ODPOWIEDZI NA PYTANIA NR 6

Transkrypt

1 UNIWERSYTET WARMIŃSKO-MAZURSKI W OLSZTYNIE DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Olsztyn, dnia r. Do wiadomości wszystkich uczestników postępowania ODPOWIEDZI NA PYTANIA NR 6 Dotyczy: postępowania nr 572/2013/PN/DZP prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego pt. zbudowanie zintegrowanego systemu informatycznego zarządzania uczelnią w ramach realizacji projektu Wzmocnienie potencjału adaptacyjnego UWM w Olsztynie Nr umowy UDA- POKL / Zamawiający Uniwersytet Warmińsko Mazurski w Olsztynie działając na podstawie art. 38 ust. 2 Ustawy Prawo zamówień publicznych przedstawia uprzejmie odpowiedzi na otrzymane pytania. Pytanie 1. KD.031 Dodatki specjalne (słownik) system pozwala na wprowadzenie dodatków - procentowego lub kwotowego wraz ze źródłem finansowania. Historia zmian dodatków musi zostać zachowana. Pytanie: Co oznacza słowo słownik? Jest wykaz rodzajów dodatków. Np. zryczałtowany płatny z projektu, płatny z dotacji, itp. Pytanie 2. KD.034 System umożliwia automatyczne generowanie deklaracji zgłoszeniowych, deklaracji zmiany, deklaracji wyrejestrowania oraz deklaracji zmieniających do systemu płatnik. Wszelkie zmiany w kartotece pracownika, które wiążą się z koniecznością utworzenia dokumentów zgłoszeniowych powinny skutkować automatycznym wygenerowaniem przez system tych dokumentów. Pytanie: Zamawiający użył tu chyba skrótu myślowego, poprzez stwierdzenie, że system ma automatycznie wysyłać pliki, w momencie kiedy zmieniają się zapisy w danych pracownika. System Płatnik, a także systemy kadrowe takie operacje wykonują przy współudziale operatora. Prosimy o potwierdzenie, że tak należy rozumieć powyższe wymaganie. Potwierdzamy, tak. Pytanie 3. KD.041 Użytkownik system ma możliwość elastycznego definiowania nowych przypominaczy mailowych. w zakresie treści wiadomości jak również w zakresie odbiorcy wiadomości. Pytanie: Prosimy o podanie czego mają dotyczyć takie przypomnienia i komu mają być wysyłane oraz czy tylko w obrębie poczty firmowej? W obrębie poczty firmowej. Dotyczy np. upływu terminu badań lekarskich, okresowej umowy o pracę, wyczerpania okresu zasiłku chorobowego, oceny okresowej pracownika, itp. 1

2 Pytanie 4. KD.082 System umożliwia prowadzenie różnych rodzajów kalendarzy. Kalendarz musi być wypełniany dla każdego pracownika. Pytanie: Jeżeli pracownicy pracują w obrębie grupy, np. administracja, to również muszą mieć prowadzone indywidualne kalendarze? Prosimy również o podanie, jakie informacje zawierać ma kalendarz? Indywidualne kalendarze powinny być prowadzone np. w obrębie pracowników obsługi. Kalendarz powinien zawierać informacje o dniach świątecznych, niedzielach, dniach wolnych od pracy i powinien służyć do rozliczenia czasu pracy i płacy w systemie płacowym. Pytanie 5. KD.083 System umożliwia definiowanie różnych harmonogramów czasu pracy. Pytanie: Jakie harmonogramy czasu pracy realizowane są na Uczelni? Podstawowy, równoważnych norm czasu pracy, zmianowy, zadaniowy. Pracodawca dopuszcza możliwość pracy np. w systemie weekendowym, czterobrygadowym lub innym dopuszczonym w Kodeksie pracy. Pytanie 6. KD.084 System umożliwia rejestrację godzin nadliczbowych 50% i 100%. Ewidencja realizowana poprzez wprowadzenie godzin nadliczbowych za dany miesiąc i rozliczenie ich na liście płac. Pytanie: Czy chodzi o wpisanie sumy za dany miesiąc, czy ewidencja godzin w ramach poszczególnych dni? Dotyczy ewidencji godzin w ramach poszczególnych dni. Pytanie 7. KD.124 System umożliwia modelowanie przebiegu procesu akceptacji wniosku urlopowego przez wykonawcę zgodnie z wymaganiem KD.126. Pytanie: Wymaganie KD. 126 opisuje proces ewidencji wniosku urlopowego. Czy Zamawiający przewiduje, że ten proces ulegnie zmianom i stąd podaje potrzebę dostępu do opcji modelowania? W związku z tym, że wymaganie ingeruje głęboko w zasady funkcjonowania obiegu dokumentów, może być uznane, jeśli Wykonawca dostarczy kilka gotowych modeli do ew. wykorzystania w późniejszym czasie? Tak. Pytanie 8. Dotyczy wymagań: KD.128 wprowadzenie limitów nagród dla jednostek organizacyjnych (wybieranych ze słownika w rozbiciu na rodzaje funduszy). Wprowadzanie zmian wys. Funduszu, anulowanie danych. Funkcja: wyszukiwanie funduszu wg zadanej jednostki. Status 1. KD.129 Określanie wysokości nagrody lub zakresu dla typu i rodzaju nagrody oraz kontrolowanie poprawności wprowadzonych nagród. Wymagana jest kontrola wysokości nagród indywidualnych dla typu, rodzaju i stopnia nagrody. Dla nagród zespołowych wymagana jest kontrola wartości granicznych zakresu wysokości nagrody. System powinien pozwalać w elastyczny sposób formułować ustawienia. Status 1. KD.133 Zestawienie limitów funduszy i ich wykorzystanie. Zestawienie powinno zawierać: kod jednostki organizacyjnej oraz rodzaj funduszu nagród w rozbiciu na: wartość limitu, wartość wykorzystanych środków, różnicę. Całość zestawienia podsumowana we wszystkich kolumnach. Funkcja: podgląd(ekran), wydruk. Status 2. KD.138 Kontrola przyznanych funduszy dla jednostek i ich wykorzystanie. Po wprowadzeniu kwoty proponowanej nagrody dla danej osoby aktualizuje się pole wykorzystania środków odpowiedniego funduszu (1%,2%) w jednostce oraz wylicza się odchylenie od limitu. Status 2. Pytanie: Wymagania KD. 128 i 129 opisują zarządzanie funduszami nagród na Uczelni. Są one podane jako opcjonalne. Dlaczego więc wymagania KD 133 i 138, stanowiące kontynuację tych wymagań, podane jest jako obligatoryjne? Bez spełnienia wymagań KD. 128 i 129, nie jest możliwe spełnienie KD. 133 i 138. Inaczej na to patrząc, wymagania KD. 133 i 138 nie są do uzyskania, bez wdrożenia KD. 128 i 129! Prosimy o zmianę wymagania KD. 133 i 138 na opcjonalne (status 1). 2

3 Zgoda na wymagania opcjonalne. Pytanie 9. KD.148 Generowanie pasków płacowych, rocznej kartoteki wynagrodzeń, RMUA. Zamawiający wymaga pełnej obsługi po stronie ZSI. Współpraca z Płatnikiem ma polegać na eksporcie danych z ZSI do Płatnika. Zamawiający przewiduje wykorzystanie Płatnika wyłącznie do eksportu do ZUS. Status 2 Pytanie: Dane do zestawienia RMUA gromadzone są w programie Płatnika i stanowią w nim jedyne potwierdzone przez ZUS źródło informacji, zwłaszcza w kontekście zmian w Płatniku w wersji 9. Dane te drukowane z systemu płacowego, nie będą takowego posiadały. Sugerujemy rozdzielenie tego wymagania na dotyczące pasków jako obligatoryjne i RUMA jako dodatkowe. Zamawiający wyraża zgodę. Pytanie 10. PL2.009 Kontrola przyznanych podwyżek pod względem zgodności z tabelą wynagrodzeń. Status 2 Pytanie: Prosimy o podanie w jaki sposób taka kontrola miała by polegać? Wymaganie może być zrealizowane np. za pośrednictwem raportu który zweryfikuje listę płac pracowników z zakresem tabeli wynagrodzeń, w wyniku którego zostaną zidentyfikowani pracownicy, których wynagrodzenie jest zbyt niskie lub zbyt wysokie w stosunku do określonej tabeli wynagrodzeń. Pytanie 11. PL2.015 Przypisywanie składników i list do grup płacowych. Status 2 Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie czym są grupy płacowe? Przykładowe grupy płacowe: Nauczyciele akademicy, pracownicy administracji, pracownicy obsługi. Grupy płacowe wiążą się np. z odrębnymi terminami wypłat wynagrodzeń. Pytanie 12. PL2.024 System ma mieć możliwość zaczytywania wartości składników płacowych na kartoteki z plików tekstowych, z arkuszy Excel. Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie, czy chodzi o jednorazowy import danych w postaci list płac, czy o interfejs pozwalający wczytywać dane do policzenia listy płac? W ramach wymagania Zamawiający oczekuje interfejsu pozwalającego wczytywać dane do policzenia listy płac. Pytanie 13. PL2.068 Tworzenie i zapisywanie symulacji list płac. Pytanie: Czy wymaganie zostanie spełnione, jeśli taka symulacja odbywała by się na dodatkowej kopii bazy danych, przeznaczonej do celów testowych? Zamawiający wyraża zgodę. Pytanie 14. PL3.014 Powinna być możliwość ewidencjonowania skierowań na turnusy wypoczynkowe w obiektach socjalnych będących w posiadaniu UWM (ośrodki, łodzie żaglowe). Pytanie: Co Zamawiający rozumie po pojęciem możliwość ewidencjonowania? Czy chodzi o zapis w danych pracownika, że takie skierowanie zostało przyjęte lub wysłane? Chodzi o odnotowanie w kartotece pracownika faktu, że takie skierowanie zostało przyznane i w jakim terminie. Pytanie 15. PL3.038 Powinna być możliwość generowania dla dowolnej listy przekazów pocztowych. Pytanie: Co Zamawiający rozumie przez pojęcie generowanie? Czy chodzi o jakąś formę eksportu danych do plików, w celu późniejszego przekazania go do operatora pocztowego? Jeśli tak, to prosimy o podanie nazwy takiej usługi. Zamawiający obniża poziom wymagalności wymagania do poziomu 1. Zamawiający wymaga eksportu zgodnego CITI Handlowy. 3

4 Pytanie 16. PL4.015 System umożliwia przypisanie wielu rachunków dla jednej umowy. Status 2 Pytanie: Prosimy o podanie o jakie rachunki tu chodzi? Chodzi o umowy cywilnoprawne do których wystawiane jest wiele rachunków częściowych. Pytanie 17. PL4.049 Drukowanie RMUA dla osób nie będących pracownikami Uczelni otrzymujących wynagrodzenia objęte ubezpieczeniem społecznym i/lub zdrowotnym zbiorczo za dany rok kalendarzowy. Pytanie: Dane do zestawienia RMUA gromadzone są w programie Płatnika i stanowią w nim jedyne potwierdzone przez ZUS źródło informacji, zwłaszcza w kontekście zmian w Płatniku w wersji 9. Dane te drukowane z systemu płacowego, nie będą takowego posiadały. Sugerujemy zaznaczenie tego wymagania na dodatkowe, a nie obligatoryjne. Zamawiający wyraża zgodę. Pytanie 18. PL5.020 Sprawozdanie ZUS IWA Pytanie: Sprawozdanie ZUS IWA przekazywane jest do ZUS elektronicznie w związku z tym, systemy płacowe mogą jedynie sporządzać wydruk treści do wypełnienia takowych. Prosimy o potwierdzenie, że chodzi w tym wymaganiu właśnie o wydruk zawierający jedynie dane pomocnicze do sporządzenia właściwego sprawozdania? Zamawiający wyraża zgodę. Pytanie 19. Opis procesu Płace, Tworzenie listy płac Pytanie: W opisie procesu Użyto sformułowania: Po wprowadzeniu zmiennych składników list płac przez uprawnionych pracowników poszczególnych komórek (interfejsy webowe) tworzona jest lista płac główna zawierająca stałe oraz zmienne składniki mające wpływ na wysokość wynagrodzenia., natomiast w wymaganiach nie są podane jakiekolwiek wymagania, co do nanoszenia tych stałych oraz zmiennych składników przez Portal. Prosimy o uszczegółowienie wymagań Portalu w tym temacie. W przeciwnym wypadku opis procesu nie będzie wiążącym w realizacji wdrożenia systemu. Poprzez Portal Zamawiający wymaga nanoszenia składnika zmiennego jakim jest premia - wymaganie KD.156. Pytanie 20. FK 1.29 System ma zapewnić kontrolę wprowadzenia danych w zależności od charakteru konta syntetycznego Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie o jaką kontrolę chodzi Zamawiającemu? Czy w ww. wymaganiu chodzi o kontrolę kręgu kosztowego? System winien wyświetlić komunikat w przypadku księgowania niestandardowych operacji charakterystycznych dla danego konta np. wprowadzenie zapisów po stronie ma na koncie kosztowym. Pytanie 21. FK 1.49 Możliwość dziedziczenia planu kont do przypisanych ksiąg rachunkowych Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie o jakie dziedziczenie chodzi? Chodzi o możliwość przypisania istniejącego planu kont w przypadku wydzielenia odrębnej księgi. Pytanie 22. FK 1.57 Możliwość uzyskania sum częściowych dla kont i subkont bez konieczności stosowania sekwencyjnych numerów kont Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie o jakie sumy częściowe chodzi Zamawiającemu? Czy ww. wymaganiu chodzi o możliwość podglądu zapisów? Chodzi o możliwość podglądu zapisów stanów kont, zestawienia obrotów i sald, zagregowanych dla poszczególnego poziomu i dla każdego konta z zakresu osobno np. przy konstrukcji konta 4

5 abcdefgh ijkl Możliwość uzyskania raportu/podglądu wszystkich kont z określonych zakresów z możliwością wykorzystania maski (dla przykładu % zastępuje wszystkie znaki w ramach segmentu,? - zastępuje pojedynczy znak) %-abcde%-??kl czy też 13% %-ijk? System powinien przedstawić określone zestawienie, prezentujące stany kont z podanego zakresu, wraz z ich agregacją do poziomu wyższego. Zamawiający dopuszcza inne mechanizmy pozwalające osiągnąć w ramach jednej operacji ten sam efekt. Pytanie 23. FK 1.58 Możliwość wprowadzania danych i księgowań do okresów zamkniętych przez uprawnionego użytkownika (zgodnie z zakresem posiadanych uprawnień) Pytanie: Czy wystarczająca będzie możliwość blokowania i odblokowywania okresów bez potrzeby zamykania, zgodnie z uprawnieniami? Tak. Pytanie 24. FK 2.4 Możliwość uzyskiwania i sprawdzania sum ogółem Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie. Na jakim poziomie ma być możliwość uzyskiwania i sprawdzania sum ogółem? Dekretu czy raportów? Na poziomie dekretu i raportów. Pytanie 25. FK 2.8 Możliwość księgowania w osobnych księgach dla kilku zakładów lub jednostek zależnych Pytanie: Czy powyższe wymaganie odnosi się jedynie do ogólnej możliwości systemu pozwalającej na rozbudowę systemu w przyszłości (przy czym na ten moment licencja i wdrożenie dotyczy jednego zakładu, zgodnie z odpowiedzią na pytanie 4 z dnia r.) czy też Zamawiający wymaga wdrożenia systemu dla kilku zakładów lub jednostek zależnych? Jeśli Zamawiający wymaga wdrożenia systemu dla kilku zakładów lub jednostek zależnych prosimy o określenie ilości tychże zakładów wraz z podaniem ich specyfiki (w tym podanie zasadniczych różnic pomiędzy zakładem głównym, tj. UWM a pozostałymi zakładami/jednostkami zależnymi). Czy w przypadku konieczności wdrożenia systemu w innych zakładach przypadku wystarczające będzie odwzorowanie bazy danych 1:1 (sklonowanie) na podstawie bazy zakładu głównego? Dostarczana licencja ma obejmować możliwość księgowania w osobnych księgach dla kilku zakładów. Wdrożenie systemu będzie dotyczyć tylko jednej jednostki. Pytanie 26. FK 2.9 Możliwość osobnej sprawozdawczości dla każdego zakładu lub jednostki zależnej, w tym również pod kątem konsolidacji Pytanie: Czy powyższe wymaganie odnosi się jedynie do ogólnej możliwości systemu pozwalającej na rozbudowę systemu w przyszłości (przy czym na ten moment licencja i wdrożenie dotyczy jednego zakładu, zgodnie z odpowiedzią na pytanie 4 z dnia r.) czy też Zamawiający wymaga wdrożenia systemu dla kilku zakładów lub jednostek zależnych? Na jakiej zasadzie ma wyglądać wielkozakładowość? Jak ma wyglądać konsolidacja? Poprosimy o podanie dokładnych założeń, ponieważ ich brak uniemożliwia określenie niezbędnej pracochłonności. 5

6 jak na pytanie 25. Pytanie 27. FK 2.15 Możliwość przetwarzania księgowań z ksiąg pomocniczych pojedynczo lub grupowo Pytanie: Czy w ww. wymaganiu chodzi o możliwość grupowego zatwierdzania? Zamawiający w ramach tego wymagania rozumie zarówno możliwość grupowego zatwierdzania dokumentów, jak i możliwość przenoszenia zapisów ksiąg pomocniczych w postaci pojedynczych zdarzeń, lub elementów zagregowanych (np. amortyzacja środka trwałego pojedynczo, lub naliczenie grupowe amortyzacji) Pytanie 28. FK 2.20 Funkcjonalność zamykania roku obrotowego, wraz z automatycznym przeksięgowaniem kont rozrachunkowych Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie o jakie przeksięgowanie rozrachunków chodzi Zamawiającemu? Chodzi o przeniesienie na bilans otwarcia poszczególnych nierozliczonych zapisów. Pytanie 29. FK 2.28 Możliwość dokonywania w dowolny sposób kontroli sald debetowych i kredytowych Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie o jaką konkretnie kontrolę chodzi Zamawiającemu? Wyrażenie dowolny jest bardzo szerokie. System winien wyświetlić komunikat w przypadku księgowania niestandardowych operacji charakterystycznych dla danego konta np. wprowadzenie zapisów po stronie ma na koncie kosztowym. Pytanie 30. FK 2.52 Możliwość definiowania zasad sprawdzenia zgodności kont syntetycznych / analitycznych i kombinacji dowolnie zdefiniowanych układów kosztowych Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie/rozwinięcie wymagania o jakie sprawdzenie chodzi Zamawiającemu? System winien mieć możliwość wprowadzania ograniczeń dotyczących zapisów np. na koncie dotyczącym dydaktyki nie można zaksięgowania kosztów rodzajowych dotyczących badań naukowych. Pytanie 31. FK 3.6 FK 3.7 FK 3.8 FK 3.9 Dotyczy wymagań: Definicja słownika kategorii kosztów (niezależne od podziału na koszty rodzajowe) Kwalifikacja kosztów wg kategorii Ewidencja kosztów według układu rodzajowego i według kategorii Ustalenie zestawu kategorii kosztów dla projektu Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie o jaki podział chodzi Zamawiającemu? Czy powyższe wymagania odnoszą się do obszaru Budżetowania? Każdy projekt ma swoją specyficzną strukturę kosztów i budżet gromadzący koszty w inny sposób niż koszty rodzajowe uczelni (kategoria kosztów projektu), chodzi o stworzenie możliwości grupowania kosztów według tych pojedynczych, specyficznych budżetów. Tak więc kategorie wiążą się z budżetami projektów. Pytanie 32. FK 3.11 Możliwość pełnej kontroli danych na fakturach Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie o kontrolę jakich danych chodzi w ww. wymaganiu? Chodzi m.in. o kontrolę numeru NIP, numeru konta bankowego, kontrolę zaokrągleń i 6

7 prawidłowości podatku VAT od kwoty brutto, netto, czy nie występuje w systemie faktura z takim samym numerem dla danego kontrahenta. Pytanie 33. FK 3.27 Możliwość dokonywania analiz wieku zobowiązań wg kodu klasyfikacji Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie o jaką klasyfikację chodzi Zamawiającemu? Chodzi o klasyfikację dotyczącą wieku zobowiązań do sprawozdań RB-N i RB-Z. Pytanie 34. FK 3.39 Dostęp do wybranych transakcji zakupowych wg określonych wcześniej grup Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie o jakie grupy chodzi Zamawiającemu? Możliwość podziału typów dokumentów wg określonych grup np. zakupy inwestycyjne, dot. badań, projektów. Pytanie 35. FK 3.65 Możliwość generowania zestawień nieodebranych poborów zleconych w banku oraz wypłat z depozytu Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie na jakiej podstawie ma być wykonane takie zestawienie? Jeżeli przelew został zlecony do banku to po jego realizacji został zaksięgowany na koncie danego pracownika, więc czego tak naprawdę ma dotyczyć zestawienie nieodebranych poborów zleconych w banku? Niezrealizowanych przez bank przelewów? Część pracowników odbiera wynagrodzenia w kasie banku. Pieniądze przeznaczone na te wypłaty wg szczegółowych wykazów są blokowane do czasu odbioru gotówki przez poszczególnych pracowników lub upływu określonego terminu. Po terminie odbioru gotówki blokada ulega zwolnieniu a środki zostają zaewidencjonowane jako depozyt. Chodzi o przypisanie nieodebranych środków wg pracowników. Pytanie 36. FK 3.69 Możliwość przekazywania elektronicznego dyspozycji wypłaty do kasy i potwierdzenie wykonania operacji z kasy Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie o jakie operacje chodzi? Chodzi o powiązanie modułu FK a modułem kasowym tj. po wprowadzeniu dokumentu w systemie FK zatwierdzonego do wypłaty w kasie, kasjerka ma możliwość połączenia operacji z tym dokumentem. Pytanie 37. FK 3.71 Możliwość informowania jednostek o nieodebranych depozytach Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie w jaki sposób jednostki mają być informowane o nieodebranych depozytach. Elektroniczny, papierowy? Elektroniczny np. w postaci i papierowy. Pytanie 38. FK Słownik numerów NIP, które mogą się powtarzać przy wielu kontrahentach 7

8 Pytanie: Potrzeba zastosowania opisanej funkcjonalności występuje rzadko (nie zdarza się często, że firmy mają ten sam nip, w zasadzie dotyczy to tylko firm wielooddziałowych), w związku z czym prosimy o zmianę kategorii z koniecznej (2) na opcjonalną (1). Zamawiający zmienia treść wymagania na następującą: FK 3.103a (funkcjonalność obligatoryjna poziom 2) System musi posiadać możliwość wprowadzania kontrahenta z tym samym numerem NIP i inną nazwą (obsługa jednostek wielodziałowych). FK 3.103b (funkcjonalność dodatkowa poziom 1) System musi posiadać możliwość wprowadzania kontrahenta z tym samym numerem NIP i inną nazwą (obsługa jednostek wielodziałowych). Możliwość ta dostępna tylko dla wybranych użytkowników np. dodatkowe uprawnienie. Podstawowy użytkownik może wprowadzać kontrahenta o NIP unikalnym, a osoba z większymi uprawnieniami może wprowadzać kontrahenta z NIP-em powtarzającym się. Pytanie 39. FK 4.16 Wykaz stanu należności i zobowiązań aktywnych w bieżącym roku Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie co Zamawiający rozumie pod pojęciem aktywnych? Niektóre konta zobowiązań i należności nie wykazują żadnych obrotów w ciągu danego roku bilansowego i mają salda zerowe. Chodzi o możliwość wyboru tylko tych kontrahentów, którzy wykazują jakieś obroty i salda. Pytanie 40. FK 4.21 Zapewnienie swobodnego wyboru poszczególnych faktur danego kontrahenta do wystawienia noty odsetkowej Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie co Zamawiający rozumie pod pojęciem swobodny wybór? Swobodny wybór oznacza możliwość wystawienia noty odsetkowej dla wskazanej faktury lub grupy faktur dla danego kontrahenta. Pytanie 41. FK 4.26 Możliwość wygenerowania dokumentu zbiorczego na podstawie przedpłat za dany okres (np. miesiąc) Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie o jakie konkretnie dokumenty chodzi? Chodzi o stworzenie zbiorczego dokumentu, który umożliwi wprowadzenie jednym zapisem kwot zaliczek od osób fizycznych do rejestru sprzedaży. Dotyczy to usług edukacyjnych, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej. Pytanie 42. FK 5.11 Raporty wykazujące różnice pomiędzy księgą należności i zobowiązań a księgą główną Pytanie: Wymaganie jest nadmiarowe. Wydaje się, że nie ma potrzeby generowania tego typu raportów. Do czego miałaby służyć taka kontrola? Czy wystarczające będzie jeśli system będzie udostępniał okno pokazujące dokumenty niezadekretowane? Zamawiający wyraża zgodę Pytanie 43. Dotyczy wymagań: FK 5.18 Grupowanie (sortowanie) zapisów dotyczących faktury w poleceniu księgowania 8

9 FK 5.19 FK 5.20 FK 5.21 Grupowanie zapisów wg wpływu gotówki / KP Grupowanie zapisów dotyczących faktury korygującej w poleceniu księgowania Grupowanie zapisów dotyczących faktury wg typu kodu podatku należnego Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie o jakie grupowanie/sortowanie chodzi? Przy jakiej operacji? Chodzi o możliwość sortowania pozycji w ramach dokumentów księgowych pozwalające na wyszukanie określonych pozycji np. wyszukanie w ramach wyciągu bankowego pozycji wynagrodzenie czy też posortowanie wg kwot operacji. Pytanie 44. Dotyczy wymagań: FK 6.5 Historia korespondencji z kontrahentem FK 6.6 Rejestracja wezwań do zapłaty z zachowaniem ich historii Pytanie: Prosimy o rozwinięcie ww. wymagań. W jakiś zakresie ma być dostępna historia? a) Czy w zakresie wymagania FK 6.5 wystarczająca będzie możliwość definiowania listy spraw do wykonania w procesie windykacji (np. rozmowa telefoniczna, wysłanie wezwania, wysłanie zawiadomienia, wysłanie potwierdzenia salda)? b) Czy w zakresie wymagania FK 6.6 wystarczająca będzie możliwość definiowania kilku szablonów treści wezwań do zapłaty z możliwością zapamiętania, które szablony zostały już użyte dla danego kontrahenta Tak. Pytanie 45. FK 7.21 Automatyczne zaksięgowanie kwoty VAT nieodliczonego na konto, na które została zaksięgowana kwota netto Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie wymagania/uszczegółowienie przypadku, ponieważ w obecnej formie nie jest do końca zrozumiałe. Chodzi o to aby kwota netto została automatycznie powiększona o nieodliczony VAT (dotyczy zakupów związanych ze sprzedażą mieszaną i zwolnioną). Pytanie 46. FK 7.37 Możliwość określania w ramach rejestru VAT faktur zapłaconych. Pytanie: Czy ww. wymaganie jest krytyczne? Jeśli nie, wnosimy o zmianę statusu z koniecznego (2) na opcjonalne (1). Tak, wymaganie jest krytyczne. Zgodnie z obowiązującymi przepisami odliczenie podatku VAT m.in. z faktur zakupowych otrzymanych od małych podatników oraz faktur RR możliwe jest po dokonaniu zapłaty. Pytanie 47. FK 8.6 Możliwość rozpoznawania przelewów zawierających w tytule określone słowa kluczowe np. nr faktury Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie o jakie rozpoznawanie chodzi Zamawiającemu? Do jakich celów ma być używane? Chodzi o możliwość identyfikacji operacji wg klucza np. numeru faktury w celu automatycznej dekretacji na konto rozrachunków zapisów z importowanych wyciągów bankowych. 9

10 Pytanie 48. FK 8.8 Dostosowanie formatu pliku do wymogów banku wiodącego (zmiana pliku przy zmianie banku) Pytanie: Zmiana pliku przy zmianie banku każdorazowo wiąże się z określoną pracochłonnością. Prosimy o potwierdzenie, że dostosowanie formatu pliku do wymogów banku wiodącego jest usługą jednorazową na etapie wdrożenia, a kolejne ewentualne zmiany będą realizowane za dodatkową opłatą lub z dostępnej puli godzin powdrożeniowych. Dodatkowo prosimy o informację z jakiego banku korzysta Zamawiający oraz do jakiego formatu należy dostosować plik? Dostosowanie formatu pliku do wymogów banku jest usługą jednorazową na etapie wdrożenia. Obecnie Zamawiający korzysta z Banku Handlowego w Warszawie oraz PEKAO SA. Formaty plików zostaną udostępnione na etapie wdrożenia. Pytanie 49. FK 8.13 Rejestrowanie wpłat z tytułu rekrutacji i integracja z programem IRK (Internetowa Rejestracja Kandydatów) Pytanie: Prosimy o podanie precyzyjnego zakresu integracji z systemem IRK. Czy integracja ma dotyczyć jedynie zbiorczego przekazywania informacji o wpłatach z tytułu rekrutacji? Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający będzie odpowiedzialny za wykonanie prac po stronie systemu IRK. System IRK generuje konta kolektowe, na które zarejestrowani kandydaci dokonują opłaty za rekrutację. Do systemu FK dane ze zbiorczego wyciągu bankowego dla tych kont trafiają na jedną analitykę w rozbiciu na poszczególne wpłaty. Chodzi o funkcjonalność, która pozwala na automatyczne uzupełnianie w opisie poszczególnych wpłat o imię i nazwisko kandydata na podstawie numeru konta kolektowego i danych personalnych w IRK. Zamawiający będzie odpowiedzialny za wykonanie prac po stronie systemu USOS - IRK. Pytanie 50. FK 8.14 Obliczanie należnej kwoty zwrotu wadium z odsetkami oraz generowanie odpowiednich przelewów Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie na podstawie jakich informacji ma być naliczana kwota? Na podstawie daty wpływu, wprowadzonego oprocentowania rachunku bankowego, przewidywanej daty zapłaty. Pytanie 51. FK 8.16 Kalkulacja oczekiwanego poziomu środków pieniężnych wg źródeł pozyskania i terminów zapłaty (np.: sprzedaż, należności, obsługa serwisowa, inne) Pytanie: Czy wystarczająca będzie kalkulacja oczekiwanego poziomu środków pieniężnych tylko na podstawie należności? Tak. Pytanie 52. FK 8.17 Kalkulacja oczekiwanego wypływu środków pieniężnych (np.: zakupy, zobowiązania, inne) Pytanie: Czy wystarczająca będzie kalkulacja oczekiwanego wypływu środków pieniężnych tylko na podstawie zobowiązań? Tak. Pytanie 53. FK 8.24 Prognozowanie salda zasobów środków pieniężnych wg wpływu i wypływu, prognozowanie 10

11 poziomu gotówki Pytanie: Realizacja tak opisanego wymagania jest możliwa przy odpowiedniej budowie kont. Czy wystarczające będzie dostarczenie możliwości wygenerowania raportu struktura wiekowa należności i zobowiązań w walucie PLN i obcej? Jeśli nie prosimy o zmianę kategorii z koniecznej (2) na opcjonalną (1). Tak. Pytanie 54. FK 8.29 Wykaz udzielonych kredytów wewnętrznych Pytanie: Prosimy o informację w jaki sposób są ewidencjonowane kredyty wewnętrzne u Zamawiającego? Aktualnie Zamawiający posiada wewnętrzny system informacyjny obsługujący kredyty wewnętrzne. Zamawiający oczekuje możliwości ewidencji tych kredytów w systemie. Zamawiający zmienia wagę wymagania na opcjonalną (1) Pytanie 55. FK 8.38 Integracja modułu kasa z modułem zakup (zakupy gotówkowe) Pytanie: Na czym konkretnie ma polegać integracja? Czy chodzi w tym przypadku o podgląd rozliczeń? Zamawiający oczekuje możliwości eksportu zdarzeń z systemu do kasy np. po wprowadzeniu dokumentu w systemie FK (np. rozliczenie delegacji, rozliczenie zaliczek) zatwierdzonego do wypłaty w kasie, kasjerka ma możliwość połączenia operacji z tym dokumentem. Pytanie 56. FK 8.44 Możliwość kontroli kwoty pogotowia kasowego Pytanie: Prosimy o szerszy opis funkcjonalności. Na czym miała by polegać? Czy wystarczające będzie utworzenie dodatkowej kasy Pogotowie kasowe z możliwością kontroli kwoty jak w zwykłej kasie? Chodzi o komunikat informujący o przekroczeniu kwoty pogotowia kasowego. Pytanie 57. FK 8.45 Przygotowywanie zestawień gotówkowych do Banku Pytanie: Wymaganie jest nieprecyzyjne. Prosimy o określenie możliwości przygotowania jakich zestawień gotówkowych do banku wymaga Zamawiający? Chodzi o możliwość wygenerowania dokumentu do wypłat gotówkowych do banku. Pytanie 58. FK 8.50 Możliwość podglądu wszystkich zobowiązań klienta z informacją, w jakim podsystemie są ewidencjonowane i jaka jest wysokość odsetek, kosztów upomnienia, opłaty prolongacyjnej Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie o jakich podsystemach pisze Zamawiający? Chodzi o możliwość podglądu zobowiązań klienta z podziałem na miejsca powstawania tych zobowiązań (obecnie UWM posiada około 30 punktów wystawiania faktur na wydziałach i w wybranych jednostkach, każdy z punktów obsługuje unikalne zobowiązania). Pytanie 59. FK 8.51 Blokowanie wypłaconych kwot z modułu zakupy przed zamknięciem raportu kasowego Pytanie: Wymaganie opisuje konkretny mechanizm systemowy. Prosimy o informację o jaką blokadę chodzi? W celu lepszego zobrazowania pożądanej funkcjonalności prosimy o podanie przykładu zastosowania. W celu uniknięcia podwójnego wypłacenia gotówki z kasy system winien blokować wydane kwoty przed zamknięciem raportu kasowego. 11

12 Pytanie 60. FK 9.9 Kompensaty wielowalutowe np. Euro z CHF Pytanie: Czy wymaganie zostanie uznane za spełnione w przypadku wykorzystania dokumentu przewalutowania? Tak. Pytanie 61. FK 10.3 Wyodrębnianie danych z raportów i umieszczania w plikach dla ich importu do arkuszy kalkulacyjnych lub innych systemów informatycznych Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie o jakie wyodrębnienie chodzi w powyższym wymaganiu? Czy Zamawiający ma na myśli mechanizm zapisz jako? Tak. Pytanie 62. Dotyczy wymagań: FK 10.9 Możliwość budowania wielopoziomowych struktur dla celów raportowania FK Możliwość korzystania z funkcji matematycznych do budowania struktury raportowania Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie o jakie struktury chodzi w powyższym wymaganiu? Chodzi o możliwość stworzenia jednego wzorca raportu, który bez wprowadzania zmian w tym wzorcu umożliwia wygenerowanie raportów dla różnych poszczególnych jednostek organizacyjnych i zbiorczo. Pytanie 63. FK Definiowanie kont sum częściowych, w raporcie Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie o jakie sumy częściowe chodzi w powyższym wymaganiu? Chodzi o możliwość podglądu zapisów stanów kont, zestawienia obrotów i sald, zagregowanych dla poszczególnego poziomu i dla każdego konta z zakresu osobno np. przy konstrukcji konta abcdefgh ijkl Możliwość uzyskania raportu/podglądu wszystkich kont z określonych zakresów z możliwością wykorzystania maski (dla przykładu % zastępuje wszystkie znaki w ramach segmentu,? - zastępuje pojedynczy znak) %-abcde%-??kl czy też 13% %-ijk? System powinien przedstawić określone zestawienie, prezentujące stany kont z podanego zakresu, wraz z ich agregacją do poziomu wyższego. Zamawiający dopuszcza inne mechanizmy pozwalające osiągnąć w ramach jednej operacji ten sam efekt. Pytanie 64. FK Raport analizy kont wg dowolnych kryteriów Pytanie: Wymaganie jest zbyt szerokie. Czy wystarczająca będzie możliwość wykonania Raportu analizy kont wg kryteriów dostępnych w systemie? Alternatywnie prosimy o doprecyzowanie kryteriów wg których tworzony ma być raport. 12

13 Wystarczająca będzie możliwość wykonania Raportu analizy kont wg kryteriów dostępnych w systemie, nie mniej niż wydruki syntetyczne i analityczne na każdym poziomie analityki, lub wybranego segmentu analityki (filtry), w tym: zestawienie obrotów i sald za dowolny okres (np. miesięczny, od początku roku), obroty miesiąca lub za dany okres z zapisami księgowymi, wybrane kartoteki kont księgowych. Pytanie 65. FK Możliwość wykorzystania standardowych współczynników pozwalających na dostęp do wielu opcji tego samego raportu Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie o jakie standardowe współczynniki chodzi? Możliwość automatycznego zwiększenia lub zmniejszenia pozycji raportu wygenerowanych na podstawie ewidencji księgowej o wprowadzony wcześniej współczynnik. Możliwość zmian współczynnika, np. dla danego miesiąca. Pytanie 66. FK Możliwość wprowadzania dowolnych tytułów do raportów oraz informacji o jednostce do której jest on kierowany Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie o jakie dowolne tytuły chodzi w powyższym wymaganiu? Zamawiający oczekuje możliwości pozwalającej mu na wprowadzenie Dowolnego tekstu dodatkowego na raporcie funkcjonalność może być spełniona np. za pośrednictwem edytowalnego pola. Pytanie 67. FK System ma zapewnić udostępnienie raportu pokazujący pełny dekret zaksięgowanych dokumentów generując go wg różnych parametrów chrakteryzujący daną grupę dokumentów Pytanie: Wymaganie jest bardzo szerokie, nieostre. Prosimy o doprecyzowanie wymagania poprzez m.in. określenie różnych parametrów lub ograniczenie do parametrów dostępnych standardowo w systemie. Zamawiający ogranicza się do parametrów dostępnych standardowo w systemie. Pytanie 68. Dotyczy wymagań: FK Sporządzenie i wydruk przepływów pieniężnych FK Sporządzenie i wydruk zmian w kapitale własnym Pytanie: Czy realizacja powyższych wymagań jest krytyczna dla Zamawiającego? Jeśli nie, zważywszy na krótki czas realizacji zamówienia, prosimy o zmianę kategorii z koniecznej (2) na opcjonalną (1). Zamawiający zgadza się na zmianę kategorii z koniecznej (2) na opcjonalną (1). Pytanie 69. FK Raportowanie wg poziomów odpowiedzialności Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie wymagania. O jakie poziomy odpowiedzialności chodzi? Chodzi o odpowiedzialność wg przyznanych upoważnień przez Zamawiającego. Pytanie 70. FK 11.5 Możliwość korygowania wartości podatku VAT przez operatora (grosz) Pytanie: W związku z zastosowaniem innych mechanizmów (nie występuje koniczność korygowania wartości podatku VAT, ponieważ system automatycznie/poprawnie wylicza go z wartości netto/brutto) prosimy o zmianę kategorii wymagania na opcjonalne (1). 13

14 Zamawiający zmienia treść funkcjonalności FK 11.5 na: Możliwość korygowania wartości podatku VAT przez system lub operatora (grosz). Zamawiający zmienia kategorię na opcjonalną (1) Pytanie 71. FK 11.9 Możliwość konfiguracji punktu sprzedaży w zależności od zakresu uprawnień operatora (lista kont bankowych, lista kont księgowych, kontrahentów) Pytanie: Czy wymaganie zostanie uznane za spełnione w przypadku możliwości wydzielenia listy kontrahentów w oddzielnym katalogu? Jeśli nie prosimy o zmianę kategorii wymagania na opcjonalne (1). Zamawiający chce osiągnąć następującą funkcjonalność: dla punktu sprzedaży przyporządkowane jest konkretne konto bankowe na które dokonywane są wpłaty, księgowe konto sprzedaży i możliwy do sprzedania asortyment. Pytanie 72. MT 1.15 Możliwość dokonywania korekt do błędnych zapisów historycznych tzn. operacja z datą obowiązywania wsteczną, a przeliczona i skumulowana kwota korekty w okresie bieżącym Pytanie: Wymaganie jest niezgodne z przepisami, ponieważ nie można dokonywać korekt do naliczonych operacji. Wnosimy o wykreślenie wymagania lub zmianę kategorii na opcjonalną (1) Zamawiający nie wyraża zgody na wykreślenie wymagania lub zmianę kategorii na opcjonalną. Korekty dokonywane są w okresie bieżącym, wyłącznie do zapisów historycznych tj. do operacji już zaewidencjonowanych. Pytanie 73. MT 5.12 Automatyczne generowanie i wydruk tabel amortyzacyjnych według układu uzgodnionego podczas wdrożenia Pytanie: Czy wystarczające będzie generowanie tabel amortyzacyjnych zgodnych z przepisami? Jeśli nie, prosimy o określenie jakiego układ wymaga Zamawiający. Brak tych informacji uniemożliwia rzetelną wycenę pracochłonności. Tak, wystarczające będzie generowanie tabel amortyzacyjnych według wybranego stopnia analityki składników majątku trwałego (tj. rodzaju ewidencji składników majątku trwałego, grup KŚT, miejsc użytkowania, pozycji kartoteki) w układzie spełniającym wymogi ewidencyjne i sprawozdawcze wynikające z przepisów Ustawy o Rachunkowości, Ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Prawnych oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw. Pytanie 74. MT 6.4 Ostateczny układ raportów zostanie uzgodniony z użytkownikiem, przy czym raporty muszą być dostępne w różnych wariantach wg zadanych parametrów Pytanie: Prosimy o jednoznaczne, precyzyjne wyspecyfikowanie raportów, które mają być przedmiotem wdrożenia (np. poprzez udostępnienie wzorców), bądź wykreślenie wymagania, ponieważ w obecnej formie jest nieostre, a przez to niezgodne z art.29. ust.1 ustawy PZP oraz uniemożliwia wycenę pracochłonności, co będzie skutkowało brakiem porównywalności ofert. Funkcjonalność ta odnosi się do pozostałych koniecznych do spełnienia funkcjonalności obszaru MT dotyczących generowania wyspecyfikowanych raportów/zestawień (m.in. MT 6.1, MT 6.10, MT 6.18, MT 6.19, MT 6.22, MT 6.23, MT 6.24). Zamawiający poprzez uzgodnienie układu raportów/zestawień rozumie możliwość wskazania przez Zamawiającego jakie kategorie danych (zgodne z danymi wprowadzonymi wcześniej do systemu lub zdefiniowanymi w systemie słownikami m.in. operacji, atrybutów, parametrów) mają znaleźć się w wierszach, a jakie w kolumnach raportu/zestawienia oraz możliwość wskazania wariantu podsumowań (funkcjonalność MT 6.9). Pytanie 75. MT 6.5 Wszystkie zestawienia danych uzyskiwane na ekranie muszą być możliwe do wygenerowania w formie raportu 14

15 Pytanie: Wymaganie jest bardzo szerokie, nieostre. Prosimy o wykreślenie wymagania, zmianę kategorii na opcjonalne (1) lub doprecyzowanie/zawężenie wymagania poprzez określenie jakie zestawienia danych muszą być możliwe do wygenerowania w formie raportu. Funkcjonalność ta oznacza możliwość przedstawienia w formie raportu / zestawienia/ wydruku (z podsumowaniem według wskazanego poziomu analityki/szczegółowości) wszystkich danych udostępnionych do przeglądania na ekranie np. po zastosowaniu funkcji wyszukiwania składników majątku trwałego lub dokumentów obrotowych według zdefiniowanych filtrów (funkcjonalność MT 7.4). Pytanie 76. MT 6.8 Możliwość wydrukowania wszystkich raportów, zestawień i rejestrów Pytanie: Wymaganie jest bardzo szerokie, nieostre. Prosimy o wykreślenie wymagania, zmianę kategorii na opcjonalne (1) lub doprecyzowanie/zawężenie wymagania poprzez określenie jakie raporty, zestawienia i rejestry mają być możliwe do wydrukowania. Alternatywnie wnosimy o zmianę na: Możliwość wydrukowania dostępnych w systemie raportów, zestawień i rejestrów Funkcjonalność ta oznacza możliwość wydrukowania wszystkich możliwych do wygenerowania dostępnych w systemie(zgodnie z pozostałymi, koniecznymi do spełnienia funkcjonalnościami obszaru MT) raportów, zestawień i rejestrów. Zamawiający nie wyraża zgody na wykreślenie wymagania lub zmianę kategorii na opcjonalną. Pytanie 77. MT 6.20 Zestawienie amortyzacji do międzyokresowego rozliczenia przychodów za dany okres z podsumowaniem podokresów (miesięcy) w podziale na zdefiniowanie projekty Pytanie: Prosimy o przykład / widok docelowy takiego raportu, ponieważ wymaganie w obecnym kształcie jest niejasne, przez co oszacowanie pracochłonności wykonania jest utrudnione. Zestawienie musi zawierać wszystkie dane niezbędne do międzyokresowego rozliczenia przychodów związanych z amortyzacją nie stanowiącą kosztów uzyskania przychodów za dany okres z podsumowaniem podokresów (miesięcy) w podziale na zdefiniowane projekty zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zestawienie ma stanowić dokument, na podstawie którego dokonane zostanie księgowanie rozliczenia międzyokresowego przychodów w korespondencji z pozostałymi przychodami operacyjnymi równolegle do naliczenia amortyzacji nie stanowiącej kosztów uzyskania przychodów (funkcjonalność MT 5.4). Pytanie 78. MT 6.23 Raporty analityczne obrazujące wszystkie procesy związane z majątkiem trwałym Pytanie: Wymaganie jest bardzo szerokie, nieostre. Prosimy o wykreślenie wymagania, zmianę kategorii na opcjonalne (1) lub doprecyzowanie/zawężenie wymagania poprzez określenie jakich procesów związanych z majątkiem trwałym mają dotyczyć raporty analityczne. Funkcjonalność oznacza możliwość wygenerowania i wydrukowania raportów analitycznych obrazujących poszczególne zdefiniowane rodzaje operacji związanych z majątkiem trwałym opisane w funkcjonalnościach MT 1.4 i MT 1.5. Pytanie 79. GM3.41 Powiązanie indeksów między sobą (przywrócenie indeksu, który wygasł) Pytanie: W jakim celu stosuje się powiązanie indeksów? Czy chodzi tu o funkcję zamienników? Z czym jest związane pojęcie wygasania indeksów? Chodzi o możliwość wykorzystania indeksu, który przez dłuższy okres czasu był nieaktywny. Pytanie 80. GM4.30 Możliwość wyboru ilości kopii drukowanych dokumentów 15

