ROZWIĄZANIA INFORMATYCZNE WSPOMAGAJĄCE RACHUNEK KOSZTÓW DZIAŁAŃ WYNIKI BADAŃ

Transkrypt

1 Arkadiusz Januszewski Katedra Informatyki w Zarządzaniu ATR Bydgoszcz arekj@mail.atr.bydgoszcz.pl ROZWIĄZANIA INFORMATYCZNE WSPOMAGAJĄCE RACHUNEK KOSZTÓW DZIAŁAŃ WYNIKI BADAŃ Streszczenie: W artykule przedstawiono wyniki prac badawczych dotyczących stosowanych w praktyce rozwiązań informatycznych, które wspomagają prowadzenie rachunku działań (). Omówiono sposoby informatycznego wspomagania w czterech przedsiębiorstwach. Badania wykonano w ramach prac objętych projektem nr 2H02D pt. Diagnoza potrzeb, moŝliwości i ograniczeń w stosowaniu rachunku działań (ang. Activity Based Costing) w zarządzaniu krajowymi przedsiębiorstwami w latach Wprowadzenie Rachunek działań (ang. ABC - Activity Based Costing) naleŝy do najnowocześniejszych metod zarządzania kosztami. Model ten opracowano pod koniec lat 80. ubiegłego wieku w Stanach Zjednoczonych. Zastosowana w tym systemie metoda rozliczeń eliminuje wady tradycyjnego rachunku pełnych, który w sytuacji duŝego udziału pośrednich moŝe w znaczącym stopniu zniekształcić jednostkowe produktów. Szczegółowe omówienie koncepcji moŝna znaleźć m.in. w pracach (Szychta 2003, s ) i (Karmańska, 2003, s.24-60], gdzie przedstawiono jej istotę w szerszym kontekście ewolucji teorii zarządzania i rachunkowości zarządczej. Przeprowadzone do tej pory badania w polskich przedsiębiorstwach ograniczały się do stwierdzenia, ile przedsiębiorstw stosuje lub zamierza wdroŝyć ten system. Wynika z nich, Ŝe stan zastosowań w Polsce jest na razie niewielki (Sobańska 2002, s.9), (Gierusz i inn. 2000, s.9-18), (Szychta 2001, s.108), (Szadziewska 2003, s.60-62). Odpowiedzi na bardziej szczegółowe pytania starali się

2 2 uzyskać wykonawcy cytowanego wyŝej projektu. W szczególności celem prac było poznanie sposobów informatycznego wspomagania, które w praktyce stosują badane podmioty. Badania przeprowadzono na grupie 101 duŝych przedsiębiorstw z terenu Polski północnej. Ośmiu ankietowanych stwierdziło, Ŝe w ich przedsiębiorstwie został wdroŝony. W trakcie weryfikacji ankiet stwierdzono jednak, Ŝe w 5 przypadkach naleŝy uznać, Ŝe wykorzystywane są co najwyŝej pewne elementy tej procedury liczenia. 2. Charakterystyka stosowanych modeli rachunku działań NiŜej przedstawiono charakterystykę systemów w czterech przedsiębiorstwach, które w pierwszym etapie prac stwierdziły, Ŝe stosują ten system i wyraziły zgodę na dalsze badanie w oparciu o kwestionariusz wywiadu. Tylko jedno z nich OPEC GRUDZIĄDZ Spółka z o.o. - wyraziło zgodę na uŝycie jego nazwy w publikacjach. W tabeli 1 zawarto krótką charakterystykę czterech badanych przedsiębiorstw. Trzy z nich to jednostki produkcyjne z branŝy spoŝywczej, piwowarskiej i ciepłownictwa, a jedna reprezentuje sektor usług bankowych. OPEC GRUDZIĄDZ (przedsiębiorstwo nr 3) jest firmą komunalną, a pozostałe trzy to podmioty prywatne lub sprywatyzowane z udziałem kapitału zagranicznego. Tabela 1. Charakterystyka 4 badanych przedsiębiorstw stosujących nr 1 nr 2 nr 3 nr 4 1. charakter działalności produkcja produkcja produkcja usługi 2. branŝa spoŝywcza piwowarska ciepłownictwo bankowa prywatne prywatne sprywatyzowan 3. forma własności z udziałem z udziałem przedsiębiorstw e z udziałem kapitału kapitału o komunalne kapitału zagranicznego zagranicznego zagranicznego 4. forma prawna spółka z o.o. spółka z o.o. spółka z o.o. spółka akcyjna 5. średnia liczba zatrudnionych w 2001 r. 7. liczba produktów 8. liczba klientów 9. udział pośrednich w kosztach całkowitych Źródło: opracowanie własne kilkanaście (2 grupy) kilkaset (40 grup) 40 (9 grup) brak danych brak danych 63% 28% 50%

