ZARZĄDZENIE NR 32/2016 BURMISTRZA OPALENICY. z dnia 9 lutego 2016 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 32/2016 BURMISTRZA OPALENICY z dnia 9 lutego 2016 r. w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy. Na podstawie art. 38 ust. 1 pkt 1 lit. a Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Opalenicy stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 28/2015 Burmistrza Opalenicy z dnia 30 listopada 2015 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Opalenicy, zmienionego zarządzeniem Nr 3/2016 z dnia 2 lutego 2016 r. zarządza się, co następuje. 1. Zatwierdza się Regulamin Organizacyjny Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy ustalony zarządzeniem Nr 5/2016 Dyrektora Centrum Usług Wspólnych z dnia 9 lutego 2016 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy, w brzmieniu określonym w załączniku do niniejszego zarządzenia. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Id: HWSPO-PYQUR-ALKJO-GIHLW-OSMTH. Przyjety Strona 1

2 Załącznik do zarządzenia Nr 32/2016 Burmistrza Opalenicy z dnia 9 lutego 2016 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH W OPALENICY ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1. Regulamin organizacyjny Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy, zwany dalej Regulaminem, określa strukturę organizacyjną Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy, zadania poszczególnych stanowisk pracy, indywidualne obowiązki i uprawnienia oraz inne zagadnienia związane z organizacją. 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Centrum należy przez to rozumieć Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy; 2) Dyrektorze należy przez to rozumieć dyrektora Centrum Centrum jest jednostką organizacyjną Gminy Opalenica o statusie jednostki budżetowej, realizującą zadania w zakresie obsługi ekonomiczno - administracyjnej, finansowo - księgowej i organizacyjnej publicznych placówek oświatowych w Gminie Opalenica oraz Ośrodka Sportu i Rekreacji w Opalenicy. 2. Siedzibą Centrum jest miasto Opalenica (ul. 3 Maja 1, Opalenica). 4. Centrum działa na podstawie: 1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.); 2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.); 3) ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.); 4) uchwały Nr XXVIII/118/2015 Rady Miejskiej w Opalenicy z dnia 29 grudnia 2015 r. w sprawie zmiany nazwy Zespołu Ekonomiczno - Administracyjnego Szkół w Opalenicy na Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy i nadania Statutu oraz uchwały Nr XIX/130/2016 Rady Miejskiej w Opalenicy z dnia 19 stycznia 2016 r. w sprawie zmiany Statutu Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy; Id: HWSPO-PYQUR-ALKJO-GIHLW-OSMTH. Przyjety Strona 1

3 5) innych aktów prawnych obowiązujących pracodawców i jednostki budżetowe, w tym z zakresu finansów publicznych, rachunkowości oraz określających zadania gmin w sprawach oświatowych. 5. Nadzór nad Centrum sprawuje Burmistrz Opalenicy. ROZDZIAŁ II Struktura organizacyjna 6. W skład Centrum wchodzą następujące działy: 1) Kancelaria; 2) Dział Księgowości; 3) Dział Rachuby Płac; 4) Dział Organizacji Oświaty, BHP, Ppoż. i Spraw Technicznych Pracą Centrum kieruje dyrektor. ROZDZIAŁ III Kierownictwo 2. Dyrektor działa w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza Opalenicy. 3. Dyrektor wykonuje czynności pracodawcy w rozumieniu przepisów prawa pracy w stosunku do pracowników Centrum. 8. Do zadań Centrum należy: ROZDZIAŁ IV Zadania 1) scentralizowana obsługa finansowo - księgowa jednostek obsługiwanych, a w szczególności: a) obsługa finansowo - księgowa wydatków bieżących, w tym wypłat wynagrodzeń i pochodnych oraz ewidencjonowanie danych o zatrudnieniu i wynagrodzeniach, b) sporządzanie sprawozdań z realizacji zadań, Id: HWSPO-PYQUR-ALKJO-GIHLW-OSMTH. Przyjety Strona 2

