Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 Optymalizacja kosztów noclegów i transportu. Raport. Podróże służbowe w Polsce 2012

Transkrypt

1 Raport Podróże służbowe w Polsce Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 Business Travel Cards 1

2 Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 Spis treści Wprowadzenie 3 Miejsce podróży służbowych na polskim rynku turystycznym 4 Podróże służbowe w Polsce w liczbach 5 Oszczędzanie na podróżach służbowych 8 Podsumowanie 14 2

3 Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 Wprowadzenie W latach 90 XX wieku wyjazdy biznesowe stanowiły wraz z turystyką religijną i medyczną najszybciej rozwijające się gałęzie turystyki na świecie. 1 Zmiany ustrojowe i rozwój gospodarki krajowej wpłynęły na wzrost ilości podróży służbowych w Polsce. 2 Aktualnie pomimo rozwoju technologii umożliwiających spotkania online, większość firm również nie rezygnuje z wyjazdów biznesowych, a co więcej - turystyka biznesowa jest wciąż prężnie rozwijającą się dziedziną turystyki. W dalszym ciągu wzrasta liczba Polaków podróżujących służbowo po kraju. Według badań Instytutu Turystyki wykonanego na zlecenie Ministra Sportu i Rekreacji w 2010 roku wyjazdy służbowe stanowiły 11% wszystkich krótkoterminowych wyjazdów krajowych. W 2011 roku liczba ta wzrosła do 14%. 3 Jednak w czasach kryzysu ekonomicznego firmy coraz częściej muszą rozważać możliwości redukcji kosztów podróży służbowych, co wiąże się często ze skróceniem czasu trwania podróży oraz ograniczeniami związanymi ze standardem hoteli. 4 Raport MICE Poland wskazuje, że w 2009 roku ze względu na kryzys gospodarczy firmy odwoływały zaplanowane wyjazdy służbowe lub ograniczały ich liczbę. 5 Często takie posunięcia są związane z niedostateczną ilością informacji na temat możliwości zredukowania kosztów, bez potrzeby skracania czasu wyjazdu. Mimo że z raportu Deloitte wynika, że w 2012 roku osoby w wieku od 18 do 44 lat deklarują zwiększenie częstotliwości wyjazdów służbowych w stosunku do roku 2011, 6 kwestia oszczędzania wciąż jest wyjątkowo ważna. 1 Fundacja Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Turystyka MICE w Krakowie w 2010 roku 2 Instytut Turystyki, MICE Poland, Turystyka biznesowa w Polsce 3 Instytut Turystyki, Podróże Polaków w pierwszych trzech kwartałach 2011 roku 4 The Economist Intelligence Unit, Oszczędny podróżny: wpływ redukcji wydatków korporacji na branżę hotelarską 5 Fundacja Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Turystyka MICE w Krakowie w 2010 roku 6 Deloitte, Business Travel Survey 3

4 Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 Poniższy raport został stworzony w celu zbadania specyfiki krajowych podróży służbowych Polaków i analizy sposobów na redukcję kosztów wyjazdów służbowych. Przeanalizowane zostaną możliwości jak najtańszych połączeń komunikacyjnych oraz noclegów, ponieważ te dwa elementy pochłaniają 80% wydatków przeznaczanych na podróże służbowe 7. W badaniach uwzględniony został również koszt czasu pracowników. 1. Miejsce podróży służbowych na polskim rynku turystycznym Indywidualne podróże służbowe to jedna z form turystyki biznesowej. W odróżnieniu od wyjazdów motywacyjnych, które można zorganizować w dowolnym miejscu, w przypadku indywidualnych wyjazdów służbowych miejsce wyjazdu jest jasno określone, a oddelegowany jest zazwyczaj jeden pracownik. 8 Charakteryzuje je więc brak dowolności w wyborze lokalizacji, co ma znaczący wpływ na koszty związane z tego rodzaju wyjazdami, gdyż pracodawca nie wybiera spośród optymalnych ofert noclegu czy transportu w skali kraju, a jedynie w przypadku konkretnej destynacji. Biorąc pod uwagę fakt, że w Polsce najczęstszym celem wyjazdów służbowych są duże miasta 9 będące ośrodkami biznesowymi, można dojść do wniosku, że wydatki przeznaczone na tego typu podróże są wyższe, niż w przypadku destynacji podmiejskich, jakie są wybierane na wyjazdy motywacyjne. Warto również dodać, że część polskich firm na swoje siedziby wybiera lokalizacje podmiejskie, co w przypadku wyjazdów służbowych ma wpływ na niższe koszty noclegów pracownika. Badania przeprowadzone wśród osób podróżujących służbowo przez analityków Business Travel Cards wskazują, że polscy przedsiębiorcy w celach służbowych podróżują zarówno do dużych i średnich miast, jak i mniejszych miejscowości Główny Urząd Statystyczny, Turystyka w 2011r. 4

