ZARZĄDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI WF-CRM

Wielkość: px
Rozpocząć pokaz od strony:

Download "ZARZĄDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI WF-CRM"

Transkrypt

1 ZARZĄDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI WF-CRM WARSZAWA

2 Spis Treści ROZDZIAŁ 1 WSTĘP... 6 O MARCE ASSECO WAPRO... 6 KRÓTKO O HISTORII SYSTEMÓW CRM... 6 PO CO NAM SYSTEM CRM?... 7 O PROGRAMIE WF-CRM... 7 Główne moduły w programie... 8 Właściwości WF-CRM:... 9 ROZDZIAŁ 2 ROZPOCZĘCIE PRACY Z PROGRAMEM MINIMALNE WYMAGANIA SYSTEMOWE INSTALACJA PROGRAMU ZAŁOŻENIE BAZ DANYCH PROGRAMU ADMINISTRATOR BAZ DANYCH WF-CRM DEINSTALACJA PROGRAMU WF-CRM PIERWSZE URUCHOMIENIE I LOGOWANIE DO PROGRAMU Zmiana hasła ROZDZIAŁ 3 OBSŁUGA PROGRAMU W ŚRODOWISKU WINDOWS STANDARDOWE ELEMENTY INTERFEJSU UŻYTKOWNIKA ROZDZIAŁ 4 OBSŁUGA OKIEN W PROGRAMIE OKNA DIALOGOWE OKNA WPROWADZANIA DANYCH (formatki danych) Menu WSTĄŻKI Właściwości obiektów Obsługa pól z datami OKNA PRZEGLĄDANIA DANYCH (browsery) Belka Narzędziowa: Przycisk Otwórz: Przycisk Usuń: Przycisk Pokaż tylko moje: Przycisk Ustawienia: Przycisk Odśwież: Pasek Filtra: Nawigator Danych ROZDZIAŁ 5 WYSZUKIWANIE DANYCH Sortowanie danych: Filtrowanie danych: Grupowanie danych:

3 ROZDZIAŁ 6 GŁÓWNE OKNO PROGRAMU MENU NAWIGACYJNE NAWIGATOR KALENDARZA KONFIGURACJA INTERFEJSU SKÓRKI motywy graficzne Dostosowanie widoku okna ROZDZIAŁ 7 ZARZĄDZANIE OBIEKTAMI DODAWANIE NOWYCH OBIEKTÓW EDYTOWANIE DANYCH OBIEKTÓW USUWANIE OBIEKTÓW ROZDZIAŁ 8 MODUŁ TERMINY TERMINY KALENDARZ Dodawanie nowego obiektu na Kalendarzu: Edytowanie danych obiektu z Kalendarza: Usuwanie obiektu z kalendarza : ROZDZIAŁ 9 DANE TELEADRESOWE Kontakty Adresy Adresy Telefony kontaktowe ROZDZIAŁ 10 MODUŁ KLIENCI KONTRAHENCI OSOBY KONTAKTOWE Dodawanie nowego Kontrahenta / Osoby kontaktowej Edytowanie danych Kontrahenta / Osoby kontaktowej Usuwanie Kontrahenta / Osoby kontaktowej RELACJE Dodawanie nowej Relacji: Edytowanie danych Relacji: Usuwanie Relacji: Ostatnie aktywności ROZDZIAŁ 11 MODUŁ FIRMA ZASOBY PRACOWNICY JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE Dodawanie nowego Zasobu / Pracownika / Jednostki Edytowanie danych Zasobu / Pracownika / Jednostki Usuwanie Zasobu / Pracownika / Jednostki

4 ROZDZIAŁ 12 MODUŁ DZIAŁANIA SPRAWY ZADANIA SPOTKANIA ROZMOWY TELEFONICZNE WYJAZDY Dodawanie nowego działania: Edytowanie danych działania: Usuwanie działania: ROZDZIAŁ 13 MODUŁ WIADOMOŚCI E Tworzenie nowego a: Wysyłanie i odbieranie a: Edytowanie danych a: Usuwanie a: FAKSY LISTY SMS Dodawanie nowej wiadomości Edytowanie danych wiadomości Usuwanie wiadomości ROZDZIAŁ 14 MODUŁ ZAŁĄCZNIKI NOTATKI Dodawanie nowej Notatki: Edytowanie danych Notatki: Usuwanie Notatki: PLIKI Dodawanie nowego Pliku: Edytowanie danych Pliku: Usuwanie Pliku: ROZDZIAŁ 15 MODUŁ ADMINISTRACJA MOJE KONTO Konto użytkownika Konta Konto MS-Outlook Ewentualne trudności podczas importu danych z MS-Outlook: ZMIANA HASŁA PANEL ADMINISTRATORA (dostępny tylko dla Administratora) Konta użytkowników

5 Konfiguracja połączenia z WF-Mag dla Windows Słowniki

6 ROZDZIAŁ 1 WSTĘP O MARCE ASSECO WAPRO Programy Asseco WAPRO to komplet aplikacji do zarządzania małym i średnim przedsiębiorstwem. Systemy wspomagają pracę kluczowych obszarów działalności firmy, takich jak sprzedaż i magazyn, finanse i księgowość, kadry i płace, relacje z klientami oraz pracowników mobilnych. Oprogramowanie można wykorzystać w każdej branży. Jego zaletą jest prosta instalacja, łatwa konfiguracja oraz intuicyjna obsługa. Systemy Asseco WAPRO znajdują się w ofercie firmy Asseco Business Solutions, która jest wiodącym producentem rozwiązań informatycznych dla biznesu. Asseco BS należy do Grupy Kapitałowej Asseco, będącej jednym z największych dostawców oprogramowania w Europie Środkowo-Wschodniej. Programy Asseco WAPRO Zarządzanie relacjami z klientami WF-CRM Sprzedaż i magazyn WF-Mag Fakturowanie WF-Fakturka Finanse i księgowość WF-FaKir Księga podatkowa i ryczałt WF-KaPeR Ewidencja środków trwałych i amortyzacji WF-bEST Kadry i płace WF-GANG Analizy wielowymiarowe WF-Analizy Mobilna firma WF-Mag Mobile 2 Aplikacje Asseco WAPRO są dostępne w liniach produktowych przeznaczonych dla różnej wielkości firm: START, BIZNES oraz PRESTIŻ. Linie różnią się między sobą liczbą wchodzących w skład modułów i funkcjonalnością, co pozwala na wybór odpowiednich programów zgodnie z wielkością i potrzebami organizacji. Wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa istnieje możliwość przejścia do bardziej zaawansowanej linii produktowej oraz rozbudowa użytkowanego systemu poprzez dokupienie licencji na kolejne stanowiska. W ofercie znajdują są również dwie linie specjalistyczne - BIURO oraz MOBILE. Programy, usługi serwisowe oraz szkolenia Asseco WAPRO dostępne są w Oddziale Asseco Business Solutions w Starej Iwicznej a także na terenie całego kraju poprzez sieć 500 Partnerów Handlowych. Więcej informacji na temat marki Asseco WAPRO: KRÓTKO O HISTORII SYSTEMÓW CRM CRM jest to angielski skrót od nazwy Customer Relationship Management, czyli zarządzanie relacjami z klientami. Pojęcie to można rozumieć, jako całokształt działań związanych z klientem lub wspomagające je narzędzie informatyczne. Za odkrywcę idei systemów CRM (tak się często o nim pisze) uważany jest Thomas Siebel, założyciel i prezes Siebel Systems. Po ukończeniu w 1983 studiów na stanowym Uniwersytecie w Illinois Siebel przez 7 lat pracował w filii ORACLE w Chicago. Dość szybko stał się pierwszą osobą od spraw sprzedaży, a w 1989 dyrektorem działu marketingu. Już wtedy widział potrzebę stworzenia oprogramowania do automatyzacji prac związanych z jednej strony ze sprzedażą, a z drugiej - z obsługą klienta. Przez krótki okres pracował w Gain Technology, by w roku 1993 zdecydować się na założenie własnej firmy, Siebel Systems. Dwa lata później wprowadził na rynek pierwszy produkt 6

7 CRM, Siebel Sales Enterprise, a w roku następnym - Siebel Service Enterprise. Tylko w roku 1999 Siebel zawarł siedem bardzo poważnych kontraktów z firmami o międzynarodowym zasięgu działania. Oprogramowanie Siebela do obsługi swoich biur na całym świecie kupili m.in.: Microsoft, Chase Manhattan Bank, ICL i brytyjski Racall Telecom. Dokonania Thomasa Siebela doprowadziły do zwiększenia zainteresowania filozofią zarządzania CRM zorientowaną na klienta. W sumie ogólna koncepcja systemu CRM koncentruje się wokół dwóch podstawowych celów. Pierwszym jest dać wszystkim pracownikom firmy, którzy kontaktują się z klientem (sprzedawcom, serwisantom, przedstawicielom marketingu) dokładną informacje, niemal co do minuty, tak by mogli oni odpowiedzieć na każde pytanie każdego klienta o produkt czy usługę, i to w każdym miejscu, w którym np. sprzedawca pracuje, także wtedy, gdy znajduje się na drugim końcu kraju, czy nawet na innym kontynencie. Drugim celem z kolei jest wiedzieć w firmie o kliencie wszystko (co kupił, kiedy, z jakiej oferty korzystał, jakie zgłaszał reklamacje i jak były załatwiane, kto z pracowników firmy się z nim kontaktował, kiedy, w jakiej sprawie, w jaki sposób itd), i wiedzieć to natychmiast, w każdym miejscu w firmie, i w każdym czasie. PO CO NAM SYSTEM CRM? Z punktu widzenia firmy klienci stanowią najcenniejszy zasób, powód prowadzenia działalności i główne źródło wartości. Dlatego jednym z podstawowych zadań firmy powinno być posiadanie ujednoliconej i uporządkowanej wiedzy o kliencie. Każda firma stara się tak sprzedać produkt, aby oczekiwania klienta były zaspokojone, a przyszłości współpraca rozwijała się jak najdłużej. Wiele firm wychodzi z założenia, że zadowolony klient skorzysta z usług tej samej firmy po raz kolejny. Dotychczas, dane w firmie zbierane były w różnych bazach danych systemów informatycznych. Informacje występujące w firmie można poklasyfikować wg różnych cech, np. wg miejsca pozyskania, obszaru zastosowania, wg tego czy są to informacje potrzebne do działań operacyjnych (do realizacji poszczególnych transakcji) czy też strategicznych (przeprowadzanie zmian organizacyjnych, zmian strategii sprzedaży, definiowania misji firmy). Niestety, bardzo często takie bazy danych nie były w stanie zebrać wszystkich informacji w jednym miejscu. Największy niedostatek stanowił brak informacji, które były przekazywane w formie ustnego przekazu. W wyniku tego, dane nie trafiały do właściwych osób. Nie do przecenienia są informacje o preferencjach klienta, zakresu i treści rozmów z nim przeprowadzonych oraz o decyzjach klienta i ich motywacji. Wiąże się z tym baza wiedzy o sprzedawanych produktach. Klient oczekuje wyczerpujących informacji o planowanym do zakupu towarze, następnie oczekuje pomocy w razie problemów z użytkowaniem danego przedmiotu. Ważne jest udzielenie właściwej porady, niezależnie czy jest to instruktaż czy sugestia zakupu kolejnego produktu jak i niezależnie od osoby udzielającej czyli handlowca czy serwisanta. Dotychczas, najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest wyposażanie każdego pracownika w pakiet oprogramowania biurowego. W dokumentach tekstowych można przechowywać informację o klientach, w arkuszach kalkulacyjnych dane o transakcjach z nimi, a za pomocą poczty elektronicznej można te dokumenty przesłać dalej. Niestety jest to mało efektywne rozwiązanie, gdyż wiedza nie jest przechowywana w sposób scentralizowany, a dostęp do niej jest utrudniony. Wiedza ta jest gromadzona przez poszczególne osoby indywidualnie, co znacząco utrudnia jej wymianę pomiędzy pracownikami, a co ważniejsze, stwarza duże problemy pod nieobecność, stałą lub czasową danej osoby. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom i potrzebom większości przedsiębiorstw stworzono systemy klasy CRM. Są one wyposażone w mechanizmy umożliwiające rejestrowanie wszelkiego rodzaju informacji o produktach oraz kojarzone są zapisy dotyczące kontaktów, problemów i ich rozwiązań. Tworzą one pewnego rodzaju platformę komunikacji między klientem a organizacją, która pozwala poznać potrzeby konkretnego nabywcy oraz przygotowanie oferty spełniającej indywidualne oczekiwania odbiorcy. O PROGRAMIE WF-CRM W dobie, gdzie każdy przedsiębiorca walczy o zdobycie i utrzymanie przy sobie klienta, zaistniała potrzeba do ujednolicenia i uporządkowania zdobytych wcześniej informacji. 7

8 Doświadczenie na rynku każdej firmy, mierzy się zdobytymi kontaktami i budowaniem długotrwałych relacji z klientem. Cała sztuka utrzymania swojej pozycji, polega na umiejętnym wykorzystaniu zdobytego doświadczenia. Jednym z głównych powodów inwestowania w relacje z klientem jest fakt, że ilość klientów na rynku jest ograniczona. Innym ważnym powodem jest redukcja kosztów. Z badań wynika, że koszt utrzymania klienta jest o wiele mniejszy od kosztu pozyskania nowego. W tym celu stworzono systemy klasy CRM, służące Zarządzaniu Relacjami z Klientem. WF-CRM umożliwia uzyskanie kompletnego obrazu relacji firmy z klientem poprzez uporządkowanie wiedzy na temat klienta. Inteligentne zebranie historii działań firmy, umożliwia archiwizację i porządkowanie danych. Dzięki WF-CRM zawodna pamięć ludzka, doświadczenie poszczególnych pracowników, intuicja i brak kontroli dostępu do dokumentów, zostały zastąpione trwałą wiedzą, historią wszystkich relacji, szybkim dostępem do danych, a to wszystko opatrzone odpowiednim systemem zarządzania danymi. WF-CRM jest przeznaczony do prowadzenia każdego rodzaju działalności; produkcyjnej, handlowej czy usługowej. Dzięki zastosowaniu najnowszych rozwiązań technologii informatycznej, WF-CRM tworzy wirtualny i uniwersalny model firmy, spełnia oczekiwania klientów z małych, kilkuosobowych zespołów, jak i też średnich przedsiębiorstw. Wbudowany program pocztowy oferuje pełne możliwości zarządzania firmową korespondencją, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Ponadto, dla użytkowników korzystających z Microsoft Outlook, WF-CRM zapewnia pełną integrację z tym programem. Natomiast dla tych, którzy posiadają oprogramowanie Asseco WAPRO, synchronizację on-line z programem WF-Mag dla Windows. Główne moduły w programie Funkcjonalność głównych modułów programu: Terminy o Planowanie terminów służbowych i prywatnych o Rozbudowany, intuicyjny w obsłudze kalendarz o Delegowanie terminów innym użytkownikom o Współpraca z Microsoft Outlook 2007 Dane teleadresowe o Rejestracja wszystkich kontaktów związanych z firmą (kontakty, kontrahenci, osoby kontaktowe, pracownicy, jednostki organizacyjne) o Rejestrowanie danych statycznych i dynamicznych o kontakcie (listy, faksy, e, spotkania, wyjazdy itp.) o Rejestrowanie kontaktów służbowych i prywatnych o Możliwość szybkiego wyszukania wszystkich danych teleadresowych kontaktów (adresów, telefonów, adresów ) bez otwierania szczegółowych danych kontaktu Klienci o Rejestracja wszystkich klientów firmy (kontrahentów i osób kontaktowych) o Rejestrowanie danych statycznych i dynamicznych o kliencie (listy, faksy, e, spotkania, wyjazdy, zadania itp.) o Planowanie działań, terminów i przypomnień związanych z klientem o Możliwość rejestracji wydarzeń, działań i terminów w kontekście kontaktu o Możliwość dołączania załączników takich jak pliki i notatki o Współpraca z programem WF-Mag dla Windows o Możliwość określenia wielu typów relacji między kontaktami o Określenie ról kontaktów wchodzących w skład relacji o Rejestrowanie daty zakończenia współpracy z kontaktem o Firma o Rejestracja wszystkich zasobów firmowych (pracowników, jednostek organizacyjnych i zasobów materiałowych) o Rejestrowanie danych statycznych i dynamicznych o zasobach firmowych (listy, faksy, e, zadania, spotkania, wyjazdy, itp.) 8

9 o Planowanie terminów i przypomnień dla zasobów o Możliwość sprawdzenia dostępności zasobu w danym terminie dzięki osobnym kalendarzom dla każdego zasobu o Rejestrowanie innych obiektów w kontekście zasobów firmowych o Możliwość przypisania działania do zasobu, a dzięki temu wizualizowania go na kalendarzu tego zasobu o Współpraca z programem WF-Mag dla Windows o Określanie hierarchii stanowisk w firmie o Określanie przynależności pracowników do jednostki organizacyjnej o Definiowanie kont systemowych dla pracowników o Działania o Rejestracja podstawowych typów działań takich jak: sprawa, spotkanie, zadanie, wyjazd, rozmowa tel. o Rejestracja złożonych działań takich jak sprawa, która może składać się z wielu działań podstawowych jak zadania, rozmowa tel., spotkanie, wyjazd o Rejestracja i automatyczne powiązanie działań związanych z kontaktem o Rejestracja i automatyczne powiązanie wydarzeń związanych z konkretną sprawą o Wizualizacja działań na kalendarzu o Planowanie terminów i przypomnień związanych z działaniem o Możliwość dołączania załączników takich jak pliki i notatki o Synchronizacja zadań z Microsoft Outlook 2007 o Wiadomości o Rejestrowanie wielu typów wiadomości jak e, listy, faksy i smsy o Możliwość powiązania każdej wiadomości z konkretnym kontaktem i sprawą o Automatyzacja pracy z wbudowanym programem pocztowym o Możliwość zdefiniowania wielu kont pocztowych w programie o Współpraca z Microsoft Outlook 2007 o Możliwość dołączania załączników takich jak pliki i notatki o Załączniki o Rejestracja i automatyczne powiązanie załączników związanych z działaniem z konkretnym kontaktem, wydarzeniem czy działaniem o Możliwość otwierania pliku przy pomocy programu zdefiniowanego w systemie o Administracja o Definiowanie danych konta użytkownika o Zmiana hasła do konta systemowego o Konfiguracja danych kont pocztowych o Konfiguracja danych profilu Microsoft Outlook 2007 o Zarządzanie synchronizacją on-line z WF-Mag dla Windows o Definiowanie słowników Właściwości WF-CRM: Elastyczna formatka danych. Ze względu na możliwość wprowadzenia bardzo dużej ilości informacji dotyczących jednego obiektu, okna formatek danych grupują je w szereg osobnych kart. Każda z nich jest oknem tematycznym z zawierającym dane, związane tylko i wyłącznie z określonym obszarem informacji. Wszystkie narzędzia, z których można korzystać na formatce danych, znajdują się na tzw. Menu Wstążki. Jest to element nowoczesnego interfejsu użytkownika, który przedstawia polecenia zorganizowane w formie kilku grup. Każda grupa zawiera dostępne funkcje okna zgodnie z zadaniami wykonywanymi w aplikacji. Korzystając z Menu Wstążki możemy tworzyć nowy obiekt w kontekście innego. 9

10 Każde okno formatki danych może zostać przystosowane do indywidualnych potrzeb użytkownika. Polega to na zmianie układu lub rozmiarów pól, usunięciu niepotrzebnych etykiet z widoku itp. Nowe format okna można zapisać jako niezależnie ustawienia w kontekście każdego użytkownika. Oprócz standardowych pól na formatkach danych, znalazły zastosowanie takie pola jak: hiperłącza. Pozwalają na szybkie otwieranie obiektów, których dotyczą; pola wyboru z wykorzystaniem skróconych formularzy danych, co pozwala na szybkie budowanie związków między różnymi elementami. Elastyczne okno przeglądania danych. W oknach tego typu dane prezentowane są w postaci tabelarycznej. W każdej kolumnie znajduje się informacja o konkretnej cesze rekordu np. nazwa, telefon, stanowisko itd. Przy tym możliwe jest dostosowanie widoku tabeli do własnych potrzeb np. zmiana układu kolumn i zapisanie ustawień w kontekście każdego użytkownika. Zastosowany nawigator danych pomaga poruszać się wśród dużej ilości rekordów. Ponadto wyszukanie odpowiednich danych staje się prostym zadaniem korzystając z zaawansowanych funkcji porządkowania danych jak filtrowanie, grupowanie i sortowanie. Zaawansowane metody filtrowania, grupowania, sortowania danych w oknach przeglądania danych. Wykorzystując wbudowany edytor filtrów można tworzyć rozbudowane kryteria filtrowania danych. Korzystając z funkcji porządkowania danych, możemy zapisać kryterium wyszukiwania jako prywatne ustawienia użytkownika i korzystać z nich przy kolejnych okazjach. Przejrzysty i wygodny kalendarz. Zastosowanie ogólnie znanego wyglądu kalendarza. Szeroki zakres funkcjonalności kalendarza, pozwala na intuicyjną jego obsługę. Jest odzwierciedleniem wszystkich zaplanowanych działań. Każdy wyodrębniony zasób w firmie (pracownicy, jednostki org., zasoby materiałowe) posiada swój własny terminarz. Tworzenie przypomnień dla terminów. Dostosowywanie wyglądu kalendarza do własnych potrzeb. Możliwość zmiany dokładności wyświetlania kalendarza oraz zakresu widoku oraz zapisania tych ustawień w kontekście danego pracownika. Kompatybilność terminów z Microsoft Outlook Dopasowanie wyglądu do indywidualnych potrzeb użytkownika. Polega to na zmianie postaci dowolnej standardowej formatki na dostosowaną do potrzeb konkretnego użytkownika (przez np. ukrycie wybranego pola, zmianę położenia, zmianę etykiety itp). Podobna elastyczność występuje w oknach przeglądania danych, gdzie dostosowaniu podlega układ kolumn, opcje filtrowania, grupowania oraz sortowania. Przypisanie właściciela do każdego obiektu (kontaktu, działania i wydarzenia). Dzięki tej własności użytkownik może sprawdzić stan spraw, za które jest odpowiedzialny, a także a także wyświetlić je w swoim terminarzu. Wykorzystując szereg własności każdego rekordu, delegowanie obiektów do innych pracowników polega na zmianie właściciela obiektu. Widoczność obiektów dla innych użytkowników. Każdy obiekt może być zapisany jako prywatny lub może mieć ograniczoną widoczność dla innych użytkowników programu. Dzięki takiemu rozwiązaniu w WF-CRM można zapisać nie tylko służbowe informacje ale także i osobiste. Bezkonfliktowy wielodostęp do danych. Możliwość pracy na jednym obiekcie przez wielu użytkowników. Inteligentne aktualizowanie danych informuje o tym kto i kiedy dane zmodyfikował, a także daje możliwość nadpisania lub porzucenia zmian Motywy graficzne skórki. Dostęp do szerokiej gamy tzw. skórek programu pozwala wybrać taką, która najbardziej pasuje użytkownikowi. Przy tym, każdy wybór staje się ustawieniem prywatnym, przypisanym dla konkretnego pracownika. Zaawansowany mechanizmy dostępu do danych. Pozwala na osiągnięcie optymalnej wydajności programu, co ma szczególne znaczenie przy pracy z bardzo dużą bazą danych. Zgodności interfejsu użytkownika z Microsoft Office Program powstał dzięki wykorzystaniu najnowszych standardów tworzenia systemów informatycznych. W głównym oknie znajdują się menu i kalendarz w formie nawigacyjnej. Układ narzędzi kalendarza, okien przeglądania danych jaki i formatek danych jest spójny z interfejsem Office Ponadto 10

11 program pracuje w trybie MDI, który umożliwia pracę z wieloma oknami na raz. Oznacza to, że nie ma potrzeby zamykania jednego okna, aby otworzyć drugie. 11

12 ROZDZIAŁ 2 ROZPOCZĘCIE PRACY Z PROGRAMEM MINIMALNE WYMAGANIA SYSTEMOWE Dla swobodnego korzystania z programu WF-CRM, zalecana jest praca na stacjach komputerowych wyposażonych w: Dla stacji roboczej KLIENT: System operacyjny Microsoft Windows XP/ Vista Zgodne z wymaganiami technologii.net Framework w wersji 2.0 Komputer z procesorem powyżej 1 GHz Intel Pentium/Celeron, lub AMD Athlon/Sempron 150 MB wolnego miejsca na dysku twardym do instalacji programu Minimum 512 MB pamięci RAM, dla Windows Vista minimum 1 GB Napęd CD-ROM (tylko przy instalacji programu z CD) Minimum karta XGA (1024x768) Dodatkowe oprogramowanie: Wymagana instalacja.net Framework 2.0 Instalacja Adobe Acrobat Reader jest wymagana do odczytu dokumentacji dostarczanej w formacie PDF Program współpracuje z oprogramowaniem Microsoft Office 2007 Dla stacji roboczej SERWER: Zalecany system operacyjny Windows XP/ Server 2003 Serwer bazy danych Microsoft SQL Server 2005 Express Edition i wyższe Dla poprawnego działania MS SQL Server zalecamy instalację ostatniego dostępnego zestawu poprawek do serwera w formie skumulowanych pakietów Service Packs. INSTALACJA PROGRAMU Podczas instalowania programu można wyróżnić trzy etapy tego procesu: 1. Instalacja serwera bazy danych (Microsoft SQL Server 2005) na komputerze lokalnym lub pełniącym rolę serwera baz danych w instalacjach sieciowych. Nie jest ona konieczna, jeśli mamy już wcześniej zainstalowany serwer baz danych i do niego chcemy się podłączać. 2. Instalacja WF-CRM na lokalnym komputerze użytkownika programu lub na komputerze pełniącym rolę serwera aplikacji, skąd będą uruchamiać program wszyscy użytkownicy sieci komputerowej. 3. Założenie (zdefiniowanie) bazy danych programu na serwerze baz danych przy pomocy Konfiguratora połączenia z bazą SQL. Operacja nie jest wymagana jeśli mamy już założoną bazę danych naszego systemu. W przypadku programów Asseco WAPRO uproszczono (zautomatyzowano) cały ten proces. Obecnie instalacja serwera baz danych Microsoft SQL oraz instalacja aplikacji Asseco WAPRO wykonywana jest jednoetapowo, bez konieczności przesadnej aktywności ze strony użytkownika. INSTALACJA PROGRAMU KROK PO KROKU Cały proces instalacji uproszczono i zautomatyzowano. Obecnie instalacja serwera baz danych MS SQL, oraz instalacja aplikacji Asseco WAPRO (WF-CRM) nadzorowana jest przez jeden program instalacyjny, a użytkownik musi jedynie udzielać odpowiedzi na kolejno zadawane pytania. Kreator instalacji prowadzi również użytkownika przez ostatni etap, tj. założenie bazy danych za pomocą programu Administratora baz danych Asseco WAPRO. Uwaga! 12

13 Jeżeli chcemy dokonać aktualizacji programu do nowej wersji, przed rozpoczęciem instalacji zaleca się zarchiwizowanie bazy danych programu. 1. Po włożeniu płyty instalacyjnej do napędu CD-ROM nastąpi automatyczne uruchomienie procesu instalacji. Należy kliknąć na nazwę programu, w celu uruchomienia instalatora konkretnego programu. Jeżeli w Panelu Sterowania wyłączono opcję automatycznego uruchamiania płyty CD, należy program instalacyjny (o nazwie INSTALUJ.EXE) uruchomić ręcznie, np. funkcją Start Uruchom w menu głównym Windows. Zostanie wywołane pierwsze okno kreatora. 2. Uwaga! W przypadku, gdy na danym komputerze jest zainstalowana wcześniejsza wersja programu, zostanie ona automatycznie odinstalowana. Po zakończeniu operacji instalator powróci do instalacji nowej wersji programu. 3. Po zapoznaniu się z informacjami w pierwszym oknie dialogowym należy wybrać Dalej. Program instalacyjny przeanalizuje niezbędne ustawienia systemu. 4. W kolejnym kroku instalator poprosi o zapoznanie się z warunkami licencji i zaakceptowanie ich, poprzez zaznaczenie opcji Akceptuję warunki i postanowienia Umowy Licencyjnej. Dopiero wtedy instalator pozwoli przejść do kolejnych etapów i uaktywni przycisk Dalej. 13

14 5. W oknie dialogowym Folder docelowy należy wskazać katalog, w którym będzie zainstalowany program. W celu zmiany katalogu docelowego należy wybrać przycisk Zmień. Jeżeli nie chcemy aby na pulpicie został utworzony skrót do programu, należy odznaczyć opcję Czy utworzyć skrót na pulpicie? 6. Instalator zaproponuje do wyboru dwa typy instalacji: instalację pełną lub stanowiskową. Podczas instalacji pełnej zostaną zainstalowane wszystkie składniki programu, oraz serwer bazy danych SQL Server Wariant ten przeznaczony jest do instalacji jednostanowiskowej lub serwerowej. Podczas instalacji stanowiskowej zostaną zainstalowane składniki programu potrzebne do pracy z sieciowym serwerem SQL Server 2005, znajdującym się na innym komputerze. Przy wyborze instalacji stanowiskowej instalator poprosi o podanie nazwy tego serwera. 14

15 Nazwa serwera SQL Server 2005, na którym będzie działał program jest taka, jak nazwa komputera na którym serwer SQL Server 2005 jest zainstalowany. 7. W kolejnym oknie dialogowym po wybraniu przycisku Instaluj instalator rozpocznie instalację programu. W celu zmiany ustawień instalacyjnych należy wybrać Wstecz. Podczas instalacji zostaną wykonane następujące czynności: kopiowanie plików na dysk twardy komputera tworzenie skrótów do programu rejestracja programu w rejestrze Windows konfiguracja programu instalacja dodatkowego programu do łączenia się z bazą danych konfiguracja źródła danych ODBC (w razie potrzeby źródło zostanie automatycznie założone) 15

16 8. Po zakończeniu instalacji należy wybrać przycisk Zakończ, a następnie zrestartować komputer, w celu uwzględnienia zmian ustawień dokonanych w systemie. Jeżeli wybrana została instalacja stanowiskowa, restart komputera nie jest konieczny. 9. Po restarcie systemu, w celu uruchomienia aplikacji Asseco WAPRO należy wybrać ikonę na pulpicie z nazwą programu lub wybrać skrót z menu Start Programy WA-PRO WF-CRM. ZAŁOŻENIE BAZ DANYCH PROGRAMU Po instalacji program jest praktycznie gotowy do pracy. Warunkiem koniecznym do uruchomienia programu jest istnienie odpowiedniej bazy danych na serwerze baz danych, który został wcześniej zainstalowany. Serwer ten powinien być uruchomiony i dostępny lokalnie (instalacja 16

17 jednostanowiskowa) lub zdalnie poprzez sieć komputerową (instalacja wielostanowiskowa). Baza danych jest zakładana przy pomocy programu Administrator. Każda z aplikacji Asseco WAPRO w procesie instalacji tworzy tylko tę część bazy, którą sama wykorzystuje. Jeśli w bazie danych istnieje już część wspólna zainstalowana przez inną aplikację, dokładana jest wyłącznie brakująca część wymagana do pracy. W ten sposób nie następuje nadpisywanie (kasowanie) danych istniejących już w bazie. Z kolei przy rozwoju aplikacji nieunikniona staje się sytuacja, w której konieczne jest wprowadzenie zmian do struktury bazy danych. Odpowiednią konwersję danych wykonuje program instalacyjny przy okazji aktualizacji aplikacji. Jeżeli zmiana dotyczy tylko części indywidualnie obsługiwanej przez program, to oczywiście nie będzie to miało wpływu na inne programy. Jeśli jednak wprowadzone zmiany obejmą także wspólną część bazy, może okazać się, że pozostałe aplikacje stracą możliwość poprawnego działania. Konieczna będzie wówczas aktualizacja pozostałych części systemu. Wraz z WF-CRM dostarczony jest osobny moduł o nazwie Administrator baz danych. Administrator służy do obsługi baz danych udostępnianych przez serwer, tzn. tworzenia nowych baz, udostępniania i odświeżania istniejących, czy wreszcie usuwania baz nieaktualnych. Do istotnych zadań Administratora należy też kontrola wersji zainstalowanego oprogramowania i wersji baz danych poszczególnych aplikacji. W razie stwierdzenia niezgodności użytkownik zostanie poinformowany, które części oprogramowania wymagają aktualizacji. Kolejnym zadaniem Administratora baz danych jest zarządzanie licencjami i uprawnieniami do użytkowania oprogramowania Asseco WAPRO. Uwaga! Zachęcamy użytkowników, aby wszystkie operacje związane z obsługą baz danych Asseco WAPRO przeprowadzali wyłącznie za pośrednictwem dostarczanego przez nas Administratora. ADMINISTRATOR BAZ DANYCH WF-CRM Utworzenie bazy danych to ostatni etap wymagany do uruchomienia systemu. Pozwala on stworzyć na przygotowanym wcześniej i uruchomionym serwerze baz danych odpowiednią strukturę danych, w której będziemy zapisywać i przechowywać dane rejestrowane przy pomocy naszej aplikacji. Program Administratora można uruchomić w menu systemu Windows: Start Programy WA- PRO/WF-CRM / Administrator. Administrator uruchamia się również automatycznie podczas pierwszego użycia programu, kiedy to zostaje wykryty brak domyślnej bazy danych (praca bez podłączenia do bazy danych nie jest możliwa). Administrator baz danych działa na zasadzie kreatora systemu Windows, tzn. użytkownik przechodzi między kolejnymi ekranami Administratora za pomocą klawiszy ekranowych: Dalej i Cofnij, odpowiadając na zapytania programu. Poniżej zamieszczono opis zakładania nowej bazy danych (względnie podłączania się do istniejącej) krok po kroku: 1) Przed uruchomieniem Administratora baz danych należy sprawdzić czy jest uruchomiony program SQL Server Service Manager zarządzający bazami SQL. W przeciwnym przypadku proces podłączenia bazy danych nie powiedzie się! 2) Po uruchomieniu Administratora w pierwszym oknie należy wpisać nazwę serwera SQL, do którego chcemy się podłączyć (rys. 1). Nazwa serwera jest zazwyczaj zgodna z nazwą komputera, na którym zainstalowaliśmy serwer. Można ja sprawdzić w Panelu sterowania (w opcji Sieć, zakładka Identyfikacja). Uwaga! Jeśli proces wyboru serwera nie zakończy się sukcesem dalsza praca w programie nie będzie możliwa. Może to wynikać z braku możliwości podłączenia się do serwera. 17

18 Rysunek 1 Podłączenie do serwera SQL 3) W kolejnym oknie należy wybrać bazę danych, która ma być obsługiwana przez serwer. Postępowanie zależy od sytuacji: Jeśli użytkownik chce założyć nową bazę na serwerze, powinien wpisać jej nazwę w polu dialogowym, po czym spośród prezentowanych poniżej opcji wybrać Utwórz nową bazę (rys. 2). Jeśli natomiast zamiarem użytkownika jest podłączenie się do bazy istniejącej już w systemie, to należy odszukać jej nazwę na rozwijanej liście, po czym wybrać opcję Ustaw bazę domyślną dla programu. Rysunek 2 Instalowanie nowej bazy danych na serwerze SQL 18

19 Kolejny ekran informuje nas o pozytywnym zakończeniu procesu i proponuje uruchomienie aplikacji WF-CRM, bądź zakończenie pracy Administratora. Jeśli wybrano pierwszą opcję, to program wita użytkownika oknem logowania do systemu oraz bazy danych (rys. 4). Zawiera ono pytanie o kod i hasło użytkownika. Domyślny kod użytkownika to admin oraz puste hasło. Po zatwierdzeniu tego okna można rozpocząć pracę z programem. DEINSTALACJA PROGRAMU WF-CRM W celu usunięcia programu WF-CRM z systemu należy skorzystać z funkcji Dodaj/Usuń programy z Panelu Sterowania systemu Windows. PIERWSZE URUCHOMIENIE I LOGOWANIE DO PROGRAMU Program WF-CRM uruchamia się w standardowy sposób obowiązujący w tych systemach operacyjnych. Jeżeli instalacja została przeprowadzona z domyślnymi parametrami, to program dostępny jest w menu Start Programy WA-PRO WF-CRM. Rysunek 3 Logowanie do systemu WF-CRM Uruchomienie programu rozpoczyna się od procesu logowania do systemu (rys. 4). Ma on na celu weryfikację uprawnień użytkownika oraz podłączenie systemu do wybranej bazy danych. W oknie logowania użytkownik proszony jest o podanie swojego kodu i hasła wejścia - praca bez podania tych informacji nie jest możliwa. W przypadku pierwszego uruchomienia jedyny użytkownik zdefiniowany w systemie to administrator. Jego konto użytkownika Admin, a hasło jest puste. Stan ten utrzymuje się dopóki administrator programu nie zmieni tych parametrów oraz nie zdefiniuje kont dla kolejnych użytkowników. Należy pamiętać, że każdy użytkownik musi mieć swoje własne konto. Istnieje możliwość przypisania kilku kont jednemu pracownikowi. Przy pierwszym uruchomieniu program wykryje brak domyślnej bazy danych i zaproponuje uruchomienie programu Administratora w celu jej utworzenia. W przypadku gdy domyślna baza już istnieje, program uruchomi się bez dodatkowych pytań. Nazwę domyślnej bazy oraz jej lokalizację na serwerze można sprawdzić w oknie logowania. W tym celu należy nacisnąć klawisz [>> Opcje] (poprzedni wygląd okienka przywraca klawisz [<< Opcje]). Jeśli chcemy podłączyć się do innej bazy niż domyślna, należy podać nazwę bazy oraz wskazać serwer, na którym się ona znajduje. Uruchomienie programu powiedzie się tylko w przypadku, gdy na wskazanym serwerze istnieje baza danych o podanej nazwie oraz serwer ten jest uruchomiony i widoczny z naszego komputera (udostępniony lokalnie lub zdalnie poprzez aktywne połączenie sieciowe). W przeciwnym przypadku program wyświetli stosowny komunikat. Uwaga! W systemie podczas instalacji istnieje preinstalowany użytkownik Admin (z pustym hasłem), który posiada pełne prawa do systemu. Pierwsze uruchomienie systemu 19

