REGULAMIN DZIAŁAŃ KOMISJI OCENY WNIOSKÓW

Transkrypt

1 REGULAMIN DZIAŁAŃ KOMISJI OCENY WNIOSKÓW O udzielenie jednorazowej dotacji inwestycyjnej oraz podstawowego wsparcia pomostowego w ramach Projektu Na pomoc pracy - niwelowanie negatywnych skutków procesów restrukturyzacyjnych w województwie pomorskim. Numer identyfikacyjny Projektu: WND-POKL /12

2 1. Postanowienia ogólne 1. Niniejszy Regulamin określa zasady działania Komisji Oceny Wniosków (dalej zwanej również: Komisją) oraz zasady oceny wniosków o udzielenie wsparcia finansowego w ramach Projektu Na pomoc pracy - niwelowanie negatywnych skutków procesów restrukturyzacyjnych w województwie pomorskim (zwanego dalej: Projektem), realizowanego przez Województwo Pomorskie poprzez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Referat planowania, analiz i sprawozdawczości Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego (Lidera Projektodawcę) w Partnerstwie z Konsorcjum utworzonym przez Regionalną Izbę Gospodarczą Pomorza w Gdańsku (zwanym dalej: Partnerem Wiodącym) i Stowarzyszenie Wolna Przedsiębiorczość Oddział Terenowy w Gdańsku w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Priorytet VIII: Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.1: Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałanie Wsparcie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych w regionie. 2. Na podstawie niniejszego Regulaminu ocenie podlegają następujące wnioski Uczestników Projektu o udzielenie wsparcia finansowego w ramach Projektu: a) wniosek o przyznanie jednorazowej dotacji inwestycyjnej na rozwój przedsiębiorczości, którego wzór jest zawarty w załączniku nr 1 do Regulaminu przyznawania wsparcia na rozwój przedsiębiorczości, zwanego dalej: Regulaminem Dotacji, (integralną częścią tego wniosku jest biznesplan), b) wniosek o przyznanie podstawowego wsparcia pomostowego, którego wzór jest zawarty w załączniku nr 2 do Regulaminu Dotacji. 3. Szczegółowe warunki przyznawania wsparcia finansowego w ramach Projektu określa Regulamin Dotacji, dostępny w szczególności na stronie internetowej Projektu: 2. Skład Komisji Oceny Wniosków i Przewodniczący Komisji Oceny Wniosków 1. Komisja składa się z co najmniej 4 członków, w tym Przewodniczącego Komisji. 2. Członków Komisji powołuje i odwołuje Partner Wiodący. 3. W skład Komisji wchodzą przedstawiciele Partnera Wiodącego i/lub Stowarzyszenia Wolna Przedsiębiorczość Oddział Terenowy w Gdańsku oraz Eksperci. 4. Przewodniczącym Komisji jest osoba uprawniona do reprezentowania Partnera Wiodącego lub osoba upoważniona przez Partnera Wiodącego. 5. Przewodniczący Komisji może powoływać i odwoływać spośród członków Komisji swojego Zastępcę. Zastępcą Przewodniczącego nie mogą być Eksperci. Wyznaczenie Zastępcy następuje w formie pisemnego upoważnienia. Na posiedzeniach Komisji, na których nieobecny jest Przewodniczący, Zastępca ma takie same uprawnienia i obowiązki jak Przewodniczący Komisji. 6. Do zadań Przewodniczącego Komisji należy w szczególności: ustalanie składu Komisji na poszczególne posiedzenia oraz zwoływanie posiedzeń Komisji

3 przewodniczenie obradom Komisji zapewnienie bezstronności i przejrzystości prac Komisji zatwierdzanie protokołów z posiedzeń Komisji. 7. Osoby wchodzące w skład Komisji powinny posiadać kwalifikacje umożliwiające należyte wykonanie powierzonych im zadań. 8. W posiedzeniach Komisji mogą brać udział w charakterze obserwatorów przedstawiciele Instytucji Pośredniczącej Województwa Pomorskiego oraz Lidera Projektu.. Przysługuje im prawo wglądu do dokumentów i protokołów z posiedzeń Komisji oraz prawo reagowania i ewentualnej interwencji w przypadku stwierdzenia naruszenia procedur oceny wniosku. Instytucja Pośrednicząca jest zawiadamiana o planowanym terminie posiedzenia Komisji na co najmniej 5 dni roboczych przed jej zwołaniem. 9. Na posiedzenia Komisji mogą być zapraszani przedstawiciele przedsiębiorców, z prawem udzielania konsultacji z zakresu prowadzenia działalności gospodarczej. 10. Obsługę działań Komisji zapewni Sekretarz, tj. osoba wskazana przez Partnera Wiodącego, do którego zadań należy w szczególności: zawiadamianie o posiedzeniach Komisji przygotowanie i obsługa posiedzeń Komisji sporządzenie listy wniosków skierowanych do oceny na konkretnym posiedzeniu Komisji protokołowanie posiedzeń Komisji. 3. Zadania Komisji Oceny Wniosków 1. Do zadań Komisji należy w szczególności: a) przeprowadzenie oceny merytorycznej wniosków o otrzymanie wsparcia finansowego złożonych przez Uczestników Projektu na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie oraz w Regulaminie Dotacji, b) wyłonienie wniosków, które kwalifikują się do uzyskania jednorazowej dotacji inwestycyjnej oraz do podstawowego wsparcia pomostowego, c) podejmowanie ostatecznej decyzji o kwotach wsparcia finansowego, które mają być przyznane Uczestnikowi Projektu d) akceptacja zaproponowanej przez Uczestnika Projektu formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy na otrzymanie jednorazowej dotacji inwestycyjnej na rozwój przedsiębiorczości. 2. Decyzja w przedmiocie akceptacji wniosku Uczestnika Projektu o zmianę biznesplanu w zakresie: zestawienia towarów lub usług przewidywanych do zakupienia, ich parametrów technicznych lub jakościowych, wartości jednostkowych, zaproponowanej przez Uczestnika Projektu formy zabezpieczenia umowy, itp. jest podejmowana poza posiedzeniami Komisji i wymaga zgody 2 osób, tj.: osoby upoważnionej w tym zakresie przez Partnera Wiodącego oraz Koordynatora Operacyjnego Projektu lub Koordynatora RIGP (osoby te mogą być jednocześnie Członkami Komisji). W wypadku istotnych zmian modyfikujących charakter przedsięwzięcia, w tym w szczególności w wypadku zmian polegających na zastąpieniu niektórych towarów lub usług przewidywanych do zakupienia towarami

4 lub usługami należącymi do innego rodzaju innej kategorii towarów lub usług, decyzja, o której mowa powyżej, wymaga uprzedniej opinii jednego z Ekspertów, którzy poprzednio oceniali wniosek o udzielenie dotacji inwestycyjnej. Opinia ta jest wydawana w ramach uzupełnienia pierwotnej oceny wniosku. 4. Posiedzenia Komisji Oceny Wniosków 1. Posiedzenia Komisji są ważne, gdy uczestniczy w nich minimum 3 członków Komisji (w tym Przewodniczący lub Zastępca Przewodniczącego oraz co najmniej 1 Ekspert, który nie dokonywał uprzedniej merytorycznej oceny wniosków skierowanych na daną Komisję). 2. Posiedzenia Komisji odbywają się w siedzibie Stacjonarnego Centrum Wsparcia w Gdańsku lub w innym wskazanym miejscu. O terminie posiedzenia Komisji Członkowie informowani są drogą mailową lub telefonicznie. 3. Eksperci, którzy dokonywali uprzedniej merytorycznej oceny wniosków (o której mowa poniżej w 6 ust. 3), nie dokonują ostatecznej merytorycznej oceny tych wniosków. 4. W przypadku podejmowania decyzji w drodze głosowań i równej liczby głosów za lub przeciw, decyduje głos Przewodniczącego (a w czasie jego nieobecności Zastępcy Przewodniczącego). 5. Zasada bezstronności i poufności prac Komisji Oceny Wniosków 1. Członkowie Komisji oraz osoby uczestniczące w pracach Komisji w charakterze obserwatorów, są zobowiązane do zachowania poufności danych i informacji zawartych w dokumentach zawiązanych z oceną. 2. Członkowie Komisji oraz osoba uczestnicząca w pracach Komisji w charakterze obserwatora nie mogą być związani z Uczestnikami Projektu ubiegającymi się o wsparcie finansowe stosunkiem osobistym lub służbowym takiego rodzaju, który mógłby wywołać wątpliwości co do bezstronności przeprowadzonych czynności. 3. Członkowie Komisji oraz osoby uczestniczące w pracach Komisji w charakterze obserwatora zobowiązani są do podpisania Deklaracji bezstronności i poufności, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 4. Niezależnie od postanowienia ust. 3 każdy Ekspert dokonujący uprzedniej merytorycznej oceny wniosku, przed przystąpieniem do oceny wniosku, zobowiązany jest podpisać Deklarację bezstronności znajdującą się na Karcie oceny merytorycznej wniosku Uczestnika Projektu o otrzymanie wsparcia finansowego dotyczącej ocenianego wniosku. Niepodpisanie deklaracji bezstronności pozbawia Eksperta lub członka Komisji możliwości oceny danego wniosku lub jest równoznaczne z brakiem oceny tego wniosku przez danego Eksperta. 5. Dostęp do dokumentów związanych z oceną wniosków mogą mieć jedynie osoby uczestniczące w rekrutacji Uczestników Projektu i obsłudze dotacji oraz biorące udział w posiedzeniach Komisji: członkowie Komisji i obserwator z ramienia Instytucji Pośredniczącej.

5 6. Ocena merytoryczna wniosków 1. Przedmiotem oceny Komisji są wyłącznie wnioski kompletne i spełniające kryteria formalne. 2. Oceny kompletności oraz spełnienia kryteriów formalnych wniosku wraz z załącznikami dokonuje w ramach oceny formalnej Partner Wiodący przez wyznaczonego specjalistę w oparciu o Kartę Oceny Formalnej wniosku, stanowiącą załącznik nr 7a do Regulaminu Dotacji. Ocena formalna podlega weryfikacji przez drugiego specjalistę. 3. Każdy wniosek o przyznanie wsparcia finansowego podlega uprzedniej ocenie merytorycznej dokonywanej niezależnie przez dwóch Ekspertów wskazanych przez Przewodniczącego Komisji na Kartach Oceny Merytorycznej (stanowiących załączniki nr 7b i 7c do Regulaminu Dotacji) na następujących zasadach: a) Eksperci oceniają spełnienie poszczególnych kryteriów wskazanych na Kartach Oceny Merytorycznej wniosków o przyznanie wsparcia finansowego, przyznając punkty. Maksymalna liczba punktów, jaka może być przyznana w poszczególnych kryteriach, jest określona w Karcie Oceny Merytorycznej wniosków. Minimalna liczba punktów wynosi w każdym wypadku 1. b) Ekspert uzasadnia pisemnie każdą z ocen cząstkowych oraz ocenę końcową zgodnie z wytycznymi na Kartach Oceny Merytorycznej. Ekspert potwierdza swoją ocenę własnoręcznym podpisem na Karcie Oceny Merytorycznej. c) w wypadku, gdy jeden z Ekspertów ocenił wniosek na mniej a drugi na więcej niż 60 %, a rozbieżność pomiędzy całościowymi ocenami dwóch ekspertów wynosi co najmniej 30%, wniosek o udzielenie Dotacji poddawany jest ocenie trzeciego Eksperta, która jest oceną wiążącą. d) w wypadku, gdyż żaden z Ekspertów nie przyznał wnioskowi co najmniej 60 % punktów lub w wypadku gdy w odniesieniu do poszczególnych kryteriów wniosek nie otrzymał co najmniej 40% maksymalnej liczby punktów, wniosek o udzielenie Dotacji podlega odrzuceniu. e) W przypadku uznania określonych kosztów wskazanych przez Uczestnika Projektu za niekwalifikowalne (w tym w szczególności za niezwiązane z przedsięwzięciem lub zawyżone w porównaniu ze stawkami rynkowymi), Ekspert proponuje na Karcie Oceny Merytorycznej adekwatną w jego ocenie kwotę dofinansowania. Ekspert powinien brać pod uwagę, czy po takiej zmianie przedsięwzięcie opisane we wniosku będzie nadal wykonalne i utrzyma swoje standardy jakościowe. f) Ekspert dokonuje również akceptacji oceny proponowanego przez Uczestnika Projektu zabezpieczenia należytego wykonania Umowy o przyznaniu wsparcia Uczestnikowi Projektu rozpoczynającemu działalność gospodarczą. 4. Komisja dokonuje ostatecznej oceny wniosków o przyznanie wsparcia finansowego w oparciu o wypełnione w ww. trybie Karty Oceny Merytorycznej wniosków. 5. Komisja ustala ostateczną liczbę punktów przyznanych wnioskowi, obliczając średnią arytmetyczną wszystkich ocen dokonanych przez Ekspertów. Jednakże w wypadku oceny wniosku przez trzeciego

6 Eksperta, o którym mowa w ust. 3 lit. b powyżej, jego ocena stanowi ostateczną ocenę wniosku. 6. Po dokonaniu oceny wszystkich wniosków skierowanych na dane posiedzenie sporządzana jest lista wniosków uszeregowana w kolejności od największej liczby punktów uzyskanych przez wniosek o udzielenie jednorazowej dotacji, z zaznaczeniem ogólnej liczby punktów oraz z informacją o punktach dotyczących poszczególnych kryteriów. 7. W przypadku stwierdzenia na etapie oceny wniosku przez Eksperta, że wniosek nie spełnia kryteriów formalnych, mimo że uchybienia te nie zostały zauważone na etapie oceny formalnej, wniosek, jako niepodlegający ocenie merytorycznej, trafia ponownie do oceny formalnej i po uzupełnieniu braków może być skierowany do następnej tury oceny wniosków. Fakt ten należy odnotować na Karcie Oceny Merytorycznej wniosku Uczestnika Projektu. 8. W przypadku stwierdzenia na etapie oceny wniosku przez Eksperta ewidentnych błędów w treści wniosku, utrudniających oceniającym właściwe zrozumienie intencji Uczestnika Projektu (błędy rachunkowe, oczywiste pomyłki, zapisy powodujące istotne wątpliwości lub rozbieżne interpretacje) dopuszcza się możliwość korekty wniosku. W takim przypadku Eksperci oceniający dany wniosek wspólnie ustalają zakres koniecznej zmiany wniosku. Następnie ustalenia te są przekazywane Uczestnikowi Projektu w celu dokonania stosownej korekty w treści wniosku w obecności przedstawiciela Partnera Wiodącego. W przypadku niedokonania korekty przez Uczestnika Projektu wniosek podlega odrzuceniu. 9. Komisja może żądać od Ekspertów wyjaśnień dotyczących oceny dokonanej przez nich na Kartach Oceny Merytorycznej, w tym w szczególności w przypadku błędów formalnych tej oceny (np. błędów matematycznych w sumowaniu punktów) lub w przypadku wątpliwości np. co do zaproponowanej przez Eksperta kwoty wsparcia finansowego. Komisja może przekazać Ekspertowi wniosek do uzupełnienia lub ponownego rozpoznania. 10. W sytuacjach gdy w ocenie Komisji liczba punktów przyznanych wnioskowi przez Eksperta jest rażącą niewspółmierna do dokonanej przez Eksperta pisemnej oceny wniosku, Komisja może poddać wniosek ocenie trzeciego Eksperta obecnego na posiedzeniu, którego ocena zastąpi zakwestionowaną ocenę wniosku. 7. Zasady ustalania wysokości wsparcia finansowego 1. Na zasadach określonych poniżej Komisja podejmuje decyzje o przyznaniu Uczestnikom Projektu wsparć finansowych, o których mowa w 1 ust. 2 niniejszego Regulaminu. 2. Dotacje przyznawane są Uczestnikom Projektu, którzy otrzymali, co najmniej 60% maksymalnej liczby punktów, a w odniesieniu do poszczególnych kryteriów co najmniej 40% maksymalnej liczby punktów, aż do wyczerpania środków przeznaczonych w ramach Projektu do rozdysponowania na Dotacje. 3. Komisja podejmuje decyzję o wysokości wsparcia finansowego dla Uczestnika Projektu biorąc pod uwagę kwotę wskazaną przez Uczestnika Projektu oraz kwoty zaproponowane przez Ekspertów, którzy oceniali wniosek. 4. W żadnym wypadku kwota dofinansowania zaproponowana przez członka Komisji nie może

7 przekroczyć kwoty, o którą ubiega się wnioskodawca, oraz limitów określonych w Regulaminie Dotacji. 5. Wsparcie finansowe jest udzielane do wyczerpania środków przeznaczonych w ramach Projektu na dany rodzaj wsparcia. 8. Protokół z posiedzenia Komisji Oceny Wniosków 1. Z posiedzenia Komisji Oceny Wniosków sporządzany jest protokół. 2. Protokół zawiera lub do protokołu z oceny dołącza się w formie załączników: a) Dokument potwierdzający powołanie przez Partnera Wiodącego Komisji w określonym składzie, b) Listę obecności podpisaną przez osoby biorące udział w posiedzeniu Komisji c) Deklaracje bezstronności i poufności podpisane przez wszystkie osoby biorące udział w posiedzeniu Komisji, d) Upoważnienie Zastępcy Przewodniczącego Komisji, w przypadku gdy Przewodniczący wyznaczył Zastępcę, e) Zestawienie wniosków (o ile nie zostało zawarte w protokole) skierowanych na dane posiedzenie wraz ze wskazaniem Ekspertów, którzy dokonali uprzedniej oceny merytorycznej, z ocenami poszczególnych Ekspertów i średnią oceną ostateczną wniosku obliczoną przez Komisję i ewentualnie z dodatkowymi uwagami dotyczącymi poszczególnych wniosków (np. o odrzuceniu wniosku). f) Listę wniosków uszeregowanych w kolejności od największej liczby uzyskanych punktów podpisaną przez Przewodniczącego/Zastępcę Przewodniczącego, ze wskazaniem wniosków wyłonionych do wsparcia finansowego i kwotą przyznanego wsparcia g) Inne istotne dokumenty. 3. Protokół z posiedzenia Komisji podpisują wszyscy członkowie Komisji uczestniczący w Posiedzeniu oraz obserwatorzy. 4. Całość dokumentacji związanej z formalną i merytoryczną oceną wniosków, w tym wnioski, przechowuje Partner Wiodący. 10. Postanowienia końcowe 1. Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia na stronie internetowej Lidera Projektu 2. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zmiany Regulaminu.