Organizacja pracy biurowej 341[02].Z1.02

Transkrypt

1 MINISTERSTWO EDUKACJI i NAUKI Agnieszka Rozwadowska Organizacja pracy biurowej 341[02].Z1.02 Poradnik dla ucznia Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji Państwowy Instytut Badawczy Radom 2005

2 Recenzenci: mgr Alicja Musioł mgr Renata Zmysłowska Opracowanie redakcyjne: mgr inż. Katarzyna Maćkowska Konsultacja: mgr Andrzej Zych Korekta: mgr Joanna Fundowicz Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 341[02].Z1.02 Wykonywanie prac biurowych zawartego w modułowym programie nauczania dla zawodu technik ekonomista. Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji Państwowy Instytut Badawczy, Radom

3 SPIS TREŚCI 1. Wprowadzenie 4 2. Wymagania wstępne 6 3. Cele kształcenia 7 4. Materiał nauczania Biuro w strukturze organizacyjnej Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów 4.2. Informacja w pracy biurowej Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów 4.3. Instrukcja kancelaryjna Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów 4.4. Łączność organizacyjna Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów 4.5. Korespondencja w sprawach osobowych, finansowych, z kontrahentami przedsiębiorstwa, instytucjami finansowymi, organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów 4.6. Dokumenty informacyjne Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów 4.7. Pisma handlowe Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów 4.8. Dokumenty oferty pracy Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów

4 4.9. Wizerunek pracownika biurowego Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Organizacja stanowiska pracy Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Środki techniczne pracy biurowej Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów 5. Sprawdzian osiągnięć Literatura

5 1. WPROWADZENIE Poradnik ten będzie Ci pomocny w przygotowaniu do użytkowania nowoczesnych urządzeń biurowych, organizowaniu stanowiska pracy oraz opanowaniu umiejętności redagowania i sporządzania różnego rodzaju pism. W poradniku zamieszczono: wymagania wstępne, wykaz umiejętności, jakie powinieneś mieć już ukształtowane, abyś bez problemów mógł korzystać z poradnika, cele kształcenia, wykaz umiejętności, jakie ukształtujesz podczas pracy z poradnikiem, materiał nauczania, pigułkę wiadomości teoretycznych niezbędnych do opanowania treści jednostki modułowej, zestaw pytań przydatny do sprawdzenia, czy już opanowałeś podane treści, ćwiczenia, które pomogą Ci zweryfikować wiadomości teoretyczne oraz ukształtować umiejętności praktyczne, sprawdzian osiągnięć, przykładowy zestaw zadań i pytań. Pozytywny wynik sprawdzianu potwierdzi, że dobrze pracowałeś podczas lekcji i że nabrałeś wiedzy i umiejętności z zakresu tej jednostki modułowej, literaturę uzupełniającą. W podrozdziałach Materiał nauczania treści kształcenia zostały omówione w sposób ogólny. Podany zasób wiadomości powinien być wystarczający do osiągnięcia celów kształcenia niniejszej jednostki modułowej, ale możesz poszerzyć wiadomości o wskazaną literaturę. Materiał nauczania podzielono na następujące części: 1. Biuro w strukturze organizacyjnej 2. Informacja w pracy biurowej 3. Instrukcja kancelaryjna 4. Łączność organizacyjna 5. Korespondencja w sprawach osobowych, finansowych, z kontrahentami przedsiębiorstwa, instytucjami finansowymi, organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego. 6. Dokumenty informacyjne 7. Pisma handlowe 8. Dokumenty oferty pracy 9. Wizerunek pracownika biurowego 10. Organizacja stanowiska pracy 11. Środki techniczne pracy biurowej Cztery pierwsze podrozdziały poświęcono roli i znaczeniu pracy biurowej, sekretariatu. Przedstawiają, jaką funkcję w pracy biurowej i w całej działalności firmy zajmuje informacja, a także opisują czynności związane z przyjęciem, gromadzeniem i przechowywaniem pism, ich obiegiem wewnątrz jednostki oraz typowe zadania sekretarki. Znaczna część poradnika to tematy poświęcone korespondencji w sprawach osobowych, finansowych, z kontrahentami przedsiębiorstwa, instytucjami finansowymi, organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego. Uwzględniono także podział pism ze względu na sposób ich redagowania. Treści dotyczące elementów składowych i zasad redagowania pism bardziej szczegółowo omówiono w poradniku do jednostki modułowej 341[01]O1.03 Wykonywanie prac biurowych. Ponadto trzy ostatnie podrozdziały zawierają ogólne zasady organizacji stanowiska pracy oraz wizerunku pracownika biurowego. 4

