INSTRUKCJA. SIMPLE.ERP Majątek Trwały

Transkrypt

1 INSTRUKCJA SIMPLE.ERP Majątek Trwały

2 SPIS TREŚCI 1. Parametryzacja ERP.MT Słowniki Forma przyjęcia, Forma własności Likwidacja Przeznaczenie Stanowiska kosztów Osoby odpowiedzialne Lata obrotowe a okresy amortyzacji Systemy amortyzacji Źródła finansowania Nazwy rodzajowe Parametry modułu MT Klasyfikacje Klasyfikacja systemowa Podstawowa klasyfikacja GUS Klasyfikacje własne użytkownika i dane techniczne Operacje ERP.MT Data operacji i data obowiązywania w dokumentach Majątku Trwałego Opis operacji Typy operacji Lista operacji Ewidencja Plany amortyzacji Inwentaryzacja Ubezpieczenia Listy ubezpieczeń Remonty Listy remontów INSTRUKCJA Majątek Trwały 1 SIMPLE.ERP

3 1. Parametryzacja ERP.MT 1.1. Słowniki Słowniki ERP.MT to parametry, których zdefiniowanie jest niezbędne dla uruchomienia bieżącej obsługi ewidencji majątku. Każde z pól, zawartych w postaci listy w prawym oknie opcji Słowniki, po zakończonej parametryzacji musi zawierać przynajmniej jedną wartość, która byłaby wybierana w odpowiednich opcjach bieżącej obsługi. Dodawanie nowych wartości odbywa się poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na liście i wybranie opcji Dodaj lub Wstaw. Po wypełnieniu danych klikamy ikonę dyskietki (zapisz) lub wciskamy skrót klawiszowy Ctrl-S. Do elementów słownikowych można przypisać Konta obiektów (inaczej konta księgowe) które służą do dekretacji dokumentów majątku trwałego. Służy do tego ikonka Konta obiektów. Rodzaje kont obiektów definiuje się w oknie Rodzaje kont księgowych dostępnym z poziomu Menu pełne -> Obiekty uzupełniające wspólne. Dla dekretacji majątku trwałego przewidziano następujące konteksty: MT forma przyj. MT forma wlas. MT likwidacja MT przeznacz. MT okr. Rozl Konta księgowe MT forma przyjęcia Konta księgowe MT forma własności Konta księgowe MT sposób likwidacji Konta księgowe MT przeznaczenie Konta księgowe MT okres rozliczeniowy INSTRUKCJA Majątek Trwały 2 SIMPLE.ERP

4 MT sys. Amo MT klasyfikacja klasyfikacji) MT ewidencja Konta księgowe MT system amortyzacji Konta księgowe MT klasyfikacji GUS (działa także dla pozostałych Konta księgowe MT ewidencji MT źródła fin. Konta księgowe MT źródeł fin. Stanow. koszt. Konta księgowe stanowisk kosztów MTF Forma przyjęcia, Parametr może być wykorzystany jako kryterium filtrowania wartości na liście operacji, oknie ewidencji i tabelach amortyzacyjnych. Pole słownikowe, którego wartość jest zapisywana na karcie ewidencyjnej (karcie środka) w chwili zakładania karty, dla nowej pozycji majątkowej. Pole należy wypełnić parametrami na etapie strojenia modułu ERP.MT. Jako podstawowa, obligatoryjna cecha określająca pozycję majątkową, musi zawierać przynajmniej jedną wartość, która mogłaby być wybierana z listy podpowiedzi, na pierwszej zakładce karty. Definicja danej Forma przyjęcia zawiera: Identyfikator unikalny ciąg znaków jednoznacznie określający definiowaną formę przyjęcia; np. zakup, BO, aport. Maksymalna długość 15 znaków. Opis miejsce na opis szczegółowy formy przyjęcia środka trwałego. Maksymalna długość 60 znaków Forma własności Parametr może być wykorzystany jako kryterium filtrowania wartości na liście operacji, oknie ewidencji i tabelach amortyzacyjnych. Pole słownikowe, którego wartość jest zapisywana na karcie ewidencyjnej (karcie środka) w chwili zakładania karty, dla nowej pozycji majątkowej. Pole należy wypełnić parametrami na etapie strojenia modułu ERP.MT. Jako podstawowa, obligatoryjna cecha określająca pozycję majątkową, musi zawierać przynajmniej jedną wartość, która mogłaby być wybierana z listy podpowiedzi, na pierwszej zakładce karty. Definicja danej Forma własności zawiera: Identyfikator unikalny ciąg określający definiowaną formę własności. Maksymalna długość 15 znaków. Opis ciąg znaków zawierający informację opisującą formę własności. Maksymalna długość 60 znaków Likwidacja Parametr może być wykorzystany jako kryterium filtrowania wartości na licie operacji, oknie ewidencji i tabelach amortyzacyjnych. INSTRUKCJA Majątek Trwały 3 SIMPLE.ERP

5 Wartość pola wybierana jest z listy podpowiedzi jako pole wymagane do określenia szczegółów dokumentu Likwidacja całkowita i Likwidacja częściowa. Jeżeli przyczyna likwidacji jest podstawą do różnej dekretacji wartości netto likwidowanego składnika majątku jako koszt (np. koszt sprzedaży, itd.), lista powinna zawierać te właśnie przyczyny likwidacji. Przyczyna likwidacji jest też zapisywana na karcie środka, więc w przypadku wystawiania odrębnych dokumentów likwidacji w różnych systemach amortyzacji należy zwrócić uwagę, by podać w dokumentach tę samą przyczynę likwidacji. Definicja danej Likwidacja zawiera: Identyfikator unikalny ciąg znaków określający przyczynę likwidacji np.: sprzedaż, złomowanie, kradzież, niedobór, przekazanie nieodpłatne. Maksymalna długość 15 znaków. Czy sprzedaż w Tabeli amortyzacyjnej cz. I w układzie bilansowym, w kolumnie Lik. w roku, w wierszu sprzedaż powoduje wyodrębnienie i prezentację łącznej wartości tych dokumentów likwidacji całkowitej ze wskazaną przyczyną likwidacji, dla której została ustawiona flaga Opis rozszerzona, bardziej szczegółowa charakterystyka każdej definiowanej przyczyny likwidacji. Maksymalna długość 60 znaków Przeznaczenie Parametr może być wykorzystany jako kryterium filtrowania wartości na liście operacji, oknie ewidencji i tabelach amortyzacyjnych Pole słownikowe, którego wartość jest pobierana na karcie ewidencyjnej w chwili zakładania karty, dla nowej pozycji majątkowej. Pole należy wypełnić parametrami na etapie strojenia modułu ERP.MT. Jako podstawowa, obligatoryjna cecha określająca pozycję majątkową, musi zawierać przynajmniej jedną wartość, która mogłaby być wybierana z listy podpowiedzi, na pierwszej zakładce karty. Definicja danej Przeznaczenie zawiera: Identyfikator unikalny ciąg piętnastu znaków Opis opis szczegółowy przeznaczenia środka trwałego. Maksymalna długość 60 znaków Stanowiska kosztów Parametr może być wykorzystany jako kryterium filtrowania wartości na licie operacji, oknie ewidencji, tabelach amortyzacyjnych i arkuszu inwentaryzacji. Jeżeli w wyniku analizy określona zostanie potrzeba generowania dekretów z ERP.MT, należy szczególną uwagę poświęcić zagadnieniu budowania struktury organizacyjnej w SIMPLE.ERP w celu wykorzystania jej jako miejsc powstawania kosztów w odniesieniu do majątku trwałego. Przy bardzo rozbudowanej strukturze organizacyjnej lub złożonej dekretacji kosztów wykorzystania aktywów firmy, struktura organizacyjna może w znacznym stopniu odbiegać od definiowanych w ERP.MT stanowisk kosztów. INSTRUKCJA Majątek Trwały 4 SIMPLE.ERP

6 Stanowiska kosztów to pole słownikowe, którego wartość jest wskazywana po raz pierwszy w chwili tworzenia dokumentu Przyjęcia do używania, dla nowej pozycji majątkowej. Pole to należy wypełnić parametrami na etapie strojenia modułu ERP.MT. Jako obligatoryjna informacja na wartościowym dokumencie Przyjęcia składnika majątku, musi zawierać przynajmniej jedną wartość, która mogłaby być wybierana z listy podpowiedzi, na zakładce Miejsca użytkowania i osoby odpowiedzialne. Jako obligatoryjna informacja na wartościowym dokumencie Przyjęcia składnika majątku, musi zawierać przynajmniej Komórka wybór komórki z listy (listę tworzy struktura organizacyjna firmy) - pole nie jest wymagalne. Wskazanie komórki określa, że stanowisko kosztów dla rozliczenia kosztów używania pozycji majątkowej jest równoznaczne z komórką organizacyjną w strukturze firmy. Jednakże jest możliwość zdefiniowania wielu stanowisk kosztów dla jednej komórki organizacyjnej lub pominięcie wypełnienia pola Komórka przy definicji stanowiska kosztów. Identyfikator unikalny identyfikator miejsca użytkowania (może być zgodny z komórką lub inny). Maksymalna długość 15 znaków Opis miejsce na szczegółowy opis stanowiska kosztów środka trwałego. Maksymalna długość 200 znaków Sposób postępowania pole nie ma znaczenia w standardowym działaniu programu, można je wykorzystać do rozwiązań indywidualnych jako dodatkowe pole opisowe. Maksymalna długość 140 znaków Osoby odpowiedzialne Parametr może być wykorzystany jako kryterium filtrowania wartości na liście operacji, oknie ewidencji, tabelach amortyzacyjnych i arkuszu inwentaryzacji. Jako wyjątek - parametr nie jest wykorzystywany do dekretacji Osoby odpowiedzialne to pole słownikowe, którego wartość, po raz pierwszy, jest wskazywana w chwili tworzenia dokumentu Przyjęcia do używania, dla nowej pozycji majątkowej. Pole to należy wypełnić parametrami na etapie strojenia modułu ERP.MT. Jako obligatoryjna informacja, na wartościowym dokumencie Przyjęcia składnika majątku, musi zawierać przynajmniej jedną wartość, która mogłaby być wybierana z listy podpowiedzi, na zakładce Miejsca użytkowania i osoby odpowiedzialne. W lewym oknie należy wybrać pole słownikowe Osoby odpowiedzialne. W prawym oknie wymagane jest zdefiniowanie listy wartości dla tego pola. W tym celu można skorzystać z ikony dodaj, na górnej belce, nad otwartym oknem Słowniki, lub korzystając z Menu podręcznego pod prawym przyciskiem myszy (opcja Menu Dodaj ). Górne prawe okno ukaże listę zdefiniowanych wartości, a szczegóły każdej z nich definiuje się w dolnym prawym oknie. Pracownik wybór z listy pracownika-osoby odpowiedzialnej pole nie jest wymagalne. Jest też możliwość pominięcia pola Pracownik przy definicji osób odpowiedzialnych. Imię imię osoby odpowiedzialnej wpis ręczny, jeżeli pole Pracownik zostało pominięte. Maksymalna długość 15 znaków INSTRUKCJA Majątek Trwały 5 SIMPLE.ERP

7 Nazwisko nazwisko osoby odpowiedzialnej - wpis ręczny, jeżeli pole Pracownik zostało pominięte. Maksymalna długość 35 znaków Opis dodatkowe informacje dotyczące osób odpowiedzialnych, np. stanowisko. Maksymalna długość 200 znaków Lata obrotowe a okresy amortyzacji Parametr może być wykorzystany jako kryterium filtrowania wartości w tabelach amortyzacyjnych. Okres amortyzacji może być bezpośrednio związany z nadrzędnym parametrem SIMPLE.ERP(opcja standardowa zalecana), definiowanym w Obiektach uzupełniających wspólnych latami obrotowymi. Wówczas, zdefiniowane w SIMPLE.ERP lata obrotowe, stanowią podstawę do definicji pierwszego okresu amortyzacji, a ilość lat obrotowych utworzonych w systemie pozwoli na generowanie planów amortyzacji dla wszystkich tych lat. Dopisywanie kolejnych lat obrotowych pozwala na wygenerowanie dalszy planów amortyzacji w prosty i automatyczny sposób. Można też zdefiniować okres amortyzacji, który jako parametr wykorzystywany w ERP.MT nie będzie powiązany z latami obrotowymi., ale takie rozwiązanie jest bardzo rzadkie w praktyce wdrożeniowej. Opcją standardową i zalecaną jest definiowanie wyłącznie jednego okresu amortyzacji, dla jednoznaczności wprowadzanych informacji do systemu oraz powiązania go z rokiem obrotowym. Takie ustawienie parametru gwarantuje spójność danych zawartych w analitycznej ewidencji majątku w zestawieniu z zapisami syntetycznymi w ERP.FK, wtedy gdy dekretacja jest automatycznie przesyłana z ERP.MT według zdefiniowanych szablonów dekretacji. Definiowanie więcej niż jednego okresu amortyzacji może mieć zastosowanie dla obsługi bardziej złożonej problematyki ewidencji majątku. W lewym oknie należy wybrać pole słownikowe Okresy amortyzacji. W prawym oknie wymagane jest zdefiniowanie listy wartości dla tego pola. W tym celu można skorzystać z ikony dodaj, na górnej belce, nad otwartym oknem Słowniki, lub korzystając z Menu podręcznego pod prawym przyciskiem myszy (opcja Menu Dodaj ). Górne prawe okno ukaże listę zdefiniowanych wartości, a szczegóły każdej z nich definiuje się w dolnym prawym oknie. Definicja okresu amortyzacji Identyfikator unikalny ciąg znaków określający definiowane okresy rozliczeniowe. Maksymalna długość 15 znaków Opis - opis okresu rozliczeniowego. Maksymalna długość 40 znaków Podstawowy ustawiona flaga oznacza okres podstawowy. Podstawowym okresem amortyzacji może być tylko jeden okres, nawet jeśli parametryzacja przewiduje założenie więcej niż jednego. Księgowy okres rozliczeniowy wskazanie roku obrotowego z listy zdefiniowanych lat obrotowych. Wybór tej cechy wyklucza jednoczesne użycie cechy Stałe okresy Stałe okresy ustawiona flaga oznacza odrębną (nie powiązaną) od lat obrotowych definicję okresu amortyzacji, pozwala na wpisanie daty INSTRUKCJA Majątek Trwały 6 SIMPLE.ERP

8 Data początkowa (cecha definiowana wyłącznie przy wyborze Stałe okresy) data początkowa podokresu innego niż Pierwszy księgowy okres rozlicz. Rodzaj podokresu (cecha definiowana wyłącznie przy wyborze Stałe okresy) - określa rodzaj podokresu np. tydzień, miesiąc, rok Liczba podokresów (cecha definiowana wyłącznie przy wyborze Stałe okresy) - wpisujemy liczbę podokresów, które chcemy wygenerować Zakładka Definicje okresu - daje możliwość dodawania okresów z Simple.ERP Zakładka Definicje podokresu daje możliwość dodawania podokresów Definiowanie kolejnych lat obrotowych na podstawie księgowych okresów: Definiowanie kolejnych księgowych lat obrotowych odbywa się poprzez wcześniejsze zdefiniowanie nowego okresu w systemie (Obiekty uzupełniające wspólne -> Lata obrotowe) a następnie przejście do Słowniki -> Okresy amortyzacji i kliknięcie ikony amortyzacji. Generuj okresy W momencie generowania kolejnego okresu tworzy się również plan amortyzacji dla wszystkich aktywnych środków, więc operacja może trochę potrwać. Zwykle jest to kilka minut do maksymalnie pół godziny w przypadku dużych baz. Zalecane jest wykonanie odbudowy planu amortyzacji po wygenerowaniu nowego okresu. Więcej na ten temat w rozdziale Plany amortyzacji Systemy amortyzacji Parametr może być wykorzystany jako kryterium filtrowania wartości na liście operacji, raportach okna ewidencji oraz tabelach amortyzacyjnych Wartość tych samych pozycji majątkowych może być równolegle rozliczana w wielu systemach amortyzacji jednocześnie. ERP.MT daje możliwość definiowania wielu systemów amortyzacji, a następnie tworzenia odrębnej ich obsługi, za pośrednictwem zdefiniowanych dla nich dokumentów. Cała funkcjonalność ERP.MT wymaga od użytkownika wskazania systemu amortyzacji jako pierwszego parametru obsługi bieżącej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami (ustawa o rachunkowości, ustawy podatkowe), wymagane jest rozliczanie stanu i ruchu majątku według dwóch metod amortyzacji: Bilansowej, Podatkowej Metoda Bilansowa jako system amortyzacji bilansowy powinien być podstawowy (zaznaczona flaga podstawowy). Podstawowy system amortyzacji jest nadrzędnym systemem dla ERP.MT. Zakładając, że system bilansowy przechowuje informacje o pełnej wartości aktywów firmy (stanowi podstawę do ujęcia danych wartościowych w bilansie rocznym), status systemu podstawowy pozwoli na prawidłowość generowania danych w zestawieniach wartościowych. Z uwagi na to, że pozostałe systemy wspomagają w pewnym sensie rozliczenia kosztów w ramach roku obrotowego (system podatkowy, system NKUP, system walutowy), mogą wartościowo odbiegać od ewidencji w systemie bilansowym stanowiąc jej fragment. INSTRUKCJA Majątek Trwały 7 SIMPLE.ERP

9 Definicja systemu amortyzacji: Identyfikator ciąg unikalnych znaków jednoznacznie określający definiowany system ewidencji rachunkowej. Maksymalna długość 15 znaków Nazwa maksymalnie czterdziestoznakowy ciąg znaków zawierający informację opisującą system ewidencji rachunkowej Opis - Pole tekstowe do wprowadzenia dodatkowego opisu. Maksymalna długość 160 znaków Okres amortyzacji - wybór z listy okresu rozliczeniowego Czy podstawowy zaznaczenie flagi ustawia system podstawowy (jeżeli system podstawowy był już wcześniej ustawiony dla innego systemu amortyzacji, wyświetla się komunikat system ewidencji podstawowej jest już założony) - może być tylko jeden system podstawowy. Jest systemem wiodącym i podstawowym dla ERP.MT. Wskazane jest ustawienie flagi przy systemie bilansowym jako, że system bilansowy ma generować stany wartościowe majątku wykazywane w bilansie firmy. Domyślny ustawienie flagi powoduje podnoszenie wszystkich funkcji ERP.MT, z jednoczesnym wyświetleniem wartości w systemie zaznaczonym jako domyślny. Sugeruje się ustawienie flagi przy systemie bilansowym. Waluta - wybór z listy walut praktycznie nie wykorzystywana opcja Reszta z zaokrągleń tylko w ostatnim podokresie zaznaczenie flagi powoduje przeliczanie amortyzacji metodą liniową w jednakowych kwotach w każdym podokresie wszystkich lat obrotowych. Cała reszta z zaokrągleń matematycznych, wynikająca z przeliczenia wartości brutto przez stawkę % i podzielona na miesiące (podokresy) zostanie rozliczona jednorazowo, w miesiącu, w którym następuje całkowite umorzenie środka. Pozostawienie niezaznaczonej flagi powoduje rozliczanie różnicy z zaokrągleń w każdym roku obrotowym, w ostatnim jego miesiącu. Chociaż każda z metod jest dopuszczona przepisami do stosowania, jednak powszechnie stosowane jest rozliczanie różnic wynikających z zaokrągleń, w ostatnim podokresie każdego roku obrotowego. Liczny - umożliwienie włączenia/wyłączenia obsługi ilości środków dla wskazanego systemu amortyzacji. W słowniku systemów amortyzacji może występować kilka systemów z zaznaczoną opcją: obsługa ilości. Obsługa na dowolnym systemie amortyzacji będzie możliwa tylko z założeniem, że dla danej grupy majątku trwałego może być używany jeden system amortyzacji z zaznaczeniem obsługi ilości. Przykład: osobny system dla środków niskocennych i osobny dla wyposażenia, w obu mają być obsługiwane środki liczne. Istotna informacja ilość jest przypisana bezpośrednio do karty środka i nie ma powiązania z podziałem procentowym na miejsca powstawania kosztów dlatego ilościowe zmiany w ewidencji majątku należy obsługiwać poprzez likwidację częściową i przyjęcie tej samej ilości oraz wartości na nowy numer inwentarzowy dokumentem OT Źródła finansowania Parametr może być wykorzystany jako kryterium filtrowania wartości na liście operacji, raportach okna ewidencji oraz tabelach amortyzacyjnych. Jako wyjątek parametr nie jest wymagany dla uruchomienia bieżącej obsługi ewidencji majątku. Wartość tych samych pozycji majątkowych może być równolegle rozliczana według wielu źródeł finansowania jednocześnie w obrębie systemu amortyzacji. ERP.MT daje możliwość INSTRUKCJA Majątek Trwały 8 SIMPLE.ERP

10 bieżącej (rachunkowej) ewidencji składników majątku z równoczesną obsługą różnych źródeł ich finansowania. Pole słownikowe, którego wartość może być wybierana na karcie ewidencyjnej w chwili tworzenia dokumentu Przyjęcia do używania oraz Bilansu otwarcia dla nowej pozycji majątkowej lub w późniejszej obsłudze poprzez wystawianie dokumentu Zmiany wartości, Przyjęcie częściowe, Likwidacja częściowa przydzielającego lub korygującego dane źródło finansowania. Definicja źródeł finansowania: Identyfikator ciąg unikalnych znaków jednoznacznie określający źródło finansowania. Maksymalna długość 15 znaków Konto analityczne unikalny identyfikator numeryczny typu źródła, może być elementem analityki konta księgowego Opis miejsce na szczegółowy opis źródła finansowania. Maksymalna długość 60 znaków Systemy amortyzacji tu należy zaznaczyć system bądź systemy amortyzacji którego dotyczy źródło finansowania. Zwykle jest to jeden system bilansowy lub inny - dedykowany specjalnie do obsługi źródeł, tak, by wartość środka w systemie amortyzacji była zgodna z sumą jego źródeł finansowania Nazwy rodzajowe Parametr może być wykorzystany jako kryterium filtrowania wartości w raportach okna ewidencji oraz tabelach amortyzacyjnych. Jako drugi wyjątek parametr nie jest wymagany dla uruchomienia bieżącej obsługi ewidencji majątku. Na karcie środka występują dwa pola nazwy: nazwa rodzajowa do 40 znaków oraz nazwa do 140 znaków. Zdefiniowanie nazw rodzajowych w słowniku oraz ustawienie parametru w repozytorium Podpowiedź nazwy rodzajowej? = TAK umożliwia wybór nazwy ze słownika podczas wprowadzania karty środka. Rozwiązanie ma tę zaletę, że operator nie musi (a także nie może) wpisać nazwę rodzajowej ręcznie, a krótkie nazwy będą jednolite, łatwe do wyszukania oraz dodatkowo określą grupę środków. Definicja nazwy rodzajowej: Identyfikator ciąg unikalnych znaków jednoznacznie określający nazwę. Maksymalna długość 15 znaków Nazwa rodzajowa - Maksymalna długość 40 znaków Dane dodatkowe W polach Dana 1, Dana 2, Dana 3 definiuje się nazwy pól, które są w oknie Ewidencja (na zakładce Dane Ewid. Rach.) oraz na dokumentach przyjęcia środka do ewidencji na zakładce pozycja. INSTRUKCJA Majątek Trwały 9 SIMPLE.ERP

11 2. Parametry modułu MT W repozytorium danych znajduje się opcja umożliwiająca dodatkowe sparametryzowanie funkcjonalności modułu Majątek Trwały. Poniżej przedstawiamy listę parametrów i opis ich znaczenia: Rodzaj amo. dla środków trwałych Domyślny (czyli możliwy do zmiany na dokumencie przyjęcia) rodzaj amortyzacji dla środków trwałych Rodzaj amo. dla wyposażenia - Domyślny (czyli możliwy do zmiany na dokumencie przyjęcia) rodzaj amortyzacji dla wyposażenia INSTRUKCJA Majątek Trwały 10 SIMPLE.ERP

12 Rodzaj amo. dla niskocennych - Domyślny (czyli możliwy do zmiany na dokumencie przyjęcia) rodzaj amortyzacji dla niskocennych Rodzaj amo. dla niematerialnych - Domyślny (czyli możliwy do zmiany na dokumencie przyjęcia) rodzaj amortyzacji dla niematerialnych W/w parametry umożliwiają ustawienie domyślnego rodzaju amortyzacji (Liniowa, Jednorazowa itp.) dla konkretnego rodzaju majątku. Przy wystawieniu dokumentu BO lub OT będzie podpowiadany rodzaj amortyzacji zgodnie z parametrem. Rodzaj amortyzacji można zmienić w dokumencie. Amo. źródeł prop. do sys. amo.? - Czy przeliczać amortyzację źródeł proporcjonalnie do amortyzacji wg systemu? TAK oznacza, że suma amortyzacji wg źródeł finansowania będzie zgodna z amortyzacją wg systemu, do którego przypisano źródła. Parametr przydatny np. w sytuacji, gdy zwiększamy wartość środka umorzonego całkowicie. Przykład: środek o wartości początkowej 7000 PLN jest umorzony całkowicie bilansowo, stawka amortyzacji 30%. Zwiększamy jego wartość o 3000 PLN i przypisujemy to zwiększenie do źródła X. Miesięczne umorzenie dla źródła X będzie wynosiło 250 PLN - zgodnie z kwotą amortyzacji bilansowej, a nie 75 PLN, jak wynikałoby z przeliczenia 3000 x 30% / 12 miesięcy. NIE oznacza, że miesięczne umorzenie dla źródła X będzie wynosiło 75 PLN, jak wynika z przeliczenia 3000 x 30% / 12 miesięcy. Ustawienie działa tylko wtedy, gdy suma wartości wg źródeł finansowania jest równa wartości brutto środka. Proc. amo. ostatniej raty (%) - Przy jakiej różnicy proc. ostatnią ratę amortyzacji dopisać do poprzedniej? Jeżeli ostatnia rata amortyzacji będzie niższa niż amortyzacja z miesiąca poprzedniego razy procent z parametru to kwota ostatniej raty zostanie dodana do poprzedniej. Unikniemy wtedy groszowych amortyzacji ostatniego miesiąca. Spis składowej tworzy środek? - Czy spisanie w inwent. składowej dodaje automat. środek dla składowej? Parametr jest związany z edycją arkusza inwentaryzacji. Dla ustawienia parametru na NIE system zachowuje się po staremu tzn. po ręcznym dodaniu składowej środka sam środek nie jest naczytywany na arkusz. Dla ustawienie parametru na TAK po ręcznym dodaniu składowej środka środek jest naczytywany na arkusz. Dla obydwu ustawień: składowe mają jaśniejsze tło dodano kolumnę 'uwagi' gdzie dla pozycji ze składową jest informacja, do którego środka należy (dla wprowadzania prostego i z ręki) INSTRUKCJA Majątek Trwały 11 SIMPLE.ERP

13 Jeśli środek i składowe są spisane to składowe znajdują się pod środkiem. Podpowiedź nazwy rodzajowej? - Czy uzupełniać nazwę rodzajową z podpowiedzi? W słownikach dodano możliwość definiowania nazw rodzajowych - opcja "Nazwy rodzajowe" Jeśli parametr jest włączony wówczas pole nazwa rodzajowa w ewidencji, dok. OT, BO nie jest edytowalne (trzeba korzystać z podpowiedzi). Nazwy rodzajowej można używać jako filtru na raportach z ewidencji (działa z %) Wartość skład. w inwenta Czy przenosić wartość składowej do arkusza inwentaryzacji? TAK wraz z danymi składowych naczytywanych jako stan w arkuszu inwentaryzacyjnym będzie przenoszona ich wartość NIE wartość składowych naczytanych jako stan w arkuszu inwentaryzacyjnym będzie równa zero. Czy ilość z karty? parametr określenia, czy ilość środka na raportach z ewidencji ma być pobierana z karty czy tez wyliczana z dokumentów. Obsługa kodów numer obcy (EAN) parametr do włączania w oknie ewidencji jest pola 'Numer obcy (EAN)' wg którego możliwe jest generowanie kodów kreskowych oraz inwentaryzacja. INSTRUKCJA Majątek Trwały 12 SIMPLE.ERP

14 3. Klasyfikacje Obok klasyfikacji GUS i systemowego podziału majątku trwałego ze względu na rodzaj, użytkownik dostaje w ERP.MT bardzo wygodne narzędzie do tworzenia własnych dowolnych podziałów posiadanego majątku. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania własnych klasyfikacji w dowolnym układzie oraz z dowolnie złożoną strukturą. Dodatkowo, może w sposób dowolny pogrupować i określić dodatkowe informacje na kartach ewidencyjnych środków, poprzez dołączenie do żądanych poziomów klasyfikacji GUS własnych atrybutów opisujących majątek Klasyfikacja systemowa Klasyfikacja systemowa jest wbudowaną i niezmienną częścią aplikacji. Dzieli ona majątek na cztery podstawowe rodzaje: Środki trwałe, Niskocenne środki trwałe, Wartości niematerialne i prawne, Wyposażenie (jako kolejny rodzaj majątku niskocennego). Każdy rodzaj majątku jest - zgodnie z klasyfikacją systemową - grupowany w kolejnym, niższym poziomie tej klasyfikacji. Poziom ten złożony z 4 gałęzi jest jednakowy niezależnie od rodzaju majątku. Każda klasa tego poziomu określa status pozycji majątkowej i jest sterowana automatycznie przez aplikację: Nowe stan majątku, dla którego zostały już założone karty ewidencyjne. Ten status oznacza, że nie powstały jeszcze lub nie zostały zatwierdzone dokumenty pierwotnego przyjęcia do używania. Czynne - pozycje majątkowe, dla których istnieją już zatwierdzone dokumenty przyjęcia do używania. INSTRUKCJA Majątek Trwały 13 SIMPLE.ERP

15 Tymczasowe majątek, dla którego zatwierdzone dokumenty przyjęcia do używania zostały następnie anulowane. Stan majątku przejściowy pozwala na ponowne wystawienie dokumentu przyjęcia do używania. Zlikwidowane dla tej grupy majątku, dla której zostały zatwierdzone dokumenty likwidacji całkowitej we wszystkich systemach amortyzacji przypisanych do karty dokumentem przyjęcia lub bilansu owatrcia. Definiowanie nowego składnika majątku wymaga określenia rodzaju majątku jako pierwszej informacji na karcie. Klasyfikacja systemowa zawiera jeszcze jedną klasę, której obsługa różni się zasadniczo od obsługi pozostałych rodzajów majątku. Jest to klasa: Składowe. Składowe środków pozwalają na utworzenie odrębnych kart ewidencyjnych z własnymi, unikalnymi numerami inwentarzowymi. Ta grupa majątku nie może występować bezpośrednio na wartościowych dokumentach wystawianych w aplikacji. Obsługa kart składowych polega na dołączaniu ich do kart głównych pozostałych rodzajów majątku. Pozwala to na ich grupowanie w komplety, zestawy itp. Użytkownik może zadecydować, czy funkcje dołączania i odłączania części składowych będą generowały dokumenty zmian wartościowych dla karty głównej, której te czynności dotyczą. Opis obsługi składowych znajduje się w rozdziale Ewidencja Parametry klasyfikacji systemowej nie podlegają edycji i modyfikacji. Należy też pamiętać, że użytkownik posiada możliwość usunięcia karty ewidencyjnej wyłącznie wtedy, gdy jej status w klasyfikacji systemowej jest oznaczony jako Nowe i nie ma ona powiązania z żadnym dokumentem przyjęcia (w przeciwnym wypadku należy najpierw skasować dokument przyjęcia) Podstawowa klasyfikacja GUS Wprowadzenie informacji o klasyfikacji GUS jest wymagane przy kartach ewidencyjnych zaliczanych do środków trwałych według klasyfikacji systemowej. Pozostałe rodzaje majątku nie muszą zawierać tej informacji. O umiejscowieniu pozostałych rodzajów majątku w klasyfikacji GUS może indywidualnie zadecydować użytkownik. INSTRUKCJA Majątek Trwały 14 SIMPLE.ERP

16 Klasyfikacja podstawowa zawiera 9 podstawowych grup w swym pierwszym poziomie, które następnie zawierają dwucyfrowe oznaczenie podgrup (drugi poziom) oraz trzycyfrowe oznaczenie rodzajów (trzeci poziom). Zgodnie z obowiązującą klasyfikacją grupa 9 to INWENTARZ ŻYWY. Jednak z uwagi na to, że inwentarz żywy rzadko występuje w majątku firm, częstą praktyką staje się modyfikacja opisów tej grupy w celu ujęcia wartości niematerialnych i prawnych, które w standardowej klasyfikacji nie są ujmowane. Takie rozwiązanie przyjęte w ERP.MT pozwoli na prezentację w grupie 9-tej wartości niematerialnych i prawnych, wtedy gdy wybierane jest zestawienie według klasyfikacji GUS. Stwarza to dodatkową możliwość dekretacji grupy 9-tej na konta wydzielone dla tego rodzaju majątku. Należy jednak pamiętać, że klasyfikacja GUS stanowi jeden z warunków filtrowania w zestawieniach ERP.MT. Ujęcie w klasyfikacji GUS innych rodzajów majątku może być pomocne w celu rozróżnienia asortymentu, ale wówczas, aby uzyskać odrębne wartości, dla odrębnych rodzajów majątku należy używać filtra na jego rodzaj łącznie z filtrem na klasyfikację GUS. Klasyfikacja GUS obejmuje dziewięć podstawowych klas, które często stanowią podstawę do budowy analityk kont majątkowych w Planie Kont Mając na uwadze możliwość dekretacji według klasyfikacji GUS (jej najwyższego poziomu) stworzono możliwość ujęcia wzorca dekretu dla każdej klasy. Wzorce Konta księgowe definiowane są dla poszczególnych rodzajów operacji Klasyfikacje własne użytkownika i dane techniczne Wszystkie klasyfikacje dostępne w ERP.MT (z wyjątkiem klasyfikacji systemowej) mogą posłużyć do grupowania dodatkowych cech opisujących pozycje majątkowe na karcie ewidencyjnej jako Dane techniczne. W tym celu należy zdefiniować odpowiednie pola w Repozytorium, a następnie na zakładce klasyfikacji Atrybuty dla kart w klasyfikacji przypiąć obiekt z repozytorium, na wybranym poziomie wybranej klasyfikacji. W efekcie takiej parametryzacji pole do wypełnienia pojawi się na kracie tego środka, dla którego zostanie wskazany poziom w klasyfikacji ze zdefiniowanym atrybutem. Na poniższym rysunku przedstawiono przykład zdefiniowania i podpięcia danych technicznych. Nie musi to być pole tekstowe. Można zdefiniować typ prosty z listą wartości lub użyć klasy osadzonej. Podpięte w ten sposób dane techniczne można wykorzystać przy wyszukiwaniu i filtrowaniu kart w oknie ewidencji lub na wydrukach z ewidencji. Jest tez możliwość ich użycia przy definiowaniu zmiennych dekretacji. INSTRUKCJA Majątek Trwały 15 SIMPLE.ERP

17 Systemy klasyfikacji opisywane są następującymi atrybutami: Identyfikator unikalny 15-znakowy identyfikator systemu klasyfikacji, Nazwa 40-znakowy ciąg znaków opisujący system klasyfikacji Podstawowy system klasyfikacji nieedytowalne pole wyróżniające predefiniowany system klasyfikacji, będący podstawowym systemem klasyfikacji ERP.MT, Data utworzenia data utworzenia systemu klasyfikacji, Data modyfikacji data modyfikacji systemu klasyfikacji, Aktualny flaga określa czy system klasyfikacji jest aktualny, Wymagany prawnie flaga określająca, czy klasyfikacja jest wymagana prawnie, INSTRUKCJA Majątek Trwały 16 SIMPLE.ERP

18 Obligatoryjny flaga aktywna jeżeli system klasyfikacji jest obligatoryjny, Uzupełnialny flaga aktywa jeżeli system klasyfikacji jest uzupełnialny tzn. można uzupełnić o nowe gałęzie, Użytkownik użytkownik który założył lub modyfikował ostatni system klasyfikacji, Format pierwszego poziomu - w tym polu określamy format pierwszego poziomu klasyfikacji, Wypełnienie maski znak jakim zostanie uzupełniony format klasyfikacji, Separator - znak którym oddzielone są poszczególne formaty klasyfikacji, Opis dodatkowy opis systemu klasyfikacji. Klasyfikację GUS wprowadza się przy uzupełnianiu danych karty na dokumencie przyjęcia. Klasyfikacje własne podpina się do karty w oknie Ewidencja, na zakładce Klasyfikacje lub w oknie Klasyfikacje na zakładce Dołączone kart prawy przycisk myszy i Dodaj. INSTRUKCJA Majątek Trwały 17 SIMPLE.ERP

