INSTRUKCJA KANCELARYJNA POLITECHNIKI LUBELSKIEJ

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr R-4/2006 Rektora Politechniki Lubelskiej w Lublinie z dnia 10 stycznia 2006 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA POLITECHNIKI LUBELSKIEJ LUBLIN 2006

2 SPIS TREŚCI I. Przedmiot i zakres instrukcji...3 II. Zasady organizacji pracy Kancelarii Uczelni...5 III. System kancelaryjny. Wykaz akt. Podział dokumentacji na kategorie...6 IV. Rejestrowanie pism w systemie bezdziennikowym i znakowanie spraw, zakładanie teczek...8 V. Obieg akt...10 VI. Odbiór korespondencji...11 VII. Otwieranie i sprawdzanie korespondencji wpływającej...11 VIII. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji wpływającej...12 IX. Załatwianie spraw...13 X. Sporządzanie czystopisów...14 XI. Wysyłanie korespondencji...15 XII. Przechowywanie akt...16 XIII. Przekazywanie akt do Archiwum Zakładowego...17 XIV. Zbiory wspomagające...18 XV. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych...18 XVI. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji bądź likwidacji jednostki organizacyjnej Politechniki Lubelskiej lub ustaniu działalności Politechniki Lubelskiej...20 Załączniki do Instrukcji kancelaryjnej...21 Załącznik nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej - wzór spisu spraw Załącznik nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej - wzór opisu teczki Załącznik nr 3 do Instrukcji kancelaryjnej - wzór układu pisma Załącznik nr 4 do Instrukcji kancelaryjnej - wzór spisu zdawczo-odbiorczego

3 I. Przedmiot i zakres instrukcji 1. Przedmiotem instrukcji są typowe i powtarzające się czynności kancelaryjne oraz tryb postępowania z aktami w toku bieżącej pracy. 2. Instrukcja ustala cykl i obieg pism (akt) od chwili wpływu lub powstawania wewnątrz jednostki organizacyjnej do momentu przekazania ich do Archiwum Zakładowego. 3. Postępowanie z aktami poufnymi i tajnymi regulują odrębne przepisy. 4. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: a) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, b) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych, c) wysyłanie korespondencji i przesyłek, d) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefaksów itp., e) rejestrowanie pism, znakowanie spraw i zakładanie teczek, f) nadawanie obiegu korespondencji, g) załatwianie spraw, h) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie, i) kompletowanie i przechowywanie akt, j) przekazywanie akt do archiwum. 5. Czynności kancelaryjne w Politechnice Lubelskiej wykonują: a) kancelaria, b) sekretariaty, c) pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy, d) pracownicy sporządzający czystopisy załatwianych spraw. 6. Zastosowane w instrukcji określenia oznaczają: - akta sprawy - notatki, pisma, wypełnione formularze, plany, fotokopie, rysunki itp. zawierające dane, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu poszczególnych spraw; szereg pism dotyczących tego samego zdarzenia; - dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, księgi, korespondencja, dokumentacja finansowa, statystyczna, mapy i plany - niezależnie od techniki ich wykonania (rękopisy, maszynopisy, druki) i inna dokumentacja utrwalona sposobem mechanicznym lub elektronicznym; - jednostka organizacyjna - jednostka do wykonywania określonych zadań, wymieniona w regulaminie organizacyjnym Politechniki Lubelskiej; - jednostka merytoryczna - jednostka, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie danej sprawy; 3

4 - materiały archiwalne - wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja (akta kat. A) finansowa, techniczna, statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych powstała w przeszłości i powstająca współcześnie; - przesyłka - każdy oddzielnie zapieczętowany list, paczka itp.; - punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z załatwieniem sprawy; - referent - oznacza pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację niezależnie od zajmowanego stanowiska lub tytułu służbowego; - kontrolka korespondencji - kontrolka do chronologicznego rejestrowania pism wchodzących i wychodzących. - spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w Politechnice; prowadzi się go oddzielnie dla każdego hasła (teczki) przewidzianego w wykazie akt; - sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności urzędowych; - teczka spraw - skoroszyt, segregator, teczka wiązana służąca do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustalonych wykazem akt; - teczka obiegowa - okładka, obwoluta, teczka wiązana itp. (z odpowiednim napisem) służąca do zabezpieczenia akt sprawy w czasie ich obiegu; - wpływ - każde pismo i przesyłka wpływająca do Politechniki Lubelskiej; - wykaz akt - rzeczowa klasyfikacja i kwalifikacja akt powstających w toku działalności Politechniki Lubelskiej oznaczona w poszczególnych pozycjach symbolem, hasłem i kategorią archiwalną; - załącznik - pismo lub dokument albo jego kopia zawierająca treść odnoszącą się do pisma podstawowego; akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod względem treści tworzą całość uważa się za jeden załącznik; 4

