INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH W URZĘDZIE GMINY BRWINÓW I. POSTANOWIENIA OGÓLNE. Podstawa prawna.

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Nr z dnia 30 października 2012 r. INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH W URZĘDZIE GMINY BRWINÓW I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Podstawa prawna. Na podstawie art. nr 10 ustawy z dnia 29 września z 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. Nr 152 poz z 2009 r.) ustalam następujący tryb obiegu dokumentów księgowych Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Brwinów. 2. Dokumentacja finansowo-księgowa stanowi zbiór właściwie sporządzonych dokumentów (dowodów księgowych), odzwierciedlających treść operacji i zdarzeń gospodarczych, podlegających ewidencji księgowej. Każdy dowód księgowy musi odpowiadać ustawowo określonym wymaganiom. Przede wszystkim powinien on zawierać określone elementy niezbędne do wyczerpującego odzwierciedlenia dokonanej operacji gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu. II. ZASADY PRZYGOTOWANIA, OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW FINANSOWO- KSIĘGOWYCH Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi. 2. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji. 3. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego jest związane z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych - gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub w papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych (wycenionych metodami pośrednimi) - w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych. 4. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty sprawozdań i przeszacowań. 5. Dokumenty księgowe podlegają sprawdzeniu i zbadaniu ich legalności, rzetelności oraz prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach. W celu ustalenia czy dokument księgowy odpowiada stawianym wymogom, powinien być on sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym.

2 4. 1. Każdy dowód księgowy powinny charakteryzować: a. dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów (dokumentuje zdarzenia lub stany w danym miejscu i czasie), b. trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu), c. rzetelność danych (dane na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny), d. kompletność danych (na dowodzie księgowym dane muszą być kompletne, zawierające co najmniej te elementy, o których mówi art. 21 ustawy o rachunkowości), e. jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych (na jednym dowodzie księgowym można dokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne), f. chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych), g. systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (dowody tego samego rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego), h. identyfikacyjność każdego dowodu księgowego, polega na powiązaniu dokumentów kosztowych, przychodowych z wyciągiem bankowym w systemie komputerowym, i. poprawność formalna (tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą instrukcją), j. poprawność merytoryczna (tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa) k. poprawność rachunkowa (tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i zasadami matematyki), l. podmiotowość dowodu księgowego (każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej), wg tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy np. oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy. 5. Dowód finansowo-księgowy winien spełniać następujące funkcje : a. funkcja dokumentu - prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa, b. funkcja dowodowa - opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym, c. funkcja księgowa - jest podstawą do ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, d. funkcja kontrolna - pozwala na kontrolę źródłową dokonanych operacji gospodarczych i finansowych Dowody księgowe dzieli się na trzy grupy: zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom, wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki. 2. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: zbiorcze zestawienia dowodów księgowych służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, korygujące noty księgowe służące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych, sprostowania zapisów lub stornowań, zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (dowody pro forma ), 2

3 rozliczeniowe polecenie księgowania ujmujące dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań np. wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg, itp.). 3. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące operacji. Nie wolno stosować dowodów zastępczych przy operacjach, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów usług (VAT). 4. W zapisie komputerowym operacji gospodarczych dozwolone jest korzystanie z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo i komputerowo. Po rozpoczęciu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisy w nim mogą nastąpić również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać, odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe będzie stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu Prawidłowo sporządzony dowód finansowo-księgowy powinien: zawierać zapisy na dokumencie dokonane w sposób trwały, wypełniony czytelnie, ręcznie (piórem, długopisem), maszynowo lub komputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu, być kompletny, a treść i liczby w poszczególnych rubrykach (polach) winny być nanoszone pismem starannym, w sposób poprawny i bezbłędny, nie budzący żadnych wątpliwości, mieć rubryki (pola) dowodu księgowego wypełnione zgodnie z przeznaczeniem, być wypełniony rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie, w sposób wolny od błędów rachunkowych, kompletny, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami prawa i wynikające z operacji, którą dokumentuje, zawierać podpisy stron uczestniczących w operacji gospodarczej, pieczątki i autentyczne daty, posiadać kolejną numerację, która powinna być ciągła, bezpośrednio przyporządkowana chronologii (według kolejnych dat) i według przyjętych zasad numerowania dowodów księgowych, w przypadku dowodów księgowych zbiorczych być sporządzony na podstawie prawidłowo wystawionych dokumentów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym prawidłowo wymienione, pozbawiony jakichkolwiek przeróbek i wymazywania. 2. Korygowanie niewłaściwych danych lub błędnych zapisów źródłowych na dowodzie zewnętrznym obcym może być dokonywane tylko i wyłącznie przez wystawienie i wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego ze stosownym uzasadnieniem. 3. Błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub liczby (kwoty) i wpisanie obok danych poprawnych z datą poprawki i parafą osoby upoważnionej do tej czynności, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb. Nie należy poprawić pojedynczych liter lub cyfr. 4. Sporządzanie faktury VAT i rachunków uproszczonych oraz rachunków korygujących, musi być zgodne z przepisami ustawy o VAT i przepisami wykonawczymi do tej ustawy, 5. Stosowanie skrótów i symboli w dowodzie księgowym jest dopuszczalne pod warunkiem, że są to skróty i symbole powszechnie znane. 6. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, Skarbnik wskazuje, który z nich będzie podstawą dokonania zapisu Zgodnie z wymogami zawartymi w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 3

