REGULAMIN BIURA STOWARZYSZENIA LOKALNA GRUPA RYBACKA OBRA - WARTA

Transkrypt

1 REGULAMIN BIURA STOWARZYSZENIA LOKALNA GRUPA RYBACKA OBRA - WARTA Kwiecień 2012

2 Rozdział I Postanowienia ogólne Str Regulamin określa zasady ady funkcjonowania Biura Stowarzyszenia Lokalna Grupa Rybacka Obra Warta (LGR), oraz inne postanowienia związane z działalnością Biura Stowarzyszenia. 2. Podstawy prawne regulaminu: a) Program Operacyjny Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich , b) Ustawa z dnia 3 kwietnia 2009 r. o wspieraniu zrównoważonego onego rozwoju sektora rybackiego z udziałem Europejskiego Funduszu Rybackiego (Dz. U. Nr 72, poz. 619, Nr 157, poz. 1241), c) Rozporządzenie Rady (WE) nr 1198/2006 z dnia 27 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rybackiego (Dz. Urz. UE L 223 z , str. 1), d) Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 29 września 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków, jakim powinna odpowiadać lokalna strategia rozwoju obszarów rybackich, kryteriów wyboru lokalnej grupy rybackiej do realizacji tej strategii oraz wymagań, jakim powinna odpowiadać umowa dotycząca ca warunków i sposobu realizacji tej strategii w ramach programu operacyjnego Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich " 2013" (Dz. U. Nr 162, poz oraz z 2010 r. Nr 36, poz. 200), e) Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 15 października 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania, wypłaty i zwracania pomocy finansowej na realizację środków objętych osią priorytetową 4 Zrównoważony rozwój obszarów zależnych od rybactwa, zawartą w programie operacyjnym,,zrównoważony ony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych nych obszarów rybackich " (Dz. U. Nr 177, poz ), f) Statut Stowarzyszenia Lokalna Grupa Rybacka Obra Warta, g) Lokalna Strategia Rozwoju Obszarów Rybackich (LSROR) opracowana przez LGR, h) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. KODEKS PRACY (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94), i) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jednolity Dz.U. Nr 129 poz.844 z 1997 r.). 3. Zgodnie z 17, ust. 4, pkt 4.8 Statutu Stowarzyszenia lokalizacja siedziby biura jest ustalana na podstawie uchwały Zarządu Stowarzyszenia. 4. Ilekroć w regulaminie jest mowa o Biurze, należy rozumieć przez to Biuro Stowarzyszenia Lokalna Grupa Rybacka Obra Warta. 5. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o pracodawcy, należy przez to rozumieć Stowarzyszenia Lokalna Grupa Rybacka Obra Warta. 6. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o pracowniku, należy przez to rozumieć osobę ęświadczącą pracę na podstawie umowy o pracę. 7. Żaden z członków zarządu, komisji rewizyjnej oraz komitetu LGR nie może być ć zatrudniony w biurze LGR na podstawie umowy o pracę ę oraz innych umów o podobnym charakterze. 8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem obowiązują przepisy prawa krajowego i Unii Europejskiej.

3 Rozdział II Plan zatrudnienia oraz obowiązków pracowników LGR Str Biurem kieruje Kierownik Biura zatrudniony przez Zarząd LGR i bezpośrednio mu podległy. 2. W celu efektywnego wdrażania ania LSROR Biuro LGR zlokalizowane jest w 2 miejscowościach tj. Pszczewie Sierakowie (ze względu na duży obszar LGR oraz liczbę planowanych zadań ń na etapie konstruowania założeń LSROR zdecydowano się ę na utworzenie 2 mniejszych biur zamiast 1 dużego). 3. W perspektywie finansowej z wszystkimi pracownikami zatrudnianymi przez LGR na podstawie umów o pracę nawiązywane są stosunki pracy na czas określony. 4. Zarząd udziela pełnomocnictwa Kierownikowi Biura do prowadzenia spraw bieżących LGR. 5. Struktura oraz opis wszystkich stanowisk pracy Biura został określony w 3 i 4 niniejszego regulaminu. 6. Niniejszy regulamin nie uwzględnia umów cywilnoprawnych, określanych i zawieranych przez Zarząd Stowarzyszenia, zgodnie z 17, ust. 4, pkt 4.9 Statutu w Biurze LGR oraz na potrzeby wdrażania LSROR i związanych w LSROR projektów / przedsięwzięć. 3 Struktura stanowisk dla Biur zlokalizowanych w Pszczewie i Sierakowie Kierownik Biura Pracownik administracyjny Pszczew Pracownik administracyjny Pszczew Pracownik administracyjny Sieraków Pracownik administracyjny Sieraków Pracownik Księgowy Informatyk Obsługa prawna

