WODOCIĄGI KIELECKIE Sp. z o.o. ul. Krakowska 64, Kielce tel.: ; fax: ; wodkiel@ wod-kiel.com.

Transkrypt

1 WODOCIĄGI KIELECKIE Sp. z o.o. ul. Krakowska 64, Kielce tel.: ; fax: ; wodkiel@wod-kiel.com.pl REGON NIP Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS Kapitał zakładowy: zł dot. postępowania na dostawę, instalację, wdrożenie wraz z utrzymaniem i konserwacją Zintegrowanego Systemu Informatycznego, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych obowiązującym w Spółce z o.o. Wodociągi Kieleckie. W dniu r wpłynęły do Zamawiające pytania dotyczące treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w powyższym postępowaniu. W załączeniu przekazujemy pełny tekst pytań i odpowiedzi.

2 Pytanie 1 Zgodnie z SIWZ: Licencja na oferowany ZSI musi być licencją bezterminową wystawioną na Wodociągi Kieleckie''Sp. z o.o. bez określania i ograniczania ilości użytkowników" oraz Jeśli producent oferowanego oprogramowania innego niż ZSI i baza danych nie oferuje licencji na procesor lub komputer, licencja na to oprogramowanie oferowana przez Wykonawcę musi uwzględniać całkowitą liczbę pracowników Zamawiającego przewidzianych do korzystania z ZSI tj. minimum 150 osób, w tym minimum 80 użytkowników jednoczesnych i 15 zdalnych nie licząc obsługi zestawów inkasenckich." oraz 11. System musi zapewnić możliwość pracy (dostępu) zdalnej online w jednostkach organizacyjnych Zamawiającego zlokalizowanych poza jego siedzibą." Prosimy o precyzyjną informację ilu użytkowników zdalnych będzie korzystać z systemu. Jest to niezbędne do właściwego oszacowania kosztu licencji terminalowych. 15 zdalnych dla pracowników komórek organizacyjnych zlokalizowanych poza siedzibą Zamawiającego oraz 14 odczytywaczy. Zamawiający nie znając systemu nie potrafi określić czy odczytywaczy należy traktować jako użytkowników zdalnych. Pytanie 2 Zgodnie z SIWZ 11. System musi zapewnić możliwość pracy (dostępu) zdalnej on line w jednostkach organizacyjnych Zamawiającego zlokalizowanych poza jego siedzibą." Prosimy o wskazanie: a) ile lokalizacji ma zostać objętych wdrożeniem? b) ilu użytkowników [w podziale na moduły systemu] będzie pracować na systemie w poszczególnych lokalizacjach [w podziale na lokalizacje]? c) jak wygląda infrastruktura sieciowa poszczególnych lokalizacji w zakresie dostępu do sieci Internet (w tym przepustowość) lub jaką przepustowością sieci WAN dysponują lokalizacje? d) jaką przepustowością sieci dysponuje siedziba główna Wodociągi Kieleckie sp. z o.o.? Czy jest to łącze symetryczne? a. 4 lokalizacje zdalne nie licząc odczytywaczy b. Zamawiający przewiduje że wszyscy użytkownicy zdalni w liczbie 15 mają mieć możliwość korzystania z modułów ERP oraz modułów branżowych c. 1Mbit/s download i 512kbit/s upload d. tak 6Mbit/s

3 Pytanie 3 Zgodnie z SIWZ Niezależnie od przedmiotu zamówienia określonego powyżej, oferowany ZSI musi swoją funkcjonalnością obejmować także obszary działania przedsiębiorstwa wymienione poniżej i szczegółowo opisane w załącznikach do niniejszej SIWZ: - biuro obsługi klienta - Załącznik G, - obieg dokumentów i informacji - Załącznik H, - ewidencja sieci, przyłączy i dokumentacji technicznej - Załącznik J, - zarządzanie awariami - Załącznik K, - transport - Załącznik L, - inwestycje i remonty - Załącznik M, moduły realizujące funkcjonalność opisaną w załącznikach: G, H, 3, K i, M nie są przedmiotem niniejszego postępowania." oraz Zał.13: (...) oświadczamy, że oferowany ZSI swoją funkcjonalnością obejmuje obszary działania przedsiębiorstwa i realizuje funkcje wymienione poniżej oraz szczegółowo opisane w załącznikach do niniejszej SIWZ: - biling - Załącznik C, - finansowo-księgowy - Załącznik D, - gospodarka wodomierzowa - Załącznik E, - kadry-płace - Załącznik F, - biuro obsługi klienta - Załącznik G, - obieg dokumentów i informacji - Załącznik H, - gospodarka materiałowa - Załącznik I, - ewidencja sieci, przyłączy i dokumentacji technicznej - Załącznik J, - zarządzanie awariami - Załącznik K, - transport - Załącznik L, - inwestycje i remonty - Załącznik M." Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający zamierza rozbudowywać w przyszłości system będący przedmiotem zamówienia o funkcjonalności ujęte w Załącznikach G, H, J, K, L i M? Jeśli tak, na jakich warunkach (w tym finansowych) będzie prowadzone wdrożenie funkcjonalności określonych w Załącznikach G, H, J, K, L i M? Zamawiający na dzień dzisiejszy nie jest w stanie określić czy, w jakim zakresie i na jakich warunkach będzie prowadzone wdrożenie funkcjonalności określonych w załącznikach G, H, J, K, L i M. Pytanie 4 Zgodnie z SIWZ Wdrożenie ZSI musi być realizowane bezpośrednio w siedzibie Zamawiającego przez co najmniej 5 osób, po jednej dla funkcjonalności: biling, gospodarka wodomierzowa, kadry-płace oraz 2 osoby do modułu F~K i gospodarka materiałowa. Analizę przedwdrożeniową muszą przeprowadzać osoby spośród tych, które będą realizowały wdrożenie bezpośrednio u Zamawiającego' Prosimy o wyjaśnienie z jakiego powodu Zamawiający stawia przed Wykonawcą takie wymagania i narzuca Wykonawcy sposób wdrażania systemu będącego przedmiotem zamówienia?

