Do zamawiającego wpłynęły następujące pytania na które odpowiedzi publikuje poniżej:

Transkrypt

1 Jastrzębiec, r. Dotyczy: przetargu nieograniczonego nr DAZ 2402/59/14 pn. Wdrożenie Centralnego Systemu Informatycznego klasy ERP, wspierającego zarządzanie i rozliczanie badań (CSI). Do zamawiającego wpłynęły następujące pytania na które odpowiedzi publikuje poniżej: Pytanie nr 1 W nawiązaniu do ogłoszenia Nr sprawy DAZ / 59 /14 Wdrożenie Centralnego Systemu Informatycznego klasy ERP, wspierającego zarządzanie i rozliczanie badań oraz gotowością udziału firmy w tym postępowaniu zwracam się z uprzejmą prośbą o przesłanie drogą mail dokumentacji SIWZ w formie edytowalnej. oraz Dotyczy: Załącznik 1b, 3, 4a, 4b, 5, 6, 7 do SIWZ: Czy Zamawiający mając na uwadze minimalizację ryzyka niezgodności ofert Wykonawców z treścią SIWZ, mogących powstać na skutek błędnego skopiowania treści ww. załączników do ofert, wyrazi zgodę na udostępnienie wymaganych do wypełnienia przez Wykonawców dokumentów w wersji edytowalnej? Zamawiający nie udostępnia dokumentacji SIWZ w wersji edytowalnej, zaś zgodnie z pkt 9.1 SIWZ dopuszczone jest wypełnienie odręczne wzorów dokumentów. Pytanie 2 Dotyczy: Załącznik nr 1a do SIWZ - OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Wprowadzenie Pkt będzie oparty o zintegrowane bazy danych oraz 2. Przedmiot zamówienia Pkt Oferowany CSI musi być systemem w pełni zintegrowanym, pracującym w oparciu o jeden silnik bazy danych, obejmującym następujące zakresy funkcjonalne: ( ) Pytanie: 1

2 Czy Zamawiający dopuszcza złożenie oferty na CSI oparty na systemie zarządzania bazą danych MS SQL, z częścią zintegrowanego modułu zamówień publicznych obejmującą obsługę prowadzenia postępowań opartą na systemie zarządzania bazą danych Firebird zgodnym ze standardem ANSI SQL-92? W ramach zapewnienia uczciwej konkurencji Zamawiający dopuszcza zaproponowane rozwiązanie pod warunkiem spełnienia przez oferowany System celu naczelnego wskazanego w 2 wzoru umowy. Ryzyko związane z alternatywnym spełnieniem wskazanych wymagań leży po stronie Wykonawcy. Pytanie 3 Dotyczy: Ogłoszenie o zamówieniu, Sekcja II: Przedmiot Zamówienia; pkt. II.3) Czas trwania zamówienia lub termin realizacji. Rozpoczęcie [1][2] / [0][9] / [2][0][1][4] (dd/mm/rrrr) Rozpoczęcie [2][3] / [1][2] / [2][0][1][4] (dd/mm/rrrr) Zamawiający jako Czas trwania zamówienia lub termin realizacji postawił następujące wymagania: Rozpoczęcie ; Zakończenie Powszechna praktyka stosowana w ramach prawa zamówień publicznych pokazuje, iż definiowanie daty rozpoczęcia wykonania zamówienia określa się liczbą dni od dnia zawarcia umowy o przedmiotowe zamówienia, a nie wskazując konkretną datę kalendarzową. Ma to związek z trudnym do oszacowania terminem dokonania niezbędnej oceny ofert, uwzględniając również przysługujące Wykonawcom środki ochrony prawnej, które to mogą wydłużyć procedurę wyboru Wykonawcy. Mając to na uwadze trudno wskazywać konkretną datę rozpoczęcia wykonywania zamówienia, która to automatycznie, w przypadku przedłużenia procedury wyboru Wykonawcy, staje się niemożliwa do dotrzymania. Prosimy zatem o modyfikację zapisu, który wskazywałby na czas w jakim Wykonawca ma rozpocząć pracę od dnia zawarcia umowy. Zamawiający usunął z ogłoszenia termin rozpoczęcia. Wykonawca ma rozpocząć prace w ciągu 2 dni od dnia zawarcia umowy. Pytanie 4 Dotyczy: Załącznik nr 2 do SIWZ Wzór umowy; 4 Prace analityczno-projektowe, wdrożeniowe i organizacyjne związane z realizacją przedmiotu umowy; pkt Prace związane z przygotowaniem i realizacją Projektu technicznego mogą rozpocząć się dopiero po zaakceptowaniu przez Zamawiającego dokumentu Analizy Przedwdrożeniowej. Wykonanie Analizy Przedwdrożeniowej będzie trwało nie dłużej niż 8 tygodni od daty zawarcia Umowy. Mając na uwadze doświadczenie Wykonawcy w realizacji wdrożeń system ERP oraz z uwagi na zakres przedmiotu zamówienia, zwracamy uwagę, że założony przez zamawiającego okres 2

