Wstępny opis przedmiotu zamówienia. I. Przedmiot zamówienia:

Transkrypt

1 I. Przedmiot zamówienia: Wstępny opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest budowa i wdroŝenie u Zamawiającego systemu do rekrutacji beneficjentów projektu systemowego Wsparcie i podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników pomocy i integracji społecznej Poddziałanie POKL. Rekrutacja będzie prowadzona poprzez formularze umieszczone na stronie internetowej projektu, zawierające dane opisane w dalszej części, zgodnie ze wzorem, stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego opisu (przykładowy wzór formularza dostępny na stronie System do rekrutacji powinien zapewniać: 1) Zgłoszenie na kaŝdą z pięciu form oferowanego wsparcia (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS) będzie odbywać się przez wypełnienie wymaganych danych w formularzu; odpowiedni formularz wyświetlać się będzie po wybraniu na stronie internetowej danej formy wparcia (jednej z pięciu wyŝej wymienionych), 2) Pola formularzy obowiązkowe lub nie obowiązkowe do uzupełnienia przez zgłaszającą się osobę, musi być wdroŝony mechanizm sprawdzający czy wszystkie pola obowiązkowe zostały wypełnione, nie wypełnienie obowiązkowych pól nie pozwoli na wysłanie kwestionariusza, 3) Część pól formularzy w postaci listy wyboru (np. wykształcenie, województwo, powiat) lub pola jedno- lub wielokrotnego wyboru, 4) Import danych uczestników szkoleń z lat poprzednich ( ), w których realizowany był projekt, na podstawie danych w formacie xls dostarczonych przez Zamawiającego; informacja o kaŝdym uczestniku dostępna w oknie Kartoteka osoby w postaci: Nazwisko, Imię, PESEL, Rok (udziału w szkoleniu), Tytuł szkolenia, Termin szkolenia, Instytucja (miejsce pracy osoby), 5) Gromadzenie danych przesłanych przez osoby rekrutowane w bazie SQL. 6) MoŜliwość zgłoszenia osoby na daną formę wsparcia nie poprzez formularz na stronie, a przez formularz dostępny w systemie (pola formularzy w systemie muszą być identyczne z polami formularzy dostępnych na stronie internetowej) w przypadku, kiedy osoba zgłaszająca nie uŝyje formularza elektronicznego i przyśle zgłoszenie poprzez lub fax, 7) MoŜliwość pracy w systemie przez kilku uŝytkowników jednocześnie, 8) Dostęp do programu dla uŝytkowników pracowników Zamawiającego, kodowany, na podstawie loginu i hasła przydzielanego uŝytkownikowi przez administratora systemu (pracownika Zamawiającego), 9) MoŜliwość wprowadzenia uprawnień dla kaŝdej osoby korzystającej z systemu: nieograniczony (pełne uprawnienia) oraz ograniczony według wskazań administratora systemu; 10) Rejestrowanie wszystkich zdarzeń, które zostały dokonane w bazie, (kto, kiedy i jakie dane edytował, zmienił, usunął, itd.),

2 11) Dane z kaŝdego zgłoszenia wyświetlane będą w odpowiedniej zakładce systemu, odpowiadającej jednej z pięciu form oferowanego wsparcia (1. Szkolenia, 2. Studia, 3. Mechanizmy wdroŝeniowe, 4. Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, 5. Pracownicy RCPS); 12) MoŜliwość dodawania kolejnych modułów szkoleniowych/kierunków studiów/zespołów interdyscyplinarnych/warsztatów/wizyt studyjnych (tytuł, termin, miejsce oraz okresów, w jakich kwestionariusz na daną formę wsparcia będzie aktywny na stronie) przez uŝytkownika systemu (zgodnie z przyznanymi uprawnieniami), w ramach czterech form wsparcia: Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, 13) MoŜliwość podglądu w systemie kaŝdego zgłoszenia, zawierającego dane wpisane do formularza zgłoszeniowego (dane nieedytowalne) oraz wprowadzenia dodatkowych informacji przez uŝytkownika programu (np. ocena zgłoszenia, uwagi lub inne w razie potrzeb), 14) Po wypełnieniu kwestionariusza przez osobę zgłaszającą dane są przesyłane do bazy systemu i jednocześnie generowany jest plik PDF zawierający wszystkie wprowadzone dane, umoŝliwiający wydruk takiego kwestionariusza oraz podpisanie go przez zgłaszającą się osobę, 15) Tworzenie list osób (zakwalifikowanych oraz rezerwowych), które zgłosiły się do udziału w danej formie wsparcia z umieszczonym obok kaŝdej osoby znacznikiem (kolor, symbol, itp.) informującym o fakcie: a) czy osoba rekrutowana zgłasza się do udziału w projekcie pierwszy raz (do dnia wysłania zgłoszenia nie uczestniczyła w Ŝadnej formie wsparcia od 2008 r.); b) czy osoba rekrutowana zgłosiła się do udziału w innej formie wsparcia (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej) oferowanego w ramach projektu systemowego na lata ; c) czy osoba rekrutowana jest pracownikiem socjalnym bezpośrednio zajmującym się aktywną integracją (informacja z kwestionariusza); d) informację, w ramach zakładki Szkolenia, Ŝe osoba rekrutowana jest juŝ na listach osób zakwalifikowanych do udziału w szkoleniach 1,2 lub 3 razy w danym roku; 16) Tworzenie, na podstawie wyboru uŝytkownika programu, spośród osób zgłoszonych, wpisanych do bazy listy osób zakwalifikowanych do danej formy wsparcia, listy rezerwowej, listy osób, które skorzystały z danej formy wsparcia z wyróŝnieniami jak w pkt 15 (system powinien stale aktualizować dane, tzn. jeŝeli osoba wyróŝniona informacją pierwszy raz udział w projekcie zostanie zakwalifikowana do udziału w konkretnym module szkoleniowym, system automatycznie likwiduje wyróŝnienie, a w karcie uczestnika projektu pojawia się informacja o zakwalifikowaniu do udziału w konkretnym module szkoleniowym), 17) MoŜliwość powiadamiania osób o zakwalifikowaniu do udziału w danym module szkoleniowym poprzez osoby rekrutowanej, wskazany w formularzu (po zadaniu przez uŝytkownika programu polecenia powiadom automatycznie powinno otwierać się okno programu pocztowego Nowa wiadomość z zaimportowanymi z listy osób zakwalifikowanych adresami oraz podanym w temacie wiadomości tematem i terminem szkolenia),

3 18) MoŜliwość wprowadzania na liście, przez uŝytkownika programu dodatkowych informacji, poprzez zaznaczenie/odznaczenie (czy osoba rekrutowana dostarczyła oryginał kwestionariusza, czy osoba rekrutowana deklaruje udział od dnia rozpoczęcia szkolenia, czy w dzień poprzedzający), 19) MoŜliwość sortowania danych w oknach systemu (listy osób, które zgłosiły się do udziału w projekcie, listy osób, które zgłosiły się do danej formy wsparcia (zakładka), osób zakwalifikowanych, list rezerwowych, osób, które faktycznie skorzystały z danej formy wsparcia) według danych we wszystkich kolumnach, 20) Tworzenie raportów, zgodnie z kryteriami wskazanymi przez Zamawiającego w formacie.xls: a) Lista osób, które zgłosiły się do udziału w projekcie, b) Lista osób, które zgłosiły się do udziału w danej formie wsparcia (zakładce), c) Lista osób, które zostały zakwalifikowane do udziału w danej formie wsparcia, d) Lista osób, które faktycznie skorzystały z danej formy wsparcia e) Raport zgodny z danymi wymaganymi w PEFS (podsystem monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego) w formacie.txt f) Lista osób, które pojechały na szkolenia g) Lista osób, które po raz pierwszy wzięły udział w projekcie od początku jego realizacji h) Ilość pracowników socjalnych (pojedyncze pesele) od 2008 roku i) Lista osób zakwalifikowanych na dany termin szkolenia j) Lista osób do ubezpieczenia z danego terminu szkolenia k) Lista osób do autobusu sprawdzenie obecności l) Lista rezerwowa dla wszystkich modułów szkoleniowych m) Lista uczestników szkoleń otwartych pracowników RCPS n) Lista instytucji z danego powiatu Okna programu dla zakładki Szkolenia: Beneficjenci Zgłoszenia Listy Raporty Administracja Rejestr Nowe Otwarte Raport 1 Moduły szkoleń Weryfikacja Zamknięte Raport 2 Terminy szkoleń Dodaj ręcznie Odrzucone Raport 3 (itd.)