4 Zdaniem Zamawiającego taki sposób wdrożenia zapewni należyte i najbardziej efektywne wykonanie przedmiotu zamówienia. Pytanie 5 Zgodnie z SIWZ Zamawiający wymaga aby na czas wdrożenia Wykonawca udostępnił Zamawiającemu co najmniej 3 telefony komórkowe w tzw. sieci firmowej" Wykonawcy. Telefony te będą służyć wyłącznie do bezpośredniej komunikacji pracowników Zamawiającego z osobami wdrażającymi ZSI ze strony Wykonawcy, bez ponoszenia kosztów tych rozmów przez Zamawiającego' oraz W trakcie świadczenia przez 33 miesiące usług serwisowych i konserwacyjnych Wykonawca udostępni Zamawiającemu co najmniej jeden telefon w tzw. sieci firmowej" Wykonawcy, który będzie służył wyłącznie do bezpośredniej komunikacji pracowników Zamawiającego z pracownikami Wykonawcy odpowiedzialnymi za prawidłową pracę wdrożonego u Zamawiającego ZSI, bez ponoszenia kosztów tych rozmów przez Zamawiającego' Prosimy o wyjaśnienie, czy w/w zapisy odnoszą się do pkt. 1.4 Załącznika nr 4 do umowy 1.4 zapewnienia stałych konsultacji telefonicznych (hot-line) ze specjalistami od eksploatacji ZSI w godzinach 7:00-15:00 w dni robocze; bieżące, telefoniczne wspomaganie przeszkolonych przez Wykonawcę użytkowników w zakresie obsługi ZSI oraz administratorów systemu w zakresie administracji i obsługi ZSI oraz administracji i obsługi systemu bazodanowego i systemu operacyjnego"? Tak Pytanie 6 Zgodnie z SIWZ Oferowany ZSI musi mieć możliwość współpracy i integracji z Systemem Zarządzania Informacją Przestrzenną oraz majątkiem sieciowym, określanym dalej jako GIS, który zostanie wybrany przez Zamawiającego w odrębnym postępowaniu w terminie późniejszym." Prosimy o wyjaśnienie czy jeśli oferowany system cechuje otwartość na integrację [obok możliwości technologicznych jakie daje sam system bazy danych Oracle, system posiada wbudowany schemat integracyjny udostępniający odpowiednie funkcje integracyjne oraz posiada kilka niezależnych funkcji integracyjnych - m.in. szczegółowo opisane publiczne API kierowane do innych dostawców IT chcących integrować się z naszym systemem] - to Zamawiający uzna, że system spełnia warunek współpracy i integracji z Systemem Zarządzania Informacją Przestrzenną oraz majątkiem sieciowym, określanym dalej jako GIS"? Jeśli oferowany ZSI spełnia warunek współpracy i integracji ZSI z systemem GIS w zakresie opisanym w SIWZ to spełni wymagania.

5 Pytanie 7 Zgodnie z SIWZ Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego, stanowiącego nie więcej niż 20% wartości zamówienia podstawowego." Prosimy o wyjaśnienie jaki zakres funkcjonalny zamówień uzupełniających będzie finansowany w wysokości nie większej niż 20% wartości zamówienia podstawowego? Zamawiający na dzień dzisiejszy nie jest w stanie określić zakresu zamówienia uzupełniającego. Pytanie 8 Zgodnie z SIWZ Kryterium 2 - Ocena produktu: Każdy z członków Komisji przyznaje każdej ofercie od 0 do 10 pkt. za każdy z elementów kryterium a), b), c) i d). Ii. punktów w kryterium 2 = s kr yt.2 = Σ punktów badanej oferty przyznanych przez członków Komisji max I punktów przyznanych przez członków Komisji Prosimy o wyjaśnienie w jaki sposób Zamawiający będzie przyznawał punkty w ramach w/w kryterium i o jakich elementach [ z a każdy z elementów kryterium a), b), c) i d) ] jest mowa w tym kryterium? Zgodnie z zapisem w pkt. XI.9 poszczególne elementy określone są w tabeli poz. 2, a podstawą oceny będą: wizyty referencyjne, prezentacje systemów oraz złożone dokumenty. Pytanie 9 Zgodnie z ZałA 6-1. Po zakończeniu ostatniego etapu wdrożenia tzn. wykonaniu wszystkich elementów umowy wymienionych w 2 pkt 1-16, Wykonawca pisemnie powiadomi Zamawiającego o wykonaniu wdrożenia. Powiadomienie winno zawierać oświadczenie Wykonawcy, że wdrożenie zostało wykonane zgodnie z umową, specyfikacją techniczną a wszystkie dane zostały przeniesione z obecnie użytkowanego systemu przez Zamawiającego do nowego ZSI oraz są spójne z danymi znajdującymi się w systemie do tej pory użytkowanym przez Zamawiającego" Prosimy o wyjaśnienie czy w ramach wdrożenia Zamawiający będzie oczekiwał migracji danych z dotychczasowych systemów? A jeśli tak, to prosimy o: a) wyjaśnienie czy Zamawiający jest w stanie dostarczyć dane do migracji z aktualnie używanego systemu w formacie uzgodnionym na etapie analizy przedwdrożeniowej? b) wyjaśnienie czy Zamawiający posiada dokumentację techniczną opisująca struktury danych w aktualnie użytkowanym systemie? c) wyjaśnienie czy Zamawiający posiada wsparcie producenta aktualnego oprogramowania w celu przygotowania danych do migracji? d) wskazanie obszarów funkcjonalnych, w których Zamawiający przewiduje migrację danych oraz wskazanie systemów, z których dane będą migrowane.

