Warszawa, dnia 23 grudnia 2015 r. Poz. 97 ZARZĄDZENIE NR 99 KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ. z dnia 22 grudnia 2015 r.

Transkrypt

1 DZIENNIK URZĘDOWY KOMENDY GŁÓWNEJ STRAŻY GRANICZNEJ Warszawa, dnia 23 grudnia 2015 r. Poz. 97 ZARZĄDZENIE NR 99 KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ z dnia 22 grudnia 2015 r. w sprawie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Straży Granicznej Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm. 1) ) zarządza się, co następuje: 1. Ustala się dokumentację dotyczącą zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Straży Granicznej, na którą składają się: 1) Instrukcja w sprawie zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Straży Granicznej, stanowiąca załącznik nr 1 do zarządzenia; 2) Zakładowy plan kont dla Komendy Głównej Straży Granicznej, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia; 3) Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych w Komendzie Głównej Straży Granicznej, stanowiąca załącznik nr 3 do zarządzenia; 4) Instrukcja w sprawie szczegółowych zasad inwentaryzacji składników majątku w Komendzie Głównej Straży Granicznej, stanowiąca załącznik nr 4 do zarządzenia; 5) Instrukcja w sprawie procedur kontroli finansowej w Komendzie Głównej Straży Granicznej, stanowiąca załącznik nr 5 do zarządzenia; 6) Instrukcja w sprawie zasad ochrony danych finansowych, ich zbiorów, programów i nośników informacji w systemie komputerowym finansowo księgowym i płacowym oraz w systemie bankowości elektronicznej w Komendzie Głównej Straży Granicznej, stanowiąca załącznik nr 6 do zarządzenia; 7) Instrukcja kasowa dla Komendy Głównej Straży Granicznej, stanowiąca załącznik nr 7 do zarządzenia. 2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają: 1) KGSG Komendę Główną Straży Granicznej; 2) BF KGSG - Biuro Finansów Komendy Głównej Straży Granicznej; 3) komórka organizacyjna komórkę organizacyjną Komendy Głównej Straży Granicznej; 4) komórka zaopatrująca komórkę organizacyjną Komendy Głównej Straży Granicznej, do której zadań należy planowanie, zaopatrywanie i wydatkowanie środków oraz prowadzenie ewidencji aktywów majątku; 1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 613, z 2014 r. poz. 768 i 1100 oraz z 2015 r. poz. 4, 978, 1045, 1166, 1333, 1844 i 1893.

2 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 2 Poz. 97 5) kierownik jednostki Komendanta Głównego Straży Granicznej; 6) GKI Główną Komisję Inwentaryzacyjną; 7) Przewodniczący GKI Przewodniczącego Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej; 8) ustawa o rachunkowości - ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości; 9) ustawa Prawo zamówień publicznych - ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm. 2) ); 10) ustawa o finansach publicznych ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 poz. 885, z późn. zm. 3) ); 11) ustawa o VAT - ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm. 4) ); 12) prawo bankowe - ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 128, z późn. zm. 5) ); 13) prawo czekowe - ustawę z dnia 28 kwietnia 1936 r. - Prawo czekowe (Dz. U. Nr 37, poz. 283, z 1997 r. Nr 88, poz. 554, z 2006 r. Nr 73 poz. 501 oraz z 2015 r. poz. 1830); 14) rozporządzenie w sprawie ochrony wartości pieniężnych - rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie szczegółowych wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 166, poz. 1128, z 2012 r. poz oraz z 2013 r. poz. 1652); 15) dzień bilansowy dzień bilansowy, o którym mowa w art. 3 pkt 10 ustawy o rachunkowości; 16) jednostka obliczeniowa jednostkę obliczeniową, o której mowa w 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie ochrony wartości pieniężnych. 3. Traci moc zarządzenie nr 36 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 5 września 2011 r. w sprawie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG Nr 10, poz. 37, z późn. zm. 6) ). 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2016 r. Komendant Główny Straży Granicznej gen. dyw. SG Dominik Tracz 2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 984, 1047 i 1473, z 2014 r. poz. 423, 768, 811, 915, 1146 i 1232 oraz z 2015 r. poz. 349, 478, 605 i ) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938 i 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626 i 1877 oraz z 2015 r. poz. 238, 532, 1045, 1117, 1130, 1189, 1190, 1269, 1358, 1513, 1830, 1854, 1890 i ) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2012 r. poz. 1342, 1448, 1529 i 1530, z 2013 r. poz. 35, 1027 i 1608, z 2014 r. poz. 312, 1171 i 1662 oraz z 2015 r. poz. 211, 605, 978, 1223 i ) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2015 r. poz. 559, 978, 1166, 1223, 1260, 1311, 1348, 1357, 1513, 1634, 1830, 1844, 1854 i ) Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. KGSG z 2011 r. Nr 18, poz. 57, z 2012 r. poz. 45, z 2013 r. poz. 71 i 96, z 2014 r. poz. 126 oraz z 2015 r. poz. 24.

3 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 3 Poz. 97 Załączniki do zarządzenia nr 99 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 22 grudnia 2015 r. Załącznik nr 1 I N S T R U K C J A W SPRAWIE ZASAD RACHUNKOWOŚCI W KOMENDZIE GŁÓWNEJ STRAŻY GRANICZNEJ Rozdział 1 Przepisy ogólne 1. Instrukcja określa rok obrotowy, okresy sprawozdawcze, metody wyceny aktywów i pasywów oraz metody ustalania wyniku finansowego, sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, zasady grupowania operacji gospodarczych, konta księgi głównej oraz przyjęte zasady ewidencji księgowej zdarzeń i operacji gospodarczych na kontach księgi głównej oraz programy komputerowe stosowane w KGSG, a także sposób sporządzania planu rzeczowo-finansowego Rok obrotowy w ewidencji księgowej KGSG obejmuje rok kalendarzowy. 2. Okresem sprawozdawczym jest miesiąc. 3. Bilans sporządza się na dzień 31 grudnia każdego roku zgodnie ze wzorem określonym w odrębnych przepisach, wydanych na podstawie ustawy o rachunkowości. 4. Sprawozdania sporządzane są według wzorów określonych w odrębnych przepisach, wydanych na podstawie ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych, obowiązujących jednostki sektora finansów publicznych oraz według poleceń dysponentów wyższego stopnia. Rozdział 2 Wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego Aktywa i pasywa wycenia się na dzień bilansowy oraz w zależności od potrzeb. 2. Środki trwałe, uzbrojenie i sprzęt wojskowy (w zakresie techniki specjalnej), zwane dalej uzbrojeniem i sprzętem wojskowym, wartości niematerialne i prawne wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, albo wartości przeszacowanej (po urzędowej aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe. 3. Środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem. 4. W przypadku nieodpłatnego otrzymania składnika majątku stanowiącego własność Skarbu Państwa lub gminy na podstawie decyzji właściwego organu, do wyceny rzeczowych aktywów majątku przyjmuje się wartość określoną w decyzji tego organu. 5. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny, jego wyceny dokonuje się według aktualnej ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. 1