5 - znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej jednostki organizacyjnej i do określonej grupy spraw; - znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej jednostki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt. II. Zasady organizacji pracy Kancelarii Uczelni 1. W Kancelarii Uczelni zorganizowany jest stały punkt wymiany korespondencji, w którym w ustalonych godzinach, goniec lub wyznaczeni pracownicy składają pisma z poszczególnych jednostek organizacyjnych przeznaczonych do wysyłki na zewnątrz lub do obiegu wewnętrznego. 2. Rozdzielone wpływy Kancelaria doręcza w zależności od potrzeb raz dziennie względnie częściej (dotyczy pism pilnych) w ustalonych godzinach, w teczkach oznaczonych nazwą jednostki. 3. Do podstawowych czynności kancelaryjnych, które Kancelaria Uczelni spełnia należy: a) przyjmowanie oraz przydzielanie (rozdział) korespondencji, b) doręczanie otrzymanych z zewnątrz oraz z wewnątrz korespondencji oraz przesyłek (wpływów), c) prowadzenie ewidencji otrzymanej i wysyłanej korespondencji, d) odbiór przesyłek poleconych z urzędu pocztowego, e) wysyłanie korespondencji na zewnątrz, f) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych jednostek organizacyjnych Uczelni. 4. Kancelaria prowadzi następujące rejestry: a) dla poczty poleconej, b) dla poczty zwykłej. 5. Do podstawowych obowiązków pracownika dostarczającego pocztę należy: a) odbiór przesyłek poleconych w urzędzie pocztowym, b) przekazania przesyłek poleconych i zwykłych do urzędu pocztowego, c) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, d) prowadzenie szczegółowych rejestrów korespondencji wychodzącej i przychodzącej, e) sprawdzanie czy przesyłki pocztowe, zwłaszcza polecone i wartościowe nie są uszkodzone, f) w razie stwierdzenia uszkodzenia - spisanie protokołu bądź adnotacji o uszkodzeniu przesyłki, g) doręczanie pism poszczególnym jednostkom organizacyjnym ( sekretariaty ), h) doręczanie pism jednostkom organizacyjnym administracji centralnej, zgodnie z dekretacją, i) prowadzenie dziennego zestawienia rozchodowanych znaczków pocztowych, j) rozliczanie z pobieranych zaliczek, 5

6 k) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych jednostek organizacyjnych Uczelni. III. System kancelaryjny. Wykaz akt. Podział dokumentacji na kategorie 1. W Politechnice Lubelskiej stosuje się bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Przy tym systemie zbędne są takie urządzenia pomocnicze jak dzienniki korespondencyjne, kontrolki wpływów i inne rodzaje ewidencji wpływających pism, ponieważ rejestracji, podlegają tylko sprawy, a nie poszczególne pisma dotyczące tych spraw. Nie wyklucza się stosowania pomocy kancelaryjnych typu kontrolki pism wpływających i wysyłanych. 3. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności Politechniki Lubelskiej i zawiera archiwalną kwalifikację tych akt. 4. Jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia, oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość zadań Politechniki Lubelskiej podzielono na dziesięć głównych grup (klas) oznaczonych symbolami od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadzono podział na klasy drugiego rzędu oznaczone symbolami dwucyfrowymi (np. od 00 do 09) powstałymi przez dodanie do symbolu pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9. Obejmują one hasła bardziej szczegółowe, które z kolei dzielą się na hasła trzeciego, czwartego i dalszych rzędów, w zależności od potrzeb. Klasę 9 oraz niektóre klasy drugiego i dalszych rzędów pozostawiono wolne do ewentualnego wykorzystania w przyszłości w przypadku rozszerzenia zakresu działania Politechniki Lubelskiej. 5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach) odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie. 6. Jednolity rzeczowy wykaz akt opracowany został w oderwaniu od struktury organizacyjnej Politechniki Lubelskiej. W wyniku tego akta tematycznie jednorodne występujące w różnych jednostkach organizacyjnych będą posiadały te same symbole liczbowe i hasła klasyfikacyjne. Wyróżniać je będą tylko symbole literowe, stanowiące skrót nazwy jednostki organizacyjnej. 7. Jednolity rzeczowy wykaz akt ustala kategorie akt dla jednostek merytorycznych i innych jednostek. Przez użyte w wykazie akt określenie jednostka inna należy rozumieć jednostki organizacyjne, w których występują akta o tym samym haśle, co w jednostce macierzystej, lecz stanowią materiał pomocniczy. 8. Każda jednostka organizacyjna sporządza dla własnego użytku wyciąg z wykazu akt, zawierający hasła występujące w jej działalności. 6