4 określenie rodzaju dowodu (tj. podanie pełnej nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub kodu), określenie stron (nazwa, adresy) dokonujących operacji gospodarczej (tj. podanie na dowodzie pełnej nazwy z adresem kupującego i sprzedającego, dostawcy i nabywcy, usługodawcy), opis operacji oraz jej wartości jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych, tj. umieszczenie na dowodzie księgowym opisu operacji gospodarczej lub finansowej oraz wartości tej operacji, jeżeli operacja jest mierzona w jednostkach naturalnych, musi być podana ilość tych jednostek. Na fakturach VAT wyszczególnienie stawek i wysokości podatków od towarów i usług, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu w przypadku zapłaty zaliczkowej, również datę otrzymania zaliczki, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, od której przyjęto składniki majątkowe, na fakturach VAT, rachunkach uproszczonych oraz fakturach i rachunkach korygujących: imię, nazwisko i podpis osoby wystawiającej dokument oraz nazwisko imię i podpis osoby uprawnionej do odbioru dokumentu (dotyczy faktury VAT lub faktury korygującej, stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania, sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej (dane te na dowodzie księgowym nanoszone są w akcie dekretacji na podstawie zakładowego planu kont), numer identyfikacyjny dowodu (kolejny numer dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej, przedmiotowej i organizacyjnej: numer powinien identyfikować konkretny dowód), dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia winien być zamieszczony bezpośrednio na dowodzie, chyba że przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem. 2. Jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika majątkowego, przeniesienia własności lub użytkowania wieczystego gruntu, albo nie jest dowodem zastępczym, to podpisy osób na tym dowodzie mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie. 3. Dowody księgowe muszą być: rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, czyli zawierające co najmniej dane określone w pkt. 1 wolne od błędów rachunkowych. 4. Ogólny schemat dowodu finansowo-księgowego stanowi załącznik 1 do niniejszej instrukcji. 9. W Urzędzie funkcjonują następujące rodzaje dowodów finansowo-księgowych: 1. Dowody bankowe: bankowe dowody wpłaty i wypłaty wypełniane przez kasjera w odpowiedniej ilości egzemplarzy i ujmowane w raporcie kasowym. Dowód wpłaty wypełnia osoba dokonująca wpłaty w trzech egzemplarzach (przy wpłatach na rachunek w tym samym oddziale banku). Po przyjęciu wpłaty przez bank jednostka otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym kopie z bankowym dowodem wpłaty, polecenie przelewu stanowiące udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego. Podstawą do wystawienia powinien być oryginał dokumentu podlegający zapłacie. Polecenie przelewu wystawia pracownik księgowości w czterech egzemplarzach, które po podpisaniu przez upoważnione osoby, składa w banku. Po zrealizowaniu przelewu jednostka otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym ostatni egzemplarz (odcinek D). Dopuszcza się podpisywanie przelewów wystawionych przez kontrahentów dołączonych do 4

5 dokumentów stanowiących podstawę zapłaty (np. zapłata za energię elektryczną itp.). W Urzędzie Gminy istnieje system elektronicznych podpisów, nota bankowa memoriałowa dokumentuje pobraną przez bank prowizję za dokonane czynności bankowe. Jednostka otrzymuje kopię lub wydruk komputerowy, sporządzony przez bank. Pracownik księgowy sprawdza zasadność obciążenia i zgodność z umową zawartą pomiędzy jednostką a bankiem, wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych otrzymywane z banku wyciągi rachunków bankowych oryginał sporządzony na druku lub wydruk komputerowy - sprawdza pracownik referatu finansowo-księgowego z załączonymi do nich dokumentami. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy je pisemnie uzgodnić z oddziałem banku finansującego, czek gotówkowy wystawiają upoważnieni pracownicy finansowo-księgowi (kasjer) w jednym egzemplarzu. Podpisują osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Osoba otrzymująca czek kwituje jego odbiór na grzbiecie książeczki czekowej. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu, podlega sprawdzeniu z kwotą ujętą w dowodzie stanowiącym podstawę wypłaty gotówki. Podstawą wydania czeku gotówkowego jest dowód źródłowy uzasadniający wydanie czeku (lista płac, rachunek uproszczony, rachunek, rozliczenie z zaliczki, delegacja służbowa, faktura VAT, polecenie księgowania, itp.). Wszystkie dowody źródłowe stanowiące podstawę wydania czeku gotówkowego muszą być opisane przez osobę upoważnioną oraz muszą uzyskać akceptację wypłaty w postaci podpisów kierownika jednostki i księgowego bądź ich pełnomocników. W razie pomyłki w wypisywaniu czeku (kwot, nazwisk, itp.), czek anuluje się przez przekreślenie i umieszczenie adnotacji ANULOWANO wraz z datą i podpisem osoby, która go anulowała. Anulowany czek pozostaje w grzbiecie czeków, umowa lokaty terminowej kopia lub wydruk komputerowy umowy podpisanej przez jednostkę przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku i oddziale banku, z którym zawarto umowę lokaty terminowej; umowa z bankiem przewiduje również możliwość dokonania lokaty na podstawie telefonu do banku, wyciąg bankowy rachunku lokaty terminowej oryginał sporządzony przez bank lub wydruk komputerowy. Pracownik pionu finansowego sprawdza zgodność kwot na wyciągu z zawartą umową. Po upływie okresu lokaty, sprawdza zgodność naliczonych odsetek z zawartą umową (wzory i symbole dowodów określają banki). 2. Dowody kasowe: dowód wpłaty (kasa przyjmie), dowód wypłaty (kasa wypłaci), raport kasowy, wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki, rozliczenie wyjazdu służbowego, czek gotówkowy (do podejmowania gotówki z banku do kasy), bankowy dowód wpłaty (do przekazywania gotówki z kasy do banku), kwitariusze przychodowe K Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń: lista płac pracowników, lista zasiłków z ubezpieczenia społecznego, lista wypłat wynagrodzeń prowizyjnych, lista wynagrodzeń za czas choroby, lista dodatkowych wynagrodzeń osobowych, lista płac wraz z rachunkiem za wykonaną pracę zleconą, lista płac diet radnych i sołtysów. 4. Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego: przyjęcie środka trwałego w używanie oryginał (symbol OT), protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego oryginał (symbol PT), aktualizacja wyceny środka trwałego oryginał (symbol AT), likwidacja środka trwałego oryginał (symbol LT), 5