4 4 Str. 4 Opis stanowisk dla Biur zlokalizowanych w Pszczewie i Sierakowie Nazwa stanowiska pracy Komórka organizacyjna Podległy Stanowiska podległe Kierownik Biura Biuro Stowarzyszenia - Pszczew - Zarząd Stowarzyszenia 1. Pracownik Administracyjny 2. Pracownik Administracyjny 3. Pracownik Administracyjny 4. Pracownik Administracyjny 5. Pracownik Księgowy 6. Informatyk 7. Obsługa prawna Wymiar czasu pracy: 1/0 etatu na podstawie umowy o pracę Wymagania konieczne i preferowane Wymagania konieczne 1. Wykształcenie: wyższe. 2. Posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych; 3. Nieskazanie prawomocne za przestępstwo umyślne; 4. Posiadanie stanu zdrowia pozwalającego na zajmowanie stanowiska; 5. Posiadanie nieposzlakowanej opinii; 6. Posiadanie kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania pracy na określonym stanowisku. 7. Wiedza z zakresu wdrażania ania programów i projektów dofinansowywanych w ramach Unii Europejskiej, w tym zwłaszcza PO RYBY. Wymagania preferowane 1. Doświadczenie ie zawodowe w pracy na stanowisku kierowniczym. 2. Znajomość uwarunkowań prawnych i zasad funkcjonowania organizacji NGO. 3. Znajomość przepisów prawa pracy, w szczególności kodeksu pracy. 4. Znajomość kodeksu postępowania powania administracyjnego. 5. Znajomość zasad zarządzania zania oraz predyspozycje do zarządzania personelem. 6. Umiejętność samodzielnego przygotowania, realizacji i rozliczania projektów. 7. Znajomość co najmniej jednego języka obcego - preferowany język angielski. 8. Znajomość obsługi komputera. 9. Komunikatywność i umiejętność pracy zespołowej. 10. Umiejętność samodzielnego rozwiązywania sytuacji problemowych. Obowiązki pracownika 1. Reprezentowanie Stowarzyszenia w granicach umocowania Regulaminu Pracy Biura, w tym współpraca z przedstawicielami mediów; 2. Współpraca z Zarządem, Komitetem i Komisją Rewizyjną w ramach realizacji LSROR poprzez: - wykonywanie podejmowanych uchwał oraz zaleceń, - koordynację pracy Komitetu w ramach jego działań decyzyjnych, - nadzór nad prawidłowym zarządzaniem projektami w ramach wdrażania LSROR oraz opracowywaniem i realizacją innych projektów. 3. Nadzór nad pracownikami Biura w Pszczewie i Sierakowie: planowanie, organizowanie oraz koordynowanie ich pracy oraz prowadzenie akt pracowniczych i dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy; 4. Prowadzenie procesu naboru kandydatów do zatrudnienia na wolne stanowiska pracy oraz zawieranie umów o pracę z godnie z zatwierdzonym Regulaminem Naboru Pracowników; 5. Prowadzenie oraz nadzór nad bezpłatnym doradztwem dla potencjalnych beneficjentów programów realizowanych w ramach wdrażania LSROR; 6. Nadzór nad obsługą wpływających wniosków, procedurami ich oceny; 7. Nadzór nad prawidłowością końcowych rozliczeń zrealizowanych umów o dofinansowanie; 8. Merytoryczny nadzór nad przygotowywaniem, udostępnianiem i gromadzeniem dokumentów, w tym protokołów oraz materiałów na obrady Walnego Zebrania Członków, Zarządu oraz Komitetu; 9. Projektowanie, wdrażanie anie oraz ocena funkcjonalności systemów: naboru, okresowych ocen, szkoleń oraz adaptacji zatrudnionych pracowników; 10. Kształtowanie polityki wynagrodzeń; 11. Projektowanie i realizacja (po akceptacji Zarządu) działań informacyjno-promocyjnych i edukacyjnych związanych z obszarem LGR; 12. Sporządzanie odpisów uchwał Walnego Zebrania Członków, Zarządu oraz Komitetu i wydawanie ich uprawnionym organom; 13. Właściwe gospodarowanie powierzonym mieniem, zapewnienie warunków skutecznego i ekonomicznego funkcjonowania biura; 14. Udział w szkoleniach, konferencjach, warsztatach, kursach, studiach podyplomowych związanych zanych z działaniami podejmowanymi przez LGR. 15. Opracowanie projektów własnych do realizacji dotyczących obszaru LGR; 16. Dokumentowanie procesu wdrażania ania LSROR oraz opracowania i wdrażania projektów własnych; 17. Przygotowywanie rocznych raportów z realizacji LSROR oraz przygotowywanie propozycji zmian w funkcjonowaniu Stowarzyszenia. 18. Prowadzenie spraw w zakresie udzielania zamówień o wartości poniżej euro.

5 Str. 5 Nazwa stanowiska pracy Komórka organizacyjna Podległy Stanowiska podległe Pracownik Administracyjny Biuro Stowarzyszenia - Pszczew - Kierownik Biura Nie dotyczy Wymiar czasu pracy: 2/0 etaty na podstawie umowy o pracę Wymagania konieczne i preferowane Wymagania konieczne 1. Wykształcenie: co najmniej średnie. 2. Posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych; 3. Nieskazanie prawomocne za przestępstwo umyślne; 4. Posiadanie stanu zdrowia pozwalającego na zajmowanie stanowiska; 5. Posiadanie nieposzlakowanej opinii; 6. Posiadanie kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania pracy na określonym stanowisku. 7. Wiedza z zakresu wdrażania ania programów i projektów dofinansowywanych w ramach Unii Europejskiej, w tym zwłaszcza PO RYBY. Wymagania preferowane 1. Doświadczenie zawodowe w pracy na stanowisku administracyjnym. 2. Znajomość uwarunkowań prawnych i zasad funkcjonowania organizacji NGO. 3. Znajomość przepisów prawa pracy, w szczególności kodeksu pracy. 4. Znajomość kodeksu postępowania powania administracyjnego. 5. Znajomość co najmniej jednego języka obcego - preferowany język angielski. 6. Znajomość obsługi komputera. 7. Komunikatywność i umiejętność pracy zespołowej. 8. Umiejętność samodzielnego rozwiązywania sytuacji problemowych. Obowiązki pracownika 1. Opracowywanie uzgodnionych z kierownikiem biura regulaminów konkursów w ramach wdrażania LSROR; 2. Prowadzenie bezpłatnego doradztwa dla potencjalnych beneficjentów; 3. Obsługa związana zana z naborami wniosków składanych w ramach wdrażania LSROR; 4. Opracowywanie i uzgadnianie z kierownikiem biura projektów oraz koordynowanie ich realizacji; 5. Bezpośrednia współpraca i pomoc Komitetowi w realizacji jego funkcji decyzyjnych; 6. Przygotowanie i składanie wniosków o dofinansowanie na funkcjonowanie LGR i realizację przedsięwzięć ęć własnych; 7. Przygotowanie i składanie wniosków o płatność; 8. Przygotowywanie sprawozdań z realizacji LSROR dla Zarządu i Instytucji Pośredniczącej / Zarządzającej; 9. Prowadzenie, po akceptacji przez kierownika biura, korespondencji z beneficjentami w ramach realizowanych przez Stowarzyszenie projektów; 10. Opracowanie w miarę potrzeb opinii dotyczących problemów związanych z realizacją projektów; 11. Opracowanie projektów własnych do realizacji dotyczących obszaru LGR; 12. Dokumentowanie procesu wdrażania ania LSROR oraz opracowania i wdrażania projektów własnych; 13. Uzgadnianie z kierownikiem biura procedur obsługi projektów; 14. Bieżące czynności administracyjne związane z obsługą Biura; 15. Realizacja działań informacyjno-promocyjnych i edukacyjnych związanych z obszarem LGR; 16. Udział w szkoleniach, konferencjach, warsztatach, kursach, studiach podyplomowych związanych zanych z działaniami podejmowanymi przez LGR.

