ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 2 lipca 2015 r. NA PRZEPROWADZENIE KAMPANII PROMOCYJNEJ W PRASIE I INTERNECIE DOTYCZĄCEJ PROJEKTU PN.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 2 lipca 2015 r. NA PRZEPROWADZENIE KAMPANII PROMOCYJNEJ W PRASIE I INTERNECIE DOTYCZĄCEJ PROJEKTU PN. ODPAKOWANI W związku z realizacją projektu Odpakowani Agencja Wydawnicza Aga Press Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Kamionkowskiej 45 planuje zlecenie przeprowadzenia kampanii promocyjnej w prasie i Internecie dotyczącej projektu pn. Odpakowani zgodnie z podanymi poniżej założeniami. Projekt Odpakowani jest kierowany przede wszystkim do dzieci w wieku 6 13 lat, nauczycieli i rodziców. Jego celem jest przekazanie odbiorcom wiedzy związanej z recyklingiem opakowań. I OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest opracowanie strategii mediowej kampanii promocyjnej o zasięgu ogólnopolskim, wybór i zaplanowanie mediów, realizacja kampanii oraz sporządzenie raportów z jej przeprowadzenia. 1 Wymagania dla kampanii promocyjnej w prasie i Internecie: Cele i założenia kampanii: 1. Podstawowa grupa docelowa: - nauczyciele, - uczniowie w wieku 6 13 lat, - rodzice. 2. Poinformowanie grupy docelowej o istnieniu projektu pn. Odpakowani i zachęcenie do czynnego udziału w działaniach promowanych przez projekt (udział szkół/klas w projekcie, udział w konkursach itd.). 3. Dotarcie do określonych liczebnie grup odbiorców adresatów projektu pn. Odpakowani : odbiorców kampanii w prasie tradycyjnej przeprowadzonej w 10 różnych dziennikach regionalnych odbiorców kampanii online; odbiorców na portalu internetowym odpakowani.pl szkół/klas zapisanych na newsletter projektu Odpakowani. 5. Zwiększenie liczby osób zainteresowanych segregowaniem odpadów i ich recyklingiem. Zasięg kampanii: ogólnopolski. 2 W ramach realizacji zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do: 1. Promocji projektu w prasie tradycyjnej w terminie: od r. do r. Promocja projektu w prasie tradycyjnej musi objąć swym zasięgiem odbiorców i zostać przeprowadzona w 10 różnych dziennikach regionalnych. Wykonawca udokumentuje spełnienie warunków po zrealizowanej kampanii do dnia 30 stycznia 2016 r. Raport z przeprowadzonej kampanii w prasie tradycyjnej powinien zawierać co najmniej następujące dane: tytuły dzienników regionalnych, w których przeprowadzono kampanię; czytelnictwo na podstawie Polskich Badań Czytelnictwa (PBC). Rodzaj działań: reklamy full-color na powierzchni 1/2 strony poziom na prawej stronie (strony redakcyjne), grzbiet główny, w 10 różnych dziennikach regionalnych. Materiał reklamowy dostarczy Zamawiający na 7 dni przed oddaniem do druku. Wykonawca dostarczy w ciągu 5 dni od publikacji 3 egzemplarze każdego tytułu z opublikowanym materiałem reklamowym. 2. Przeprowadzenia kampanii w serwisach internetowych o charakterze regionalnym, edukacyjnym, dedykowanych nauczycielom, uczniom w wieku 6 13 lat i rodzicom w terminach: pierwszy etap od r. do r. drugi etap od r. do r. Kampania w serwisach internetowych musi objąć swym zasięgiem odbiorców ( odsłon). Liczba odsłon na portalu internetowym odpakowani.pl nie może być mniejsza niż Wymagane jest również, by co najmniej 500 szkół/klas zapisało się na newsletter. Wykonawca udokumentuje spełnienie wszystkich warunków po zrealizowanej kampanii (raport końcowy) w terminie do dnia 15 maja 2016 r. Poza tym Wykonawca jest zobowiązany do sporządzania i przekazywania Zamawiającemu raportów kwartalnych z realizacji kampanii internetowej w przeciągu maksymalnie 10 dni od daty zakończenia danego kwartału. Raporty z kampanii online (kwartalne i końcowy) powinny zawierać co najmniej następujące dane: nazwy serwisów internetowych, w których przeprowadzono kampanię; wskazanie liczby odsłon i liczby unikalnych użytkowników na podanych serwisach; wskazanie liczby odsłon i liczby unikalnych użytkowników na portalu internetowym odpakowani.pl oraz wskazanie źródła danych.