4 Ad 1 W oknie Beneficjenci -> Rejestr widoczne będą wszystkie nazwiska osób, które wzięły udział w szkoleniach w bieŝącym roku po załoŝeniu osobie Kartoteki (kartoteka jest zakładana dla osób z list zamkniętych). W tym oknie moŝemy wyszukiwać osoby po nazwisku, imieniu czy numerze PESEL lub wyświetlić wszystkie osoby. Po wyborze danej osoby i kliknięciu na nią mamy moŝliwość przejrzenia informacji dotyczących tej osoby: dane osobowe (nazwisko, imię, PESEL, adres , telefon kontaktowy, adres do kontaktu), szkolenia oraz szkolenia, w których uczestniczyła w bieŝącym roku oraz formy wsparcia, w jakich uczestniczyła w latach ) Ad 2 Zgłoszenia > Nowe - w tym oknie widoczne są wszystkie zgłoszenia przesłane przy uŝyciu formularza na stronie internetowej. MoŜliwość sortowania danych we wszystkich kolumnach. Lp. liczba porządkowa N osoby, które po raz pierwszy biorą udział w projekcie w ogóle Nazwisko osoby zgłaszającej się Imię osoby zgłaszającej się PESEL osoby zgłaszającej się Nazwa instytucji instytucja, w której pracuje osoba zgłaszająca się Miasto instytucji miejscowość instytucji, w której pracuje osoba zgłaszająca się Data wypełnienia kwestionariusza data przesłania kwestionariusza Miasto szkolenia miejscowość, w której odbywać się będzie szkolenie Listy zamknięte - informacja na ilu szkoleniach w bieŝącym roku osoba juŝ była (liczba i rok) Listy otwarte informacja na ilu listach otwartych w zakładce Szkolenia znajduje się dana osoba (liczba) Forma wsparcia (wskazanie formy: Szkolenie, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej) informacja ze wszystkich tych forma wsparcia, z list otwartych i zamkniętych (liczba i rok) Ilość zgłoszeń informacja ile zgłoszeń i na jaką formę wsparcia przesłała osoba zgłaszająca. Po kliknięciu na dane zgłoszenie pojawią się szczegółowe informacje dotyczące tego zgłoszenia (osoby) dostępne w oknie z zakładkami: Dane zgłoszenia (podgląd informacji z kwestionariusza + pole do wpisania oceny zgłoszenia oraz pole Uwagi), Dane historyczne (informacje o szkoleniach z lat ubiegłych w kolumnach: Nazwisko,

5 Imię, Rok szkolenia, Tytuł szkolenia, Termin szklenia, Instytucja), Dane tegoroczne (informacje ze wszystkich zakładek - form wsparcia z podziałem na: 1) Zgłoszenia wszystkie zgłoszenia danej osoby na dowolną formę wsparcia (kolumny: Rok, Forma wsparcia, Data, Nazwa, Miejsce, Instytucja, Miejscowość instytucji, Data zgłoszenia), 2) Listy otwarte informacja, na jakich listach otwartych, uwzględniając wszystkie formy wsparcia, występuje dana osoba (kolumny: Forma wsparcia, Data, Nazwa, Miejsce, Instytucja, Miejscowość instytucji, Data zgłoszenia), 3) Listy zamknięte informacja, na jakich listach zamkniętych, uwzględniając wszystkie formy wsparcia, występuje dana osoba (kolumny: Rok, Forma wsparcia, Data, Nazwa, Miejsce, Instytucja, Miejscowość instytucji, Data zgłoszenia). Zgłoszenia > Weryfikacja w tym oknie dokonujemy oceny kaŝdego zgłoszenia oraz wybieramy odpowiednią liczbę osób do szkolenia na wybrany termin. Po wybraniu z listy wyboru danego modułu szkoleniowego wyświetla się lista osób, które zgłosiły się na ten moduł (lista rozwijana z tytułami i terminami szkoleń). Lp. liczba porządkowa N osoby, które po raz pierwszy biorą udział w projekcie w ogóle Forma wsparcia (wskazanie formy: Szkolenie, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej) informacja ze wszystkich tych forma wsparcia, z list otwartych i zamkniętych (liczba) Pracownik socjalny (T/N) informacja ze zgłoszenia, czy dana osoba jest pracownikiem socjalnym zajmującym się aktywną integracją Nazwisko osoby zgłaszającej się Imię osoby zgłaszającej się PESEL osoby zgłaszającej się Nazwa instytucji instytucja, w której pracuje osoba zgłaszająca się Miasto instytucji miejscowość instytucji, w której pracuje osoba zgłaszająca się Termin szkolenia data szkolenia Data wypełnienia kwestionariusza data przesłania kwestionariusza Miasto szkolenia miejscowość, w której odbywać się będzie szkolenie Ocena ocena zgłoszenia (od 1 do 3) Listy zamknięte - informacja na ilu szkoleniach w bieŝącym roku osoba juŝ była (liczba i rok) Listy otwarte informacja na ilu listach otwartych w zakładce Szkolenia znajduje się dana osoba (liczba) ngo`s organizacja pozarządowa (T/N),

6 oryginał kwestionariusza czy osoba dostarczyła oryginał (pole wyboru pola formularza) Przy kaŝdej osobie umieszczone jest pole wyboru pola formularza. Po jego zaznaczeniu i zatwierdzeniu np. odpowiednim przyciskiem dana osoba zostaje przeniesiona z okna Zgłoszenia -> Weryfikacja do Listy -> Otwarte. Zgłoszenia -> Dodaj ręcznie - moŝliwość wprowadzenia do systemu zgłoszenia ręcznie na podstawie kwestionariusza przesłanego np. faxem lub poprzez . Zgłoszenia > Odrzucone tu trafiają zgłoszenia odrzucone przez uŝytkownika systemu z powodu np. kilkukrotnego przesłania tego samego zgłoszenia lub przesłania zgłoszenia zawierającego błędy. Lp. liczba porządkowa Nazwisko osoby zgłaszającej się Imię osoby zgłaszającej się PESEL osoby zgłaszającej się Nazwa instytucji instytucja, w której pracuje osoba zgłaszająca się Miasto instytucji miejscowość instytucji, w której pracuje osoba zgłaszająca się Szkolenie nazwa szkolenia Termin szkolenia data szkolenia Data wypełnienia kwestionariusza data przesłania kwestionariusza Miasto szkolenia miejscowość, w której odbywać się będzie szkolenie Uwagi wskazanie przyczyny odrzucenia zgłoszenia Ad 3 Listy -> Otwarte lista szkoleń, które się jeszcze nie odbyły, a które zawierają odpowiednią liczbę osób zakwalifikowanych na dane szkolenie.. Lp. liczba porządkowa Rok, w którym odbywa się szkolenie Nazwa szkolenia Miejsce szkolenia Data rozpoczęcia szkolenia Data zakończenia szkolenia Ilość osób zakwalifikowanych na dane szkolenie.