4 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 4 Poz Rzeczowe aktywa obrotowe wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia (wartości wynikające z ewidencji). 7. Należności wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty. 8. Odsetki od należności, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. 9. Należności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów wyrażone w walutach obcych, wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy. 10. Na dzień bilansowy wycenia się wyrażone w walutach obcych składniki aktywów i pasywów po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski. 11. Zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty. 12. Niedobory i nadwyżki rzeczowych aktywów wycenia się według aktualnej ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. 13. Szkody w mieniu KGSG wycenia się po rzeczywistych kosztach ich napraw (odtworzenia) Należności realizowane na rzecz innych podmiotów ujmuje się jako zobowiązania na rzecz tych podmiotów. 2. Wartość należności aktualizuje się zgodnie z ustawą o rachunkowości, z zastrzeżeniem ust Odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących rozchodów budżetu zalicza się do wyników na pozostałych operacjach niekasowych. 4. Odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących funduszy tworzonych na podstawie ustaw obciążają fundusze. 5. Odpisy aktualizujące wartość należności realizowanych na rzecz innych podmiotów obciążają zobowiązania wobec tych podmiotów. 6. Odpisy aktualizujące wartość należności są dokonywane nie później niż na dzień bilansowy. 5. Metody wyceny aktywów i pasywów określone w przepisach finansowych powszechnie obowiązujących oraz o charakterze wewnętrznym stosuje się w sposób ciągły (w okresie wieloletnim) Wynik finansowy KGSG ustalany jest na koniec roku obrotowego jako różnica pomiędzy uzyskanymi przychodami a poniesionymi kosztami związanymi z tymi przychodami, dotyczącymi danego okresu sprawozdawczego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Wynik finansowy ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat na koncie Saldo wyniku finansowego powiększa (w przypadku zysku) lub pomniejsza (w przypadku straty) fundusz jednostki w roku następnym, pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego. 2

5 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 5 Poz. 97 Rozdział 3 Prowadzenie ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe KGSG ujmują wszystkie operacje gospodarcze i finansowe. Prowadzone są w ujęciu wartościowym, ilościowo-wartościowym i ilościowym. 2. Księgi rachunkowe w ujęciu wartościowym prowadzone są przez BF KGSG, w ujęciu ilościowo-wartościowym prowadzone są przez komórki zaopatrujące, a w ujęciu ilościowym prowadzone są w magazynach komórek zaopatrujących oraz magazynach depozytowych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej. 3. Księgi rachunkowe w ujęciu wartościowym prowadzone są techniką komputerową w programie: 1) finansowo-księgowym FT-FK (wersja 7) służącym do księgowania operacji gospodarczych w oparciu o zapisy dokonywane na kontach analitycznych, których odpowiednie zsumowanie daje obroty konta syntetycznego. Program ten zawiera również ewidencję kosztów według rodzaju, rozrachunków z kontrahentami oraz rejestry zakupu i sprzedaży podatku od towarów i usług (VAT); 2) FT-ST służącym do ewidencji szczegółowej (księgę pomocniczą) środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego i wartości niematerialnych i prawnych; 3) FT-Płace służącym do naliczania uposażeń i wynagrodzeń na podstawie informacji kadrowych wystawionych w formie plików tekstowych przygotowanych w programie FT-Kadry; 4) FT-ZUS służącym do naliczania składaki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (przygotowanie danych do importu do programu Płatnik ) oraz przygotowania danych do programu FT-Płace. 4. System FT-FK (wersja 7) stosuje się od dnia 1 stycznia 2015 r. 5. Ewidencja materiałowa w komórkach zaopatrujących może być prowadzona przy zastosowaniu systemów informatycznych lub rejestrów prowadzonych w formie papierowej. Formy prowadzenia ewidencji materiałowej w komórkach zaopatrujących określają kierownicy tych komórek. 6. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: 1) dziennik; 2) konta księgi głównej; 3) zestawienie obrotów i sald księgi głównej; 4) księgi pomocnicze; 5) zestawienie obrotów i sald ksiąg pomocniczych. 7. Dziennik zawiera zapisy danych o operacjach gospodarczych w porządku chronologicznym, dzień po dniu. Zapisy w dzienniku są kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób narastający. 8. księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach (wpisach) w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej. 9. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające: 1) symbole lub nazwy kont; 3

6 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 6 Poz. 97 2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i obroty narastające od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego; 3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i obrotów narastających od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. 10. ksiąg pomocniczych, służą do uszczegółowiania i uzupełniania zapisów kont księgi głównej i prowadzone są w szczególności dla: 1) środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych; 2) środków trwałych w budowie; 3) pozostałych środków trwałych, o których mowa w załączniku nr 2 do zarządzenia; 4) rozrachunków z kontrahentami; 5) kosztów działalności i składników aktywów. 11. W KGSG rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. 12. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie gospodarcze, które nastąpiło w tym okresie. Dowody księgowe, które wpłynęły do KGSG najpóźniej w dniu sporządzenia sprawozdań a dotyczyły okresu, za który sporządza się sprawozdanie, ujmowane są w księgach rachunkowych następnego okresu sprawozdawczego. 13. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych i finansowych. 14. Za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach. 15. Zapisy księgowe zawierają: 1) datę dokonania operacji gospodarczej; 2) określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji; 3) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji; 4) kwotę i datę zapisu; 5) oznaczenie kont, których dotyczy. 16. Zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej. 17. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych nowego dowodu księgowego zawierającego korekty błędnych zapisów, które są dokonywane zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. 18. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, są: 1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki organizacyjnej, której dotyczą (każda księga, także w przypadku, gdy ma ona postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania; 2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia; 3) przechowywane starannie w chronologicznej kolejności. 4

