ZAPYTANIE OFERTOWE. z dnia r.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia r. ZAMAWIAJĄCY Polskie Zrzeszenie Producentów Bydła Mięsnego ul. Smulikowskiego Warszawa KRS: NIP: Regon: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: 1. Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego: Zapytanie ofertowe dotyczące noclegu, wyżywienia oraz organizacji konferencji podczas V Forum Sektora Wołowiny w dniach r. 2. Rodzaj zamówienia: zapytanie ofertowe 3. Opis przedmiotu zamówienia: Zamówienie organizowane przez Polskie Zrzeszenie Producentów Bydła Mięsnego realizowane będzie w ramach zadania pt. V Forum Sektora Wołowiny, finansowanego z Funduszu Promocji Mięsa Wołowego. Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest organizacja miejsca do przeprowadzenia paneli dyskusyjnych w tym: wynajmu Sali konferencyjnej, wyposażenia Sali sprzętem konferencyjnym oraz zapewnienie noclegów wraz z wyżywieniem 200 uczestnikom Międzynarodowej Konferencji pt. V Forum Sektora Wołowiny w dniach r. W związku z powyższym oraz zgodnie z zasadą konkurencyjności zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na: zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia dla uczestników wyżej wspomnianej Konferencji oraz wynajmu Sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem, na potrzeby przeprowadzenia dyskusji panelowych. 4. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: tak, oferta może obejmować częściowe zamówienie. 5. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie, Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 6. Termin realizacji zamówienia: r.

2 WYMOGI FORMALNE (WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU OFERTOWYM) Przedmiotem zapytania jest organizacja miejsca do przeprowadzenia Międzynarodowej Konferencji wg następujących wymagań Zamawiającego: Termin konferencji: grudnia 2018 (jedna doba) Ilość uczestników konferencji: 200 osób Miejsce: Warszawa Wymagania dotyczące Hotelu: Min **** gwiazdkowy 30 miejsc: zakwaterowanie prelegentów w pokojach 1-osobowych kwota za nocleg prelegentów musi zostać uwzględniona w ofercie 100 miejsc: w pokojach 1 i 2 osobowych ze śniadaniem. Kwota za te miejsca nie wlicza się w kosztorys przedstawianej oferty, musi zostać przedstawiona jako dodatkowy załącznik do głównej oferty. Pokoje w korzystnej ofercie cenowej, na przykład z kodem promocyjnym. Rezerwacje na Państwa stronie byłyby robione bezpośrednio przez zainteresowanych i gwarantowane ich kartami kredytowymi. Termin promocji upływałby na 30 dni przed Konferencją. W takim przypadku nieopłacone pokoje wracają do normalnej sprzedaży. wysoki standard usług i zakwaterowania pokoje z dostępem do Internetu centrum biznesowo-konferencyjne Hotel zlokalizowany w Warszawie i okolicach Wymagania odnośnie pomieszczeń na 2 dni Wynajem Sali konferencyjnej na 200 osób, ustawienie krzeseł teatralne. Niezbędne wyposażenie wraz z operatorem: stabilna scena, na której odbywać się będą panele dyskusyjne. Scena z wygodnym wejściem mównica ustawiona z boku sceny, jeden główny ekran lub dwa boczne (wymiary długości ekranów powinny być zbliżone do długości sceny i powinny zapewniać czytelność prezentacji z ostatnich rzędów),