7 Po kliknięciu na dane szkolenie w nowym oknie podział na dwie części: 1. Lista zakwalifikowanych Kolumny: Lp., Oryginał kwestionariusza, N, Pracownik socjalny (T/N), Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Tel kontaktowy, adres , ngo`s, Ocena, Listy zamknięte, Listy otwarte, Nocleg (T/N), Dojazd (własny/rcps), Data rozpoczęcia udziału w szkoleniu 2. Lista rezerwowych Kolumny: Lp., Oryginał kwestionariusza, N, Pracownik socjalny (T/N), Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Tel kontaktowy, adres , ngo`s, Ocena, Listy zamknięte, Listy otwarte, Rezygnacja MoŜliwość zmiany osób zakwalifikowanych na szkolenie - usuwając wybraną osobę z listy zakwalifikowanych lub dodając osobę z listy rezerwowej. Z tej zakładki raport (format Excel): 1. Lista zakwalifikowanych na dany termin szkolenia - do ubezpieczenia Kolumny: Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Adres, Telefon kontaktowy, Nocleg (T/N), Dojazd (własny/rcps), Data rozpoczęcia udziału w szkoleniu, uwagi 2. Lista osób do autobusu sprawdzenie obecności Kolumny: Nazwisko, Imię, Instytucja, Miejscowość instytucji, Telefon kontaktowy, Nocleg (T/N), Dojazd (własny/rcps), Data rozpoczęcia udziału w szkoleniu, uwagi Powiadamiania o zakwalifikowaniu do udziału w danym module szkoleniowym poprzez osoby rekrutowanej, wskazany w formularzu (po zadaniu przez uŝytkownika programu polecenia powiadom automatycznie powinno otwierać się okno programu pocztowego Nowa wiadomość z zaimportowanymi z listy osób zakwalifikowanych adresami oraz podanym w temacie wiadomości tematem i terminem szkolenia); Przycisk Przenieś zakwalifikowanych na listę zamkniętą zatwierdza listę i przenosi ją do menu Listy -> Zamknięte, co powoduje brak moŝliwości zmiany składu osobowego tej listy. Listy -> Zamknięte lista osób, które ostatecznie wzięły udział w szkoleniu Lp. liczba porządkowa Rok, w którym odbywa się szkolenie Nazwa szkolenia Miejsce szkolenia Data rozpoczęcia szkolenia

8 Data zakończenia szkolenia Ilość osób zakwalifikowanych na dane szkolenie Po kliknięciu na dane szkolenie w nowym oknie podział na dwie części: 1. Lista zakwalifikowanych na dany termin szkolenia Kolumny: Lp., Oryginał kwestionariusza, N, Pracownik socjalny (T/N), Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Tel kontaktowy, adres , ngo`s, Ocena, Listy zamknięte, Listy otwarte, Nocleg (T/N), Dojazd (własny/rcps), Data rozpoczęcia udziału w szkoleniu. 2. Lista rezerwowych Kolumny: Lp., Oryginał kwestionariusza, N, Pracownik socjalny (T/N), Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Tel kontaktowy, adres , ngo`s, Ocena, Listy zamknięte, Listy otwarte, Rezygnacja Dane w oknie Listy -> Zamknięte są tylko do podglądu (brak moŝliwości edycji) Z tej zakładki raport (format Excel): 1. Lista uczestników szkolenia Kolumny: Lp., Rok szkolenia, Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Adres, Telefon kontaktowy, Nocleg (T/N), Dojazd (własny/rcps), Data rozpoczęcia udziału w szkoleniu. 2. Lista rezerwowa Kolumny: Lp., Rok szkolenia, Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Adres, Telefon kontaktowy, Nocleg (T/N), Dojazd (własny/rcps), Data rozpoczęcia udziału w szkoleniu. Ad 4 Raporty (format Excel) a) Lista osób, które pojechały na szkolenia Kolumny: Nazwisko, Imię, Kobieta/MęŜczyzna, Pesel, Ngo`s, Stanowisko, Pracownik socjalny, Nazwa instytucji, Miejscowość (instytucji), Powiat (instytucji), Gmina (instytucji), Szkolenie 1, Tytuł szkolenia 1, Rok, Termin szkolenia 1, Szkolenie 2, Tytuł szkolenia 2, Rok, Termin szkolenia 2, Szkolenie 3, Tytuł szkolenia 3, Rok, Termin szkolenia 3, b) Raport z listami rezerwowymi dla wszystkich modułów szkoleniowych (jeśli dana osoba znajduje się na 2,5 czy 10 listach rezerwowych w raporcie musi wystąpić tyle samo razy): Kolumny: Nazwisko, Imię, Kobieta/MęŜczyzna, Pesel, Ngo`s, Stanowisko, Pracownik socjalny, Nazwa instytucji, Miejscowość (instytucji), Powiat (instytucji), Gmina (instytucji), Szkolenie, Tytuł szkolenia, Rok, Termin szkolenia, Telefon, , Data zgłoszenia

9 c) Lista osób, które po raz pierwszy wzięły udział w projekcie od początku jego realizacji. Raport pobierający dane ze wszystkich zakładek (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS) Kolumny: Forma wsparcia (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS), Nazwisko, Imię, Kobieta/MęŜczyzna, Pesel, Ngo`s, Stanowisko, Pracownik socjalny, Nazwa instytucji, Miejscowość (instytucji), Powiat (instytucji), Gmina (instytucji), Nazwa szkolenia, Rok, Termin szkolenia, Kierunek studiów/specjalizacja, Miejsce/Uczelnia d) Ilość pracowników socjalnych (pojedyncze pesele) od 2008 roku. Raport pobierający dane ze wszystkich zakładek (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS) Kolumny: Forma wsparcia (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS), Nazwisko, Imię, Kobieta/MęŜczyzna, Pesel, Ngo`s, Stanowisko, Pracownik socjalny, Nazwa instytucji, Miejscowość (instytucji), Powiat (instytucji), Gmina (instytucji), Rok, w którym pracownik był na szkoleniu, Nazwa szkolenia, Rok, Termin szkolenia, Kierunek studiów/specjalizacja, Miejsce/Uczelnia e) Lista osób, które wzięły udział w projekcie. Raport pobierający dane ze wszystkich zakładek (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS) z list zamkniętych. Kolumny: Forma wsparcia (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS), Nazwisko, Imię, Kobieta/MęŜczyzna, Pesel, Ngo`s, Stanowisko, Pracownik socjalny, Nazwa instytucji, Miejscowość (instytucji), Powiat (instytucji), Gmina (instytucji), Kierunek studiów/specjalizacja, Miejsce/Uczelnia, Nazwa szkolenia, Rok, Termin szkolenia. Ad 5 Administracja -> Moduły szkoleń W tym oknie dodajemy tytuły wszystkich modułów szkoleń. Administracja -> Daty szkoleń W tym oknie określamy Tytuł modułu szkoleniowego, Początek przyjmowania zgłoszeń datę pojawienia się wpisanego modułu na liście rozwijanej formularza elektronicznego, Koniec przyjmowania zgłoszeń - data oznaczająca ostatni dzień przyjmowania zgłoszeń, Data rozpoczęcia data rozpoczęcia szkolenia, Data zakończenia data zakończenia szkolenia, Miejsce szkolenia miejsce, w którym odbywać się będzie szkolenie.