6 przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu (PK), obcy środek trwały w użytkowaniu oryginał, wydzierżawienie środka trwałego kopia, oddanie w administrowanie środka trwałego oryginał (symbol PT), nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego (PK), protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego oryginał, 5. Dowody księgowe rozliczeniowe: nota księgowa zewnętrzna, nota księgowa wewnętrzna, polecenie księgowania, nota obciążeniowa ogólna, nota uznaniowa ogólna, nota zewnętrzna ogólna, rachunki, faktura VAT, faktura VAT sporządzona przez pracowników Urzędu (np. przez pracowników Referatu Inwestycyjno-Komunalnego dotyczące sprzedaży i najmu lokali użytkowych, pracowników Referatu Eksploatacji Sieci Wodno-Kanalizacyjnej za odprowadzanie ścieków i dostarczanie wody, pracowników Referatu Gospodarki Nieruchomościami za sprzedaż, dzierżawę nieruchomości gminnych itd.). 6.Druki ścisłego zarachowania: książeczki czeków gotówkowych, kwitariusze K 103, arkusze spisu z natury, bloczki opłaty targowej. 7. Dowody określone w 4 ust.2-5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. Nr 208, poz.1375). 8. Dokumenty finansowo-ksiegowe związane z realizacją projektu Czyste życie, których sporządzanie, obieg i kontrolę regulują odrębne procedury Jednostki Realizującej Projekt. Zasady rachunkowości dla projektu pn. Czyste Życie kompleksowa gospodarka wodnościekowa na terenie Gminy Brwinów zostały określone odrębnym dokumentem Zarządzeniem Burmistrza nr 6/2009 z dnia 15 stycznia 2009 r. w sprawie nadania procedur wewnętrznych obowiązujących w Jednostce Realizującej Projekt (JRP) Czyste Życie kompleksowa gospodarka wodno-ściekowa na terenie Gminy Brwinów W sprawdzeniu dowodów bierze udział szereg właściwych stanowisk pracy, na skutek czego zachodzi konieczność przekazania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami. W ten sposób powstaje tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Poszczególne dowody finansowo- księgowe mają różne drogi obiegu. 2. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych: zasada terminowości przestrzeganie terminu przekazania dokumentów pomiędzy referatami, skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów przez poszczególne referaty, zasada systematyczności wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów w sposób systematyczny, ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac, powodującemu możliwości zwiększenia pomyłek, 6

7 zasada częstotliwości przepływ tych samych dokumentów przy określonej powtarzalności, zasada odpowiedzialności indywidualnej imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych referatów, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia, zasada samokontroli obiegu poszczególne referaty kontrolują się nawzajem i wymuszają ciągły ruch obiegowy. 3. Obowiązujący w urzędzie gminy Terminarz obiegu niektórych dokumentów finansowoksięgowych, stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszej instrukcji. 11. W jednostce stosuje się następujące rodzaje kontroli dowodów finansowo-księgowych: kontrolę merytoryczną, kontrolę formalną, kontrolę rachunkową, kontrolę wydatku pod względem zgodności z Prawem zamówień publicznych Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na ustaleniu zgodności danych ze stanem faktycznym i potwierdzeniu, czy dana operacja faktycznie wystąpiła i czy została przeprowadzona prawidłowo. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu: czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistym zdarzeniom gospodarczym, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa i zgodna z obowiązującymi przepisami, czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot, czy planowana operacja gospodarcza, znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowego, czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem, czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta: umowa o pracę lub wykonawstwo usługi, umowa o dostawę, względnie czy złożono zamówienie, czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie, czy nie ma opóźnień w realizacji umowy, a w przypadku wystąpienia takich opóźnień czy nastąpiło naliczenie kary umownej. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne winne być uwidocznione stanowić to będzie podstawę do ewentualnego zażądania od kontrahentów wystawienia faktury korygującej lub ukarania osób materialnie odpowiedzialnych. Kontroli merytorycznej dokonuje kierownik odpowiedniego referatu, samodzielne stanowisko lub osoby przez nich upoważnione. Pracownik dokonujący kontroli merytorycznej na dowodach księgowych podaje źródło finansowania zgodnie z planem wydatków finansowych, tzn. dział, rozdział, paragraf. Ten sam pracownik kwalifikuje wydatek pod względem zaliczenia bądź nie do wydatków strukturalnych, zgodnie z obowiązującą klasyfikacją wydatków strukturalnych. Na okoliczność dokonania kontroli dowodów księgowych pracownik umieszcza na dowodzie księgowym pieczęć lub adnotację: Sprawdzono pod względem merytorycznym. Pod adnotacją należy umieścić datę dokonania kontroli oraz czytelny podpis lub parafkę wraz z pieczęcią imienną kontrolującego. Do dokonania kontroli wydatku pod względem zaliczenia do wydatków strukturalnych pracownik odpowiedzialny za tę kontrolę stosuje pieczęć, której wzór opisany jest w odpowiednim 7

8 Zarządzeniu Burmistrza. Po wypełnieniu pól obowiązującej pieczęci pracownik kontrolujący umieszcza na niej datę i podpis. 2. Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony w sposób: prawidłowy i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz czy zawiera co najmniej określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, wskazanie podmiotów uczestniczących w operacji gospodarczej (określenie stron nazwa, adres etc.), datę wystawienia dokumentów oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczych, których dowód dotyczy, określenie przedmiotu operacji oraz wartości i ilości, podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie oraz czy dowód księgowy jest wolny od błędów rachunkowych. 3. Kontrola formalno-rachunkowa dokonywana jest przez pracownika Referatu Finansowo- Budżetowo-Podatkowego. Dokonanie kontroli dokumentu musi być odpowiednio uwidocznione za pomocą daty i podpisu osoby sprawdzającej. Pracownik sprawdzający pod względem formalnorachunkowym w razie stwierdzenia nieprawidłowości w przedłożonych dokumentach, zwraca je właściwemu rzeczowo pracownikowi celem usunięcia nieprawidłowości lub zażądania od kontrahenta faktury korygującej. Na okoliczność dokonania kontroli formalnej i rachunkowej pracownik dokonujący kontroli umieszcza na dowodzie księgowym pieczęć z klauzulą: Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym Pod adnotacją należy umieścić datę dokonania kontroli oraz czytelny podpis lub parafkę wraz z pieczęcią imienną kontrolującego. 5. Kontroli zgodności danego wydatku z prawem zamówień publicznych dokonuje pracownik referatu merytorycznego, prowadzący dana sprawę, umieszczając na dowodzie podstawę prawną wydatku i nr umowy, zgodnie z którą został wydatek poniesiony lub przystawia pieczęć dokonania wydatku na podstawie art. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z datą dokonania kontroli oraz czytelnym podpisem lub parafką z imienną pieczątką Referaty merytoryczne w ramach części budżetu, których dotyczy ich działalność, potwierdzają posiadanie środków finansowych opisując rachunek, fakturę lub inny dokument zamieszczając pieczątkę lub adnotację: Wydatek zgodny z planem finansowym oraz wpisując klasyfikację budżetową, której dany wydatek dotyczy. 2. Prawidłowo sporządzone dokumenty księgowe oraz poprawnie opisane faktury od inwestorów, dostawców i kontrahentów Gminy, sprawdzone pod względem merytorycznym, zgodności wydatku z prawem zamówień publicznych i sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym, stanowią podstawę do wypłaty środków finansowych. Dokumenty te, przed ich ostateczną realizacją, podlegają parafowaniu przez Zastępców Burmistrza i Sekretarza Gminy w przypadku działalności podległych im referatów, zgodnie ze schematem organizacyjnym Urzędu Gminy Brwinów. 3. Opisane dokumenty są zatwierdzane do wypłaty przez skarbnika Gminy oraz Burmistrza Gminy. W razie nieobecności Skarbnika lub Burmistrza dokumenty podpisują ich zastępcy. 4. Dokumenty mogą być podpisywane przez inne osoby tylko na podstawie imiennego upoważnienia wydanego przez Burmistrza Gminy. 14. Dowody księgowe związane z rozliczeniami z kontrahentami. 1. Umowy na dostawę towarów, realizacje robót budowlanych i wykonanie usług, w tym umowy zlecenia i o dzieło, sporządza z zachowaniem zasad ustawy o zamówieniach publicznych referat merytoryczny. 8

