Wrocaw, 30 sierpnia 2005 roku WK.660/420/K-28/05. Pan Ryszard Mieloch Burmistrz Milicza. ul. Trzebnicka Milicz

Transkrypt

1 Wrocaw, 30 sierpnia 2005 roku WK.660/420/K-28/05 Pan Ryszard Mieloch Burmistrz Milicza ul. Trzebnicka Milicz Regionalna Izba Obrachunkowa we Wrocawiu, dziaaj&c na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z 7 pa+dziernika 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 roku, nr 55 poz. 577 z pó+n. zm.), przeprowadzia w okresie od 31 maja do 29 lipca 2005 roku, kontrol3 kompleksow& gospodarki finansowej Gminy Milicz. Ustalenia kontroli zostay szczegóowo opisane w protokole podpisanym bez zastrze7e8 29 lipca 2005 roku. W trakcie kontroli pracownicy Urz3du reagowali na stwierdzone nieprawidowo9ci i podejmowali dziaania zmierzaj&ce do wyeliminowania cz39ci z nich. Do dziaa8 takich zaliczy: nale7y: wprowadzenie do stosowania instrukcji w sprawie przeciwdziaania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto9ci maj&tkowych pochodz&cych z nielegalnych lub nieujawnionych +róde; wprowadzenie zmiany do umowy zawartej z audytorem wewn3trznym, na mocy której ograniczono zakres 9wiadczonych przez niego usug do audytu wewn3trznego; okre9lenie w uchwale RM zasad gospodarowania nieruchomo9ciami gminnymi na podstawie obowi&zuj&cych przepisów ustawy z 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomo9ciami; przyst&pienie do opracowania projektu uchway w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, wymaganego przez przepis art. 21 ust. 1 ustawy z 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. nr 71, poz. 733 z pó+n. zm.); wezwanie podatników do zo7enia wyja9nie8 oraz przedo7enia korekt deklaracji podatkowych, w zwi&zku z czym dokonano przypisu podatku na kwot ,30 z; wyegzekwowanie od O9rodka Sportu i Rekreacji zwrotu po7yczki w kwocie z. W toku kontroli stwierdzono nieprawidowo9ci i uchybienia dotycz&ce mi3dzy innymi spraw organizacyjnych, dochodów i wydatków, zamówie8 publicznych oraz gospodarki nieruchomo9ciami. Stwierdzono ponadto, 7e pomimo poinformowania RIO o wykonaniu zalecenia pokontrolnego w zakresie podpisywania raportów kasowych oraz polece8 ksi3gowania przez osoby sprawdzaj&ce, dokumenty te nie byy podpisywane w dalszym ci&gu. Kontrola wykazaa tak7e szereg nieprawidowo9ci i uchybie8 w zakresie ewidencji ksi3gowej, które, w zwi&zku z obowi&zkiem przeprowadzania kontroli realizacji procedur kontroli na podstawie 5 % wydatków - zgodnie z art. 127 ust. 2 ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst

2 2 jednolity z 2003 r. Dz. U. nr 15, poz. 148 z pó+n. zm.), powinny zosta: stwierdzone i usuni3te przez kierownictwo Urz3du bez konieczno9ci dokonywania ustale8 w tym zakresie przez organ kontroli zewn3trznej. Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidowo9ci i uchybienia spowodowane byy mi3dzy innymi nieprzestrzeganiem lub b3dn& interpretacj& przepisów oraz niedopenieniem obowi&zków przez poszczególnych pracowników Urz3du. Za zaistniae nieprawidowo9ci odpowiedzialno9: ponosi Burmistrz oraz pracownicy Urz3du zgodnie z zakresami obowi&zków. Nieprawidowo9ci te dotyczyy ni7ej wskazanych zagadnie8. W zakresie zagadnie" ogólno-organizacyjnych Opaty za dostarczanie wody i odprowadzanie 9cieków pobierane byy w latach na podstawie stawek okre9lonych w uchwale nr XXX/261/01 Rady Miejskiej z 28 grudnia 2001 roku, podczas gdy od 14 stycznia 2002 roku, na podstawie art. 20 ust. 1 ustawy z 7 czerwca 2001 roku o zbiorowym zaopatrzeniu w wod3 i zbiorowym odprowadzaniu 9cieków, kompetencje do okre9lania na ka7dy rok taryf za dostarczanie wody i odprowadzanie 9cieków nale7& do przedsi3biorstw wodoci&- gowo kanalizacyjnych. Obowi&zuj&cy w gminie regulamin kontroli wewn3trznej w zakresie gospodarowania 9rodkami publicznymi z 4 czerwca 2001 roku nie zosta dostosowany do obowi&zuj&cych przepisów art. 35a ustawy o finansach publicznych. Ksi&gowo() i sprawozdawczo() bud+etowa Uregulowania wewn3trzne opisuj&ce zasady rachunkowo9ci w Urz3dzie nie speniay wymogów okre9lonych w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i lit. c ustawy z 29 wrze9nia 1994 roku o rachunkowo9ci (tekst jednolity Dz. U. z 2002 roku nr 76, poz. 694 z pó+n. zm.), poniewa7 mimo faktycznego dokonywania zapisów w dziennikach cz39ciowych nie przewidyway prowadzenia takich dzienników ani wzajemnych powi&za8 mi3dzy nimi, nie wskazyway wszystkich programów komputerowych eksploatowanych w ksi3gowo9ci ani wersji poszczególnych programów, nie zawieray równie7 opisu algorytmów i parametrów systemu informatycznego oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególno9ci metod zabezpieczenia dost3pu do danych i systemu ich przetwarzania. Ponadto poszczególne instrukcje byy ze sob& sprzeczne, gdy7 podaway ró7ne terminy sporz&dzania raportów kasowych, wymieniay inne rodzaje raportów kasowych, a Instrukcja inwentaryzacyjna odwoywaa si3 do kont nieuwzgl3dnionych w Zakadowym Planie Kont. Instrukcja dotycz&ca gospodarki kasowej dopuszczaa uzupenienie pogotowia kasowego oraz pokrywanie wydatków z wpywów bie7&cych do kasy, co byo niezgodne z art. 18 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, nakazuj&cym odprowadzenie pobranych dochodów na rachunek odpowiednio dochodów bud7etu gminy i pokrywanie swoich wydatków bezpo9rednio z bud7etu. Wbrew postanowieniom 12 ust. 1 pkt 1 rozporz&dzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowo9ci oraz planów kont dla bud7etu pa8stwa, bud7etów jednostek samorz&du terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752), Zakadowy Plan Kont nie przewidywa konta 221 Nale7no9ci z tytuu dochodów

3 3 bud7etowych i konta 226 Dugoterminowe nale7no9ci bud7etowe, mimo 7e w Urz3dzie wyst3poway operacje ksi3gowane na tych kontach. Nie przestrzegano art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowo9ci stanowi&cego, i7 konta ksi&g pomocniczych powinny zawiera: zapisy b3d&ce uszczegóowieniem i uzupenieniem zapisów kont ksi3gi gównej i powinny by: uzgodnione z saldami i zapisami na kontach ksi3gi gównej, poniewa7 faktury i rachunki ujmowane w ewidencji analitycznej konta 201 Rozrachunki z tytuu dostaw i usug z chwil& ich wpywu w ewidencji syntetycznej ksi3gowano z chwil& ich zapaty, w ewidencji syntetycznej nie uwzgl3dniano wynikaj&cych z ewidencji analitycznej zobowi&za8 wobec wspólnot mieszkaniowych, saldo ewidencji analitycznej konta 240 Pozostae rozrachunki ró7nio si3 od salda ewidencji syntetycznej o ,46 z, saldo ewidencji analitycznej konta 011 Hrodki trwae ró7nio si3 od salda ewidencji syntetycznej o ,13 z, a saldo ewidencji analitycznej konta 071 Umorzenia 9rodków trwaych i warto9ci niematerialnych i prawnych ró7nio si3 od salda ewidencji syntetycznej o ,17 z. Stwierdzono przypadki niechronologicznych zapisów w dziennikach, co byo niezgodne z art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowo9ci, a tak7e przeksi3gowania bez dowodów +ródowych mylnie uj3tych operacji, co byo sprzeczne z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowo9ci oraz 4 ust. 7 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów. Wbrew postanowieniom art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowo9ci dekretacje na dokumentach ksi3gowych nie zawieray wskazania miesi&ca uj3cia dowodu w ksi3gach rachunkowych, a dekretacje na wyci&gach bankowych wskazuj&ce konta nie byy podpisywane przez osoby dokonuj&ce dekretacji. Bilans jednostkowy Urz3du za 2004 rok sporz&dzono w pierwszej dekadzie czerwca 2005 roku, naruszaj&c tym przepisy z 18 ust. 4 oraz 19 ust. 3 rozporz&dzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowo9ci oraz planów kont dla bud7etu pa8stwa, bud7etów jednostek samorz&du terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, zgodnie z którymi bilans jednostki bud7etowej do 31 marca roku nast3pnego powinien zosta: zo7ony zarz&dowi jednostki samorz&du terytorialnego, a bilans &czny jednostek bud7etowych do 30 kwietnia roku nast3pnego do Regionalnej Izby Obrachunkowej ( 19 ust. 4 rozporz&dzenia). Wbrew obowi&zkowi wynikaj&cemu z 7 ust. 1 rozporz&dzenia Ministra Finansów z 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczo9ci bud7etowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z pó+n. zm.), nie sporz&- dzano miesi3cznych sprawozda8 jednostkowych dla Urz3du z wykonania planu dochodów i wydatków bud7etowych. Sprawozdania Rb-27S byy sporz&dzane z naruszeniem, wynikaj&cego z 10 ust. 2 rozporz&- dzenia Ministra Finansów z 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczo9ci bud7etowej, obowi&zku wykazywania w sprawozdaniach kwot zgodnych z danymi ewidencji ksi3gowej w zakresie najmu oraz dzier7aw, poniewa7: w sprawozdaniu za 2003 rok wykazano o ,00 z wi3cej przypisów i o ,00 z wi3- cej zalego9ci ni7 wynikao to z ewidencji ksi3gowej; w sprawozdaniu za 2004 rok wykazano o ,00 z mniej przypisów i o ,67 z mniej zalego9ci ni7 wynikao to z ewidencji ksi3gowej;

4 4 w sprawozdaniu za I kw roku wykazano o ,00 z wi3cej przypisów i o ,66 z mniej zalego9ci ni7 wynikao to z ewidencji ksi3gowej. Na koncie 013 Pozostae 9rodki trwae ujmowano 9rodki o warto9ci przekraczaj&cej z, co byo niezgodne z 5 ust. 3 pkt 6 rozporz&dzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowo9ci oraz planów kont dla bud7etu pa8stwa, bud7etów jednostek samorz&du terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Zakupionych licencji programów komputerowych nie zaksi3gowano na koncie 020 Warto9ci niematerialne i prawne, co byo sprzeczne z postanowieniami rozporz&dzenia w sprawie szczególnych zasady rachunkowo9ci oraz planów kont dla bud7etu pa8stwa, bud7etów jednostek samorz&du terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych w zwi&zku z art. 3 ust. 1 pkt 14 lit. a ustawy o rachunkowo9ci. Wbrew postanowieniom art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowo9ci zakupione pozostae 9rodki trwae wprowadzano do ksi&g rachunkowych w innych miesi&cach ni7 miesi&ce zakupu. Gospodarka pieni&+na i rozrachunki Wbrew postanowieniom rozporz&dzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowo9ci oraz planów kont dla bud7etu pa8stwa, bud7etów jednostek samorz&du terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, potr&cenia nale7no9ci podatkowych ze zobowi&zaniami wynikaj&cymi z faktur wystawionych przez podatników uj3to na koncie 130 Rachunek bie7&cy jednostki bud7etowej, mimo 7e operacje te nie wi&zay si3 z przepywem 9rodków pieni37nych przez rachunek bankowy. Nadmieni: nale7y, 7e konto 130 su7y do ewidencji stanu 9rodków bud7etowych oraz obrotów na rachunku bankowym jednostki bud7etowej z tytu- u wydatków i dochodów (wpywów) bud7etowych obj3tych planem finansowym. Przedmiotowe potr&cenia winny by: uj3te w urz&dzeniach ksi3gowych na koncie rozrachunkowym. Dochody wpacane do kasy Urz3du ujmowano w raportach kasowych nawet miesi&c po ich wpywie do kasy, co byo niezgodne z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowo9ci oraz 8 ust. 2 Instrukcji dotycz&cej gospodarki kasowej, nakazuj&cymi ujmowa: operacje gotówkowe w ksi3gach rachunkowych oraz raportach kasowych w tym samym dniu, w którym zostay dokonane. Stwierdzono przypadki dokonywania wypaty gotówki z kasy mimo braku potwierdzenia jej odbioru, co byo niezgodne z 7 ust. 2 lit. f Instrukcji dotycz&cej gospodarki kasowej. W zwi&zku z nieterminowym regulowaniem zobowi&za8 wobec kontrahentów z powodu braku 9rodków finansowych, Urz&d w 2005 roku zapaci ,13 z karnych odsetek, mimo 7e zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych wydatki publiczne powinny by: dokonywane w wysoko9ci i terminach wynikaj&cych z wcze9niej zaci&gni3tych zobowi&za8. Ponadto odsetek tych wbrew zasadom okre9lonym w rozporz&dzeniu Ministra Finansów z 20 wrze9nia 2004 roku w sprawie szczegóowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz 9rodków pochodz&- cych ze +róde zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz z pó+n. zm.) nie zaklasyfikowano do paragrafu 4580 Pozostae odsetki, a do paragrafu 4260 Zakup energii. W wyniku przegrania sporu s&dowego z URBEX Sp. z o. o. Urz&d zosta zobowi&zany do zapaty ,70 z odsetek z tytuu nieterminowej zapaty oraz &cznie z opat s&dowych i kosztów zast3pstwa procesowego. Spór powsta, poniewa7 Burmistrz poinformowa URBEX Sp. z

5 5 o.o. o rozwi&zaniu umowy na wykonanie zadania inwestycyjnego z winy wykonawcy i potr&ceniu z wynagrodzenia kar umownych, zamiast zgodnie z posiadanymi opiniami prawnymi oraz otrzymanym stanowiskiem Prezesa Urz3du Zamówie8 Publicznych wyst&pi: do s&du o stwierdzenie niewa7no9ci umowy z powodu naruszenia procedury przetargowej przy wyborze wykonawcy. Na koncie syntetycznym 221 Nale7no9ci z tytuu dochodów bud7etowych w ci&gu roku nie ujmowano wpat nale7no9ci oraz odpisów nale7no9ci, co byo niezgodne z rozporz&dzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowo9ci oraz planów kont dla bud7etu pa8stwa, bud7etów jednostek samorz&du terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Wbrew postanowieniom art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowo9ci nie wyst&piono o uzyskanie potwierdzenia sald do kontrahentów, wobec których Urz&d posiada nale7no9ci z tytuu dostaw i usug. Ponadto, potwierdzono kontrahentom salda nale7no9ci niewynikaj&ce z ksi&g Urz3du, mimo 7e art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowo9ci nakazywa wyja9ni: ujawnione w toku inwentaryzacji ró7nice mi3dzy stanem rzeczywistym a stanem wykazanym ksi3gach oraz rozliczy: te ró7nice w ksi3gach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypada termin inwentaryzacji. Dochody Decyzje podatkowe dla osób fizycznych wystawiane byy na podstawie danych nie wynikaj&- cych z informacji o gruntach, wymaganych przez art. 6a ust. 5 ustawy z 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 roku Dz. U. nr 94, poz. 431 z pó+n. zm.), lub wykazów nieruchomo9ci i obiektów budowlanych wymaganych przez art. 6 ust. 6 ustawy z 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 9, poz. 84 z pó+n. zm.) i bez przeprowadzenia post3powania podatkowego, co byo sprzeczne z postanowieniami art i 5 ustawy z 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. nr 15, poz. 148 z pó+n. zm.). Wbrew postanowieniom art. 272 pkt 2 i 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), organ podatkowy nie przeprowadza czynno9ci sprawdzaj&cych maj&cych na celu stwierdzenie formalnej poprawno9ci zo7onych deklaracji podatkowych oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezb3dnym do stwierdzenia zgodno9ci deklaracji z przedstawionymi dokumentami. Nie wygaszano zezwole8 na sprzeda7 napojów alkoholowych wydanych podmiotom, które nieterminowo wnosiy opaty za korzystanie z zezwole8, co byo niezgodne z art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy z 26 pa+dziernika 1982 roku o wychowaniu w trze+wo9ci i przeciwdziaaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 147, poz z pó+n. zm.). Nie prowadzono kont analitycznych dla rozrachunków z tytuu opaty za korzystanie z zezwole8 na sprzeda7 napojów alkoholowych do konta 221 Nale7no9ci z tytuu dochodów bud7etowych, co byo niezgodne z rozporz&dzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowo9ci oraz planów kont dla bud7etu pa8stwa, bud7etów jednostek samorz&du terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Ponadto, wbrew postanowieniom 13 ust. 1 pkt 3 rozporz&dzenia Ministra Finansów z 25 maja 1999 roku w sprawie rachunkowo9ci i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opat dla organów podatkowych jednostek samorz&du terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511

6 6 z pó+n. zm.), nie prowadzono kont analitycznych dla rozlicze8 z inkasentami z tytuu pobranych podatków i opat. Zalego9ci z tytuu czynszu najmu oraz dzier7aw w okresie od 31 grudnia 2003 roku do 31 marca 2005 roku zmniejszyy si3 o kwot z, ale mimo podejmowania przez Urz&d dziaa8 zmierzaj&cych do ich wyegzekwowania, nadal wynosiy z. Dziaa8 takich nie podejmowano jednak wcale w stosunku do pi3ciu dzier7awców. Wydatki i zamówienia publiczne Nie przestrzegano wskazanego w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z 13 pa+dziernika 1998 roku o Funduszu Ubezpiecze8 Spoecznych (Dz. U. nr 137, poz. 887 ze zm.) terminu odprowadzania skadek na ubezpieczenia spoeczne, w zwi&zku z czym zapacono 6 678,21 z karnych odsetek, które wbrew zasadom okre9lonym w rozporz&dzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegóowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz 9rodków pochodz&cych ze +róde zagranicznych, zaklasyfikowano do paragrafu 4110 Skadki na ubezpieczenia spoeczne zamiast do paragrafu 4570 Odsetki od nieterminowych wpat z tytuu pozostaych podatków i opat. Dwóm radnym wypacono diety ni7sze &cznie o 168,70 z od diet przysuguj&cych im zgodnie z uchwa& Rady Miejskiej nr V/29/03 z 30 stycznia 2003 roku w sprawie ustalenia zasad, na podstawie których radnym przysuguj& diety oraz zwrot kosztów podró7y. Na rozliczeniach polece8 wyjazdu su7bowego brak byo podpisów potwierdzaj&cych sprawdzenie dowodów pod wzgl3dem merytorycznym, co byo niezgodnie z postanowieniami 2 ust. 2 Cz39ci II instrukcji obiegu i kontroli dokumentów. W post3powaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cen3 na dostaw3 materiaów biurowych na 2004 rok, wbrew postanowieniom art. 27a ust. 1 pkt 1 ustawy z 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 72, poz. 664 z pó+n. zm.), nie odrzucono ofert niezawieraj&cych o9wiadcze8 o spenieniu warunków uczestniczenia w post3powaniu, wymaganych przez art. 22 ust. 2 ustawy, w zwi&zku z czym pomimo braku co najmniej dwóch ofert niepodlegaj&cych odrzuceniu nie uniewa7niono post3powania, co byo niezgodne z art. 27b ust. 1 pkt 1 ustawy. Tre9ci& pytania skierowanego do dostawców, których oferty rozpatrywano w trakcie post3powa8 przetargowych na dostaw3 eksploatacyjnych materiaów komputerowych na 2005 rok oraz na dostaw3 materiaów biurowych na 2005 rok, bya cena pakietu okre9lonej liczby artykuów. W wybranej ofercie nie wszystkie ceny jednostkowe artykuów biurowych byy korzystniejsze od przedstawionych w ofercie uznanej za mniej korzystn&. W zwi&zku z tym, 7e dokonane zakupy u wybranego dostawcy nie odpowiaday pakietowi materiaów z zapytania o cen3 (ani te7 jego wielokrotno9ci), a ponadto kupowano materiay niewymienione w pakiecie, nie byo podstaw do stwierdzenia, 7e dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówie8 publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z pó+n. zm.). W ogoszeniach o przetargu nieograniczonym: na budow3 ci&gu pieszo - jezdnego na pl. Korfantego w Miliczu, na wykonanie remontu w budynku Urz3du oraz na budow3 wodoci&gu i kanalizacji w ul. Cichej w Miliczu nie podano wymaganego terminu zwi&zania ofert&, do czego zobowi&zywa

7 7 przepis art. 41 pkt 11 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówie8 publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z pó+n. zm.). W siwz dotycz&cym ci&gu pieszego na pl. Korfantego dopuszczono podanie przez zamawiaj&cego podczas otwierania ofert takich szczegóów, które uzna on za istotne, podczas gdy przepisy ustawy nie uprawniaj& do stosowania kryterium uznaniowo9ci, a w art. 86 ust. 4 wymienione s& informacje, które zamawiaj&cy powinien poda: podczas otwarcia ofert. Ponadto, zgodnie z art. 86 ust. 3 ustawy, bezpo9rednio przed otwarciem ofert zamawiaj&cych powinien poda: kwot3, jak& zamierza przeznaczy: na sfinansowanie zadania, a sposób podania tej informacji okre9lony zosta w art. 28 ust. 1 ustawy. Obowi&zek ten nie zosta przez zamawiaj&cego zrealizowany. W dokumentacji post3powania na przebudow3 sanitariatów oraz dwóch pokoi biurowych zamawiaj&cy poprawi cen3 jednej ze zgoszonych ofert z z na z, co byo niezgodne z przepisem art. 27a ustawy z 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r. Dz. U. nr 72, poz. 664 z pó+n. zm.), zobowi&zuj&cym zamawiaj&cego do odrzucenia oferty. W post3powaniu na wykonanie robót remontowych w budynku UM zamawiaj&cy, zgodnie z siwz dokona poprawek oczywistych pomyek w kosztorysie ofertowym jednego z oferentów, ale nie dokona tego w przypadku pomyki wyst3puj&cej w kosztorysie ofertowym innego oferenta, polegaj&- cej na braku wyceny jednej z pozycji kosztorysu 9lepego. Zgodnie z odpowiednim zapisem siwz, zobowi&zywao to zamawiaj&cego do odrzucenia oferty (nieodrzucenie tej oferty nie miao wpywu na wynik post3powania). W uzasadnieniu odrzucenia przez zamawiaj&cego protestu zgoszonego przez uczestnika post3- powania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na powierzenie funkcji inwestora zast3pczego w ramach przygotowania i realizacji zadania inwestycyjnego pn.: "Rozbudowa Bazy Sportowo - Rekreacyjnej w Miliczu", nie poinformowano autora protestu o sposobie i terminie wniesienia 9rodka odwoawczego, do czego zobowi&zywa przepis art. 84 ust. 2 ustawy o zamówieniach publicznych, w zwi&zku z czym nie doszo do ostatecznego rozstrzygni3cia protestu. Zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy, do czasu ostatecznego rozstrzygni3cia protestu nie wolno byo zawrze: umowy w sprawie zamówienia publicznego. Umowa z firm&, która przetarg wygraa, zostaa jednak zawarta. Ponadto, w protokole z post3powania nie zamieszczono informacji o wniesionych protestach, co byo niezgodne z przepisem art. 25 ust. 1 pkt 12 ustawy o zamówieniach publicznych. Z kolei w umowie w sprawie powierzenia funkcji inwestora zast3pczego zagwarantowano wykonawcy dodatkowe wynagrodzenie w postaci prowizji w wysoko9ci 2,4% od warto9ci opracowanych projektów budowlano-wykonawczych (warto- 9ci z), map geodezyjnych i przeprowadzonych geotechnicznych bada8 podo7a gruntowego, poniewa7 wynagrodzenie prowizyjne inwestora zast3pczego liczone miao by: od cakowitych kosztów realizowanej inwestycji, a nie od kosztów robót budowlanych. W post3powaniu w sprawie udzielenia zamówienia publicznego na wykonanie operatu szacunkowego dla dziaki niezabudowanej nr 152 w Gruszeczce, wystawionej w 2003 roku do przetargu, zwrócono si3 z zapytaniem o cen3 do trzech oferentów. Zgodnie z art. 67 ustawy z 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 roku: Dz. U. nr 72, poz. 664 z pó+n. zm.), wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencj3 i sprawny przebieg post3powania zapewniao zwrócenie si3 z zapytaniem o cen3 nie mniej ni7 do czterech oferentów.

8 8 Gospodarka mieniem Przetarg przeprowadzony 6 pa+dziernika 2004 roku, w wyniku którego ustalono nabywc3 nieruchomo9ci zabudowanej poo7onej w miejscowo9ci Karmin za cen z, zosta przez Burmistrza uniewa7niony na podstawie rozmowy telefonicznej przeprowadzonej przez pracownika Urz3du z pracownikiem Wojewódzkiego Urz3du Ochrony Zabytków, z której miao wynika:, 7e Wojewódzki Konserwator Zabytków nie wyda pozwolenia na sprzeda7 tej nieruchomo9ci, która zostaa wpisana do rejestru zabytków. Zgodnie z art. 13 ust. 4 ustawy z 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomo- 9ciami (tekst jednolity z 2004 roku, Dz. U. nr 261, poz z pó+n. zm.), sprzeda7 takiej nieruchomo9ci wymagaa pozwolenia Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków wydanego w formie decyzji zgodnie z art. 91 ust. 4 ustawy z 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. nr 162, poz ze zm.). Decyzja w sprawie wydania takiego pozwolenia, a tak7e decyzja odmawiaj&ca jego wydania, zgodnie z art ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks post3powania administracyjnego (tekst jednolity z 2000 roku Dz. U. nr 98 poz z pó+n. zm.), powinna zawiera: m. in. uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pouczenie czy i w jakim trybie su7y od niej odwoanie. Decyzja jednak nie zostaa wydana, a podstaw& uniewa7nienia przetargu bya rozmowa telefoniczna, w wyniku której mylnie zinterpretowano przepisy ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami, wywodz&c z nich prawo uczestniczenia w przetargu tylko tych osób, które przed przyst&pieniem do przetargu uzyskay pozytywn& opini3 Konserwatora Zabytków co do sposobu zagospodarowania nieruchomo9ci, a wykluczaj&c tym samym mo7liwo9: uzyskania takiej