10 W tym oknie istnieje moŝliwość edycji wpisanych wcześniej danych oraz usuwanie zaznaczonych modułów. Okna programu dla zakładki Studia: Beneficjenci Zgłoszenia Listy Raporty Administracja Rejestr Nowe Otwarte Raport 1 Kierunek / specjalizacja Ad 1 Weryfikacja Zamknięte Raport 2 Terminy Dodaj ręcznie Odrzucone Raport 3 (itd.) W oknie Beneficjenci -> Rejestr widoczne będą wszystkie nazwiska osób, które wzięły udział w studiach w bieŝącym roku po załoŝeniu osobie Kartoteki (kartoteka jest zakładana dla osób z list zamkniętych). W tym oknie moŝemy wyszukiwać osoby po nazwisku, imieniu czy numerze PESEL lub wyświetlić wszystkie osoby. Po wyborze danej osoby i kliknięciu na nią mamy moŝliwość przejrzenia informacji dotyczących tej osoby: dane osobowe (nazwisko, imię, PESEL, adres , telefon kontaktowy, adres do kontaktu), szkolenia oraz formy wsparcia, w których uczestniczy w bieŝącym roku i formy wsparcia, w jakich uczestniczyła. Ad 2 Zgłoszenia > Nowe - w tym oknie widoczne są wszystkie zgłoszenia przesłane przy uŝyciu formularza na stronie internetowej. MoŜliwość sortowania danych we wszystkich kolumnach. Lp. liczba porządkowa N osoby, które po raz pierwszy biorą udział w projekcie w ogóle Nazwisko osoby zgłaszającej się Imię osoby zgłaszającej się PESEL osoby zgłaszającej się Nazwa instytucji instytucja, w której pracuje osoba zgłaszająca się Miasto instytucji miejscowość instytucji, w której pracuje osoba zgłaszająca się Data wypełnienia kwestionariusza data przesłania kwestionariusza

11 Kierunek studiów/specjalizacja kierunek studiów/specjalizacja Forma wsparcia (wskazanie formy: Szkolenie, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej) informacja ze wszystkich tych forma wsparcia, z list otwartych i zamkniętych (liczba i rok) Ilość zgłoszeń informacja ile zgłoszeń i na jaką formę wsparcia przesłała osoba zgłaszająca (liczba i rok). Po kliknięciu na dane zgłoszenie pojawią się szczegółowe informacje dotyczące tego zgłoszenia (osoby) dostępne w oknie z zakładkami: Dane zgłoszenia (podgląd informacji z kwestionariusza + pole do wpisania oceny zgłoszenia oraz pole Uwagi), Dane historyczne (informacje o szkoleniach z lat ubiegłych w kolumnach: Nazwisko, Imię, Rok szkolenia, Tytuł szkolenia, Termin szklenia, Instytucja), Dane tegoroczne (informacje ze wszystkich zakładek - form wsparcia z podziałem na: 1) Zgłoszenia wszystkie zgłoszenia danej osoby na dowolną formę wsparcia (kolumny: Rok, Forma wsparcia, Data, Nazwa, Miejsce, Instytucja, Miejscowość instytucji, Data zgłoszenia), 2) Listy otwarte informacja, na jakich listach otwartych, uwzględniając wszystkie formy wsparcia, występuje dana osoba (kolumny: Forma wsparcia, Data, Nazwa, Miejsce, Instytucja, Miejscowość instytucji, Data zgłoszenia), 3) Listy zamknięte informacja, na jakich listach zamkniętych, uwzględniając wszystkie formy wsparcia, występuje dana osoba (kolumny: Rok, Forma wsparcia, Data, Nazwa, Miejsce, Instytucja, Miejscowość instytucji, Data zgłoszenia). Zgłoszenia > Weryfikacja w tym oknie dokonujemy oceny kaŝdego zgłoszenia oraz wybieramy odpowiednią liczbę osób na studia na wybrany kierunek/specjalizację. Po wybraniu z listy wyboru danego kierunku/specjalizacji wyświetla się lista osób, które zgłosiły się na ten kierunek/specjalizację (lista rozwijana z kierunkiem i terminem). Lp. liczba porządkowa N osoby, które po raz pierwszy biorą udział w projekcie w ogóle Forma wsparcia (wskazanie formy: Szkolenie, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej) informacja ze wszystkich tych forma wsparcia, z list otwartych i zamkniętych (liczba i rok) Pracownik socjalny (T/N) informacja ze zgłoszenia, czy dana osoba jest pracownikiem socjalnym zajmującym się aktywną integracją Nazwisko osoby zgłaszającej się Imię osoby zgłaszającej się PESEL osoby zgłaszającej się Nazwa instytucji instytucja, w której pracuje osoba zgłaszająca się

12 Miasto instytucji miejscowość instytucji, w której pracuje osoba zgłaszająca się Kierunek studiów/specjalizacja kierunek studiów/specjalizacja Data wypełnienia kwestionariusza data przesłania kwestionariusza Ocena ocena zgłoszenia (od 1 do 3) Listy zamknięte - informacja na ilu formach wsparcia w bieŝącym roku osoba juŝ była (liczba i rok) Listy otwarte informacja na ilu listach otwartych znajduje się dana osoba (liczba) ngo`s organizacja pozarządowa (T/N), oryginał kwestionariusza czy osoba dostarczyła oryginał (pole wyboru pola formularza) Przy kaŝdej osobie umieszczone jest pole wyboru pola formularza. Po jego zaznaczeniu i zatwierdzeniu np. odpowiednim przyciskiem dana osoba zostaje przeniesiona z okna Zgłoszenia -> Weryfikacja do Listy -> Otwarte. Zgłoszenia -> Dodaj ręcznie - moŝliwość wprowadzenia do systemu zgłoszenia ręcznie na podstawie kwestionariusza przesłanego np. faxem lub poprzez . Zgłoszenia > Odrzucone tu trafiają zgłoszenia odrzucone przez uŝytkownika systemu z powodu np. kilkukrotnego przesłania tego samego zgłoszenia lub przesłania zgłoszenia zawierającego błędy. Lp. - liczba porządkowa Nazwisko osoby zgłaszającej się Imię osoby zgłaszającej się PESEL osoby zgłaszającej się Nazwa instytucji instytucja, w której pracuje osoba zgłaszająca się Miasto instytucji miejscowość instytucji, w której pracuje osoba zgłaszająca się Kierunek studiów/specjalizacja kierunek studiów/specjalizacja Data wypełnienia kwestionariusza data przesłania kwestionariusza Uwagi wskazanie przyczyny odrzucenia zgłoszenia Ad 3 Listy -> Otwarte lista kierunków, które się jeszcze nie rozpoczęły, a które zawierają odpowiednią liczbę osób. Lp. liczba porządkowa Rok, w którym rozpoczyna się kierunek Nazwa kierunku/specjalizacji Miejsce/Uczelnia

13 Data rozpoczęcia studiów Data zakończenia studiów Ilość osób zakwalifikowanych na dany kierunek studiów. Po kliknięciu na dany kierunek w nowym oknie podział na dwie części: 1. Lista zakwalifikowanych Kolumny: Lp., Oryginał kwestionariusza, N, Pracownik socjalny (T/N), Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Tel kontaktowy, adres , ngo`s, Ocena, Korzystałam/em z form wsparcia w ramach projektu PO KL 1.45 lub 1.20 (T/N), Listy zamknięte, Listy otwarte, Nocleg (T/N), Zwrot kosztów dojazdu PKP, PKS, BUS (T/N) 2. Lista rezerwowych Kolumny: Lp., Oryginał kwestionariusza, N, Pracownik socjalny (T/N), Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Tel kontaktowy, adres , ngo`s, Ocena, Korzystałam/em z form wsparcia w ramach projektu PO KL 1.45 lub 1.20 (T/N), Listy zamknięte, Listy otwarte, Rezygnacja MoŜliwość zmiany osób zakwalifikowanych na dany kierunek studiów/specjalizację - usuwając wybraną osobę z listy zakwalifikowanych lub dodając osobę z listy rezerwowej. Z tej zakładki raport (format Excel): 1. lista zakwalifikowanych na dany kierunek studiów/specjalizację-do ubezpieczenia Kolumny: Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Adres, Telefon kontaktowy, Nocleg (T/N), Zwrot kosztów dojazdu PKP, PKS, BUS (T/N), Uwagi Powiadamiania o zakwalifikowaniu do udziału w danym kierunku studiów/specjalizacji poprzez osoby rekrutowanej, wskazany w formularzu (po zadaniu przez uŝytkownika programu polecenia powiadom automatycznie powinno otwierać się okno programu pocztowego Nowa wiadomość z zaimportowanymi z listy osób zakwalifikowanych adresami oraz podanym w temacie wiadomości kierunkiem/specjalizacją i terminem rozpoczęcia) Przycisk Przenieś zakwalifikowanych na listę zamkniętą zatwierdza listę i przenosi ją do menu Listy -> Zamknięte, co powoduje brak moŝliwości zmiany składu osobowego tej listy. Listy -> Zamknięte lista osób, która ostatecznie uczestniczą w danym kierunku/specjalizacji.

14 Lp. liczba porządkowa Rok, w którym rozpoczyna się kierunek/specjalizacja Nazwa kierunku/specjalizacji Miejsce/Uczelnia Data rozpoczęcia Data zakończenia Ilość osób zakwalifikowanych na dany kierunek studiów. Po kliknięciu na dane szkolenie w nowym oknie podział na dwie części: 1. Lista zakwalifikowanych na dany kierunek/specjalizację Kolumny: Lp., Oryginał kwestionariusza, N, Pracownik socjalny (T/N), Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Tel kontaktowy, adres , ngo`s, Ocena, Korzystałam/em z form wsparcia w ramach projektu PO KL 1.45 lub 1.20 (T/N), Listy zamknięte, Listy otwarte, Nocleg (T/N), Zwrot kosztów dojazdu PKP, PKS, BUS (T/N) 2. Lista rezerwowych Kolumny: Lp., Oryginał kwestionariusza, N, Pracownik socjalny (T/N), Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Tel kontaktowy, adres , ngo`s, Ocena, Korzystałam/em z form wsparcia w ramach projektu PO KL 1.45 lub 1.20 (T/N), Listy zamknięte, Listy otwarte, Rezygnacja Dane w oknie Listy -> Zamknięte są tylko do podglądu. Z tej zakładki raport (format Excel): 1. Lista uczestników danego kierunku studiów/specjalizacji Kolumny: Rok, Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Adres, Telefon kontaktowy, Nocleg (T/N), Zwrot kosztów dojazdu PKP, PKS, BUS (T/N), Uwagi 2. Lista rezerwowa Kolumny: Rok, Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Adres, Telefon kontaktowy, Nocleg (T/N), Zwrot kosztów dojazdu PKP, PKS, BUS (T/N), Uwagi Ad 4 Raporty (format Excel) a) Lista osób, które wzięły udział w studiach/specjalizacji Kolumny: Nazwisko, Imię, Kobieta/MęŜczyzna, Pesel, Wykształcenie oraz - Uczelnia, Kierunek, Rok ukończenia uczelni, Ngo`s, Stanowisko, Pracownik socjalny, Nazwa instytucji, Miejscowość (instytucji), Powiat (instytucji), Gmina (instytucji), Forma wsparcia studia, Kierunek studiów, Rok, Termin,

15 Miejsce/Uczelnia, Nocleg (T/N), Zwrot kosztów dojazdu PKP, PKS, BUS (T/N), Korzystałam/em z form wsparcia w ramach projektu PO KL 1.45 lub 1.20 (T/N) b) Lista rezerwowa dla kaŝdego kierunku studiów/specjalizacji Kolumny: Nazwisko, Imię, Kobieta/MęŜczyzna, Pesel, Wykształcenie oraz - Uczelnia, Kierunek, Rok ukończenia uczelni, Ngo`s, Stanowisko, Pracownik socjalny, Nazwa instytucji, Miejscowość (instytucji), Powiat (instytucji), Gmina (instytucji), Forma wsparcia studia, Kierunek, Rok, Termin, Miejsce/Uczelnia, Telefon, , Nocleg (T/N), Zwrot kosztów dojazdu PKP, PKS, BUS (T/N), Korzystałam/em z form wsparcia w ramach projektu PO KL 1.45 lub 1.20 (T/N), Data zgłoszenia c) Lista osób, które po raz pierwszy wzięły udział w projekcie od początku jego realizacji. Raport pobierający dane ze wszystkich zakładek (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS) Kolumny: Forma wsparcia (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS), Nazwisko, Imię, Kobieta/MęŜczyzna, Pesel, Ngo`s, Stanowisko, Pracownik socjalny, Nazwa instytucji, Miejscowość (instytucji), Powiat (instytucji), Gmina (instytucji), Nazwa szkolenia, Rok, Termin szkolenia, Kierunek studiów/specjalizacja, Miejsce/Uczelnia d) Ilość pracowników socjalnych (pojedyncze pesele) od 2008 roku. Raport pobierający dane ze wszystkich zakładek (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS) Kolumny: Forma wsparcia (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS), Nazwisko, Imię, Kobieta/MęŜczyzna, Pesel, Ngo`s, Stanowisko, Pracownik socjalny, Nazwa instytucji, Miejscowość (instytucji), Powiat (instytucji), Gmina (instytucji), Rok, w którym pracownik był na szkoleniu, Nazwa szkolenia, Rok, Termin szkolenia, Kierunek studiów/specjalizacja, Miejsce/Uczelnia e) Lista osób, które wzięły udział w projekcie. Raport pobierający dane ze wszystkich zakładek (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS) z list zamkniętych. Kolumny: Forma wsparcia (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS), Nazwisko, Imię, Kobieta/MęŜczyzna, Pesel, Ngo`s, Stanowisko, Pracownik socjalny, Nazwa instytucji, Miejscowość (instytucji), Powiat (instytucji), Gmina (instytucji), Kierunek studiów/specjalizacja, Miejsce/Uczelnia, Nazwa szkolenia, Rok, Termin szkolenia. Ad 5 Administracja -> Kierunek / specjalizacja W tym oknie dodajemy tytuły wszystkich kierunków studiów/specjalizacji.

16 Administracja -> Terminy W tym oknie określamy Tytuł kierunku/specjalizacji, Początek przyjmowania zgłoszeń datę pojawienia się wpisanego modułu na liście rozwijanej formularza elektronicznego, Koniec przyjmowania zgłoszeń - data oznaczająca ostatni dzień przyjmowania zgłoszeń, Data rozpoczęcia data rozpoczęcia kierunku/specjalizacji, Data zakończenia data zakończenia studiów/specjalizacji, Miejsce/Uczelnia miejsce/uczelnia, w którym odbywać się będzie kierunek/specjalizacja. W tym oknie istnieje moŝliwość edycji wpisanych wcześniej danych oraz usuwanie zaznaczonych kierunków. Okna programu dla zakładki Pracownicy RCPS: Beneficjenci Zgłoszenia Szkolenia Raporty Rejestr Nowe Raport 1 Weryfikacja Dodaj ręcznie Odrzucone Ad 1 W oknie Beneficjenci -> Rejestr widoczne będą wszystkie nazwiska osób, które wzięły udział w szkoleniach w bieŝącym roku po załoŝeniu osobie Kartoteki (kartoteka jest zakładana dla osób, które wzięły juŝ udział w szkoleniu). W tym oknie moŝemy wyszukiwać osoby po nazwisku, imieniu czy numerze PESEL lub wyświetlić wszystkie osoby. Po wyborze danej osoby i kliknięciu na nią mamy moŝliwość przejrzenia informacji dotyczących tej osoby: dane osobowe (nazwisko, imię, PESEL, adres , telefon kontaktowy, adres do kontaktu), szkolenia oraz szkolenia, w których uczestniczyła w bieŝącym roku i formy wsparcia, w jakich uczestniczyła.

17 Ad 2 Zgłoszenia > Nowe - w tym oknie widoczne są wszystkie zgłoszenia przesłane przy uŝyciu formularza na stronie internetowej. MoŜliwość sortowania danych we wszystkich kolumnach. Lp liczba porządkowa N osoby, które po raz pierwszy biorą udział w projekcie w ogóle Nazwisko osoby zgłaszającej się Imię osoby zgłaszającej się PESEL osoby zgłaszającej się Nazwa szkolenia tytuł szkolenia Miejsce miejsce szkolenia Termin szkolenia data szkolenia Wartość szkolenia koszt szkolenia Data wypełnienia kwestionariusza data przesłania kwestionariusza Ilość szkoleń - informacja na ilu szkoleniach w bieŝącym roku osoba juŝ była (liczba i rok) Forma wsparcia (wskazanie formy: Szkolenie, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej) informacja ze wszystkich tych forma wsparcia, z list otwartych i zamkniętych (liczba i rok) Ilość zgłoszeń informacja ile zgłoszeń i na jaką formę wsparcia przesłała osoba zgłaszająca. Zgłoszenia > Weryfikacja w tym oknie dokonujemy oceny kaŝdego zgłoszenia Lp. liczba porządkowa N osoby, które po raz pierwszy biorą udział w projekcie w ogóle Forma wsparcia (wskazanie formy: Szkolenie, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS) informacja ze wszystkich tych forma wsparcia, z list otwartych i zamkniętych (liczba) Pracownik socjalny (T/N) informacja ze zgłoszenia, czy dana osoba jest pracownikiem socjalnym zajmującym się aktywną integracją Nazwisko osoby zgłaszającej się Imię osoby zgłaszającej się PESEL osoby zgłaszającej się Nazwa szkolenia tytuł szkolenia Miejsce miejsce szkolenia Termin szkolenia data szkolenia Wartość szkolenia koszt szkolenia

18 Data wypełnienia kwestionariusza data przesłania kwestionariusza Ocena ocena zgłoszenia (od 1 do 3) Listy zamknięte - informacja na ilu szkoleniach w bieŝącym roku osoba juŝ była (liczba i rok) Oryginał kwestionariusza czy osoba dostarczyła oryginał (pole wyboru pola formularza) Przy kaŝdej osobie umieszczone jest pole wyboru pola formularza. Po jego zaznaczeniu i zatwierdzeniu np. odpowiednim przyciskiem dana osoba zostaje przeniesiona z okna Zgłoszenia -> Szkolenia Zgłoszenia -> Dodaj ręcznie - moŝliwość wprowadzenia do systemu zgłoszenia ręcznie na podstawie kwestionariusza przesłanego np. faxem lub poprzez . Zgłoszenia > Odrzucone tu trafiają zgłoszenia odrzucone przez uŝytkownika systemu z powodu np. kilkukrotnego przesłania tego samego zgłoszenia lub przesłania zgłoszenia zawierającego błędy. Lp liczba porządkowa Nazwisko osoby zgłaszającej się Imię osoby zgłaszającej się PESEL osoby zgłaszającej się Data wypełnienia kwestionariusza data przesłania kwestionariusza Uwagi wskazanie przyczyny odrzucenia zgłoszenia Ad 3 Szkolenia lista pracowników RCPS na szkolenia. Okno dzielone na dwie części: 1. (górne okno) Lp. Rok, w którym odbywa się szkolenie Nazwisko Imię Pesel Nazwa szkolenia Organizator szkolenia Termin szkolenia Miejsce szkolenia Wartość szkolenia

19 2. Rezygnacje (dolne okno) Lp. Rok, w którym odbywa się szkolenie Nazwisko Imię Pesel Nazwa szkolenia Organizator szkolenia Termin szkolenia Miejsce szkolenia Wartość szkolenia Rezygnacja Uwagi Dane w oknie szkolenia są tylko do podglądu. Po kliknięciu na nazwisko osoby w oknach: Zgłoszenie -> Nowe, Zgłoszenie -> Weryfikacja, Zgłoszenie -> Dodaj ręcznie, Zgłoszenie -> Odrzucone, Szkolenia, pojawią się szczegółowe informacje dotyczące tego zgłoszenia (osoby) dostępne w oknie z zakładkami: Dane zgłoszenia (podgląd informacji z kwestionariusza + pole do wpisania oceny zgłoszenia oraz pole Uwagi), Dane historyczne (informacje o szkoleniach z lat ubiegłych w kolumnach: Nazwisko, Imię, Rok szkolenia, Tytuł szkolenia, Termin szklenia, Instytucja), Dane tegoroczne (informacje ze wszystkich zakładek-form wsparcia z podziałem na: 1) Zgłoszenia wszystkie zgłoszenia danej osoby na dowolną formę wsparcia (kolumny: Rok, Forma wsparcia, Data, Nazwa, Miejsce, Instytucja, Miejscowość instytucji, Data zgłoszenia), 2) Listy otwarte informacja, na jakich listach otwartych, uwzględniając wszystkie formy wsparcia, występuje dana osoba (kolumny: Forma wsparcia, Data, Nazwa, Miejsce, Instytucja, Miejscowość instytucji, Data zgłoszenia), 3) Listy zamknięte informacja, na jakich listach zamkniętych, uwzględniając wszystkie formy wsparcia, występuje dana osoba (kolumny: Rok, Forma wsparcia, Data, Nazwa, Miejsce, Instytucja, Miejscowość instytucji, Data zgłoszenia). Ad 4 Raporty (format Excel) a) Lista osób, które pojechały na szkolenia Kolumny: Nazwisko, Imię, Kobieta/MęŜczyzna, Pesel, Stanowisko, Nazwa instytucji, Forma wsparcia pracownicy RCPS, Nazwa szkolenia, Rok, Termin szkolenia, Organizator szkolenia, Wartość szkolenia

20 Okna programu dla zakładki Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej: Beneficjenci Zgłoszenia Listy Raporty Administracja Rejestr Nowe Otwarte Raport 1 Moduły/Powiaty Ad 1 Weryfikacja Zamknięte Raport 2 Terminy Dodaj ręcznie Odrzucone Raport 3 (itd.) W oknie Beneficjenci -> Rejestr widoczne będą wszystkie nazwiska osób, które wzięły udział w platformie współpracy międzyinstytucjonalnej w bieŝącym roku po załoŝeniu osobie Kartoteki (kartoteka jest zakładana dla osób z list zamkniętych). W tym oknie moŝemy wyszukiwać osoby po nazwisku, imieniu czy numerze PESEL lub wyświetlić wszystkie osoby. Po wyborze danej osoby i kliknięciu na nią mamy moŝliwość przejrzenia informacji dotyczących tej osoby: dane osobowe (nazwisko, imię, PESEL, adres , telefon kontaktowy, adres do kontaktu), szkolenia oraz szkolenia, w których uczestniczyła w bieŝącym roku i formy wsparcia w jakich uczestniczyła. Ad 2 Zgłoszenia > Nowe - w tym oknie widoczne są wszystkie zgłoszenia przesłane przy uŝyciu formularza na stronie internetowej. MoŜliwość sortowania danych we wszystkich kolumnach. Lp. liczba porządkowa N osoby, które po raz pierwszy biorą udział w projekcie w ogóle Nazwisko osoby zgłaszającej się Imię osoby zgłaszającej się PESEL osoby zgłaszającej się Nazwa instytucji instytucja, w której pracuje osoba zgłaszająca się Miasto instytucji miejscowość instytucji, w której pracuje osoba zgłaszająca się Data wypełnienia kwestionariusza data przesłania kwestionariusza Miasto szkolenia miejscowość, w której odbywać się będzie szkolenie

21 Listy zamknięte informacja na ilu szkoleniach osoba juŝ była (liczba i rok) Listy otwarte informacja o zakwalifikowaniu na szkolenie, które dopiero się odbędzie (liczba) Forma wsparcia (wskazanie formy: Szkolenie, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej) informacja, w jakich formach wsparcia osoba juŝ uczestniczyła Ilość zgłoszeń informacja ile zgłoszeń osoba zgłaszająca przesłała Po kliknięciu na dane zgłoszenie pojawią się szczegółowe informacje dotyczące tego zgłoszenia (osoby) dostępne w oknie z zakładkami: Dane zgłoszenia (podgląd informacji z kwestionariusza + pole do wpisania oceny zgłoszenia oraz pole Uwagi), Dane historyczne (informacje o szkoleniach z lat ubiegłych w kolumnach: Nazwisko, Imię, Rok szkolenia, Tytuł szkolenia, Termin szklenia, Instytucja), Dane tegoroczne (informacje ze wszystkich zakładek-form wsparcia z podziałem na: 1) Zgłoszenia wszystkie zgłoszenia danej osoby na dowolną formę wsparcia (kolumny: Rok, Forma wsparcia, Data, Nazwa, Miejsce, Instytucja, Miejscowość instytucji, Data zgłoszenia), 2) Listy otwarte informacja, na jakich listach otwartych, uwzględniając wszystkie formy wsparcia, występuje dana osoba (kolumny: Forma wsparcia, Data, Nazwa, Miejsce, Instytucja, Miejscowość instytucji, Data zgłoszenia), 3) Listy zamknięte informacja, na jakich listach zamkniętych, uwzględniając wszystkie formy wsparcia, występuje dana osoba (kolumny: Rok, Forma wsparcia, Data, Nazwa, Miejsce, Instytucja, Miejscowość instytucji, Data zgłoszenia). Zgłoszenia > Weryfikacja w tym oknie dokonujemy oceny kaŝdego zgłoszenia oraz wybieramy odpowiednią liczbę osób do szkolenia na wybrany termin. Po wybraniu z listy wyboru danego modułu wyświetla się lista osób, które zgłosiły się na ten moduł (lista rozwijana z tytułami, terminami i powiatami). N osoby, które po raz pierwszy biorą udział w projekcie w ogóle Forma wsparcia (wskazanie formy: Szkolenie, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej) informacja, w jakich formach wsparcia osoba juŝ uczestniczyła Lp. liczba porządkowa Nazwisko osoby zgłaszającej się Imię osoby zgłaszającej się PESEL osoby zgłaszającej się Nazwa instytucji instytucja, w której pracuje osoba zgłaszająca się Miasto instytucji miejscowość instytucji, w której pracuje osoba zgłaszająca się Termin szkolenia data szkolenia

22 Data wypełnienia kwestionariusza data przesłania kwestionariusza Miasto szkolenia miejscowość, w której odbywać się będzie szkolenie Ocena ocena zgłoszenia (od 1 do 3) Listy zamknięte informacja na ilu szkoleniach osoba juŝ była (liczba i rok) Listy otwarte informacja o zakwalifikowaniu na szkolenie, które dopiero się odbędzie (liczba) Ngo`s organizacja pozarządowa (T/N) Oryginał kwestionariusza czy osoba dostarczyła oryginał (pole wyboru pola formularza) Przy kaŝdej osobie umieszczone jest pole wyboru pola formularza. Po jego zaznaczeniu i zatwierdzeniu np. odpowiednim przyciskiem dana osoba zostaje przeniesiona z okna Zgłoszenia -> Weryfikacja do Listy -> Otwarte. Zgłoszenia -> Dodaj ręcznie - moŝliwość wprowadzenia do systemu zgłoszenia ręcznie na podstawie kwestionariusza przesłanego np. faxem lub poprzez . Zgłoszenia > Odrzucone tu trafiają zgłoszenia odrzucone przez uŝytkownika systemu z powodu np. kilkukrotnego przesłania tego samego zgłoszenia lub przesłania zgłoszenia zawierającego błędy. Lp. liczba porządkowa Nazwisko osoby zgłaszającej się Imię osoby zgłaszającej się PESEL osoby zgłaszającej się Nazwa instytucji instytucja, w której pracuje osoba zgłaszająca się Miasto instytucji miejscowość instytucji, w której pracuje osoba zgłaszająca się Szkolenie nazwa szkolenia Termin szkolenia data szkolenia Data wypełnienia kwestionariusza data przesłania kwestionariusza Miasto szkolenia miejscowość, w której odbywać się będzie szkolenie Uwagi wskazanie przyczyny odrzucenia zgłoszenia Ad 3 Listy otwarte lista szkoleń, które się jeszcze nie odbyły, a które zawierają odpowiednią liczbę osób. Nazwa szkolenia Miejsce szkolenia Data rozpoczęcia szkolenia

23 Data zakończenia szkolenia Ilość osób Po kliknięciu na dane szkolenie w nowym oknie podział na dwie części: 1. Lista zakwalifikowanych Kolumny: Oryginał kwestionariusza, N, Pracownik socjalny (T/N), Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Tel kontaktowy, adres , ngo`s, Ocena, Listy zamknięte, Listy otwarte 2. Lista rezerwowych Kolumny: Oryginał kwestionariusza, N, Pracownik socjalny (T/N), Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Tel kontaktowy, adres , ngo`s, Ocena, Listy zamknięte, Listy otwarte, Rezygnacja MoŜliwość zmiany osób zakwalifikowanych na szkolenie - usuwając wybraną osobę z listy zakwalifikowanych lub dodając osobę z listy rezerwowej. Z tej zakładki raport (format Excel): 1. lista zakwalifikowanych na dany termin szkolenia Kolumny: Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Adres, Telefon kontaktowy, Nocleg (T/N), Dojazd (własny/rcps), Data rozpoczęcia udziału w szkoleniu, uwagi Powiadamiania o zakwalifikowaniu poprzez osoby rekrutowanej, wskazany w formularzu (po zadaniu przez uŝytkownika programu polecenia powiadom automatycznie powinno otwierać się okno programu pocztowego Nowa wiadomość z zaimportowanymi z listy osób zakwalifikowanych adresami oraz podanym w temacie wiadomości tematem i terminem); Przycisk Przenieś zakwalifikowanych na listę zamkniętą zatwierdza listę i przenosi ją do menu Listy -> zamknięte, co powoduje brak moŝliwości zmiany składu osobowego tej listy. Listy -> Zamknięte lista osób, która ostatecznie pojechała na szkolenie. Lp. Rok Nazwa szkolenia Miejsce szkolenia Data rozpoczęcia szkolenia Data zakończenia szkolenia Ilość osób Po kliknięciu na dane szkolenie w nowym oknie podział na dwie części: 1. Lista zakwalifikowanych na dany termin szkolenia