7 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 7 Poz W księgach rachunkowych zapewnia się automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych składają się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym Wartość początkową środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego powiększają koszty ich ulepszenia: przebudowy, rozbudowy, modernizacji i rekonstrukcji powodujące, że po zakończeniu ulepszenia następuje przewyższenie wartości użytkowej danego środka trwałego w stosunku do wartości posiadanej przy przyjęciu do użytkowania, mierzonej okresem użytkowania, zdolnością, wytwórczą jakością uzyskiwanych produktów, kosztami eksploatacji lub innymi miarami, zaś koszty ulepszenia przekraczają kwotę określoną w przepisach dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych, do wysokości której jednostki organizacyjne mogą dokonywać jednorazowych odpisów amortyzacyjnych w ciężar kosztów. 2. Wartość początkową środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych, zmniejszają dokonywane odpisy umorzeniowe (amortyzacyjne) w celu uwzględnienia utraty ich wartości wskutek użytkowania lub upływu czasu. 3. Wartość początkowa i dokonane dotychczas odpisy umorzeniowe (amortyzacyjne), na podstawie odrębnych przepisów, podlegają urzędowej aktualizacji wyceny. 4. Koszt wytworzenia środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych, zawiera ogół poniesionych kosztów za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia do dnia bilansowego lub do dnia przyjęcia danego składnika aktywów trwałych do użytkowania, w tym także podatek VAT i podatek akcyzowy nie podlegające odliczeniu. 5. Umorzenia (amortyzacja) wartości środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych, dokonywane są na zasadzie planowego, systematycznego rozłożenia ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. 6. Wartość środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych umarza się (amortyzuje) jednorazowo za okres całego roku. 7. Rozpoczęcie umorzeń (amortyzacji) odbywa się w miesiącu następującym po przyjęciu do użytkowania środka trwałego, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych, a ich zakończenie następuje nie później niż z chwilą zrównania wartości umorzeń (amortyzacji) z wartością początkową danego środka trwałego, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych lub przeznaczenia ich do sprzedaży, likwidacji, bądź stwierdzenia niedoboru. 8. Umorzenia (amortyzacji) wartości środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych o wartości przekraczającej wysokość ustaloną w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dokonuje się metodą liniową, przy zastosowaniu stawek określonych w tych przepisach. 9. Umorzeń (amortyzacji) środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych o niskiej jednostkowej wartości początkowej tj. wartości nie przekraczającej wysokości ustalonej w przepisach dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych, dokonuje się w sposób uproszczony przez dokonanie jednorazowo odpisów całej wartości początkowej tych środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego oraz wartości niematerialnych i prawnych. 10. Nie umarza się wartości gruntów oraz dóbr kultury. 5

8 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 8 Poz Ewidencja środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych na kontach księgi głównej prowadzona jest w BF KGSG, zgodnie z zakładowym planem kont. 2. W księgach rachunkowych BF KGSG środki trwałe, uzbrojenie i sprzęt wojskowy, wartości niematerialne i prawne wykazuje się w ujęciu wartościowym. 3. Ewidencja pomocnicza środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest metodą ilościowo-wartościową przez komórki zaopatrujące. 4. Ewidencja pomocnicza środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych powinna zapewniać: 1) ustalenie wartości początkowej poszczególnych środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych; 2) obliczenie dotychczasowego umorzenia wartości środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych podlegających umarzaniu; 3) ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe, uzbrojenie i sprzęt wojskowy, wartości niematerialne i prawne; 4) uwzględnienie klasyfikacji środków trwałych, wydanej na podstawie art. 40 ust. 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2012 r. poz. 591, z późn. zm. 1) ). 5. Ewidencja pomocnicza poszczególnych obiektów inwentarzowych środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych, prowadzona jest w formie: 1) księgi inwentarzowej; 2) karty szczegółowej środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych; 3) tabeli umorzeniowej (amortyzacyjnej). 6. Księga inwentarzowa, o której mowa w ust. 5 pkt 1, stanowi wykaz poszczególnych obiektów inwentarzowych, prowadzona jest w BF KGSG łącznie dla wszystkich środków trwałych bez względu na ich klasyfikację rodzajową oraz dla uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencję przychodów środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych, w księdze inwentarzowej prowadzi się w porządku chronologicznym, natomiast rozchody środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych na skutek postawienia ich w stan likwidacji, sprzedaży itp. odnotowuje się w odpowiednich pozycjach, anulując jednocześnie ich numery inwentarzowe. Celem prowadzenia księgi inwentarzowej jest zabezpieczenie ciągłości numeracji i ewidencji księgowej środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych, w ciągu dłuższego okresu czasu. 7. Karty szczegółowe środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych, o których mowa w ust. 5 pkt 2, będące formą ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzi się w komórce zaopatrującej. Karty te są otwierane dla każdego obiektu inwentarzowego w momencie przyjęcia go do używania i służą przez cały okres eksploatacji. Określają one numer inwentarzowy, symbol klasyfikacji rodzajowej, nazwę środka trwałego, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych, datę przyjęcia do używania, szczegóły charakterystyczne, 1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 2, z 2014 r. poz i 1662 oraz z 2015 r. poz. 855, 1240 i

9 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 9 Poz. 97 wartość inwentarzową i występujące zmiany tej wartości, okres używania oraz stawki umorzeniowe. 8. Tabela umorzeniowa (amortyzacyjna), o której mowa w ust. 5 pkt 3, stanowi podstawę obliczenia odpisów umorzeniowych. Otwiera się ją na podstawie danych wynikających z kart szczegółowych środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, wartości niematerialnych i prawnych na początek danego roku obrotowego Ewidencja pomocnicza pozostałych środków trwałych, pozostałego uzbrojenia i sprzętu wojskowego, pozostałych wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest przez komórki zaopatrujące w ujęciu ilościowo-wartościowym według cen nabycia lub kosztu wytworzenia. 2. Ewidencja pomocnicza powinna zapewnić: 1) ustalenie wartości pozostałych środków trwałych, pozostałego uzbrojenia i sprzętu wojskowego lub pozostałych wartości niematerialnych i prawnych oddanych do używania; 2) ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, w których znajdują się pozostałe środki trwałe, pozostałe uzbrojenie i sprzęt wojskowy lub pozostałe wartości niematerialne i prawne. 3. Pozostałe środki trwałe, pozostałe uzbrojenie i sprzęt wojskowy i pozostałe wartości niematerialne i prawne są ujmowane w ewidencji prowadzonej w ujęciu wartościowym w BF KGSG jednorazowo za okres całego roku obrotowego według stanu na ostatni dzień roku obrotowego na podstawie zestawień sporządzanych przez komórki zaopatrujące Ewidencja rzeczowych składników majątku obrotowego polega na bieżącym dokonywaniu zapisów związanych z przychodami i rozchodami rzeczowych składników majątku na podstawie prawidłowych dowodów księgowych. 2. Ceny ewidencyjne rzeczowych składników aktywów ustala się na poziomie rzeczywistych cen nabycia lub kosztu wytworzenia, wynikających każdorazowo z faktury dostawcy lub rozliczenia kosztów. W celu uzyskania zgodności wartości brutto dowodu przyjęcia z wartością brutto faktury zakupu przyjmuje się zasadę stosowania różnych cen jednostkowych tego samego asortymentu. Wartości te nie mogą w sposób znaczący odbiegać od siebie. Ceny jednostkowe ustala się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3. Ewidencja rzeczowych składników majątku obrotowego polega na: 1) bieżącym ewidencjonowaniu (odnoszeniu) przychodów materiałów w konto 310 Materiały na podstawie faktur lub innych dowodów księgowych; 2) dokonaniu rozchodu materiałów z konta 310 Materiały na podstawie kwartalnych zestawień (wraz z załącznikami) przekazania materiałów do jednostek organizacyjnych Straży Granicznej lub innych podmiotów spoza Straży Granicznej; 3) potwierdzeniu w magazynie depozytowym prowadzącym ewidencję ilościową, zestawień przekazanych materiałów przez komórki organizacyjne prowadzące ewidencję ilościowo-wartościową; 4) prowadzeniu ewidencji ilościowo-wartościowej w komórce zaopatrującej; 5) prowadzeniu ewidencji ilościowej w magazynach komórek zaopatrujących oraz magazynach depozytowych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej; 6) wycenie stanów ilościowych na koniec roku obrotowego i uzgodnieniu tego stanu z wynikami inwentaryzacji. 7