6 Z podrozdziałem Pytania sprawdzające możesz zapoznać się przed przystąpieniem do poznawania treści materiału, poznając wymagania wynikające z potrzeb zawodu, a po przyswojeniu wskazanych treści, odpowiadając na te pytania sprawdzisz stan swojej gotowości do wykonywania ćwiczeń. Możesz także sprawdzić stan swojej wiedzy, która będzie Ci potrzebna do wykonywania ćwiczeń po zapoznaniu się z materiałem nauczania. Zamieszczone w poradniku ćwiczenia mają na celu wyrobienie nawyku rzetelności, dokładności i systematyczności w pracy umiejętności niezbędnych przy wykonywaniu pracy w sekretariacie. Po wykonaniu ćwiczeń masz możliwość sprawdzenia poziomu swoich postępów, odpowiadając na pytania podane w podrozdziale Sprawdzian postępów. W tym celu powinieneś zakreślić odpowiedzi, wstawiając X w miejscu pod słowem: TAK jeżeli twoja odpowiedź na pytanie jest prawidłowa, NIE jeżeli twoja odpowiedź na pytanie jest niepoprawna. Zakreślenia pod zapisem NIE wskazują luki w 0Twojej wiedzy i informują zarazem, jakich treści jeszcze nie poznałeś. Musisz do nich powrócić. Poznanie przez Ciebie wszystkich wiadomości o pracy w biurze będzie stanowiło dla nauczyciela podstawę przeprowadzenia sprawdzianu poziomu przyswojonych wiadomości i ukształtowanych umiejętności. W tym celu nauczyciel posłuży się zestawem zadań testowych zawierających różnego rodzaju zadanie. W rozdziale 5 jest zamieszczony przykład takiego testu. Rozwiązanie testu będzie stanowić dla Ciebie trening przed sprawdzianem zaplanowanym przez nauczyciela. 5

7 2. WYMAGANIA WSTĘPNE Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć: posługiwać się podstawowymi pojęciami ekonomicznymi oraz pojęciami z zakresu prawa, posługiwać się podstawową terminologią z zakresu technologii informacyjnej, korzystać z różnych źródeł informacji, korzystać z technologii informacyjnej, określać stanowiska pracy biurowej, wykonywać prace biurowe zgodnie z zasadami bhp, obsługiwać biurowe urządzenia techniczne, sporządzać pisma w różnych układach graficznych, przedstawiać ogólne zasady redagowania pism, sporządzać pisma metodą mnemotechniczną. 6

8 3. CELE KSZTAŁCENIA W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć: określić znaczenie pracy biurowej w przedsiębiorstwie, przedstawić typowe czynności wykonywane na stanowisku sekretarki, scharakteryzować rolę biura w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa, określić rolę informacji w pracy biurowej, przedstawić charakterystyczne cechy informacji użytecznej, określić kierunki przepływu informacji, określić strukturę informacji, wyjaśnić pojęcie instrukcji kancelaryjnej, przedstawić zagadnienia regulowane instrukcją kancelaryjną, scharakteryzować elementy składowe instrukcji kancelaryjnej, podać definicję systemu kancelaryjnego, przedstawić rodzaje systemów kancelaryjnych, scharakteryzować systemy kancelaryjne, podać definicję narady, podać przykłady zebrań, zdefiniować zebranie, określić obowiązki sekretarki podczas organizacji narad, zebrań, przedstawić cechy dobrze sformułowanego pisma, podać rodzaje pism, przedstawić typy blankietów korespondencyjnych, omówić układ pisma w stylu polskim, omówić układ pisma w stylu zachodnioeuropejskim, określić zasady adresowania kopert, posłużyć się edytorem tekstu przy sporządzaniu korespondencji, prowadzić korespondencję w sprawach osobowych i finansowych, prowadzić korespondencję z kontrahentami oraz instytucjami finansowymi, prowadzić korespondencję z organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego, określić istotę i elementy składowe protokołu, sporządzić protokół, scharakteryzować pisma informacyjne, sporządzać pisma informacyjne, określić istotę pism handlowych, scharakteryzować typowe pisma handlowe, sporządzić typowe pisma handlowe, przedstawić elementy składowe curriculum vitae i listu motywacyjnego, skonstruować curriculum vitae i list motywacyjny, określić wizerunek pracownika biurowego, zorganizować stanowisko pracy do realizacji typowych prac biurowych zgodnie z zasadami ergonomii, podać podstawowe wyposażenie sekretariatu, wykorzystać w pracy środki techniczne i materiały biurowe. 7

9 4. MATERIAŁ NAUCZANIA 4.1 Biuro w strukturze organizacyjnej Materiał nauczania Pod pojęciem struktury organizacyjnej firmy rozumie się jej wewnętrzną budowę oraz współzależność i powiązania komórek organizacyjnych. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa struktura organizacyjna obejmuje odpowiednio komórki organizacyjne, piony i wydziały. Struktura powinna być przedstawiona w postaci schematu, opisu i regulaminu organizacyjnego. Regulamin organizacyjny powinien określać: strukturę organizacyjną i zakres działania komórek organizacyjnych, wymagane kwalifikacje na poszczególne stanowiska, warunki pracy, rzeczowy wykaz akt. Struktura wskazuje wzajemne powiązania między komórkami organizacyjnymi a kierownictwem. Każdą strukturę charakteryzują inne zakresy podporządkowania, hierarchia, czy inne parametry. Przedsiębiorca sam musi wypracować właściwą strukturę organizacyjną, dostosowaną do potrzeb i zadań przedsiębiorstwa. Nie ma uniwersalnej, dobrej dla wszystkich struktury organizacyjnej. Każdy pracownik biurowy powinien jak najszybciej zapoznać się ze strukturą organizacyjną i regulaminem organizacyjnym swojej firmy, co pozwoli mu na określenie jego przełożonych i podwładnych oraz wskaże drogi przepływu informacji w firmie. Jeśli sekretariat ma właściwie spełniać rolę centrum, to osoby w nim zatrudnione powinny być dobrze zorientowane w źródłach informacji, jej ważności, terminowości. Od lat dosyć pogardliwie mówi się o biurokracji. Tymczasem nie wynaleziono innego sposobu zarządzania firmą, niż powierzenie pracy osobom wyspecjalizowanym w jej wykonywaniu, poprzez stworzenie komórek organizacyjnych, a następnie wytworzenie między nimi powiązań i zależności. W ten sposób powstaje struktura każdej jednostki organizacyjnej. Na strukturę każdej firmy składają się zarówno komórki o charakterze merytorycznym jak i usługowym. Sekretariat należy do tych drugich. Dzięki rytmicznemu dostarczeniu informacji do wszystkich innych komórek, sekretariat pozwala firmie żyć i rozwijać się. Szybkość przepływu informacji zależy w dużym stopniu od znajomości struktury organizacyjnej firmy, gdyż wszystkie jej komórki mogą być nadawcami i odbiorcami informacji. Sekretarka dobrze zorientowana w strukturze firmy będzie szybko i sprawnie operować każdą informacją ponieważ: zna schemat organizacyjny firmy, nazwy komórek, ich symbole, a także nazwiska i imiona osób zajmujących stanowiska w hierarchii, jest nieoceniona przy łączeniu rozmów telefonicznych, pozwala to bowiem unikać mylnych lub niepotrzebnych połączeń, znajomość struktury organizacyjnej pozwoli na sprawny obieg dokumentów. Sekretarka, która nie musi zastanawiać się nad zarejestrowaniem pisma i oznaczeniem go np. symbolem komórki organizacyjnej lub wpisaniem osoby, do której je skierowano, umożliwia sprawne działanie biura, a zarazem całej firmy, 8

10 znajomość struktury organizacyjnej firmy ułatwi kierowanie wychodzących pism do podpisu przez właściwe osoby, znajomość struktury pozwoli na rozpoznanie dokumentów, mimo pozornego ich podobieństwa, np. protokołu zarządu, protokołu walnego zgromadzenia czy protokołu rady nadzorczej, kierowanie ruchem telefonicznym i osobowym przez sekretarkę znającą organizację firmy stworzy wrażenie niezwykłej dbałości o interesy firmy, kontrahentów, klientów, pracowników i interesantów. Sekretariaty firm i instytucji działających w różnych dziedzinach różnią się między sobą. Inaczej będzie wyglądała struktura przedsiębiorstwa państwowego a inaczej spółki akcyjnej, a zatem inne będą również obowiązki sekretariatu tych instytucji. Tak, więc forma prawna przedsiębiorstw będzie w pewnym stopniu rzutowała na specyfikę pracy w sekretariacie. Praca na stanowisku sekretarki zmieniła się znacząco wraz z trwającą od początku lat dziewięćdziesiątych XX w. informatyzacją biur i wprowadzeniem nowych technik. Osoba zatrudniona na stanowisku sekretarki wykonuje zazwyczaj następujące czynności: łączy rozmowy telefoniczne z pracownikami oraz odpowiada na zapytania, w tym także odbiera i wysyła faksy; odbiera pocztę, segreguje, przekazuje informacje o zarządzeniach i odpowiada na bieżące zapytania pocztowe, odpowiada za wysyłanie poczty; pisze na komputerze, tworząc zestawienia, co wymaga obliczeń opartych na gromadzonych przez nią dokumentach, np. formularzach programów biurowych; wyszukuje informacje na żądanie pracowników w Internecie, informatorach, książkach teleadresowych; kseruje i przygotowuje materiały dla poszczególnych pracowników; gromadzi zamówienia i rozlicza dostawy materiałów biurowych; prowadzi sprawozdawczość finansową z zakresu delegacji służbowych, opisuje i przekazuje do działu księgowego faktury; dba o czystość stanowiska pracy oraz wystrój sekretariatu; zajmuje się wystrojem wnętrza i tablicami informacyjnymi; przygotowuje napoje oraz poczęstunek dla gości; obsługuje interesantów, kieruje ich do właściwych osób lub umawia spotkania, odpowiada na zapytania Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie znaczenie odgrywa praca biurowa w przedsiębiorstwie? 2. Jaką rolę pełni biuro w przedsiębiorstwie? 3. Co należy do obowiązków pracownika biurowego? Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Scharakteryzuj pięć czynników przemawiających za tym, aby uznać pracę biurową za niezwykle ważną w firmie. 9

11 Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) korzystając z dostępnej literatury, podać pięć czynników podkreślających znaczenie sekretariatu w firmie, 2) pogrupować te czynniki w hierarchii od najbardziej do najmniej istotnych, 3) zapisać wybrane czynniki na kolorowych kartkach: czerwonych, pomarańczowych, żółtych, zielonych, niebieskich i przypiąć na tablicę według wzoru: kartka czerwona czynniki najbardziej istotne, karteczka pomarańczowa czynniki, które stawiasz na miejscu drugim, 4) przypiąć kartki na tablicy, 5) omówić schemat z pomocą nauczyciela. Wyposażenie stanowiska pracy: kartki w pięciu kolorach, pisaki, masa mocująca, literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia Sprawdzian postępów Czy potrafisz: 1) określić znaczenie pracy biurowej w przedsiębiorstwie? 2) przedstawić typowe czynności wykonywane na stanowisku sekretarki? 3) scharakteryzować rolę biura w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa? Tak Nie 10

12 4.2. Informacja w pracy biurowej Materiał nauczania Informacja to wiadomość o procesach, czynnościach i zjawiskach zachodzących w otaczającej rzeczywistości. Służy ona do poszerzania wiedzy o danym problemie i jest podstawą do podejmowania prawidłowej decyzji. Informacja ma szczególne znaczenie, jest niezbędna do wykonywania pracy, także pracy w sekretariacie, często określanym jako centrum informacji. Informacja jest głównym produktem i celem pracy biurowej. Wszystkie czynności biurowe wiążą się z przyjmowaniem, gromadzeniem, opracowywaniem lub przechowywaniem informacji. Do najważniejszych czynności biurowych należą: przyjmowanie informacji wpływającej z zewnątrz, obieg informacji wewnątrz podmiotu gospodarczego, opracowanie, czyli rejestrowanie, przetwarzanie i dostarczanie informacji dla kierownictwa, gromadzenie informacji, wysyłanie informacji na zewnątrz. System informacji powinien być projektowany wraz ze strukturą organizacyjną. W fazie projektowania systemu informacji ważne jest określenie: treści i celów informacji, rodzaju nośników informacji, pracowników odpowiedzialnych za zbieranie i przetwarzanie informacji, odbiorcy, obiegu informacji, techniki przetwarzania. Aby informacje powstające w biurze mogły być użyteczne, powinny one być: rzetelne i dokładne, wyczerpujące, jasno i zrozumiale przedstawione, szybko i terminowo dostarczone właściwemu odbiorcy, dostępne. Kierunki przepływu informacji mogą być następujące: ku górze od wykonawców do kierownika, ku dołowi od kierownika do wykonawców, poziome między wykonawcami. Struktura informacji obejmuje: treść informacji, nośnik informacji, symbol lub nazwę za pomocą której informacja jest utrwalana, sposób przenoszenia. Zapotrzebowanie na informacje jest olbrzymie. Zdobywa się je bezpośrednio w danym biurze albo wykorzystuje się w tym celu wyspecjalizowane firmy, np. konsultingowe lub marketingowe. Informacje przechowywane są w bazie danych firmy, najczęściej w formie zapisów na dyskietkach lub płytach CD, ale także w notebookach, notatnikach. Niektóre informacje są po prostu rejestrowane w pamięci pracowników, to jest jednak najbardziej zawodne. Okazuje się, że żadne biuro nie jest w stanie istnieć bez informacji. 11

