Techniczne aspekty projektu URBACT

Transkrypt

1 Techniczne aspekty projektu URBACT r. Barbara KałuŜna 1

2 Plan prezentacji Etap WSTĘPNY do r. Etap PRZYGOTOWAWCZY Projektu Etap REALIZACJI Projektu Etap ZAMKNIĘCIA Projektu Odpowiedzialność LP i PP Rekomendacje 2

3 Etap WSTĘPNY (do ) LP Pozyskanie Partnerów w Projektu Przygotowanie Projektu (tematyka, dokumentacja, budŝet) Przygotowanie Wstępnego Wniosku Aplikacyjnego Uzyskanie od PP (w tym LP) tzw. Letters of Commitment Podpisanie umowy o dofinansowanie dot. etapu przygotowawczego Wysłanie dokumentacji do Sekretariatu URBACT w wyznaczonym terminie, tj. do r. PP Przekazanie do LP wymaganych informacji (dane kontaktowe, opis problematyki, oczekiwania 1 str.) Podpisanie Letter of Commitment (zobowiązanie zanie finansowe) 3

4 Plan prezentacji Etap WSTĘPNY do r. Etap PRZYGOTOWAWCZY Projektu Etap REALIZACJI Projektu Etap ZAMKNIĘCIA Projektu Odpowiedzialność LP i PP Rekomendacje 4

5 Etap PRZYGOTOWAWCZY LP Personel - Koordynator - Kierownik ds. administracyjno- finansowych - Kierownik ds. kontaktów i rozpowszechniania wiedzy/produktów w sieci PP Wyznaczenie osób b do projektu: - kompetencje językowej - kompetencje merytoryczne 5

6 Etap PRZYGOTOWAWCZY - Koordynator (organizacja pracy sieci, realizacja programu, motywacja PP (!), relacje z ekspertami, kontakty na szczeblu programu i US, konferencje, etc) pomoc Eksperta Wiodącego - Kierownik ds. admin.-finan finan.. (księgowo gowość,, przepływ środków, raporty finansowe, Presage) - Kierownik ds. kontaktów w i rozpowszechniania wiedzy/produktów w sieci (relacje z PP, US, organizacjami zewnętrznymi w zakresie rozpowszechniania wiedzy, koordynacja i realizacja działań promocyjnych: newsletter, broszury info,, konferencje, promocja wyników w pracy projektu, realizacja przepisów nt.. promocji projektów w UE, webmaster 6

7 Etap PRZYGOTOWAWCZY LP PP Umowa o dofinansowanie (Subsidy Contract) Podpisanie Wielostronnego Porozumienia Wielostronne Porozumienie Kontrola Pierwszego Stopnia (Joint Convention): (rola i obowiązki PP, wkład finansowy, zasady finansowania, odpowiedzialność ść,, terminy, język j roboczy, itp.) uwzględni dnić lokalne uwarunkowania! Wniosek aplikacyjny + budŝet Kontrola pierwszego stopnia 7

8 Plan prezentacji Etap WSTĘPNY do r. Etap PRZYGOTOWAWCZY Projektu Etap REALIZACJI Projektu Etap ZAMKNIĘCIA Projektu Odpowiedzialność LP i PP Rekomendacje 8

9 Etap REALIZACJI LP Organizacja seminariów Plan pracy (w uzgodnieniu z PP) Dokumentacja dot. seminariów (materiał przedseminaryjny, agenda, protokół z listą obecności, ci, raporty ekspertów) Stworzenie ULSG Rozliczenia Organizacja pracy (UE vs.. PL) Promocja projektu Udział w konferencjach URBACT PP Organizacja seminarium (lokalnie) Uczestnictwo w seminariach Aktywność i przygotowanie merytoryczne Stworzenie ULSG Rozliczenia 9

10 Etap REALIZACJI ROZLICZANIE Opis dokumentów w (faktur, listy płac, p delegacji ) Zwrot kosztów w dla PP, ekspertów w i in. (formularz) Certyfikacja 10

11 Certyfikacja LP Okresy rozliczeniowe - styczeń czerwiec - lipiec grudzień ZłoŜenie dokumentacji w Sekretariacie URBACT (Presage): za styczeń-czerwiec: czerwiec: do 30 września za lipiec-grudzie grudzień: do 31 marca - Raport ze zrealizowanych działań - Raport finansowy - Certyfikat wraz z wykazem wydatków - Wniosek o płatnop atność Presage: - wskazanie we Wniosku Aplikacyjnym właściwej w osoby (ang( ang) )!! 11

12 Presage 12

13 Presage 13

14 Presage 14

15 Presage 15

16 Presage 16

17 Presage 17

18 Presage 18

19 Presage 19

20 Presage 20

21 Presage 21

22 Certyfikacja - krok po kroku DECENTRALIZACJA 1. Wprowadzenie przez PP wydatków w do PRESAGE 2. Akceptacja wydatków w przez LP 3. Certyfikacja wydatków w przez APP + przesłanie certyfikatu do LP 4. Certyfikacja wydatków w przez ALP CENTRALIZACJA 1. Przesłanie przez PP dokumentacji dot. wydatków w do LP (języki obce) 2. Wprowadzenie przez LP wydatków w (PP i LP) do PRESAGE 3. Certyfikacja wydatków w przez ALP Przesłanie certyfikatu do US wraz z pozostałą dokumentacją (wykaz wydatków, w, raport ze zrealizowanych działań,, raport finansowy podpisany równieŝ przez ALP, wniosek o płatnop atność) 22

23 Plan prezentacji Etap WSTĘPNY do r. Etap PRZYGOTOWAWCZY Projektu Etap REALIZACJI Projektu Etap ZAMKNIĘCIA Projektu Odpowiedzialność LP i PP Rekomendacje 23

24 Etap ZAMKNIĘCIA Certyfikacja Rozliczenie LP PP ZłoŜenie dokumentacji w US (3 miesiące po zakończeniu projektu): - raport ze zrealizowanych działań, - raport finansowy, - wniosek o płatnop atność, - certyfikat i wykaz poniesionych wydatków, w, - raport jakościowy, - raport nt.. rozliczeń z PP, - produkty końcowe 24

25 Plan prezentacji Etap WSTĘPNY do r. Etap PRZYGOTOWAWCZY Projektu Etap REALIZACJI Projektu Etap ZAMKNIĘCIA Projektu Odpowiedzialność LP i PP Rekomendacje 25

26 ODPOWIEDZIALNOŚĆ LP US LP PP Zarządzanie, komunikacja, realizacja i koordynacja działań między PP Odpowiedzialność finansowa, administracyjna i prawna decydująca ca rola LP w zakresie powodzenia projektu 26

27 Plan prezentacji Etap WSTĘPNY do r. Etap PRZYGOTOWAWCZY Projektu Etap REALIZACJI Projektu Etap ZAMKNIĘCIA Projektu Odpowiedzialność LP i PP Rekomendacje 27

28 REKOMENDACJE 28

29 Więcej informacji: Barbara KałuŜna tel