19 4. Operacje ERP.MT Dokumenty rejestrujące stan i ruch majątku trwałego firmy określane są w ERP.MT mianem operacji. ERP.MT wyposażony został we wbudowany zestaw kompletu zdarzeń, które w świetle przepisów mogą wystąpić w analitycznej ewidencji aktywów. Zdarzenia te określone są w module jako Rodzaj operacji. Tworząc poszczególne dokumenty użytkownik musi wskazać rodzaj operacji, którym się chce posłużyć, a dopiero w ramach rodzaju wybiera symbol dokumentu typ operacji, z podpowiadanej listy zdefiniowanych dokumentów dla wybranego rodzaju operacji. Rodzaje operacji w ERP.MT to: Bilans Otwarcia Przyjęcie do używania Zmiana wartości Zmiana umorzenia Zmiana stawki amortyzacji Likwidacja Zmiana miejsca Zmiana kwoty odpisu Zmiana osoby Zmiana współczynnika dla met. degresywnej Amortyzacja Likwidacja częściowa Przyjęcie częściowe Zmiana rodzaju amortyzacji Czasowe zawieszenie amortyzacji Dokumenty tworzone do poszczególnych rodzajów operacji różnią się budową oraz sposobem wypełniania. Generalny podział dokumentów jaki można wyróżnić to podział na: Dokumenty wpływające na zwiększenie wartości majątku w określonych systemach amortyzacji, INSTRUKCJA Majątek Trwały 18 SIMPLE.ERP

20 Dokumenty wpływające na zmniejszenie wartości majątku w określonych systemach amortyzacji, Dokumenty nie wpływające na wartość majątku firmy ogółem i nie powiązane z systemami amortyzacji, Dokumenty, których kierunek jest zwiększający to: BO Przyjęcie do używania Zwiększenie wartości Zwiększenie umorzenia Przyjęcie częściowe Funkcjonalność ERP.MT pozwala na definiowanie takich dokumentów dla dowolnej liczby systemów amortyzacji jednocześnie. Oznacza to w praktyce, że jednym dokumentem można przyjąć składnik majątku do wielu systemów amortyzacji, a następnie zwiększeń dla tego składnika można dokonywać podobnie określonymi dokumentami. Podobnie można definiować dokumenty zmniejszające wartość oraz zmieniające inne cechy.: Zmniejszenie wartości, Zmniejszenie umorzenia, Likwidacja częściowa, Likwidacja całkowita, Zmiana kwoty odpisu Zmiana stawki procentowej Zmiana rodzaju amortyzacji Czasowe zawieszenie amortyzacji Jedynym rodzajem dokumentu, który musi być definiowany odrębnie dla poszczególnych systemów amortyzacji jest: Amortyzacja Jest on tworzony automatycznie przez system i wymaga od użytkownika jedynie uruchomienia funkcji naliczania amortyzacji i wskazania odpowiedniego systemu. Dokumenty nie powiązane z systemem amortyzacji to: Zmiana miejsca użytkowania Zmiana osoby odpowiedzialnej Górna część każdego dokumentu to dane nagłówkowe, zorganizowane w formie zakładek tematycznych. Budowa danych nagłówkowych jest wspólna dla wszystkich dokumentów wystawianych w ERP.MT. W zakładce Nagłówek zawarte są informacje: wybrany typ operacji wybór typu operacji dostępny jest w formie listy, INSTRUKCJA Majątek Trwały 19 SIMPLE.ERP

21 Lista zawiera zdefiniowane w opcji Typy operacji dokumenty. Dla każdego rodzaju operacji użytkownik ma możliwość zdefiniowania dowolnej ilości dokumentów. Na liście pojawia się symbol (identyfikator) dokumentu, opis (nazwa) ułatwiający wybór prawidłowego dokumentu, informację o systemach amortyzacji (wpływ na sys. amortyzacji), których dotyczy dokument. unikalny identyfikator dokumentu Pierwszy zapis (ikona ) danych, wprowadzonych do dokumentu powoduje nadanie numeru kolejnego licznika dokumentu w ramach typu lub typów w zależności od parametrów ustalonych dla budowy symbolu dokumentu. data operacji Data operacji jest datą dokumentu, która może być wykorzystana jako data dekretu, gdy dekretacja dokumentów jest określona jako automatyczna według zdefiniowanego szablonu. Data jest podpowiadana przez system w zależności od wyboru okresu i podokresu ustawionego do pracy w SIMPLE.ERP. Jeżeli przy logowaniu do systemu został wybrany okres inny niż bieżący, wówczas system podpowiadając datę wskazuje zawsze ostatni dzień wybranego miesiąca. Przy otwarciu systemu według daty bieżącej data ta będzie podpowiadana w liście operacji dla każdego tworzonego dokumentu. data obowiązywania, Data obowiązywania jest odpowiedzialna za wpływ wprowadzonej wartości na plan amortyzacji. Np. środek z dokumentu przyjęcia wprowadzonego z datą operacji a datą obowiązywania będzie amortyzowany od czerwca Podstawowym warunkiem ograniczającym użycie daty w dokumencie jest przestrzeganie zasady chronologii zapisów. System tworzy historię dla każdej pozycji majątkowej i bezwzględną zasadą jest, aby zapisy tej historii posiadały logiczny ciąg chronologiczny i logiczny. Z tego też powodu system nie dopuszcza do zatwierdzenia dokumentów, które mogłyby zakłócić tę zasadę. INSTRUKCJA Majątek Trwały 20 SIMPLE.ERP

22 Przykładem takiej kolizji jest naliczenie i zatwierdzenie dokumentu Amortyzacji dla systemu bilansowego za sierpień 2011, a następnie próba zatwierdzenia dokumentu likwidacji w systemie bilansowym, z datą obowiązywania z lipca 2011 lub wcześniejszą, jak na poniższej ilustracji: KOMUNIKAT! Kolejnym i odwrotnym przykładem jest naliczenie i zatwierdzenie dokumentu Amortyzacji dla systemu bilansowego za sierpień 2011, a następnie próba zatwierdzenia dokumentu likwidacji w systemie bilansowym, z datą obowiązywania z września 2011 lub późniejszą. Komunikat Data obowiązywania jest poza dopuszczalnym zakresem dla środka w systemie BILANSOWY oznacz w tym przypadku, że próbujemy zlikwidować środek z pominięciem amortyzacji za wrzesień Najpierw należy naliczyć i zatwierdzić amortyzację bilansową a potem dopiero wystawić dokument likwidacji lub wystawić likwidację z datami sierpniowymi. KOMUNIKAT! operator, czy zadekretowany, rodzaj operacji, nazwa operacji oddział Wprowadzanie operacji Ręczne operacje majątku wprowadza się w dwóch miejscach: Duża Lista operacji (Menu pełne > Majątek trwały > Operacje > Lista operacji). tu wprowadzamy, zatwierdzamy, odtwierdzamy lub anulujemy operacje. Odtwierdzenie zatwierdzonej operacji do statusu roboczego regulowane jest uprawnianiami użytkownika lub grupy. Możliwe jest tylko wtedy, jeśli dokument nie jest zadekretowany i nie istnieją późniejsze chronologicznie operacje. Anulowanie zatwierdzonej operacji zmienia tylko status dokumentu ale nie można go skasować, edytować ani ponownie zatwierdzić. Regulowane jest uprawnianiami INSTRUKCJA Majątek Trwały 21 SIMPLE.ERP

23 użytkownika lub grupy. Możliwe jest tylko wtedy, jeśli dokument nie jest zadekretowany i nie istnieją późniejsze chronologicznie operacje. - ikona zapisu operacji (Ctrl-S) - ikona zatwierdzenia operacji (Ctrl-W) - ikona anulowania operacji - ikona odtwierdzenia operacji - ikona dekretacji - ikona anulowania dekretu - ikona podglądu dekretu - ikona Identyfikator uruchamia akcję zmiany daty operacji Mała Lista operacji (Okno Ewidencji stajemy na wybranej karcie majątku i klikamy ikonę Lista operacji ). Możemy tu przejrzeć dotychczasowe operacje wybranej karty (otwarcie dokumentu dwuklikiem na liście), lub za pomocą prawego przycisku myszy dodać nową operację, której pozycja będzie automatycznie (jednak z możliwością edycji) napełniona danymi karty, co zwiększa wygodę operatora. Tu wprowadzamy raczej operacje związane z pojedynczymi kartami majątku. Istotna jest także możliwość anulowania z poziomu małej listy tylko jednej pozycji operacji, podczas gdy pozostałe pozycje mają nadal status zatwierdzony stosuje się ją głownie w przypadku potrzeby anulowania amortyzacji dla jednej karty bez konieczności odtwierdzania całego dokumentu Data operacji i data obowiązywania w dokumentach Majątku Trwałego Każdy dokument wystawiany w obszarze MT.ERP posiada taką samą budowę nagłówka. Najważniejszymi elementami nagłówka są daty których odpowiednie ustawienie pozwala na uzyskanie poprawnych (chronologicznych) zapisów w bazie tzn. właściwej realizacji planu amortyzacji uzyskanie prawidłowych danych wartościowych na zestawieniach oraz prawidłowej dekretacji dokumentów. INSTRUKCJA Majątek Trwały 22 SIMPLE.ERP

24 DATA OPERACJI to data, która najczęściej jest wykorzystana jako data automatycznie generowanych dekretów i kluczowa data do ujęcia stanu majątku na zestawieniach. System przestrzegając chronologii zapisu nie dopuszcza do zatwierdzenia dokumentów, które tę chronologię zakłócają zwłaszcza wtedy gdy ich działanie wpływa na siebie wzajemnie. Przykładowo: jeśli zostanie dla jakiegoś środka zatwierdzony dokument amortyzacji z datą operacji 31.marzec 2012, to już dla tego środka nie można wystawić z datą wcześniejszą dokumentu zmiany wartości, umorzenia czy zmiany stawki procentowej. DATA OBOWIĄZYWANIA jest datą techniczną i bezpośrednio powiązaną ze skutkiem na amortyzacji. Zawsze gdy zatwierdzany jest dokument w obszarze MT.ERP to jego zatwierdzenie powoduje automatyczna przebudowę zapisów planu amortyzacji i tak data obowiązywania wskazuje: W dokumencie OT od kiedy rozpocznie się naliczanie amortyzacji W dokumencie Amortyzacji Za jaki miesiąc naliczono amortyzację W dokumencie Zmiany wartości (zmniejszenie, zwiększenie) od jakiego miesiąca zmieni się podstawa do amortyzacji W dokumencie zmiany umorzenia (zmniejszenie, zwiększenie) od jakiego miesiąca zmianie ulegnie wartość netto a tym samym zmianie ulegnie plan amortyzacji W dokumencie zmiany miejsca od jakiego miesiąca amortyzacja będzie rozliczana w innym stanowisku kosztów W dokumencie zmiany stawki (%)amortyzacji od jakiego miesiąca zmieni się % amortyzacji a tym samym zostanie przebudowany plan i wyliczona nowa kwota amortyzacji miesięcznej W dokumencie czasowego zawieszenia amortyzacji od jakiego miesiąca nie będzie naliczana amortyzacja, a podana w dokumencie ilość podokresów pozwoli na zamknięcie odpowiednich miesięcy w planie amortyzacji. Najbardziej wrażliwym dokumentem na prawidłowość użytej daty obwiązywania przy zatwierdzaniu jest jednak dokument likwidacji całkowitej ze względu na radykalny i ostateczny skutek zatwierdzenia go. Likwidacja całkowita to ostateczne zdjęcie z ewidencji majątku firmy pozycji majątkowej. Likwidacja całkowita zamyka również plan amortyzacji zerując w miesiącu likwidacji wszystkie zapisy wartościowe dotyczące tego środka w planie. Aby prawidłowo wystawić dokument likwidacji należy pamiętać, że system sprawdza sposób realizacji planu amortyzacji względem dat operacji i obowiązywania. Przykładowo: jeśli ma być zlikwidowany środek z datą operacji 31 marzec 2012, ma on mieć naliczoną jeszcze amortyzację w miesiącu marcu 2012, to wystawienie i zatwierdzenie tej likwidacji może nastąpić po naliczeniu i zatwierdzeniu amortyzacji za miesiąc marzec dla tego środka, a data obowiązywania powinna być (gdyż od miesiąca kwietnia nie będzie naliczana już amortyzacja). Jeśli zachodzi potrzeba wystawiania dokumentu likwidacji z datą operacji inną(wcześniejszą) niż ostatni dzień miesiąca, wówczas należy datę automatycznie wygenerowaną w naliczeniu amortyzacji z ostatniego dnia miesiąca przestawić na INSTRUKCJA Majątek Trwały 23 SIMPLE.ERP

25 wcześniejszą, jednakże mieszczącą się w zakresie tegoż miesiąca(w powyższym przykładzie najwcześniej pierwszy dzień m-ca marca) System blokuje możliwość zatwierdzenia likwidacji, jeśli data obowiązywania wskazuje, że nie naliczono jeszcze ostatniej zaplanowanej amortyzacji. Przy próbie zatwierdzenia pojawia się komunikat Data obowiązywania jest poza planem dla tego środka. Jeśli zatwierdzony dokument amortyzacji będzie miał datę ostatniego dnia miesiąca ( ) wówczas próba zatwierdzenia dokumentu likwidacji z datą wcześniejszą będzie blokowana przez system i komunikowana Istnieją zapisy zatwierdzone z datą późniejszą niż data operacji. Dlatego też, jeśli w praktyce firmy, dokumenty likwidacyjne na ogół mają być wystawiane z datą wcześniejszą niż ostatni dzień miesiąca, zaleca się, aby w każdym miesiącu, w utworzonym automatycznie dokumencie z naliczonej amortyzacji, przed zatwierdzeniem przesuwać datę operacji z ostatniego na pierwszy dzień miesiąca. Daje to swobodę użycia dowolnej daty operacji w dokumentach likwidacji. Tak zatwierdzony dokument likwidacji pozwoli na zestawieniach do marca (wg pow. przykładu) ująć środek wartościowo, a od kwietnia będzie występował z wyzerowaną wartością i umorzeniem. Po raz ostatni wystąpi wartościowo na zestawieniu rocznym (Tabela amortyzacyjna cz.i i II) za rok obrotowy, w którym uległ likwidacji (2012 wg powyższego przykładu) Opis operacji Przyjęcie do używania I bilans otwarcia Bilans Otwarcia to operacja, która na ogół ma zastosowanie tylko raz przy starcie pracy aplikacji. Dokument ten, podobnie jak przyjęcie do używania (na ogół o symbolu OT) jest pierwszym dokumentem, rozpoczynającym historię stanu i zmian pojedynczej pozycji majątkowej w ewidencji. Bilans otwarcia jest jednym z dwóch - obok przyjęcia do używania - rodzajów operacji, które umożliwiają założenie kompletnej karty majątku. Widok pozycji, z drobnymi różnicami, jest powtórzeniem widoku karty majątku w ekranie Ewidencji. Edycję dokumentu można przeprowadzić standardowym sposobem, czyli dodając kolejne pozycje i wypełniając je wymaganymi danymi. Można również wprowadzić najpierw karty majątku z poziomu okna Ewidencji, co jest o tyle wygodniejsze, że program umożliwia w nim kopiowanie kart. Następnie z poziomu Listy operacji zakładamy dokument BO i na początek wybieramy rodzaj majątku. Wówczas będzie można wybrać wprowadzone wcześniej karty z listy podpowiedzi: INSTRUKCJA Majątek Trwały 24 SIMPLE.ERP

26 Do pozycji naczytują się dane karty. Teraz należy uzupełnić niezbędne wartości, takie jak wartość początkowa i umorzenie początkowe. Można także zmienić podpowiadaną wg grupy GUS stawkę amortyzacji i przestawić sposób przedstawiania stawki amortyzacji z procentowej na miesięczną bądź wskazać Ilość (tylko dla środków licznych). Na zakładce Systemy amortyzacji podpowiadają się wartości wprowadzone w poprzednim kroku. Można je zmienić klikając w znacznik obok kolumny Kurs. W tym miejscu wyznaczony jest też rodzaj amortyzacji. W przypadku amortyzacji sezonowej należy wskazać miesiące amortyzacji klikając w trzy kropki obok nazwy kolumny Rodzaj. Zaznaczanie należy powtórzyć dla każdego systemu amortyzacji oddzielnie. Jeżeli w chwili zaznaczania nie istnieją jeszcze kolejne okresy to podczas ich tworzenia zaznaczenia będą przeniesione z ustawionych. INSTRUKCJA Majątek Trwały 25 SIMPLE.ERP

27 Wykorzystując ikonę Przelicz i wyświetl symulację planów amortyzacji plan amortyzacji jeszcze przed zatwierdzeniem dokumentu. można wyświetlić Do przełączania widoku planu można posłużyć się ikonami: - Pokaż bieżące pokazuje tylko bieżący rok(okres), odkliknięcie powoduje widoczność wszystkich okresów - Pokaz podokresy pokazuje miesiące (podokresy), odkliknięcie powoduje widoczność tylko sum rocznych (o ile włączona jest ikona Pokaż okresy) - Pokaż okresy pokazuje sumy roczne Obowiązkowo należy wypełnić dane zakładki Miejsca użytkowania i osoby odpowiedzialne. Dopiero teraz można zapisać pozycję dokumentu. Miejsce użytkowania Msc.uży. może być tylko jedno, natomiast komórki kosztowe K.koszt. mogą być liczne, odzwierciedlają bowiem podział procentowy amortyzacji na ośrodki kosztów. Suma wprowadzonych % musi być równa 100. INSTRUKCJA Majątek Trwały 26 SIMPLE.ERP