7 9. Wyciągi te powinny obejmować wybrane z wykazu akt odpowiednie dla potrzeb poszczególnych jednostek symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną. 10. Wyciąg z wykazu akt dla jednostki organizacyjnej, w zależności od potrzeb, może: a) zawierać nowe pozycje, utworzone przez bardziej szczegółową rozbudowę tematyczną, b) obejmować pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu. 11. W przypadku rozbudowy pozycji z wykazu akt w jednostce organizacyjnej obowiązują oznaczenia kategorii archiwalnych i okresów przechowywania ustalone w rozbudowywanej klasie wykazu akt. 12. Jeden egzemplarz wyciągu z wykazu akt każda jednostka organizacyjna przekazuje do Archiwum Zakładowego. 13. Zmiany w wykazie akt, polegające na przekształceniu ustalonych lub dodaniu nowych symboli i haseł w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być wprowadzone wyłącznie w uzgodnieniu z właściwym terytorialnie archiwum państwowym. 14. Dokumentacja dzieli się pod względem jej wartości na dwie kategorie: a) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej materiałami archiwalnymi, b) dokumentację posiadającą czasową wartość praktyczną, zwaną dokumentacją niearchiwalną. 15. Dla oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu A. 16. Dla oznaczenia dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu B: a) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich określających termin ich przechowywania w archiwum zakładowym, oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po ustalonym okresie przechowywania może być przekazana na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego terytorialnie archiwum państwowego, b) symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich określających termin przechowywania akt oznacza się dokumentację, która po upływie okresu przechowywania w archiwum zakładowym podlega ekspertyzie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe terytorialnie archiwum państwowe. Wynikiem ekspertyzy może być zmiana kategorii archiwalnej tej dokumentacji, c) symbolem Bc oznacza się materiały manipulacyjne posiadające krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Materiały te mogą ulec brakowaniu po pełnym ich wykorzystaniu. Mogą być one brakowane w jednostce organizacyjnej, bez przekazywania ich do archiwum zakładowego, ale za wiedzą i zgodą pracownika prowadzącego archiwum zakładowe, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego terytorialnie archiwum państwowego. 17. Okres przechowywania dokumentacji, o których mowa w punkcie 16 liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od l stycznia roku następującego po ostatecznym zakończeniu sprawy. 7

8 IV. Rejestrowanie pism w systemie bezdziennikowym i znakowanie spraw, zakładanie teczek 1. Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw (zał. nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej). Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz - na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną jednostkę. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. 2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Składa się on z czterech części: a) symbolu literowego jednostki organizacyjnej, b) liczbowego symbolu hasła według wykazu akt, c) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, d) końcówki roku, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw. 3. Trzy pierwsze człony znaku sprawy powinny być oddzielone od siebie kreskami poziomymi, natomiast czwarty powinien być oddzielony od trzeciego kreską ukośną. Przykładowy wzór znaku sprawy: RO / Znak sprawy wpisuje referent załatwiający sprawę w obrębie pieczątki wpływu, przykładanej na pismach wpływających. 5. Akta spraw prowadzą referenci opracowujący sprawy merytorycznie. 6. W jednostkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe rejestry, księgi, skorowidze lub inne pomoce ewidencyjne w układzie odpowiadającym wymogom bieżącej działalności. 7. Nie podlegają rejestracji: a) publikacje (dzienniki urzędowe, gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp), b) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, c) faktury i rachunki, d) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze, e) dokumenty wymienione w podpunkcie: a, d, należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych wg rzeczowego wykazu akt. 8. Faktury i rachunki nie są rejestrowane w spisach spraw, podlegają natomiast zaewidencjonowaniu w specjalnym rejestrze. 9. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki - założonej według haseł z rzeczowego wykazu akt. 10. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt, zgodnie z wyciągiem z wykazu akt. RO Dział Spraw Osobowych 1150 symbol hasła awanse 2 kolejny numer w spisie spraw, 99 końcówka roku

9 11. Każdej końcowej klasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka (w przypadku dużej ilości akt podzielona na tomy) zawierająca akta o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce akt o różnych kategoriach archiwalnych. 12. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw dla każdej z nich. 13.Każda teczka aktowa powinna zawierać na okładce następujące oznaczenia: a) na środku u góry - nazwa Uczelni i jednostki organizacyjnej, b) w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu jednostki organizacyjnej i symbolu hasła według wykazu akt, c) w prawym górnym rogu - kategoria archiwalna akt, a w przypadku akt kategorii B również okres ich przechowywania, d) na środku - tytuł akt, tj. pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj materiałów zawartych w teczce, e) pod tytułem - daty skrajne, (daty założenia pierwszej i ostatniej sprawy w przypadku gdy teczka jest podzielona na tomy). Wzór opisu teczki - załącznik nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej. 14. W przypadku przechowywania akt w segregatorach należy umieścić na ich grzbietach ww. oznaczenia jak w punkcie 13. W momencie przekazywania akt do Archiwum Zakładowego należy przełożyć zawartość segregatora do teczki wiązanej, na okładce należy umieścić pełne oznaczenia zgodnie z postanowieniami zawartymi w punkcie Akta spraw nie załatwionych ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisaniem do nowego spisu spraw następuje dopiero wtedy, gdy wpłynie nowe pismo dotyczące sprawy wszczętej w poprzednim roku. W przypadku przeniesienia sprawy do nowego spisu spraw należy odnotować to w poprzednim spisie spraw. W przypadku konieczności wznowienia sprawy w następnym roku, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w poprzednim roku i odłożona do właściwej teczki, należy wyjąć, a w spisie spraw pod jej numerem odnotować: "przeniesiono do teczki symbol..." rejestrując ją jednocześnie w spisie spraw na rok bieżący i nadając jej nowy znak. 9

10 V. Obieg akt 1. Podstawowymi ogniwami systemu kancelaryjnego w Politechnice Lubelskiej są: a) Kancelaria Uczelni, b) sekretariaty wszystkich jednostek organizacyjnych prowadzących działalność podstawową, (wydziały wraz z ich jednostkami wewnętrznymi oraz jednostki międzywydziałowe i ogólnouczelniane), c) jednostki organizacyjne prowadzące działalność administracyjną (działy albo występujące poza nimi sekcje, zespoły, samodzielne stanowiska pracy lub inne jednostki i jednostki prowadzące działalność pomocniczą), d) pracownicy odpowiedzialni za opracowywanie projektów dokumentów i przebieg załatwiania spraw. 2. We wszystkich ww. ogniwach systemu kancelaryjnego są prowadzone registratury. 3. Obieg akt odbywa się bez dodatkowej rejestracji. 4. Akta w obiegu wewnętrznym między jednostkami organizacyjnymi zlokalizowanymi w tym samym gmachu przesyła się bezpośrednio, bez pośrednictwa Kancelarii Uczelni. 5. Akta spraw bieżących w toku załatwiania, przesyła się w teczce obiegowej (obwolucie) oznaczonej nazwą jednostki organizacyjnej. 6. Obieg korespondencji powinien być bezpośredni tzn. pismo powinno być kierowane bezpośrednio do miejsca przeznaczenia i przechodzić tylko przez niezbędne punkty zatrzymania. 7. Typowy obieg akt w administracji Politechniki Lubelskiej, uwzględniający najkonieczniejsze punkty jest następujący: Kancelaria Uczelni - przyjmuje wpływy, dostarczone przez pocztę względnie z innych źródeł (np. przez interesantów) oraz dokonuje ich rozdziału; Sekretariaty - odbierają wpływy z Kancelarii, przedkładają je do wglądu Rektora, Prorektorów, Kanclerza, Dziekana, Dyrektora lub osobom upoważnionym, a następnie rozdzielają na jednostki niższych szczebli lub stanowiska pracy; Kierownik - przegląda wpływy, zamieszcza dyspozycje o załatwieniu, przydziela pisma referentom, kontroluje przebieg załatwienia sprawy, akceptuje jej ostateczne załatwienie; Registratura - miejsce przechowywania akt, zarejestrowanych przez referenta zgodnie z obowiązującym trybem, pozostające pod stałą opieką referenta względnie innej zobowiązanej do tego osoby, do czasu przekazania ich do Archiwum Zakładowego; 10

11 Referent - załatwia sprawę, tzn. wykonuje wszystkie czynności mieszczące się w zakresie jego obowiązków, zmierzające do prawidłowego załatwienia sprawy; Kancelaria Uczelni - wysyła podpisane, zakopertowane i zaadresowane pisma pod wskazane adresy. VI. Odbiór korespondencji 1. Korespondencję wpływającą z zewnątrz przyjmuje Kancelaria Uczelni. 2. Kancelaria odbiera przesyłki z wyjątkiem tajnych i wartościowych. Tryb postępowania z przesyłkami tajnymi i wartościowymi określony jest w odrębnych przepisach. 3. Sekretariaty większych jednostek organizacyjnych mogą przyjmować pisma i paczki przekazywane bezpośrednio do nich. Nie dotyczy pism tajnych. 4. Przy odbiorze należy sprawdzić prawidłowość oraz stan przesyłki. W przypadku stwierdzenia naruszenia jej zawartości należy sporządzić protokół, podając w nim rzeczywistą zawartość przesyłki. Protokół, po podpisaniu przez doręczającego, należy przekazać kierownikowi jednostki organizacyjnej, której ta przesyłka dotyczyła w celu nadania sprawie dalszego biegu. 5. Przesyłki adresowane do innej instytucji kancelaria zwraca bezzwłocznie na pocztę. VII. Otwieranie i sprawdzanie korespondencji wpływającej 1. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem tajnych, poufnych, wartościowych oraz adresowanych imiennie do pracowników, a ponadto: a/ listy polecone zaadresowane na konkretne nazwiska ewidencjonuje i nie otwierane rozdziela na poszczególne jednostki, b/ listy zwykłe zaadresowane na konkretne nazwiska rozdziela nie otwierane na poszczególne jednostki (bez ewidencjonowania), c/ listy polecone i zwykłe bez konkretnego nazwiska w adresie otwiera, sprawdza ewentualną zgodność załączników, stempluje pieczęcią wpływów (prezentą) oraz datownikiem. Następnie korespondencję tę rejestruje w dzienniku podawczym (stanowiącym kontrolkę wpływu korespondencji), w prezencie nanosi symbole, którymi oznaczone są jednostki organizacyjne w schemacie organizacyjnym Politechniki Lubelskiej, wpisuje kolejny numer z dziennika i rozdziela na poszczególne jednostki. Odbiór tej korespondencji następuje za potwierdzeniem w dzienniku, 11

12 d/ paczki kierowane na adres Politechniki Lubelskiej ewidencjonuje w ewidencji paczek i za potwierdzeniem wydaje zainteresowanym. Niniejszym zobowiązuje się każdego adresata paczki, jeżeli w paczce będzie się znajdować faktura, należy tę fakturę jak najszybciej opisać i przekazać do Kwestury w celu dalszej jej realizacji. 2. Jeżeli po otwarciu opakowania zewnętrznego okaże się, że zawiera ono pismo tajne, poufne lub przesyłkę wartościową, należy doręczyć do Kancelarii Tajnej lub pracownikowi czy jednostce upoważnionej do odbioru tego rodzaju przesyłek, bez dalszego rozpakowywania, z adnotacją o przyczynie otwarcia przesyłki. 3. Przesyłki mylnie skierowane kancelaria przesyła do właściwego adresata powiadamiając o tym nadawcę. 4. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić czy do pisma została załączona podana w nim ilość załączników. Każdą stwierdzoną niezgodność należy odnotować na piśmie. 5. Jeżeli wpływające pismo dotyczy dwu lub więcej spraw należących do zakresu działania różnych jednostek organizacyjnych, należy kierować je do tej jednostki, do której należy sprawa podstawowa, a w razie trudności w dokonaniu oceny - pierwsza sprawa poruszona w piśmie. 6. Koperty dołącza się do następujących wpływów: a) tajnych, poufnych, wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia, b) dla których obowiązuje termin prekluzyjny ( np. odwołania), c) w których brak jest nazwiska, adresu, nadawcy lub daty pisma, d) mylnie skierowanych, e) w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością oraz gdy koperta zawiera załącznik bez pisma przewodniego. 7. Koperty nie dołączone do pisma niszczy się. 8. Na każdym piśmie wpływającym należy umieścić pieczątkę wpływu z datą. 9. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach, czasopismach, prospektach i innych drukach niewymagających merytorycznego załatwienia. 10. Kancelaria ewidencjonuje korespondencję poufną, poleconą oraz pocztę kurierską. 11. Faksy należy doręczyć adresatom niezwłocznie. VIII. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji wpływającej 1. Rektor (Prorektorzy, Kanclerz, Dziekani) przeglądając korespondencję: a) określa korespondencję, którą sam rozpatruje, b) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe jednostki organizacyjne. 2. Na przeglądanej korespondencji przewidzianej do załatwienia przez właściwe jednostki organizacyjne umieszcza się dyspozycje dotyczące: 12

13 a) sposobu załatwienia sprawy, b) terminu załatwienia sprawy, c) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisu czystopisu. 3. Wszelką otrzymaną korespondencję kancelaria rozdziela do sekretariatów jednostek organizacyjnych. 4. Kierownik jednostki organizacyjnej, dokonując przeglądu nadesłanych akt: a) wyłącza pisma mylnie skierowane, b) wyznacza referentów załatwiających poszczególne sprawy. 5. Kierownik jednostki organizacyjnej może ustalić, które z wpływających pism pracownik sekretariatu przekazywać będzie bezpośrednio do referentów. 6. W razie potrzeby kierownik jednostki organizacyjnej zamieszcza na poszczególnych pismach dyspozycje dotyczące sposobu, terminu załatwienia sprawy itp. IX. Załatwianie spraw 1. Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej. W każdym przypadku należy stosować formę najbardziej celową i najprostszą. 2. Jeżeli pismo wpływające dotyczy dwu lub więcej spraw należących do zakresu działania różnych jednostek organizacyjnych - referent zleca sporządzenie odpowiedniej ilości odpisów tego pisma i kieruje je do właściwych jednostek, zaznaczając to na oryginale. 3. Ustne załatwienie spraw należy stosować w przypadkach, gdy nie zachodzi potrzeba pisemnego udokumentowania sprawy i gdy istnieje łatwość ustnego porozumienia. Przede wszystkim ustnie należy załatwiać wszystkie sprawy przedstawione ustnie bezpośrednio lub telefonicznie przez interesanta. 4. Formę ustnego załatwiania spraw należy stosować miedzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi. W takich przypadkach sporządza się odpowiednią notatkę, zawierającą dane o sposobie załatwienia, nazwisko strony zainteresowanej oraz datę i podpis referenta. 5. Typową formą załatwiania spraw jest forma pisemna. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem. 6. Akta sprawy wymagające w toku jej załatwiania udziału kilku referentów przesyłane są w teczce obiegowej. 7. Przy pisemnym załatwianiu spraw należy przestrzegać następujących zasad: a) w odpowiedzi podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy, b) adresy pisze się w pierwszym przypadku, c) każde pismo oznacza się znakiem sprawy, 13