3 8 tygodni na przygotowanie analizy przedwdrożeniowej jest niewystarczający. Analiza stanu i potrzeb to najważniejszy etap wdrożenia systemu informatycznego, dlatego należy poświęcić mu odpowiednią ilość czasu i zasobów po obu stronach (Wykonawca / Zamawiający). W związku z powyższym wnioskujemy o wydłużenie okresu przygotowania analizy przedwdrożeniowej do 12 tygodni od dnia podpisania umowy. Zamawiający nie wyraża zgody. Pytanie 5 Dotyczy: Załącznik nr 2 do SIWZ Wzór umowy; 9 Termin wykonania; pkt 2 2. Datą końcową wdrożenia jest 23 grudnia 2014r. Opierając się na naszym doświadczeniu w realizacji tego typu zamówień oraz z uwagi na zakres przedmiotu zamówienia zwracamy uwagę, że założony przez Zamawiającego termin na wdrożenie Systemu jest niewystarczający. Przedstawiony przez Zamawiającego termin realizacji jest w naszej ocenie bardzo trudny do dotrzymania, nawet w przypadku zastosowania rozwiązania prekonfigurowalnego. Elementem kluczowym procesu wdrożeniowego jest analiza przedwdrożeniowa, w tym uzgodnienie specyfiki procesów Zamawiającego, uzgodnienie danych podstawowych oraz ich konfiguracja w systemie. Termin na wykonanie analizy przedwdrożeniowej został przez Zamawiającego określony na maksymalnie 8 tygodni od dnia podpisania umowy. Zakładając scenariusz Zamawiającego, w którym to umowa zostanie podpisana 12 września, dodając 8 tygodni przeznaczonych na wykonanie analizy przedwdrożeniowej, na pozostałe zadania objęte zakresem zamówienia pozostaje niespełna 7 tygodni. Do pozostałych prac należy dodać pracochłonność związaną z migracją danych z przejmowanych systemów, integracją, testami oraz szkoleniami użytkowników końcowych i administratorów. Przy tak znaczącej ilości zadań wdrożeniowych niezbędnych do realizacji projektu po obu stronach, Wykonawcy i Zamawiającego, w naszej ocenie wdrożenie w terminach zakreślonych przez Zamawiającego jest zadaniem bardzo trudnym do wykonania. Pragniemy również dodać, iż nadrzędnym celem Wykonawcy zawsze było i jest wykonywanie przedmiotu umowy z najwyższą i należytą starannością, co wymaga odpowiedniego wymiaru czasu. Ponadto mając na uwadze, że usługa jest finansowana z Projektu Rozwój Infrastruktury teleinformatycznej wspierającej prowadzenie badań i wymianę wiedzy z zakresu genomiki, biotechnologii i jakości produktów pochodzenia zwierzęcego współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, rozumiemy, że terminy realizacji umowy są determinowane przez harmonogram czasowy umowy o dofinansowanie projektu. Nie mniej jednak, według najlepszej wiedzy Wykonawcy, bazując na dokumentacji dostępnej publicznie, tj. wzoru umowy o dofinansowanie w powyższym projekcie wynika, że istnieją przesłanki do zmian w harmonogramie projektu. Możliwości takich zmian wraz z opisem procedury zostały zawarte w 9 Zmiany w projekcie wzoru umowy o dofinansowanie. Mając na uwadze wszystkie powyższe argumenty, uprzejmie zwracamy się zatem o wydłużenie terminu realizacji projektu do r. 3

4 Zamawiający nie wyraża zgody. Pytanie 6 Prosimy o informację, czy System będzie wdrażany w kilku lokalizacjach (np. filiach)? a jeśli tak, prosimy o podanie: a) Liczby lokalizacji objętych wdrożeniem, b) Liczby Użytkowników w poszczególnych lokalizacjach, c) Średniego opóźnienia w transmisji pakietów (latency) pomiędzy centralą a przedmiotowymi lokalizacjami. a) Wdrożenie odbędzie się w jednej lokalizacji dla dwóch jednostek organizacyjnych. b) Nie dotyczy c) Opóźnienie pomijalne, lokalizacje znajdują się w obrębie jednej sieci fizycznej, połączonej siecią szkieletową, bez podziału logicznego (jeden VLAN). Pytanie 7 Prosimy o wyjaśnienie czy system (w zakresie ERP) będzie wykorzystywany w wielu samodzielnych podmiotach prawnych (odrębny NIP, REGON, itp.) a jeśli tak, prosimy o wyspecyfikowanie wszystkich podmiotów prawnych objętych wdrożeniem wraz ze wskazaniem liczby Użytkowników w poszczególnych podmiotach prawnych. System będzie wykorzystywany w dwóch jednostkach organizacyjnych: 1. Instytut Genetyki i Hodowli Zwierząt PAN, 2. Zakład Doświadczalny Instytutu Genetyki i Hodowli Zwierząt PAN jednostka Instytutu w tej samej lokalizacji, na wyodrębnionym wewnętrznie rozrachunku gospodarczym. Obydwie wykazane jednostki mają ten sam NIP i REGON jednak pracują w oparciu o własne polityki rachunkowości oraz własne plany kont, sporządzają własne bilanse, sprawozdania i rozliczenia dla Urzędów. Po przygotowaniu sprawozdań w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Instytut sporządza ostateczne sprawozdanie (bilans, deklaracje i inne sprawozdania) z działalności całego Instytutu łącznie z Zakładem Doświadczalnym. W ramach wykonanych prac niezbędne będzie zaimplementowanie funkcjonalności konsolidacji bilansów w/w jednostek oraz innych sprawozdań wykazanych w załączniku 1b do SIWZ. Liczba Użytkowników w obydwu jednostkach organizacyjnych jest ruchoma i winna stanowić jedną łączną pulę. Pytanie 8 Prosimy o wyjaśnienie czy system [w zakresie ERP] będzie pracował wyłącznie w sieci LAN? Tak, System [w zakresie ERP] ma pracować w sieci LAN (zgodnie z odp. na pyt. 6a i 4c). Zamawiający nie wyklucza potrzeby dostępu zdalnego do Systemu w przyszłości. Jeżeli taka potrzeba wystąpi, to prace takie będą przedmiotem osobnego zlecenia. 4

