Wpływ informatyzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2011 r. Badanie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji

Transkrypt

1 Dział A. INFORMACJE O URZĘDZIE A1 Czy Państwa Urząd jest: urzędem gminnym starostwem powiatowym lub urzędem miasta na prawach powiatu urzędem marszałkowskim urzędem wojewódzkim urzędem centralnym innym urzędem administracji państwowej A2 Proszę podać liczbę osób pracujących w Urzędzie wg stanu na 31 maja 2011 r. I_I_I_I_I_I_I Dział B. OBSŁUGA INFORMATYCZNA URZĘDU B1 Kto zajmuje się obsługą informatyczną Urzędu? a) wydzieleni pracownicy lub komórka organizacyjna w Urzędzie b) część zadań realizują wydzieleni pracownicy Urzędu, a część podmiot zewnętrzny na zlecenie Urzędu c) podmiot zewnętrzny na zlecenie Urzędu proszę przejść do pyt. B3 d) nikt proszę przejść do pyt. B3 B2 Proszę podać liczbę osób pracujących w Urzędzie wg stanu na 31 maja 2011 r. zajmujących się: (istnieje możliwość wpisania wartości ułamkowej, gdy jeden pracownik pełni kilka funkcji) a) Obsługą informatyczną Urzędu I_I_I_I_I_I_I W tym: b) Rozwojem systemów informatycznych i wdrażaniem nowych usług elektronicznych I_I_I_I_I_I_I c) Operacjami i utrzymaniem systemów informatycznych I_I_I_I_I_I_I d) Zarządzeniem komórką informatyczną lub zarządzaniem projektami I_I_I_I_I_I_I e) Wsparciem użytkownika (help desk) I_I_I_I_I_I_I B3 Jakie plany ma Urząd w zakresie obsługi informatycznej? Możliwość wielu odpowiedzi a) Planujemy zatrudnić nowe osoby b) Planujemy zredukować liczebność kadr informatycznych c) Planujemy część prac zlecić podmiotom zewnętrznym d) Planujemy zrezygnować lub ograniczyć zakres prac zlecanych na zewnątrz e) Inne, jakie?... f) Brak sprecyzowanych planów Jeśli zaznaczono B3a) B4 W jakich dziedzinach Urząd planuje zwiększyć zatrudnienie służb informatycznych? a) Rozwój systemów informatycznych i wdrażanie nowych usług elektronicznych b) Operacje i utrzymanie systemów informatycznych c) Zarządzenie komórką informatyczną lub zarządzanie projektami d) Wsparcie użytkownika (help desk) e) Inne Dział C. KOMPETENCJE INFORMATYCZNE C1 C2 Czy nowi pracownicy Urzędu przechodzą obowiązkowe szkolenie informatyczne? Czy pracownicy Urzędu mają obowiązek potwierdzić znajomość polityki bezpieczeństwa teleinformatycznego? 1

