Jakie dane będą przetwarzane oraz sposób ich przetwarzania zależy od zamówionych przez Pana/Panią usług.

Transkrypt

1 Drogi Kliencie, droga Klientko, niniejszym informujemy Pana/Panią o przetwarzaniu Pana/Pani danych osobowych przez fundację SPI, filie Brandenburgia południowo-wschodnia i Brandenburgia północno-zachodnia oraz spółkę SPI A&Q ggmbh, jak i o Pana/Pani prawach, wynikających z Ogólnego, uchwalonego dnia Informacje te dotyczą pracy z młodzieżą w ramach zajęć rekreacyjnych i kulturowych w centralnych ośrodkach, ambulatoryjnej pomocy wychowawczej, integracyjnych projektów szkolnych i pomocy młodzieżowej, przedszkoli i świetlic, młodzieżowych centrów informacji i mediów (JIM), otwartej pracy z młodzieżą, mobilnej pracy socjalnej i projektów integracji młodych osób w życie zawodowe. Jakie dane będą przetwarzane oraz sposób ich przetwarzania zależy od zamówionych przez Pana/Panią usług. 1. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych i do kogo mogę się zwrócić? Stiftung SPI, Niederlassungen Brandenburg Süd-Ost und Nord-West oraz SPI A&Q ggmbh Kierownik działu/dyrektor: Stefan Zaborowski Zastępca kierownika: Jenny Behnke i Andreas von Essen Franz-Mehring-Str. 20, Frankfurt (Oder) Telefon: Fax: brandenburg@stiftung-spi.de 1.1 Dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za przetwarzanie danych Martin Mielke 3G Business Datenschutz GmbH Michaeliskirchplatz 5, Berlin Telefon: mielke@3g-business.de 2. Z jakich źródeł pochodzą dane? przetwarzają dane osobowe, które zostaną przekazane przez klienta w ramach konsultacji i opieki w ośrodkach fundacji. W niektórych przypadkach ośrodki pozyskują dane klientów od gmin, urzędu pracy lub innych instytucji publicznych. W tym wypadku klient zostanie poinformowany zgodnie z art. 14 RODO. 3. W jakim celu przetwarzamy Pani/Pana dane i na jakiej podstawie prawnej?

2 3.1 W celu spełnienia obowiązków umowy Dane dotyczące Pana/Pani będą przetwarzane podczas konsultacji i opieki (szczegóły znajdują się w poszczególnych umowach); podstawa prawna: art. 6, ust. 1, b) RODO. Przetwarzanie danych osobowych, zgodnie z art. 6, ust. 1, b) RODO, niezbędne jest do wykonania umowy, której jedną ze stron jest klient, lub do działań przed podpisaniem umowy, które przeprowadzane są na wniosek klienta. pracują w ramach opieki i konsultacji na wniosek odpowiedzialnych instytucji i zleceniodawcy (Land Berlin, powiaty i gminy Brandenburgii, urzędów pracy, kasy chorych i emerytalnych oraz sponsorów). 3.2 Na podstawie Pana/Pani zgody Podstawa prawna: art. 6, ust. 1, a) RODO Jeśli dał(a) nam Pan(i) pozwolenie na przetwarzanie danych w określonych celach (np. przekazanie danych do innych ośrodków, użycie zdjęcia w ulotce), prawomocność ich przetwarzania wynika z Pana/Pani zgody. Udzielona zgoda może być w każdej chwili odwołana. Proszę uwzględnić, że odwołanie skutkuje dopiero po jego zgłoszeniu i nie ma wpływu na już przeprowadzone działania. 4. Do spełnienia wymogów prawnych (dowody użytku, obowiązkowe dokumentacje, obowiązek zgłoszenia planowanych, ciężkich zbrodni, zgłoszenie chorób zakaźnych i zagrożenie dzieci) Podstawa prawna: art. 6, ust. 1, c) RODO mają prawny obowiązek zapisania danych w wyżej wymienionych przepadkach i, jeśli prawo tego wymaga, przekazania tych danych władzom. Między innymi zgłoszenie chorób zakaźnych (prawo o ochronie przed infekcjami - IfSG) oraz podejrzenie zagrożenia zdrowia dzieci są takimi przypadkami. Projekty fundacji SPI, filie Brandenburgia południowo-wschodnia i Brandenburgia północno-zachodnia oraz spółki SPI A&Q ggmbh mają również prawny obowiązek dokumentacji opieki i traktowania i przekazania tej dokumentacji właściwej instytucji. Przetwarzanie danych, zgodnie z art. 6, ust. 1, c) RODO jest obowiązkowe do spełnienia prawnych obowiązków dotyczących podmiotu odpowiedzialnego. 4.1 Przetwarzanie w celu spełnienia zadania dotyczącego interesu publicznego, art. 6, ust. 1, e) RODO oferują w ramach pracy z młodzieżą w ramach rekreacyjnych i kulturowych w centralnych ośrodkach, ambulatoryjnej

3 pomocy wychowawczej, integracyjnych projektów szkolnych i pomocy młodzieżowej, przedszkoli i świetlic, młodzieżowych centrów informacji i mediów (JIM), otwartej pracy z młodzieżą, mobilnej pracy socjalnej i projektów integracji młodych osób w życie zawodowe, usługi w interesie publicznym obywatelom Brandenburgii. Interes publiczny wynika z dotacji, które fundacja SPI, filie Brandenburgia południowowschodnia i Brandenburgia północno-zachodnia otrzymują od publicznych władz, urzędów oraz kas społecznych. 4.2 Przetwarznie w ramach wlasnego uzasadnionego interesu, art. 6, ust. 1, f) RODO Gromadzenie danych użytkowników stron internetowych fundacji SPI, filie Brandenburgia południowo-wschodnia i Brandenburgia północno-zachodnia oraz spółki SPI A&Q Gmbh przeprowadzane jest we własnym, uzasadnionym interesie. Konkretne szczegóły dotyczące danych pobieranych w internecie znajdują się na stronie internetowej. 4.3 Dalsze cele przetwarzania Dane osobowe nie są przetwarzane w innych celach. 5. Jakie dane są niezbędne? Dane przetwarzane przez fundację SPI, filie Brandenburgia południowo-wschodnia i Brandenburgia północno-zachodnia oraz spółkę SPI A&Q ggmbh niezbędne są dla pierwszych konsultacji, decyzji o przyjęciu i opiece i dalszych konsultacji. Przetwarzane dane to dane adresowe i kontaktowe, jakie wymienione są na arkuszach wniosków o przyjęcie lub konsultacje i wszystkie inne dane, które przez Pana/Panią w ramach konsultacji zostaną nam przekazane. Ponadto sporządzone zostają opisy leczenia, włącznie z terapeutycznymi i lekarskimi ocenami. 6. Kto otrzyma moje dane? 6.1 Przekazanie do zleceniodawcy Opisy, dowody użytku i dokumentacje są prawomocnie przekazywane zleceniodawcy. W zakresie naszych możliwości staramy się te dane w sposób anonimowy. 6.2 Przekazanie w ramach kooperacji Jeśli projekt wspólpracuje z innymi instytucjami (szkoła, policja itp.), dane osobowe będą przekazywane lub wymieniane jedynie, gdy wystosował(a) Pan(i) jednoznaczną pisemną zgodę. 6.3 Przekazanie innym ośrodkom Przekazanie danych ma miejsce jedynie, gdy jest to wymagane przez prawo lub gdy wystosował(a) Pan(i) jednoznaczną pisemną zgodę. Ma to miejsce dobrowolnie w