16 Pytanie: Czy wystarczająca będzie możliwość podania ilości kopii drukowanego dokumentu w opcji drukarki przed wydrukiem? Tak. Pytanie 81. GM5.1 Możliwość wyboru metody zarządzania magazynem np.: asortymentowy Pytanie: Prosimy o uszczegółowienie na czym miałaby polegać ta metoda. Czy chodzi o to, by w systemie była możliwość pogrupowania wszystkich materiałów w odpowiednie asortymenty? Tak. Pytanie 82. CON1.10 Możliwość wprowadzania do raportów elementów wyliczanych na bazie algorytmów Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie co oznacza wprowadzenie algorytmu do raportu? Czy chodzi o definicje raportu zapisaną w kodzie czy o możliwość wprowadzania algorytmów przy wywoływaniu raportów (każdorazowo) Chodzi o definicję raportu zapisaną w kodzie raportu. Pytanie 83 CON1.37 Importowanie różnych danych np. tabelami kursów walut, z innych systemów zewnętrznych. Pytanie: Wymaganie w obecnym kształcie jest zbyt szerokie, nieostre, przez co oszacowanie pracochłonności wykonania jest utrudnione. Prosimy o wyspecyfikowanie o jakie systemy chodzi i o jakie dane lub potwierdzenie, że chodzi o ogólną funkcjonalność systemu i importowanie różnych danych nie jest przedmiotem wdrożenia. Chodzi o ogólną funkcjonalność systemu Pytanie 84. CON1.52 Możliwość sparametryzowania raportu w taki sposób, aby dane odświeżały się automatycznie przy otwarciu bądź na żądanie użytkownika. Pytanie: Czy wystarczająca będzie możliwość parametryzacji raportu przy wykorzystaniu tylko jednej z wymienionych metod? Dopuszczamy możliwość parametryzacji raportu przy wykorzystaniu tylko jednej z wymienionych metod Pytanie 85. CON1.56 Możliwość filtrowania danych w raportach. Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie czy w ww. wymaganiu chodzi o filtrowanie na już wygenerowanym raporcie czy tez o generowanie raportu na podstawie zadanych filtrów? Chodzi o filtrowanie na podstawie zadanych filtrów. Pytanie 86. CON1.58 Możliwość dodawania i usuwania podsumowań na raportach oraz innych funkcji wykonujących operacje na danych prezentowanych w raporcie co najmniej w następującym zakresie: suma, średnia, odchylenie standardowe, minimum, maksimum, licznik Pytanie: Prosimy o wyjaśnienie czy w ww. wymaganiu chodzi o dodawanie dowolnych podsumowań na każdym możliwym raporcie przez użytkownika na poziomie generowania raportu czy o przygotowanie raportów zawierających takie dane? Czy wymaganie będzie spełnione w przypadku możliwości przygotowanie na etapie wdrożenia raportów posiadających takie podsumowania? 16

17 Zamawiający dopuszcza przygotowanie raportów na etapie wdrożenia. Pytanie 87. Dotyczy wymagań: CON1.59 Możliwość tworzenia raportów za pomocą kreatora, który prowadzi użytkownika przez proces tworzenia raportu. CON1.60 raportu. Możliwość korzystania z predefiniowanych wzorców (szablonów) podczas tworzenia Pytanie: Wymagania opisują konkretne mechanizmy, nie zaś funkcjonalność. W związku z wykorzystywaniem innych mechanizmów systemowych do budowy raportów wnosimy o zmianę kategorii wymagań na opcjonalne (1). Zamawiający wyraża zgodę na zmianę kategorii wymagań na opcjonalne. Pytanie 88. Analizy zatrudnienia i płac: Dotyczy wymagań: CON2.42 CON2.43 CON2.44 nominalny czas pracy efektywny czas pracy wykorzystanie czasu normatywnego Pytanie: Prosimy o doprecyzowanie/szerszy opis powyższych wymagań, podanie założeń, ponieważ w obecnej formie są nieostre, a przez to oszacowanie pracochłonności jest utrudnione. Alternatywnie wnosimy o zmianę kategorii na opcjonalne (1) Wyjaśniamy: Nominalny czas pracy czas, który powinien być przepracowany w danym okresie rozliczeniowym w normalnym czasie pracy zgodnie z normami czasu pracy obowiązującymi danego pracownika na podstawie przepisów prawa. Efektywny czas pracy czas przepracowany w godzinach normalnych oraz w godzinach nadliczbowych. Czas normatywny czas planowany na wykonanie danego zadania. Wykorzystanie czasu normatywnego wykorzystanie czasu planowanego na wykonanie danego zadania. Chodzi o możliwość porównania wykorzystania czasu pracy przez różne grupy zawodowe pracujące w różnych systemach czasu pracy. Pytanie 89. BUD1.20 Modyfikacja rocznego planu wykonania budżetu i rocznego raportu z wykonania budżetu oraz budżetu projektu Pytanie: Co oznacza modyfikacja rocznego planu wykonania budżetu? Przez co/przez kogo jest modyfikowana? Na jakiej podstawie? Modyfikacja rocznego planu budżetu oznacza zmiany na poszczególnych poziomach budżetów, przesunięcia środków między budżetami, zwiększenia lub zmniejszenia całych budżetów cząstkowych lub poszczególnych pozycji. Zmiany są wprowadzane przez upoważnionych pracowników UWM na podstawie decyzji osób odpowiedzialnych za budżety nadrzędne. Pytanie: Co oznacza modyfikacja raportu? Modyfikacja raportu polega na przeliczeniu raportu po przeprowadzeniu modyfikacji rocznego planu budżetu. 17