6 Tak. Migracja danych jest niezbędna. 9a. Na dzień dzisiejszy Zamawiający może jedynie zagwarantować przekazanie danych w formie aktualnie posiadanej. 9b. Zamawiający posiada dokumentację do systemu FK, nie posiada pełnych dokumentacji do pozostałych systemów. 9c. Zamawiający na dzień dzisiejszy nie posiada wsparcia producentów w celu przygotowania danych do migracji. 9d. Z wszystkich obszarów objętych przedmiotem zamówienia. Dane będą migrowane z systemów: FK, Kadry, Płace, Zbyt, Windykacja, Gospodarka wodomierzowa, Gospodarka materiałowa. Pytanie 10 Zgodnie z Zał.3 do umowy 1. Wykonawca udziela gwarancji i zobowiązuje się do utrzymania i zapewnienia pełnej funkcjonalności Systemu oraz świadczenia usług gwarancyjnych dla całości sprzętu oraz oprogramowania dostarczonego w ramach niniejszej umowy w celu zapewnienia Zamawiającemu możliwości stabilnej, sprawnej, bezawaryjnej pracy w systemie na okres: (...) dla całości oprogramowania i jego współdziałania - 36 miesięcyf Prosimy o wyjaśnienie czy gwarancja, o której mowa powyżej odnosi się również do oprogramowania bazodanowego? Tak Pytanie 11 Zgodnie z Zał.4 2 Przedmiot umowy określony w 1 umowy obejmuje: (...) 8. przeszkolenie użytkowników, w zakresie umożliwiającym samodzielną i bezproblemową obsługę ZSI w siedzibie Zamawiającego, nie mniej niż 200godz." Prosimy o wyjaśnienie czy w w/w wymaganiu jest mowa o godzinach zegarowych czy dydaktycznych (45 min.)? Godzin zegarowych (60 minut). Pytanie 12 Zgodnie z Zał.4 2 Przedmiot umowy określony w 1 umowy obejmuje: (...) 8. przeszkolenie użytkowników, w zakresie umożliwiającym samodzielną i bezproblemową obsługę ZSI w siedzibie Zamawiającego, nie mniej niż 200godz" Prosimy o wyjaśnienie czy w/w szkolenia będą odbywać się w siedzibie Zamawiającego? A jeśli tak, to czy Zamawiający udostępni salę szkoleniową oraz komputery podłączone do sieci dla uczestników szkoleń? W siedzibie Zamawiającego, stosownie do potrzeb Zamawiającego na sali konferencyjnej i na stanowiskach pracy.

7 Pytanie 13 Zgodnie z Zał.4 r, 2 Przedmiot umowy określony w 1 umowy obejmuje: (...) 8. przeszkolenie użytkowników, w zakresie umożliwiającym samodzielną i bezproblemową obsługę ZSI w siedzibie Zamawiającego, nie mniej niż 200godz." Prosimy o sprecyzowanie ilu użytkowników ma zostać objętych w/w szkoleniami? Wszyscy użytkownicy ZSI. Pytanie 14 Zgodnie z Zał.4 2 Przedmiot umowy określony w 1 umowy obejmuje: (...) 10. zorganizowanie dla 3 administratorów: (...) Szkoleń autoryzowanych przez producenta bazy danych dostarczanej w niniejszym postępowaniu szkoleń w zakresie systemu bazodanowego w stopniu umożliwiającym samodzielną instalację, eksploatację, konfigurację oraz konserwację wdrażanego oprogramowania bazodanowego objętego dostawą". Prosimy o wyjaśnienie: czy Zamawiający ma na myśli szkolenia w ośrodkach autoryzowanych przez producentów oprogramowania bazodanowego? czy realizację w/w wymagania Wykonawca może zrealizować poprzez zapewnienie udziału dwóch administratorów Zamawiającego w szkoleniach otwartych" prowadzonych w autoryzowanych ośrodkach szkoleniowych (to jest dołączając" administratorów Zamawiającego do wybranej grupy szkoleniowej)? o jakim poziomie zaawansowania w/w szkoleń jest mowa w tym punkcie? Czy chodzi o szkolenia podstawowe czy zaawansowane? Zamawiający ma na myśli szkolenia autoryzowane przez producenta bazy danych. Zamawiający zgodnie z zapisami w SIWZ wymaga przeszkolenia trzech administratorów. Dla Zamawiającego istotne jest aby uczestniczył w autoryzowanym szkoleniu. W 2 pkt.10 załącznika 4 do SIWZ Zamawiający określił jaki zakres muszą obejmować szkolenia. Pytanie 15 Zgodnie z Zał.4 2 Przedmiot umowy określony w 1 umowy obejmuje: (...) 16. dodatkowe prace, których nie można było przewidzieć w dacie zawarcia umowy, a konieczność ich wykonania wystąpi w trakcie realizacji umowy Prosimy o doprecyzowanie powyższego wymagania, w szczególności doprecyzowanie określenia dodatkowe prace". Zamawiający nie znając oferowanego ZSI nie jest w stanie określić wszystkich prac niezbędnych do realizacji przedmiotu umowy w tym prac dodatkowych o których mowa w 2 pkt.16