9 2. Umowa powinna zawierać w szczególności : strony umowy, przedmiot umowy (zakres, miejsce realizacji), datę zawarcia i numer umowy, kwotę za przedmiot umowy lub zasady, na podstawie których będzie wyliczona kwota po odbiorze przedmiotu umowy, sposób rozliczania materiałowo-finansowego, zasady fakturowania i płatności, oraz zapisy dotyczące gwarancji i rękojmi, zapisy dotyczące odpowiedzialności odszkodowawczej z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, zapisy określające skutki odstąpienia lub rozwiązania umowy, podpisy stron. 3. Umowę parafuje kierownik odpowiedniego referatu sporządzającego umowę, następnie kieruje umowę do Biura Radców Prawnych celem dokonania kontroli pod względem formalno-prawnym oraz obowiązującymi ustawami przez radcę prawnego. Jeżeli umowa została sporządzona prawidłowo, radca prawny parafuje umowę imienną pieczątką. W przypadku uwag do umowy, radca prawny nanosi proponowane poprawki umowa wraca do referatu merytorycznego celem dokonania korekt. Zaparafowana przez pracownika umowa powodująca skutki finansowe kierowana jest do Skarbnika celem złożenia przez niego kontrasygnaty, a następnie przekazywana jest do Burmistrza lub upoważnionych osób. 4. W sytuacji, gdy umowa przewiduje wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, wydział sporządzający umowę ma obowiązek: dopilnować dopełnienia obowiązku przez kontrahenta w w/w zakresie, sprawdzić prawidłowość wnoszonego zabezpieczenia innego niż w pieniądzu, kontrolować terminy obowiązywania zabezpieczeń, terminowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami, składać do Referatu Finansowo- Budżetowo-Podatkowego wnioski o zwrot zabezpieczenia (z podaniem kwoty podlegającej zwrotowi oraz numerem rachunku bankowego, na który należy dokonać zwrotu przy zabezpieczeniach w pieniądzu) po uprzednim sprawdzeniu zasadności zwrotu. 5. Umowy zlecenia lub umowy o dzieło zaliczane do prac doraźnych, niewchodzących do zakresu obowiązków pracowników Urzędu sporządza właściwy rzeczowo referat merytoryczny zlecający pracę w 2 egzemplarzach, z których jeden otrzymuje zleceniobiorca, drugi zleceniodawca (referat merytoryczny zlecający pracę). 6. Umowy zlecenie lub o dzieło po uprzednim zaparafowaniu przez kierowników referatów, przygotowujących umowę, sprawdzone pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego, wymagają kontrasygnaty Skarbnika i podpisu Burmistrza lub upoważnionych osób. 7. W zakresie dokumentacji rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług rozróżnia się następujące dokumenty: faktura VAT- oryginał, faktura korygująca oryginał, rachunek oryginał, protokół reklamacyjny kopia, dowód zwrotu kopia (stosowany w sytuacji zwrotu materiałów, produktów lub towarów od dostawcy z przyczyn uzasadnionych), umowa, nota księgowa. 8. Do faktury lub rachunku za wykonanie roboty i usługi budowlano-remontowe, w celu rozliczenia umów, dołącza się w szczególności: protokół odbioru, kosztorys powykonawczy sprawdzony i zatwierdzony przez inspektora nadzoru. 9. Wszystkie umowy dotyczące działalności poszczególnych referatów i stanowisk powodujące skutki finansowe są ewidencjonowane w odpowiednim module systemu SYGNITY. Wszystkie referaty, w których umowy powstały, mają obowiązek przekazywania umów w terminie natychmiastowym do referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego, gdzie znajduje się centralny 9

10 rejestr umów. Umowy zlecenia i umowy o dzieło referaty merytoryczne, w których zostały sporządzone, przekazują do referatu FN celem dokonania zgłoszeń do odpowiednich instytucji (np. ZUS). Przekazanie podpisanej umowy do referatu FN musi nastąpić w terminie poniżej 7 dni od daty podpisania, aby dotrzymać terminów zgłoszeń zleceniobiorcy W jednostce występują zaliczki gotówkowe: stałe zatwierdzane przez Burmistrza (lub osoby upoważnione) pracownikom zatrudnionym w stałym stosunku pracy, rozliczane w terminach zatwierdzonych corocznie. Zaliczki stałe wypłacane są na dokonywanie bieżących zakupów. jednorazowe wypłacane pracownikom zatrudnionym w Urzędzie w stałym stosunku pracy. Zaliczki jednorazowe mogą być wypłacone na poczet podróży służbowej, zakup materiałów i usług itp. W uzasadnionych przypadkach Burmistrz może udzielić zaliczki jednorazowej osobom nie będącym pracownikami Urzędu Gminy. 2. Polecenie wyjazdu służbowego wystawia sekretariat Burmistrza po otrzymaniu zgłoszenia o planowanym wyjeździe służbowym od kierownika właściwego referatu, delegującego pracownika. Rozliczenie tego polecenia winno nastąpić w terminie 14 dni od dnia zakończenia wyjazdu. 3. Osoby otrzymujące polecenie wyjazdu służbowego pobierają w sekretariacie Burmistrza, zarejestrowany (nadany numer kolejny) blankiet polecenie wyjazdu służbowego określający czas wyjazdu i środki lokomocji. Osoby te uzyskują podpis osoby delegującej Burmistrza lub osoby przez niego upoważnionej. 4. Wszystkie zaliczki wypłaca się na podstawie wypełnionego i zaakceptowanego przez Burmistrza i Skarbnika lub osoby przez nich upoważnione wniosku o zaliczkę, przy czym należy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. 5. Rozliczenia zaliczki dokonuje zaliczkobiorca odpowiednio na druku rozliczenia zaliczki lub polecenia wyjazdu służbowego. Do rozliczenia dołącza faktury, rachunki lub inne dokumenty potwierdzające poniesienie określonych wydatków. Rozliczenie następuje w ciągu 14 dni lub w terminie zatwierdzonym przez Burmistrza. W uzasadnionych przypadkach zaliczkobiorca może otrzymać następną zaliczkę, nie rozliczając pobranej poprzednio kwoty. 6. Przy rozliczeniu kosztów podróży służbowej pracownik musi załączyć bilety potwierdzające koszty przejazdu wskazanym środkiem lokomocji. 7. Do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki nie mogą być wypłacane następne zaliczki (poza uzasadnionymi indywidualnymi przypadkami). 8. Wszystkie zaliczki podlegają bezwzględnie rozliczeniu na koniec każdego roku kalendarzowego. W wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się możliwość późniejszego rozliczenia zaliczki, ale należy do wniosku o wypłatę zaliczki dołączyć stosowne wyjaśnienie niemożliwości rozliczenia w danym roku W Urzędzie obowiązuje dokumentacja prowadzona dla rozliczenia i kontroli pracy samochodów służbowych pod względem zużycia paliwa w stosunku do odpowiednich norm w tym zakresie. Druki miesięcznych książek kontroli pracy samochodu osobowego/ciężarowego/sprzętu wydaje kierowcy pojazdu pracownik zajmujący się ich rozliczeniem. Książki prowadzi się dla każdego pojazdu oddzielnie. 2. Po wypełnieniu przez kierowcę książki kontroli dokumentującej liczbę przejechanych kilometrów pracownik rozliczający potwierdza zgodność albo brak zgodności zużycia paliwa z normą. Wszystkie odstępstwa od normy powinny być przez kierowcę wyjaśniane pisemnie. 3. Kierowcy przekazują pracownikowi rozliczającemu faktury VAT za zakup paliwa lub dowody tankowania, jeśli stację paliw wyłoniono w drodze zamówień publicznych i rozliczenia z nim odbywają się w okresach zawartych w umowie. W uzasadnionych przypadkach (np. podróży służbowej poza teren gminy bądź zagranicznej służbowym samochodem), kierowca może przedstawić faktury za paliwo zakupione w innym punkcie niż wyłoniony w drodze zamówień 10

11 publicznych. 4. Zbiorcze faktury za zakup paliwa są opisywane przez pracownika rozliczającego pod kątem zgodności z przekazanymi przez kierowców dowodami tankowania i faktycznego zużycia paliwa Umowy o pracę, wszelkie zmiany do umowy oraz rozwiązanie umowy o pracę sporządza Referat Kadr, Organizacji i Spraw Społecznych w oparciu o wcześniejsze wnioski zatwierdzone przez Burmistrza. Umowy podpisane przez Burmistrza sporządza się w czterech egzemplarzach z przeznaczeniem dla: pracownika, 2 egzemplarzy Referatu Kadr, Organizacji i Spraw Społecznych (kadry); Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego (płace). 2. Listy płac sporządza pracownik Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego na podstawie dowodów źródłowych (np. umowy, pisma poleceń wypłat, informacje o nagrodach jubileuszowych) Listy płac sporządza się w układzie referatów lub równorzędnych komórek organizacyjnych za okres jednego miesiąca. 3. Listy płac powinny zawierać, co najmniej następujące dane: okres za jaki zostało naliczone wynagrodzenie, nazwisko i imię pracownika, sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac, sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, łączną sumę wynagrodzenia netto do wypłaty, pokwitowanie odbioru wynagrodzenia w przypadku wypłaty gotówkowej.. 4. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie potrąceń, których tytuły i wysokość wynika z obowiązujących przepisów prawa lub na wniosek i za zgodą pracownika na poczet jego zobowiązań w stosunku do Gminy Brwinów. 5. Lista płac powinna być podpisana przez: osobę sporządzającą - pracownik płac Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego, osobę sprawdzającą - pracownik kadr Referatu Kadr, Organizacji i Spraw Społecznych lub innego pracownika Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego (w przypadku umów zleceń lub umów o dzieło), Burmistrza i Skarbnika, bądź osoby przez nich upoważnione. 6. Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych przez osoby wymienione w punkcie powyżej pracownik Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego sporządza zestawienie wynagrodzeń netto i dokonuje przelewu na konta bankowe, dla pracowników którzy mają założone rachunki oszczędnościowo rozliczeniowe; dla pozostałych pracowników, wypłaty dokonuje upoważniony kasjer w kasie Urzędu. 7. Wypłaty wynagrodzeń dokonuje się w terminie określonym w regulaminie pracy Urzędu. Obowiązują następujące terminy wypłaty wynagrodzeń do 26 dnia miesiąca dla wynagrodzeń płatnych z dołu oraz terminy wynikające z regulaminu premiowania pracowników Pracownicy przedkładają druki L-4 do Referatu Kadr, Organizacji i Spraw Społeczych do 7 dni od daty wystawienia. Pracownik Referatu Kadr, Organizacji i Spraw Społecznych przekazuje informację o zwolnieniu lekarskim danego pracownika do Referatu Finansowo- Budżetowo-Podatkowego celem korekty miesięcznego wynagrodzenia pracownika. 2. Pracownik zatrudniony w Urzędzie, który nabywa uprawnienia do świadczenia z ZUS-u (renta inwalidzka, renta rodzinna) zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie pracownika kadr, który przekazuje te informacje pracownikowi płac

