Wodzisław Śl r. ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Wodzisław Śl r. ZAPYTANIE OFERTOWE o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartość kwoty euro zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 1. Zamawiający Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji CENTRUM ul. Bogumińska Wodzisław Śląski Tel biuro@mosir-centrum.pl NIP : Postanowienia ogólne Zgodnie z przepisem art.4 pkt. 8 ustawy z dnia 20 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych do postępowania nie stosuje się przepisów niniejszej ustawy. Wartość zamówienia nie przekracza kwoty euro. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny. 3. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest dostawa i montaż Elektronicznego Systemu Obsługi Klienta dla zadania inwestycyjnego Przebudowa basenu MOSiR w dzielnicy Wilchwy w Wodzisławiu Śląskim infrastruktura aktywnych form turystyki. Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejska z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata Oczekiwania zamawiającego: Dostawa i montaż Elektronicznego Systemu Obsługi Klienta zgodnego z wymaganiami stawianymi w Załączniku nr 2 niniejszego Zapytania Ofertowego. Gwarancja minimum 36 miesięcy. 4. Termin wykonania zamówienia. 10 października 2015 r. 5. Sposób przygotowania oferty Ofertę należy sporządzić na formularzu oferty załączonym do niniejszego zapytania. 6. Miejsce oraz termin składania ofert Oferta powinna być przesłana na druku załączonego formularza za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: biuro@mosir-centrum.pl llub dostarczona osobiście do MOSiR CENTRUM w Wodzisławiu Śląskim, ul. Bogumińska 8, Wodzisław Śl. do dnia r., do godz Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. W toku sprawdzania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

2 7. Ocena ofert Zamawiający przyzna zamówienie Wykonawcy, który spełni wszystkie wymogi zawarte w zapytaniu ofertowym oraz którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą (najniższa cena ofertowa) 8. Płatność : 30 dni od daty otrzymania Faktury VAT Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem telefonu oraz adresem biuro@mosir-centrum.pl

3 Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTY dot. Dostawa i montaż Elektronicznego Systemu Obsługi Klienta zgodnego z wymaganiami stawianymi w Załączniku nr 2 Zapytania Ofertowego. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia r. składam ofertę na : dostawa i montaż Elektronicznego Systemu Obsługi Klienta dla zadania inwestycyjnego Przebudowa basenu MOSiR w dzielnicy Wilchwy w Wodzisławiu Śląskim infrastruktura aktywnych form turystyki.projekt współfinansowany jest przez Unię Europejska z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata Nazwa: Adres :... Telefon do kontaktu w sprawie oferty: Adres do kontaktu w sprawie oferty: Całkowite wynagrodzenie brutto Gwarancja..... PLN 1. Oświadczam, iż zapoznałem się z warunkami zamówienia i przyjmuję je bez zastrzeżeń, a przedmiot oferty jest zgodny z przedmiotem zamówienia.... (czytelny podpis Wykonawcy/Wykonawców)