18 Pytanie 90. BUD1.31 możliwość tworzenia scenariuszy (optymistyczny/pesymistyczny) Pytanie: Czy wystarczające będzie zapewnienie możliwości budowania równoległych budżetów? Jeśli nie prosimy o zmianę kategorii na opcjonalne (1) Wystarczające będzie zapewnienie możliwości budowania równoległych budżetów Pytanie 91. BUD1.33 możliwość tworzenia symulacji i rewizji budżetowych Pytanie: Co Zamawiający rozumie pod pojęciem tworzenia symulacji i rewizji budżetowych? Jak obecnie realizuje ten proces? Czy realizacja powyższych wymagań jest krytyczna dla Zamawiającego? Jeśli nie, zważywszy na krótki czas realizacji zamówienia, prosimy o zmianę kategorii z koniecznej (2) na opcjonalną (1). Pod pojęciem tworzenia symulacji i rewizji budżetowych rozumiemy tworzenie różnych wersji budżetu (tzn. budżetów równoległych). Obecnie proces nie jest realizowany w sposób automatyczny. Pytanie 92. BUD2.2 Definiowanie algorytmu podziału dotacji Pytanie: Prosimy o szerszy opis powyższej funkcjonalności, przykład zastosowania oraz podanie algorytmu podziału dotacji, ponieważ przy tak skonstruowanym wymaganiu oszacowanie pracochłonności jest utrudnione. Czy realizacja powyższego wymagania jest krytyczna dla Zamawiającego? Jeśli nie, zważywszy na krótki czas realizacji zamówienia, prosimy o zmianę kategorii z koniecznej (2) na opcjonalną (1). Wymagana funkcjonalność dotyczy możliwości zdefiniowania przez zamawiającego algorytmu podziału dotacji. Obecny algorytm stosowany przez zamawiającego w celu przypisania dotacji do budżetów cząstkowych jest oparty na algorytmie podziału dotacji dla uczelni publicznych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 20 lutego 2013 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu podziału dotacji z budżetu państwa dla uczelni publicznych i niepublicznych, poz. 273 Pytanie 93. BUD3.33 Przeglądanie wszystkich danych budżetowanych i kontrolingowych przez osoby uprawnione odpowiednio swojej jednostce, wydziale, na uczelni. Możliwość importu danych z innych systemów Zamawiającego (np. USOS) Pytanie: Czy wymaganie w części dot. importu odnosi się tylko do możliwości systemu? Jeżeli nie, prosimy o zapewnienie, że obowiązkiem Wykonawcy jest import danych z systemów będących w zakresie zamówienia, natomiast import danych z innych systemów (np. USOS) leży po stronie Zamawiającego. Wymaganie odnosi się do możliwości systemu. Do obowiązków Wykonawcy należy import danych z systemów będących w zakresie zamówienia, import danych z innych systemów będzie leżał po stronie Zamawiającego, natomiast system ma umożliwiać taką operację. Pytanie 94. BUD6.12 Rejestracja udzielonego kredytu wewnętrznego przez Rektora lub Dziekana do konkretnego Projektu Pytanie: Prosimy o szerszy opis wymagania. W jakich sytuacjach ma zastosowanie i jaki ma wpływ na dany projekt. Czy realizacja powyższego wymagania jest krytyczna dla Zamawiającego? Jeśli nie, zważywszy na krótki czas realizacji zamówienia, prosimy o zmianę kategorii z koniecznej (2) na opcjonalną (1). Zamawiający zgadza się na zmianę kategorii z koniecznej (2) na opcjonalną (1). Pytanie 95. CON2.17 Dotyczy wymagań: sprawozdania o przepływach środków pieniężnych 18

19 CON2.18 CON2.19 metoda bezpośrednia sporządzania CASH FLOW metoda pośrednia sporządzania CASH FLOW Pytanie: Czy realizacja powyższych wymagań jest krytyczna dla Zamawiającego? Jeśli nie, zważywszy na krótki czas realizacji zamówienia, prosimy o zmianę kategorii z koniecznej (2) na opcjonalną (1). Zamawiający zgadza się na zmianę kategorii z konicznej (2) na opcjonalną (1). Pytanie 96. ZBIERANIE/INTEGRACJA DANYCH (ETL), Wymagania Pytanie: Czy wobec powyższych wymagań Zamawiający wymaga, żeby system bazodanowy posiadał wbudowane narzędzia do budowy hurtowni danych i kostek OLAP oraz mechanizmy ETL? Zgodnie z załącznikiem nr 6 punkt CON1.4 zamawiający wymaga aby dostarczone rozwiązanie udostępniało możliwość tworzenia wielowymiarowych analiz w technologii OLAP. Zgodnie z punktami BUD Zamawiający wymaga aby dostarczone rozwiązanie wykorzystywało mechanizmy do budowy hurtowni danych z wykorzystaniem mechanizmów ETL. Pytanie 97. Zgodnie z SIWZ: Oraz zgodnie z załącznikiem nr 9: a także w nawiązaniu do odpowiedzi Zamawiającego z dnia r. (pytanie 6 b-f) prosimy o wyjaśnienie: Pytanie: Co do zasady, ze względu na różną logikę biznesową systemów informatycznych (struktury danych, algorytmy, powiązania między obiektami archiwalnymi i aktualnymi) przyjętą praktyką jest przenoszenie i odtwarzanie w nowych systemach ilościowo wartościowych bilansów otwarcia bez przenoszenia historycznych danych w tym transakcji (np. nie przenosi się poszczególnych historycznych operacji na elemencie majątku a jedynie odtwarza aktualny na dzień przeniesienia stan majątku, nie przenosi się historycznych transakcji magazynowych lub faktur a jedynie aktualny na dzień przeniesienia stan magazynu oraz salda dwustronne rozliczeń z kontrahentem wraz z pozycjami nierozliczonymi i 19

20 rozliczonymi częściowo, nie przenosi się dekretów księgowych z lat poprzednich ani historii rozliczeń a jedynie stan na dzień). Efektem tego jest prawidłowa praca w nowym systemie, bez obciążania go archiwalnymi danymi i słownikami, wymuszająca jednakże wykorzystanie dotychczas używanych systemów jako źródeł danych archiwalnych. Zmiana systemu wspierającego zarządzanie jest doskonałą okazją do wprowadzenia zmian organizacyjnych, dostosowania do nowego otoczenia biznesowego co wiąże się często np. z rekonfiguracją planu kont. Zmiany takie uniemożliwiają przeniesienie danych i transakcji archiwalnych do nowego systemu. Założenia ogólne do przeniesienia danych: kartoteka kontrahentów; przeniesienie saldami dwustronnymi nierozliczonych i częściowo rozliczonych pozycji rozrachunkowych na dzień; wartości kont nierozrachunkowych przeniesione persaldami na dzień (BO na dzień); karty ewidencyjne majątku wraz ze stanem ilościowo wartościowym na dzień; kartoteka indeksów towarowych i usług, w tym ilościowo wartościowy bilans otwarcia stanów magazynowych na dzień; kartoteka pracowników, danych kadrowych i płacowych, osobowych oraz listy płac niezbędne do prawidłowego wyliczenia staży, zasiłków, etc. Czy Zamawiający akceptuje taką formę i zakres migracji danych? Pytanie: Prosimy również o jednoznaczne zapewnienie, że Zamawiający będzie odpowiedzialny za dostarczenie danych do migracji w uzgodnionym (na etapie Analizy) z wybranym Wykonawcą formacie, a Wykonawca będzie odpowiedzialny za zaimportowanie danych do wdrażanego systemu. Na konieczność dostarczenia przez Zamawiającego wszelkich niezbędnych do przeprowadzenia migracji informacji i danych od producentów lub autorów eksploatowanych baz danych, z których ma nastąpić migracja danych do ZSI wskazują orzeczenia KIO (m.in. 1207/12), a także ustawa pzp (zasada równego traktowania wszystkich wykonawców). Zamawiający akceptuję taką formę migracji. Zamawiający będzie odpowiedzialny za dostarczenie danych do migracji w uzgodnionym z wybranym Wykonawcą formacie. Pytanie 98. Załącznik nr 5 do SIWZ, 5 Migracja danych i integracja ZSI, 2. Wykonawca jest zobowiązany poprawić wszystkie błędy wynikające ze źle przeprowadzonej migracji danych. Pytanie: Prosimy o zapewnienie, że Wykonawca nie będzie zobowiązany poprawiać błędów Zamawiającego, a w szczególności, w przypadku jeżeli Wykonawca stwierdzi błędy w zawartości dostarczonego pliku do migracji, Zamawiający usunie błędy w przekazanym pliku lub uzupełni ewentualne braki. Wykonawca nie będzie zobowiązany do poprawy błędów Zamawiającego. Zamawiający usunie błędy w przekazanym pliku lub uzupełni braki. Pytanie 99. Załącznik nr 5 do SIWZ, 5 Migracja danych i integracja ZSI, 3. Wykonawca dokona integracji ZSI z eksploatowanymi przez Zamawiającego systemami informatycznymi. Oraz Załącznik nr 9. Interfejsy Pytanie: Prosimy o: a) informację czy załącznik nr 9 zawiera pełną listę systemów podlegających integracji z ZSI? b) informację czy Zamawiający posiada wsparcie przez Dostawców/Producentów ww. 20