Centrum Wolontariatu.

Transkrypt

1 Centrum Wolontariatu 1

2 Szkolenie realizowane przez Skrzynka Dobroci - internetowe pośrednictwo wolontariatu w Warszawie. Rozwój wolontariatu w aglomeracji warszawskiej poprzez wspieranie lokalnego wolontariatu z wykorzystaniem nowoczesnych technologii Projekt realizowany dzięki dofinansowaniu ze środków m.st. Warszawy Działania Centrum Wolontariatu wspiera Opiekun wolontariatu w Polsce 2

3 Spis treści Wstęp Rejestracja organizacji Wyszkiwanie ofert Edycja profilu

4 Wstęp Skrzynka Dobroci bo tak nazwaliśmy pierwsze w Polsce Internetowe Biuro Pośrednictwa Wolontariatu działa od 2005r. To wówczas właśnie uznaliśmy, że przyszedł moment by na dobre zacząć wykorzystywać nowe technologie a w szczególności Internet, którego rozwój w ostatnich kilkunastu latach przeszedł nasze najśmielsze oczekiwania, w działalności wolontarystycznej. Przełom lat 90-tych zaowocował wzrostem inicjatyw społecznych, co w efekcie przyczyniło się do rozwoju i popularyzacji idei wolontariatu. W swojej codziennej pracy w Centrum Wolontariatu zaczęliśmy spotykać się z pytaniami: gdzie w mojej miejscowości mogę być wolontariuszem?, jak szukać takiego miejsca? Gdzie mogę znaleźć wolontariusza do pomocy?. Wówczas to właśnie Internet podpowiedział nam rozwiązanie. Jego rozwój sprawia, że niemal codziennie w kontaktach z innymi wykorzystujemy nowe sposoby komunikacji, oraz rozwiązania które ją przyspieszaj i czynią wygodniejszą. Tendencja ta jest również zauważana w szeroko pojętej działalności społecznej. Skoro za pomocą Internetu można komunikować się z drugim człowiekiem za pomocą poczty elektronicznej wysłać kilka słów na drugi koniec kontynentu to dlaczego za pomocą Internetu nie można być znaleźć wolontariusza, czy placówki która ich potrzebuje?. I w ten sposób powstał pomysł na Skrzynkę Dobroci internetowe biuro pośrednictwa Wolontariatu. Stworzyliśmy je mając na uwadze interesy tych wszystkich osób i placówek, które mają utrudniony dostęp do Centrum Wolontariatu, działają w małych miejscowościach i często nie mają wiedzy gdzie znaleźć wolontariusza. Adresatami są również organizacje i instytucje oraz wszystkie osoby z dużych, miejskich aglomeracji. Logując się do skrzynki dany użytkownik ma dostęp do wszystkich ofert i spośród nich wybrać tą najwłaściwszą tą odpowiadającą własnym oczekiwaniom czy marzeniom. I to właśnie te dwie strony: wolontariusze i organizacje czy placówki zamieszczając swoją ofertę w której przedstawiają swoje oczekiwania tworzą tym samym Skrzynkę Dobroci. W ciągu pierwszych trzech lat funkcjonowania zapisało się do niej 9 tysięcy osób oraz ponad tysiąc organizacji i instytucji. 4

5 1 Rejestracja organizacji Zatem co powinna zrobić Placówka bądź organizacja by móc skorzystać ze skrzynki dobroci? Zanim odpowiemy na to pytanie powinniśmy odpowiedzieć na inne: jakie podmioty mogą korzystać z internetowego pośrednictwa wolontariatu? W myśl ustawy o wolontariacie, podmiotami uprawnionym do pozyskiwania wolontariuszy są stowarzyszenia, fundacje, instytucje, które są organami administracji publicznej (takich jak ministerstwa, urzędy miejskie), wszystkie jednostki organizacyjne, które podlegają organom administracji publicznej (m.in. muzea, szkoły, uczelnie, przedszkola, szpitale publiczne), jak również organizacje kościelne, stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego, partie polityczne, związki zawodowe i organizacje pracodawców, kluby sportowe i policja. Skoro wiemy już kto? To pora dowiedzieć się: jak? To proste, należy w przeglądarce internetowej wpisać adres: /bazadanych, pojawi nam się strona główna Skrzynki Dobroci. 5

