Fundusz Specjalny. Instrukcja dla prowadzącego

Transkrypt

1 Instrukcja dla prowadzącego Opis zadania: Uczestnicy wcielają się w role trzech działów z tej samej firmy. Niespodziewanie dostają do podziału 1 mln euro dla maksymalnie dwóch działów. Tylko wtedy te pieniądze zarząd przeznaczy na cele przedstawione przez te dwa działy. Podział uczestników: Uczestnicy pracują początkowo w trzech grupach reprezentujących swoje działy, następnie przedstawiciele działów spotykają się na negocjacjach. Pozostali uczestnicy mogą przyglądać się debacie. Czas pracy: 20 minut praca w grupach na przygotowanie argumentów (w tym 10 minut przygotowania lidera do negocjacji), 15 minut + 3 minut negocjacje (w tym przerwa na max 3 minuty, aby skonsultować się z zespołem), 2 minuty ogłoszenie decyzji, które dwa działy otrzymują pieniądze. Przebieg zadania: Po rozdaniu instrukcji, zespoły przygotowują argumenty do negocjacji. Po około 10 minutach Prowadzący pyta kto będzie negocjował i jeśli jest tak osoba wybrana to przekazuje jej dodatkową instrukcję. Jeśli grupa jeszcze nie wyznaczyła lidera, powinna to zrobić niezwłocznie. Dopiero wtedy lider otrzyma dodatkową instrukcję. Po 20 minutach liderzy zasiadają przy jednym stole i rozpoczynają negocjacje. W tym momencie dowiadują się, że nie będzie dyrektora, który miał przewodzić spotkaniu. Muszą sami zdecydować jak podzielą pieniądze. W tym czasie pozostali członkowie zespołów obserwują negocjacje. Jeśli zaistnieje taka potrzeba (np. uczestnicy będą coś dopowiadać, lub przekazywać instrukcje liderom) można przerwać dyskusję na max 3 minuty (czas na negocjacje ulega zatrzymaniu) i zespoły mogą się skonsultować z liderami. Po upływie 3 minut Prowadzący zaprasza liderów do dokończenia negocjacji. Gdy czas kończy się Prowadzący pyta o rezultat rozmów. Ważne: Pieniądze muszą być podzielone na maksymalnie dwa działy. Nie można dogadać się poza negocjacjami, że 3 dział dostanie pieniądze później lub jeden z działów sfinansuje potrzeby tego trzeciego. Jedyne i możliwe podzielenie pieniędzy przewiduje tylko kasę dla 1 lub dwóch działów. Na takie rozwiązanie muszą się zgodzić wszystkie trzy zespoły. Jeśli nie, pieniądze przepadają. Materiały: Instrukcja dla trzech grup, Materiał dla uczestników zespołu negocjacyjnego (do wręczenia bezpośrednio przed spotkaniem negocjacyjnym), kartki papieru do indywidualnego notowania, długopisy, markery. Fundusz specjalny strona 1

2 Miejsce na wykonanie zadania: Należy zapewnić uczestnikom takie miejsce, aby mogli swobodnie się wypowiadać, nie przeszkadzając innym uczestnikom zadania. Badane kompetencje Zakres kompetencji, które mogą być oceniane przy wykorzystaniu tego zadania jest dość szeroki, jednak najczęściej jest ono stosowane do weryfikacji: Negocjowanie Wywieranie wpływu Praca zespołowa Podejmowanie decyzji Rozwiązywanie konfliktów Definicje, wskaźniki oraz skale obserwacyjne dla tych kompetencji można znaleźć w materiałach do Mapy Kompetencji. Uwagi Zadanie jest dość energetyzujące i angażujące emocjonalnie. Trzeba dbać o ramy czasowe oraz na zakończenie wyraźnie zaznaczyć, że niezależnie od wyniku kończymy i przechodzimy do następnego ćwiczenia. Fundusz specjalny strona 2