20 powinno wykonywać się właśnie przy pomocy tego użytkownika, dla którego ze względów bezpieczeństwa, bezpośrednio po wejściu do programu, należy ustanowić nowe hasło (Panel Administratora/ Konta użytkowników/ Zmiana hasła). Zmiana hasła Po zalogowaniu się do systemu, pierwszym krokiem powinna być zmiana hasła. Jeśli jesteś administratorem systemu i zalogowałeś się na konto admin, zmiana ta jest bardzo ważna, ponieważ domyślne hasło administratora jest łatwe do rozszyfrowania. Jeśli natomiast jesteś zwykłym użytkownikiem, zapewne chciałbyś zmienić hasło ustawione przez administratora na bardziej intuicyjne i łatwiejsze do zapamiętania dla Ciebie. Aby zmienić hasło do konta w polu Użytkownik i Hasło wpisz dane otrzymane od administratora systemu. Jeśli logowanie się powiedzie, zobaczysz główne okno programu WF-CRM. W menu nawigacyjnym systemu wybierz moduł Administracja i otwórz okno Zmień hasło. Pojawi się wtedy okno, w którym musisz podać dwa razy nowe hasło. Po kliknięciu na przycisk Zatwierdź hasło zostanie zmienione i przejdziesz do głównego okna programu. 20

21 ROZDZIAŁ 3 OBSŁUGA PROGRAMU W ŚRODOWISKU WINDOWS STANDARDOWE ELEMENTY INTERFEJSU UŻYTKOWNIKA Pole tekstowe to prostokątny obszar, gdzie można wpisać dowolny tekst. Zazwyczaj pola tekstowe znajdują się na oknach wprowadzania danych. Zawartość/treść pól tekstowych może być edytowana po kliknięciu na nie i wprowadzeniu nowego ciągu znaków. Pola te, służą do np. do wprowadzania loginu, hasła czy imienia i nazwiska. Przy niektórych polach tekstowych stoi znak [ ], który oznacza, że wypełnienie tego pola jest obligatoryjne w danym oknie. Rysunek 4 Przykład pól tekstowych Przyciski są to obiekty umieszczone na Wstążce każdego okna. Każdy przycisk ma swoje oznaczenie lub opis, które jednoznacznie sugeruje jego funkcje. Podobnie jak w Microsoft Office 2007, przycisk najczęściej używany spośród kilku innych, jest największy i umieszczony po lewej stronie danej grupy przycisków. Kliknięcie przycisku powoduje wykonanie akcji, do jakiej jest przypisany. Rysunek 5 Przykład Przycisków Suwak (Pasek Przewijania) można spotkać prawie w każdym oknie WF-CRM. Służy on do przesuwania położenia okna, jeśli jest większe niż obszar roboczy. Aby przewinąć widok, należy kliknąć na suwak i przeciągnąć go po linii prostej wzdłuż okna lub użyć strzałek umieszczonych na końcach suwaka. Rysunek 6 Przykład Suwaków 21

22 Lista rozwijana jest to pole tekstowe zakończone znakiem [ ]. Element ten pozwala wybrać wartość z pośród proponowanej listy. Rozwinięcie jej może być wywołane poprzez kliknięcie myszą na całej powierzchni pola lub na symbolu strzałki. Przechodzenie pomiędzy wartościami listy, możliwe jest poprzez scroll (kółko na myszce), strzałki w górę i w dół, nawet przy nierozwiniętej liście, lub poprzez kliknięcie na daną opcję. Jeśli wiemy, jaka wartość powinna być wybrana, wystarczy wpisać pierwszą literę tego słowa, a lista zawęzi nam opcje tylko do wartości zaczynających się na podaną listerę. Używając funkcji dostosowywania widoku, pole listy rozwijanej może zostać wydłużone / zwężone lub pogrubione do kilku linijek. Zawartość listy rozwijanej jest stała i użytkownik nie może jej edytować. Proponowane opcje do wyboru są definiowane systemowo. Niektóre listy zapisywane są w słownikach predefiniowanych, które Administrator może edytować (patrz rozdział Panel Administratora). Rysunek 7 Przykład Listy rozwijanej Pole wyboru zakończone jest znakiem [ ]. Element ten, pozwala wybrać daną opcję z wyświetlonego okna wyboru. Wywołanie takiego okna następuje poprzez klikniecie myszą na znaku trzech kropek [ ]. Wyświetli się okno wyboru z dostępnymi opcjami do wyboru. Wybór potwierdzamy dwuklikiem. Okno automatycznie zamyka się, a wskazana przez nas opcja wyświetlona jest w polu wyboru w formie hiperłącza (dzięki temu możemy szybko przejść do podglądu szczegółów rekordu). W oknie wyboru dostępne są wszystkie metody manipulowania danymi, które umożliwiają szybkie odnalezienie danego rekordu oraz standardowe przyciski okien przeglądania danych Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż moje. Używając przycisku Dodaj lub Otwórz, wywołamy okno formatki danych w wersji skróconej, która zawiera tylko najważniejsze dane obiektu. Kliknięcie znaku krzyżyka [ ] umieszczonego na końcu pola wyboru spowoduje wykasowanie jego zawartości. Używając funkcji kastomizacji, pole wyboru może zostać wydłużone, zwężone lub pogrubione do kilku linijek. Uwaga! Selekcji w oknie wyboru dokonujemy tylko z wyświetlonych rekordów. Próba wymuszenia pokazania innej zawartości okna, zakończy się wyświetleniem pustego okna. Pasek postępu jest to element graficzny, prezentujący postęp danego działania. Jest to oś, przedstawiająca realizację danego zadania w czasie. W miarę upływu czasu, przesuwamy suwakiem na osi. Dzięki czemu, bez zbędnego obliczania czasu, możemy zobaczyć, na jakim etapie jest obecnie wykonywanie danej sprawy. Definiując pasek postępu wewnątrz danej sprawy czy zadania, pokazuje się on również w oknie przeglądania danych. Wtedy mamy możliwość porównania na ile zaawansowane są prace przy realizacji danej czynności. 22

23 Rysunek 8 Pasek postępu Pole opcji wyświetla znak zaznaczenia pola opcji. Pole to, daje możliwości wyboru typu Tak jeśli pole opcji jest zaznaczone / Nie jeśli pole opcji jest puste. Może występować w grupach, z których możemy wybrać żaden, jeden lub więcej opcji. Rysunek 9 Przykład pola opcji Pola wyboru pozwalają wybrać tylko jedną z proponowanych opcji. Zastosowane są tam gdzie pola opcji nie byłyby dobrym formatem, ponieważ użytkownik mógłby odznaczyć wiele pól. Wybór danej opcji zaznacza się poprzez kliknięcie w nią. Rysunek 10 Przykład pola wyboru Hiperłącze jest to odwołanie do innego elementu lub innego miejsca w bazie danych. Takie pole charakteryzuje się tym, że tekst będący hiperłączem domyślnie jest podkreślony i podświetlone na niebiesko. Możemy wywołać je poprzez kliknięcie na hiperłącze (po najechaniu kursorem na hiperłącze kursor zmieni się na rączkę ). Wyświetli się na pierwszym planie element, do którego odwołuje się to hiperłącze. Najczęściej występuje w polach dotyczy. Rysunek 11 Przykład pola z Hiperłączem 23

24 Nawigator danych jest to kontrolka przeznaczona do przemieszczania się między danymi w oknie przeglądania danych. Wybierając jeden z przycisków w lewo lub w prawo, przechodzimy na następny lub poprzedni rekord. Klikając któryś z przycisków z podwójnymi strzałkami [ ] [ ] przechodzimy na następną stronę tabeli. Wybierając jeden ze skrajnych przycisków [ ] [ ] przechodzimy do pierwszej lub ostatniej pozycji w tabeli. Miedzy przyciskami wyświetla się aktualna pozycja. Pole to jest bardzo przydatne w oknach o dużej ilości rekordów. Nawigator Danych Rysunek 12 Nawigator Danych Kreator filtrów jest to samodzielne okno, które pozwala nam na konstruowanie nawet bardzo złożonych kryteriów filtrowania. Pojawia się po uaktywnieniu funkcji filtrowania danych w dolnym prawym rogu okna przeglądania danych. W formie przejrzystego drzewa, możemy zmieniać, dodawać i kasować nowe filtry. Aby edytować któryś z elementów, należy kliknąć na niego, a wtedy rozwinie się lista dostępnych opcji. Rysunek 13 Przykład Kreatora filtrów Menu kontekstowe zapewnia obsługę najczęściej używanych funkcji w oknach przeglądania danych. Jednokrotne naciśnięcie prawego klawisza myszy obrębie górnej części okna (nagłówki 24

25 kolumn, paski narzędzi itd.) w obrębie wszystkich rekordów w oknie, otwiera listę dostępnych opcji. Znajdują się w nim częściej używane, standardowe funkcje obsługi okna oraz funkcje specyficzne dla konkretnego okna, z którego dane menu jest wywołane. Typowymi funkcjami dostępnymi z menu kontekstowego są funkcje konfiguracji, manipulowania danymi w tabelach okien okno przeglądania danychów. Rysunek 14 Przykład Menu kontekstowego 25

26 ROZDZIAŁ 4 OBSŁUGA OKIEN W PROGRAMIE OKNA DIALOGOWE Okna dialogowe służą do komunikacji programu z użytkownikiem. Są to z reguły proste okienka zawierające komunikat oraz (ewentualnie) zestaw akcji, jakie użytkownik może podjąć w odpowiedzi. W większości z nich znajdują się opcje wybierane jednym kliknięciem myszy - pozwala to nam zaoszczędzić czas i wysiłek. W przeciwnym razie musielibyśmy wprowadzać wszystkie wartości i polecenia za pomocą klawiatury. Rysunek 15 Przykładowe okno dialogowe Za pomocą okien dialogowych można również ustawiać pewne parametry pracy systemu lub precyzować sposób wykonania czynności przez wybór spośród zaproponowanych wariantów. Działanie użytkownika polega na przejściu przez kolejne pola i zaznaczeniu klawiszem [Spacji] właściwych opcji. OKNA WPROWADZANIA DANYCH (formatki danych) Formatki danych służą do wprowadzania i modyfikacji danych. Składają się one zwykle z szeregu pól do wypełnienia oraz przycisków funkcji pozwalających zatwierdzić bądź anulować dokonane zmiany. To na podstawie tych okien tworzone są okna przeglądania danych, w których otwierając jeden rekord otwieramy w rzeczywistości formatkę danych. Ze względu na możliwość wprowadzenia bardzo dużej ilości informacji dotyczących jednego obiektu, są one zgrupowane tematycznie w zakładkach. Wszystkie akcje które można wykonać na danych znajdują się na tzw. menu wstążki. Jest to element nowoczesnego interfejsu użytkownika, który przedstawia polecenia zorganizowane w formie kilku grup. Każda grupa zawiera dostępne akcje okna zgodnie z zadaniami wykonywanymi w aplikacji. Dostęp do poszczególnych kart (domyślnie przy otwarciu okna wyświetla się zawsze pierwsza karta) jest możliwy po kliknięciu myszą na odpowiednią zakładkę. Struktura formatek danych jest na tyle elastyczna, że może zostać dostosowana do indywidualnych potrzeb użytkownika. Zmiana widoku okna opisana jest w rozdziale Dostosowanie widoku okna. Pomiędzy polami (i innymi obiektami w oknie) możemy przemieszczać się przy pomocy myszy - klikając na interesującym nas obiekcie, lub przy pomocy klawiatury. Ponadto program pracuje w trybie MDI, który umożliwia pracę z wieloma oknami na raz. Oznacza to, że nie ma potrzeby zamykania jednej formatki czy okna przeglądania danych, aby otworzyć drugą (chyba, że otwarte jest okno dialogowe). 26

27 Rysunek 16 Przykładowe okno wprowadzania danych Każde okno wprowadzania danych składa się ze stałych elementów: 1. Menu Wstążki zawiera zestaw pogrupowanych przycisków 2. Belka Narzędziowa zawiera przyciski ustawień i odświeżania danych formatki 3. Belka Tytułowa - wyświetla nazwę okna wprowadzania danych 4. Belka zakładek formatki wyświetla wszystkie dostępne zakładki w oknie Klawisz Działanie, Przemieszczenie kursora o jeden znak w obrębie pola Home, End Przemieszczenie kursora na początek/koniec pola BackSpace Kasowanie znaku przed kursorem Delete Kasowanie znaku w miejscu kursora, Tab, Enter Następne pole edycyjne, Shift+Tab Poprzednie pole edycyjne Spacja Ustawienie/Skasowanie zaznaczenia opcji F5 Odświeżanie danych w oknie formatki danych Esc Zamknięcie arkusza bez wprowadzania zmian Menu WSTĄŻKI Menu wstążki powstało w wyniku zastosowania interfejsu użytkownika zgodnego z Microsoft Office 2007, gdzie głównym celem jest ułatwienie znajdowania i używania pełnego zestawu funkcji oferowanych przez aplikację. Ponadto zachowany jest przejrzysty obszar roboczy, który nie rozprasza uwagi użytkownika, pozwalając mu skupić się na wykonywanej pracy. 27

28 Narzędzia Menu Wstążki widoczne są po otworzeniu każdej formatki danych kontaktu, działania czy wiadomości. Służy ona do przedstawiania poleceń zorganizowanych w formie kilku grup. W grupie wyświetlane są narzędzia przydatne dla każdego z zakresów zadań wykonywanych w danym oknie. Grupy upraszczają uzyskiwanie dostępu do funkcji okna, ponieważ organizują polecenia zgodnie z zadaniami wykonywanymi w aplikacji. Rysunek 17 Przykład menu Wstążki Jednym słowem Wstążka składa się z przycisków, a kliknięcie jednego z nich spowoduje wywołanie określonej akcji. Po kliknięciu na ikonę z grupy Załączniki / Działania / Wiadomości / Relacje otworzy się nowa formatka wprowadzania danych np. Klikając na przycisk Spotkanie otworzy się formatka danych nowego spotkania. Kliknięcie prawym klawiszem myszki na jedną z ikon Wstążki spowoduje pojawienie się menu kontekstowego z trzema opcjami do wyboru: 1. Dodaje ( usuwa ) wybraną ikonę do Paska Szybkiego Dostępu 2. Pokazuje Pasek Szybkiego Dostępu nad (pod) menu Wstążki 3. Minimalizuje (maksymalizuje) menu Wstążki Właściwości obiektów Niezależnie od rodzaju obiektu (Kontrahent, Zadanie, Spotkanie ), jego właściwości znajdują się w zakładce Administracja na formatce jego danych. Są to systemowe informacje dotyczące: Uprawnień dostępu do obiektu dla jego właściciela Uprawnień dostępu do obiektu dla wybranej jednostki organizacyjnej Uprawnień dostępu do obiektu dla wszystkich użytkowników systemu Danych osoby tworzącej obiekt Danych osoby modyfikującej ostatnio dane obiektu Synchronizacji danych z systemem WF-Mag Rysunek 18 Właściwości obiektu Szczególną uwagę należy zwrócić, na pole Właściciela obiektu. Jest to pole określające, który z pracowników jest odpowiedzialny merytorycznie za dany obiekt, np. Jeśli obiektem jest zadanie to właścicielem jest osoba, do której będzie należała realizacja wszystkich czynności związanych z zadaniem. W chwili tworzenia obiektu właścicielem jest pracownik tworzący dany obiekt. W dowolnej chwili można zmienić właściciela klikając na przycisk Zmień właściciela. Każda zmiana danych właściciela powoduje oddelegowanie obiektu do innej osoby, a więc, od tej chwili, ktoś inny 28

29 jest odpowiedzialny za realizację go. Uprawnienia odczytu danych można rozszerzyć na wybraną jednostkę organizacyjną lub na wszystkich użytkowników systemu. W polu Jednostka domyślnie wybrana będzie jednostka organizacyjna do której przynależy właściciel. Będąc właścicielem obiektu, tylko my mamy możliwość wykasowania go z bazy danych. Dodatkowo, w każdym oknie przeglądania danych, dostępny jest przycisk Pokaż tylko moje, pod którym każdy użytkownik może sprawdzić, jakie obiekty zostały mu przypisane i przez kogo. Obsługa pól z datami Podczas uzupełniania pól formatki danych, będziemy mieć do czynienia także z polami dat. Datę wstawiamy przy pomocy kalendarza - klikając na strzałkę znajdującą się po prawej stronie kontrolki listy rozwijanej. Wyświetlony zostanie kalendarz w małej lub dużej formie. Rysunek 19 Przykład dwóch rodzajów formatek kalendarza Strzałki skierowane w lewą i prawą stronę pozwalają przejść do poprzedniego lub następnego miesiąca, kliknięcie lewym przyciskiem myszy na miesiąc lub rok powoduje przejście do widoku miesięcznego. Przy kolejnym kliknięciu w to miejsce, zmienia się widok kalendarza na lata, przy następnym kliknięciu na dziesiątki lat itd. Żeby wrócić do poprzedniego widoku, trzeba kliknąć lewym klawiszem myszy na określoną datę. Niebieski kolor daty wskazuje obecny dzień (widoczny także na samej górze okna). Natomiast zaznaczenie jej niebieską kratką, wskazuje wybraną datę. W zależności do rodzaju formatki kalendarza, datę można wybrać na dwa sposoby: Mała formatka kalendarza należy wybrać datę klikając na nią, spowoduje to wybranie tego dnia i zamknięcie kalendarza. Duża formatka kalendarza (data i czas), należy wybrać datę klikając na nią, wybrać godzinę używając strzałki w górę lub w dół, a następnie potwierdzić przyciskiem OK. Aby zrezygnować z wybranej daty, należy kliknąć przycisk Anuluj spowoduje to, zamknięcie okna kalendarza i zostawienie wcześniej wybranej daty. Naciśnięcie przycisku Wyczyść powoduje wyczyszczenie pola daty i zamknięcie okna. OKNA PRZEGLĄDANIA DANYCH (browsery) Okna przeglądania danych (browsery) służą do prezentowania i przetwarzania większej ilości informacji tego samego typu (np. tylko kontrahentów, tylko działań itp.). W oknach tego typu dane prezentowane są w postaci tabelarycznej. Możliwe jest dostosowanie widoku tabeli do własnych potrzeb np. zmiana układu kolumn (za pomocą funkcji przeciągania ). Okna te, umożliwiają nam przemieszczanie się pomiędzy poszczególnymi wierszami, wyszukiwanie wierszy spełniających określone warunki oraz wykonywanie operacji na jednym lub wielu wierszach. Możliwe jest również dodawanie wierszy bądź modyfikowanie zawartych w nich danych, poprzez wskazanie wiersza i wywołanie dla niego odpowiedniego okienka edycyjnego (formatki danych). Kolejne okna 29

30 wyświetlane są w niezależnych zakładkach, między którymi można się przełączać w dowolnym momencie pracy. Każda taka karta wyświetla nazwę danego okna jako wystający ponad inne okna występ np. nazwa kontrahenta. Rysunek 20 Otwieranie kolejnych kart Typowe okno przeglądania danych składa się z tabeli, w której prezentowane są dane, zestawu obiektów służących do edytowania jej oraz menu kontekstowego (kliknięcie prawym klawiszem myszy na belkę nagłówkową). Do poruszania się w obrębie okna możemy wykorzystać: mysz - przejście do dowolnego obiektu następuje poprzez kliknięcie w jego obszarze, klawiaturę podstawowe funkcje klawiszy przedstawiono poniżej Nawigatora Danych umieszczony w lewym dolnym rogu okna Klawisz Insert F2 Shift+F2 Delete Home, End PgUp, PgDn Działanie Dodawanie nowej pozycji do listy Poprawianie danych o pozycji (edycja formatki danych) Podgląd pozycji Kasowanie pozycji z listy. Naciśnięcie klawisza powoduje wywołanie okna dialogowego w celu potwierdzenia usunięcia rekordu. Początek, koniec tabeli Strona w górę, w dół, Wiersz w górę, w dół Tab Przejście między oknami filtrowania 30

31 Rysunek 21 Przykład okna przeglądania danych Każde okno przeglądania danych ma zaprojektowane stałe elementy: 1. Belka Narzędziowa otwiera istniejące lub usuwa rekord tabeli, a także przechowuje ustawienia i odświeża widok 2. Belka Szybkiego Dodawania dodaje wyspecjalizowany typ rekordu 3. Belka Tytułowa wyświetla nazwę okna przeglądania danych 4. Belka Grupowania miejsce grupowania danych 5. Belka Nagłówkowa pokazuje nagłówki wszystkich kolumn 6. Belka Wyszukiwania pomaga szybko znaleźć wiersz w tabeli, poprzez wpisanie wartości filtru w jego komórkach 7. Pasek Filtra- umożliwia tworzenie rozbudowanych kryteriów wyszukiwania 8. Nawigator Danych pokazuje ile jest wyświetlonych rekordów, pomaga sprawnie przemieszczać się między nimi Belka Narzędziowa: Belka Narzędziowa występuje we wszystkich oknach przeglądania danych programu. Zawiera podstawowe przyciski, o określonym działaniu. Przyciski Belki Narzędziowej pomagają w zarządzaniu zapisanymi rekordami. Ich funkcje są takie same we wszystkich oknach. Przycisk Otwórz: Przycisk Otwórz [ ] umożliwia otworzenie danego rekordu z poziomu okna przeglądania danych. Używamy go w celu podglądu lub edycji danych szczegółowych danego elementu. Aby otworzyć konkretny rekord, musimy wcześniej zaznaczyć go podświetlając (pojedyncze kliknięcie myszą). Następnie naciskamy przycisk Otwórz na Belce Narzędziowej lub z menu kontekstowego okna. Na pierwszym planie pojawia się formatka z danymi wybranego rekordu. Wygodniejszą i szybszą formą otwierania konkretnego elementu jest podwójne kliknięcie na nim. Takie rozwiązanie ma identyczną funkcjonalność jak przycisk Otwórz. Po wprowadzeniu wszystkich zmian na formatce danych klikamy przycisk Zapisz [ ] lub Zapisz i zamknij [ ]. W przeciwnym przypadku tzn. jeśli zostaną wprowadzone zmiany, a nie zapiszemy ich przed zamknięciem okna, wyświetli się okno dialogowe jak poniżej: Rysunek 22 Okno zapisywania danych Jeżeli chcemy, aby wprowadzone zmiany zostały zapisane, wybieramy Tak. Jeżeli rezygnujemy z dokonanych zmian, klikamy Nie. Natomiast, jeżeli chcemy powrócić jeszcze do edycji formatki danych, klikamy Anuluj. Po wybraniu jednej z tych opcji następuje wykonanie określonej akcji i okno dialogowe znika. Nie wszystkie rekordy będziemy mogli edytować i oglądać. Jeżeli nie jesteśmy upoważnieni do tego, takie elementy nie będą po prostu wyświetlane w oknach przeglądania danych. Aspekt widoczności poszczególnych rekordów opisany jest w rozdziale Właściwości obiektów. 31

32 Przycisk Usuń: Za pomocą przycisku Usuń [ ] mamy możliwość usuwania rekordu z bazy danych. Aby wykasować dany obiekt musimy być jego właścicielem. Dzięki takiemu rozwiązaniu, nikt bez naszej wiedzy, nie usunie elementów, za które jesteśmy odpowiedzialni. Należy zdawać sobie sprawę z faktu, że pracując przy bazie danych, każda nasza czynność zwiększa jej rozmiar. Z czasem, w oknach będzie wyświetlanych coraz więcej informacji, co może utrudniać znalezienie konkretnych danych (taki problem rozwiązany jest zastosowaniem najnowocześniejszych technik manipulowania danymi). Nie jest to powód do usuwania jakichkolwiek informacji. Każdy element WF-CRM składa się na pewną całość historii. Z każdym z nich może być powiązanych wiele innych, tworząc pewne relacje. Usuwając jakikolwiek rekord, tworzymy luki w bazie danych. Musimy pamiętać, że nigdy nie wiadomo, jakich informacji będziemy potrzebować w przyszłości. Przycisk Usuń [ ] może być wybrany z Belki Narzędziowej lub z menu kontekstowego okna(prawy przycisk myszy). Klikniecie jego spowoduje wyświetlenie okna dialogowego do potwierdzenia usunięcia rekordu (jak poniżej): Rysunek 23 Usuwanie rekordu Po wybraniu opcji Tak, dany rekord będzie usunięty. Opcja Nie jest ostateczną możliwością wycofania się z podjętej decyzji. Klikając na przycisk Nie, okno dialogowe zniknie a my wrócimy do widoku okna. Przycisk Pokaż tylko moje: Kliknięcie na przycisk Pokaż tylko moje, umieszczonym na Belce Narzędziowej w każdym oknie przeglądania danych, powoduje przefiltrowanie zawartości danego okna. Pokaż tylko moje umożliwia nam błyskawiczne sprawdzenie, co zostało nam do wykonania danego dnia lub w najbliższej przyszłości, a także, co się dzieje z kontaktami, których jesteśmy opiekunami. Wynikiem filtrowania są tylko te rekordy, których jesteśmy właścicielem. Dzięki takiemu rozwiązaniu mamy kontrolę nad sprawami, za które jesteśmy odpowiedzialni, które są już zrealizowane, i te które oczekują na realizację. Przycisk Ustawienia: Przycisk Ustawienia [ ] daje możliwość zapisywania swoich ustawień, a także powrotu do ustawień domyślnych. W programie istnieje wiele możliwości dostosowania go do indywidualnych wymagań użytkownika. Każde okno może mieć skonfigurowany widok, niezależnie czy jest to okno przeglądania danych czy formatka danych. Jeśli przestawimy kolumny, pogrupujemy lub przefiltrujemy rekordy w oknie, wtedy możemy takie ustawienie zapisać, jako własne i korzystać z niego przy kolejnym logowaniu. Na formatce danych, dzięki kastomizacji, możemy przestawić układ pól tekstowych, ukryć je, dodać nowe. Uwaga! 32

33 Zapisanie ustawień okna spowoduje zmianę interfejsu analogicznych okien np. zmiana ustawień formatki jednego pracownika, zmieni widok formatek danych wszystkich pracowników. Również wybrane motywy graficzne - skórki mogą być zmienione i przy kolejnym logowaniu, program otworzy się w ostatnio wybranej skórce (patrz rozdział Kastomizacja interfejsu). Po zmianie widoku klikamy przycisk Ustawienia (górny prawy róg okna), program automatycznie zapamiętuje widok okna. W każdej chwili można powrócić do ustawień domyślnych, klikając na Ustawienia i wybrać opcje Przywróć domyślne następnie Zapisz ustawienia, jeśli chcemy je zapamiętać. W takim wypadku, ustawienia nadpiszą się i zastąpią wcześniej zapamiętane, a domyślne pokażą się przy kolejnym logowaniu. Przycisk Odśwież: Praca z programem WF-CRM pozwala na pracę zespołową używając jednej bazy danych. Wynika z tego, że każdy użytkownik posiada dostęp do tych samych danych np. w różnych działach w firmie. Wielodostęp do danych polega także na tym, że program umożliwia pracę wielu osób na tym samym obiekcie. Podczas próby zapisu danych informuje o zmianach wprowadzonych przez innego użytkownika. Jedną z wielu zalet WF-CRM, jest fakt, że wszyscy pracownicy naszej firmy mają cały czas dostęp do aktualnych danych. Klikając przycisk Odśwież [ ] uzyskujemy dostęp do najświeższych informacji. To oznacza, że po zmianie danych przez innego użytkownika istnieje możliwość odświeżania widoku okna przeglądania danych - naciskając przycisk Odśwież [ widok o bieżące dane. ] uaktualniamy Pasek Filtra: Dodatkową opcją, w oknach przeglądania danych, jest pojawiający się na dole okna, Pasek Filtra, który oferuje nam wiele funkcjonalności: Pokazuje bieżący filtr Pozwala wyczyścić nadany filtr poprzez naciśnięcie Zamknij [+] na Pasku Filtru Pozwala tymczasowo zrezygnować z nadanego filtra, usuwając zaznaczenie pola opcji Zapamiętuje w liście rozwijanej ostatnio używane filtry funkcja przydatna przy przełączaniu między dwoma lub trzema filtrami. Dzięki temu nie musimy tworzyć cały czas tych samych filtrów, tylko wybrać z poprzedni używanych. Pozwala uszczegółowić filtr i odwołać się do zaawansowanego Kreatora Filtra (przycisk po prawej stronie Panelu Filtru) 33

34 Panel Filtra Rysunek 24 Panel Filtru Nawigator Danych Doskonały rozwiązaniem do przemieszczania się między wierszami jest wbudowany Nawigator Danych. Jest to narzędzie, które umożliwia przechodzenie między rekordami. Wyświetla ile wierszy zawiera dana tabela oraz bieżące położenie kursora. Działanie Nawigatora opisane jest w rozdziale Standardowe elementy interfejsu użytkownika. Nawigator Danych Rysunek 25 Nawigator Danych ROZDZIAŁ 5 WYSZUKIWANIE DANYCH Wprowadzając coraz więcej informacji do programu, powodujemy powiększanie się bazy danych. O ile przy małej ilości danych jesteśmy w stanie odnaleźć wzrokowo dane, których szukamy, o tyle przy większej ilości danych jest to niemożliwe. Wielkość bazy danych nie powinna mieć wpływu na jakość i wygodę pracy użytkownika. W celu wyszukania odpowiednich danych w oknie przeglądania danych można skorzystać z jednej z funkcji: 1. Sortowania danych 2. Filtrowania danych 3. Grupowania danych Wyszukiwanie odbywa się w czasie wprowadzania filtru (w czasie rzeczywistym), pokazują się rekordy spełniające kryterium. Kryteria wyszukiwania danymi mogą być cały czas zmieniane podczas pracy użytkownika. Każdy użytkownik może samodzielnie ustalić własne kryteria filtrowania dla każdego okna przeglądania danych i zapamiętać je w programie. 34

35 Uwaga! Wszystkie dostępne metody manipulowania danymi nie wykluczają się nawzajem, a więc można je stosować łącznie. Manipulować danymi można na dwa sposoby: 1) Klikając na odpowiednie elementy belki nagłówkowej. Funkcje opisane są poniżej oddzielnie dla sortowania, filtrowania i grupowania danych. 2) Za pomocą menu kontekstowego belki nagłówkowej. Klikamy prawym klawiszem myszy żeby wywołać menu kontekstowe. Menu kontekstowe składa się z grup najczęściej używanych poleceń. Każda grupa odnosi się do określonej funkcji manipulowania danymi, tak jak jest pokazane poniżej: Rysunek 26 Menu kontekstowe 1. Grupa poleceń dotyczy sortowania 2. Grupa poleceń dotyczy grupowania 3. Grupa poleceń dotyczy filtrowania 4. Grupa poleceń dotyczy dopasowywania wyglądu tabeli dopasowuje rozmiar kolumn do widoku Sortowanie danych: Sortowanie pozwala szybko wyświetlić dane w sposób, który ułatwia lepsze ich zrozumienie, organizowanie i odnajdywanie potrzebnych danych oraz podejmowanie bardziej efektywnych decyzji. Może zaistnieć potrzeba uporządkowania listy nazwisk w kolejności alfabetycznej, sporządzenia listy wiadomości od najnowszego do najstarszego albo uporządkowania wierszy według ikon. Dane można sortować według tekstu (od A do Z lub od Z do A), liczb (od najmniejszych do największych lub od 35

36 największych do najmniejszych) oraz dat i godzin (od najstarszych do najnowszych i od najnowszych do najstarszych) w jednej kolumnie - kluczu. Aby posortować dane według jednej kolumny, należy kliknąć na jej nagłówek np. Jeśli sortujemy okno przeglądania danych Działania, po kolumnie Temat, klikamy na nagłówek Temat i cała lista sortuje się względem tego klucza. Po prawej stronie nagłówka kolumny, będącej aktualnym kryterium sortowania, pojawi się mała strzałka skierowana w górę [ ] / dół [ ] w zależności od rodzaju sortowania (rosnące czy malejące). Uwaga! Sortować dane możemy tylko według jednej kolumny. Filtrowanie danych: Funkcja filtrowania przydatna jest przy dużych zestawieniach danych. Polega na wyświetlaniu tylko tych wierszy listy, które spełniają zadane kryteria, zaś pozostałe wiersze są ukrywane. Dane można filtrować według więcej niż jednej kolumny. Każdy dodatkowy filtr jest oparty na filtrze bieżącym i dodatkowo zawęża podzbiór danych. Aby skorzystać z filtrów, należy kliknąć na ikonę filtru [ ] w nagłówku kolumny (wyświetli się po najechaniu kursorem myszy na nagłówek). Pojawi się lista rozwijana z dostępnymi filtrami: według wartości listy według formatu(puste/niepuste) według kryteriów (Niestandardowe) Wystarczy kliknąć na któryś z filtrów i lista automatycznie zostanie dostosowana do naszego kryterium. Wszystkie typy filtrów wzajemnie się wykluczają w obrębie jednej kolumny. Na przykład można filtrować dane według pustych komórek lub wartości listy, ale nie można łączyć tych typów. Bardzo przydatną funkcją listy rozwijanej filtrów, jest podzielenie jej na dwie części; w górnej umieszczone są najczęściej używane rekordy. Jeżeli raz wybierzemy dany element, pokazuje się na górze listy. Takie rozwiązanie sprawdza się przy długich listach rozwijanych. Filtrowanie niestandardowe W przypadku wybrania kryterium Niestandardowe pojawi się dodatkowe okno, gdzie trzeba określić dokładnie warunek kryterium. Rysunek 27 Niestandardowy Auto-filtr Kreator filtra Jest to jedna z bardziej zaawansowanych funkcji okna przeglądania danych. Kreator Filtra uaktywnia się w momencie wprowadzania wyrażenia filtrującego. Jego ikona wyświetla się w prawym 36

37 dolnym rogu okna przeglądania danych. Kliknięcie przycisku Edytuj filtr wywoła okno kreatora, gdzie możemy zdefiniować rozbudowane warunki filtrowania danych. Działanie Kreatora Filtrów opisane jest w rozdziale Standardowe elementy interfejsu użytkownika. Uwaga! Wszystkie typy filtrów wzajemnie się wykluczają w obrębie jednej kolumny. Na przykład można filtrować dane według pustych komórek lub wartości listy, ale nie można łączyć tych typów. Ręczne wpisanie kryterium wyszukiwania Jeżeli znamy początkową część nazwy szukanego obiektu, wpisujemy ją w pasku wyszukiwania. Polega to na wpisaniu dowolnej litery, cyfry bądź znaku do okienka wyszukiwania. Powoduje to, wyświetlenie tylko tych rekordów, które zaczynają się od podanej sekwencji znaków. Jeżeli nie jesteśmy pewni czy znany nam tekst rozpoczyna szukaną nazwę, wtedy wpisujemy go między dwoma znakami gwiazdki [*]. Ilość wpisywanych znaków jest nieograniczona, ale czym więcej, tym bardziej sprecyzowane będzie nasze kryterium wyszukiwania. Małe i duże litery nie są rozróżniane. Oznacza to, że niezależnie od tego czy piszemy małymi czy dużymi literami, nazwa (jeśli tylko istnieje) zostanie znaleziona. Dodatkowo możemy używać Szybkiego Szukania w wielu kolumnach jednocześnie. Przykładowo, gdy chcemy odnaleźć kontakt MEGAN SP. Z O.O. z Lublina, wpisujemy w wyszukiwarce kolumn: Nazwa *meg* Miejscowość *lubl* Jeśli wyszukiwana sekwencja znaków nie zostanie znaleziona, wtedy wszystkie rekordy tabeli zostaną ukryte, a więc okno przeglądania danych będzie puste. W celu wyczyszczenia okna filtra, należy zaznaczyć wpisaną wcześniej sekwencję i nacisnąć klawisz [Delete] / [Backspace] lub wybrać z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy na Belce Narzędziowej) Usuń Filtr. Grupowanie danych: Grupowanie danych może pomóc wyodrębnić podzbiór danych, który spełnia określone kryteria użytkownika, a którego nie można łatwo określić w inny sposób, na przykład przez sortowanie czy filtrowanie. Za pomocą grupowania, możemy tworzyć precyzyjne analizy danych. Grupować można wszystkie elementy okna przeglądania danych. W tych oknach, nad tabelą danych, w których grupowanie jest możliwe widnieje instrukcja Przeciągnij kolumnę, aby wg. niej grupować. Aby pogrupować dane należy kliknąć na nagłówek kolumny i przeciągnąć ją wyżej (w miejsce w/w instrukcji). Jeśli chcemy pogrupować dane w sposób bardziej złożony (pogrupowanie tabeli względem kilku kolumn), przeciągamy po kolei każdą kolumnę. Wtedy, tworzy się drzewo hierarchiczne, które pokazuje dane w grupach. Struktura tabeli uzyskuje postać zagnieżdżoną, z możliwością zwijania/bądź rozwijania kolejnych poziomów (poziomy takie opatrzone są z lewej strony symbolem [+] lub [-] w zależności od stanu rozwinięcia). Rozwinięcie/zwinięcie poziomu następuje poprzez kliknięcie w znak [+] / [-]. Użytkownik może samodzielnie modyfikować strukturę drzewa - dodając bądź usuwając poszczególne jego człony. Dodatkowo każdą kolumnę (nawet wyciągniętą) można posortować lub / i przefiltrować. 37

38 Rysunek 28 Przykład grupowania danych Klikając prawym klawiszem myszy na belkę grupowania, pojawia się menu kontekstowe, dzięki któremu można rozwinąć / zwinąć wszystkie poziomy grup (Rozwiń wszystko / Zwiń wszystko), a także zrezygnować z grupowania danych (Usuń grupowanie). ROZDZIAŁ 6 GŁÓWNE OKNO PROGRAMU Po poprawnym uruchomieniu aplikacji, pojawia się główne okno programu, które składa się z głównych elementów: 38

39 Rysunek 29 Główne okno programu 1. [ ] Perła WF-CRM pełni funkcję centralnego punktu, dzięki któremu możemy szybko odnaleźć funkcje pobierania i wysyłania poczty oraz dodawania poszczególnych elementów do bazy danych 2. Mini menu zawiera przyciski: [ ] i [ ] strzałki w lewo i prawo (szybkiego przechodzenia między otwartymi kartami) [ [ [ ] lista otwartych okien ] lista dostępnych motywów graficznych ] zapisywanie ustawień menu nawigacyjnego [ ] przełączenie paska postępu pod / nad belkę tytułową 3. Belka tytułowa. Zawiera zestaw standardowych przycisków okna Windows: [ 0 1 r ] lub [0 2 r] (prawy górny róg ekranu), służących do zwijania okna programu i przenoszenia go na pasek zadań, przełączania okna między trybem całoekranowym a pracą w wielu oknach, oraz zakończenia pracy z programem. 4. Menu nawigacyjne, które można schować po naciśnięciu przycisku [ ] (prawy górny róg menu). Dzieli się na rozwijane podmenu: Terminy Klienci Firma 39