3 oświetlenie: sala w półmroku, światła kierunkowe na scenę, nie mogące powodować oślepienia prelegentów rzutnik sprzęt zapewniający możliwość wyświetlenia z komputera prezentacji z dźwiękiem sprzęt zapewniający możliwość wyświetlenia obrazu z kamery live, skierowanej na wypowiadających się prelegentów sprzęt zapewniający możliwość rejestracji obrazów wyświetlanych na ekranach wraz z dźwiękiem 4 mikrofony dla prelegentów plus 2 dla osób z publiczności (możliwość zadawania pytań z Sali) WiFi z dobrym zasięgiem umożliwiające pracę podczas konferencji w przypadku konieczności połączenia się z Internetem Dodatkowym atutem będzie posiadanie sześciu kabin do tłumaczenia symultanicznego Usługa cateringowa powinna składać się z : r. (poniedziałek) Przerwa kawowa w połowie panelu rozpoczynającego Konferencję (panel rozpoczyna się o godzinie 14.00, trwa do 18.00) (kawa, herbata, mleko, soki, woda gazowana i niegazowana, cukier, cytryna, ciastka kruche) 200 osób Uroczysta kolacja po zakończeniu panelu dyskusyjnego (menu, w skład którego będzie wchodzić wołowina QMP - którą zapewnia Zamawiający i dostarcza do Wykonawcy w dogodnym ustalonym terminie) 200 osób r. (wtorek) Śniadanie dla zakwaterowanych osób Przerwa kawowa (kawa, herbata, mleko, soki, woda gazowana i niegazowana, cukier, cytryna, ciasto, owoce) 200 osób Obiad w formie bufetu szwedzkiego (menu, w skład którego będzie wchodzić wołowina QMP - którą zapewnia Zamawiający i dostarcza do Wykonawcy w dogodnym ustalonym terminie; Wykonawca zobowiązany jest do zaproponowania co najmniej 3 wariantów dania + napoje) 100 osób. Opcjonalnie lunch w formie kanapki, kawa, herbata, mleko, soki, woda gazowana i niegazowana, cukier, cytryna, ciastka kruche W skład usługi wchodzi obsługa kelnerska podczas przerw kawowych/obiadowych uzupełnianie braków, systematyczne dbanie o czystość w części jadalnej. Wykonawca obliguje się do świadczenia usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie; Wykonawca obliguje się do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowania artykułów spożywczych. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli jakości posiłków przez wytypowanych pracowników Zamawiającego. W razie stwierdzenia wad w realizacji usługi,

4 Zamawiający niezwłocznie poinformuje o ich zaistnieniu Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia. OCENA OFERT: I. Kryterium oceny ofert stanowią: 1. Cena brutto 60%; 2. Obiekt - 40% (ocena w jakim stopniu obiekt spełnia wymagania Zamawiającego, funkcjonalność obiektu pod kątem organizacji konferencji określonej w zapytaniu: warunków noclegowych, ceny pokojów 1 i 2-osobowych, warunków konferencyjnych, wyżywienia, lokalizacji 0-40 pkt) II. Cena stanowiąca kryterium oceny ofert ma prezentować całkowity koszt wykonania usługi przez składających ofertę. W przypadku faktur jest to całkowita cena brutto (z podatkiem VAT). W przypadku osób fizycznych będących zleceniobiorcami jest to całkowity koszt wykonania danej usługi, a jeżeli zgodnie z obowiązującymi przepisami zleceniobiorca jest objęty obowiązkiem ubezpieczenia społecznego, lub jeśli nie jest objęty obowiązkiem ubezpieczenia społecznego, ale wystąpi o objęcie go ubezpieczeniem społecznym w ramach umowy, kwota ta ma zawierać również tzw. narzuty na wynagrodzenie, czyli ponoszone przez Polskie Zrzeszenie Producentów Bydła Mięsnego koszty składek ZUS z tyt. ubezpieczenia społecznego, FP i FGŚP zleceniobiorcy. III. Otrzymane w poszczególnych kryteriach oceny ofert punkty, po zsumowaniu będą stanowiły ocenę oferty. Maksymalnie można uzyskać 100 pkt. łącznie. IV. Sposób dokonania oceny oferty według kryterium Cena brutto : Cena oferty najtańszej / cena oferty badanej x 60 = liczba punktów V. Sposób dokonania oceny oferty według kryterium Obiekt będzie dokonywana w oparciu o następujący wzór: Liczba punktów przyznanych w kryterium warunki noclegowe = suma punktów przyznanych indywidualnie przez wszystkich członków komisji/ liczba członków komisji Liczba punktów przyznanych w kryterium warunki konferencyjne = suma punktów przyznanych indywidualnie przez wszystkich członków komisji/ liczba członków komisji Liczba punktów przyznanych w kryterium propozycja cateringowa = suma punktów przyznanych indywidualnie przez wszystkich członków komisji/ liczba członków komisji