24 Kolumny: Oryginał kwestionariusza, N, Pracownik socjalny (T/N), Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Tel kontaktowy, adres , ngo`s, Ocena, Listy zamknięte, Listy otwarte 2. Lista rezerwowych Kolumny: Oryginał kwestionariusza, N, Pracownik socjalny (T/N), Nazwisko, Imię, PESEL, Instytucja, Miejscowość instytucji, Tel kontaktowy, adres , ngo`s, Ocena, Listy zamknięte, Listy otwarte, Rezygnacja Ad 4 Dane w oknie Listy -> Zamknięte są tylko do podglądu. Raporty a) Lista osób, które wzięły udział w projekcie. Raport pobierający dane ze wszystkich zakładek (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS) z list zamkniętych. Kolumny: Forma wsparcia (Szkolenia, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej, Pracownicy RCPS), Nazwisko, Imię, Kobieta/MęŜczyzna, Pesel, Ngo`s, Stanowisko, Pracownik socjalny, Nazwa instytucji, Miejscowość (instytucji), Powiat (instytucji), Gmina (instytucji), Kierunek studiów/specjalizacja, Miejsce/Uczelnia, Nazwa szkolenia, Rok, Termin szkolenia. b) Lista osób, które skorzystały z danej formy wsparcia Kolumny: Nazwisko, Imię, Kobieta/MęŜczyzna, Pesel, Stanowisko, Pracownik socjalny, Nazwa instytucji, Miejscowość (instytucji), Powiat (instytucji), Gmina (instytucji), Forma wsparcia, Szkolenie tytuł, termin szkolenia c) Lista instytucji z danego powiatu Kolumny: Powiat, Gmina, Miejscowość, Nazwa instytucji, Termin udziału, Forma wsparcia (cykl edukacyjny spotkania inicjujące współpracę, międzyinstytucjonalną) Ad 5 Administracja Administracja -> Moduły / Powiaty W tym oknie dodajemy nazwy wszystkich modułów i terminów. Administracja -> Terminy W tym oknie określamy Moduł/Powiat, Początek przyjmowania zgłoszeń datę pojawienia się wpisanego modułu na liście rozwijanej formularza elektronicznego, Koniec przyjmowania zgłoszeń - data oznaczająca ostatni dzień przyjmowania

25 zgłoszeń, Data rozpoczęcia data rozpoczęcia modułu, Data zakończenia data zakończenia modułu, Miejsce miejsce, w którym odbywać się będzie moduł. W tym oknie istnieje moŝliwość edycji wpisanych wcześniej danych oraz usuwanie zaznaczonych modułów. Okna programu dla zakładki Mechanizmy wdroŝeniowe: Beneficjenci Zgłoszenia Listy Raporty Administracja Rejestr Nowe Otwarte Raport 1 Moduły Ad 1 Weryfikacja Zamknięte Raport 2 Terminy Dodaj ręcznie Odrzucone Raport 3 (itd.) W oknie Beneficjenci -> Rejestr widoczne będą wszystkie nazwiska osób, które wzięły udział w szkoleniach w bieŝącym roku po załoŝeniu osobie Kartoteki (kartoteka jest zakładana dla osób z list zamkniętych). W tym oknie moŝemy wyszukiwać osoby po nazwisku, imieniu czy numerze PESEL lub wyświetlić wszystkie osoby. Po wyborze danej osoby i kliknięciu na nią mamy moŝliwość przejrzenia informacji dotyczących tej osoby: dane osobowe (nazwisko, imię, PESEL, adres , telefon kontaktowy, adres do kontaktu), szkolenia oraz szkolenia, w których uczestniczyła w bieŝącym roku i formy wsparcia w jakich uczestniczyła. Ad 2 Zgłoszenia > Nowe - w tym oknie widoczne są wszystkie zgłoszenia przesłane przy uŝyciu formularza na stronie internetowej. MoŜliwość sortowania danych we wszystkich kolumnach. Kolumny w tym oknie Lp. liczba porządkowa N" osoby, które po raz pierwszy biorą udział w projekcie w ogóle Nazwisko osoby zgłaszającej się Imię osoby zgłaszającej się

26 PESEL osoby zgłaszającej się Nazwa instytucji instytucja, w której pracuje osoba zgłaszająca się Miasto instytucji miejscowość instytucji, w której pracuje osoba zgłaszająca się Data wypełnienia kwestionariusza data przesłania kwestionariusza Miasto szkolenia miejscowość, w której odbywać się będzie szkolenie Listy zamknięte informacja na ilu szkoleniach osoba juŝ była (liczba i rok) Listy otwarte informacja o zakwalifikowaniu na szkolenie, które dopiero się odbędzie (liczba) Forma wsparcia (wskazanie formy: Szkolenie, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej) informacja w jakich formach wsparcia osoba juŝ uczestniczyła ilość zgłoszeń informacja ile zgłoszeń osoba zgłaszająca przesłała Po kliknięciu na dane zgłoszenie pojawią się szczegółowe informacje dotyczące tego zgłoszenia (osoby) dostępne w oknie z zakładkami: Dane zgłoszenia (podgląd informacji z kwestionariusza + pole do wpisania oceny zgłoszenia oraz pole Uwagi), Dane historyczne (informacje o szkoleniach z lat ubiegłych w kolumnach: Nazwisko, Imię, Rok szkolenia, Tytuł szkolenia, Termin szklenia, Instytucja), Dane tegoroczne (informacje ze wszystkich zakładek-form wsparcia z podziałem na: 1) Zgłoszenia wszystkie zgłoszenia danej osoby na dowolną formę wsparcia (kolumny: Rok, Forma wsparcia, Data, Nazwa, Miejsce, Instytucja, Miejscowość instytucji, Data zgłoszenia), 2) Listy otwarte informacja, na jakich listach otwartych, uwzględniając wszystkie formy wsparcia, występuje dana osoba (kolumny: Forma wsparcia, Data, Nazwa, Miejsce, Instytucja, Miejscowość instytucji, Data zgłoszenia), 3) Listy zamknięte informacja, na jakich listach zamkniętych, uwzględniając wszystkie formy wsparcia, występuje dana osoba (kolumny: Rok, Forma wsparcia, Data, Nazwa, Miejsce, Instytucja, Miejscowość instytucji, Data zgłoszenia). Zgłoszenia > Weryfikacja w tym oknie dokonujemy oceny kaŝdego zgłoszenia oraz wybieramy odpowiednią liczbę osób do szkolenia na wybrany termin. Po wybraniu z listy wyboru danego modułu szkoleniowego wyświetla się lista osób, które zgłosiły się na ten moduł (lista rozwijana z tytułami i terminami szkoleń). Lp. liczba porządkowa N osoby, które po raz pierwszy biorą udział w projekcie w ogóle Forma wsparcia (wskazanie formy: Szkolenie, Studia, Mechanizmy wdroŝeniowe, Platforma współpracy międzyinstytucjonalnej) informacja w jakich formach wsparcia osoba juŝ uczestniczyła Nazwisko osoby zgłaszającej się