy odpowiedzialnoci - priorytety dziaa, zasoby konieczne do realizacji zada 62 Dokumentacja analizy ryzyka i planów postpowania Raport z procesu szacowania ryzyka Lokalizacja Kategoria Aktyw Liczba Zagroenie Podatno Prawdopodob. Skutek Warto ryzyka Akceptacja ryzyka/ Wybrane zabezpieczenia Budynek A-1 System Serwer plików (Windows server) 1 Wirusy Podatno systemu NIE A A ~A A ~A A.11.x.x 63

22 Janusz Czauderna 22 z 22 Dokumentacja analizy ryzyka i planów postpowania Przykad Deklaracji Stosowania Cel stosowania / Zabezpieczenia A Dokument polityki bezpieczestwa A Przegldy polityki bezpieczestwa A Zasady uycia kryptografii Wybrane Tak Nie Uzasadnienie Wynika z analizy ryzyka. Raport R 01/2007 Poniewa nie mamy. 64 Dzikuj za uwag!