5 VI. Punkty za Obiekt będą przyznawane w następujący sposób: Obiekt Liczba punktów 1. Warunki noclegowe 0-5 pkt 2. Cena pokojów 1 osobowych Cena oferty najtańszej / cena oferty badanej x 5 = liczba punktów 3. Cena pokojów 2 osobowych Cena oferty najtańszej / cena oferty badanej x 5 = liczba punktów 4. Warunki konferencyjne 0-10 pkt 5. Propozycja cateringowa 0-5 pkt 6. Lokalizacja 0-10 pkt SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY: Oferta powinna być złożona na Formularzu Ofertowym (Załącznik nr 1) i powinna zawierać: nazwę (firmę), adres lub siedzibę Wykonawcy, numer telefonu, adres , numer NIP (dla podmiotów polskich) termin związania ofertą Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej wraz z określeniem oferowanych cen. Oferta będzie obejmowała wszelkie koszty, które mogą wyniknąć w związku z zakupem zgodnie z warunkami umowy. Wraz z ofertą należy dostarczyć wypełnione oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2). Składane, wymagane dokumenty muszą być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu. W przypadku podpisywania oferty lub załączników przez Pełnomocnika, pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy powinno być dołączone do oferty w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Cena oferty musi być wyrażona w PLN. Zmiany lub poprawki w treści oferty i załączników muszą być podpisane lub parafowane przez osobę podpisującą ofertę (w sposób umożliwiający identyfikację podpisu). Ofertę należy dostarczyć do zamawiającego osobiście lub drogą elektroniczną (joanna.radziwonowicz@pzpbm.pl). Ofertę dostarczaną osobiście należy umieścić w zamkniętej, nieprzejrzystej kopercie, zawierającej nazwę wykonawcy, oznaczonej:

6 Polskie Zrzeszenie Producentów Bydła Mięsnego ul. Smulikowskiego 4, Warszawa Nocleg, wyżywienie oraz organizacja konferencji podczas V Forum Sektora Wołowiny w dniach r. Nie otwierać - dostarczyć do rąk Przewodniczącego Komisji Oferent może zwrócić się do Zamawiającego w formie elektronicznej o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Ze strony zamawiającego uprawnionym do udzielania wyjaśnień jest Pani Joanna Radziwonowicz adres joanna.radziwonowicz@pzpbm.pl Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i złożeniem oferty. TERMIN: Ofertę należy złożyć do dnia r. do godz. 10:00. Ważność oferty cenowej 7 dni od wyznaczonego terminu złożenia oferty. SPOSÓB WYBORU OFERTY: Dnia r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert do godziny W tym czasie Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty. Wybór i ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi r. do godziny Zwycięzca zostanie poinformowany mailowo o wyborze jego oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany powyższych terminów bez uprzedzenia i bez podania przyczyn. INFORMACJA O WYNIKACH POSTĘPOWANIA: Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie powiadomiony odrębnie o formalnościach niezbędnych do zawarcia umowy. Informacja zostanie przekazana drogą elektroniczną. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

7 Załącznik nr 1 wzór formularza ofertowego (pieczątka firmowa) FORMULARZ OFERTOWY Odpowiadając na Zapytanie ofertowe dotyczące noclegu, wyżywienia oraz organizacji konferencji podczas V Forum Sektora Wołowiny w dniach r. z dnia roku, dla potrzeb Polskiego Zrzeszenia Producentów Bydła Mięsnego składam(y) ofertę za łączną cenę brutto... zł (słownie:.zł), załączając szczegółową kalkulację zakresu zamówienia i warunki płatności. Cena brutto obejmuje wszelkie koszty, które mogą wyniknąć w związku z wykonaniem niniejszego zamówienia. Oświadczam, że jako Wykonawca: - posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, w szczególności prowadzą działalność gospodarczą w branży hotelarskiej polegającej na zapewnieniu gościom noclegu, wyżywienia oraz możliwości uczestniczenia konferencji. - posiadam niezbędną wiedzę, doświadczenie i potencjał techniczny, a także dysponuję osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; - znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. - oferta jest zgodna z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym (miejsce, data) (imię, nazwisko, pieczątka i podpis)* *- podpis lub podpisy osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy

8 Załącznik nr 2 wzór oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Wykonawca:... (czytelna nazwa/y i adres/y wykonawcy/wykonawców) O ś w i a d c z e n i e o s p e ł n i e n i u w a r u n k ó w u d z i a ł u w p o s t ę p o w a n i u Ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego pod tytułem: zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych dalej UPZP (Dz. U. z 2013 poz. 907 z późn. zm.), oświadczam, że spełniam warunki udziału w niniejszym postępowaniu, określone przez Zamawiającego. Data... (podpis Wykonawcy)