ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT CENOWYCH

Transkrypt

1 WARSZAWSKI UNIWERSYTET MEDYCZNY ul. Żwirki i Wigury Warszawa ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT CENOWYCH Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego: Przedmiotem zamówienia jest usługa obejmująca przygotowanie pełnej dokumentacji konkursowej zgodnej z harmonogramem i regulaminem naboru nr POPC IP /18 dla projektu Wspólna platforma analityczno-kontrolingowa Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego oraz podległych mu podmiotów leczniczych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata , Oś Priorytetowa nr 2 E-administracja i otwarty rząd, Działanie nr 2.2 Cyfryzacja procesów back-office w administracji rządowej. znak sprawy: AWN_01_POPC2.2_2018 Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia Termin składania ofert: Termin związania ofertą: 30 dni (od ostatecznego terminu składania ofert) Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu, w rozumieniu art. 70[1] Kodeksu cywilnego Warszawa, dnia 17 lipca 2018 roku Strona 1 z 14

2 I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO WARSZAWSKI UNIWERSYTET MEDYCZNY ul. Żwirki i Wigury Warszawa Osoba upoważniona do kontaktów: Anetta Pszczołowska tel. (0 22) anetta.pszczolowska@wum.edu.pl Kierownik Działu Wsparcia Projektów tel. (0 22) Ewa Debudaj-Krywult ewa.debudaj@wum.edu.pl Główny specjalista Dział Wsparcia Projektów II. INFORMACJE OGÓLNE, TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA 1. Postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia prowadzone jest na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych bez stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym, który stanowi Załącznik do Zarządzenia Kanclerza Nr 65/2017 r. z dnia 16 marca 2017 r. 2. Postępowanie prowadzone będzie zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której mowa w sekcji Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata z dnia 19 lipca 2017 r. 3. Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 poz z późn. zm.). 4. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, sporządzoną wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 Formularz ofertowy. 5. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z udziałem w postępowaniu. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I INFORMACJE UZUPEŁNIAJĄCE 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa obejmująca: przygotowanie pełnej dokumentacji konkursowej zgodnej z harmonogramem i regulaminem naboru nr POPC IP /18 dla projektu Wspólna platforma analityczno-kontrolingowa Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego oraz podległych mu podmiotów leczniczych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata , Oś Priorytetowa nr 2 E-administracja i otwarty rząd, Działanie nr 2.2 Cyfryzacja procesów back-office w administracji rządowej 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w Załączniku nr Kod określony we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV): Studia wykonalności, usługi doradcze, analizy. Strona 2 z 14

3 IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Usługa świadczona będzie od dnia podpisania umowy do dnia r. V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I OPIS SPOSOBU OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia może się ubiegać Wykonawca, który spełnia warunki udziału w postępowaniu dotyczące wiedzy i doświadczenia. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował: ekspertem ds. studium wykonalności dla projektów informatycznych, który w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert opracował, jako autor lub współautor co najmniej jedno studium wykonalności projektu informatycznego (z wyłączeniem aktualizacji), które zakończyło się uzyskaniem dofinansowania; ekspertem ds. oceny wniosków, który w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert brał udział w ocenie co najmniej jednego wniosku o dofinansowanie projektu informatycznego o wartości co najmniej zł brutto, który zakończył się uzyskaniem dofinansowania; i zapewni udział ww. osób w realizacji zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza łączenia ww. funkcji przez jedną osobą. W celu potwierdzenia spełnienia powyższego warunku Wykonawca jest zobowiązany do załączenia do oferty, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 1a do Zaproszenia do składania ofert, Wykazu osób w zakresie tabeli nr Ocena spełniania warunku udziału w postępowaniu i braku podstaw wykluczenia zostanie dokonana wg formuły spełnia/nie spełnia na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów wymienionych w Rozdziale VI Zaproszenia do składania ofert. Z treści załączonych dokumentów winno jednoznacznie wynikać, że warunek udziału w postępowaniu Wykonawca spełnia oraz nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia. 3. Zamawiający wykluczy z niniejszego postępowania Wykonawcę, który jest powiązany osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, Strona 3 z 14

4 posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W celu wykazania braku podstaw wykluczenia z postępowania, Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do Zaproszenia do składania ofert. 4. Wykonawca, który nie potwierdzi spełnienia warunków, o których mowa w pkt 1 Rozdziału V powyżej oraz braku podstaw wykluczenia określonych w pkt 3 Rozdziału V, zostanie wykluczony z postępowania. 5. Oferta Wykonawcy wykluczonego podlega odrzuceniu. VI. WYKAZ WYMAGANYCH DOKUMENTÓW, JAKIE NALEŻY ZŁOŻYĆ WRAZ Z OFERTĄ W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Oferta (Formularz ofertowy) składana jest w formie pisemnej. Pozostałe dokumenty składane są w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub jego pełnomocników. 2. Oferta składa się z: a) Wypełnionego i podpisanego Formularza ofertowego według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Zaproszenia do składania ofert; b) Wypełnionego i podpisanego Wykazu osób według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1a do Zaproszenia do składania ofert; c) Oświadczenia o braku powiązań kapitałowych lub osobowych sporządzonego zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Zaproszenia do składania ofert. 3. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo, z którego wynika zakres pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo winno być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku załączenia kserokopii pełnomocnictwa, winno ono być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentacji Wykonawcy. Strona 4 z 14

5 VII. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY OFERTY 1. Dla potrzeb niniejszego postępowania, Wykonawca na druku Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1, zobowiązany jest podać łączną cenę ofertową netto, stawkę oraz kwotę podatku VAT oraz cenę brutto. 2. W ofertowej cenie Wykonawca zobowiązany jest ująć wszystkie przewidywane koszty związane z realizacją zamówienia, w tym podatek VAT naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wszystkie inne koszty, bez których realizacja zamówienia nie byłaby możliwa. 3. Ceny należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4. Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walutach obcych. 5. Cenę oferty należy podać netto i brutto z uwzględnieniem podatku od towarów i usług (VAT). Do porównania ofert będzie brana cena brutto (tj. z podatkiem VAT). 6. Ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres ważności umowy i nie będą podlegały zmianom. 7. Zamawiający w celu ustalenia czy oferta zawiera rażąco niską ceną w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwróci się do Wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. 8. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 9. W przypadku wystąpienia oczywistej omyłki rachunkowej w obliczeniu ceny Zamawiający poprawi ją informując o tym Wykonawcę. VIII. KRYTERIA OCENY OFERT ORAZ ICH ZNACZENIE ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT 1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie niżej określonych kryteriów oceny ofert: L.p. Kryterium Waga procentowa Waga punktowa 1 Cena oferty brutto (KC) Doświadczenie zawodowe osób skierowanych do realizacji zamówienia (KD) Strona 5 z 14

6 2. Sposób kalkulacji poszczególnych kryteriów: 2.1. W kryterium Cena oferty brutto ocena ofert zostanie dokonana w następujący sposób: KC = (Cmin/CC) 60% 100 gdzie: KC liczba punktów przyznanych ocenianej ofercie w kryterium Cena Cmin najniższa zaoferowana cena brutto CC cena oferty ocenianej brutto 100 współczynnik stały W kryterium Doświadczenie zawodowe osób skierowanych do realizacji zamówienia ocena ofert zostanie dokonana w następujący sposób: Zamawiający przyzna punkty za wykazane doświadczenie osób skierowanych do realizacji przedmiotu zamówienia, o których mowa w Rozdziale V pkt 1. Weryfikacja doświadczenia w ramach niniejszego kryterium dokonana zostanie na podstawie złożonej przez Wykonawcę tabeli nr 2 znajdującej się w Wykazie osób (Załącznik nr 1a do Zaproszenia do składania ofert), zgodnie z poniższą punktacją: Ekspert ds. studium wykonalności dla projektów informatycznych, który w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert opracował jako autor lub współautor: a) studium wykonalności dla projektu informatycznego o wartości co najmniej zł brutto (z wyłączeniem aktualizacji), które zakończyło się uzyskaniem dofinansowania - oferta Wykonawcy otrzyma 5 pkt, b) studium wykonalności dla projektu informatycznego o wartości co najmniej zł brutto (z wyłączeniem aktualizacji), które zakończyło się uzyskaniem dofinansowania - oferta wykonawcy otrzyma 10 pkt, c) studium wykonalności dla projektu informatycznego o wartości co najmniej zł brutto (z wyłączeniem aktualizacji), które zakończyło się uzyskaniem dofinansowania - oferta Wykonawcy otrzyma 20 pkt; Ekspert ds. oceny wniosków, który w okresie 5 lat przed upływem terminu składania ofert brał udział w ocenie: a) jednego (dodatkowego poza wskazanym na potwierdzenie warunku udziału w postępowaniu określonego w Rozdziale V pkt 1 dla eksperta ds. oceny wniosków) wniosku o dofinansowanie dla projektu informatycznego o wartości co najmniej zł brutto (z wyłączeniem aktualizacji), które zakończyło się uzyskaniem dofinansowania oferta Wykonawcy otrzyma 5 pkt, b) dwóch (dodatkowych poza wskazanym na potwierdzenie warunku udziału w postępowaniu określonego w Rozdziale V pkt 1 dla eksperta ds. oceny wniosków) wniosków Strona 6 z 14