6 Str. 6 Nazwa stanowiska pracy Komórka organizacyjna Podległy Stanowiska podległe Pracownik Administracyjny Biuro Stowarzyszenia - Sieraków - Kierownik Biura Nie dotyczy Wymiar czasu pracy: 2/0 etaty na podstawie umowy o pracę Wymagania konieczne i preferowane Wymagania konieczne 1. Wykształcenie: co najmniej średnie. 2. Posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych; 3. Nieskazanie prawomocne za przestępstwo umyślne; 4. Posiadanie stanu zdrowia pozwalającego na zajmowanie stanowiska; 5. Posiadanie nieposzlakowanej opinii; 6. Posiadanie kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania pracy na określonym stanowisku. 7. Wiedza z zakresu wdrażania ania programów i projektów dofinansowywanych w ramach Unii Europejskiej, w tym zwłaszcza PO RYBY. Wymagania preferowane 1. Doświadczenie zawodowe w pracy na stanowisku administracyjnym. 2. Znajomość uwarunkowań prawnych i zasad funkcjonowania organizacji NGO. 3. Znajomość przepisów prawa pracy, w szczególności kodeksu pracy. 4. Znajomość kodeksu postępowania powania administracyjnego. 5. Znajomość co najmniej jednego języka obcego - preferowany język angielski. 6. Znajomość obsługi komputera. 7. Komunikatywność i umiejętność pracy zespołowej. 8. Umiejętność samodzielnego rozwiązywania sytuacji problemowych. Obowiązki pracownika 1. Opracowywanie uzgodnionych z kierownikiem biura regulaminów konkursów w ramach wdrażania LSROR; 2. Prowadzenie bezpłatnego doradztwa dla potencjalnych beneficjentów; 3. Obsługa związana zana z naborami wniosków składanych w ramach wdrażania LSROR; 4. Opracowywanie i uzgadnianie z kierownikiem biura projektów oraz koordynowanie ich realizacji; 5. Bezpośrednia współpraca i pomoc oc Komitetowi w realizacji jego funkcji decyzyjnych; 6. Przygotowanie i składanie wniosków o dofinansowanie na funkcjonowanie LGR i realizację przedsięwzięć ęć własnych; 7. Przygotowanie i składanie wniosków o płatność; 8. Przygotowywanie sprawozdań z realizacji LSROR dla Zarządu i Instytucji Pośredniczącej / Zarządzającej; 9. Prowadzenie, po akceptacji przez kierownika biura, korespondencji z beneficjentami w ramach realizowanych przez Stowarzyszenie projektów; 10. Opracowanie w miarę potrzeb opinii dotyczących problemów związanych z realizacją projektów; 11. Opracowanie projektów własnych do realizacji dotyczących obszaru LGR; 12. Dokumentowanie procesu wdrażania ania LSROR oraz opracowania i wdrażania projektów własnych; 13. Uzgadnianie z kierownikiem biura procedur obsługi projektów; 14. Bieżące czynności administracyjne związane z obsługą Biura; 15. Realizacja działań informacyjno-promocyjnych i edukacyjnych związanych z obszarem LGR; 16. Udział w szkoleniach, konferencjach, warsztatach, kursach, studiach podyplomowych związanych zanych z działaniami podejmowanymi przez LGR.

7 Str. 7 Nazwa stanowiska pracy Komórka organizacyjna Podległy Stanowiska podległe Pracownik Księgowy Biuro Stowarzyszenia - Pszczew - Kierownik Biura Nie dotyczy Wymiar czasu pracy: 1/2 etatu na podstawie umowy o pracę Wymagania konieczne i preferowane Wymagania konieczne 1. Ukończone ekonomiczne studia magisterskie, ekonomiczne wyższe studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe omowe i co najmniej 2. letnia praktyka w księgowości, lub: 2. Ukończona średnia, policealna lub pomaturalna szkoła ekonomiczna i co najmniej 3-letnia praktyka w księgowości. 2. Posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych; 3. Nieskazanie prawomocne za przestępstwo umyślne; 4. Posiadanie stanu zdrowia pozwalającego na zajmowanie stanowiska; 5. Posiadanie nieposzlakowanej opinii; 6. Posiadanie kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania pracy na określonym stanowisku. 7. Wiedza z zakresu wdrażania ania programów i projektów dofinansowywanych w ramach Unii Europejskiej, w tym zwłaszcza PO RYBY. Wymagania preferowane 1. Znajomość przepisów z zakresu rachunkowości oraz prawa podatkowego. 2. Samodzielność w działaniu. 3. Umiejętność pracy zespołowej. 4. Znajomość uwarunkowań prawnych i zasad funkcjonowania organizacji NGO. 5. Zdolności analityczne. 6. Umiejętność obsługi komputera i programów księgowych. 7. Dokładność, rzetelność i bardzo dobra organizacja czasu pracy. Obowiązki pracownika 1. Prowadzenie rachunkowości ci zgodnie z aktualnymi przepisami prawa; 2. Wykonywanie obowiązków sprawozdawczych ustalonych przez Główny Urząd Statystyczny; 3.Tworzenie warunków dla przestrzegania ścisłej dyscypliny finansowej i budżetowej Stowarzyszenia; 4. Należyte przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych oraz środków pieniężnych; 5. Bieżące, prawidłowe prowadzenie księgowości ę z zastosowaniem racjonalnej organizacji pracy i techniki przetwarzania danych; 6. Rejestracja operacji gospodarczych finansowych; 7. Analiza dokumentów finansowych; 8. Sporządzanie obowiązujących dowodów księgowych, kasowych i magazynowych; 9. Dokonywanie zamknięcia rocznego ksiąg oraz sporządzanie wymaganych zasadami rachunkowości sprawozdań ń finansowych w tym GUS; 10. Sporządzanie w obowiązującym terminie deklaracji i wykazów dla celów organów podatkowych i ZUS; 11. Udostępnianie ksiąg oraz dokumentów finansowych do kontroli sprawowanej przez uprawnione organa kontrolne; 12. Prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia; 13. Prowadzenie spraw kadrowych i płacowych, w tym sporządzanie list płac, regulowanie zaliczek na podatek dochodowy, odprowadzanie składek ZUS, rozliczenia z ZUS i wypłat zasiłków chorobowych, wypłatę wynagrodzeń osobowych i honorariów, sporządzanie sprawozdań dotyczących zatrudnienia i funduszu płac; 14. Prowadzenie tabel amortyzacyjnych i wyceny środków trwałych; 15. Wypłatę udzielonych zaliczek j ich rozliczanie; 16. Regulowanie płatności wynikających ze zobowiązań; 17. Wystawianie rachunków; 18. Prowadzenie dokumentacji składek członków zwyczajnych i wspierających; 19. Prowadzenie rachunku bankowego; 20. Opracowywanie projektu preliminarza budżetowego; 21. Czuwanie nad prawidłowym wym przebiegiem wykonania budżetu Stowarzyszenia; 22. Wnioskowanie wraz z uzasadnieniem o wprowadzenie zmian w preliminarzu budżetowym; 23. Realizowanie wydatków w zakresie ubezpieczeń społecznych i kosztów podróży; 24. Prowadzenie kasy gotówkowej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa; 25. Prowadzenie systematycznej kontroli wewnętrznej dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; 26. Prawidłowe zabezpieczenie środków finansowych i pozostałych składników majątkowych; 27. Sporządzanie pism, wniosków i podań ń związanych z działalnością finansowo - księgową Stowarzyszenia; 28. Udział w szkoleniach, konferencjach, warsztatach, kursach, studiach podyplomowych związanych zanych z działaniami podejmowanymi przez LGR.

