Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy wraz z odpowiedziami Centrum

Transkrypt

1 ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA EUROPSKI REVIZORSKI SUD CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Centrum 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) eca-info@eca.europa.eu L LUXEMBOURG TELEFAX (+352) INTERNET:

2 2 WPROWADZENIE 1. Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (zwane dalej Centrum, inaczej CdT ) z siedzibą w Luksemburgu zostało ustanowione rozporządzeniem Rady (WE) nr 2965/94 1. Zadaniem Centrum jest zapewnienie innym instytucjom i organom UE, które zwrócą się o taką pomoc, usług tłumaczeniowych niezbędnych do ich działania 2. INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI 2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Centrum systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa. POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI 3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał: a) roczne sprawozdanie finansowe Centrum obejmujące sprawozdanie finansowe 3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 4 za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2013 r., jak również Dz.U. L 314 z , s. 1. Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Centrum. Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej. Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

3 3 b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Zadania kierownictwa 4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Centrum oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw 5 : a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Centrum obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Centrum po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Centrum na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Centrum we wszystkich istotnych aspektach. b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania 6 oraz sporządzanie 5 6 Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z , s. 42). Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

4 4 finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz w razie konieczności wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych. Zadania Trybunału 5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie 7, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Centrum oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Centrum nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia w wyniku nadużycia lub błędu istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii 7 Art. 107 rozporządzenia (UE) nr 1271/2013.

5 5 Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. 7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Centrum przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2013 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń 9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Centrum za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. 10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału. UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI 11. W 2008 r. Centrum zawarło 472 umowy ramowe z wykonawcami usług tłumaczeniowych, na okres nieprzekraczający czterech lat. Aby w nowych umowach ramowych, które miały zostać podpisane w 2012 r., uzyskać lepsze

6 6 warunki, Centrum chciało uczestniczyć w prowadzonym przez Komisję postępowaniu o udzielenie zamówienia na usługi tłumaczeniowe. Nie udało się jednak dojść do porozumienia z Komisją co do warunków umowy. Zamiast tego Centrum przedłużyło obowiązywanie dotychczasowych umów ramowych o rok. Dokonano tego wprawdzie na podstawie derogacji zatwierdzonej przez dyrektora Centrum, jednak przedłużenie takie nie jest zgodne z przepisami wykonawczymi do regulaminu finansowego Centrum, w których przewidziano, że maksymalny okres obowiązywania umów ramowych wynosi cztery lata. UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH 12. Formalne delegacje (subdelegacje) udzielane przez urzędników zatwierdzających (delegowanych urzędników zatwierdzających) nie zawsze są zgodne z uprawnieniami do zatwierdzania transakcji w systemie księgowym ABAC. INNE UWAGI 13. Stan środków gotówkowych w posiadaniu Centrum zwiększył się ponownie z 35 mln euro na koniec 2012 r. do 40 mln euro na koniec roku 2013 (nadwyżka budżetowa i rezerwy wzrosły z 30,9 mln euro do 37,5 mln euro). Sugeruje to możliwość obniżenia cen. 14. Centrum rozpoczęło działalność w 1994 r. i do tej pory funkcjonuje na podstawie korespondencji i wymiany ustaleń z przyjmującym je państwem członkowskim. Nie podpisano jednak kompleksowej umowy w sprawie siedziby pomiędzy Centrum a państwem członkowskim. Umowa taka przyczyniłaby się do dalszego zwiększenia przejrzystości co do warunków prowadzenia działalności przez Centrum i jego personel.

7 7 DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI 15. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I. Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Pietro RUSSO, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 16 września 2014 r. W imieniu Trybunału Obrachunkowego Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Prezes

8 1 ZAŁĄCZNIK I Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami Rok Uwagi Trybunału Na koniec 2012 r. Centrum posiadało środki gotówkowe i depozyty krótkoterminowe w kwocie 35 mln euro (nadwyżka budżetowa i rezerwy w kwocie 30,9 mln euro). Centrum nie może dostosowywać cen w ciągu roku w celu zrównoważenia dochodów i wydatków, mimo iż zdarzało się, że Centrum dokonywało zwrotu klientom, aby zmniejszyć nadwyżkę. Rozporządzenia ustanawiające 20 agencji regulacyjnych skontrolowanych przez Trybunał w 2012 r. nakazują im korzystanie z usług Centrum w przypadku wszystkich zapotrzebowań na tłumaczenia (rozporządzenie ustanawiające Centrum stanowi to samo w przypadku czterech innych agencji). Pozostałe agencje nie są zobowiązane do korzystania z usług Centrum. W przypadku dokumentów nietechnicznych agencje mogłyby obniżyć koszty, korzystając z oferty lokalnych usługodawców. W opinii Trybunału prawodawca powinien rozważyć możliwość zezwolenia wszystkim agencjom na zastosowanie takiego rozwiązania. Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy) w trakcie realizacji w trakcie realizacji

9 1 ZAŁĄCZNIK II Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (Luksemburg) Kompetencje i zadania Zakres kompetencji Unii według Traktatu Kompetencje Centrum (rozporządzenie Rady (WE) nr 2965/94 ostatnio zmienione rozporządzeniem (WE) nr 1645/2003) Zarządzanie Środki udostępnione Centrum w roku 2013 (2012) Przedstawiciele rządów państw członkowskich przyjęli za wspólnym porozumieniem deklarację w sprawie utworzenia Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej pod egidą departamentów tłumaczeń Komisji, mieszczących się w Luksemburgu, w celu zapewnienia niezbędnych usług w zakresie tłumaczeń na potrzeby działania organów, których siedziby zostały określone decyzją z dnia 29 października 1993 r. Cele Zapewnienie usług w zakresie tłumaczeń niezbędnych do funkcjonowania następujących organów: Europejska Agencja Ochrony Środowiska, Europejska Fundacja Kształcenia, Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii, Europejska Agencja Leków, Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Miejscu Pracy, Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (Znaki Towarowe i Wzory), Europejski Urząd Policji (Europol) i Jednostka Europolu ds. Narkotyków. Z usług Centrum mogą korzystać również inne organy utworzone przez Radę. Instytucje i organy Unii Europejskiej, które posiadają własne departamenty tłumaczeń, mogą, w razie potrzeby, fakultatywnie korzystać z pomocy Centrum. Centrum w pełni uczestniczy w pracach Międzyinstytucjonalnego Komitetu ds. Tłumaczeń. Zadania organizowanie współpracy z organami i instytucjami, uczestniczenie w pracach Międzyinstytucjonalnego Komitetu ds. Tłumaczeń. Zarząd Skład po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, dwóch przedstawicieli Komisji; po jednym przedstawicielu każdej instytucji lub każdego organu, które korzystają z usług Centrum. Zadania Przyjmuje roczny budżet i program prac oraz plan zatrudnienia i sprawozdania roczne Centrum. Dyrektor Mianowany przez zarząd na wniosek Komisji. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady. Budżet ostateczny: (48 293) mln euro Personel 206 (225) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym 193 (199) obsadzone + 23 (17) pracowników kontraktowych Łączna liczba pracowników: 216 (216), w tym wykonujący zadania: operacyjne: 118 (114) administracyjne: 98 (102)

10 2 Produkty i usługi w roku 2013 (2012) Liczba przetłumaczonych stron ( ) Liczba przetłumaczonych stron w podziale na języki języki urzędowe: ( ) inne języki: (12 502) Liczba przetłumaczonych stron w podziale na rodzaj klienta organy: ( ) instytucje: (27 119) Liczba stron przetłumaczonych przez tłumaczy zewnętrznych ( ) Źródło: załącznik przekazany przez Centrum.

11 Translation Centre for the Bodies of the European Union j ODPOWIEDŹ AGENCJI Punkt 11: W przeszłości Centrum Tłumaczeń uczestniczyło w przetargach Komisji na tego rodzaju usługi tłumaczeniowe. Jeśli chodzi o przedmiotowy przetarg to Komisja rozpoczęła prace przygotowawcze na późnym etapie oraz zmieniła warunki mające zastosowanie do Centrum Tłumaczeń w sposób różniący się od przetargów zorganizowanych cztery lata wcześniej. Niestety Centrum nie mogło dojść do porozumienia z Komisją w sprawie warunków. Ponadto data rozpoczęcia nowych umów nie pokrywała się z datą wygaśnięcia istniejących umów, co stwarzało praktyczne problemy dla Centrum. W związku z zaistniałą sytuacją Centrum postanowiło zorganizować własny przetarg dla tego szczególnego rodzaju usług tłumaczeniowych oraz przedłużyć istniejące umowy o rok w celu prawidłowego przygotowania się do tego obszernego przetargu. Biorąc pod uwagę, jakie skutki mógłby mieć brak nowych umów w dniu wygaśnięcia istniejących, uznano za uzasadnione przedłużenie istniejących umów. Punkt 12: Centrum zaktualizowało formalną delegację, aby dostosować ją do uprawnień w systemie ABAC. Funkcjonująca wewnętrzna procedura mająca na celu aktualizację delegacji w systemie ABAC została nieznacznie zmieniona w celu uniknięcia wszelkich rozbieżności pomiędzy uprawnieniami w systemie ABAC a formalnymi delegacjami. Punkt 13: Centrum Tłumaczeń zdaje sobie w pełni sprawę z faktu, że wygenerowało nadwyżkę finansową drugi rok z rzędu, ale zwraca uwagę, że nadwyżka za 2013 r. spowodowana była czynnikami zewnętrznymi znajdującymi się poza kontrolą Centrum, w szczególności większą liczbą stron do tłumaczenia od prognozowanej, anulowaną podwyżką płac i zwróconymi składkami emerytalnymi. CdT - PL

12 Translation Centre for the Bodies of the European Union j Budżet Centrum na 2013 r. został opracowywany w 2012 r. w świetle straty finansowej w wysokości 1 mln euro poniesionej w 2011 r., a w szczególności ze względu na niepewność dochodów otrzymywanych ze wspólnotowych znaków towarowych. Jedynie w grudniu 2012 r. we wstępnym projekcie budżetu na 2014 r. Centrum mogło zareagować na wyniki finansowe, proponując budżet na 2014 r. uwzględniający deficyt w wysokości euro finansowany z uprzednio utworzonej rezerwy na zachowanie stabilności cen. W oparciu o analizę kosztów w 2012 r. oraz analizę pierwszej połowy 2013 r. Centrum znacznie obniżyło ceny na 2014 r. w celu odzwierciedlenia nie tylko zmian kosztów produktów, lecz również wykorzystania części nadwyżki. Od początku budżet na 2014 r. został opracowany jako budżet deficytowy deficyt w wysokości euro zostanie pokryty przez rezerwę na zachowanie stabilności cen utworzoną w poprzednich latach. Budżet na 2015 r. zostanie ponownie opracowany jako budżet deficytowy w celu wykorzystania części nadwyżki z poprzedniego roku. W oparciu o analizę kosztów w połowie 2014 roku oraz symulacje i prognozowane ilości tłumaczeń w 2015 r. zaproponowana zostanie dalsza zmian cen w 2015 r. Jako dodatkowy środek Centrum po raz pierwszy w historii zaproponowało zarządowi dalsze obniżki cen w połowie 2014 r. w celu szybszej reakcji i przedstawienia klientom pozytywnych wyników za 2013 r. Punkt 14: Umowa w sprawie siedziby jest na końcowym etapie opracowania. Projekt umowy został przedstawiony luksemburskiemu Conseil de Gouvernement oraz poddany dyskusji i zatwierdzony na posiedzeniu pod koniec kwietnia. Centrum oczekuje potwierdzenia daty podpisania umowy przez organy luksemburskie. CdT - PL