Informacje na temat ochrony danych zgodnie z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych Unii Europejskiej (RODO) dla klientów i dostawców

Transkrypt

1 Informacje na temat ochrony danych zgodnie z Rozporządzeniem o ochronie danych osobowych Unii Europejskiej (RODO) dla klientów i dostawców maj 2018 Niniejsze informacje przeznaczone są dla naszych pracowników oraz klientów i dostawców i stanowią przegląd sposobu przetwarzania danych osobowych i praw pracowników w ramach Rozporządzenia Parlamentu Europejksiego i Rady (UE) 2016/679 dotyczącego ochrony danych osobowych ( RODO), polskich ustaw o ochronie danych osobowych (Dz.U poz.922, Dz.U poz.1000) oraz niemieckiej Federalnej ustawy o ochronie danych osobowych (BDSG) - w przypadku przetwarzania danych przez podmity, do których stosuje się jej zapisy, takich jak Busch Dienste GmbH. 1. Kto jest Administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych i z kim mogę się skontaktować, aby uzyskać pomoc? a) Biurem odpowiedzialnym jest: Busch Polska Sp. z o.o. Nowa Wieś, ul. Dedala Kruszyn Polska Tel Adres busch@busch com.pl Kontakt z inspektorem ochrony danych można nawiązać za pośrednictwem poczty elektronicznej: rodo@busch.com.pl lub pisząc na adres widoczny powyżej, dodając dopisek inspektor ochrony danych (j.w.) 2. Dlaczego dane są przetwarzane i jaka jest podstawa prawna do ich przetwarzania? Dane przetwarzamy zgodnie z przepisami Rozporządzenia o ochronie danych osobowych Unii Europejskiej (RODO) i krajowymi przepisami o ochronie danych: a) Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy (sekcja (b) art. 6(1) RODO) W szczególności w związku z zamówieniami klientów, dostawcami, usługodawcami i pracownikami. b) Przetwarzanie jest niezbędne do celów uzasadnionych interesów (punkt (f) art. 6(1) RODO) Jeśli to konieczne, przetwarzanie danych wykracza poza wykonanie kontraktu, aby chronić uzasadnione interesy nasze lub stron trzecich, takie jak: Ujawnienie danych wewnątrz grupy Busch Reklama w zakresie, w jakim nie wyrażono sprzeciwu wobec wykorzystania danych Ocena i poprawa procesów na potrzeby bezpośredniego kontaktu z klientami, w tym ich segmentacji i obliczania prawdopodobieństwa zawarcia kontraktu Realizacja i obrona roszczeń prawnych w przypadku wystąpienia sporu prawnego 1

2 Zapewnienie bezpieczeństwa informacji i działań informatycznych w firmie Środki zapewnienia bezpieczeństwa budynków i systemu (np. kontrola dostępu) Środki wykonania praw własności Środki zarządzania biznesowego i dalszego rozwoju usług i produktów Kontroling i zarządzanie ryzykiem w grupie Busch c) Udzielenie zgody (sekcja (a) art. 6(1) RODO) Jeśli udzielono zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby konkretnych celów (np. kontaktu, marketingu bezpośredniego, newslettera), mamy prawo je przetwarzać na tej podstawie. Można ją wycofać w dowolnym momencie. Dotyczy to również uchylenia oświadczeń zgody udzielonych przed wejściem w życie Rozporządzenia o ochronie danych osobowych Unii Europejskiej, tj. przed dniem 25 maja 2018 r. Należy pamiętać, że wszelkie uchylenia mają zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do przyszłości. Rozporządzenie nie wpływa na przetwarzanie danych przed tą datą. W dowolnym momencie można poprosić o informacje na temat udzielonej zgody. d) Przetwarzanie jest niezbędne, aby zapewnić zgodność z zobowiązaniami prawnymi (sekcja (c) art. 6(1) RODO) Podlegamy różnym zobowiązaniom prawnym, czyli wymaganiom prawnym (np. audytom list sankcji). Grupa Busch przetwarza dane na przykład w celu kontroli tożsamości, wypełnienia zobowiązań kontroli i raportowania w zakresie podatków i ubezpieczenia społecznego, zapobiegania oszustwom i praniu pieniędzy, a także zarządzaniu ryzykiem. 3. Kto otrzymuje dane? Dostęp do danych osobowych otrzymują te biura w ramach grupy Busch, które wymagają ich do wypełnienia zobowiązań prawnych i wynikających z umowy lub zabezpieczenia uzasadnionych interesów. Z tych samych powodów dane mogą zostać udostępnione firmom powiązanym z grupą Busch, usługodawcom i podwykonawcom. Przekazujemy je wyłącznie jeśli jest to wymagane przepisami prawa lub została udzielona zgoda. Mamy prawo udostępnić lub przekazać dane podmiotom pwoiązanym kapitałowo oraz przetwarzającym dane, z usług których korzystamy. Gwarantują one przestrzeganie standardów poufności danych i zapisów Rozporządzenia o ochronie danych osobowych, polskich ustaw o ochronie danych osobowych i niemieckiej Federalnej ustawy o ochronie danych. W ramach tych warunków dane mogą zostać przekazane następującym odbiorcom: Firmom powiązanym z grupą Busch Busch Dienste GmbH jako najważniejszemu centrum danych grupy Busch Zewnętrznym dostawcom usług przechowywania w chmurze i ASP Usługodawcom w zakresie ratingu kredytowego Urzędom państwowym w ramach wypełniania statutowych zobowiązań raportowania, np. urzędom skarbowym, zakładom ubezpieczenia społecznego, organom ścigania Podmiotom sektora bankowego Firmom zajmującym się obsługą/konserwacją aplikacji informatycznych / elektronicznego przetwarzania danych Podmiotm odpowiedzialnym za: 2