12 1. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę diet radnym oraz diet sołtysów jest lista płac dla radnych oraz odrębna dla sołtysów. Listy sporządza pracownik Referatu Budżetowo-Finansowo-Podatkowego w oparciu o informacje przekazane przez pracownika odpowiedzialnego za obsługę rady z Biura Rady (w szczególności wykazu obecności radnych i sołtysów na sesjach i komisjach) oraz w oparciu o zasady zawarte w stosownych uchwałach rady gminy. 2. Pracownik Wydziału Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego przekazuje listy wypłat do Biura Rady celem sprawdzenia merytorycznego dokumentu i podpisania przez Przewodniczącego Rady. Następnie pracownik Referatu Finansowo-Budżetowo- Podatkowego dokonuje przelewu na konta bankowe, dla radnych i sołtysów którzy mają założone rachunki oszczędnościowo rozliczeniowe. Dla pozostałych wypłaty dokonywane są w kasie Urzędu przez kasjera Referaty merytoryczne przekazujące dotacje innym podmiotom mają obowiązek przygotować dokumenty wynikające z obowiązujących w tym zakresie przepisów prawnych. 2. Następnie przekazują dyspozycję przekazania dotacji do Referatu Finansowo-Budżetowo- Podatkowego. 3. Referat merytoryczny ma obowiązek rozliczyć przekazane dotacje, zgodnie z umowami i obowiązującymi przepisami. 4. Do 31 grudnia referaty merytoryczne przedkładają do Referatu Finansowo-Budżetowo- Podatkowego zestawienie przekazanych dotacji Do środków trwałych zalicza się w szczególności: nieruchomości w tym: grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, ulepszenia w obcych środkach trwałych. 2. Pod pojęciem środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższej niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zgodnie z 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej do środków trwałych umarzanych stopniowo zalicza się środki trwałe o wartości określonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszty uzyskania przychodu, czyli o wartości początkowej od zł. 3. Inwestycje (środki trwałe w budowie) to zaliczane do aktywów trwałych trwałe, środki w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego, zarówno własnego jak i obcego. Do wartości całkowitej inwestycji zalicza się w szczególności koszty: dokumentacji projektowej inwestycji, badań geologicznych, geofizycznych oraz pomiarów geodezyjnych, przygotowania terenu pod budowę, nabycia gruntów i innych składników rzeczowego majątku trwałego oraz koszty wnoszenia budynków i budowli, włącznie z ich sprzątaniem poprzedzającym oddanie do używania, opłaty z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy obiektu oraz z tytułu uzyskania lokalizacji pod budowę, odszkodowania za dostarczenie obiektów zastępczych przesiedlenie osób z terenów zajętych na potrzeby inwestycji, założenie zieleni, poniesione w obcych środkach trwałych, a związanych z przebudową, rozbudową, 12

13 modernizacją i adaptacją tych obiektów na potrzeby inwestora /użytkownika/, tzw. ulepszenie obcych środków trwałych, ulepszenie własnych, już istniejących środków trwałych, zakup bądź wytworzenie we własnym zakresie urządzeń technicznych, maszyn środków trwałych, transportu, załadunku i wyładunku oraz montażu, nadzoru autorskiego, inwestorskiego i generalnego wykonawcy, ubezpieczeń majątkowych środków trwałych w budowie, zagospodarowania pomelioracyjnego, nabycie podstawowych wartości niematerialnych i prawnych, cła i inne opłaty związane z nabyciem środków trwałych, inne koszty bezpośrednio związane z inwestycją. 4. Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu (przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji) to wartość początkową tych środków, powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środka trwałego do użytkowania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji (art.16 ust.13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Za prawidłowe określenie wzrostu wartości środków trwałych odpowiada referat merytoryczny wykonujący dane ulepszenie. 5. Pozostałe środki trwałe (w tym wyposażenie) są to środki trwałe, których cena nabycia wynosi co najmniej zł i nie przekracza zł. Pozostałe środki trwałe są ewidencjonowane wartościowo i ilościowo. Umarza je się jednorazowo w miesiącu przyjęcia do użytkowania. 6. Analityczną ewidencję środków trwałych i pozostałych środków trwałych prowadzi się w programie SYGNITY STRES Ewidencja środków trwałych z podziałem na poszczególne grupy rodzajowe. Ewidencja środków trwałych i pozostałych środków trwałych Urzędu jest prowadzona przez pracownika Referatu Ochrony Środowiska a inwestycji gminnych przez pracownika Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego. Za analitykę wartości niematerialnych i prawnych oraz sprzętu komputerowego odpowiada Zespół ds. Informatyki, a za analitykę gruntów Referat Gospodarki Nieruchomościami. 7. Środki trwałe podlegają oznakowaniu numerami inwentarzowymi w miarę fizycznej możliwości ich znakowania. 8. Dokumenty dotyczące środków trwałych powstałych w efekcie realizacji projektu pn. Czyste Życie kompleksowa gospodarka wodno-ściekowa na terenie Gminy Brwinów wymaga oznakowania informacją świadczącą o współfinansowaniu ich dotacją w ramach POIiŚ. 9. Przekazanie w nieodpłatne użytkowanie środka trwałego następuje na podstawie umowy lub porozumienia W przypadku zakupu nowego środka trwałego pracownik Referatu Inwestycyjno- Komunalnego lub innego referatu odpowiedzialnego za zakup danego środka trwałego na podstawie faktury lub rachunku, protokołu odbioru inwestycji sporządza dowód ujęcia środka trwałego OT w momencie przyjęcia tego środka trwałego do używania. 2. Dowód OT sporządza się w dwóch egzemplarzach (kopia i oryginał): oryginał dla Referatu Finansowo-Budżetowo-Podatkowego w celu ujęcia go w ewidencji syntetycznej ksiąg rachunkowych, kopia dla referatu merytorycznie odpowiedzialnego za zakup. 3. W przypadku nieodpłatnego przekazania środka trwałego przez inną jednostkę lub osobę fizyczną podstawą zaewidencjonowania jest jeden z wymienionych dokumentów: decyzja o przekazaniu, akt darowizny, protokół przekazania, dowód PT, 13

14 inny dokument potwierdzający fakt nieodpłatnego przekazania środka trwałego oraz określający wartość i podstawowe cechy środka trwałego. 4. Przekazanie środka trwałego powinno być udokumentowane dokumentem PT, który powinien zawierać w szczególności charakterystykę środka trwałego, określenie wartości i dotychczasowe umorzenie przekazywanego środka trwałego, numer inwentarzowy, określenie stron operacji. Dowód wystawia strona przekazująca środek trwały w 4 egzemplarzach, z których dwa przekazywane są dla przejmującego w celu ujęcia środka trwałego w ewidencji księgowej oraz w księdze inwentarzowej. 5. Podstawą przyjęcia środka trwałego do ewidencji w wyniku stwierdzenia nadwyżki środków trwałych w drodze inwentaryzacji jest protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych sporządzony zgodnie z instrukcją inwetaryzacyjną. 6. Wycofanie środka trwałego z ewidencji następuje w wyniku: sprzedaży, nieodpłatnego przekazania innej jednostce lub osobie, likwidacji, stwierdzenia niedoboru w wyniku inwentaryzacji. 7. Decyzja o sprzedaży lub nieodpłatnym przekazaniu środka trwałego należy do Burmistrza. Sprzedaż środka trwałego dokumentowana jest zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług. Dokument sprzedaży wystawia referat zajmujący się sprzedażą środka trwałego. 8. Przekazanie środka trwałego innej jednostce następuje na podstawie dowodu PT, sporządzanego przez referat przekazujący. PT jest przekazywany do Referatu Finansowo- Budżetowo-Podatkowego. 9. Likwidacja środka trwałego dokonywana jest na pisemny wniosek osoby, której powierzono w używanie lub w ramach odpowiedzialności materialnej za składnik majątku. Likwidacja środków trwałych jest przeprowadzana przez stałą komisję likwidacyjną powołaną przez Burmistrza Zarządzeniem nr 62/2003 oraz 54/2009. Z likwidacji Komisja likwidacyjna sporządza protokół likwidacyjny, na podstawie którego pracownicy odpowiedzialni za ewidencję środków trwałych sporządzają dokument LT w dwóch egzemplarzach. 10. Mienie stanowiące odpady w rozumieniu ustawy o gospodarce odpadami likwiduje się poprzez utylizację Realizacja zadań budżetowych winna być wykonywana zgodnie z zatwierdzonym planem finansowo-rzeczowym w ramach posiadanych środków na dany rok budżetowy. 2. Zaciągnięte zobowiązania winny być realizowane na zasadach określonych w umowach lub zleceniach. 3. Przyjęta dokumentacja rozliczeniowa winna być kompletna, czytelna, opisana i spełniająca wymogi określone dla dowodu księgowego zgodnie z zapisem art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości. 4. Wszystkie faktury (rachunki) lub inne dokumenty spełniające wymogi dokumentu księgowego wprowadzone w system rejestru faktur, po sprawdzeniu merytorycznym są przedkładane do Referatu Budżetowo-Finansowo-Podatkowego - nie później niż 4 dni przed terminem zapłaty faktury. 5. Za terminowe przekazywanie faktur do Referatu Budżetowo-Finansowo-Podatkowego odpowiedzialni są kierownicy poszczególnych referatów. Przedłożone dokumenty po wymagalnym terminie zapłaty będą przyjmowane tylko wraz z pisemnym wyjaśnieniem przyczyn opóźnienia oraz wskazaniem osoby odpowiedzialnej za zaistniałą sytuację Kwestię zasad i trybu umarzania, odraczania i rozkładania na raty należności pieniężnych Gminy Brwinów reguluje Uchwała Rady Miejskiej w Brwinowie nr XXI/168/2008 z dnia 4 lutego 2008r. 2. W przypadku zwłoki w spłacie należności Gminy Referat Budżetowo-Finansowo- 14

15 Podatkowy wysyła do dłużnika wezwanie do zapłaty lub upomnienie w zależności od obowiązującego trybu postępowania egzekucyjnego. Brak reakcji na wezwanie ze strony dłużnika stanowi podstawę do wszczęcia postępowania egzekucyjnego, odpowiednio: cywilnego w stosunku do należności cywilnoprawnych (sprawa przekazywana jest do biura prawnego), administracyjnego wystawiane są tytuły wykonawcze i przekazywane do egzekucji zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 3. Celem terminowego i prawidłowego sporządzenia sprawozdań z wykonania dochodów Gminy referaty merytoryczne zobowiązane są do terminowego dostarczenia dokumentów, czyli faktur, not księgowych oraz innych dokumentów stanowiących podstawę dokonania przypisu należności, oraz prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Do celów sprawozdawczości miesięcznej i kwartalnej przyjmuje się termin wpływu w/w dokumentów do Referatu Budżetowo-Finansowo-Podatkowego do 8 dnia miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym.. 4. Realizacja zadań budżetowych winna być wykonywana zgodnie z zatwierdzonym planem finansowo-rzeczowym w ramach posiadanych środków na dany rok budżetowy. 5. Zaciągnięte zobowiązania winny być realizowane na zasadach określonych w umowach lub zleceniach. 6. Przyjęta dokumentacja rozliczeniowa winna być kompletna, czytelna, opisana i spełniająca wymogi określone dla dowodu księgowego zgodnie z zapisem art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości. 7. Po otrzymaniu dokumentów sprawdzonych pod względem merytorycznym oraz formalnorachunkowym w Referacie Budżetowo-Finansowo-Podatkowym następuje ich dekretacja polegająca na: sklasyfikowaniu dowodu pod względem budżetowym, naniesieniu odpowiednich kont Kontrola dokumentów finansowo-księgowych należy do elementów kontroli wewnętrznej funkcjonalnej. Kontrola wewnętrzna funkcjonalna ma na celu badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi przepisami prawnymi, badanie efektywności działania i realizacji zadań, badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych zadań, ujawnianie niegospodarnego działania, marnotrawstwa mienia społecznego oraz ustalenie osób odpowiedzialnych za ich powstanie, wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości. 2. Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej odpowiedzialni są kierownicy referatów i równorzędnych komórek organizacyjnych. 3. Kontrola wewnętrzna wykonywana jest w postaci: kontroli wstępnej, mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom, obejmującej w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań, kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo, badaniu rzeczywistego stanu rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem, itp., kontroli następczej, obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane. 4. Warunkiem zakwalifikowania dowodu do ujęcia w ewidencji księgowej jest jego poddanie: kontroli zgodności z prawem zamówień publicznych, czyli sprawdzenie zgodności przedmiotu zamówienia, trybu zamówienia, adresu dostawcy lub wykonawcy, ceny jednostkowej oraz wartości (zgodnie z ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych), której dokonują pracownicy Referatu Inwestycyjno- Komunalnego. 15