5 Pytanie 9 Prosimy o: a) Precyzyjne wyspecyfikowanie systemów dziedzinowych, z którymi ma zostać zintegrowany System, b) Precyzyjne podanie zakresu integracji Oprogramowanie ma być jednym systemem, a wszystkie moduły składające się na system mają być w pełni zintegrowane. Rozwiązanie takie ma na celu wyeliminowanie konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych danych. Instytut nie pracuje na innych aplikacjach, z którymi trzeba zintegrować zamawiany system. Pytanie 10 Dotyczy: Załącznik nr 1a do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia; pkt. 5 Licencje CSI; ppkt. 5.6 Dla zakresów funkcjonalnych systemu, dla których zostały określone wartości liczbowe, dopuszcza się jedynie wprowadzenie ograniczenia co do liczby jednocześnie pracujących osób w systemie. Jednakże ograniczenie to musi umożliwić jednoczesną pracę wymienionej w tabeli liczbie osób. Zakres funkcjonalny Obszar zarządzania projektami Obszar finansowo-księgowy Obszar majątku trwałego Obszar zakupów i gospodarki magazynowej Obszar sprzedaży Obszar zarządzania produkcją rolną Obszar kadrowo-płacowy Obszar zamówień publicznych wraz z rejestracją zamówień przez wszystkich pracowników Obszar budżetowania i planowania Obszar kontrolingu i analiz ekonomicznych Obszar e-kancelaria i e-sekretariat 5 Liczba użytkowników licencjonowanych jednocześnie pracujących Liczba użytkowników nielicencjonowanych jednocześnie pracujących minimum 20 minimum 100 Prosimy o wskazanie liczny użytkowników nazwanych systemu w podziale na obszary merytoryczne: a) Obszar zarządzania projektami - b) Obszar finansowo-księgowy -.. c) Obszar majątku trwałego -. d) Obszar zakupów i gospodarki magazynowej -. e) Obszar sprzedaży -. f) Obszar zarządzania produkcją rolną -.

6 g) Obszar kadrowo-płacowy -.. h) Obszar zamówień publicznych wraz z rejestracją zamówień przez wszystkich pracowników -. i) Obszar budżetowania i planowania -. j) Obszar kontrolingu i analiz ekonomicznych -. k) Obszar e-kancelaria i e-sekretariat -. Każdy z 20 wskazanych licencjonowanych użytkowników, na podstawie zakresu uprawnień bądź ról może pracować w dowolnym obszarze funkcjonalnym. Pytanie 11 Dotyczy: Załącznik nr 1a do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia, pkt. 6 Wdrożenie CSI; ppkt Migracji będą poddane co najmniej następujące dane: z systemu kadrowo-płacowego: kartoteka pracowników (dane osobowe oraz płace pracowników tj. listy płac oraz składniki płacowe) przeniesienie danych kadrowo-płacowych będzie realizowane dla aktualnie zatrudnionych pracowników z systemu finansowo-księgowego: baza kontrahentów, bilans otwarcia, zapisy nierozliczone z kontrahentami z systemu magazynowego: indeksy towarowe, stany magazynowe, bilans otwarcia z systemu ewidencja majątku: ilościowo-wartościowy bilans otwarcia. Prosimy o wyjaśnienie: a) Czy możliwe jest dostarczenie danych do migracji z aktualnie używanych systemów w formacie CSV? b) Czy dokumentacja techniczna opisująca struktury danych, w aktualnie użytkowanych systemach jest dostępna? c) Czy posiadają Państwo wsparcie producentów aktualnego oprogramowania w celu przygotowania danych do migracji? a) Tak. Dane do migracji mogą zostać dostarczone w formacie CSV. b) Zamawiający nie posiada dokumentacji technicznej aktualnie używanego oprogramowania, a w związku z tym, iż Zamawiający deklaruje dostarczenie potrzebnych do migracji danych, w opinii Zamawiającego nie istnieje konieczność przekazywania dokumentacji dotyczącej struktury danych. c) Instytut nie posiada wsparcia producenta aktualnie używanego oprogramowania w tym zakresie. Pytanie 12 6

7 Dotyczy: Załącznik nr 1a do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia; pkt. 9 Świadczenia gwarancyjne i serwisowe; ppkt Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług gwarancyjnych przez okres 36 miesięcy (liczone od momentu pozytywnego odbioru końcowego potwierdzającego zakończenie wdrożenia) dla całości oferowanego CSI. Baza danych jest również objęta 36 miesięczną gwarancją Producenta. Prosimy o wyjaśnienie czy oferta ma obejmować w okresie gwarancji wsparcie Producenta Systemów Zarządzania Bazą Danych? Zamawiający nie wymaga wsparcia Producenta Systemu Zarządzania Bazą Danych. Gwarancja ma obejmować całość systemu, włączając system baz danych. Pytanie 13 Dotyczy: Załącznik nr 1b do SIWZ Specyfikacja funkcji Szczegółowych; pkt. 2 Wymagania niefunkcjonalne; Platforma systemowa i bezpieczeństwo. WOG1.2 Wszystkie dane w systemie muszą być obsługiwane w relacyjnej bazie danych umożliwiające dostęp do danych za pomocą języka SQL. Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający oczekuje wdrożenia systemu w oparciu o jeden centralny System Zarządzania Bazą Danych (RDBMS) czy dopuszcza wdrożenie Systemu złożonego z kilku podsystemów działających w oparciu o róże systemy RDBMS. Zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia, System: pkt. 1.1 będzie oparty o zintegrowane bazy danych pkt pracującym w oparciu o jeden silnik bazy danych... Pytanie 14 Dotyczy: Załącznik nr 1b do SIWZ Specyfikacja funkcji szczegółowych; pkt. 2 Wymagania niefunkcjonalne; Platforma systemowa i bezpieczeństwo. WOG1.36 System bazodanowy posiada wbudowane narzędzie do budowy hurtowni danych kostek OLAP oraz mechanizmy ETL. Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający wyrazi zgodę na zastąpienie powyższego zapisu treścią: System posiada wbudowane narzędzia do budowy hurtowni danych i dokonywania wszechstronnych wielowymiarowych analiz danych (OLAP) pobieranych z operacyjnych baz danych oraz posiada wbudowane mechanizmy ETL? Przedmiotowa zmiana umożliwia zaoferowanie Zintegrowanego Systemy Informatycznego (Systemu) złożonego z systemu bazodanowego posiadającego wbudowane narzędzia do budowy hurtowni danych i mechanizmy ETL, oraz z oprogramowania aplikacyjnego 7

8 wyposażonego w funkcjonalności umożliwiające prowadzenie wielowymiarowej analizy danych (OLAP). W ramach zapewnienia uczciwej konkurencji Zamawiający dopuszcza zaproponowane rozwiązanie pod warunkiem spełnienia przez oferowany System celu naczelnego wskazanego w 2 wzoru umowy. Ryzyko związane z alternatywnym spełnieniem wskazanego wymagania leży po stronie Wykonawcy. Pytanie 15 Dotyczy: Załącznik nr 1b do SIWZ Specyfikacja funkcji szczegółowych; pkt. 2 Wymagania niefunkcjonalne; Platforma systemowa i bezpieczeństwo. WOG1.38 System posiada możliwość podłączenia wielu baz danych do jednej instancji serwera bazy danych. Zwracamy uwagę, że definicje terminów baza danych i Instancja różną się u poszczególnych producentów systemów zarządzania bazą danych (np. Oracle i MS SQL). Prosimy o wyjaśnienie, czy przez bazę danych Zamawiający rozumie zbiór danych zapisanych zgodnie z określonymi regułami stanowiący zbiór powiązanych ze sobą logicznie tabel bazodanowych, więzów bazodanowych, indeksów, składowanych procedur, sekwencji (iteratorów), widoków (kwerend). Jeżeli tak, to czy Zamawiający uzna wymaganie za spełnione, jeśli do jednej instancji serwera bazy danych (rozumianej jako struktury pamięciowe i procesy systemu operacyjnego obsługujące bazę danych) można podłączyć wiele baz danych według cytowanej wyżej definicji w takim przypadku tak rozumiana baza danych będzie miała jednego właściciela obiektów. Tak Pytanie 16 Dotycz: Załącznik nr 1b do SIWZ Specyfikacja funkcji szczegółowych; pkt. 2 Wymagania niefunkcjonalne; Wymagania dotyczące ergonomii. WOG1.79 Możliwość zmiany waluty podstawowej na EURO i dalszej pracy w EURO. Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający uzna wymaganie jako spełnione, jeżeli waluta systemowa, w oparciu o którą pracuje system jest konfigurowalna? Na dzień dzisiejszy nie istnieją przepisy, które regulują w jaki sposób księgowo obsłużyć zmianę waluty po przystąpieniu Polski di unii walutowej. W szczególności nie jest znany przelicznik kwot z PLN na EUR. Biorąc pod uwagę termin wdrożenia, nie można również przypuszczać, że funkcjonalność taka będzie możliwa do skonfigurowania w trakcie wdrożenia. Prosimy zatem o precyzyjną informację jak powinien postąpić Wykonawca przy wypełnianiu arkusza funkcjonalności? 8

9 Zamawiający uzna wymaganie za spełnione, jeżeli waluta systemowa, w oparciu o którą będzie pracował system będzie konfigurowalna. Jednocześnie Zamawiający oczekuje, że System spełni zasadę wielowalutowości z zachowaniem przepisów Ustawy o rachunkowości. Pytanie 17 Dotyczy: Załącznik nr 1c do SIWZ Wymagania dotyczące prezentacji systemu. Prosimy o wyjaśnienie czy przedmiot zamówienia ma spełniać w 100% wymagania przedstawione w Załączniku nr 1b z Priorytetem: 2 (funkcja podstawowa), a wymagania dotyczące interfejsu zaprezentowane w Załączniku nr 1c (Wymagania dot. prezentacji systemu) mogą być spełnione na poziomie co najmniej 75% ocenianych wymagań? Tak. Pytanie 18 Dotyczy: Załącznik nr 1c do SIWZ Wymagania dotyczące prezentacji systemu Prosimy o wyjaśnienie: a) Czy weryfikacja interfejsu będzie odnosiła się do interfejsu zaprezentowanego w ramach Scenariusza prezentacji dla obszarów Finanse i Księgowość, Majątek trwały, E-kancelaria i e-sekretariat: oraz Scenariusza prezentacji dla obszaru Kadry-Płace? b) Jakimi kryteriami obiektywnymi będą posługiwać się członkowie Komisji Przetargowej oceniając wymagania o charakterze subiektywnym typu: Czy interfejs pozwala W ŁATWY SPOSÓB na personalizowanie systemu (budowa własnego pulpitu/profilu z dostępem do wybranych funkcji?, Czy system zapewnia ŁATWE przechodzenie pomiędzy ekranami (oknami) również ukrytymi?, Czy informacje w oknie są CZYTELNE?. a) Tak. b) Zamawiający dołoży wszelkiej możliwej staranności w celu obiektywizacji oceny. Obiektywizacji oceny będzie służyła wspólna ocena poszczególnych wymagań przez członków Komisji Przetargowej posiadających zróżnicowane doświadczenie w korzystaniu z narzędzi informatycznych. Pytanie 19 Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający zapewni: a) Sale szkoleniowe? b) Stacje robocze dla uczestników szkoleń? c) Pozostałą infrastrukturę (rzutnik, sieć, itp.)? Tak, Zamawiający zapewni: a) salę szkoleniową, b) stacje robocze dla uczestników szkoleń, c) rzutnik, dostęp do sieci lokalnej oraz Internet, a także pozostałą część infrastruktury. 9