8 Pytanie 16 Zgodnie z Zał.6 Oferenci powinni złożyć oświadczenie oświadczamy, iż - posiadamy prawa autorskie oferowanych programów *), - posiadamy dokument uprawniający do dysponowania prawami autorskimi oferowanych programów innych producentów - kopia poświadczona za zgodność z oryginałem *)." Prosimy o potwierdzenie, że określenie oferowanych programów" odnosi się wyłącznie do modułów ZSI, a nie do oprogramowania typu: systemy operacyjne czy systemy bazodanowe. Powyższe nie dotyczy oprogramowania typu systemy operacyjne czy systemy bazodanowe. Pytanie 17 Zgodnie z Zał.14 Oświadczamy, że oferowany ZSI jest przystosowany do współpracy z wykorzystaniem Internetu i Intranetu (możliwość zapisu wybranych informacji w formacie HTML, elektroniczna wymiana danych z odbiorcami, dostawcami, bankami itp.)." Prosimy o precyzyjne określenie w jakim zakresie oferowany ZSI ma być przystosowany do współpracy z wykorzystaniem Internetu i Intranetu. Czy elementy wskazane w nawiasie, czyli: możliwość zapisu wybranych informacji w formacie HTML, elektroniczna wymiana danych z odbiorcami, dostawcami, bankami itp." wyczerpują przedmiotowy zakres współpracy? Elementy wymienione w nawiasie są niezbędne ale katalog wymagań nie jest zamknięty. Pytanie 18 Zgodnie z Zał. B do SIWZ 12. ZSI musi posiadać w pełni polskojęzyczny, przejrzysty graficznie, jednolity interfejs użytkownika. Zamawiający dopuszcza zastosowanie dwóch różnych interfejsów: jednego dla modułów branżowych i drugiego dla ERP pod warunkiem spełnienia pełnej integralności całości oferowanego ZSI oraz zastosowania jednej wspólnej bazy danych." Prosimy o sprecyzowanie, które moduły Zamawiający uznaje za branżowe", a które za moduły ERP. Przez moduły ERP Zamawiający rozumie następujące funkcjonalności: finansowo-księgowy z fakturowaniem usług dodatkowych, windykacją należności, kadry-płace, gospodarka materiałowa. Przez moduły branżowe Zamawiający rozumie systemy: biling, gospodarka wodomierzowa. Pytanie 19 Zgodnie z Zał. B do SIWZ 14. Parametryzacja interfejsu ZSI - ustalanie wielkości formatek, kolorów wyświetlania danych, występujących na nich kolumn, ich kolejności, wyboru kryterium sortowania oraz inicjalnego zakresu wyświetlanych danych - muszą odbywać się niezależnie dla każdego z użytkowników."

9 Parametryzacja wielkości formatek i koloru danych przez każdego z użytkowników z osobna może doprowadzić do błędnej interpretacji w tych miejscach gdzie zastosowano wzorcowe schematy formatowania danych. Z tego tez względu prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający dopuści rozwiązanie umożliwiające parametryzację interfejsu obejmującą wyświetlanie danych, występujących na nich kolumnach, ich kolejności, wyboru kryterium sortowania oraz inicjalnego zakresu wyświetlanych danych niezależnie dla każdego z użytkowników bez parametryzacji wielkości formatek kolorów wyświetlania danych. Zamawiający podtrzymuje wszystkie zapisy zamieszczone w pkt. 14 załącznika B do SIWZ. Pytanie 20 Zgodnie z Zał. B do SIWZ 15. ZSI musi pozwalać użytkownikowi na samodzielne tworzenie formatek ekranowych, pozwalających na przeglądanie dowolnych danych systemu w układzie tabelarycznym, z możliwością sortowania do przeglądania, wyszukiwaniem według podanej wartości klucza itp." Prosimy o wyjaśnienie czy w związku z w/w wymaganiem Oferta ma uwzględniać dostarczenie narządzi deveioperskich umożliwiających przeszkolonym użytkownikom na tworzenie własnych formatek ekranowych i podłączanie ich wywołania do istniejących w systemie? Zamawiający podtrzymuje wszystkie zapisy zamieszczone w pkt. 15 załącznika B do SIWZ. Pytanie 21 Zgodnie z Zał. H do SIWZ 15. Dynamiczne definiowanie ścieżek obiegu dokumentów, łączenie tych dróg z typem lub kategorią dokumentów z uwzględnieniem komórek organizacyjnych i/lub pracowników i/lub zespołów." Prosimy o wyjaśnienie na czym ma polegać dynamiczne definiowanie ścieżek obiegu dokumentów. Przez dynamiczne definiowanie ścieżek obiegu dokumentów Zamawiający rozumie możliwość określania sposobu obiegu dokumentów na każdym etapie pracy systemu i zapisywania go w słowniku. Pytanie 22 Zgodnie z Zał. H do SIWZ 16. Udostępnienie dowolnych kombinacji następujących typów obiegu, m.in. zatwierdzenie, recenzja bądź opinia o dokumencie itp.. Systemy obiegu dokumentów mogą w różny sposób implementować funkcjonalność zatwierdzania, recenzji bądź składania opinii o dokumencie, w szczególności w/w funkcje nie muszą być realizowane w postaci typów obiegów (jak określił to Zamawiający) lecz np. w postaci akcji, kontrolek i pól formularzy gotowych do użycia w docelowym obiegu. W związku z powyższym kierujemy pytanie czy Zamawiający uzna za spełnienie w/w wymagania gdzie funkcjonalności m.in. zatwierdzania, recenzji bądź opinii o dokumencie będą realizowane poprzez inne niż wymienione mechanizmy np. w postaci uniwersalnych kontrolek, akcji i pól formularzy możliwych do wykorzystania w dowolnej konfiguracji obiegu. Zamawiający wymaga spełnienia dokładnie wskazanej funkcjonalności.