28 Zakładka Dane techniczne jest opcjonalna i służy do wprowadzenia wartości w zdefiniowanych wcześniej polach (patrz rozdział Klasyfikacje własne użytkownika i dane techniczne). Zakładka Źródła finansowania umożliwia wskazanie: System amortyzacji dla źródła Źródło (zdefiniowane wcześniej w oknie Słowniki) Wartość źródła - odpowiednik wartości początkowej dokumentu przyjęcia w systemie amortyzacji Wykorzystanie początkowe źródła odpowiednik umorzenia początkowego dokumentu przyjęcia w systemie amortyzacji Opis dodatkowy opis źródła (opcjonalne) Najwygodniejszą w późniejszym raportowaniu i kontroli źródeł jest sytuacja, gdy : wartość początkowa dokumentu przyjęcia w systemie amortyzacji = suma wartości źródeł umorzenie początkowe w systemie amortyzacji = suma wykorzystania początkowego źródeł Zakładka Parametry pozycji umożliwia wybór danych ze słownika/słowników przypiętych do typu dokumentu. Dane te są niekiedy wykorzystywane do dekretacji dokumentu. Przyjęcie do używania Dokument ten, podobnie jak Bilans Otwarcia (na ogół o symbolu BO) jest pierwszym dokumentem, rozpoczynającym historię stanu i zmian pozycji majątkowej w ewidencji. Układ i budowa dokumentu jest analogiczna jak dokumentu BO. OT może być dokumentem jednopozycyjnym lub wielopozycyjnym decyduje o tym parametr Operacja wielopozycyjna ustawiony w typie dokumentu. Zmiana wartości Zwiększenie wartości Dokument zwiększenia wartości ma dwie lub nawet trzy funkcje. Podstawową funkcją jest zwiększenie wartości brutto środka bez zmiany umorzenia. Nie wypełniamy wówczas pola Wartość końcowa. Tak, jak w innych rodzajach operacji wypełnienie Kwota operacji na pierwszej zakładce powoduje przeniesienie kwoty do zakładki systemów amortyzacji. Można je tam edytować. Kolejną funkcją dokumentu zwiększenia wartości jest obsługa źródeł finansowania. Jeżeli zwiększenie wartości zostało sfinansowane z konkretnego źródła, to wprowadzamy jako wartość źródła tę samą kwotę. Jeżeli wprowadzamy zwiększenie wartości z opóźnieniem i INSTRUKCJA Majątek Trwały 27 SIMPLE.ERP

29 towarzyszy mu dokument zwiększenia umorzenia wyrównujący zaległą amortyzację, to należy uwzględnić zwiększenie umorzenia w kolumnie Wykorzystanie pocz. na dokumencie zwiększenia wartości (gdyż dokument zmiany umorzenia nie posiada obsługi źródeł). Można wystawić dokument zwiększenia z zerową kwotą wartości i wprowadzić wyłącznie wartość źródła i jego wykorzystanie początkowe. Tak postępuje się przy wprowadzaniu bilansu otwarcia źródeł, gdy zaczynamy korzystać z funkcjonalności źródeł na działającej już od dawna bazie majątku. Metoda ta służy również do bieżącego korygowania źródeł. Należy pamiętać, że ujemne korekty źródeł wprowadzamy ze znakiem minus. Jeżeli nawet użyjemy typu dokumentu zmniejszenia wartości, to zmniejszenie źródeł i tak wprowadzamy z minusem. Bardzo istotne jest podanie prawidłowej kwoty wykorzystania początkowego źródła. W przypadku korekt należy ją przepisać z raportu Zestawienie wartościowe MT Ogólne wg źródeł finansowania, kolumna Wykorzystanie, wydrukowanego na dzień korekty. W przypadku wprowadzania bilansu otwarcia źródeł można użyć raport Zestawienie wartościowe MT Ogólne na dzień BO i kolumnę Umorzenie, proporcjonalnie do wartości źródła. INSTRUKCJA Majątek Trwały 28 SIMPLE.ERP

30 Ostatnią funkcją dokumentu zwiększenia wartości jest wyznaczanie wartości końcowej, zgodnie ze standardem MSR. Wystawiamy wówczas dokument zwiększenia wartości z zerową kwotą operacji i podajemy wartość końcową w polu obok. Wartość końcowa jest także przypisana do systemu amortyzacji i można ją edytować na zakładce systemów. Zatwierdzenie dokumentu z podaną wartością końcową powoduje, że miesięczna amortyzacja jest wyliczana od wartości brutto pomniejszonej o wartości końcową i ustaje w chwili, gdy wartości netto środka osiąga wartości końcową. Przykład takiej operacji widać na poniższym rysunku. Uwaga! Jeżeli wystawimy dokument gdzie Kwota operacji = 0 i pozostawimy Wartość końcowa = 0, to wartość końcowa ulegnie wyzerowaniu. Należy na to zwrócić uwagę przy wykorzystaniu zerowego zwiększenia wartości jako uzupełnienia źródeł finansowania. Zmniejszenie wartości Dokument działa analogicznie jak zwiększenie. Pomniejsza wartości brutto środka trwałego. Wykorzystanie multizaznaczenia, filtrowanie podpowiedzi kart Przy wprowadzaniu dokumentów rodzaju: zmiana wartości, zmiana umorzenia, likwidacja, likwidacja częściowa i zmiana kwoty odpisu można korzystać z multizaznaczenia na podpowiedzi kart, co znacznie usprawnia pracę. INSTRUKCJA Majątek Trwały 29 SIMPLE.ERP

31 1. Kliknąć w podpowiedź karty podnosi się okno Podpowiedź karty 2. Przy pomocy myszki i klawisza CTRL lub SHIFT możemy zaznaczyć wiele kart na raz 3. Po kliknięciu przycisku Wybierz otrzymamy wielopozycyjny dokument zmiany wartości o zerowych kwotach, które należy uzupełnić. Zwiększenie (lub zmniejszenie) umorzenia Dokument zmiany umorzenia jest stosowany najczęściej w przypadku konieczności korekty lub (zmniejszenia) jako element likwidacji częściowej. Widoczny jest na wydrukach tabel amortyzacyjnych w kolumnach Zwiększenia i Zmniejszenia w części Umorzenie. Na tym rodzaju operacji również działa multizaznaczenie na podpowiedzi kart, opisane dokładnie w rozdziale Zmiana wartości. Przyjęcie częściowe Dokument przyjęcia częściowego umożliwia powiększenie w jednym dokumencie wartości brutto i umorzenia środka, co przyspiesza wprowadzanie. Zamiast stosować dwa dokumenty zwiększenia wartości i zwiększenia umorzenia wystawiamy jeden dokument przyjęcia częściowego. Umożliwia on również obsługę ilości. Jeśli korzystamy ze źródeł finansowania, to w ramach jednego dokumentu możemy podać wszystkie zmieniane wartości. Stosowany np. przy dołączeniu nowego elementu zestawu lub ulepszeniu środka a także (w parze z likwidacją częściową) do przynoszenia ilości między środkami. W zależności od ustawienia flagi Pokazywać operację jako zmiany wartości w definicji typu dokumentu, jest wykazywany na wydrukach tabel amortyzacyjnych jako przyjęcie w roku lub zwiększenie. INSTRUKCJA Majątek Trwały 30 SIMPLE.ERP

32 Likwidacja częściowa Dokument likwidacji częściowej umożliwia zmniejszenie w jednym dokumencie wartości brutto i umorzenia środka, co przyspiesza wprowadzanie. Zamiast stosować dwa dokumenty zmniejszenia wartości i zmniejszenia umorzenia wystawiamy jeden dokument likwidacji częściowej. Umożliwia również obsługę ilości. Jeśli korzystamy ze źródeł finansowania, to w ramach jednego dokumentu możemy podać wszystkie zmieniane wartości. Stosowany np. przy likwidacji elementu zestawu, a także (w parze z przyjęciem częściowym) do przenoszenia wartości między środkami. Na wydrukach tabel amortyzacyjnych operacja jest wykazywana jako likwidacja w roku. Jeżeli przyczyna likwidacji (Słowniki > Likwidacja) ma zaznaczony parametr Czy sprzedaż to na wydruku 1.1.B Tabela amort. cz. I wg grup GUS (synte.), bilansowa pojawi się w drugiej linii, jako sprzedaż. Przy wystawianiu dokumentu, automatycznie podpowiadana jest bieżąca wartość początkowa oraz stan umorzenia. Pola wartości i umorzenia są jednak dostępne do modyfikacji i w wyniku edycji należy wpisać żądane wartości, przy czym wpisanie dowolnej kwoty w polu zmniejszenie wartości, powoduje automatyczne przeliczenie części umorzenia przypadającej na wskazaną część wartości. Wyliczona wartość umorzenia może zostać ręcznie skorygowana. Pole kwota operacji jest wypełniane przez system automatycznie bez możliwości modyfikacji przez użytkownika i stanowi wartość netto (koszt) likwidacji. Na tym rodzaju operacji również działa multizaznaczenie na podpowiedzi kart, opisane dokładnie w rozdziale Zmiana wartości. Jeżeli wprowadzimy pierwszą pozycję zwykłym trybem i ustawimy przyczynę likwidacji, dodamy kolejną pozycję i tu dopiero skorzystamy z multizaznaczania, to pozostałe dodane pozycje przejmą przyczynę likwidacji z pierwszej pozycji i nie trzeba będzie wprowadzać ich ręcznie w każdej pozycji. INSTRUKCJA Majątek Trwały 31 SIMPLE.ERP

33 Zmiana stawki amortyzacji Dokument umożliwia zmianę stawki dla systemu amortyzacji określonego w definicji typu, począwszy od podanej daty obowiązywania. W momencie zatwierdzenia plan amortyzacji jest aktualizowany nową stawką począwszy od miesiąca daty obowiązywania. Likwidacja całkowita Dokument likwidacji całkowitej zamyka historię środka w ewidencji. Zeruje ilość, wartość i ewentualne dane źródeł finansowania w systemie/systemach amortyzacji, których dotyczy dokument. Na wydrukach tabel amortyzacyjnych operacja jest wykazywana jako likwidacja w roku. Jeżeli przyczyna likwidacji (Słowniki > Likwidacja) ma zaznaczony parametr Czy sprzedaż to na wydruku 1.1.B Tabela amort. cz. I wg grup GUS (synte.), bilansowa pojawi się w drugiej linii, jako sprzedaż. Na tym rodzaju operacji również działa multizaznaczenie na podpowiedzi kart, opisane dokładnie w rozdziale Zmiana wartości. Jeżeli wprowadzimy pierwszą pozycję zwykłym trybem i ustawimy przyczynę likwidacji, dodamy kolejną pozycję i tu dopiero skorzystamy z multizaznaczania, to pozostałe dodane pozycje przejmą przyczynę likwidacji z pierwszej pozycji i nie trzeba będzie wprowadzać ich ręcznie w każdej pozycji. INSTRUKCJA Majątek Trwały 32 SIMPLE.ERP

34 Jeżeli dokument lub dokumenty likwidacji objęły wszystkie systemy amortyzacji w których ewidencjonowany był środek, to w danych podstawowych karty w oknie Ewidencji pojawia się napis Zlikwidowany a sama karta przechodzi w stan majątku Zlikwidowany. Jeżeli likwidacja nie objęła wszystkich systemów amortyzacji, to środek pozostaje czynny a fakt likwidacji jest widoczny tylko na zakładce karty Systemy amortyzacji. Zmiana miejsca użytkowania Dokument zmiany miejsca jako jedyny (obok zmiany osoby) nie jest powiązany z systemem amortyzacji. Umożliwia wydruk potwierdzenia zmiany lokalizacji i przeważnie służy również do aktualizacji podziału amortyzacji na stanowiska kosztów. Z tego drugiego względu bardzo istotne jest zachowanie właściwej chronologii. Dokumenty amortyzacji mają automatycznie nadawaną datę obowiązywania pierwszego dnia miesiąca, więc aby przyporządkowanie (i dekretacja) kosztów miesięcznej amortyzacji było zgodne z oczekiwaniem należy wystawiać dokument zmiany miejsca również z datą obowiązywania pierwszego dnia miesiąca. Data operacji może odpowiadać faktycznej dacie zmiany miejsca. W przykładzie poniżej data obowiązywania to a data operacji INSTRUKCJA Majątek Trwały 33 SIMPLE.ERP

35 Zmiana osoby odpowiedzialnej Umożliwia wykonanie operacji i wydruk potwierdzenia zmiany osoby odpowiedzialnej. Ponieważ nie jest powiązany z systemem amortyzacji ani dekretacją, to można go wprowadzić i zatwierdzić bez zachowania zasad chronologii. Wymogiem jest 100% odpowiedzialności materialnej przypadającej na jedną lub kilka osób. Masowa zmiana osoby lub miejsca funkcjonalność jest dostępna z poziomu okna ewidencji, pasek menu Okna pomocnicze > Zmiana osoby. Podnosi się okno parametrów, gdzie wskazujemy obecną i przyszłą osobę odpowiedzialną lub obecne i przyszłe stanowisko kosztów. Środkowa część okna pozwala na zastosowanie dodatkowych kryteriów a dolna na wskazanie typu operacji zmiany osoby lub zmiany miejsca. Kliknięcie przycisku OK spowoduje wygenerowanie wielopozycyjnego dokumentu zmiany osoby lub miejsca, dostępnego jako roboczy na liście operacji. Zmiana kwoty odpisu amortyzacyjnego Dokument umożliwia jednorazową zmianę kwoty amortyzacji za miesiąc daty obowiązywania w planie amortyzacji. Ten rodzaj operacji jest INSTRUKCJA Majątek Trwały 34 SIMPLE.ERP

36 bardzo przydatny, gdy chcemy skorygować wartość umorzenia tak, by na wydrukach tabel amortyzacyjnych kwota korekty była ujęta w kolumnie Amortyzacja. Na tym rodzaju operacji również działa multizaznaczenie na podpowiedzi kart, opisane dokładnie w rozdziale Zmiana wartości. Zmiana współczynnika dla met. degresywnej Amortyzacja Operacja może być zdefiniowana wyłącznie dla jednego systemu amortyzacji. Jest dokumentem wielopozycyjnym w całości zautomatyzowanym. Nie można go edytować, dodawać ani kasować pozycji itp. Jedynymi edytowalnymi elementami są pola nagłówka: Oddział, Adnotacje i Data operacji (ta ostatnia po naciśnięciu ikony Identyfikator, bywa zmieniana tylko w obrębie dni miesiąca amortyzacji, np. na 1 dzień miesiąca). Pole Oddział na nowo wygenerowanym dokumencie amortyzacji bywa często puste a ikona zatwierdzenia dokumentu jest nieaktywna. Wystarczy uzupełnić to pole wartością z podpowiedzi, zapisać i już można zatwierdzić dokument. Roboczy dokument amortyzacji można skasować z poziomu dużej listy operacji i naliczyć amortyzację powtórnie. Dekretacja amortyzacji Jeżeli typ dokumentu amortyzacji ma podpięty szablon dekretu i zaznaczony Zatw.gen.dekret (zatwierdzenie generuje dekret) to w momencie zatwierdzania będzie generowany dekret amortyzacji. Ta operacja może trwać dość długo w zależności od stopnia złożoności szablonu dekretu i ilości pozycji w dokumencie. Można też zadekretować dokument później, przy pomocy ikony Dekretuj. Dla dekretacji amortyzacji istotne są dwa parametry ustawiane w Repozytorium: Dekretacja wg pozycji dokumentu TAK automatyczny dekret tworzy się (sortuje) wg pozycji w dekretowanym dokumencie. Najpierw odczytywana jest pozycja dokumentu i kolejno przyporządkowywana do pozycji szablonu: INSTRUKCJA Majątek Trwały 35 SIMPLE.ERP

37 NIE automatyczny dekret tworzy się (sortuje) wg zdefiniowanych pozycji w szablonie dekretu. Najpierw odczytywana jest pozycja szablonu i kolejno przyporządkowywana do pozycji dokumentu: Do powyższego przykładu służył szablon dekretu: INSTRUKCJA Majątek Trwały 36 SIMPLE.ERP

38 Dekretacja przez tabele robocze TAK dekret tworzy się w odrębnej tabeli, co przy złożonym szablonie dekretu i wielopozycyjnym dokumencie przyśpiesza proces dekretacji, gdyż nie koliduje z pracą innych operatorów. NIE dekret tworzy się od razu we wskazanym w szablonie folderze dekretu, ustawienie domyślne. Dekretację amortyzacji przyśpieszy również rezygnacja z grupowania dekretów (linii dekretów o tym samym koncie księgowym) ustawiana w szablonie dekretu (znacznik Grupowanie przy pozycji szablonu). Skutkuje to wprawdzie dekretem o dużej ilości pozycji, ale przyspiesza proces dekretacji i umożliwia łatwe zweryfikowanie poprawności dekretu w powiązaniu z konkretną kartą majątku. Na przykład brak konta zespołu 5 w pozycji dekretu najczęściej (w zależności od konfiguracji programu) oznacza brak konta księgowego przy nowo założonym w Słowniku stanowisku kosztów. Odnajdujemy w oknie Ewidencji kartę środka wg opisu lub kwoty pozycji dekretu, sprawdzamy stanowisko kosztów ikoną Miejsce użytkowania i sprawdzamy definicję miejsca w Słowniku. Następnie uzupełniamy konto księgowe miejsca, a potem wycofujemy i ponawiamy dekretację amortyzacji. Naliczanie amortyzacji Powstaje automatycznie w wyniku uruchomienia funkcji naliczania amortyzacji w wybranym systemie amortyzacji. Naliczenie (czyli wygenerowanie dokumentów amortyzacji) możemy wykonać w dwóch miejscach: Menu pełne > Majątek trwały > Plany amortyzacji > Amortyzacja Po wybraniu w/w opcji pojawi się okno jak na rysunku poniżej z podpowiedzią domyślnego systemu amortyzacji oraz pierwszym rokiem i miesiącem w którym nie została jeszcze naliczona amortyzacja. W prawym rogu okna podawana jest liczba kart majątku której INSTRUKCJA Majątek Trwały 37 SIMPLE.ERP

39 dotyczyć będzie amortyzacja. Należy kolejno naliczyć amortyzację dla domyślnego i pozostałych systemów amortyzacji w zadanym miesiącu. Uwaga! Nie należy próbować naliczania amortyzacji za kilka miesięcy naraz należy zatwierdzić dokumenty amortyzacji za jeden miesiąc i dopiero potem można naliczać następny. Po kliknięciu przycisku Amortyzacja uruchomi się naliczanie i powstaje dokument, który możemy odnaleźć na dużej liście operacji. Menu pełne > Majątek trwały > Plany amortyzacji > Lista planów amortyzacji Po wybraniu w/w opcji pojawi się okno Listy planów z podpowiedzią domyślnego systemu amortyzacji oraz pierwszym rokiem i miesiącem w którym nie została jeszcze naliczona amortyzacja. Należy zaznaczyć pole Nienaliczona i odświeżyć listę klawiszem F5 lub ikoną Odśwież a następnie wybrać ikonę Amortyzacja i kliknąć przycisk Amortyzacja, jak na rysunku poniżej. Dokument amortyzacji utworzy się dla kart objętych filtrem okna. Ta INSTRUKCJA Majątek Trwały 38 SIMPLE.ERP