2 Wymagane są następujące działania: a) zamieszczenie reklam preferowane formaty: wideboard (980x200 px), halfpage (300x600 px), link tekstowy + grafika (200x50 px/240x120px/125x125 px/72x60 px). i/lub Materiał reklamowy dostarcza Zamawiający na 14 dni przed emisją. Wykonawca prześle zamawiającemu link do strony z opublikowaną reklamą oraz print screen tejże strony na adres kolportaz.cog@gmail.com. b) zamieszczenie artykułów sponsorowanych min. na 2500 znaków. Artykuły sponsorowane muszą zawierać obowiązkowo: logo projektu, loga patronów (materiały i wytyczne dostarczy Zamawiający) oraz logo NFOŚiGW i informację o dofinansowaniu (powyższe elementy muszą być zgodne z Instrukcją oznakowania przedsięwzięć dofinansowywanych ze środków NFOŚiGW, zmienioną decyzją Dyrektora Biura nr 11/DB/2015 z dnia 24 marca 2015 roku. ). Każdorazowo Wykonawca przedstawi Zamawiającemu gotowy materiał do akceptacji na 15 dni przed planowanym terminem opublikowania na stronie www. Emisja tygodniowa artykułu sponsorowanego w serwisie z zajawieniem na stronie głównej. i/lub Treść artykułu sponsorowanego dostarcza Zamawiający na 25 dni przed emisją. Wykonawca prześle zamawiającemu link do strony z opublikowanym artykułem sponsorowanym oraz print screen tejże strony na adres kolportaz.cog@gmail.com. c) przeprowadzenie kampanii AdWords: przygotowanie i zamieszczenie linków sponsorowanych prowadzących do strony odpakowani.pl (minimum 10 linków sponsorowanych). kampania banerowa na stronach wyświetlających reklamy Google AdWords (ok. 30 stron wybranych wspólnie z Zamawiającym). targetowanie na strony tematyczne i/lub na konkretne witryny wybrane wspólnie z Zamawiającym). remarketing. 3. Stałego kontaktu z przedstawicielami Zamawiającego (zwłaszcza Koordynatorem Projektu i innymi wskazanymi przez niego osobami) podczas procesu realizacji zamówienia, w tym uwzględniania wytycznych ww. osób, informowania o postępach i ewentualnych trudnościach w realizacji przedmiotu zamówienia. 4. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do utworów przygotowanych w ramach kampanii promocyjnej (w tym zdjęć) w zakresie określonym w pkt. 3 Opisu przedmiotu zamówienia. 3 Regulacje dotyczące majątkowych praw autorskich, które zostaną zawarte w umowie 1. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych, łącznie z wyłącznym prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, do nieograniczonego w czasie korzystania i rozporządzania wszelkimi dostarczonymi utworami powstałymi w ramach kampanii promocyjnej (w tym fotografiami), w kraju i za granicą. 2. Przeniesienie prawa autorskiego, o którym mowa w ust. 1, obejmuje następujące pola eksploatacji: 1) stosowanie, wprowadzanie, wyświetlanie, przekazywanie i przechowywanie niezależnie od formatu, systemu lub standardu, 2) trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie w całości lub w części, jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, niezależnie od formatu, systemu lub standardu, w tym wprowadzanie do pamięci komputera oraz trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie takich zapisów, włączając w to sporządzanie ich kopii oraz dowolne korzystanie i rozporządzanie tymi kopiami, 3) wprowadzanie do obrotu, użyczanie lub najem oryginału albo egzemplarzy, 4) publiczne rozpowszechnianie, w szczególności wyświetlanie, publiczne odtworzenie, nadawanie i reemitowanie w dowolnym systemie lub standardzie a także publiczne udostępnianie utworów powstałych w ramach kampanii promocyjnej w ten sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności elektroniczne udostępnianie na żądanie, 5) rozpowszechnianie w sieci Internet oraz w sieciach zamkniętych, 6) nadawanie za pomocą fonii lub wizji, w sposób bezprzewodowy (drogą naziemną i satelitarną) lub w sposób przewodowy, w dowolnym systemie i standardzie, w tym także poprzez sieci kablowe i platformy cyfrowe,