10 Pytanie 23 Zgodnie z Zał. H do SIWZ 26. Automatyczne przyjmowanie i wysyłanie faxów, również seryjnych w dowolnie zaplanowanym czasie. 27. Automatyczne tworzenie rejestru faxów przychodzących i wychodzących Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający dysponuje serwerem faksów oraz podanie jego nazwy, producenta oprogramowania. Zamawiający nie posiada serwera faksów. Pytanie 24 Zgodnie z Zał. H do SIWZ 29. Integrację z pocztą internetową, umożliwiającą przyjmowanie i wysyłanie poczty bezpośrednio z programu. Prosimy o wyjaśnienie jaki protokół internetowy ( POP3,IMAP) jest wykorzystywany przez Zamawiającego. POP3 Pytanie 25 Zgodnie z Zał. H do SIWZ 30. Zarządzanie hierarchiczną bazą adresową (urząd/przedsiębiorstwo/firma, oddziały, pracownicy) z możliwością połączenia każdego obiektu bazy z dowolną ilością standardowych lub indywidualnie nadawanych kategorii, wyszukiwanie i analizę w zakresie sprzedaży, definiowanie grup odbiorców towarów i usług, tworzenie korespondencji seryjnej.,, Prosimy o precyzyjne wyjaśnienie w/w wymagań tzn.: w jakim zakresie system obiegu dokumentów ma realizować zarządzanie bazą adresową. jakiego rodzaju obiekty z bazy danych mają mieć możliwość połączenia z kategoriami. Czy w/w obiekty bazy danych są obiektami leżącymi jedynie w obszarze obiegu dokumentów? Prosimy o wyjaśnienie i doprecyzowanie zapisów wymagań dot. systemu obiegu dokumentów w kontekście wyszukiwania i analizy w zakresie sprzedaży Zarządzanie hierarchiczną bazą adresową ma się odbywać zarówno na poziomie adresów wewnętrznych (pracowników Spółki) jak i zewnętrznych (kontaktów biznesowych) w zakresie modyfikacji, dodawania, usuwania, zmiany hierarchii itp. Wszystkie obiekty bazy danych (nie tylko leżące w obszarze obiegu dokumentów), dla których ma to sens, mają mieć możliwość połączenia z kategoriami. Możliwość wyszukiwania spraw wg zadanych kryteriów pod kątem sprzedaży np. wg kategorii produktu, usługi, klientów oraz analiza wg zadanych kryteriów.

11 Pytanie 26 Zgodnie z Zał. H do SIWZ 33. Automatyczne przenoszenie dokumentów do archiwum według dowolnego kryterium" Prosimy o wyjaśnienie Zamawiającego na czym ma polegać automatyczne przenoszenie dokumentów do archiwum wg. dowolnego kryterium. Archiwizacja dokumentów wg. aktualnie obowiązujących przepisów następuje po zamknięciu tematycznym danej sprawy po ustalonym odrębnymi zapisami okresie czasu. Czy Zamawiający uzna za spełnienie w/w wymagania gdzie kryteriami przenoszenia do archiwum będą: status sprawy, czas zamknięcia sprawy, komórka organizacyjna, rodzaj komórki organizacyjnej. Zamawiający uzna za spełnione wymagania opisane w punkcie 33 załącznika H do SIWZ jeśli kryteriami przenoszenia do archiwum będą: status sprawy, czas zamknięcia sprawy, komórka organizacyjna, rodzaj komórki organizacyjnej i inne nie wymienione. Pytanie 27 Zgodnie z Zał. Nr 3 do umowy 1. Wykonawca udziela gwarancji i zobowiązuje się do utrzymania i zapewnienia pełnej funkcjonalności Systemu oraz świadczenia usług gwarancyjnych dla całości sprzętu oraz oprogramowania dostarczonego w ramach niniejszej umowy w celu zapewnienia Zamawiającemu możliwości stabilnej sprawnej, bezawaryjnej pracy w systemie na okres: a. dla dostarczonego sprzętu: - serwery - 36 miesięcy - pozostały sprzęt - gwarancja producenta; b. dla całości oprogramowania i jego współdziałania - 36 miesięcy; " Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zdalnego dostępu do ZSI z siedziby Wykonawcy na potrzeby świadczenia gwarancji Systemu? Tak, pod warunkiem zapewnienia przez Wykonawcę i poufności takich działań. całkowitego bezpieczeństwa Pytanie 28 Zgodnie z Zał. Nr 3 do umowy b. okresowej (min. jeden raz na kwartał) diagnostyki wszystkich eiementów sprzętowych i programowych, dostarczonych przez Wykonawcę, wchodzących w skład ZSI w siedzibie Zamawiającego. Fakt przeprowadzenia diagnostyki powinien być udokumentowany, z wyszczególnieniem wszystkich przeprowadzonych czynności i potwierdzony podpisem przez przedstawiciela Zamawiającego; " Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wykonania diagnostyki wszystkich elementów sprzętowych i oprogramowania w trybie dostępu zdalnego do ZSI z siedziby Wykonawcy? Zamawiający podtrzymuje zapis z pkt-u 5.b. załącznika nr 3 do umowy mówiący o dokonaniu opisanych w tym punkcie czynności w Siedzibie Zamawiającego.

12 Pytanie 29 Zgodnie z Zał. Nr 3 do umowy 5. w ramach udzielonej gwarancji i usług gwarancyjnych Wykonawca zobowiązuje się do: c. zapewnienia konsultacji telefonicznych ze specjalistami od eksploatacji ZSI w godzinach 7:00-15:00 w dni robocze w celu zgłaszania i usuwania usterek podlegających gwarancji; d. w przypadku awarii programowych ZSI (podsystemy, system operacyjny, pozostałe aplikacje wchodzące w skład ZSI) podlegających gwarancji, Wykonawca zapewni nie później niż w dągu 24 godzin od momentu otrzymania zgłoszenia działanie kluczowych dla Zamawiającego funkcji ZSI; uruchomienie w pełni sprawnego ZSI o pełnej wydajności i funkcjonalności nastąpi nie później niż w ciągu 48 godzin od momentu otrzymania zgłoszenia, przy czym termin podjęcia prac zmierzających do usunięcia awarii ustala się na maksymalnie 4 godziny od momentu otrzymania zgłoszenia;" Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wykorzystania internetowego systemu ewidencji zgłoszeń błędów Systemu dostępnego pod wskazanym adresem www? Prosimy o potwierdzenie, że dni robocze w rozumieniu Zamawiającego to dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni świątecznych. Prosimy o wprowadzenie do umowy definicji dni roboczych, Systemu i awarii programowej, jako błędu krytycznego uniemożliwiającego pracę w Systemie. Zgodnie z zapisami w SIWZ zgłaszanie błędów do Systemu będzie wykonywane w godzinach 7:00-15:00 w dni robocze. Zgodnie z punktem 5d awarie programowe ZSI zgłoszone w dni robocze zostaną naprawione w ciągu 24 godzin. Czy Zamawiający przewiduje dostępność osób po stronie Zamawiającego w czasie poza godzinami 7:00-15:00 w dni robocze kluczowe do rozwiązania zgłoszonego problemu. Ze względu na świadczenie usług w dni robocze zgodnie z załącznikiem do umowy wnosimy o zamianę zapisu na następującą: d. w przypadku awarii programowych ZSI (podsystemy, system operacyjny, pozostałe aplikacje wchodzące w skład ZSI) podlegających gwarancji, Wykonawca zapewni nie później niż w ciągu 12 godzin roboczych od momentu otrzymania zgłoszenia działanie kluczowych dla Zamawiającego funkcji ZSI; uruchomienie w pełni sprawnego ZSI o pełnej wydajności i funkcjonalności nastąpi nie później niż w ciągu 48 godzin roboczych od momentu otrzymania zgłoszenia, przy czym termin podjęcia prac zmierzających do usunięcia awarii ustala się na maksymalnie 4 godziny robocze od momentu otrzymania zgłoszenia; Zamawiający podtrzymuje zapis z pkt-u 5.c. załącznika nr 3 do umowy mówiący o zapewnieniu konsultacji telefonicznych ze specjalistami od eksploatacji ZSI. Dni robocze w rozumieniu Zamawiającego to dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni świątecznych Zamawiający nie widzi konieczności wprowadzenia dodatkowych definicji. Tak, jeśli współdziałanie Zamawiającego będzie niezbędne dla usunięcia awarii. Zamawiający podtrzymuje zapis z pkt-u 5.d. załącznika nr 3 do umowy.