8 Str. 8 Nazwa stanowiska pracy Komórka organizacyjna Podległy Stanowiska podległe Informatyk Biuro Stowarzyszenia - Pszczew - Kierownik Biura Nie dotyczy Wymiar czasu pracy: 1/2 etatu na podstawie umowy o pracę (telepraca) Wymagania konieczne i preferowane Wymagania konieczne 1. Wykształcenie: wyższe. 2. Posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych; 3. Nieskazanie prawomocne za przestępstwo umyślne; 4. Posiadanie stanu zdrowia pozwalającego na zajmowanie stanowiska; 5. Posiadanie nieposzlakowanej opinii; 6. Posiadanie kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania pracy na określonym stanowisku. 7. Minimum roczne doświadczenie w pracy na stanowisku informatyka. 8. Doświadczenie w tworzeniu oraz aktualizacji stron internetowych (CMS). 9. Znajomość pakietów biurowych. 10. Bardzo dobra znajomość systemów operacyjnych Windows i Linux. 11. Umiejętność bieżącego serwisowania sprzętu komputerowego. Wymagania pożądane 1. Znajomość co najmniej jednego języka obcego preferowany angielski. 2. Komunikatywność. 3. Umiejętność pracy zespołowej, 4. Umiejętność samodzielnego rozwiązywania sytuacji problemowych. 5. Udokumentowany udział w kursach i szkoleniach oraz ewentualne certyfikaty. 6. Znajomość systemów operacyjnych z rodziny Windows Server oraz BSD/Linux. Obowiązki pracownika 1. Opracowanie, wdrożenie oraz stała aktualizacja strony internetowej wersji mobilnej witryny oraz innych elementów witryny internetowej niezbędnych do prawidłowego wdrażania LSROR; 2. Tworzenie i obsługa stron internetowych związanych z funkcjonowaniem LGR i naborami wniosków składanych w ramach wdrażania LSROR; 3. Konfiguracja oraz bieżąca konserwacja sprzętu komputerowego oraz sieci komputerowej w biurach LGR; 4. Utrzymywanie i monitorowanie ciągłości pracy systemów informatycznych; 5. Nadzór nad systemem komunikacji w sieci komputerowej oraz przesyłaniem danych elektronicznych; 6. Współpraca i pomoc Komitetowi w realizacji jego funkcji decyzyjnych; 7. Pomoc przy organizacji imprez, szkoleń ń i spotkań informacyjno-promocyjnych; 8. Wsparcie współpracowników w zakresie obsługi systemów informatycznych; 9. Realizacja działań informacyjno-promocyjnych i edukacyjnych związanych z obszarem LGR; 10. Udział w szkoleniach, konferencjach, warsztatach, kursach, studiach podyplomowych związanych z działaniami podejmowanymi przez LGR 11. Wdrażanie anie innych systemów informatycznych usprawniających pracę biur Stowarzyszenia. Nazwa stanowiska pracy Komórka organizacyjna Podległy Stanowiska podległe Obsługa prawna Biuro Stowarzyszenia - Pszczew - Kierownik Biura Nie dotyczy Wymiar czasu pracy: Umowa zlecenie Wymagania konieczne i pożądane Nie dotyczy Obowiązki pracownika 1. Obsługa prawna związana z bieżącą ą działalnością LGR - w tym z realizowanymi projektami; 2. Obsługa prawna na rzecz potencjalnych beneficjentów oraz beneficjentów realizujących projekty w ramach wdrażania LSROR.

9 Rozdział III Sposób rekrutacji pracowników Biura Str Celem rekrutacji jest zagwarantowanie równego dostępu do stanowisk pracy wszystkim zainteresowanym i weryfikacja kandydatów na pracowników w oparciu o określone wymagania konieczne i preferowane. 2. Przedmiotem rekrutacji jest określenie trybu zgłaszania zapotrzebowania na określone stanowisko / zatrudnienie na podstawie umowy cywilnoprawnej w Biurze LGR / na potrzeby wdrażania ania LSROR, zasad i metod przeprowadzania rekrutacji, powoływania i działania komisji rekrutacyjnej, ogłaszania wyników rekrutacji. 3. Zarząd LGR podejmuje decyzję o rozpoczęciu ciu procedury rekrutacyjnej, decyduje o ogłoszeniu naboru, powołuje Komisję Rekrutacyjną oraz podejmuje ostateczne decyzje Prezes LGR składa wniosek do Zarządu LGR uzasadniający potrzebę zatrudnienia pracownika na określonym stanowisku. 2. Zarząd dokonuje oceny potrzeby zatrudnienia. W trakcie oceny analizowana jest możliwość wewnętrznych przesunięć na istniejących stanowiskach pracy. Ocenie nie podlega stanowisko Kierownika Biura. 3. W przypadku nowo tworzonych stanowisk pracy konieczna jest analiza skutków finansowych zwiększenia zatrudnienia. 4. W przypadku zaakceptowania wniosku rozpoczyna się procedura naboru. 5. Zostaje powołana 3. osobowa Komisja Rekrutacyjna składająca się z członków Zarządu. W uzasadnionych przypadkach w skład komisji mogą zostać włączone osoby spoza Zarządu LGR. Komisja wybiera spośród siebie Przewodniczącego Komisji. 6. Na stronie tablicach ogłoszeń LGR zostaje umieszczone ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko pracy ogłoszenie zawiera informacje dotyczące wymagań dla stanowiska pracy oraz procedury ubiegania się o wolne stanowisko pracy i jest zamieszczone w okresie minimum 7. dni kalendarzowych. 7. Dokumenty aplikacyjne przyjmuje osoba wskazana przez Zarząd etap rekrutacji: Po zakończeniu naboru ofert komplet dokumentów aplikacyjnych zostaje przekazany Komisji Rekrutacyjnej, która w terminie do 7. dni kalendarzowych, dokonuje wyboru ofert spełniających wymogi formalne. Informacja o wyborze ofert zostaje zamieszczona na stronie internetowej w terminie co najmniej 7. dni kalendarzowych od dnia wyboru etap rekrutacji: Wybrani kandydaci zostaną zaproszeni do kolejnego etapu, podczas którego będą zobowiązani wypełnić test egzaminacyjny oraz przystąpić do indywidualnej dualnej rozmowy kwalifikacyjnej, według warunków określonych poniżej: a) Testy kwalifikacyjne mające na celu sprawdzenie wiedzy niezbędnej do wykonywania określonej pracy są przygotowywane przez wskazanych przez Prezesa LGR członków Zarządu, a ich rozwiązanie i punktacja są tajne i zdeponowane we wskazanym przez Prezesa miejscu. Każdy oferent może otrzymać maksymalnie 30 punktów za test. b) Komisja Rekrutacyjna po wypełnieniu testów przez kandydatów do zatrudnienia na stanowisku przekazuje je protokolarnie Przewodniczącemu cemu Komisji. Po sprawdzeniu testów Komisja przystępuje do przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych, zadając każdej osobie maksymalnie po 3 pytania jednakowe dla każdego oferenta. c) Każdy z członków Komisji ocenia wyniki rozmów punktowo mając do dyspozycji od 0 do 10 punktów dla każdego oferenta. Każdy oferent może otrzymać maksymalnie 30 punktów podczas rozmowy kwalifikacyjnej. 10. Po zsumowaniu punktacji wyników testów i rozmów kwalifikacyjnych ch przez Komisję Przewodniczący Komisji sporządza protokół z przeprowadzonego naboru na dane stanowisko. Protokół zostaje przekazany Zarządowi LGR, który uchwałą zatwierdza wyniki rekrutacji. 11. Informacja o dokonaniu wyboru na określone stanowisko pracy lub o nie dokonaniu wyboru na określone stanowisko pracy wraz z uzasadnieniem zostaje zamieszczona na stronie internetowej netowej informacja jest zamieszczona w okresie minimum 7. dni kalendarzowych. 12. Jeżeli eli stosunek pracy osoby wyłonionej w drodze naboru ustał w ciągu 3. miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy, możliwe jest zatrudnienie na tym samym stanowisku kolejnej osoby spośród najlepszych kandydatów wymienionych w protokole naboru.