opinii po rozstrzygni3ciu przetargu. Po uniewa7nieniu przetargu przeprowadzono nowy przetarg, w wyniku którego nabywc& nieruchomo9ci za cen z zosta ten sam uczestnik przetargu, który we wcze9niejszym post3powaniu ustalony zosta jej nabywc& za cen3 ponad trzykrotnie wy7sz&. Po rozstrzygni3ciu o sprzeda7y nieruchomo9ci w trybie przetargu, nie wysyano zawiadomie8 o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzeda7y do osób ustalonych nabywcami nieruchomo9ci, do czego zobowi&zyway przepisy art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomo9ciami. Od najemcy lokalu mieszkalnego przy ul. 1 Maja 17 pobierano czynsz w kwocie wy7szej ni7 wynikaj&ca z faktycznej powierzchni lokalu oraz z inwentaryzacji znajduj&cej si3 w dokumentacji wynajmuj&cego. Zawy7enie czynszu za okres od zawarcia umowy w 2000 roku do 30 marca 2004 roku wynioso 1 214,48 z. Najemców zainteresowanych kupnem zajmowanego lokalu mieszkalnego nie informowano o obowi&zkach wynikaj&cych z art. 34 ust. 4 i 5 ustawy o gospodarce nieruchomo9ciami, dotycz&cych zo7enia wniosku o nabycie lokalu w terminie okre9lonym w zawiadomieniu i zo7enia o9wiadczenia, 7e wyra7a zgod3 na cen3 ustalon& w sposób okre9lony w ustawie. Burmistrz zarz&dzi przeprowadzenie inwentaryzacji drog& spisu z natury jedynie w Urz3dzie wedug stanu na 30 czerwca 2005 roku, mimo 7e zgodnie z postanowieniami art. 26 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowo9ci inwentaryzacj3 nale7y przeprowadzi: w caej Gminie i w terminach okre9lonych w art. 26 ust. 1 i 3 ustawy. Przekazuj.c powy+sze Panu Burmistrzowi, Regionalna Izba Obrachunkowa we Wroc2awiu, dzia2aj.c na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z 7 pa5dziernika 1992 roku o regionalnych

9 9 izbach obrachunkowych, wnosi o podj&cie skutecznych dzia2a" maj.cych na celu usuni&cie powsta2ych nieprawid2owo(ci i uchybie" opisanych w protokole kontroli oraz niedopuszczenie do ich ponownego wyst.pienia w przysz2o(ci, a w szczególno(ci o: 1. Realizowanie, wynikaj&cego z art. 127 ust. 2 ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz. U. nr 15, poz. 148 z pó+n. zm.) obowi&zku przeprowadzania kontroli przestrzegania przez podlege i nadzorowane przez siebie jednostki, realizacji procedur o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy, obejmuj&c kontrol& w ka7dym roku co najmniej 5% wydatków podlegych jednostek organizacyjnych (tak7e Urz3du), zgodnie z przepisem art. 127 ust. 3 ustawy. 2. Doprowadzenie do okre9lania przez przedsi3biorstwo wodoci&gowo - kanalizacyjne na ka7dy rok taryf za dostarczanie wody i odprowadzanie 9cieków, zgodnie z art. 20 ustawy z 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wod3 i zbiorowym odprowadzaniu 9cieków (Dz. U. nr 72, poz. 747 z pó+n. zm.) i przedkadanie ich do uchwalenia przez Rad3 Miejsk& w Miliczu. 3. Wprowadzenie do stosowania procedur kontroli finansowej odpowiadaj&cych wymogom art.. 35a ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz. U. nr 15, poz. 148 z pó+n. zm.). 4. Wprowadzenie uregulowa8 wewn3trznych opisuj&cych zasady rachunkowo9ci w Urz3dzie, speniaj&cych wymogi okre9lone w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i lit. c ustawy z 29 wrze9nia 1994 roku o rachunkowo9ci (tekst jednolity Dz. U. z 2002 roku nr 76, poz. 694 z pó+n. zm.), spójnych i uwzgl3dniaj&cych wszystkie konta dotycz&ce operacji gospodarczych zachodz&cych w Urz3dzie, stosownie do postanowie8 12 ust. 1 pkt 1 rozporz&dzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowo9ci oraz planów kont dla bud7etu pa8stwa, bud7etów jednostek samorz&du terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz ze zm.). 5. Doprowadzenie do zgodno9ci zapisów instrukcji dotycz&cej gospodarki kasowej z przepisem art. 18 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, nakazuj&cym odprowadzenie pobranych dochodów na rachunek bud7etu gminy. 6. Prowadzenie ksi&g rachunkowych oraz dokonywanie zapisów ksi3gowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowo9ci oraz zasadami okre9lonymi w uregulowaniach wewn3trznych opisuj&- cych zasady rachunkowo9ci w Urz3dzie, a w szczególno9ci: zapewnienie penej zgodno9ci mi3dzy ewidencj& analityczn& a ewidencj& syntetyczn& stosownie do postanowie8 art. 16 ust. 1; chronologiczne ujmowanie zdarze8 jakie nast&piy w danym okresie sprawozdawczym w dzienniku zgodnie z art. 14 ust. 1; dokonywanie zapisów w ksi3gach rachunkowych na podstawie dowodów +ródowych zgodnie z art. 20 ust. 2; dokonywanie na dowodach ksi3gowych dekretacji zawieraj&cych wszystkie elementy okre- 9lone w art. 21 ust. 1 pkt 6;

10 10 ujmowanie w ksi3gach rachunkowych wpat dochodów do kasy w dniu ich wpywu stosownie do postanowie8 art. 24 ust. 5 pkt 3; wprowadzanie do ksi&g rachunkowych okresu sprawozdawczego w postaci zapisu zdarze8, które zaszy w tym okresie, stosownie do postanowie8 art. 20 ust Odprowadzanie na rachunek bankowy dochodów przyj3tych do kasy w terminach okre9lonych w uregulowaniach wewn3trznych opisuj&cych zasady rachunkowo9ci w Urz3dzie i zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. 8. Inwentaryzowanie nale7no9ci poprzez uzyskiwanie od kontrahentów potwierdze8 prawidowo9ci wykazanego w ksi3gach rachunkowych jednostki stanu tych nale7no9ci zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowo9ci. 9. Obj3cie inwentaryzacj& w drodze spisu z natury caego maj&tku Gminy zgodnie z art. 26 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowo9ci i rozliczanie ujawnionych ró7nic w ksi3gach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypada termin inwentaryzacji (art. 27 ust. 2 ustawy). 10. Rozliczanie ró7nic mi3dzy stanem zobowi&za8 wynikaj&cym z ksi&g rachunkowych a stanem zobowi&za8 wynikaj&cym z potwierdze8 sald przesanych przez kontrahentów stosownie do postanowie8 art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowo9ci. 11. Sporz&dzanie dla Urz3du miesi3cznych sprawozda8 jednostkowych z wykonania planu dochodów i wydatków bud7etowych stosownie do postanowie8 7 ust. 1 rozporz&dzenia Ministra Finansów z 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczo9ci bud7etowej (Dz. U. nr 24, poz. 279 z pó+n. zm.). 12. Przestrzeganie, wynikaj&cego z 10 ust. 2 rozporz&dzenia Ministra Finansów z 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczo9ci bud7etowej, obowi&zku wykazywania w sprawozdaniach kwot zgodnych z danymi wynikaj&cymi z ewidencji ksi3gowej oraz dokonanie korekty sprawozda8 Rb-27S za rok 2003 i 2004, a tak7e za I kw roku w zakresie kwot przypisów i zalego9ci z tytuu dochodów z najmu i dzier7aw. 13. Sporz&dzanie bilansu jednostkowego Urz3du do 31 marca kolejnego roku zgodnie z 18 ust. 4 rozporz&dzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowo9ci oraz planów kont dla bud7etu pa8- stwa, bud7etów jednostek samorz&du terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych w celu umo7liwienia przekazania do 30 kwietnia do Regionalnej Izby Obrachunkowej bilansu &cznego jednostek bud7etowych stosownie do postanowie8 19 ust. 3 rozporz&dzenia. 14. Dokonywanie zapisów na poszczególnych kontach zgodnie z zasadami okre9lonymi w rozporz&- dzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowo9ci oraz planów kont dla bud7etu pa8stwa, bud7etów jednostek samorz&du terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. 15. Terminowe regulowanie zobowi&za8 zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, w tym opacanie skadek na ubezpieczenia spoeczne w terminie wskazanym w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z 13 pa+dziernika 1998 roku o systemie ubezpiecze8 spoecznych (Dz. U. nr 137, poz. 887 ze zm.), w celu unikni3cia zapaty karnych odsetek.

11 Klasyfikowanie wydatków zgodnie z zasadami okre9lonymi w rozporz&dzeniu Ministra Finansów z 20 wrze9nia 2004 roku w sprawie szczegóowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz 9rodków pochodz&cych ze +róde zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz z pó+n. zm.). 17. Wybieranie najkorzystniejszej drogi rozwi&zywania stosunków prawnych z kontrahentami, wskazywanej przez opinie prawne, a nienara7aj&cej Gminy na dodatkowe koszty zwi&zane z przegraniem post3powania s&dowego. 18. Przestrzeganie przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 8, poz. 60 z pó+n. zm.) w trakcie realizacji dochodów bud7etowych z tytuu podatków i opat, a w szczególno9ci: wydawanie decyzji podatkowych na podstawie danych wynikaj&cych z deklaracji podatkowych skadanych przez podatników lub na podstawie danych uzyskanych w wyniku przeprowadzonego post3powania podatkowego, stosownie do postanowie8 art i 5; dokonywanie w trybie art. 272 pkt 2 i 3 czynno9ci sprawdzaj&cych maj&cych na celu stwierdzenie formalnej poprawno9ci deklaracji podatkowych oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezb3dnym do stwierdzenia zgodno9ci deklaracji z przedstawionymi dokumentami. 19. Stwierdzanie wyga9ni3cia zezwole8 na sprzeda7 napojów alkoholowych zgodnie z art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy z 26 pa+dziernika 1982 roku o wychowaniu w trze+wo9ci i przeciwdziaaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 147, poz z pó+n. zm.) w przypadku niedokonywania w terminach okre9lonych w art. 11¹ ust. 7 ustawy - opaty za korzystanie z tego zezwolenia. 20. Naliczanie i wypacanie diet radnym zgodnie z zasadami i w wysoko9ci okre9lonej w obowi&zuj&cej uchwale Rady Miejskiej oraz podj3cie dziaa8 maj&cych na celu spowodowanie dopaty nienale7nie zani7onych diet radnym. 21. Udzielanie zamówie8 publicznych zgodnie z przepisami ustawy z 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówie8 publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 z pó+n. zm.), a w szczególno9ci: podawanie w ogoszeniach o przetargu wymaganego terminu zwi&zania ofert&, zgodnie z art. 41 pkt 11; podawanie bezpo9rednio przed otwarciem ofert informacji wymienionej w art. 86 ust. 3 ustawy a podczas otwarcia ofert informacji wymienionych w art. 86 ust. 3 i ust.4; odrzucanie ofert zawieraj&cych omyki rachunkowe w obliczaniu ceny, których nie mo7na poprawi: na podstawie art. 88, lub b3dy w obliczaniu ceny (art. 89 ust. 1 pkt 6); odrzucanie ofert, których tre9: nie odpowiada tre9ci siwz (art. 89 ust. 1 pkt 2); zwracanie si3 z zapytaniem o cen3 do takiej liczby wykonawców (nie mniej ni7 5), która zapewnia konkurencj3 oraz wybór najkorzystniejszej oferty (art. 71 ust. 1); uniewa+nianie post3powania prowadzonego w trybie zapytania o cen3 w przypadku braku co najmniej dwóch ofert niepodlegaj&cych odrzuceniu, zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 2; przekazywanie rozstrzygni3cia protestu wraz z jego uzasadnieniem oraz pouczeniem o sposobie i terminie wniesienia odwoania podmiotowi, który wniós protest (art. 183 ust. 2);

12 12 niezawieranie umów do czasu ostatecznego rozstrzygni3cia protestu (art. 182); zamieszczanie w protokole post3powania o udzielenie zamówienia publicznego informacji o wniesionych protestach i odwoaniach oraz o ich rozstrzygni3ciach, zgodnie z 2 pkt 16 rozporz&dzenia Prezesa Rady Ministrów z 7 kwietnia 2004 r. w sprawie protokou o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. nr 71, poz. 646); dokonywanie wyboru najkorzystniejszej oferty zgodnie z zasadami okre9lonymi w art. 2 pkt Doprowadzenie do zmiany umowy na penienie funkcji inwestora zast3pczego zawartej z firm& EKORAJ, w celu wyeliminowania mo7liwo9ci domagania si3 przez t3 firm3 dwukrotnego wynagrodzenia za dokumentacj3 oraz za badania geotechniczne podo7a gruntowego. 23. Dokonywanie sprzeda7y nieruchomo9ci wpisanych do rejestru zabytków po uzyskaniu od Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków decyzji wydanej zgodnie z przepisami ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks post3powania administracyjnego (tekst jednolity z 2000 roku Dz. U. nr 98 poz z pó+n. zm.), ustawy z 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomo9ciami (tekst jednolity z 2004 roku, Dz. U. nr 261, poz z pó+n. zm.) oraz ustawy z 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. nr 162, poz z pó+n. zm.). 24. Prowadzenie systematycznej kontroli terminowo9ci zapaty nale7no9ci czynszowych i w przypadkach gdy nale7no9: nie zostanie zapacona w terminie, bezzwoczne wysyanie do zobowi&- zanego wezwania do zapaty, a po bezskutecznym upywie terminu okre9lonego w wezwaniu wyst3powanie z powództwem do s&du rejonowego na zasadzie art pkt 2 ustawy z 17 listopada 1964 r. Kodeks post3powania cywilnego (Dz. U. nr 43, poz. 296 z pó+n. zm.). 25. Zawiadamianie osób ustalonych w przetargu jako nabywcy nieruchomo9ci o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzeda7y, stosownie do wymogów przepisu art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomo9ciami, w celu zapewnienia gminie, wynikaj&cego z art. 41 ust. 2 prawa do zatrzymania wadium w sytuacji nieusprawiedliwionego niestawienia si3 tych osób w wyznaczonym miejscu i czasie w celu zawarcia umowy sprzeda7y. 26. Ustalanie i pobieranie czynszu od najemców lokali mieszkalnych nale7&cych do zasobu mieszkaniowego gminy w wysoko9ci wynikaj&cej z faktycznej powierzchni lokalu oraz dokonanie zwrotu kwoty 1 214,48 z nadpaconego przez najemc3 lokalu mieszkalnego w Miliczu przy ul 1 Maja 17, b3d&cej skutkiem niewywi&zywania si3 gminy z zawartej umowy najmu w zakresie zadeklarowanej powierzchni lokalu. 27. Zawiadamianie najemców zainteresowanych skorzystaniem z pierwsze8stwa przy zakupie zajmowanego lokalu mieszkalnego o wynikaj&cym z art. 34 ustawy o gospodarce nieruchomo9ciami obowi&zku zo7enia wniosku w okre9lonym terminie i zo7enia o9wiadczenia, 7e wyra7a zgod3 na cen3 ustalon& w sposób okre9lony w ustawie. Regionalna Izba Obrachunkowa we Wroc2awiu, zgodnie z art. 9 ust. 3 i ust. 4 ustawy z 7 pa5dziernika 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych oczekuje, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wyst.pienia pokontrolnego, informacji o wykonaniu wniosków lub o przyczynach ich niewykonania. Do wniosków zawartych w wyst.pieniu pokontrolnym

13 13 przys2uguje prawo zg2oszenia zastrze+enia do Kolegium Izby. Zastrze+enie sk2ada w2a(ciwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wyst.pienia pokontrolnego, za po(rednictwem Prezesa Izby. Podstaw. zg2oszenia zastrze+enia mo+e by) tylko zarzut naruszenia prawa poprzez b2&dn. jego wyk2adni& lub niew2a(ciwe zastosowanie. Do wiadomo9ci: Pan Edward Rybka Przewodnicz&cy Rady Miejskiej w Miliczu