13 Pytanie 30 Zgodnie z Zał. Nr 3 do umowy e. zagwarantowania naprawy błędów programowych (podsystemy, system operacyjny, pozostałe aplikacje wchodzące w skład ZSI), mniej istotnych dla prawidłowego funkcjonowania ZSI, w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych, przy czym termin podjęcia prac zmierzających do usunięcia awarii ustala się na maksymalnie 4 godziny od momentu otrzymania zgłoszenia; " Prosimy o wprowadzenie do umowy definicji błędów programowych. Proponujemy wprowadzenie następujących kategorii błędów i czasów ich naprawy: Kategoria Błędu Krytyczny Pilny Ważny Mniej ważny Opis Powoduje, że całkowicie nie działają lub nieprawidłowo działają funkcjonalności o znaczeniu krytycznym, na skutek czego brak jest możliwości wykonania operacji) której odroczenie nie jest możliwe ze względu na bezwzględnie obowiązujące przepisy prawne. Powoduje, że całkowicie nie działają lub nieprawidłowo działają funkcjonalności o znaczeniu krytycznym, na skutek czego brak jest możliwości wykonania Powoduje, że operacji, nieprawidłowo której odroczenie działają bądź nie jest całkowicie możliwe nie działają ze względu inne niż krytyczne na bezwzględnie funkcje obowiązujące Systemu. przepisy prawne, ale istnieje funkcjonalność w Systemie pozwalająca na wykonanie operacji Nie powoduje ograniczeń w funkcjonalnym działaniu krytycznej w inny sposób. Oprogramowania. Efektem ograniczenia jest niedogodność w korzystaniu z niektórych funkcjonalności, ale działanie ich jest prawidłowe. Czas reakcji (godziny robocze, Uczony od momentu dokonania zgłoszenia) Czas realizacji (dni robocze, liczony od momentu reakcji serwisowe) Zamawiający nie przewiduje wprowadzenia do umowy definicji błędów programowych. Pytanie 31 Zgodnie z Zał. Nr 3 do umowy 5f. naprawy gwarancyjne wszelkiego rodzaju sprzętu komputerowego, dostarczonego przez Wykonawcę, w przypadku stwierdzenia jego awarii w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od daty jej zgłoszenia. Kluczowe dła prawidłowego funkcjonowania ZSI jednostki (tj. serwery, urządzenia do archiwizacji) Wykonawca zobowiązany będzie naprawić w siedzibie Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 24 godziny od momentu otrzymania zgłoszenia. W przypadku braku możliwości wykonania naprawy, w tym terminie, Wykonawca zapewni sprzęt o nie gorszych parametrach, który posłuży jako platforma tymczasowa na czas naprawy. Jednocześnie czas uruchomienia, w tym przypadku, w pełni sprawnego ZSI o pełnej wydajności i funkcjonalności nie może przekraczać 48 godzin; jeżeli w wykonaniu swoich obowiązków wykonawca dostarczył Zamawiającemu zamiast wyrobu wadliwego taki sam wyrób nowy - wolny od wad, termin gwarancji biegnie na nowo od chwili jego dostarczenia. Wymiany wyrobu Wykonawca dokona bez żadnej dopłaty, nawet gdyby w międzyczasie ceny na takie wyroby uległy podwyższeniu;" Ze względu na świadczenie usług w dni robocze zgodnie z załącznikiem do umowy wnosimy o zamianę zapisu na następującą: 5f. naprawy gwarancyjne wszelkiego rodzaju sprzętu komputerowego, dostarczonego przez Wykonawcę, w przypadku stwierdzenia jego awarii w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych

14 od daty jej zgłoszenia. Kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania ZSI jednostki (tj. serwery, urządzenia do archiwizacji) Wykonawca zobowiązany będzie naprawić w siedzibie Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze od momentu otrzymania zgłoszenia. W przypadku braku możliwości wykonania naprawy, w tym terminie. Wykonawca zapewni sprzęt o nie gorszych parametrach, który posłuży, jako platforma tymczasowa na czas naprawy. Jednocześnie czas uruchomienia, w tym przypadku, w pełni sprawnego ZSI o pełnej wydajności i funkcjonalności nie może przekraczać 3 dni robocze; jeżeli w wykonaniu swoich obowiązków wykonawca dostarczył Zamawiającemu zamiast wyrobu wadliwego taki sam wyrób nowy - wolny od wad, termin gwarancji biegnie na nowo od chwili jego dostarczenia. Wymiany wyrobu Wykonawca dokona bez żadnej dopłaty, nawet gdyby w międzyczasie ceny na takie wyroby uległy podwyższeniu; Zamawiający podtrzymuje zapis z pkt-u 5.f. załącznika nr 3 do umowy. Pytanie 32 Zgodnie z Zał. Nr 4 do umowy 1.3 zapewnienia poprawnego działania ZSI i bezpłatnego usuwania wszelkich awarii oraz błędów i usterek ZSI, przy czym termin podjęcia prac zmierzających do usunięcia awarii ustala się na maksymalnie 4 godziny od momentu otrzymania zgłoszenia. Wykonawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia faksem lub e-maiiem;" Prosimy o zdefiniowanie w umowie pojęć: awarii oraz błędów i usterek ZSI. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zdalnego dostępu do ZSI z siedziby Wykonawcy na potrzeby świadczenia usług utrzymania i konserwacji Systemu? Przez awarie oraz błędy i usterki ZSI Zamawiający rozumie wszelkie nieprawidłowe i niezgodne z postawionymi wymaganiami działania ZSI. Zamawiający nie widzi potrzeby rozróżniania definicjami poszczególnych określeń, gdyż w punkcie 1.3. załącznika nr 4 do umowy wszystkie traktowane są jednakowo. Tak, pod warunkiem zapewnienia przez Wykonawcę całkowitego bezpieczeństwa i poufności takich działań. Pytanie 33 Zgodnie z Zał. Nr 4 do umowy 1.5 w przypadku awarii programowych ZSI (podsystemy, system operacyjny, pozostałe aplikacje wchodzące w skład ZSI), Wykonawca zapewni nie później niż w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania zgłoszenia działanie kiuczowych dla Zamawiającego funkcji ZSI; uruchomienie w pełni sprawnego ZSI o pełnej wydajności i funkcjonalności nastąpi nie później niż w ciągu 48 godzin od momentu otrzymania zgłoszenia;" Ze względu na świadczenie usług w dni robocze zgodnie z załącznikiem do umowy wnosimy o zamianę zapisu na następującą: 1.5 w przypadku awarii programowych ZSI (podsystemy, system operacyjny, pozostałe aplikacje wchodzące w skład ZSI), Wykonawca zapewni nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od momentu otrzymania zgłoszenia działanie kluczowych dla Zamawiającego funkcji ZSI; uruchomienie w pełni sprawnego ZSI o pełnej wydajności i funkcjonalności nastąpi nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od momentu otrzymania zgłoszenia; Zamawiający podtrzymuje zapis z pkt-u 1.5. załącznika nr 4 do umowy.