10 Pytanie 20 ZPR1.6 w oparciu o podpisane umowy Pytanie: Czy umowa będzie obiektem systemowym w systemie ERP? Czy możemy przyjąć że załącznikiem do umowy będzie plik Excel o określonej strukturze, który będzie importowany do projektu utworzonego dla danej umowy? Umowa nie będzie systemem obiektowym w systemie. W niektórych projektach istnieje możliwość zaimportowania do Systemu danych z plików Excel. Pytanie 21 Historia zmian procedur rozliczeniowych i generowanie raportów według KSI 1.13 kryteriów obowiązujących w danych okresach obliczeniowych Pytanie: Czy w ww. wymaganiu chodzi o algorytmy zawierające klucze rozliczeniowe definiowane dla danego okresu rozliczeniowego i przetrzymywanie ich historii? Tak. Pytanie 22 KSI 2.23 Możliwość 'zawieszenia' wpisu dokumentu w celu jego skorygowania Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie wymagania. Czy chodzi o wprowadzenie dekretu i trzymanie go na liście w statusie ""roboczy"? Tak. Pytanie 23 Możliwość rejestracji towarów w drodze, dostaw niefakturowanych KSI 3.18 i automatyczne parowanie dostaw z fakturami Pytanie: Czy Zamawiający uzna wymaganie za spełnione w przypadku, gdy automatyczne parowanie odbywa się poprzez generowanie dokumentów zakupu na podstawie dokumentów dostaw? System winien umożliwiać zarówno wygenerowanie dokumentu zakupu z dokumentu dostawy (i automatyczne sparowanie obydwu dokumentów), jak również wprowadzenie faktury zakupu niezależnie od dokumentu dostawy z jednoczesną możliwością wskazania 10

11 dokumentu dostawy, którego ta faktura dotyczy lub możliwością parowania faktur z dostawami na koncie rozliczenia zakupu. Pytanie 24 Rejestrowanie i księgowanie pojedynczych transakcji sprzedaży połączonych KSI 5.3 z przedpłatą gotówki Pytanie: Czy wymaganie będzie spełnione w przypadku możliwości wprowadzania przedpłat i późniejsze ich rozliczenie z wystawionymi fakturami? Jeżeli nie, prosimy o uszczegółowienie procesu, podanie przykładu. System winien umożliwiać rejestrowanie przedpłat na poszczególnych kontrahentach i ich późniejsze rozliczenie z fakturami zaliczkowymi i/lub końcowymi. Pytanie 25 KSI 7.23 Możliwość definicji algorytmu wyliczania wskaźnika struktury Pytanie: Czy wymaganie będzie spełnione jeżeli system wesprze poprzez raporty przygotowanie algorytmu do wyliczenia wskaźnika struktury? Tak, pod warunkiem, że system wygeneruje i pozwoli wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego raport z kwotami z różnych obszarów systemu, pozwalający na ustalenie podstawy do wskaźnika, z możliwością ręcznego wyedytowania i dodania brakujących wartości. Algorytmy do wyliczania kwot dla danego raportu będą omówione w trakcie Analizy Przedwdrożeniowej. Pytanie 26 KSI 9.5 Import wyciągów z systemów bankowych do systemu FK Eksport danych o dyspozycjach przelewów do systemów home banking dla WOG1.114 różnych standardów stosowanych przez banki Import danych o wyciągach bankowych z systemów home banking dla różnych WOG1.115 standardów stosowanych przez banki Pytanie: Z jakich rachunków, w jakich standardach korzysta Zamawiający? Prosimy o podanie listy banków dla których na dzień wdrożenia ma być wykonany import przelewów. Instytut oraz Zakład Doświadczalny korzystają z rachunków w bankach Pekao SA, BPH, BGŻ. Standardy zostaną udostępnione Wykonawcy na etapie analizy przedwdrożeniowej. Pytanie 27 11

12 Prognozowanie salda zasobów środków pieniężnych wg wpływu i wypływu, KSI 9.9 prognozowanie poziomu gotówki Pytanie: Czy wystarczające będzie dostarczenie możliwości wygenerowania raportu struktura wiekowa należności i zobowiązań w walucie PLN i obcej? Jeśli nie prosimy o zmianę priorytetu z funkcji podstawowej (2) na dodatkową (1). Tak. Zamawiający uzna wymaganie za spełnione jeżeli system umożliwi wygenerowanie raportu struktura wiekowa należności i zobowiązań w walucie PLN i obcej. Jednocześnie Zamawiający podtrzymuje priorytet 2 funkcja podstawowa. Pytanie 28 KSI 9.13 Prognozy stanu środków pieniężnych wg waluty Pytanie: Czy wymaganie będzie spełnione w przypadku gdy prognoza będzie wykonana na podstawie nierozliczonych należności i zobowiązań w walucie? Tak. Pytanie 29 KSI 11.8 Sporządzenie i wydruk przepływów pieniężnych Pytanie: Czy wymaganie będzie spełnione jeżeli raport przepływów będzie można wykonać z obrotów? Tak. Na etapie Analizy Przedwdrożeniowej zostanie odpowiednio przygotowany plan kont, aby wygenerować rachunek przepływów zgodnie z przepisami prawa. Pytanie 30 KSI Analiza danych metodą 'zagłębiania' od ogółu do poziomu transakcji - poziomu dokumentu źródłowego Pytanie: Czy wymaganie odnosi się do ogólnych możliwości systemu? Prosimy o doprecyzowania zagłębiania i analizy danych, czy chodzi o możliwość przejścia od zapisu księgowego do dokumentu źródłowego? Tak, Zamawiającemu wymaga możliwości przejścia np. z zapisu księgowego do dokumentu źródłowego oraz nawigowania pomiędzy powiązanymi dokumentami (np. z faktury sprzedaży do dokumentu wydania, z korekty do korygowanego dokumentu, z faktury do dokumentu zapłaty, z wyszukanych kwot do zapisów związanych z daną kwotą). 12