3 7) zezwolenie na tworzenie opracowań, przeróbek, adaptacji utworów powstałych w ramach kampanii promocyjnej oraz rozporządzanie i korzystanie z takich opracowań na wszystkich polach eksploatacji określonych w niniejszym zapytaniu, 8) prawo do wykorzystywania utworów powstałych w ramach kampanii promocyjnej do celów marketingowych lub promocji, w tym reklamy, sponsoringu, promocji sprzedaży, a także do oznaczania lub identyfikacji produktów i usług oraz innych przejawów działalności, a także dla celów edukacyjnych lub szkoleniowych, 9) prawo do rozporządzania utworami powstałymi w ramach kampanii promocyjnej i ich opracowaniami oraz prawo udostępniania ich do korzystania, w tym udzielania licencji na rzecz osób trzecich, na wszystkich wymienionych powyżej polach eksploatacji. 3. Skutek rozporządzający przeniesienia całości autorskich praw majątkowych nastąpi z chwilą opublikowania utworów powstałych w ramach kampanii promocyjnej w prasie tradycyjnej lub Internecie. 4. Wykonawca oświadcza, że każdy utwór powstały w ramach kampanii promocyjnej jest wolny od wad fizycznych i prawnych, służą mu wyłączne majątkowe prawa autorskie w zakresie koniecznym do przeniesienia tych praw na Zamawiającego oraz że prawa te nie są w żaden sposób ograniczone. Nadto Wykonawca oświadcza, że rozporządzanie utworem powstałym w ramach kampanii promocyjnej nie narusza żadnych praw własności przemysłowej i intelektualnej, w szczególności: praw patentowych, praw autorskich i praw do znaków towarowych. 5. Strony ustalają, że gdyby okazało się, iż osoba trzecia zgłasza roszczenia pod adresem utworów powstałych w ramach kampanii promocyjnej lub utworów będących ich elementami (w tym fotografii), Wykonawca, po zawiadomieniu przez Zamawiającego, nie uchyli się od niezwłocznego przystąpienia do wyjaśnienia sprawy oraz wystąpi przeciwko takim roszczeniom na własny koszt i ryzyko a nadto, że zaspokoi wszelkie uzasadnione roszczenia, a w razie ich zasądzenia od Zamawiającego regresowo zwróci Zamawiającemu całość pokrytych roszczeń oraz wszelkie związane z tym wydatki i opłaty, włączając w to koszty procesu i obsługi prawnej. 6. Przeniesienie całości praw autorskich na rzecz Zamawiającego na wszystkich wymienionych polach eksploatacji zostanie dokonane w ramach kwoty wynagrodzenia za wykonanie zamówienia określonego w niniejszym Zapytaniu. 7. Jeżeli utwory powstałe w ramach kampanii promocyjnej mają wady prawne lub zdarzenia, o których mowa powyżej, uniemożliwią korzystanie z nich i przysługujących Zamawiającemu praw, Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie innych utworów do wykorzystania w kampanii promocyjnej wolnych od wad, spełniających wymagania określone w umowie oraz naprawienia szkód powstałych z tego tytułu po stronie Zamawiającego. 8. Wykonawca zobowiązuje się, iż nie będzie wykonywał przysługujących mu praw osobistych w sposób ograniczający Zamawiającego w wykonywaniu praw do utworów powstałych w ramach kampanii promocyjnej. W szczególności Wykonawca upoważnia Zamawiającego do decydowania o publikacji tychże utworów i decydowania o zachowaniu ich integralności. II TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Planowany termin wykonania zamówienia: wrzesień 2015 r. maj 2016 r. III OGÓLNE INFORMACJE DOTYCZĄCE REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAPYTANIA - Wynagrodzenie Wykonawcy podane będzie brutto w PLN (cena obejmuje wszelkie wydatki związane z realizacją przedmiotu zapytania, w tym wszelkie daniny o charakterze publicznoprawnym i inne). - Zamawiający zastrzega sobie prawo do uszczegółowienia treści zapytania ofertowego. - W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zapytania. Dokonana zmiana Zapytania zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim Wykonawcom, do których wcześniej wysłano Zapytanie. Modyfikacja treści Zapytania będzie wiążąca przy składaniu ofert. W przypadku, gdy zmiana będzie istotna (w szczególności dotyczyć będzie określenia przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny kryteriów), Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas niezbędny na wprowadzenie tych zmian w ofertach i poinformuje o tym Wykonawców, do których wysłał wcześniej Zapytanie. IV WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji zamówienia zgodnego z opisem zawartym w zapytaniu ofertowym. 2. Wykonawca składając ofertę, oświadcza, że: a) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