10 Str W przypadku wystąpienia trudności w zatrudnieniu pracowników o określonych wymaganiach Prezes lub Kierownik Biura zwracają się pisemnie do Zarządu LGR z prośbą o zmianę warunków dotyczących określonych stanowisk, umożliwiającą udział w rekrutacji i spełnienie wymogów formalnych przez szerszą grupę osób zainteresowanych pracą w Biurze LGR. Rozdział IV Podstawowe obowiązki pracodawcy i pracownika 8 1. Pracodawca ma w szczególności w obowiązku: a) zaznajomić pracowników podejmujących pracę z: - zakresem obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonym stanowisku pracy i podstawowymi uprawnieniami pracowniczymi, - przepisami BHP oraz przeciwpożarowymi, - przepisami dotyczącymi tajemnicy służbowej, b) organizować pracę ę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, c) zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić szkolenia na ten temat, d) terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie, e) dostarczać pracownikom środki czystości, f) prowadzić dokumentację ę pracowniczą i akta osobowe pracowników, g) przyjąć i stosować ć obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników, h) umożliwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych, i) pracodawca zapoznaje pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy oraz każdorazowo na życzenie pracownika. 2. Regulamin pracy znajduje się ę do wglądu w siedzibie biura Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie. 2. Pracownik jest obowiązany stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą ą pracy, a nie są sprzeczne z przepisami pracy lub umową ą o pracę. 3. Pracownik ma w szczególności obowiązek: a) przestrzegać ustalonego w zakładzie pracy czasu pracy, b) przestrzegać ustalonego w zakładzie porządku i regulaminu pracy, c) przestrzegać przepisów BHP i przeciwpożarowych, d) przestrzegać w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego i okazywać ć koleżeński stosunek współpracownikom, e) dbać o dobre imię ę Stowarzyszenia, chronić jego mienie i użytkować zgodnie z przeznaczeniem, f) zachowywać porządek na swoim stanowisku pracy, g) zachować porządek i czystość we wszystkich pomieszczeniach, h) zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić ć pracodawcę na szkody, a w szczególności: ci: przechowywać dokumenty/narzędzia dzia i materiały w miejscu do tego przeznaczonym, po zakończeniu pracy odpowiednio zabezpieczyć dokumenty, narzędzia, materiały. 4. Pracownik nie może w zakresie ustalonym odrębną umową prowadzić działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy, a zwłaszcza: prowadzić działalności gospodarczej konkurencyjnej wobec pracodawcy, świadczyć pracy w ramach stosunku pracy lub na innej podstawie na rzecz podmiotu prowadzącego działalność konkurencyjną.

11 Rozdział V Uprawnienia pracownika i pracodawcy Str Pracownik ma następujące prawa: 1. Do zatrudniania na stanowisku pracy zgodnie z rodzajem pracy wynikającym z treści zawartej umowy o pracę i zgodnie z posiadanymi kwalifikacjami. 2. Do wynagrodzenia za pracę. 3. Do wypoczynku w dniach z wolnych od pracy, przez prawidłowe we przestrzeganie czasu pracy z zakładzie pracy oraz korzystanie z urlopów wypoczynkowych i innych przerw. 4. Do bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. 5. Do równych praw z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków, szczególnie do równouprawnienia, czyli równego taktowania kobiet i mężczyzn w zakresie pracy. 6. Do tworzenia organizacji pracowników i przystępowania powania do niej, które to organizacje (związki zawodowe) mają prawo do reprezentowania i obrony praw oraz interesów pracowników. 11 Pracodawca ma następujące prawa: 1. Do korzystania z wyników pracy wykonywanej przez pracowników zgodnie z treścią stosunku pracy (zawartej w umowie o pracę). 2. W ramach uprawnień kierowniczych wobec pracowników do wydawania pracownikom wiążących poleceń służbowych i zarządzeń ń dotyczących pracy, które nie powinny być sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę oraz prawo do ustalania zakresu obowiązków, zadań i czynności ci pracowników oraz ich egzekwowania. Rozdział VI Czas pracy Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w jego siedzibie lub w innym miejscu przeznaczonym do wykonywania pracy. 2. Czas pracy wynosi przeciętnie 40 godzin na tydzień w nie dłuższym niż 3 miesiące w okresie rozliczeniowym i nie może przekroczyć ć 8 godzin na dobę. 3. Czas pracy pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy ustalają strony, tj. pracodawca i pracownik, w indywidualnych umowach o pracę Rozpoczęcie pracy następuje o godzinie 8:00 a zakończenie pracy o godzinie W zamian za pracę w niedziele, święta i dodatkowe dni wolne od pracy udziela się pracownikowi innego dnia wolnego według opracowanych corocznie harmonogramów. 2. Opracowane przez bezpośrednich przełożonych onych harmonogramy dla pracowników winny uwzględniać wykorzystanie przepracowanego racowanego czasu pracy w następnym tygodniu. Na wniosek pracownika dzień wolny od pracy może być udzielony w terminie późniejszym, jednakże e w czasie na przekraczającym trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego. 14 Czas pracy (godziny rozpoczęcia pracy i jej zakończenia) pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy ustalają indywidualne umowy o pracę.

12 15 Str. 12 W szczególnie uzasadnionych przypadkach pracodawca może ustalić dla poszczególnych pracowników, indywidualny rozkład czasu pracy Pora nocna obejmuje czas pracy w wymiarze 8 godzin. Od godziny do godziny 7.00; za każdą godzinę przeprowadzoną w porze nocnej przysługuje wynagrodzenie w wysokości określonej przepisami o wynagrodzeniu. 2. Za pracę w niedziele i święta uważa się pracę wykonywaną od godziny 6.00 w niedzielę lub święto do godziny 6.00 dnia następnego. 17 Dniami wolnymi od pracy są: 1. Niedziele i święta oraz dni określone odrębnymi przepisami. 2. Dodatkowe dni wolne od pracy w terminach corocznie ustalanych w zarządzeniu Kierownika Biura. 18 Każdy pracownik powinien stawić się do pracy w takim czasie, by w godzinach rozpoczęcia pracy znajdował się na stanowisku pracy. 19 Przebywanie pracowników na terenie zakładu pracy poza godzinami pracy może mieć miejsce tylko w uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu zgody bezpośredniego przełożonego na piśmie. Rozdział VII Obecność w pracy, usprawiedliwianie nieobecności i spóźnień Przyjście do pracy pracownicy potwierdzają podpisem na liście obecności. 2. Wyjście z siedziby pracodawcy w godzinach pracy pracownicy potwierdzają ą wpisem w księdze Ewidencja wyjść służbowych lub Ewidencja wyjść prywatnych Pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. 2. W razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy, pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zawiadomić ć pracodawcę o przyczynie swej nieobecności ci w pracy i przewidywanym czasie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności ci w pracy. Zawiadomienie i nieobecności pracownik dokonuje osobiście lub przez inne osoby, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę ę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. 3. W czasie nieobecności ci pracownika jego bezpośredni przełożony ony wyznacza na okres zastępstwo innego pracownika lub rozdziela czynności nieobecnego pracownika pomiędzy innych pracowników, a gdy jest to niemożliwe do wykonania, zgłasza ten fakt Zarządowi LGR, który podejmuje decyzję w tym zakresie.