40 ścieżka naliczenia amortyzacji została udostępniona z uwagi na możliwość stosowania dodatkowych kryteriów filtrowania, dostępnych w zakładkach MT Podstawowe, MT rozszerzone i MT dodatkowe, np. naliczania amortyzacji tylko dla jednego rodzaju majątku lub stanowiska kosztów. Zmiana rodzaju amortyzacji umożliwia zmianę wybranej metody amortyzacji dla karty majątku przyjętej zatwierdzonym już dokumentem przyjęcia. Dostępne metody: degresywna, jednorazowa, liniowa, liniowa precyzyjna i sezonowa. Przy tworzeniu dokumentów zmiany metody amortyzacji należy pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami takiej zmiany możemy dokonać tylko wówczas, jeśli żadną inną INSTRUKCJA Majątek Trwały 39 SIMPLE.ERP

41 metodą nie została policzona i zatwierdzona amortyzacja dla obsługiwanej pozycji majątku. Od lipca 2012 będzie dodana możliwość zmiany rodzaju amortyzacji od początku kolejnego roku rozliczeniowego lub gdy środek jest już zamortyzowany całkowicie (w celu np. zmiany amortyzacji jednorazowej na liniową przed zwiększeniem wartości środka zamortyzowanego całkowicie o wartość wymuszającą amortyzację liniową). Oprócz w/w przypadków przy próbie zatwierdzenia operacji pojawi się komunikat: Czasowe zawieszenie amortyzacji umożliwia wykluczenie wskazanej ilości kolejnych miesięcy z planu amortyzacji, począwszy od miesiąca daty obowiązywania. Jak widać na poniższym rysunku zawieszenie na 5 podokresów od sierpnia 2011 spowodowało po zatwierdzeniu przesunięcie kolejnej amortyzacji na styczeń 2012, czyli wykluczenie sierpnia, września, października, listopada i grudnia Operacja jest stosowana często po np. wprowadzeniu zbyt późno otrzymanego dokumentu przyjęcia lub przeoczeniu konieczności amortyzacji środka wówczas jej uzupełnieniem jest dokument zmiany kwoty odpisu przenoszący całą brakującą kwotę amortyzacji do jednego miesiąca. Czasowe zawieszenie stosuje się również sporadycznie zamiast amortyzacji sezonowej Typy operacji Rozliczanie stanu i ruchu majątku trwałego odbywa się za pośrednictwem dokumentów określonych w ERP.MT mianem operacji. Różnorodność operacji zawartych w module INSTRUKCJA Majątek Trwały 40 SIMPLE.ERP

42 pozwala w sposób drobiazgowy zdefiniować dokumenty tworzące historię środka. Pełna dowolność w zakresie tworzenia symboli identyfikujących poszczególne operacje wpływa na możliwość tworzenia odrębnych zestawień w rozbiciu na typ i rodzaj operacji. Przygotowanie procesu obsługi listy operacji polega na zdefiniowaniu dokumentów obrotu w obszarze majątku trwałego. Proces ten jest złożony, a w jego efekcie zestaw dokumentów obsługi ewidencji majątku trwałego może być w pełni dostosowany do potrzeb użytkownika. Tworząc takie dokumenty należy uwzględnić własność modułu dotyczącą dekretacji - prawidłowa dekretacja jest realizowana za pośrednictwem szablonów dekretów definiowanych do poszczególnych dokumentów. Warto wspomnieć, że operacje rejestrujące przyjęcie na stan majątku jeszcze przed zatwierdzeniem są podstawą do generowania planu amortyzacji i jego zmian. Efekt pozostałych dokumentów wartościowych wpływa na przebudowę planu dopiero po ich zatwierdzeniu. Odznaczenie flagi Aktywny blokuje możliwość wybrania typu dokumentu na liście operacji. Zaznaczenie flagi Operacja wielopozycyjna umożliwia umieszczenie na dokumencie rodzaju przyjęcie do używania więcej niż jednego środka. Zaznaczona flaga Zatw. gen. dekret (Zatwierdzenie generuje dekret) powoduje generację dekretu w momencie zatwierdzania dokumentu. Jeśli flaga jest zaznaczona to niezbędne jest podpięcie szablonu dekretu. Flaga Dla oper. gen.automatycznie (dla rodzajów: przyjęcie do używania, zmiana wartości, zmiana umorzenia) nie ma obecnie żadnego znaczenia dla działania typów operacji. Typy operacji wskazuje się przed (zatwierdzenie arkusza inwentaryzacji) lub w momencie generowania dokumentów(z dokumentu zakupu lub przy dodawaniu składowych wartościowych z jednoczesnym generowaniem zwiększenia wartości). Należy tylko pamiętać, że operacje, które będą generowane automatycznie powinny mieć prostą maskę numeracji np. ~AM~B/&ROK2&/&MIES&/&LICZ3&. Zastosowanie innych zmiennych np. identyfikatora typu dokumentu, może spowodować, że maska nie będzie działała przy operacjach automatycznych. Zaznaczona flaga Ilość do pozycji (tylko dla rodzaju przyjęcie do używania) - przy generowaniu automatycznego dokumentu przyjęcia z dokumentu zakupu tworzona jest ilość kart i pozycji zgodna z kolumną ilość na dokumencie zakupu. Odznaczona flaga powoduje, że na wygenerowanym automatycznie dokumencie przyjęcia będzie jedna karta (środek liczny) z ilością zgodną z kolumną ilość na dokumencie zakupu. Zaznaczona flaga Pokazywać operację jako zmiany wartości (tylko dla rodzaju przyjęcie częściowe) powoduje prezentowanie wartości przyjęcia w tabelach amortyzacyjnych w kolumnie zwiększenie zamiast przyjęcie w roku. INSTRUKCJA Majątek Trwały 41 SIMPLE.ERP

43 Na zakładce systemów amortyzacji zaznacza się jeden lub więcej systemów, których będzie dotyczył typ dokumentu. Należy je ustawić rozważnie, gdyż nie da się użyć typu dokumentu na karcie środka, który nie jest przypisany do wszystkich systemów z typu dokumentu. Np. nie można użyć typu dokumentu likwidacji o systemach bilansowym i podatkowym dla karty przypisanej tylko do systemu bilansowego. Optymalne jest zdefiniowanie dla każdego rodzaju operacji: jednego typu dokumentu obejmującego wszystkie systemy amortyzacji oraz szereg odrębnych jednosystemowych typów dokumentów (tyle, ile jest systemów amortyzacji) Typy jednosystemowe są konieczne w sytuacji, gdy trzeba wykonać operację tylko na jednym systemie amortyzacji. Np. w przypadku, gdy data obowiązywania (czyli rozpoczęcia amortyzacji) w dokumencie przyjęcia jest inna w systemie podatkowym a inna w bilansowym. Kolejne wskazania to potrzeba skorygowania stawki, zmiany wartości itp. Zakładka Dane walutowe nie była wykorzystywana w dotychczasowych wdrożeniach INSTRUKCJA Majątek Trwały 42 SIMPLE.ERP

44 Zakładki Parametry nagłówka i Parametry pozycji, podobnie jak w pozostałej części systemu służą do podłączania słowników z Repozytorium. Wypełnione w dokumentach mogą służyć np. jako analityka w ich dekretacji Lista operacji Lista operacji umożliwia przeglądanie, przeszukiwanie zbioru operacji, jak również dodawanie, usuwanie i poprawianie operacji. Lista operacji podzielona jest na trzy części: Pierwsza część to warunki filtrowania dla wyświetlenia istniejących już dokumentów na ekranie komputera. Po uruchomieniu akcji Operacje zgłasza się standardowy filtr z dwiema zakładkami, Listę można filtrować dzięki ustawieniu w danych podstawowych : Rodzaj operacji co powoli wybrać z listy rodzaj operacji jako słownik wbudowany, z kompletnym zestawem zdarzeń opisujących stan i ruch majątku w firmie, Typ operacji wybór typu operacji z listy zdefiniowanych typów w obrębie rodzaju (o ile jest wybrany) Operator wybierany z listy użytkownik, który utworzył dokument, Sys.amortyzacji wybór żądanego systemu amortyzacji (nie można zrezygnować z jego wskazania), Data operacji gdzie możemy wprowadzić w zakresie od do przedział czasowy Flagi statusu operacji co pozwoli na wybór operacji zatwierdzonych, anulowanych, do zatwierdzenia, roboczych Flagi Zadekretowany i Czy zadekretowany zaznaczenie obu spowoduje wyświetlenie wyłącznie zadekretownaych dokumentów. Zaznaczenie tylko flagi Zadekretowany a pozostawienie pustej Czy zadekretowany spowoduje wyświetlenie tylko niezadekretowanych dokumentów. Odznaczenie flagi Zadekretowany spowoduje, że wyświetlane sa dokumenty bez względu na fakt zadekretowania bądź nie. Zaawansowane możliwości filtrowania po: Nr inwentarzowym wybór z listy, Rodzaju MT według klasyfikacji systemowej - wybór z listy, Wartość wpisanie szukanej wartości, Identyfikator operacji podając zakres, Likwidacja przyczyna likwidacji ze słownika GUS po klasyfikacji GUS, INSTRUKCJA Majątek Trwały 43 SIMPLE.ERP

45 Data przyjęcia do użytkowania wpisanie daty przyjęcia majątku Stan majątku (MT) - wybór z listy (czynny, zlikwidowany, nowy, tymczasowy), Stanowisko kosztów możliwość wyboru dokumentów dla jednego (wskazanego z listy) stanowiska kosztów, Źródło finansowania wybór z listy źródeł finansowania, możliwość wyboru dokumentów w których użyto wskazane źródło. Część środkowa to wyświetlane po użyciu klawisza odświeżania informacji na ekranie, w ramach użytych filtrów, nagłówki dokumentów. Dola część szczegółowa informacja o nagłówku i wartości ogółem dokumentu podświetlonego w środkowej części ekranu: W walucie operacji - wartości dokumentu wyświetlane w pierwszym wierszu odnoszą się wprowadzonych danych w pozycji dokumentu na pierwszej zakładce. W walucie systemu amortyzacji wartości dokumentu z drugiej zakładki Systemy amortyzacji w systemie amortyzacji wybranym w filtrach nagłówka listy. Przycisk trzech kropek po prawej stronie dolnej części okna przełącza widok z podsumowania na listę kart występujących w dokumencie: INSTRUKCJA Majątek Trwały 44 SIMPLE.ERP

46 Istnieje możliwość sparametryzowania formatki poprzez utworzenie skrótu do operacji na pulpicie i wybranie na nim opcji parametry skrótu. Tam dostępny jest parametr Typ operacji"- który pozwala na przyspieszenie obsługi dokumentów poprzez utworzenie poszczególnych ikon do poszczególnych typów operacji. Przy operacjach automatycznych np. naliczenie amortyzacji obok znacznika statusu operacji pojawia się litera Statusy dokumentów: - roboczy, nieaktywna ikona zatwierdzenia, należy uzupełnić pole oddział w nagłówku dokumentu - do zatwierdzenia, aktywna ikona zatwierdzenia - zatwierdzony - anulowany Ikony akcji: - zatwierdzenie - anulowanie zatwierdzenia - odtwierdzenie - dekretacja - podgląd dekretu - anulowanie dekretu - wyświetl/ukryj filtr (chodzi o pola filtru z nagłówka) - skrypt użytkownika - odświeżenie zawartości ekranu (F5) Raporty po użyciu ikon (podgląd wydruku) lub (wydruk) dostępne są raporty listy i raporty poszczególnych operacji. Lista operacji MT zawiera kilka raportów, po których wybraniu pojawia się filtr, różniący się minimalnie dla poszczególnych raportów: INSTRUKCJA Majątek Trwały 45 SIMPLE.ERP

47 Podstawowa lista zawiera nagłówki dokumentów i sumy wartosci w walucie wskazanego systemu amortyzacji oraz w walucie operacji Podstawowa w wal. oper. - lista zawiera nagłówki dokumentów i sumy wartosci w walucie operacji. Jest krótsza, ale należy pamiętać, że w przypadku dokumentów wielosystemowych z różnymi wartościami w poszczególnych systemach amortyzacji nie przedstawi miarodajnych wartosci (tylko wartości z pierwszej zakładki pozycji dokumentu) Szczegółowa - lista zawiera nagłówki i pozycje dokumentów oraz wartosci w walucie wskazanego systemu amortyzacji i w walucie operacji Szczegółowa w wal. oper. - lista zawiera nagłówki i pozycje dokumentów oraz wartosci tylko w walucie operacji. Jest krótsza, ale należy pamiętać, że w przypadku dokumentów wielosystemowych z różnymi wartościami w poszczególnych systemach amortyzacji nie przedstawi miarodajnych wartosci (tylko wartości z pierwszej zakładki pozycji dokumentu) W rozbiciu na st. kosztów lista zawiera wartośc i umorzenie w walucie wskazanego systemu amortyzacji zgrupowane kolejno wg dokumentów, poszczególnych kart i stanowisk kosztów. Na końcu znajduje się podsumowanie zbiorcze wg stanowisk kosztów. Zwarty i czytelny raport. W rozbiciu na źródła fin. - lista zawiera wartośc i umorzenie w walucie wskazanego systemu amortyzacji zgrupowane kolejno wg dokumentów, poszczególnych kart i źródeł finansowania. Na końcu znajduje się podsumowanie zbiorcze wg źródeł finansowania. Zwarty i czytelny raport. Wydruki operacji: Wydruki operacji podpowiadają się kontekstowo, w zależności od rodzaju operacji podświetlonej na liście, bądź otwartego dokumentu. Wydruk operacji amortyzacji. - Podstawowy Wydruk operacji BO - Podstawowy Wydruk operacji czasowego zaw. amort. - Podstawowy Wydruk operacji likwidacji częściowej. - Podstawowy Wydruk operacji likwidacji. - Podstawowy INSTRUKCJA Majątek Trwały 46 SIMPLE.ERP

48 Wydruk operacji OT - Podstawowy Wydruk operacji OT - Wielopozycyjny Wydruk operacji przyjęcia częściowego. - Podstawowy Wydruk operacji zmiany kwoty odpisu amo. - Podstawowy Wydruk operacji zmiany miejsca - Podstawowy Wydruk operacji zmiany miejsca - Środki trwałe - zmiana miejsca użytkowania Wydruk operacji zmiany osoby - Podstawowy Wydruk operacji zmiany osoby - Środki trwałe - zmiana osoby odpowiedzialnej Wydruk operacji zmiany rodzaju amo. - Podstawowy Wydruk operacji zmiany stawki amo. - Podstawowy Wydruk operacji zmiany umorzenia. - Podstawowy Wydruk operacji zmiany wartości. - Podstawowy Wydruk operacji zmiany wsp. - Podstawowy INSTRUKCJA Majątek Trwały 47 SIMPLE.ERP

49 5. Ewidencja ERP.MT zapewnia ilościowo-wartościowe ewidencjonowanie majątku trwałego firmy na dzień bieżący i historycznie. Każdy składnik majątku firmy ma swoją kartę zawierającą szczegółową informację o nim. Karta jest podzielona na zakładki grupujące zbliżone do siebie informacje, np.: informacje techniczne, finansowe. Ewidencja również umożliwia opisywanie elementów składowych danego majątku. System zapewnia usuwanie bądź dodawanie składników z majątku. W ERP.MT zastosowano wygodny sposób poruszania się po bazie danych. Przede wszystkim użytkownik ma możliwość wyboru klasyfikacji, która służy jako filtr. Znajdując się w korzeniu klasyfikacji użytkownik widzi na liście wszystkie składniki majątku przypisane do tej klasyfikacji. Wędrując w dół" drzewa, lista środków trwałych ogranicza się do składników majątku przypisanych do gałęzi podrzędnych względem tej, którą wybierze użytkownik. Z poziomu ewidencji można otworzyć okienka informacyjne, o ile środek trwały posiada zatwierdzone dokumenty wartościowe. Okienka te odświeżają się w momencie przewijania listy składników majątku, pokazując informacje związane z wybranym na liście składnikiem majątku. W ramach modułu ewidencji użytkownik ma możliwość tworzenia masek (formatów) numeru inwentarzowego majątku trwałego firmy. Dla każdego rodzaju majątku, który ma być ewidencjonowany w firmie musi zostać utworzony chociaż jeden format obowiązujący ( aktualny ). Maski mają długość do 20 znaków, mogą być ręczne (całkowicie dowolny ciąg znaków), półautomatyczne (np. automatyczny licznik ale ręczne uzupełnienie końcowych liter) lub całkowicie automatyczne. Elementami automatycznej numeracji mogą być identyfikatory danych słownikowych, czyli np. formy przyjęcia, formy własności, przeznaczenie oraz grupa GUS. Numer inwentarzowy musi być unikalny w ramach całej bazy majątku, system nie dopuści do utworzenia dwóch składników majątku o tym samym numerze. Dodatkowe informacje związane z zaznaczoną kartą dostępne są po kliknięciu ikon: INSTRUKCJA Majątek Trwały 48 SIMPLE.ERP

50 - osoba odpowiedzialna (w tym przegląd historii przydziału) - miejsce użytkowania / komórka kosztowa (w tym przegląd historii przydziału) - mała lista operacji - plan amortyzacji - konto księgowe karty (o ile jest zdefiniowane w rodzajach kont księgowych) - wersje karty, akcja działa na klasyfikacji innej niż systemowa i umożliwia przegląd wcześniejszych wersji karty: Okno Ewidencja ERP.MT składa się z trzech podstawowych części: drzewiastej struktury folderów klasyfikacji, zawartości wybranego folderu w formie listy, danych wybranej karty - w dolnej części Podstawową nawigację po drzewiastej strukturze folderów klasyfikacji umożliwia lewa górna część okna: drzewo folderów klasyfikacji. Prawa górna część okna przedstawia zawartość wybranego poziomu klasyfikacji - listę kart wybranego folderu. Dolna część okna służy do prezentacji i/lub wprowadzania danych dotyczących karty. Jest również możliwość wprowadzenia karty do kilku klasyfikacji równocześnie. W lewej górnej części okna Ewidencji można zmienić podział wyświetlanych kart wybierając go z podpowiedzi. Domyślny podział to Systemowy. W okienku obok można wpisać fragment szukanej nazwy w obrębie podziału (np. nazwisko pracownika, nazwa gałęzi klasyfikacji itp.) i kliknąć ikonę. INSTRUKCJA Majątek Trwały 49 SIMPLE.ERP