13 Pytanie 31 Możliwość przeglądania wygenerowanego planu amortyzacji dla roboczego MT.40 dokumentu przyjęcia do używania Pytanie: Czy wymaganie będzie spełnione w przypadku, gdy system umożliwi zatwierdzenie dokumentu OT, a następnie w przypadku potrzeby zmiany cofnięcie tego zatwierdzenia? System ma umożliwiać przeglądanie roboczego planu amortyzacji dla roboczego dokumentu przyjęcia do użytkowania. Zamawiający nie ma specjalnych wymagań dotyczących sposobu osiągnięcia zamierzonego celu. Pytanie 32 Historia dostawcy: ZIM1.5 informacja i przypomnienie o datach najbliższych płatności Pytanie: Czy wymaganie będzie spełnione jeśli informacja i przypomnienie będzie dostępna na oknie Przelewów i Rozrachunków z kontrahentami, z którego można zrobić raport? Tak. Pytanie 33 ZIM3.4 Planowanie dostaw w zależności od czasu realizacji Pytanie: Czy Zamawiający uzna wymaganie za spełnione jeśli planowanie dostaw będzie dostępne w postaci możliwości wprowadzenia oczekiwanej i potwierdzonej daty dostawy na dokumencie umowy i zamówienia, a plan dostaw będzie dostępny w postaci raportu? Tak. Pytanie 34 Użytkownik ma możliwość akceptacji: Różnej ilości otrzymanej niż ilości na fakturze (poprzez protokół ZIM4.4 niezgodności) Pytanie: Czy protokół niezgodności może być wydrukiem wykonanym z dokumentu dostawy, w którym system sam wyliczy niezgodności na podstawie różnic między zamówieniem a PZ i je wykaże na raporcie? 13

14 Tak. Pytanie 35 ZIM4.9 Odrzucenie całkowite dostawy Pytanie: Na czym miałaby polegać obsługa odrzucenia dostawy? Czy odrzucenie dostawy to po prostu brak ewidencji dokumentu PZ? Nie wszystkie dostawy są potwierdzone dowodem PZ, zatem brak PZ nie przesądza o odrzuceniu dostawy. System winien umożliwić zaewidencjonowanie do wyjaśnienia (odrzucamy bądź czekamy na wymianę) dostawy, która jest w całości niezgodna z zamówieniem. Pytanie 36 ZIM4.10 Odrzucenie częściowej dostawy Pytanie: Na czym miałaby polegać obsługa częściowego odrzucenia dostawy? Czy częściowe odrzucenie dostawy to po prostu przyjęcie tylko części materiału na dokumencie PZ? Nie wszystkie dostawy są potwierdzone dowodem PZ. System powinien umożliwić zaewidencjonowanie do wyjaśnienia (odrzucamy bądź czekamy na wymianę) dostawy, która w części jest niezgodna z zamówieniem. Może się to odbywać zarówno na podstawie dokumentu PZ, jak i bez tego dokumentu. Pytanie 37 ZIM5.5 Kontrola daty ważności materiałów i sygnalizacja upływu dat ZIM6.25 Kontrola daty ważności materiałów i sygnalizacja upływu dat Pytanie: Czy sygnalizacja upływu dat może być w formie raportu, który może wykonać samodzielnie użytkownik systemu? Tak, ale System winien monitorować i sygnalizować zbliżający się termin upływu daty ważności materiałów. Sygnalizowanie może odbywać się na zasadzie automatycznego generowania komunikatu przy wejściu do określonego modułu (do ustalenia na etapie Analizy Przedwdrożeniowej), iż na magazynie znajdują się materiały, dla których zbliża się termin upływu daty ważności. Pytanie 38 Generowane dokumenty 14

15 ZIM7.39 PD przyjęcie depozytu ZIM7.40 RD rozchód wewnętrzny depozytu ZIM7.41 ZD zwrot depozytu Pytanie: Wzorem wymagań ZIM6.13-ZIM6.15 odnoszących się do operacji PD, RD, ZD, celem ujednolicenia ich priorytetów wnosimy o zmianę priorytetu wymagań ZIM7.39-ZIM7.41 na funkcje dodatkowe (1). Zamawiający podtrzymuje priorytet 2 funkcja podstawowa, przy jednoczesnym uszczegółowieniu zapisów załącznika nr 1b Specyfikacja funkcji szczegółowych: Generowane dokumenty ZIM7.39 W przypadku zadeklarowania TAK w pkt. ZIM PD przyjęcie depozytu W przypadku zadeklarowania TAK w pkt. ZIM RD rozchód wewnętrzny ZIM7.40 depozytu ZIM7.41 W przypadku zadeklarowania TAK w pkt. ZIM ZD zwrot depozytu Jeżeli dany Wykonawca nie zadeklaruje posiadania funkcjonalności opisanych w punktach ZIM6.13 do ZIM.6.15, pola ZIM7.39-ZIM7.41 należy pozostawić niewypełnione. Niewypełnienie tych pól w opisanym przypadku nie będzie skutkowało odrzuceniem oferty. Pytanie 39 Obsługa kaucji na opakowania jednostkowe produktów niebezpiecznych ZIM8.17 zgodnie z Ustawą: Dz. U. nr 63 z roku 2001, poz. 638 Pytanie: Czy ww. wymaganie jest kluczowe dla Zamawiającego? Jeśli nie, prosimy o zmianę priorytetu wymagania na funkcję dodatkową (1), Zamawiający podtrzymuje priorytet 2 funkcja podstawowa. Pytanie 40 Gospodarka odpadami: ZIM8.19 automatyczne generowanie dokumentów potrzebnych do prowadzenia ewidencji odpadów: ZIM8.20 karta ewidencji odpadu ZIM8.21 karta przekazania/przyjęcia odpadu ZIM8.22 wydanie odpadów do utylizacji ZIM8.23 wydanie odpadów na zewnątrz Pytanie: Czy ww. wymagania są kluczowe dla Zamawiającego? Jeśli nie, prosimy o zmianę priorytetu wymagań na funkcję dodatkową (1), Zamawiający podtrzymuje priorytet 2 funkcja podstawowa. Pytanie 41 15

16 Obsługa magazynu odzieży roboczej: ZIM8.24 słownik norm odzieży dla stanowisk ZIM8.25 ewidencja rozmiarów odzieży ZIM8.26 ewidencja pobrań odzieży ZIM8.27 kartoteka odzieży roboczej Pytanie: Czy ww. wymagania są kluczowe dla Zamawiającego? Jeśli nie, prosimy o zmianę priorytetu wymagań na funkcję dodatkową (1), Zamawiający podtrzymuje priorytet 2 funkcja podstawowa. Pytanie 42 Stan zatrudnienia w dowolnym okresie czasu z podziałem na stanowiska i z KAD1.96 historią miejsca pracy Pytanie: Czy historię miejsca pracy Zamawiający rozumie jako historię we własnym Instytucie? Tak. Pytanie 43 KAD4.2 Tworzenie i modyfikowania etatów w jednostkach organizacyjnych Pytanie: Czy można przyjąć, że ww. wymaganiu chodzi o możliwość zliczania ilości etatów pracujących? System winien umożliwiać tworzenie nowych etatów w poszczególnych jednostkach organizacyjnych oraz modyfikowanie bądź likwidowanie dotychczasowych. Pytanie 44 KAD4.3 Tworzenie stanowisk i grup stanowisk Pytanie: Czy wystarczająca będzie możliwość tworzenia stanowisk? Jeśli nie, prosimy o zmianę priorytetu wymagania na funkcję dodatkową (1), ze względu na nieobligatoryjne umieszczanie grup stanowisk w strukturze przydział stanowiska do grupy wcale nie musi wynikać ze struktury organizacyjnej. Zamawiający podtrzymuje priorytet 2 funkcja podstawowa, jak również wymaganie dotyczące możliwości tworzenia zarówno samych stanowisk, jak i grup stanowisk. 16

17 Pytanie 45 KAD4.5 Tworzenie struktury płacowej i grup płacowych Pytanie: Prosimy o podanie przykładów takich grup. Wydaje nam się, że w pojęciu struktury organizacyjnej, struktura płacowa to coś zupełnie innego i w związku z tym prosimy o zmianę priorytetu wymagania na funkcję dodatkową. Zamawiający podtrzymuje priorytet 2 funkcja podstawowa. Struktura płacowa i grupy płacowe wynikają wprost z regulaminów wewnętrznych działających u Zamawiającego. Przykładem grup płacowych występujących u Zamawiającego są: Profesorowie, Adiunkci, pracownicy inżynieryjno-techniczni z wyższym wykształceniem, pracownicy inżynieryjnotechniczni ze średnim wykształceniem, itd. Pytanie 46 KAD5.29 Definiowanie różnych kalendarzy Pytanie: Prosimy o rozwinięcie wymagania. Jakie kalendarze są stosowane w Instytucie? Przykładowe kalendarze: - dla osób pracujących w systemie stałego czasu pracy (kalendarz podstawowy), - dla osób pracujących na zmiany (portierzy), - dla osób pracujących przy obsłudze zwierząt we wszystkie dni tygodnia, - dla osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy, których czas pracy wyznaczany jest indywidualnie (np. pracownik na ¾ etatu pracujący 3 dni po 8 godzin plus jeden dzień 6 godzin, a piąty dzień wolny) Pytanie 47 KAD5.30 Rejestracja godzin nadliczbowych 50%, 100%, nocnych oraz dyżurów Pytanie: Czy można założyć, że rejestracja odbywać się będzie sumarycznie w ramach np. dodatków do policzenia listy płac? Czy wystarczające będzie jeśli godziny będą wprowadzane jako suma miesięczna? Nie. Rejestr winien być prowadzony na poziomie poszczególnych dni z automatycznym podsumowaniem za dany miesiąc. Pytanie 48 KAD7.2 Rejestracja odpisów do PFRON 17

18 Pytanie: Czy wystarczające będą informacje w postaci raportu do wprowadzenia na stronach portalu PFRON? Tak. Pytanie 49 PLA1.11 akord Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie, jakie dane opisują wynagrodzenie za akord w Instytucie? Wynagrodzenie akordowe jest stosowane w Zakładzie Doświadczalnym Instytutu dla pracowników obory. Ustala się je w ten sposób, że dzieli się ilość udojonego w okresie miesięcznym mleka (wg zestawienia otrzymanego od zootechnika) przez łączną ilość roboczodniówek wszystkich pracowników zatrudnionych w oborze (wg zestawienia dni pracy w oborze na podstawie miesięcznych kart pracy danego oborowego). Otrzymany wynik mnoży się przez ilość roboczodniówek dla poszczególnych pracowników obory, a następnie przez stawkę za 1 litr klasyfikowanego mleka. Tak otrzymany wynik stanowi wynagrodzenie poszczególnych oborowych. Po zsumowaniu wynagrodzeń dla wszystkich pracowników obory wynik powinien być taki sam, jak przy przemnożeniu łącznej ilości udojonego w okresie miesięcznym mleka przez stawkę za 1 litr klasyfikowanego mleka. Przykład (zawiera jedynie dane poglądowe, a nie rzeczywiste wartości): W miesiącu VI udojono łącznie l mleka. Pracownicy oborowi w miesiącu VI przepracowali łącznie 90 roboczogodzin. Stawka za 1 l mleka wynosi 0,129 PLN l mleka / 90 roboczodniówek = l mleka za 1 dzień l mleka * 0,129 PLN = ,00 PLN za taką wartość udojono mleka w miesiącu VI, w podziale na: - oborowy nr 1: pracował 20 dni * l dziennie * 0,129 PLN = 2.580,00 PLN wynagrodzenia, - oborowy nr 2: pracował 25 dni * l dziennie * 0,129 PLN = 3.225,00 PLN wynagrodzenia, - oborowy nr 3: pracował 23 dni * l dziennie * 0,129 PLN = 2.967,00 PLN wynagrodzenia, - oborowy nr 4: pracował 22 dni * l dziennie * 0,129 PLN = 2.838,00 PLN wynagrodzenia. Pytanie 50 PLA2.3 Przypisywanie składników i list do jednostek organizacyjnych Pytanie: Czy wymaganie zostanie uznane za spełnione, jeśli dla wymaganych węzłów struktury organizacyjnej utworzone byłyby oddzielne szablony do obliczania listy płac? Ew. w ramach algorytmów, zastosowane byłyby mechanizmy kontrolujące obliczanie pozycji z uwzględnieniem miejsca pracy pracownika? Jednostkami organizacyjnymi są Instytut oraz Zakład Doświadczalny Instytutu. W systemie należy skonfigurować oddzielne listy składników płac dla obydwu jednostek organizacyjnych. 18