5 wielkość miasta Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 Wykres 1: Badanie "Podróże służbowe w Polsce 2012", Business Travel Cards, maj 2012 Cele podróży służbowych miasta poniżej mieszkańców miasta od do mieszkańców miasta pow yżej mieszkańców Cele podróży służbow ych w Polsce odsetek podróżujących 0% 10% 20% 30% 40% 50% 2. Podróże służbowe w Polsce w liczbach Okazuje się, że klienci biznesowi stanowią liczącą się grupę spośród wszystkich gości polskich hoteli. W związku z tym branża hotelarska stara się dostosować do wymogów klientów biznesowych w czasie kryzysu. Z raportu The Economist Intelligence Unit wynika, że dla 45% biznesmenów decydującym kryterium w wyborze hotelu będzie cena, która ma pozwolić firmom na redukcję kosztów wyjazdów służbowych. 10 Z badań przeprowadzonych przez analityków Business Travel Cards wynika, że ponad 25% przedsiębiorców wyjeżdża w celach biznesowych kilka razy w tygodniu, a aż 32% w podróż służbową wybiera się kilka razy w miesiącu. 10 The Economist Intelligence Unit, Oszczędny podróżny: wpływ redukcji wydatków korporacji na branżę hotelarską 5

6 częstotliwość podróży Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 Wykres 2: Badanie "Podróże służbowe w Polsce 2012", Business Travel Cards, maj 2012 Częstotliwość podróży służbowych w polskich firmach raz do roku kilka razy w roku raz w miesiącu kilka razy w miesiącu raz w tygodniu kilka razy w tygodniu Częstotliw ość podróży służbow ych w polskich firmach 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% odsetek podróżujących Z powyższego wykresu wynika, że dla 83% przebadanych osób wyjeżdżających w celach służbowych wydatki związane z podróżami służbowymi należą do stałych kosztów miesięcznych. Według tych samych badań, aż 73% podróży służbowych trwa dłużej niż jeden dzień. Najczęściej, bo aż w 36% przypadków, jest to jeden nocleg, nieco rzadziej, bo w ponad 25% przypadków już dwa noclegi. Deklarowaną długość podróży służbowych w Polsce przedstawia poniższy wykres: 6

7 czas trwania podróży Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 Wykres 3: Badanie "Podróże służbowe w Polsce 2012", Business Travel Cards, maj 2012 Długość podróży służbowych w polskich firmach w ięcej niż tydzień 4 7 dni 3 dni 2 dni 1 dzień 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% Długość podróży służbow ych w polskich firmach odsetek podróżujących Długość podróży słuzbowych ma znaczący wpływ na sposób oszczędzania im wyjazd trwa dłużej, tym bardziej liczy się cena noclegu. W przypadku wyjazdów jednodniowych większe koszty często generują przejazdy. W ostatnim kwartale 2010 roku średnia długość pobytu w czasie podróży służbowej wynosiła 1,71 nocy. Już wtedy prognozowany był wzrost długości pobytu aż o 76%, czyli do 3 noclegów, co oznacza, że coraz istotniejszą kwestią w kontekście oszczędzania staje się cena noclegów % polskich przedsiębiorców deklaruje, że na nocleg w czasie podróży służbowych wydaje od 151 zł do 200 zł. Wydatki kolejnych 25% oscylują w granicy 201 zł zł. Jedynie niewiele ponad 13% wyjeżdżających służbowo może sobie pozwolić na nocleg droższy niż 301 zł. 11 MICE Poland nr 8/95 7

8 deklarowane wydatki Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 Wykres 4: Badanie "Podróże służbowe w Polsce 2012", Business Travel Cards, maj 2012 Wydatki na nocleg w czasie podróży służbowej w ięcej niż 400 zł 301 zł 400 zł 201 zł 300 zł 151 zł 200 zł 100 zł 150 zł Wydatki na nocleg w czasie podróży służbow ej mniej niż 100 zł 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% odsetek podróżujących Jak wynika z raportu Market study Poland 2/3 właścicieli małych i średnich firm podróżuje służbowo po kraju. Kosztuje ich to średnio zł rocznie. 12 Według danych Internetowego Centrum Podróży esky.pl w 2010 roku 67% podróży służbowych stanowiły wyjazdy jednego pracownika, 22% delegacji to podróże dwóch osób, 5% trzech, a wspólne wyjazdy czterech i więcej osób to zaledwie 6% wszystkich podróży służbowych

9 liczba osób Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 Wykres 5: Badanie Internetowego Centrum Podróży esky.pl Liczba osób podróżujacych służbowo w 2010 roku 4 i w ięcej osób 3 osoby 2 osoby Liczba osób w yjeżdżających służbow o w 2010 roku 1 osoba 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% odsetek podróżujących 3. Oszczędzanie na podróżach służbowych Kryzys ekonomiczny sprawił, że przedsiębiorcy zaczęli szukać sposobów na redukcję kosztów. Według globalnego raportu przygotowanego przez The Economist Intelligence Unit tylko 16% firm nie oszczędza na podróżach służbowych. 14 Podobnie sytuacja wygląda w Polsce. W rankingu dotyczącym głównych priorytetów w zarządzaniu podróżami służbowymi na 3 i 4 miejscu plasują się oszczędności na transporcie oraz na noclegach. 15 Problem oszczędzania staje się coraz istotniejszy. Po wakacjach w życie wchodzą nowe przepisy dotyczące rozliczania delegacji pracowniczych. Stawka diety ma wzrosnąć z 23 zł do 30 zł. Zwiększenie wysokości diety pociąga za sobą zwiekszenie maksymalnej ceny noclegu zwracanej przez pracodawcę, która stanowi 20-krotność stawki diety. Tym samym maksymalny koszt noclegu, za jaki może zapłacić pracodawca wzrośnie z 460 zł do 600 zł. 16 Koszt diet pracowniczych to stałe koszty dla pracodawcy. Są określone przez ustawę i nie podlegają redukcji. Jednak diety nie są najdroższym elementem kosztów 14 The Economist Intelligence Unit, Oszczędny podróżny: wpływ redukcji wydatków korporacji na branżę hotelarską 15 MICE Poland 2011 nr 3/90, str

10 Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 podróży służbowych, dlatego warto rozważyć oszczędzanie przy planowaniu pozostałych wydatków. Polscy przedsiębiorcy starają się oszczędzać na podróżach służbowych. Najczęstszymi z podejmowanych sposobów są: ograniczenie liczby wyjeżdżających pracowników (39%), wybór hoteli o niższym standardzie (36%), szukanie okazyjnych cen hoteli (36%) oraz skracanie czasu wyjazdów służbowych (33%). W ramach rozważania możliwości redukcji kosztów wyjazdów służbowych zanalizowanych zostało pięć możliwości transportu pomiędzy dziesięcioma największymi polskimi miastami: oferta Polskich Linii Lotniczych LOT, OLT Express, Polskich Kolei Państwowych, przewoźników autobusowych oraz transportu samochodem osobowym. Sprawdzone zostały nie tylko ceny przejazdów i przelotów, ale również ich czas. Jak wynika z analizy zarówno pod względem czasu, jak i dostępności połączeń najwyżej plasuje się PKP, które oferuje połączenia na każdej z wyszukiwanych na potrzeb raportu tras. W 3 z 5 przypadków PKP oferowało również najniższą cenę. Najlepsze wyniki pod względem czasu podróży osiągnęły jednak linie lotnicze OLT Express, które we wszystkich z obsługiwanych połączeń gwarantują najkrótszy czas podróży spośród wszystkich rozpatrywanych środków transportu. OLT Express wypada lepiej niż PLL LOT również pod kątem oferty cenowej loty w OLT Express są tańsze średnio o 44% w stosunku do cen PLL LOT. Transport autobusowy, mimo korzystnych cen okazał się być mało dostępny. Spośród 5 tras tylko 2 były obsługiwane przez przewoźników autobusowych. Podróż samochodem czasowo zbliżona jest do przejazdów PKP, jednak jej koszty są znacznie wyższe w większości przypadków nawet wyższe niż połączenia lotnicze. 10

11 Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 LOT* OLT* PKP Intercity* Autobus* Samochód** Różnice w cenie i czasie Gdańsk Kraków Poznań Warszawa Szczecin - Katowice 726,00 zł (3h 05min) 255,00 zł (55min) 677,00 zł (3h 05min) 348,00 zł (1h) 198,00 zł (45min) 198,00 zł (3h) Łódź Wrocław zł (45min) 210,00 zł **** (9h 15 min) 238,00 zł **** (2h 50 min) 130,00 zł (9h) 100 zł (4h 29min) Bydgoszcz - Lublin zł (6h 23min) - 380,00 zł (8h 50min) 25 zł (5h 50min) 220,00 zł (4h 30min) - 392,00 zł (8h 20min) 64 zł (5h 40min) 146,00 zł (4h 11min) zł (7h 40min) 516 zł 8h 15 min 230 zł 5h 5 min 547 zł 6h 134 zł 4h 55 min 179 zł 1h 17 min *połączenia rezerwowane na termin wyjazdu: i powrotu dnia Ceny przejazdów dotyczą wyjazdu i powrotu. Czas przejazdu dotyczy podróży w jedną stronę. Wyszukiwane były tylko połączenia bezpośrednie. ** przy spalaniu 7l/100km W Wielkiej Brytanii badania zlecone przez Virgin Trains wykazały, że brytyjskie firmy tracą miliony godzin wysyłając swoich pracowników w podróż służbową samochodem. Prowadzenie pojazdu uniemożliwia pracownikowi wykonywanie obowiązków w czasie podróży, co implikuje straty finansowe. Przy wyborze środka transportu, który pozwoli zaoszczędzić, pod uwagę należy wziąć kilka czynników. Jak się okazuje najtańsza forma dojazdu nie zawsze prowadzi do redukcji kosztów. Niekiedy długość przejazdu wymaga wyjazdu dzień wcześniej i zakupienia dodatkowego noclegu, więc poza ceną warto rozważyć również czas podróży. Najtańszy spośród wszystkich możliwych sposobów dojazdu okazał się transport autobusowy. Jednak w jedynie dwóch dostępnych połączeniach, podróż autobusem osiągnęła najgorsze wyniki w kwestii czasu podróży. Dlatego też fleet managerowie, w kwestii oszczędzania na przejazdach służbowych, wskazują na niezbędność dokładnej analizy czasu, kosztów i wydajności w odniesieniu do charakteru pojedynczej podróży. 17 Z badań nad podróżami służbowymi w Polsce wynika, że polscy przedsiębiorcy biorą pod uwagę te elementy składające się na wysokość kosztów. Cena nie jest najistotniejszym wskaźnikiem decydującym o wyborze środka transportu. Niemal ¼ badanych za najważniejszy uznała czas podróży. 18 Zestawiając powyższą analizę kosztów Business Travel Cards, Podróze służbowe w Polsce Optymalizacja kosztów noclegów i trasportu 11

12 czynniki Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 i czasu z wynikami badań, z których wynika, że 77% pracowników podróżuje służbowo samochodem osobowym 19, można dojść do wniosku, że kwestia najczęściej wybieranego środka transportu i deklarowanych priorytetów przy jego wyborze są niespójne. Wykres 6: Badanie "Podróże służbowe w Polsce 2012", Business Travel Cards, maj 2012 Czynniki decydujące o wyborze środka transportu preferencje podróżującego cena odległość celu podróży możliw ość pracy w czasie podróży komfort podróżow ania czas trw ania podróży Czynniki decydujace o w yborze środka transportu 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% odsetek podróżujących Drugim istotnym elementem podróży służbowych generującym wysokie koszty są noclegi pracowników. Średni koszt noclegu w Polsce w czasie podróży służbowej to 258 zł 20, z czego można wywnioskować, że polskich biznesmenów stać na hotele trzy- i czterogwiazdkowe. W przeprowadzonej analizie sprawdziliśmy ceny jednego noclegu w pokoju jednoosobowym w przypadku pięciu różnych możliwości rezerwacji: serwisów booking.com, hrs.com, rezerwuje.pl, programu Business Travel Cards oraz przy dokonaniu rezerwacji bezpośrednio w hotelu. Wybrane osiem hoteli z Krakowa, Warszawy, Poznania, Lublina i Gdańska posiadają zróżnicowany standard od trzech do pięciu gwiazdek. 19 Business Travel Cards, Podróze służbowe w Polsce Optymalizacja kosztów noclegów i trasportu

13 Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 Standard Nazwa obiektu ***** Crown Piast Hotel & Park (Kraków) Westin Hotel & Resorts (Warszawa) Booking.co m HRS.com Rezerwuje. pl KartaBTC.pl Strona obiektu RÓŻNICA W CENIE 382,00 zł 376,00 zł 376,00 zł - 503,00 zł 127,00 zł 842,00 zł - 648,00 zł - 780,00 zł 194,00 zł **** Green Hotel (Poznań) Apartamenty Zgoda (Warszawa) Hotel Korona (Lublin) *** Hotel Artur (Kraków) Hotel Amber (Gdańsk) Hotel Orle (Gdańsk) 189,00 zł 180,00 zł 180,00 zł 120,00 zł 200,00 zł 80,00 zł 395,00 zł 395,00 zł 345,00 zł 237,00 zł 395,00 zł 158,00 zł 179,00 zł - 179,00 zł 125,00 zł 209,00 zł 84,00 zł 150,00 zł 150,00 zł 150,00 zł 144,00 zł 240,00 zł 96,00 zł 204,00 zł 205,00 zł 187,00 zł 132,00 zł 220,00 zł 88,00 zł 195,00 zł 184,00 zł 184,00 zł 117,00 zł 195,00 zł 78,00 zł symulacja z dnia , rezerwacja dla 1 osoby na 1 nocleg z 15 na Z analiz wynika, iż najdroższą formą rezerwacji jest zamówienie noclegu bezpośrednio w hotelu. Rezerwacje za pomocą innych kanałów były średnio o 35% tańsze w stosunku do cen w hotelach. Okazało się, że serwis booking.com w 3 na 8 przypadków zaproponował cenę równą cenie rezerwacji bezpośrednio w hotelu, co oznacza, że uplasował się na drugim miejscu, jeśli chodzi o najdroższe sposoby rezerwacji. Serwisy HRS.com oraz rezerwuje.pl miały najatrakcyjniejsze ceny w przypadku hoteli pięciogwiazdkowych. W hotelach trzy- i czterogwiazdkowych najniższą cenę oferuje karta rabatowa Business Travel Cards tu noclegi są tańsze o 40% w stosunku do ceny hotelowej. Należy jednak zwrócić uwagę, że karta BTC jest produktem płatnym. Koszt zakupu rocznej karty to 79 PLN netto. 21 Poniższy wykres przedstawia średnią cen wymienionych wyżej hoteli czterogwiazdkowych rezerwowanych za pomocą najtańszego kanału (programu Business

14 sposób rezerwacji Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 Travel Cards) w stosunku do średniej cen wymienionych wyżej hoteli trzygwiazdkowych rezerwowanych najdroższym sposobem (bezpośrednio w recepcji hotelu). Okazuje się, że stosując alternatywne sposoby rezerwacji noclegu można znaleźć nocleg w hotelu czterogwiazdkowym w standardowej cenie hotelu trzygwiazdkowego. Średnia cena za nocleg w analizowanych wcześniej hotelach czterogwiazdkowych rezerwowanych w ramach programu Business Travel Cards wynosi 160,00 zł. Natomiast średnia cena noclegu w hotelu trzygwiazdkowym przy rezerwacji w hotelu to koszt 218,00 zł. W poniższej symulacji wyższy standard jest zatem tańszy o 26,6%. Tym samym 3 noclegi w hotelu trzygwiazdkowym będą kosztowały tyle samo, co 4 noclegi w hotelu z jedną gwiazdką więcej. Stosunek ceny noclegu w hotelu 4* rezerwowanym przez Business Travel Cards do ceny noclegu w hotelu 3* rezerwowanym w recepcji nocleg w hotelu 3* rezerw ow any w recepcji nocleg w hotelu 4* rezerw ow any przez BTC Wykres 7: Stosunek cen noclegów 0 zł 50 zł 100 zł 150 zł 200 zł 250 zł cena noclegu Z międzynarodowych badań nad redukcją budżetów przeznaczonych na podróże służbowe wynika jednak, że niemal 1/3 firm z różnych kontynentów oszczędzając na podróżach służbowych rezygnuje z hoteli cztero- i pięciogwiazdkowych na rzecz niższego standardu. 22 W 2011 roku liczba rezerwacji w najbardziej luksusowych hotelach spadła o 45%. 23 Według badań Business Travel Cards polscy przedsiębiorcy w czasie podróży służbowych najczęściej wybierają hotele trzygwiazdkowe. Zgodnie ze światową tendencja najmniejszą popularnością cieszą się hotele pięciogwiazdkowe, które wybiera zaledwie 3% badanych. 22 The Economist Intelligence Unit, Oszczędny podróżny: wpływ redukcji wydatków korporacji na branżę hotelarską 23 MICE Poland 2011 nr 8/95, str. 6 14

15 miejsce noclegu Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 Wykres 8: Badanie "Podróże służbowe w Polsce 2012", Business Travel Cards, maj 2012 U znajomych / rodziny Miejsce noclegu w czasie podróży służbowych Motel, hostel, pensjonat Hotel 2* Hotel 3* Miejsce noclegu w czasie podróży słuzbow ych Hotel 4* Hotel 5* 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% odsetek podróżujacych Najistotniejszą kwestią w oszczędzaniu na noclegach nie jest sam standard, a sposób rezerwacji. Ważne, by rozpatrywać rezerwacje w szerszej skali. W Polsce korzystając z tańszych form rezerwacji, wyjeżdżający służbowo mogą pozwolić sobie na luksus hotelu czterogwiazdkowego w cenie noclegu w hotelu trzygwiazdkowym rezerwowany bezpośrednio w recepcji hotelu. 4. Podsumowanie Polskie firmy dążące do redukcji kosztów podróży służbowych mają wiele możliwości, by zaoszczędzić. Nie można podać uniwersalnego sposobu mającego wpływ na obniżenie wydatków potrzebna jest dokładna analiza oczekiwań danej firmy w odniesieniu do jej specyfiki oraz pożądanego standardu, czasu i komfortu podróży. W czasach kryzysu gospodarczego ważne, by firma, dla której wyjazdy biznesowe są nieodzownym elementem pracy zaczęła monitorować ponoszone koszty i rozważać sposoby umożliwiające ich zmniejszenie. Istotne jest zbieranie wszechstronnych informacji 15

16 Raport Podróże służbowe w Polsce 2012 dotyczących rozwiązań w zakresie planowania wyjazdów biznesowych. 24 Niestety wg badań Business Travel Cards w Polsce w aż 43% przypadkach organizacją wyjazdu służbowego zajmuje się zazwyczaj pracownik jadący w delegację. Niestety ze względu na własne obowiązki nie zawsze ma on czas na wybór optymalnego rozwiązania. To ograniczenie często prowadzi do zwiększenia kosztów firmy. 24 MICE Poland 2011 nr 8/95, str