13 Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co to jest i do czego służy informacja? 2. Jakie znaczenie pełni informacja w pracy biurowej? 3. Jakie cechy powinna spełniać informacja użyteczna? 4. W jakich kierunkach może przepływać informacja? 5. Co składa się na strukturę informacji? 6. Jakie są źródła informacji? Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Uzupełnij zdania: A. Informacja jest głównym... i... pracy biurowej. B.... często określa się mianem... informacji, bo przecież nigdzie indziej z taką częstotliwością nie przetwarza się informacji. C. Informacje zdobywa się bezpośrednio w danym biurze albo wykorzystuje się wyspecjalizowane firmy, np.... lub... D. Informacja to... o procesach, czynnościach i zjawiskach zachodzących w danej rzeczywistości. E. Żadne biuro nie jest w stanie istnieć bez... Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) przeczytać uważnie zdania, 2) wykropkowane pola uzupełnić. Wyposażenie stanowiska pracy: ćwiczenie, literatura zgodnie z punktem 6 Poradnika dla ucznia Sprawdzian postępów Czy potrafisz: Tak Nie 1) zdefiniować pojęcie informacji? 2) przedstawić znaczenie informacji w pracy biurowej? 3) scharakteryzować informację użyteczną? 4) określić kierunki przepływu informacji? 5) określić strukturę informacji? 6) nazwać źródła informacji? 12

14 4.3. Instrukcja kancelaryjna Materiał nauczania Instrukcja kancelaryjna to zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami. Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej powinno być poprzedzone wstępnymi rozwiązaniami organizacyjnymi. Należą do nich: ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism w przedsiębiorstwie, przyjęcie określonego systemu kancelaryjnego, opracowanie wykazu akt. Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia: zasady obiegu pism, zasady przyjętego systemu kancelaryjnego, czynności sekretariatu w zakresie przyjmowania i wysyłania pism, tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa, tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia, tryb rejestracji i znakowania pism, dopuszczalne formy załatwiania spraw, zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu, zasady terminowania i kontroli załatwiania spraw, zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy. Instrukcja kancelaryjna dzieli się na trzy części: 1) postanowienia wstępne (cel instrukcji, wyjaśnienie stosowanych pojęć, zasady obiegu pism I podziału akt), 2) przepisy szczegółowe dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i znakowanie pism, aprobata, podpisy pism, wysyłanie), 3) przepisy specjalne (postępowanie w przypadkach szczególnych, terminowanie spraw, kontrola załatwienia) (E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s ). Do instrukcji załącza się również schemat obiegu pism, wykaz akt oraz wzory stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy. Sposób wykonywania czynności związanych z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych ustalony instrukcją kancelaryjną nazywamy systemem kancelaryjnym. Można wyróżnić dwa systemy kancelaryjne: dziennikowy i bezdziennikowy. System dziennikowy opiera się na ciągłej rejestracji dokumentów w danym roku kalendarzowym: sekretariat rejestruje pismo w dzienniku kancelaryjnym zapisuje datę pisma wpływającego, od kogo wpłynęło, treść otrzymanej korespondencji, komu korespondencję przydzielono), po zarejestrowaniu sekretariat przesyła pismo za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej, gdzie jest powtórnie rejestrowane w dzienniku tej komórki, pismo przekazywane jest dalej referentowi za pokwitowaniem (referent załatwia sprawę i rejestruje w dzienniku komórki organizacyjnej), komórka organizacyjna przekazuje za pokwitowaniem pismo do sekretariatu w celu wysłania go do adresata, 13