10 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 10 Poz Ewidencja rzeczowych składników majątku obrotowego prowadzona jest przy zastosowaniu następujących urządzeń: 1) kont księgi głównej (syntetyczne) prowadzonych w ujęciu wartościowym w BF KGSG; 2) kont ksiąg pomocniczych (analitycznych) prowadzonych w komórkach zaopatrujących w ujęciu ilościowo-wartościowym tj. w jednostkach naturalnych i pieniężnych z podziałem na rodzaje składników, miejsce ich składowania oraz osoby materialnie odpowiedzialne; 3) ewidencji ilościowej (w jednostkach naturalnych) powadzonej przez osoby odpowiedzialne (w magazynach) z podziałem na rodzaje składników. 5. Dane ewidencji ilościowej z danymi ewidencji ilościowo-wartościowej należy uzgadniać na koniec każdego kwartalnego okresu sprawozdawczego. 6. Fakt uzgodnienia ewidencji ilościowej z ewidencją ilościowo-wartościową powinien zostać odpowiednio udokumentowany, np. drogą odpowiedniej adnotacji i podpisem na kartach ewidencji ilościowej lub odpowiednim protokołem. 7. Na podstawie wycenionych stanów ilościowych komórki zaopatrujące sporządzają zbiorcze zestawienie wartości zapasów magazynowych w przekroju paragrafów i pozycji obowiązującej klasyfikacji wydatków budżetowych stosowanych w KGSG. 8. Zestawienie, zgodne z ewidencją ilościowo-wartościową, podpisane przez osobę sporządzającą oraz kierownika komórki zaopatrującej należy przekazać głównemu księgowemu KGSG w terminie umożliwiającym dotrzymanie terminu opracowania przez KGSG sprawozdawczości. 9. Nieodpłatne przekazanie i przyjęcie środków obrotowych ujmuje się w ewidencji kwartalnie na podstawie zestawień dokumentów przychodowych i rozchodowych przekazywanych przez komórki zaopatrujące do BF KGSG wraz z kopią dokumentów źródłowych. 10. Rozchód rzeczowych składników majątku wycenia się w drodze szczegółowej identyfikacji rzeczywistych cen nabycia (kosztów wytworzenia), niezależnie od daty ich zakupu lub wytworzenia Ewidencję obcych rzeczowych składników majątku prowadzi się w odrębnych urządzeniach ewidencyjnych lub w sposób umożliwiający ich wyodrębnienie. Zapasy obce ujmuje się w ewidencji: 1) analitycznej komórki zaopatrującej w ujęciu ilościowo wartościowym; 2) magazynowej w ujęciu ilościowym. 2. Zapasy obce ewidencjonuje się po cenach określonych przez właściciela tych zapasów Należności, roszczenia i zobowiązania ujmuje się w ewidencji w wartości ustalonej przy ich powstaniu, a jeżeli wyrażone są one w walutach obcych, to ujmuje się je w wartości nominalnej przeliczonej na złote polskie według kursu średniego ustalonego przez Narodowy Bank Polski dla danej waluty obcej. 2. Wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących ze źródeł zagranicznych nie stanowią inaczej, odpowiednio po kursie: 1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji w przypadku operacji sprzedaży lub kupna walut oraz operacji zapłaty należności lub zobowiązań; 8

11 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 11 Poz. 97 2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne stosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji. 3. Różnice wartości walut wynikające z różnicy kursów walut obcych występujących między dniem powstania należności, roszczenia lub zobowiązania, a dniem ich zapłaty, ujmuje się w ewidencji na koncie rozrachunków w korespondencji z: 1) kontami przychodów i kosztów finansowych w zakresie działalności finansowanej ze środków budżetowych; 2) kontem środków trwałych w budowie jeżeli ich dotyczą. 4. Zakup i sprzedaż środków pieniężnych wyrażone w walutach obcych (gotówka), w ciągu roku obrotowego ujmuje się w ewidencji księgowej w wartości nominalnej przeliczonej na złote polskie według kursu zakupu lub kursu sprzedaży dla danej waluty na dzień przeprowadzenia operacji walutowej, ustalonego przez bank, z którego usług korzysta KGSG. 5. Zasady przeliczania walut obcych przy rozliczaniu wydatków i ustalaniu kosztów podróży służbowych poza granice kraju: 1) wypłatę zaliczki w walucie obcej wycenia się według kursu średniego ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski dla danej waluty z dnia poprzedzającego dzień, w którym dokonywany jest rozchód; 2) zwrot zaliczki lub części tej zaliczki w walucie obcej wycenia się według kursu średniego ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski dla danej waluty z dnia poprzedzającego dzień, w którym dokonywany jest zwrot; 3) koszty podróży służbowej rozlicza się według kursu średniego ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski dla danej waluty z dnia poprzedzającego dzień, w którym zatwierdzono te koszty; 4) wypłatę należności w walutach obcych z tytułu zwrotu poniesionych kosztów podróży służbowej (części kosztów przekraczających kwotę udzielonej zaliczki), wycenia się według kursu średniego ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski dla danej waluty z dnia poprzedzającego dzień, w którym dokonywany jest rozchód w walutach obcych; 5) wypłatę należności w walucie polskiej z tytułu zwrotu poniesionych kosztów podróży służbowej (części kosztów przekraczających kwotę udzielonej zaliczki), przelicza się według kursu średniego ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski dla danej waluty z dnia poprzedzającego dzień, w którym zatwierdzono rozliczenie kosztów podróży służbowej poza granice kraju; 6) jeżeli wydatki zostały poniesione w innej walucie niż wypłacona zaliczka, przeliczenia waluty obcej, w której poniesiono wydatki na walutę obcą, w której udzielono zaliczkę dokonuje się według kursu średniego ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski dla tych walut z dnia poprzedzającego dzień, w którym poniesiono te koszty. 14. W KGSG ponoszone koszty ujmuje się na kontach zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie w układzie rodzajowym w szczegółowości podziałek klasyfikacji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analiz oraz w sposób umożliwiający sporządzenie sprawozdań finansowych i sprawozdań budżetowych. 15. Zasady grupowania operacji gospodarczych, konta księgi głównej i przyjęte zasady 9