3 Dział Personalny Jesteście pracownikami szwedzkiej firmy FORESTCAR Corporation Ltd. Firma specjalizuje się w handlu hurtowym części samochodowych. Na jednym z ostatnich zebrań zespołów projektowych dyrektor ogłosił, że w środkach rezerwy specjalnej zostało do wykorzystania ok. 4 mln złotych (1 mln EURO). Należy opracować projekt przedsięwzięcia, na którego realizację pieniądze te zostaną przeznaczone w nadchodzącym roku finansowym. Wasz Dział Personalny jest jednym z trzech różnych zespołów, który ma szansę otrzymać dotację w wysokości max 1 mln EURO od Centrali Firmy. Pieniądze muszą być przeznaczone na realizację projektu związanego z podniesieniem efektywności i polepszeniem satysfakcji życia pracowników Waszej firmy. Na wymyślenie koncepcji realizacji projektu i przygotowanie do spotkania macie 20 minut. Następnie zespół negocjacyjny (do którego wejdzie jedna osoba z waszej pary) przedstawi na spotkaniu z dyrektorem zarządzającym Wasz projekt. Ostateczną decyzję podejmie dyrektor firmy. Choć wynagrodzenia w waszej firmie są wyższe niż średnia krajowa dla branży, w zeszłym roku aż 8 pracowników kadry kierowniczej opuściło organizację z powodu niesatysfakcjonującego poziomu wynagrodzenia. Jako jeden z kierowników Działu Rozwoju chciałbyś zwiększyć budżet działu, by można było wypracować i wprowadzić nowy system motywacyjno finansowy dla pracowników w Twojej firmie, który już od dawna zamierzasz wdrożyć. Teraz pojawiła się szansa na zrealizowanie Twojego projektu. Aby fundusze zostały przyznane muszą zostać spełnione następujące warunki: Wasz zespół musi opracować i zaprezentować w trakcie negocjacji projekt, na który przeznaczone byłyby środki, Przedstawiciel waszego zespołu (proszę wymyślić nazwę) zasiądzie do stołu negocjacyjnego, Wasz przedstawiciel (jedna osoba z pary) ma 10 minut na przygotowanie negocjacji (w tym czasie może się konsultować z osobą ze swojej pary), Same negocjacje (spotkanie z dyrektorem) będą trwać 15 minut, Dotację w wysokości 1 mln. mogą otrzymać 1 lub 2 zespoły (pieniądze do podziału). Fundusz specjalny strona 3

4 Dział Sprzedaży Jesteście pracownikami szwedzkiej firmy FORESTCAR Corporation Ltd. Firma specjalizuje się w handlu hurtowym części samochodowych. Na jednym z ostatnich zebrań zespołów projektowych dyrektor ogłosił, że w środkach rezerwy specjalnej zostało do wykorzystania ok. 4 mln złotych (1 mln EURO). Należy opracować projekt przedsięwzięcia, na którego realizację pieniądze te zostaną przeznaczone w nadchodzącym roku finansowym. Wasz Dział Sprzedaży jest jednym z trzech różnych zespołów, który ma szansę otrzymać dotację w wysokości max 1 mln EURO od Centrali Firmy. Pieniądze muszą być przeznaczone na realizację projektu związanego z podniesieniem efektywności i polepszeniem satysfakcji życia pracowników Waszej firmy. Na wymyślenie koncepcji realizacji projektu i przygotowanie do spotkania macie 20 minut. Następnie zespół negocjacyjny (do którego wejdzie jedna osoba z waszej pary) przedstawi na spotkaniu z dyrektorem zarządzającym Wasz projekt. Ostateczną decyzję podejmie dyrektor firmy. Dwa lata temu na rynku pojawiła się konkurencyjna firma Perfect Auto, która sukcesywnie odbiera Wam klientów detalicznych (głównie sklepy i mniejsze zakłady naprawcze). Obecnie, w wyniku zastosowanej przez Perfect Auto nowej strategii promocyjnej skierowanej do sklepów, część z nich zaczęła zmniejszać ilość zamawianych w waszej firmie produktów. Boisz się, że może dojść do dalszego odpływu części waszych stałych odbiorców. Jako jeden z kierowników Działu Sprzedaży chciałbyś zwiększyć budżet działu, by można było wprowadzić nowy system zachęcania odbiorców, by kupowali produkty właśnie Twojej firmy. Już od dawna zamierzałeś wdrożyć swój projekt. Teraz pojawiła się niespodziewana szansa! Aby fundusze zostały przyznane muszą zostać spełnione następujące warunki: Wasz zespół musi opracować i zaprezentować w trakcie negocjacji projekt, na który przeznaczone byłyby środki, Przedstawiciel waszego zespołu (proszę wymyślić nazwę) zasiądzie do stołu negocjacyjnego, Wasz przedstawiciel (jedna osoba z pary) ma 10 minut na przygotowanie negocjacji (w tym czasie może się konsultować z osobą ze swojej pary), Same negocjacje (spotkanie z dyrektorem) będą trwać 15 minut, Dotację w wysokości 1 mln. mogą otrzymać 1 lub 2 zespoły (pieniądze do podziału). Fundusz specjalny strona 4

5 Dział Logistyki Jesteście pracownikami szwedzkiej firmy FORESTCAR Corporation Ltd. Firma specjalizuje się w handlu hurtowym części samochodowych. Na jednym z ostatnich zebrań zespołów projektowych dyrektor ogłosił, że w środkach rezerwy specjalnej zostało do wykorzystania ok. 4 mln złotych (1 mln EURO). Należy opracować projekt przedsięwzięcia, na którego realizację pieniądze te zostaną przeznaczone w nadchodzącym roku finansowym. Wasz Dział Logistyki jest jednym z trzech różnych zespołów, który ma szansę otrzymać dotację w wysokości max 1 mln EURO od Centrali Firmy. Pieniądze muszą być przeznaczone na realizację projektu związanego z podniesieniem efektywności i polepszeniem satysfakcji życia pracowników Waszej firmy. Na wymyślenie koncepcji realizacji projektu i przygotowanie do spotkania macie 20 minut. Następnie zespół negocjacyjny (do którego wejdzie jedna osoba z waszej pary) przedstawi na spotkaniu z dyrektorem zarządzającym Wasz projekt. Ostateczną decyzję podejmie dyrektor firmy. Jesteś jednym z kierowników Działu Logistyki. Chciałbyś przeprowadzić badania mające na celu zmodyfikowanie i udoskonalenie procesu dystrybucji. Ubiegłoroczna sprzedaż, wsparta specjalną kampanią reklamową przyniosła wysokie obroty, lecz wkrótce pojawiły się reklamacje i skargi na coraz częstsze opóźnienia w dostawach. Utrzymanie sprzedaży na wysokim poziomie możliwe będzie jedynie poprzez przyciąganie nowych klientów a to zależy od sprawnego procesu realizacji dostaw. Jako jeden z kierowników Logistyki chciałbyś zwiększyć budżet działu, by można było wprowadzić nowy system dostaw, by klienci kupowali produkty właśnie Twojej firmy. Już od dawna zamierzałeś wdrożyć swój projekt. Teraz pojawiła się niespodziewana szansa! Aby fundusze zostały przyznane muszą zostać spełnione następujące warunki: Wasz zespół musi opracować i zaprezentować w trakcie negocjacji projekt, na który przeznaczone byłyby środki, Przedstawiciel waszego zespołu (proszę wymyślić nazwę) zasiądzie do stołu negocjacyjnego, Wasz przedstawiciel (jedna osoba z pary) ma 10 minut na przygotowanie negocjacji (w tym czasie może się konsultować z osobą ze swojej pary), Same negocjacje (spotkanie z dyrektorem) będą trwać 15 minut, Dotację w wysokości 1 mln. mogą otrzymać 1 lub 2 zespoły (pieniądze do podziału). Fundusz specjalny strona 5

6 Materiał dla uczestników zespołu negocjacyjnego (do wręczenia bezpośrednio przed spotkaniem negocjacyjnym) Na jednym z ostatnich zebrań zespołów projektowych dyrektor ogłosił, że w środkach rezerwy specjalnej zostało do wykorzystania 4 mln złotych (1 mln EURO). Należy opracować projekt przedsięwzięcia, na którego realizację pieniądze te zostaną przeznaczone w nadchodzącym roku finansowym. Dla Twojego działu ważne było szybkie i sprawne opracowanie projektu. Tak też się stało. Przedyskutowaliście w swoim dziale rozmaite propozycje i wspólnie wyłoniliście jeden projekt, którego rzecznikiem staniesz się na zebraniu z udziałem dyrektora. Zdajesz sobie sprawę, że nad swoimi propozycjami pracowali również koledzy z innych działów, ale jesteś przekonany, że wasz projekt jest najbardziej wartościowy i dajesz mu duże szanse zwycięstwa. Spodziewałeś się, że ty i pozostali kierownicy działów podejmiecie wspólną decyzję po dyskusji na spotkaniu z dyrektorem i że to on będzie miał głos decydujący. Niespodziewanie jednak okazało się, że nie może on wziąć udziału w spotkaniu i zlecił wam samodzielne dokonanie wyboru. Musicie więc podjąć demokratyczną decyzję i osiągnąć konsensus co do wykorzystania środków z rezerwy specjalnej (1 mln EURO). Aby fundusze zostały przyznane muszą zostać spełnione następujące WARUNKI DODATKOWE: O tym, który projekt lub które projekty otrzymają dotacje zadecydują sami negocjatorzy, Dotację w wysokości 1 mln. mogą otrzymać tylko 1 lub 2 zespoły (w żadnym przypadku nie wszystkie trzy). Warunkiem otrzymania pieniędzy jest uzyskanie konsensusu wszystkich negocjujących stron, co do sposobu rozdysponowania środków, Brak porozumienia powoduje, że pieniądze nie zostaną przyznane żadnej ze stron, Zabronione są wszelkie nielegalne uzgodnienia, np. wtórny podział pieniędzy po ich uzyskaniu, ale już pomiędzy trzech przedstawicieli każdej z grup! Fundusz specjalny strona 6