15 sekretariat rejestruje wysyłane pismo w dzienniku korespondencji (do kogo wysłano, datę wysłania, treść załatwianej korespondencji). System kancelaryjny dziennikowy jest prosty, lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Jego zaletą jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwienia sprawy. System ten może być prowadzony komputerowo i wtedy upraszcza się czynności ewidencyjne. Prowadzi się rejestr komórek organizacyjnych, do których skierowano pismo do merytorycznego załatwienia, co ułatwia odszukanie tego dokumentu. Następnie uzupełnia się informację o terminie i formie ostatecznego załatwienia. System ten jest zazwyczaj stosowany w małych instytucjach. W systemie dziennikowym kancelaria lub sekretariat rejestruje: pocztę zwykłą w dzienniku korespondencyjnym i zaopatruje ją w pieczątkę wpływu, wpływ faksów w odrębnym dzienniku, które również zaopatruje w pieczątkę wpływu, faktury, rachunki i noty nadesłane do zapłaty w oddzielnym rejestrze. System kancelaryjny bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach kancelaryjnych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz załatwione sprawy. Kolejność wykonywania czynności jest następująca: sekretariat przyjmuje wpływy nie rejestrując ich. W polu na blankiecie korespondencyjnym umieszcza pieczątkę wpływu i wypełnia ją, przekazuje dokument do komórki organizacyjnej, kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo referentowi w celu załatwienia sprawy, referent rejestruje otrzymane pismo w spisie spraw dołączonych do teczki. Spis spraw jest formularzem zawierającym: rok, imię i nazwisko załatwiającego, symbol komórki organizacyjnej, symbol teczki, tytuł teczki według wykazu akt, krótką treść sprawy, do kogo wpłynęło, znak pisma, datę wszczęcia sprawy i ostatecznego załatwienia. Referent po załatwieniu sprawy, przekazuje pismo do sekretariatu w celu ekspedycji pisma do adresata. Kopie pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przesyłanych przechowuje referent. System bezdziennikowy jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dziennikowym. Nie prowadzi się dziennika rejestrującego pisma wpływające i wychodzące, tylko na podstawie wykazu akt nadaje się pismom znak liczbowy i kieruje do danej komórki organizacyjnej. Pisma rejestruje się na druku spis spraw. Nowoczesną metodą rejestracji pism jest system rejestracji komputerowej. Stosowanie tego rodzaju rejestracji upraszcza czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne. Zostają zarejestrowane komórki organizacyjne, do których skierowano pismo w celu jego załatwienia, co ułatwia odszukanie pisma. Później wpisuje się informacje o tym, kiedy i w jaki sposób sprawa zostanie załatwiona Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co to jest instrukcja kancelaryjna? 2. Co reguluje instrukcja kancelaryjna? 3. Co to jest system kancelaryjny? 4. Jakie są rodzaje systemów kancelaryjnych? 5. Jakie są różnice pomiędzy systemem dziennikowym a systemem bezdziennikowym? 14

16 Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Ustal wewnętrzny obieg informacji: rząd I w systemie dziennikowym, rząd II w systemie bezdziennikowym, dla przedstawionej sytuacji: W dniu r. wpłynęło do sekretariatu Dyrektora Naczelnego ZS Nr 5 w Poznaniu pismo z Fundacji Talent pismo informacyjne o odbywającej się w dn października olimpiadzie o tematyce ogólnoekonomicznej dla uczniów szkół dla dorosłych. Prześlij w ciągu pięciu dni listę uczniów chętnych do wzięcia udziału w olimpiadzie. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zapoznać się dokładnie z ćwiczeniem, 2) ustalić wewnętrzny obieg informacji w podanym systemie. Wyposażenie stanowiska pracy: literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia Sprawdzian postępów Czy potrafisz: 1. zdefiniować instrukcję kancelaryjną? 2. omówić elementy składowe i funkcje instrukcji kancelaryjnej? 3. zdefiniować system kancelaryjny? 4. scharakteryzować system dziennikowy? 5. scharakteryzować system bezdziennikowy? Tak Nie 15

17 4.4. Łączność organizacyjna Materiał nauczania W każdej firmie przygotowywane są narady. Systematycznie przeprowadzane spotkania ze współpracownikami są środkiem ułatwiającym koordynowanie spraw przedsiębiorstwa, niezawodnym instrumentem sprawnego kierowania działalnością podwładnych oraz zarządzania. Zebranie to spotkanie kilku lub większej liczby osób, organizowane w celu wypowiadania poglądów, udzielania porad oraz podejmowania decyzji. Na podstawie obserwacji można stwierdzić, że narady, konferencje czy spotkania zabierają dyrektorowi najwięcej czasu. Jednak są one potrzebne, gdyż dobrze zorganizowane zebranie może przynieść wiele pożytku w postaci zachęty do wysiłku, podniesienia kultury współpracy. Zebrania różnią się między sobą. Różnice te wynikają z celów oraz doboru i liczby uczestników. Bywają spotkania małe, złożone z kilku lub nawet kilkunastu osób bądź też liczne, w których uczestniczą wszyscy pracownicy albo delegaci, przedstawiciele zainteresowanych resortów, specjaliści. Spośród wielu form zebrań można wyróżnić: odprawę bierze w niej udział stosunkowo mała liczba osób, przełożony przekazuje pilne informacje i polecenia wymagające szybkiej realizacji; odprawy trwają krótko i stosunkowo często; naradę zebranie pracowników zatrudnionych w wydziale, biurze, departamencie lub jakieś innej jednostce organizacyjnej; celem narady jest przedyskutowanie aktualnych problemów występujących w pracy oraz ustalenie trybu ich rozwiązania i środków realizacji; seminarium forma szkolenia mająca na celu zapoznanie pracowników z nowymi technologiami, systemami pracy, przepisami; szkolenie to polega na dyskusji, której podstawą jest uprzednio przestudiowana lektura, kierowaną przez prelegenta; sympozjum spotkanie specjalistów z określonej dziedziny, którego celem jest wymiana poglądów na wybrane problemy naukowe i zawodowe. Oprócz powyższych można wymienić jeszcze: posiedzenia, konferencje, spotkania z indywidualnym interesantem, spotkania towarzyskie. O wynikach zebrania decyduje przede wszystkim jego treść, a więc referat, dyskusja i postanowienia. Liczy się również sposób jego przeprowadzenia. Oczekiwane efekty zależą zatem od dobrego zaplanowania, przygotowania i zaprezentowania głównego tematu spotkania. Dlatego też rola sekretariatu sprowadza się tutaj do skutecznej organizacji tych zebrań. Powinny one być dokładnie przemyślane i we właściwym czasie rozwiązane. Im liczniejsze zebranie tym staranniejszych wymaga zabiegów. Szczegółowe informacje można uzyskać od przełożonego, jednak i co do aranżacji miejsca często pozostawia on wolną rękę sekretarce. A zatem obowiązkiem sekretarki jest: ustalenie celu planowanej konferencji bądź narady i jej tematykę, określenie ilości referatów i koreferatów, ustalenie terminu i miejsca zebrania, porządku obrad, godziny otwarcia i zakończenia, określenie sposobu wykorzystania wyników narady, dokonanie kalkulacji finansowych i zdecydowanie, z jakich źródeł będą pokrywane te wydatki, zapewnienie obsługi technicznej, zawiadomienie odpowiednich osób o terminie, miejscu narady oraz tematyce, 16

18 poinformowanie zainteresowanych, jakie materiały należy przygotować i dostarczyć szefowi, dopilnowanie, by uczestnicy potwierdzili swoją obecność, zadbanie o poczęstunek podczas spotkania Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie są obowiązki sekretarki przy organizacji narad, zebrań i konferencji? 2. Jakie znasz rodzaje zebrań? Ćwiczenia Ćwiczenie 1 W grupach sporządź szczegółowy plan zorganizowania: grupa 1 konferencji grupa 2 narady członków zarządu grupa 3 spotkania ze strategicznym kontrahentem, grupa 4 posiedzenia kierowników działów. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) zapoznać się z zadaniem, 2) sporządzić szczegółowy plan zorganizowania podanej kategorii. Wyposażenie stanowiska pracy: komputer z dostępem do Internetu, literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia. Ćwiczenie 2 Połącz formy zebrań z właściwym sobie opisem. narada odprawa seminarium A B C bierze w niej udział stosunkowo mała liczba osób, przełożony przekazuje pilne informacje i polecenia wymagające szybkiej realizacji spotkanie specjalistów z określonej dziedziny, którego celem jest wymiana poglądów na wybrane problemy naukowe i zawodowe zebranie pracowników zatrudnionych w wydziale, biurze, departamencie lub jakieś innej jednostce organizacyjnej; celem przedyskutowania aktualnych problemów występujących w pracy oraz ustalenie trybu ich rozwiązania i środków realizacji 17