3 3 OPEC GRUDZIĄDZ jest najmniejszy z badanych ze średnią liczbą zatrudnionych w roku 2001 ponad 400 osób, podczas, gdy pozostałe jednostki zatrudniały od 600 do ponad 700 osób. Najwięcej, bo aŝ 40 produktów w 9 grupach wytwarza przedsiębiorstwo nr 2, podczas gdy u innych liczba ta wynosi jedynie kilka lub kilkanaście. Ta firma ma jednak najmniejszą liczbę klientów kilkunastu, podczas gdy dwie współpracują z kilkuset klientami, a bank nie udzielił takich informacji 1. Najmniejszy udział pośrednich w kosztach całkowitych występuje w OPEC GRUDZIĄDZ, w pozostałych podmiotach współczynnik ten wynosi co najmniej 50% 2. W tabeli 2 przedstawiono główne cechy stosowanych modeli. W przedsiębiorstwie z branŝy piwowarskiej (nr 2), według rozlicza się wszystkie pośrednie (wytworzenia, zarządu i sprzedaŝy), w OPEC pośrednie wytworzenia i sprzedaŝy, w banku pośrednie wytworzenia, a w przedsiębiorstwie z branŝy spoŝywczej (nr 1) głównie magazynowania i dystrybucji Tabela 2. Charakterystyka modeli w 4 badanych przedsiębiorstwach Zakres wdroŝenia Koszty podlegające rozliczeniu według Liczba kont zasobów Obliczanie Liczba głównych procesów nr 1 nr 2 nr 3 cała organizacja cała organizacja cała organizacja magazynowania, dystrybucji, niektóre pośrednie wytworzenia 5 grup kont zasobów działania, obiekty kosztowe wszystkie pośrednie (wytworzenia, zarządu i sprzedaŝy) wszystkie pośrednie wytworzenia wszystkie sprzedaŝy nr 4 wdroŝenie pilotowe wszystkie pośrednie wytwarzania 4000 kilkaset brak danych działania, obiekty kosztowe 6. Liczba działań Liczba obiektów Źródło: opracowanie własne działania, obiekty kosztowe działania, obiekty kosztowe brak danych ponad typów działań, łącznie kilkaset działań kilkanaście grup taryfowych 252 odbiorców brak danych brak danych 1 NaleŜy jednak przypuszczać, Ŝe ma przynajmniej kilka tysięcy klientów. 2 nr 1 nie udzieliło zgody na podanie tego wskaźnika.

4 4 W kaŝdym przypadku oblicza się nie tylko działań, ale równieŝ obiektów kosztowych. Najbardziej złoŝone modele - rozpatrywane ze względu na liczbę zdefiniowanych działań i obiektów kosztowych - zbudowano w przedsiębiorstwie piwowarskim (nr 2) i OPEC GRUDZIĄDZ. W pierwszym z wymienionych przypadków zdefiniowano 70 działań i 600 obiektów kosztowych, a w drugim 18 typów działań (łącznie ponad kilkaset działań) i ponad 250 obiektów kosztowych. W przedsiębiorstwie z branŝy spoŝywczej wyróŝniono 4 działania i ponad 50 obiektów kosztowych, a bank nie udzielił odpowiedzi na to pytanie. 3. System informatyczny oparty na rachunku działań Podobnie jak w innych systemach wspomagających podejmowanie decyzji, w systemie informatycznym wykorzystującym rachunek działań moŝna wyróŝnić trzy warstwy (rys. 1). Zadaniem pierwszej z nich jest zasilenie modelu w dane o kosztach zasobów, przychodach ze sprzedaŝy i ach (kluczy słuŝących do rozliczenia ). W warstwie drugiej dokonywane są obliczenia działań i obiektów kosztowych. Warstwa trzecia to warstwa raportująca, która słuŝy do prezentowania wyników obliczeń, analiz i symulacji. Do obsługi kaŝdej z warstw moŝna uŝyć róŝnych narzędzi informatycznych 3. Decyzje EIS analizy, raportowanie, wizualizacja, dystrybucja informacji ABC obliczenia według metody System ewidencyjny zbieranie danych, ewidencja zdarzeń gospodarczych Rysunek 6. Trzy warstwy systemu informatycznego wykorzystującego Źródło: opracowanie własne autora 3 Porównaj np. (Januszewski 2000, s ).

5 5 W tabeli 3 przedstawiono narzędzia informatyczne zastosowane do wspomagania obsługi modeli w badanych przedsiębiorstwach. Podano teŝ ich integrację z pozostałą częścią systemu informatycznego oraz zakres automatyzacji wprowadzania danych z warstwy zasileniowej do warstwy obliczeniowej systemu. Tabela 3. Rozwiązania informatyczne wspierające w 4 badanych przedsiębiorstwach Wyszczególnienie Oprogramowanie do rozliczenia według Integracja oprogramowania do rozliczenia według z systemem informatycznym firmy Dane wprowadzane ręcznie do modułu rozliczającego według Dane wprowadzane automatycznie do modułu rozliczającego według Narzędzia raportujące nr 1 zintegrowany zasobów pośrednie zasobów, bezpośrednie i przychody z systemu księgowego, działań z systemu obsługi dystrybucji hurtownia danych narzędzie klasy OLAP nr 2 program specjalistyczny Metify ABM częściowo zintegrowany zasobów, działań, zasobów, przychodów, bezpośrednie z systemów księgowych program specjalistyczny Metify ABM program prezentacyjny nr 3 moduł rozliczania w systemie finansowoksięgowym częściowo zintegrowany zasobów zasobów przychody z systemu f-k bezpośrednie z systemu f-k działań nr 4 brak integracji wszystkie dane wprowadza się ręcznie zasobów, zasobów, działań, bezpośrednie w przekroju produktów Ŝadnych danych nie wprowadza się automatycznie Źródło: opracowanie własne

6 6 Badane jednostki stosują róŝne rozwiązania informatyczne. nr 2 uŝywa oprogramowania specjalistycznego Metify ABM do modelowania rachunku działań 4. NaleŜy przypuszczać, Ŝe wybór oprogramowania specjalistycznego został podyktowanym stopniem złoŝoności modelu. W OPEC GRUDZIĄDZ (przedsiębiorstwo nr 3) działań są obliczane w module kosztowym systemu finansowo-księgowego (konta działań stanowią odpowiednie konta analityczne w zespole 5), a obiektów kosztowych w u m. Pozostałe dwa przedsiębiorstwa do obliczeń w kaŝdym z dwóch etapów metody stosują. Największą automatyzację w zakresie wprowadzania danych stwierdzono w przedsiębiorstwie nr 1, w którym - oprócz słuŝących do rozliczania zasobów - wszystkie dane przesyłane są elektronicznie (zarówno do modułu obliczeniowego, jak i raportującego). W przypadku tej firmy szczególnie istotna jest automatyzacja w zakresie rejestrowania działań, co odbywa się przy wykorzystaniu kodów kreskowych. TakŜe rozwiązanie w OPEC GRUDZIĄDZ charakteryzuje się duŝym stopniem integracji. W sporej mierze wynika to z tego, Ŝe rozliczenia są realizowane w systemie finansowo-księgowym. Dane o ach kluczy rozliczeniowych słuŝących do obliczenia działań są do systemu wprowadzane ręcznie, natomiast konieczne do obliczenia obiektów są przesyłane z systemu finansowo-księgowego i systemu sprzedaŝy automatycznie do a kalkulacyjnego. W przedsiębiorstwie nr 4 wszystkie dane są wprowadzane do systemu ręcznie. MoŜe wynikać to z faktu, Ŝe wdroŝenie określono tu jako pilotowe. Wszystkie badane przedsiębiorstwa twierdzą, Ŝe integracja systemu z system informatycznym firmy jest konieczna. Te podmioty, w których systemy nie są w pełni zintegrowane (tzn. część danych, które zostały wcześniej zapisane w bazie danych wprowadza się ponownie do systemu ) zamierzają ją wprowadzić. W dwóch przypadkach (przedsiębiorstwa nr 3 i 4) narzędziem słuŝącym do raportowania informacji z systemu jest. Najbardziej zaawansowane rozwiązanie oparte na hurtowni danych stosuje przedsiębiorstwo nr 1. Wykorzystuje ono narzędzie klasy OLAP umoŝliwiające przeprowadzanie wielowymiarowych analiz tzw. hipersześcianów, czyli wielowymiarowych kostek danych. nr 2 uŝywa natomiast narzędzi raportujących dostępnych w pakiecie ABM Metify. Za wyjątkiem przedsiębiorstwa nr 3, które analizy przeprowadza raz w roku, wszystkie pozostałe uaktualniają dane w systemie raz w miesiącu i z taką teŝ częstotliwością analizują raporty (tabela 4). 4 ABM Metify jest, obok SAS ABM oraz Hyperion, jednym z popularniejszych na rynku amerykańskim narzędzi wspomagających metodę ABC (Miller 2000, s ).

7 7 Tabela 4. Raportowanie w systemie w 4 badanych przedsiębiorstwach Wyszczególnienie Częstotliwość uaktualniania danych i raportowania Liczba osób korzystających z raportów Kadra kierownicza korzystająca z raportów 4. Forma raportów nr 1 nr 2 nr 3 nr 4 raz na miesiąc raz na rok raz na miesiąc raz na miesiąc naczelny finansowy Szef działu controllingu kierownicy wszystkich działów dokumenty papierowe, Ms-Excel, generowane w narzędziu OLAP naczelny finansowy Szef działu controllingu kierownicy działów sprzedaŝy, marketingu i produkcji prezentacje naczelny ekonomicznofinansowy Szef działu controllingu kierownicy wszystkich działów dokumenty papierowe, Ms-Excel kierownicy wszystkich działów i departamentów Szef Pionu dokumenty Ms-Excel Źródło: opracowanie własne. Z raportów korzysta przynajmniej kilkanaście osób, a w dwóch przypadkach liczbę tę określono jako zawartą w przedziale Za wyjątkiem przedsiębiorstwa nr 4 z reguły raporty są analizowane przez dyrektora naczelnego, dyrektora finansowego (ekonomiczno-finansowego) oraz szefa działu controllingu. Otrzymują je takŝe kierownicy wszystkich działów (w przedsiębiorstwie nr 2 kierownicy działów sprzedaŝy, marketingu i produkcji). Raporty są dystrybuowane najczęściej w postaci dokumentów MS-Excel i w postaci papierowej; w przedsiębiorstwie nr 2 w formie prezentacji. 4. Zakończenie Systemy rachunku działań w badanych przedsiębiorstwach wykazują duŝe zróŝnicowanie, zarówno w zakresie stosowanych modeli, jak i wspomagających ich uŝywanie technologii informatycznych. W trzech przypadkach (z badanych czterech) systemem objęto całą organizację. Inny jest natomiast zakres podlegających rozliczeniu według tej metody, np. w jednym przypadku są to głównie magazynowania i dystrybucji, a w drugim wszystkie pośrednie.

8 8 RóŜny jest teŝ stopień złoŝoności modelu, w szczególności liczba działań i obiektów kosztowych. W obu przedsiębiorstwach z branŝy spoŝywczej i piwowarskiej produkty nie wykazują duŝego zróŝnicowania, dlatego nacisk w tych systemach został połoŝony raczej na związane z klientem i badaniem rentowności grup klientów, rynków czy kanałów dystrybucji. Wśród technologii informatycznych uŝywanych przez badane jednostki do rozliczania i raportowania moŝna spotkać prawie wszystkie typy moŝliwych rozwiązań:, specjalistyczne oprogramowanie, hurtownię danych z narzędziami OLAP, moduł rozliczania zawarty w systemie finansowo-księgowym. Wszyscy badani uwaŝają za konieczne zintegrowanie systemu z systemem informatycznym przedsiębiorstwa i albo juŝ je zintegrowali, albo mają taki zamiar. Literatura Gierusz J., Radek M., Szwarz R. (2000) Funkcje rachunku i rachunkowości zarządczej w okresie transformacji gospodarki wyniki badań ankietowych. II konferencja Zastosowanie Informatyki w Rachunkowości i Finansach, Gdańsk Januszewski A. (2002) Porównanie technologii informatycznych wspierających metodę ABC/M. Prace Naukowe AE nr 955, Wrocław Kaplan R.S., Cooper R. (2000) Zarządzanie kosztami i efektywnością. Dom Wydawniczy ABC, Kraków Karmańska A. (2003) Rachunkowość zarządcza ubezpieczyciela. PWN, Warszawa Miller J.A. (2000) Zarządzanie kosztami działań. WIG-Press, Warszawa Sobańska I. (2002) Jak zmieniała się praktyka rachunkowości zarządczej na przełomie XX i XXI wieku? (część II Polska). Controlling i rachunkowość zarządcza, nr 1 Szadziewska A. (2003) Wybrane zagadnienia z zakresu wykorzystania rachunku w przedsiębiorstwach działających na terenie Polski i Niemiec. Zeszyty teoretyczne rachunkowości, tom 12 (68), SKwP, Warszawa Szychta A. (2001) Zastosowanie metod rachunkowości zarządczej w przedsiębiorstwach w Polsce. Zeszyty teoretyczne rachunkowości, tom 5 (61), SKwP, Warszawa

9 9 INFORMATION SOLUTIONS SUPPORTING ACTIVITY BASED COSTING RESEARCH RESULTS Abstract: Research results concerning IT solutions that support Activity Based Costing (ABC) were presented in the paper. Four cases of information system which are based on ABC were described. Research project 2H02D titled: The Diagnosis of Needs, Opportunities and Obstacles for Applying ABC in Polish Enterprises was carried out in Artykuł opublikowano w: Koncepcje i narzędzia zarządzania informacją i wiedzą. red. E.Niedzielska, K.Perechuda, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu, Wrocław 2004