INTEGRACJA Z PAKIETEM MICROSOFT OFFICE...17

Transkrypt

1

2 S P I S T R E Ś C I WSTĘP... 3 INFORMACJE PODSTAWOWE... 4 FUNKCJONALNOŚĆ... 5 MODUŁ BUDŻETOWANIA... 5 TWORZENIE STRUKTURY BUDŻETOWEJ... 6 WSPOMAGANIE PROCESU BUDŻETOWANIA MONITOROWANIE REALIZACJI BUDŻETU MODUŁ ANALIZ WIELOWYMIAROWA ANALIZA DANYCH ZAPYTANIA AD HOC INTEGRACJA Z PAKIETEM MICROSOFT OFFICE...17 TECHNOLOGIA...18 ARCHITEKTURA SYSTEMU USŁUGI DODATKOWE

3 W S T Ę P CONTROLLING SYSTEMS sp. z o.o. specjalizuje się w rozwiązaniach wspomagających prowadzenie budżetowania, controllingu i wielowymiarowych analiz. Firma została założona w 2002 roku przez grupę konsultantów i programistów, zajmujących się od wielu lat tworzeniem i wdrażaniem rozwiązań finansowo - księgowych i controllingowych. Doświadczenie zrealizowanych już projektów oraz zdobyta dzięki temu dobra znajomość potrzeb Klientów bardzo pomagają nam w pracy. Siłą CONTROLLING SYSTEMS jest wiedza i doświadczenie tworzących Firmę ludzi wysokiej klasy specjalistów, zajmujących się tworzeniem i wdrażaniem systemów informatycznych od wielu lat, dużo dłużej niż sięga historia CONTROLLING SYSTEMS. CONTROLLING SYSTEMS wykorzystując technologię Microsoft.NET opracował jedno z najnowocześniejszych na świecie rozwiązań wspomagających proces tworzenia i rozliczania budżetu, prowadzenie controllingu i wielowymiarowych analiz w średnich i dużych organizacjach - system EURECA. Jesteśmy producentem oprogramowania, który rekordowo szybko bo w niecałe dwa lata od uzyskaniu certyfikatu Partnera MICROSOFT - dołączył do software owej elity i uzyskał status Microsoft Gold Certified Partner najwyższy poziom partnerstwa. Certyfikat Programu Partnerskiego Microsoft jest najwyższą gwarancją kwalifikacji firmy i jej pracowników oraz kompetencji w zakresie realizacji zaawansowanych projektów informatycznych. Controlling Systems jest jedynym polskim partnerem spełniającym wszystkie kryteria najwyższego poziomu certyfikacji, który rozwija narzędzie do zarządzania efektywnością firmy. Certyfikat ten otwiera przed Firmą i systemem wiele nowych możliwości. 3

4 I N F O R M A C J E P O D S TAW O W E Badania pokazują, że 64% czasu controllerów finansowych pochłania zbieranie danych, 15% ich analiza, a 21% - raportowanie do Zarządu. Podstawowym narzędziem pracy controllerów jest dziś arkusz kalkulacyjny stąd między innymi taki rozkład czasu pracy... System EURECA łączy w sobie: funkcjonalność hurtowni danych - dzięki czemu łatwo integruje się z działającymi już w firmie rozwiązaniami i nie wymaga żadnych zmian w istniejącej infrastrukturze IT; elastyczność i ergonomię Excel a - dzięki wykorzystaniu gotowych komponentów MS Office, poruszanie się po tabelach z danymi jest identyczne jak w programie MS Excel. W związku z tym czas potrzebny na szkolenia użytkowników w prowadzonych przez nas projektach nie przekracza zwykle 2-3 dni EURECA eliminuje dokuczliwe dziś dla wielu controllerów sklejanie budżetu Firmy z dziesiątek lub setek arkuszy kalkulacyjnych wszelkie informacje wprowadzone przez kierowników na etapie budżetowania zapisują się od razu w bazie danych. System jest przystosowany m.in. do obsługi organizacji rozproszonych terytorialnie (jak np. banki, firmy ubezpieczeniowe, sieci handlowe) Użytkownicy mogą śledzić plan i wykonanie oraz wprowadzać dane o planach przez www. Aplikacja może obsługiwać firmy międzynarodowe dzięki łatwemu dostosowaniu raportów i analiz do standardów grupy, zarówno dotyczących języka jak i formatu. Wielojęzyczność aplikacji umożliwia prowadzenie prac nad budżetem w dowolnym języku. Wersja wielojęzyczna jest bardzo elastyczna i nie posiada żadnych ograniczeń językowych. W specjalnie opracowanej tabeli systemowej zostały zgromadzone wszystkie nazwy pól i komunikatów występujących w systemie. Umożliwia ona użytkownikom EUREKI samodzielne tłumaczenie tych nazw na dowolny język, w którym chcieliby obsługiwać aplikację. Ze względu na duże zainteresowanie dostępne są obecnie wersje angielska i niemiecka. 4