12 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 12 Poz. 97 ewidencji księgowej zdarzeń i operacji gospodarczych na kontach księgi głównej zapewniające możliwość sporządzania sprawozdań finansowych określonych w odrębnych przepisach zostały określone w Zakładowym planie kont dla KGSG Kwalifikacji wydatków do poszczególnych szczebli budżetu zadaniowego dokonują kierownicy komórek zaopatrujących zgodnie z przeznaczeniem przedmiotu zakupu (wydatku). 2. Wydatki w układzie budżetu zadaniowego kwalifikuje się w następujący sposób: 1) wydatki bezpośrednie to wydatki, które dotyczą jednego działania i są w całości kwalifikowane do tego działania; 2) wydatki pośrednie to wydatki, które dotyczące więcej niż jednego działania i są przypisywane do działań według podziału procentowego obliczonego przy uwzględnieniu liczby osób realizujących poszczególne działania w Straży Granicznej a ich zakwalifikowanie do danego działania zależy od przeznaczenia przedmiotu zakupu (wydatku). 3. Podział procentowy ustala się na dany rok budżetowy na podstawie planowanego stanu zatrudnienia funkcjonariuszy i pracowników w Straży Granicznej na dzień 1 stycznia tego roku budżetowego. 4. Podstawę wyliczenia podziału procentowego stanowi suma planowego zatrudnienia, w tym osoby będące na zaopatrzeniu finansowym jednostek organizacyjnych Straży Granicznej, z podziałem na szczeble struktury budżetu zadaniowego, określona przez dysponentów środków budżetu państwa III stopnia podległych Komendantowi Głównemu Straży Granicznej, powiększona o stan osób będących na zaopatrzeniu finansowym w KGSG. 5. Kwalifikacji pracowników i funkcjonariuszy Straży Granicznej będących na zaopatrzeniu finansowym KGSG do działań budżetu zadaniowego dokonuje się na postawie struktury planowanego zatrudnienia określonego przez dysponentów środków budżetu państwa III stopnia podległych Komendantowi Głównemu Straży Granicznej Strukturę kont księgi głównej oraz ich powiązania z kontami ksiąg pomocniczych stosowanych w KGSG ustali Dyrektor BF KGSG na pisemny wniosek głównego księgowego KGSG. 2. Struktura kont powinna zapewnić uzyskanie danych do celów planistycznych, sprawozdawczych i analiz Szczegółową klasyfikację analityczną wydatków budżetowych dla KGSG ustali dyrektor BF KGSG na pisemny wniosek głównego księgowego KGSG. 2. Szczegółowa klasyfikacja analityczna wydatków budżetowych dla KGSG powinna zapewnić uzyskanie danych do celów planistycznych, sprawozdawczych i analiz Klasyfikację wydatków budżetu zadaniowego KGSG ustali dyrektor BF KGSG na pisemny wniosek głównego księgowego KGSG. 2. Klasyfikacja wydatków budżetu zadaniowego KGSG powinna zapewnić uzyskanie danych do celów planistycznych, sprawozdawczych i analiz. 10

13 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 13 Poz Klasyfikację wydatków strukturalnych KGSG ustali dyrektor BF KGSG na pisemny wniosek głównego księgowego KGSG. 2. Klasyfikacja wydatków strukturalnych KGSG powinna zapewnić uzyskanie danych do celów sprawozdawczych Szczegółowy sposób ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektów ze środków zagranicznych dla KGSG ustali dyrektor BF KGSG na pisemny wniosek głównego księgowego KGSG. 2. Szczegółowy sposób, o którym mowa w ust. 1, jest ustalany dla projektów dla których taki wymóg został zawarty w umowach, porozumieniach lub innych dokumentach dotyczących przyznania tych środków. 3. Ewidencja powinna umożliwić identyfikację poszczególnych operacji księgowych i gospodarczych przeprowadzanych dla wszystkich wydatków w ramach projektu w sposób przejrzysty w zakresie m. in. kosztów, wydatków i przychodów. Rozdział 4 Zbiory danych tworzących księgi rachunkowe Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe, dane z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych, proces przetwarzania danych oraz opis systemu informatycznego, opis algorytmów i parametrów oraz systemu ich przetwarzania określa dokumentacja opracowana przez producenta do programu komputerowego, o którym mowa w 7 ust. 3, dopuszczonego do stosowania w KGSG. 2. Wykaz zbiorów danych tworzących rejestry, dane z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości rejestrów, proces przetwarzania danych oraz opis systemu informatycznego, opis algorytmów i parametrów oraz systemu ich przetwarzania określa dokumentacja opracowana przez producenta do programu komputerowego dopuszczonego, jako forma prowadzenia ewidencji materiałowej, do stosowania w KGSG przez kierownika komórki zaopatrującej na podstawie 7 ust Dokumentacja dotycząca poszczególnych wersji programów, o których mowa w 7 ust. 3, gromadzona jest w BF KGSG. 2. Dokumentacja poszczególnych wersji programów dopuszczonych do stosowania w KGSG przez kierowników komórek zaopatrujących na podstawie 7 ust. 5, gromadzona jest przez te komórki Księgi rachunkowe KGSG prowadzone są w BF KGSG. 2. Udostępnienie osobie trzeciej ksiąg rachunkowych lub ich części: 1) do wglądu na terenie KGSG - wymaga zgody głównego księgowego KGSG; 2) poza siedzibą KGSG - wymaga pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w KGSG potwierdzonego przez pobierającego spisu przejętych dokumentów. 11