7 o dofinansowanie dla projektów informatycznych o wartości co najmniej zł brutto (z wyłączeniem aktualizacji), które zakończyło się uzyskaniem dofinansowania oferta Wykonawcy otrzyma 10 pkt, c) trzech (dodatkowych poza wskazanym na potwierdzenie warunku udziału w postępowaniu określonego w Rozdziale V pkt 1 dla eksperta ds. oceny wniosków) wniosków o dofinansowanie dla projektów informatycznych o wartości co najmniej zł brutto (z wyłączeniem aktualizacji), które zakończyło się uzyskaniem dofinansowania oferta Wykonawcy otrzyma 20 pkt. Uwaga: w przypadku niezłożenia tabeli nr 2 wykazu osób w ramach kryterium oceny ofert wraz z ofertą, oferta Wykonawcy otrzyma w tym kryterium 0 punktów; w przypadku błędów, braków, niepełnych informacji itp. w wykazie osób, w zakresie informacji będących podstawą przyznania punktów w ramach powyższego kryterium, wykaz ten nie będzie podlegał uzupełnieniu lub poprawieniu na etapie oceny ofert. Zamawiający przyzna punkty na podstawie informacji zawartych w tabeli nr 2 wykazu osób złożonym wraz z ofertą. Wykonawca może zostać wezwany do uzupełnienia Wykazu osób tylko w zakresie tabeli nr 1 tj. w zakresie potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu określonego w rozdziale V pkt 1; osoby wskazane w wykazie osób w ramach kryterium oceny ofert, winny być tymi samymi osobami co wykazane w ramach warunku udziału w postępowaniu określonego w Rozdziale V pkt 1 Zaproszenia do składania ofert; Zamawiający nie dopuszcza łączenia funkcji, o których mowa w pkt i pkt przez jedną osobę; osoby, o których mowa powyżej, muszą spełniać warunki określone w Zaproszeniu do składania ofert. W przypadku gdy nie będą spełniać ww. warunków, nie będą brane pod uwagę przy przyznawaniu punktów za kryterium Doświadczenie zawodowe osób skierowanych do realizacji zamówienia. 3. Maksymalna liczba punktów jaką może uzyskać Wykonawca w tym kryterium to 40 pkt. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą liczbę punktów, przyznanych wg wzoru: gdzie: K liczba punktów oferty ocenianej K = KC + KD KC liczba punktów przyznanych ofercie ocenianej w kryterium Cena KD liczba punktów przyznanych ofercie ocenianej w kryterium Doświadczenie zawodowe osób skierowanych do realizacji zamówienia. 4. W przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie jest możliwy ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym ofert dodatkowych. Strona 7 z 14

8 IX. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą o oznaczony okres, jednak nie dłuższy niż 30 dni. 3. Oferta złożona w postępowaniu przestaje wiązać w przypadku zawarcia umowy z wybranym w niniejszym postępowaniu Wykonawcą, unieważnienia postępowania lub zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru Wykonawcy. X. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW 1. Wszelkiego rodzaju oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje itp., Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną (na adresy określone w Rozdziale I) z zastrzeżeniem, że każda ze stron, na żądanie drugiej, niezwłocznie potwierdzi fakt ich otrzymania. 2. W sytuacji żądania Zamawiającego, o którym mowa w ust. 1, brak niezwłocznego potwierdzenia oznaczać będzie, iż Wykonawca otrzymał informację w momencie jej przekazania przez Zamawiającego dowód transmisji danych. 3. Korespondencję uważa się za złożoną w terminie, jeżeli jej treść dotarła do Zamawiającego przed upływem terminu określonego w Zaproszeniu. 4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zaproszenia do składania ofert. Zamawiający może udzielić Wykonawcy wyjaśnienia, albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. W przypadku udzielenia Wykonawcy odpowiedzi na pytania, treść pytań i udzielonych odpowiedzi Zamawiający zamieści również na stronie internetowej, bez ujawniania źródła zapytania. 5. W uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może zmienić treść Zaproszenia do składania ofert, w tym warunki. Zmienioną treść Zaproszenia Zamawiający zamieści na stronie internetowej. Jeżeli w wyniku zmiany treści Zaproszenia niezbędny będzie dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, Zamawiający przedłuży termin składania ofert, zamieszczając informację o zmianie terminu składania ofert na stronie internetowej. XI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta powinna być sporządzona zgodnie z postanowieniami niniejszego Zaproszenia do składania ofert. Strona 8 z 14

9 2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 3. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim. 4. Oferta powinna być napisana na komputerze lub ręcznie atramentem nieścieralnym wg wzoru stanowiącego Załącznik nr Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do podpisania oferty. Wymagane jest, aby wszystkie strony oferty oraz załączników były parafowane przez osoby podpisujące ofertę. 6. Upoważnienie do podpisania oferty winno być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z innych dokumentów dołączonych do oferty. Upoważnienie składane jest w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. 7. W przypadku, gdy Wykonawca jako załącznik do oferty dołączył kopię dokumentu, kopia ta winna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do podpisania oferty. 8. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, winny być parafowane przez osoby upoważnione do podpisania oferty. XII. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT 1. Oferty można składać do dnia roku: a) w wersji papierowej na adres: Dział Wsparcia Projektów Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego ul. Żwirki i Wigury 63; Warszawa I piętro, pok. 105, CBI Prosimy o oznaczenie oferty na kopercie: AWN_01_POPC2.2_2018 Wskazane jest aby koperta była opatrzona nazwą i adresem Wykonawcy b) pocztą w pliku zabezpieczonym przed edycją np. pdf na adres: anetta.pszczolowska@wum.edu.pl Prosimy oznaczyć ofertę w tytule wiadomości: AWN_01_POPC2.2_ Wykonawca przed upływem terminu do składania ofert ma prawo: a) wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego powiadomienia drogą opisaną dla składania ofert, b) zmienić ofertę powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem ZAMIANA. Strona 9 z 14

10 XIII. ODRZUCENIE OFERTY Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: 1. Wykonawca nie złożył lub nie uzupełnił na wezwanie Zamawiającego dokumentów i pełnomocnictw, o których mowa w Rozdziale V WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I OPIS SPOSOBU OCENY SPEŁNIEIA TYCH WARUNKÓW ; 2. Wykonawca złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego Zaproszenia do składania ofert; 3. Wykonawca przedstawi nieprawdziwe informacje; 4. oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia; 5. oferta nie spełnia warunków udziału w postępowaniu; 6. oferta jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. XIV. WYBÓR I ZAWIADOMIENIE O ZAWARCIU UMOWY 1. Zamawiający wybierze ofertę spełniającą wymagania Zamawiającego i najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w niniejszym Zaproszeniu. 2. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi Wykonawcę, którego oferta została wybrana, o wyborze jego oferty i o terminie podpisania umowy. 3. Niezwłocznie po zawarciu umowy, Zamawiający powiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o zawarciu umowy z Wykonawcą, którego ofertę wybrano, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę, albo adres zamieszkania i adres tego Wykonawcy. 4. Informację, o której mowa w ust. 3, Zamawiający zamieści na stronie Zamawiającego oraz na stronie internetowej, na której zostało zamieszczone niniejsze Zaproszenie do składania ofert cenowych. 5. W przypadku gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od podpisania umowy lub zawarcie umowy w sprawie zamówienia będzie niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający może dokonać wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty. XV. UNIEWAŻNIENIE LUB ZAMKNIĘCIE POSTĘPOWANIA 1. Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli: a) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu; b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty; Strona 10 z 14