40 Działania Wiadomości Załączniki Zarządzanie 5. Główny obszar roboczy. Uruchomienie dowolnej funkcji programu - z menu lub przy użyciu paska narzędzi - powoduje otwarcie nowego okna mieszczącego się w obszarze głównego obszaru roboczego. Kolejno otwierane okna są kolejnymi zakładkami. Przechodzenie między oknami możliwe jest dzięki, widocznym u góry ekranu, kartom. Każda z nich wyposażona jest w ikonę: r Zamyka daną zakładkę. Ten sam efekt można uzyskać naciskając klawisz [Esc]. Nie ma konieczności zamykania wszystkich okien przy wyjściu z programu - program zadba o to sam. 6. Nawigator Kalendarza, który można ukryć po naciśnięciu przycisku Ukryj [ ]. Obsługa Nawigatora kalendarza opisana jest w oddzielnym rozdziale. 7. Belka danych użytkownika zawiera podstawowe dane o zalogowanym koncie, pracowniku i bazie danych. 8. Belka językowa zawiera listę wersji językowych programu MENU NAWIGACYJNE Menu nawigacyjne to narzędzie, które znajduje się po lewej stronie głównego okna WF-CRM. Jego zadaniem jest szybkie udostępnienie odpowiednio pogrupowanych funkcji menu. Ogólnie rzecz biorąc, menu nawigacyjne jest listą składającą się z przycisków, opatrzonych ikonami. Każda grupa (podmenu) wyposażona jest w przycisk [ ] lub [ ], który kliknięty myszą powoduje zwijanie lub rozwijanie danej grupy. Dzięki takiemu rozwiązaniu użytkownik może mieć otwarte tylko te podmenu, które go interesuje. Dostęp do określonych funkcji przycisków, możliwy jest tylko za pomocą myszy (poprzez klikniecie na odpowiednim przycisku ikonie). Przyciski pogrupowane są w następujące podmenu: Terminy Dane teleadresowe Klienci Wszystkie terminy wyświetla listę wszystkich zaplanowanych terminów Kalendarz wyświetla widok obecnego tygodnia z podziałem na godziny Kontakty wyświetla listę wszystkich kontaktów firmy Adresy wyświetla listę wszystkich adresów każdego kontaktu Adresy wyświetla listę wszystkich adresów każdego kontaktu Telefony kontaktowe wyświetla listę wszystkich numerów telefonów każdego kontaktu Kontrahenci wyświetla listę wszystkich kontrahentów Osoby kontaktowe wyświetla listę wszystkich osób kontaktowych Relacje - wyświetla listę wszystkich relacji 40

41 Firma Ostatnie aktywności wyświetla listę ostatnich aktywności dla każdego kontrahenta Wszystkie zasoby wyświetla listę wszystkich zasobów firmowych Pracownicy - wyświetla listę wszystkich pracowników Jednostki org. - wyświetla listę wszystkich jednostek organizacyjnych Działania Wiadomości Załączniki Wszystkie działania - wyświetla listę wszystkich działań (spraw, zadań, spotkań, rozmów tel. I wyjazdów) Sprawy - wyświetla listę wszystkich spraw Zadania wyświetla listę wszystkich zadań Spotkania - wyświetla listę wszystkich spotkań Rozmowy tel. - wyświetla listę wszystkich rozmów telefonicznych Wyjazdy - wyświetla listę wszystkich wyjazdów Wszystkie wiadomości - wyświetla listę wszystkich wiadomości ( e, faksy, listy) e - wyświetla listę wszystkich wiadomości Faksy - wyświetla listę wszystkich faksów Listy - wyświetla listę wszystkich listów SMSy wyświetla listę wszystkich SMSów Notatki - wyświetla listę wszystkich notatek Pliki - wyświetla listę wszystkich plików Administracja Moje Konto wyświetla dane konta obecnie zalogowanego Zmiana hasła wyświetla okno di zmiany hasła Panel administratora (dostępny tylko dla administratora) wyświetla i konfiguruje konta użytkowników, konta pocztowe, synchronizację z WF-Mag dla Windows, integrację z MS-Outlook. NAWIGATOR KALENDARZA Nawigator kalendarza znajduje się po prawej stronie ekranu w oddzielnym, ruchomym panelu. Jest to element interfejsu, który można ukryć lub rozwinąć klikając na ikonę [ ]. Korzystać z niego można nawet przy zamkniętym oknie kalendarza. Podwójne kliknięcie w obszarze nawigatora kalendarza spowoduje wyświetlenie na środku okna szczegółów aktywnego dnia. 41

42 Planując nowy termin, należy otworzyć okno szczegółów dnia. W tym ceku można skorzystać z nawigatora kalendarza; wybrać odpowiedni dzień lub kliknąć w menu nawigacyjnym - Kalendarz [ ]. Efektem tego na środku ekranu, pojawią się szczegóły wybranego dnia. Widok podzielony jest na godziny, tak aby można było zaplanować termin na konkretny czas. Jeśli chcemy wyświetlić terminarz innych dni należy zaznaczyć je w nawigatorze kalendarza. Dzień, w którym zaplanowany jest termin wyświetlany jest grubszą czcionką w nawigatorze kalendarza. Szczegółowe instrukcje tworzenia nowego terminu opisane są w oddzielnym rozdziale Dodawanie nowego Terminu. U dołu nawigatora kalendarza, umieszczony jest przycisk Dzisiaj, który ułatwia szybki dostęp do terminarza bieżącego dnia. KONFIGURACJA INTERFEJSU WF-CRM zapewnia przyjazny interfejs użytkownika, opierając się o rozwiązania najnowszych technologii. Dzięki kilku zmianom wyglądu programu, użytkownik może dostosować wszystkie okna aplikacji do własnych upodobań. W kolejnych rozdziałach opisane są wszystkie funkcje umożliwiające zmiany interfejsu w ramach konta zalogowanego użytkownika. SKÓRKI motywy graficzne Jednym z elementów nowoczesnego wyglądu są motywy graficzne. WF- CRM wyposażony jest w możliwość zmiany graficznych motywów skórek. Klikając na ikonę [ ] umieszczoną na mini menu (patrz tu), rozwija się lista dostępnych motywów. Przy wybranym motywie znajduje się zaznaczenie pola opcji. System zapamiętuje ostatnio wybrany motyw graficzny, który będzie użyty przy kolejnym logowaniu. Zmiana skórki aplikacji nie ma wpływu na wprowadzone dane. Domyślnym motywem graficznym jest Office 2007 Blue. 42

43 Rysunek 30 Zmiana motywów graficznych z Money Twins na Dark Side Dostosowanie widoku okna W WF-CRM zastosowano elastyczny interfejs użytkownika. Dzięki niemu osoby pracujące na tej aplikacji mają możliwości konfiguracji elementów każdego okna. Ukrycie wybranego pola, zmiana położenia, zmiana etykiety, zmiana układu kolumn, dodanie nowych kolumn to tylko niektóre z opcji dostosowania widoku. Aby zmienić wygląd okna należy otworzyć okno dostosowywania klikając prawym przyciskiem myszy na Belce Tytułowej okna, które ma być zmienione (pomiędzy polami i ikonami obszaru roboczego okna patrz rysunek). Rysunek 31 Wywołanie okna dostosowania Następnie klikamy przycisk Pokaż okno dostosowania. Okno zostanie przyciemnione a na pierwszym planie pojawi się menu dostosowania. Rysunek 32 Menu kastomizacji 43

44 Zakładka Elementy ukryte wyświetla wszystkie elementy, które mogą być dodane do bieżącego okna. Znajdują się tam zarówno te obiekty, które nie są nam potrzebne i przeciągniemy je na tą listę oraz takie, które możemy sami utworzyć. Na przykład, aby ukryć pole Strona www z formatki danych kontaktu, należy kliknąć na nie (pole zostanie zaznaczone niebieską przerywaną linią) i przeciągnąć na listę Elementy ukryte. Z formatki zniknie pole Strona www, a pojawi się na liście. W celu umieszczenia pola ponownie na formatce danych, należy przeciągnąć go z menu dostosowywania na wybrane przez siebie miejsce na formatce danych. Druga zakładka Schemat hierarchii przedstawia wszystkie pola w formie drzewa, z jakich składa się dana formatka. Używamy jej w taki sam sposób jak Elementy ukryte. Dostosowywanie okien przeglądania danych polega na zmianie układu kolumn. Wystarczy przeciągnąć myszą nagłówek kolumny w docelowe miejsce i upuścić go tam. Istnieje możliwość zapisania naszych ustawień, tak aby korzystać z nich przy kolejnym logowaniu do programu. Ustawienia odwołują się do zalogowanego konta użytkownika (a nie dla komputera) a więc każdy pracownik tworzy wygodny dla siebie interfejs. Nawet w przypadku korzystania przez kilka osób z jednego komputera, każdy może zapisać swój prywatny interfejs. W celu zapisania ustawień należy kliknąć na przycisk Ustawienia [ ] i wybrać Zapisz ustawienia. Będą one aktualne aż do następnego zapisania nowego wyglądu. W każdej chwili można powrócić do ustawień domyślnych. Wystarczy kliknąć w Ustawieniach na Przywróć domyślne (wygląd przejdzie do domyślnego formatu) a następnie przycisnąć ikonę Zapisz ustawienia (przy następnym logowaniu załadują się ustawienia domyślne). 44

45 ROZDZIAŁ 7 ZARZĄDZANIE OBIEKTAMI Pracując z WF-CRM tworzymy bazę wiedzy, na którą składają się różnego rodzaju obiekty. Obiektem jest każdy zapisany kontrahent, osoba kontaktowa, spotkanie, zadanie, itd. Zarządzanie nimi polega na uzupełnianiu ich danych, dodawaniu nowych obiektów i usuwaniu obiektów z bazy. Interfejs WF-CRM dostarcza elastycznych narzędzi dzięki którym jedną czynność można wykonać z kilku różnych miejsc w programie. Dzięki temu użytkownik nie jest ograniczony do korzystania tylko z jednego sposobu np. dodawania nowych obiektów. W zależności od miejsca, w którym się znajduje ma możliwość użycia jednej z kilku funkcji. W poniższym rozdziale przedstawione zostaną najpopularniejsze czynności związane z zarządzaniem obiektami, a więc edytowanie danych obiektów, dodawanie nowych, i usuwanie obiektów. Są to oczywiście, tylko niektóre ze sposobów jakich użytkownik może użyć. W miarę szerszego poznania możliwości programu, użytkownik może znaleźć inne sposoby na zarządzanie obiektami. DODAWANIE NOWYCH OBIEKTÓW W systemie WF-CRM można dodawać nowe obiekty na wiele różnych sposobów i z wielu miejsc. Wraz z rozwojem i rozbudową aplikacji, takich możliwości będzie przybywać. W tym rozdziale zapoznamy się z najczęściej używanymi i najszybszymi sposobami dodawania nowych obiektów. Dzięki spójności systemu, dodawanie każdego obiektu - czyli kontrahentów, osób kontaktowych, zasobów, działań itd. wygląda bardzo podobnie. Oto cztery sposoby dodawania nowego obiektu na przykładzie terminu: Wejść do okna Wszystkie Terminy [ ] i nacisnąć przycisk Dodaj [ ] Wejść do Kalendarza [ ] i nacisnąć przycisk Termin [ ] lub użyć menu kontekstowego na kalendarzu. Opcja opisana w rozdziale Dodawanie nowego terminu na Kalendarzu. Kliknąć na ikonę Perły WF-CRM [ ] i wybrać Nowy Termin [ ] W kontekście kontaktu / wydarzenia wiedząc, kogo i czego dotyczy termin, można otworzyć dane tego kontaktu / wydarzenia i kliknąć ikonę Termin [ ] na Wstążce. Otworzy się okno z formatką danych nowego Terminu, gdzie pola Kontakt / Wydarzenie automatycznie będą wypełnione danymi, wcześniej wybranego kontaktu / wydarzenia. Przedstawione sposoby dodawania nowych obiektów są najprostszymi. Zapewne po szerszym zaznajomieniu się z systemem, użytkownik odkryje inne możliwości, które nie są tu przedstawione. Niektóre obiekty charakteryzują się specyficznymi dla siebie cechami i ich obsługa może różnić się od innych. W takim przypadku będzie to omówione w odpowiednim rozdziale tej instrukcji. Poniżej przedstawiono kilka pól, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę dodając nowe działanie / wiadomość / załącznik w skrócie wydarzenie: Kontrahent kontrahent, w kontekście którego wydarzenie zostanie zapisane. Oznacza to, że będzie ono widoczne w historii współpracy z tym kontrahentem. Osoba kontaktowa osoba kontaktowa, w kontekście którego wydarzenie zostanie zapisane. Oznacza to, że będzie ono widoczne w historii współpracy z tą osobą kontaktową. Sprawa - sprawa, w kontekście której wydarzenie zostanie zapisane. Oznacza to, że wydarzenie będzie widoczne na liście obiektów związanych z tą sprawą (odpowiednia karta Wiadomości / Działania na formatce danych tej sprawy). Zasób zasób (pracownik, jednostka org., zasób materialny) wyznaczony do realizacji danego wydarzenia. W przypadku dodawania nowego działania, wskazanie zasobu w polu Zasób skutkuje wyświetleniem działania w kalendarzu tego zasobu. 45

46 Właściciel osoba tworząca i kontrolująca realizację danego obiektu. Właścicielem może być tylko jedna osoba, wybrana spośród pracowników firmy. Tylko właściciel danego obiektu może go usunąć (dezaktywować). Obiekt współdzielony zaznaczenie tego pola opcji powoduje udostępnienie obiektu dla wszystkich użytkowników systemu WF-CRM. Jeżeli zaznaczenie zostanie usunięte, obiekt będzie widziany tylko dla właściciela obiektu. Pokaż na kalendarzu - zaznaczenie tego pola opcji powoduje wyświetlenie działania na kalendarza zasobu wskazanego w polu Zasób. Realizacja zaznaczenie tego pola opcji powoduje przekreślenie w oknach tego działania jako zrealizowane przeglądania danych EDYTOWANIE DANYCH OBIEKTÓW W celu edytowania danych obiektu wyszukujemy go w oknie przeglądania danych. Możemy użyć do tego wszystkich metod wyszukiwania danych, jakie są dostępne. Następnie otwieramy go używając przycisku Otwórz [ ] lub dwukliku. Na pierwszym planie pojawia się formatka danych wybranego obiektu. Dane możemy edytować lub tylko przeglądać w celu wyszukania konkretnych informacji. Informacja o modyfikacji danych zapisywana do Właściwości obiektu. Po zakończeniu pracy w tym oknie, zamykamy je klikając przycisk Zamknij [ ] - w prawym górnym rogu. W przypadku wprowadzenia jakichkolwiek zmian i nie zapisania ich pojawi się okienko dialogowe z zapytaniem o modyfikację danych. Rysunek 33 Zapytanie o zapisanie zmian Aby uniknąć takiej sytuacji możemy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij [ ], wtedy zmiany zostaną zapisane automatycznie przed zamknięciem okna (bez wyświetlania potwierdzenia). Może zdarzyć się taka sytuacja w naszej firmie, że dwóch pracowników będzie próbowało edytować ten sam rekord. Użytkownik, który pierwszy zapisze zmiany, nie zauważy różnicy, natomiast drugi pracownik będzie musiał podjąć decyzję o nadpisaniu zmian. Przy próbie zapisu wyświetli się okno dialogowe o treści Użytkownik zmodyfikował dane o godzinie. Czy chcesz nadpisać zmiany?. Jeżeli kliknie na przycisk Tak, zostaną zapisane zmiany wprowadzone przez niego, w przeciwnym przypadku w bazie pozostaną dane wprowadzone przez pierwszego użytkownika. USUWANIE OBIEKTÓW Każdy obiekt możemy usunąć z okna przeglądania danych jeśli jesteśmy jego właścicielami. Operacja ta jest częściowo sprzeczna z ideologią systemów CRM gdzie podstawą jest budowanie jednolitej historii relacji. Pamiętajmy, że każdy element zarejestrowany w bazie danych tworzy pewną część historii firmy. Dzięki temu, w każdej chwili jesteśmy w stanie odtworzyć całą historię współpracy z klientem. Pamiętajmy, że nigdy nie wiadomo kiedy i do czego informacje będą nam potrzebne. 46

47 Pewnym zabezpieczeniem przed wykasowaniem zbyt dużej ilości danych jest usunięcie tylko obiektu pozostawiając wszystkie inne z nim związane. Aby usunąć obiekt wyszukujemy go w oknie przeglądania danych, zaznaczamy i naciskamy przycisk Usuń [ ] lub na klawiaturze [Delete]. Wyświetlone zostanie potwierdzenie decyzji. Po wybraniu jednej z akcji Tak/ Nie/ Anuluj, okno dialogowe znika i następuje wykonanie podjętej akcji. Uwaga! Usunięcie obiektu z okna jest nieodwracalne. Kliknięcie przycisku Tak w oknie dialogowym, spowoduje usunięcie go, bez możliwości powrotu do danych. Dlatego należy dobrze zastanowić się zanim potwierdzimy chęć zrealizowania tego działania. ROZDZIAŁ 8 MODUŁ TERMINY Moduł Terminy dostarcza obszernych możliwości planowania czasu. Z tego poziomu możemy na bieżąco planować i wizualizować czas pracy konkretnego zasobu; pracownika, jednostki organizacyjnej lub zasobu materiałowego firmy. Mechanizm powiadomień skutecznie rozwiązuje problem zawodności pamięci ludzkiej. Terminy mogą dotyczyć dowolnego wydarzenia, kontaktu, lub kontrahenta tworząc sieć powiązań ułatwiających kojarzenie ich ze sobą. Moduł Terminy składa się z dwóch elementów Terminy i Kalendarz. W pierwszym z nich jest wyświetlane są wszystkie zaplanowane terminy, a w drugim tyle te, z zaznaczeniem Pokaż na kalendarzu. Różnicą między nimi jest forma wyświetlania; Wszystkie terminy przedstawiają dane w postaci tabelarycznej, natomiast Kalendarz w postaci graficznej. Rysunek 34 Moduł Terminy Użytkownicy działający na jednej bazie danych, mogą współdzielić ze sobą swoje terminarze, dzięki czemu w firmie tworzy się ujednolicony terminarz firmowy. Oznacza to, że terminy zakładane przez różnych użytkowników zapisywane są fizycznie w tych samych strukturach danych i widziane przez wszystkich bezpośrednio po ich wprowadzeniu (chyba, że termin nie jest współdzielony). Dzięki temu kierownik może planować czas swoim pracownikom biorąc pod uwagę zaplanowane wcześniej terminy. TERMINY Aby otworzyć okno Terminy klikamy w menu nawigacyjnym na przycisk Terminy [ ]. Znajdują się tam wszystkie terminy, które są już zrealizowane, są w trakcie realizacji, jak i zaplanowane na przyszłość. W oknie Terminy wyświetlane są także wszystkie działania. Okno ma postać tabeli, w której kolumnami są najważniejsze cechy każdego terminu, a każdy wiersz reprezentuje jeden termin. U góry okna znajduje się Belka Narzędziowa złożona z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież. A także na dole okna znajduje się Nawigator Danych. Każdy z nich funkcjonuje podobnie jak w innych oknach. Wszystkie terminy 47

48 możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). WF- CRM współpracuje z Microsoft Outlook Dzięki temu możemy importować lub eksportować terminy. Wszystkie zapisane dane w terminach MS Outlook są przenoszone do WF- CRM, tak że żadne informacje nie są gubione. Zarówno importowanie jak i eksportowanie terminów odbywa się za pomocą jednego przycisku. Aby rozpocząć wymianę danych między programami, należy najpierw skonfigurować połączenie w module Administracja Moje konto. Pełny opis konfiguracji znajduje się w rozdziale Konto MS Outlook. Przykład: Tworzymy nowy Termin LUNCH. Otwieramy formatkę danych nowego terminu, wybierając jedną z metod opisanych wcześniej: Wpisać w polu Temat wpisać Lunch. Uzupełnienie tego pola jest obligatoryjne, gdyż nie wypełnione uniemożliwi zapisanie wprowadzonych zmian i okno nie zostanie zamknięte. Jeśli termin ma dotyczyć jakiegoś kontaktu to wypełniamy Kontrahent / Kontakt, klikając na [ ]. Na pierwszym planie pojawi się okno wyboru Wybierz kontakt. Wybieramy kontakt, którego ma dotyczyć nasz termin. W polu Lokalizacja wpisujemy miejsce, w którym odbędzie się lunch Cafe Decor Wybieramy odpowiednią datę rozpoczęcia i zakończenia terminu Domyślnie termin, który tworzymy będzie widoczny na kalendarzu (jest zaznaczony check box przy etykiecie Pokaż na kalendarzu). Zaznaczamy check box przy etykiecie Przypomnienie aby odpowiednio wcześniej pojawił się komunikat przypominający o zbliżającym się terminie. Wybieramy z listy 10 minut. Wybieramy Etykietę Biznes. Wybieramy Status Poza biurem. W notatkach wpisujemy dowolny opis. Właściciel wskazuje na zasób, w którego kalendarzu termin będzie widoczny Rysunek 35 Nowy termin Po wprowadzeniu wszystkich danych, zapisujemy je przyciskiem Zapisz i zamknij [ Zapisz [ ] i Zamknij [ ]. ] lub 48

49 KALENDARZ Kalendarz WF-CRM spełnia funkcję narzędzia do planowania i zarządzania zasobami firmy, zarówno ludzkimi jak i sprzętowymi. Kalendarz zapewnia: Planowanie czasu pracy Tworzenie nowych obiektów bezpośrednio na kalendarzu Funkcję przypominania Podgląd terminarza innych użytkowników Wyświetlanie każdego typu działania Prowadzenie terminarza rezerwacji zasobów (dla każdego z osobna) Powiązanie terminów z innymi obiektami Regulację widoku i zakresu kalendarza Przypisanie koloru, jakim ma być oznaczony dany rodzaj terminu Wygodny kalendarz zadań jest rzeczą cenioną przez niejednego z nas. Uzupełniany na bieżąco przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy. Najczęściej kalendarz służy do zdefiniowania czasu pracy. Przechowuje informacje o tym, które dni są wolne, o zaplanowanych działaniach, a także o zrealizowanych w przeszłości. Kalendarz przedstawia w graficzny sposób zaplanowane działania i terminy. Na formatce każdego działania (z wyjątkiem sprawy) zaznaczenie pola opcji Pokaż na kalendarzu powoduje wyświetlenie go w postaci graficznej na kalendarzu. Każdego typ działania oznaczany jest innym kolorem, definiowanym przez Administratora w słowniku Etykieta terminu. Dzięki jego rozbudowanej formie, może on wyświetlać wiele terminarzy na raz. W WF-CRM każdy zasób, a więc każdy pracownik, jednostka organizacyjna i każdy zasób materialny, mają przypisane swoje terminarze. Włączając terminarze innych zasobów (pracowników, sprzętów) możemy porównywać je i tworzyć nowe niekolidujące ze sobą terminy. Istnieje możliwość ukrycia obiektów dla innych użytkowników wystarczy we właściwościach obiektu usunąć zaznaczenie pole opcji Obiekt współdzielony. Korzystając z kalendarza, użytkownik może błyskawicznie sprawdzić, co powinien wykonać w danym dniu, a jego przełożony może kontrolować postęp w realizacji powierzonych zadań. Aby otworzyć Kalendarz klikamy na jego ikonę [ ] w menu nawigacyjnym. Drugim sposobem wywołania Kalendarza jest dwuklik na dacie w nawigatorze kalendarza. Wyświetli się okno ze szczegółami danego dnia dla zalogowanego użytkownika. Rozbudowana funkcjonalność Kalendarza zapewnia nam wiele możliwości tworzenia, edytowania i przeglądania terminów bez konieczności otwierania dodatkowych okien. Wszystkie potrzebne narzędzia mamy pod ręką w menu u góry okna. Standardowo okno Kalendarza zbudowane jest jak na rysunku: 49

50 Rysunek 36 Kalendarz 1. Belka tworzenia nowych obiektów 2. Belka narzędziowa zawiera podstawowe przyciski okna 3. Belka widoku i zakresu kalendarza zawiera przyciski dotyczące widoku kalendarza 4. Lista aktywnych terminarzy zasobów 5. Obszar roboczy kalendarza Belka tworzenia nowych obiektów Belka zawiera przyciski obiektów, które mogą być utworzone w oknie kalendarza. Naciskając jeden z przycisków otworzy się formatka nowego działania lub terminu. Domyślnie będzie on tworzony dla zasobu, którego terminarz jest aktywny. Belka narzędziowa Belka narzędziowa zawiera standardowe przyciski do obsługi obiektów w oknie: Otwórz otwiera zaznaczony obiekt z kalendarza Usuń usuwa zaznaczony obiekt z kalendarza Drukuj drukuje aktualny widok kalendarza przy pomocy drukarki ustawionej jako domyślna Ustawienia zapisuje lub przywraca domyślne ustawienia okna Odśwież odświeża widok kalendarza Belka widoku i zakresu kalendarza Belka widoku zapewnia szereg funkcji dostosowania widoku kalendarza. Podzielona jest na dwie części, z których pierwsza (po lewej stronie) odnosi się do formatowania bieżącego widoku, a druga (po prawej stronie) dotyczy zakresu widoku. Widok Kalendarza może być mniej lub bardziej złożony. Zależy to od tego jak dużo elementów chcemy mieć widocznych w oknie. Widok kalendarza może być ustawiony nawet z dokładnością do 5 min. Z lewej strony mamy przyciski: Poprzedni [ ] Przesuwa wstecz bieżący widok o jeden okres 50

51 Następny [ ]- Przesuwa w przód bieżący widok o jeden okres Dzisiaj [ ] Pokazuje dzisiejszy dzień w bieżącym widoku Powiększ [ ] Zwiększa dokładność podziału dnia na godziny Zmniejsz [ ]- Zmniejsza dokładność podziału dnia na godziny Z prawej strony mamy przyciski do zmiany widoku na: Dzień [ ] widok całodzienny jest najbardziej dokładnym widokiem zapisanych terminów Tydzień roboczy [ ] pokazuje zapisane terminy na bieżący tydzień pracy Tydzień [ ] poszerza widok o weekend i pokazuje tydzień w kompaktowej formie Miesiąc [ ] pokazuje miesięczny widok kalendarza; bardzo przydatny przy organizowaniu długoterminowych planów Oś czasu [ ] pokazuje kalendarz w formie osi czasu; rozmieszczenie terminów w czasie Lista aktywnych terminarzy zasobów Jest to lista tych zasobów, których terminarze mają być wyświetlone w obszarze roboczym kalendarza. Nowe terminarze dodaje się za pomocą przycisku [+]. Aby deaktywować terminarz i nie pokazywać go w kalendarzu wystarczy usunąć zaznaczenie pola opcji przy wybranym terminarzu na liście. Dodawanie nowego obiektu na Kalendarzu: W celu dodania nowego obiektu (działania lub terminu) na kalendarzu należy otworzyć Kalendarz [ ] i wybrać jedną z opcji: W zależności od typu nowego obiektu (Spotkanie, Wyjazd, Termin itd.) naciskamy odpowiedni przycisk na belce tworzenia nowych obiektów. Dwuklik w obszarze roboczym Kalendarza tworzenie zwykłego terminu Menu kontekstowe na obszarze roboczym Kalendarza wybieramy typ obiektu Po wybraniu jednej z w/w opcji, wyświetli się formatka danych nowego obiektu. Będzie ona miała automatycznie wypełnione pola dat oraz zasobu (można je edytować), w zależności od bieżącego położenia kursora na kalendarzu oraz pracownika zalogowanego do systemu. Wypełnienie pola Temat jest obligatoryjne. Jeżeli jego zawartość nie będzie zgodna z wymaganym warunkiem [ ], wtedy zapis danych będzie zablokowany. Na szczególną uwagę zasługuje pole Przypomnienie na formatce terminu. Dzięki niemu, w odpowiednim momencie wyświetlone zostanie okno przypomnienia o realizacji terminu / działania. W kalendarzu obiekt będzie oznaczony ikonką dzwonka [ ],świadcząca o istnieniu przypomnienia, która zniknie po odrzuceniu przypomnienia. Kalendarz zyskuje na przejrzystości i czytelności gdyż każdy typ działania jest oznaczany innym kolorem. Dodatkowo, tworząc nowy termin nadajemy mu status (oznaczany kolorowym paskiem z lewej strony terminu). Uwaga! Pamiętajmy, że tworząc obiekt danego typu nie będziemy mogli zmienić go na inny. Przypomnienie Temat Status Rysunek 37 Budowa terminu na kalendarzu 51

52 Na bocznym panelu aktywnych terminarzy, możemy włączać / wyłączać terminarze innych zasobów. Dzięki temu możemy porównywać terminarze między sobą tak, aby nie zapisywać kolidujących ze sobą terminów. Zapisanie terminów na kalendarzach zasobów materiałowych odzwierciedla rezerwowanie danego zasobu na określony czas i umożliwia dzielenie się między pracownikami wspólnymi zasobami. W celu dodania kolejnego terminarza do listy, klikamy na przycisk [+]. Przy każdej nazwie zasobu wyświetlane jest pole opcji, które zaznaczone powoduje wyświetlenie terminarza danego zasobu. Pracując na kilku kalendarzach pracowników mamy możliwość porównania i przenoszenia terminów między sobą. Na przykład organizując zebranie pracowników w firmie, możemy zaplanować każdemu z nich taki sam termin przypominający o spotkaniu. Wystarczy kliknąć na termin prawym klawiszem myszy i przeciągnąć go na nowe miejsce w kalendarzu. WF- CRM współpracuje z Microsoft Outlook Dzięki temu możemy importować lub eksportować wszystkie zapisane terminy. Będą one kompatybilne z naszym kalendarzem, a więc nie musimy ręcznie przepisywać zaplanowanych terminów do kalendarza. Po wcześniejszym skonfigurowaniu danych profilu Outlooka, wystarczy kliknąć na przycisk Perły WF-CRM [ wybrać z listy menu MS-Outlook [ ] odpowiednią akcję (import, eksport danych). Istnieje możliwość wybrania typu synchronizowanych elementów np. tylko terminów lub tylko zadań. Opcja tak jest dostępna w module Administracja w zakładce Moje konto MSOutlook. ] i Edytowanie danych obiektu z Kalendarza: Wszystkie wyświetlane obiekty na kalendarzu, możemy w dowolnej chwili edytować. Aby otworzyć formatkę z danymi należy: Dwa razy kliknąć na terminie Zaznaczamy dany termin i klikamy na przycisk Otwórz [ ] z Belki Narzędziowej Prawym klawiszem uaktywniamy menu kontekstowe i wybieramy Otwórz Zmiana niektórych danych może powodować zmiany w wyglądzie obiektu na kalendarzu. Na przykład zmieniając status terminu, zmienimy jego kolor oznaczenia, albo zmieniając planowany czas, zmieniamy położenie obiektu na kalendarzu. Po zakończeniu pracy z terminem, zapisujemy dane i klikamy przycisk Zamknij [ ] aby zamknąć okno. W przypadku nie zapisania wcześniej zmian, pojawi się okienko dialogowe z zapytaniem (jak na rysunku). Klikamy na wybraną opcję, po czym okno dialogowe oraz formatka danych zamykają się. Rysunek 38 Zapytanie o zapisanie zmian Klikamy na wybraną opcję, po czym okno dialogowe oraz formatka danych zamykają się. W celu uniknięcia takiej sytuacji możemy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij [ ], wtedy zmiany zostaną zapisane automatycznie przed zamknięciem okna (bez wyświetlania potwierdzenia). 52

53 Usuwanie obiektu z kalendarza : Każdy wyświetlany obiekt na kalendarzu możemy usunąć, o ile jesteśmy jego właścicielem i nie jest to działanie. Wykasowanie terminu z kalendarza powoduje usunięcie go także z okna Terminy. Podobnie jak przy usuwaniu jakichkolwiek rekordów z bazy danych, taka operacja nie sprzyja budowaniu jednolitej historii relacji. Pamiętajmy, że każdy element zarejestrowany w bazie danych tworzy pewną część historii firmy. Dzięki temu w każdej chwili jesteśmy w stanie odtworzyć całą historię kontaktu. Pamiętajmy, że nigdy nie wiadomo kiedy i do czego informacje będą nam potrzebne. Usunięcie terminu z kalendarza nie wykasuje innych działań czy kontaktów dotyczących go. Po prostu termin nie będzie on widoczny ani w oknie Terminy, ani w kalendarzu. W celu usunięcia terminu, otwieramy kalendarz na dniu, którym jest zaplanowany. Następnie zaznaczamy go i klikamy przycisk Usuń [ ] lub na klawiaturze klawisz [Delete]. Działanie takie, wywoła okno dialogowe z potwierdzeniem decyzji. Po wybraniu odpowiedniej akcji Tak/ Nie/ Anuluj, okno dialogowe znika i następuje wykonanie podjętej akcji. Uwaga! Usunięcie obiektu z kalendarza jest nieodwracalne. Kliknięcie przycisku Tak w oknie dialogowym, spowoduje usunięcie go, bez możliwości powrotu do danych. Dlatego należy dobrze zastanowić się zanim potwierdzimy chęć zrealizowania tego działania. 53

54 ROZDZIAŁ 9 DANE TELEADRESOWE Moduł Dane teleadresowe powstał aby przyśpieszyć użytkownikowi dostęp do podstawowych danych o wszystkich kontaktach firmy. Pełni on rolę książki telefonicznej gdzie uzyskujemy pełne dane teleadresowe bez konieczności otwierania szczegółowych danych kontaktu. Moduł składa się z czterech podstawowych widoków: Kontakty Adresy Adresy Telefony kontaktowe Kontakty Jest to tzw. kartoteka osobowa, która zawiera wszystkie kontakty, jakie są nawiązane z naszą firmą. Klikając na ikonę Kontakty [ ], wyświetli się tabela ze wszystkimi występującymi typami kontaktów naszej firmy, poczynając od najprostszego typu Kontakt, poprzez Osobę kontaktową, Pracownika, Jednostkę organizacyjną, po Kontrahenta. Oprócz wyżej wymienionych typów kontaktów, w oknie Kontakty mogą występować także inne typy np. banki [ ], które są zaczytywane z WF-Maga podczas synchronizacji danych. Obsługa okna Kontakty jest bardzo podobna do obsługi innych okien. Z tego poziomu możemy dodawać nowe kontakty, edytować lub usuwać już istniejące. U góry okna znajduje się Belka Narzędziowa, złożona z przycisków: Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież, która służy do zarządzania wszystkimi rekordami znajdującymi się w oknie. Pod nią jest Belka Szybkiego Dodawania, gdzie naciskając na jeden z przycisków można dodać nowy kontakt o określonym typie. Otwierając szczegółowe dane kontaktu (dwuklikiem lub przy pomocy przycisku Otwórz). W kontekście każdego kontaktu możemy dodawać nowe obiekty związane z kontaktem elementy tj. Widomości, Działania a także Notatki i Pliki. Podobnie jak w innych oknach zaawansowane techniki zarządzania danymi pozwalają wyszukać odpowiednie dla siebie kontakty. Widok możemy zmienić, grupując wszystkie rekordy wedle własnego kryterium. Podobnie możemy posortować lub przefiltrować kontakty (szczegółowy opis wszystkich metody wyszukiwania danych opisany jest w oddzielnym rozdziale). Jeżeli będziemy częściej korzystać z naszego kryterium, możemy zapisać ustawienie kolumn (przycisk Ustawienia), które będzie zapamiętane przy następnym logowaniu. Na szczególną uwagę w omawianym oknie zasługuje typ kontaktu: Kontakt, ze względu na swoją formę - najprostszą jaka jest, gromadzi podstawowe dane. Jest to obiekt, który jest niezidentyfikowany do końca przez nas. Może to być osoba, która dopiero pretenduje do poziomu kontrahenta lub nadawca wiadomości, którego nie ma jeszcze w bazie danych. Nowy Kontakt może być tworzony ręcznie wykorzystując przycisk Dodaj kontakt [ ] w oknie przeglądania danych Kontakty; lub automatycznie pobrać dane program pobiera dane z pola adresata wiadomości i zapisuje jako kontakt. W dowolnej chwili kontakt może stać się kontrahentem lub osoba kontaktową np. po rozpoczęciu współpracy. Służy do tego przycisk Konwertuj z grupy przycisków Obiekt na formatce danych kontaktu. Uwaga! Konwersja kontaktu do osoby kontaktowej lub kontrahenta działa tylko w jedną stronę. Dlatego też, po takim przekształceniu powrót do danych kontaktu nie będzie możliwy. 54

55 Formatka danych kontaktu złożona jest z oddzielnych kart, które zbierają dane z określonych obszarów związanych z kontaktem. Na przykład karta Wiadomości wyświetla wszystkie wiadomości, które dotyczą danego kontaktu. Powiązania z innymi obiektami np. działaniami tworzone są przez pole Kontakt, które znajduje się na formatce danych każdego z nich. Adresy Adresy jest to okno, które w postaci tabelarycznej wyświetla wszystkie adresy każdego kontaktu firmy. Przy pomocy tego okna użytkownik może szybko odnaleźć adres kontaktu, bez konieczności otwierania szczegółowych danych. Ze względu na możliwość zapisania dowolnej ilości adresów kontaktu np. adres korespondencyjny, adres dostawy, adres służbowy itd. odnalezienie jednego adresu może być kłopotliwe. Okno Adresy wyświetla listę wszystkich kontaktów i ich adresów. Jeżeli dany kontakt ma kilka adresów, wtedy jego nazwa zostanie powtórzona na liście przy każdym z tych adresów. Z poziomu tego okna można edytować szczegóły adresu, a po zapisaniu zmian będą on widoczne również na formatce danych kontaktu. Lista adresów powiększa się wraz z zapisywaniem nowych adresów na formatce kontaktu. Adresy Adresy jest to okno, które wyświetla wszystkie adresy każdego kontaktu firmy. Dzięki niemu użytkownik posiada szybki dostęp do wszystkich adresów danego kontaktu. W danych każdego kontaktu można zapisać kilka takich adresów, do których dostęp nie zawsze jest szybki. W oknie Adresy użytkownik znajdzie nie tylko domyślny adres ale także wszystkie inne np. adresy różnych działów w firmie. Lista adresów powiększa się w miarę zapisywania dla każdego kontaktu nowych adresów w-mail. Z poziomu okna Adresy każdy adres może być edytowany, a zapisane zmiany będą widoczne także w szczegółach kontaktu. Telefony kontaktowe Telefony kontaktowe jest to widok, w którym użytkownik znajdzie spis wszystkich telefonów każdego kontaktu. Podobnie jak z adresami, w danych kontaktu można zapisać dowolną ilość numerów telefonicznych. Mogą znajdować się tam telefony do np. różnych działów firmy, albo numery telefonów służbowych, prywatnych itd. Lista telefonów powiększana jest w miarę wpisywania większej ilości informacji na formatce danych kontaktu. Z poziomu okna Telefony kontaktowe każdy numer telefonu może być edytowany, a wprowadzone zmiany będą także widoczne w szczegółowych danych kontaktu. ROZDZIAŁ 10 MODUŁ KLIENCI Moduł Klienci to najważniejsza część WF-CRM. Jest punktem odniesienia wszystkich funkcji programu. Zawarte w nim są szczegółowe dane na temat wszystkich osób, firm z jakimi związane jest nasze przedsiębiorstwo. Jest to pewnego rodzaju repozytorium, które gromadzi informacje o wszystkich klientach przedsiębiorstwa. Poczynając od danych teleadresowych firm oraz pełnej historii współpracy, a skończywszy na zarządzaniu zbiorami cech. Tak duża ilość informacji jest gwarancją, że nasze kontakty handlowe zostaną opisane w rzetelny sposób, nie tylko poprzez standardowe dane, ale także specyficzne np. rodzaj relacji, potencjał handlowy. KONTRAHENCI Kontrahent jest to rodzaj kontaktu, z którym jesteśmy związani relacjami biznesowymi; najczęściej jest to firma, którą reprezentuje przynajmniej jedna osoba kontaktowa. Zbiorem takich kontaktów jest okno Kontrahenci [ ], który w formie tabeli, przedstawia wszystkich zapisanych do bazy kontrahentów. Wszystkie rekordy pogrupowane są względem zestawu parametrów takich jak: Typ kontaktu, Nazwa skrócona, NIP, Regon itd. Formatka danych Kontrahent zawiera bardzo szczegółowe dane. Znajdują się tam nie tylko dane teleadresowe, ale także wszystkie działania, wydarzenia i terminy, związane z danym kontrahentem. 55

56 Wszystkie te informacje są pogrupowane w odpowiednich kartach, które odpowiadają za jeden obszar danych kontrahenta np. informacje związane z jego osobami kontaktowymi wyświetlane są w zakładce Osoby kontaktowe, a związane z korespondencją w karcie Wiadomości. Baza kontrahentów to mieszanka wszystkich klientów bez względu na to, czy są naszymi dostawcami, klientami końcowymi, dealerami. Mimo to, dzięki wygodnym funkcjom wyszukiwania danych, jesteśmy w stanie szybko dotrzeć do potrzebnych informacji. Uwaga! Nigdy nie prowadź eksperymentów na rzeczywistych danych firmy. Jeżeli chcesz przetestować opcje programu na danych kontrahenta, stwórz kontrahenta testowego. Sprawdź zachowanie systemu na tych danych przed wprowadzeniem zmian do rzeczywistego klienta firmy. Staraj się unikać modyfikowania istniejących danych. Nie usuwaj danych pochopnie, zwłaszcza wtedy, gdy nie wiesz, do czego są wykorzystywane. Poniżej umieszczono listę pól, na które należy zwrócić uwagę wypełniając dane kontrahenta: Osoba kontaktowa przy pomocy tego pola określa się osobę kontaktową, z która reprezentuje kontrahenta i z nią w pierwszej kolejności należy się kontaktować w sprawach kontrahenta. Jeden kontrahent może mieć kilka osób kontaktowych. Lista ich znajduje się w zakładce Osoby kontaktowe na formatce danych kontrahenta. Jedna z osób kontaktowych jest wyświetlana pogrubionym drukiem, a oznacza to że jest to główna osoba kontaktowa i jest ona wyświetlana w podstawowych danych kontrahenta. Pracownik Za pomocą tego pola określa się, który pracownik w firmie jest odpowiedzialny za opiekę nad kontrahentem. W polu wyboru wyświetla się lista wszystkich pracowników firmy. Warto podkreślić, iż pole to nie ma znaczenia tylko i wyłącznie informacyjnego. Z faktu bycia opiekunem kontrahenta wynika zawsze posiadanie pełnych praw dostępu do danych (odczyt, zapis oraz usuwanie), a oprócz tego, naciskając przycisk Pokaż tylko moje w oknie przeglądania danych wyświetlą się tylko tych kontrahentów, którymi się opiekujemy Adres - adres kontrahenta. Jest to zazwyczaj ogólny adres firmowej skrzynki np. Dodając osoby kontaktowe można określić adres konkretnej osoby. Pole to jest niezwykle istotne jeśli korzysta się z systemu do wysyłania maili, gdyż to pole zawiera domyślny adres na który będzie wysyłana poczta. Dodatkowe adresy można dodać w zakładce Adresy . Cechy pola te, pomimo tego że znajdują się na zakładce Szczegóły są bardzo często wykorzystywane. Służą one do szczegółowego opisania firmy, zaznaczenia jakimi cechami charakteryzuje się dodawany kontrahent. Przykładowymi cechami mogą być: Nierzetelny, Nie płaci w terminie, Wiarygodny, Targi, Życzenia świąteczne, itp. W odróżnieniu od zwykłych pól słownikowych, jak np. Branża, tutaj można dodawać wartości bez ingerencji administratora. Wystarczy wpisać tekst tak jak w pole tekstowe lub wybrać z listy wcześniej dodanych wartości. Po zapisaniu danych kontrahenta wartość będzie dodana do listy tej cechy. Pole to, oprócz dzielenia się wiedzą o kliencie z innymi użytkownikami systemu, jest bardzo przydatne do wyszukiwania kontrahentów, spełniających określone kryteria. Źródło pozyskania - zawartość tego pola daje odpowiedzi na następujące pytania: które działania handlowe i marketingowe przynoszą największe korzyści firmie? Czy opłaca się wyjeżdżać na targi? Czy warto zatrudnić dodatkowego telemarketera? Ile firm zgłosiło się w ciągu ostatniego kwartału z polecenia? Prawidłowo wypełnione pole pozwala łatwo analizować skuteczność działań handlowych. Pamiętaj również, że jest to pole słownikowe, w związku z tym jeśli na liście brakuje jakiegoś źródła pozyskania, zgłoś to administratorowi. 56

57 Status - system WF-CRM służy do obsługi nie tylko kontrahentów, którzy stale współpracują z firmą, lecz również tych, którzy będą dopiero pozyskani. Wykorzystując pole Status można opisać stan zaawansowania rozmów z kontrahentem. Status przydaje się do odnalezienia wszystkich współpracujących kontrahentów lub tylko tych, którzy w przeszłości zostali odrzuceni. NIP pole przeznaczone na Numer Identyfikacji Podatkowej firmy. Ogólnie, pole to nie będzie nastręczać problemów. Można w nim wpisać w dowolnej formie numer NIP. Warto jednak zauważyć, że jest to jedno z pól synchronizowanych z danymi WF-Mag. Dobrą praktyką jest utrzymanie jednej konwencji wpisywania numeru np. ***-**-**-***. Dzięki temu przechowywane dane będą w jednolitej formie, co ułatwia grupowanie i odnalezienie informacji. Ostrzeżenie jest to pole odpowiedzialne za pojawienie się komunikatu w momencie otwierania danych kontrahenta. Może to być np. informacja o nieregularnym spłacaniu zadłużeń przez klienta. Dzięki takiej informacji możemy odpowiednio dostosować obsługę klienta. Jest to pole, synchronizowane z danymi WF-Mag. Dokumenty handlowe, Rozrachunki, Zamówienia zakładki, które zawierają dane pobrane z systemu WF-Mag. Dzięki nim użytkownik może zobaczyć w jakim stanie klient ma swoje rozrachunki i czy np. nie ma zaległości w płatnościach. Jeżeli w programie włączona jest synchronizacja on-line dane będą na bieżąco uaktualniane. Wszystkie dane znajdujące się w tych zakładkach można grupować, filtrować i sumować. OSOBY KONTAKTOWE Osoba kontaktowa jest, swego rodzaju, dopełnieniem wiedzy o kliencie. Jest to osoba, z którą możemy kontaktować się w sprawach dotyczących danego kontrahenta. Jest to zazwyczaj osoba pracująca w firmie kontrahenta. Każda osoba kontaktowa dotyczy przynajmniej jednego kontrahenta. W zależności od wielkości firmy, kontrahent może zatrudniać wiele osób kontaktowych. Dzięki rejestrowaniu osób kontaktowych znikają pytania typu a z kim rozmawiać w firmie X?. Może jednak pojawić się problem, czy korespondencję wysyłać na adres firmy, czy na ręce konkretnego pracownika. Doświadczenie mówi, że są firmy takie, i takie. Jeżeli jest to firma, która zatrudnia kilka osób w księgowości, wystarczy zaadresować korespondencję na dział księgowości. Jeżeli wiemy, że firma jest mała, adresujemy zazwyczaj w ogóle bez działu i pracownika. W przypadku jednak sprzedaży wysyłkowej, adres musi zawierać nazwisko osoby zamawiającej w przeciwnym przypadku przesyłka błądzi po firmie lub w ogóle nie zostanie odebrana. Okno Osoby kontaktowe zawiera listę osób kontaktowych dla wszystkich kontrahentów. Może zdarzyć się taka sytuacja, że jedna osoba będzie reprezentować kilku kontrahentów. W takim wypadku, w oknie Osoby kontaktowe nazwisko tej osoby będzie powtórzone tyle razy ilu kontrahentów dotyczy. Tak jak każde okno przeglądania danych, okno Osoby kontaktowe wyposażone jest w Belkę Narzędziową złożoną z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież. Każdy z tych przycisków funkcjonuje tak jak został opisany w rozdziale Belka Narzędziowa. Dodatkowo tak jak we wszystkich oknach przeglądania danych, rekordy możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb również za pomocą Kreatora Filtra (funkcje opisane w rozdziale Funkcje manipulowania danymi). Poniżej umieszczono listę pól, na które należy zwrócić uwagę wypełniając dane osoby kontaktowej: Powiązani kontrahenci w tej zakładce wyświetlani są wszyscy kontrahenci, których reprezentuje dana osoba kontaktowa. Jeden z nich wyświetlany pogrubionym drukiem pełni rolę głównego kontrahenta. Każda osoba kontaktowa może reprezentować kilku kontrahentów. To oznacza, że ta osoba kontaktowa będzie wyświetlana na liście Osoby kontaktowe w danych każdego kontrahenta. Pracownik za pomocą tego pola określany jest pracownik odpowiedzialny za opiekę nad osobą kontaktową. W polu wyboru wyświetla się lista wszystkich pracowników firmy. Warto podkreślić, iż 57

58 pole to nie ma znaczenia tylko i wyłącznie informacyjnego. Z faktu bycia pracownikiem obsługującym wynika zawsze posiadanie pełnych praw dostępu do danych (odczyt, zapis oraz usuwanie). Adres - adres osoby kontaktowej. Jest to zazwyczaj adres firmowej skrzynki np. Pole to jest niezwykle istotne jeśli korzysta się z systemu do wysyłania maili, gdyż to pole zawiera domyślny adres na który będzie wysyłana poczta. Dodatkowe adresy można dodać w zakładce Adresy . Numer telefonu jest to domyślny numer telefonu osoby kontaktowej. Ten numer będzie wyświetlany przy nazwisku osoby kontaktowej np. na liście osób kontaktowych kontrahenta. Dodatkowe numery kontaktowe można dodać w zakładce Telefony kontaktowe, gdzie domyślny telefon będzie wyświetlany pogrubioną czcionką. Dodawanie nowego Kontrahenta / Osoby kontaktowej W WF-CRM istnieje wiele sposobów dodawania nowych obiektów z różnych miejsc programu. W miarę nabywania doświadczenia i biegłości w jego obsłudze programu, użytkownik odkryje nowe możliwości. Poniżej pokazano trzy najprostsze sposoby dodania nowego kontrahenta i osoby kontaktowej: Dodaj [ ] na belce narzędziowej lub menu kontekstowego w oknie Kontrahenci / Osoby kontaktowe Kontrahent / Osoba kontaktowa z belki szybkiego dodawania w oknie Kontakty Dodaj [ ] w Perle WF-CRM [ ] Po wybraniu jednej z w/w opcji, wyświetli się formatka danych nowego odpowiedniego obiektu. Formatka danych kontrahenta i osoby kontaktowej złożona jest z wielu kart, które zawierają dane szczegółowe pogrupowane w zależności od ich tematyki. I tak na przykładzie formatki danych kontrahenta wyróżniamy następujące kart (zakładki): Kontrahent podstawowe dane identyfikujące Kontrahenta Szczegóły dodatkowe informacje dotyczące utworzenia modyfikacji danych kontrahenta Osoby kontaktowe lista osób kontaktowych wraz z działaniami dotyczącymi ich Wiadomości wyświetla listę i, listów i faksów, dotyczących kontrahenta Działania - wyświetla listę wszystkich działań, dotyczących kontrahenta Relacje - wyświetla listę relacji wiążących kontrahenta Terminy - wyświetla listę terminów, dotyczących kontrahenta Notatki - wyświetla listę notatek, dotyczących kontrahenta Pliki - wyświetla listę plików, związanych z kontrahentem Dodatkowe adresy - wyświetla listę adresów, dotyczących kontrahenta Dodatkowe adresy - wyświetla listę adresów kontrahenta Dodatkowe telefony kontaktowe - wyświetla listę telefonów kontaktowych kontrahenta Dokumenty handlowe wyświetla wszystkie dokumenty handlowe jakie zostały zapisane w bazie danych za pomocą programu WF-Mag dla Windows Rozrachunki - wyświetla wszystkie rozrachunki jakie zostały zapisane w bazie danych za pomocą programu WF-Mag dla Windows Zamówienia - wyświetla wszystkie zamówienia jakie zostały zapisane w bazie danych za pomocą programu WF-Mag dla Windows Dodanie nowego kontrahenta / osoby kontaktowej polega na podaniu podstawowych danych teleadresowych, a także danych szczegółowych mających powiększyć zasób wiedzy o tym obiekcie. 58

59 Pola Nazwa skrócona, Nazwisko, Imię oznaczone są znakiem [ ], który oznacza, że są to pola obowiązkowe i muszą zostać wypełnione. Zapewne pola takie jak Miejscowość, Ulica, Kod pocztowy, Adres , Numer telefonu są oczywiste. Warto jednak zaznaczyć, że w sekcji Dane teleadresowe znajdują się dane domyślnego adresu, telefonu i a. Natomiast na zakładkach Adresy, Adresy , Telefony kontaktowe można wpisać dowolną ilość adresów np. adres wysyłki, adres centrali, adresy oddziałów, podobnie z adresami i telefonami. Pola takie jak Branża, Typ adresu, Zwrot grzecznościowy, Stanowisko uniemożliwiają wpisanie dowolnej wartości. Możliwe jest wybranie jednej z dostępnych na liście wartości. Są to tzw. pola słownikowe, których wartości konfigurowane są przez administratora. W celu dodania np. nowej branży należy skontaktować się z administratorem. Administrator może także usunąć zbędne wpisy. Takich pól w systemie jest bardzo dużo. Należy mieć na uwadze aby uzupełniać je w miarę możliwości, jak najwięcej. Pozwoli to w przyszłości sprawnie i szybko wyszukiwać odpowiednich kontrahentów / osoby kontaktowe. Po wypełnieniu wszystkich potrzebnych informacji należy kliknąć przycisk Zapisz [ ] lub Zapisz i zamknij [ ] aby obiekt został dodany do bazy danych. Po zapisaniu danych w każdej chwili można je uzupełnić. Kontrahenci i osoby kontaktowe zapisani w systemie WF-CRM są kojarzeni w trakcie używania systemu z innymi obiektami tj. działaniami, wiadomościami i terminami. Nowe obiekty możemy tworzyć bezpośrednio w kontekście kontrahenta / osoby kontaktowej czyli z poziomu formatki danych kontrahenta / osoby kontaktowej. W tym celu, na formatce danych kontrahenta / osoby kontaktowej używamy przycisków z menu Wstążki np. Spotkanie, Wyjazd, . Po czym, otwiera się formatka danych nowego obiektu automatycznie powiązanego z kontrahentem (wypełnione pole Kontrahent), w kontekście którego tworzyliśmy nowy obiekt. Edytowanie danych Kontrahenta / Osoby kontaktowej Po dodaniu kontrahenta / osoby kontaktowej do bazy danej w dowolnej chwili można ich dane edytować i uzupełniać. W tym celu odszukujemy np. kontrahenta w oknie Kontrahenci. W przypadku dużej bazy danych przydatne będą metody wyszukiwania danych. Po odnalezieniu odpowiedniego obiektu otwieramy go klikając przycisk Otwórz [ ] lub za pomocą dwukliku. W nowej zakładce otworzy się formatka danych wybranego kontrahenta. Wszystkie zgromadzone dane mogą być edytowane. Jeżeli uzyskaliśmy więcej informacji o kontrahencie / osobie kontaktowej możemy uzupełnić niewypełnione do tej pory pola. Z poziomu formatki danych kontrahenta / osoby kontaktowej można dodawać nowe obiekty tj. działania, wiadomości i terminy, które automatycznie będą powiązane z kontrahentem / osobą kontaktową. W tym celu używamy przycisków ze Wstążki na formatce danych kontrahenta / osoby kontaktowej. Każdy przycisk określa typ obiektu np. spotkanie, wyjazd, . Na przykład tworząc nową Sprawę klikamy na przycisk Sprawa [ ]. W ten sposób otwiera się formatka nowej sprawy z wypełnionymi danymi kontrahenta, którego ma dotyczyć sprawa. Takie rozwiązanie jest bardzo wygodne w przypadku, kiedy wiemy kogo będzie dotyczyć zdarzenie. W ten sposób oszczędzamy czas poświęcany na przeszukiwanie bazy danych kontrahentów tworząc sprawę w inny sposób. Każda wprowadzona zmiana powinna być zapisana aby była widoczna w bazie danych. Informacje o ostatniej modyfikacji danych widoczne są we właściwościach obiektu (kontrahenta). Po zakończeniu pracy na formatce danych, klikamy przycisk Zamknij [ ] - w prawym górnym rogu - który powoduje zamknięcie okna. W przypadku wprowadzenia jakichkolwiek zmian i nie zapisania zmian przed kliknięciem przycisku Zamknij, pojawi się okienko dialogowe z zapytaniem. Klikamy na wybraną opcję, po czym okno dialogowe oraz formatka danych zamykają się. Aby zapisać dane przed zamknięciem okna (bez wyświetlania potwierdzenia) klikamy przycisk Zapisz i zamknij [ ]. 59

60 Rysunek 39 Zapytanie o zapisanie zmian Może zdarzyć się taka sytuacja w naszej firmie, że dwóch pracowników będzie próbowało edytować ten sam rekord. Użytkownik, który pierwszy zapisze zmiany, nie zauważy różnicy, natomiast drugi przy próbie zapisu będzie musiał podjąć decyzję o nadpisaniu zmian lub ich porzuceniu. Wyświetli się okno dialogowe o treści Użytkownik zmodyfikował dane o godzinie. Czy chcesz nadpisać zmiany?. Jeżeli kliknie na przycisk Tak, zostaną zapisane zmiany wprowadzone przez niego, w przeciwnym przypadku w bazie pozostaną dane wprowadzone przez pierwszego użytkownika. Usuwanie Kontrahenta / Osoby kontaktowej Podobnie jak każdy obiekt, także kontrahenta / osobę kontaktową można usunąć z bazy danych. Jedynym warunkiem jest to, żeby być właścicielem tego obiektu tzn. powinniśmy widnieć w polu Pracownik. Należy zdawać sobie sprawę, że wykasowanie takich danych nie sprzyja budowaniu i gromadzeniu jednolitej historii relacji z klientem co jest podstawowym celem każdego systemu CRM. Nawet po zakończeniu współpracy z kontrahentem / osobą kontaktową, jego dane powinny cały czas istnieć w bazie danych. Dzięki temu w każdej chwili jesteśmy w stanie odtworzyć całą historię kontaktu. Pamiętajmy, że nigdy nie wiadomo kiedy i do czego informacje będą nam potrzebne. Usunięcie kontrahenta / osoby kontaktowej z bazy nie wykasuje innych obiektów z nim związanych. Mimo, że nie będzie on widoczny w oknie Kontrahenci / Osoby kontaktowe, to na formatkach danych obiektów z nim związanych, pola Kontrahent / Osoba kontaktowa będą wypełnione jak dotychczas. Kliknięcie na hiperłącze kontrahenta / osoby kontaktowej wywoła podgląd danych (bez możliwości edycji). W celu usunięcia kontrahenta / osoby kontaktowej, należy zaznaczyć go w oknie Kontrahenci / Osoby kontaktowe, a następnie kliknąć przycisk Usuń [ ] lub klawisz [Delete]. Kontrahenta / Osobę kontaktową można usunąć także z poziomu jego formatki danych klikając przycisk Usuń [ ]. Działanie takie, wywoła pojawienie się okna dialogowego z potwierdzeniem decyzji. Po wybraniu odpowiedniej akcji Tak/ Nie/ Anuluj, okno dialogowe znika i następuje wykonanie podjętej akcji. RELACJE Uwaga! Usunięcie kontrahenta / Osoby kontaktowej z okna Kontrahenci / Osoby kontaktowe jest nieodwracalne. Potwierdzenie decyzji przyciskiem Tak w oknie dialogowym, spowoduje usunięcie go, bez możliwości powrotu do danych. Dlatego należy dobrze zastanowić się zanim potwierdzimy chęć zrealizowania tego działania. Relacje są podstawowym elementem każdego oprogramowania CRM. Jak nazwa wskazuje są to programy do zarządzania relacjami z klientem. Budowanie relacji jest jednym z czynników istnienia naszej firmy na rynku. Jak wynika z badań, o wiele trudniej i kosztowniej jest pozyskać nowego klienta, niż utrzymać starego. Aby wiedzieć, w które relacje należy inwestować, należy je skategoryzować. Jednym z kryteriów oceny atrakcyjności klienta dla firmy są czynniki behawioralne, 60

61 mówiące nam o jego zachowaniach, preferencjach, motywacji, a także częstotliwość kontaktu z nami. Posiadając takie informacje możemy celnie określić relacje, związki łączące nas z klientem. Okno przeglądania danych Relacje pozwala na dopełnienie wiedzy o kliencie. Wyświetlamy go klikając na ikonę [ ] w menu nawigacyjnym. Znajdują się tam wszystkie zapisane relacje, posegregowane w odpowiednich kolumnach. Każda relacja łączy dwa obiekty ze sobą więzami biznesowymi lub społecznymi. W relacji może brać udział każdy typ kontaktów, zarówno kontrahent, osoba kontaktowa, jak i pracownik. Określanie relacji w firmie jest bardzo wydajnym rozwiązaniem, które przedstawia ogólny zarys rynku, jaki otacza naszą firmę. Może zdarzyć się też taka sytuacja, że wśród naszych klientów pojawią się tacy, którzy formalnie nie mają nic ze sobą wspólnego. Jednakże w rzeczywistości to te same firmy, rozdzielone jedynie dla celów podatkowych. Ten często pomijany fakt, szczególnie dotkliwie uwidacznia się przy wysyłaniu korespondencji. Wysłanie trzech zaproszeń, które tak naprawdę trafią w ręce tej samej osoby nie świadczy o naszym profesjonalizmie. Do rozwiązania tego problemu możemy wykorzystać okno przeglądania danych Relacji. Tworzymy powiązanie pomiędzy poszczególnymi kontrahentami. Dzięki temu po wybraniu firmy głównej pojawią się wszystkie połączenia i powiązania z innymi kontrahentami z bazy, a korespondencja trafi tylko do głównego klienta. Okno przeglądania danych Relacje [ ] ewidencjonuje wszystkie relacje w firmie w tabeli o kolumnach: Kontakt 1 określa pierwszy kontakt w relacji Rola kontaktu 1 określa rolę pierwszego kontaktu w relacji Kontakt 2 określa drugi kontakt w relacji Rola kontaktu 2 określa rolę drugiego kontaktu w relacji Początek data powstania relacji Koniec data zakończenia relacji U góry okna okna przeglądania danych znajduje się Belka Narzędziowa złożona z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Ustawienia i Odśwież. Każdy z tych przycisków funkcjonuje podobnie jak w innych oknach przeglądania danych. Dodatkowo tak jak we wszystkich oknach przeglądania danych, rekordy możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). Dodawanie nowej Relacji: W celu zapisania nowej Relacji należy skorzystać z jednej z możliwości: Dodaj [ ] lub menu kontekstowe w oknie przeglądania danych Relacje [ ] Nowa Relacja w Perle WF-CRM [ ] Po wybraniu jednej z w/w opcji, wyświetli się formatka danych nowej Relacji. Składa się tylko z kliku pól, których wartości mają odpowiadać na pytanie typu: Kto jest kim i dla kogo? 61

62 Rysunek 40 Formatka danych Relacji Formatka danych Relacji zawiera pola: Kontakt 1 wyświetla dane pierwszego kontaktu, składającego się na relację wybór z listy wszystkich kontaktów z bazy danych- pole obowiązkowe Rola kontaktu 1 wyświetla rolę, jaką pełni Kontakt 1 w relacji wybieramy rolę z listy rozwijanej Opis roli kontaktu 1 wyświetla szczegółowy opis roli kontaktu, który możemy wpisać sami Kontakt 2 wyświetla dane drugiego kontaktu, składającego się na relację wybór z listy wszystkich kontaktów z bazy danych- pole obowiązkowe Rola kontaktu 2 wyświetla rolę, jaką pełni Kontakt 2 w relacji wybieramy rolę z listy rozwijanej Opis roli kontaktu 2 wyświetla szczegółowy opis roli kontaktu, który możemy wpisać sami Data powstania relacji domyślnie wyświetla bieżącą datę, która można edytować w razie potrzeby Data zakończenia relacji zapisujemy w tym polu datę, jeżeli relacja wygasła pomiędzy dwoma kontaktami Wypełnienie pól Kontakt 1, Kontakt 2 jest obligatoryjne. Jeżeli ich zawartość nie będzie zgodna z wymaganym warunkiem [ ], wtedy zapis danych będzie zablokowany. Wypełniając formatkę danych relacji wskazujemy na rolę, jaką w niej pełni dany kontakt. Rola relacji oddaje, jakie znaczenie ma dla nas dany kontakt, w odniesieniu do całej bazy danych. Na przykład doktor tworzy relacje w kierunku pacjenta, a pacjent w kierunku doktora. Ten sam doktor jest w innej relacji z kolegą doktorem, a w jeszcze innej z szefem, jako jego pracownik. Takim związkom możemy nadać różne role np. doktor pacjent albo pracownik szef. Dzięki temu, możemy pogrupować wszystkie kontakty na takie, które mają małe / duże znaczenie lub np. takie, które stanowią dla nas konkurencję na rynku. To pozwala dostosować charakter naszej współpracy z klientem. Edytowanie danych Relacji: Wraz z upływem czasu zmienia się charakter relacji. Jedne rozluźniają się, drugie zacieśniają itd. W takim wypadku możemy edytować zapisane dane. Wszystkie zapisane rekordy w oknie przeglądania danych Relacje są widoczne dla każdego użytkownika programu. Wynika to z faktu, że relacje są jedynymi obiektami w WF-CRM, które nie mają przypisanych własności takich jak: właściciel czy widoczność. W celu edytowania danych relacji otwieramy okno przeglądania danych Relacje klikając ikonę [ ]w menu nawigacyjnym. W odnalezieniu określonego rekordu na liście, mogą być przydatne metody manipulowania danymi. Następnie otwieram rekord klikając przycisk Otwórz [ ] lub dwuklikiem. Na pierwszym planie pojawi się formatka danych wybranej relacji. Dane możemy edytować lub tylko przeglądać w celu sprawdzenia lub znalezienia informacji. 62

63 Po zakończeniu pracy w tym oknie, klikamy przycisk Zamknij [ ] - w prawym górnym rogu - który powoduje zamknięcie okna. W przypadku nie zapisania zmian przed kliknięciem przycisku Zamknij, pojawi się okienko dialogowe z zapytaniem: Rysunek 41 Zapytanie o zapisanie zmian Klikamy na wybraną opcję, po czym okno dialogowe oraz formatka danych zamykają się. Aby uniknąć wyświetlania powyższego okna możemy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij [ ], wtedy zmiany zostaną zapisane przed zamknięciem okna (bez wyświetlania potwierdzenia). Może zdarzyć się taka sytuacja w naszej firmie, że dwóch pracowników będzie próbowało edytować ten sam rekord. Użytkownik, który pierwszy zapisze zmiany, nie zauważy różnicy, natomiast drugi przy próbie zapisu będzie musiał podjąć decyzję o nadpisaniu zmian lub ich porzuceniu. Wyświetli się okno dialogowe o treści Użytkownik zmodyfikował dane o godzinie. Czy chcesz nadpisać zmiany?. Jeżeli kliknie na przycisk Tak, zostaną zapisane zmiany wprowadzone przez niego, w przeciwnym przypadku w bazie pozostaną dane wprowadzone przez pierwszego użytkownika. Usuwanie Relacji: Z biegiem czasu będzie WF-CRM będzie przechowywać coraz więcej relacji dotyczących wszystkich zbieranych kontaktów. Będą to relacje aktywne i nieaktywne, czyli takie które nie mają już miejsca i zostały zakończone. Ktoś może powiedzieć, Po co nam zaśmiecać bazę danych nieistniejącymi już związkami. Nieprawda. Każdy obiekt WF-CRM, również relacja, stanowi pewną część historii naszej firmy. Dzięki temu w każdej chwili jesteśmy w stanie odtworzyć całą historię kontaktu. Właśnie, ze względu na historyczne dane, nie zaleca się usuwania jakichkolwiek obiektów z bazy. Nigdy nie wiadomo, czy nie będziemy potrzebowali kiedyś informacji o zakończonych relacjach. Pamiętajmy, że usuwanie jakichkolwiek danych z bazy nie sprzyja budowaniu jednolitej historii kontaktu. Aby usunąć zapisaną Relację, otwieramy okno przeglądania danych Relacje, a następnie wybieramy rekord do usunięcia i klikamy przycisk Usuń [ ] na Belce Narzędziowej lub klawisz [Delete]. Działanie takie, wywoła pojawienie się okna dialogowego z potwierdzeniem decyzji. Po wybraniu odpowiedniej akcji Tak/ Nie/ Anuluj, okno dialogowe znika i następuje wykonanie podjętej akcji. Uwaga! Usunięcie Relacji z okna przeglądania danych jest nieodwracalne. Kliknięcie przycisku Tak w oknie dialogowym, spowoduje usunięcie jej, bez możliwości powrotu do danych. Dlatego należy dobrze zastanowić się zanim potwierdzimy chęć zrealizowania tego działania. Ostatnie aktywności Okno Ostatnie aktywności wyświetla listę wszystkich kontrahentów i nawiązanych z nimi kontaktów (aktywności). Jest to widok korzystający z danych innych okien, a więc tworzy się w ten sposób pewnego rodzaju raport. Nie można w nim utworzyć nowych obiektów, ani usuwać istniejących. Natomiast, otwierając jeden z obiektów z listy otworzy się formatka wydarzenia, w której 63

64 można edytować jego dane. Okno zawiera informacje o podstawowych danych kontrahenta, o rodzaju ostatniego kontaktu z nim, o dacie i temacie tego wydarzenia, a także kto je realizował. Widok ostatnich aktywności jest szczególnie przydatny kiedy chcemy dowiedzieć się, ile minęło czasu od ostatniego naszego kontaktu z danym klientem. Kolumna Jak dawno dostarcza takich informacji, obliczając ilość dni od ostatniego kontaktu do dnia bieżącego. Obsługa tego okna polega na odpowiednim przefiltrowaniu danych, tak aby jego wynik pozwolił uzyskać odpowiedź na zadane pytanie w kryterium filtrowania. Oczywiście wszystkie zgromadzone dane możemy filtrować, sortować i grupować używając podstawowych, jak i zaawansowanych funkcji programu. Przyciski Ustawienia, Odśwież również działają na tej samej zasadzie jak w innych miejscach programu. Przykład: Załóżmy, że chcemy się dowiedzieć który z klientów jest zaniedbywany. Interesuje nas z którym klientem nie mieliśmy kontaktu przez ostatnie pół roku do ostatniego miesiąca. A zatem, kryterium filtra powinno opierać się na kolumnach Kontrahenci i Jak dawno. Okres jaki nas interesuje to: od 180 do 30 ostatnich dni. W tym celu otwieramy okno ostatnich aktywności. Użyjemy funkcji Edytora Filtra, która na pierwszy rzut oka wydaje się bardziej zaawansowaną metodą wyszukiwania danych. Uruchamiamy g z menu kontekstowego belki nagłówkowej okna (prawy klawisz myszy na nagłówku kolumny). W oknie edytora wpisujemy pierwszy warunek, a więc: Kolumna Jak dawno, warunek Jest większe lub równe, wartość: 30. Powyższy warunek oznacza, że interesują nas obiekty starsze niż miesiąc. Aby dodać kolejny równoważny warunek, naciskamy [+] przy słowie Oraz. I wpisujemy: Kolumna Jak dawno, warunek Jest mniejsze lub równe, wartość 180. W całości kryterium powinno wyglądać tak jak na rysunku poniżej. Następnie naciskamy Zastosuj i OK. Okno Ostatnie aktywności przefiltruje dane tylko do tych spełniających kryterium. Rysunek 42 Filtrowanie okna Ostatnie aktywności ROZDZIAŁ 11 MODUŁ FIRMA Moduł Firma zawiera wszystkie potrzebne narzędzia do zarządzania firmą. Ewidencjonuje wszystkie zasoby firmy. Pomaga rozdysponować zarówno zasobami ludzkimi jak i materiałowymi. Pozwala rezerwować je na dany termin. Odzwierciedla strukturę firmy, łącząc pracowników w jednostki organizacyjne. A dzięki temu wszystkiemu pozwala kontrolować stopień wykorzystania zasobów firmy. Częściami składowymi modułu Firma są : Zasoby wyświetla listę wszystkich zasobów firmowych 64

65 Pracownicy - wyświetla listę wszystkich pracowników Jednostki org. - wyświetla listę wszystkich jednostek organizacyjnych ZASOBY Okno Zasoby zawiera wszystkie zasoby w firmie, zarówno materiałowe, jak i ludzkie. Te pierwsze to, wszystkie rzeczy, bez których codzienna praca nie byłaby możliwa. Mogą to być np. samochody, laptopy, rzutniki, sale konferencyjne itp. Natomiast zasobami ludzkimi są wszyscy pracownicy firmy, a przez to także jednostki organizacyjne. Otwieramy go klikając na Zasoby [ ]. Każdy rekord odpowiada jednemu zasobowi. Otwierając któryś z nich, otwieramy formatkę z danymi konkretnego zasobu. Znajdują się tam podstawowe dane, ułatwiające jego lokalizację ale także szczegółowe, takie jak związane z nim terminy, notatki i pliki. Podczas wykonywania codziennych obowiązków pracownicy korzystają ze wspólnych zasobów firmy. Planowanie jakichkolwiek działań bez możliwości rezerwacji tych zasobów lub też łatwego znalezienia terminu, w którym dany zasób jest wolny staje się problemem. Takie sytuacje często rodzą konflikty, spory lub zwyczajne trudności w sprawnym działaniu firmy np. dwa bardzo ważne spotkania umówione w tej samej Sali konferencyjnej. Aby zarezerwować zasób na odpowiedni czas wystarczy utworzyć termin związany z tym zasobem. Taki termin będzie widoczny nie tylko na jego formatce danych (w zakładce Terminy) ale także w kalendarzu tego zasobu (jeśli zaznaczona jest opcja Pokaż na kalendarzu). Okno Zasoby wyposażone jest w Belkę Narzędziową złożoną z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Ustawienia i Odśwież. Każdy z tych przycisków funkcjonuje tak jak został opisany w rozdziale Belka Narzędziowa. Dodatkowo tak jak we wszystkich oknach przeglądania danych, rekordy możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb, również za pomocą Edytora Filtra (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). Poniżej umieszczono listę pól, na które należy zwrócić uwagę wypełniając dane zasobu: Terminy W zakładce Terminy na formatce danych zasobu wyświetlane są wszystkie terminy związane z nim. Tworząc termin dla zasobu inni użytkownicy systemu będą wiedzieli, że zasób jest zarezerwowany na dany czas. Taki termin będzie widoczny w zakładce Terminy na formatce tego zasobu, w jego kalendarzu, a także w oknie Terminy. Aby zobaczyć kalendarz zasobu, należy dodać go do listy aktywnych terminarzy naciskając na przycisk [+] przy liście zasobów. Notatki Zakładka Notatki na formatce danych zasobu wyświetla wszystkie notatki związane z nim. Aby utworzyć taką notatkę, należy nacisnąć przycisk Notatka w menu Wstążki formatki danych zasobu. Otworzy się formatka danych nowej notatki z wypełnionym polem Zasób, gdzie będzie wpisana nazwa zasobu, w kontekście którego tworzyliśmy nową notatkę. Pliki Zakładka Pliki na formatce danych zasobu wyświetla wszystkie pliki związane z nim. Aby utworzyć taki plik, należy nacisnąć Plik w menu Wstążki formatki danych zasobu. Wyświetli się okno wyboru pliku. Po wskazaniu odpowiedniego pliku, otworzy się formatka danych nowego pliku. Pole Zasób będzie wypełnione nazwą zasobu, w kontekście którego tworzyliśmy nowy plik. PRACOWNICY Pracownikiem jest osoba zatrudniona w firmie i jest jednym z jej zasobów. Jego czas pracy przeznaczony jest na realizację działań firmy. WF-CRM wspomaga zarządzanie zasobami ludzkimi nie tylko dzięki organizowaniu czasu pracy wszystkich pracowników, ale też dla każdego z osobna. Z dowolnym wyprzedzeniem pracownicy mogą zaplanować zadania i odpowiednio je ułożyć tak, aby 65