14 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 14 Poz. 97 Rozdział 5 Pomocnicza ewidencja wydatków i zaangażowania wydatków Komórki zaopatrujące do celów planistycznych, sprawozdawczych i analiz prowadzą ewidencję wydatków i zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego oraz przyszłych lat. 2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, jest prowadzona w układzie klasyfikacji analitycznej wydatków budżetowych, o której mowa w 18 ust. 1, odrębnie dla każdego roku obrotowego. 3. Zapisy na kontach analitycznych na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej jednak niż na koniec miesiąca, podlegają podsumowaniu za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego. 4. Ewidencję wydatków oraz zaangażowania prowadzoną w komórkach zaopatrujących należy uzgadniać na koniec każdego okresu sprawozdawczego z ewidencją wartościową prowadzoną w BF KGSG. Dokonanie uzgodnienia potwierdza się podpisami osób dokonujących uzgodnień. 5. Po zakończeniu kwartalnych okresów sprawozdawczych komórki zaopatrujące na podstawie ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego oraz przyszłych lat sporządzają zestawienie umów, decyzji i innych postanowień w układzie kont klasyfikacji analitycznej wydatków i przesyłają je do BF KGSG do 8 dnia po zakończeniu kwartalnego okresu sprawozdawczego 6. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, prowadzona jest w rejestrze ewidencji wydatków i zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego oraz przyszłych lat. Wzór rejestru ewidencji wydatków i zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego oraz przyszłych lat określi główny księgowy KGSG. 7. Rejestr, o którym mowa w ust. 6, może być prowadzony w formie elektronicznej w okresie sprawozdawczym. Po zakończeniu każdego okresu sprawozdawczego dokonywany jest wydruk części rejestru obejmujący ostatni zakończony okres sprawozdawczy. Wydruki po dokonaniu uzgodnienia, o którym mowa w ust. 4, polegają bieżącej rejestracji zgodnie z przepisami w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej w Straży Granicznej Komórki zaopatrujące do celów planistycznych, sprawozdawczych i analiz prowadzą ewidencję wydatków budżetu zadaniowego. 2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, jest prowadzona w układzie klasyfikacji wydatków budżetu zadaniowego KGSG, o której mowa w 19 ust. 1, odrębnie dla każdego roku obrotowego. 3. Zapisy na kontach na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej jednak niż na koniec miesiąca, podlegają podsumowaniu za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego. 4. Ewidencję wydatków budżetu zadaniowego prowadzoną w komórkach zaopatrujących należy uzgadniać na koniec każdego okresu sprawozdawczego z ewidencją prowadzoną w BF KGSG. Dokonanie uzgodnienia potwierdza się podpisami osób dokonujących uzgodnień. 5. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, prowadzona jest w rejestrze ewidencji wydatków budżetu zadaniowego KGSG. Wzór rejestru ewidencji wydatków budżetu zadaniowego KGSG określi główny księgowy KGSG. 12

15 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 15 Poz Rejestr, o którym mowa w ust. 5, może być prowadzony w formie elektronicznej w okresie sprawozdawczym. Po zakończeniu każdego okresu sprawozdawczego dokonywany jest wydruk części rejestru obejmujący ostatni zakończony okres sprawozdawczy. Wydruki po dokonaniu uzgodnienia, o którym mowa w ust. 4, polegają bieżącej rejestracji zgodnie z przepisami w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej w Straży Granicznej Komórki zaopatrujące do celów sprawozdawczych prowadzą ewidencję wydatków strukturalnych. 2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, jest prowadzona w układzie klasyfikacji wydatków strukturalnych KGSG, o której mowa w 20 ust. 1, odrębnie dla każdego roku obrotowego. 3. Zapisy na kontach na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej jednak niż na koniec miesiąca, podlegają podsumowaniu za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego. 4. Ewidencję wydatków strukturalnych prowadzoną w komórkach zaopatrujących należy uzgadniać na koniec każdego okresu sprawozdawczego z ewidencją wartościową prowadzoną w BF KGSG. Dokonanie uzgodnienia potwierdza się podpisami osób dokonujących uzgodnień. 5. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, prowadzona jest w rejestrze ewidencji wydatków strukturalnych KGSG. Wzór rejestru ewidencji wydatków strukturalnych KGSG określi główny księgowy KGSG. 6. Rejestr, o którym mowa w ust. 5, może być prowadzony w formie elektronicznej w okresie sprawozdawczym. Po zakończeniu każdego okresu sprawozdawczego dokonywany jest wydruk części rejestru obejmujący ostatni zakończony okres sprawozdawczy. Wydruki po dokonaniu uzgodnienia, o którym mowa w ust. 4, polegają bieżącej rejestracji zgodnie z przepisami w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej w Straży Granicznej Ewidencja wydatków z funduszu operacyjnego w BF KGSG jest prowadzona, ze względu na ochronę tajemnicy państwowej, na podstawie dowodów wypłaty i not księgowych. Dowody wypłaty i noty księgowe sporządzane są na podstawie pisemnych dyspozycji wydanych przez osoby upoważnione przez kierownika jednostki do dysponowania tymi środkami. 2. Osoby upoważnione do dysponowania środkami funduszu operacyjnego przekazują do BF KGSG pisemną informację zawierającą łączną kwotę dokonanych wypłat wynagrodzeń za udzielanie pomocy Straży Granicznej oraz kwotę naliczonego zryczałtowanego podatku dochodowego zgodnie z odrębnymi przepisami, w terminie do 5 dnia po zakończeniu miesiąca, którego dotyczą te informacje. 3. Szczegółowy sposób realizacji i ewidencji wydatków, o których mowa w ust. 1, określają odrębne przepisy w sprawie gospodarowania funduszem operacyjnym Ewidencja księgowa środków Pracowniczej Kasy Zapomogowo Pożyczkowej przy KGSG jest prowadzona przez BF KGSG w ograniczonym zakresie, w sposób umożliwiający ustalenie stanu środków na rachunku bankowym oraz w kasie KGSG. 2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, jest prowadzona w pełnym zakresie przez wyznaczoną osobę (księgową Pracowniczej Kasy Zapomogowo - Pożyczkowej), 13

16 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 16 Poz. 97 w odrębnych urządzeniach ewidencyjnych zgodnie z zasadami określonymi przez Zarząd Pracowniczej Kasy Zapomogowo Pożyczkowej przy KGSG, w sposób umożliwiający ustalenie stanu indywidualnych wkładów członkowskich, udzielonych pożyczek oraz innych środków dotyczących Pracowniczej Kasy Zapomogowo Pożyczkowej przy KGSG. Rozdział 6 Plan finansowy, zasady kwalifikacji wydatków i analizy wykonania wydatków Komórki zaopatrujące na podstawie zawiadomień otrzymanych z BF KGSG o wysokości limitów w planie finansowym lub ich korektach dokonują podziału limitów według klasyfikacji analitycznej, o której w 18 ust Komórki zaopatrujące mogą z własnej inicjatywy dokonać zmian podziału limitów według klasyfikacji analitycznej, o której w 18 ust Komórki zaopatrujące w terminie 5 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, lub dokonania zmian z własnej inicjatywy przekazują podział limitów według klasyfikacji analitycznej do BF KGSG. 4. Otrzymane od komórek zaopatrujących zwrotne informacje stanowią podstawę do ujęcia planu finansowego w ewidencji księgowej prowadzonej w BF KGSG Komórki zaopatrujące na podstawie zawiadomień otrzymanych z BF KGSG o wysokości limitów w planie finansowym budżetu zadaniowego lub ich korektach dokonują podziału limitów zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o finansach publicznych i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie, według klasyfikacji wydatków, o której w 19 ust Komórki zaopatrujące mogą z własnej inicjatywy dokonać zmian podziału limitów według zasad określonych w ustawie o finansach publicznych i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie, według klasyfikacji wydatków, o której w 19 ust Komórki zaopatrujące w terminie 5 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, lub dokonania zmian z własnej inicjatywy przekazują podział limitów do BF KGSG. 4. Otrzymane od komórek zaopatrujących zwrotne informacje o podziale limitów stanowią podstawę do ujęcia w ewidencji księgowej prowadzonej w BF KGSG Komórki zaopatrujące sporządzają zapotrzebowania na środki finansowe na dany miesiąc i przesyłają do BF KGSG do 5 dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, którego dotyczy zapotrzebowanie, według wzoru określonego przez głównego księgowego KGSG. 2. W przypadku konieczności dokonania płatności nie ujętych w zapotrzebowaniu, o którym mowa w ust. 1, komórki zaopatrujące sporządzają i przekazują w dniu powzięcia informacji do BF KGSG dodatkowe zapotrzebowanie wraz z uzasadnieniem określającym kwotę środków, termin płatności powstałego zobowiązania i przyczyny wystąpienia nieplanowej płatności. 3. Komórki zaopatrujące są zobowiązane do informowania BF KGSG o zmianach w zakresie terminów płatności i kwot ujętych w zapotrzebowaniu, o którym mowa w ust.1, w dniu powzięcia informacji o tych zmianach. 14