6 Jako placówka, poszukujemy wolontariusza i chcemy zgłosić swoją ofertę pracy. Należy wybrać znajdujący się w górnej części strony guzik: Tym sposobem przejdziemy do formularza przeznaczonego dla naszej organizacji lub placówki. Przeczytajmy uważnie na początek znajdujące się w nim wskazówki, unikniemy w ten sposób pomyłek i nieprawidłowości. Jeżeli wszystko jest już jasne, możemy już wypełnić wyznaczone pola danymi. Podczas wypełniania formularza musimy pamiętać o tym żeby wypełniać go rzetelnie i zgodnie ze stanem faktycznym, szczególną uwagę poświęćmy części zwanej Twój identyfikator. Wpisany tu adres mailowy i hasło będziemy używać każdorazowo gdy będziemy chcieli zalogować się do skrzynki dobroci, wyszukać odpowiedniej oferty lub zmienić swoje dane. Gdy uzupełnimy wymagane pola danymi na samym dole pierwszej części formularza klikamy opcje. 6

7 Przejdziemy wówczas do jego drugiej części, która poświęcona jest waszej ofercie pracy. To bardzo ważne informacje dla wolontariusza poszukującego interesującego go zajęcia. Dokładne, rzetelne i precyzyjne określenie obszarów i rodzajów działalności do których chcemy go zaangażować pozwoli na szybsze znalezienie pasującej osób i rozpoczęcie współpracy. Placówka bądź organizacja może dodać dowolną ilość ofert w ramach swojego konta. Pamiętajmy jednak, by czynić to odpowiedzialnie, dodajmy takie oferty pomocy, jakie odpowiadają naszym rzeczywistym potrzebom. Podniesiemy w ten sposób naszą wiarygodność i unikniemy kłopotliwych sytuacji. Oferty pracy, podobnie jak dane naszej organizacji, również będziemy mogli w dowolnym momencie zmienić. Jeżeli już wybierzemy miejsce oferowanej pracy, jej rodzaj, jaki chcemy zaoferować oraz określimy obszar i zakres działań klikamy przycisk. 7

8 Wówczas utworzona przez nas oferta pojawi się w polu Moje dotychczasowe oferty pracy Mamy tam też możliwość jej modyfikacji poprzez opcje. Pojawi nam się wówczas osobne okno z samą ofertą pracy w którym możemy dokonywać zmian. Po ich ukończeniu wybieramy opcję. Zmiany zostaną wprowadzone. Jeżeli chcemy dodać dwie lub więcej ofert możemy to oczywiście uczynić za każdym razem wybierając. Kiedy już uzupełnimy wszystkie pola danymi i tym samym zakończymy uzupełnianie całego formularza wybieramy opcję, pojawią nam się powtórnie wszystkie informacje jakie zawarliśmy w naszym formularzu, to ostatni moment by wyeliminować pomyłki i nieścisłości. 8

9 Po ich sprawdzeniu potwierdzamy nasze dane i wysyłany do systemu. Po chwili w celu weryfikacji naszego zgłoszenia dostajemy na adres podany w formularzu prośbę o potwierdzenie zamieszczenia oferty w Skrzynce Dobroci.Od momentu potwierdzenia, w ciągu 48 godzin nasze zgłoszenie będzie widoczne dla osób zainteresowanych wolontariatem, my sami też możemy wyszukiwać odpowiadające nam oferty pomocy. Pamiętajmy jednak, że nasze zgłoszenie jest widoczne 3 miesiące, 2 tygodnie przed upływem tego terminu na adres widniejący w formularzu placówki zostanie wysłane zapytanie czy przedłużacie okres ważności oferty. Jeżeli tego nie uczynicie zgłoszenie po tym terminie zostanie usunięte z widoku publicznego, pozostanie natomiast w skrzynce i w każdym momencie może być upublicznione przez daną organizacje bądź placówkę po uprzednim skontaktowaniu się z administratorem. 9

10 2 Wyszukiwanie ofert Od momentu kiedy zgłoszenie waszej placówki zostanie zaakceptowane przez administratora macie pełny dostęp do Skrzynki Dobroci. Możecie wyszukiwać wolontariuszy, edytować swoje dane oraz zmieniać oferty pracy. Najpierw jednak musicie się zalogować. W tym celu należy z strony głównej skrzynki dobroci wybrać opcję: Następnie w widoczne pola wpisać login czyli twój pełny oraz hasło unikalny kod składający się z min. 8 znaków. Ten sam, który został wpisany w trakcie wypełniania formularza zgłoszeniowego Waszej organizacji. Po zalogowaniu się mamy już dostęp do swojego konta. Możemy w nim edytować swoje dane oraz wyszukiwać i przeglądać najbardziej pasujące oferty pomocy. 10