2 C3 C4 Czy kierownik urzędu osobiście dekretuje / akceptuje / podpisuje dokumenty elektronicznie? Proszę ocenić poziom kompetencji służb informatycznych Urzędu w odniesieniu do postawionych przed nimi zadań? a) poziom kompetencji przewyższa oczekiwania/potrzeby Urzędu b) poziom kompetencji raczej przewyższa oczekiwania/potrzeby Urzędu c) poziom kompetencji jest adekwatny do oczekiwań/potrzeb d) poziom kompetencji jest raczej poniżej oczekiwań/potrzeb Urzędu e) poziom kompetencji jest poniżej oczekiwań/potrzeb Urzędu C5 W jakim obszarze służbom informatycznym Urzędu potrzebne byłyby dodatkowe informacje lub uzupełnienie wiedzy w celu sprawnej realizacji zamierzeń? a) Standardy w zakresie informatyzacji podmiotów publicznych oraz interoperacyjność b) Rozwój i integracja systemów informatycznych c) Zarządzenie komórką informatyczną d) Zarządzanie projektami informatycznymi e) Zarządzanie infrastrukturą f) Metody wsparcia użytkowników g) Finansowanie i rozliczanie projektów informatycznych h) Bezpieczeństwo systemów informatycznych i) Dobre praktyki, udane rozwiązania informatyczne stosowane w urzędach w kraju i za granicą j) Pożądane kierunki rozwoju w zakresie rozwoju elektronicznej administracji w Polsce k) Sposoby wykorzystania i wdrażania usług elektronicznych na epuap (elektroniczna platforma usług administracji publicznej) l) Polityka UE w zakresie rozwoju elektronicznej administracji m) Inne, jakie?... n) Żadne z powyższych Dział D. WYDATKI NA INFORMATYZACJĘ D1 Proszę podać wartość brutto wydatków inwestycyjnych Urzędu poniesionych w 2010 r. (w złotych) I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I zł D2 Proszę podać wartość brutto wydatków inwestycyjnych Urzędu poniesionych w 2010 r. na: a) sprzęt informatyczny I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I zł b) oprogramowanie I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I zł c) sieci i telekomunikację I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I zł d) inne inwestycje związane z informatyzacją I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I zł D3 Proszę podać wartość brutto wydatków bieżących Urzędu poniesionych w 2010 r. (w złotych) I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I zł 2

3 D4 Proszę podać wartość brutto wydatków bieżących Urzędu poniesionych w 2010 r. na: a) sprzęt informatyczny I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I zł b) oprogramowanie I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I zł c) sieci i telekomunikację I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I zł d) usługi informatyczne zewnętrznych dostawców I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I zł e) inne koszty związane z informatyzacją I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I_I zł Dział E. INFRASTRUKTURA TELEINFORMATYCZNA W URZĘDZIE E1 E2 E3 Jaką przepustowość ma główne łącze Urzędu z Internetem: a) mniejszą niż 2 Mb/s b) równą 2 Mb/s lub większą Czy Urząd posiada zapasowe łącze z Internetem na wypadek awarii łącza głównego Urzędu? proszę przejść do pyt. E4 Jaka jest przepustowość łącza zapasowego a) mniejsza niż 2 Mb/s b) równa 2 Mb/s lub większa E4 Proszę podać liczbę osób pracujących w Urzędzie, które mają do użytku służbowego własne konto poczty elektronicznej? I_I_I_I_I_I_I E5 Czy Urząd korzysta z systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją 1? proszę przejść do pyt. E13 E6 Czy w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją można udostępnić akta sprawy: a) innej komórce organizacyjnej (z możliwością dodania przez tę komórkę do sprawy notatek, opinii itd.) b) wskazanemu pracownikowi innej komórki organizacyjnej (tworzenie zespołów zadaniowych złożonych z pracowników różnych komórek) c) żadne z powyższych E7 E8 E9 Czy system elektronicznego zarządzania dokumentacją Urzędu posiada moduł tworzenia tzw. paczek archiwalnych i przekazywania ich do Archiwum Państwowego (o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)? proszę przejść do pyt. E9 Czy można do paczki archiwalnej zapisać wskazane akta spraw niezakończonych na przykład w celu przekazania ich do innego urzędu? Czy system elektronicznego zarządzania dokumentacją Urzędu pozwala wyeksportować całość danych w celu przeniesienia do innego systemu? 1 System elektronicznego zrządzania dokumentacją system teleinformatyczny pozwalający na rejestrację, klasyfikację, kwalifikację i zarządzanie obiegiem dokumentacji w postaci papierowej i elektronicznej w sposób odzwierciedlający załatwianie spraw, a także przechowywanie i udostępnianie dokumentacji elektronicznej. 3