17 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 17 Poz W przypadku zwrotu wydatków poniesionym w tym samym roku obrotowym stosuje się zasadę zmniejszenia poniesionych wydatków. 2. Refundacja wydatków innym podmiotom następuje na podstawie not księgowych, do których załącza się, poświadczone za zgodność z oryginałem, kopie dowodów księgowych poniesionych wydatków. 3. Wydatki na działalność bieżącą KGSG finansowane są ze środków ujętych w planie wydatków budżetowych KGSG, w ramach którego limity wydatków są przydzielane poszczególnym komórkom zaopatrującym stosownie do ich regulaminów organizacyjnych (zakresu działania), a w zakresie nie objętym tym planem są finansowane w ramach planu wydatków budżetowych Nadwiślańskiego Oddziału Straży Granicznej. 4. Procedury finansowania wydatków ze środków zagranicznych określają podręczniki, instrukcje i procedury dotyczące tych środków, określone przez organy lub instytucje przekazujące środki. 34. Środki stałego zapasu gotówki wg stanu zamknięcia raportów kasowych w ostatnim dniu roboczym miesiąca są ujmowane w ewidencji wydatków budżetowych dla celów sprawozdawczych na koncie 130 Rachunku bieżącym jednostki budżetowej w paragrafie 4050 Uposażenie funkcjonariuszy, a w pierwszym dniu roboczym następnego miesiąca podlegają wyksięgowaniu Po zakończeniu kwartalnych okresów sprawozdawczych komórki zaopatrujące sporządzają analizę wykonania budżetu za okres od początku roku do końca danego kwartału i przesyłają do BF KGSG do 10 dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym, którego dotyczy analiza. 2. Zakres przedmiotowy analizy, o której mowa w ust. 1, określi główny księgowy KGSG. Rozdział 7 Plan rzeczowo finansowy W KGSG sporządza się plan rzeczowo finansowy obowiązujący w danym roku kalendarzowym. 2. Proces planowania rzeczowo - finansowego jest skorelowany z procesami planowania budżetowego. 3. Wartość zadań ujętych w planie finansowym podlega zbilansowaniu z możliwościami wynikającymi z określonego dla KGSG planu finansowego oraz struktury tego planu. 4. Podstawę do planowania rzeczowo-finansowego stanowią: 1) limity wydatków określone w planie finansowym; 2) zadania wynikające z dokumentów planistycznych opracowanych na etapach planowania finansowego; 3) zobowiązania wynikające z zawartych umów; 4) wytyczne, rekomendacje i zalecenia kierownika jednostki w sprawie planowania i realizacji wydatków. 5. Plan rzeczowo finansowy zawiera co najmniej następujące dane: 1) nazwę komórki zaopatrującej; 15

18 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 18 Poz. 97 2) grupę wydatków zgodnie ze klasyfikacją analityczną wydatków budżetowych KGSG; 3) paragraf i pozycję analityczną planu finansowego oraz wydatków budżetowych; 4) wykaz zadań; 5) kwoty przeznaczone na realizację zadań przed zmianą planu (limitu) finansowego; 6) zwiększenie kwoty za realizację zadania; 7) zmniejszenie kwoty za realizację zadania; 8) kwoty przeznaczone na realizację zadań po zmianie planu (limitu) finansowego; 9) kwoty środków pochodzących z innych (realizowanych w ramach planu finansowego) źródeł finansowania zadania; 10) wyszczególnienie innych realizowanych w ramach planu finansowego źródeł finansowania zadania (np. FOŚiGW, FBW, FAMI, NMF itp.); 11) kwoty środków z innych źródeł na realizację zadania (poza planem finansowym); 12) wskazanie innych źródeł finansowania zadania (np. decyzja Ministra Finansów o zapewnieniu finansowania przedsięwzięcia, FRONTEX, FMBW, Fundusz Wsparcia itp.); 13) określenie sposobu udzielenia zamówienia lub realizacji wydatku (1 - w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych, 2 - poza ustawą Prawo zamówień publicznych, 3 kontynuacja umów zawartych w latach poprzednich); 14) planowany termin wydatkowania kwoty przeznaczonej na realizację zadania; 15) uwagi. 6. W planie rzeczowo finansowym ujmuje się wydatki na realizację zadań, które kwalifikowane są do paragrafów klasyfikacji analitycznej oraz z odpowiednimi czwartymi cyframi, z wyłączeniem 418, 444, , i 478 z odpowiednimi czwartymi cyframi oraz Stopień uszczegółowienia zadań realizowanych we własnym zakresie (tj. poniżej progów określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych) jest analogiczny do stosowanego przy konstrukcji planu lub prowizorium planu zamówień publicznych. 8. W przypadku rezygnacji z realizacji zadania ujętego w planie częściowym rzeczowo finansowym lub planie rzeczowo finansowym lub jego korektach, pozostaje ono w wykazie zadań bez przydziału kwoty środków na jego realizację. 9. Wzór planu rzeczowo finansowego określi główny księgowy KGSG. 10. Określając wzór, o którym mowa w ust. 9, główny księgowy KGSG dla celów planistycznych, sprawozdawczych i analiz może rozszerzyć zakres danych, o którym mowa w ust Za terminowe i właściwe przygotowanie projektu planu częściowego rzeczowo finansowego, planu częściowego rzeczowo finansowego oraz ich korekt odpowiada kierownik komórki zaopatrującej. 12. Projekt planu częściowego rzeczowo finansowego, plan częściowy rzeczowo finansowy oraz ich korekty podpisuje kierownik komórki zaopatrującej. 13. Kierownik komórki zaopatrującej, w terminie 7 dni od daty pisemnej informacji o wysokości zatwierdzonego planu (limitu) finansowego, przesyła w wersji papierowej i elektronicznej do BF KGSG plan częściowy rzeczowo - finansowy w zakresie właściwości kierowanej komórki zaopatrującej. 14. Na okres od początku roku do chwili zatwierdzenia planu (limitu) finansowego sporządza się projekt planu rzeczowo finansowego. 15. Do sporządzenia projektu planu rzeczowo finansowego przepisy ust. 5-9 stosuje się odpowiednio. 16. Kierownik komórki zaopatrującej w terminie 14 dni od daty otrzymania pisemnej informacji o kwotach ujętych w projekcie planu (limitu) finansowego stanowiącego 16