5 F U N K C J O N A L N O Ś Ć System EURECA składa się z 2 modułów: MODUŁ BUDŻETOWANIA umożliwia tworzenie i kontrolę wykonania budżetu organizacji w wielu miarach, przekrojach oraz okresach. MODUŁ ANALIZ umożliwia prowadzenie wielowymiarowej analizy danych planowanych i wykonanych oraz zapytania ad-hoc pozwalające wykonywać dowolne, bardzo nawet nietypowe analizy M O D U Ł B U D Ż E T O WA N I A Moduł wspomagający proces budżetowania w Firmie umożliwia tworzenie i kontrolę wykonania budżetu organizacji w ujęciu: Wielowymiarowym - dzięki temu możemy np. zarządzać budżetem sprzedaży jedno cześnie w podziale na segmenty rynku, regiony, asortymenty; Wielomiarowym - dzięki temu możemy JEDNOCZEŚNIE planować i obserwować wiele miar dla jednego zjawiska np. ilość, wartość i średnią cenę sprzedaży, koszt i liczbę roboczogodzin czy liczbę etatów; Wielookresowym - dzięki temu nie jesteśmy ograniczeni rocznym okresem księgowym, możemy zarządzać np. budżetami projektów trwających od listopada do kwietnia lub inwestycji trwających 27 miesięcy. 5

6 T W O R Z E N I E S T R U K T U R Y B U D Ż E T O W E J EURECA znacznie ułatwia planowanie wszystkich istotnych zjawisk w przedsiębiorstwie m.in. kosztów, sprzedaży, produkcji, gospodarki zapasami czy innych wielkości dotyczących zarządzania konkretną firmą. Wszystkie plany mogą być tworzone wielowymiarowo dzięki temu w prosty sposób można np. jednocześnie ująć budżet kosztów w podziale na regiony, rodzaje, jednostki organizacyjne, obsługiwane procesy itp. EURECA zapewnia wydajną i ergonomiczną obsługę procesów planowania. Wielowymiarowe informacje są wprowadzane do systemu tylko raz i to bez ryzyka popełnienia błędów wynikających np. z powtórzeń, planowania tych samych danych w inny sposób przez różne osoby, niezgodności danych na styku działalności dwóch osób itp. Dzięki technologii OLAP (On-line Analitycal Processing), na której oparto system EURECA, można szybko i wydajnie przetwarzać oraz analizować dane wielowymiarowe. Jest to istotna różnica wobec tradycyjnych systemów transakcyjnych zoptymalizowanych pod kątem sprawnego wykonywania dużej ilości operacji zapisu i odczytu danych, związanych z np. dopisywaniem nowych dokumentów (słabością systemów tego typu jest zwykle raportowanie i wykonywanie przeliczeń dużych ilości danych). Każdy plan może być przedstawiany JEDNOCZEŚNIE w różnych miarach niekoniecznie pieniężnych. Bez problemu jest obsługiwane planowanie ilościowe wraz z przelicznikami ilości miar. Plany zawierają wszystkie niezbędne informacje o wartościach: planowanych; wykonanych; odchyleniach bezwzględnych; odchyleniach względnych; wartościach planowanych narastająco; wartościach wykonanych narastająco; odchyleniach bezwzględnych narastająco; odchyleniach względnych narastająco; 6

7 Dla funkcjonowania firmy coraz ważniejsze są informacje przedstawiane w jednostkach naturalnych. Dzięki temu łatwo uzyskać odpowiedź na pytanie np. Ile sztuk/palet/ kilogramów naszych wyrobów sprzedaliśmy i planujemy sprzedać w następnych okresach, w poszczególnych regionach, w podziale na kanały dystrybucji?. Plany mogą być przedstawiane w wybranym układzie czasowym miesięcznie, kwartalnie, półrocznie lub rocznie, w zależności od potrzeb użytkowników. Wygodnym narzędziem do prezentacji planów jest tzw. drzewo planów umożliwia ono intuicyjne poruszanie się po bardzo złożonym systemie planów, zbudowanym w wielu przekrojach decyzyjnych. Poszczególne elementy drzewa mogą występować wiele razy w różnych miejscach np. ilość sprzedaży produktu X w regionie Y, w kanale sprzedaży Z podległym menedżerowi Q, jest jednocześnie widoczna w wielu przekrojach, według regionów, produktów, kanałów sprzedaży itp. W dodatkowych polach opisujących każdy z planów, może się znaleźć jego obcojęzyczna nazwa. Jest to cenna cecha systemu, szczególnie dla firm z międzynarodową kadrą zarządzającą. Między poszczególnymi planami mogą zachodzić zależności, które są definiowane za pomocą wzorów na etapie wdrożenia. Umożliwia to zbudowanie finansowego modelu działalności przedsiębiorstwa, w pełni odzwierciedlającego jego działalność. Można dzięki temu m.in. obserwować wpływ planowanych wielkości i podejmowanych działań na bilans, rachunek wyników, przepływy pieniężne itp. Znalezienie odpowiedzi na pytanie np. Jaka gotówka z działalności operacyjnej zostanie wygenerowana, jeśli w II półroczu obniżymy o 5% ceny w segmencie odbiorców detalicznych w regionie południowo zachodnim, by utrzymać dotychczasowy poziom sprzedaży? nie stanowi już problemu. 7

8 Drzewiasta struktura planów umożliwia także sprawdzenie wpływu poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstwa na jego sytuację finansową. W prosty sposób uzyskuje się np. informację o tym, jaka część marży brutto została wypracowana przez poszczególne grupy asortymentowe/kanały sprzedaży/regiony/zespoły. Plany mogą być powiązane ze strukturą odpowiedzialności w przedsiębiorstwie do każdego planu można przyporządkować osobę odpowiedzialną za jego realizację. W ten sposób EURECA staje się narzędziem wspomagającym ocenę pracy menedżerów w firmie. Mechanizm statusowania w systemie EURECA umożliwia obsługę procesu zatwierdzania budżetów cząstkowych oraz ułatwia komunikację pomiędzy controllerami a managerami poszczególnych budżetów. Mechanizm ten pozwala na sprawne zarządzanie procesem tworzenia kolejnych wersji budżetu. Zarządzanie procesem tworzenia budżetu odbywa się poprzez zmianę własności budżetu od statusu W opracowaniu po status Zatwierdzony w zależności od fazy budżetu oraz uprawnień do zmiany statusu. Ważnym elementem mechanizmu statusowania jest historia zmian statusów zawierająca informację o tym kto, kiedy i z jakiego statusu na jaki dokonał zmiany. 8

9 Struktura planów jest wieloletnia, co umożliwia porównywanie wielkości planowanych z różnych okresów. Ułatwia to także prowadzenie planowania przyrostowego, w oparciu o dane z poprzednich okresów. Budżet przedsiębiorstwa może składać się z wielu budżetów cząstkowych, wprowadzanych przez zarządzających nimi kierowników za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Liczba możliwych wariantów planów jest praktycznie nieograniczona. Oznacza to, że można tworzyć plany uwzględniające pesymistyczny, realistyczny lub optymistyczny rozwój wydarzeń, uwzględniać różne poziomy cen zaopatrzeniowych lub planować poziom sprzedaży, w zależności od przewidywanych cen sprzedaży i akcji promocyjnych. Czynniki, które decydują o liczbie wariantów planów zależą od specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa. System EURECA nie stawia w tym względzie żadnych ograniczeń. W aplikacji są wbudowane mechanizmy kopiowania wersji budżetu skorygowanej o współczynniki stanowi to istotne ułatwienie w procesach wielowariantowego planowania. 9

10 W S P O M A G A N I E P R O C E S U B U D Ż E T O WA N I A System EURECA wspomaga proces tworzenia planów zgodnie z kilkoma najczęściej spotykanymi w praktyce metodami. Jedną z najważniejszych korzyści dla Użytkowników jest uwolnienie ich od żmudnego sklejania budżetu z wielu arkuszy kalkulacyjnych. Budżety opracowywane przez poszczególnych kierowników/ dysponentów budżetów zapisywane są od razu w bazie danych systemu i widoczne dla controllerów finansowych. Bardzo wygodnym narzędziem wspomagającym planowanie tą metodą są arkusze budżetowe dzięki nim wszelkie wartości planowane w poszczególnych jednostkach organizacyjnych mogą być wprowadzane przy użyciu jednego standardowego formularza. W celach informacyjnych mogą one zawierać szereg innych danych, np. o wartościach planowanych i wykonanych w poprzednich okresach sprawozdawczych, wynikających z bilansu otwarcia itp. Arkusze budżetowe sprawdzają się też przy tworzeniu wieloprzekrojowych planów sprzedaży, z podziałem np. na regiony, produkty, zespoły itp. Struktura podziałów zależy oczywiście od potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. 10

11 Arkusze budżetowe wbudowane w system EURECA można eksportować do arkuszy Excel co znakomicie ułatwia ich dystrybucję w systemie informacyjnym firmy. Wszyscy, którzy przywykli do tworzenia planów przy użyciu arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel, mogą to robić nadal! System EURECA, jako produkt zrealizowany w technologii Microsoft.NET, bez problemu potraktuje arkusz Excel jako źródło danych i wczyta te wielkości do swojej struktury planów. M O N I T O R O WA N I E R E A L I Z A C J I B U D Ż E T U Dane o realizacji planów są pobierane z istniejących już w firmie systemów informatycznych, działających na poziomie operacyjnym. Jest to jedno z podstawowych założeń przyjętych przy projektowaniu systemu EURECA. Oryginalna metodologia DiMARTS, opracowana przez Controlling Systems umożliwia pobranie danych do aplikacji ze standardowych, zdefiniowanych na etapie wdrożenia formatów plików, dzięki czemu wydatnie skraca się czas wdrożenia. Transformacja danych do tych formatów jest zazwyczaj wykonywana przez dział informatyczny przedsiębiorstwa. Operację tę mogą także wykonać konsultanci z Controlling Systems. Dane o wykonaniu planów są pobierane w trybie off-line, z różną częstością, w zależności od systemu i potrzeb firmy. Przykładowo, dane o sprzedaży można pobierać co noc, a dane płacowe co miesiąc. Można w ten sposób zdefiniować procedurę, która pobiera dane z odpowiednich tabel baz danych systemów transakcyjnych obsługujących księgowość, płace, czy sprzedaż konwertuje je, oczyszcza, agreguje i zapisuje w tzw. kostkach OLAP w systemie EURECA. Raz pobrane dane o wykonaniu zostają natychmiast zestawione ze wszystkimi, zdefiniowanymi przez użytkowników wersjami planów. W ten sposób, bez konieczności wykonywania wielu pracochłonnych operacji, stają się dostępne informacje o powstałych odchyleniach, zarówno dotyczące bieżącego okresu, jak i narastająco od początku okresu planistycznego. Metodologia DiMarts zakłada szybkie uzyskanie efektów wdrożenia systemu EURECA. Raportowanie w systemie EURECA jest realizowane na kilka sposobów. Pierwszy z nich to bardzo łatwe w obsłudze i wygodne w użyciu raporty ekranowe. Za pomocą myszki bez problemu można zagłębiać się w strukturę kosztów czy sprzedaży, po prostu klikając dany wykres. 11

12 Jeżeli poszukiwana informacja nie znajduje się w tym zestawie, można skorzystać z kolejnej opcji. EURECA zawiera łatwe w obsłudze mechanizmy analiz wieloprzekrojowych i zadawania zapytań ad hoc. Dzięki tym narzędziom w prosty sposób można uzyskać odpowiedzi na pytania typu: Jaki jest poziom sprzedaży pięciu produktów, które np. w I kwartale ubiegłego roku przyniosły największą marżę w regionie południowo zachodnim? Dzięki integracji z aplikacjami pakietu Microsoft Office, w dowolnym momencie można wyeksportować dane z systemu EURECA do arkusza kalkulacyjnego Excel i tam przetwarzać dane i tworzyć wykresy oraz raporty graficzne. 12

13 Co istotne, informacje o planie i wykonaniu budżetów cząstkowych są dostępne także za pośrednictwem przeglądarki internetowej (podobnie jak w przypadku modułu analitycznego). Dzięki temu kierownicy poszczególnych komórek natychmiast uzyskują uaktualnioną informację o poziomie planów i wykonań swoich budżetów cząstkowych łącznie z dostępem do tzw. szczegółów wykonań, czyli listy transakcji (dokumentów) składających się na wykonanie ich fragmentu budżetu 13

14 M O D U Ł A N A L I Z Systemy ewidencyjne gromadzą olbrzymie ilości danych, lecz zwykle nie mają narzędzi do przetworzenia ich na użyteczne informacje i wiedzę. System EURECA wypełnia tę lukę w systemie informacyjnym przedsiębiorstwa. Dzięki zastosowanej technologii, EURECA jest w stanie dowolnie filtrować dane i analizować ich strukturę. W I E L O W Y M I A R O WA A N A L I Z A D A N Y C H Ze względu na specyfikę obsługiwanych zagadnień ta część systemu EURECA, która umożliwia prowadzenie wszechstronnych analiz dotyczących zarówno danych planowanych, jak i historycznych, może występować niezależnie od modułu budżetowania. Wielu Użytkowników potrzebuje po prostu dobrego narzędzia do analizy zjawisk zachodzących w firmie, które pozwoliłoby szybko, sprawnie dotrzeć do informacji zarządczych. Zapotrzebowanie na tego typu informacje w każdej firmie jest ogromne. Istnieje cała lista pytań, na które w typowym przedsiębiorstwie wcale nie jest łatwo odpowiedzieć. Które produkty mają największy udział w zysku operacyjnym? Czy tak samo sprzedają się we wszystkich regionach i okresach? Które zespoły handlowe mają najlepsze efekty w ich sprzedaży? Którzy Klienci kupują ich najwięcej? Co najbardziej wpływa na koszt ich wytworzenia? Ile wydajemy na ich promocję w zestawieniu z innymi produktami? Ile kosztuje zawarcie jednej transakcji handlowej w poszczególnych grupach asortymentowych w zestawieniu z przeciętną marżą? Kto należy do naszych 10 największych dostawców? Jaki jest udział transakcji z nimi w naszych kosztach ogółem? Jaki wpływ na zysk operacyjny ma 10 najlepszych produktów? Z czego składają się nasze koszty ogólne? Który ich składnik najmocniej wpływa na zysk firmy i przez kogo jest zarządzany? Tego typu pytania zadają sobie zarządy prawie wszystkich przedsiębiorstw. Systemy ewidencyjne gromadzą olbrzymie ilości danych, ale nie mają narzędzi do przetworzenia ich na użyteczne informacje i wiedzę. System EURECA wypełnia tę lukę w systemie informacyjnym przedsiębiorstwa. 14

15 Dzięki zastosowanej technologii, EURECA jest w stanie dowolnie filtrować dane i analizować ich strukturę. Fascynująca jest obserwacja jak syntetyczna informacja, np. o poziomie sprzedaży firmy, rozbija się z jednej kwoty na składowe według regionów, grup asortymentowych, sprzedawców, sprzedawców i regionów, sprzedawców i grup asortymentowych, grup asortymentowych i kanałów sprzedaży itd. Dzięki systemowi EURECA informacje ożywają, przedstawiają sposób działania całej firmy i najmniejszych komórek organizacyjnych; mocne i słabe strony organizacji; punkty, w których trzeba coś poprawić; przyczyny niepowodzeń i sukcesów. EURECA umożliwia także, bardzo ważną dla menedżerów, analizę od ogółu do szczegółu. Podczas wdrożenia można zdefiniować tzw. hierarchie wymiarów na przykład gmina powiat województwo region albo indeks produkt asortyment kategoria. Dzięki temu podczas analizy danych widzimy ich strukturę i zależności na poszczególnych jej szczeblach. W zależności od potrzeb można oczywiście poprowadzić analizy aż do najdrobniejszych szczegółów. 15

16 Z A P Y TA N I A A D H O C Zapytania ad hoc są nieocenionym narzędziem do wyszukiwania nietypowych informacji. Zwykle wiadomo, które produkty sprzedają się najlepiej i najgorzej w firmie. Ale czy sprzedają się one tak samo dobrze lub źle w każdym regionie? Jak wygląda sprzedaż w poszczególnych kanałach dystrybucji i grupach klientów? Czy są sprzedawcy, którzy potrafią uzyskać ponadprzeciętne rezultaty, sprzedając mało popularne produkty? Jeśli tak, to jak oni to robią? Jeśli znamy odpowiedzi na tego typu pytania, zmniejsza się ryzyko utraty okazji rynkowych. Interesującą i bardzo ważną cechą modułu do zadawania zapytań ad hoc jest jego naturalność i ergonomia. Użytkownik posługuje się językiem bardzo zbliżonym do języka naturalnego. Dzięki temu może on łatwo i szybko wykorzystać swoją wiedzę ekonomiczną, nie tracąc czasu opanowanie języka zapytań do baz danych. Raz utworzone pytania mogą być wielokrotnie wykorzystywane, także przez innych użytkowników. 16

17 Ważną cechą systemu EURECA jest możliwość prowadzenia analiz zgromadzonych danych za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Jest to cecha systemu szczególnie istotna dla firm rozproszonych terytorialnie, posiadających wiele oddziałów. Kierownicy poszczególnych oddziałów mają możliwość analizowania na bieżąco informacji o stanie zasobów finansowych i materialnych, poziomie kosztów czy wynikach swojej placówki oraz całej firmy. Dzięki temu menadżerowie nie są uzależnieni od raportów tworzonych przez pracowników w siedzibie głównej, co zmniejsza nie tylko czas oczekiwania na informacje potrzebne do podejmowania decyzji, ale również redukuje ilość błędów popełnianych w wyniku posiadania nieaktualnych danych. I N T E G R A C J A Z PA K I E T E M M I C R O S O F T O F F I C E Zastosowana przy tworzeniu systemu EURECA technologia Microsoft.NET umożliwia jego ścisłą integrację z pakietem Office. Arkusz kalkulacyjny Microsoft Excel jest jednym z najpowszechniej używanych narzędzi w pracy controllerów finansowych. Ma on wiele zalet jest prosty w obsłudze, ma stosunkowo bogatą funkcjonalność oraz jest wyposażony w wiele kreatorów wykresów i raportów. Ma jednak również wiele ograniczeń i niedogodności związanych choćby z kłopotliwym i czasochłonnym zasilaniem danymi o wykonaniu, problematycznym wielodostępem, brakiem zarządzania uprawnieniami, praktyczną niemożnością zapisania i monitorowania realizacji wieloprzekrojowych budżetów itp. Rozsądnym rozwiązaniem jest zatem umożliwienie użytkownikom systemu EURE- CA eksportu wybranych danych do tego właśnie arkusza. Wszystkie diagramy uzyskiwane w systemie można bez problemu umieszczać w prezentacjach Microsoft PowerPoint. Dzięki temu znacznie skraca się czas przygotowywania prezentacji danych finansowych i ekonomicznych na potrzeby zespołów zarządzających. EURECA jest dostępna dla użytkowników z praktycznie dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. W trybie pracy przez przeglądarkę oferuje dostęp przez zarówno przez intranet firmy, jak i Internet, co zwiększa zakres zastosowań tej aplikacji. Oprócz wspomagania użytkowników w pracy z zagadnieniami merytorycznymi dotyczącymi controllingu, system EURECA ma wiele funkcji, które decydują o wysokiej ergonomii i efektywności pracy. Do najważniejszych zalet tego rozwiązania należą: 17

18 Definiowalność ekranów Użytkownik może swobodnie definiować postać ekranu, jego zawartość informacyjną i kolorystykę. Poszczególne okna można przemieszczać na ekranie, w zależności od aktualnych potrzeb i wykonywanych zadań. System udostępnia funkcje typu color coding za pomocą których użytkownik może najważniejsze dla siebie informacje odpowiednio wyróżniać na ekranie. Mechanizmy drag&drop Większość operacji nie wymaga wpisywania znaków klawiatury. Przyspiesza to definiowanie i wykonywanie zapytań do baz danych oraz ułatwia posługiwanie się systemem. Wszędzie tam, gdzie definiujemy formuły typu <sprzedaż_wartość>-<koszty_bezpośrednie- >=<marża_i>, nie ma potrzeby ręcznego wpisywania przeliczanych wartości, co mogłoby zwiększyć ryzyko powstania błędów, np. z powodu literówek. Wyrażenia są przenoszone za pomocą myszy na odpowiednie miejsca. Mechanizm drill down Mechanizmy drill down są wbudowane w tablice przestawne i diagramy wielowymiarowe. Umożliwiają one prezentowanie składników poszczególnych części wykresu kołowego widocznego na ekranie. Dzięki temu można się zagłębiać w szczegóły i poznawać rzeczywiste przyczyny obserwowanego stanu rzeczy. W każdym momencie na ekranie są dostępne dane o analizowanym budżecie, takie jak: plan wykonanie, odchylenie, narastająco itp. Poruszanie się po drzewiastej strukturze budżetu wywołuje natychmiast odpowiednie okno z informacjami o przeglądanym elemencie. W ten sposób użytkownik nieprzerwanie ma dostęp do zasadniczych informacji o planie, z którym pracuje. 18

19 D iagramy Wiele informacji przetwarzanych w systemie EURECA może być natychmiast prezentowana w postaci graficznej. Użytkownik samodzielnie decyduje o wyborze rodzaju wykresu i jego zawartości informacyjnej. Dzięki integracji z arkuszem kalkulacyjnym Excel, w systemie EU- RECA są dostępne praktycznie te same typy diagramów: kołowe, słupkowe, liniowe, dwui trójwymiarowe wraz z całą paletą możliwych atrybutów formatowania, łącznie z funkcjami obracania wykresów. Również na diagramach wielowymiarowych można wykonywać operacje typu drill-down, co umożliwia niezwłoczne wykonywanie analizy danych planowanych, ich wykonania, odchyleń względnych i bezwzględnych zarówno za dany okres, jak i narastająco. Szeregi czasowe System EURECA pozwala dowolnie agregować dane na podstawie ich rozkładu w czasie. Dane można oglądać w układzie dziennym, dekadowym, miesięcznym, kwartalnym, półrocznym lub rocznym. T E C H N O L O G I A System EURECA został zrealizowany w całości w technologii.net firmy Microsoft i jednoczesnym zastosowaniu: relacyjnych bazy danych Microsoft SQL 2000, wielowymiarowych baz danych Microsoft OLAP i Microsoft Analysis Services, narzędzia Microsoft Visual Studio.NET do tworzenia graficznego interfejsu użytkownika. Do tworzenia wydruków zastosowano aplikację Crystal Reports firmy Seagate Crystal Decisions. Dodatkowym atutem wybranej technologii jest stosunkowo niedrogie, jak na rozwiązania tej klasy, środowisko sprzętowo-programowe, niezbędne do funkcjonowania aplikacji. 19

20 A R C H I T E K T U R A S Y S T E M U Podstawowe komponenty wchodzące w skład systemu: warstwa logiki biznesowej, działająca w oparciu o hurtownię danych; mechanizmy do tworzenia hurtowni danych, wielowymiarowych struktur danych oraz do zasilania hurtowni danych w wybrane informacje z systemów transakcyjnych innych producentów oprogramowania, obejmujące m.in.: tabele baz danych w Microsoft SQL Server, służące do gromadzenia ściśle określonych danych z systemów transakcyjnych, usługi DTS (Data Transformation Services), służące do przenoszenia danych między wieloma niejednorodnymi bazami. Usługi te dokonują transformacji danych do zdefiniowanych tymczasowych tabel baz danych oraz przetwarzają pobrane dane i wpisują je do właściwych tabel, uaktualniając jednocześnie zdefiniowane struktury wielowymiarowe; warstwa prezentacyjna z interfejsem użytkownika. U S Ł U G I D O D AT K O W E Bardzo ważnym elementem projektów realizowanych przez CONTROLLING SYTEMS są usługi konsultingowo-wdrożeniowe oraz szkoleniowe z zakresu controllingu operacyjnego i analiz wielowymiarowych. CONTROLLING SYSTEMS ściśle współpracuje z pracownikami renomowanych firm doradczych i uczelni, wyspecjalizowanych we wprowadzaniu controllingu w firmach. Mamy także własny zespół doświadczonych konsultantów, zajmujących się od wielu lat wdrażaniem systemów informatycznych. Współpraca z CONTROLLING SYSTEMS umożliwia zatem kompleksowe przeprowadzenie procesów zawiązanych z powstawaniem w przedsiębiorstwach działów controllingu, jak i zwiększaniem ich efektywności, poprzez wykorzystanie wydajnego i nowoczesnego narzędzia informatycznego. Dzięki niewielkim kosztom i sprawności wdrożenia bardzo szybko w przedsiębiorstwach pojawiają się wymierne korzyści z eksploatacji systemu EURECA oraz poprawia się ogólna sprawność zarządzania. 20