4 ramach zwolnienia z obowiązku zachowania tajemnicy. To zwolnienie jest zawsze połaczone z sytuacją, osobą i instytucją, to znaczy że ogólne zwolnienia z obowiązku zachowania tajemnicy nie istnieje. W ramach narad między projektami dane osobowe przekazywane są wyłącznie, gdy nakazywane jest to przez prawo. 6.4 Przekazanie zatrudnionym firmom Pana/Pani dane przetwarzane są komputerowo z wykorzystaniem nowoczesnego systemu informatycznego (IT). Profesjonalną opiekę i przeglądy naszych systemów powierzyliśmy wyspecjalizowanej w tym firmie, zgodnie z art. 28 RODO. 6.5 Inne przekazania nie przekazują danych osobowych krajom trzecim lub organizacjom międzynarodowym. 7. Jak długo są przechowywane Pana/Pani dane? Jeśli jest to potrzebne, zapisujemy i przetwarzamy Pana/Pani dane na czas opieki i konsultacji. Po zakończeniu opieki i konsultacji dane są blokowane na wymagany prawnie okres, po czym są one usuwane. Ponadto podlegamy przepisom o dokumentacji i zachowaniu danych, wynikających z praw społecznych, kodeksu handlowego (HGB), rozporządzeniu o opłatach (AO), wytycznych o opiece oraz wytycznych AWO o zagrożeniu dzieci. Wynikające z tych praw okresy to od dwóch do dziesięciu lat (30 lat przy zagrożeniu dzieci). Dodatkowo okres przechowywania ustalany jest też przez prawne ustalenia odnośnie przedawnienia, zapisane w 195 i kolejnych kodeksu cywilnego (BGB) o możliwości wydłużenia okresu przedawnienia do 30 lat, gdzie zwykły okres przedawnienia wynosi trzy lata. 8. Czy w indywidualnych sytuacjach, które są w wielu przypadkach powtarzalne, może zostać zastosowane standardowe rozwiązanie, które zostało w przeszłosci podjęte? nie używają zautomatyzowanych procesów łącznie z tzw. profiling w celu uzasadnienia i przeprowadzenia relacji biznesowych (art. 22 RODO). 9. Jakie prawa posiadam? Każdy osoba, której dotyczy przetwarzanie danych, ma prawo wglądu według art. 15 RODO, prawo korekty według art. 16 RODO, prawo usunięcia według art. 17 RODO, prawo ograniczenia przetwarzania według art. 18 RODO oraz prawo do przenoszenia danych według art. 20 RODO. Ponadto istnieje prawo skargi u władz

5 zajmujących się danymi osobowymi (art. 77 RODO). Zgodnie z art. 21 RODO istnieje prawo odmowy przetwarzania danych osobowych przez fundację SPI, filie Brandenburgia południowo-wschodnia i Brandenburgia północno-zachodnia oraz spółkę SPI A&Q ggmbh. Zwracamy uwagę, że opieka i konsultacje bez danych osobowych (anonimowa opieka i konsultacja) jest możliwa tylko wtedy, gdy finansowanie przez zleceniodawcę nie jest przez to zagrożone. Gdy chce Pan(i) skorzystać z wymienionych praw, prosimy o kontakt z osobą odpowiedzialną. Dane kontaktowe znajdują się w punkcie Prawo do skargi u władz 10.1 W razie ogólnych pytań do spraw przetwarzania danych osobowych, może Pan(i) zwrócić się do odpowiedzialnych władz: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht (organ odpowiedzialny na poziomie Brandenburgii) Stahnsdorfer Damm 77, Kleinmachnow Telefon: Telefax: poststelle@lda.brandenburg.de 10.2 W razie pytań dotyczących zakwaterowania, może Pan(i) zwrócić się do dyrekcji: Landesamt für Soziales und Versorgung (organ społeczny na poziomie Brandenburgii) Standort Cottbus Lipezker Straße 45, Haus 6, Cottbus Telefon: Fax: service@lasv.brandenburg.de 11. Czy istnieje obowiązek podania przeze mnie danych? W ramach opieki i konsultacji powinna Pani/ powinien Pan podać jedynie dane niezbędne do dalszej współpracy lub dane, których pozyskanie jest wymagany prawnie. Bez tych danych jesteśmy zwykle zmuszeni do odrzucenia wniosku o opiekę lub konsultacje względnie do zakończenia istniejącej współpracy.

6 Oświadczenie Przyjąłem/am/Przyjeliśmy do wiadomości Informacje o przetwarzaniu danych osobowych, strony 1-5. Zdaję/Zdajemy sobie sprawę, że moje/nasze dane niezbędne do opieki i konsultacji będą gromadzone i przetwarzane zgodnie z RODO i że mogą one zostać przekazane do wyżej wymienionych instytucji. Dotyczy: urodzony/a Imię i nazwisko Data Prawnie wiążący ewentualnie opiekun/opiekunowie