4 b) posiada odpowiednie kwalifikacje, umiejętności, doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia min. 3 lata doświadczenia w realizacji podobnych usług. Ponadto Wykonawca powinien wykazać się wykonaniem w tym czasie co najmniej: - 3 umów dotyczących kampanii promocyjnej produktu w prasie i Internecie na łączną kwotę co najmniej PLN brutto; - 2 kampanii o zasięgu ogólnokrajowym. W celu potwierdzenia spełnienia niniejszych warunków Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wykaz zrealizowanych usług. Wykaz wykonanych usług powinien zawierać co najmniej: nazwę usługi; wskazanie podmiotu, na rzecz którego była ona zrealizowana, wskazanie zakresu usługi, wskazanie wartości zamówienia, wskazanie zasięgu kampanii, wskazanie daty wykonania (rozpoczęcia i zakończenia). c) posiada odpowiednie zaplecze kadrowe do wykonania przedmiotu zamówienia, d) posiada odpowiednie zaplecze techniczne umożliwiające zrealizowanie usługi lub posiada możliwość realizacji usługi w oparciu o usługi podwykonawców, d) ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. V TERMIN I SPOSÓB PRZEDŁOŻENIA OFERTY Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Oferta powinna zostać złożona do dnia 8 lipca 2015 r., do godziny na piśmie lub przesłana drogą elektroniczną na następujący adres: kolportaz.cog@gmail.com Oferty cząstkowe nie będą rozpatrywane. Oferta musi obejmować realizację całego zamówienia. W przypadku złożenia oferty na piśmie powinna ona zostać dostarczona lub przesłana pocztą na adres: Agencja Wydawnicza Aga Press Sp. z o.o. ul. Kamionkowska Warszawa VI OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z POTENCJALNYMI WYKONAWCAMI Anna Śledzińska, kolportaz.cog@gmail.com, tel VII KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY 1. Zamawiający oceni i porówna te oferty, które nie zostaną odrzucone ze względów formalnych (oferty złożone po wyznaczonym terminie, niespełniające warunków określonych w zapytaniu, do których nie dołączono wszystkich wymaganych dokumentów przewidzianych w zapytaniu). 2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta spełniająca w najwyższym stopniu warunki wyszczególnione w zapytaniu ofertowym. 3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz ich uzupełnienia. 4. Oferta powinna zostać złożona na formularzu oferty, stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna zawierać również wykaz zrealizowanych usług. 5. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi według następujących zasad: Łączna cena brutto w PLN za realizację całego zamówienia maksymalnie 100 pkt Sposób oceny ofert - proporcjonalnie wg wzoru: CN KC = x 100 pkt COB gdzie: KC ilość punktów przyznanych Wykonawcy CN najniższa zaoferowana cena, spośród wszystkich ofert niepodlegających odrzuceniu COB cena zaoferowana w ofercie badanej Maksymalna łączna liczba punktów, jaką może uzyskać Wykonawca wynosi 100 pkt. 6. Zamawiający niezwłocznie po wybraniu oferty albo zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru

5 powiadomi wszystkich oferentów o wyniku postępowania albo o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru. VIII FINANSOWANIE Zamówienie będzie realizowane w ramach projektu pn. Odpakowani dofinansowanego ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. IX UWAGI KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a. odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie bez podania przyczyny, b. zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty; c. zmiany terminów wyznaczonych w zapytaniu ofertowym; d. żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od oferentów na każdym etapie postępowania, W przypadku unieważnienia postępowania Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania. Załącznik nr 1 Oferta Wykonawcy