11 System Skrzynki Dobroci jest tak zaprojektowany, że raz w tygodniu wysyła na adresy mailowe użytkowników informację o najbardziej pasujących ofertach. Można do nich łatwo dotrzeć po wybraniu opcji: Wówczas na ekranie pojawią nam się wszystkie oferty pomocy wolontariuszy, które spełniają nakreślone przez nas oczekiwania. Organizacje i placówki same mogą wyszukać w bazie ofert te najbardziej interesujące. Jak to uczynić? Otóż po zalogowaniu się do Skrzynki Dobroci należy wybrać opcje: Następnie mamy do wyboru dwie możliwości wyszukiwania: albo wpisać w wolne pole szukane słowo za pomocą wyszukiwarki prostej - (ta opcja jest przydatna w momencie kiedy znamy np. imię i nazwisko wolontariusza i chcemy zapoznać się z jego ofertą). 11

12 jeżeli natomiast nie szukamy konkretnej osoby którą chcemy się skontaktować wówczas najlepszym rozwiązaniem jest opcja wyszukiwanie zaawansowane Wolontariuszy znajdziemy tam kilka kryteriów wyszukiwania które pozwalają nam możliwie jak najbardziej precyzyjnie określić nasze oczekiwania względem otrzymanych wyników. Następnie wybieramy opcję. Po chwili pokaże nam się lista wolontariuszy spełniających zaznaczone przez nas kryteria. Teraz nie pozostaje nic innego jak skontaktować się z wyszukanymi przez nas osobami i rozpocząć współpracę. Przypominamy! To od was i waszej organizacji zależy, kiedy i czy w ogóle skontaktujecie się z danym wolontariuszem spełniającym wasze potrzeby oczekiwania i aspiracje. 12

13 Po wybraniu konkretnej osoby system przeniesie was do strony z informacjami o niej. Tam, oprócz nazwy, danych kontaktowych, opisu działalności czy ofert zajęć dla wolontariuszy na samym dole formularza znajdziecie opcję: Jeżeli dana oferta spełnia Wasze oczekiwania, chcielibyście się dowiedzieć więcej szczegółów, wówczas skontaktujcie się z daną osobą za pośrednictwem formularza kontaktowego który wygląda w następujący sposób. Również i wy będziecie dostawać wiadomości od osób zainteresowanych waszą ofertą pracy korzystających ze skrzynki dobroci. Pamiętajcie więc, żeby sprawdzać swoje konta pocztowe których użyliście do rejestracji swojego zgłoszenia w miarę regularnie i systematycznie. 13

14 Każda wiadomość wysłana do Ciebie za pośrednictwem Skrzynki Dobroci w tytule będzie zawierać imię i nazwisko osoby, która chce się w ten sposób z Tobą skontaktować. Poniżej widoczna będzie jej treść. Odpisując, nie czyń tego, za pośrednictwem często używanej w tych przypadkach w standardowych programach pocztowych (np. Outlook Express czy Office Outlook) opcji odpowiedz. Wysłana w ten sposób wiadomość nie dotrze do jej adresata gdyż będzie skierowana na inny adres . Pamiętajmy, żeby opowiadając, zawsze korzystać z opcji znajdującej się na samym dole treści otrzymanej wiadomości. Po jej wybraniu otworzy się okno formularza do kontaktu. Dokładnie takie samo jak w momencie kiedy sami chcieliśmy znaleźć wolontariusza za pomocą Skrzynki Dobroci. Wypełniając go pamiętajmy by w celu autoryzacji wpisać swój adres mailowy, w oknie poniżej natomiast treść odpowiedzi jaką chcemy wysłać do wolontariusza zainteresowanego współpracą z nami. Aby ją wysłać klikamy. Po chwili otrzymujemy informację, że wiadomość została wysłana. 14

15 3 Edycja profilu Tak jak wspominaliśmy wcześniej każda placówka zarejestrowana w Skrzynce Dobroci ma możliwość edycji swojego profilu w dowolnym momencie. Zmieniła się siedziba numer telefonu czy też koordynator, lub po prostu chcecie zmienić tylko swoją ofertę pracy nie trzeba wypełniać nowego formularza i przechodzić jeszcze raz całej procedury rejestracji, wystarczy po prostu zmienić dane obecnie używanego profilu. Poniżej kilka słówek jak to uczynić. Przede wszystkim należy zalogować się na swoje konto w Skrzynce Dobroci a następnie wybrać: Pojawi nam się aktywny formularz z aktualnymi danymi naszej organizacji, możemy teraz bez przeszkód zmieniać jej profil. Po dokonaniu zmian wybieramy opcję,wówczas wyświetli się cały formularz to ostatni moment na dokonanie ewentualnych poprawek, następnie ponownie wybieramy. W tym momencie zostały one zapisane w systemie. 15