13 22 Str W razie niemożności stawienia się do pracy, gdy przyczyna jest z góry znana, pracownik winien uprzedzać o tym pracodawcę przed dniem przewidywanej nieobecności. 2. Niedotrzymanie terminu przewidywanego w ust. 1. może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi pracownikowi terminowe dopełnienie obowiązku określonego w przepisie, zwłaszcza obłożną chorobą, połączoną ą ą z nieobecnością domowników, albo z innymi wydarzeniami losowymi uniemożliwiającymi terminowe zawiadomienie pracodawcy o przyczynie i okresie nieobecności pracownika w pracy Spóźnienia lub opuszczenie pracy usprawiedliwiają następujące przyczyny: a) czasowa niezdolności do pracy spowodowana chorobą pracownika lub opieką ą nad chorym członkiem rodziny, pod warunkiem przedłożenia zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy, b) odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych oraz złożenie na tę okoliczność przez pracownika pisemnego oświadczenia, c) konieczność sprawowania osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem w wieku do lat 8 z powodu nieprzewidzialnego zamknięcia żłobka, przedszkola, szkoły, do której dziecko uczęszcza, pod warunkiem złożenia przez pracownika odpowiedniego, pisemnego i potwierdzonego oświadczenia, d) imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez właściwy organ w sprawie powszechnego obowiązku obrony, przez organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o przestępstwie lub wykroczenia, w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzącym przed tymi organami pod warunkiem, że na wezwaniu zostanie uczyniona adnotacja potwierdzająca stawienie się pracownika na to wezwanie. 2. Dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy wyszczególnione w ust. 1 (pkt. c i d) pracownik jest obowiązany dostarczyć ć pracodawcy w terminie 3 dni od daty nieobecności. 3. Wynagrodzenie za czas nieobecności określonej w ust. 1, pkt. a d określają ą odrębne przepisy Czas pracy powinien być ć w pełni wykorzystany na pracę zawodową. 2. Załatwianie spraw niezwiązanych z pracą zawodową winno odbywać się w czasie wolnym od pracy. Załatwianie takich spraw w czasie godzin pracy dopuszczalne jest tylko w razie uzasadnionej konieczności, na zasadach określonych niniejszym regulaminem lub przepisami szczególnymi. 3. W razie zaistnienia konieczności ci załatwienia spraw wymienionych w ust. 2. istnieje obowiązek odpracowania tych godzin. 25 Każdorazowe, uzasadnione wyjście pracownika z zakładu pracy w czasie ustalonych godzin pracy może nastąpić wyłącznie za zgodą bezpośredniego przełożonego. 26 Czas pracy pracownika wykonującego czynności służbowe w innej miejscowości niż ustalona w umowie o pracę, rozliczana jest na podstawie polecenia wyjazdu służbowego, tzw. delegacji Pomieszczenia pracy po jej zakończeniu winny być należycie zabezpieczone, a za klucze powierzone pracownikowi, pracownik odpowiada osobiście. 2. Każdy pracownik odpowiada za zabezpieczenie swojego miejsca pracy, szaf, szafek, biurka, itp. 3. Przed zamknięciem pomieszczenia każdy pracownik zobowiązany jest sprawdzić ć czy opuszczone pomieszczenia odpowiadają przepisom przeciwpożarowym.

14 Rozdział VIII Kary porządkowe i nagrody Str Pracownikom wzorowo wo wypełniającym swoje obowiązki, przejawiającym inicjatywę w pracy, podnoszącym kwalifikacje i jakość pracy mogą być przyznawane wyróżnienia oraz nagrody pieniężne. Decyzję o przyznaniu nagrody podejmuje Zarząd LGR w drodze uchwałyza naruszenie obowiązków pracowniczych uważa się: a) nieprzestrzeganie przepisów BHP i przeciwpożarowych, b) opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, c) zakłócanie spokoju i porządku w miejscu pracy, d) wykonywanie na terenie pracy prac niezwiązanych z zadaniami zakładu, e) złe lub niedbałe wykonywanie pracy, uszkodzenie narzędzi, materiałów i urządzeń, f) niewłaściwy stosunek do przełożonych, pracowników, podwładnych, g) stawianie się do pracy po spożyciu alkoholu, narkotyków, spożywanie alkoholu, narkotyków na terenie zakładu pracy oraz ich wnoszenie na teren zakłady pracy. 3. Za naruszenie obowiązków pracowniczych i nieprzestrzeganie regulaminu pracy pracodawca może stosować: a) karę upomnienia, b) karę nagany, c) karę pieniężną Kary nie można stosować ć po upływie 2. tygodni od dnia, gdy przełożony dowiedział iał się o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3. miesięcy od chwili, gdy pracownik dopuścił się ę tego naruszenia. 2. Kara może być zastosowana wyłącznie po uprzednim wysłuchaniu pracownika Karę stosuje Kierownik Biura i zawiadamia o tym pracownika na piśmie, informując o możliwości wniesienia sprzeciwu. Odpis pisma składa się w aktach osobowych pracownika. 2. W ciągu 7. dni od zawiadomienia o ukaraniu pracownik może wnieść sprzeciw. O odrzuceniu czy uwzględnieniu sprzeciwu decyduje Kierownik Biura. Jeżeli sprzeciw nie został odrzucony w ciągu 14. dni od daty wniesienia oznacza to, że został uwzględniony. 3. Po roku nienagannej pracy karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika. 4. Mając na uwadze osiągnięcia w pracy i nienaganne zachowanie pracownika po ukarania kierownik zakładu pracy może uznać karę za niebyłą ą przed upływem roku. Rozdział IX Wypłata wynagrodzenia Wypłata wynagrodzenia miesięcznego i zasiłków płatnych ze środków ZUS jest dokonywana z dołu do ostatniego dnia każdego miesiąca dla wszystkich pracowników. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wypada w dniu wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzednim. Rozliczenie nadgodzin następuje do dnia 10 następnego miesiąca. 2. Wypłata nagród następuje w terminach określonych dla wypłaty wynagrodzeń. 3. Wynagrodzenia i inne świadczenia wypłaca się poprzez dokonanie przelewu na konto osobiste pracownika za jego zgodą wyrażoną na piśmie w sposób dający możliwość ich podjęcia z konta w terminie określonym w ust. 1.