66 ograniczyć czas bezproduktywności. Jeżeli zaistnieje taka potrzeba, zadanie można zlecić innemu pracownikowi, a nawet ustawić dla niego przypomnienie o tym zadaniu. Lista wszystkich pracowników wyświetlana jest w oknie Pracownicy [ ].Tak jak każde okno przeglądania danych, Pracownicy wyposażone jest w Belkę Narzędziową złożoną z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież. Każdy z tych przycisków funkcjonuje tak jak został opisany w rozdziale Belka Narzędziowa. Dodatkowo tak jak we wszystkich oknach przeglądania danych, rekordy możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb również za pomocą Edytora Filtra (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). Każdy rekord na liście oznacza jednego pracownika. Szczegółowe dane pracownika można wyświetlić otwierając pojedynczy obiekt. Na formatce danych zapisane są podstawowe dane personalne pracownika, dane szczegółowe jak zdjęcie i listę obiektów, za które jest odpowiedzialny. Aby odzwierciedlić rzeczywistą strukturę firmy, pracownik przypisywany jest do jednej z jednostek organizacyjnch. Każdy pracownik może być wyznaczony jako osoba odpowiedzialna za zrealizowanie pewnych działań. Mogą to być sprawy, zadania, spotkania, wyjazdy, wiadomości, itd. których jest właścicielem. Listę wszystkich takich obiektów pracownik znajdzie otwierając formatkę swoich danych. Z właścicielstwem różnych obiektów wiąże się także działanie przycisku Pokaż tylko moje, który umieszczony jest w oknach przeglądania danych. Po naciśnięciu jego, okno wyświetla tylko te obiekty, których właścicielem jest zalogowany pracownik. Informacje o właścicielu obiektu zapisywane są we właściwościach obiektu w zakładce Administracja. Pracownik może być także opiekunem kontrahenta i osoby kontaktowej. Dzięki temu, klient kontaktując się z firmą wie do kogo ma się zwrócić o pomoc w rozwiązaniu problemu / sprawy. W przeciwnym przypadku, narasta frustracja klienta kiedy za każdym razem obsługuje go inny pracownik, któremu trzeba od początku tłumaczyć temat sprawy. Dla każdego pracownika tworzony jest odrębny kalendarz. Dzięki temu, każdy pracownik tworzy swój własny terminarz, planuje tam wszystkie działania i terminy. Istnieje również możliwość podglądu terminarzy innych pracowników i zasobów. W tym celu, należy dodać terminarz zasobu do aktualnie wyświetlanych w kalendarzu (przycisk [+] na kalendarzu). Ta funkcjonalność ma duże znaczenie przy delegowaniu zadań dla współpracowników, kiedy można sprawdzić czy pracownik ma wolny czas, w którym chcemy zaplanować mu zadanie do wykonania. Dane pracowników mogą być synchronizowane z danymi systemu WF-Mag. Jeżeli synchronizacja on-line jest włączona, wtedy dane wybranych pracowników są wymieniane na bieżąco między dwoma systemami. Na formatce danych każdego pracownika (zakładka Administracja) jest możliwość włączenia danego pracownika z synchronizacji danych. Należy tylko odznaczyć pole opcji Synchronizuj z programem WF-Mag. Poniżej znajduje się lista pól, na które należy zwrócić uwagę wypełniając formatkę danych pracownika: Jednostka pole, w którym wyświetla się jednostka organizacyjna, do której należy pracownik. Jednocześnie dany pracownik będzie wyświetlany na liście członków podanej jednostki org. Aby wybrać inną jednostkę należy nacisnąć przycisk [ ]. Podobnie jak Imię i Nazwisko jest to pole obligatoryjne do wypełnienia. W przeciwnym przypadku dane pracownika nie zostaną zapisane. Stanowisko w tym polu określane jest zajmowane przez pracownika stanowisko w firmie. Po rozwinięciu wyświetlą się wszystkie dostępne opcje. Jest to pole słownikowe, a więc jeżeli na liście brakuje jakiegoś stanowiska, administrator może poszerzyć listę wyboru. Zdjęcie jest to pole na dodanie zdjęcia pracownika, bądź innej grafiki. Aby załączyć plik graficzny należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pole zdjęcia i wskazać plik zawierający grafikę. Wiadomości w tej zakładce znajduje się lista wszystkich wiadomości ( e, listy, faksy), które są związane z pracownikiem. Może on być nadawcą, adresatem lub może być wskazany w polu Zasób takiej wiadomości. 66

67 Działania w tej zakładce znajduje się lista wszystkich działań (spraw, zadań, spotkań, wyjazdów), których właścicielem jest pracownik. Dzięki tej zakładce pracownik może sprawdzić co ma zaplanowane na dany dzień, albo co jest już zrealizowane. Relacje w tej zakładce znajduje się lista wszystkich relacji pracownika z innymi kontaktami. Terminy, Notatki, Pliki w tych zakładkach znajdują się listy odpowiednio terminów, notatek i plików, które są związane z pracownikiem. Są to informacje, które dopełniają obraz pracownika. Dane teleadresowe tutaj znajdują się dane teleadresowe pracownika, a więc domyślny adres korespondencyjny. Zalicza się do niego adres , który będzie widoczny przy wysyłaniu wiadomości do tego pracownika. Jeżeli istnieje taka potrzeba aby zapisać więcej adresów, adresów i numerów telefonów, należy skorzystać z odpowiednich zakładek Adresy, Adresy , Telefony kontaktowe. Adresy tutaj znajduje się lista wszystkich adresów pracownika np. adresu zameldowania, adresu zamieszkania. Aby dodać nowy adres należy na zakładce nacisnąć przycisk [ ].Wszystkie te adresy będą widoczne także w oknie przeglądania danych Adresy. Adresy tutaj znajduje się lista wszystkich adresów jakie posiada pracownik. Aby dodać nowy adres należy na zakładce nacisnąć przycisk [ ].Wszystkie te adresy będą widoczne także w oknie przeglądania danych Adresy . Telefony kontaktowe tutaj znajduje się lista wszystkich numerów telefonów kontaktowych pracownika. Aby dodać nowy numer telefonu należy na zakładce nacisnąć przycisk [ ].Wszystkie te numery będą widoczne także w oknie przeglądania danych Telefony kontaktowe. Administracja w tej zakładce określane jest czy dane pracownika mają być synchronizowane z systemem magazynowo sprzedażowym WF-Mag. Konta systemowe tutaj znajduje się lista wszystkich kont przypisanych pracownikowi. Z poziomu tej zakładki można utworzyć nowe konto dla pracownika, można edytować dane konta, usunąć konto, a także zmienić hasło. Dostęp do tej zakładki posiada tylko administrator systemu. JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE Jednostkami organizacyjnymi są zazwyczaj grupy robocze pracowników (co najmniej 2 osoby). W takiej jednostce pracownicy współpracują ze sobą na zasadzie odrębności od innych, korzystają ze wspólnych zasobów i wykonują pracę w obrębie jednego działu. Jednostek organizacyjnych w firmie może być wiele. Każda firma posiada swoją własna organizację pracy. Czym większa firma tym bardziej spiętrzona będzie struktura i będzie posiadała wiele jednostek organizacyjnych. Każda jednostka posiada Managera (jednego z pracowników), który pełni rolę lidera kierownika. Lista wszystkich jednostek organizacyjnych firmy wyświetlana jest w oknie Jednostki organizacyjne [ ]. Domyślnie, wyświetlanych jest dziewięć jednostek: Zarząd Księgowość Handlowy Serwis Produkcja Przedsiębiorstwo Marketing Human Resources Public Relations 67

68 Listę tą, można zmodyfikować dodać nowe jednostki, edytować lub usunąć istniejące. U góry okna, wyświetlana jest Belka Narzędziowa złożona z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Ustawienia i Odśwież. Każdy z tych przycisków funkcjonuje tak jak został opisany w rozdziale Belka Narzędziowa. Dodatkowo tak jak we wszystkich oknach przeglądania danych, rekordy możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb, również za pomocą Edytora Filtra (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). Każde działanie i wiadomość może być związane z jednostką org. Powiązanie następuje poprzez wskazanie jednostki w polu Zasób na formatce danych działania lub wiadomości. Dzięki temu jedno zadanie dotyczy wszystkich pracowników należących do jednostki org. Nowe obiekty związane z jednostką mogą być tworzone z poziomu formatki danych tej jednostki używając przycisków z menu Wstążki. Oprócz tego, każda jednostka ma swój kalendarz, w którym wyświetlane są działania przydzielone jednostce. Na formatce danych jednostki wyświetlane są nie tylko działania bezpośrednio związane z jednostką organizacyjną. Znajdują się tam także obiekty pracowników należących do jednostki. Poniżej przedstawiono listę pól, na które warto zwrócić uwagę wypełniając dane jednostki organizacyjnej: Nazwa jednostki jest to pole obligatoryjne do wypełnienia. W przeciwnym wypadku dane jednostki nie zostaną zapisane Manager za pomocą tego pola określany jest pracownik odpowiedzialny za pracę jednostki organizacyjnej. Pełni on rolę lidera kierownika grupy, który dla pozostałych pracowników jest przełożonym. Pracownicy w tej zakładce wyświetlana jest lista pracowników należących do jednostki organizacyjnej. Przy każdym z nich wyświetlane jest stanowisko jakie zajmuje w firmie oraz przełożonego. Wiadomości w tej zakładce wyświetlane są wszystkie widomości ( e, listy, faksy) związane bezpośrednio z jednostką, a także pośrednio związane z pracownikami należącymi do jednostki. Działania w tej jednostce wyświetlane są wszystkie działania (sprawy, zadania, spotkania, wyjazdy)związane bezpośrednio z jednostką, a także pośrednio związane z pracownikami należącymi do jednostki. Dane teleadresowe tutaj znajdują się dane teleadresowe jednostki, a więc domyślny adres korespondencyjny. Zalicza się do niego adres , który będzie widoczny przy wysyłaniu wiadomości do danej jednostki. Jeżeli istnieje taka potrzeba aby zapisać więcej adresów, adresów i numerów telefonów, należy skorzystać z odpowiednich zakładek Adresy, Adresy , Telefony kontaktowe. Adresy tutaj znajduje się lista wszystkich adresów jednostki np. adresu dostawy. Aby dodać nowy adres należy na zakładce nacisnąć przycisk [ ].Wszystkie te adresy będą widoczne także w oknie przeglądania danych Adresy. Adresy tutaj znajduje się lista wszystkich adresów jakie posiada pracownik. Aby dodać nowy adres należy na zakładce nacisnąć przycisk [ ]Wszystkie te adresy będą widoczne także w oknie przeglądania danych Adresy . Telefony kontaktowe tutaj znajduje się lista wszystkich numerów telefonów kontaktowych jednostki. Aby dodać nowy numer telefonu należy na zakładce nacisnąć przycisk [ ].Wszystkie te numery będą widoczne także w oknie przeglądania danych Telefony kontaktowe. Otwierając dane jednostki or Do jednej jednostki może należeć wielu pracowników. Wśród działań jednostki wyświetlane są te, które są bezpośrednio związane z jednostką i pośrednio Dodawanie nowego Zasobu / Pracownika / Jednostki 68

69 W WF-CRM istnieje wiele miejsc, z poziomu których można dodać nowe zasoby, pracowników czy jednostki organizacyjne. Poniżej przedstawione są trzy najpopularniejsze sposoby dodawania tych obiektów: Dodaj [ ] w oknie przeglądania danych Pracownicy / Jednostki org. Odpowiedni przycisk (Zasób, Pracownik, Jednostka organizacyjna) w oknie Zasoby Dodaj [ ] z Perły WF-CRM [ ] Na pierwszym planie otworzy się formatka danych nowego zasobu. Dodanie nowego obiektu polega na uzupełnieniu potrzebnych danych i zapisaniu ich. Wypełnienie pola Nazwa obowiązkowe, w przeciwnym razie dane nie zostaną zapisane. Po zapisaniu danych, zasób jest widoczny w oknie przeglądania danych Zasoby, jak i w Pracownicy / Jednostki organizacyjne. W dowolnej chwili dane zasobu, pracownika, jednostki mogą być uzupełniane lub edytowane. Z każdym z zasobów mogą wiązać się inne obiekty terminy, notatki i pliki. Wystarczy na formatkach danych tych obiektów wybrać odpowiedni zasób w polu Zasób. Pole to, może być automatycznie uzupełnione odpowiednimi danymi, jeżeli nowy obiekt utworzony zostanie z poziomu formatki danych zasobu (należy użyć przycisku Termin, Notatka, Plik w menu wstążki). Edytowanie danych Zasobu / Pracownika / Jednostki W rozdziale Dodawanie nowego Zasobu / Pracownika / Jednostki nauczyliśmy się jak utworzyć nowy obiekt w module Firma. Jeżeli w momencie dodawania go do bazy nie zapisaliśmy wszystkich danych, możemy uzupełnić je w dowolnej chwili. W tym celu odszukujemy zapisany wcześniej obiekt. W przypadku dużej bazy danych przydatne będą metody wyszukiwania danych. Jeżeli chcemy edytować zasób szukamy go w oknie Zasoby, pracownika znajdziemy w oknach Pracownicy i Zasoby. Podobnie jest z jednostkami. Po odnalezieniu odpowiedniego obiektu otwieramy go klikając przycisk Otwórz [ ] lub za pomocą dwukliku. W nowej zakładce otworzy się formatka danych wybranego zasobu. Wszystkie zgromadzone dane na formatce mogą być edytowane. Z poziomu formatki danych zasobu można dowiązywać nowe obiekty. I tak, zasób może dotyczyć terminów, notatek i plików. Natomiast pracownik lub jednostka oprócz tych obiektów mogą być związani jeszcze z każdym działaniem i wiadomością. W obu tych przypadkach powiązanie dwóch obiektów następuje poprzez pole Zasób, gdzie mamy do wyboru listę wszystkich zasobów, pracowników i jednostek org. Jeżeli nowy obiekt będzie utworzony z poziomu formatki zasobu (menu wstążki), pracownika, jednostki wtedy pole Zasób będzie automatycznie wypełnione danymi zasobu, w kontekście którego tworzymy ten obiekt. Na przykład jeśli chcemy utworzyć termin dla zasobu, to na jego formatce naciskamy przycisk Termin[ ] w menu wstążki. Otworzy się formatka terminu, w której pole Zasób będzie wypełnione nazwą zasobu, z poziomu którego otwieraliśmy termin. Jest to jeden ze sposobów tworzenia obiektu związanego z innym. Taki sam efekt uzyskamy tworząc tworząc nowy obiekt z okna przeglądania danych i wybierając ręcznie zasób, którego ma dotyczyć. Każda wprowadzona zmiana danych powinna być zapisana aby była widoczna przy kolejnym otwieraniu obiektu. Informacje o ostatniej modyfikacji danych widoczne są we właściwościach obiektu (kontrahenta). Po zakończeniu pracy na formatce danych, klikamy przycisk Zamknij [ ] - w prawym górnym rogu - który powoduje zamknięcie okna. W przypadku wprowadzenia jakichkolwiek zmian i nie zapisania ich wcześniej, pojawi się okienko dialogowe z zapytaniem. Klikamy na jedną z dostępnych opcji, po czym okno dialogowe oraz formatka danych zamykają się. Aby zapisać dane przed zamknięciem okna (bez wyświetlania potwierdzenia) klikamy przycisk Zapisz i zamknij [ ]. 69

70 Rysunek 43 Zapytanie o zapisanie zmian Może zdarzyć się taka sytuacja w naszej firmie, że dwóch pracowników będzie próbowało edytować ten sam rekord. Użytkownik, który pierwszy zapisze zmiany, nie zauważy różnicy, natomiast drugi przy próbie zapisu będzie musiał podjąć decyzję o nadpisaniu zmian lub ich porzuceniu. Wyświetli się okno dialogowe o treści Użytkownik zmodyfikował dane o godzinie. Czy chcesz nadpisać zmiany?. Jeżeli kliknie na przycisk Tak, zostaną zapisane zmiany wprowadzone przez niego, w przeciwnym przypadku w bazie pozostaną dane wprowadzone przez pierwszego użytkownika. Usuwanie Zasobu / Pracownika / Jednostki Każdy zapisany zasób, pracownik, jednostka może zostać wykasowany z bazy danych. Jedynym warunkiem ograniczającym tą funkcję może być posiadanie niewystarczających uprawnień. Aby usunąć obiekt należy być jego właścicielem. Podstawowym założeniem WF-CRM jest to system budujący bazę wiedzy w firmie. Z tego powodu usuwanie jakichkolwiek informacji z systemu jest sprzeczne z jego założeniami. Dlatego używanie funkcji Usuń [ ] nie jest rekomendowane przez twórców systemu. Pamiętajmy, że każdy element zarejestrowany w bazie danych tworzy pewną część historii firmy. Dzięki temu w każdej chwili jesteśmy w stanie odtworzyć całą historię kontaktu. Pamiętajmy, że nigdy nie wiadomo kiedy i do czego informacje będą nam potrzebne. W celu usunięcia danego obiektu należy zaznaczyć go w oknie przeglądania danych i kliknąć Usuń [ ] lub klawisz [Delete]. Działanie takie, wywoła pojawienie się okna dialogowego z potwierdzeniem decyzji. Po wybraniu odpowiedniej opcji Tak/ Nie/ Anuluj, okno dialogowe znika i następuje wykonanie podjętej akcji. Usunięcie zasobu z okna przeglądania danych nie wykasuje innych obiektów powiązanych z nim. Uwaga! Usunięcie zasobu, pracownika, jednostki z okna przeglądania danych jest nieodwracalne. Kliknięcie przycisku Tak w oknie dialogowym, spowoduje usunięcie go, bez możliwości powrotu do danych. Dlatego należy dobrze zastanowić się zanim potwierdzimy chęć zrealizowania tego działania. ROZDZIAŁ 12 MODUŁ DZIAŁANIA Moduł Działania jest zbiorem wszystkich aktywności, które tworzą historię kontaktów z klientem. Mogą to być wyjazdy, sprawy, zadania, spotkania dotyczące klienta. Pracownicy firmy wykonują je w dowolnie zaplanowanym terminie. W odróżnieniu od modułu Wiadomości, gdzie zapisywane są wszystkie statyczne elementy historii kontaktu, w module Działania zapisywane są wszystkie te, które 70

71 na realizacje wymagają czasu. Z tego powodu każde działanie może być widoczne na kalendarzu, co ułatwia ich planowanie. W module Działania wyodrębniamy kilka typów działań: Sprawy charakterystyczne cechy to: Rodzaj sprawy, Numer Sprawy, Data ważności Zadania - charakterystyczne cechy to: krótki okres trwania Spotkania - charakterystyczne cechy to: Miejsce docelowe Rozmowy tel.- charakterystyczne cechy to: Dzwoniący, Odbierający, Kierunek rozmowy Wyjazdy- charakterystyczne cechy to: Wyjeżdżający, Cel kontakt, Cel lokalizacja Klikając w menu nawigacyjnym, na ikonę odpowiedniego typu, wyświetli się nam okno ze wszystkimi działaniami wybranego typu. Przykładowo, jeśli klikniemy Wyjazdy wyświetlą się wszystkie zaplanowane wyjazdy. Działania typu sprawa jest działaniem grupującym tzn. inne działania mogą być dowiązywane do niej. Dzięki temu działania mogą być grupowane względem sprawy, której dotyczą. Każde działanie może być zaplanowane do zrealizowania dla nas lub dla innego pracownika. Jeżeli wskażemy dane innego pracownika w polu Zasób, w tedy działanie to pokaże się w kalendarzu wybranego pracownika. Natomiast właściciel danego działania jest osobą, która nadzoruje postęp prac i realizację tego działania. Okno działań wyposażone jest w standardowe pola i przyciski, jakie ma każde okno przeglądania danych. Dodatkowo, wszystkie browsery Działań mogą pokazywać niektóre rekordy skreślone. Oznacza to, że dane działanie zostało zrealizowane. Dzięki temu możemy mieć pod ręką cały czas aktualną historię działań, zarówno tego, co się działo przed rozpoczęciem współpracy, w trakcie, a także po jej zakończeniu. W celu poszerzenia informacji o danym działaniu, istnieje możliwość połączenia go z dowolnym Terminem, Notatką czy Plikiem. SPRAWY Sprawa jest długookresową czynnością dotyczącą obsługi klientów firmy. Może to być działanie kilku etapowe. Zdarza się, że sprawa jest bardziej złożona niż mogłoby nam się wydawać. Na przykład zakładamy, że sprawa będzie przebiegała trój-fazowo, jednak po zapisaniu wszystkich działań, może okazać się, że w rzeczywistości etapów będzie o wiele więcej. Dlatego kilka działań może dotyczyć jednej sprawy (wskazanie w polu Sprawa w danych działania) tworząc kolejny etap sprawy nadrzędnej. Przykładowo spotkanie i wyjazd mogą być kolejnymi etapami wchodzącymi w skład sprawy dotyczącej klienta. Osoba wskazana w polu Zasób wyznaczona jest do wykonania danej sprawy. Kontrolę postępu prac związanych ze sprawą pełni właściciel. Jeżeli sprawa jest kilku etapowa i składa się na nią klika innych działań to każde z nich może mieć innego właściciela, a mimo to może dotyczyć tej samej sprawy. Ten fakt, wynika ze złożoności sprawy, na którą może składać się zbyt dużo czynności dla jednej osoby. W każdej chwili właściciel sprawy może zostać zmieniony, co spowoduje oddelegowanie jej do innego użytkownika. Pole właściciela znajduje się we właściwościach obiektu. Dodatkowo korzystając z właściwości obiektu, możemy ograniczyć widoczność sprawy dla innych użytkowników systemu. Okno Sprawy jest repozytorium wszystkich zaplanowanych i zarejestrowanych spraw. Wyświetli się po naciśnięciu ikonki [ ] w menu nawigacyjnym. Każdy wiersz w tabeli tego okna odzwierciedla jedną sprawę. W danych szczegółowych sprawy można powiązać ją z dowolnym kontaktem. Dzięki temu możemy prześledzić historię działań z danym kontaktem w określonej sprawie. Sprawa może grupować nie tylko inne działania, kontakty ale także wiadomości, które mogą być dowiązane do niej. Okno Sprawy wyposażone jest w standardowe przyciski dodawania, otwierania i usuwania poszczególnych spraw. Podobnie jak wszystkie działania, sprawa jest elementem dynamicznym, a więc zależnym od czasu. Stan realizacji sprawy obrazowany jest paskiem postępu, który jest widoczny w oknie Sprawy. Za jego pomocą można łatwo przefiltrować wszystkie sprawy względem stopnia zaawansowania prac. Jeżeli sprawa jest już zrealizowana, wtedy wyświetlana jest jako przekreślona. Dzięki temu możemy szybko odczytać tylko te sprawy, które jeszcze oczekują na realizację. 71

72 Wszystkie rekordy w oknie Sprawy pogrupowane są w następujących kolumnach: Typ określa, typ działania, czyli Sprawa Priorytet określa wagę zadania (Wysoki, Normalny, Niski) Zrealizowano określa, czy sprawa jest już zrealizowana, czy nie Data określa datę rozpoczęcia sprawy Kontrahent określa, którego z kontrahentów dotyczy sprawa Początek określa datę, kiedy sprawa zostanie rozpoczęta Koniec - określa datę, kiedy sprawa zostanie zakończona Temat określa, temat sprawy Kontakt określa, kogo dotyczy sprawa Sprawa określa, z jaką inną sprawą związana jest bieżąca sprawa Czas trwania określa, długość realizacji sprawy Postęp określa, poziom zaawansowania prac w realizacji sprawy Właściciel wskazuje osobę merytorycznie odpowiedzialną za sprawę Zarejestrował wskazuje, kto zarejestrował sprawę w bazie danych Status określa, status realizacji sprawy U góry okna znajduje się Belka Narzędziowa złożona z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież. Każdy z tych przycisków funkcjonuje podobnie jak w innych oknach przeglądania danych. Dodatkowo tak jak we wszystkich oknach przeglądania danych, rekordy możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). Do każdej sprawy możemy dodać Terminy, Notatki i Pliki jako informacje uzupełniające naszą wiedze o danej sprawie. Poniżej przedstawiono listę pól, na które warto zwrócić uwagę wypełniając dane sprawy: Rodzaj sprawy jednym z najbardziej ogólnych podziałów spraw jest podział ich względem rodzaju. Rodzaj sprawy może być wewnętrzny, urzędowy itd. Numer sprawy jest to unikatowy numer sprawy nadany według porządku przyjętego w firmie Data ważności jest to data końcowa do której wszystkie działania związane ze sprawą muszą zostać zakończone Status działania jest to pole określające stan realizacji sprawy. Na liście można wybrać jedną z możliwości poczynając od oczekuje na rozpoczęcie do zakończenie. Dokładniejszym określeniem tego stanu jest postęp. Postęp jest graficznym przedstawieniem stanu realizacji prac związanych ze sprawą. Postęp widoczny jest w oknie Sprawy w postaci graficznej. Dzięki temu użytkownik może skupić się tylko na sprawach, które są niedokończone. Początek określa planowaną datę rozpoczęcia prac związanych ze sprawą Koniec określa planowany koniec prac związanych ze sprawą. W odróżnieniu od pola data ważności jest to data niewiążąca, a więc niestateczna. Czas trwania z listy wybiera się okres, w którym rzeczywiście udało się zakończyć sprawę. Realizacja pole opcji, które zaznaczone informuje o zrealizowaniu danej sprawy. Dodatkowo, jeśli pole to jest zaznaczone, to dana sprawa jest przekreślona w oknie Sprawy. Kontrahent wskazuje na kontrahenta, którego dotyczy sprawa. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że sprawa widoczna jest w historii działań z danym kontrahentem (zakładka Działania w danych kontrahenta). Osoba kontaktowa wskazuje na osobę kontaktową, której dotyczy sprawa. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że sprawa widoczna jest w historii działań z daną osoba kontaktową (zakładka Działania w danych osoby kontaktowej). Sprawa wskazuje na sprawę nadrzędną. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że sprawa widoczna jest w historii działań ze wskazaną sprawą (zakładka Działania). Zasób wskazuje na zasób (pracownik, jednostka) który jest odpowiedzialny za wykonanie sprawy. Uczestnicy jest to lista osób, które związane są ze sprawą i w pewien sposób mają uczestniczyć w realizacji sprawy. Nowe osoby można dodać do listy przy pomocy przycisku [+]. 72

73 Administracja zbiór właściwości systemowych sprawy. Należą do nich np. informacja o właścicielu sprawy, o uprawnieniach innych użytkowników do tej sprawy. ZADANIA Zadanie jest jednym z typów działań dlatego okno Zadania należy do modułu Działania. Zadania to czynności zaplanowane do zrealizowania przez wskazanego pracownika. Zazwyczaj dotyczą obsługi klienta dlatego każde zadanie można powiązać z odpowiednim kontaktem. W ten sposób tworzy się część historii kontaktu z klientem. Okno Zadania zawiera wszystkie zaplanowane zadania na przyszłość, jak i te, które są już zrealizowane. Jego zawartość wyświetli się po naciśnięciu ikonki [ ] w menu nawigacyjnym. Okno przeglądania danych wyposażone jest w standardowe przyciski dodawania, otwierania i usuwania zadań. Korzystając z tego okna, każdy pracownik może błyskawicznie sprawdzić, co powinien wykonać w danym dniu (lub w najbliższym czasie) zaś jego przełożony może kontrolować postęp w realizacji powierzonych zadań. Każde zadanie, ma przydzielonego właściciela pracownika kontrolującego realizację zadania oraz osobę odpowiedzialną za wykonanie zadania (pole Zasób). We właściwościach zadania oprócz danych właściciela, znajdziemy również informacje o tym, kto i kiedy utworzył obiekt, kto i kiedy zmodyfikował ostatnio dane obiektu oraz o zakresie jego widoczności dla innych użytkowników. Zadanie z reguły jest krótkotrwałe. Może występować jako samodzielne działanie lub może stanowić część długotrwałej sprawy. Wskazując na nadrzędną sprawę uzyskujemy uporządkowaną hierarchicznie strukturę działań. Dzięki temu zyskujemy kolejną możliwość wyszukiwania zadań - względem sprawy, której dotyczą. Zadanie planowane jest na pewien czas (zakładka Planowanie), a wykonanie jego może nastąpić w innym terminie (zakładka Wykonanie). Stopień realizacji zadania określany jest w sposób graficzny przez pasek postępu lub poprzez wybranie Statusu działania. Zaznaczając pole opcji Pokaż na kalendarzu zadanie będzie widoczne na kalendarzu wybranego zasobu. W celu przypomnienia mu o zadaniu można ustawić Przypomnienie na dowolny czas. Aby dokładniej opisać zadanie można dowiązać do zadania dodatkowy termin, notatkę czy plik. Dodatkowo, korzystając z integralności WF-CRM z Microsoft Outlook 2007 możemy zaimportować lub wyeksportować wszystkie zapisane zadania. Kalendarze obu programów są kompatybilne, a więc nie musimy ręcznie przepisywać danych. Po wcześniejszym skonfigurowaniu konta, przechodzimy do przycisku Perły WF-CRM [ ], gdzie znajdują się narzędzia importu i eksportu różnych obiektów. Wszystkie zaimportowane zadania będą miały ograniczoną widoczność tylko dla właściciela, a więc nie będą widoczne dla innych użytkowników. Okna Zadania [ ] jest tabelą zawierającą wszystkie zapisane w systemie zadania. Wszystkie pogrupowane są w kolumnach: Typ określa, typ działania, czyli Zadanie Priorytet określa wagę zadania (Wysoki, Normalny, Niski) Data określa datę, kiedy zadanie zostało zarejestrowane Zrealizowano określa, czy zadanie jest już zrealizowane czy nie Temat określa, temat zadania Kontrahent określa, którego kontrahenta dotyczy zadanie Kontakt określa, kogo dotyczy zadanie Sprawa określa, z jaką sprawą związane jest zadanie Początek / Koniec określa, granice czasowe w jakich ma się zmieścić realizacja tego zadania Czas trwania określa, długość realizacji zadania Postęp określa, poziom zaawansowania prac w realizacji zadania 73

74 Właściciel wskazuje osobę merytorycznie odpowiedzialną za zadanie Zarejestrował wskazuje, kto zarejestrował zadanie w bazie danych Standardowo u góry okna browsera znajduje się Belka Narzędziowa złożona z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież. Każdy z nich funkcjonuje podobnie jak w innych oknach przeglądania danych. Standardowo, tak jak we wszystkich oknach przeglądania danych, możemy wszystkie rekordy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). Poniżej przedstawiono listę pól, na które warto zwrócić uwagę wypełniając dane zadania: Status działania jest to pole określające stan realizacji zadania. Na liście można wybrać jedną z możliwości poczynając od oczekuje na rozpoczęcie do zakończenie. Dokładniejszym określeniem tego stanu jest postęp. Postęp jest graficznym przedstawieniem stanu realizacji prac związanych z zadaniem. Postęp widoczny jest w oknie Zadania w postaci graficznej. Dzięki temu użytkownik może skupić się tylko na zadaniach, które są niedokończone. Początek (zakładka Planowanie) określa planowaną datę rozpoczęcia prac związanych z zadaniem Koniec (zakładka Planowanie) określa planowany koniec prac związanych z zadaniem. Czas trwania z listy wybiera się okres, w którym rzeczywiście udało się zakończyć zadanie. Realizacja pole opcji, które zaznaczone informuje o zrealizowaniu zadania. Dodatkowo, jeśli pole to jest zaznaczone, to zadanie jest przekreślone w oknie Zadania. Kontrahent wskazuje na kontrahenta, którego dotyczy zadanie. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że zadanie widoczne jest w historii działań z danym kontrahentem (zakładka Działania w danych kontrahenta). Osoba kontaktowa wskazuje na osobę kontaktową, której dotyczy zadanie. J Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że zadanie widoczne jest w historii działań z daną osoba kontaktową (zakładka Działania w danych osoby kontaktowej). Sprawa wskazuje na sprawę nadrzędną. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że zadanie jest częścią sprawy i widoczne jest w zakładce Działania na formatce danych sprawy. Zasób wskazuje na zasób (pracownik, jednostka) który jest odpowiedzialny za wykonanie zadania. Uczestnicy jest to lista osób, które mają uczestniczyć w realizacji zadania. Nowe osoby można dodać do listy przy pomocy przycisku [+]. Właściwości w zakładce tej zebrane są wszystkie cechy zadania, które stanowią dodatkową informację dla użytkownika min. Priorytet, Charakter Administracja zbiór właściwości systemowych zadania. Należą do nich np. informacja o właścicielu zadania, o uprawnieniach innych użytkowników do tego zadania. SPOTKANIA Spotkania są jednym z ważniejszych elementów relacji z klientami. To właśnie podczas spotkań nawiązuje się najwięcej znajomości, które później owocują dalszą współpracą. Spotkanie, które ma przynieść pożądane skutki musi być wcześniej dobrze zaplanowane. Każde spotkanie może być samodzielnym obiektem lub może być częścią dłuższej sprawy. Sprawę nadrzędną wskazuje się w polu Sprawa na formatce danych spotkania. Może ono być związane z dowolnym kontrahentem i osobą kontaktową (Kontrahent, Osoba kontaktowa), dzięki czemu spotkanie będzie widoczne w historii działań wybranego klienta. Dodatkowo uzupełniając pole Zasób wskazujemy kto jest odpowiedzialny za organizację spotkania i kto w swoim kalendarzu będzie widział to spotkanie. Poza tym, w spotkaniu może brać udział dowolna ilość osób. Listę tworzy się w zakładce uczestnicy, dodając kolejne osoby przyciskiem [+]. Okno Spotkania zbiera wszystkie zaplanowane spotkania na przyszłość, a także te, które już się odbyły. Można wyświetlić je naciskając ikonkę [ ] w menu nawigacyjnym. Spotkania uporządkowane są w tabeli z wyszczególnionymi cechami każdego rekordu: Typ określa, typ działania, czyli Spotkanie Priorytet określa wagę Spotkania (Wysoki, Normalny, Niski) Zrealizowano określa, czy spotkanie jest już zrealizowane, czy nie 74

75 Początek określa datę, kiedy spotkanie zostanie rozpoczęte Koniec - określa datę, kiedy spotkanie zostanie zakończone Temat określa, temat spotkania Kontrahent określa, z którym kontrahentem związane jest spotkanie Kontakt określa, z kim związane jest spotkanie Sprawa określa, z jaką sprawą związane jest spotkanie Czas trwania określa, długość trwania spotkania Właściciel wskazuje osobę merytorycznie odpowiedzialną za spotkanie Zarejestrował wskazuje, kto zarejestrował spotkanie w bazie danych Standardowo w oknie przeglądania danych dostępne są przyciski Belki Narzędziowej złożonej z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież. Każdy z tych przycisków funkcjonuje podobnie jak w innych oknach przeglądania danych. Wszystkie spotkania możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). Formatka danych spotkania zbudowana jest w bardzo przejrzysty sposób. Zawiera obszerne pole notatki, przeznaczone do zapisania szczegółów spotkania. W polach Osoba kontaktowa, Kontrahent wskazujemy na osoby, z którymi jest związane. Za realizację spotkania odpowiedzialna jest osoba wskazana w polu Zasób. Jeżeli zaznaczone jest pole opcji Pokaż na kalendarzu wtedy spotkanie będzie widoczne w kalendarzu wybranego zasobu. Aby dodać więcej informacji o spotkaniu można do niego dowiązać dodatkowy termin, notatkę i plik. Poniżej przedstawiono listę pól, na które warto zwrócić uwagę wypełniając dane spotkania: Status działania jest to pole określające stan realizacji spotkania. Na liście można wybrać jedną z możliwości poczynając od oczekuje na rozpoczęcie do zakończenie. Początek (zakładka Planowanie) określa planowaną datę rozpoczęcia spotkania Koniec (zakładka Planowanie) określa planowany czas zakończenia spotkania Czas trwania z listy wybiera się okres, w którym rzeczywiście udało się zakończyć spotkanie Realizacja pole opcji, które zaznaczone informuje o zrealizowaniu spotkania. Dodatkowo, jeśli pole to jest zaznaczone, to spotkanie jest przekreślone w oknie Spotkania. Kontrahent wskazuje na kontrahenta, którego dotyczy spotkanie. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że spotkanie widoczne jest w historii działań z danym kontrahentem (zakładka Działania w danych kontrahenta). Osoba kontaktowa wskazuje na osobę kontaktową, której dotyczy spotkanie. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że spotkanie widoczne jest w historii działań z daną osoba kontaktową (zakładka Działania w danych osoby kontaktowej). Sprawa wskazuje na sprawę nadrzędną. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że spotkanie jest częścią sprawy i widoczne jest w zakładce Działania na formatce danych sprawy. Zasób wskazuje na zasób (pracownik, jednostka) który jest odpowiedzialny za wykonanie spotkania. Uczestnicy jest to lista osób, które biorą udział w spotkaniu. Nowe osoby można dodać do listy przy pomocy przycisku [+]. Właściwości w zakładce tej zebrane są wszystkie cechy spotkania, które stanowią dodatkową informację dla użytkownika min. Priorytet, Charakter Administracja zbiór właściwości systemowych spotkania. Należą do nich np. informacja o właścicielu spotkania, o uprawnieniach innych użytkowników do tego spotkania. ROZMOWY TELEFONICZNE W natłoku pracy i obowiązków, odbieramy lub wykonujemy po kilka rozmów telefonicznych dziennie. Biorąc pod uwagę, że każdy pracownik ma podobnie, nie jesteśmy w stanie zapanować nad przepływem informacji w firmie. Zapisując rozmowę telefoniczną określamy osobę dzwoniącą i odbierającą (rozmowa będzie widoczna w danych tych osób. Domyślnie osobą dzwoniącą jest zalogowany pracownik. Zmieniając kierunek rozmowy z wychodzącej na przychodzącą i odwrotnie osoby dzwoniąca i odbierająca 75

76 zamienią się względem siebie. W zakładce Planowanie można zaplanować wykonanie rozmowy na określony termin, a w zakładce Wykonanie wpisać rzeczywisty czas trwania rozmowy. Każda rozmowa może dotyczyć kontrahenta, osoby kontaktowej pola Kontrahent, Osoba kontaktowa. Rozmowa telefoniczna podobnie jak każde działanie może być zapisana jako część długotrwałej sprawy. W tym celu należy wskazać w polu Sprawa sprawę nadrzędną. Wtedy rozmowa będzie wyświetlana w działaniach, które składają się na daną sprawę. Rozmowa może być także widoczna w kalendarzu wybranego zasobu (pole Zasób) po wybraniu opcji Pokaż na kalendarzu. Dodatkowo każda rozmowa telefoniczna może być opisana przez dodatkowy termin, notatkę i plik. Wszystkie rozmowy telefoniczne wyświetlane są w oknie Rozmowy telefoniczne. W celu wyświetlenia tego okna klikamy w ikonę [ ] w menu nawigacyjnym. Lista rozmów wyświetla się w formie tabelarycznej z wyszczególnionymi parametrami każdego rekordu: Typ określa, typ działania, czyli Rozmowa Priorytet określa wagę rozmowy (Wysoki, Normalny, Niski) Realizacja określa czy rozmowa jest już zrealizowana Data wyświetla datę wykonania rozmowy Temat określa, temat rozmowy Kontrahent określa którego kontrahenta rozmowa dotyczy Kontakt określa, z kim związana jest rozmowa Sprawa określa, z jaką sprawą związana jest rozmowa Początek określa datę, kiedy rozmowa była rozpoczęta Koniec - określa datę, kiedy rozmowa była zakończona Czas trwania określa, długość trwania rozmowy Właściciel wskazuje osobę merytorycznie odpowiedzialną za rozmowę Zarejestrował wskazuje, kto zarejestrował rozmowę w bazie danych Standardowo w oknie przeglądania danych widoczne są przyciski Belki Narzędziowej złożona z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież. Każdy z tych przycisków funkcjonuje podobnie jak w innych oknach przeglądania danych. Wszystkie rozmowy możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). Poniżej przedstawiono listę pól, na które warto zwrócić uwagę wypełniając dane rozmowy: Status działania jest to pole określające stan realizacji rozmowy. Na liście można wybrać jedną z możliwości poczynając od oczekuje na rozpoczęcie do zakończenie. Początek (zakładka Planowanie) określa planowaną datę rozpoczęcia rozmowy Koniec (zakładka Planowanie) określa planowany czas zakończenia rozmowy Czas trwania z listy wybiera się okres, w którym rzeczywiście udało się zakończyć rozmowę Realizacja pole opcji, które zaznaczone informuje o zrealizowaniu rozmowy. Dodatkowo, jeśli pole to jest zaznaczone, to rozmowa jest przekreślona w oknie Rozmowy. Kontrahent wskazuje na kontrahenta, którego dotyczy rozmowa. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że rozmowa widoczna jest w historii działań z danym kontrahentem (zakładka Działania w danych kontrahenta). Osoba kontaktowa wskazuje na osobę kontaktową, której dotyczy rozmowa. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że rozmowa widoczna jest w historii działań z daną osoba kontaktową (zakładka Działania w danych osoby kontaktowej). Sprawa wskazuje na sprawę nadrzędną. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że rozmowa jest częścią sprawy i widoczne jest w zakładce Działania na formatce danych sprawy. Zasób wskazuje na zasób (pracownik, jednostka) który jest odpowiedzialny za wykonanie rozmowy. Właściwości w zakładce tej zebrane są wszystkie cechy rozmowy, które stanowią dodatkową informację dla użytkownika min. Priorytet, Charakter 76

77 Administracja zbiór właściwości systemowych rozmowy. Należą do nich np. informacja o właścicielu rozmowy, o uprawnieniach innych użytkowników do tego rozmowy. WYJAZDY Okno Wyjazdy służy do przechowywania informacji o wszystkich wyjazdach pracowników np. handlowców. Każdy wyjazd może mieć szczegółowo określony cel, lokalizację oraz uczestników. Podobnie jak we wszystkich działaniach, na formatce danych wyjazdu możemy określić Status działania a także Postęp realizacji. Jeżeli wyjazd już się odbył, może być oznaczony jako zrealizowany (pole Realizacja), co spowoduje skreślenie go w oknie Wyjazdy. W oknie danych wyjazdu, w polach Kontrahent, Osoba kontaktowa wyznaczamy osoby których dotyczy. Wyjazd może być zapisany jako obiekt samodzielny lub jako część sprawy (wyznaczamy ja w polu Sprawa). Za organizację wyjazdu odpowiedzialna jest osoba wyznaczona w polu Zasób. Po zaznaczeniu pola opcji Pokaż tylko moje wyjazd będzie widoczny w kalendarzu wybranego zasobu. Dokładniejszy opis wyjazdu można uzyskać dowiązując do niego dodatkowy termin, notatkę czy plik. W zakładce Administracja znajdują się informacje o właścicielu wyjazdu, o tym kto i kiedy utworzył obiekt, kto i kiedy ostatnio zmieniał jego dane, a także o jego widoczności. Wszystkie zapisane wyjazdy znajdują się w oknie Wyjazdy. Aby otworzyć go klikamy ikonkę [ ] w menu nawigacyjnym. Są to wyjazdy, zarówno te, które są zaplanowane na przyszłość jak i te, które są już zrealizowane. Okno wyświetla listę wyjazdów w formie tabelarycznej, gdzie każda kolumna oznacza poszczególne parametry każdego rekordu: Typ określa, typ działania, czyli Wyjazdy Priorytet określa wagę wyjazdu (Wysoki, Normalny, Niski) Realizacja określa czy wyjazd jest już zrealizowany Data wyświetla datę realizacji wyjazdu Temat określa, temat wyjazdu Kontrahent określa którego kontrahenta wyjazd dotyczy Kontakt określa, z kim związany jest wyjazd Sprawa określa, z jaką sprawą związany jest wyjazd Początek określa datę, na kiedy wyjazd jest zaplanowany Koniec - określa datę, kiedy nastąpi zakończenie wyjazdu Czas trwania określa, długość trwania wyjazdu Właściciel wskazuje osobę merytorycznie odpowiedzialną za wyjazd Zarejestrował wskazuje, kto zarejestrował wyjazd w bazie danych Standardowo w oknie przeglądania danych widoczne są przyciski Belki Narzędziowej złożonej z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież. Każdy z nich funkcjonuje podobnie jak w innych oknach przeglądania danych. Wszystkie rekordy możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). Poniżej przedstawiono listę pól, na które warto zwrócić uwagę wypełniając dane wyjazdu: Status działania jest to pole określające stan realizacji wyjazdu. Na liście można wybrać jedną z możliwości poczynając od oczekuje na rozpoczęcie do zakończenie. Początek (zakładka Planowanie) określa planowaną datę rozpoczęcia wyjazdu Koniec (zakładka Planowanie) określa planowany czas zakończenia wyjazdu Czas trwania z listy wybiera się okres, w którym rzeczywiście udało się zakończyć spotkanie Realizacja pole opcji, które zaznaczone informuje o zrealizowaniu wyjazdu. Dodatkowo, jeśli pole to jest zaznaczone, to wyjazd jest przekreślony w oknie Wyjazdy. Kontrahent wskazuje na kontrahenta, którego dotyczy wyjazd. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że wyjazd widoczny jest w historii działań z danym kontrahentem (zakładka Działania w danych kontrahenta). 77

78 Osoba kontaktowa wskazuje na osobę kontaktową, której dotyczy wyjazd. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że wyjazd widoczny jest w historii działań z daną osoba kontaktową (zakładka Działania w danych osoby kontaktowej). Sprawa wskazuje na sprawę nadrzędną. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że wyjazd jest częścią sprawy i widoczny jest w zakładce Działania na formatce danych sprawy. Zasób wskazuje na zasób (pracownik, jednostka) który jest odpowiedzialny za wykonanie wyjazdu. Uczestnicy jest to lista osób, które biorą udział w wyjeździe. Nowe osoby można dodać do listy przy pomocy przycisku [+]. Właściwości w zakładce tej zebrane są wszystkie cechy wyjazdu, które stanowią dodatkową informację dla użytkownika min. Priorytet, Charakter Administracja zbiór właściwości systemowych wyjazdu. Należą do nich np. informacja o właścicielu wyjazdu, o uprawnieniach innych użytkowników do tego wyjazdu. Dodawanie nowego działania: Dodawanie nowego działania polega na otworzeniu nowej formatki danych działania, wypełnieniu jej i zapisaniu danych. Aby otworzyć formatkę nowego działania danych należy skorzystać z jednej z poniższych opcji w zależności od typu działania jakie chcemy utworzyć: Dodaj [ ] w oknie Sprawy/ Zdania/ Spotkania/ Rozmowy/ Wyjazdy Odpowiedni przycisk w oknie Działania [ ] Dodaj [ ] w Perle WF-CRM [ ] W kontekście kontrahenta / os. kontaktowej / jednostki org. / pracownika na formatce danych takiej osoby klikamy ikonę odpowiedniego działania Sprawa/ Zdanie/ Spotkanie/ Rozmowa/ Wyjazd. Dzięki temu, formatka nowego działania będzie miała wypełnione pola Kontrahent/ Osoba kontaktowa/ Zasób w zależności od kontekstu, w którym została otworzona. Na pierwszym planie wyświetli się formatka danych nowego działania. Niezależnie od wybranego rodzaju działania formatka będzie składała się z szeregu zakładek, w których pogrupowane są pola opisujące dane działanie. W zakładce Planowanie należy określić planowany czas wykonania działania. W zakładce Wykonanie wpisujemy rzeczywisty czas w którym wykonano działanie. W zakładce Właściwości znajdują się dodatkowe cechy działania. Wypełnienie pola Temat jest obligatoryjne. Jeżeli jego zawartość nie będzie zgodna z wymaganym warunkiem [ ], wtedy zapis danych będzie zablokowany. Każde działanie może dotyczyć wybranego kontrahenta, osoby kontaktowej. Może być także częścią dłuższej sprawy, którą wskazuje się w polu Sprawa. Zaznaczenie pola Pokaż na kalendarzu spowoduje wyświetlenie działania w kalendarzu wybranego zasobu (pole Zasób). Po wypełnieniu wszystkich potrzebnych informacji należy zapisać działanie przyciskiem Zapisz lub Zapisz i zamknij. Aby dokładniej opisać działanie można do niego dopiąć dodatkowy Termin, Notatkę lub Plik naciskając odpowiedni przycisk w menu Wstążki na formatce danych działania. Edytowanie danych działania: W WF-CRM istnieje wiele sposobów odnalezienia konkretnego działania. Można go szukać w oknie Działania lub w oknach wyspecjalizowanych typów działań jak Zadania, Sprawy, Spotkania itd. W każdym z tych okien można skorzystać ze wszystkich metod wyszukiwania danych, a więc filtrowania, sortowania i grupowania. Po odnalezieniu działania podświetlamy go i klikamy przycisk Otwórz [ ] lub dwa razy klikamy na niego. Na pierwszym planie otworzy się formatka danych wybranego działania. Dane możemy edytować lub tylko przeglądać w celu sprawdzenia, znalezienia informacji. 78

79 Po zakończeniu pracy z danymi działania zapisujemy wprowadzone zmiany i klikamy przycisk Zamknij [ ]. W przypadku wprowadzenia zmian danych i nie zapisaniu ich, pojawi się komunikat: Rysunek 44 Zapytanie o zapisanie zmian Klikamy na wybraną opcję, po czym okno dialogowe oraz formatka danych zamykają się. Aby uniknąć wyświetlania powyższego okna możemy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij [ ], wtedy zmiany zostaną zapisane przed zamknięciem okna (bez wyświetlania dodatkowego potwierdzenia). Może zdarzyć się taka sytuacja w naszej firmie, że dwóch pracowników będzie próbowało edytować ten sam rekord. Użytkownik, który pierwszy zapisze zmiany, nie zauważy różnicy, natomiast drugi przy próbie zapisu będzie musiał podjąć decyzję o nadpisaniu zmian lub ich porzuceniu. Wyświetli się okno dialogowe o treści Użytkownik zmodyfikował dane o godzinie. Czy chcesz nadpisać zmiany?. Jeżeli kliknie na przycisk Tak, zostaną zapisane zmiany wprowadzone przez niego, w przeciwnym przypadku w bazie pozostaną dane wprowadzone przez pierwszego użytkownika. Usuwanie działania: Jeżeli posiadamy odpowiednie uprawnienia każde działanie możemy usunąć. Pamiętajmy, że każdy element zarejestrowany w bazie danych tworzy pewną część historii firmy. Posiadając kompletną bazę wiedzy, w każdej chwili jesteśmy w stanie odtworzyć całą historię kontaktu. Pamiętajmy, że nigdy nie wiadomo kiedy i do czego informacje będą nam potrzebne. Usunięcie jednego działania nie wykasuje innych obiektów - terminów czy kontaktów dotyczących go. Aby usunąć wybrane działanie, odnajdujemy je w odpowiednim oknie, podświetlamy i klikamy przycisk Usuń [ ] lub naciskamy klawisz [Delete]. Wyświetlone zostanie okno dialogowe z potwierdzeniem decyzji usunięcia. Po wybraniu odpowiedniej akcji Tak/ Nie/ Anuluj, okno dialogowe znika i następuje wykonanie podjętej akcji. Uwaga! Usunięcie działania z bazy danych jest nieodwracalne. Kliknięcie przycisku Tak w oknie dialogowym, spowoduje usunięcie go, bez możliwości powrotu do danych. Dlatego należy dobrze zastanowić się zanim potwierdzimy chęć zrealizowania tego działania. 79

80 ROZDZIAŁ 13 MODUŁ WIADOMOŚCI Procesy komunikacji są procesami, których nie można niczym zastąpić w zarządzaniu relacjami z Klientem. Moduł Wiadomości pełni rolę systemu zarządzającego ewidencją korespondencji konwencjonalnej" (Listy przychodzące i wychodzące), jak i elektronicznej (Wiadomości , Faksy, SMSy). A więc moduł ten, zbiera wszystkie statyczne elementy historii kontaktu z klientem. Pozwala na sprawne i efektywne zarządzanie obiegiem korespondencji rozszerzając komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa. W nim gromadzona jest cała historia wiadomości, poczty , listów konwencjonalnych, związanej z klientem. System współpracując z MS Outlook 2007 importując i eksportując dane między programami. Korespondencja z klientem udostępniona jest dla wszystkich użytkowników systemu. System sprawdza zgodność adresu nadawcy z adresem wprowadzonym w systemie i automatycznie kopiuje wiadomości do historii kontaktów z klientem. W WF-CRM korespondencja, zarówno wewnętrzna jak i zewnętrzna, jest przechowywana w bazie i udostępniana uprawnionym użytkownikom, z zachowaniem kontekstu sprawy i klienta którego dotyczy. Program potrafi ewidencjonować różnego rodzaju wiadomości, jakimi operuje się w firmie. Mogą to być wiadomości następujących klas: Wewnętrzne wiadomości dotyczące ogólnych spraw naszej firmy, dostępne dla wszystkich pracowników w firmie Prywatne - prywatne wiadomości, dostępne tylko dla ich właściciela (i administratora) Firmowe wiadomości dotyczące naszych kontrahentów, dostępne dla wszystkich pracowników lub tylko ich grupy Każda wiadomość ma takie cechy, które dostarczają nam podstawowych informacji na jej temat. Są to m.in. temat, nadawca, adresat, data, skrzynka, charakter, czas trwania itp. Aby dokładniej ją opisać do każdej wiadomości można podpiąć Termin, Notatkę czy Plik. Jednak wśród wiadomości można wyróżnić kilka grup, które posiadają unikatowe dla siebie cechy. Są to: e Faksy Listy SMS Klikając w menu nawigacyjnym, na ikonę odpowiedniej grupy, wyświetli się nam okno z tabelą danych wszystkich wiadomości z wybranej grupy. Przykładowo, jeśli klikniemy na ikonę Wiadomości pojawią się wszystkie wiadomości, jakie są zapisane w bazie danych; jeśli klikniemy Listy wyświetlą się wszystkie listy. Okno Wiadomości to zbiór całej korespondencji zarówno przychodzącej jak i wychodzącej z naszej firmy. Klikając na ikonę Wiadomości [ ], wyświetli się tabela ze wszystkimi zapisanymi typami wiadomości, poczynając od najbardziej popularnego , po list konwencjonalny. Parametry, które opisują wszystkie Wiadomości w oknie to: Rodzaj określa kierunek Wiadomości (przychodząca, wychodząca) Typ określa typ Wiadomości ( , Faks, List) Priorytet określa wagę wiadomości (Wysoki, Normalny, Niski) Przeczytano określa, czy wiadomość została przeczytana czy nie Nadawca określa, kto był nadawcą Wiadomości Adresat - określa, kto był adresatem Wiadomości Temat określa temat Wiadomości Data - określa datę nadejścia / wysłania Wiadomości Załączniki określa, czy do Wiadomości zostały dołączone załączniki U góry okna znajduje się Belka Narzędziowa złożona z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież. Każdy z tych przycisków funkcjonuje podobnie jak w innych 80

81 oknach. Dodatkowo tak jak we wszystkich oknach przeglądania danych, rekordy możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). E to list elektroniczny, który pełni funkcję korespondencyjną podobną do listu konwencjonalnego. Przesyłany jest za pomocą programu pocztowego w chwili naciśnięcia przycisku Wyślij widomości. Jeżeli wiadomość związana jest z klientem to staje się zarejestrowaną częścią historii kontaktu. Wypełniając pola Kontrahent, Osoba kontaktowa na formatce danych a wskazujemy, których kontaktów dotyczy. Dzięki temu tworzą się powiązania między obiektami i staje się częścią historii kontaktu ( widoczny jest w danych kontaktu). może także być częścią większej sprawy (pole Sprawa). Dodatkowo do każdego a może być dowiązany termin, notatka i plik. W momencie tworzenia nowego a, przypisany mu zostaje pracownik (pole Zasób) osoba za niego odpowiedzialna. Wykorzystując tę właściwość możemy delegować e do innych użytkowników. W zakładce Administracja zapisywane są właściwości a. Znajdziemy tam informacje o właścicielu, osobach tworzącej i modyfikującej ostatnio dane. W tym miejscu możemy również ograniczyć widoczność a dla innych użytkowników. Wszystkie nowoutworzone elementy (także zaimportowane z MS Outlook), domyślnie widoczne będą tylko dla właściciela. Okno e zawiera wszystkie zapisane e, niezależnie od skrzynki, w której są przechowywane (nadawacza, odbiorcza, wersje robocze). Możemy wyświetlić go poprzez kliknięcie w ikonkę [ ] w menu nawigacyjnym. Lista i prezentowana jest w postaci tabelarycznej, gdzie każda kolumna określa daną cechę każdego z wierszy: Rodzaj określa kierunek a (przychodzący, wychodzący) Typ określa typ Wiadomości, czyli Priorytet określa wagę wiadomości (Wysoki, Normalny, Niski) Data określa datę nadejścia / wysłania a Temat określa, czego dotyczy Kontakt określa, którego z kontaktów dotyczy Kontrahent określa, którego z kontrahentów dotyczy Sprawa - określa, którego z wydarzeń dotyczy Folder określa w którym folderze znajduje się E-mial Nadawca określa, kto był nadawcą a Adresat - określa, kto był adresatem a Właściciel określa, kto jest merytorycznie odpowiedzialny za Zarejestrował określa, kto zarejestrował Konto określa, za pomocą którego konta został wysłany / odebrany W oknie e widoczne są przyciski Belki Narzędziowej złożona z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież. Każdy z tych przycisków funkcjonuje podobnie jak w innych oknach przeglądania danych. Wszystkie rekordy możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). W WF-CRM wysyłanie i pobieranie i może odbywać się na dwa sposoby: za pośrednictwem wbudowanego klienta pocztowego i odbieranie i przy współpracy z MS Outlook Wbudowany klient pocztowy to autonomiczny program, który może działać niezależnie od zainstalowanego oprogramowania pocztowego. Wystarczy skonfigurować serwer pocztowy w module Administracja Moje konto w zakładce Konta . Korzystając z wbudowanego programu pocztowego, istnieje możliwość skonfigurowania wielu kont pocztowych np. służbowego i prywatnego. Użytkownik może mieć przypisanych kilka kont pocztowych i konfiguruje je we własnym zakresie. Drugą opcją, przeznaczoną do przesyłania danych, jest współpraca z zainstalowanym programem Microsoft Outlook Polega to na pobieraniu, bądź wysyłaniu elementów poczty; takich jak 81

82 wiadomości, terminy, zadania i kontakty. Połączenie z MS Outlook konfiguruje się w module Administracja Moje konto w zakładce Konto MS Outlook. Przy tym, oba programy są ze sobą kompatybilne i nie wymagają od użytkownika wykonywania jakichkolwiek dodatkowych czynności (np. ręcznego przepisywania treści listu z Outlooka do WF-CRM). Konfiguracja wbudowanego konta pocztowego oraz konta MS Outlook opisana jest w oddzielnych rozdziałach Konta i Konto MSOutlook. Poniżej przedstawiono listę pól, na które warto zwrócić uwagę wypełniając dane a: Folder folder, w którym znajduje się obecnie . Nowy tworzony jest w folderze Wersje robocze. Po naciśnięciu przycisku Wyślij zostanie przeniesiony do folderu Skrzynka nadawcza. Po wysłaniu a będzie on zapisany w folderze Wysłane elementy. Wszystkie e przychodzące zapisywane są w folderze Skrzynka odbiorcza. Konto pocztowe przy pomocy tego pola określa się z którego konta ma zostać wysłany bądź na które konto został odebrany. Lista kont odpowiada Standardowo wpisane jest konto domyślne. Inne konto można wybrać rozwijając listę. Kontrahent wskazuje na kontrahenta, którego dotyczy . Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że widoczny jest w historii korespondencji z danym kontrahentem (zakładka Wiadomości w danych kontrahenta). Osoba kontaktowa wskazuje na osobę kontaktową, której dotyczy . Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że widoczny jest w historii korespondencji z daną osoba kontaktową (zakładka Wiadomości w danych osoby kontaktowej). Sprawa wskazuje na sprawę nadrzędną. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że jest częścią sprawy i widoczny jest w zakładce Wiadomości na formatce danych sprawy. Zasób wskazuje na zasób (pracownik, jednostka), który jest odpowiedzialny za dany . Adresaci jest to lista osób, do których wysłano maila. Nowe osoby można dodać do listy przy pomocy przycisku [+]. Administracja zbiór właściwości systemowych a. Należą do nich np. informacja o właścicielu a, o uprawnieniach innych użytkowników do tego a. Tworzenie nowego a: Aby utworzyć nowy należy skorzystać ż jednej z poniższych opcji: Dodaj [ ] lub menu kontekstowe w oknie e [ ] [ ] w oknie Wiadomości [ ] W kontekście kontrahenta / osoby kontaktowej wiedząc, kogo ma dotyczyć wiadomość, można otworzyć dane tego kontaktu i kliknąć ikonę [ ] na Wstążce. Otworzy się okno z formatką danych nowej wiadomości, gdzie pole Kontrahent / Osoba kontaktowa automatycznie będzie wypełnione danymi, wcześniej wybranego kontrahenta czy osoby kontaktowej. Nowy [ ] w Perle WF-CRM [ ] Na ekranie pojawi się formatka danych nowego a. Wypełniamy wszystkie pola potrzebnymi danymi. Domyślnie w polu Od będą wpisane dane zalogowanego pracownika. Adresatów wiadomości wybiera się po kliknięciu w pole wyboru [ ]. będzie widoczny w danych każdego adresata w zakładce Wiadomości. W polu Konto pocztowe wyświetlana jest nazwa konta z którego będzie wysłany. Początkowo wpisane będzie konto domyślne. Można je zmienić rozwijając dostępną listę zdefiniowanych kont. Nowa wiadomość tworzona jest w folderze Wersje robocze, dopiero po naciśnięciu przycisku Wyślij zostaje przeniesiony do folderu Skrzynka nadawcza. Wiadomość zostanie wysłana po naciśnięciu przycisku Wyślij pocztę w Perle WF-CRM. W polach Kontrahent, Osoba kontaktowa wybieramy kontakty, których dotyczy . Podobnie w polu Sprawa wyznaczamy nadrzędną sprawę, której dotyczy . 82

83 Wysyłanie i odbieranie a: WF-CRM umożliwia generowanie, ewidencję, archiwizację, jaki i wysyłanie korespondencji. Jego rozbudowana funkcjonalność pozwala na używanie zarówno wbudowanego klienta pocztowego, jak i współpracę z najpopularniejszym systemem pocztowym MS-Outlook Taka integracja jest szczególnie ważna, aby nie utracić danych zebranych w MS Outlook i móc wykorzystywać je w pracy z WF-CRM. Zarówno konfiguracja wbudowanego konta pocztowego jak i importowanie poczty MS- Outlook opisana jest w rozdziale Moje konto. Wysyłanie i odbieranie poczty możliwe jest po poprawnym skonfigurowaniu kont pocztowych (Administracja Moje konto Konta / MS Outlook). Wysłanie nowego a odbywa się dwuetapowo: 1. Zapisanie a do skrzynki nadawczej przycisk Wyślij [ ] na formatce danych a 2. Wysłanie wszystkich wiadomości ze skrzynki nadawczej przycisk Poczta [ ] lub MS Outlook [ ] z Perły WF-CRM [ ] Aby zapisać a do skrzynki nadawczej należy kliknąć w jego formatce danych przycisk Wyślij. Natomiast żeby wysłać wszystkie e ze skrzynki nadawczej trzeba wybrać przycisk Wyślij wiadomości w Perle WF-CRM. Dzięki temu możemy zapisać kilka wiadomości do skrzynki nadawczej i wysłać je na raz klikając jeden przycisk. W celu odebrania wiadomości z serwera klikamy przycisk Pobierz wiadomości. Po odebraniu wiadomości, program na podstawie adresu nadawcy stworzy powiązanie z odpowiednim kontaktem. Jeżeli nadawca nie jest jeszcze zapisany do bazy, wtedy WF-CRM automatycznie utworzy nowy kontakt o odpowiedniej nazwie i adresie . Korzystając ze współpracy z MS-Outlook e mogą być importowane z MS Outlooka do WF- CRM. Używając przycisku MS - Outlook [ ] Importuj z Perły WF-CRM [ ] możemy pobrać wszystkie e jakie znajdują się w wyznaczonym folderze w MS Outlook. Edytowanie danych a: W celu edytowania a otwieramy okno e [ ] i odnajdujemy w nim odpowiedni rekord możemy użyć do tego wszystkich dostępnych metod wyszukiwania danych. Następnie zaznaczamy odpowiedni wiersz i klikamy przycisk Otwórz [ ].Wyświetli się formatka danych wybranego a. W zależności od rodzaju wiadomości (wysłana lub odebrana), będziemy mieli dostęp do edycji lub podglądu danych. Jeżeli jest to ze skrzynki odbiorczej będziemy mieli ograniczone możliwości edycji danych tzn. edycja zablokowana jest dla pól treści wiadomości, adresata czy daty nadesłania. Natomiast, ze skrzynek nadawczej i wersji roboczych otworzy się w trybie do pełnej edycji. Każdy ma przypisaną osobą odpowiedzialną za niego pole Zasób. Domyślnie jest to pracownik, który tworzy wiadomość. W polu Sprawa wyznaczamy sprawę nadrzędną, której dotyczy . W polu Kontrahent, Osoba kontaktowa wskazywane są kontakty, z którymi związany jest . Jego dane widoczne są we właściwościach obiektu. Oprócz tego, znajdują się tam informacje o tym kto i kiedy utworzył , kto i kiedy ostatnio zmieniał jego dane, a także o widoczności dla innych użytkowników. Ze względu na fakt, że zarejestrowany może być prywatny lub służbowy, istnieje możliwość ograniczenia jego widoczności tylko dla właściciela. Poza tym, do e- maila mogą być dołączone załączniki notatki i pliki, a także termin ze zdefiniowanym przypomnieniem. Po zakończeniu pracy w tym oknie, klikamy przycisk Zamknij [ ] - w prawym górnym rogu - który powoduje zamknięcie okna. W przypadku wprowadzenia zmian w danych i nie zapisaniu tych zmian, pojawi się komunikat: 83

84 Rysunek 45 Zapytanie o zapisanie zmian Klikamy na wybraną opcję, po czym okno dialogowe oraz formatka danych zamykają się. Aby uniknąć wyświetlania powyższego okna możemy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij [ ], wtedy zmiany zostaną zapisane przed zamknięciem okna (bez wyświetlania potwierdzenia). Może zdarzyć się taka sytuacja w naszej firmie, że dwóch pracowników będzie próbowało edytować ten sam rekord. Użytkownik, który pierwszy zapisze zmiany, nie zauważy różnicy, natomiast drugi przy próbie zapisu będzie musiał podjąć decyzję o nadpisaniu zmian lub ich porzuceniu. Wyświetli się okno dialogowe o treści Użytkownik zmodyfikował dane o godzinie. Czy chcesz nadpisać zmiany?. Jeżeli kliknie na przycisk Tak, zostaną zapisane zmiany wprowadzone przez niego, w przeciwnym przypadku w bazie pozostaną dane wprowadzone przez pierwszego użytkownika. Usuwanie a: Jeżeli posiadamy odpowiednie uprawnienia każdy zapisany możemy usunąć. Podobnie jak przy usuwaniu jakichkolwiek obiektów, taka operacja nie sprzyja budowaniu jednolitej historii relacji. Pamiętajmy, że każdy element zarejestrowany w bazie danych również , tworzy pewną część historii firmy. Dzięki temu w każdej chwili jesteśmy w stanie odtworzyć całą historię kontaktu. Pamiętajmy, że nigdy nie wiadomo kiedy i do czego informacje będą nam potrzebne. Usunięcie a z bazy danych nie wykasuje innych obiektów wiadomości, działań czy kontaktów. W celu usunięcia a, otwieramy okno e [ ], w którym będzie widoczny dany rekord. Następnie zaznaczamy odpowiedni wiersz i klikamy przycisk Usuń [ ] lub naciskamy klawisz [Delete]. Działanie takie, wywoła pojawienie się okna dialogowego z potwierdzeniem decyzji. Po wybraniu odpowiedniej akcji Tak/ Nie/ Anuluj, okno dialogowe znika i następuje wykonanie podjętej akcji. Uwaga! Usunięcie a z listy jest nieodwracalne. Kliknięcie przycisku Tak w oknie dialogowym, spowoduje usunięcie go, bez możliwości powrotu do danych. Dlatego należy dobrze zastanowić się zanim potwierdzimy chęć zrealizowania tego działania. FAKSY Okno Faksy jest kartoteką wszystkich faksów zarówno przychodzących jak i wychodzących z naszej firmy. Aby go wyświetlić klikamy w ikonę [ ] w menu nawigacyjnym. Lista faksów jest uporządkowana w kolumnach, określających poszczególne parametry każdego faksu. Na formatce danych faksu możemy zapisać całą treść nadesłanego dokumentu i opisać go lub dołączyć skan oryginału dokumentu jako plik. Każdy faks można powiązać z dowolnym kontrahentem i osobą kontaktową (pole Kontrahent, Osoba kontaktowa) dzięki czemu będzie widoczny w danych tych osób (zakładka Wiadomości). Faks może być także częścią długotrwałej sprawy (pole Sprawa). 84

85 Dzięki tworzeniu na bieżąco takiej listy korespondencji, tworzymy kolejną część historii kontaktu z klientem. Parametry, które opisują faksy w oknie to: Rodzaj określa kierunek Faksu (przychodzący, wychodzący) Typ określa typ Wiadomości, czyli Faks Priorytet określa wagę Faksu (Wysoki, Normalny, Niski) Data określa datę nadejścia / wysłania Faksu Temat określa, czego dotyczy Faksu Folder określa, w którym folderze znajduje się Faks Kontrahent określa, którego z kontrahentów dotyczy Faks Kontakt określa, którego z kontaktów dotyczy Sprawa - określa, którego z wydarzeń dotyczy Nadawca określa, kto był nadawcą Faksu Adresat - określa, kto był adresatem Faksu Właściciel określa, kto jest merytorycznie odpowiedzialny za Faksu Zarejestrował określa, kto zarejestrował Faksu U góry okna znajduje się Belka Narzędziowa złożona z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież. A także na dole okna znajduje się Nawigator Danych. Każdy z tych przycisków funkcjonuje podobnie jak w innych oknach. Wszystkie rekordy możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). Poniżej przedstawiono listę pól, na które warto zwrócić uwagę wypełniając dane faksu: Kierunek pola opcji, których zaznaczenie określa czy faks jest nadany czy otrzymany Kontrahent wskazuje na kontrahenta, którego dotyczy faks. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że faks widoczny jest w historii korespondencji z danym kontrahentem (zakładka Wiadomości w danych kontrahenta). Osoba kontaktowa wskazuje na osobę kontaktową, której dotyczy faks. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że faks widoczny jest w historii korespondencji z daną osoba kontaktową (zakładka Wiadomości w danych osoby kontaktowej). Sprawa wskazuje na sprawę nadrzędną. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że faks jest częścią sprawy i widoczny jest w zakładce Wiadomości na formatce danych sprawy. Zasób wskazuje na zasób (pracownik, jednostka), który jest odpowiedzialny za dany faks. Adresaci jest to lista osób, do których wysłano faks. Nowe osoby można dodać do listy przy pomocy przycisku [+]. Administracja zbiór właściwości systemowych faksu. Należą do nich np. informacja o właścicielu faksu, o uprawnieniach innych użytkowników do tego faksu. LISTY W każdej firmie korespondencja przekazywana jest w formie elektronicznej, ale także papierowej. Jeśli chodzi o tą pierwszą, to zazwyczaj są to e. A papierową formę dokumentów stanowią listy konwencjonalne i faksy. W WF-CRM historia korespondencji w formie papierowej tworzona jest w oknie Listy. Znajdują się tam listy zarówno odebrane, jak i wysłane. Forma listu może być różna. Może to być przepisana treść listu lub może krótki opis wraz z dołączonym skanem dokumentu w załączniku. W celu dokładniejszego opisania listu można dołączyć do niego dodatkowy termin, notatkę lub plik. List może dotyczyć dowolnego Kontrahenta lub Osoby kontaktowej. Może także być częścią długotrwałej sprawy (pole Sprawa). W celu wyświetlenia okna Listy klikamy w ikonkę [ ] w menu nawigacyjnym. Wszystkie listy uporządkowane są w kolumnach, określających poszczególne parametry każdego z nich. Parametry, które opisują listy w oknie Listy to: 85

86 Rodzaj określa kierunek listu (przychodzący, wychodzący) Typ określa typ Wiadomości, czyli List Priorytet określa wagę listu (Wysoki, Normalny, Niski) Data określa datę nadejścia / wysłania listu Temat określa, czego dotyczy list Kontrahent określa, kórego z kontrahentów dotyczy list Kontakt określa, którego z kontaktów dotyczy list Sprawa - określa, którego z wydarzeń dotyczy list Nadawca określa, kto był nadawcą listu Adresat - określa, kto był adresatem listu Właściciel określa, kto jest merytorycznie odpowiedzialny za list Zarejestrował określa, kto zarejestrował listu U góry okna znajduje się Belka Narzędziowa złożona z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież. A także na dole okna znajduje się Nawigator Danych. Każdy z tych przycisków funkcjonuje podobnie jak w innych oknach. Wszystkie rekordy możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). Poniżej przedstawiono listę pól, na które warto zwrócić uwagę wypełniając dane listu: Typ listu zawartość tego pola daje odpowiedzi na następujące pytania: czy list został przesłany jako polecony, priorytet czy paczka? Pamiętaj, że jest to pole słownikowe, w związku z tym jeśli na liście brakuje jakiegoś typu listu, zgłoś to administratorowi, który może dodać nowe opcje wyboru. Kierunek pola opcji, których zaznaczenie określa czy list jest nadany czy otrzymany Kontrahent wskazuje na kontrahenta, którego dotyczy list. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że list widoczny jest w historii korespondencji z danym kontrahentem (zakładka Wiadomości w danych kontrahenta). Osoba kontaktowa wskazuje na osobę kontaktową, której dotyczy list. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że list widoczny jest w historii korespondencji z daną osoba kontaktową (zakładka Wiadomości w danych osoby kontaktowej). Sprawa wskazuje na sprawę nadrzędną. Uzupełnienie tego pola równoznaczne jest z tym, że list jest częścią sprawy i widoczny jest w zakładce Wiadomości na formatce danych sprawy. Zasób wskazuje na zasób (pracownik, jednostka), który jest odpowiedzialny za dany list. Adresaci jest to lista osób, do których wysłano list. Nowe osoby można dodać do listy przy pomocy przycisku [+]. Administracja zbiór właściwości systemowych listu. Należą do nich np. informacja o właścicielu listu, o uprawnieniach innych użytkowników do tego listu. SMS SMS jest obecnie jedną z najpopularniejszych form korespondencji. Są to krótkie i zwięzłe wiadomości tekstowe przesyłane za pomocą cyfrowych sieci telefonii komórkowej. Wiadomość SMS wysyła się na numer abonenta sieci telefonii komórkowej lub stacjonarnej. Moduł SMS służy do przechowywania korespondencji przesyłanej właśnie za pomocą SMS- ów przychodzących, jak i wychodzących. Okno SMSy zbiera wszystkie zapisane wiadomości SMS i udostępnione dla ogółu użytkowników. Wiadomość SMS może dotyczyć innych obiektów poprzez wskazanie ich w polu Sprawa, Kontrahent, Osoba kontaktowa. Dodatkowo, w celu dokładniejszego opisu SMSa możemy tworzyć nowe notatki, pliki i terminy, które będą bezpośrednio odwoływać się do danej wiadomości SMS. Podobnie jak każdy obiekt w WF-CRM, wiadomość SMS przechowuje informacje o jej właścicielu, osobie tworzącej ją i modyfikującej ostatnio dane. Zapisana wiadomość SMS może mieć ograniczoną widoczność dla innych użytkowników. Wszystkie te dane dostępne są w zakładce Administracja. Okno SMSy otwieramy klikając na [ ] w menu nawigacyjnym. Znajduje się w nim pełna lista SMSów. Wszystkie rekordy możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb (funkcje opisane w 86

87 rozdziale Funkcje wyszukiwania danych).u góry okna znajduje się Belka Narzędziowa złożona z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież. A na dole okna znajduje się Nawigator Danych. Każdy z tych przycisków funkcjonuje podobnie jak w innych oknach. Dodawanie nowej wiadomości Niezależnie od rodzaju wiadomości można dodawać nowe na wiele sposobów. Oto kilka z nich: Dodaj [ ] w oknie e/ Faksy/ Listy/ SMSy Odpowiedni przycisk w oknie Wiadomości [ ] Dodaj [ ] w Perle WF-CRM [ ] W kontekście kontrahenta / os. kontaktowej / sprawy wiedząc, kogo i czego dotyczy wiadomość SMS, można otworzyć dane kontaktu / sprawy i kliknąć na Wstążce ikonę odpowiedniej wiadomości np. SMS [ ]. Otworzy się okno z formatką danych nowej wiadomości, gdzie pola Kontrahent / Osoba kontaktowa / Sprawa automatycznie będą wypełnione danymi, wcześniej wybranego kontaktu / wydarzenia. Po wybraniu jednej z w/w opcji, wyświetli się formatka danych nowej wiadomości. Wypełnienie pola Temat jest obligatoryjne. Jeżeli jego zawartość nie będzie zgodna z wymaganym warunkiem [ ], wtedy zapis danych będzie zablokowany. Do każdej wiadomości możemy podpiąć Termin, Notatkę, Plik. Podobnie jak w przypadku innych obiektów, możemy dodawać je z poziomu wiadomości używając menu Wstążki. Taka możliwość gwarantuje nam automatyczne uzupełnienie odpowiednich danych w momencie otwierania formatki nowej wiadomości. Edytowanie danych wiadomości W celu edycji danych wiadomości, otwieramy okno Wiadomości klikając ikonę [ ] w menu nawigacyjnym. Odnajdujemy wiadomość na liście - możemy użyć wszystkich dostępnych metod wyszukiwania danych. Zaznaczamy go i klikamy Otwórz [ ]. Dane możemy edytować lub tylko przeglądać w celu sprawdzenia, znalezienia informacji. Po zakończeniu pracy z danymi działania zapisujemy wprowadzone zmiany i klikamy przycisk Zamknij [ ]. W przypadku wprowadzenia zmian danych i nie zapisaniu ich, pojawi się komunikat: Rysunek 46 Zapytanie o zapisanie zmian Klikamy na wybraną opcję, po czym okno dialogowe oraz formatka danych zamykają się. Aby uniknąć wyświetlania powyższego okna możemy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij [ ], wtedy zmiany zostaną zapisane przed zamknięciem okna (bez wyświetlania potwierdzenia). Może zdarzyć się taka sytuacja w naszej firmie, że dwóch pracowników będzie próbowało edytować ten sam rekord. Użytkownik, który pierwszy zapisze zmiany, nie zauważy różnicy, natomiast drugi przy próbie zapisu będzie musiał podjąć decyzję o nadpisaniu zmian lub ich porzuceniu. Wyświetli się okno dialogowe o treści Użytkownik zmodyfikował dane o godzinie. 87

88 Czy chcesz nadpisać zmiany?. Jeżeli kliknie na przycisk Tak, zostaną zapisane zmiany wprowadzone przez niego, w przeciwnym przypadku w bazie pozostaną dane wprowadzone przez pierwszego użytkownika. Usuwanie wiadomości Jeżeli posiadamy odpowiednie uprawnienia możemy wykasować każdą wiadomość. Podobnie jak przy usuwaniu jakichkolwiek rekordów z bazy danych, taka operacja nie sprzyja budowaniu jednolitej historii relacji. Pamiętajmy, że każdy element zarejestrowany w bazie danych również wiadomość, tworzy pewną część historii firmy. Dzięki temu w każdej chwili jesteśmy w stanie odtworzyć całą historię kontaktu. Pamiętajmy, że nigdy nie wiadomo kiedy i do czego informacje będą nam potrzebne. Usunięcie wiadomości z bazy nie wykasuje innych działań czy kontaktów związanych z nią. W celu usunięcia wiadomości, zaznaczamy ją na liście i klikamy przycisk Usuń [ ] lub naciskamy klawisz [Delete]. Następnie wyświetli się okno z potwierdzeniem decyzji. Po wybraniu odpowiedniej akcji Tak/ Nie/ Anuluj, okno dialogowe znika i następuje wykonanie podjętej akcji. Uwaga! Usunięcie wiadomości z bazy jest nieodwracalne. Kliknięcie przycisku Tak w oknie dialogowym, spowoduje usunięcie jej, bez możliwości powrotu do danych. Dlatego należy dobrze zastanowić się zanim potwierdzimy chęć zrealizowania tego działania. ROZDZIAŁ 14 MODUŁ ZAŁĄCZNIKI Moduł Załączniki jest kartoteką wszystkich załączników zapisanych w programie. Każdy załącznik może być obiektem autonomicznym bądź ściśle powiązanym z innym obiektem. Dzięki nim poszerzamy wiedzę o kontaktach, wiadomościach czy działaniach. Wyobraźmy sobie, że jeden z klientów wyróżnia się spośród innych bardzo regularnym spłacaniem zobowiązań. Zapisując tą informację w notatce nie musimy o niej pamiętać. Wystarczy, że podczas rozmowy z klientem, przeczytamy notatkę i zaskoczymy go udzielając odpowiedniego rabatu za lojalność wobec naszej firmy. Wiele podobnych sytuacji dowodzi potęgi informacji. Opłaca się robić notatki po prostu zapisuj wszystko co może się przydać w przyszłości! Wszystkie załączniki możemy przeglądać, edytować i usuwać. We właściwościach każdego z nich znajdziemy informacje o właścicielu obiektu, osobie tworzącej go, a także kto ostatnio modyfikował jego dane. Znajdziemy tam także opcję, która pozwoli zabezpieczyć dostęp do obiektu, ograniczając widoczność tylko dla właściciela obiektu. NOTATKI Notatka to dodatkowa informacja na dowolny temat. Może funkcjonować jako niezależny obiekt lub jako załącznik do innego obiektu tj. działania, wiadomości czy kontaktu. Notatka wzbogaca naszą wiedzę o kliencie. Powinny znajdować się tam wszelkie informacje, potrzebne w przyszłości podczas kontaktu z klientem. Do notatek można zapisać informacje wewnętrzne jak i prywatne niedostępne dla innych użytkowników. Każda notatka może być utworzona zarówno z poziomu okna Notatki, jak również z poziomu obiektu, którego dotyczy działania, wiadomości czy kontaktu. Podobnie jak każdy obiekt w WF-CRM, notatka posiada właściwości, w których przechowywane są informacje o jej właścicielu, osobie tworzącej ją i modyfikującej ostatnio dane. Zapisana notatka może być informacją całkowicie prywatną z ograniczoną widocznością tylko dla właściciela. 88

89 W celu wyświetlenia okna Notatki, klikamy w ikonkę [ ] w menu nawigacyjnym. Znajdują się w nim wszystkie zapisane notatki, które są posegregowane w tabeli o poszczególnych parametrach: Typ określa typ załącznika, czyli Notatka Data rejestracji określa datę kiedy notatka została utworzona Tytuł wyświetla tytuł notatki Kontrahent określa, którego kontrahenta dotyczy notatka Kontakt określa, którego kontaktu dotyczy notatka Wydarzenie określa jakiego wydarzenia dotyczy Właściciel określa kto jest właścicielem notatki U góry okna znajduje się Belka Narzędziowa złożona z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież. A na dole okna znajduje się Nawigator Danych. Każdy z tych przycisków funkcjonuje podobnie jak w innych oknach. Wszystkie rekordy możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). Dodawanie nowej Notatki: Notatki możemy dodawać na kilka sposobów: Dodaj [ ] lub menu kontekstowe w oknie Notatki [ ] Nowa Notatka [ ] w Perle WF-CRM [ ] W kontekście kontaktu / wydarzenia wiedząc, kogo i czego dotyczy notatka, można otworzyć dane tej kontaktu / wydarzenia i kliknąć ikonę Notatka [ ] na Wstążce. Otworzy się okno z formatką danych nowej Notatki, gdzie pola Kontakt / Wydarzenie automatycznie będą wypełnione danymi, wcześniej wybranego kontaktu / wydarzenia. Po wybraniu jednej z w/w opcji, wyświetli się formatka danych nowej Notatki. Ze względu na swoją podstawową rolę, notatka zawiera tylko jedną zakładkę Notatka, która wyświetla podstawowe dane o notatce jak kto i kiedy ją utworzył, zmodyfikował oraz dla kogo jest widoczna. Wypełnienie pola Temat notatki jest obligatoryjne. Jeżeli jego zawartość nie będzie zgodna z wymaganym warunkiem [ ], wtedy zapis danych będzie zablokowany. Edytowanie danych Notatki: W celu edycji notatki, otwieramy browser Notatki klikając ikonę [ ] w menu nawigacyjnym. Odnajdujemy określony rekord na liście - możemy użyć wszystkich dostępnych metod wyszukiwania danych. Otwieramy ją przyciskiem Otwórz [ ] lub dwuklikiem. Dostęp do danych notatki możemy uzyskać także z poziomu kontaktu, którego dotyczy klikając na niego w zakładce Notatki z poziomu danego kontaktu. Niezależnie, którą opcję otwierania formatki wybierzemy, na pierwszym planie pojawi się formatka danych wybranej notatki. Dane możemy edytować lub tylko przeglądać w celu sprawdzenia, znalezienia informacji. Po zakończeniu pracy w tym oknie, klikamy przycisk Zamknij [ ] - w prawym górnym rogu - który powoduje zamknięcie okna. W przypadku wprowadzenia zmian w danych i nie zapisaniu ich, pojawi się komunikat: 89

90 Rysunek 47 Zapytanie o zapisanie zmian Klikamy na wybraną opcję, po czym okno dialogowe oraz formatka danych zamykają się. Aby uniknąć wyświetlania powyższego okna możemy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij [ ], wtedy zmiany zostaną zapisane przed zamknięciem okna (bez wyświetlania potwierdzenia). Może zdarzyć się taka sytuacja w naszej firmie, że dwóch pracowników będzie próbowało edytować ten sam rekord. Użytkownik, który pierwszy zapisze zmiany, nie zauważy różnicy, natomiast drugi przy próbie zapisu będzie musiał podjąć decyzję o nadpisaniu zmian lub ich porzuceniu. Wyświetli się okno dialogowe o treści Użytkownik zmodyfikował dane o godzinie. Czy chcesz nadpisać zmiany?. Jeżeli kliknie na przycisk Tak, zostaną zapisane zmiany wprowadzone przez niego, w przeciwnym przypadku w bazie pozostaną dane wprowadzone przez pierwszego użytkownika. Usuwanie Notatki: Jeżeli posiadamy odpowiednie uprawnienia możemy usunąć każdą notatkę. Podobnie jak przy usuwaniu jakichkolwiek rekordów z bazy danych, taka operacja nie sprzyja budowaniu jednolitej historii relacji. Pamiętajmy, że każdy element zarejestrowany w bazie danych również notatka, tworzy pewną część historii firmy. Dzięki temu w każdej chwili jesteśmy w stanie odtworzyć całą historię kontaktu. Pamiętajmy, że nigdy nie wiadomo kiedy i do czego informacje będą nam potrzebne. Usunięcie notatki z bazy nie wykasuje innych działań czy kontaktów dotyczących niej. W celu usunięcia notatki, otwieramy okno Notatki klikając ikonę [ ], w którym będzie widoczny dany rekord. Następnie zaznaczamy go i klikamy przycisk Usuń [ ] lub naciskamy klawisz [Delete]. Działanie takie, wywoła pojawienie się okna dialogowego z potwierdzeniem decyzji. Po wybraniu odpowiedniej akcji Tak/ Nie/ Anuluj, okno dialogowe znika i następuje wykonanie podjętej akcji. Uwaga! Usunięcie Notatki jest nieodwracalne. Kliknięcie przycisku Tak w oknie dialogowym, spowoduje usunięcie jej, bez możliwości powrotu do danych. Dlatego należy dobrze zastanowić się zanim potwierdzimy chęć zrealizowania tego działania. PLIKI Okno Pliki zawiera wszystkie zapisane załączniki w postaci plików. Otwieramy go klikając ikonkę [ ] w menu nawigacyjnym. Na liście znajdują się pliki które zostały ręcznie dodane oraz załączniki odebranych wiadomości . Wszystkie pliki tworzą tabelę o poszczególnych parametrach: 90

91 Tytuł wyświetla nazwę danego pliku Właściciel określa kto jest merytorycznie odpowiedzialny za plik Kontrahent określa, którego kontrahenta dotyczy plik Wielkość określa wielkość pliku Typ określa typ załącznika, czyli Plik Data rejestracji określa datę kiedy plik został utworzony U góry okna znajduje się Belka Narzędziowa złożona z przycisków: Dodaj, Otwórz, Usuń, Pokaż tylko moje, Ustawienia i Odśwież. A na dole okna znajduje się Nawigator Danych. Każdy z tych przycisków funkcjonuje podobnie jak w innych oknach. Wszystkie rekordy możemy grupować, filtrować wedle własnych potrzeb (funkcje opisane w rozdziale Funkcje wyszukiwania danych). Pliki graficzne są automatycznie wyświetlane na formatce danych pliku. Inne formaty plików otwierane są przy pomocy zainstalowanego oprogramowania. Każdy plik może (ale nie musi) być powiązany z konkretnym kontrahentem, osobą kontaktową i sprawą (pola Kontrahent, Osoba kontaktowa, Sprawa). We właściwościach obiektu dostępne są informacje o właścicielu obiektu, osobie tworzącej i ostatnio modyfikującej dane. Może to być obiekt z ograniczoną widocznością dla innych użytkowników systemu (zakładka Administracja). Dodawanie nowego Pliku: Podobnie jak dodawanie innych elementów WF-CRM, pliki możemy dodać na kilka sposobów: Dodaj [ ] lub menu kontekstowe w oknie Pliki [ ] Nowy Plik [ ] w Perle WF-CRM [ ] W kontekście kontaktu / wydarzenia wiedząc, kogo i czego dotyczy notatka, można otworzyć dane tej kontaktu / wydarzenia i kliknąć ikonę Plik [ ] na Wstążce. Otworzy się okno wyboru pliku, gdzie musimy wskazać adres pliku. Po wybraniu właściwego pliku, wyświetli się formatka danych nowego Pliku, gdzie pola Kontakt / Wydarzenie automatycznie będą wypełnione danymi, wcześniej wybranego kontaktu / wydarzenia. Po wybraniu jednej z w/w opcji, wyświetli się systemowe okno wyboru pliku. Należy w nim wskazać ścieżkę, gdzie znajduje się plik. Po wskazaniu właściwego pliku, wyświetli się formatka danych nowego Pliku. Ze względu na swoje przeznaczenie, Plik zawiera tylko dwie jedną zakładkę Plik, która wyświetla podstawowe dane o pliku jak kto i kiedy go utworzył oraz dane dla kogo będzie widoczny. Po wybraniu konkretnego pliku automatycznie uzupełniają się pola min. Etykieta, Pierwotna lokalizacja, Rozmiar. Etykieta jest polem tekstowym, które początkowo jest wypełnione nazwą pliku, który dodajemy. Nazwę tą możemy zmienić lub zostawić tak jak jest zaproponowana. Natomiast dwa kolejne pola są wypełniane przez system i nie można ich zmienić. Znajdziemy tam informacje o tym, gdzie był przechowywany plik przed dodaniem go oraz jakiej jest wielkości. Pod w/w polami znajduje się miejsce podzielone na dwie części. Górna przeznaczona jest na krótki opis pliku, a dolna zapewnia podgląd załączonego pliku (tylko przy formacie graficznym). Zakładka Plik, zbiera także informacje kogo i czego ma dotyczyć załączany plik. Dzięki temu, każdy plik możemy powiązać z którymkolwiek kontaktem wydarzeniem czy działaniem. Edytowanie danych Pliku: W celu edycji pliku, otwieramy browser Pliki klikając ikonę [ ] w menu nawigacyjnym. Odnajdujemy określony rekord na liście - możemy użyć wszystkich dostępnych metod wyszukiwania danych. Otwieramy go przyciskiem Otwórz [ ] lub dwuklikiem. Dostęp do danych pliku możemy uzyskać także z poziomu kontaktu, którego dotyczy klikając na niego w zakładce Pliki z poziomu danego kontaktu. Dane możemy edytować lub tylko przeglądać w celu sprawdzenia, znalezienia informacji. 91

92 Po zakończeniu pracy w tym oknie, klikamy przycisk Zamknij [ ] - w prawym górnym rogu - który powoduje zamknięcie okna. W przypadku wprowadzenia zmian w danych i nie zapisaniu ich, pojawi się komunikat: Rysunek 48 Zapytanie o zapisanie zmian Klikamy na wybraną opcję, po czym okno dialogowe oraz formatka danych zamykają się. Aby uniknąć wyświetlania powyższego okna możemy kliknąć przycisk Zapisz i zamknij [ ], wtedy zmiany zostaną zapisane przed zamknięciem okna (bez wyświetlania potwierdzenia). Może zdarzyć się taka sytuacja w naszej firmie, że dwóch pracowników będzie próbowało edytować ten sam rekord. Użytkownik, który pierwszy zapisze zmiany, nie zauważy różnicy, natomiast drugi przy próbie zapisu będzie musiał podjąć decyzję o nadpisaniu zmian lub ich porzuceniu. Wyświetli się okno dialogowe o treści Użytkownik zmodyfikował dane o godzinie. Czy chcesz nadpisać zmiany?. Jeżeli kliknie na przycisk Tak, zostaną zapisane zmiany wprowadzone przez niego, w przeciwnym przypadku w bazie pozostaną dane wprowadzone przez pierwszego użytkownika. Usuwanie Pliku: Jeżeli posiadamy odpowiednie uprawnienia możemy usunąć każdy plik. Podobnie jak przy usuwaniu jakichkolwiek rekordów z bazy danych, taka operacja nie sprzyja budowaniu jednolitej historii relacji. Pamiętajmy, że każdy element zarejestrowany w bazie danych również plik, tworzy pewną część historii firmy. Dzięki temu w każdej chwili jesteśmy w stanie odtworzyć całą historię kontaktu. Pamiętajmy, że nigdy nie wiadomo kiedy i do czego informacje będą nam potrzebne. Usunięcie pliku nie wykasuje innych działań czy kontaktów dotyczących go. W celu usunięcia pliku, otwieramy okno Pliki klikając ikonę [ ], w którym będzie widoczny dany rekord. Następnie zaznaczamy go i klikamy Usuń [ ] lub naciskamy klawisz [Delete]. Działanie takie, wywoła pojawienie się okna dialogowego z potwierdzeniem decyzji. Po wybraniu odpowiedniej akcji Tak/ Nie/ Anuluj, okno dialogowe znika i następuje wykonanie podjętej akcji. Uwaga! Usunięcie pliku jest nieodwracalne. Kliknięcie przycisku Tak w oknie dialogowym, spowoduje usunięcie go, bez możliwości powrotu do danych. Dlatego należy dobrze zastanowić się zanim potwierdzimy chęć zrealizowania tego działania. 92

93 ROZDZIAŁ 15 MODUŁ ADMINISTRACJA Moduł Administracja jest zbiorem wszystkich potrzebnych narzędzi do zarządzania kontem zalogowanego użytkownika, integracją z Microsoft Outlook 2007 oraz synchronizacją z WF-Mag dla Windows. Składa się z dwóch elementów Moje konto i Zmiana hasła. Natomiast administrator, dodatkowo może korzystać z Panelu administratora. MOJE KONTO Rysunek 49 Panel Zarządzania Okno Moje konto służy do zarządzania danymi zalogowanego konta użytkownika. Dane konta wyświetlą się po kliknięciu w ikonę Moje konto z modułu Zarządzania. Wywołane okno składa się z trzech zakładek: Konto użytkownika zawiera podstawowe dane konta użytkownika potrzebne do zalogowania się do aplikacji Konta zawiera listę skonfigurowanych kont pocztowych Konto MS Outlook - zawiera dane konfiguracyjne importu i exportu danych z Microsoft Outlook 2007 Konto użytkownika Zakładka Konto użytkownika zawiera ogólne dane dotyczące konta użytkownika WF-CRM, które pozwalają na jego identyfikację w bazie danych. Zależnie od uprawnień, mamy dostęp do edycji danych lub tylko poglądu np. użytkownik należący do grupy Pracownicy ma tylko możliwość ich podglądu, natomiast Administrator ma pełne prawa do edycji tych danych. Uwaga! W celu stworzenia nowego konta należy skontaktować się z Administratorem programu. Konta Zakładka Konto zawiera listę skonfigurowanych kont pocztowych wbudowanego programu pocztowego. Każdy użytkownik, niezależnie od uprawnień, może skonfigurować sobie wiele kont pocztowych. Mogą to być konta służbowe, jak i prywatne. Na Belce Narzędziowej tego okna znajdują się przyciski, dzięki którym można zarządzać zapisanymi kontami, a także tworzyć nowe. W celu dodania nowego konta pocztowego, klikamy na przycisk Dodaj [ Narzędziowej. Wyświetli się nowe okno o nazwie Konto . ]na Belce 93

94 Rysunek 50 Przykład konfiguracji konta Do zdefiniowania nowego konta wszystkie pola w tym oknie muszą być wypełnione zgodnie z przeznaczeniem. Pozostawienie pola pustego lub błędne wypełnienie spowoduje wyświetlenie czerwonego znaku [ ] i uniemożliwi zapisanie danych. Obligatoryjne pola to: 1. Etykieta konta pole, w którym nadajemy nazwę własną konta. Dzięki niej, możemy zidentyfikować konto spośród innych. Może to być dowolna nazwa wybrana, przez właściciela tego konta taka jak Służbowe czy Osobiste. 2. Nazwa wyświetlana jest to zdefiniowanie nas, jako nadawcy wiadomości. Nazwa ta, pojawi się u odbiorcy wiadomości w polu Od. 3. Adres e- mail to adres, który połączony z Nazwą nadawcy pojawi się u odbiorców w polu Od. Należy zawsze upewnić się, że jest to poprawny adres, ponieważ w przeciwnym wypadku adresaci naszych wiadomości nie będą mogli na nie odpowiadać. 4. Włączone opcjonalnie, jeśli nie chcemy korzystać z tego konta, można odznaczyć to pole dane zostaną zapisane ale konto będzie nieaktywne 5. Domyślne zaznaczenie tego pola oznacza konto jako domyślne, a więc w nowej wiadomości automatycznie to konto będzie wpisane w pole Konto. 6. Konto jest to pole, które musi być wypełnione identycznie jak Adres . Jest to definiowanie adresu serwera, z którym program ma się łączyć w celu korzystania z poczty. Takie konto musi być wcześniej założone na serwerze. 7. Hasło pole, które zapamiętuje hasło do podanego wyżej konta 8. Timeout jest to pole, które określa, po jakim czasie połączenie z serwerem ma być przerwane np. w przypadku, kiedy zalogowanie do serwera nie jest możliwe. Uwaga! Pole Timeout należy wypełnić używając tylko cyfr. 9. Serwer SMTP / POP3 jest to adres serwera poczty wychodzącej / przychodzącej 10. Porty SMTP / POP3 domyślnie pola są wypełnione 25 /110, jeśli nasz serwer ma przypisane inne wartości portów należy zmienić je odpowiednio. 11. Serwer poczty wychodzącej wymaga uwierzytelnienia opcję tą należy zaznaczyć jeżeli serwer poczty tego wymaga 12. Usuwaj wiadomości z serwera po odebraniu wszystkie wiadomości zostaną wykasowane z serwera pocztowego po pobraniu ich do WF-CRM 94

95 Po uzupełnieniu wszystkich pól, klikamy na jeden z przycisków Zapisz [ ] lub Zapisz i Zamknij [ ]. Opcjonalnie mamy możliwość przetestowania konta, czy działa, w tym celu klikamy na przycisk Testuj konto. Jeżeli dane są poprawnie wpisane, wyświetlą się dwa komunikaty Połączono z serwerem SMTP oraz Połączono z serwerem POP3. W taki sam sposób możemy skonfigurować wiele różnych kont pocztowych, z których chcemy korzystać. Uwaga! Zalecane jest przetestowanie konta przed zamknięciem okna. Przycisk Otwórz [ ] służy do otwierania skonfigurowanych i zapisanych już kont w celu podglądu lub edycji danych. Przycisk Usuń [ ] służy do trwałego usuwania wszystkich danych konta pocztowego. Naciśnięcie tego przycisku wywoła wyświetlenie okna dialogowego z potwierdzeniem swojej decyzji. Po skasowaniu konto zniknie z listy kont wraz ze wszystkimi danymi. Uwaga! Usunięcie danych Konta z listy jest nieodwracalne. Kliknięcie przycisku Tak w oknie dialogowym, spowoduje usunięcie go, bez możliwości powrotu do danych. Dlatego należy dobrze zastanowić się zanim potwierdzimy chęć zrealizowania tego działania. Konto MS-Outlook Zakładka MS-Outlook zawiera wszystkie potrzebne narzędzia do konfiguracji połączenia z zainstalowanym programem pocztowym Microsoft Outlook WF-CRM współpracuje z Microsoft Outlook 2007 importując i eksportując dane. 95

96 Rysunek 51 Okno importu z MS-Outlook W celu pobrania ustawień konta z domyślnego profilu programu pocztowego MS-Outlook 2007 zaznaczamy pole opcji Chcę importować z domyślnego profilu z MS-Outlook (domyślnie opcja jest zaznaczona) i klikamy na przycisk Zaimportuj konto MS-Outlook. Program automatycznie pobierze wszystkie potrzebne dane konfiguracyjne i wyświetli je w polach Konto domyślne i Adres . Import danych odbywa się tylko dla profilu oznaczonego w MS-Outlook jako domyślne. Uwaga! Zaleca się utworzenie własnego (niedomyślnego) profilu kont , w celu zabezpieczenia dostępu do naszej poczty. W przeciwnym razie inny użytkownik tego samego komputera, będzie w stanie zaimportować naszą pocztę na własne konto w WF- CRM. Nowy profil konta pocztowego można utworzyć wybierając ścieżkę dostępu: Start/ Panel sterowania/ Poczta/ Pokaż profile/ Dodaj. W celu pobrania danych z innego profilu pocztowego niż domyślny, należy usunąć zaznaczenie pola opcji Chcę importować z domyślnego profilu z MS-Outlook. Wyświetlą się nowe pola: Profil należy wpisać identyfikator profilu Hasło- należy wpisać hasło do profilu Po prawidłowej konfiguracji profilu naciskamy odpowiednie przyciski wybierając, elementy poczty które chcielibyśmy zintegrować. Do wyboru mamy: e, Kontakty, Terminy, Zadania. Możemy też zaimportować wszystkie elementy naraz naciskając przycisk Importuj wszystko. Elementy takie jak terminy i zadania są całkowicie kompatybilne z kalendarzem WF-CRM, a więc będą widoczne na kalendarzu podobnie jak w MS-Outlook. Po naciśnięciu przycisku Importuj e automatycznie zostanie utworzony katalog o nazwie WF-CRM w folderze skrzynki odbiorczej programu MS Outlook. Zawartość tylko tego katalogu będzie synchronizowana między programami. Dzięki temu WF-CRM nie będzie pobierać wszystkich i ze skrzynki odbiorczej. Katalog WF-CRM zawiera dwa foldery: Przeniesione do CRM znajdują się tam wszystkie e zaimportowane przez WF-CRM. Folder ten zawiera wszystkie e, które zostały przeniesione do bazy danych WF-CRM. 96

97 Wiadomości odebrane znajdują się tam wszystkie e, które nie zostały jeszcze pobrane przez WF-CRM Uwaga! Wszystkie zaimportowane elementy zapisywane są jako prywatne, a ich widoczność jest ograniczona tylko dla właściciela. Po dokonanym imporcie sami możemy zadecydować, czy dany obiekt ma być widoczny dla innych użytkowników WF-CRM można to regulować we właściwościach każdego obiektu. Ewentualne trudności podczas importu danych z MS-Outlook: Jeśli podczas importu danych konta MS-Outlook wystąpią niespodziewane trudności, program poinformuje o tym stosownym komunikatem. Oto najczęściej pojawiające się komunikaty o błędzie: 1. Komunikat: Nie można uzyskać połączenia z Microsoft Outlook. Rozwiązanie: Do prawidłowego działania programu wymagane są komponenty Redistributable Primary Interop Assemblies. Należy zakończyć pracę w programie WF-CRM. Pobrać i zainstalować odpowiednie pliki z oficjalnej strony Microsoft Download Center. Znajdują się one pod adresem: B864D8BFA513&displaylang=en 2. Komunikat: Nie można pobrać informacji o koncie domyślnym z profilu o nazwie Profil w CRM i Outlook muszą być te same. Aktualny profil Outlook to. Rozwiązanie: Komunikat występuje przy próbie pobrania danych z profilu innego niż aktywny. W tym celu należy wpisać nazwę i hasło nowego profilu, zapisać te dane, a następnie ponownie uruchomić program WF-CRM i zaimportować dane nowego profilu. Przelogowanie WF-CRM wpływa na aktywację bądź dezaktywację profilu w MS-Outlook. Przy tym należy pamiętać o wyłączeniu aplikacji Outlook (jeśli była włączona) podczas przelogowania WF-CRM. ZMIANA HASŁA W momencie tworzenia konta użytkownika przez administratora pole hasła nie jest wypełniane ponieważ hasło powinno być znane wyłącznie właścicielowi konta. Dopiero po uzyskaniu dostępu do konta użytkownik zabezpiecza je samodzielnie. W każdej chwili może on utworzyć / zmienić hasło do swojego konta za pomocą przycisku Zmień hasło w menu nawigacyjnym. Kliknięcie tego przycisku wywołuje okno, w którym należy wpisać nowe hasło dowolny ciąg liter i liczb powtórzenie hasła należy potwierdzić poprawność wpisania nowego hasła. Podczas wprowadzania hasła nie będzie ono widoczne i tylko gwiazdki potwierdzą, że uderzenia w klawisze zostały przyjęte. Uwaga! W celu zabezpieczenia dostępu do swojego konta, zalecane jest, aby nie ujawniać hasła do konta osobom trzecim. PANEL ADMINISTRATORA (dostępny tylko dla Administratora) Ten rozdział przeznaczony jest dla osób, które z racji pełnionych obowiązków sprawują opiekę nad systemem. Opisano tutaj Panel administratora, który zawiera opcje wykraczające poza zakres uprawnień zwykłego użytkownika. 97

98 Wykluczając niepowołaną ingerencję w bazę danych programu (export / import danych), a także definiowanych słowników, dostęp do tej zakładki jest ograniczony tylko dla Administratora. Rolę Administratora może pełnić, każdy użytkownik, który został zaliczony do grupy Administratorzy. Jednak prawo nadania takiego statusu ma tylko administrator. Wynika stąd, że nie wolno dopuścić do sytuacji, w której nie ma w systemie Administratora. W trakcie pierwszej instalacji wprowadzany jest domyślny, użytkownik admin (bez hasła), mający uprawnienia administratora (przynajmniej w zakresie niezbędnym do rozpoczęcia pracy i stworzenia prawdziwego konta administratora). Uwaga! Nie wolno dopuścić do sytuacji, w której nie ma w systemie Administratora. Panel Administratora składa się z dwóch zakładek Konta użytkowników, Konfiguracja WF-Mag, które zawierają wszystkie potrzebne opcje do podstawowej obsługi systemu. U góry okna standardowo wyświetlane jest menu Wstążki z przyciskami dotyczącymi funkcjonalności tego okna. Uwaga! Warto pamiętać o tym, że rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 kwietnia 2004 r. w sprawie sposobu technicznego przygotowania systemów i sieci służących do przekazywania informacji - do gromadzenia wykazów połączeń telefonicznych i innych przekazów informacji oraz sposobów zabezpieczania danych informatycznych (Dz. U. z 2004 r., Nr 100, poz. 1023) do Ustawy o Ochronie Danych Osobowych - Ustawa z dn. 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997 r., Nr 133, poz. 883 z późn. zm.) nakłada na system informatyczny operujący na danych osobowych szereg wymogów. Jednym z nich jest obowiązek rejestrowania identyfikatora osoby, która wprowadziła lub zmodyfikowała dane osobowe. Aby jednak program mógł zarejestrować taką informację musi mieć wprowadzony identyfikator login, o którym mowa w rozporządzeniu. Dlatego w WF-CRM każde konto użytkownika ma przypisany login, a modyfikacja danych różnych elementów bazy danych jest zapisywana w zakładkach Administracja. Konta użytkowników Zakładka Konta użytkowników służy do administrowania kontami użytkowników programu. Zawiera listę skonfigurowanych kont użytkowników. Browser grupuje konta według imienia i nazwiska pracownika, loginu, daty rejestracji konta oraz czasu aktywności konta. Ilość kont użytkowników jest nieograniczona i każdy pracownik, może mieć kilka przypisanych kont. Natomiast do jednego konta może być przyporządkowany tylko jeden pracownik. Tak, więc każdy pracownik powinien posiadać przynajmniej jedno konto, dzięki któremu będzie można go zidentyfikować w bazie danych. Na Belce Narzędziowej znajdują się przyciski służące do zarządzania kontami. Jednym z nich jest przycisk Zmiana hasła umożliwiający wprowadzenie nowego hasła dla wybranego konta użytkownika. Mimo, że hasło użytkownika nie jest znane Administratorowi programu, ma on możliwość zmiany tego hasła. Taka funkcjonalność przydatna jest zwłaszcza w sytuacji, kiedy użytkownik zapomni hasła, jakie wprowadził. Aby zmienić hasło dostępu do konta, należy zaznaczyć je na liście i kliknąć przycisk Zmiana hasła. W wyświetlonym oknie należy wpisać nowe hasło oraz potwierdzić jego poprawność. Hasło nie będzie widoczne i tylko gwiazdki potwierdzą, że uderzenia w klawisze zostały przyjęte. W celu utworzenia nowego konta pracownika należy przejść do formatki danych pracownika, dla którego konto ma być utworzone. W zakładce Konta systemowe kliknąć na przycisk Dodaj [ ]. 98

99 Otworzy się formatka danych nowego konta. Wypełnienie wszystkich pól i zapisanie ich skutkuje utworzeniem nowego konta w programie. Pola do uzupełnienia to: 1. Pracownik pole wyboru użytkownika, służy do identyfikacji nas, jako pracowników firmy spośród wszystkich kontaktów. Domyślnie pole to wypełnione jest naszym imieniem i nazwiskiem. Jeżeli chcemy zmienić to konto, wybieramy inne z listy pracowników klikając na znak [ ]. Dla jednego konta można przypisać tylko jednego pracownika. 2. Login jest to nazwa konta, na które logujemy się do programu. Pole to służy do identyfikacji konta w programie. Może to być dowolna nazwa wybrana przez właściciela konta. Na podstawie tego pola jest możliwość stworzenia wielu kont dla jednego pracownika. 3. Grupa jest to pole, które identyfikuje naszą przynależność do danej grupy w firmie. W zależności od zajmowanego stanowiska w firmie, wybieramy jedną grupę z listy rozwijanej. Może to być: Administrator/ Menadżer/ Pracownik. 4. Status pole, które określa aktywność danego konta. Wybieramy z listy rozwijanej status Aktywny/ Nieaktywny/ Zablokowany. Status Aktywny zapewnia pełną gamę uprawnień. Status Nieaktywny, czasowo blokuje dostęp do konta. Status Zablokowany permanentnie blokuje dostęp do konta. O przywracanie uprawnień trzeba zwrócić się do Administratora. 5. Aktywne od/ do dnia są to pola, w których określamy czas, w jakich nasze konto ma być aktywne. Domyślnie konto przypisywane jest na rok, zaczynając od dnia rejestracji. Rysunek 52 Okno nowego konta użytkownika Aby otworzyć dane konta np. w celu aktywowania / dezaktywowania go należy podwójnie kliknąć na nie lub zaznaczyć lewym klawiszem myszki i kliknąć przycisk Otwórz [ ]. Do usunięcia konta użytkownika służy przycisk Usuń. Klikamy na konto, a następnie na przycisk Usuń [ ]. Konto zostaje permanentnie usunięte. Uwaga! Dokonanie pochopnych zmian takich jak usuwanie konta, może doprowadzić do utraty danych. Późniejszy powrót do danych będzie nie możliwy. Zalecane jest raczej dezaktywowanie konta, niż usuwanie go permanentnie. 99

ZARZĄDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI WF-CRM

ZARZĄDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI WF-CRM ZARZĄDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI WF-CRM Warszawa 2008 Rozdział 1 Wstęp Spis treści ROZDZIAŁ 1. WSTĘP... 6 1.1. Krótko o historii CRM... 6 1.2. Po co nam CRM?... 6 1.3. O programie WF-CRM... 7 1.3.1. Główne

Bardziej szczegółowo

Informatyka Arkusz kalkulacyjny Excel 2010 dla WINDOWS cz. 1

Informatyka Arkusz kalkulacyjny Excel 2010 dla WINDOWS cz. 1 Wyższa Szkoła Ekologii i Zarządzania Informatyka Arkusz kalkulacyjny 2010 dla WINDOWS cz. 1 Slajd 1 Slajd 2 Ogólne informacje Arkusz kalkulacyjny podstawowe narzędzie pracy menadżera Arkusz kalkulacyjny

Bardziej szczegółowo

Obsługa Panelu Menadżera

Obsługa Panelu Menadżera Obsługa Panelu Menadżera Wersja 3.59.305 4.04.2013 r. Panel Menadżera pozwala na dostęp do wybranych informacji systemu Streamsoft Prestiż, poprzez przeglądarkę internetową. Ponadto panel ten można obsługiwać

Bardziej szczegółowo

Do wersji 7.91.0 Warszawa, 09-12-2013

Do wersji 7.91.0 Warszawa, 09-12-2013 Biuro Online Konektor instrukcja użytkownika Do wersji 7.91.0 Warszawa, 09-12-2013 Spis treści 1. Instalacja oprogramowania... 3 2. Pierwsze uruchomienie... 5 2.1. Tworzenie usługi... 5 2.2. Konfiguracja

Bardziej szczegółowo

1. Instalacja Programu

1. Instalacja Programu Instrukcja obsługi dla programu Raporcik 2005 1. Instalacja Programu Program dostarczony jest na płycie cd, którą otrzymali Państwo od naszej firmy. Aby zainstalować program Raporcik 2005 należy : Włożyć

Bardziej szczegółowo

System Muflon. Wersja 1.4. Dokument zawiera instrukcję dla użytkownika systemu Muflon. 2009-02-09

System Muflon. Wersja 1.4. Dokument zawiera instrukcję dla użytkownika systemu Muflon. 2009-02-09 System Muflon Wersja 1.4 Dokument zawiera instrukcję dla użytkownika systemu Muflon. 2009-02-09 SPIS TREŚCI 1. Firmy... 3 I. Informacje podstawowe.... 3 II. Wyszukiwanie.... 4 III. Dodawanie nowego kontrahenta....

Bardziej szczegółowo

FS-Sezam SQL. Obsługa kart stałego klienta. INFOLINIA : tel. 14/698-20-02, kom. 608/92-10-60. edycja instrukcji : 2013-11-25

FS-Sezam SQL. Obsługa kart stałego klienta. INFOLINIA : tel. 14/698-20-02, kom. 608/92-10-60. edycja instrukcji : 2013-11-25 FS-Sezam SQL Obsługa kart stałego klienta INFOLINIA : tel. 14/698-20-02, kom. 608/92-10-60 edycja instrukcji : 2013-11-25 Aplikacja FS-Sezam SQL jest programem służącym do obsługi kart stałego klienta.

Bardziej szczegółowo

UNIWERSYTET RZESZOWSKI KATEDRA INFORMATYKI

UNIWERSYTET RZESZOWSKI KATEDRA INFORMATYKI UNIWERSYTET RZESZOWSKI KATEDRA INFORMATYKI LABORATORIUM TECHNOLOGIA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH W BIOTECHNOLOGII Aplikacja bazodanowa: Cz. II Rzeszów, 2010 Strona 1 z 11 APLIKACJA BAZODANOWA MICROSOFT ACCESS

Bardziej szczegółowo

Informatyka Edytor tekstów Word 2010 dla WINDOWS cz.1

Informatyka Edytor tekstów Word 2010 dla WINDOWS cz.1 Wyższa Szkoła Ekologii i Zarządzania Informatyka Edytor tekstów Word 2010 dla WINDOWS cz.1 Slajd 1 Uruchomienie edytora Word dla Windows otwarcie menu START wybranie grupy Programy, grupy Microsoft Office,

Bardziej szczegółowo

Dlaczego stosujemy edytory tekstu?

Dlaczego stosujemy edytory tekstu? Edytor tekstu Edytor tekstu program komputerowy służący do tworzenia, edycji i formatowania dokumentów tekstowych za pomocą komputera. Dlaczego stosujemy edytory tekstu? możemy poprawiać tekst możemy uzupełniać

Bardziej szczegółowo

Instalacja programu:

Instalacja programu: Instrukcja programu Konwerter Lido Aktualizacja instrukcji : 2012/03/25 INSTALACJA PROGRAMU:... 1 OKNO PROGRAMU OPIS... 3 DODANIE MODUŁÓW KONWERSJI... 3 DODANIE LICENCJI... 5 DODANIE FIRMY... 7 DODAWANIE

Bardziej szczegółowo

Informatyka Arkusz kalkulacyjny Excel 2010 dla WINDOWS cz. 1

Informatyka Arkusz kalkulacyjny Excel 2010 dla WINDOWS cz. 1 Wyższa Szkoła Ekologii i Zarządzania Informatyka Arkusz kalkulacyjny Excel 2010 dla WINDOWS cz. 1 Slajd 1 Excel Slajd 2 Ogólne informacje Arkusz kalkulacyjny podstawowe narzędzie pracy menadżera Arkusz

Bardziej szczegółowo

5.4. Tworzymy formularze

5.4. Tworzymy formularze 5.4. Tworzymy formularze Zastosowanie formularzy Formularz to obiekt bazy danych, który daje możliwość tworzenia i modyfikacji danych w tabeli lub kwerendzie. Jego wielką zaletą jest umiejętność zautomatyzowania

Bardziej szczegółowo

Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne

Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne Plany Zamówień Publicznych EG_LOG Plany Zamówień Publicznych Instrukcja Użytkownika. Instrukcja użytkownika 2 Spis treści SPIS TREŚCI... 3 NAWIGACJA PO SYSTEMIE...

Bardziej szczegółowo

Laboratorium Systemów Operacyjnych

Laboratorium Systemów Operacyjnych Laboratorium Systemów Operacyjnych Użytkownicy, Grupy, Prawa Tworzenie kont użytkowników Lokalne konto pozwala użytkownikowi na uzyskanie dostępu do zasobów lokalnego komputera. Konto domenowe pozwala

Bardziej szczegółowo

SYSTEM ZARZĄDZANIA RELACJAMI Z KLIENTEM CRM7

SYSTEM ZARZĄDZANIA RELACJAMI Z KLIENTEM CRM7 SYSTEM ZARZĄDZANIA RELACJAMI Z KLIENTEM CRM7 Administracja instrukcja Panel administracyjny jest dostępny z menu po lewej stronie ekranu. Użytkownicy bez uprawnień administracyjnych mają tylko możliwość

Bardziej szczegółowo

Instrukcja obsługi Zaplecza epk w zakresie zarządzania tłumaczeniami opisów procedur, publikacji oraz poradników przedsiębiorcy

Instrukcja obsługi Zaplecza epk w zakresie zarządzania tłumaczeniami opisów procedur, publikacji oraz poradników przedsiębiorcy Instrukcja obsługi Zaplecza epk w zakresie zarządzania tłumaczeniami opisów procedur, publikacji oraz poradników przedsiębiorcy Spis treści: 1 WSTĘP... 3 2 DOSTĘP DO SYSTEMU... 3 3 OPIS OGÓLNY SEKCJI TŁUMACZENIA...

Bardziej szczegółowo

Stosowanie, tworzenie i modyfikowanie stylów.

Stosowanie, tworzenie i modyfikowanie stylów. Stosowanie, tworzenie i modyfikowanie stylów. We wstążce Narzędzia główne umieszczone są style, dzięki którym w prosty sposób możemy zmieniać tekst i hurtowo modyfikować. Klikając kwadrat ze strzałką w

Bardziej szczegółowo

Mobilny CRM BY CTI 1

Mobilny CRM BY CTI 1 Mobilny CRM BY CTI 1 Spis treści 1. Wstęp...3 2. Instrukcja do programu...3 2.1. Lewe menu...4 2.1.1. Zakładka klient...5 2.1.2. Zakładka spotkania... 10 2.1.3. Zakładka kalendarz... 17 2.1.4. Zakładka

Bardziej szczegółowo

Instrukcja Instalacji

Instrukcja Instalacji Generator Wniosków Płatniczych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Instrukcja Instalacji Aplikacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Spis treści

Bardziej szczegółowo

PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA PROGRAMU INTERCLINIC MODUŁ SZPITAL

PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA PROGRAMU INTERCLINIC MODUŁ SZPITAL PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA PROGRAMU INTERCLINIC MODUŁ SZPITAL 1 SPIS TREŚCI: I. Podstawowe pojęcia II. Podstawowe operacje III. Obsługa programu I. PODSTAWOWE POJĘCIA Ekran: Przycisk poleceń pozwala na wykonanie

Bardziej szczegółowo

Rozdział II. Praca z systemem operacyjnym

Rozdział II. Praca z systemem operacyjnym Rozdział II Praca z systemem operacyjnym 55 Rozdział III - System operacyjny i jego hierarchia 2.2. System operacyjny i jego życie Jak już wiesz, wyróżniamy wiele odmian systemów operacyjnych, które różnią

Bardziej szczegółowo

KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED

KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED Podręcznik użytkownika Katowice 2010 Producent programu: KAMSOFT S.A. ul. 1 Maja 133 40-235 Katowice Telefon: (0-32) 209-07-05 Fax:

Bardziej szczegółowo

Środki Trwałe v.2.2. Producent: GRAF Serwis Roman Sznajder 43-450 Ustroń ul. Złocieni 4/1 tel. 32 4449333, 609 09 99 55 e-mail: graf-serwis@wp.

Środki Trwałe v.2.2. Producent: GRAF Serwis Roman Sznajder 43-450 Ustroń ul. Złocieni 4/1 tel. 32 4449333, 609 09 99 55 e-mail: graf-serwis@wp. Środki Trwałe v.2.2 Producent: GRAF Serwis Roman Sznajder 43-450 Ustroń ul. Złocieni 4/1 tel. 32 4449333, 609 09 99 55 e-mail: graf-serwis@wp.pl Spis treści 2 SPIS TREŚCI 1. Wstęp 1.1. Nawigacja w programie

Bardziej szczegółowo

Kadry Optivum, Płace Optivum. Jak przenieść dane na nowy komputer?

Kadry Optivum, Płace Optivum. Jak przenieść dane na nowy komputer? Kadry Optivum, Płace Optivum Jak przenieść dane na nowy komputer? Aby kontynuować pracę z programem Kadry Optivum lub Płace Optivum (lub z obydwoma programami pracującymi na wspólnej bazie danych) na nowym

Bardziej szczegółowo

Płace Optivum. 1. Zainstalować serwer SQL (Microsoft SQL Server 2008 R2) oraz program Płace Optivum.

Płace Optivum. 1. Zainstalować serwer SQL (Microsoft SQL Server 2008 R2) oraz program Płace Optivum. Płace Optivum Jak przenieść dane programu Płace Optivum na nowy komputer? Aby kontynuować pracę z programem Płace Optivum na nowym komputerze, należy na starym komputerze wykonać kopię zapasową bazy danych

Bardziej szczegółowo

Przewodnik Szybki start

Przewodnik Szybki start Przewodnik Szybki start Program Microsoft Word 2013 wygląda inaczej niż wcześniejsze wersje, dlatego przygotowaliśmy ten przewodnik, aby skrócić czas nauki jego obsługi. Pasek narzędzi Szybki dostęp Te

Bardziej szczegółowo

4.2. Ustawienia programu

4.2. Ustawienia programu 4.2. Ustawienia programu Zmiana wielkości dokumentu Pracując w programie MS Excel 2010 niejednokrotnie doświadczysz sytuacji, w której otwarty przez Ciebie arkusz nie będzie mieścił się na ekranie monitora.

Bardziej szczegółowo

Instrukcja obsługi platformy B2B ARA Pneumatik

Instrukcja obsługi platformy B2B ARA Pneumatik Instrukcja obsługi platformy B2B ARA Pneumatik Spis treści 1. DOSTĘP DO SERWISU... 2 1.1 REJESTRACJA... 2 1.2 LOGOWANIE... 4 1.3 RESETOWANIE HASŁA... 4 2. SKŁADANIE ZAMÓWIENIA... 5 2.1 WYBÓR GRUPY PRODUKTÓW...

Bardziej szczegółowo

Generator Wniosków Płatniczych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Instrukcja Instalacji

Generator Wniosków Płatniczych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Instrukcja Instalacji Generator Wniosków Płatniczych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Instrukcja Instalacji Aplikacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Warszawa,

Bardziej szczegółowo

Lista wprowadzonych zmian w systemie Vario v. 3.3 od wydania 3.003.60177.00403 do wydania 3.003.60180.00419

Lista wprowadzonych zmian w systemie Vario v. 3.3 od wydania 3.003.60177.00403 do wydania 3.003.60180.00419 Lista wprowadzonych zmian w systemie Vario v. 3.3 od wydania 3.003.60177.00403 do wydania 3.003.60180.00419 LP Vario* Wersja Zmiany 1. BPM 3.003.60177.00403 Ulepszenie działania pola przeznaczonego do

Bardziej szczegółowo

plansoft.org www.plansoft.org Zmiany w Plansoft.org Błyskawiczny eksport danych PLANOWANIE ZAJĘĆ, REZERWOWANIE SAL I ZASOBÓW

plansoft.org www.plansoft.org Zmiany w Plansoft.org Błyskawiczny eksport danych PLANOWANIE ZAJĘĆ, REZERWOWANIE SAL I ZASOBÓW Zmiany w Plansoft.org Błyskawiczny eksport danych... 1 Jak wyeksportować dane... 1 Eksportowanie planu studiów, zajęć, statystyk i danych słownikowych... 2 Dostosowywanie wyników eksportu... 4 Filtrowanie

Bardziej szczegółowo

Pracownia internetowa w każdej szkole (edycja Jesień 2007)

Pracownia internetowa w każdej szkole (edycja Jesień 2007) Instrukcja numer D1/05_03/Z Pracownia internetowa w każdej szkole (edycja Jesień 2007) Opiekun pracowni internetowej cz. 1 Ręczne zakładanie kont użytkowników (D1) Jak ręcznie założyć konto w systemie

Bardziej szczegółowo

Przewodnik instalacji i rozpoczynania pracy. Dla DataPage+ 2013

Przewodnik instalacji i rozpoczynania pracy. Dla DataPage+ 2013 Przewodnik instalacji i rozpoczynania pracy Dla DataPage+ 2013 Ostatnia aktualizacja: 25 lipca 2013 Spis treści Instalowanie wymaganych wstępnie komponentów... 1 Przegląd... 1 Krok 1: Uruchamianie Setup.exe

Bardziej szczegółowo

Serwis jest dostępny w internecie pod adresem www.solidnyserwis.pl. Rysunek 1: Strona startowa solidnego serwisu

Serwis jest dostępny w internecie pod adresem www.solidnyserwis.pl. Rysunek 1: Strona startowa solidnego serwisu Spis treści 1. Zgłoszenia serwisowe wstęp... 2 2. Obsługa konta w solidnym serwisie... 2 Rejestracja w serwisie...3 Logowanie się do serwisu...4 Zmiana danych...5 3. Zakładanie i podgląd zgłoszenia...

Bardziej szczegółowo

Pracownia internetowa w każdej szkole (edycja jesień 2005)

Pracownia internetowa w każdej szkole (edycja jesień 2005) Instrukcja numer SPD1/04_03/Z2 Pracownia internetowa w każdej szkole (edycja jesień 2005) Opiekun pracowni internetowej cz. 1 (PD1) Przygotowanie własnego obrazu systemu operacyjnego dla stacji roboczych

Bardziej szczegółowo

Instrukcja do programu Roger Licensing Server v1.0.0 Rev. A

Instrukcja do programu Roger Licensing Server v1.0.0 Rev. A Instrukcja do programu Roger Licensing Server v1.0.0 Rev. A Spis treści Spis treści... 2 Wprowadzenie... 3 Przeznaczenie... 3 Moduły... 3 Koncepcja działania... 3 Wymagania... 4 Instalacja... 5 Używanie

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA INSTALACJI DRUKARKI. (Dla Windows CP-D70DW/D707DW)

INSTRUKCJA INSTALACJI DRUKARKI. (Dla Windows CP-D70DW/D707DW) INSTRUKCJA INSTALACJI DRUKARKI (Dla Windows CP-D70DW/D707DW) Microsoft, Windows, Windows XP, Windows Vista i Windows 7 są zastrzeżonymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w Stanach Zjednoczonych

Bardziej szczegółowo

Samsung Universal Print Driver Podręcznik użytkownika

Samsung Universal Print Driver Podręcznik użytkownika Samsung Universal Print Driver Podręcznik użytkownika wyobraź sobie możliwości Copyright 2009 Samsung Electronics Co., Ltd. Wszelkie prawa zastrzeżone. Ten podręcznik administratora dostarczono tylko w

Bardziej szczegółowo

Przewodnik instalacji i rozpoczynania pracy. dla DataPage+ 2012

Przewodnik instalacji i rozpoczynania pracy. dla DataPage+ 2012 Przewodnik instalacji i rozpoczynania pracy dla DataPage+ 2012 Pomoc aktualizowano ostatnio: 29 sierpnia 2012 Spis treści Instalowanie wymaganych wstępnie komponentów... 1 Przegląd... 1 Krok 1: Uruchamianie

Bardziej szczegółowo

MenadŜer haseł Instrukcja uŝytkownika

MenadŜer haseł Instrukcja uŝytkownika MenadŜer haseł Instrukcja uŝytkownika Spis treści 1. Uruchamianie programu.... 3 2. Minimalne wymagania systemu... 3 3. Środowisko pracy... 3 4. Opis programu MenadŜer haseł... 3 4.1 Logowanie... 4 4.2

Bardziej szczegółowo

5.2. Pierwsze kroki z bazami danych

5.2. Pierwsze kroki z bazami danych 5.2. Pierwsze kroki z bazami danych Uruchamianie programu Podobnie jak inne programy, OO Base uruchamiamy z Menu Start, poprzez zakładkę Wszystkie programy, gdzie znajduje się folder OpenOffice.org 2.2,

Bardziej szczegółowo

Windows XP - lekcja 3 Praca z plikami i folderami Ćwiczenia zawarte w tym rozdziale pozwolą na tworzenie, usuwanie i zarządzanie plikami oraz folderami znajdującymi się na dysku twardym. Jedną z nowości

Bardziej szczegółowo

Formularz pierwszej oceny w służbie cywilnej

Formularz pierwszej oceny w służbie cywilnej Narzędzie informatyczne wspomagające dokonywanie pierwszej oceny w służbie cywilnej przygotowane w ramach projektu pn. Strategia zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej współfinansowanego przez

Bardziej szczegółowo

Instrukcja do programu Roger Licensing Server v1.0.0 Rev. A

Instrukcja do programu Roger Licensing Server v1.0.0 Rev. A Instrukcja do programu Roger Licensing Server v1.0.0 Rev. A Spis treści Spis treści... 2 Wprowadzenie... 3 Przeznaczenie... 3 Moduły... 3 Koncepcja działania... 3 Wymagania... 4 Instalacja... 5 Używanie

Bardziej szczegółowo

Przewodnik Szybki start

Przewodnik Szybki start Przewodnik Szybki start Program Microsoft Access 2013 wygląda inaczej niż wcześniejsze wersje, dlatego przygotowaliśmy ten przewodnik, aby skrócić czas nauki jego obsługi. Zmienianie rozmiaru ekranu lub

Bardziej szczegółowo

Temat: Organizacja skoroszytów i arkuszy

Temat: Organizacja skoroszytów i arkuszy Temat: Organizacja skoroszytów i arkuszy Podstawowe informacje o skoroszycie Excel jest najczęściej wykorzystywany do tworzenia skoroszytów. Skoroszyt jest zbiorem informacji, które są przechowywane w

Bardziej szczegółowo

Instalacja aplikacji

Instalacja aplikacji 1 Instalacja aplikacji SERTUM... 2 1.1 Pobranie programu z Internetu... 2 1.2 Instalacja programu... 2 1.3 Logowanie... 3 2 Instalacja aplikacji RaportNet... 4 2.1 Pobranie programu z Internetu... 4 2.2

Bardziej szczegółowo

Instrukcja instalacji programu e STOMis wraz z pakietem Microsoft SQL Server 2005 Express Edition. e STOMis

Instrukcja instalacji programu e STOMis wraz z pakietem Microsoft SQL Server 2005 Express Edition. e STOMis Instrukcja instalacji programu e STOMis wraz z pakietem Microsoft SQL Server 2005 Express Edition e STOMis Strona:1 z 10 I. Wymagania sprzętowe i wymagania w zakresie programowania systemowego. Wymagania

Bardziej szczegółowo

Co to jest GASTRONOMIA?

Co to jest GASTRONOMIA? Co to jest GASTRONOMIA? Program Gastronomia to w pełni zintegrowana aplikacja, która znajduje zastosowanie w obsłudze punktu sprzedaży produktów gastronomicznych i może być dostosowana do indywidualnych

Bardziej szczegółowo

URLOPY BY CTI. Instrukcja obsługi

URLOPY BY CTI. Instrukcja obsługi URLOPY BY CTI Instrukcja obsługi 1. Wstęp.... 3 2. Uruchomienie programu.... 4 3. Rozpoczęcie pracy w programie.... 6 4. Widok kalendarza.... 8 5. Widok pracowników.... 10 6.Tabela z danymi... 11 1. Wstęp.

Bardziej szczegółowo

Na komputerach z systemem Windows XP zdarzenia są rejestrowane w trzech następujących dziennikach: Dziennik aplikacji

Na komputerach z systemem Windows XP zdarzenia są rejestrowane w trzech następujących dziennikach: Dziennik aplikacji Podgląd zdarzeń W systemie Windows XP zdarzenie to każde istotne wystąpienie w systemie lub programie, które wymaga powiadomienia użytkownika lub dodania wpisu do dziennika. Usługa Dziennik zdarzeń rejestruje

Bardziej szczegółowo

OpenOfficePL. Zestaw szablonów magazynowych. Instrukcja obsługi

OpenOfficePL. Zestaw szablonów magazynowych. Instrukcja obsługi OpenOfficePL Zestaw szablonów magazynowych Instrukcja obsługi Spis treści : 1. Informacje ogólne 2. Instalacja zestawu a) konfiguracja połączenia z bazą danych b) import danych z poprzedniej wersji faktur

Bardziej szczegółowo

Instrukcja obsługi aplikacji MobileRaks 1.0

Instrukcja obsługi aplikacji MobileRaks 1.0 Instrukcja obsługi aplikacji MobileRaks 1.0 str. 1 Pierwsze uruchomienie aplikacji. Podczas pierwszego uruchomienia aplikacji należy skonfigurować połączenie z serwerem synchronizacji. Należy podać numer

Bardziej szczegółowo

Symfonia Produkcja Instrukcja instalacji. Wersja 2013

Symfonia Produkcja Instrukcja instalacji. Wersja 2013 Symfonia Produkcja Instrukcja instalacji Wersja 2013 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy

Bardziej szczegółowo

Program Płatnik 10.01.001. Instrukcja instalacji

Program Płatnik 10.01.001. Instrukcja instalacji Program Płatnik 10.01.001 Instrukcja instalacji S P I S T R E Ś C I 1. Wymagania sprzętowe programu Płatnik... 3 2. Wymagania systemowe programu... 3 3. Instalacja programu - bez serwera SQL... 4 4. Instalacja

Bardziej szczegółowo

Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne. Umowy i Rejestr depozytów (zabezpieczeń wykonania umów) Instrukcja użytkownika

Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne. Umowy i Rejestr depozytów (zabezpieczeń wykonania umów) Instrukcja użytkownika Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne Umowy i Rejestr depozytów (zabezpieczeń wykonania umów) Instrukcja użytkownika EG_LOG Umowy i Rejestr depozytów (zabezpieczeń wykonania umowy) Instrukcja Użytkownika.

Bardziej szczegółowo

Instrukcja instalacji i obsługi programu Szpieg 3

Instrukcja instalacji i obsługi programu Szpieg 3 COMPUTER SERVICE CENTER 43-300 Bielsko-Biała ul. Cieszyńska 52 tel. +48 (33) 819 35 86, 819 35 87, 601 550 625 Instrukcja instalacji i obsługi programu Szpieg 3 wersja 0.0.2 123 SERWIS Sp. z o. o. ul.

Bardziej szczegółowo

Podstawy technologii cyfrowej i komputerów

Podstawy technologii cyfrowej i komputerów BESKIDZKIE TOWARZYSTWO EDUKACYJNE Podstawy technologii cyfrowej i komputerów Budowa komputerów cz. 2 systemy operacyjne mgr inż. Radosław Wylon 2010 1 Spis treści: Rozdział I 3 1. Systemy operacyjne 3

Bardziej szczegółowo

Program dla praktyki lekarskiej. Instalacja programu dreryk

Program dla praktyki lekarskiej. Instalacja programu dreryk Program dla praktyki lekarskiej Instalacja programu dreryk Copyright Ericpol Telecom sp. z o.o. 2008 Copyright Ericpol Telecom sp. z o.o. 1 Spis treści 1. Wymagania Systemowe 2. Pobranie instalatora systemu

Bardziej szczegółowo

JAK KORZYSTAĆ Z PORTALU LOGISTYKI HOCHTEF POLSKA S.A.

JAK KORZYSTAĆ Z PORTALU LOGISTYKI HOCHTEF POLSKA S.A. JAK KORZYSTAĆ Z PORTALU LOGISTYKI HOCHTEF POLSKA S.A. INSTRUKCJA DLA KONTAHENTÓW 1. Rejestracja po raz pierwszy 2. Utworzenie konta i pierwsze logowanie 3. Logowanie się do konta Kontrahenta 4. Zmiana

Bardziej szczegółowo

Dziękujemy Państwu za okazane zainteresowanie produktem DB.IntraSTAT.

Dziękujemy Państwu za okazane zainteresowanie produktem DB.IntraSTAT. DB.net soft ul. Południowa 25, 71-001 Szczecin NIP: 852-114-91-86 REGON: 811102448 Tytuł DB.IntraSTAT instalacja wersji 1.0 Autor Maciej Kujawa Wersja 1.00.0xxx Nazwa pliku DB.IntraSTAT - instrukcja instalacji

Bardziej szczegółowo

WPROWADZANIE ZLECEŃ POPRZEZ STRONĘ WWW.KACZMARSKI.PL INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA

WPROWADZANIE ZLECEŃ POPRZEZ STRONĘ WWW.KACZMARSKI.PL INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA WPROWADZANIE ZLECEŃ POPRZEZ STRONĘ WWW.KACZMARSKI.PL INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA WSTĘP... 2 1 UWARUNKOWANIA TECHNICZNE... 2 2 UWARUNKOWANIA FORMALNE... 2 3 LOGOWANIE DO SERWISU... 2 4 WIDOK STRONY GŁÓWNEJ...

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU IRF DLA BIURA RACHUNKOWEGO Program Rachmistrz/Rewizor. Strona0

INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU IRF DLA BIURA RACHUNKOWEGO Program Rachmistrz/Rewizor. Strona0 INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU IRF DLA BIURA RACHUNKOWEGO Program Rachmistrz/Rewizor Strona0 1. Zaloguj się na konto IRF, na adres: http://irf-system.pl 2. Hasło można zmienić, klikając w ustawienia. Strona1

Bardziej szczegółowo

KASK by CTI. Instrukcja

KASK by CTI. Instrukcja KASK by CTI Instrukcja Spis treści 1. Opis programu... 3 2. Pierwsze uruchomienie... 4 3. Okno główne programu... 5 4. Konfiguracja atrybutów... 6 5. Nadawanie wartości atrybutom... 7 6. Wybór firmy z

Bardziej szczegółowo

BIT S.A. BIT Rejestry. Instrukcja instalacji. Wersja 3

BIT S.A. BIT Rejestry. Instrukcja instalacji. Wersja 3 BIT S.A. BIT Rejestry Instrukcja instalacji Wersja 3 Spis treści Wstęp... 2 Funkcje aplikacji... 2 Historia zmian aplikacji BIT Rejestry... 3 Instalacja aplikacji... 4 Czynności wstępne... 4 Proces instalacji

Bardziej szczegółowo

Compas 2026 Vision Instrukcja obsługi do wersji 1.07

Compas 2026 Vision Instrukcja obsługi do wersji 1.07 Compas 2026 Vision Instrukcja obsługi do wersji 1.07 1 2 Spis treści Integracja...5 1.Compas 2026 Lan...5 Logowanie...7 Użytkownicy...8 Raporty...10 Tworzenie wizualizacji Widoki...12 1.Zarządzanie widokami...12

Bardziej szczegółowo

Szpieg 2.0 Instrukcja użytkownika

Szpieg 2.0 Instrukcja użytkownika Szpieg 2.0 Instrukcja użytkownika Spis treści: Wstęp: 1. Informacje o programie 2. Wymagania techniczne Ustawienia: 3. Połączenie z bazą danych 4. Konfiguracja email 5. Administracja Funkcje programu:

Bardziej szczegółowo

Minimalna wspierana wersja systemu Android to 2.3.3 zalecana 4.0. Ta dokumentacja została wykonana na telefonie HUAWEI ASCEND P7 z Android 4.

Minimalna wspierana wersja systemu Android to 2.3.3 zalecana 4.0. Ta dokumentacja została wykonana na telefonie HUAWEI ASCEND P7 z Android 4. Dokumentacja dla Scandroid. Minimalna wspierana wersja systemu Android to 2.3.3 zalecana 4.0. Ta dokumentacja została wykonana na telefonie HUAWEI ASCEND P7 z Android 4. Scandroid to aplikacja przeznaczona

Bardziej szczegółowo

Szkolenie dla nauczycieli SP10 w DG Operacje na plikach i folderach, obsługa edytora tekstu ABC. komputera dla nauczyciela. Materiały pomocnicze

Szkolenie dla nauczycieli SP10 w DG Operacje na plikach i folderach, obsługa edytora tekstu ABC. komputera dla nauczyciela. Materiały pomocnicze ABC komputera dla nauczyciela Materiały pomocnicze 1. Czego się nauczysz? Uruchamianie i zamykanie systemu: jak zalogować się do systemu po uruchomieniu komputera, jak tymczasowo zablokować komputer w

Bardziej szczegółowo

ERGODESIGN - Podręcznik użytkownika. Wersja 1.0 Warszawa 2010

ERGODESIGN - Podręcznik użytkownika. Wersja 1.0 Warszawa 2010 ERGODESIGN - Podręcznik użytkownika Wersja 1.0 Warszawa 2010 Spis treści Wstęp...3 Organizacja menu nawigacja...3 Górne menu nawigacyjne...3 Lewe menu robocze...4 Przestrzeń robocza...5 Stopka...5 Obsługa

Bardziej szczegółowo

Ćwiczenie 1: Pierwsze kroki

Ćwiczenie 1: Pierwsze kroki Ćwiczenie 1: Pierwsze kroki z programem AutoCAD 2010 1 Przeznaczone dla: nowych użytkowników programu AutoCAD Wymagania wstępne: brak Czas wymagany do wykonania: 15 minut W tym ćwiczeniu Lekcje zawarte

Bardziej szczegółowo

Pracownia internetowa w każdej szkole (edycja Jesień 2007)

Pracownia internetowa w każdej szkole (edycja Jesień 2007) Instrukcja numer D1/04_01/Z Pracownia internetowa w każdej szkole (edycja Jesień 2007) Opiekun pracowni internetowej cz. 1 (D1) Tworzenie kopii zapasowej ustawień systemowych serwera - Zadania do wykonania

Bardziej szczegółowo

Sage Symfonia Kadry i Płace

Sage Symfonia Kadry i Płace Sage Symfonia Kadry i Płace Instalacja programu Wersja 2015.c Producent: Sage sp. z o.o. tel. 22 455 56 00 www.sage.com.pl Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla WF-Mag

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla WF-Mag Instrukcja użytkownika Aplikacja dla WF-Mag Instrukcja użytkownika Aplikacja dla WF-Mag Wersja 1.0 Warszawa, Kwiecień 2015 Strona 2 z 13 Instrukcja użytkownika Aplikacja dla WF-Mag Spis treści 1. Wstęp...4

Bardziej szczegółowo

CRM. moduł zarządzania relacjami z klientami. Poradnik dla użytkowników systemu FIRMA 1/1

CRM. moduł zarządzania relacjami z klientami. Poradnik dla użytkowników systemu FIRMA 1/1 CRM moduł zarządzania relacjami z klientami Poradnik dla użytkowników systemu FIRMA 1/1 1. Wprowadzenie CRM Zarządzanie relacjami z klientami to nowy produkt firmy SOFT EKSPERT. Prosty, intuicyjny i czytelny

Bardziej szczegółowo

Edytor tekstu MS Office Word

Edytor tekstu MS Office Word Edytor tekstu program komputerowy ukierunkowany zasadniczo na samo wprowadzanie lub edycję tekstu, a nie na nadawanie mu zaawansowanych cech formatowania (do czego służy procesor tekstu). W zależności

Bardziej szczegółowo

VinCent Administrator

VinCent Administrator VinCent Administrator Moduł Zarządzania podatnikami Krótka instrukcja obsługi ver. 1.01 Zielona Góra, grudzień 2005 1. Przeznaczenie programu Program VinCent Administrator przeznaczony jest dla administratorów

Bardziej szczegółowo

Miejskie Wodociągi i Oczyszczalnia sp. z o.o. w Grudziądzu. ibok. Internetowe Biuro Obsługi Klienta. Instrukcja obsługi

Miejskie Wodociągi i Oczyszczalnia sp. z o.o. w Grudziądzu. ibok. Internetowe Biuro Obsługi Klienta. Instrukcja obsługi Miejskie Wodociągi i Oczyszczalnia sp. z o.o. w Grudziądzu ibok Internetowe Biuro Obsługi Klienta Instrukcja obsługi SPIS TREŚCI 1. AUTORYZACJA UŻYTKOWNIKA W SYSTEMIE IBOK... 3 1.1 Logowanie... 3 1.2 Przywracanie

Bardziej szczegółowo

Systemy operacyjne. Zasady lokalne i konfiguracja środowiska Windows 2000

Systemy operacyjne. Zasady lokalne i konfiguracja środowiska Windows 2000 Instytut Sterowania i Systemów Informatycznych Uniwersytet Zielonogórski Systemy operacyjne Laboratorium Zasady lokalne i konfiguracja środowiska Windows 2000 Cel ćwiczenia Celem ćwiczenia jest zapoznanie

Bardziej szczegółowo

Nabór Bursy/CKU. Do korzystania ze strony elektronicznej rekrutacji zalecamy następujące wersje przeglądarek internetowych:

Nabór Bursy/CKU. Do korzystania ze strony elektronicznej rekrutacji zalecamy następujące wersje przeglądarek internetowych: Nabór Bursy/CKU Przeglądanie oferty i rejestracja kandydata Informacje ogólne Do korzystania ze strony elektronicznej rekrutacji zalecamy następujące wersje przeglądarek internetowych: Internet Explorer

Bardziej szczegółowo

Elektroniczna Książka Pocztowa z Obiegiem Dokumentów by CTI Instrukcja

Elektroniczna Książka Pocztowa z Obiegiem Dokumentów by CTI Instrukcja Elektroniczna Książka Pocztowa z Obiegiem Dokumentów by CTI Instrukcja 1 Spis treści 1. Opis programu...3 2. Pierwsze uruchomienie...5 3. Okno główne programu...6 3.1. Operacje na listach...6 3.1.1. Sortowanie...6

Bardziej szczegółowo

Formularz oceny okresowej arkusz B w służbie cywilnej Instrukcja użytkownika

Formularz oceny okresowej arkusz B w służbie cywilnej Instrukcja użytkownika Narzędzie informatyczne wspomagające dokonywanie ocen okresowych w służbie cywilnej przygotowane w ramach projektu pn. Strategia zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej współfinansowanego przez

Bardziej szczegółowo

BAZY DANYCH Formularze i raporty

BAZY DANYCH Formularze i raporty BAZY DANYCH Formularze i raporty Za pomocą tabel można wprowadzać nowe dane, przeglądać i modyfikować dane już istniejące. Jednak dla typowego użytkownika systemu baz danych, przygotowuje się specjalne

Bardziej szczegółowo

Podręcznik użytkownika Obieg dokumentów

Podręcznik użytkownika Obieg dokumentów Podręcznik użytkownika Obieg dokumentów Opracowany na potrzeby wdrożenia dla Akademii Wychowania Fizycznego im. Eugeniusza Piaseckiego w Poznaniu W ramach realizacji projektu: Uczelnia jutra wdrożenie

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA. Wielkopolski system doradztwa. edukacyjno-zawodowego

INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA. Wielkopolski system doradztwa. edukacyjno-zawodowego INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA DLA INSTYTUCJI RYNKU PRACY JAK KORZYSTAĆ Z MODUŁU ANALITYCZNEGO narzędzia informatycznego opracowanego w ramach projektu Wielkopolski system doradztwa edukacyjno-zawodowego Poznań,

Bardziej szczegółowo

Dokumentacja ARTEMIZJON 2. Opis modułu CRM aplikacji Artemizjon 2.

Dokumentacja ARTEMIZJON 2. Opis modułu CRM aplikacji Artemizjon 2. Dokumentacja ARTEMIZJON 2 2007-04-23 MODUŁ CRM Opis modułu CRM aplikacji Artemizjon 2. SPIS TREŚCI 1. MODUŁ CRM 1.1 Kalendarz 1.2 Grupy docelowe 1.3 Grupy kontrahentów Copyright 2007 System Innovations

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch ERP XL

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch ERP XL Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch ERP XL Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch ERP XL Wersja 1.0 Warszawa, Listopad 2015 Strona 2 z 12 Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch ERP

Bardziej szczegółowo

Konspekt do lekcji informatyki dla klasy II gimnazjum. TEMAT(1): Baza danych w programie Microsoft Access.

Konspekt do lekcji informatyki dla klasy II gimnazjum. TEMAT(1): Baza danych w programie Microsoft Access. Konspekt do lekcji informatyki dla klasy II gimnazjum. Opracowała: Mariola Franek TEMAT(1): Baza danych w programie Microsoft Access. Cel ogólny: Zapoznanie uczniów z możliwościami programu Microsoft Access.

Bardziej szczegółowo

Tworzenie prezentacji w MS PowerPoint

Tworzenie prezentacji w MS PowerPoint Tworzenie prezentacji w MS PowerPoint Program PowerPoint dostarczany jest w pakiecie Office i daje nam możliwość stworzenia prezentacji oraz uatrakcyjnienia materiału, który chcemy przedstawić. Prezentacje

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA EDYCJI PROFILU OSOBOWEGO W SERWISIE WWW.UMCS.PL

INSTRUKCJA EDYCJI PROFILU OSOBOWEGO W SERWISIE WWW.UMCS.PL INSTRUKCJA EDYCJI PROFILU OSOBOWEGO W SERWISIE WWW.UMCS.PL Lublin, 16 stycznia 2014 r. 1. Logowanie do systemu Aby rozpocząć edycję profilu osobowego wejdź na stronę główną www.umcs.pl w zakładkę Jednostki

Bardziej szczegółowo

Podręcznik Użytkownika LSI WRPO

Podręcznik Użytkownika LSI WRPO Podręcznik użytkownika Lokalnego Systemu Informatycznego do obsługi Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 2013 w zakresie wypełniania wniosków o dofinansowanie Wersja 1 Podręcznik

Bardziej szczegółowo

WASTE MANAGEMENT SYSTEM PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SERWISU WWW

WASTE MANAGEMENT SYSTEM PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SERWISU WWW WASTE MANAGEMENT SYSTEM PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA SERWISU WWW grudzień 2009 Waste Management System Podręcznik użytkownika Serwisu WWW SPIS TREŚCI 1. URUCHOMIENIE SERWISU WWW WASTE MANAGEMENT SYSTEM... 4

Bardziej szczegółowo

ELEKTRONICZNA KSIĄŻKA NADAWCZA

ELEKTRONICZNA KSIĄŻKA NADAWCZA ELEKTRONICZNA KSIĄŻKA NADAWCZA Aplikacja wspomagająca przygotowanie przesyłek pocztowych do nadania OPIS INSTALACJI POSTDATA S.A. ul. Fabryczna 3 85-741 Bydgoszcz tel. 0-52 / 370-57-57 fax.0-52 / 370-57-77

Bardziej szczegółowo

Kontrola topto. 1. Informacje ogólne. 2. Wymagania sprzętowe i programowe aplikacji. 3. Przykładowa instalacja topto. 4. Komunikacja.

Kontrola topto. 1. Informacje ogólne. 2. Wymagania sprzętowe i programowe aplikacji. 3. Przykładowa instalacja topto. 4. Komunikacja. Kontrola topto Obsługa aplikacji Kontrola topto 1. Informacje ogólne. 2. Wymagania sprzętowe i programowe aplikacji. 3. Przykładowa instalacja topto. 4. Komunikacja. 5. Dodawanie, edycja i usuwanie przejść.

Bardziej szczegółowo

I. Interfejs użytkownika.

I. Interfejs użytkownika. Ćwiczenia z użytkowania systemu MFG/PRO 1 I. Interfejs użytkownika. MFG/PRO w wersji eb2 umożliwia wybór użytkownikowi jednego z trzech dostępnych interfejsów graficznych: a) tekstowego (wybór z menu:

Bardziej szczegółowo

WINDOWS XP PRO WINDOWS XP PRO

WINDOWS XP PRO WINDOWS XP PRO WINDOWS XP PRO 1 WINDOWS XP PRO PLIK jest to ciąg informacji (bajtów) zapisany na nośniku zewnętrznym (dysku) pod określoną nazwą. Nazwa pliku może składać się z maksymalnie 256 znaków. W Windows XP plik

Bardziej szczegółowo

Instrukcja korzystania z Systemu Telnom - Nominacje

Instrukcja korzystania z Systemu Telnom - Nominacje Instrukcja korzystania z Systemu Telnom - Nominacje Opis panelu użytkownika Pierwsze zalogowanie w systemie Procedura resetowania hasła Składanie nominacji krok po kroku System Telnom Nominacje znajduje

Bardziej szczegółowo

Baza Aktów Własnych. Autor: Piotr Jegorow. ABC PRO Sp. z o.o.

Baza Aktów Własnych. Autor: Piotr Jegorow. ABC PRO Sp. z o.o. ABC PRO Sp. z o.o. Podręcznik przeznaczony dla użytkowników Bazy Aktów Własnych Zawiera zmiany w wersji z dnia 12.12.2013 r. Data: 13 grudnia 2013 Autor: Piotr Jegorow Spis treści Wykaz zmian... 3 Zmiana

Bardziej szczegółowo