15 Pytanie 34 Zgodnie z Zał. Nr 4 do umowy 1.6 zagwarantowania naprawy błędów programowych (podsystemy, system operacyjny, pozostałe aplikacje wchodzące w skład ZSI), mniej istotnych dla prawidłowego funkcjonowania ZSI, w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od daty otrzymania zgłoszenia;" Proponujemy wprowadzenie następujących kategorii błędów i czasów ich naprawy: Kategoria Błędu Krytyczny Pilny Ważny Opis Powoduje, że całkowicie nie działają lub nieprawidłowo działają funkcjonalności o znaczeniu krytycznym, na skutek czego brak jest możliwości wykonania operacji, której odroczenie nie jest możliwe ze względu na bezwzględnie obowiązujące przepisy prawne. Powoduje, że całkowicie nie działają łub nieprawidłowo działają funkcjonalności o znaczeniu krytycznym, na skutek czego brak jest możliwości wykonania operacji, której odroczenie nie jest możiiwe ze względu na bezwzględnie obowiązujące przepisy prawne, ale istnieje funkcjonalność w Powoduje, Systemie pozwalająca że nieprawidłowo na wykonanie działają operacji bądź całkowicie krytycznej nie działają w inne inny niż sposób. krytyczne funkcje Systemu. Czas reakcji (godziny robocze, liczony od momentu dokonania zgłoszenia) Czas realizacji (dni robocze, liczony od momentu reakcji serwisowe) Mniej ważny Nie powoduje ograniczeń w funkcjonalnym działaniu Oprogramowania. Efektem ograniczenia jest niedogodność w korzystaniu z niektórych funkcjonalności, ale działanie ich jest prawidłowe Zamawiający nie przewiduje wprowadzania kategorii błędów i podtrzymuje zapisy zawarte w punkcie 1.6. załącznika nr 4 do umowy Pytanie 35 Zgodnie z Zał. Nr 4 do umowy 1.10 terminowego uaktualniania poszczególnych podsystemów na najnowsze wersje - zgodne z obowiązującymi przepisami. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za terminowe aktualizacje systemu. Wszystkie nowe wersje podsystemów powinny zostać dostarczone z licencjami i oryginalnymi nośnikami; " Realizacja zmian w Systemie w związku z wprowadzonymi zmianami w przepisach prawa jest możliwa pod warunkiem ich opublikowania, co najmniej na 15 dni roboczych przed wejściem w życie. W związku z powyższym wnosimy o zmianę zapisu na następujący: 1.10 terminowego uaktualniania poszczególnych podsystemów na najnowsze wersje - zgodne z obowiązującymi przepisami w terminie uzgodnionym pomiędzy stronami. Wykonawca ponosi odpowiedzialność

16 za terminowe aktualizacje systemu. Wszystkie nowe wersje podsystemów powinny zostać dostarczone z licencjami i oryginalnymi nośnikami; Zamawiający podtrzymuje zapis z pkt-u załącznika nr 4 do umowy. Pytanie 36 Zgodnie z Zał. F do SIWZ 2. Dane dotyczące stanowisk roboczych i ich parametrów technicznych. " Czy Zamawiający powyższe wymaganie wykorzysta tylko do obsługi z zakresu BHP? Nie. Pytanie 37 Zgodnie z Zał. F do SIWZ 4. Kalendarz zakładowy. " Prosimy o wyjaśnienie co kryje się pod wymaganiem kalendarz zakładowy"? Czy chodzi o możliwość definiowania kalendarzy, grafików, harmonogramów grupowych i indywidualnych, planów czasu pracy wg potrzeb Zamawiającego? Definiowanie kalendarzy, zmiany (ustalanie zmian czyli godzin pracy w firmie, godzinę wejścia, wyjścia i praca w porze nocnej dostosowane do indywidualnych potrzeb), dowolna liczba kalendarzy obowiązujących dla pracowników w firmie, grafiki, harmonogramy grupowe i indywidualne, plany czasu pracy itp. Pytanie 39 Zgodnie z Zal. F do SIWZ 7. o. Informacje o stypendystach." Prosimy o wyjaśnienie z jakiego tytułu wypłaca Zamawiający stypendia i jakiego rodzaju? Na dzień dzisiejszy Zamawiający nie wypłaca stypendiów. Pytanie 40 Zgodnie z Zał. F do SIWZ 8. c. Możliwość obsługi absencji dla pracowników naukowych (wg Ustawy o Szkolnictwie Wyższym)/' Prosimy o wyjaśnienie na jakiej podstawie Zamawiający stosuje Ustawę o Szkolnictwie Wyższym? Na dzień dzisiejszy Zamawiający nie stosuje ustawy o szkolnictwie wyższym.

17 Pytanie Zgodnie z Zał. F do SIWZ 14. Raporty przeznaczone dla ZPChr:" Prosimy o wyjaśnienie na jakiej podstawie Zamawiający wykorzystuje raporty przeznaczone dla Zakładów Pracy Chronionej? Na dzień dzisiejszy Zamawiający nie składa raportów przeznaczonych dla ZPCh Kielce dn r.