11 c) złożono oferty dodatkowe o takiej samej cenie; d) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym lub Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć; e) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy f) Zamawiający uzyska negatywną decyzję z IZ w sprawie możliwości ubiegania się o dofinansowanie; 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia postępowania, na każdym jego etapie, bez dokonania wyboru Wykonawcy. 3. O unieważnieniu lub zamknięciu postępowania Zamawiający zawiadomi jednocześnie wszystkich Wykonawców oraz zamieści informację o nieudzieleniu zamówienia na stronie internetowej Zamawiającego oraz na stronie internetowej, na której zostało zamieszczone niniejsze Zaproszenie do składania ofert cenowych. XVI. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY 1. Istotne warunki, na jakich Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, zostały przedstawione w Istotnych postanowieniach umowy stanowiących Załącznik nr 3 do Zaproszenia do składania ofert. 2. Przyjmuje się, że istotne postanowienia umowy nie zakwestionowane przed złożeniem oferty zostaną przyjęte przez Wykonawcę bez zastrzeżeń w chwili jej podpisania. Wszelkie pytania i wątpliwości dotyczące postanowień umowy będą rozpatrywane jak dla treści niniejszego zaproszenia. XVII. INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH Informacja skierowana do osób fizycznych, ujawnionych w sposób bezpośredni w związku prowadzonym postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia. Zamawiający informuje, że w przypadku: osób fizycznych, osób fizycznych, prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, pełnomocnika Wykonawcy będącego osobą fizyczną, członka organu zarządzającego Wykonawcy, będącego osobą fizyczną, osoby fizycznej skierowanej do przygotowania i przeprowadzenia niniejszego postępowania, będzie przetwarzał dane osobowe, które uzyska bezpośrednio w toku prowadzonego postępowania. Strona 11 z 14

12 W związku z powyższym, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z , str.1), dalej RODO, Zamawiający informuje Panią/Pana, że: 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: WARSZAWSKI UNIWERSYTET MEDYCZNY, ul. Żwirki i Wigury 61, Warszawa; reprezentowany przez Rektora WUM 2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym można się kontaktować: adres iod@wum.edu.pl, tel.: ; 3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu otrzymania informacji handlowych niezbędnych dla oszacowania przedmiotu zamówienia, zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych lub zawarcia umowy w wyniku niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia; 4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z wypełnieniem obowiązków prawnych, w tym niezbędnych dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, a także wynikających z obowiązku archiwizacji w oparciu o obowiązujące przepisy; 5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, w szczególności poprzez prowadzenie działań analitycznych, statystycznych, promujących działalność Administratora; 6. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja prowadzonego postępowania w oparciu o wewnętrzne regulacje, postanowienia ustawy prawo zamówień publicznych, wytyczne programów operacyjnych, krajowych, regionalnych, jak również w oparciu o postanowienia zawieranych umów o dofinansowanie. 7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia niniejszego postępowania lub określonego postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy lub zasady oraz wytyczne dot. przechowywania i archiwizacji dokumentacji projektowej przekraczają 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy lub okres wskazany w dokumentach programów operacyjnych krajowych, regionalnych, jak i w zawieranych umowach o dofinansowanie; Strona 12 z 14

13 8. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem formalnym, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia; 9. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; 10. Posiada Pani/Pan: a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych 1 ; c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO 2 ; d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; 11. Nie przysługuje Pani/Panu: a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Zamawiający jednocześnie informuje, że Wykonawca ubiegając się o udzielenie niniejszego zamówienia jest zobowiązany do wypełnienia obowiązku informacyjnego przewidzianego w art. 13 lub 14 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe Wykonawca bezpośrednio lub pośrednio pozyskał i których dane przekaże Zamawiającemu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO lub zgodnie z art. 13 ust. 4 RODO, osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje informacjami, o których mowa na wstępie. XVIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia lub zamknięcia postępowania o udzielenie zamówienia, na każdym jego etapie bez podania przyczyny. 1 Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników; 2 Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Strona 13 z 14

14 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia liczby godzin w trakcie realizacji usługi. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy w przypadku zaprzestania spełniania któregokolwiek z warunków udziału w postępowaniu. 4. Do spraw nieuregulowanych w niniejszym Zaproszeniu mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93, ze zm.), ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 178, poz. 1478). 5. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi Wykonawca. 6. Oferta złożona w postępowaniu przestaje wiązać w przypadku wyboru innej oferty lub zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru wykonawcy. 7. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny. 8. Zmiana eksperta, zaakceptowanego przez Zamawiającego zgodnie z przedstawioną ofertą, może nastąpić tylko po wcześniejszej zgodzie Zamawiającego. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poprawienia w tekście przesłanej oferty oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę. 10. Wykonawca zobowiązuje do przekazania majątkowych praw autorskich do wszelkich materiałów powstałych w ramach realizacji usługi. 11. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztu udziału w postępowaniu. Załączniki: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy; Załącznik nr 1a Wykaz osób; Załącznik nr 2 Opis przedmiotu zamówienia; Załącznik nr 3 - Istotne postanowienia umowy; Załącznik nr 4 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych. Strona 14 z 14