4 c) opracowywanie projektu planu finansowego w oparciu o wytyczne Rady Miejskiej w Opalenicy i Burmistrza Opalenicy oraz wniosków dyrektorów jednostek 2) prowadzenie spraw kadrowych kierowników jednostek obsługiwanych i pracowników Centrum; 3) obsługa funduszu mieszkaniowego, na który składa się część odpisu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jednostek 4) realizacja obowiązków wynikających z kompetencji gminy jako organu prowadzącego; 5) planowanie i rozliczanie remontów jednostek 6) prowadzenie spraw bhp i ppoż.; 7) organizowanie dowozu dzieci do szkół. ROZDZIAŁ V Zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla poszczególnych stanowisk pracy 9.1. Szczegółowy zakres obowiązków i uprawnień dyrektora ustala Burmistrz Opalenicy. 2. Szczegółowy zakres obowiązków i uprawnień dla poszczególnych pracowników Centrum ustala dyrektor. 10. Dyrektor w szczególności: 1) kieruje działalnością Centrum i reprezentuje je na zewnątrz; 2) zatrudnia i zwalnia pracowników Centrum; 3) koordynuje działalność Centrum poprzez właściwą organizację i planowanie pracy Centrum, nadzoruje wykonywanie obowiązków przez pracowników; 4) nadzoruje prawidłowe opracowywaniu planu finansowego i jego realizację; 5) nadzoruje i uczestniczy w opracowaniu zbiorczych projektów, planów, analiz ekonomicznych, informacji, sprawozdań z działalności Centrum; 6) zatwierdza rachunki Centrum pod względem merytorycznym; 7) podpisuje czeki bankowe Centrum; 8) prowadzi sprawy wynikające z kompetencji gminy jako organu prowadzącego placówki oświatowe; 9) przygotowuje konkursy na stanowisko dyrektora jednostki oświatowej; 10) kontroluje prawidłowość sporządzonych projektów organizacyjnych szkół; 11) prowadzi sprawy związane z zakładaniem, prowadzeniem, przekształcaniem i likwidacją gminnych jednostek oświatowych; Id: HWSPO-PYQUR-ALKJO-GIHLW-OSMTH. Przyjety Strona 3

5 12) przygotowuje okresowe informację i oceny dotyczące zadań z zakresu oświaty; 13) przygotowuje projekty uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza Opalenicy oraz pism w sprawach organizacji oświaty; 14) prowadzi sprawy kadrowe dyrektorów jednostek oświatowych oraz pracowników Centrum; 15) prowadzi sprawy związane z oceną pracy dyrektorów jednostek oświatowych; 16) prowadzi sprawy związane z przygotowaniem postępowania egzaminacyjnego dotyczącego ubiegania się o awans na stopień nauczyciela mianowanego; 17) prowadzi sprawy z zakresu informacji oświatowej Centrum i Systemu Informacji Oświatowej; 18) organizuje dowóz uczniów do placówek oświatowych na terenie Gminy Opalenica i uczniów niepełnosprawnych do szkół poza terenem Gminy Opalenica; 19) realizuje inne zadania związane z funkcjonowaniem jednostek obsługiwanych, a zlecone przez Burmistrza Opalenicy; 20) wydaje zarządzenia dotyczące Centrum Główny księgowy koordynuje działania zapewniające dyscyplinę finansową i przestrzeganie zasad rachunkowości oraz gospodarności w Centrum i jednostkach obsługiwanych. 2. Główny Księgowy w szczególności: 1) prowadzi rachunkowość zgodnie z zasadami rachunkowości określonymi ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), polegającą na sporządzaniu, przyjmowaniu, obiegu, archiwizowaniu i kontroli dokumentów - właściwy przebieg operacji gospodarczych, ochronę mienia Centrum i jednostek 2) wykonuje dyspozycję środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji Centrum i jednostek 3) dokonuje kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych; 4) opracowuje wspólnie z Dyrektorem plany dochodów i wydatków, sporządza sprawozdania z wykonania budżetu, sprawozdania z wykonania planów finansowych oraz analiz okresowych z wykorzystania środków i prognozowanych zmian w roku budżetowym, przygotowuje dane niezbędne do sporządzenia wniosku budżetowego do projektu planu finansowego; 5) opracowuje projekty przepisów wewnętrznych wydawanych przez dyrektorów jednostek obsługiwanych dotyczących prowadzenia rachunkowości, zakładowego planu kont, zasad prowadzenia i rozliczania inwentaryzacji, rozliczania osób materialnie odpowiedzialnych, innych procedur wynikających Id: HWSPO-PYQUR-ALKJO-GIHLW-OSMTH. Przyjety Strona 4

6 z konieczności właściwego funkcjonowania Centrum i jednostek 6) nadzoruje Dział Księgowości i Dział Rachuby Płac; 7) realizuje obowiązki głównego księgowego w stosunku do jednostek 8) prowadzi ewidencję księgową techniką komputerową; 9) sporządza roczne sprawozdania finansowe; 10) rozlicza inwentaryzację składników majątkowych Centrum oraz jednostek 12. Do zakresu działania Kancelarii należy w szczególności: 1) prowadzenie bieżącego rejestru korespondencji; 2) przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie poczty; 3) prowadzenie rejestru zwolnień lekarskich pracowników Centrum i jednostek 4) sporządzanie przelewów wydatków rzeczowych; 5) prowadzenie kasy Centrum i jednostek 6) prowadzenie rejestru zarządzeń i rejestru upoważnień Dyrektora Centrum; 7) prowadzenie archiwum Centrum; 8) dokonywanie zakupów materiałów biurowych na potrzeby Centrum; 9) przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji, organizacja i przygotowanie spisów zdawczo odbiorczych dokumentacji przekazywanej do składnicy akt, prowadzenie składnicy akt oraz przeprowadzanie procedury brakowania dokumentacji; 13. Do zakresu działania Działu Księgowości należy w szczególności: 1) prowadzenie rachunkowości zgodnie z zasadami rachunkowości, polegającej na sporządzaniu, przyjmowaniu, obiegu, archiwizowaniu i kontroli dokumentów - właściwy przebieg operacji gospodarczych, ochronę mienia jednostek 2) sprawowanie kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych; 3) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji jednostek 4) opracowywanie wspólnie z Dyrektorem i głównym księgowym planów dochodów i wydatków, sprawozdań z wykonania budżetu, sporządzanie sprawozdań z wykonania planów finansowych oraz analiz okresowych z wykorzystania środków i prognozowanych zmian w roku budżetowym, przygotowywanie niezbędnych danych do sporządzania wniosku budżetowego do projektu planu finansowego; Id: HWSPO-PYQUR-ALKJO-GIHLW-OSMTH. Przyjety Strona 5

7 5) prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej składników majątkowych oraz sporządzanie tabel amortyzacji środków trwałych; 6) sporządzanie sprawozdań rocznych; 7) wystawianie dowodów księgowych, tj. not obciążeniowych, odsetkowych, księgowych; 8) prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i funduszu mieszkaniowego; 9) rozliczanie inwentaryzacji składników majątkowych jednostek 10) wydawanie, rozliczanie i ewidencja druków ścisłego zarachowania; 11) przygotowywanie danych do Systemu Informacji Oświatowej; 12) rozliczanie placówek oświatowych z opłat za wyżywienie w stołówce i opłat za świadczenia udzielane w przedszkolu; 13) obliczanie podstawy dotacji dla publicznych placówek oświatowych, prowadzonych przez organ inny niż Gmina Opalenica oraz niepublicznych placówek oświatowych; 14) przygotowywanie dokumentacji księgowej do archiwizacji; 14. Do zakresu działania Działu Rachuby Płac należy w szczególności: 1) sporządzanie list płac i naliczanie pochodnych od wynagrodzeń przy wykorzystaniu programu Vulcan Płace Optivum, na podstawie dokumentów przedkładanych przez dyrektorów jednostek 2) naliczanie zaliczek na podatek dochodowy oraz dokonywanie miesięcznych i rocznych rozliczeń tego podatku; 3) prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników; 4) wystawianie zaświadczeń o wynagrodzeniu dla pracowników jednostek obsługiwanych i Centrum; 5) prowadzenie kartotek zasiłkowych; 6) sporządzanie rozliczeń i dokumentacji ZUS - obsługa programu Płatnik; 7) współudział przy sporządzaniu dokumentów emerytalno rentowych, kapitału początkowego pracowników jednostek obsługiwanych i Centrum; 8) prowadzenie spraw związanych z refundacją prac interwencyjnych z powiatowego urzędu pracy; 9) przygotowywanie danych do Systemu Informacji Oświatowej; 10) przygotowywanie danych do sprawozdania z jednorazowego dodatku dla nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego; 11) przygotowywanie sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego; 12) przygotowywanie dokumentacji płacowej do archiwizacji; 15. Do zakresu działania Działu Organizacji Oświaty, BHP, Ppoż. i Spraw Technicznych należy w szczególności: Id: HWSPO-PYQUR-ALKJO-GIHLW-OSMTH. Przyjety Strona 6

8 1) prowadzenie spraw związanych z kontrolą spełniania obowiązku szkolnego oraz obowiązku nauki przez dzieci i młodzież, w tym przygotowywanie dokumentów związanych z wszczęciem egzekucji administracyjnej związanej z nierealizowaniem obowiązku szkolnego i obowiązku nauki; 2) przyjmowanie, rejestrowanie i kontrolowanie prawidłowości dokumentacji składanej przez pracodawców, a dotyczącej zgłoszenia młodocianych pracowników oraz składania wniosków o refundację kształcenia młodocianych pracowników; 3) prowadzenie rejestru pracodawców uprawnionych do otrzymania refundacji kosztów kształcenia młodocianych pracowników, zgłaszanie zapotrzebowania na środki finansowe na ten cel; 4) przygotowywanie decyzji administracyjnych dotyczących dofinansowania pracodawcom kosztów kształcenia nauki zawodu lub przyuczenia do zawodu młodocianych pracowników zamieszkałych na terenie Gminy Opalenica; 5) prowadzenie rejestru świadczeń z funduszu zdrowotnego dla nauczycieli oraz przygotowywanie decyzji administracyjnych dotyczących przyznawania świadczeń z funduszu zdrowotnego; 6) realizacja rządowych programów w zakresie dofinansowania zadań budżetowych, w szczególności wyposażenia szkół w podręczniki i pomoce dydaktyczne, pomocy materialnej dla uczniów wyprawka szkolna i inne; 7) rozliczanie dotacji celowych przyznanych na cele określone w pkt 6; 8) opracowywanie wniosków o finansowanie zadań z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej, ze środków zewnętrznych, w tym dotacji z budżetu państwa, organów administracji rządowej, funduszy celowych, innych jednostek samorządu terytorialnego i innych podmiotów; 9) sporządzanie angaży, przeszeregowań kadry kierowniczej jednostek obsługiwanych oraz pracowników Centrum; 10) przygotowywanie przy współudziale innych pracowników Centrum corocznej Informacji o Stanie Oświaty w Gminie Opalenica; 11) prowadzenie ewidencji niepublicznych szkół, placówek oświatowych i żłobków; 12) przygotowywanie danych do Systemu Informacji Oświatowej; 13) sporządzanie dokumentacji powypadkowej uczniów i pracowników jednostek 14) systematyczne kontrolowanie warunków oraz przestrzegania przez pracowników Centrum i jednostek obsługiwanych zasad i przepisów bhp i ppoż.; 15) przeprowadzanie okresowych kontroli w zakresie stanu bhp i ppoż. budynków; 16) organizowanie wstępnych i okresowych szkoleń bhp i ppoż.; 17) opracowywanie kart oceny ryzyka zawodowego i zapoznawanie pracowników z zagrożeniami na poszczególnych stanowiskach pracy; 18) organizacja dowozu uczniów planowanie środków finansowych, przygotowywanie oferty przetargowej, nadzór nad przebiegiem dowozu i rozliczanie planowanego wykorzystania kilometrów; 19) nadzór nad sprzętem i oprogramowaniem komputerowym Centrum; 20) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej Centrum; Id: HWSPO-PYQUR-ALKJO-GIHLW-OSMTH. Przyjety Strona 7

9 21) analiza wraz z odpowiednimi służbami stanu technicznego obiektów jednostek 22) wybór najkorzystniejszej oferty w zakresie dokonywania przeglądów budowlanych jednostek 23) pomoc w opracowywaniu przez dyrektorów jednostek obsługiwanych planów remontowych; 24) przygotowywanie zleceń na opracowywanie kosztorysów remontów; 25) przygotowywanie harmonogramu prac remontowych i organizowanie wykonawstwa; 16. Zadania i obowiązki pracowników Centrum ustala się w indywidualnych zakresach czynności. ROZDZIAŁ VI Zastępstwa w czasie nieobecności Dyrektora w czasie jego nieobecności zastępuje upoważniony pracownik Centrum. 2. Głównego księgowego podczas nieobecności zastępuje upoważniony pracownik Centrum Osoba zastępowana ma obowiązek przekazania osobie zastępującej wykazu spraw do załatwienia z niezbędnymi środkami (materiały, wytyczne itp.) tak, aby normalny tok pracy nie uległ zakłóceniu. 2. Osoba pełniąca zastępstwo jest zobowiązana niezwłocznie po powrocie osoby zastępowanej przekazać jej informacje o wszystkich istotnych sprawach i decyzjach, które zostały podjęte podczas pełnienia zastępstwa. ROZDZIAŁ VII Zasady podpisywania, znakowania oraz obiegu dokumentów 19. Pisma i dokumenty zawierające oświadczenia powodujące powstanie, zmianę lub wygaśnięcie praw i obowiązków majątkowych podpisuje Dyrektor. 20. Pisma i dokumenty związane z dokonywaniem czynności w zakresie prawa pracy, w sprawach niezastrzeżonych do decyzji Burmistrza Opalenicy, podpisuje Dyrektor Dyrektor podpisuje rozstrzygnięcia, pisma, zarządzenia, inne dokumenty i materiały w sprawach należących do jego kompetencji, określonych w przepisach wewnętrznych oraz ogólnie obowiązujących. Id: HWSPO-PYQUR-ALKJO-GIHLW-OSMTH. Przyjety Strona 8

10 2. Główny księgowy podpisuje pisma, dokumenty i korespondencję w zakresie swego działania. 3. Pracownicy zatrudnieni na stanowisku specjalisty lub inspektora mogą podpisywać korespondencję o charakterze przygotowawczym, opracowania własne, notatki, informacje, wykazy itp. dotyczące spraw i zagadnień objętych zakresem czynności, za wyjątkiem spraw zastrzeżonych do podpisu innych osób Wysyłanie przesyłek odbywa się codziennie, sprawy załatwione wysyła się w dniu podpisania. 2. Upoważniony pracownik odnosi korespondencję do Urzędu Pocztowego w Opalenicy. 23. Obieg dokumentów księgowych i finansowych regulują odrębne przepisy Centrum i jednostki obsługiwane zaopatrują się w pieczęcie i stemple we własnym zakresie. 2. Rejestr pieczęci i stempli używanych w Centrum prowadzi Kancelaria. 3. Odbiór i zdanie pieczęci i stempli pracownik Centrum kwituje w rejestrze Pracownicy, którym przydzielono pieczęcie lub stemple, są bezpośrednio odpowiedzialni za właściwe ich użytkowanie i zabezpieczenie podczas pracy oraz po godzinach pracy. 2. Pieczęcie i stemple całkowicie zużyte lub zniszczone, zdezaktualizowane i zbędne podlegają komisyjnemu protokólarnemu zniszczeniu. ROZDZIAŁ VIII Postanowienia końcowe Regulamin Centrum zatwierdza Burmistrz Opalenicy. 2. Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Burmistrza Opalenicy. 27. Załącznikiem do Regulaminu jest Schemat Organizacyjny Centrum. Id: HWSPO-PYQUR-ALKJO-GIHLW-OSMTH. Przyjety Strona 9

11 Załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Centrum Usług Wspólnych w Opalenicy SCHEMAT ORGANIZACYJNY CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH W OPALENICY DYREKTOR GŁÓWNY KSIĘGOWY KANCELARIA DZIAŁ ORGANIZACJI OŚWIATY, BHP, PPOŻ. I SPRAW TECHNICZNYCH DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI DZIAŁ RACHUBY PŁAC Id: HWSPO-PYQUR-ALKJO-GIHLW-OSMTH. Przyjety Strona 10