4 E10 Czy w Państwa Urzędzie funkcjonuje podwójny obieg dokumentów tzn. te same dokumenty są przetwarzane zarówno w ramach tradycyjnego obiegu papierowego, jak i systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją? a) tak, podwójny obieg występuje bardzo często - orientacyjnie w ponad 50% spraw b) tak, podwójny obieg występuje dość często - orientacyjnie 10-50% spraw c) tak, podwójny obieg występuje sporadycznie - w przypadku nie więcej niż 10% spraw d) nie funkcjonuje podwójny obieg dokumentów E11 Czy system elektronicznego zarządzania dokumentacją Urzędu jest zintegrowany z: a) Biuletynem Informacji Publicznej (umożliwia przekazywanie dokumentów do publikacji w BIP) b) platformą epuap (umożliwia przekazywanie dokumentów na i ze skrzynki podawczej epuap)? tak I1I proszę przejść do pyt.f1 nie I2I E12 E13 E14 Czy są plany, by zintegrować system elektronicznego zarządzania dokumentacją w Urzędzie z platformą epuap? tak I1I proszę przejść do pyt.f1 nie I2I proszę przejść do pyt.f1 Czy są plany, by wprowadzić system elektronicznego zarządzania dokumentacją w Urzędzie? proszę przejść do pyt.f1 Kiedy Urząd planuje wprowadzanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją? a) do końca 2011 r. b) w 2012 r. c) później Dział F. ELEKTRONICZNA SKRZYNKA PODAWCZA I EPUAP F1 Czy Urząd posiada elektroniczną skrzynkę podawczą 2? proszę przejść do pyt. F6 F2 F3 Czy elektroniczna skrzynka podawcza jest umiejscowiona na platformie epuap? Czy adres elektronicznej skrzynki podawczej jest dostępny na stronie podmiotowej BIP urzędu? F4 Ile dokumentów elektronicznych Urząd otrzymał na elektroniczną skrzynkę podawczą w okresie od 1 stycznia do 31 maja 2011 r.? I_I_I_I_I_I F5 Ile dokumentów elektronicznych (z wyłączeniem urzędowego poświadczenia odbioru) Urząd wysłał za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej w okresie od 1 stycznia do 31 maja 2011 r.? I_I_I_I_I_I F6 F7 Czy Urząd udostępnia usługi elektroniczne na platformie epuap inne niż oparte o tzw. wzór pisma ogólnego? Czy Urząd planuje w większym stopniu wykorzystywać możliwości platformy epuap 2 Elektroniczna skrzynka podawcza (ESP) dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu dostępnego systemu teleinformatycznego 4

5 F8 Jakie są przeszkody/bariery w wykorzystaniu platformy epuap? a) brak wiedzy o epuap b) mała liczba gotowych usług do implementacji na epuap c) skomplikowany proces zakładania usług na epuap d) brak wiedzy o nowych funkcjonalnościach epuap e) brak powszechnego podpisu elektronicznego f) przepisy prawa utrudniające realizację usług drogą elektroniczną g) brak możliwości załączenia do pisma w postaci elektronicznej, jako skanów, oryginalnych dokumentów papierowych h) nieprzyjazny interfejs użytkownika i) świadczenie usług w inny sposób, bez wykorzystania epuap j) inne, jakie? k) nie ma żadnych przeszkód Dział G. ŚWIADCZENIE USŁUG ELEKTRONICZNYCH DLA KLIENTÓW ZEWNĘTRZNYCH G1 Ile odsłon miała strona podmiotowa BIP Urzędu w 2010 r.? I_I_I_I_I_I G2 Czy strona internetowa Urzędu spełnia kryteria dostępności sformułowane przez Konsorcjum W3C 3 w formie wytycznych (przynajmniej na poziomie zgodności A 4 ): a) WCAG 1.0 nie wiem I3I b) WCAG 2.0? nie wiem I3I G3 Czy strona internetowa Urzędu zawiera: a) możliwość śledzenia, na jakim etapie jest załatwiana sprawa b) możliwość zgłaszania błędów i propozycji usprawnień w świadczeniu usług c) informację o możliwości realizacji usług za pośrednictwem platformy epuap d) żadne z powyższych G4 Ile wniosków o udostępnienie informacji publicznej wpłynęło do Urzędu w 2010 r.? I_I_I_I_I_I G5 Ile decyzji odmawiających udostępnienia informacji publicznych zostało wydanych przez Urząd w 2010 r.? I_I_I_I_I_I G6 Czy Urząd informuje klientów o możliwości korzystania z usług administracji publicznej przez Internet oraz zachęca do korzystania z tej formy załatwiania spraw urzędowych? 3 Rekomendacje Konsorcjum W3C są powszechnie stosowanym na świecie kryterium dostępności stron internetowych i dotyczą tworzenia treści internetowych w formacie dostępnym dla potrzeb osób niepełnosprawnych. Są one sformułowane w formie Wytycznych dotyczących dostępności treści internetowych : WCAG 1.0 ( lub WCAG 2.0 (aktualnej wersji) ( 4 W zależności od liczby spełnionych kryteriów wyróżnia się trzy poziomy zgodności: A (kryteria, które twórcy serwisów internetowych muszą spełnić, w przeciwnym wypadku treści będą całkowicie niedostępne dla niektórych grup użytkowników), AA (kryteria, które twórcy serwisów internetowych powinni spełnić, w przeciwnym wypadku niektórzy użytkownicy mogą napotkać przeszkody w dostępnie); AAA (kryteria, które twórcy serwisów internetowych mogą spełnić, aby jeszcze bardziej ułatwić niektórym grupom użytkowników dostęp do treści). 5

6 G7 Proszę określić sposób świadczenia i stopień wykorzystania wymienionych usług. Formy udostępnienia usługi Rodzaj usługi Nie dotyczy (np. usługa nie jest świadczona przez urząd drogą elektroniczną) Możliwość pobrania wymaganego formularza wyłącznie do utworzenia dokumentu papierowego Złożenie elektroniczne wniosku, który wymaga dodatkowo złożenia dokumentów papierowych Proszę określić w przybliżeniu liczbę takich wniosków złożonych w maju 2011 r. Złożenie elektroniczne wniosku, który nie wymaga dodatkowo składania dokumentów papierowych Proszę określić w przybliżeniu liczbę takich wniosków złożonych w maju 2011 r. a) Składanie ofert dotyczących zamówień publicznych I_I_I_I_I_I 3 I_I_I_I_I_I (wszystkie urzędy) b) Zgłoszenie pobytu stałego (gmina) I_I_I_I_I_I 3 I_I_I_I_I_I c) Wniosek o wydanie dowodu osobistego (gmina) I_I_I_I_I_I 3 I_I_I_I_I_I d) Wniosek o zasiłek rodzinny (gmina) I_I_I_I_I_I 3 I_I_I_I_I_I e) Wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego wpis do ewidencji działalności gospodarczej (gmina) f) Wniosek o wydanie duplikatu dowodu rejestracyjnego pojazdu (powiat) I_I_I_I_I_I 3 I_I_I_I_I_I I_I_I_I_I_I 3 I_I_I_I_I_I g) Wniosek o wydanie wtórnika prawa jazdy (powiat) I_I_I_I_I_I 3 I_I_I_I_I_I G7A. Proszę dodatkowo wskazać dwie najpopularniejsze usługi świadczone drogą elektroniczną przez Urząd (wraz ze sposobem ich świadczenia i stanem wykorzystania). Dwie najpopularniejsze usługi świadczone przez Urząd drogą elektroniczną Nie dotyczy (np. usługa nie jest świadczona przez urząd drogą elektroniczną) Możliwość pobrania wymaganego formularza wyłącznie do utworzenia dokumentu papierowego Formy udostępnienia usługi Złożenie elektroniczne wniosku, który wymaga dodatkowo złożenia dokumentów papierowych Złożenie elektroniczne wniosku, który nie wymaga dodatkowo składania dokumentów papierowych Proszę określić Proszę określić w w przybliżeniu przybliżeniu liczbę liczbę takich takich wniosków wniosków złożonych w maju złożonych w 2011 r. maju 2011 r. h) I_I_I_I_I_I 3 I_I_I_I_I_I i) I_I_I_I_I_I 3 I_I_I_I_I_I 6

7 Dział H. WPŁYW TECHNOLOGII TELEINFORMATYCZNYCH NA PRACĘ URZĘDU I ŚWIADCZENIE USŁUG H1 Jakie zmiany w rezultacie zastosowania technologii teleinformatycznych w Państwa Urzędzie zaobserwowano w poszczególnych dziedzinach? W każdym wierszu proszę zaznaczyć właściwą odpowiedź bez nie wiem wzrost spadek zmian a) sprawność załatwiania spraw b) liczba dokumentów w postaci papierowej c) obciążenie pracą d) zaangażowanie pracowników e) innowacyjność 5 pracowników f) innowacyjne rozwiązania w organizacji pracy g) efektywność wykorzystania zasobów urzędu (ludzkich, finansowych, rzeczowych) h) uciążliwość procedur obsługi klienta i) satysfakcja klientów z obsługi j) koszty obsługi klienta Dział I. DZIAŁANIA ZWIĄZANE Z ROZWOJEM SPOŁECZEŃSTWA INFORMACYJNEGO I1 Proszę zaznaczyć, które z wymienionych działań prowadzi urząd: a) Działania promujące korzystanie z Internetu wśród osób zagrożonych wykluczeniem cyfrowym b) Współpraca z lokalnymi dostawcami Internetu w celu wspierania budowy sieci szerokopasmowych c) Organizacja lub wsparcie kursów i szkoleń informatycznych dla obywateli d) Udostępnianie komputerów lub stanowisk komputerowych z dostępem do Internetu dla obywateli e) Otwarte konsultacje społeczne przez Internet w sprawach leżących we właściwości Urzędu f) Badanie potrzeb klientów w zakresie rozwoju usług elektronicznych g) Badanie satysfakcji klientów z obsługi realizowanej za pomocą mediów elektronicznych h) Monitorowanie efektywności usług świadczonych drogą elektroniczną i) Stosowanie rozwiązań Web 2.0 (wikipedia, blogi, sieci i portale społecznościowe, itp.) w celu wsparcia funkcjonowania urzędu i komunikacji z obywatelami j) żadne z powyższych 5 Innowacyjność jako gotowość i zdolność do tworzenia i wdrażania rozwiązań usprawniających działanie 7

8 Dział J. WYKORZYSTANIE SYSTEMÓW INFORMACJI PRZESTRZENNEJ 6 J1 Czy Urząd posiada własny system informacji przestrzennej (GIS 7 )? tak I1I proszę przejść do pyt. J3 nie I2I J2 J3 Czy i kiedy Urząd zamierza przystąpić do budowy własnego systemu informacji przestrzennej? a) w 2011 r. lub w 2012 r. proszę przejść do pyt. J5 b) w 2013 r. lub później proszę przejść do pyt. J5 c) nie zamierza proszę przejść do pyt. J4 Czy istniejący system informacji przestrzennej jest rozbudowywany? tak I1I proszę przejść do pyt. J5 nie I2I J4 Dlaczego Urząd nie zamierza budować lub rozbudowywać systemu informacji przestrzennej: a) brak środków b) brak odpowiedniego personelu c) brak potrzeby korzystania z systemu informacji przestrzennej d) inne zadania realizowane przez Urząd mają wyższe priorytety e) istniejący system informacji przestrzennej jest wystarczający f) inne (proszę wymienić jakie).. J5 Czy Urząd pozyskuje dane korzystając z witryny internetowej geoportal.gov.pl? proszę przejść do pyt. J7 J6 Jakiego rodzaju dane Urząd pozyskuje poprzez witrynę internetową geoportal.gov.pl? a) zdjęcia lotnicze b) ortofotomapa c) numeryczny model terenu d) państwowy rejestr granic e) dane katastralne (ewidencja gruntów i budynków) f) dane topograficzne g) mapy tematyczne (hydrograficzna, sozologiczna) h) osnowy geodezyjne, grawimetryczne i magnetyczne J7 Dlaczego Urząd nie pozyskuje danych przestrzennych poprzez witrynę internetową geoportal.gov.pl? a) brak potrzeby korzystania z danych przestrzennych b) witryna nie zawiera danych przestrzennych odpowiedniego rodzaju c) witryna nie zawiera aktualnych danych d) zapotrzebowanie na dane przestrzenne zaspokajane jest poprzez korzystanie tylko z zasobów własnych e) zapotrzebowanie na dane przestrzenne zaspokajane jest poprzez korzystanie z zasobów własnych i zasobów innych podmiotów f) inne (proszę wymienić jakie). J8 Czy Urząd korzysta z danych przestrzennych pozyskiwanych od innych podmiotów? tak I1I nie I2I proszę przejść do pyt. K1 6 Informacja przestrzenna informacja, jaką można uzyskać wykorzystując dane przestrzenne, czyli dane odnoszące się do określonego położenia lub obszaru geograficznego na Ziemi, umożliwiające lokalizację obiektu lub zjawiska 7 GIS (z ang. Geographical Information Systems) -systemy informacji geograficznej/przestrzennej służące do pozyskiwania, przechowywania i przetwarzania danych przestrzennych, przeprowadzania analiz oraz modelowania obiektów i zjawisk, a także prezentowania (wizualizacji) uzyskanych wyników. Określenia GIS używa się nieraz jako zamiennika dla przymiotników przestrzenne/geograficzne, np. dane GIS. 8

9 J9 Jakie dane przestrzenne są pozyskiwane od innych podmiotów? a) dane ewidencji gruntów i budynków b) ortofotomapa c) dane topograficzne d) dane dotyczące ochrony środowiska e) dane dotyczące zagospodarowania przestrzennego f) dane dotyczące sieci technicznego uzbrojenia terenu g) inne (proszę wymienić jakie).. Dział K. KORESPONDENCJA Z INNYMI URZĘDAMI Część pracy urzędów stanowią odpowiedzi na zapytania generowane przez inne urzędy. Przykładowo proszą one o informacje, dane, zaświadczenia, opinie. K1 Lp. Czego dotyczą trzy najczęściej występujące zapytania otrzymywane z innych urzędów? Czy Państwa Rodzaj zapytania, udostępnianych danych, zaświadczenia, opinii, itp. Ile w przybliżeniu takich zapytań spłynęło do Państwa w maju 2011 r.? zdaniem obsługa tego rodzaju zapytań może być realizowana automatycznie za pomocą systemu teleinformatycznego? 1. I_I_I_I_I_I I_I_I_I_I_I I_I_I_I_I_I 1 2 tak nie Dział X. Komentarze i dane teleadresowe X1 Proszę o podanie informacji na temat osoby (osób) wypełniających ankietę: a) Szef służb informatycznych Urzędu b) Inny członek kierownictwa Urzędu c) Pracownik służb informatycznych d) Inna osoba Imię i nazwisko:... Telefon kontaktowy:... Nazwa Urzędu:... Miejscowość:... Adres Urzędu:... 9

10 Dziękujemy za udział w badaniu! Raport z jego wynikami zostanie zamieszczony na stronie internetowej MSWiA w zakładce Informatyzacja / Strategia Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego do 2013 roku na jesieni 2011 r. Już teraz serdecznie zapraszamy do lektury. Raport z badania przeprowadzonego w 2010 r. znajdą Państwo w tej samej zakładce, pod linkiem Podobne badanie będziemy przeprowadzać co rok, w związku z tym zależy nam na Państwa komentarzach na temat samego badania oraz ankiety badawczej. Chcemy je doskonalić i uzupełniać o nowe tematy, tak by uzyskać coraz pełniejszy obraz działania administracji publicznej w Polsce. Prosimy zatem o przekazanie poniżej Państwa sugestii: komentarz 10