51 Pełna lista możliwych do wybrania podziałów: Klasyfikacja systemowa Podstawowa klasyfikacja GUS Osoba odpowiedzialna Miejsce użytkowania Stanowisko kosztów Rodzaj amortyzacji System amortyzacji Likwidacja Żródła finansowania Przeznaczenie Formy przyjęcia Formy własności Dane techniczne Jest to duże ułatwienie, gdyż pozwala na szybkie odnalezienie kart przypisanych do konkretnej osoby, stanowiska kosztów lub charakteryzujących się określoną daną techniczną. Tworzenie bazy danych należy rozpocząć od utworzenia kart ewidencyjnych całego majątku podlegającego rozliczeniu. W tym celu można skorzystać z ikony dodaj, na górnej belce, nad otwartym oknem Ewidencja, lub z Menu podręcznego pod prawym przyciskiem myszy (opcja Menu Dodaj kartę ). Zakładka Dane podstawowe Po wybraniu na liście karty już istniejącej w dolnej części okna pojawia się jej zawartość: Numer karty unikalny numer nadawany automatycznie przez system. Pole nieedytowalne. INSTRUKCJA Majątek Trwały 50 SIMPLE.ERP

52 Status status karty: A- aktualny - dane karty pobierane są do zestawień i raportów we wszystkich funkcjonalnych obszarach modułu ERP.MT. Status B poprawiony, wystepuje tylko przy przeglądaniu wersji karty. Wersja podaje numer wersji karty - jest to związane z modyfikacjami zapisów w karcie majątkowej, które zostają wprowadzone już po zatwierdzeniu wartościowego dokumentu przyjęcia do ewidencji. Jest możliwe edytowanie wszystkich wersji zmienianej karty. Wersje numerowane są kolejno chronologicznie tak, że najwyższy numer wersji określa jednocześnie ilość zatwierdzonych zmian w karcie. Najwyższy numer wersji jest wyświetlany jako obowiązujący (status A) Czy liczny ustawiona flaga określa że pod jednym nr inwentarzowym została zaewidencjonowana więcej niż jedna sztuka takich samych pozycji majątkowych z punktu widzenia wartościowego jak też cech wskazanych na karcie. Funkcjonalność tę można stosować przy ewidencji niskocennych składników majątkowych, a wskazana wartość na wartościowym dokumencie przyjęcia do ewidencji będzie łączną wartością wszystkich sztuk wykazanych na karcie. Obecnie ilość jest przypisana do karty środka a nie miejsca użytkowania lub stanowiska kosztów i w związku z tym zmianę ilościową między miejscami użytkowania w obrębie tej samej karty należy prowadzić poprzez likwidację częściową i przyjęcie przenoszonej ilości na nowym numerze inwentarzowym. Ilość - przy ustawieniu flagi na liczny mamy możliwość wpisania ilości Rodzaj majątku wybór z listy wbudowanego niezmiennego słownika. Dostępne rodzaje majątku podaje w jednoznaczny sposób pierwszy poziom klasyfikacji systemowej. Obowiązujące i powszechnie stosowane rodzaje majątku to: Środki trwałe, Niskocenne lub środki trwałe o niskiej wartości, Wartości niematerialne i prawne, Dodatkowo wprowadzono do klasyfikacji Wyposażenie (dając dodatkową możliwość rozdzielenia niskocennych pozycji majątku) Składowe dające możliwość wyszczególnienia w formie odrębnych kart charakterystyki części składowych dla kart pozostałych rodzajów majątku. GUS wybór klasyfikacji GUS z listy. Klasyfikacje GUS musimy wpisać każdorazowo jeśli tworzymy kartę dla środka trwałego. Wówczas jest to pole kontrolowane. W przypadku wyboru z pozostałych rodzajów majątku pole nie musi być wypełniane Produkt produkt wybierany z listy środków przyjętych w ERP.OT Dokument zakupu pojawia się automatycznie dla kart majątku powstałych z automatycznego dokumentu OT wygenerowanego z dokumentu zakupu Stan majątku stan majątku modyfikowany jest automatycznie przez system. We wszystkich rodzajach majątku klasyfikacja systemowa zawiera takie same podklasy: Nowy stan majątku, dla których zostały założone karty ewidencyjne, jednak nie posiadają one żadnych zatwierdzonych dokumentów przyjęcia do ewidencji, INSTRUKCJA Majątek Trwały 51 SIMPLE.ERP

53 Czynny stan nadawany w momencie zatwierdzenia wartościowego dokumentu przyjęcia do ewidencji. Tymczasowy to składnik majątku, dla którego wystawiony wcześniej i zatwierdzony dokument przyjęcia do ewidencji (OT) został anulowany. Będzie podpowiadany na liście kart możliwych do wybrania na dokumencie OT lub BO. Zlikwidowany status majątku nadawany po zatwierdzeniu całkowitej likwidacji we wszystkich systemach amortyzacji, w których był ewidencjonowany. Data obowiązywania data, w której miesiąc i rok wskazują moment rozpoczęcia naliczenia amortyzacji. Przy metodzie liniowej, degresywnej, jednorazowej i sezonowej, wpisywana data zawsze powinna być pierwszym dniem miesiąca. Ma to znaczenie dla poprawności działania modułu, gdyż jest możliwość wyboru metody liniowej precyzyjnej, której stopień szczegółowości odnosi się do wskazanego dnia w dacie obowiązywania. Data ewidencji i data operacji dokumentu przyjęcia środka Nr inwentarzowy unikalny, niepowtarzalny numer długości do 20 znaków nadawany każdej karcie majątkowej w systemie. Równolegle z nadaniem nr inwentarzowego powinno być realizowane oznakowanie składnika majątku, dla którego powstała karta majątkowa. Tylko tak realizowana obsługa ewidencji gwarantuje rzetelne ujęcie majątku i rozliczenie inwentaryzacji. Warunkiem nadania numeru inwentarzowego jest wcześniejsze utworzenie maski (formatu) tego numeru. Po zapisie karty pole staje się nieedytowalne, ale można zmienić numer korzystając z ikony Identyfikator. Gdy karta ma status Czynny również można zmienic numer korzystając z opcji Zmień lub Popraw dane karty dostępnej pod prawym przyciskiem myszy. Nazwa rodzajowa 40 znakowa nazwa skrócona wpisywana ręcznie lub wybierana z podpowiedzi nazw zdefiniowanych w słowniku (dokładniejszy opis w rozdziale Słowniki Nazwy rodzajowe) Nazwa pełna - do 140 znaków. Numer obcy (EAN) do 60 znaków. Pole przydatne do wprowadzenie poprzedniego numeru inwentarzowego, numeru fabrycznego lub innej informacji, którą chcielibyśmy mieć łatwo dostępną w oknie ewidencji. Przycisk gwiazdki obok nazwy kolumny umożliwia przełączenie widoku kolumny w oknie Ewidencja na a potem sortowanie i wyszukiwanie wg tego numeru. Formy własności wybór z listy zdefiniowanej w parametrach ERP.MT Przeznaczenie wybór z listy przeznaczenia środka trwałego Forma przyjęcia wybór z listy zdefiniowanej w parametrach INSTRUKCJA Majątek Trwały 52 SIMPLE.ERP

54 Kolejne zakładki przedstawiają kompletną informację o pozycji majątkowej. Zakładka Dane dodatkowe Użytkownik użytkownik który założył lub ostatni modyfikował kartę środka, Dostawca wybór z listy dostawcy, od którego uzyskaliśmy majątek Opis dodatkowy opis karty, pole długości do 2000 znaków Zakładka Dane ewid. rach. zawiera edytowalne w nowych kartach pola dat przekazania i zakupu oraz nieobligatoryjne pole Rok produkcji. Pole Pierwotna stawka amortyzacji jest pobierane z dokumentu przyjęcia i nie jest edytowalne. Pole Data przekazania jest aktualizowane przez dokument przyjęcia karty datą operacji z dokumentu. Zakładka Systemy amortyzacji Następna zakładka to dane o ewidencji rachunkowej wypełniane przez system automatycznie w ślad za zatwierdzeniem dokumentu przyjęcia. Przedstawiane kwoty wynikają z wartości zatwierdzonych dokumentów w systemie amortyzacji (w tym zatwierdzonej amortyzacji) Zakładka Dane techniczne umożliwia wprowadzenie dodatkowych danych powiązanych ze środkiem. INSTRUKCJA Majątek Trwały 53 SIMPLE.ERP

55 Zakładka Klasyfikacje pozwala na podgląd przynależności i dodanie karty do dodatkowej klasyfikacji (prawy przycisk myszy na szarym polu i Dodaj). W tym samym miejsca można tez odpiąć karte od dodatkowej klasyfikacji. Klasyfikację GUS zmienia się tylko na zakładce Dane podstawowe. Zakładka Źródła finansowania umożliwia przegląd powiązanych z kartą źródeł i ich wartości. Bez użycia dodatkowych przycisków widać tylko podsumowania wartości wprowadzonych zatwierdzonymi dokumentami. Na poniższym rysunku trzecia linia z ujemną wartością jest korektą drugiej linii. Inaczej niż w systemach amortyzacji - każde wprowadzenie źródła, nawet o tym samym identyfikatorze, jest traktowane przez system jako oddzielne źródło i od każdego naliczane jest wykorzystanie (odpowiednik amortyzacji) Przycisk w prawym rogu zakładki służy do przeglądu źródeł anulowanych (czyli powiązanych z anulowanymi dokumentami). Źródła anulowane wyświetlane są na czerwono. Kliknięcie przycisku trzech kropek w prawym rogu zakładki rozwija źródło na poszczególne miesiące. Na rysunku poniżej widać, że wykorzystanie jest zatwierdzone do sierpnia 2011 a najbliższy miesiąc naliczenia to styczeń 2012 (środek ma czasowe zawieszenie amortyzacji). Wykorzystanie źródeł w okresie jest ściśle powiązane z planem amortyzacji. INSTRUKCJA Majątek Trwały 54 SIMPLE.ERP

56 Zakładka Składowe pozwala na przegląd, podłączanie i odłączanie składowych od karty środka. Najpierw należy zdefiniować składowe karty dodając nowe karty o rodzaju składowe. Jeżeli prowadzimy również wartościową ewidencję składowych to wpisujemy wartość na zakładce Dane ewid. Rach. Wprowadzamy tam również datę zakupu. Następnie możemy podłączyć dodane składowe do karty środka, ustawiając się na karcie środka ( nie składowej, ale środka, do którego podłączamy składowe) i klikając Dodaj prawym przyciskiem myszy na szarym polu zakładki Składowe Po wskazaniu składowej jest ona podpinana pod kartę. Aktualizujemy datę obowiązywania. Jeśli podłączenie składowej wiąże się z operacją zwiększenia wartości lub przyjęcia częściowego to klikamy flagę Czy gen.zm.wart.. Teraz klikamy ikonę Zapisz lub Ctrl-S. Pojawia się okno z listą typów operacji przyjęcia częściowego i zwiększenia wartości INSTRUKCJA Majątek Trwały 55 SIMPLE.ERP

57 Po wybraniu typu i kliknięciu przycisku Generuj tworzy się dokument zwiększenia zgodny z wybranym typem. Możemy go odnaleźć na dużej lub małej liście operacji i zatwierdzić lub skasować. Dokument opatrzony jest automatyczną adnotacją Zmiana wartości środka o część peryferyjną - składowa nr:. Generowanie dokumentu zmiany wartości jest dowolne. Wartość składowej służy tylko za podstawę do utworzenia dokumentu, ale znajduje się na nim karta środka a nie składowej. Nie pozostaje żadne wewnątrzsystemowe powiązanie między dokumentem a składową. Mechanizm generowania jest usprawnieniem, można dodać dokument zwiększenia wartości oddzielnie lub nie tworzyć go wcale. Podczas odłączania składowej system zachowuje się analogicznie. Podpowiada listę typów dokumentów zmniejszenia i likwidacji częściowej i możemy wygenerować operację. Odłączona karta otrzymuje status Tymczasowy. Z chwilą podpięcia składowej karta składowej zyskuje w ewidencji status zgodny ze statusem karty (zazwyczaj Czynny), do której została podłączona. Na zakładce Składowe składowej widać kartę, do której jest podłączona. Kliknięcie przycisku pozwala na wyświetlenie nieaktywnych już, wcześniejszych powiązań z innymi kartami środków. Jeżeli zlikwidujemy całkowicie środek z podłączonymi składowymi, to składowe również zmienią status na Zlikwidowany i nie będzie można ich ponownie podłączyć do innego środka. INSTRUKCJA Majątek Trwały 56 SIMPLE.ERP

58 Wielu użytkowników nie prowadzi wartościowej ewidencji składowych, wykorzystując je wyłącznie do ewidencji elementów środka, korzystając ewentualnie z możliwości przełączania składowych między kartami środków. Wartości składowych są standardowo ujmowane na wydrukach z poziomu okna Ewidencji: Karta MT - Ogólny (wersja 2) wartości bez podsumowania Zestawienie wartościowe MT - Ogólne - z filtrem na dane techniczne - z podsumowaniem wartosci składowych Składowe są elementem pomocniczym, podlegają jednak inwentaryzacji i można przenosić do arkusza ich wartość. Odpowiada za to parametr Wartość skład. w inwenta opisany wraz z innymi parametrami repozytorium w rozdziale instrukcji Parametry modułu MT. Nie ma funkcjonalności zwiększania lub zmniejszania wartości składowych. Kopiowanie kart poprzez pomocnicze funkcje Kopiuj -> Dodaj -> Wklej kartę w oknie Ewidencji Kolejne karty ewidencyjne o takich samych cechach można tworzyć przy użyciu funkcji kopiowania karty. Kopiowanie realizowane jest w trzech etapach z menu pod prawym przyciskiem myszy: Polecenie kopiuj kartę musi być wykonane na karcie, z której dane mają zostać przekopiowane do nowej karty Polecenie dodaj kartę musi być wykonane na liście kart, Polecenie wklej kartę musi być wykonane na karcie nowo dodanej w liście operacji. Odbudowa planu amortyzacji dla karty w oknie Ewidencji Odbudowa planów amortyzacji jest funkcją naprawczą, gdyż niekiedy zdarza się, że zatwierdzenie lub odtwierdzenie operacji nie zaktualizuje planu amortyzacji środka. Można ją użyć zawsze, gdy podczas próby zapisu lub zatwierdzenia operacji otrzymujemy komunikat, że data obowiązywania jest poza zakresem planu amortyzacji środka. W oknie ewidencji można wykonać odbudowę planów amortyzacji dla aktualnej (zaznaczonej) karty wciskając kombinację klawiszy Ctrl-F12. Pojawi się pytanie o odbudowę i po potwierdzeniu TAK odbudowa się wykona. Wydruki z okna Ewidencji: Lista dostępnych wydruków podpowiada się po kliknięciu ikony (podgląd wydruku) lub (wydruk). Wygląd filtru dla wszystkich raportów (oprócz etykiet i karty) jest zbliżony: INSTRUKCJA Majątek Trwały 57 SIMPLE.ERP

59 Warto pamiętać o ustawianiu daty operacji (jak na rysunku wyżej) aby uzyskać raport wg stanu na dzień, zwłaszcza przy uzgadnianiu stanu majątku z tabelą amortyzacyjną cz.i. Istotne jest także znaczenie filtru Stan majątku odnosi się on do aktualnego a nie na dzień stanu, więc drukując raporty na poprzednie okresy nie należy go używać. Jednak bez jego wykorzystania na wydruk trafiają także środki zlikwidowane, z wartością 0. Aby je wyeliminować można posłużyć się filtrem na Wartość brutto od 0,01 do ,99. Etykiety MT umożliwia wydruk etykiet z kodami kreskowymi na papier samoprzylepny w kilku predefiniowanych formatach. Karta MT Ogólny wydruk aktualnej lub, po skorzystaniu z filtrów - wielu kart z możliwością wyboru danych dodatkowych w postaci systemów amortyzacji, klasyfikacji, danych technicznych, składowych, miejsc użytkowania, osób odpowiedzialnych oraz operacji Karta MT - Ogólny (wersja 2) wydruk aktualnej lub, po skorzystaniu z filtrów - wielu kart. Zawiera podobne dane ale w bardziej zwartym, tabelarycznym układzie. Nie można zrezygnować z danych dodatkowych. MT wg dokumentu przyjęcia Ogólny Zwarte, poziome zestawienie wartościowe majątku z dodatkowymi kolumnami z identyfikatorem i datą dokumentu przyjęcia, stawką amortyzacji i stanowiskiem kosztów. MT wg dokumentu przyjęcia - Ogólny wg grup GUS identyczny układ jak raport 4, z tym, że dane zgrupowane są wg grup GUS (z międzysumami) MT wg dokumentu przyjęcia - Ogólny z datą zakupu - identyczny układ jak raport 4, z dodatkową kolumną na datę zakupu MT wg miejsc - komórek kosztowych Poziome zestawienie wartościowe majątku, zgrupowane wg stanowisk kosztów (z międzysumami) MT wg miejsc - komórek kosztowych (syntetyczny) Pionowe syntetyczne zestawienie wartości i umorzenia przypadającego na stanowiska kosztów MT wg miejsc - komórek kosztowych grupowane wg GUS - identyczny układ jak raport 7 z dodatkowym grupowaniem wg GUS wobrębie stanowisk kosztów MT wg miejsc - miejsc użytkowania Pionowe zestawienie wartościowe majątku, zgrupowane wg miejsc użytkowania (z międzysumami) MT wg numeru inwentarzowego Ogólny Pionowe zestawienie wartościowe majątku zawierające w dodatkowych liniach informacje i stanowiskach kosztów i miejscu użytkowania. INSTRUKCJA Majątek Trwały 58 SIMPLE.ERP

60 MT wg numeru inwentarzowego Szczegółowy - identyczny układ jak raport 11 z dodatkowymi informacjami w dodatkowych liniach, jak nazwa pełna, wartośc pierwotna, przeznaczenie, formy przyjęcia, GUS itp MT wg osoby odpowiedzialnej - Ogólny - Pionowe zestawienie wartościowe majątku, zgrupowane wg miejsc użytkowania (z międzysumami) MT wg osoby odpowiedzialnej - Ogólny (syntetyczny) - Pionowe syntetyczne zestawienie wartości i umorzenia przypadającego na osobę odpowiedzialną Zestawienie wartościowe MT - Ogólne - bez danych technicznych i składowych - Zwarte, pionowe zestawienie wartościowe majątku Zestawienie wartościowe MT - Ogólne - z filtrem na dane techniczne - identyczny układ jak raport 15, ale można - po zaznaczeniu w filtrze opcji Składowe i Dane techniczne uzyskać także te dane, w tym podsumowanie wartości składowych dla środka. Jest również możliwość odszukania majątku wg wartości danej technicznej wpisując w drugiej zakładce filtru szukany ciąg znaków, np: Zestawienie wartościowe MT Ogólne - identyczny układ jak raport 16, bez możliwości filtrowania wg wartości danych technicznych i podsumowania wartości składowych. Zestawienie wartościowe MT - Ogólne wg klasyfikacji GUS Zwarte, pionowe zestawienie wartościowe majątku, zgrupowane wg kolejnych gałęzi klasyfikacji GUS, z międzysumami, jak w przykładzie poniżej: Zestawienie wartościowe MT - Ogólne wg źródeł finansowania Pionowe zestawienie wartościowe majątku, zawierające oprócz wartości w systemie amortyzacji także (w kolejnych liniach) wartości źródeł finansowania. Zgrupowane kolejno najpierw wg źródeł a potem wg kart majątku, z międzysumami dla źródeł. Zestawienie wartościowe MT - Ogólne wg źródeł finansowania grup. GUS poziomy raport zawiera dane analogiczne, jak raport 19, w układzie zgrupowania kolejno wg GUS, źródeł finansowania i karty majątku. Zestawienie wartościowe MT Szczegółowe Zwarty, pionowy raport przedstawiający wszystkie operacje wartościowe dla karty majątku wraz z podsumowaniem dla karty, jak na poniższym przykładzie: INSTRUKCJA Majątek Trwały 59 SIMPLE.ERP

61 INSTRUKCJA Majątek Trwały 60 SIMPLE.ERP

62 6. Plany amortyzacji System daje możliwość generowania planów amortyzacji, tworzenia zestawień i analizę tych danych przy użyciu różnego rodzaju filtrów. Dzięki takiej organizacji znamy dokładną wartość amortyzacji za każdy wskazany miesiąc jeszcze przed rozpoczęciem naliczenia. Wartość ta ulega zmianie poprzez kolejne zatwierdzanie dokumentów wartościowych ruchu majątku (OT, zwiększenie i zmniejszenie wartości, likwidacja, czasowe zawieszenie amortyzacji, zmiana kwoty odpisu, zmiana stawki amortyzacji). Lista planów amortyzacji jest podstawowym miejscem do analizy wartościowej stanu i ruchu w majątku firmy. Planów amortyzacji dla danego majątku jest tyle ile systemów ewidencji, do których przypisano dany składnik. Dla każdego majątku występuje co najmniej jeden plan amortyzacji - plan podstawowy. Wśród dowolnej liczby zdefiniowanych systemów należy wskazać i oznaczyć, który z nich jest systemem podstawowym. Podstawowy może być tylko jeden system amortyzacji, decyduje o prawidłowym ujęciu pozycji majątku na wielu zestawieniach wartościowych oraz sposobie rozliczenia w inwentaryzacji. Wszystkie tworzone są w momencie przyjęcia środka trwałego do używania dokumentem BO lub OT. Plan amortyzacji podzielony jest na okresy sprawozdawcze, a w ramach okresu sprawozdawczego na podokresy. Plany amortyzacji składnika majątku mogą wykazywać między sobą różnice. Wynika z tego, że każdy z systemów ewidencji charakteryzuje się indywidualnymi parametrami, na podstawie których tworzony jest plan amortyzacji. Parametrami tymi są: Wartość początkowa Umorzenie początkowe Stopa amortyzacji Rodzaj amortyzacji Typ okresu rozliczeniowego W systemie zaimplementowane są następujące rodzaje amortyzacji: Amortyzacja jednorazowa Amortyzacja liniowa Amortyzacja degresywna Amortyzacja sezonowa Amotyzacja liniowa precyzyjna (dokładność sprowadzona do dnia, zmiany następują nawet w środku podokresu) Wygenerowane plany amortyzacji mogą być modyfikowane na podstawie zatwierdzonych operacji dotyczących składnika majątku. INSTRUKCJA Majątek Trwały 61 SIMPLE.ERP

63 Operacje wpływające na plan amortyzacji to: Zwiększenie wartości Zmniejszenie wartości Zwiekszenie umorzenia Zmniejszenie umorzenia Zmiana stawki amortyzacji Zmiana współczynnika dla amortyzacji degresywnej Zmiana kwoty odpisu Zawieszenie czasowe amortyzacji Dokonywanie naliczeń amortyzacji każdorazowo może odbywać się automatycznie dla całej bazy środków, a ich zakres może być bez udziału użytkownika na podstawie daty obowiązywania zliczona przez moduł. Jednak można też dokonywać naliczeń amortyzacji dla wybranego w ramach dostępnych filtrów zakresu majątku. Szczegółowy opis znajduje się w rozdziale Operacje ERP.MT > Amortyzacja > Naliczanie amortyzacji Odbudowa planu amortyzacji dla karty w oknie Lista planów amortyzacji Odbudowa planów amortyzacji jest funkcją naprawczą, gdyż niekiedy zdarza się, że zatwierdzenie lub odtwierdzenie operacji nie zaktualizuje planu amortyzacji środka. Można ją użyć zawsze, gdy podczas próby zapisu lub zatwierdzenia operacji otrzymujemy komunikat, że data obowiązywania jest poza zakresem planu amortyzacji środka lub, gdy mamy podstawy sądzić, że raporty majątku przedstawiają nieprawidłowe (niezgodne z operacjami) wartości. W oknie Listy Planów amortyzacji można wykonać odbudowę planów amortyzacji dla aktualnie zaznaczonych (przy użyciu myszy oraz klawiszy Ctrl lub Shift) kart wciskając kombinację klawiszy Ctrl-F12. Pojawi się pytanie o odbudowę i po potwierdzeniu TAK odbudowa się wykona. Odbudowa wykonuje się dla systemu amortyzacji z nagłówka listy, należy ją powtórzyć dla pozostałych systemów amortyzacji. Obsługa okna Lista planów amortyzacji Okno Listy planów amortyzacji składa się z: nagłówka, a w nim kryteriów wyświetlania i filtrowania listy kart majątku spełniajacych kryteria filtrów z nagłówka szczegółów planu w postaci rocznego podsumowania na zakładce Dane bieżące i miesięcznych amortyzacji w zakładce Plan amortyzacji INSTRUKCJA Majątek Trwały 62 SIMPLE.ERP

64 Okres i Podokres Jeśli zaznaczymy i wybierzemy tylko Okres, to po odświeżeniu listy planów w kolumnie Kwota (ostatnia kolumna listy) będą przedstawione kwoty miesięcznej amortyzacji z ostatniego podokresu okresu Jeśli zaznaczymy i wybierzemy tylko Podokres, to po odświeżeniu listy planów w kolumnie Kwota (ostatnia kolumna listy) będą przedstawione kwoty miesięcznej amortyzacji ze wskazanego podokresu, czyli podsumowanie Ogółem kwota amortyzacji wyświetli wartośc amortyzacji w wybranym miesiącu. System amortyzacji obowiązkowy element filtru Amortyzacja nienaliczona oznacza, że przeglądamy karty, dla których w obrębie wskazanego okresu i/lub podokresu nie naliczono amortyzacji. Amortyzacja naliczona - oznacza obecność przynajmniej roboczego dokumentu amortyzacji. Poniżej przedstawiamy pozostałe dostępne filtry okna: Zaznaczenie w filtrze flagi Miejsce użytkowania (jak na rys.poniżej) pozwala na wyświetlanie danych wg dla zakresu miejsc użytkowania. Analogicznie działa flaga Stanowisko kosztów. INSTRUKCJA Majątek Trwały 63 SIMPLE.ERP

65 Przydatne ikony: - Amortyzacja uruchamia generowanie dokumentu amortyzacji dla pozycji w ramach filtru. - Wycofanie amortyzacji umożliwia anulowanie zatwierdzonych pozycji amortyzacji, podobmie jak funkcjonalnośc anulowania na małej liście operacji. - Amortyzacja do zatwierdzenia przejście do listy operacji zawierającej naliczoną a niezatwierdzoną amortyzację. - Pokaż / schowaj filtr detale przełącza widok listy na uproszczony, jak na poniższym rysunku: Dwuklik na pozycji powoduje podniesienie się okna z planem amortyzacji tylko dla jednej karty, jak na rysunku niżej: INSTRUKCJA Majątek Trwały 64 SIMPLE.ERP

66 a poniższe ikony pozwalają na wybór: - Pokaż bieżące pokazuje tylko bieżący rok(okres), odkliknięcie powoduje widocznośc wszystkich okresów - Pokaz podokresy pokazuje miesiące (podokresy), odkliknięcie powoduje widoczność tylko sum rocznych (o ile włączona jest ikona Pokaż okresy) - Pokaż okresy pokazuje sumy roczne Wydruki operacji: Poniżej przedstawiamy listę dostępnych w oknie Listy planów amortyzacji raportów: Raporty tabel cz.i i cz.ii (od numeru 1 do numeru 2.2 oraz 10.1) można wykonywać bez filtru na miesiąc, wówczas będą zawierały dane dokumentów zatwierdzonych i amortyzacji zatwierdzonej w wybranym roku. Dodatkowy wybór miesiąca pozwoli na wydruk tabeli za okres od początku roku do zadanego miesiąca. 1. Tabela amortyzacyjna cz. I standardowy, analityczny (tzn specyfikujący wszystkie karty w ramach filtrów) raport roczny w podziale przedstawiającym zmiany wartosciowe zwiększeń i zmniejszeń, 1.1. Tabela amortyzacyjna cz. I wg grup GUS (synte.) - standardowy, syntetyczny (tzn zsumowany wg grup GUS) raport roczny w podziale przedstawiającym zmiany wartosciowe zwiększeń i zmniejszeń 1.1.B Tabela amort. cz. I wg grup GUS (synte.), bilansowa. - syntetyczny (tzn zsumowany wg grup GUS) raport roczny w układzie bilansowym przedstawiającym zmiany wartosciowe zwiększeń i zmniejszeń, z wartoscią netto. Przykład na rysunku poniżej: INSTRUKCJA Majątek Trwały 65 SIMPLE.ERP

67 1.2 Tabela amortyzacyjna cz. I wg st. kosztów (synte.) - standardowy, syntetyczny - tzn zsumowany wg stanowisk kosztów, raport roczny w podziale przedstawiającym zmiany wartosciowe zwiększeń i zmniejszeń 2. Tabela amortyzacyjna cz. II standardowy, analityczny (tzn przedstawiający wszystkie karty w ramach filtrów) raport przedstawiający amortyzację wg poszczególnych miesięcy z podsumowaniem od początku roku Tabela amortyzacyjna cz. II wg grup GUS (synte.) - standardowy, syntetyczny (tzn przedstawiający tylko sumy zbiorcze dla grup GUS) raport przedstawiający amortyzację wg poszczególnych miesięcy z podsumowaniem od początku roku Tabela amortyzacyjna cz. II wg st. kosztów (synte.) raport analogiczny jak raport 2.1, z tym, że zgrupowany wg stanowisk kosztów. Raporty od numeru 3 do 11 (oprócz 10.1) można wykonywać dla amortyzacji naliczonej, nienaliczonej lub obu naraz. Poniżej przedstawiamy znaczenie wyboru pól Okres i Podokres dla tej grupy raportów: Jeśli zaznaczymy i wybierzemy tylko Okres, to na wydruku w kolumnie Kwota amortyzacji będą przedstawione kwoty miesięcznej amortyzacji z ostatniego INSTRUKCJA Majątek Trwały 66 SIMPLE.ERP

68 podokresu okresu dla karty, zgodne z kwotą miesięcznej amortyzacji z tabeli amortyzacyjnej cz.ii. Natomiast kolumny Umorzenie i Umorzenie od początku okresu będą przedstawiały dane środków od początku roku do ostatniego miesiąca włącznie a podsumowanie kolumny Umorzenie będzie zgodne z tabelą amortyzacyjną cz.i (oczywiście uwzględniając, że tabele amortyzacyjne obejmują tylko amortyzację naliczoną). Jeśli zaznaczymy i wybierzemy tylko Podokres, to na wydruku w kolumnie Kwota amortyzacji będą przedstawione kwoty miesięcznej amortyzacji ze wskazanego podokresu, zgodne z kwotą miesięcznej amortyzacji z tabeli amortyzacyjnej cz.ii. Natomiast kolumny Umorzenie i Umorzenie od początku okresu będą przedstawiały tylko dane środków mających amortyzację naliczoną w wybranym miesiącu i podsumowanie kolumny Umorzenie nie będzie zgodne z tabelą amortyzacyjną cz.i. Jeśli zaznaczymy i wybierzemy zarówno Okres jak i Podokres, to na wydruku w kolumnie Kwota amortyzacji będą przedstawione kwoty miesięcznej amortyzacji z ostatniego podokresu okresu dla karty do wybranego miesiąca włącznie, natomiast kolumny Umorzenie i Umorzenie od początku okresu będą przedstawiały dane środków od początku roku do wybranego miesiąca włącznie a poodsumowanie kolumny Umorzenie będzie zgodne z tabelą amortyzacyjną cz.i. (oczywiście uwzględniając, że tabele amortyzacyjne obejmują tylko amortyzację naliczoną). 3. Amortyzacja wg nr inwentarzowego raport analityczny z kolumnami Wartość brutto, Stawka i kwota amortyzacji, Umorzenie, Umorzenie od początku okresu i Ilość z międzysumami dla grup GUS 4. Amort. dla st. koszt. wg grup GUS raport syntetyczny mający w kolumnach grupy GUS a w wierszach stanowiska kosztów. 5. Plan amortyzacji raport analityczny przedstawiający naliczoną i nienaliczoną amortyzację za wybrany rok w podziale na poszczególne miesiące, z kolumną podsumowanai rocznego. 6. Amortyzacja wg klasyfikacji GUS - raport analityczny z kolumnami Wartośc brutto, Stawka i kwota amortyzacji, Umorzenie, Umorzenie od początku okresu i Ilość z międzysumami dla grup GUS i gałęzi klasyfikacji GUS. Przykład na rysunku poniżej: 7. Amortyzacja wg użytkowników - raport analityczny z kolumnami Wartość początkowa, Stawka i Kwota amortyzacji, Umorzenie, Suma amortyzacji od początku roku, Rodzaj amortyzacji i Ilość z międzysumami dla użytkowników a potem grup GUS 8. Amortyzacja wg stanowiska kosztów - raport analityczny z kolumnami Udział % (dla stanowiska kosztów) Wartość początkowa, Stawka i Kwota amortyzacji, Umorzenie, Suma amortyzacji od początku roku, Rodzaj amortyzacji i Ilość z międzysumami dla stanowisk kosztów a potem grup GUS. INSTRUKCJA Majątek Trwały 67 SIMPLE.ERP

69 9. Amortyzacja wg nr inwentarzowego porównawcza pozwala na wydruk raportu zawierającego dane dwóch wskazanych w filtrze systemów amortyzacji: Raport pozwala na porównanie wielkości umorzenia wg dwóch systemów amortyzacji, przykład na rysunku poniżej: 10. Amortyzacja wg źródeł finansowania raport analityczny z kolumnami Wartość źródła, Stawka i kwota amortyzacji, Wykorzystanie, Wykorzystanie od początku okresu i Ilość z międzysumami dla źródeł finansowania. Najpierw wyświetlane jest źródło a poniżej dane środków przypisanych do źródła. Uwaga raport przedstawia dane tylko tych kart, do których przypisano przynajmniej jedno źródło finansowania w obrębie systemu amortyzacji Tabela amortyzacyjna cz. II wg zródeł fin. - analityczny (tzn przedstawiający wszystkie karty w ramach filtrów) raport przedstawiający amortyzację i wykorzystanie dla poszczególnych miesięcy z podsumowaniem od początku roku. Jeżeli nie zastosujemy filtru na źródło finansowania to na raporcie znajdą się wszystkie karty w ramach filtrów, także te, które nie mają przypisanego źródła finansowania. W drugim wierszu ostatniej kolumny, dla celów kontrolnych, znajduje się Różnica przedstawiająca różnicę między sumą amortyzacji rocznej w systemie amortyzacji a sumą wykorzystania rocznego wg źródeł finansowania. Raport można uzgadniać z tabelą amortyzacyjną cz.ii. Zorganizowany jest kolejno wg środków a w ich obrębie źródeł. Na końcu znajduje się podsumowanie w systemie amortyzacji oraz podsumowania dla źródeł. Poniżej przykład raportu. INSTRUKCJA Majątek Trwały 68 SIMPLE.ERP

70 10.2. Amortyzacja wg źródeł finansowania (synte.) - raport syntetyczny z kolumnami Wartość źródła, Kwota amortyzacji, Wykorzystanie i Wykorzystanie od początku okresu przedstawiający tylko sumy źródeł finansowania. 11. Amortyzacja dla źródeł finansowania wg środków - raport analityczny z kolumnami Wartość źródła, Stawka i kwota amortyzacji, Wykorzystanie, Wykorzystanie od początku okresu i Ilość z międzysumami dla środków. Najpierw wyświetlane są dane środka a poniżej lista źródeł przypisanych do środka. Uwaga raport przedstawia dane tylko tych kart, do których przypisano przynajmniej jedno źródło finansowania w obrębie systemu amortyzacji. INSTRUKCJA Majątek Trwały 69 SIMPLE.ERP