19 sympozjum Sposób wykonania ćwiczenia D forma szkolenia mająca na celu zapoznanie pracowników z nowymi technologiami, systemami pracy, przepisami; szkolenie to polega na dyskusji, dla której podstawą jest uprzednio przestudiowana lektura, kierowaną przez prelegenta Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 1) dokładnie zapoznać się z treścią ćwiczenia, 2) połączyć formy zebrań z właściwym opisem. Wyposażenie stanowiska pracy: literatura zgodna z punktem 6 Poradnika dla ucznia Sprawdzian postępów Czy potrafisz: 1) nazwać rodzaje zebrań? 2) określić obowiązki sekretarki przy organizacji zebrań? Tak Nie 18

20 4.5. Korespondencja w sprawach osobowych, finansowych, z kontrahentami przedsiębiorstwa, instytucjami finansowymi, organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego Materiał nauczania Spośród wielu zadań wchodzących w zakres obowiązków sekretariatu ważne miejsce zajmuje prowadzenie korespondencji. Zajęcie to wymaga nie tylko znajomości poruszanej problematyki i technologii, ale i odpowiedniej formy pisma, szaty graficznej oraz zasad savoir-vivre. Korespondencję biurową można podzielić na: wewnętrzną (służącą do porozumiewania się wewnątrz przedsiębiorstwa), zewnętrzną (stanowiącą więź między przedsiębiorstwem a otoczeniem; wpływająca i wychodząca). W zależności od sposobu redagowania pisma można podzielić na: przewodnie krótka informacja dołączana do niezrozumiałych dokumentów, listy grzecznościowe mogą to być gratulacje, podziękowania, kondolencje, itp., informacyjne zaliczamy do nich: listy reklamowe, zawiadomienia, komunikaty, notatki, sprawozdania, protokoły, podania, prośby, postanowienia, decyzje, transakcyjne pociągają za sobą określone skutki prawne, np. zamówienie, manipulacyjne np. z obietnicami o wygranej. Ze względu na formę można m.in. podzielić pisma sporządzane na: blankietach specjalnych, blankietach wysyłanych z okazji świąt i rocznic, blankietach korespondencyjnych. W korespondencji biurowej najczęściej korzysta się z blankietów określonych Polską Normą PN-76/HP Norma ta obecnie jest tylko zalecana, nie jest już obowiązkowa. Powszechne użycie komputerów spowodowało pewne modyfikacje w zalecanych układach blankietów (tabela 1) (E. Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej, część 2. WSiP, Warszawa 2003, s. 40). Tab. 1 Typy blankietów korespondencyjnych TY P ODMIANA UKŁAD FORMAT NAZWA BLANKIETU BB1 pionowy A4 blankiet bezkopertowy, BB BB2 pionowy A5 oszczędnościowy BU1 pionowy A4 BU BU2 pionowy A5 BU3 poziomy A5 BZ1 pionowy A4 BZ BZ2 pionowy A5 BZ3 poziomy A5 BR1 pionowy A4 BR BR2 pionowy A5 Źródło: opracowanie własne. blankiet uproszczony blankiet zwykły blankiet reklamowy ZASTOSOWANIE służy do przesyłania nietajnej korespondencji zewnętrznej bez używania kopert blankiet o uproszczonym układzie graficznym, ograniczonych nadrukach stałych blankiet powszechnie stosowany o typowym układzie graficznym blankiet o poszerzonym polu nagłówkowym dla celów reklamowych Pisma można redagować w stylu polskim, zgodnym formalnie z najbardziej popularnym blankietem BZ1, posiadającym stałe elementy w określonych miejscach. 19