FORMULARZ ZAPYTANIA OFERTOWEGO o wartości zamówienia poniżej euro

Transkrypt

1 Żnin, dnia 2 stycznia 2012r. OR A/A FORMULARZ ZAPYTANIA OFERTOWEGO o wartości zamówienia poniżej euro na wdrożenie procedury aktualizowania opisu usług świadczonych w 6 JST w ramach partnerskiego projektu Profesjonalne Kadry Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Działania 5.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. I. Nazwa i adres Zamawiającego POWIAT ŻNIŃSKI Z SIEDZIBĄ W ŻNINIE UL. POTOCKIEGO ŻNIN II. Opis przedmiotu zamówienia CPV Usługi w zakresie obsługi klientów 2.1 Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie procedury aktualizowania opisu usług świadczonych w 6 JST w ramach partnerskiego projektu: a)lider Projektu: - Powiat Żniński/Starostwo Powiatowe w Żninie z siedzibą w Żninie, ul. Potockiego 1, Żnin b)partnerzy Projektu:

2 - Partner 1- Gmina Gąsawa/Urząd Gminy w Gąsawie z siedzibą w Gąsawie, ul. Żnińska 8, Gąsawa, - Partner 2-Gmina Janowiec Wielkopolski /Urząd Miejski w Janowcu Wielkopolskim z siedzibą w Janowcu Wielkopolskim, ul. Gnieźnieńska 3, Janowiec Wielkopolski - Partner 3 - Gmina Łabiszyn/Urząd Miejski w Łabiszynie z siedzibą w Łabiszynie, ul. Plac lecia 1, , Łabiszyn - Partner 4 - Gmina Rogowo /Urząd Gminy w Rogowie, z siedzibą w Rogowie, ul. Kościelna 8, Rogowo - Partner 5 - Gmina Żnin /Urząd Miejski w Żninie z siedzibą w Żninie, ul. 700-lecia 39, Żnin 2.2.Dane dotyczące partnerskiego projektu: Profesjonalne Kadry Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego realizowany jest w ramach: Priorytetu V Dobre Rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej na podstawie wniosku o dofinansowanie POKL /10 oraz umowy UDA- POKL /10-00 z dnia r. Miejsce realizacji projektu: Starostwo Powiatowe w Żninie. 2.3 Opis wdrożenia: Całe wdrożenie zaplanowano na 7 miesięcy w ramach opisu zadania 4 w ramach partnerskiego projektu Profesjonalne Kadry Sprawne Urzędy Powiatu Żnińskiego. Zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie wdrożenie powinno być realizowane w 6 etapach, zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu. Etapy nr I, II, III, IV stanowią przedmiot niniejszego zapytania, natomiast pozostałe Etapy nr V, VI będą zlecone innym Wykonawcom, jednakże nakłada się na Wykonawcę koordynację całości zleconych prac, tak aby całość została ukończona w oznaczonym terminie (do r). Etap 1: do Projekt założeń do zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw (karta usług) oraz zasad i wzorca tworzenia formularzy. Usługa dotyczy: - weryfikacje dotychczasowego trybu opracowywania, zatwierdzania i zamieszczania w BIP opisu usług i formularzy - identyfikację słabych i mocnych stron dotychczasowego trybu,

3 - opracowani założeń dla nowych zasad obiegu informacji związanych z opisami załatwiania spraw (usług) oraz zasad tworzenia formularzy, Etap 2: do Weryfikacja i konsultacja zasad oraz wzorca z kierownikami komórek organizacyjnych 6 Urzędów. Etap 3: do Opracowanie nowych/modyfikacja dotychczasowych kart opisu usług wraz ze wzorcami wniosków formularzy (z przykładami wypełniania) niezbędnych do realizacji spraw administracyjnych w 6 JST tak aby były zrozumiałe dla Klientów. W ramach tego etapu nastąpi aktualizacja lub utworzenie 80 kart opisu usług x 6 Urzędów dostępnych w BIP oraz 80 wzorów wniosków (formularzy) do realizacji spraw x 6 JST dostępnych w BIP i na stanowiskach urzędniczych 6 Urzędów. Etap 4: do Przygotowanie i przyjęcie procedury aktualizowania opisu usług w 6 JST w celu spełnienia wymogu zgodności z aktualnym prawodawstwem. Etap 5: do Implementacja opisu usług i wzorów formularzy na stronach www, BIP oraz udostępnienie ich na stanowiskach urzędniczych w 6 Urzędach. Usługa informatyczna dotyczy zaimplementowania w środowisku informatycznym opisu usług wraz ze wzorami formularzy zapewniając dodatkową funkcjonalność w postaci automatycznego systemu podpowiedzi oraz opracowanie instrukcji modyfikacji systemu. Etap 6: do Weryfikacja poziomu zadowolenia wśród Klientów z opisu usług. Wskaźnik do osiągnięcia : poprawa wskaźnika satysfakcji klientów z przejrzystości procedur i zrozumiałości formularzy w 2012r w stosunku do 2011r w 6 Urzędach o 25 % Miejsce realizacji wdrożenia: Wdrożenie dotyczy 6 Jednostek Samorządu Terytorialnego: - Starostwo Powiatowe w Żninie, - Urząd Gminy w Gąsawie z siedzibą w Gąsawie, ul. Żnińska 8, Gąsawa, - Urząd Miejski w Janowcu Wielkopolskim z siedzibą w Janowcu Wielkopolskim, ul. Gnieźnieńska 3, Janowiec Wielkopolski - Urząd Miejski w Łabiszynie z siedzibą w Łabiszynie, ul.plac lecia 1, , Łabiszyn - Urząd Gminy w Rogowie, z siedzibą w Rogowie, ul. Kościelna 8, Rogowo - Urząd Miejski w Żninie z siedzibą w Żninie, ul. 700-lecia 39, Żnin 2.5. Nadzór i efekty wdrożenia:

4 Wykonawca podlega pod Koordynatora Projektu, natomiast bezpośredni nadzór nad pracą sprawuje Ekspert ds. Szkoleń i Wdrożeń Systemów. Wykonawca dostarczy odpowiednią dokumentację z poszczególnych etapów wdrożenia, która będzie stanowić potwierdzenie wykonanych czynności i prac. Sporządzona dokumentacja wdrożenia powinna być oznakowana zgodnie z dokumentem: Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dostępnym na stronie: Efektem zakończenia poszczególnych etapów wdrożenia procedury aktualizowania opisu usług świadczonych w 6 JST jest odbiór prac i protokołów z zakończenia zadania oraz osiągnięcie wskaźników, tj. produktów, rezultatów twardych i miękkich, które powinny być odpowiednio udokumentowane przez Wykonawcę i dostarczone do Zamawiającego: a) Wskaźniki produktów a etapy wdrożenia: - 80 kart opisu usług świadczonych w 6 U dostępnych w BIP - 80 wzorów wniosków (formularzy) do realizacji spraw w 6U dostępnych w BIP b)wskaźnik rezultatu twardego: - Opracowanie i wdrożenie/usprawnienie procedury aktualizowania opisu usług świadczonych w 6 JST dostępnych w BIP i na stanowiskach Urzędniczych 6U c) Wskaźnik rezultatu miękkiego: - Poprawa wskaźnika satysfakcji klientów z przejrzystości procedur i zrozumiałości formularzy w 2012 w stosunku do 2011 w 6U o 25% III. FORMA ZŁOŻENIA OFERTY: Ofertę na formularzu oferty należy złożyć w terminie do dnia 20 stycznia 2012 roku do godz. 9 oo w formie pisemnej listownie na adres : Starostwo Powiatowe Żnin, ul. Potockiego 1 sekretariat Starosty Żnińskiego pokój nr 19 z dopiskiem Zapytanie ofertowe dotyczące wdrożenia IV. TERMIN REALIZACJI: Od daty podpisania umowy do roku.

5 V. WARUNKI PŁATNOŚCI: Zamawiający dokonywać będzie zapłaty za poszczególne etapy wdrożenia w formie przelewu na rachunek bankowy podany przez Wykonawcę w terminie 14 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu przez Wykonawcę dokumentacji potwierdzającej wykonanie danego etapu wdrożenia stanowiącego przedmiot zamówienia oraz prawidłowo wystawionej faktury VAT bądź rachunku. W przypadku, gdy nie będą przekazane środki na realizację projektu przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (IP2), wynagrodzenie płatne będzie w ciągu 14 dni od dnia otrzymania środków finansowych z wyżej wymienionej instytucji. Wynagrodzenie Wykonawcy jest współfinansowane z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. VI. OSOBAMI UPRAWNIONYMI DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCĄ W IMIENIU ZAMAWIAJĄCEGO SĄ: 1) sprawy merytoryczne - Pan Andrzej Hłond Sekretarz Powiatu tel. (052) wew. 22, faks ( 052) , 2) sprawy formalne - Pani Barbara Jankowska Inspektor w Wydziale Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Żninie tel. (052) wew. 53, faks (052) , pokój nr 12. Załącznik : - wzór oferty Wykonawcy - Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zgodne z wymogiem art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych zał. nr 1 - Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych - zał. nr 2 - Projekt umowy Starosta Żniński Zbigniew Jaszczuk