15 Rozdział X Bezpieczeństwo i higiena pracy Str Pracodawca zapewnia pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności z działem X Kodeksu Pracy i rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 roku w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U., nr 129, poz. 844 z pózn. zm). 2. Pracodawca szkoli każdego przyjmowanego pracownika w zakresie ogólnych zasad BHP i przeciwpożarowych na stanowisku, na którym pracownik został zatrudniony. 3. Przeszkolony pracownik składa pisemna oświadczenie w tej sprawie, które dołącza się do akt osobowych Przed dopuszczeniem do pracy pracownik kierowany jest przez pracodawcę ę na wstępne badanie lekarskie. 2. W czasie zatrudnienia pracownik podlega badaniom okresowym i kontrolnym. 3. Badania są prowadzone na koszt pracodawcy W przypadku, gdy pracownik zauważy usterki sprzętu ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić o tym przełożonego. 2. W przypadku, gdy pracownik uległ wypadkowi na terenie zakładu pracy, a jego stan zdrowia na to pozwala, winien niezwłocznie powiadomić o tym przełożonego. 3. Każdy pracownik, który zauważył wypadek winien niezwłocznie zawiadomić ć o tym pracodawcę. Rozdział XI Urlopy wypoczynkowe, bezpłatne i zwolnienia Pracownik ma prawo do corocznego, płatnego, nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego. Wymiar i zasady przyznawania urlopów wypoczynkowych określa Kodeks Pracy. 2. Do urlopu nie wlicza się ę dodatkowych dni wolnych od pracy. 3. Pracownik nie może zrzec się ę urlopu. 4. Na wniosek pracownika urlop wypoczynkowy może być udzielony w częściach. Przynajmniej jedna część urlopu powinna obejmować nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych Pracownik powinien wykorzystać urlop wypoczynkowy zgodnie z corocznym planem urlopów. 2. Plan urlopów sporządza pracodawca, uwzględniając wnioski pracowników i potrzeby zakładu pracy. 3. Pracodawca podaje plan urlopów do wiadomości pracowników do dnia 31 stycznia danego roku kalendarzowego Termin urlopu może zostać ć przesunięty na wniosek pracownika, umotywowany ważnymi przyczynami, jak również z powodu szczególnych potrzeb zakładu pracy. 2. Urlopu niewykorzystanego w terminie należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału roku kalendarzowego. 3. W wyjątkowych okolicznościach, które nie były znane w chwili rozpoczęcia cia urlopu pracodawca może odwołać pracownika z urlopu.

16 38 Str Pracownik ma prawo do okolicznościowych zwolnień od pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. 2. Zwolnienie przysługuje: a) 2 dni z okazji ślubu pracownika, urodzenia się dziecka pracownikowi, zgonu i pogrzebu małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy, b) 1 dzień z okazji ślubu dziecka pracownika, zgonu i pogrzebu rodzeństwa, teściów, dziadków oraz innych osób pozostających na utrzymaniu pracownika lub pod jego opieką. 3. Wynagrodzenie za zwolnienie od pracy ustala się jako wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić urlopu bezpłatnego. 2. Przy udzieleniu urlopu bezpłatnego, dłuższego niż 3 miesiące pracodawca może przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. 3. Pracownicy korzystają ą ze zwolnień z pracy na zasadach określonych w przepisach kodeksu pracy, w przepisach wykonawczych i szczegółowych.

17 Załącznik nr 1 do Regulaminu Biura Str. 17 Instrukcja kancelaryjna Biur Stowarzyszenia Lokalna Grupa Rybacka Obra Warta w Pszczewie i Sierakowie Rozdział I Postanowienia wstępne. Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w biurach Stowarzyszenia Lokalna Grupa Rybacka Obra Warta. 2. Określony w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności ci kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą dokumentacji od chwili jej wpływu lub powstania wewnątrz Stowarzyszenia do momentu przekazania jej do archiwum lub zniszczenia. 3. Podstawowymi aparatami systemu kancelaryjnego są pracownicy administracyjni, do których obowiązków należy rejestracja spraw i ich załatwianie, tzn. opracowanie pism. 4. Niniejsza instrukcja wprowadza bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt. W systemie tym podstawowej rejestracji spraw /nie pism/ dokonuje się w spisach spraw dołączanych do teczek aktowych, zakładanych dla spraw o podobnej tematyce. Korespondencja wpływająca do biura (pisma, faktury, akta itd.) jest rejestrowana w dzienniku korespondencyjnym, właściwym dla każdego Biura, niezależnie od rejestracji w spisie spraw. 5. Wykaz akt Stowarzyszenia to rzeczowa, jednolita dla wszystkich jednostek organizacyjnych Stowarzyszenia klasyfikacja akt, powstających w toku jego działalności, która zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje ona wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Stowarzyszenia oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczanie, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 2 Następujące określenia w instrukcji oznaczają: 1. akta sprawy całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki, pliki elektroniczne, itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, 2. aprobata wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy, 3. brakowanie dokumentacji wydzielenie i przekazanie na makulaturę tej części dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, zgodnie z obowiązującymi przepisami, oraz uznano ją za nieprzydatną dla celów praktycznych danej jednostki organizacyjnej, 5. dekretacja adnotację ę umieszczoną na wpływie (pisma lub przesyłki) przez kompetentnego pracownika (np. kierownika lub zastępcę) kierującego wpływ do załatwienia przez daną jednostkę organizacyjną bądź pracownika. Dekretacja może także zawierać ć wskazówki lub polecenia dotyczące ce sposobu załatwienia sprawy, 4. dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź ź danych (orzeczenie, wyrok, świadectwo, decyzja, itp.), 5. dokumentacja - wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, jak również korespondencję, dokumentację finansową, techniczną i statystyczną, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania audiowizualne - bez względu na sposób ich wytworzenia,