16 kontroli merytorycznej, kontroli formalno-rachunkowej, 5. Dowody księgowe poddane kontroli wewnętrznej powinny być podpisane. Kontroli dokumentów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zawierających dyspozycję (polecenie) wykonania operacji kasowych i bankowych winno dokonywać się przed wykonaniem danej operacji gospodarczej. Każda następna osoba, mająca wykonać określone czynności kontrolne powinna sprawdzić, czy czynności poprzednie zostały wykonane w sposób właściwy i zostały potwierdzone odpowiednią adnotacją na dokumencie. 6. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie, atramentem lub długopisem, w sposób umożliwiający identyfikację osoby podpisującej. 7. W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wewnętrznej, kontrolujący zobowiązany jest: zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom, czy osobom z wnioskiem o dokonanie zmian i uzupełnień, odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, zawiadamiając jednocześnie na piśmie Burmistrza o tym fakcie. W sprawie dalszego postępowania decyzje podejmuje Burmistrz. 8. W razie ujawnienia w toku kontroli nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna za jej wykonanie zobowiązana jest niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz przedsięwziąć niezbędne kroki zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości. 9. W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym Burmistrza, jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa Zbiory akt księgowych przechowywane są przez okres wynikający z instrukcji kancelaryjnej lub innych przepisów w szczególności: zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu, karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych - 50 lat, dokumentacje przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu terminu jej ważności, rejestry podatkowe, ewidencje, wykazy 10 lat pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat. 2. Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następnego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą Do archiwum oddaje się dokumenty uporządkowane. 2. Przekazywanie odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt. Uporządkowanie dokumentów polega na: takim ich ułożeniu wewnątrz teczek, aby zapisy następowały po sobie wg liczb porządkowych dokumentów, uzupełnieniu wszystkich wtórników dokumentów, usunięciu skoroszytów i segregatorów, usunięciu części metalowych, sporządzeniu spisu spraw, opisaniu teczki. 16

17 III. POSTANOWIENIA KOŃCOWE W przypadkach nieuregulowanych niniejszą instrukcją stosuje się inne przepisy wewnętrzne oraz ogólne przepisy prawa. 2. Instrukcja obowiązuje wszystkie stanowiska pracy Urzędu i winna być przestrzegana przez wszystkich pracowników Urzędu. 3. Instrukcja ma zastosowanie od 1 stycznia 2011 roku. 29. Wszelkie zmiany instrukcji wymagają formy pisemnej i są dokonywane przez Burmistrza na wniosek Skarbnika. Załączniki: Załącznik nr 1. Schemat ogólny dowodu księgowego. Załącznik nr 2. Ogólny schemat obiegu i kontroli dokumentu finansowo-księgowego Załącznik nr 3. Terminarz obiegu niektórych dokumentów księgowych oraz wykaz komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy biorących udział w obiegu, kontroli i archiwizowaniu dokumentów księgowych 17

18 Załącznik nr 1 Schemat ogólny dowodu księgowego Nazwa dowodu księgowego Oznaczenie egzemplarza oryginał lub kopia oraz numer kopii Numer Kolejny dowód Miejscowość wystawienia dowodu Data wystawienia dowodu PEŁNA NAZWA I ADRES PODMIOTU WYSTAWIAJĄCEGO (dany dowód) PEŁNA NAZWA I ADRES PODMIOTU OTRZYMUJĄCEGO (oryginał danego dowodu) W tym: Opis operacji gospodarczej lub finansowej Jednostka miary Ilość Cena Wartość Inne elementy dodatkowe (podatek VAT stawka i kwota) Ogólna kwota dowodu (należność, zobowiązanie, suma wartości) Data operacji Sposób zapłaty Termin zapłaty Inne informacje (zdarzenia) o płatności NAZWA BANKU I NUMER RACHUNKU ADNOTACJE Przewozowe, techniczne i inne operacje ADNOTACJE Podatkowe, celne i inne finansowe PODPIS ODBIORCY dowodu (lub kwitującego odbioru rzeczy lub pieniędzy) WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW do dowodu PODPIS wystawiającego dowód 18

19 Załącznik nr 2 Terminarz obiegu niektórych dokumentów księgowych oraz wykaz komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy biorących udział w obiegu, kontroli i archiwizowaniu dokumentów księgowych DOKUMENTY ZWIĄZANE Z KADRAMI URZĘDU Lp. Określenie dokumentu Rodzaj dokumentu wzór 1 Angaże pracowników nowo zatrudnionych, zmiany w angażach, przesunięcia pracowników 2 Zasiłki chorobowe ZUS, ZLA oraz inne zaświadczenia dotyczące wypłaty z tytułu chorobowego z adnotacją okresu zatrudnienia i miejsca pracy 3 Wykaz pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych 4 Wykaz osób uprawnionych do nagrody jubileuszowej 5 Wykaz osób uprawnionych do odprawy emerytalnej i rentowej Umowa Druk L 4 Zaświadczenie Wykaz Termin dostarczenia 5 dni od momentu podpisania umowy niezwłocznie Na bieżąco Wykaz Do 30 października każdego roku, na rok następny Komórka przyjmująca Pracownik referatu Finansowo- Budżetowo- Podatkowego j.w. j.w. j.w. Wykaz j.w. j.w. 6 Dane o stanie zatrudnienia Wykaz Do 5-go dnia zakończenia kwartału kadry 7 Umowy o pożyczkę Umowa Na bieżąco j.w. Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor ds. organizacyjnych i kadrowych.

20 2A Lp. Określenie dokumentu Rodzaj dokumentu wzór 1 Rachunki gotówkowe sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym podpisane przez osoby uprawnione przygotowane do podjęcia gotówki z banku 2 Delegacje, ryczałty samochodowe, rozliczenie zakupów, wypłaty z ZFŚS, itp. skompletowane i podpisane przez osoby uprawnione przygotowane do podjęcia gotówki z banku lub przelewu 3 Rachunki i faktury dotyczące obrotu bezgotówkowego sprawdzone i podpisane przez osoby uprawnione przygotowane do podjęcia gotówki z banku lub przelewu 4 Sprawozdania z dochodów i wydatków budżetowych, deklaracje podatku VAT, itp. Rachunki Druki Druki Druki Termin dostarczenia Każdego dnia do godz Każdego dnia do godz Każdego dnia do godz Według ustawowo wymagalnych terminów Komórka przyjmująca Pracownik referatu Finansowo- Budżetowo- Podatkoweg o Pracownik referatu Finansowo- Budżetowo- Podatkoweg o Pracownik referatu Finansowo- Budżetowo- Podatkoweg o Pracownik referatu Finansowo- Budżetowo- Podatkoweg o 20