19 Pytanie 51 Wyliczanie kwot wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych i nocnych na podstawie kalendarza. Za dwie pierwsze nadgodziny w dniu roboczym PLA2.9 płacony jest dodatek w wysokości 50% podstawy, za kolejne w wysokości 100% podstawy Pytanie: Czy dobrze rozumiemy, że poprzez ww. wymaganie Zamawiający oczekuje, aby system umożliwiał rejestrację codziennego czasu pracy wraz z możliwością wyznaczania nadgodzin. W tym ujęciu do wprowadzenia niezbędne są dodatkowe mechanizmy akceptacji takich wyliczeń i klasyfikacja na godziny wypłacane / odbierane / rekompensowane. Czy takie rozwiązanie jest akceptowalne? Tak. Pytanie 52 PLA4.9 Naliczanie narzuty na ZFŚS (plan i rozliczenie) Pytanie: Prosimy o szerszy opis tego wymagania, albo ze względu na złożoność problemu, zmianę priorytetu wymagania na funkcje dodatkową (1). Zamawiający podtrzymuje priorytet 2 funkcja podstawowa. System powinien umożliwić naliczenie planowanego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (np. poprzez umożliwienie wpisania planowanych na dany rok wielkości zatrudnienia i przeliczenie tych wartości na odpis wg zadanego wcześniej algorytmu), a następnie (na koniec roku) wyliczenie rzeczywistego zatrudnienia w tym roku (na bazie kart czasu pracy pracowników) oraz rzeczywistego odpisu na ZFŚS do ewentualnego skorygowania, bądź podniesienia kosztów. Sposób zaksięgowania kosztów do poszczególnych tematów pozostaje do ustalenia na etapie analizy przedwdrożeniowej. Pytanie 53 PLA5.42 Możliwość definiowania własnych kartotek Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie, jakich własnych kartotek oczekuje w tym wymaganiu Zamawiający? Co one mają zawierać? Czy chodzi o możliwość wprowadzenia danych dodatkowych w kartotece pracownika? Zamawiający oczekuje, iż System umożliwi tworzenie pracownikom pracującym w Systemie własnych kartotek, zarówno w oparciu o istniejące dane pracowników, jak również dla pracowników obcych, przyjmujących u Zamawiającego do wykonania zlecenie bądź dzieło. Dodatkowo System winien umożliwić utworzenie w razie potrzeby własnych kartotek dla 19

20 poszczególnych komórek organizacyjnych lub innych kartotek (np. dla doktorantów pobierających stypendia), bądź jeśli zajdzie potrzeba utworzenie własnych kartotek w oparciu o prowadzone projekty. Takie kartoteki, oprócz danych podstawowych powinny mieć możliwość wprowadzenia danych dodatkowych, których na tym etapie Zamawiający nie jest w stanie przewidzieć. Pytanie 54 Modyfikowanie struktury organizacyjnej z uwzględnieniem podległych obiektów PPR1.2 z pełną historią Pytanie: Prosimy o zmianę priorytetu wymagania na dodatkowe (1), ze względu na to, że struktury nie muszą być modyfikowane tylko w portalu, ale mogę też być zmieniane w systemie ERP. Taka dwoistość pracy, zmusza wykonawcę do dublowania funkcjonalności, bez uzasadnienia biznesowego dla procesu. Alternatywnie, czy wymaganie zostanie uznane za spełnione jeśli będzie spełnione w ramach systemu ERP? Zamawiający podtrzymuje priorytet 2 funkcja podstawowa. Zamawiający uzna wymaganie za spełnione jeżeli będzie spełnione w ramach systemu ERP. W takim przypadku należy przy tym wymaganiu wskazać, iż zostało ono spełnione w ramach systemu ERP. Pytanie 55 Przypisanie pracownika do struktury organizacyjnej (jednostka, stanowisko lub/i PPR1.5 funkcja) Pytanie: Prosimy o zmianę priorytetu wymagania na dodatkowe (1), ze względu na to, że przypisanie pracownika do struktury następuje w obrębie systemu ERP i umowy. Taka dwoistość pracy, zmusza wykonawcę do dublowania funkcjonalności, bez uzasadnienia biznesowego dla procesu. Alternatywnie, czy wymaganie zostanie uznane za spełnione jeśli będzie spełnione w ramach systemu ERP? Zamawiający podtrzymuje priorytet 2 funkcja podstawowa. Zamawiający uzna wymaganie za spełnione jeżeli będzie spełnione w ramach systemu ERP. W takim przypadku należy przy tym wymaganiu wskazać, iż zostało ono spełnione w ramach systemu ERP. Pytanie 56 Pytanie ogólne do części Budżetowanie (BUD) i Controlling (CON): Pragniemy zauważyć, że Zamawiający zdublował większość wymagań z zakresu: - BUD1.1-BUD1.13 oraz CON1.1-CON BUD 3.1-BUD 3.53 oraz CON2.1-CON