14 d) każdy rękopis (brulion) przeznaczony do przepisania powinien być sporządzony czytelnie i zawierać: - wstępną akceptację kierownika jednostki organizacyjnej, - nazwisko referenta, - wielkość nakładu przy pracach przeznaczonych do dalszej reprodukcji, e) w rękopisach nie należy stosować skrótów, f) pod treścią z lewej strony należy podać ilość załączników, g) w przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, pod treścią pisma należy wymienić adresatów, h) projekty pism, które mają być powielone, wymagają w każdym przypadku wstępnej aprobaty kierownika jednostki organizacyjnej, i) odpowiedzi przygotowuje się na drukach firmowych - blankietach korespondencyjnych stosowanych w Politechnice wg następujących wzorów: - układ pisma - załącznik nr 3 do Instrukcji kancelaryjnej, - wzory blankietów korespondencyjnych regulują odrębne przepisy wewnętrzne. 8. Elektroniczną formę załatwiania spraw stosuje się w sprawach pilnych. 9. Kierownicy jednostek organizacyjnych powinni przeprowadzać kontrolę terminowego załatwiania spraw przydzielonych podległym pracownikom. 10. Kontrola powinna polegać na sprawdzeniu spraw nie załatwionych, przeglądaniu teczek i ewentualnie spisów spraw. X. Sporządzanie czystopisów 1. Czystopisy powinny być wykonane ściśle według tekstu rękopisu z zachowaniem układu według normy na blankiety korespondencyjne. 2. Przy sporządzaniu czystopisów należy przestrzegać następujących zasad: a) czystopisy pism wychodzących na zewnątrz sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem, b) format papieru powinien być dostosowany do wielkości tekstu, c) w dacie pisma podaje się tylko miesiąc i rok; dzień miesiąca wpisuje odręcznie podpisujący, d) w lewym dolnym rogu czystopisu umieszcza swoje inicjały osoba, która go sporządziła. 3. Przy sporządzaniu odpisów należy zachować wszelkie cechy pisma, z którego sporządza się odpis. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie nad tekstem umieszcza się napis "odpis". Jeżeli odpis sporządza się z odpisu - napis "odpis z odpisu". 4. Jeżeli na oryginale znajduje się pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP" oraz wpisuje się pełną treść pieczęci. 14

15 5. Pod tekstem odpisu należy podać klauzulę "za zgodność z oryginałem" lub "za zgodność z odpisem" oraz nazwisko i imię pracownika stwierdzającego zgodność. 6. Każdy czystopis i odpis powinien być starannie sprawdzony przez referenta opracowującego sprawę. Jako dowód zgodności referent parafuje kopię pisma z lewej strony tekstu lub podpisuje klauzulę zgodności w przypadku sporządzenia odpisu oryginału. 7. Uprawnienia do podpisywania pism określają wewnętrzne uregulowania tj. zakres kompetencji prorektorów, udzielone przez rektora pełnomocnictwa i regulamin organizacyjny. 8. Podpisujący stawia na oryginale i kopii datę oraz umieszcza swój podpis w obrębie maszynowego napisu lub pieczątki określającej stanowisko oraz imię i nazwisko. 9. Podpis powinien być pełny. Parafy mogą być umieszczane tylko na brulionach i kopiach. 10. W przypadku podpisywania większej ilości pism tej samej treści do różnych adresatów oraz na dalszych kopiach pism, podpis odręczny może być zastąpiony przez facsimile nazwiska, które przystawia sekretariat po okazaniu przez referenta pisma opatrzonego własnoręcznym podpisem. 11. Na pismach posiadających charakter dokumentów, zaświadczeń, decyzji, orzeczeń, umów, poleceń, poleceń wypłat oraz na pismach tajnych i poufnych nie można umieszczać facsimile. 12. Urzędową pieczęć okrągłą umieszcza się jedynie na pismach posiadających charakter dokumentu (dokument - akt mający znaczenie dowodu, stwierdzający prawidłowość określonych w nim danych lub zdarzeń). XI. Wysyłanie korespondencji 1. Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje pracownik sekretariatu lub referent zależnie od ustaleń kierownika jednostki organizacyjnej. 2. Czynności w tym zakresie polegają na: a) sprawdzeniu czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączone są wszystkie załączniki, b) zaadresowaniu i zakopertowaniu przesyłek listowych z podaniem pocztowego znaku kodowego, c) odciśnięciu na kopercie w lewym górnym rogu pieczęci nagłówkowej i wpisaniu pod nią znaku pisma, d) zapisaniu: - listów poleconych - w książce pocztowej, - listów zwykłych - w kartach doręczeń zwykłych przesyłek pocztowych (sumarycznie), e) przekazaniu korespondencji do wysyłki. Brak odpowiedniej dyspozycji oznacza, że pismo należy wysłać jako przesyłkę zwykłą. 15

16 3. Zakopertowaną i dokładnie zaadresowaną, przeznaczoną do wysyłki korespondencję sekretariaty administracji składają w Kancelarii Uczelni, która przyjmuje przesyłki i następnego dnia w określonych godzinach ekspediuje. Kancelaria potwierdza odbiór przeznaczonej do ekspedycji przesyłki. 4. Kancelaria zobowiązana jest do prowadzenia szczegółowych rejestrów korespondencji wychodzącej. 5. Telefaksy ekspediowane są bezpośrednio przez zainteresowane jednostki. 6. Koszty wysyłek wliczane są w ciężar: a/ kosztów wydziałowych, dla przesyłek ekspediowanych przez jednostki wydziałowe, b/ kosztów jednostek międzywydziałowych, dla przesyłek ekspediowanych przez nich, c/ kosztów jednostki ogólnouczelnianej - Biblioteki Głównej, dla przesyłek ekspediowanych przez tą jednostkę, d/ kosztów ogólnych Uczelni, dla przesyłek pozostałych jednostek. 7. Koszty przesyłek związanych z organizowanymi w Uczelni konferencjami, zjazdami, sympozjami itp., na które otwarte zostało subkonto, wlicza się w ciężar tych kosztów. 8. Zabrania się wysyłania na koszt Uczelni wszelkiego rodzaju pozdrowień i życzeń świątecznonoworocznych oraz referatów, które są efektem osobistej inicjatywy pracownika. XII. Przechowywanie akt 1. Akta spraw w toku załatwiania referenci powinni przechowywać w teczkach z napisem "do załatwienia". Akta te układa się w kolejności wpływów. 2. Akta spraw załatwionych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z wyciągiem z wykazu akt - w kolejności symboli liczbowych. 3. Wewnątrz teczek akta powinny być ułożone w kolejności liczb porządkowych spisu spraw danej teczki, a w ramach spraw - chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na wierzchu). Spisy spraw powinny być umieszczone na początku każdej teczki. 4. Teczki spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie z postanowieniami zawartymi w rozdziale IV punkcie 13 niniejszej instrukcji. 5. W przypadku wyjęcia akt z teczki należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę jednostki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, względnie nazwę i adres jednostki, do której akta wysłano oraz termin zwrotu. 6. Akta spraw zakończonych przechowuje się w jednostce merytorycznej przez okres dwóch lat przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego. 7. Akta spraw nie należy sklejać. 16

17 XIII. Przekazywanie akt do Archiwum Zakładowego 1. Jednostki organizacyjne dokonują w pierwszym kwartale każdego roku przeglądu akt, celem wyłączenia akt spraw zakończonych i niepotrzebnych do pracy bieżącej. 2. Akta należy przekazywać do Archiwum Zakładowego w takim samym układzie, w jakim były prowadzone w jednostce organizacyjnej. 3. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych (zał. nr 4 do Instrukcji kancelaryjnej) sporządzanych w trzech egzemplarzach dla akt kategorii B, a w czterech egzemplarzach dla akt kategorii A. Dwa egzemplarze spisów akt kategorii B, a trzy egzemplarze spisów akt kategorii A, przeznaczone są dla Archiwum Zakładowego; ostatnie egzemplarze spisów przeznaczone są dla jednostki przekazującej akta. Spis zdawczo-odbiorczy podpisuje kierownik jednostki zdającej akta lub osoba przez niego upoważniona oraz pracownik Archiwum Zakładowego. 4. Jednostki organizacyjne przekazują akta do Archiwum Zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami. Akta potrzebne do pracy bieżącej pozostawia się w jednostce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia z Archiwum Zakładowego, tj. po dokonaniu formalnego ich przekazania (umieszczeniu w spisie zdawczo-odbiorczym). 5. Akta kat. A przekazywane do Archiwum Zakładowego powinny być uporządkowane. Przez uporządkowanie rozumie się: a) wyłączenie wtórników i usunięcie części metalowych, b) ułożenie akt wewnątrz teczek, (Rozdz. XII p. 3), c) ponumerowanie zapisanych stron zwykłym ołówkiem w prawym górnym rogu, d) opisanie teczek, (Rozdz. IV p. 13), e) przeszycie akt, f) ułożenie teczek w porządku ustalonym w wykazie akt i w takiej kolejności spisane, g) umieszczenie na teczce w lewym dolnym rogu liczby porządkowej, pod którą teczka została wpisana do spisu zdawczo-odbiorczego. 6. Do akt przekazywanych do Archiwum Zakładowego należy dołączyć związane z nimi pomoce ewidencyjne (rejestry, skorowidze, kartoteki itp.). 7. Archiwum Zakładowe może odmówić przyjęcia akt nieuporządkowanych powiadamiając o tym swego zwierzchnika oraz kierownika danej jednostki organizacyjnej. 17