4 Załącznik nr 2. Wymagania funkcjonalno-techniczne wobec oprogramowania ESOK 1. Zastosowana technologia informatyczna i Interfejsu Użytkownika GUI + WIMP Program powinien wykorzystywać Graficzny Interfejs Użytkownika (GUI) wykonany zgodnie z technologią WIMP (z ang. WIMP (Windows Icons Mice Pull-down menus - okna, ikony, myszy i rozwijalne menu) technika prezentacji poleceń lub plików za pomocą okien, piktogramów i rozwijalnych menu, z wykorzystaniem myszy). Wszystkie funkcje programu powinny być dostępne dla użytkownika przez wybór odpowiadających ikon lub elementów graficznych. Wybór tych elementów powinien następować zarówno myszką jak i w technologii touch, czyli za pomocą ekranu dotykowego elementy graficzne i ikony powinny mieć odpowiednią wielkość i usytuowanie na ekranie, aby umożliwić ich pewne uruchomienie przez dotyk palca. Oprogramowanie nie powinno wymagać używania jakichkolwiek skrótów klawiaturowych. Rozwiązanie GUI+WIMP umożliwia znaczne przyśpieszenie obsługi klienta, gdyż współdziałanie z takim interfejsem aplikacyjnym jest naturalne dla człowieka; rozwiązanie eliminuje liczbę pomyłek z powodu wybrania błędnego skrótu klawiaturowego, odciąża użytkownika i zmniejsza jego zmęczenie podczas pracy. System powinien funkcjonować z wykorzystaniem komputerów PC i urządzeń peryferyjnych (monitory, drukarki) dostępnych w bieżącej sprzedaży w ogólnie dostępnych sklepach komputerowych. System powinien obsługiwać drukarki fiskalne min 2 producentów. System powinien obsługiwać do wydruku faktur i innych dokumentów dowolne, dostępne na rynku drukarki laserowe i atramentowe. 2. Technologia obsługi klienta W celu przyśpieszenia obsługi klienta program powinien automatyzować czynności związane z bieżącą obsługą procesu rozpoczęcia sprzedaży, wyboru typu biletu, wyboru cenników, zakończenia i rozliczenia sprzedaży. Program powinien automatycznie otwierać okno transakcji, po przyłożeniu do czytnika transponderów paska transponderowego lub karty klienta: - w zależności od tego czy transponder jest wolny, czy jest do niego przypisany klient, program otwiera automatycznie okno transakcji wejście lub wyjście - przyłożenie do czytnika karty klienta, który posiada aktualne rezerwacje usług otwiera okno transakcji obsługującej wejście na zajęcia rezerwowane - wybór rodzaju biletu dla klientów obsługiwanych w jednej transakcji wejściowej (np. rodziny) powinien być konieczny jeden raz dla całej transakcji, bez konieczności wyboru rodzaju biletu przy dodawaniu nowego paska do takiej transakcji, chyba, że spowodowane jest to koniecznością zastosowania innej taryfy. Program powinien automatycznie dobierać do danego typu biletu jego cenę, na podstawie cennika obowiązującego na moment transakcji, bez konieczności wyboru cenny przez użytkownika Oprogramowanie powinno być obsługiwać urządzenia samoobsługowego wejścia/wyjścia klienta, takie jak: kasy samoobsługowe, automaty wydające opaski transponderowe, automaty sprzedające towary, automaty bezobsługowego wyjścia z obiektu 3. Typy biletów, cenniki, kalendarze cen i harmonogramy cenników Program powinien umożliwiać samodzielne definiowanie przez użytkownika rodzajów biletów, cenników, kalendarzy i harmonogramów. Dla każdego z rodzaju biletów powinna być możliwość niezależnego definiowania czasu, za jaki pobierana jest cena np. bilety półgodzinne, 2 godzinne, 6-cio godzinne itp. Dla każdego rodzaju biletu powinna być możliwość niezależnego definiowania czasu bezpłatnego wykorzystywanego na przebranie się oraz czynności obsługi klienta.

5 Dla każdego rodzaju biletu powinna być możliwość definiowania harmonogramu zmiany ceny w układzie trójwymiarowym, przedział dat-dzień tygodnia-godzina, z możliwością przypisania min 5 cen, zmieniających się w układzie dzień-godzina. Ilość harmonogramów dla dengo rodzaju biletów powinna być nieograniczona. Np. - bilet normalny w okresie 1 06 do 30 09, od pon. do pt., godz. 6:00 do 9:00 cena A 8 zł - bilet normalny w okresie 1 06 do 30 09, od pon. do pt., godz. 9:00 do 22:00 cena B 12 zł - bilet normalny w okresie 1 10 do 31 12, od pon. do pt., godz. 9:00 do 22:00 cena B 10 zł Definiowanie harmonogramów zmiany cen powinna odbywać się w formie graficznej Dla każdego rodzaju biletów powinna być możliwość definiowania uprawnień klienta, w tym zakres dostępu do stref obiektu (np. basen+spa, tylko basen, tylko SPA), możliwość korzystania z sprzedaży bezgotówkowej (Bar, automaty samoobsługowe do napojów, usługi dodatkowe np. masaż), dopuszczalna kwota zakupów w barze, zakupów usług dodatkowych Ilość możliwych do zdefiniowania rodzajów biletów powinna być nieograniczona Program powinien umożliwiać wybór różnych rodzajów płatności za usługi w tym: gotówka, karta prepaidowa, karta rabatowa, voucher, karta bankowa, przelew, płatność on-line (przez Internet), gratis. 4. System rabatów, promocji, voucherów, punktów lojalnościowych, gratisów Program powinien umożliwiać definiowanie automatycznie przydzielanych rabatów. Rabaty powinny być przydzielane przez system po spełnieniu przez transakcję lub klienta zdefiniowanych w systemie warunków, co najmniej takich jak: przekroczenie ilości zakupionych usług w jednej transakcji, przekroczenie kwoty jednej transakcji, przekroczenie łącznych kwot transakcji w zadanym czasie, zgromadzenie przez klienta danej liczny punktów lojalnościowych. Program powinien obsługiwać system voucherów bonów, wykorzystywanych do opłaty za usługi. Użycie vouchera do opłaty za transakcję powinno być możliwe po pozytywnym potwierdzeniu, że kod vouchera znajduje się w bazie kodów voucherów Program powinien prowadzić system lojalnościowy, polegający na przydzielaniu klientom punktów lojalnościowych w zależności od kwot transakcji. System lojalnościowy powinien umożliwiać definiowanie progów ilości punktów, których przekroczenie wiąże się z wykonaniem przez system określonych czynności np. powiadomieniem użytkownika o takim fakcie, przydzieleniem rabatu procentowego na usługi, doładowaniem karty klienta określoną kwotą pieniężną, przyznaniem gratisu. 5. Klienci konta, komunikacja z klientem Program powinien umożliwiać zakładanie kont klientom, gromadzących dane klienta, informacje o jego transakcjach, punktach lojalnościowych, aktywnościach na obiekcie. W przypadku gdy gromadzone dane tworzą zbiór danych osobowych, program powinien zapewniać zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Program powinien zapewniać możliwość grupowania klientów w grupy targetowe Programy powinien dostarczać funkcjonalności komunikacji z klientem poprzez możliwość wysyłania z oprogramowania ESOK do klienta wiadomości np. w tym także maili zbiorowych np. z ofertami promocyjnymi Program powinien umożliwiać przekazywanie pomiędzy użytkownikami wewnętrznych wiadomości. Wiadomości powinny mieć możliwość przypisywania do danego klienta, tak by pojawiały się na ekranie w momencie obsługi oznaczonego klienta. 6. Karty rabatowe, karty VIP, karty rezerwacji, karty ilościowe. Program powinien zapewniać obsługę kart transponderowych o różnorakich funkcjach niezbędnych w procesie obsługi sprzedaży i wspomagania lojalności klienta, w tym co najmniej: - karta prepaidowa umożliwiająca klientowi wpłatę określonej kwoty na konto karty i możliwość bezgotówkowego opłacania nią usług do wysokości salda na koncie, z możliwością udzielenia bonifikaty w zależności od wysokości kwoty oraz z możliwością