71 7. Inwentaryzacja Inwentaryzacja - zawiera możliwość przeprowadzenia spisu z natury w trybie podstawowym i szybkiego spisu z natury, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych oraz wygenerowania dokumentów likwidacji, przyjęcie jak również zmiany miejsca użytkowania. Inwentaryzacja jest podzielona na 4 etapy: filtrowanie składników majątku, które będą podlegać inwentaryzacji wydruk arkuszy spisowych wprowadzenie wyników inwentaryzacji rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych W pierwszym etapie użytkownik określa, które składniki majątku będzie inwentaryzować. Składniki majątku podlegające inwentaryzacji można filtrować według miejsc używania, osoby odpowiedzialnej, typu majątku i zakresu numerów inwentaryzacyjnych. W drugim etapie użytkownik drukuje puste arkusze spisowe lub arkusze z listą składników majątku przepisanych z ewidencji i spełniających określone przez użytkownika kryterium. W przypadku korzystania z czytnika kodów arkusze spisowe nie są oczywiście drukowane. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji użytkownik ma 2 możliwości wprowadzenia do systemu wyników inwentaryzacji. Pierwsza metoda pozwala na automatyczne wygenerowanie listy składników majątku z możliwością zaznaczenia, który składnik został zlokalizowany w trakcie trwania inwentaryzacji. Druga to wczytanie inwentaryzacji z pliku tekstowego. Ostatnim etapem jest wydruk różnic inwentaryzacyjnych. Użytkownik zostaje poinformowany o: niedoborach w majątku nadwyżce w majątku różnicy w miejscu przechowywania składników majątku. W przypadku niedoboru użytkownik ma możliwość wywołania operacji przyjęcia do używania, w przypadku nadwyżki można wywołać operację likwidacji lub likwidacji częściowej, a w przypadku różnic w miejscu przechowywania należy zastosować operację zmiany miejsca używania. INSTRUKCJA Majątek Trwały 70 SIMPLE.ERP

72 W nagłówku znajdują się trzy zakładki: Dane podstawowe Pozostałe dane Uwagi Dane podstawowe: Identyfikator - ciąg znaków (max 20) określający jednoznacznie identyfikator przeprowadzanej inwentaryzacji Rodzaj majątku - określa rodzaj majątku inwentaryzowanego Data inwentaryzacji - data przeprowadzania spisu Operator - osoba wpisująca lub modyfikująca inwentaryzację, pole nieedytowalne Status - określa status (roboczy, zatwierdzony) Miejsce użytkowania - określa miejsce gdzie na dzień inwentaryzacji użytkowany jest majątek Osoba odpowiedzialna określa osobę odpowiedzialną za dany majątek Dane pozostałe: Zgłosił - wybór z listy pracowników osoby zgłaszającej przeprowadzenie spisu z natury Przeprowadził - wybór z listy pracowników osoby przeprowadzającej spis Rozliczył - wybór z listy pracownika rozliczającego inwentaryzację Rodzaj przyj. śr. licz. Przyjęcie lub przyjęcie częściowe. Typ operacji rozchodowej wybór typu operacji rozchodowej np.: likwidacja Typ operacji przychodowej wybór typu operacji przychodowej np.: OT, BO Flagi - oznaczają operacje wielopozycyjne (tzn zamiast wielu dokumentów likwidacji utworzy się jeden, wielopozycyjny) INSTRUKCJA Majątek Trwały 71 SIMPLE.ERP

73 Typ operacji rozchodowej częściowo - wybór z listy typu operacji likwidacji częściowej Rodzaj likwidacji wskazanie przyczyny likwidacji ze słownika Typ operacji zmiany miejsca użytkowania - wybór z listy typu operacji zmiany miejsca użytkowania Nr inwentarzowy od do wybór z listy majątku od numeru... do numeru inwentarzowego wybór taki daje możliwość wybrania tylko części majątku do inwentaryzacji np.: wybranie numeru od OT2001 do OT i załadowanie danych do inwentaryzacji. Do inwentaryzacji zostaną wybrane tylko te, które zostały uprzednio wybrane. Obsługa inwentaryzacji funkcjonalność standardowa 1. Zakładamy inwentaryzację na liście inwentaryzacji. W nagłówku wskazujemy miejsce użytkowania, które inwentaryzujemy, ewentualnie inne warunki filtrujące 2. W zakładce Pozostałe dane podajemy typy operacji, wg których mogą (na nasze potwierdzenie w trakcie zatwierdzania inwentaryzacji) utworzyć się automatyczne dokumenty przychodu, likwidacji i zmiany miejsca. Flagi oznaczają operacje wielopozycyjne (tzn zamiast wielu dokumentów likwidacji utworzy się jeden, wielopozycyjny). Pola nr inwentarzowy od.. do służą do dodatkowego ograniczenia inwentaryzowanych środków. INSTRUKCJA Majątek Trwały 72 SIMPLE.ERP

74 3. Uruchamiamy ikonę Załaduj bieżące dane. Powoduje to naczytanie do arkusza środków z ewidencji wg wybranych w nagłówku filtrów. Możemy teraz wydrukować Arkusz spisu z natury, przeprowadzić fizyczną inwentaryzację i wprowadzić jej wyniki do programu. 4. Środki nie są jeszcze widoczne na arkuszu. Aby tak się stało należy uruchomić Szybkie wprowadzanie spisu z natury Pod nagłówkiem inwentaryzacji pojawi się wówczas lista pozycji, które możemy zaznaczać/odznaczać pojedynczo lub zbiorczo, przyciskiem +. Zaznaczenie oznacza, że środek został spisany. Wartości środków są ustalone wg stanu na dzień inwentaryzacji dla systemu amortyzacji oznaczonego w słowniku jako Domyślny. Jeżeli środek nie ma wartości w domyślnym systemie amortyzacji, to wartość jest pobierana z pierwszego kolejnością systemu. Ilości można edytować tylko dla środków, które zostały przyjęte jako liczne. Szybkie wprowadzanie spisu z natury można zastąpić opcją Import danych - służy ona do importu pliku utworzonego poprzez kolektor danych z czytnika kodów paskowych lub pliku utworzonego poprzez czytnik kodów wyposażony w pamięć. Należy wybrać plik wcześniej utworzony i zaimportować go do listy inwentaryzacji. Po kliknięciu ikony importu się poniższe okienko, w którym po kliknięciu przycisku : pojawia Pojawia się okno wyboru pliku: INSTRUKCJA Majątek Trwały 73 SIMPLE.ERP

75 Po wybraniu pliku i kliknięciu przycisku dane są ładowane wg poniższych zasad: Jeśli nagłówek dokumentu zawiera identyfikator miejsca użytkowania to ta informacja jest kopiowana do pozycji Jeśli środek istnieje w bazie to pobierana jest jego nazwa Jeśli w pliku nie ma ilości to wpisywana jest ilość 1 Jeśli środków nie ma bazie i w nagłówku nie ma miejsca użytkowania to pobierane jest pierwsze domyślne miejsce Jeśli środek istnieje w bazie a nagłówek dokumentu zawiera miejsce użytkowania to miejsce z nagłówka jest kopiowane do pozycji Jeśli środek istnieje w bazie a w nagłówku dokumentu nie ma miejsca użytkowania to miejsce dla tego środka jest pobierane z ewidencji Przykładowy format pliku to plik txt zawierający kolejne wiersze z numerami inwentarzowymi, np: Po zapisaniu dyskietką zmian (lub imporcie z pliku) pozycje, których nie zaznaczyliśmy (lub nie zostały wczytane w pliku) przestają być widoczne. Ikony Pokaż nadwyżkę, Pokaż niedobór umożliwiają przeglądanie różnic inwentaryzacyjnych a powtórne kliknięcie umożliwia w niedoborach wskazanie, że jednak ten środek został spisany. Błędnie zaznaczoną pozycję można skasować w trybie przeglądania spisu, będzie wtedy przeniesiona do niedoborów. 6. Środki zaznaczone uzyskują status Istnieje w spisie INSTRUKCJA Majątek Trwały 74 SIMPLE.ERP

76 7. Środki dopisane mogą mieć status W złym miejscu użytkowania lub Nadwyżka. Jeśli wprowadzimy środek, który istnieje w ewidencji SIMPLE, ale w innym miejscu użytkowania, to pojawia uzyskuje status W złym miejscu użytkowania. Środek, którego numer inwentarzowy nie istnieje w ewidencji SIMPLE uzyskuje status Nadwyżka. Możemy edytować jego nazwę (domyślnie dodaje się jako NIEZDEFINIOWANY ŚRODEK ) oraz ilość Po wprowadzeniu spisu można wydrukować raporty: Wydruk stanu inwentaryzacji - wykazuje wartości środków zgodne z kartoteką z pominięciem całkowitych niedoborów (tych środków w ogóle nie ma na raporcie). Dla różnic ilościowych i zmian miejsca/osoby wyświetla wartości: Jeżeli jest niedobór ilościowy to wartość jest proporcją (wartość z kartoteki / ilość z kartoteki x ilość spisana). Jeżeli jest nadwyżka ilościowa to wartość z kartoteki. Jeżeli jest nadwyżka ilościowa w związku z zaewidencjonowaniem w innym miejscu (lub należącego do innej osoby) to wartość jest proporcją (wartość z kartoteki / ilość z kartoteki x ilość spisana). INSTRUKCJA Majątek Trwały 75 SIMPLE.ERP

77 Jeżeli jest nadwyżka środka (nie ilościowego) w związku z zaewidencjonowaniem w innym miejscu (lub należącego do innej osoby) to wartość z kartoteki. Wydruk różnic inwentaryzacyjnych - wykazuje wszystkie pozycje środków z kartoteki oprócz tych ze statusem 'Istnieje w spisie' (czyli spisanych bez żadnych nieprawidłowości). Dla różnic ilościowych i zmian miejsca/osoby wyświetla wartości: Jeżeli jest niedobór ilościowy to wartość jest proporcją dla ilości niedoboru (wartość z kartoteki / ilość z kartoteki x (ilość z kartoteki - ilość spisana)). Jeżeli jest nadwyżka ilościowa to wartość 0,00. Jeżeli jest nadwyżka ilościowa w związku z zaewidencjonowaniem w innym miejscu (lub należącego do innej osoby) to wartość ujemna liczona proporcją (wartość z kartoteki / ilość z kartoteki x ilość spisana x (-1)). Jeżeli jest nadwyżka środka (nie ilościowego) w związku z zaewidencjonowaniem w innym miejscu (lub należącego do innej osoby) to wartość ujemna z kartoteki. Na wydruku różnic nadwyżka jest ujemna aby można było uzgodnić inwentaryzację. Wtedy: + 'Wydruk stanu inwentaryzacji' + 'Wydruk różnic inwentaryzacyjnych' = 'Zestawienie wartościowe MT - Ogólne' ze stanem na dzień inwentaryzacji Pisząc wartość z kartoteki mamy na myśli wartość z kartoteki wg stanu na dzień inwentaryzacji. 8. Po uzgodnieniu można zatwierdzić inwentaryzację. W przypadku zaistnienia różnic pojawia się pytanie: INSTRUKCJA Majątek Trwały 76 SIMPLE.ERP

78 Po odpowiedzi twierdzącej na dodatkowe pytanie o generację automatycznych dokumentów inwentaryzacja zostaje zatwierdzona a użytkownik otrzymuje informację: 9. Możemy teraz wydrukować raport Lista wygenerowanych operacji: 10. Koniec. Operacje czekają na liście operacji na przegląd, uzupełnienie danych (OT) i zatwierdzenie. Możemy je podejrzeć klikając na ikonę Powiązania. Jeżeli nie wygenerowaliśmy automatycznych dokumentów podczas zatwierdzania to możemy zrobić to teraz, ikonami (Generacja operacji MT dla pozycji tylko dla zaznaczonej pozycji) lub (Generacja operacji MT dla całego dokumentu inwentaryzacji). Podczas generacji zmienia się opis statusu niedoborów i nadwyżek dodawane są znaki \Wyg. Czyli Wygenerowano przykład na rysunku poniżej: INSTRUKCJA Majątek Trwały 77 SIMPLE.ERP

79 Po zatwierdzeniu wygenerowanych operacji status zmieni się na zatwierdzona. Jeżeli wygenerowana operacja zostanie usunięta status środka zostanie przywrócony. Po zatwierdzeniu inwentaryzacji nie można jej już edytować. Istnieje jednak możliwość anulowania poprzez użycie ikony Anuluj. Jeśli wygenerowaliśmy automatyczne operacje to przed anulowaniem pojawi się pytanie: Odtwierdzenie nie będzie możliwe jeśli zatwierdziliśmy automatyczne operacje. Uwaga nie ma obowiązku generowania automatycznych operacji. Możemy wprowadzić te operacje ręcznie, jednak nie będą miały wtedy powiązania z pozycjami inwentaryzacji. INSTRUKCJA Majątek Trwały 78 SIMPLE.ERP

80 8. Ubezpieczenia Majątek Trwały zawiera ewidencję ubezpieczeń i szkód w majątku. W systemie można przechowywać informacje na temat zawartych umów ubezpieczeniowych, takie jak: numer umowy ubezpieczyciel forma ubezpieczenia wartość ubezpieczenia wysokość składki data zawarcia umowy początek obowiązywania umowy koniec obowiązywania umowy dane kontaktowe agenta ubezpieczeniowego listę ubezpieczonego majątku Ubezpieczenia dają możliwość ewidencjonowania ubezpieczeń majątku trwałego (z pełną informacją dotyczącą ubezpieczyciela, oraz informacją o odświeżaniu ubezpieczeń). Moduł Ubezpieczenia obejmuje również szkody powstałe na skutek wypadków losowych W przypadku zaistnienia szkody w majątku dane o tym fakcie również można zarejestrować w systemie. Opis szkód w majątku zawiera następujące pozycje: data powstania szkody data zgłoszenia szkody forma usunięcia szkody w majątku (naprawa szkody bądź wypłata odszkodowania) Dane podstawowe obiektu Numer umowy ubezpieczeniowej - ustawienie flagi pozwala na wpisanie Numeru umowy ubezpieczeniowej; Nazwa umowy ustawienie flagi daje możliwość wyboru po nazwie umowy; Ubezpieczyciel ustawienie flagi powoduje wybór wg ubezpieczyciela Data zawarcia umowy od -do ustawienie flagi filtruje wg daty trwania umowy. Forma ubezpieczenia ustawienie flagi filtruje wg formy ubezpieczenia (odtworzeniowa, księgowa, rynkowa) INSTRUKCJA Majątek Trwały 79 SIMPLE.ERP

81 Wprowadzanie ubezpieczeń Akceptacja jakiegokolwiek wariantu wyboru powoduje wejście do ewidencji Ubezpieczeń, gdzie możemy dodać nową kartę ubezpieczenia, usunąć czy poprawić. Dane podstawowe Numer umowy - ciąg znaków unikalny jednoznacznie określający identyfikator umowy ubezpieczeniowej Ubezpieczyciel wybór z listy ubezpieczyciela Forma ubezpieczenia wybór z listy formy ubezpieczenia (odtworzeniowej, księgowej, rynkowej) Wartość ubezpieczenia wpisanie wartości, na jaką został ubezpieczony majątek Składka wysokość składki ubezpieczenia Data zawarcia umowy wybranie z kalendarza daty zawarcia umowy Data obowiązywania umowy - wybór z kalendarza daty początku obowiązywania umowy Data wygaśnięcia umowy wybór z kalendarza daty wygaśnięcia umowy Kontakt - pośrednik ubezpieczyciela Firma nazwa pośrednika Adres - adres pośrednika Imię i nazwisko - imię i nazwisko agenta ubezpieczeniowego Opis dodatkowe informacje Dane majątku ubezpieczanego - wybór z listy numeru inwentarzowego i nazwy majątku INSTRUKCJA Majątek Trwały 80 SIMPLE.ERP

82 8.1. Listy ubezpieczeń Lista ubezpieczeń daje możliwość przeglądania, przeszukiwania umów ubezpieczeniowych poszczególnych środków (z terminami ubezpieczeń i historią szkód). Numer umowy ubezpieczeniowej - ustawienie flagi pozwala na wpisanie Nazwa umowy ustawienie flagi daje możliwość wyboru po nazwie umowy; Ubezpieczyciel ustawienie flagi powoduje wybór wg ubezpieczyciela Data zawarcia umowy od do ustawienie flagi filtruje wg daty trwania umowy. Forma ubezpieczenia ustawienie flagi filtruje wg daty formy ubezpieczenia (odtworzeniowa, księgowa, rynkowa) Zakładkę Ubezpieczone środki trwałe zakładka zawiera szczegółowe informacje na temat ubezpieczonych środków Zakładka szkody - zakładka zawiera informacje na temat szkód ubezpieczonych środków. INSTRUKCJA Majątek Trwały 81 SIMPLE.ERP

83 9. Remonty Funkcja remonty daje możliwość ewidencjonowania wszelkich remontów dokonywanych na majątku trwałym, informacje na temat następnych remontów (w przypadku remontowania okresowo majątku trwałego lub przeglądów) Dane podstawowe obiektu Identyfikator ustawienie flagi pozwala na wpisanie unikalnego 15-znakowego identyfikatora remontu; Wartość remontu ustawienie flagi daje możliwość wyboru po wartości remontu; Wykonawca ustawienie flagi powoduje wybór wg wykonawcy remontu Remontowany środek ustawiona flaga daje możliwość wyboru po nazwie remontowanego majątku Operator ustawienie flagi powoduje wybór wg operatora Data początkowa ustawienie flagi filtruje wg daty początku remontu. Data zakończenia ustawienie flagi filtruje wg daty zakończenia remontu Data remontu następnego ustawienie flagi filtruje wg daty planowanych remontów 9.1. Listy remontów Lista remontów daje możliwość przeglądania, przeszukiwania kart remontów poszczególnych środków (z przebiegiem remontów i przeglądów). INSTRUKCJA Majątek Trwały 82 SIMPLE.ERP

84 Dane podstawowe obiektu Identyfikator ustawienie flagi pozwala na wpisanie unikalnego 15-znakowego identyfikatora remontu; Wartość remontu ustawienie flagi daje możliwość wyboru po wartości remontu; Wykonawca ustawienie flagi powoduje wybór wg wykonawcy remontu Remontowany środek ustawiona flaga daje możliwość wyboru po nazwie remontowanego majątku Operator ustawienie flagi powoduje wybór wg Operatora Data początkowa ustawienie flagi filtruje wg daty początku remontu. Data zakończenia ustawienie flagi filtruje wg daty zakończenia remontu Data remontu następnego ustawienie flagi filtruje wg daty planowanych remontów Identyfikator remontu Remontowany środek Wykonawca Data następnego remontu lub przeglądu Data od Data do Wartość remontu Zakładkę opis remontu. Raporty Moduł remonty posiada: raport podstawowy - drukuje informacje podstawowe dotyczące remontów INSTRUKCJA Majątek Trwały 83 SIMPLE.ERP

85 raport szczegółowy drukuje informacje ze szczegółowym opisem INSTRUKCJA Majątek Trwały 84 SIMPLE.ERP

86 INSTRUKCJA Majątek Trwały 85 SIMPLE.ERP