IV. Czynności szczególne Wykonawcy poza czynnościami transportu i przewozu mienia pomiędzy lokalizacjami:

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ ZP /PW/13 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia I. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi przeprowadzki wyposażenia, stanowisk pracy oraz zasobu akt z pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego zlokalizowanych w Lublinie: przy ul. Okopowej 5 i ul. Piłsudskiego 13 do nowej siedziby w Lublinie przy ul. Obywatelskiej 4. Usługa zostanie zrealizowana zgodnie z harmonogramem rzeczowo terminowym w dni robocze oraz na żądanie Zamawiającego w dni ustawowo wolne od pracy w godzinach II. Lokalizacja, z której przeprowadzka ma nastąpić: 1. Lublin ul. Okopowa 5 budynek czteropiętrowy posiadający trzy klatki schodowe i dwie windy, jedna o udźwigu 500 kg, druga o udźwigu 450 kg. Urząd znajduje się na parterze, III piętrze oraz w piwnicy. Wnętrze budynku wymaga transportowania rzeczy sposobem gwarantującym nieuszkodzenie lub niezniszczenie rzeczy transportowanych i budynku. Dojazd do budynku: centrum miasta, postój pojazdu na parkingu przed budynkiem parking płatny, drugi parking na wewnętrznym dziedzińcu wjazd i parkowanie do uzgodnienia z właścicielem budynku. 2. Lublin ul. Piłsudskiego 13 budynek dziesięciopiętrowy posiadający jedną klatkę schodową i dwie windy o udźwigu 500 kg. Urząd znajduje się na X piętrze. Wnętrze budynku wymaga transportowania rzeczy sposobem gwarantującym nieuszkodzenie lub niezniszczenie rzeczy transportowanych i budynku. Dojazd do budynku: centrum miasta, postój pojazdu na parkingu pod budynkiem parking bezpłatny. III. Lokalizacja, do której przeprowadzka ma nastąpić: 1. Lublin ul. Obywatelska 4 budynek czteropiętrowy posiadający jedną klatkę schodową i jedną windę o udźwigu 1000 kg. Wnętrze budynku wymaga transportowania rzeczy sposobem gwarantującym nieuszkodzenie lub niezniszczenie rzeczy transportowanych i wnętrza budynku. Dojazd do budynku: śródmieście, wjazd i postój pojazdu na parkingu bezpłatnym na dziedzińcu wewnętrznym. Pokrycie powierzchni podłogowych w budynku: w pomieszczeniach biurowych wykładzina, na korytarzach i klatce schodowej terakota. Wyklucza się stosowanie sposobu przemieszczania rzeczy metodami jakiegokolwiek kontaktowego przesuwu po podłożu. Korytarze szer. 154 cm, klatka schodowa szer. 150 cm. Wejście do jednego z archiwów znajdującego się w piwnicy - z parkingu podziemnego. Uwaga: Ze względu na utrudniony transport mienia w lokalizacjach, o których mowa w pkt. II i III, wskazane jest, aby Wykonawca dokonał wizji lokalnej. IV. Czynności szczególne Wykonawcy poza czynnościami transportu i przewozu mienia pomiędzy lokalizacjami: 1. Dostawa materiałów do przeprowadzki przez Wykonawcę: a) pudła kartonowe ilość 2000 sztuk z zastrzeżeniem zdania 4, z logo Wykonawcy o rozmiarze co najmniej 35cm x 35cm x 60cm, do których pracownicy Zamawiającego zapakują podlegające przeprowadzce wyposażenia stanowisk pracy, w tym dokumenty. 1

2 Pudła będą użytkowane przez pracowników wielokrotnie. Pudła muszą być trwałe i wytrzymałe, z punktu widzenia celu, jakiemu mają służyć. Uszkodzenia pudeł powstałe w czasie użytkowania nie mogą mieć wpływu na ciągłość wykonywanej usługi. Zamawiający przewiduje możliwość zwiększenia ilości pudeł o 10 %, które Wykonawca dostarczy w następnym dniu roboczym po dniu zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego; b) taśma pakowa - w ilości zapewniającej zabezpieczenie każdego transportowanego pudła kartonowego; c) sznurek pakowy - w ilości zapewniającej zabezpieczenie każdego transportowanego pudła kartonowego; d) folii bąbelkowej - w ilości zapewniającej zabezpieczenie sprzętu komputerowego, biurowego, teleinformatycznego; e) etykiety w ilości zapewniającej możliwość oznaczenia przeprowadzanego sprzętu i pudeł kartonowych zawierających zapakowane akta i wyposażenie, zawierające następujące informacje: 1) imię i nazwisko pracownika, 2) zawartość pudła, 3) miejsce skąd będą przeprowadzane [nazwa lokalizacji, numer pokoju], 4) miejsce, do którego będą przeprowadzane [nazwa lokalizacji, numer pokoju]. Materiały do przewozu dokumentacji archiwalnej Wykonawca dostarczy Zamawiającemu na 3 dzień roboczy liczony od dnia następnego od dnia zawarcia umowy, zaś materiały do przeprowadzki pozostałego mienia najpóźniej na 5 dni przed przeprowadzką. 2. Wykonawca odbierze pudła kartonowe po zakończeniu realizacji zamówienia, a w przypadku braku ich dalszej przydatności w trakcie jego realizacji, systematycznego zabierania po ich rozpakowaniu, zaś w przypadku pudeł kartonowych po dokumentach archiwalnych do ich zabrania najpóźniej do dnia 20 grudnia 2013r. Za uszkodzenie lub zniszczenie pudeł w ramach normalnego zużycia pudeł powodujące ich kwalifikację jako frakcji suchej odpadów Zamawiający nie odpowiada. 3. Wykonawca przeprowadzki zobowiązany jest do profesjonalnego zabezpieczenia mienia na czas transportu przy użyciu kartonów, styropianu, folii pęcherzykowej, folii stretch, koców przemysłowych itp. V. Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia. 1. Wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz stosowania przepisów BHP i ppoż. 2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone wskutek wykonywania czynności objętych niniejszym zamówieniem. 3. W ramach wykonania usługi przeprowadzki Wykonawca zobowiązany jest do: 1) zabezpieczenia i zapakowania do odpowiednich pudeł i przewiezienia urządzeń informatycznych, do których należy: a) zestaw interaktywny (tablica interaktywna urządzenie wielogabarytowe 2540 x 1410 x 120 mm z opakowaniem, projektor, panel sterowania) urządzenia zostaną zdemontowane i spakowane przez inną firmę, 2

3 b) drukarki i urządzenia wielofunkcyjne, c) kserokopiarki, d) zestawy komputerowe pracowników wraz z ewentualnymi podłączonymi urządzeniami peryferyjnymi (skanery, UPSy), e) urządzenia techniczne i komputerowe z magazynu (piwnica), f) szafy serwerowe (dwie szafy rack 24U i 32U) oraz sprzętu serwerowo-sieciowego (serwery, UPSy, switche, routery itd.), w obecności osoby wyznaczonej przez zamawiającego oraz okablowania (przewody zasilające, patchcordy), g) zapewnienie materiałów zabezpieczających nośniki danych (dyski twarde z macierzy i serwerów zostaną wymontowane i przewiezione oddzielnie), h) sejfu ognioodpornego na nośniki danych (data cabinet, waga 195kg wymiary 723x644x671 mm. 2) urządzenia informatyczne muszą być przez Wykonawcę przygotowane do transportu i transportowane w sposób zabezpieczający przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utracie lub zdekompletowaniu, w szczególności: a) zabezpieczone przed uszkodzeniami mechanicznymi, (folia zabezpieczająca, tzw. bąbelkowa), b) ułożone w odpowiedniej pozycji podczas transportu, c) izolowane od warunków atmosferycznych, d) izolowane przed wstrząsami, e) zabezpieczenie przed możliwością dostępu osób trzecich, f) przetransportowane bezpośrednio z lokalizacji źródłowej do lokalizacji docelowej. Odłączenia elementów stanowiska komputerowego w aktualnej lokalizacji oraz ich podłączenia w lokalizacji docelowej dokonają pracownicy Wydziału Organizacyjno- Administracyjnego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Lublinie. 3) demontażu, o ile jest to konieczne do wykonania przeprowadzki, mebli i odpowiedniego zabezpieczenia ich do transportu, 4) załadunku wyposażenia do środków transportu przystosowanych do przewożenia wyposażenia tego rodzaju, 5) przetransportowania wyposażenia do lokalizacji docelowej 6) rozładunku wyposażenia, 7) przeniesienia wyposażenia do odpowiednich pomieszczeń w lokalizacji docelowej 8) montażu mebli, o ile zostały zdemontowane na czas przeprowadzki i ich ustawienia w wyznaczonych przez Zamawiającego miejscach, 9) przewóz zasobów akt zapakowanych do pudeł kartonowych w ilości: akta bieżące - 650mb i akta archiwalne 800mb. 10) zabezpieczenia wind, drzwi oraz ciągów komunikacyjnych, przed uszkodzeniem podczas przeprowadzki; 11) dbania o porządek w trakcie przeprowadzki, 3

4 12) zabezpieczenia miejsca podjazdu przed budynkami obydwu lokalizacji dla pojazdów przy pomocy których świadczone są usługi we własnym zakresie w każdym dniu przeprowadzki, 13) ciągłego dozoru mienia podczas załadunku i wyładunku. 4. Celem należytego wykonania usługi Wykonawca ma obowiązek zapewnić: 1) koordynatora usługi przeprowadzki, który ma doświadczenie logistyczne i predyspozycje do kierowania zespołem ludzi, który ściśle będzie współpracował z osobami odpowiedzialnymi ze strony Zamawiającego. W tym celu Wykonawca wyposaży koordynatora w mobilny telefon, którego numer zostanie udostępniony Zamawiającemu. Koordynator będzie dostępny w godzinach roboczych i poza nimi do godz ) minimum 2 samochody typu dostawczego, o ładowności co najmniej 20 m3- wymaga się samochodów posiadających tzw. zabudowę kontenerową. 3) liczbę osób do przeprowadzki w sposób alternatywny do wyboru Wykonawcy: a) minimum 6 osób do przemieszczania mienia (nie licząc kierowcy i osoby dozorującej mienie)/na każdy pojazd, o którym mowa w pkt 2 wraz z zapewnieniem ich przewozu pomiędzy lokalizacjami w taki sposób, aby były one obecne w danej lokalizacji przed przybyciem pojazdu, o którym mowa w pkt 2, albo b) minimum 6 osób do przemieszczania mienia (nie licząc kierowcy i osoby dozorującej mienie)/na każdy pojazd, które to osoby będą na stałe przypisane do danej lokalizacji w odpowiednim budynku. 4) jednolity ubiór osób uczestniczących w przeprowadzce wraz z identyfikatorem (plakietki z imieniem i nazwiskiem) zgodnie z wcześniej przedstawioną Zamawiającemu imienną listą, z zastrzeżeniem, że identyfikatory muszą posiadać informację o funkcjach danych osób w postaci: a) koordynator, b) kierowca, c) przeprowadzający, d) dozorujący mienie. 5. Pozostałe ustalenia. 1) Pracownicy Zamawiającego, zapakują wyposażenie swojego stanowiska pracy do przekazanych im pudeł kartonowych, oznaczą poszczególne pudła i pozostałe wyposażenie ze swojego pokoju biurowego etykietami dostarczonymi przez Wykonawcę. 2) Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi przeprowadzki w dniach od r. do r. 3) Wykonawca odbierze od Zamawiającego użyte do wykonania usługi przeprowadzki pudła kartonowe, po zakończeniu realizacji zamówienia, a w przypadku braku ich dalszej przydatności w trakcie jego realizacji, systematycznego zabierania po ich rozpakowaniu, zaś w przypadku pudeł kartonowych po dokumentach archiwalnych do ich zabrania najpóźniej do dnia 20 grudnia 2013r., 4) Wykonawca jest zobowiązany wykonać przedmiot umowy z należytą starannością zgodnie z wytycznymi, wskazaniami i poleceniami Zamawiającego. 4

5 5) Wykonanie usługi przeprowadzki potwierdzone zostanie protokołem potwierdzenia wykonania usługi, podpisanym przez obie strony bez zastrzeżeń. VI. Etapy realizacji zamówienia harmonogram ramowy: Etap realizacji Przedmiot realizacji Termin realizacji Etap I dostarczenie pudeł kartonowych do spakowania 800mb dokumentacji archiwalnej, taśmy pakowej, sznurka pakowego 3 dzień roboczy liczony od dnia następnego od dnia zawarcia umowy Etap II Etap III Etap IV Etap V - pakowanie dokumentacji archiwum zakładowego w lokalizacji ul. Okopowa 5 i - przewóz jej pomiędzy lokalizacjami: Lublin ul. Okopowa 5, do lokalizacji: Lublin, ul. Obywatelska 4 (pomieszczenia na IV piętrze) - pakowanie dokumentów, sprzętu komputerowego, biurowego, teleinformatycznego, - demontaż mebli biurowych w lokalizacji ul. Okopowa 5 i Piłsudskiego 13 - przeprowadzka akt, sprzętu i wyposażenia WUP w Lublinie pomiędzy lokalizacjami: Lublin ul. Okopowa 5, ul. Piłsudskiego 13 do lokalizacji: Lublin, ul. Obywatelska 4, montaż zdemontowanych mebli biurowych odbiór pudeł oraz odpadów frakcji suchej w postaci: tektury, taśmy, sznurka pakowego, foli bąbelkowej od r. do r. od r. do r. od r. do r. systematycznie po rozpakowaniu, a pudła po dokumentach archiwalnych najpóźniej do 20 grudnia 2013r. 5

6 Uwaga: Zastrzega się zmiany harmonogramu ramowego. Harmonogram przeprowadzki poszczególnych pokoi biurowych oraz innych pomieszczeń użytkowanych przez Zamawiającego będzie uzgadniany z Wykonawcą usługi na bieżąco. VII. Ilość i składniki mienia Lp. Nazwa wyposażenia Budżet JST EFS FGŚP 1. Biurka Szafy aktowe Szafy ubraniowe Szafy stalowe Krzesła Krzesła obrotowe Fotele Kontenery Półki Stojaki Centrala Lady Regały Stoły Telefony Faksy Czajniki Wentylatory Tablice Gabloty Kamery Bindownice Gilotyny Niszczarki Kopiarki Lampki Radia Komputery Projektory Notebooks Laptopy Monitory Klawiatury Myszki

7 35. Drukarki Switchs Upsy-Zasilacze Skanery Urządzenia wielofunkcyjne Routery Serwery Termowentylator Komody Szafki Lodówki Zlew Kuchenka mikrofalowa Kosze na śmieci Papier xero A4 w pudełkach Papier xero A4 luzem Papier xero A Tonery w pudełkach Pudełka z drobnym wyposażeniem i artykułami biurowymi, materiałami informacyjnymi, itp. 54 Koperty w pudełkach Tablice metalowe Tablice korkowe Potykacze Roll-up Mapy Zasoby akt bieżących w mb: Budżet JST EFS FGŚP Razem 650 mb Zasoby akt archiwalnych w mb: Budżet JST EFS FGŚP Razem 800 mb 7