6 debetu do ustalonej wysokości. Jednym z rodzajów powinna być tzw karta VIP umożliwiająca w okresie obowiązywania zapłatę za usługi bez limitu wysokości - karta rabatowa umożliwia klientowi uzyskanie rabatu przy zakupie usług. Karta powinna mieć możliwość określenia stref obiektu, usług, których rabat dotyczy, wysokości rabatu i okresu obowiązywania karty - karta rezerwacji umożliwiająca identyfikację klienta w procesie sprzedaży i wykorzystywania zajęć na które obowiązują rezerwacje - karta ilościowa identyfikująca klienta w procesie sprzedaży i wykorzystania usług rozliczanych za ilość wejść, np. 10 wejść do sauny Program powinien umożliwiać integracji wszystkich w/w usług na jednej karcie (fizycznej) Program powinien zapewniać że wszelkie czynności związane z definiowaniem kart i określaniem ich parametrów są wykonywane samodzielnie przez użytkownika bez konieczności działania ze strony producenta/serwisanta oprogramowania. W przypadku wieoobiektowości wszystkie karty powinny funkcjon0wać na każdym z zarządzanych obiektów (dane o kartach składowane są wyłącznie na centralnym serwerze systemu) 7. Powiązania z obiektem Dla zapewnienia możliwości przyszłej rozbudowy system powinien współpracować z systemem elektronicznych zamków szafkowych, w tym także bateryjnych. System powinien zapewniać co najmniej: system zamków pracujący w trybie wolnego wyboru (klient wybiera sobie sam dowolną, wolną szafkę), prezentacji na ekranie aplikacji ESOK informacji o przypisaniu transpondera do konkretnej szafki (wyświetlany numer szafki do jakiej był/jest przypisany transponder po jego odczytaniu na czytniku), informacji czy dana szafka jest w stanie zamkniętym, czy otwartym. W przypadku zamków bateryjnych także o stanie baterii. 8. Obsługa sprzedaży towarów i usług Oprogramowanie powinno umożliwiać sprzedaż towarów i usług dodatkowych Oprogramowanie powinno zapewniać gospodarkę magazynową co najmniej w zakresie prowadzenia magazynu głównego z aktualizacją jego stanu po transakcjach sprzedaży, rozliczaniem dostaw i zmianą cen. 11. Administracja systemem Wszystkie czynności związane z bieżącym działaniem obiektu, w tym dodawania nowych użytkowników, nadawanie im uprawnień powinny być dostępne dla użytkownika o odpowiednich uprawnieniach, bez konieczności czynności wykonywanych przez serwis producenta/dostawcy System powinien zapewniać funkcjonalność wieloobiektowości możliwość obsługi w zakresie administracji i sprzedaży usług wielu obiektów z jednego miejsca jednej aplikacji, bez konieczności dokonywania czynności przełączających źródło danych. System powinien posiadać funkcjonalność rejestracji zdarzeń systemowych i aktywności użytkowników, obejmującą wszystkie istotnych czynności wykonywane przez użytkownika w systemie. System powinien zapewniać funkcjonalność zdalnego dostępu serwisowego, z możliwością przejęcia pulpitu komputera użytkownika przez serwis i możliwością dialogi (chat) Połączenie serwisowe powinno być realizowane przez kanały całkowicie szyfrowane. 12. Statystyki, raporty graficzne i informacje na obiektowej stronie www Oprogramowanie powinno zapewniać dostęp do danych statystycznych gromadzonych przez system zarówno w formie tabelarycznej, jak i wykresów graficznych. Wydajność bazy danych powinna zapewniać dostęp do danych z czasu co najmniej 24 miesięcy wstecz. System powinien zapewniać przekazywanie danych ilościowych do systemów zewnętrznych np. informacje o aktualnych frekwencjach w poszczególnych strefach obiektu, dla

7 umieszczenia jej na stronie www obiektu, oraz informacje o fiskalnych raportach dobowych dla kontroli kasowej. 13. Otwartość systemu Dla zapewnienia możliwości przyszłej rozbudowy dostawca systemu powinien udostępnić użytkownikowi protokoły wymiany danych pomiędzy częścią centralną systemu a sterownikami wejść/wyjść, tak aby możliwa była bezproblemowa integracja w systemie urządzeń przez innych dostawców (późniejszy zakup bramek, czytników transponderów itp.).

8 PROJEKT UMOWY : Umowa Nr zawarta dnia.. r w Wodzisławiu Śląskim, pomiędzy: Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji Centrum w Wodzisławiu Śląskim, ul. Bogumińska 8, Wodzisław Śląski, reprezentowanym przez: Dyrektora - Bogdana Bojko zwanym dalej Zamawiającym a... reprezentowanym przez : NIP zwanym dalej Wykonawcą 1 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi określonej w zapytaniu ofertowym. 2.Wykonawca oświadcza, że usługa o której mowa w 1 obejmuje: - Licencje oprogramowania ( do 10 użytkowników ) - Czytnik nabiurkowy do transponderów - Szuflada kasowa - Zasilacz awaryjny - Drukarka laserowa - Komputer z ekranem dotykowym - Drukarka fiskalna - Pasek transponderowy z miejscem na montaż kluczyka 100 szt. - Instalacja oprogramowania - Szkolenie pracowników 2 Termin wykonania usługi: do dnia 10 października 2015 r Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy z należytą starannością i zgodnie z zasadami określonymi w zapytaniu ofertowym. 2. Na wdrożony system wykonawca udzieli zamawiającemu min.3 letniej gwarancji. 3. Do kontaktów i przekazywania wzajemnych uwag wynikających z realizacji niniejszej umowy ze strony: a. Zamawiającego - wyznaczony został: Mariusz Blazy, tel b. Wykonawcy - wyznaczony został:, 4 Zamawiający zapłaci Wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia kwotę brutto (słownie: ). 1. Rozliczenie za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi na podstawie faktury wystawionej po jego wykonaniu i odebraniu robót przez Zamawiającego bez usterek.

9 2. Termin płatności faktury ustala się na 14 dzień od daty jej otrzymania. Płatność nastąpi przelewem na konto Wykonawcy podane na fakturze. Za termin zapłaty ustala się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 3. W przypadku opóźnienia w zapłacie należności, Zamawiający zapłaci odsetki ustawowe za każdy dzień zwłoki. 4. Wykonawca oświadcza, że jest płatnikiem podatku od towaru i usług VAT: Wykonawca NIP Zamawiający NIP: Zamawiający REGON: Zamawiający upoważnienia Wykonawcę do wystawiania faktur VAT bez podpisu Zamawiającego. 5 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za odstąpienie od umowy z przyczyn nie zależnych od Zamawiającego w wysokości 10% wynagrodzenia umownego brutto. 6 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 7 Wszelkie zmiany niniejszej umowy mogą być dokonywane pod rygorem nieważności jedynie w formie pisemnej, z podpisami upoważnionych przedstawicieli obu stron. 8 Sprawy sporne mogące wyniknąć na tle wykonania niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 9 Umowa zostaje spisana w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Zamawiający: Wykonawca: