Województwo Opolskie z siedzibą: Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego ul. Piastowska 14, Opole Departament Organizacyjno-Administracyjny

Transkrypt

1 Województwo Opolskie z siedzibą: Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego ul. Piastowska 14, Opole Departament Organizacyjno-Administracyjny Opole, 31 października 2016 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego zaprasza do złożenia oferty na realizację usługi pn. Zapewnienie świadczenia obsługi prawnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego w roku 2017 i I. Przedmiot zamówienia. Zapewnienie świadczenia obsługi prawnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego w rozumieniu ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz.U. t.j. z 2016 r., poz. 233 z późn. zm.), ustawy z dnia 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze (Dz.U. t.j. z 2015 r., poz. 615 z późn. zm.), ustawy z dnia 5 lipca 2002 r. o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. t.j. z 2014 r., poz. 134 z późn. zm.) w zakresie obszarów tematycznych, realizowanych przez następujące departamenty: Departament Kultury, Sportu i Turystyki, Departament Ochrony Środowiska, Departament Społeczeństwa Informacyjnego i Informatyki, Departament Współpracy z Zagranicą i Promocji Regionu, Departament Organizacyjno-Administracyjny w zakresie prac inwestycyjno remontowych prowadzonych na nieruchomościach Urzędu. Zamawiający zastrzega możliwość przeprowadzenia zmian organizacyjnych w strukturze Urzędu, co pozostanie bez wpływu na obsługę prawną obszarów tematycznych. II. Termin realizacji zamówienia: Realizacja zamówienia trwać będzie 2 lata i odbywać będzie się: w okresie od 1 stycznia 2017 r. do 31 grudnia 2017 r. w okresie od 1 stycznia 2018 r. do 31 grudnia 2018 r. III. Przedmiot zamówienia obejmować będzie: a) udzielanie porad i konsultacji prawnych, wskazywanie propozycji rozwiązywania problemów prawnych,

2 b) opiniowanie i parafowanie projektów aktów prawnych kierowanych do Urzędu przez organy naczelne i centralne, projektów uchwał Zarządu Województwa Opolskiego, projektów uchwał Sejmiku Województwa Opolskiego, zarządzeń Marszałka Województwa Opolskiego, umów cywilnoprawnych, decyzji i postanowień administracyjnych, porozumień administracyjnych, projektów pełnomocnictw i upoważnień, projektów innych wewnętrznych aktów normatywnych oraz innych dokumentów przygotowanych przez Zleceniodawcę, c) sporządzanie opinii prawnych, informacji i analiz prawnych, d) opiniowanie korespondencji z organami administracji publicznej, sądami i innymi instytucjami oraz osobami prawnymi i fizycznymi, e) udzielanie wyjaśnień w zakresie stosowania prawa, f) informowanie o zmianach w przepisach prawnych, g) współtworzenie wzorów dokumentów, niezbędnych do prawidłowej realizacji zadań, h) uczestnictwo w posiedzeniach różnych gremiów (zespoły, komisje, itp.) w sprawach będących przedmiotem opiniowania, wg zleceń Zamawiającego, i) wykonywanie innych czynności według potrzeb Zamawiającego związanych z obsługą prawną (np. uczestnictwo w prowadzonych negocjacjach, uczestnictwo w konsultacjach prawnych i analizach prawnych w zakresie zmian organizacyjno prawnych jednostek organizacyjnych, w tym sporządzanie analiz prawnych). IV. Wymagania dotyczące współpracy między Zamawiającym a Wykonawcą: 1. Usługi Wykonawcy będą świadczone bez zbędnej zwłoki, z uwzględnieniem czasu niezbędnego do wykonania przedmiotu zamówienia. 2. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia świadczonych usług poprzez: a) wyznaczenie koordynatora obsługi prawnej, b) zapewnienie świadczenia obsługi prawnej w wymiarze 4 godzin 2 razy w tygodniu w siedzibie Zamawiającego w formie dyżuru, osobiście przez radcę prawnego/adwokata w dniach i godzinach ustalonych z Zamawiającym. Zamawiający dopuszcza możliwość obsługi prawnej jednocześnie przez zespół kilku radców prawnych/adwokatów. c) zapewnienie świadczenia obsługi prawnej na rzecz Zamawiającego bezpośrednio w kancelarii przez 8 godzin dziennie. Siedziba Wykonawcy powinna znajdować się w granicach administracyjnych miasta Opola. d) konsultowanie działań faktycznych i prawnych podejmowanych przez Zamawiającego oraz udzielanie bieżących porad prawnych oraz wydawanie opinii prawnych w sprawach zgłaszanych drogą e- mailową lub faksem z czasem udzielenia odpowiedzi do 4 dni, licząc od dnia przekazania zlecenia (z wyłączeniem sobót, niedziel i świąt). Ze względu na wyjątkową, nagłą sytuację, której Zamawiający nie mógł przewidzieć, w sytuacjach pilnych okres udzielenia odpowiedzi wynosi do 2 dni.

3 e) Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie przekazać Zamawiającemu przedmiot zamówienia w formie elektronicznej oraz papierowej, zawierającej podpis Wykonawcy. f) Zamawiający zapewni Wykonawcy odpowiednie warunki do wykonywania umowy, w szczególności Zamawiający w czasie obowiązywania umowy zapewni dostęp do dokumentacji spraw, w zakresie niezbędnym do wykonywania usług. Podczas świadczenia przez Wykonawcę bieżącej obsługi prawnej w siedzibie Zamawiającego, Zamawiający udostępni odpowiednie pomieszczenia biurowe. g) Wykonawca zapewnia, że jego pracownicy, podwykonawcy oraz inne osoby, które w imieniu Wykonawcy realizują przedmiot zamówienia, posiadają należyte przygotowanie do wykonywania czynności, w tym stosowną wiedzę, kwalifikacje i doświadczenie. V. Informacje dotyczące Zamawiającego przydatne celem przygotowania oferty: W celu skalkulowania przez Wykonawcę wartości zamówienia Zamawiający podaje następujące dane: 1) zatrudnienie wg stanu na 21 października 2016 r. w departamentach, na rzecz których świadczona będzie obsługa prawna 83 pracowników, 2) ilość załatwianych spraw w ww. departamentach w zakresie obsługi prawnej, realizowanych w okresie od stycznia do września 2016 r.: sporządzenie około 40 opinii prawnych, opiniowanie około 110 aktów prawnych (m.in.: projekty ustaw, projekty rozporządzeń, projekty uchwał, projekty zarządzeń) opiniowanie około 370 projektów innych dokumentów (m.in.: projekty umów, projekty aneksów do umów, projekty porozumień, projekty upoważnień, projekty decyzji i postanowień administracyjnych, wystąpienia pokontrolne, regulaminy, wytyczne). VI. Warunki udziału w zapytaniu ofertowym: 1) O udzielenie zamówienia na realizację obsługi prawnej może ubiegać się Wykonawca, który posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj.: a) wykaże, iż w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu na złożenie oferty lub jeżeli okres ten jest krótszy, w tym okresie wykonywał lub wykonuje usługi polegające na świadczeniu stałej obsługi prawnej dla podmiotów administracji publicznej, w tym jednostek samorządu terytorialnego lub ich jednostek organizacyjnych. Przez stałą obsługę prawną Zleceniodawca rozumie wykonywanie usług prawniczych na podstawie umowy zawartej na czas oznaczony lub na czas nieoznaczony na rzecz podmiotów administracji publicznej, b) wykaże, iż co najmniej jedna usługa, o której mowa w lit. a) polegała na świadczeniu stałej obsługi prawnej na rzecz tego samego podmiotu administracji

4 publicznej, w tym jednostki samorządu terytorialnego lub jej jednostki organizacyjnej i obejmowała swoim zakresem: sporządzenie co najmniej 30 pisemnych opinii prawnych z zakresu prawa ochrony środowiska, prawa wodnego, ustawy o odpadach, opiniowanie co najmniej 30 projektów umów dotacji w oparciu o ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, opiniowanie co najmniej 30 projektów aktów prawnych organów jednostek samorządu terytorialnego, w tym aktów prawa miejscowego, c) dysponuje potencjałem kadrowym co najmniej 3 osób posiadających doświadczenie w wykonywaniu zawodu radcy prawnego/adwokata, z czego: min. 2 osoby posiadają co najmniej 5-letnie doświadczenie w wykonywaniu zawodu radcy prawnego/adwokata, min. 1 osoba posiada znajomość języka angielskiego na poziomie zaawansowanym, legitymująca się certyfikatem potwierdzającym znajomość języka obcego, min. 2 osoby posiadają doświadczenie w występowaniu przed Naczelnym Sądem Administracyjnym. Ww. osoby muszą posiadać aktualne dokumenty stwierdzające przynależność do izby zawodowej, tj. posiadają aktualny wpis na listę radców prawnych/adwokatów wraz z aktualnym zaświadczeniem o obowiązkowym ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania zawodu. VII. Kryteria wyboru oferty: 1) cena, 2) doświadczenie, 3) potencjał osobowy. VIII. Warunki wyboru Wykonawcy: 1) W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami w celu doprecyzowania ofert i negocjacji warunków w niej zawartych. 2) Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę. 3) Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. 4) Niniejsze ogłoszenie nie kształtuje zobowiązania po stronie Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.

5 IX. Miejsce i termin złożenia oferty: Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym, załączonym do niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna zawierać w szczególności wymagane w zapytaniu ofertowym informacje. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, tj. w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Opolskiego bezpośrednio w Departamencie Organizacyjno Administracyjnym (pokój nr 190) lub przesłać pocztą na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego, Departament Organizacyjno Administracyjny, Opole, ul. Piastowska 14 i oznaczyć: OFERTA na realizację usługi pn. Zapewnienie świadczenia obsługi prawnej Urzędu w roku 2017 i nie otwierać. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 7 listopada 2016 r. do godz O zachowaniu terminu dostarczenia oferty decyduje data wpływu do siedziby Urzędu, a nie data stempla pocztowego.