18 6. dokumentacja niearchiwalna część dokumentacji, która posiada czasową ą wartość praktyczną dla jej twórcy i nie stanowi materiałów archiwalnych. Do oznaczenia kategorii archiwalnej tej dokumentacji używa się symbolu B, Str dokument elektroniczny stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze zewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych, 8. dziennik korespondencyjny zestawienie dokumentów wpływających (rejestr) do jednostki organizacyjnej i z niej wysłanych, 9. jednostka organizacyjna biuro Stowarzyszenia Lokalnej Grupy Rybackiej mające swoją siedzibę w Sierakowie i w Pszczewie, 10. kierownik kierownik jednostki organizacyjnej Stowarzyszenia Lokalna Grupa Rybacka mającej siedzibę w Pszczewie, 11. klasyfikacja podział wszystkich akt według zagadnień rzeczowych, które są ą lub będą ą przedmiotem zainteresowania danej jednostki organizacyjnej, 12. kopia każdy dodatkowy egzemplarz dokumentu przedkładany do podpisu wraz z oryginałem oraz każdy skopiowany z oryginału egzemplarz dokumentu, 13. korespondencja pisma wpływające do jednostki organizacyjnej i wysłane przez jednostkę, 14. kwalifikacja nadanie dokumentacji kategorii archiwalnej, 15. materiały archiwalne część dokumentacji, która jest przeznaczona do wieczystego przechowywania głównie ze względu na swoją wartość historyczną. Do oznaczania kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu A, 16. nośnik informatyczny materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej, 17. nośnik papierowy arkusz papieru, na którym umieszczona jest treść dokumentu, 18. odpis dokument sporządzony według wzorca oryginału. Odpis powinien zawierać wszystkie elementy podane we wzorcu i być potwierdzony przez sporządzającego pracownika za zgodność ze wzorcem. Potwierdzenie o treści za zgodność z oryginałem winno być ć uzupełnione następującymi elementami: podpis, imię i nazwisko, stanowisko służbowe, data sporządzenia odpisu, 19. parafa skrót oryginalnego podpisu lub inicjały zastępujące podpis, 20. pieczęć stemple nagłówkowe, imienne, do podpisu itp., 21. podteczki teczki o rozszerzonym (o literę) symbolu teczki macierzystej, 22. pracownik każdego pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę ę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwienia oraz po jej zakończeniu, 23. przesyłka korespondencję ę oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty lub gońca, a także otrzymywane i nadawane telegramy, teleksy i telefaksy oraz wiadomości elektroniczne, 24. rzeczowy wykaz akt (RWA) stanowi jednolity wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją ą archiwalną akt. Pozwala klasyfikować narastającą dokumentację i stanowi podstawę znakowania akt oraz nadaje im kategorię archiwalną, 25. spis spraw formularz na nośniku papierowym lub informatycznym służący do chronologicznego rejestrowania spraw w obrębie teczki założonej onej zgodnie z wykazem akt w danym roku kalendarzowym, 26. sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, jak również podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,

19 27. stowarzyszenie Stowarzyszenie Lokalna Grupa Rybacka Obra Warta, Str system kancelaryjny zasady i metody sporządzania, grupowania i przechowywania pism i akt oraz metody rejestrowania oraz znakowania pism i akt sprawy, 29. teczka aktowa teczkę ę wiązaną, skoroszyt, kopertę, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą ą akt ustaloną wykazem akt, jak również teczkę obejmującą dokumentację jednej sprawy oraz teczkę zbiorczą, 30. teczka obiegowa okładkę, obwolutę, teczkę wiązaną itp., (z odpowiednim napisem) służącą do zabezpieczenia akt sprawy w czasie ich obiegu, 31. tytuł teczki hasło klasyfikacyjne poszerzone, uszczegółowione o opis rodzaju materiałów archiwalnych, 32. wpływy każde pismo i przesyłka, wpływające do jednostki organizacyjnej, w tym również za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, 33. załącznik każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim, 34. zastępca Zastępca Kierownika w jednostce organizacyjnej Stowarzyszenia Lokalna Grupa Rybacka z siedzibą w Sierakowie, 35. znak akt zespół symboli określających przynależność spraw do określonej jednostki organizacyjnej i do określonej klasy z rzeczowego wykazu akt, 36. znak sprawy - zespół symboli oznaczających jednostkę organizacyjną oraz przynależność sprawy do określonej klasy rzeczowego wykazu akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki aktowej lub w rejestrze kancelaryjnym w danym roku kalendarzowym. Rozdział II System kancelaryjny. Jednolity rzeczowy wykaz akt. Podział akt na kategorie archiwalne Szczegółowe zasady stosowania rzeczowego wykazu akt (RWA) stanowią załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji. Rozdział III Obieg akt 4 1. Typowy obieg akt w Biurach jest następujący: - pracownik administracyjny przyjmuje korespondencję dostarczoną przez pocztę, przyniesioną z własnych i obcych jednostek organizacyjnych i złożoną przez interesantów oraz otwiera ją, sprawdza i opatruje pieczęcią wpływu, - pracownik przedstawia przesyłki do wglądu Kierownikowi, a następnie rozdziela je, rejestrując sprawy w spisach spraw w danej teczce aktowej, - pracownik administracyjny załatwia sprawy zgodnie z dyspozycjami przełożonego, przygotowuje projekty pism w odpowiedzi na korespondencję ę przychodzącą, sprawdza treść pod względem formalnym, a następnie oznakowane pismo przekazuje kierownikowi do podpisu, - po zaaprobowaniu pisma przez Kierownika ewidencjonuje pisma w dzienniku korespondencyjnym i wysyła oryginał listu pod wskazany adres, - kopia odpowiedzi dołączana jest do pisma wpływającego. Akta sprawy przechowywane są w biurze.

20 2. W przypadku stwierdzenia braków w piśmie przyjętym bezpośrednio od interesanta, należy zażądać ich uzupełnienia. W razie ich nie złożenia pismo należy przyjąć, lecz zaznaczyć ć ten fakt. Str Jeżeli wpływające pismo dotyczy kilku spraw, należących do zakresu działania różnych jednostek organizacyjnych - należy skierować je najpierw do tej jednostki, do której należy sprawa podstawowa, bądź pierwsza sprawa poruszona w piśmie. 4. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na załącznikach i dokumentach oraz na czasopismach, prospektach i innych drukach nie wymagających załatwienia. Rozdział IV Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek Pracownik administracyjny uprawiony jest do przyjmowania całości ci korespondencji wpływającej do Stowarzyszenia. 2. Pisma dostarczane są do biura najpóźniej do godz , po godz pisma rejestrowane są dnia następnego z wyłączeniem spraw pilnych. 3. Podczas odbioru przesyłek należy sprawdzić prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania przesyłki. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki sporządza się adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda się od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 4. Przesyłki mylnie doręczone (adresowane do innej instytucji) pracownik administracyjny zwraca niezwłocznie na pocztę lub przesyła wprost do właściwego adresata Pracownik administracyjny otwiera wszystkie przesyłki (wpływy) z wyjątkiem: - adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, - przesyłek niejawnych, które przekazuje się Kierownikowi i adresatom. Jeśli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem zastrzeżone, poufne czy tajne okaże się, że e zawiera ona pisma tego rodzaju, należy bezzwłocznie przekazać ć je w zamkniętej kopercie właściwej do jej odbioru osobie, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty, - wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie za pokwitowaniem. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, np. pieniądze i inne walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości, składa się do kasy poręcznej, a pismo opatruje się pieczątką wpływu obok której umieszcza się informację o walorach i przesyła się je zgodnie z Po otwarciu koperty pracownik sprawdza: - czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, - czy znajdują się w niej wszystkie pisma. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się ę na danym piśmie lub załączniku. 3. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: - zastrzeżonych, poufnych, wartościowych, poleconych, priorytetowych, za dowodem doręczenia, - dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania, - dla których brak jest nadawcy lub daty pisma, - mylnie skierowanych, - załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,