18 XIV. Zbiory wspomagające 1. W Politechnice Lubelskiej prowadzone są zbiory wspomagające, służące potrzebom pracowników Uczelni. Zbiory znajdują się w następujących jednostkach Uczelni: a) Biurze Rektora i Organizacji Uczelni, b) Kwesturze, c) Zespole Radców Prawnych. 2. W zbiorach wspomagających znajdują się: a) przepisy prawne ustawy, rozporządzenia, zarządzenia, uchwały, b) przepisy prawne wewnętrzne ( zarządzenia, pisma okólne, komunikaty ), c) wydawnictwa własne dotyczące organizacji i funkcjonowania Uczelni. 3. Podstawą ewidencji tych zbiorów są skorowidze prowadzone w sposób zapewniający łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji wg hasła rzeczowego bądź tytułu pozycji. XV. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych 1. Zaleca się wykorzystanie informatyki dla ułatwienia i przyspieszenia czynności kancelaryjnych między innymi do następujących celów: a) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, za wyjątkiem informacji niejawnych, b) udostępniania upoważnionym pracownikom zakupionego oprogramowania aplikacyjnego (baz danych, programów antywirusowych itp.), c) współdziałania z bazami danych tworzonymi na Uczelni, d) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, e) umieszczania na stronie internetowej stale aktualizowanej informacji o Uczelni. 2. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: a) dopuszczenie dostępu do danych wyłącznie upoważnionych pracowników, b) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 3. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: a) system haseł identyfikujących pracownika, b) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych pracownikom nie posiadającym odpowiednich uprawnień. 4. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą poprzez: 18

19 a) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu, b) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym całości danych zgromadzonych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu, c) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów sieciowych na nośnikach informatycznych i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym miejscu w innym pomieszczeniu, d) przechowywanie nośników informatycznych z oprogramowaniem operacyjnym, narzędziowym i aplikacyjnym w odpowiednio zabezpieczonym miejscu. 5. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych. 6. Każdy elektroniczny nośnik informacji, użyty do przechowywania dokumentów, powinien mieć swój identyfikator. 7. Nakłada się obowiązek prowadzenia ewidencji elektronicznych nośników informacji użytych do przechowywania dokumentów. 8. Jeżeli okres trwałości zapisu na elektronicznym nośniku informacji, określony przez producenta tego nośnika, jest krótszy od wymaganego okresu przechowywania dokumentu, to utrwalone na nośniku dokumenty należy przenieść na inny elektroniczny nośnik informacji przed upływem gwarantowanego przez producenta okresu trwałości zapisu. Elektroniczny nośnik informacji, z którego przeniesiono zapis podlega fizycznemu zniszczeniu. 9. Po upływie wymaganego okresu przechowywania dokument może zostać usunięty z elektronicznego nośnika informacji w sposób nieodwracalny. 10. Dokumenty przechowuje się, co najmniej w dwóch kopiach, każda na innym egzemplarzu lub rodzaju elektronicznego nośnika informacji. 11. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. 19

20 XVI. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji bądź likwidacji jednostki organizacyjnej Politechniki Lubelskiej lub ustaniu działalności Politechniki Lubelskiej 1. W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej lub zlikwidowanej jednostki organizacyjnej przez prawnego następcę, należy przekazać mu (na podstawie spisu zdawczoodbiorczego) akta spraw niezakończonych. Kopię tego spisu należy przekazać do archiwum zakładowego. Pozostałe akta uporządkowane zgodnie z przepisami niniejszej instrukcji należy przekazać na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych do archiwum zakładowego. 2. W przypadku reorganizacji Politechniki Lubelskiej dokumentację należy przekazać według zasad określonych w punkcie l. 3. W przypadku ustania działalności Politechniki Lubelskiej, postępowanie z dokumentacją określa Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych ( Dz. U. Nr 167, poz.1375). 20

21 Załączniki do Instrukcji kancelaryjnej Załącznik nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej - wzór spisu spraw Rok (referent) (symbol jedn. org.) (oznaczenie teczki) (tytuł teczki wg wykazu akt) OD KOGO DATA WPŁYNĘŁA SPRAWA L.p. (krótka treść) Znak pisma Z dnia Wszczęcia sprawy Ostateczn.z ałatw. UWAGI (sposób załatwienia) Spis spraw 21

22 22

23 Załącznik nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej - wzór opisu teczki POLITECHNIKA LUBELSKA Dział Spraw Osobowych RO-1150 B3 Awanse

24 Załącznik nr 3 do Instrukcji kancelaryjnej - wzór układu pisma Nagłówek z nazwą Politechnika lub pieczęć podłużna Politechniki Adresat Państwa pismo z dnia: Znak Nasz znak Data Sprawa: Treść pisma: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx Zał.: pieczęć i podpisy osoby upoważnionej 24

25 Do wiadomości: Inicjały referenta 25

26 Załącznik nr 4 do Instrukcji kancelaryjnej - wzór spisu zdawczo-odbiorczego... Spis zdawczo-odbiorczy akt nr... Nazwa zakładu pracy i jednostki organizacyjnej Miejsce Data Daty Kat. Liczba przechowywania zniszczenia lub Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu skrajne Akt teczek akt przekazania do od do w archiwum archiwum

27 Rubryki 7 i 8 wypełnia archiwum zakładowe Przekazujący akta: Kierownik jednostki organizacyjnej Przejmujący akta: (podpis) (podpis) (podpis) Imię i nazwisko Imię i nazwisko (czytelnie) (czytelnie) 27