19 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 19 Poz. 97 podstawę gospodarki finansowej do chwili zatwierdzenia planu (limitu) finansowego na dany rok przesyła w wersji papierowej i elektronicznej do BF KGSG projekt planu częściowego rzeczowo finansowego w zakresie właściwości kierowanej komórki zaopatrującej. 17. Za terminowe i właściwe przygotowanie projektu planu rzeczowo finansowego, planu rzeczowo finansowego oraz ich korekt odpowiada główny księgowy KGSG. 18. Projekt planu rzeczowo finansowego, plan rzeczowo finansowy oraz ich korekty podpisuje główny księgowy KGSG i dyrektor BF KGSG. 19. Projekt planu rzeczowo finansowego i plan rzeczowo finansowy dyrektor BF KGSG przedkłada do zatwierdzenia Zastępcy Komendanta Głównego Straży Granicznej właściwego do spraw logistycznych w ciągu 7 dni od daty otrzymania od kierowników komórek zaopatrujących planu lub projektu planu częściowego, o których mowa odpowiednio w ust. 13 i Kierownik komórki zaopatrującej, w terminie 7 dni od daty pisemnej informacji o zatwierdzeniu korekty planu (limitu) finansowego, przesyła do BF KGSG korektę planu częściowego rzeczowo finansowego w zakresie właściwości kierowanej komórki zaopatrującej. 21. Do korekty projektu planu częściowego rzeczowo finansowego przepisy ust. 20 stosuje się odpowiednio. 22. Kierownik komórki zaopatrującej może z własnej inicjatywy sporządzić i przesłać do BF KGSG korektę planu częściowego rzeczowo finansowego lub projektu planu częściowego rzeczowo finansowego w zakresie właściwości kierowanej komórki zaopatrującej. 23. Korektę planu rzeczowo finansowego oraz projektu planu rzeczowo finansowego dyrektor BF KGSG przedkłada do zatwierdzenia Zastępcy Komendanta Głównego Straży Granicznej właściwego do spraw logistycznych w ciągu 7 dni od daty otrzymania od kierowników komórek zaopatrujących korekt, o których mowa odpowiednio w ust Zadania nie ujęte w zatwierdzonym planie rzeczowo finansowym lub projekcie planu rzeczowo finansowego oraz ich korektach mogą być realizowane wyłącznie w przypadku posiadania zabezpieczenia finansowego na ich realizację w projekcie planu (limitu) finansowego, planie (limicie) finansowym lub ich korektach. 25. Zadania, o których mowa w ust. 24, kierownik komórki zaopatrującej powinien wykazać odpowiednio w planie częściowym rzeczowo - finansowym lub projekcie planu częściowego rzeczowo - finansowego albo w najbliższej korekcie planu lub projektu planu częściowego rzeczowo finansowego. 26. Korekta planu rzeczowo finansowego lub projektu planu rzeczowo finansowego może obejmować więcej niż jedną korektę planu finansowego, jeżeli zostanie zachowany termin sporządzenia pierwszej w kolejności korekty tego planu lub projektu planu. 27. Do korekty projektu planu częściowego rzeczowo finansowego i korekty planu częściowego rzeczowo finansowego przepisy ust. 26 stosuje się odpowiednio. 17

20 Dziennik Urzędowy Komendy Głównej Straży Granicznej 20 Poz. 97 Załącznik nr 2 ZAKŁADOWY PLAN KONT DLA KOMENDY GŁÓWNEJ STRAŻY GRANICZNEJ Zakładowy plan kont dla KGSG określa zasady grupowania operacji gospodarczych, wykaz kont księgi głównej i przyjęte zasady ewidencji księgowej zdarzeń i operacji gospodarczych na kontach księgi głównej zapewniające możliwość sporządzania sprawozdań finansowych określonych w odrębnych przepisach. 2. Zakładowy plan kont dla KGSG zawiera wykaz kont syntetycznych obejmujący następujące zespoły kont: 1) Zespół 0 "Majątek trwały", służący do ewidencji operacji gospodarczych związanych z majątkiem trwałym, jego umorzeniem oraz ewidencji środków trwałych w budowie (inwestycje); 2) Zespół 1 "Środki pieniężne i rachunki bankowe", przeznaczony do ewidencji operacji gospodarczych związanych ze środkami pieniężnymi oraz znakami wartościowymi; 3) Zespół 2 "Rozrachunki i rozliczenia", służący do ewidencji operacji gospodarczych związanych z rozrachunkami i roszczeniami KGSG; 4) Zespół 3 "Materiały i towary", przeznaczony do ewidencji operacji gospodarczych związanych z rozliczeniem zakupu materiałów, towarów i usług oraz ewidencji wartości rzeczowych składników majątku obrotowego (rzeczowych aktywów obrotowych); 5) Zespół 4 "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie", służący do ewidencji kosztów funkcjonowania KGSG w układzie rodzajowym i ich rozliczenia w szczegółowości podziałek klasyfikacji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analiz oraz w sposób umożliwiający sporządzenie sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach obowiązujących KGSG; 6) Zespół 6 "Produkty", przeznaczony do ewidencji rozliczeń międzyokresowych kosztów; 7) Zespół 7 "Przychody, dochody i koszty", służący do ewidencji operacji gospodarczych związanych z dochodami budżetowymi, przychodami finansowymi i operacyjnymi uzyskiwanymi przez KGSG i kosztami uzyskania tych przychodów oraz zyskami i stratami nadzwyczajnymi; 8) Zespół 8 "Fundusze, rezerwy i wynik finansowy", służący do ewidencji operacji gospodarczych związanych z funduszami jakie funkcjonują w KGSG oraz do ustalania wyniku finansowego i jego rozliczenia; 9) Zespół 9 " pozabilansowe", przeznaczony do pozabilansowej ewidencji operacji gospodarczych związanych z zaangażowaniem wydatków budżetowych, wydatków strukturalnych, planu i wydatków budżetu zadaniowego, planu i wydatków środków zagranicznych, planu i wydatków przyznanych rezerw oraz zapewnień finansowania z budżetu państwa. 2. Zakładowy plan kont, oprócz wykazu kont zawiera komentarz, określający: 1) treść ekonomiczną kont, czyli rodzaj księgowanych na nich operacji gospodarczych oraz charakter sald, zgodny z treścią ekonomiczną kont; 2) sposób księgowania niektórych typowych operacji gospodarczych (korespondencję kont); 3) minimalne wymagania w zakresie prowadzenia ewidencji analitycznej. 1