3 Archiwizację Przetwarzanie dokumentacji Usługi zapewniania zgodności Audyty list sankcji Niszczenie danych Usługi audytowe Usługi płatności kartą (karty kredytowe) i bankowe transakcje płatnicze Systemy raportowania Telekomunikacje Ubezpieczenie Zarządzanie stronami internetowymi (usługi hostingowe / konserwacja) Firmom leasingowym Dostawcom usług gromadzenia danych Dostawom usług marketingowych 4. Czy dane są przekazywane do krajów trzecich lub organizacji międzynarodowych? Dane są przekazywane do krajów spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (tzw. krajów trzecich), jedynie jeśli jest to niezbędne do wykonania zamówienia (np. zakupu materiałów, produkcji, logistyki), wymagane przepisami prawa (np. w związku z wymogami dotyczącymi raportowania), otrzymaliśmy na to zgodę lub stanowi część wykonywanego zadania. Ponadto wymiana danych ma miejsce między firmami powiązanymi z grupą Busch, znajdującymi się w krajach trzecich. Jeśli zatrudniani są usługodawcy w krajach trzecich, muszą oni zatwierdzić standardowe klauzule umowne i dodatkowe pisemne instrukcje stosowane w Unii Europejskiej oraz utrzymywać poziom ochrony danych w niej obowiązujący. Z firmami powiązanymi z grupą Busch podpisano odpowiednie umowy. 5. Jak długo dane są przechowywane? Dane osobowe przechowujemy tak długo, jak jest to niezbędne do wypełnienia zobowiązań umownych i statutowych. Zostają one usuwane, kiedy nie są już wymagane do realizacji wcześniej wspomnianych celów. Możliwe jest, że będą przechowywane przez okres składania reklamacji wobec naszej firmy (statutowe okresy od trzech do czterech lat). Dane przechowujemy również przez okres, do jakiego jesteśmy zobowiązani prawnie. Zobowiązania do zapewnienia dokumentacji i wymagania ich przechowywania wynikają z przepisów handlowych, podatkowych i ubezpieczenia społecznego. 6. W jakim zakresie wykorzystywane jest zautomatyzowane podejmowanie decyzji (w tym profilowanie)? Z zasady nie wykorzystujemy procesu zautomatyzowanego podejmowania decyzji podlegającego art. 22 RODO w zakresie ustalania i wdrażania relacji biznesowych. 7. Czy wykorzystywane jest profilowanie? W celu wysyłania użytkownikowi zamierzonych informacji oraz porad dotyczących produktów i usług, korzystamy z narzędzi do analizowania sieci, w szczególności technologii śledzenia. Umożliwiają one komunikację i dostarczają reklamy zgodnie z zapotrzebowaniem. Więcej informacji na ten temat można uzyskać, czytając Zasady ochrony prywatności, zamieszczone na naszej stronie, gdzie znajdują się również szczegóły dotyczące wykorzystania plików cookie. Zgodnie z przepisami prawa jesteśmy zobowiązani do wykonywania porównań z istniejącymi listami sankcji. Te środki mają również na celu ochronę pracowników. 3

4 8. Jakie prawa ochrony danych osobowych przysługują pracownikom, klientom, dostawcom? W przypadku przetwarzania danych osobowych pracownika oraz klienta, dostawcy będącego osobą fizyczną lub prowadzącą działalność w postaci jednoosobowej działalności gospodarczej jest on podmiotem danych według definicji zawartej w RODO, któremu przysługują następujące prawa w odniesieniu do nas jako administratora. Jeśli pracownik/klient chce skorzystać ze swoich praw lub uzyskać więcej informacji, prosimy o kontakt pod adres: rodo@busch.com.pl a) Prawa według art. 15 i kolejnych RODO (1) Pracownik ma prawo do dostępu zgodnie z art. 15 RODO. W określonych okolicznościach użytkownik ma prawo do sprostowania zgodnie z art. 16 RODO, prawo do ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO oraz prawo do usunięcia ( prawo do bycia zapomnianym ) zgodnie z art. 17 RODO. Ponadto ma prawo do ujawnienia przekazanych danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (prawo do przenoszenia) zgodnie z art. 20 RODO, o ile przetwarzanie odbywa się za pomocą zautomatyzowanych procedur i bazuje na zgodzie zgodnie z punktem (a) art. 6(1) lub punktem (a) art. 9(2) RODO albo umowy podlegającej punktowi (b) art. 6(1) RODO. W odniesieniu do prawa do dostępu i prawa do usunięcia dla danych przetwaranych na terenie Niemiec obowiązują ograniczenia zgodnie z sekcjami 34 i 35 niemieckiej Federalnej ustawy o ochronie danych osobowych (Bundesdatenschutzgesetz, BDSG). b) Wycofanie zgody zgodnie z art. 7(3) RODO Jeśli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, pracownik może w dowolnym momencie ją wycofać. Dotyczy to również uchylenia oświadczeń zgody udzielonych przed wejściem w życie Rozporządzenia o ochronie danych osobowych Unii Europejskiej, tj. przed dniem 25 maja 2018 r. Należy pamiętać, że wszelkie uchylenia mają zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do przyszłości. Rozporządzenie nie wpływa na przetwarzanie danych przed tą datą. c) Prawo do wniesienia skargi Pracownik / klinet/ dostawca ma możliwość skontaktowania się z nami lub organem nadzorczym w zakresie ochrony danych osobowych w celu wniesienia skargi, w szczególności w kraju członkowskim będącym miejscem zamieszkania, wykonywania pracy lub podejrzanego naruszenia (art. 77 RODO w połączeniu z sekcją 19 BDSG). d) Prawo do sprzeciwu zgodnie z art. 21 RODO Oprócz praw określonych wyżej użytkownik ma również prawo do sprzeciwu zgodnie z poniższymi informacjami: (1) Prawo do sprzeciwu związanego ze szczególną sytuacją Użytkownik (Pracownik/ Klinet/ Dostawca) ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących go danych osobowych opartego na punkcie (f) art. 6(1) RODO (przetwarzanie danych na postawie zrównoważenia interesów) z przyczyn wynikających ze szczególnej sytuacji użytkownika; dotyczy to również profilowania opartego na postanowieniach ujętych w art. 4(4) RODO. Po wniesieniu sprzeciwu nie będziemy przetwarzać danych osobowych użytkownika, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie, uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności użytkownika lub podstaw do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń natury prawnej. (2) Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingowych W indywidualnych przypadkach przetwarzamy dane osobowe do celów marketingu bezpośredniego. Pracownik/Klient/Dostawca ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących go danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania w zakresie, w jakim 4

5 przetwarzanie jest związane z marketingiem bezpośrednim. Jeśli Pracownik/Klient/Dostawca wniesie sprzeciw wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego, nie będziemy już przetwarzać jego danych osobowych do takich celów. Sprzeciw można wnieść w dowolnym formacie do podmiotu wyszczególnionego w sekcji 1 niniejszego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych. 9. Organ nadzorczy Organem nadzorczym wobec firmy Busch Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Nowej Wsi pod Włocławkiem jest: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych Adres korespondencyjny: ul. Stawki Warszawa Tel.: Faks: